mälardalens högskola den 19 januari 2007 - kb.se · 2007-06-26 · processorienterat arbetssätt...
TRANSCRIPT
www.kb.se/bibsam
Processorienterat arbetssätt på bibliotek
Mälardalens högskola den 19 januari 2007
Christine LindmarkBIBSAM
KB
www.kb.se/bibsam
1. Vad är en process? Exempel från olika bibliotek
2. Hur gör man? Hur börjar man?
3. Processledning – hur går det till?
www.kb.se/bibsam
Vad är en process?
”En process är en kedja av aktiviteter som i ett återkommande flöde skapar värde för en kund.”
Olof Renthzog; Processorientering
Exempel
www.kb.se/bibsam
KartläggningAnalys
MedarbetareKund
Ständig förbättring
www.kb.se/bibsam
Kartläggning
• Vilka är processens kunder / användare? • Var börjar och slutar processen?• Vilka är processens aktörer?
www.kb.se/bibsam
4.Sortera till hyllor
KUND Återlämnar lån Boken tillgänglig ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 1. Nej Plan 2,3,4-vagn ÅTERLÄMNING Tömma lådan 3.Sortera Avregistrera lån Enklare stöldskydd/ Påmagnetisera ommärkning? Plan 5-vagn
Ja Till KL,fjärrlån,………………………………………… Tilkat, filialer
2. Stöldskydd/ommärkning Till bokvård 5.låna ut till lagning/märkning 9. Felvagn Köbok 6. Köhylla till återlämning
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… BOKUPPSÄTTNING 7.Köra upp vagn till uppsättningsrum 8.Sortera till hyllor fel 10.Sortera till vagnar 18.Sätta upp rätt 16 Sortera till vagnar och köra ner dem 17. Finsortera Till magasin ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… BOKVÅRD 11. Köra ner vagn till 12.Laga 14. Återlämna 15.Sortera till vagnar bokvård 13.Märka Stöldskyddsmärka
www.kb.se/bibsam
Arbetsprocessen Fjärrutlån – som den såg ut i juni 2000
1. Beställningen tas emot via brev/ e-post / fax / Libris 2. Beställningsbunten sorteras
3. Om bok: beställningsbunten läggs i lådan för att beläggas senare
4. Om tskr: beställningsbunten läggs i lådan för senare hämtning
5. Om bok: beställningsbunten beläggs
6. Om bok: beställningsbunten läggs i låda för att senare hämtas / returneras / remitteras
7. Beställningsbunten remitteras / returneras
8. Om plan 5 hämtning: beställningsbunten sorteras för hämtning
9. Beställningsbunten hämtas i magasinet / på plan 4 / på plan 5
10. Om bok: hämtade böcker sorteras upp på hylla för utlån
11. Om bok: bokbunten lånas ut
12. Om tskr: hämtade tidskrifter sorteras på hylla för kopiering
13. Om tskr: tidskrifter för kopiering hämtas till plan 4 för kopiering
14. Om tskr: tidksriftshögen kopieras
15. Om tskrkopia: tidskriftskopiorna sorteras
16. Om tskrkopia: kopiehögen registreras
17. Om tskrkopia: kopiehögen bokförs
18. Om tskrkopia: följesedel skrivs ut
19. Om tskrkopia: kopiehögen kuverteras
20. Om tskrkopia: kopiehögen adresseras
21. Om tskrkopia: kopiehögen läggs i utgående post
22. Om bok: utlånad bok läggs på vagn för att skickas iväg
23. Om bok: vagnen hämtas och körs ner i vaktmästeriet
24. Om tskrkopia: kopiehögen hämtas och körs ner i vaktmästeriet
www.kb.se/bibsam
Processkarta. Fjärrutlån. Beställning
inkommer
Sortera beställningar
Tidskrifter Böcker
Belägga bokbeställningar
Sortera beställningar i låda
Returnera Remittera
Hämta tidskrifter Hämta böcker
Sortera tidskrifter för kopiering
Sortera böcker för utlån
Kopiera Låna ut
Fakturera Adressera
Frankera
Skicka
www.kb.se/bibsam
Processen ”att arbeta i LIBRIS samkatalog”
START Katalogpost ska skapas manuellt eller maskinellt i samkatalogen LIBRIS
AKTIVITET Behov av regler
AKTIVITET Behov av teknik
BESLUT Post skapas åtgärdas eller accepteras som den är
SLUT Bestånd har tillgängliggjorts i LIBRIS samkatalog
AKTIVITET Behov av teknik
www.kb.se/bibsam
Processen ”att arbeta i LIBRIS samkatalog”
START Katalogpost ska skapas manuellt eller maskinellt i samkatalogen LIBRIS
AKTIVITET Behov av regler
AKTIVITET Behov av teknik
BESLUT Post skapas åtgärdas eller accepteras som den är
SLUT Bestånd har tillgängliggjorts i LIBRIS samkatalog
SB
BUS
NB
LIBRIS avdd
Libris ledngrp
KATRÅD
INTERNATIONELLA AKTÖRER
KB
AKTIVITET Behov av teknik
LIRIS avd
www.kb.se/bibsam
Kartläggning, fortsättning
• Finns det en processägare? • Vilket tekniskt stöd har processen? Vem är systemägare respektive
systemförvaltare?• Vilka kommunikationsvägar finns inom, till och från processen?• Vilka beslutsvägar och beslutsforum finns i anknytning till processen?
www.kb.se/bibsam
CL
AKTIVITET Behov av teknik
Processen ”att arbeta i LIBRIS samkatalog” Med aktörernas informationskanaler inritade
LIBRISBIBLIOTEKEN
START Katalogpost ska skapas manuellt eller maskinellt i samkatalogen LIBRIS
AKTIVITET Behov av regler
BESLUT Post skapas åtgärdas eller accepteras som den är
SLUT Bestånd har tillgängliggjorts i LIBRIS samkatalog
SB
BUS
NB
LIBRIS- avdelningen
Libris ledngrp KATRÅD
INTERNATIONELLA AKTÖRER
KB
AKTIVITET Behov av teknik
LIBRIS Avd
Proto- koll
Libris-katalogisering
Libris-nytt
Auktoritets-praxis Svenska ämnesord
Marc 21-listan
KRS Protokoll E-resurser
SÄNDlistor
KAT
KLASS
SAB Beslut om ändringar TillämpningsanvisningarSpecial
gruppen för katalogfrågors nätverslista
Protokoll
Så här gör vi i KB
Katalogiserings-praxis
www.kb.se/bibsam
Analys
• Vilka aktiviteter i processen har ett direkt värde för kunden?
www.kb.se/bibsam
Start: Bokbeställning kommer in VÄRDESKAPANDE TID V1: M1: Sortera beställningar VB2 MB2: Beställningsbunten läggs i låda för att Beläggas senare VB3 MB3: Beställningsbunten beläggs VB4 MB4: Beställningsbunten är belagd och läggs i låda VB5 MB7: Sorteras för hämtning För att hämtas/returneras/remitteras V6: V7 VB8 M5: Returneras M6: Remitteras M8 Hämtas VB9 MB9: Hämtade böcker sorteras på hylla VB10 MB10: Bokbunten lånas ut VB11 MB11: Utlånad bok läggs på vagn VB12 MB12: Vagn hämtas och körs
ner till vaktmästeriet VB13:
MB13: Böckerna paketeras VB14 MB14: Böckerna frankeras VB15 MB15: Bokpaketen skickas
www.kb.se/bibsam
Analys av processen, fortsättning
• Tid• Kompetens• Kostnad• Tekniskt stöd• Kommunikation• Beslut
www.kb.se/bibsam
1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006
VISIONER
LÖFTEN
FÖRSLAG
BESLUT
TILLÄMPNING
RESULTAT
11
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
15
16
17
18
19
20
14
21
22
23
24
E-resurser 2006-09-21
www.kb.se/bibsam
Förbättring eller redesign?
• Ständig förbättring, uppföljning• Redesign• Av medarbetarna• För kunden
www.kb.se/bibsam
Huvudprocess eller delprocess?
• Huvudprocess - nära kopplad till organisationens kärnverksamhet • Delprocess - del av en huvudprocess• Stödprocess – förser huvudprocesserna med nödvändigt stöd
Exempel
www.kb.se/bibsam
1. Vad är en process? Exempel från bibliotek
2. Hur gör man? Hur börjar man?
3. Processledning – hur går det till?
www.kb.se/bibsam
Hur gör man?Var börjar man?
• I ett verksamhetsperspektiv: i en frågeställning, i ett problem• Delprocesser• I ett ledningsperspektiv• Huvudprocesser• Från delprocesser till huvudprocesser• Från huvudprocesser till delprocesser
www.kb.se/bibsam
Verksamhetsperspektivet
• Problem: böcker som inte står på sin plats i hyllan fastän de borde göra det
• Processgrupp• Processägare• Nyckelpersoner• Rutiner• Kartläggning• Analys: vad är en saknad bok?• Tidsåtgång och återkoppling• Tekniskt stöd• Kompetens• Kommunikation• Beslut• Processägarens mandat
www.kb.se/bibsam
sss KUND LÅNE/INFODISK LÅNE LITTERATURFÖRSÖRJNING
1.Anmälan inkommer
2.Ta utskrift Anteckna data
3.Lägga i låda Info/Hjärtkam-maren
4.Samla in utskrifter
5.Kontrollera I katalogen
5.Leta efter boken
6.Boken återfinns
8.Boken återfinns ej
9.Utskrift sätts i pärm
7.Boken återlämnas
15.Boken tillgänglig
10.Leta efter boken (2)
11.Boken återfinns
12.Boken återlämnas
13.Boken återfinns ej
14.Överlämna till litteratur- försörjning
www.kb.se/bibsam
Ledningsperspektivet
• Vilka är huvudprocesserna?• Utgångspunkt i organisationens mål och uppdrag• Diskussioner inom hela organisationen • Förankring i arbetssätt och tänkesätt• Förståelse för huvudprocesserna
www.kb.se/bibsam
Kartläggning av huvudprocesser
• Varför existerar processen?– Uppdrag, kunder, kundvärde, övergripande processgränser
• Hur fungerar processen?– Delprocesser, stödprocesser, kundsamverkan, kritiska framgångsfaktorer
• Hur förbättras processen?– Mål, förbättringsaktiviteter, återkoppling till kunder, mätetal
www.kb.se/bibsam
Ledning av huvudprocesser
• Huvudprocessägare och processgrupper tillsätts• Huvudprocessägarens mandat tydliggörs• Delprocesser kartläggs successivt• Delprocessägare och delprocessgrupper tillsätts om behov finns
www.kb.se/bibsam
1. Vad är en process? Exempel från bibliotek
2. Hur gör man? Hur börjar man?
3. Processledning – hur går det till?
www.kb.se/bibsam
Processägarens uppdrag
• Överblick över hela processen• Leder processgruppen• Leder förbättringsarbetet
www.kb.se/bibsam
Processägarens mandat
• I en organisation med låg grad av processinriktning?• I en matrisorganisation?• I en organisation med hög grad av processinriktning?• Funktionernas inflytande över organisationen
www.kb.se/bibsam
Funktionsinriktad organisation
Lån Information Förvärv Katalogisering
www.kb.se/bibsam
Organisation med viss processinriktning
Lån Information Förvärv Katalogisering
www.kb.se/bibsam
Matrisorganisation
Lån Information Förvärv Katalogisering
www.kb.se/bibsam
Hög processinriktning
Lån Information Förvärv Katalogisering
www.kb.se/bibsam
Processägarens mandat i en organisation med viss processinriktning
Lån Information Förvärv Katalogisering
Ledning
Processforum
Kund
www.kb.se/bibsam
Processägarens mandat i en matrisorganisation
Lån Information Förvärv Katalogisering
Ledning
Processforum
Kund
www.kb.se/bibsam
Processägarens mandat i en processorganisation
Lån Information Förvärv Katalogisering
Ledning Kund
www.kb.se/bibsam
Processledning
• I en organisation med låg processinriktning– organisationen leds genom funktionerna
• I en matrisorganisation – organisationen leds både genom funktioner och genom processer
• I en organisation med hög processinriktning – organisationen leds genom processerna
www.kb.se/bibsam
1. Vad är en process? Exempel från bibliotek
2. Hur gör man? Hur börjar man?
3. Processledning – hur går det till?
www.kb.se/bibsam
Processorienterat arbetssätt
• Tar mycket tid i början!• Ger stor utväxling om man har tålamod!
www.kb.se/bibsam
http://www.kb.se