model e-poslovanja srednje Šole · zahvala zahvaljujem se mentorju dr. jožetu gričarju, ki mi je...

Magistrsko delo

Management informacijskih sistemov Analiza in načrtovanje informacijskih sistemov

MODEL E-POSLOVANJA SREDNJE ŠOLE Mentor: zasl. prof. dr. Jože Gričar Kandidatka: Vasja Ivančič

Kranj, junij 2016

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju dr. Jožetu Gričarju, ki mi je nesebično stal ob strani, mi svetoval in bil v pomoč pri sestavljanju dela. Hvala g. Milanu Sojču iz ŠC Slovenske Konjice-Zreče, ge. Ivi Pučnik Ozimič iz Srednje šole Slovenska Bistrica in vsem iz podjetja Logos d. o. o ter predstavnikom MIZŠ, da so mi bili v pomoč in mi svetovali pri izdelavi magistrskega dela. Zahvaljujem se tudi lektorici ge. Katji Premru Kampuš, ki je lektorirala mojo nalogo. Posebna zahvala gre kolegom iz drugih šol, tako iz Slovenije in tujine, da so mi zaupali podatke, ki sem jih potrebovala za analizo stanja in nadaljnjo obdelavo.

POVZETEK Sledenje spremembam in razvoju je osnova za preživetje podjetij. V takšen hitri razvoj in napredek so vključene tudi izobraževalne ustanove, ki morajo zaradi globalnih sprememb in uporabe razvitih tehnologij prilagajati svoje poslovanje. Klasične strategije in procesi so v današnjem času že skoraj neuporabne in na večini ravni nesprejemljive. Spreminjata se notranje kot zunanje okolje, zato je spremembe potrebno sprejeti in jim slediti, saj se lahko le tako vzpostavi primerno poslovanje in se dosegajo cilji v organizaciji. V delu so prikazani obstoječi procesi v srednjih šolah, dokumentacija, njihova sledljivost in arhiviranje. Analiza stanja je pokazala, da nastane veliko za današnji čas nepotrebnih stroškov pri poslovanju in hkrati dvojnost ali celo trojnost nekaterih podatkov, kar nas je vzpodbudilo k razmišljanju, da se izdela ustrezna prototipna rešitev, ki bo zagotovila prenovo procesov poslovanja z doseganjem ciljev poslovanja v celotni organizaciji in zniževanje stroškov ter seveda tudi konkurenčnost organizacije na vseh ravneh. V zaključku dela je prikazana prototipna rešitev za uvedbo kompletnega e-poslovanja srednje šole v smislu povezovanja do sedaj ločenih procesov, sledljivost dokumentov in ustrezno e-arhiviranje. Takšen model bi lahko bil uporaben za vse srednje šole na ravni države z možnostjo razširitve in uporabe v vseh izobraževalnih ustanovah do pridobitve najmanj V. stopnje izobrazbe. KLJUČNE BESEDE

- e-dokumentni sistem - e-poslovanje - poslovni proces - vzgojno izobraževalni proces - srednja šola

ABSTRACT Following changes, following development is the basis for survival of businesses. Such rapid development and progress also include educational institutions, which must due to global changes and the use of advanced technologies adjust their operational schemes. Classic strategies and processes are nowadays almost useless and on most levels unacceptable. Both internal and external environment is changing, and these changes need to be adopted and followed, because this is the only way to establish appropriate business and to achieve objectives of the organization. The thesis shows existing processes in secondary schools, documentation, traceability and archiving. The analysis of the situation showed that unnecessary costs for business occur and at the same time duality or even triplicity of some data, which encouraged us to think to work out an adequate prototype solution that will ensure the renewal of business processes with achieving business objectives throughout the organization and lower the costs and, of course, the competitiveness of the organization at all levels. In the conclusion of the thesis a prototype solution for the introduction of a complete e-commerce of a secondary school in terms of integration of hitherto separate processes, traceability of documents and the appropriate e-archiving is presented. Such a model could be useful for all secondary schools at the national level with the possibility of extension and application in all educational institutions to obtain at least the fifth degree of education. KEY WORDS - e-document management system - e-commerce - business process - educational process - secondary school

KAZALO

1 UVOD ................................................................................... 1

1.1 Predstavitev problema ............................................................ 2 1.2 Predstavitev okolja ................................................................ 4 1.3 Predpostavke in omejitve ......................................................... 5 1.4 Metode dela......................................................................... 6

2 MANAGEMENT POSLOVNIH PROCESOV IN UPRAVLJANJE ZNANJA ........... 7

2.1 Cilji prenove poslovnih procesov in cilji prenove poslovanja ................ 9 2.2 Dejavniki in vidiki sprememb prenove poslovanja ........................... 10

2.2.1 Potek prenove poslovanja..................................................... 15 2.2.2 Celovita prenova poslovanja ................................................. 17

2.3 Metode in pristopi k managementu poslovnih procesov ..................... 18 2.4 Primerjalne značilnosti .......................................................... 20 2.5 Upravljanje sprememb ........................................................... 21

3 PRENOVA V ELEKTRONSKO POSLOVANJE ...................................... 28

4 POSLOVNI INFORMACIJSKI SISTEM .............................................. 32

5 SISTEMI ZA UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIH DOKUMENTOV .................. 35

6 SISTEM DELOVANJA SREDNJIH ŠOL SLOVENIJE ............................... 41

6.1 Pedagoški proces .................................................................. 42 6.2 Administrativni proces ........................................................... 42

7 PROBLEM, ANALIZA, POSLOVNI PROCESI V SREDNJIH ŠOLAH .............. 44

7.1 Problem ............................................................................ 44 7.2 Analiza .............................................................................. 48 7.3 Poslovni procesi ................................................................... 49 7.4 Stanje v pregledanih srednjih šolah ............................................ 51

7.4.1 Šolski center Slovenske Konjice-Zreče ...................................... 52 7.4.2 Srednja šola Slovenska Bistrica .............................................. 67 7.4.3 Šolski center Velenje .......................................................... 76 7.4.4 Šolski center Lava Celje ....................................................... 76

7.5 Primerjava s šolami iz EU ........................................................ 80

8 PREDHODNE RAZISKAVE MODELA E-POSLOVANJA SREDNJIH ŠOL ......... 84

9 ZAKONODAJA IN MOŽNOSTI, KI DOPUŠČAJO E-POSLOVANJE V ŠOLSTVU 88

10 ANALIZA REZULTATOV RAZISKAVE .............................................. 94

11 PROTOTIP E-POSLOVANJA SREDNJE ŠOLE ..................................... 99

11.1 Cikel razvoja sistema ............................................................. 99 11.2 Potek dela (fizična zasnova in razvoj) ....................................... 101

11.2.1 Odobritev vodstva ......................................................... 101 11.2.2 Organiziranje .............................................................. 101 11.2.3 Izdelava prototipne rešitve .............................................. 106 11.2.4 Uvedba prototipa EDMS oziroma vzpostavitev informacijskega sistema za e-poslovanje šole ....................................................... 107

11.3 Protipna rešitev ................................................................. 108

12 PREDLOG SPREMEMB IN PREDSTAVITEV MODELA ENOTNEGA E-DOKUMENTARNEGA SISTEMA V SREDNJI ŠOLI ........................................ 111

13 ZAKLJUČEK ......................................................................... 116

Univerza v Mariboru― Fakulteta za organizacijske vede Magistrsko delo

Vasja Ivančič: Model e-poslovanja srednje šole stran 1

1 UVOD V današnjem času smo priča nenehnim in hitrim spremembam tako znotraj poslovanja organizacij kot tudi v okolju. Hitri tempo razvoja informatike in informacijske tehnologije narekuje spremembe v organiziranosti organizacij kot tudi v njihovi informatizaciji. Nove informacijsko komunikacijske tehnologije zahtevajo nove oblike organiziranosti, katerih zgradba zahteva sistematično in urejeno informacijsko strukturo v obliki enotnih informacijskih sistemov, ki izpolnjujejo pogoje dela in omogočajo naprednejše poslovanje v skladu s strukturo organizacij in z zakonodajo. Dinamika sprememb okolja zvišuje raven konkurenčnosti organizacij ter pospešitvi pretoka informacij in podatkov organizacije z njenim okoljem. Različni pogledi in pristopi k prenavljanju poslovanja so se v preteklosti spreminjali in se še vedno spreminjajo ter sprotno prilagajajo poslovnemu okolju in potrebam organizacij. Tako se je v zadnjih letih večina naporov usmerila v prenavljanje procesov. Na področju racionalizacije poslovanja je uspešna usmeritev v prenavljanje poslovnih procesov imenovana Business Process Reingeneering (BPR). Usmeritev je pogojena razvojno in uporabno z novimi možnostmi, ki jih v smislu zniževanja stroškov, dviga kakovosti in skrajševanja časov izvedbe ponujajo informacijska tehnologija in novi pristopi k informatizaciji poslovanja (Kovačič, 1998, 87). Kot je opisano v nadaljevanju, smo pri raziskavi in ugotavljanju dejanskega stanja ter problemov, ki se pojavljajo pri poslovanju šol, sodelovali s številnimi ljudmi, ki so nam bili v pomoč in podporo predvsem pri dajanju podatkov in informacij, drugi pa so nam omogočali vpogled v podatke, ki smo jih potrebovali pri svojem delu. Naročnik: Janez Čač,

Ministrstvo za izobraževanje, znanost, kulturo in šport Sekretar [email protected]

Sonaročnika: mag. Milan Sojč, ravnatelj,

Šolski center Slovenske Konjice–Zreče [email protected] mag. Iva Pučnik Ozimič, ravnateljica Srednja šola Slovenska Bistrica [email protected]

Tehnolog: organizatorka, Brigita Kukovič, spec. Šolski center Slovenske Konjice–Zreče [email protected] Sodelujoči pri izvedbi prototipa: LOGOS d. o. o, Kranj Razvijalec programov in direktor mag.Tomaž Krišelj [email protected]



Informatik: Vesna Dedič, univ. dipl. org.

[email protected] Pomoč in informacije za raziskavo: Ivan Jovan, informatik, Šolski center Velenje [email protected] Tomislav Viher, učitelj informatike, Šolski center Lava, Celje [email protected] Borut Slemenšek, informatik, Šolski center Lava, Celje [email protected]

1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA Zanimivo je dejstvo, da je bilo v zadnjem desetletju gospodarstvo zaznamovano z uvajanjem in prenavljanjem računalniške podpore poslovanja. Organizacije so vlagale veliko energije v uvajanje celovitih programskih rešitev kot podpore različnih poslovnih aktivnosti, kot so nabavne, prodajne, računovodske in ostale funkcije. Na področju negospodarstva, na primer v javnih službah, pa je razvoj šel v uvajanje različnih samostojnih ali delno povezanih aplikacij za izvedbo posameznih aktivnosti, kot so računovodstvo, evidence učečih v šolah, evidence zaposlenih in na drugi strani razvoj spletnih aplikacij za vnašanje različnih podatkov višjim službam. Precej aktivnosti pa se še vedno izvaja »ročno«, decentralizirano in premalo pregledno. Mnoge organizacije se še vedno poslužujejo različnih statističnih metod, elektronskih preglednic in podobnega. Zaradi tega se neprestane spremembe v podjetjih vse teže obvladujejo brez dodatne informacijske podpore poslovanja. Obstoječi informacijski sistemi podjetij so večinoma pretogi za zadovoljivo obvladovanje poslovanja, zato zadnja leta prihajajo v uporabo bolj specializirana programska orodja za podporo poslovanja podjetij, ki omogočajo bolj avtomatizirano in podrobno razvrščanje podatkov ter urejenost in tako obvladovanje poslovnih funkcij. Na drugi strani pa lahko vidimo razvoj novih tehnologij, ki so v tesni povezavi z nastankom novih nosilcev informacij, ti pa ponujajo široke možnosti pri uporabi arhivskega gradiva, istočasno pa so že lahko sami po sebi arhivsko gradivo (Turban, 2002). Nove tehnologije in novi nosilci podatkov omogočajo boljšo, lažjo, enostavnejšo in hitro uporabo elektronskega gradiva ter lahek dostop do podatkov. Dnevno se srečujemo z velikimi količinami različnih vrst dokumentov, katerih obdelovanje in hranjenje v papirni obliki ovira nemoteno delo in sprejemanje poslovnih odločitev. Poleg navedenega ne smemo pozabiti tudi na visoke stroške, ki pri tem nastajajo (Jereb, 1994). Tako je v podjetjih in seveda tudi v srednjih šolah 90 % premoženja – znanja spravljenega v dokumentih, ne pa v podatkovnih bazah. Zaradi tega ima pri obdelavi, hrambi in izmenjavi dokumentov in podatkov



vse večji pomen ustrezna informacijska tehnologija, ki omogoča cenejši zajem, shranjevanje dokumentov in skupno rabo podatkov. Celovito upravljanje podatkov pa vključuje naslednje zahteve:

• prava informacija ob pravem času, • aplikacije za dostop do vsakovrstnih podatkov, • dostop do podatkov kjerkoli in • spreminjanje načina dosedanjega dela

Število dokumentov in posledično obseg dela v srednjih šolah narašča vsako leto. Brez učinkovitega sistema za upravljanje z dokumenti je vedno težje nadzorovati množico dokumentov, ki nastajajo. Ti so razpršeni po različnih aplikacijah, v različnih osebnih arhivih bodisi v elektronski obliki ali na papirju. Ugotavljamo, da se je z uporabo računalnikov in tiskalnikov količina papirnih dokumentov sorazmerno povečala, namesto da bi se zmanjšala. Razvoj novih informacijskih tehnologij je posegel tudi na to področje dela z dokumenti. Z uvajanjem novih rešitev za upravljanje z dokumenti v elektronski obliki se lahko produkcija novih dokumentov v papirni obliki ustavi ali bistveno zmanjša. Z omejevanjem ustvarjanja papirnih dokumentov in s prenosom pomembnih informacij v elektronsko obliko se bistveno izboljšajo pogoji dela in skrajšujejo procesi. Dokumenti so uporabnikom dosegljivi kadarkoli, ne glede na njihovo lokacijo. Stroški, povezani z izgubo časa pri iskanju dokumentov, razmnoževanje, distribucijo in hranjenjem dokumentov, so samo še neprijeten spomin. Kot se razvija in veča uporaba novih informacijskih tehnologij, pa smo v srednjih šolah še vedno veliki uporabniki papirja, saj je potrebno veliko dokumentacije hraniti tudi v papirni obliki. Arhiviranje dolgotrajnih in trajnih dokumentov je še vedno najlažje urejeno v papirni obliki, morebiti v razvoju je shranjevanje podatkov na datotečne strežnike znotraj šol ali urejenost nekaterih podatkov v arhiv pri zunanjih partnerjih. Ugotavljamo, da se v srednjih šolah pojavljajo različni nepovezani informacijski sistemi, kjer v veliki meri prevladujejo zavarovana notranja omrežja z individualnimi strežniškimi sistemi, na katerih so vgrajeni različni programi, ki so v uporabi bodisi za individualno uporabo ali za uporabo v nekaterih skupno povezanih računalnikih v omrežju. Različnim javnim službam, ki služijo bodisi kot podpora bodisi kot nadrejena služba šolam, morajo šole pošiljati različna poročila, neposredno vnašati podatke, saj le-te gradijo individualne samostojne informacijske sisteme brez smiselnih povezav tudi med seboj. Kot smo seznanjeni, imajo nekateri večji šolski centri zgrajene samostojne informacijske sisteme, ki so jih gradili sami ali pa so plod dela programerskih podjetij po Sloveniji. Takšna gradnja individualnega sistema pa je povezana z visokimi stroški, ki si jih manjše izobraževalne ustanove ne morejo privoščiti. Smisel raziskave je predstaviti problem razdrobljenosti in razpršenosti podatkov, predolgotrajnega dostopa do podatkov in seveda visokih stroškov tiskanja



dokumentov, kar predstavlja v današnjem času visoko razvite tehnologije težavo, ki je obvladljiva s pravilnim pristopom.

1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA Srednje šole so posebna oblika organizacije. So javne ustanove, dejansko pa v svoji organizaciji delujejo kot podjetje, ki se ukvarja z izobraževalnimi storitvami. Znotraj organizacije se izvajata najmanj dva popolnoma po dokumentaciji različna, pa vendar v delu povezana procesa, to sta pedagoški (izobraževalni) in administrativni proces. Šolski center Slovenske Konjice-Zreče je javna ustanova v Slovenskih Konjicah, ki se ukvarja z več različnimi dejavnostmi:

• izobraževanje mladine po verificiranih programih (splošnoizobraževalni program gimnazija, srednje poklicno izobraževanje in srednje strokovno izobraževanje kovinske smeri),

• izobraževanje odraslih v popoldanskem času po različnih verificiranih programih,

• različni tečaji kot projektna aktivnost ali po naročilu, • podjetniško svetovanje in • avto šola

Slika 1: Organizacijske enote Šolskega centra Slovenske Konjice-Zreče (Vir: Poslovno poročilo, 2015) Slika 1 prikazuje delitev Šolskega centra Slovenske-Zreče (v nadaljevanju ŠC) na tri poslovne enote, od katerih deluje ena od njih celo na drugi lokaciji v Zrečah. Vse enote vodi direktor, ki je po delovanju srednjega šolstva tudi ravnatelj enot, saj je osnovna dejavnost ustanove izvajanje pedagoškega procesa za mladino in ostale udeležence izobraževanja. V šolskem letu se izobražuje v tej ustanovi od



500 do 600 udeležencev v javnoveljavnih programih in v zadnjih dveh letih najmanj 300 udeležencev različnih tečajev in drugih izobraževanj (Poslovno poročilo za leto 2012, 2013, 2014, 2015). Vse predstavljene enote in dejavnosti znotraj njih servisira administrativni del, kamor spadajo računovodstvo, tajništvo, sprejemna pisarna in vzdrževanje. Redno zaposleni na ŠC so predvsem profesorji, teh je 42. Svoje delo opravljajo v obeh enotah, ki izobražuje mladino. Za opravljanje del v administraciji in v enoti SIC izobraževanje odraslih in svetovanje je zaposlenih 12 delavcev v rednem delovnem razmerju. Za izvajanje tečajev, predavanj izobraževanja ob delu in ostalih izobraževanj pa ŠC sklepa pogodbe o delu in avtorske pogodbe za opravljanje del s 45 zunanjimi sodelavci na leto (Poslovno poročilo za leto 2012, 2013, 2014, 2015). Poleg ŠC smo pregledali še tri srednje šole, da smo dobili splošen vpogled v poslovanje srednjih šol, in tako izdelali analizo. Šole so:

• Srednja šola Slovenska Bistrica, • Šolski center Lava Celje in • Šolski center Velenje

1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE Predpostavke Predpostavljamo, da informatizacija poslovanja kot proces uvedbe informacijske tehnologije s spremembo »starih« pravil delovanja podjetja (šole) ter skupaj s prenovo poslovnih procesov vodi k zagotavljanju večje ekonomičnosti in zmanjševanju stroškov. Informatizacija je smiselna na poslovnih procesih, pri katerih je izrednega pomena, da so rešitve, ki posamezna področja pokrivajo, celovite in medsebojno integrirane. V drugem pomenu lahko rečemo, da pri srednji šoli to pomeni informatizacijo celotnega poslovnega procesa, tako pedagoškega kot administrativnega, in seveda povezovanje obeh v celoto. Takšne rešitve, ki na osnovi nastavitev in poslovnih modelov integrirajo informacije in procese preko vseh funkcijskih področij v podjetju (šoli), imenujemo celovite informacijske rešitve (Enterprise Resource Planning - ERP). Omejitve V magistrskem delu se bomo omejili predvsem na sedanje ovire in možne rešitve informacijske prenove poslovnih procesov v smisli ustvarjanja modela e-poslovanja srednje šole. Informatizacija šolstva je že nekajletni proces, ki se je začel in izpopolnjeval v administrativnem delu šole, medtem, ko je v pedagoškem procesu upočasnjen, saj vedno znova naleti na ovire, ki so povezane s človeškim faktorjem na eni strani in z materialnimi sredstvi na drugi strani.



Omejitev raziskave predstavljajo tudi podatki, ki jih pridobivamo iz posameznih srednjih šol, saj jih kar nekaj ne želi sodelovati v raziskavi. Nekateri se zagovarjajo, da nimajo dovolj razpoložljivega časa za sodelovanje; bodisi v analizi stanja bodisi v ugotavljanju skupnega problema na nivoju srednje šole. Nekatere srednje šole namreč celo menijo, da se pedagoški proces še vedno v celoti lahko izvaja z uporabo ročnih zapisov in s papirnim arhiviranjem dokumentov. 1.4 METODE DELA Pri magistrskem delu bom uporabila znanja, ki sem jih pridobila pri študiju na Fakulteti za organizacijske vede, in izkušnje, ki jih črpam iz svojega dela. V delu smo uporabili opisno ali deskriptivno metodo, s katero smo

• opisali dejstva, probleme in procese trenutnega stanja, • s klasifikacijo in kategorizacijo definirali pojme, • s kompilacijo povzeli opazovanja, spoznanja, stališča, sklepe in rezultate

drugih avtorjev, • uporabili sintetizacijo za strnitev opazovanj, pojavov in procesov v eno

celoto, • z uporabo metode brainstorming z ljudmi, ki bodo povezani v raziskavi,

testirali zamisli in nove predlagane metodologije dela v modelu. Izdelali smo kvalitativno in kvantitativno analizo, s katerima smo prišli do logičnih sklepov na temelju splošnih spoznanj oziroma teorij in empirično preverili deduktivne ugotovitve na primeru podanih problemskih stanj. Sodelovanje z omenjenimi osebami iz poglavja 1.2 je potekalo ves čas nastajanja, magistrskega dela, saj je bilo potrebno pri raziskavah določene podatke dodajati, spreminjati in urejati tako, da so v delu predstavljeni podatki aktualni. Uporabili smo metodo intervjuja, s pomočjo katere smo prišli do dejstev in zaključkov, ki so opisani v nalogi. Pri opisovanju in prikazovanju različnih slik delujočih portalov smo se poslužili metode snemanja, da smo pridobili podatke, potrebne za prikazovanje dejanskega stanja pri delovanju in poslovanju srednjih šol. Na koncu bomo predstavili prototip rešitve e-poslovanja srednje šole s predlogom modela enotnega dokumentnega sistema za srednje šole v Sloveniji.



2 MANAGEMENT POSLOVNIH PROCESOV IN UPRAVLJANJE ZNANJA

Poslovni proces (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005, str. 29) je skupek logično povezanih izvajalskih in nadzornih postopkov in aktivnosti, katerih posledica oziroma izid je načrtovani izdelek ali storitev. Proces ni prepoznaven le po aktivnostih, ki jih opravljajo izvajalci, temveč po zaporedju dejavnosti in opravil, ki jih je potrebno izvesti, da bi na izhodni strani dobili predvidene rezultate. Proces je (Harrington, 1997, str. 9) katerakoli aktivnost ali skupina aktivnosti, ki sprejme vhodne elemente, jih doda vrednosti ter posreduje izhodne elemente notranjemu ali zunanjemu kupcu oziroma uporabniku storitve. Vir: Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005, str. 29 Vsak proces naj bi bil učinkovit in uspešen, toda za to je potrebno poznati njegov namen in učinke. Poznati moramo sestavo procesa in imeti nadzor nad vhodnimi veličinami, ki vstopajo v proces, nadalje je potrebno poznati potek izvajanja procesa, da dobimo želene učinke. Značilnosti dobrega procesa so (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005, str. 30):

• orientiranost na kupca (stranko), • dvigovanje dodane vrednosti storitev (izdelkov), • znani in sposobni lastnik procesa, • razumevanje in sprejemanje s strani vseh sodelujočih v procesu, • merljiva učinkovitost in uspešnost ter • neprestano izboljševanje.

Pri iskanju najustreznejšega delovanja poslovnega procesa je potrebno upoštevati vhode, izvajanje procesa in ljudi, ki sodelujejo v njem, ter sodobno razvito informacijsko tehnologijo, ki lahko omogoča, da proces z vsemi sestavinami ustvari izhod, ki si ga želi podjetje, kot celota. Vsaka organizacija (Porter, 1985, str. 37) je zbirka in zaporedje aktivnosti, namenjenih snovanju in razvijanju, proizvajanju, nudenju ter prodajanju, dostavljanju izdelkov ali storitev. Aktivnosti, ki potekajo znotraj organizacije, lahko predstavimo z vrednostno verigo. Znotraj te imamo:

VHOD IZHOD PROCES

Slika 2: Shema poslovnega procesa



• temeljne ali primarne in • podporne ali zaledne aktivnosti.

Cilj temeljnih aktivnosti je zadovoljen uporabnik naših storitev, zato te aktivnosti neposredno vplivajo na povečevanje dodane vrednosti podjetja. Podporne aktivnosti zagotavljajo optimalni razvoj in nadzor delovanja temeljnih aktivnosti in lahko le posredno vplivajo na dvig dodane vrednosti. Odvisne so od organiziranosti. V šolskih organizacijah podporne aktivnosti pomenijo vodstvo podjetja in administrativne službe. V zadnjih dvajsetih in tudi več letih opažamo, da se je z razvojem informacijske tehnologije začela prenova poslovnih procesov na vseh področjih poslovanja. Organizacije so začele iskati nove načine za izboljšanje poslovanja, in sicer tako, da so uspešno analizirale in spreminjale celotno poslovanje, kar seveda zahteva korenite spremembe in drugačen pogled vodstva. K prenovi poslovnih procesov torej spada preverjanje trenutnih poslovnih procesov in njihova korenita sprememba, katere cilj je doseganje boljših rezultatov na področjih, kot so zniževanje stroškov, povečanje kakovosti storitev (izdelkov), skrajšanje različnih rokov in podobno. Pri tem je potrebno upoštevati, da se informatizacija mora izvesti tako pri temeljnih aktivnostih in tudi pri podpornih aktivnostih, njuna informacijska povezanost je ideal, ki ga v delu iščemo. Metodo prenove poslovanja (Kovačič in sodelavci, 2005) poimenujemo management (upravljanje) poslovnih procesov, kar pomeni poslovni pristop k upravljanju sprememb pri prenavljanju poslovnih procesov. Spremembe zajemajo celotni življenjski cikel procesa, obravnavati pa je potrebno obstoječe in nove metode ter orodja na področju, ki se prenavlja.

Slika 3: Management poslovnih procesov Vir: Kovačič in Bosil Vukšić, 2005, str. 39



Slika 3 nazorno prikazuje prenovo poslovnih procesov z uporabo nove informacijske tehnologije. V prvem koraku je vsekakor potrebno analizirati poslovne procese, pri katerih je nujno potrebno ustvariti novi model, v katerem se upošteva uporaba nove informacijske tehnologije. Temu sledi uvedba uporabe novih tehnologij v poslovne procese in njihovo izvajanje z uporabo nove tehnologije, ki hkrati omogoča tudi sprotno spremljanje in kontroliranje poslovnih procesov. Vse to pa se seveda izvede s podporo managementa, ki uvedbo prenove podpira v celoti, saj vidi v tem poslovno priložnost in višje doseganje ciljev poslovanja. Pri upravljanju poslovnih procesov ne smemo pozabiti na povezovanje procesov poslovnih partnerjev in njihovih informacijskih sistemov. To je dinamično prilagajanje organizacije poslovnim pravilom skozi analiziranje in modeliranje procesov, informatizacijo procesov ter zagotavljanje ustreznih programskih rešitev. 2.1 CILJI PRENOVE POSLOVNIH PROCESOV IN CILJI PRENOVE

POSLOVANJA Vsako podjetje mora skrbeti, da poslovne procese izvaja učinkovito. Pomagati si mora z informatizacijo procesov, saj prav informacijska tehnologija omogoča spremembe, ki pripomorejo k učinkovitosti in uspešnosti poslovnih procesov. (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005, str. 41) Učinkovitost procesa se meri skozi rezultate porabe virov (človeški viri, surovine, finančni vidik …), ki se uporabljajo za pretvorbo vhodnih veličin v izhodne. Večja učinkovitost procesa se dosega z odstranitvijo nepotrebnih aktivnosti, avtomatizacijo določenih opravil, boljšim dostopom do skupnih podatkov, izboljšano komunikacijo med izvajalci procesa ipd. Uspešnost procesa pomeni, da preprosto delamo prave stvari, kar lahko dosežemo tako, da uvajamo ustrezne spremembe ali celo nekatere procese redefiniramo, kar pomeni, da delo ustvarja želene rezultate. Temeljni cilji prenove procesov pomeni, da poiščemo najustreznejšo rešitev in uskladitev med temeljnimi cilji: čas, stroški in kakovost.

Vir: Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005, str. 42

Uspešnost prenove

(Krajši) čas

(Višja) kakovost (Nižji) stroški

Slika 4: Temeljni cilji prenove poslovanja



Čas (krajši) pomeni sposobnost podjetja in poslovnih procesov v njem, da izvede storitev (proizvede zahtevani izdelek) v dogovorjenem oziroma vnaprej določenem roku. Stroški (nižji) pomenijo prilagajanje stroškov storitve (izdelka) cenovnim razmeram, ki jih določa in na nek način vsiljuje v procesu izvedena storitev (izdelan izdelek). Čas in stroški sta omejitvi, ki vplivata na kakovost rezultata poslovnega procesa. Vsi trije cilji morajo biti med sabo usklajeni in k uspešnosti prenove dajejo enakovredno težo. Prenova poslovnih procesov zajema in vključuje naslednja izhodišča in globalne cilje (Kovačič in Bosil Vukšić, 2005):

• poenostavitev poslovnih postopkov z odstranitvijo nepotrebnih aktivnosti; • skrajševanje poslovnega cikla oziroma vseh poslovnih procesov v podjetju,

dvig odgovornosti in posledično znižanje stroškov poslovanja; • dvigovanje dodane vrednosti v vseh poslovnih postopkih ter ob tem

postopno dvigovanje kakovosti storitev (proizvodov) podjetja; • zniževanje stroškov izvajanja postopkov ob ohranjanju ustreznega

razmerja do kakovosti in časa; • dvigovanje zanesljivosti ter doslednosti izvajanja postopkov in s tem

kakovosti proizvodov in storitev; • prenovo poslovnih procesov v smeri tesnejšega in neposrednejšega

povezovanja z zunanjimi viri; • usmerjanje v lastne ključne zmožnosti in prenos izvajanja drugih procesov,

ki niso ključni ali kjer nismo konkurenčni, izven podjetja. V praksi pa je potrebno upoštevati, da ima vsako podjetje svojo vizijo in uporablja različne strategije ter seveda ima tudi lastno dejavnost, zato so ti cilji za podjetja različno pomembni. Pojavljajo se lahko tudi dodatni cilji, ki ustrezajo posameznemu podjetju. 2.2 DEJAVNIKI IN VIDIKI SPREMEMB PRENOVE POSLOVANJA

(Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005, str. 45-47) Strateški vidiki, ki omogočajo uspešno in učinkovito izvajanje prenovljenih procesov so tisti vidiki, o katerih mora razmišljati podjetje in sicer pred tem, ko se loti prenove poslovanja, kjer se upoštevajo predvsem racionalizacija, standardizacija, poenostavitev in informatizacija poslovnih procesov. Podjetje in zaposleni morajo biti pripravljeni na spremembe, management pa mora poskrbeti za uvajanje sprememb in zagotavljanje znanj, veščin, pogojev, tehnologije in orodij, torej vsega, kar je potrebno za udejanjanje sprememb oziroma prenovo poslovanja. Prenove poslovanja ne obravnavamo le s stališča informatizacije ali celo samo z uvedbo novih informacijskih tehnologij. Ne gre zgolj za tehnološko problematiko, kar je že pred tremi desetletji ugotovil Leavitt in svoj socio-tehnični vidik predstavil grafično, imenovan Leavittov diamant. Opozarja nas, da moramo vsako prenovo poslovanja obravnavati v povezavi z vsemi drugimi dejavniki, ki sestavljajo socio-tehnični okvir organizacije. Rahlo prirejen in razširjen vidik



problematike ter razmerja med dejavniki, ki ob drugih uvaja tudi vidik kulture, prikazuje slika 5.

procesi

kulturatehnologija

strukturekadri

Slika 5: Razširjen Leavittov diamant

Vir: Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005, str. 45 Vidik kulture je pri prenovi poslovanja še kako pomemben, saj zajema izhodišča za pripravo razmer v širši družbi in organizaciji, ki bodo naklonjene spremembam, ter je povezan z ugotavljanjem možnosti, obravnavanje strateških ciljev ter strategijo prenove in izvajanja sprememb. Splošno lahko kulturo opredelimo kot način razmišljanja in življenja, ki si ga je skozi čas izoblikovala skupina ljudi s skupnimi in enakimi vrednotami. Tako se vidi podjetniška kultura kot vedenje posameznega člana skupine in način njegovega sodelovanja v delovnih skupinah, oddelkih in celotni organizaciji. Vidik je večplasten, obravnavati ga je potrebno s stališča posameznika, organizacije in družbe. Strukturni vidik pomeni predvsem organiziranost, in sicer vse tri temeljne poslovne gradnike:

• organizacija (združuje človeške in druge vire za izvajanje poslovnih procesov in uresničevanje zastavljenih ciljev),

• poslovni procesi (zaporedje ciljno usmerjenih aktivnosti, namenjenih uporabi resursov) in

• viri ali resursi (omogočajo izvajanje poslovnih procesov). Kadrovski vidik obravnava možnosti povečanja razpoložljivosti, prilagodljivosti in produktivnosti obstoječih kadrovskih potencialov. Prednosti pri prenovi in izvajanju sprememb imajo kadri, ki so širše izobraženi in znajo neposredno uporabljati sodobno informacijsko tehnologijo. Vsaka sodobna organizacija gradi na svojih sedanjih kadrih tako, da jim omogoča časovno prilagajanje na nove tehnologije in izobraževanje ter izpopolnjevanje. Pri tehnološkem vidiku prenove poslovnih procesov ima najpomembnejšo vlogo informacijska tehnologija kot ključna tehnologija. Informacijska tehnologija naj bi z uvedbo v poslovne procese dvignila kakovost storitev (proizvodov), znižala



stroške in skrajšala čas izvajanja poslovnih postopkov oziroma posameznih aktivnosti v njih. V zadnjih dvajsetih letih se je večina optimizacijskih naporov usmerila v procese skozi usmeritev prenove poslovnih procesov (PPP), ki je imela cilj zniževanje stroškov, dvig kakovosti ter skrajšanje časa izvedbe z uporabo informacijske tehnologije in z novimi pristopi k informatizaciji poslovanja. Veliko teh projektov ni bilo uspešnih, saj niso obravnavali drugih dveh gradnikov, to je virov in organiziranost temeljnih, zlasti podpornih procesov, kot so kadrovanje, financiranje in informacijska podpora. Pojavil se je novi način, to je management poslovnih procesov (MPP), ki skuša s celovito obravnavo vseh dejavnikov in gradnikov ter z interdisciplinarnim pristopom odpraviti pomanjkljivosti in omogočiti podjetjem ustrezna izhodišča za uspešno prenovo poslovanja. Organizacije se zgledujejo pri svojih prenovah po različnih avtorjih ali različnih primerih dobrih praks, od katerih izberejo tisto, ali kombinirajo več takih, ki ustrezajo njihovi organizaciji, procesom, in tako prenovo prilagodijo sebi na optimalen način. Navajamo pristopa pri spreminjanju organizacije, ki sta v veliki meri tudi ustrezna za prenovo poslovanja v srednjih šolah, to sta učeče se podjetje in uporaba informacijske tehnologije pri upravljanju znanja.

1. Učeče se podjetje (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005, str. 97-99) Vedno bolj intenzivne spremembe v zunanjem okolju od podjetij, pa naj bodo to klasična podjetja ali šole, zahtevajo nove načine odzivanja na izzive okolja, zaradi česar zaposleni potrebujejo vedno nova znanja in veščine. Kot odgovor lahko podjetje samo ali management poslovnih procesov za prenovo poslovanja uporabi številne pristope. Vsak od njih je optimalen v svojih okoliščinah, na njegov izbor pa vplivajo mnogi dejavniki v notranjem in zunanjem okolju podjetja (šole). Eden mehkih pristopov za spreminjanje podjetja je koncept učečega se podjetja, ki temelji na neprestanem pridobivanju, ustvarjanju in transformaciji znanja ob stalnem spreminjanju odzivanja in delovanja celotnega podjetja ter na izboljševanju sposobnosti podjetja skozi nenehen osebnostni razvoj in permanentno učenje posameznika. Koncept učečega se podjetja (šole) kot mehek pristop k spreminjanju podjetja je primeren v razmerah, ko ima podjetje za prilagajanje spremembam še dovolj časa, ko je ogroženost ciljev podjetja nizka – zmerna, ko so pričakovani odpori vplivnih udeležencev podjetja proti spremembam nizki – zmerni, kar pomeni, da bo v oblikovanje in izvajanje sprememb vključen širši krog zaposlenih. Učeče se podjetje po Sengeju (Senge, 1990) je podjetje, v katerem poteka proces nenehnega učenja, ki zajema vse dele podjetja, pri čemer ga odlikujejo naslednje značilnosti:

• sistemsko mišljenje, • osebnostni razvoj posameznika, ki se odraža v nenehnem pridobivanju

novih znanj, • sposobnost spreminjana mentalnih modelov posameznikov,



• sposobnost ustvarjanja skupne vizije in • sposobnost timskega učenja.

Za uvajanje koncepta učečega podjetja obstajajo različne poti. Za vse pa je značilno, da se mora preobrazba začeti na strateškem nivoju z opredelitvijo koncepta učečega podjetja v viziji, ciljih in strategiji podjetja. Hitre spremembe v okolju povzročajo, da znanje vedno hitreje zastareva, zaradi česar podjetje potrebuje vedno nova znanja, ki jih lahko pridobi tudi skozi nenehen lastni razvoj. V podjetju je potrebno ustvariti razmere, ki omogočajo prenos informacij in znanja, in to so uporabljena ustrezna tehnologija, odprto komuniciranje, fizični prostor, priložnost za različne oblike izmenjave, sistem nagrajevanja izmenjave informacij in znanja ter ostalo. Poznavanje vplivov zunanjega okolja na podjetje (šolo), vključevanje zaposlenih v reševanje problemov in soodločanje izboljša:

• motiviranost zaposlenih za dosego skupnih ciljev, • inovativnost, • želja po novih znanjih in izmenjavi znanja ter • večja osebna rast posameznika in tima ter posledično podjetja.

V učečem podjetju tako posamezniki redno in tekoče prejemajo informacije o poslovanju podjetja. Hkrati pa je pomembno meriti uspešnost podjetja, ker se lahko učinkovito upravlja le tisto, kar merimo. Analiza je pokazala, da v šolah nenehno izvajamo tehniko učečega podjetja, in sicer:

• Zaposleni so nenehno seznanjeni z delom in stanjem podjetja na rednih mesečnih konferencah, na katerih ravnatelj vedno seznani zaposlene o spremembah in demokratično šola sprejema ukrepe za uvajanje sprememb.

• Zaposleni se vsako leto individualno udeležujejo različnih izobraževanj s svojih predmetnih področij, ali pa se izpopolnjujejo v znanjih, ki širijo njihovo splošno izobraženost, kar se odraža v boljšem strokovnem delu z dijaki ali v timskem delu na šoli.

• Sprejemanje del in nalog z uporabo novih informacijskih tehnologij, kar pomeni prilagajanje ali izboljševanje delovnih procesov. Vsaka uvedba novih načinov dela in spremenjenih postopkov pomeni za zaposlene napor, ali odpor ali sprejemanje boljšega. V primeru dela na šolah je skoraj vsaka uporaba nove tehnologije sprejeta, saj delo z različnimi portali (kljub razpršenosti) pomeni skrajševanje časa opravil, glede na način, ki je bil vzpostavljen v preteklosti.

Primera uporabe novih znanj in novih tehnik sta na ŠC Slovenske Konjice-Zreče:

• Poskusni portal za uporabo elektronskega dnevnika. Za uporabo elektronske evidence dijakov se je na šoli vzpostavil portal LoPolis, opisan v poglavju 4. Zaradi smiselnosti dela, prilagajanju novim metodam in izzivom okolja se je šola odločila za poskusno vodenje evidence vzgojno―izobraževalnega programa za 2. letnike.



• ŠC se nenehno vključuje v projekte, kot so posodabljanje učnih vsebin in metod dela na gimnaziji; celotni ŠC je vključen v sistem zagotavljanja kakovosti dela na vseh področjih, kar se izvaja tako na operativni kot na managerski ravni.

Na Šolskem centru Lava Celje se prav tako kažejo pristopi učečega podjetja na področjih (Ivančič, Viher, 2014):

• izobraževanje učiteljev, • uvajanje in vzpostavljanje elektronske evidence dijakov ter • povezovanje in seznanjanje z delom med vsemi zaposlenimi

2. Informacijska tehnologija za upravljanje znanja

Upravljanje znanja uveljavlja nove tehnologije in jih spretno vključuje v sedanje sisteme. Internetne tehnologije omogočajo enovit in hitrejši dostop z enega mesta do različnih informacijskih virov oziroma do podatkov in znanja. Pridobivanje znanja lahko podpremo z uporabo tehnologij za rudarjenje v podatkih. Podatkovno rudarjenje je proces avtomatiziranega iskanja prej nepoznanih informacij, pravil in povezav ter različnih vzorcev v velikih količinah podatkov. Prav tako so nam v pomoč inteligentni agenti, to so programi, ki delujejo samostojno in v imenu uporabnika opravljajo funkcijo iskanja podatkov. Inteligentni agenti se tako lahko sprehajajo po spletu in iščejo spletne strani s podatki, ki utegnejo zanimati uporabnika; ali pa predstavljajo uporabo znanja tako, da je v njih zakodirano znanje strokovnjaka, ki ga uporablja pri svojem delu. Če je to delo strokovnjaka zakodirano v agentu, lahko takšno delo opravljajo tudi drugi sodelavci, ki uporabljajo računalnik. Del upravljanja znanja oziroma podprocesa dostopa do znanja je upravljanje virov znanja. Poudarek je na zajemu znanja, ki je bilo nedokumentirano. Danes je znanje dokumentirano na različne načine:

• v podatkovnih bazah, • v obliki tekstovnih dokumentov, pripravljenih v urejevalnikih besedil, • v predstavitvah, • v obliki poskeniranih dokumentov (slike), • v obliki načrtov, grafov in podobno, • kot zvočni ali video dokumenti, • na spletnih straneh, • v e-pošti …

Posledica je tudi veliko raznolike informacijske tehnologije, ki se uporablja za upravljanje virov znanja, v šolah so to na primer:

• baze znanja, • podatki zbrani na šolskih strežnikih in • spletni strežniki.

Uporabljajo pa se tudi poslovni portali, kjer so zbrani podatki iz in za delo v šoli, kar pomeni enotno vstopno točko, preko katere se dostopa z uporabo spletnih



brskalnikov. Primeri takih poslovnih portalov so KPIS, CEUVIZ, COvL in e-redovalnica. Na vseh srednjih šolah prihajajo do spoznanja, da je večina znanja dokumentirana v obliki različnih dokumentov, kot so preglednice, dokumenti iz programov za urejanje besedil, načrti, modeli, večpredstavni dokumenti, kompleksni (sestavljeni) dokumenti in podobno. Ugodno je, če so vsi ti dokumenti v digitalni obliki, da lahko uporabniki dostopajo do njih takoj, žal pa na šolah lahko rečemo, da je veliko dokumentov še v papirni obliki, kar ima naslednje slabosti:

• shranjevanje je drago, • dostop je počasen zaradi zamudnega iskanja, • ravnanje s podatki je utrudljivo in počasno, • ponovna vzpostavitev uničenih dokumentov je praktično nemogoča …

Vsaka šola zase želi poskrbeti za čim ustreznejšo uporabo informacijske tehnologije, ampak žal se zaradi krčenja javnih sredstev in ostalih ovir nikakor ne morejo ustrezno organizirati, da bi si delo olajšale, zato prihaja do različnih neustreznih dejanj pri delu s podatki in z evidentiranjem. Tudi digitalizacija dokumentov še ne pomeni konca težav, saj se pojavljajo težave z uporabo različic dokumentov, zavarovanja podatkov, pravočasne dostave dokumentov tistim, ki jih potrebujejo, zaporedja kdo od zaposlenih in kdaj uporablja dokument ... 2.2.1 Potek prenove poslovanja Vsako podjetje se loti prenove poslovanja z uporabo nekih metod, ki jih sestavljajo zaporedja vnaprej pripravljenih korakov. Prenova poslovanja se praviloma začne z zavedanjem managementa o nujnosti izboljšanja, kar je zelo pomembno, saj je prenova poslovanja celovit proces, ki zajema delovanje podjetja kot celote, in je ni mogoče obravnavati samo s tehnološkega vidika. Cilja prenove in informatizacije poslovanja podjetja sta lahko:

• Celovita ali strateška prenova poslovanja, ki je usmerjena v vsa ključna strateška vprašanja poslovanja organizacije, zajema prenovo in prilagajanje poslovnega modela ter prenovo procesov organizacije in njihovo informatizacijo.

• Preureditev ali prenova in informatizacija posameznih poslovnih procesov ali njihovih delov. Pri tem se upoštevajo možnosti, ki jih ponuja informacijska tehnologija in bi lahko to obliko imenovali informacijska prenova.

Prenova poslovnega modela zajema projektne aktivnosti:

• strateško poslovno načrtovanje, ki izhaja iz ugotovljenih ciljev, strategije in ključnih dejavnikov uspeha organizacije, in razvijanje poslovnega modela;

• modeliranje in prenova poslovnih procesov, katerega rezultata sta model poslovnih procesov (prikaz izvajanja posameznih procesov in predlogi prenove) in predlog organizacijske prilagoditve;



• modeliranje podatkov, kjer se razvija globalni model podatkov organizacije s prikazom posameznih entitet in povezav ter predlog nove informatizacije poslovanja.

Prenovo poslovnih procesov je potrebno razumeti kot potek različnih aktivnosti, ki jih razvrstimo v naslednje stopnje (Slika 6):

1. Razumevanje – vzpostavitev izhodišč, ki bodo omogočila razvoj in uveljavitev novega ali v bistvu prenovljenega poslovnega modela v podjetju. To je v prvi vrsti premagovanje strahu pred spremembami, kajti informatizacija poslovanja je ključen premik v poslovanju z neposrednimi posledicami za zaposlene. Aktivnosti so usmerjene na področje ocenjevanja in spreminjanja poslovne kulture podjetja. Sledi opredelitev poslovnih procesov in njihovo spoznavanje ter obnašanje v poslovni funkciji.

2. Izhodiščno modeliranje – opredelitev trenutnega izvajanja poslovnih procesov v organizaciji. Z izdelanimi modeli podjetje bolje spozna obstoječe procese in jih tako lahko laže analizira. Uporabljajo se različna orodja za modeliranje in simulacijo izvajanja procesov, kjer se pokažejo ozka grla, obremenjenost virov, časi izvajanja procesov, stoški …

3. Poenostavitev oziroma prenova v smislu večje učinkovitosti in uspešnosti se lahko zgodi le na podlagi analize obstoječih procesov.

4. Optimizacija procesov se kaže v standardizaciji in tipizaciji izvajanja delovnih procesov. Je pravzaprav cilj prenove poslovnih procesov in pogoj za morebitno informatizacijo ali avtomatizacijo.

Razumevanje

Optimizacija

Poenostavitev

Izhodiščno

modeliranje

Čas

Stopnja

Odprava strahu pred spremembami

Odprava neskladnosti pri delu

Odprava izgube časa in materiala ter znižanje stroškov

Odprava spremenljivosti procesa

Slika 6: Stopnje, postopki in ključni rezultati prenove poslovanja―potek

Vir: Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005, str. 50



2.2.2 Celovita prenova poslovanja (Kovačič in Bosilj Vukšič, 52-58) Celovito prenovo poslovanja bi lahko opredelili kot metodologijo ravnanja s spremembami, kamor so vključene vse metode za korenite in postopne spremembe oziroma izboljšave. V trenutnih in prihodnjih nepredvidljivih razmerah ter naglo se spreminjajočem okolju organizacije naj ne bi vztrajale na obstoječih poslovnih značilnostih, saj to zanje pomeni nazadovanje ali celo smrt. Pri tem je potrebno poudariti, da je potrebno pred prenovo poslovanja realno oceniti potrebe in zmožnosti organizacije za spremembe in posledično uporabiti različne metode. Celovita prenova poslovanja se lahko izvaja z različnimi pristopi, ki pomenijo različno stopnjo sprememb.

• Prenova poslovnih procesov, kjer se prenovijo procesi, stopnja korenitih sprememb je relativno nizka, korenite spremembe pa se zgodijo v organizaciji in njenih povezavah s poslovnim okoljem.

• Celovito upravljanje kakovosti je pristop nenehnega izboljševanja poslovanja, kjer gre za celovit organizacijski pristop, za nenehno izboljševanje kakovosti vseh organizacijskih procesov, izdelkov ali storitev. Ta sprememba temelji na predpostavki, da je izboljševanje kakovosti ključni dejavnik doseganja učinkovitosti in uspešnosti poslovanja.

• Upravljanje znanja je pristop, kjer se v postopkih prenove poslovanja prekrivajo področja management odgovornosti in organizacijsko učenje in so v stalni povezavi uporabe medmrežja. V začetku se je upravljanje znanja ukvarjalo zgolj z informacijskimi sistemi, nato pa se je vsebina razširila tudi na organizacijski razvoj, upravljanje intelektualnega kapitala in upravljanje odgovornosti.

• V zadnjem obdobju se pri prenovi poslovanja pojavljajo sodobni pristopi pri prenovi in informatizaciji ter so usmerjeni na uporabo tehnoloških in procesnih možnosti in najboljše prakse celovitih programskih rešitev (ERP – Enterprise Resource Planning). Celovite programske rešitve lahko opredelimo kot povezan in na poslovnem modelu organizacije temelječ sistem, ki z uporabo sodobne informacijske tehnologije vsem poslovnim procesom, tako organizaciji in partnerjem, zagotavlja optimalne možnosti načrtovanja, razporejanja virov in ustvarjanja dodane vrednosti.

Vsaka celovita prenova poslovanja pa v sebi nosi določena tveganja, ki so odvisna od dejavnikov:

• motivacija – celovita prenova poslovanja lahko ohrani položaj organizacije v okolju, prinaša prednosti pred konkurenco in odpira nove poslovne možnosti; vodstvo mora verjeti in zaupati v takšno prihodnost;

• vodenje projekta – vodenje in uspeh projekta mora prevzeti vodja, ki je za to tudi odgovoren, izbran mora biti iz najožjega vodstva;

• zaupanje pri srednjem vodilnem kadru – takšen kader ima predvsem bojazen, da bo ob spremembah poslovanja izgubil pridobljen položaj in ni najbolj naklonjen korenitim spremembam;

• vizija – novi strateški cilji morajo biti predstavljeni v takšni obliki, da jo razumejo vsi udeleženci projekta;



• usmeritve – vse projektne aktivnosti morajo biti usmerjene k najpomembnejšim ciljem organizacije;

• opredelitev vlog in odgovornosti – razdeljene morajo biti med udeležence dosledno pred izvedbo prenove poslovanja in po njej;

• merljivi rezultati – rezultati prenove morajo biti določeni konkretno, tako da se na koncu lahko tudi merijo;

• tehnološka podpora – uporabljene morajo biti ustrezne metode in orodja, ki so potrebni za izvedbo prenove, izgradnjo ustreznega informacijskega sistema, ki je namenjen informatizaciji prenovljenega poslovanja;

• strokovno usmerjanje – svetovalno delo strokovnjakov s tega področja ne sme biti nadzorno, ampak dejavno, torej morajo biti neposredno udeleženi v projektu;

• prevzemanje tveganja – vodstvo projekta se mora zavedati visokega tveganja projekta in mora biti pripravljeno nase prevzeti vse posledice.

2.3 METODE IN PRISTOPI K MANAGEMENTU POSLOVNIH PROCESOV Prilagajanje podjetij novim poslovnim izidom in doseganje konkurenčnih prednosti v zadnjem času je preizkušenih in uporabljenih kar nekaj usmeritev oziroma skupnih metod, pristopov in orodij, s katerimi se podjetja poskušajo prilagajati spremembam poslovnega okolja. Prenove poslovanja se spreminjajo in sproti prilagajajo poslovnim okoljem in potrebam podjetjem. Od razvoja računalnikov in z gradnjo novih informacijskih tehnologij lahko zasledimo tri bobdobja usmeritev, ki se še vedno razvijajo in dopolnjujejo, kar ponazarja Slika 7 (Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str 62).

Slika 7: Usmeritve in njihova vplivnost na poslovne spremembe skozi obdobja

Vir: Kovačič in Vukšić, 2005, str. 61



Prva usmeritev, zagotavljanje kakovosti, je usmerjena v kompleksno prenovo poslovanja skozi postopno izboljševanje kakovosti poslovanja, kjer se uporabljajo metode celovitega obvladovanja kakovosti (TQM – Total Quality Management). Druga usmeritev, prenova poslovnih procesov (BPR …), zagovarja korenite spremembe, in sicer enkratne posege v poslovni proces v smislu uporabe sodobne informacijske tehnologije pri prenovi poslovnih procesov znotraj podjetja, kar ustvarja pozitivne učinke, ki so vidni skozi racionalizacijo in standardizacijo postopkov. Tretja usmeritev, obdobje elektronskega poslovanja, predstavlja z vidika prenove poslovanja za organizacije privatnega in javnega sektorja nove izzive, ki zahtevajo korenite spremembe in drugačne pristope do obvladovanja teh sprememb, kar poznamo v zadnjem času pod imenom management poslovnih procesov (MPP). Uvajanje e-poslovanja v poslovanje podjetja pomeni za organizacijo celovit premik in temeljit razmislek o poslovni doktrini. Ta zajema spremembo in preureditev tradicionalnega modela organizacije, poslovnih procesov, odnosov in načina poslovanja, ki so prevladali v zadnjih letih dela organizacije. Internet postaja ključni dejavnik infrastrukture in omogoča organizacijam razviti nov poslovni model, kjer je predvsem poudarek na povezovanju s poslovnimi partnerji. Pri razvoju novih proizvodov in storitev pa je izpostavljena potreba po intenzivnem in neposrednem povezovanju organizacije z vodstvom, izbranimi kupci, dobavitelji in njihovem sodelovanju pri razvoju novih proizvodov in storitev. Pri tem prihaja do medsebojnega povezovanja poslovnih procesov in uporabljanja skupnih podatkov. Strebel (Strebel, 1992, str 62) pristope za spreminjanje podjetja deli na mehke in trde. Mehki načini spreminjanja podjetja so zvezni, netvegani in evolucijski. Pridejo v poštev, ko so odpori proti spremembam majhni in ima podjetje za prilagoditev spremembam še dovolj časa. Trdi načini spreminjana podjetij pa so nezvezni in tvegani. Pridejo v poštev, ko so odpori proti spremembam veliki in je čas za prilagoditev podjetja spremembam razmeroma kratek. Prenova poslovnih procesov (PPP) je primer trdega načina spreminjanja podjetja, ki ima mnoge prednosti, a je lahko tudi njegova pomanjkljivost. Tak pristop je precej radikalen in lahko povzroči negativne učinke, kot so znižanje motivacije in inovativnosti, težje upravljanje sprememb procesov, itd. Celovito upravljanje kakovosti, upravljanje znanja, učeče se podjetje so metode, ki spadajo med mehke načine oziroma mehke metode spreminjanja podjetja. V nadaljevanju so predstavljene metode, ki so vključene v management poslovnih procesov (MPP) kot celovita metodologija prenove poslovanja in podpirajo uporabo mehkih in trdih pristopov. S temi metodami lahko podjetja ustrezno odgovarjajo na spremembe poslovnega okolja (Kovačič in Bosil Vukšič, 2005, 63-64):

• Strategija projekta prenove poslovanja in usklajevanje s strateškimi cilji podjetja ter seveda spreminjanje učinkov (metoda ključnih dejavnikov uspeha – CSF- Critical Success Factors),

• Upravljanje znanja (KM – Knowledge Management), upravljanje s spremembami (Change Management, vodenje projektov) in sprotno



analiziranje poslovanja in spremljanje rezultatov oziroma upravičenosti sprememb ali metoda spremljanja stroškov po aktivnostih (Activity Based Costing – ABC),

• Prenova in izboljševanje poslovnih procesov ((BPR), orodja za modeliranje poslovnih procesov, simulacije …),

• Sistemi za izboljševanja kakovosti (celovito upravljanje kakovosti, certificiranje, poslovna odličnost …),

• Informatizacija poslovnih procesov podjetja (metode za razvoj informacijskih sistemov, orodja za modeliranje podatkov in razvijanje različnih in najustreznejših programskih rešitev (CASE – Computer Aided Software Enginering) …),

• Krmiljenje in spremljanje izvajanja delovnih procesov in upravljanje z dokumenti (WFMS – Workflow Management System),

• Modeli in rešitve najboljše prakse (repozitorij poslovnih pravil, procesov in podatkov ter celovite programske rešitve (ERP – Enterprise Resource Planning) …)

2.4 PRIMERJALNE ZNAČILNOSTI Za čim objektivnejšo presojo stanja in perspektivnega razvoja podjetja je koristna pridobitev podatkov o izvajanju poslovnih procesov oziroma doseganju poslovnih rezultatov sorodnih podjetij. Potrebna je za primerjavo podjetja z drugimi primerljivimi podjetji in če je le mogoče, z najuspešnejšim na obravnavanem področju (angl. benchmarking),(Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str. 84). Primerjanje značilnosti ali benchmarking je metoda oziroma managersko orodje, s katerim proučujemo podjetja z najboljšo prakso, da bi tako izboljšali tudi svoje lastnosti (Kotler, 2000, str. 215). Zato lahko rečemo, da je benchmarking nepretrgan proces presojanja poslovnih učinkov in delovanja procesov podjetij, ki v praksi dosegajo dobre rezultate, z namenom izboljšanja poslovanja lastnega podjetja. Sam benchmarking ne daje nobenih rezultatov v lastnem podjetju, niti ne rešuje težav v podjetju, ampak omogoča neprestano učenje iz tujih, tako dobrih kot tudi slabih izkušenj. Podjetja, ki si zaslužijo pozornost preučevanja, lahko najdemo med konkurenco in tudi v drugih dejavnostih pri podobnih postopkih. Cilj benchmarkinga je jasen – poiskati najboljši postopek, ki pelje do dobrih in ustreznih rešitev, in ugotoviti, kako ga lahko uporabimo v lastnem podjetju. Osnovni merili na osnovi katerih ločimo več vrst benchmarkinga, sta (Krivec, 1997)

• kaj primerjamo z metodo benchmarkinga in • kje oziroma od koga pridobivamo informacije za primerjavo.

Tako poznamo (Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str. 86):

• interni (notranji) benchmarking, ko primerjamo proizvode, storitve ali poslovne funkcije znotraj podjetja.

• eksterni (zunanji) benchmarking, ko primerjamo svoje podjetje z zunanjimi partnerji, ki so lahko neposredni konkurenti (konkurenčni bencmarking) ali



niso neposredni konkurenti podjetju (nekonkurenčni benchmarking, ki se deli na funkcijski in splošni benchmarking).

Konkurenčni benchmarking je najtežje izvedljiv, saj od konkurentov ne moremo pričakovati velikega sodelovanja in s tem izmenjave znanj in izkušenj. Pričakovani rezultat konkurenčnega benchmarkinga je povečano zavedanje o svoji organizaciji in o kokurentih. Cilj te vrste primerjave je ugotoviti položaj lastnega podjetja v primerjavi z neposrednim konkurentom in pri tem, če je mogoče, prevzeti tiste prakse konkurentov, ki so najboljše. Pomanjkljivost te vrste primerjave pa so težave pri zbiranju podatkov, predvsem glede ažurnosti in zanesljivosti informacij (Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str. 86). Funkcijski benchmarking primerja podjetja, ki niso neposredni konkurenti, vendar delujejo v isti panogi. Nekatere poslovne funkcije in procesi so, kljub razlikam med panogami, enaki ali vsaj primerljivi med seboj (Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str.87). Splošni benchmarking je podoben funkcijskemu, le da presega meje panoge. Tu se primerjajo poslovni procesi, ki potekajo vzdolž različnih funkcij, z najboljšimi v podjetju. Cilj je odkriti najboljše med najboljšimi praksami oziroma se primerjati z najboljšimi na svetu. Glavne prednosti funkcijskega in splošnega benchmarkinga so visok potencial za odkritje inovativnih praks, dopusten neposreden prenos tehnologij, razvoj profesionalnih mrež, oblikovanje primernih podatkovnih baz, stimulativni rezultati ter mnoge druge. Težave se pojavljajo pri prenosu praks v različna okolja (Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str. 87).

Slika 8: Vrste primerjanja značilnosti, Vir: Kovačič in B. Vukšić, 2005, str. 85 2.5 UPRAVLJANJE SPREMEMB V času nenehnega spreminjanja okolja, informacijske tehnologije, miselnosti in vsega ostalega, kar se v civilizaciji dogaja, se morajo spreminjati tudi podjetja. S tem so dobro seznanjeni tudi managerji v podjetjih, zato morajo na te spremembe reagirati tako, da spreminjajo tudi lastna podjetja v smislu prilagajanja novostim



in spremembam zaradi doseganja svojih konkurenčnih prednosti in uspešnosti poslovanja. Na spreminjanje znotraj podjetja vplivajo (Kovačič, 2005, str. 65):

• zunanji sprožilci, ki so spremembe v tehnologijah, kot rezultat konkurence ali zakonodaje,

• notranji sprožilci, ki pa so spremembe v odgovornosti, ki morajo ustrezati novim organizacijskim strukturam.

Zaradi novosti in sprememb želi biti veliko podjetij pred konkurenco in ne le v korakih z njo, torej proaktivno. Vse to, torej nove tehnologije, uporaba interneta, elektronsko poslovanje in uporabnost vsega skupaj, sloni na uporabi človeških virov, ki so pravzaprav edino konkurenčno orožje podjetja. Pri upravljanju sprememb pa obstajajo stvari, ki se ne spreminjajo. Vežejo se na ljudi, ki omogočajo delovanje podjetja, torej na same zaposlene. Področja so (Evard in Giple, 2001):

• potreba po priznanju – zaposleni morajo vedeti, da je njihovo delo potrebno;

• potreba po spoštovanju – informacija mora priti do vsakega posameznika; • potreba po zaupanju – managerji morajo zaupati zaposlenim, da bodo

stvari prav naredili. Če obstaja zaupanje, zaposleni čutijo, da so enakopravni partnerji pri sodelovanju v procesu sprejemanja odločitev;

• otreba po produktivnosti – delo ostaja osnovna stvar v življenju odraslih ljudi;

• potreba po rasti – individualna rast posameznika mora biti jasno izražena in sprejeta.

Proces upravljanja sprememb (povzeto po H. Kovačič iz Kovačič in Bosilj Vukšić, 2001) Vsak proces upravljanja sprememb se prične s problemom, ki ga podjetje zazna in identificira. Problem nastane bodisi zaradi sprememb v okolju ali znotraj podjetja samega. Proces upravljanja sprememb delimo v dva podprocesa, in sicer sprejemanje odločitev in implementacija odločitev (Slika 9). Podjetje naleti na problem oziroma zazna potrebo po spremembi, zato mora sprejeti odločitev o spremembi. To odločitev je nujno potrebno implementirati, sicer spremenjeni pogoji pripeljejo do odločitve, ki največkrat ni najustreznejša. Dobro upravljanje zato zahteva sprejetje pravih odločitev in predvsem učinkovito implementacijo (Adizes, 1991, str. 78).



Slika 9: Uravljanje sprememb in podprocesa Vir: Adizes, 1991, str. 79 Upravljanje sprememb pomeni motivirati zaposlene, da vskočijo v nepoznano prihodnost, hkrati pa pridobivanje njihovega zaupanja v to, kar manager dela in kam jih vodi (Evard in Gripple, 2001, str. 141). Za upravljanje sprememb v organizacijah je potrebno, da se izvedeta oba glavna podprocesa, tj. sprejemanje odločitev in njihova implementacija. Pri tem pa se srečujemo z odporom že zaposlenih na nivoju managementa. Slabo upravljanje pri sprejetih odločitvah se lahko kaže v dveh smereh: sprejeta slaba odločitev je dobro implementirana ali sprejeta dobra odločitev, ki je slabo, ali pa sploh ne, implementirana. Zato je ta dva podprocesa potrebno razumeti kot nezdružljiva, zato Adizes predlaga, da dobro upravljanje sprememb sestavlja demokratičnost v sprejemanju odločitev in diktatorska implementacija (Adizes, 1991). Evard navaja pet razlogov, zakaj se zaposleni v podjetjih upirajo idejam managementa (Evard in Gripple, 2001, str. 145):

• občutek izgube nadzora, • občutek utapljanja v spremembah, • občutek, da je ideja slaba, • preveč predhodnih napak in • ščitenje svojega obstoja.

V procesu sprememb se pojavljata problema aktivna pomoč nadrejenih v organizaciji in odsotnost močnega vodstva. Skupine v organizaciji različno gledajo na spremembe, pobudniki naletijo hitro na odpor ožjih skupin in pomembno je, da ti nadrejeni znajo predstaviti spremembe in njihov pomen za podjetje ustrezno strokovno in pravilno. Nekaterih ni mogoče prepričati, da so spremembe dobre za vse, zato je najpomembneje prepričati kritično maso v organizaciji. Taktike preseganja odpora so (Gargiulo, 2001, str. 1005):

• komunikacija – dobra predstavitev idej,



• demonstracija – prikaz uporabnosti idej, • oblikovanje – pomoč pri prilagajanju posameznikov, • pogajanje – prilagoditi cilje na krajši rok, • kooptacija oziroma privzem idej – vključitev zmernih nasprotnikov, • posredni vpliv – uporaba tretje osebe za nevtralizacijo močnega nsprotnika

in • koalicija – akumulacija politične podpore.

Paradoks kulture in uspeha (Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str. 71―72) Organizacijska kultura predstavlja sistem vrednot, prepričanj, norm in določa obnašanje in odzivanje vseh zaposlenih. Tako se oblikuje pojavna oblika podjetja. Če se spremeni organizacijska kultura v podjetju, lahko organizacija uspešno implementira prenovo poslovanja. Kultura, ki ima temelje v enakosti zaposlenih, omogoča koordinacijo, sodelovanje in moč zaposlenih, kar ustvarja pozitivno klimo za uresničevanje korenitih sprememb. Enakost omogoča vsem sodelujočim, da pri preoblikovanju organizacijske kulture enakovredno sodelujejo, kar pomeni, da se prepletajo in proaktivno sodelujejo vsi elementi, kot je predstavljeno na Sliki 10.

vizija

mnenje zaposlenihkomunikacija

močno vodstvo

Slika 10: Dejavniki organizacijske kulture Vir: Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str. 71 Močno vodstvo mora pravilno in ustrezno predstaviti vizijo, cilje in strategijo podjetja. Uporaba internetne tehnologije (e-poslovanje) ustvarja potrebo po spremembah pri kreiranju vizije in poslanstva podjetja preko dosegljivih informacij, na osnovi katerih se razširjajo znanja in se prilagaja poslanstvo novim dejstvom. Tako se lahko prenašajo informacije, oziroma znanje, istočasno, ne glede na to, kje se lokacijski prejemniki informacij nahajajo. S tem se prepreči širjenje dezinformacij. Takšna komunikacija pa mora biti pozitivno naravnana, kar pomeni, da je potrebno zaposlene tudi poslušati, vabiti na sestanke ustrezne ljudi in kar je najpomembneje, za nove ideje je potrebno pridobiti neformalne vodje.



Najpomembnejši elementi organizacijske kulture so: • vizija in informacije so dostopni vsem v organizaciji, • odprta komunikacija, • močno vodstvo ter • upoštevanje mnenja zaposlenih pri sprejemanju odločitev.

Osem korakov do transformacije organizacije (Kotter, 1995, str. 317) V raziskavi je bilo proučevanih več kot sto podjetij, ki so se skušala preobraziti v boljše tekmece v množici vedno večje konkurence. Skoraj v vsakem primeru je bil cilj transformacije enak: narediti korenite spremembe v upravljanju podjetja, da bi se laže soočili z novim, bolj izzivalnim okoljem. Avtor Kotter je na podlagi proučevanih primerov prišel do osmih faz, ki jih mora organizacija uspešno preiti, če se želi spremeniti (Slika 11).

Slika 11: Osem korakov do transformacije podjetja Vir: Kotter, 1995, str. 318



Iz proučevanih primerov je ugotovil, da več kot polovica podjetij konča že v prvi fazi transformacije, ko je potrebno v organizaciji, na podlagi podrobnega pogleda trga in konkurence, predstaviti ugotovitve širšemu krogu ljudi. V prvi fazi je pomembna in potrebna dobra motivacija vseh zaposlenih in managerjev, pri čemer je potrebno doseči, da je tri četrtine vseh managerjev prepričanih, da obstoječe poslovanje ni več primerno. Vseskozi pa je potrebno za uspešno prenovo, da se vodilna skupina, ki prenovo zagovarja, veča in veča, hkrati pa ima ustvarjeno sliko prihodnosti, ki mora biti jasna in vključuje različne nosilce interesov. Te glavne cilje je potrebno preko različnih kanalov komunikacije prenašati na celotno organizacijo in zaposlene, s tem pa se tudi prenaša odgovornost na nižje ravni v organizaciji na način, da zaposleni ne čutijo odpora do razvijanja novih idej. Prava transformacija zahteva čas, in sicer morajo biti kmalu doseženi kratkoročni cilji, sicer začetna evforija začne ugašati. Aktivno se morajo iskati poti do postavljanja ciljev v letnih načrtih dela in tak način ohranja občutek potrebe po spremembah. Vsako leto je potrebno zaporedno izvajati korake, da se transformacija podjetja doseže. Vse spremembe se morajo globoko učvrstiti v podjetju in kulturi podjetja, prav tako pa mora vodstvo poskrbeti, da jasno pokaže zaposlenim, kako so novi pristopi, vedenje in odnosi izboljšali poslovanje, pri tem pa so zelo pomembni kanali komunikacije in njihova uporaba. Kotter ugotavlja, da mora podjetje skozi vse faze, ki so prikazane v Sliki 11 in te zahtevajo precej časa. Vsako preskakovanje faz lahko kadarkoli usodno vpliva na doseganje želenih rezultatov. Korenita prenova poslovanja (Davenport, 1993, str. 17) Davenport zagovarja radikalne spremembe in pravi, da je to edini način doseganja potrebnih izboljšav oziroma prenove poslovanja današnjega časa, ko se je potrebno prilagajati globalnim trgom. Pravi tudi, da v obdobju intenzivne konkurence kvalitetne spodbude in nenehne, postopne izboljšave procesov, čeprav zelo nujne, ne bodo več zadostne. Eden bistvenih elementov prenove poslovanja je upravljanje sprememb, ki zajema različna področja izvajanja sprememb. Ta so organizacijska struktura, management, znanja in veščine, skupne vrednote in želje ter motivacija in nagrajevanje. Na učinkovito upravljanje sprememb vplivajo negativno naslednji dejavniki:

• nezadostno informiranje o ciljih sprememb, • nepovezanost managementa in zaposlenih ter • ločevanje izvajalcev procesa načrtovanja sprememb (odločitve nekaterih)

in procesa implementacije (vključevanje vseh zaposlenih). Proces upravljanja sprememb se torej deli na dva podprocesa, to sta sprejemnaje odločitev in implementacija teh odločitev. Pristopi v upravljanju sprememb se razlikujejo v ameriških in evropskih podjetjih, kar je pogojeno s kulturo, ki je v



podjetjih razvita. Iz ameriške prakse je razvidno, da je za doseganje radikalnih organizacijskih sprememb nujna orientacija od zgoraj navzdol. V evropski poslovni kulturi vsak projekt spreminjanja zahteva podporo skoraj vseh zaposlenih v podjetju. Drugače pa je pri implementaciji. Pri ameriškem modelu ni zadostne podpore zaposlenih, zato je implementacija šibka, zaposleni se namreč ne znajo identificirati s projektnimi cilji. Evropski model vodi v učinkovitejšo implementacijo, kajti vsaka odločitev, ki je sprejeta na široki osnovi, doseže podporo širokega kroga ljudi, saj v teh projektih gre za medsebojno zaupanje. Na osnovi takšne povezane kulture in komunikacijsko organizirane klima lahko poteka obstojna in zanesljiva transformacija.



3 PRENOVA V ELEKTRONSKO POSLOVANJE Kot je že omenjeno v prejšnjih poglavjih, se dnevno srečujemo z vedno večjim razvojem informacijske in omrežne tehnologije, ki je na voljo in odprta za vsa podjetja in ustanove, zato se uvajajo različni povezovalni koncepti in povezovalni mehanizmi znotraj podjetij in seveda tudi med podjetji. Seveda je pri tem potrebno upoštevati, da se takšni premiki ne morejo delati brez prenove poslovnih procesov, upravljanja različnih oskrbovalnih verig, upravljanja z znanjem in s spremembami, kar je opisano v prejšnjem poglavju. Podjetja, ki so pripravljena izvesti procesno usmerjeno poslovno transformacijo, bodo zagotovo v tej novi infrastrukturi lahko uspešna in bodo konkurirala vsem poslovnim partnerjem. Pomembno je, da podjetja ugotovijo, da s tem dajejo sebi priložnost za obstanek in delovanje. Svoje priložnosti pa lahko udejanjijo tako, da (Al-Mashari, 2001, str 178):

• opredelijo celovit poslovni model, ki pokriva vsa poslovna področja in pri tem ohranijo poslovanje, ki bo prilagodljivo novim izzivom in inovacijam;

• zniževanje stroškov nakupapostavijo primerne in učinkovite strategije in mehanizme upravljanja s spremembami;

• sprotno rešujejo probleme vezane na prilagajanje tehnoloških standardov in izvajanje delovnih procesov (postopkov);

• razvijajo pregledno in razumljivo spremljanje poslovnih učinkov; • opredelijo omejitve in področja razvoja poslovnega omrežja na intra, inter

in globalnem nivoju izvajanja poslovnih procesov; • zgradijo ustrezen sistem upravljanja z znanjem in mehanizme za stalno

izboljševnaje skupnega poslovnega znanja podjetja; • opredelijo strategijo in metode analiziranja, merjenja in upravljanja s

tveganjem. Internet daje podjetjem možnost dinamičnega in globalnega povezovanja s poslovnimi partnerji, omogoča oblikovanje novih vrednostnih verig.S tem daje možnosti za uspešno preživetje v boju s konkurenco. Podjetjem, ki dominirajo na tem področju, je uspelo povezati možnosti, ki jih ponujajo nove tehnologije, s poslovno vizijo in to uporabiti pri hitrem reagiranju na zahteve kupcev in strank (Kucharik T., 2000). Elektronsko poslovanje ne glede na obliko povezovanja s poslovnimi partnerji prinaša podjetjem, udeležencem takšnega poslovanja, stalne neposredne koristi v različnih oblikah (Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str. 135).

a) Zniževanje stroškov nakupa – izkušnje kažejo, da neposredno elektronsko povezovanje organizacijam v procesu nakupa znižuje stroške predvsem na področju izvajanja procesa ter izdelave in pošiljanja dokumentov. Postopki se avtomatizirajo in tako imajo zaposleni več časa za pogajanja o boljših nakupnih pogojih in za ustvarjanje boljših odnosov z dobavitelji. Ocena je, da so organizacije s takšno tradicionalno elektronsko izmenjavo prihranile že 5–15 %, z nadaljnjim razvojem pa celo dodatni 10-odstotni prihranek.



b) Zniževanje obsega zalog – dobro povezane organizacije lahko ob načrtovanju lastnega proizvodnega procesa neposredno vplivajo na proizvodni proces svojih ključnih dobaviteljev. S tem si ob pravem času in na pravem mestu zagotavljajo optimalne količine vhodnih elementov in posledično znižujejo ali celo odpravljajo lastne zaloge in stroške skladiščenja.

c) Skrajševanje poslovnega cikla – elektronsko poslovanje pri povezovanju s

pomembnimi dobavitelji in kupci omogoča bistveno hitrejše pošiljanje in sprejemanje naročil, računov, prometnih in drugih dokumentov.

d) Razvijanja učinkovitejše in uspešnejše pomoči in povezovanja s svojimi

kupci in uporabniki – organizacija preko interneta ponudi svojim odjemalcem, to je kupcem izdelkov ali uporabnikom storitev, podroben opis svoje ponudbe in neposreden vpogled v status, lahko močno razbremeni svoje službe in dvigne zaupanje in zadovoljstvo odjemalcev. Podjetja z uporabo interneta lahko zagotavljajo neposreden dostop in posredovanje dopolnitev podatkov,s čimer poskrbijo za odpravo najrazličnejših napak, ki bi se lahko zgodile z uporabo telefonov, po pošti ali neposredno s fizičnimi stiki; s tem se na leto prihranijo visoki zneski, ki jih lahko podjetja uporabijo za svoj razvoj in širitev.

e) Zniževanja stroškov prodaje in trženja ter ustvarjanja novih tržnih

priložnosti – uporaba interneta odpravlja problem fizičnih kapacitet, ki izhajajo iz števila prodajalcev, in s tem ne povzroča skoraj nobenih dodatnih stroškov. Internet omogoča neposredno naročanje preko spleta (izdelki in storitve), zato se zaposleni v prodaji lahko neposredneje posvečajo prodajnim aktivnostim, ki ustvarjajo in ohranjajo zadovoljstvo kupca. Tradicionalna prenova ali reinženiring poslovnih procesov, ki je usmerjen le v obravnavno in informatizacijo notranjih procesov organizacije, postaja omejujoč dejavnik razvoja e-podjetja. Prenova poslovanja mora v današnjem času reševati probleme opredeljevanja in vzpostavljanja skupnih poslovnih procesov verige posameznikov in organizacij in koordinacijo pri sodelovanju s poslovnimi partnerji v tej verigi. Strategije prenove e-poslovanja se osredotočajo na procese med poslovnimi partnerji in informatizacijo, oziroma razvoj programskih rešitev, ki omogočajo izvajanje teh procesov.

Celovita prenova poslovanja se ne sme obravnavati kot avtomatizacija in informatizacija obstoječih poslovnih procesov. Tukaj gre za celovito obravnavanje in spreminjanje ter prilagajanje vseh medsebojno odvisnih dejavnikov prenove poslovanja v e-poslovanje (Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str. 138):

• strateški (poslovna stategija in organiziranost), • procesni (poslovni procesi), • kadrovski (kadri in njihova znanja) ter • tehnološki (informatika in telekomunikacije).



Podjetja se različno odzivajo na pretnje globalizacije in nove priložnosti poslovne prenove. Večina se jih vse bolj zaveda, kakšne so prednosti in priložnosti globalizacije, zato se jih veliko odloča za prenovo poslovanja v e-poslovanje. Kljub temu pa se najdejo takšna, ki ne čutijo potrebe po spremembah, ali je v podjetjih premalo odločnosti za korenite spremembe, ki bi odpravile pomanjkljivosti v obstoječem izvajanju in bi tako izboljšale uspešnost poslovanja. Pri sprejemanju odločitev o spremembah poslovanja pa vsekakor ne smejo pozabiti na dejavnike prenove, ki so medsebojno odvisni in se prepletajo med seboj, (Slika 12).

Slika 12: Dejavniki prenove poslovanja v e-poslovanje

Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str. 138 Če se ozremo v prihodnost, je opaziti, da prehod podjetij na e-poslovanje izpostavlja potrebo po skladnem in sočasnem ter povezanem obravnavanju poslovnih procesov, in iskanju možnosti, ki jih nudi informacijska tehnologija pri prenovi poslovanja. Tako je opaziti, da informacijska tehnologija postane ključni element e-poslovanja. Podjetja namenijo večji delež prihodkov za investiranje v nove oblike informatizacije poslovanja.



Slika 13: Prehod podjetij na e-poslovanje Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str. 139 Tradicionalna prenova poslovnih procesov in usmeritev podjetij v koncept v ERP programske rešitve sta usmerjena v obravnavo in informatizacijo notranjih procesov poslovanja, kar je omejujoč dejavnik za razvoj e-podjetja. Strategije prenove e-poslovanja se tako osredotočajo na procese med poslovnimi partnerji ter informatizacijo in razvoj programskih rešitev, ki omogočajo izvajanje teh procesov. Prehajanje podjetja v e-podjetje poteka postopno in v več fazah oziroma ravneh (po Kovačič in Bosilj Vukšič, 2005, str. 140).

• Prva faza pravzaprav ni e-poslovanje, temveč navadno poslovanje, kjer podjetje objavlja različne informacije in omogoča dostop do podatkov

• Povezava – značilen predstavnik je elektronska pošta, kar še ni neposredno povezovanje podjetij, temveč je zamenjava klasičnih medijev, kot so pošta, telefaks, z elektronskimi.

• Transakcijski nivo – poslovne transakcije med podjetji se izmenjujejo elektronsko, kar že v neki meri zahteva delno prenovo poslovnih procesov podjetij.

• Integracija – je bistveno težje izvedljiva raven, kjer se standardi polno uveljavljajo, s tem so mišljeni protokoli, strukture podatkov, enotni šifranti … Vse to pa zahteva celovito prenovo poslovnih procesov v podjetju.

• Pretvorba – ta faza zahteva od podjetja takšno prilagodljivost, ki mu omogoča dinamično vključevanje v različne oblike sodelovanja oziroma omrežna navidezna podjetja.

Podjetja že v prvih fazah prehoda v e-poslovanje pričakujejo veliko, zato se le-to stopnjuje in je prehod v višjo fazo elektronskega poslovanja izziv, kljub temu pa jih veliko ostaja na ravni pokrivanja začetnih faz povezovanja. Dodana vrednost prehoda je bistveno višja od vložka, pa vseeno podjetja težko preidejo v fazo integracije. Čeprav se ta rešitev zdi najbolj optimalna, je strah še vedno prisoten. Kaže se v zaposlenih in tudi pri managementu.



4 POSLOVNI INFORMACIJSKI SISTEM Na področju informacijskih sistemov: njihovega načrtovanja, razvoja, prodaje, uvedb in obvladovanja obstaja veliko število izrazov, ki zahtevajo poznavanje specifičnega področja. Običajno razumevanje terminov vedno ni dovolj, ampak je potrebno poznati tudi funkcionalnost teh terminov, njihov namen, usmeritev, uporabnost, medsebojne relacije in nekatere posebne pristope pri njihovem obvladovanju. Področje EDMS-a sodi v okvir informacijskih sistemov med poslovne informacijske sisteme, izraz poslovni pa pomeni temeljno lastnost okolja, v katerem sistem obstaja. Poslovni informacijski sistem vsebuje strojno in programsko opremo, podatke, ljudi, procese in metode, kot je prikazano na sliki 14. Informacijska tehnologija pomeni le strojno in programsko opremo in je del informacijskega sistema, ki ima nalogo procesiranja podatkov v informacije z uporabo IT, poslovnih procesov in ljudi (Motiwalla, Thompson, 2009, str. 27).

Slika 14: Poslovnio informacijski sistem Poslovno informacijski sistem sestavlja več poslovnemu okolju prilagodljivih programskih orodij, ki so običajno že razviti in pripravljeni za uporabo. Poslovnim procesom zagotavljajo integriran niz storitev in vire informacij, ki jih podjetje v poslovanju potrebuje. Na voljo je vedno več različnih modulov, temeljni med njimi pa se prilagajajo dejavnosti podjetja in ti moduli sovpadajo pripadajočim



poslovnim funkcijam, kot so kadrovska funkcija, funkcija ustvarjanja poslovnih učinkov s sistemom za obvladovanje znanja, nabavna funkcija, prodajna funkcija in finančna funkcija. Tehnološko hrbtenico poslovanja podjetja predstavlja ERP, ki zagotavlja podporo temeljnim poslovnim funkcijam podjetja. Poslovnim procesom omogoča skupno uporabo virov informacij in baze podatkov. Včasih samostojne funkcije in ločene med seboj ta ERP sedaj integrira in omogoča skupno uporabo in upravljanje pomembnih informacij poslovnega sistema z namenom povečanja produktivnost, učinkovitosti, kar naj bi vodilo do večjih konkurenčnih prednosti. Ponavadi ima ERP sistem veliko komponent, vključno s strojno in programsko opremo, in da bi dosegli večjo integracijo, večinoma ERP sistemi uporabljajo enotno bazo za shranjevanje podatkov za različne funkcionalnosti, ki jih podjetje potrebuje. V preteklosti so se ERP sistemi uporabljali le v večjih industrijskih podjetjih. Z leti se je poslovanje in uporaba ERP sistemov spremenila. Danes ERP sisteme uporabljajo v skoraj vsaki vrsti organizacije―veliki ali majhni. Današnji ERP sistemi lahko pokrivajo široko paleto funkcij, ki so povezani v enotno bazo podatkov. Aplikacijski moduli, kot so kadrovska evidenca, oskrbovalna veriga, CRM, finance, proizvodnja, nabava, prodaja, servis ter modul za upravljanje skladišč so bili nekoč samostojne programske aplikacije, običajno nameščene z lastno bazo podatkov in brez omrežja, danes pa lahko vse funkcionalnosti umestimo v en sistem―sistem ERP.(http://www.akson.si/ERP.aspx, 15. 1. 2016) Znan je tudi SAP ERP, ki je poslovni informacijski sistem družbe SAP AG, ki podjetjem omogoča natančen in celovit pregled poslovanja. SAP ponuja obsežen nabor rešitev, ki dajejo dodatno moč vsaki poslovni operaciji. Tako podjetja pridobijo vidljivost, učinkovitost in najpomembnejše – zmožnost preoblikovanja poslovanja v takega s konkurenčno prednostjo. Skrb za nove priložnosti je ključna – predvsem pa sposobnost odzivanja na poslovno realnost, ki se spreminja vse hitreje. Ne gre izpustiti funkcionalnosti za optimizacijo operacij podjetja in procesov ter potrebnih virov, da se sistem razširi na celotno verigo. (http://www.akson.si/ERP.aspx, 15. 1. 2016) Poslovni informacijski sistem omogoča naslednje izvajanje nalog.

• Enkraten zajem podatkov – vsak poslovni dogodek se vnaša enkrat, pri čemer se ob vnosu opredeli atribute glede na zakonodajo, časovno razmejevanje ter opredelitev.

• Vsi ključni šifranti so urejeni s skladu z veljavnimi predpisi in jih je možno kadarkoli osvežiti in uporabiti (konti načrt, partnerji, tečajnice, zamudne obresti, nadomestila stroškov po uredbi …).

• Na vseh nivojih podpira brezpapirno pisarno. • Enostavno je iskanje podatkov – z najvišjega nivoja lahko hitro pridemo do

izvornega dokumenta in njegove slike. • Avtomatski prenos mesečnih in letnih poročil direktno iz programa na FURS

in AJPES. • Nastavljivi vnosni meniji in filtri po meri uporabnika. • Aplikacijo se lahko hitro lokalizira za potrebe druge zakonodaje.



• Vsi šifranti in podatkovne tabele se lahko izvozijo in uvozijo v Excel, pdf, XML.

• Zagotavlja hiter in nazoren pregled poslovanja. V srednjih šolah se ne srečujemo s proizvodnjo, temveč je to pomembna storitvena dejavnost, ki se ukvarja z izobraževanjem udeležencev, zato bi lahko rekli, da je poslovno informacijski sitem v teh organizacijah drugačen, ima svoje specifike, ki jih ne gre zanemariti, saj primerno delovanje ustvarjenega poslovno―informacijskega sistema vpliva na lažje delo zaposlenih, na učinkovitejše izvajanje izobraževanja in posvečanje primarni funkciji. K zgoraj navedenim funkcijam je potrebno dodati še vodenje evidenc, šifrantov in podatkov o:

• udeležencih izobraževanja, • programih in Predmetih v izobraževanju, • spremljanju pedagoškega dela ter • zagotavljanju zakonsko predpisanega arhiviranja, prenosih podatkov (uvoz

in izvoz) na ustrezne institute, kot so Center za socialno delo, Centralna evidenca (CEUVIZ), KPIS, …

Tako se v šolstvu pojavljajo malce drugačni moduli, ki sestavljajo poslovno informacijski sistem, združeni v celoto pa vsekakor potrebujejo elektronski dokumentni sistem, ki je nujno potreben modul za kakovostno izvajanje poslovanja srednjih šol.



5 SISTEMI ZA UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIH DOKUMENTOV

Obstaja več definicij, ki opredeljujejo dokumentacijski sistem. Pomembnejše od definicije je poznavanje gradnikov dokumentacijskega sistema. Gradniki dokumentacijskega sistema so:

1. dokumenti v vseh oblikah (na papirju, različnih elektronskih medijih, mikrofilmu, magnetnih trakovih …),

2. ljudje in organizacijska kultura (uporabniki dokumentacijskega sistema), 3. tehnologija (strojna in programska oprema za zajem, shranjevanje in

uporabo dokumentov …), 4. zakonodaja (zakonske zahteve in omejitve glede načina hrambe

dokumentov v elektronski obliki, možnosti za pretvorbo dokumentov v elektronsko obliko in predpisani minimalni roki hrambe),

5. organizacija dela (obvladovanje posameznih poslovnih procesov).

Slika 15: Grafična ponazoritev gradnikov dokumentacijskega sistema

Vir: Meta Rot, Microcop, 2013 V preteklosti smo dokumentacijske sisteme delili na dve skupini: 1. Arhivski dokumentacijski sistemi. Njihov osnovni namen in funkcije so bili omejeni na upravljanje nespremenljivih zapisov (Kovačič, 2007, str. 49):

• slikovno upodabljanje – optično branje dokumentov, • označevanje dokumentov z metapodatki, ki opisujejo vsebino

dokumenta ali skupine dokumentov za potrebe kasnejšega iskanja, • odlaganje dokumentov v elektronski arhivski sistem,



• iskanje, pregledovanje, distribucija elektronsko arhiviranih dokumentov.

2. Sistemi za upravljanje elektronskih dokumentov (angleško Electronic Document Management Systems ali EDMS). Njihov namen je upravljanje »živih« dokumentov, zato je funkcionalnost elektronskih arhivskih sistemov razširjena na (Shin Yuan et all. 2008):

• izvajanje funkcij ustvarjanja dokumentov, • urejanja dokumentov, • popravljanja dokumentov, • verzioniranja dokumentov, • posredovanja dokumentov, • sledenja dokumentov in • upravljanja poteka dela.

Ločnica med sistemoma je sčasoma izginila, zato govorimo le še o celovitih dokumentacijskih sistemih, ki so postali del poslovnega ekosistema z neposrednim vključevanjem ali prepletanjem funkcij drugih delov poslovne infrastrukture. Sodobni sistemi za upravljanje z dokumenti morajo obvladovati širok nabor funkcij in vsebovati vse standardizirane elemente za integracijo z obstoječimi platformami in aplikacijami, ki upravljajo posamezne poslovne procese. Seveda se potrebe celo med organizacijami, ki delujejo v isti industriji, razlikujejo, kar pomeni, da mora izbira tehnologije in rešitev zadovoljevati dejanske potrebe in zahteve poslovnih procesov. Upravljanje dokumentov ni zgolj izbira sistema domačega ali tujega ponudnika in nakup tehnologije, ampak gre vedno tudi za kombinacijo rešitev, ki čim bolje zadovoljijo poslovne zahteve. Poseben izziv je torej povezovanje različnih elementov, gradnikov dokumentacijskega sistema v enovit sistem. Namen uvajanja takšnih sistemov je poenostaviti in izboljšati poslovne procese, tako da zagotovimo hiter dostop do informacij, ki so shranjene v različnih virih, največ ravno v obliki dokumentov. Različne svetovalne in raziskovalne organizacije po svetu se ukvarjajo z zbiranjem in analizo podatkov s področij upravljanja dokumentov in virov znanja (Rot, 2004, str. 4).



Slika 16: Shrambe znanja Vir: Microcop, 2013

Glavnina podatkov in informacij, ki se uporabljajo za znanje in poslovno odločanje v podjetjih, je shranjena v dokumentih v različnih pojavnih oblikah. Zato so prav sistemi za učinkovito obvladovanje dokumentov in upravljanje vsebin bistvenega pomena v poslovanju. Ob uvajanju sistemov za upravljanje z dokumenti je velikokrat treba poseči tudi v uveljavljene načine dela. Posledice so lahko vidne v organizacijskih spremembah, udejanjanje teh sprememb v podjetjih pa je nemalokrat težko obvladljiva ovira. Danes je EDMS (Electronic Document Management System) elektronski sistem za upravljanje z dokumenti informacijski sistem, katerega naloga je, da upravlja z dokumenti v elektronski obliki ter jih nadzira skozi njihov celoten življenjski cikel od nastanka do arhiviranja. EDMS omogoča nastajanje dokumentov, ravnanje z njimi, distribucijo, pregledovanje, spremljanje verzij oziroma različic, pretok (workflow), varovanje in shranjevanje dokumentov (Jereb, 2005, str. 53). V takem sistemu je znanje veliko več vredno. Yao v svojem članku opisuje, da ko se ukvarjamo s tradicionalnimi papirnimi listinami, naj bo velik izziv ustvariti elektronske dokumente, saj se bi le tako izognili zamudam doseganja podatkov v smeri, kjer se potrebujejo (Yao, 2003, str. 359). Slika 17 prikazuje življenjski cikel podatka in informacij, ki se pravzaprav ne konča, ampak se povezuje v ponavljajoč cikel preko vseh stopenj od planiranja, zbiranja, organizacije, uporabe, zaščite, razporeditve in evalvacije, kar je zadnja stopnja in hkrati osnova za novo planiranje. Taka gradnja znanja je značilna in se upošteva v EDMS.



Slika 17: Življenjski cikel informacije Vir: Akashah et all., 2011, str. 56 Pri tem bi morda pojasnili še bistveno razliko med dokumentom in zapisom. Dokument je zapisana informacija ali objekt, ki ga lahko obravnavamo kot neko samostojno enoto in vsebuje kombinacijo podatkov, teksta, avdio in video vsebine, grafične vsebine ali katere druge oblike informacije. Dokument je vsebinska enota, ki ni shranjena na ravni zapisa, torej dokument lahko spreminjamo. Zapis pa je informacija, ki dokazuje izvajanje poslovnih procesov in takih zapisov ni možno spreminjati, zapisi torej dokazujejo nastajanje dokumentov, zapisi sledijo dokumentu, kaj se z njim dogaja in kje ima svojo hrambo. Tako EDMS zagotavlja podporo obvladovanja celotnega življenjskega cikla dokumentov, vse od nastanka, spreminjanje in do hrambe dokumenta. Tako nam sistem omogoča, da so vidni podatki o aktivnostih na dokumentih, metapodatki dokumenta, katerih vsebino določijo uporabniki bodisi poljubno s prostim vnosom al z izbiranjem opcij, ali pa se vsebina polni samodejno na osnovi pravil, ki so vnaprej pripravljena. Temeljne funkcionalnosti EDMS-a so (Powers, 2011):

• zajem: EDMS omogoča zajem dokumentov iz različnih virov. Sem sodi strojna in programska oprema za digitalizacijo, tehnologije za optično in inteligentno prepoznavanje znakov in tehnologija obdelovanja obrazcev:

o pretvorba oziroma digitalizacija s pomočjo skenirnih naprav, o zajem pisarniških dokumentov, o zajem dokumentov, ki so kreirani v drugih podsistemih poslovno

informacijskega sistema; • indeksacija in zajem metapodatkov: EDMS omogoča vnos oziroma dodelitev

metapodatkov dokumentom ročno in samodejno. Prav tako je mogoč vnos celotne tekstovne vsebine dokumenta bodisi v bazo celotnega besedila z



relacijo na konkretni dokument bodisi v določen, temu namenjen, metapodatek;

• iskanje, poizvedovanje in dostop do dokumentov; • hramba dokumentov, zmožnost shranjevnaja digitalnih posnetkov

dokumentov v repozitorij tako kot kateri koli drugi tip vsebine in zmožnost usmeritve le-teh skozi poslovni proces;

• zagotavljanje podpore za sodelovanje uporabnikov pri oblikovanju vsebine dokumenta, njegovemu potrjevanju, objavi in seznanjanju;

• obvladovanje verzij; • obvladovanje omejevanja pravic dostopa do dokumentov in pravic dostopa

do operacij, ki jih lahko uporabnik na dokumentih izvršuje; • zagotavljanje revizijske sledi; • zagotavljanje podpore za dokumente, sestavljene iz različnih virov vsebin; • obvladovanje aktivnih dinamičnih povezav med dokumenti; • urejanje dokumenta v centralnem repozitoriju preko uporabniškega

vmesnika ali lokalno na uporabniški delovni postaji in kasnejši sinhronizaciji z vsebino v repozitoriju;

• replikacija dokumentov; • zagotavljanje podpore delovnemu toku dokumentov.

Omenjene funkcionalnosti EDMS-a zagotavljajo podporo za delo z dokumenti v okviru poslovnih procesov, vendar to še ne pomeni optimalizacije umeščenosti v poslovni informacijski sistem (v nadaljevanju PIS). To je možno z integracijo EDMS-a z ostalimi podsistemi na ravni skupne smiselne uporabe baz podatkov in omogočanja dostopa do nekaterih zgoraj navedenih funkcionalnosti podsistemov PIS-a. Tako je EDMS vse bolj integriran v druge aplikacije in bo izginjala smiselnost njegovega obstoja kot samostojnega orodja. Uvedba EMS-a mnogokrat vodi v preoblikovanje poslovnih procesov. Učinkovitost poslovnih procesov se občutno poveča, kar omogoča integracijo podsistemov PIS-a v okolje, ki vključuje storitve, kot so obvladovanje dokumentov, dostop do skupnih virov informacij in podpora poslovnim procesom. (Bayer, 2004). Informacijska podpora poslovnim procesom v PIS-u, v katerega se umešča EDMS, praviloma obstaja. To so temeljni poslovni procesi vitalnega pomena za poslovno okolje. Veliko rešitev EDMS danes zagotavlja celostno podporo poslovnim procesom, optimalna rešitev ni v zamenjavi obstoječih rešitev, ampak integracija EDMS z obstoječimi rešitvami. Drugače povedano, omogočiti je potrebno dostop do storitev EDMS obstoječim aplikacijam za zagotovitev podpore poslovnim procesom, kjer je to omogočeno oziroma kjer je to funkcionalno in stroškovno sprejemljivo. V drugem primeru se podjetje ob uvedbi EDMS lahko odloči za pristop, ki bo usmerjen v zagotavljanje podpore poslovnim procesom, ki temelji v okolju EDMS, saj sodobna orodja EDMS vsebujejo popolna nabor funkcij, ki so potrebne za obvladovanje poslovnih procesov.



Slika 18: Razmerje uporabnikov, poslovnih procesov in dokumentov Vir: lasten Orodja EDMS zagotavljajo podporo poslovnim procesom in so s tem podpora delovnemu toku dokumentov (Workflow), kar pomeni usmerjanje dokumentov, možnosti dodeljevanja delovnih nalog in zadolžitev, določanje poljubnih statusov pri aktivnosti, kjer se dokument nahaja, beleženje revizijske sledi in možnosti usmerjanje dokumentov, tako vzporedno kot zaporedno. S tem EDMS omogoča določeno stopnjo avtomatizma pri dostopu do relevantnih informacij glede na poslovni proces.



6 SISTEM DELOVANJA SREDNJIH ŠOL SLOVENIJE Srednje šole so izobraževalni javni zavodi, ki so ustanovljene in delujejo v okviru Ministrstva za izobraževanje, znanost in šport (v nadaljevanju MIZS) in v skladu z Zakonom o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja ter drugimi pravilniki znotraj posameznih izobraževalnih programov. Srednje šole izvajajo javno veljavne izobraževalne programe poklicnega in srednjega izobraževanja, po uspešnem zaključku programa vsak udeleženec pridobi javno veljavno izobrazbo. Izobraževalni programi (Povzeto po ZOFVI1, 2007) Izobraževalni program ima splošni in posebni del. Splošni del vsebuje:

• ime programa, • cilje vzgoje in izobraževanja, • trajanje izobraževanja, • obvezne načine preverjanja in ocenjevanja znanja, • pogoje za vključitev, • pogoje za napredovanje in dokončanje izobraževanja.

Splošni del programa poklicnega in strokovnega izobraževanja vsebuje še naziv poklicne oziroma strokovne izobrazbe, ki se pridobi po uspešno končanem izobraževanju. Posebni del vsebuje:

• predmetnik, • učne načrte, predmetne kataloge znanj in izpitne kataloge, v katerih se

navedejo vsebina predmetov oziroma predmetnih področij in izbirnih vsebin, standardi znanj oziroma cilji pouka in znanja, ki se preverjajo ob koncu obdobij v nekaterih razredih v osnovni šoli (nacionalni preizkusi znanja) ter pri maturi oziroma zaključnem izpitu,

• znanja, ki jih morajo imeti izvajalci posameznega predmeta. Posebni del programa poklicnega in strokovnega izobraževanja vsebuje še:

• obseg in vsebino izobraževanja v nižjem in srednjem poklicnem izobraževanju, ki se izvaja pri delodajalcu in

• organizacijo izvajanja izobraževalnega programa (celoletna, periodična). Posebni del prilagojenih izobraževalnih programov za otroke in mladostnike s posebnimi potrebami vsebuje še:

• dejavnosti, ki so potrebne za doseganje optimalnega razvoja posameznega otroka oziroma mladostnika in

• navodila za izvajanje. Sicer pa je delo v srednjih šolah razdeljeno na dva procesa:

• pedagoški in • administrativni.

1 Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja, 12. člen



6.1 PEDAGOŠKI PROCES Osnovna dejavnost izobraževalne ustanove je vzgoja in izobraževanje, zato je tudi osnovni proces pedagoški proces. To so pedagoške ure pridobivanja učnih vsebin, izvajanje obveznih izbirnih vsebin oziroma interesnih dejavnosti. Pedagoški proces se izvaja z obveznostmi:

• učiteljev, ki morajo po vnaprej določenih predmetnikih, urnikih in učnih načrtih podati učno vsebino in utrditi znanje ter

• dijakov, da obiskujejo pouk in pridobijo potrebne pogoje za izpolnitev obveznosti predmetov v posameznem šolskem letu.

Za vsako šolsko leto se določijo tedni pouka za vsak izobraževalni program, šolski koledar določa začetek pouka, konec pouka, proste dneve iz naslova počitnic in proste dneve iz naslova državnih praznikov. Čas začetka pouka, odmore in konec delovnega dne pa določa vsaka srednja šola sama glede na razmere v okolju in glede na vpisane dijake. Dokumentacijo, ki se vodi pri izvajanju pedagoškega procesa, jo v glavnini sestavljajo:

• dnevnik pedagoškega dela, ki se vodi za vsak posamezen oddelek na šoli in se vanj vpisujejo izvedene učne ure pouka, evidenca opravljenih obveznih izbirnih vsebin, statistika pouka in pridobljenih ocen v oddelku.

• redovalnica, kamor se vnašajo pridobljene ocene dijakov oddelka. • osebni listi dijakov. • zapisniki sestankov aktivov2, konferenc (sestanek učiteljskega zbora) in

ostalega usklajevanja pedagoškega dela. • poročila o delu oddelka oziroma razredne skupnosti. • poročila o izvajanju ur strokovne pomoči dijakom s posebnimi potrebami. • urnik dela dijakov in učiteljev. • poročila o izvajanju obveznih izbirnih vsebin in krožkov. • zapisniki sestankov s starši • …

Pri pedagoškem procesu je pomembno vodenje evidenc vseh aktivnosti v zvezi z delom z dijaki in evidence dela učiteljev. 6.2 ADMINISTRATIVNI PROCES Administracija je podporna služba osnovne dejavnosti. Ta proces se izvaja sočasno s pedagoškim procesom, ki ima široko dejavnost in vodi ter podpira osnovno in glavno dejavnost izobraževanje. V administrativni proces spadajo naslednja delovna mesta z aktivnostmi:

• Ravnatelj: - vodenje šole, - organizacija dela vseh zaposlenih, - skrb za ustrezno delovanje šole,

2 Aktiv učiteljev – sestava učiteljev nekega predmeta ali skupine predmetov, ki sprejemajo načrte dela za pridobivanje vsebin, načine ocenjevanja, izvajanje pouka, metode dela, itd.



- nabava materiala, - reklamiranje šole in - skrb za sodelovanje z okoljem …

• Tajnica: - dzivanje na prihajajoče telefonske klice, - prejemanje in razporejanje navadne in elektronske pošte ter

zbiranje navadnih poštnih pošiljk za oddajo, - pregled prejetih računov in vnos v dokumentacijo, - izdaja potnih nalogov, - beleženje dopustov in odsotnosti z dela zaradi bolezni, - administrativno delo za ravnatelja (zapisniki, vabila, oblikovanje

pošte, …), - oblikovanje in vodenje evidence zaposlenih in njihovih osebnih

map, - arhiviranje dokumentacije, izdelane in vodene v tajništvu šole …

• Računovodstvo: - knjigovodenje in račnovodenje prejetih računov, izdanih računov, - izračun in obdelava osebnih dohodkov zaposlenih, - izdajanje položnic dijakom za opravljene storitve v sklopu izvajanja

osebnih izbirnih vsebin in izposoja učbenikov iz učbeniškega sklada, - izdelava letnih in medletnih bilanc stanja in uspeha, - izdelava poslovnih poročil o delu računovodstva.

• Vzdrževalec opreme in učne tehnologije: - vzdrževanje in manjša popravila na šoli - skrb za delovanje gretja in hlajenja na šoli - …

• Dodatno delo enega od učiteljev: - organizacija in vodenje obveznih izbirnih vsebin, - organizacija, prijave, odjave in delo z malico dijakov.

PEDAGOŠKI PROCES:

- Dijaki- Profesorji

- Starši- Ravnatelj

Procesa v srednjih šolah in sodelujo či

ADMINISTRATIVNI PROCES

- Ravnatelj- Tajnica

- Računovodkinja- Organizator OIV in malice

- Hišnik

Slika 19: Povezava med administrativnim in pedagoškim procesom v srednjih šolah Vir: lasten, 2015



7 PROBLEM, ANALIZA, POSLOVNI PROCESI V SREDNJIH ŠOLAH

7.1 PROBLEM V srednjih šolah se pojavljajo problemi pri samem delu, procesih in vodenju evidenc, ki bi ga skupno lahko imenovali kar »Ni enotne elektronske evidence vzgojno―izobraževalnega procesa«. V današnji razviti informacijsko komunikacijski tehnologiji se pojavlja največji problem, da ni enotne elektronske evidence vzgojno izobraževalnega―procesa, pojavljajo se visoki stroški tiskanja in dogaja se, da se kakšen papirni dokument založi ali ceo izgubi. Sliki 20 in 21 na naslednjih straneh prikazujeta na levi vzroke, zakaj se pravzaprav pojavlja ta problem in na desni posledice problema. Glavni vzroki so:

• razpršenost podatkov, • slabe komunikacijske poti in • neizkoriščenost obstoječe računalniške opreme.

Predvsem velja opisati vzrok razpršenost podatkov, in sicer gre v srednjih šolah predvsem za individualne evidence in različna mesta arhiviranja. Razpršenost podatkov pomeni evidence na več mestih:

• elektronska evidenca dijakov v prijavno―vpisni službi. • elektronska evidenca dijakov v najetem portalu ali na individualnem

računalniku v šoli ali evidenca na šolskem podatkovnem strežniku. • evidenca zaposlenih in njihova delovna obveza na portalu Ministrstva za

izobraževanje, znanost in šport (v nadaljevanju MIZŠ) z imenom KPIS in individualna evidenca na računalniku tajništva in ravnatelja oziroma na podatkovnem strežniku šole.

• evidenca dijakov v računovodskem programu za organizacijo dela in izdajanje položnic za plačilo storitev, kot so učbeniški sklad, prevozi na ekskurzije, šolska prehrana …

• evidenca zaposlenih v računovodskem programu za obračunavanje prejemkov za delo.

Zakaj govorimo o razpršenosti? Ker enaki podatki nastajajo na več lokacijah, zato se evidence podvajajo, redko lahko podatke kje uvažajo, če pa uvoz ni mogoč (ni računalniške in programske podpore), je potrebno evidence ročno vnašati in tudi ročno popravljati. Tako je pred tremi leti nastala v okviru delovanja MIZŠ v sodelovanju z drugimi javnimi službami Centralna evidenca udeležencev vzgojno―izobraževalnih zavodov (v nadajevanju CEUVIZ), kamor je možno podatke uvoziti, če ima šola vzpostavljeno individualno najeto ali v hiši narejeno elektronsko evidenco dijakov. V začetku šolskega leta se naredi uvoz podatkov. Med letom pa se lahko dijaki vpisujejo ali izpisujejo, zato je potrebno delati popravke v evidenci za vzgojni proces (matična knjiga, redovalnica, dnevnik …) in seveda tudi v CEUVIZ, torej ne nek način ročno v obeh portalih. Če pregledamo, je v eni srednji šoli najmanj šest različnih portalov, ki so vsak zase potrebni, a žal nepovezani med sabo.



Vse opisano je vzrok za problem, kar pogojuje posledice, ki se kažejo v neusklajenih podatkih, podvajanju evidenc in izgubi časa pri delu in s tem višjimi stroški, kar vodi do nezadovoljstva vodstva in pri nekaterih stvareh tudi do nezadovoljstva okolja (starši, vladne službe, ostale javne službe …).



Ni enotne elektronske

evidence vzgojno

izobraževalnega procesa

NI enotnega programa

Ni komunikacije

med sodelavci

Neizkoriščenost obstoječe računalniške

opreme

Podvajanje evidenc

Večja poraba prostora

Nepripravljenost sodelavca

na pogovorno uro

Odsotnost sodelavca

Izguba časa za izdelavo zabeležk

Večja uporaba papirja

Višji stroški

Podatki so shranjeni po posameznih

kabinetih

Veliko ročnega dela

Nezadovoljstvo delavcev Nezadovoljstv

o vodstva

Nezadovoljstvo staršev

Samostojne ideje

sodelavcev

Individualne evidence

Neznanje

Pomanjkljiv inf. sistem

TITLE:NODE: NO.: 1Ivančič Analiza problenskega stanja

Nezainteresiranost

zaposlenih

VZROKI POSLEDICE

Slika 20: Analiza problemskega stanja



Slika 21: Problemsko stanje z vidika tehnologa sole



7.2 ANALIZA Analiza problemskega stanja nam pomeni sistematično proučitev obstoječega stanja, v katerem prizadeti čutijo problem. Usmerja se v tisto stvarno stanje, ki ga opazovalec lahko sam zazna kot dejstvo, in v tisto, za katero le sliši od prizadetih. Analiza tako pripelje do vpogleda v:

• objektivno obstoječe stanje v zvezi s katerim prizadeti čutijo problem in v • probleme, kot jih prizadeti čutijo v zvezi z obstoječim stanjem.

Obstoječe stanje se lahko ponazori v obliki sistema. Vanj se vključijo vse tiste sestavine stvarnosti, ki so kakorkoli povezane z obravnavanim problemom. Pri tem je potrebno upoštevati, da je od natančnosti preslikave stvarnosti sistema odvisno, kako bomo preko sistema videli stvarnost. Če hočemo rešiti problem tako, da bo zadovoljena potreba, zaradi katere je nastal, moramo spoznati potrebe ali vsaj iz njih izvirajoče cilje posameznikov. Izhodiščno opredeljeni problem postopno pelje do »pravega« problema, ki ga bo mogoče zadosti celostno opredeliti. Zato je analiza problemskega stanja več kot zgolj posnetek obstoječega stanja (Gričar in Piskar, 1988).

Slika 22: Razmejitev analize problemskega stanja Gričar in Piskar, 1988, str. 116 Značaj in pomen analize problemskega stanja se spreminja na posameznih stopnjah reševanja problema. Tako se dela analiza v (Gričar in Piskar, 1988):

• predštudiji, ko je analiza zastavljena zelo na široko, • glavni študiji, kjer zagotovi podlago za oblikovanje celostne zasnove

sistema in • podrobni študiji, kjer se analiza usmeri na razmeroma ozka področja in

zagotovi podlago za oblikovanje podrobnih zasnov.



Tudi pri gradnji in uvajanju sistema e-poslovanja srednje šole lahko govorimo o analizi problemskega stanja, saj se na vsaki izmed stopenj uresničevanja sistema pojavljajo problemi, ki jih je potrebno analizirati. Pri podrobnem pregledu delovanja srednjih šol, stanja, vzrokov in posledic, lahko pri analiziranju problema ugotovimo, da je stanje iz leta v leto zaskrbljujoče, saj se venomer pojavljajo neki novi prijemi in spremembe, ki pri delu srednje šole sam proces upočasnjujejo in ga ne izboljšujejo. Pojavljajo se zahteve po podatkih v vladnih službah, pošiljanje podatkov v javne evidence, pa naj bodo to evidence dijakov, zaposlenih, poslovanje šole in podobno. Vse to zahteva posebno vodenje podatkov na šoli sami, katere elektronski sistem je lahko elegantno postavljen v okviru najemne pogodbe portala o vodenju evidence vzgojnega procesa, ta pa je v celoti samostojen in nepovezan z računovodskim programom, ki prav tako zahteva svojo evidenco o uporabnikih šolskega sistema in njihovem poslovanju in sodelovanju s šolo. Podvajanje evidenc je torej največja težava, saj se s tem izgublja energija pri delu, kar zaradi več dela in prenašanja podatkov iz računalnika v računalnik povzroča daljše roke izvedbe procesa in s tem nezadovoljstvo uporabnikov podatkov. Pri izvedbi analize problemskega stanja in prikazovanja dejanskega stanja smo uporabili metode in tehnike:

• za zbiranje podatkov, • za opisovanje in prikazovanje sistema in • kritične analize.

7.3 POSLOVNI PROCESI Razumevanje poslovnega procesa na tak način pa nam jasno kaže, kje se skriva bistvo učinkovitega in uspešnega delovanja organizacije. Celovito obvladovanje poslovnih procesov, kjer razumemo tako vzroke kot tudi posledice povezane in soodvisne verige naših ravnanj, je konkurenčna moč poslovnega okolja organizacije (Cerovšek, 2012). Poslovni procesi v srednjih šolah imajo svojo specifiko. Tukaj nimamo nabave, proizvodnje in prodaje, temveč opravljamo storitve javnega značaja in sicer izobražujemo dijake. Kot vhod v teh ustanovah niso surovine, temveč se smatrajo podatki o udeležencih izobraževanja, ki nam jih nudijo udeleženci sami ali starši dijakov (slika 23); naslednji vhod predstavljajo opravljene storitve in dokumentacija, ki spremlja te storitve (dobavnice, računi, pogodbe); in ne nazadnje lahko kot vhod v proces dodamo tudi zaposlene, ki s svojim znanjem in strokovnostjo skrbijo za delovanje procesa in uresničevanje ciljev izobraževanja.



Slika 23: Pedagoški proces



Poslovni proces šole je sestavljen iz dveh procesov, to sta pedagoški proces in administrativni proces. Oba skupaj sta zelo tesno povezana v vseh funkcijah in skupaj sestavljata vzgojno izobraževalni proces šole. Vzgojno izobraževalni proces (pedagoški proces) v srednjih šolah se vedno začne z vpisom dijakov na šolo. Seveda predhodno morajo biti izpolnjeni pogoji za opravljanje vzgoje in izobraževanja, kot je zapisano v VIII. poglavju Zakona o financiranju vzgoje in izobraževanja, in sicer: »Javni vrtci in šole morajo imeti za opravljanje dejavnosti vzgoje in izobraževanja zagotovljene strokovne delavce, ki imajo predpisano izobrazbo, ter prostor in opremo, ki jih določi minister oziroma z zakonom pooblaščena zbornica.«(ZOFVI, 2007) Po vpisu se dijaki razporedijo v oddelke, določi se jim urnik pouka, predmetnik pa je določen po 15. In 17. členu Zakona o financiranju vzgoje in izobraževanja in ostalih zakonih, ki opredeljujejo predmetnike posameznih izobraževalnih programov. Na področju poklicnega in srednjega strokovnega izobraževanja so vsebinska podlaga za pripravo izobraževalnih programov poklicni standardi, v katerih so opredeljene predvsem spretnosti in veščine, znanje in kompetence, ki jih mora kandidat pridobiti oziroma razviti v času izobraževanja. Zadnje spremembe uveljavljajo vsebinske pozitivne izkušnje dualnega sistema za vse izobraževalne programe poklicnega in strokovnega izobraževanja. Gre za povezovanje izobraževanja in dela z usposabljanjem v delovnem procesu (praktično usposabljanje z delom pri delodajalcu) in krepitev socialnega partnerstva kot temeljnega načela poklicnega in strokovnega izobraževanja. Navedeno se uresničuje v odprtem kurikulu, modularizaciji izobraževalnih programov, povezovanju splošnega, strokovnega in praktičnega izobraževanja in usposabljanja in v izenačevanju izobrazbenega standarda za dosedanjo šolsko in dualno obliko poklicnega izobraževanja. (vir: http://portal.mss.edus.si/msswww/programi2012/programi/skupne_inf.htm#1, 10. 11. 2012). Vpisu dijakov sledi izvajanje pouka, sodelovanje s sodelavci, sodelovanje s starši, skratka izvajanje vzgojno izobraževalnega procesa. Vzgojno izobraževalni proces se zaključi z izdajo dokumentov dijakom. Celotni vzgojno izobraževalni proces spremlja različna dokumentacija, ki je po zakonih obvezna in jo je potrebno tudi arhivirati. Nekaj dokumentov se arhivira za določen čas, nekaj pa je dokumentov, ki se arhivirajo trajno (Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju, 42. člen, 2006). 7.4 STANJE V PREGLEDANIH SREDNJIH ŠOLAH Pregledali in obravnavali smo štiri srednje šole, in sicer Šolski center Slovenske Konjice―Zreče, Srednjo šolo Slovenska Bistrica, Šolski center Velenje in Šolski center Lava Celje. Vsaka od teh šol se ukvarja s srednješolskim izobraževanjem in udeleženci izobraževanja, v glavnem mladina, pridobivajo formalno izobrazbo.



Izobraževanje udeleženci zaključijo v srednjem poklicnem izobraževanju, srednjem strokovnem izobraževanju in gimnazijskem izobraževanju. Vsako od teh izobraževanj ima svoj zaključek, to so zaključni izpit, poklicna matura in splošna matura. V našem primeru smo izvedli metodo konkurenčnega benchmarkinga s primerjavi ŠC Slovenske Konjice in Srednje šole Slovenska Bistrica, saj sta šoli na nek način konkurenčni pri izobraževanju mladine na področju gimnazijskega izobraževanja. Šoli delujeta na geografskem področju, ki lahko vpisuje enake dijake, saj sta oddaljeni le 14 km. Pri pridobivanju podatkov iz konkurenčne šole Slovenska Bistrica nismo imeli težav, saj smo dobili dovoljenje o pregledu stanja od ravnateljice gospe mag. Ive Pučnik Ozimič. S prikazom nekaterih poslovnih procesov in uporabe informacijske tehnologije v drugih dveh šolah, to sta Šolski center Lava Celje in Šolski center Velenje, ki niso naši neposredni konkurenti, saj sta šoli od nas oddaljeni za 25 km in več, nismo imeli težav, saj so nam podatke samovoljno prikazali in odobrili raziskavo potem, ko jim je bilo razloženo v kakšen namen se izdeluje. Pregled in prikaz njunega delovanja bi tako lahko uvrstili v funkcijski benchmarking, delno pa tudi v splošni benchmarking, saj na nek način ti šoli izstopata po vpisanem številu dijakov na svojih področjih, torej sta pri delu uspešni. 7.4.1 Šolski center Slovenske Konjice-Zreče Šolski center Slovenske Konjice Zreče se ukvarja z izobraževanjem mladine v dveh poslovnih enotah in sicer Gimnazija Slovenske Konjice in Srednja poklicna in strokovna šole Zreče. Sočasno s pedagoškim procesom teče tudi administrativni proces, ki je pravzaprav podpora pedagoškemu procesu (podrobnejša razlaga narejena že v poglavju 3). Vodenje evidenc in dokumentacije je urejeno razpršeno glede na funkcijo:

1. Računovodstvo V računovodski službi se uporablja za knjigo vodenje, obračun plač in izdajo položnic program podjetja Saop d. o. o.(v nadaljevanju Saop). V sistemu se podatki vnašajo in medsebojno urejajo elektronsko, pa vendar je po računovodskih zakonih potrebno poleg stalnih arhivov na internih pomnilniških nosilcih delati tudi obvezne izpise na papir.

Slika 24: Logotip kot prepoznavni znak programa za računovodstvo (vir: http://www.saop.si/)



Podjetje Saop ima na voljo več storitev, do katerih lahko uporabniki dostopajo preko njihove spletne strani, lastnega portala, srednje šole pa uporabljajo program iCentra podjetja.

Slika 25: Podpora programa Saop

Vnos listin, kot so prejeti računi, se vrši v program Saop, kot prejeta listina; ročno se vnesejo vsi podatki iz listine, oziroma z Zakonom o e-poslovanju med podjetji. S 1. 1. 2015 podjetja dobivajo e-račune, ki se nato obdelajo s strani strokovnih služb in vodstva, če so podatki pravilni in ustrezajo bodisi pogodbi ali dobavnici, kar je tudi osnova za izdajo naloga za nadaljnjo obdelavo in izplačilo. Takšen dokument nato dobi svojo številko in osnovo za knjiženje v računovodstvu ter je tudi s prenosom v elektronsko bančništvo pripravljen za plačilo.

Slika 26: Vnos prejetega računa



S prehodom na e-poslovanje z januarjem 2015 se je zgodil velik premik v administrativnem delu poslovanja šole, saj dokumenti prehajajo v administrativnem delu v večini elektronsko s pomočjo portala Saop.

• Dobavitelji materiala in opreme pošiljajo elektronske račune, • Obračun izdanih potnih nalogov zaposlenim se usklajuje elektronsko, a še

vedno je ta dokument natisnjen, saj ga zaposleni mora imeti ob sebi na potovanju,

• Izdajanje računov poteka na osnovi izdanih nalogov za izdajo računa, ki se še vedno vnašajo ročno ali ob prenosu naloga preko Saop za dejavnosti, ki so podusklajene s tem portalom.

Pri tem je potrebno poudariti, da mora šola za takšno poslovanjenujno zagotoviti arhiviranje podatkov. Ti se lahko arhivirajo v papirni in/ali v elektronski obliki. Elektronsko arhiviranje zahteva poseben arhiv, v katerega je mogoče dostopati vsak trenutek, podatki morajo biti zavarovani tako, da jih v času arhiviranja ni moč izgubiti. Tako je na ustanovi določeno, da se zaenkrat še vsa dokumentacija podvaja v elektronski in papirni arhiv. Pri obračunu plač in drugih izplačil zaposlenim mora računovodstvo vsako spremembo vnesti ročno. Tako mora preko šifrantov dodati nove šifre zaposlenega in nato vnašati vse podatke o prejemniku plače ali drugega prejemka ročno. V vnos spadajo tako vsi osebni podatki kot so ime, priimek, davčna številka, plačni razred, število dni dopusta, številka transakcijskega računa in ostali podatki, ki so potrebni za izplačilo. Postopek prikazujeta Sliki 27 in 28.

Slika 27: Pot do vnašanja podatkov o zaposlenem



Slika 28: Okno za vnos podatkov o zaposlenem V srednji šoli izdajamo račune, za katere mora računovodstvo prejeti nalog za izdajo (izdelan ročno ali elektronsko in tiskan na papir). Nato se preko programa vnašajo vsi potrebne podatki, da se račun lahko izda. Ti podatki so:

• ime ali naziv kupca, • polni naslov kupca, • davčna številka kupca, • nastanek dolžniško upniškega razmerja, • datum plačila, • vrsta opravljene storitve in • vrednost.

Način vnosa prikazuje Slika 29. Izdajajo se tudi položnice za opravljene storitve za udeležence izobraževanja. Za to delo se prav tako koristi program Saop, ki omogoča individualni vnos podatkov za izdajo položnice ali pa množični vnos z uvozom podatkov. Množični vnos je urejen na primer za izdajo položnic dijakom za prevzete malice. Za uvoz podatkov so izvožene tri datoteke v xml obliki iz portala LoPolis3, v teh datotekah so podatki o prejemnikih položnic, vrsti storitve in količina ter cena storitve (v našem primeru malica). Način izdelave izvoza je podrobneje razložen pod točko 4 tega podpoglavja, ki govori o elektronski evidenci dijakov.

3 Elektronska evidenca dijakov, ki je podrobneje razložena v točki 4 tega poglavja.



Slika 29: Okno za vnos podatkov za izdajo računa Prav tako se na ŠC Slovenske Konjice―Zreče koristijo storitve izvršbe na podlagi verodostojen listine na portalu COVL4. Uporabljajo se tako, da se bodisi vnašajo individualne terjatve ali množične terjatve za več dolžnikov. Vnašanje za individualnega dolžnika poteka z ročnim vnosom podatkov v portal, za množični vnos podatkov pa ima podjetje Saop v svojem programu omogočeno storitev izvoza podatkov, ki se nato uvozijo v portal COVL in se nadalje obdelajo kot posamezne izvršbe za dolžnike.

2. Tajništvo in povezava na podatke z Ministrstvom za izobraževanje, znanost in šport5

V tajništvu šole se vsekakor zbirajo vse osnovne listine administrativnega poslovanja, kot so naročilnice, dobavnice, prejeti računi, pogodbe, odposlana pošta iz zavoda. S prehodom na elektronsko poslovanje med podjetji se vodi knjiga prejete pošte, knjiga prejetih računov, evidenca izdanih naročilnic in podobnih dokumentov s podporo programskega paketa Saop. Prošnje za proste dneve zaposlenih, evidenca bolniških staležov in različnih prisotnosti in odsotnosti se vodi še vedno ročno. Čemu bi dali poudarek v tem podpoglavju? To so osebne mape zaposlenih in vodenje njihovih evidenc. Osebne mape zaposlenih so papirni arhiv, ki se nahaja v tej enoti; v sklopu tega se nahajajo vsi podatki o zaposlenih, od prijav na razpisana delovna mesta, do sklenjenih pogodb o zaposlitvi, aneksi k pogodbam o zaposlitvi, napredovanje delavcev, potrdila o izobraževanjih zaposlenih in podobno. 4 Centralni oddelek za verodostojno listino Vrhovnega sodišča Republike Slovenije 5 MIZŠ – Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport



Tajništvo šole mora vsako leto (ob začetku šolskega leta do 15. 9.) v portal MIZŠ, ki se imenuje KPIS6, vnašati • oddelke na šoli, • število dijakov na šoli, • razporejanje dijakov v skupine, • pogodbe z zaposlenimi delavci, • razporeditev delavcev na delovna mesta in • obveznost delavca, kot je učna obveznost ali obveznost administrativnih

delavcev. Portal KPIS je izdelan tako, da vanj ni mogoče uvažati podatkov iz prejšnjih let za delavce, ki so stalno zaposleni s pogodbami za nedoločen čas. Edino kar se s šolskim letom prenese, so matični podatki delavcev, kot je datum rojstva, datumi zaposlitev, pridobljena izobrazba in nazivi. Vse ostalo se vnaša vsako leto za šolsko leto na novo, ročno za vsakega delavca posebej.

Slika 30: Dodajanje pogodbe o deu v KPIS Sliki 30 in 31 prikazujeta pogled na portal KPIS, ko tajnica lahko s klikanjem na plus (obkrožen) dodaja novo pogodbo in novo razporeditev delavca, saj se v šolskem letu zaradi sprememb števila vpisanih dijakov ali spremembe sistemizacije del spremeni tudi razporeditev delavca. Tako lahko na primer eden učitelj, ki ima premalo ur za poučevanje opravlja v okviru 40 % svojega delovnega časa tudi druga dela, na primer svetovalno delo, ali delo v knjižnici, ali celo delo v tajništvu oziroma kar določi vodstvo šole, da se zapolni njegov polni delovni čas (ZOFVI, 2007). Takšna razporejanja se delajo na novo vsak začetek šolskega leta. Do 15. septembra je potrebno vnesti podatke o načrtovanen delu za tekoče šolsko leto.

6 KPIS – Kadrovsko podatkovni informacijski sistem



Slika 31: Dodajanje razporeditve za delavca

Slika 32: Dodajanje podatkov o učni obvezi učitelja Slika 32 nazorno prikazuje, kako se v okence doda predmet, ki ga učitelj poučuje, koliko ur v letu in nato še v katerih oddelkih. Da so oddelki zapisani v portalu, jih je potrebno predhodno vnesti. S prenovitvijo je urejeno tako, da učitelju lahko hkrati dodamo en predmet v več oddelkih, kar pozdravljamo, saj je delo tajništva tako malce razbremenjeno. Na koncu, ko so vsi podatki vneseni, se lahko ti izpišejo, da so osnova za obračun plač. Izvoz ni možen, da bi lahko v računovodstvu urejali to kar elektronsko, temveč mora računovodstvo vsak konec septembra na novo vnašati obveznost delavcev in spremembo plačnih razredov, kar je osnova za obračun plače (opis pod točko 1 in Slika 30). Struktura plače, ki je osnova za računovodstvo, se natisne, kako izgleda tabela, pa prikazuje Slika 33.



Slika 33: Dokument o strukturi place

3. Tajnik mature

Tajnik mature in poklicne mature je strokovni delavec, ki poleg učne obveze opravlja tudi to delo. Za prijavljanje podatkov o teh izpitih je narejen program, in sicer posebej za maturo in posebej za poklicno maturo. Sta skoraj enaka, zato bomo opisali na kratko portal za vnos podatkov o splošni maturi.

Slika 34: Program splošna matura in meni za podatke o kandidatu Z vnašanjem podatkov v program se zbirajo podatki o kandidatih na maturi v vseh rokih. Vsakega kandidata, to je dijaka četrtega letnika in ostale prijavljene na maturo mora tajnik mature vnesti ročno, in sicer vse potrebne podatke, ti pa so:

• ime in priimek, • emšo, • kraj rojstva, • država rojstva, • vrsta programa izobraževanja, • datum prijave na maturo in • način opravljanja mature.



Slika 35: Okno za vnos podatkov o kandidatu na mature Prav tako je potrebno ročno vnesti ocene predmetov v 3. in 4. letniku programa in splošni učni uspeh. Ob opravljanju mature, ki se sestoji iz zunanje (ocenjuje se na RIC-u7) in notranje ocene, kjer dijaki pridobivajo v obsegu 20 % predmeta ustno oceno ali pa se jim ocenijo vaje oziroma raziskovalna naloga, se vnašajo za vsakega dijaka posebej tudi te ocene oziroma točke.

Slika 36: Okno za vnos ocen po končanih letnikih in učni uspeh v šoli

7 Republiški izpitni center Slovenije



Slika 37: Vnos točk ustne ocene za vsak predmet posebej Po opravljenih vnosih podatkov se ti prenesejo na RIC, kjer se vsi podatki zbirajo in nato združujejo v učni uspeh na maturi za dijake cele Slovenije. Posebno mesto na maturi imajo dijaki s posebnimi potrebami, to so dijaki, ki so bodisi gibalno ovirani, služno prizadeti, slepi ali z drugimi telesnimi motnjami. Za vnos podatkov o teh dijakih so letos izdelali novi program, kjer je potrebno pri vsakem dijaku pri prijavi odkljukati okence KPP in po prenosu na RIC in uvozu podatkov iz RIC-a v novi program, se dijaku določijo ovire pri opravljanju mature. Dijak ima lahko naslednje prilagoditve:

• podaljšan čas pisanja, • zapisovalca pri maturi, • omogočeno delo z računalnikom ali • bralca nalog.

Slika 38: Določitev ovire in prilagodljivost pri opravljanju mature Pri pisnem delu mature morajo biti prostori urejeni tako, da je med dijaki določena razdalja. Pri predmetih je prijavljeno različno število dijakov, zato je



potrebno pri vnašanju prostorov (potrebujejo se za izpis zapisnikov o opravljanju mature) točno določiti število kandidatov v prostoru, kar pa se vsako leto spreminja zaradi števila prijav na maturo.

Slika 39: Vnašanje prostorov in določitev števila sedežev

4. Elektronska evidenca dijakov V ŠC Slovenske Konjice-Zreče je elektronska evidenca dijakov urejena z uporabo portala LoPolis, ki ga upravlja podjetje Logos.si8 Šolska ustanova se sama odloča, s katerim portalom bo delala. Na trgu je več ponudnikov in ŠC Slovenske Konjice-Zreče je sprejel odločitev in vodi elektronsko evidenco dijakov v portalu LoPolis. Sklenjeno je pogodbeno razmerje med šolo in podjetjem Logos d. o. o., v katerem se pogodbeni stranki dogovorita (Pogodba o medsebojnem sodelovanju, 2010):

• šola kot uporabnik portala koristi možnosti različnih modulov, za katere uporabo se odloči.

• podjetje Logos d.o.o. pa skrbi za zaščito podatkov, ki so zbrani v bazah podatkov in arhivirani na poštnem strežniku v Ljubljani. Nadaljnji backupi zaščite se delajo in so kot zaščita hranjeni tudi v tujini. Hkrati pa podjetje skrbi za posodabljanje sistema in urejanje podatkov v skladu z aktualno zakonodajo.

V sistemu LoPolis so urejeni podatki o • dijakih, • starših dijakov, • ocenah dijakov (za vse predmete, zaključene ocene in povprečen uspeh

dijaka), • prehrani dijakov (prijava na malico, prevzeti, neprevzeti in odjavljeni

obroki) in • podatki o subvencijah za malico.

8 Logos.si – Logos.si, podjetje za računalniški inženiring, d.o.o (Skrajšano Lgos.si, d.o.o.)



Iz Slike 40 je razvidno, kako se vstopa v posamezne module, s katerimi šola lahko dela. V menijski vrstici se v nastavitvah urejajo šolska leta in tako se s prehodom na novo šolsko leto podatki iz prejšnjega leta prenesejo, dijaki so avtomatsko v višjem letniku in prenese se stari predmetnik. Podatke o vpisu novih dijakov šola pridobi iz prijavno vpisne službe, ki ima urejen izvoz (oblika datoteke .xls), ki na žalost ni v celoti kompatibilen z uvažanjem dijakov v sistem LoPolis, zato je potrebno vsako leto vnašati popravke skoraj za vsakega dijaka. Preprost primer: prijavno vpisna služba ima podatke o naslovu dijaka urejene tako, da sta ulica in hišna številka v enem polju, sistem LoPolis pa zahteva podatek deljen in je potrebno vse te podatke tabelarično razdeljevati, kar je zelo zamudno, če je na šolo vpisanih dijakov 300 ali 400 ali v nekaterih šolah še več. Uvoz podatkov in tudi izvoz se delata v modulu Železniška postaja. Modul Matični urad: Po vnosu dijakov v sistem se v matičnem uradu dodeli dijakom še program, v katerega je dijak vpisan in številka iz matične knjige, ki se na šoli vodi fizično v knjigi. Podatke pregledajo razredniki, da so nato usklajeni in se lahko uporabljajo. Sistem omogoča tudi dodajanje različnih podatkov, kot so telefonske številke staršev, elektronski naslovi in podatki, ki se lahko uporabljajo pri delu z dijaki (Slika 41).

Slika 41: Vnos podatkov o dijaku in starših V Matičnem uradu se dodajajo tudi podatki o zaposlenih, ki se vnašajo v sistem ročno. Vsako leto se zaposlenim posebej določijo ure pouka v oddelkih in skupinah, kar je zelo zamudno delo, če ima šola na primer 40 zaposlenih, kar

Slika 40: Vstop v portal LoPolis



pomeni vpisanih nekje okrog 450 dijakov. Slabost tega portala je, da je mogoč uvoz podatkov o učnem obsegu in urniku dijakov le iz programa WinUrnik, ki pa ga ŠC Slovenske Konjice―Zreče nima. Ročni vnos učne obveze učiteljev se opravlja tudi tukaj, torej že drugič, prvič je omenjen ročni vnos v portal KPIS. Modul Tempelj―predmetnik: Določijo se:

• programi, • predmetniki za programe vključno z urami pouka v letnem obsegu, • ocenjevalna obdobja (vsako leto posebej), • oddelki in razredniki, • predmeti za izbiranje (na primer izbirni predmeti za maturo ali strokovni

moduli in tuji jeziki) in • skupine, ki se določijo v primerih, ko se pouk izvaja v skupinah, kot so na

primer informatika, športna vzgoja, tuji jeziki, strokovni moduli...

Slika 42: Možnosti modula Tempelj―predmetnik Modul Restavracija―abonenti: V tem modulu se vodi evidenca o:

• prijavah za malico, • prevzetih in neprevzetih obrokih in • odjavah malice.

Na koncu šolskega leta se lahko za vse dijake, ki že obiskujejo ustanovo, izpiše dokument Prijava na malico za naslednje šolsko leto, v katerem se lahko poleg besedila, ki ga sestavi šola, dodajo polja iz Matičnega urada, zato ni potrebno ne staršem, ne dijakom vpisovati svojih osebnih podatkov (uradni obrazec za prijavo na malico ima polja prazna, v ta pa starši in dijaki vnašajo svoje podatke ročno). Dijaki in starši na obrazcu le obkrožijo prijavo za malico in dodajo svoje podpise. Nato se iz teh prijav na portalu dodajo dijaki, ki bodo želeli malicati (obrazec v Prilogi 1).



Slika 43: Prijava na malico S to prijavo se nato vnese v portal še prijava na obrok, določi se časovno obdobje, vrsta obroka in dnevi prevzemanja obrokov (Slika 43). Če ima dijak subvencionirano malico, kar je potrebno v portalu tudi določiti, se doda tudi ta podatek, da se pri številčenju in obračunu malic na koncu obdobja ti obroki sicer štejejo, a se podatki prenesejo v izvozno datoteko za izdajo položnic za malico tako, da pri dijaku ni plačila obrokov. Po Zakonu o šolski prehrani iz leta 2012 se z Odločbo Centra za socalno delo določi, ali ima dijak subvencionirano prehrano v celoti (določeno je časovno obdobje) ali nima subvencije za šolsko prehrano.

Slika 44: Vpogled na možnosti modula Restavracija―abonenti

Slika 45: Prijava na obrok Sistem omogoča, da lahko dodamo obrok vsem dijakom, če imajo enake prijave, za vse dni v tednu. Če pride do odstopanja pri dijaku, se mora podatek vnesti



ročno posebej za vsakega. Prav tako se ročno vnesejo podatki o subvencionirani prehrani, ki jih šola pridobi iz evidence CEUVIZ. Z izvozom podatkov v excelovo preglednico lahko datoteko shranimo, in s pregledom papirne oblike ali elektronske oblike podatke vstavljamo ročno v sistem LoPolis. Določitev subvencionirane malice se doda v poljih, označenih na Sliki 45. O prevzetih obrokih malice dijakov se sistematično vodi evidenca (in tudi zaposlenih, če bi bili na malico prijavljeni). Sistem sešteva prevzete obroke (Slika 46). Na koncu meseca omogoča portal izpis položnic. Vendar ker na ŠC Slovenske Konjice―Zreče izdajamo položnice preko portala Saop, se izvede izvoz podatkov iz portala LoPolis, podatki se potem pošljejo po elektronski pošti v računovodstvo in ta oddelek jih uvozi v Saop in izda položnice za prevzete obroke dijakov.

Slika 46: Izvoz podatkov o koriščenih obrokih v mesecu Konec vsakega meseca oziroma do 10. v mesecu je potrebno dodati podatke o malicah za prejšnji mesec na portal od MIZŠ Šolska prehrana, kjer se zbirajo skupno podatki o prevzetih subvencioniranih malicah. Podatke za vnos nam omogoča portal LoPolis (tabela seštetih obrokov v Prilogi 2). Vsak mesec se delajo stalni popravki pri obveščanju, saj Center za socialno delo izdaja Odločbe o subvencionirani malici z zakasnitvijo (npr. v mesecu decembru 2012 so prejeli 10 novih odločb za subvencionirano malico za večino dijakov od 1. 9. 2012 dalje, pri enem dijaku pa celo od 8. 9. 2012 dalje), zato je potrebno vse podatke za te dijake ročno urejati in seštevati subvencionirane malice, sočasno pa vračati denar za plačano malico ali stornirati izdane položnice v računovodstvu. Modul Šola―Dnevnik V šolskem letu 2012/2013 se za evidentiranje vzgojno―izobraževalnega procesa izvaja poskusno elektronski dnevnik za druge letnike v programih gimnazija, strojni tehnik in oblikovalec kovin. Vpisujejo se ure pouka in tako se vodi vsa statistika za:

• ure pouka, • manjkajoči dijak in opravičevanje odsotnosti, • izvajanje obveznih izbirnih vsebin in interesnih dejavnosti in



• ostalo, kar sodi k evidentiranju vzgojno izobraževalnega dela za oddelek. Podrobnejši vpogled v evidentiranje pouka v modulu Šola―Dnevnik in Šola―Redovalnica bo razložen v poglavju 7.4.2, saj Srednja šola Slovenska Bistrica že izvaja elektronsko evidenco vzgojno izobraževalnega dela v celoti (pedagoški proces). V času nastajanja dela je ŠC prav tako začel z uporabo modula Šola―Dnevnik za vse letnike v v seh programih izobraževanja. 7.4.2 Srednja šola Slovenska Bistrica Je šola, oddaljena od Šolskega centra Slovenske Konjice – Zreče 14 km, zato bi pri prikazovanju in primerjanju njihovega dela in podatkih lahko rekli, da gre za neke vrste konkurenčni benchmarking, in sicer le pri gimnazijskem izobraževnaju, ki ga izvajata obe ustanovi. Sicer je to srednja šola, ki izvaja le dejavnost izobraževanja mladine. Vsako leto ima vpisanih nekje od 500 do 670 dijakov. Poleg gimnazijskega programa izvajajo izobraževanje za pridobitev izobrazbe ekonomski tehnik in prodajalec. V Srednji šoli Slovenska Bistrica imajo urejeno poslovanje administrativnega dela, s tem je mišljeno računovodstvo, tajništvo in matura ter poklicna matura, enako kot na ŠC Slovenske Konjice-Zreče. Pedagoški proces se v celoti evidentira elektronsko in sicer z uporabo portala LoPolis, za kar ima ta srednja šola prav tako sklenjeno pogodbo o medsebojnem sodelovanju. Na šoli uporabljajo vse module, razen registracije delovnega časa in evidentiranja pošte.

1. Elektronska evidenca dijakov

Prijava na portal, vpogled v izbiro modulov in nekateri moduli so razloženi že v poglavju 7.4.1, zato bi v tem poglavju podrobneje razložili modul Šola, saj na tej ustanovi letos prvo leto izvajajo pouk, evidenčno podprt z elektronskim dnevnikom in redovalnico. Za predhodno delovanje modula Šola―Redovalnica je potrebno v portalu vnesti vse programe, predmetnike, ocenjevalna obdobja in predmete za izbiranje. Predmetniki se vnašajo zato, da so v redovalnici vidni vsi predmeti, ki se ocenjujejo. Pri predmetnikih je potrebno vnesti tudi ure pouka v letniku; ocenjevalna obdobja pa zato, da se konec ocenjevalnega obdobja pravilno konča in na izpisu izpiše pravilni datum konca obdobja; predmeti za izbiranje pa zato, ker je na šoli veliko različnih izbirnih predmetov, ki se z dodajanjem kljukice dijaku ti predmeti dodajo in so tako vidni v njegovi redovalnici in na izpisu dokumenta (obvestilo o uspehu, spričevalo …). Vse to se opravi v modulu Tempelj―Predmetnik, ki je podrobneje razložen v poglavju 7.4.2 v točki 4. Modul Šola―Redovalnica Je modul, ki omogoča

• vnos ocen med šolskim letom,



• zaključitev konca ocenjevalnega obdobja in • vnos zaključenih ocen za konec pouka.

Delo v tem modulu je sorazmerno enostavno, saj je v pripravi narejeno že vse. Dodani so predmeti, izbrani so izbirni predmeti. Dodajajo pa se podatki o splošnem učnem uspehu, kjer portal sicer izračuna povprečno oceno uspeha, učitelj razrednik pa vseeno mora izbrati uspeh, ki ga je določil dijaku. Vstavljajo se tudi podatki o nagradah dijakom ali izrečenih vzgojnih ukrepih. Ob pozitivnem učnem uspehu se pri dijaku vidi v polju, da napreduje, in s prehodom v novo šolsko leto je dijak avtomatično v višjem letniku, podatki v matičnem uradu ostanejo. V primeru, da učitelj vnese napačno oceno, portal omogoča bodisi brisanje ocene ali njeno popravljanje s klikom na gumb. Po vnesenih podatkih pri vsakem dijaku je potrebno spremembe shraniti. Te se avtomatično shranijo na strežnike, ki jih uporablja za te namene sistem LoPolis.

Slika 47: Pogled na vnos ocen v redovalnico Razredniki v tem modulu delajo tudi v menijih:

• Izostanki, kamor vnesejo izostanke dijakov, kar je pogoj, da se prikažejo v dokumentih za tiskanje. V primeru, ko šola uporablja elektronski dnevnik in dnevno beleži izostanke, se samodejno dodajajo in razredniki v tem meniju nimajo dela;

• Realizacija ur pouka, ki se vnese za vsako ocenjevalno obdobje posebej in sistem sam izračuna odstotek opravljenih ur, če šola ne uporablja modula Dnevnik. Če pa ga, se ti podatki samodejno prenesejo in so vidni pri statističnem pregledu dela razreda.



Za izpis obrazcev kot so obvestila o uspehu, spričevala, se v meniju Številčenje dokumentov določi zaporedna številka dokumenta (običajno je to številka iz matične knjige) in doda pripona, ki jo določi šola (npr. O-2012/125).

Slika 48: Določitev pripone k številki dokumenta Izpis dokumentov, kot so Spričevala, Izpisi iz evidence in Obvestila o uspehu konec šolskega leta, se izvede na obrazec, ki ga predpiše MIZŠ. Te obrazce šola kupi v knjigarnah. Dokumenti, katerih forma ni predpisana s strani MIZŠ, se tiskajo v ličnih oblikah na navaden papir. Tako se v meniju Izpisi določi vrsta dokumenta, izberemo še razred, dijaka, katere podatke želimo izpisati (elipsa) in pripravi se predogled tiskanja. Določena polja, ki jih šola po dogovoru ne potrebuje, spustimo (kvadrat). Izpiše se dokument, ki ga želimo in je dejansko zahtevan dokument, ki ga šola mora izdati dijakom. Sem štejemo:

• Obvestilo o uspehu v ocenjevalnem obdobju (Priloga 3), • Spričevalo, • Obvestilo o uspehu ob zaključku pouka, če je dijak negativno ocenjen

najmanj pri enem predmetu in v tem primeru ne dobi spričevala.

Slika 49: Določitev dokumenta za tiskanje in dodatne nastavitve Modul Šola―Dnevnik Je malce kompleksnejši del portala, saj se v njem evidentirajo



• vse vsebine ur pouka, • vse obvezne izbirne vsebine in • interesne dejavnosti dijakov, ki so tudi pogoj za izpolnitev obveznosti za

dokončanje letnika.

Ob odprtju modula Šola―Dnevnik se prijavljenemu učitelju na portalu prikažejo ure, ki jih ta dan poučuje. Učitelj vnese vsebino ure, v razredu določi manjkajoče dijake in podatke shrani ter uro realizira. S tem se ure seštevajo, in sicer za oddelek in za učitelja, kar se potrebuje konec šolskega leta pri statistiki na nivoju učiteljev, oddelkov in cele šole. V primeru, če ure ni v dnevniku, ali se izvaja zamenjava ure, takšen vnos opravi učitelj s klikom na gumb Nova ura (ure ni v dnevniku) ali s klikom na gumb Sprememba ure (izvaja se zamenjava ure). V tem primeru mora uporabnik določiti še kateri predmet bo izvajal in v katerem oddelku ali skupini. Vnašanje podatkov o vsebini ure in manjkajočih dijakih prikazuje Slika 50.

Slika 50: Vnos v dnevnik dela Zaščita pred morebitnim vdorom dijakov v portal je urejena tako, da imajo učitelji na pametnih usb ključkih digitalno potrdilo, s prijavo na portal z uporabniškim imenom in geslom se vzpostavi povezava, prebere se vsebina digitalnega potrdila in učitelj z vnosom še svojega osebnega gesla za digitalno potrdilo lahko vstopi. Če bi na primer dijak poskušal vstopiti v portal le z uporabniškim imenom in geslom, mu ta sporoči, da je premalo podatkov za vstop v portal. Taka zaščita je na nek način dobra, slabost je v tem, če se slučajno izgubi usb ključek z digitalnim potrdilom, učitelj ne more vstopiti v portal, dokler mu ne pomaga administrator portala na šoli ali podpora programa v podjetju, ki učitelju, dokler ne pridobi novega potrdila ali si priskrbi nove kopije, odpre vstop v portal le z uporabniškim imenom in geslom. Seveda v modul Šola―Dnevnik ne pridejo podatki sami od sebe. Predhodno se morajo v portalu vsem učiteljem določiti ure, predmeti in razredi ter skupine, v katerih uči. Dodaja se tudi urnik (v tej ustanovi ročno, saj se dela urnik s programom Asc TimeTables, katerega vsebine ni mogoče uvažati v LoPolis portal) za vsak oddelek posebej, ročno v portalu Tempelj―Urnik.



Slika 51: Dodajanje podatkov v urnik v modulu Tempelj - Urnik Seveda modul Šola―Dnevnik omogoča vodenje vse evidence pouka, manjkanje dijakov, vnašanje pisnih ocenjevanj znanja, dodajanje vzgojnih ukrepov dijakom, torej vse v zvezi z evidentiranjem pouka in s podatki, ki so potrebni za evidentiranje dela z dijaki v srednji šoli. Na koncu je potrebno opraviti tudi izpis dnevnika, ker je to še vedno zahtevan dokument v papirni obliki po Pravilniku o šolski dokumentaciji. Modul Uprava Je poseben modul, v katerem se določajo pravice uporabe portala, tako zaposlenih, dijakov in tudi staršev.

• Zaposlenim se določi, do katerega modula lahko dostopajo in kakšne pravice imajo (branje, pisanje, podedovane pravice).

• Dijakom je na tej šoli določeno, da lahko z vstopom v portal prijavljajo in odjavljajo malico, saj je urejen sistem tako, da si na posebne ključke dijaki najprej naložijo gotovino, s katero lahko nato v šolski razdelilni kuhinji obroke prevzemajo. Tako se dijakom določita uporabniško ime in geslo, kar se stori množično za vse dijake naenkrat, podatke nato razdelijo dijakom razredniki (Slika 52). Če se kateri dijak vpiše na šolo kasneje, se mu dodeli uporabniško ime in geslo za vstop v portal individualno, kot prikazuje Slika 53.

Na Srednji šoli Slovenska Bistrica so se z začetkom uporabe portala LoPolis odločili, da bodo omogočili tudi staršem vpogled v obisk pouka njihovih otrok. Starši morajo izpolniti prijavo, ki jo najdejo na portalu podjetja Logos.si d. o. o. (Priloga 4, vir http://www.lopolis.si) in s katero soglašajo, da se jim vsak konec tedna izpisujejo podatki o obisku pouka njihovih otrok in o pridobljenih ocenah. To storitev nudi podjetje Logos.si d. o. o. in za to storitev morajo starši tudi mesečno plačevati, zato teh prijav v letošnjem šolskem letu ni bilo tako veliko. Menimo, da se bodo z vsakim šolskim letom povečevale, saj lahko tako starši sproti vidijo kaj se dogaja z njihovimi otroki in jim je prihranjena pot na govorilne ure, kjer bi si le ogledali ocene otrok in obiskovanje pouka.



Slika 52: Generiranje uporabniškega imena in gesla za dijaka Iz spodnje slike je razvidno, kako se pri novem uporabniku avtomatsko generira uporabniško ime, začetno geslo določi šola. Seveda si lahko nadalje uporabnik geslo spremeni, obvezno pa je potrebno vnesti tudi davčno številko, saj na njeni osnovi lahko enak vstop z zaščito digitalnega potrdila uporabljajo tudi starši. V spodnjem okencu (označeno s kvadratom) se določi, kakšen vpogled šola staršem dovoli. Tako je dostop urejen za vsa štiri leta šolanja otroka, saj se podatki s prehodi v nova šolska leta prenašajo avtomatično. Ob preklicu uporabe te storitve pa je potrebno uporabnika izbrisat s portala. Vse te zadeve ureja administrator portala na šoli.

Slika 53: Dodajanje starša kot uporabnika portala in dodeljevanje pravic

Geslo Davčna številka



2. Urnik Urnik na šoli se izdeluje s programom AscTimetables. V ta program je potrebno vsako šolsko leto vnesti učitelje oziroma njihove delovne obveze, to je razred ali skupina v katerem uči in koliko učnih ur uči. Določijo se prostori na šoli, kjer se izvaja pouk, časovna razporeditev ur in nato se urnik samodejno generira. Nikoli sam program ne naredi optimalne različice, zato mora izdelovalec urnika vedno znova vnašati popravke, da se urnik pouka optimizira za dijake in tudi učitelje. Slika 54 prikazuje pogled na urnik in način določitve učne obveze za učitelja. Seveda se v programu predhodno vstavijo podatki o šoli, časovni razpored ur, oddelki na šoli, prostori na šoli, vnesejo se vsi predmeti, učitelji in šele nato njihova delovna obveznost.

Slika 54: Vnos obveze učitelja

3. Tajništvo šole Glede na šolo iz poglavja 4.4.2 ima tajništvo šole v Slovenski Bistrici še dodatne/drugačne naloge, ki jih bomo predstavili v nadaljevanju. Tudi v tej ustanovi se v tajništvu prejema vsa pošta in računi. Ti se takoj zavedejo v programu Saop iCenter, do katerega dostopa tudi to delovno mesto (Slika 55) in je povezano z delovnim mestom v računovodstvu. Deluje preko administrativnega omrežja tako, da je program iz računovodstva dodan v skupno rabo uporabniku v tajništvu. Poslovan sekretarka v program vnaša podatke prejete pošte, za katero se vodi elektronska evidenca kot knjiga prejete pošte. Vsak račun, ki ga mora ustanova plačati, vnese kot prejetega poslovan sekretarka in je tako takoj ustvarjena tudi knjiga prejetih računov v elektronski obliki. Po šifrantu se določi izdajatelja računa, stroškovno mesto in podatek je vnesen v



program (Slika 57), računovodstvo v nadaljevanju račun obdela kot knjigovodstvo in opravi elektronsko plačilo na datum, ki je na računu tudi označen.

Slika 55: Dostop do programa Saop iCenter

Slika 56: Nabor možnosti za vnos podatkov v tajništvu

Slika 57: Način vnosa prejetega računa



V ustanovi, ki se predstavlja, imajo urejeno elektronsko vodenje delovnega časa. Vsak delavec dobi svoj ključek, s katerim se ob vstopu v šolo registrira in ob odhodu prav tako. Tako se beležijo ure prihoda in odhoda, kar se uporablja za evidenco vodenja delovnega časa, hkrati pa je podlaga za izplačilo povračila za malico in potnih stroškov na delo in z dela.

Slika 58: Program za vodenje prisotnosti na delu V oknu programa je za vsakega zaposlenega točno razvidno ob kateri uri prispe, katere dneve je prisoten na delu (če ne dela polnega delovnega časa) in kdaj zapusti delovno mesto. Prav tako tajnica ob odsotnosti delavca v program zabeleži njegov vzrok odsotnosti (bolniški stalež, službeno potovanje, projekt, …). Na koncu meseca tajništvo izdela seznam zaposlenih, iz katerega je razvidno, kolikokrat je bil na delu, koliko in katere odsotnosti ima, in nato podatke v papirni obliki posreduje v računovodstvo, kar je podlaga za izplačilo plače in nadomestil stroškov malice in prevoza na delo.

Slika 59: Predogled izpisa, ki je podlaga za izplačilo (za delavca)



7.4.3 Šolski center Velenje Ima prav tako razpršene evidence, uporablja portale, kot obe prej obravnavani šoli (Ivančič,intervju Jovan, 2013):

• Računovodstvo – Saop portal in arhiviranje podatkov na lastnih strežnikih na šoli.

• Tajništvo – KPIS za vnos evidence o dijakih in zaposlenih ter ostali portali na Ministrstvu za izobraževanje, znanost in šport, kjer se podatki vnašajo ali uvažajo za vpogled države o stanju na šoli. Ostali dokumenti se shranjujejo na dokumentnih strežnikih na šoli.

• Pedagoški proces – urnik s programom Untis, vodenje dnevnikov in ocen dijakov s portalom E-asistent, ki je eden od ponudnikov portalov za vodenje pedagoške dokumentacije. Kljub temu da izgleda malce drugače, na koncu daje enake rezultate kot LoPolis. Povezljivost z ostalimi portali je enaka in sicer deluje z uvažanjem in izvažanjem dijakov preko uvoznih in izvoznih datotek. Podatke učiteljev, ki si jih ustvarijo osebno, kot so letni delovni načrti, priprave za dnevno delo in podobno, lahko učitelji hranijo na svojih osebnih računalnikih, na datotečnih strežnikih na šoli ali celo na portalu E-asistent. Od vsakega učitelja je odvisno, kako se odloči arhivirati svoje dokumente, to je njegova osebna odločitev.

7.4.4 Šolski center Lava Celje (Ivančič, intervju Viher, 2013) Tudi ta šola ni izjema, saj vodi evidence razpršeno po delovnih mestih oziroma enotah. Sisteme, ki jih vodi enako kot prejšnje predstavljene ustanove so:

• sistematizacija del in učna obveza zaposlenih – KPIS • CUVIZ • elektronsko plačevanje računov in evidentiranje prejetih nakazil preko

sistema UJP • splošna matura in poklicna matura.

1. Elektronska evidenca dijakov

Je v fazi razvijanja. Aktualno je vnašanje podatkov o dijakih, oddelkih, ocenah, zaključnih izpitih. Program razvija računalničar na šoli, ki nam je tudi dal dovoljenje za izdelavo ekranskih slik, ki jih bomo prikazali. Tudi pri njih gre za ročno vnašanje podatkov, ki se potrebujejo za vodenje elektronske evidence dijakov, to je vnos dijakov, vnos oddelkov na šoli, učiteljev, predmetnikov in ostalega. Tako lahko vidimo, da se tudi na tej ustanovi podvajajo evidence in opravlja dvojno ali celo trojno delo z vnosi podatkov.



Slika 60: Vstop v program in meni okolje

Slika 61: Meni dijaki



Slika 62: Vnos podatkov o dijaku

Slika 63: Vnašanje in možnosti dela z redovalnico



Slika 64: Poročila in izpisi Program omogoča izpise dokumentov, kot so:

• potrdila o vpisu za dijake, • obvestila o uspehu, • spričevala ter • razredna poročila

V ustanovi še vedno vodijo evidenco o izvajanju pouka na papirju, kar pomeni, da se vodijo dnevniki knjige, kamor učitelji vpisujejo podatke o izvajanju pouka, opravljenih obveznih izbirnih vsebinah in interesnih dejavnostih. Ugodnost programa, v katerem vodijo evidence o dijakih in njihovem učnem uspehu je ta, da lahko statistiko razredov na nivoju šole iz evidence izpišejo, zato tega ni potrebno več računati.

2. Računovodstvo Se na ustanovi vodi s programom Grad, podjetja Grad d. d. To je program, kjer se evidentirajo računovodski dokumenti, računajo plače zaposlenih in obračunavajo drugi stroški in prihodki s pomočjo uporabe portala podjetja, kar pomeni, da se podatki arhivirajo na strežnikih podjetja in se vodi popolnoma elektronsko. Slika 52 prikazuje možne module, s katerimi lahko šola razpolaga.

Slika 65: Moduli računovodskega programa in povezave med dokumentacijo



7.5 PRIMERJAVA S ŠOLAMI IZ EU V EU je šolski sistem malce drugačen in se po državah razlikuje. Izobraževanje otrok je za vsako državo različnega pomena, hkrati pa je različno urejeno. Naša država ima urejen vpis v srednjo šolo po končanem osnovnošolskem izobraževanju, ki traja devet let kot v večini evropskih držav, nekatere imajo to dobo deset (Italija, Francija), enajst let (Anglija), ali celo dvanajst let v Severni Irski in v Belgiji. Digitalna agenda (povzeto po Evropska digitalna agenda, 2013) Digitalna agenda za Evropo temelji na sedmih stebrih, ki so enako pomembni, vendar v javnosti različno poudarjeni. Ali lahko spodmaknitev enega izmed stebrov podre celotno hišo evropske digitalne agende? Ali je Evropska komisija začela komunicirati o digitalni agendi, kot pritiče informacijski družbi? Zadnja sporočila podpredsednice Evropske komisije in pristojne komisarke Neelie Kroes naslavljajo vprašanja vse bolj neposredno. Njena sporočila tudi polemično obravnavajo trg širokopasovnih povezav, podporo kulturnemu in kreativnemu sektorju ter tudi avtorske pravice v digitalni dobi. Splošni cilj digitalne agende je poskrbeti, da bo enotni digitalni trg, ki se opira na hitre in ultra hitre internetne povezave ter interoperabilne aplikacije, dal trajne gospodarske in družbene koristi. Evropska digitalna agenda je ena izmed sedmih vodilnih pobud strategije Evropa 2020 in je namenjena določitvi ključne vloge, ki jo bo morala igrati uporaba informacijskih in komunikacijskih tehnologij (IKT), če želi Evropa doseči svoje cilje za leto 2020. Cilj te Agende je začrtati pot, po kateri se bo najbolje izkoristil družbeni in gospodarski potencial IKT, zlasti interneta, ki je nepogrešljiv medij gospodarske in družbene aktivnosti: za sklepanje poslov, delo, igro, komuniciranje in svobodno izražanje. Uspešna izvedba te Agende bo spodbudila inovacije, gospodarsko rast in izboljšave v vsakodnevnem življenju tako državljanov kot podjetij. Slika 66: Uspešen krog digitalnega gospodarstva Področja digitalne agende so opredeljena s sedmimi stebri:

1. Živahen enotni digitalni trg 2. Interoperabilnost in standardi 3. Zaupanje in varnost 4. Hitri in ultrahitri dostopi do interneta 5. Raziskave in inovacije 6. Izboljšanje digitalne pismenosti, znanj

in vključenosti



7. Koristi za družbo Evropske unije9, ki jih omogoča informacijsko komunikacijska tehnologija10

Takšen načrt in sistematika za izvedbo opredeljuje tudi razvoj v šolah EU, kjer se skladno z razvojem IKT v šolah in opremljenostjo šol odraža tudi uporaba tehnologije pri delu v pedagoškem procesu in administrativnem procesu šol. Zanimive so naslednje trditve, ki jih je zapisala Evropska komisija, citiram: »Naložbena vrzel je povezana s tremi osnovnimi problemi: • Majhna in razpršena javna prizadevanja pri raziskavah in razvoju; npr. javni

sektor EU na leto porabi manj kot 5,5 milijarde EUR za raziskave in razvoj na področju IKT, kar je mnogo manj kot pri konkurenčnih gospodarstvih;

• Razdrobljenost trga in razpršenost sredstev financiranja inovatorjev omejujeta rast in razvoj inovativnih podjetij IKT;

• Evropa je pri prevzemanju inovacij IKT počasna, zlasti na področjih javnega interesa. Čeprav so družbeni izzivi močno gonilo inovacij, se Evropa slabo poslužuje inovacij ter raziskav in razvoja, da bi izboljšala kakovost in storilnost svojih javnih storitev.« (Evropska digitalna agenda, 2013)

Iz tega je razvidno, da v EU šole sicer uporabljajo informacijsko tehnologijo, kar se tiče uporabe računalnikov, projektorjev, strežnikov v nekaterih šolah (predvsem v državah, ki so bogatejše), da bi pa zasledili kompletno e-poslovanje v srednjih šolah, po opravljenih intervjujih in pregledanih člankih ni razvidno. EU sicer spodbuja razvoj, žal pa na področju šolstva v večini držav ostajajo sistemi togi, saj imajo težave kot v Sloveniji. Srednješolski center Wurgsburg Nemčija (povzeto po pogovoru z gospodom Hermannom Helbigom) je vključen v bavarski šolski sistem, ki je v tej zvezni deželi zelo razvit. Pri tem je potrebno poudariti, da je Nemčija razdeljena na zvezne dežele in vse ne dajejo enakega poudarka šolskemu sistemu in imajo tudi zato različno razvitega.V omenjenem šolskem centru je 3300 dijakov, kar je zelo velika številka in pomeni, da ga obiskujejo iz bližnjih in daljnjih krajev. Urejeno imajo tudi bivanje dijakov v dijaškem domu. Izgleda nekako tako, kot bi na primer v kraju Celje združil vse srednje šole v en šolski center. Že dolgo let uporabljajo različne računalniške aplikacije za vodenje raznih evidenc. Če primerjamo s šolami v Sloveniji, so evidence in podatki enako razpršeni in nepovezani med sabo. Za izdelavo urnika se uporablja program Untis, ki ga uporabljajo tudi nekatere srednje šole v Sloveniji. Program je plačljiv, prav tako posodobitve in novejše različice programov, kar predstavlja ne nizek strošek za šolo v Sloveniji, v Nemčiji je na število dijakov s stroškovnega vidika uporabnost tega programa veliko bolj rentabilna.

9 V nadaljevanju EU 10 IKT



Vodenje evidenc o dijakih, njihovih ocenah in elektronski dnevnik so urejeni s programom Atlantis, aplikacija je izdelana s strani podjetja v Nemčiji. To aplikacijo uporabljajo vse šole za vodenje:

• osebnih evidenc o dijakih, • ocenjevanjih dijakov, • vodenje evidenc o izvajanju pouka (e-dnevnik), • evidence o različnih sestankih s starši, učitelji, • podatkov o pohvalah in prekrških dijakov …

Atlantis je dobro razvita aplikacija, ki omogoča vse te sisteme, uporabljajo jo tudi izven Nemčije po Evropi. Omenjena šola uporablja aplikacijo Winsv le za vodenje evidence o dijakih, vnosu ocen, izpisovanju spričeval in potrdil o zaključku izobraževanja. E-dnevnika ne uporabljajo, ker zagovarjajo še stari sistem uporabe papirja in knjig, torej profesorji še vedno vnašajo podatke o izvajanju pouka in ocenah dijakov v knjigi dnevnik in redovalnica. Winsv je aplikacija, ki se uporablja zgolj za izpis spričeval in je narejena s strani nemškega ministrstva za šolstvo. Aplikacija je urejena tako, da je povezana s portalom ministrstva in se podatki avtomatsko po zaključku dogovorjenih časovnih obdobij prenesejo na strežnike ministrstva. Tako je avtomatično urejeno arhiviranje podatkov, saj imajo po zakonodaji podatki o zaključku šolanja in osebni podatki udeležencev izobraževanja obvezno trajno hrambo. Aplikacija se lahko uporablja za poklicne šole, osnovne šole in gimnazije. Slabost aplikacije je, da je potrebno vsakega na novo vpisanega dijaka (z vsemi ustreznimi in uporabnimi podatki) vnesti z uvozom ali individualnim vnosom. Upravljanje šole, vodenje računov, administracija in ostala dokumentacija je urejena s pomočjo in z uporabo izdelane aplikacije, ki si jo šola izbere sama in je plačljiva. Šola izbere svojo aplikacijo glede na uporabnost, število dijakov. Na opisani šoli se lahko uporabniki (profesorji in ostali zaposleni) povežejo na te podatke iz računalnikov na šoli preko internega omrežja, za katerega je vzpostavljenih najmanj 7 serverjev. Na te strežnike vnašajo podatke, kot so učne priprave, letne delovne načrte učiteljev, zapisnike sestankov, konferenc. Prav tako je, kot razumemo, v tem sistemu urejena možnost medsebojne komunikacije preko internih mailov. Profesorji so za uporabo tega sistema ustrezno izobraženi in imajo za delo na voljo 500 računalnikov, ki jih šola obnavlja na vsakih 4 do 5 let. Kot zanimivost - obnavljanje opreme investira mestna občina. Zanimivost, ki je privlačna/uporabna morda tudi za Slovenijo je, da se v Rusiji izdeluje nova aplikacija po naročilu Bavarske in Baden Wutenberga, kjer bi bili podatki ustrezno enotni in upravljanje šole ter vodenje zahtevanih podatkov lažje. Torej vendarle stremijo k razvoju e-poslovanja srednjih šol.



Zanimiv podatek je bil, da je šolski center Wurgsburg mestna in ne državna šola. Ta šola nima svojega računovodstva, ampak ravnatelj skrbi za dobro delovanje šole, njegova naloga niso finance, temveč dobro vodenje pedagoškega procesa. Šola kot takšna nima svojega transakcijskega računa, preko katerega bi plačevala stroške, ampak se vsak prejeti račun potrdi s strani naročnika del in se pošlje državi ali mestu (torej tistemu, od katerega je šola) in ti instituciji nato sredstva nakažeta upniku. Zato računovodje na šoli ni. Plače zaposleni prejemajo iz sredstev ministrstva za šolstvo ali mestne občine neposredno, za vse materialne stroške na šoli skrbi mestna občina, ki tudi nakazuje sredstva upnikom. V primeru, da je šola urejena kot državna šola, se vsi stroški, plače zaposlenim in vzdrževanje pokrivajo iz državnih sredstev.



8 PREDHODNE RAZISKAVE MODELA E-POSLOVANJA SREDNJIH ŠOL

Kot je razloženo v poglavju 4, smo ugotovili, da skupnega modela e-poslovanja srednjih šol v Sloveniji ni, temveč imajo na šolah urejeno e-poslovanje po svojih zmožnostih. Razvidno je, da se enaki podatki vnašajo na več različnih portalih. Šole uporabljajo več elektronskih portalov, ki nikakor niso povezani med seboj. Seveda pa je s tem povezano tiskanje velike količine dokumentov, ki se zlagajo v arhive, ti pa polnijo fizični prostor v šolah. Tako se v srednjih šolah uporablja kot dejavnost elektronskega poslovanja na načine:

• ročni ali elektronski vnosi v spletne aplikacije, • medsebojno obveščanje preko elektronske pošte ali za učitelje narejena e-

zbornica v spletnem portalu Moodle, • urejena administracija (nekateri deli dokumentacije) v e-poslovanju na

področjih računovodstva, prejetih, nekaterih izdanih računov, potni nalogi, plačilne liste …,

• uporaba več portalov, ki niso povezani med seboj: o KPIS, o SAOP, o Ceuviz, o COVL, o LoPolis, o AscTimtables in o Matura in poklicna matura.



Proces evidentiranja, ki je seveda razpršen, izgleda, kot ga prikazuje slika 67.

Slika 67: Evidentiranje v srednji šoli



Študije raznih strokovnih člankov govorijo o elektronskih dokumentnih sistemih na splošno, torej kaj so, kako jih zgraditi, kako se shranjuje znanje v njih in podobno. Sherry Owen (2006) je v svojem članku, kjer je opisal študijo primera, zapisal, da je uvajanje EDMS v podjetje projekt, ki priključi k sebi veliko ljudi in uporabo tehnologije. V članku opisuje kako so v podjetju ustvarili EDMS tim, v katerem je obvezno bil član sistemski administrator, član uprave podjetja in predstavniki vsake poslovne enote podjetja, in sicer zato, da so zastopana vsa področja dela. Temu timu je bilo najprej predstavljena uspešna implementacija v predhodnem podjetju, po katerem so se v začetku zgledovali. Celoten projekt je tekel v petih korakih:

• ocena potreb – analizirali so procese dela in opredelili dokumente, ki jih uporablja management in podjetje. V nadaljevanju so ugotavljali, kateri EDMS sistem bi bil primeren za njihovo delovno okolje.

• poslovni primer - v štiridesetih poslovnih procesih so definirali kar 23000 dokumentov na mesec, kar na leto znese 276000. Uporabili so tri merila, po katerih bi ugotovili, kateri od teh štiridesetih procesov bi lahko najbolje uporabljali EDMS sistem. Ta merila so bila:

o količina: poslovni proces, ki je ustvarjal več kot 300 listin na mesec, o dostop: proces, kjer listino uporabijo trije ali več uporabniki ter o povratek: proces, kjer se listina vrne nazaj več kot trikrat na teden.

Štirje poslovni procesi so ustrezali vsem trem kriterijem. • Zbira - projektni tim je vsak proces obdelal in ga razvrstil po pomembnosti.

Povezali so se tudi s partnerji podjetja, s katerimi omenjeno podjetje sodeluje. Poiskali so ponudnike EDMS sistemov in izbrali šest ponudnikov v finalni izbor, in sicer takšnih, ki bi v celoti zadovoljili potrebe podjetja.

• prodaja – nakup, kjer se v podjetju odločijo za ustvarjalca EDMS sistema, takšnega, ki je po predhodnih raziskavah ustrezal vsem kriterijem izbora. V tem koraku se podjetje odloči za nakup in nadaljnje uvajanje.

• instalacija in implementacija – pred instalacijo in implementacijo se podjetje, ki bo ustvarilo in izdelalo EDMS, sestane s predstavniki vseh štirih poslovnih procesov iz drugega koraka in popiše vse dokumente, se spozna s poslovnimi procesi. EDMS izdelajo tako, da se lahko implementira. V podjetju se odločijo, da bodo uvajali EDMS najprej z eno aplikacijo in nato širili sistem v celotno podjetje.

EDMS sistem v podjetju deluje in je implementiran v veliko aplikacij. Koristi sistema so:

• zmanjšanje stroškov, • ustreznost sistema ter • ni izgub dokumentov

Ustreznost EDMS se kaže v vseh pogledih, zato v podjetju načrtujejo, da bodo vgradili sistem tudi v poštni strežnik. Uporabniki bodo lahko preko Outlooka dodajali oziroma uporabljali dokumentacijo. Tako bodo vgradili e-mail znotraj EDMS sistema z vsemi meta podatki, kot so pošiljatelj, prejemnik, zadeva, priloga. Članek na koncu povzema:



»Bolj ko smo v enaindvajsetem stoletju, bolj se moramo zavedati, da informacijska tehnologija igra pomembno vlogo pri podatkih, ki so ustvarjeni, rabljeni in obdržani, oziroma arhivirani. Izziv za tako ustvarjene zapise je ohraniti njihovo vrednost po vseh veljavnih pravilnikih in zakonodajah.«(Owen, 2006) Kot je opisano že v poglavju 7, so v šolskem sistemu, pri tem je mišljeno in raziskano predvsem poslovanje srednjih šol, uporabljene številne aplikacije, ki so namenjene vodenju različnih z zakonom določenih evidenc. Te so razpršene, v večini spletne in za uporabo v različne namene. Dejstvo je, da se dokumentacija podvaja, do danes še v nekaterih dokumentih v papirni in elektronski obliki. Izgubljajo se prostor, čas in posledično finančna sredstva za podvojenost, ki je zapisana v prejšnjem poglavju. Nimamo enotnega informacijskega sistema, ki bi podpiral in združeval vse procese, hkrati pa bi bil skupna točka za poročanje ustreznim institucijam, s katerimi šole sodelujejo. Moteče je, da se elektronsko vodita ločeno administrativni in pedagoški proces ter s tem povzročata težave v iskanju, posodabljanju ali shranjevanju dokumentov.



9 ZAKONODAJA IN MOŽNOSTI, KI DOPUŠČAJO E-POSLOVANJE V ŠOLSTVU

V zadnjih letih so v glavnem vse srednje šole poskušale urejati dokumentacijo po svojih zmožnostih, kar pomeni, da so upoštevale Pravilnik o šolski dokumentaciji. V glavnem so to bili papirni dokumenti, redko je bil kakšen proces podprt elektronsko. Tako je do leta 2012 zagotovo bilo urejeno papirno vodenje evidence o vpisu dijakov, njihovi osebni listi, matična knjiga, redovalnice, dnevniki pedagoškega dela in ostala dokumentacija, ki jo določa Pravilnik o šolski dokumentaciji (Pravilnik …, 1999). Tako je bil torej urejen pedagoški proces. Administrativno delo je urejeno elektronsko predvsem na področjih:

- vodenje računovodstva, - podatki o zaposlenih delavcih (delovne obveze), - različna poročila o delu šole (ravnatelj) ter - izdajanje položnic za storitve (prevozi, malice, dejavnosti obveznih

izbirnih vsebin in interesnih dejavnosti) Administrativno delo je elektronsko urejeno tako, da so podatki predvsem na posameznih računalnikih, arhiviranje pa je urejeno individualno na različne pomnilniške nosilce ali na šolskih strežnikih. Šole z več dijaki so si za lajšanje dela pri pedagoškem procesu, predvsem pri izdelavi dokumentov, kot so spričevala in obvestila o uspehu, izdelovale ali kupovale različne programčke, ki so omogočali lepo urejene tiskane dokumente. To je pomenilo dodatno delo za zaposlene, saj se je vodila vsa evidenca papirno, saj je bilo po Pravilniku o šolski dokumentaciji (Ur. List RS št. 96/99) tako določeno. Kot vodenje evidence, je bilo določeno tudi arhiviranje dokumentov, in sicer v papirni obliki. V letu 2012 je bil sprejet Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju (Uradni list RS, št. 59/2012 z dne 3. 8. 2012). V njem je dodan zelo pomemben člen, ki omogoča srednjim šolam vodenje elektronske evidence in elektronsko arhiviranje in ga citiramo takole:

11. člen (pogoji vodenja evidenc v elektronskem mediju)

(1) Dokumentacija se praviloma vodi v elektronski obliki na način, da je omogočen tudi izpis na papir. Če šola vodi dokumentacijo v elektronski obliki v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi. Ta člen v pravilniku je olajšal (ali pa tudi ne) delo z dokumentacijo v srednjih šolah. Pojavili so se novi načini dela. Ravnatelj je moral sprejeti odločitev kako se bo vodila elektronska evidenca in kateri portal se bo uporabljal. Na trgu se je pojavilo več podjetij, ki ponujajo vodenje elektronske evidence pedagoškega procesa, zato odločitev ni bila lahka, saj je jasno, da podjetje, ki gradi



informacijski sistem za šole, želi pod svoje okrilje pridobiti kar največ srednjih šol in seveda s tem priti do večjega zaslužka. Ustvarja se sicer zdrava konkurenca, ki pa je povezana s stroški za vsako šolo. Pri tem bi omenili tudi portal CEUVIZ, omenjen v poglavju 7.4, ki na nek način za hitrejše delo že skoraj zahteva elektronsko vodenje evidence dijakov in dela na šoli. Povzemamo intervju z ravnateljem Šolskega centra Slovenske Konjice-Zreče gospodom mag. Milanom Sojčom o prehodu na elektronsko vodenje pedagoškega procesa: Dolga leta je veljal pravilnik o vodenju šolske dokumentacije, v katerem smo uporabljali dokumentarni arhiv v papirni obliki. Ves čas skrbimo za primerno arhiviranje dokumentov, katerih arhiviranje je trajno. To pomeni protipožarne omare, ki morajo biti postavljene tako, da do njih ne pride niti vlaga ali voda. Kar se tiče arhiviranje dokumentacije, ki zahteva čas hranjenja od enega pa do deset let, je prav tako primerno poskrbljeno. V času razvijanja informacijsko komunikacijske tehnologije, se poskušamo razvijati in oblikujemo različne strategije, da so delovni procesi opravljeni hitreje in boljše. Sem spada predvsem uvedba računalnikov na vsa delovna mesta na šoli, povezava z različnimi portali preko interneta in vzpostavitev računovodstva v elektronski obliki v smislu knjigo vodenja in povezovanja z bančnimi storitvami ter tudi uvedba elektronske izvršbe preko sistema za izvršbo neplačil. Uvedba CEUVIZ je na nek način zahtevala vzpostavitev elektronske evidence dijakov, kjer smo sklenili pogodbo s podjetjem Logos.si d.o., ki ima zagotovljeno evidenco opravljanja pedagoškega procesa in tudi matično evidenco dijakov in zaposlenih v portalu LoPolis. Na tak način vodimo zaenkrat evidenco o dijakih in njihovi uspešnosti v izobraževanju. Poskusno izvajamo v drugih letnikih že evidentiranje pouka in ostalih dejavnosti za program gimnazija in srednje strokovno izobraževanje. Poleg elektronske evidence drugih letnikov vodimo vzporedno tudi papirno evidenco, kot za ostale. Poskusno za nas pomeni, da se učitelji in zaposleni navadijo dela s portalom in v šolskem letu 2013/2014 bomo elektronski sistem uvedli za celo šolo. To pomeni, da dnevnikov, redovalnic, raznih zapisnikov in zaznamkov ne bo več v papirni obliki, temveč le v elektronski obliki. Preko portala se evidentira tudi šolska malica za dijake, kar je za nas zelo ugodno, edini problem nastaja vsak mesec pri realizaciji malice in izvažanju podatkov v računovodski portal, kjer se nato podatki o prevzetih malicah uvažajo in izdajajo položnice dijakom. Portal LoPolis je zaščiten tako, da so baze podatkov zaščitene s tremi različnimi bazami in sicer tudi izven države Slovenija. Prehod na elektronski način vodenja pedagoške dokumentacije bo pomenil premik v razvoju, hkrati pa se bojim, da lahko nastanejo tudi težave pri zaposlenih zaradi novih načinov dela, ki jih na žalost vsi niso pripravljeni takoj sprejeti. (Intervju z g. Milanom Sojčem, dne 14. 11. 2012) Prav tako je potrebno pri poslovanju srednjih šol upoštevati različne pravilnike in zakone, na osnovi katerih se oblikuje pedagoško delo. Ti predpisi so:



• Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI – UPB5; uradno prečiščeno besedilo, Ur. l. RS št. 16/2007),

• Zakon o gimnazijah (ZGim – UPB1; uradno prečiščeno besedilo, Ur. l. RS št. 1/2007) in

• Zakon o poklicnem in strokovnem izobraževanju (ZPSI-1; Ur. l. št 79/2006).

Tem predpisom je potrebno dodati še različne pravilnike, ki podrobneje urejajo področje vzgoje in izobraževanja. Proces, ki sočasno teče v srednjih šolah, je administrativni proces, ki se ureja z različnimi zakoni, predpisi in pravilniki, ki prav tako določajo dejanja in poslovanje srednjih šol. Upravljanje dokumentarnega gradiva (pisarniško poslovanje in arhiviranje) je v Republiki Sloveniji urejeno s sodobnimi predpisi, usklajenimi z mednarodnimi ISO- standardi, s priporočili Evropske komisije, z resolucijami sveta Evrope in s sodobnimi zahtevami informacijske znanosti. Predpisi so med seboj usklajeni. To zagotavlja uspešno izvajanje na vseh področjih javnega in zasebnega delovanja (Žumer, 2008). Predpisi, ki urejajo upravljanje z dokumentarnim gradivom: a) domači pravni viri

• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisovanju (ZEPEP-UPB1; uradno prečiščeno besedilo, Ur. l. RS št. 98/2004),

• Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur. l. RS št. 77/2000, Ur. l. RS št. 2/2001, 86/2006),

• Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju (Uradni list RS, št. 59/2012) in

• Zakon o varstvu osebnih podatkov (uradno prečiščeno besedilo, ZVOP-1-UPB1, Ur. l. RS, št. 94/2007).

b) tuji pravni viri

• Direktiva 1999/93/EC o elektronskem podpisu – opredeljuje, kaj se šteje za elektronski podpis, varen elektronski podpis, kaj je kvalificirano potrdilo in kaj so podatki za elektronsko podpisovanje, kaj so sredstva za preverjanje elektronskega podpisa, overitelji in infrastruktura overiteljev elektronskih potrdil. Urejeno je tudi varstvo osebnih podatkov v zvezi s podatki o nosilcih elektronskih podpisov in tehnične zahteve, ki jih morajo izpolnjevati kvalificirana potrdila, overitelji kvalificiranih potrdil, varna sredstva za ustvarjanje elektronskih podpisov ter priporočila za varno preverjanje elektronskih podpisov.

• Direktiva 2001/31/EC o elektronskem poslovanju – ureja trg elektronskih storitev in opredeljuje kaj se šteje za storitve elektronske družbe, kdo so ponudniki in kdo odjemalci elektronskih storitev, elektronsko komunikacijo in podobno. Direktiva tudi določa odgovornost ponudnikov elektronskih storitev (telekomunikacijski ponudniki, ponudniki strežniškega prostora …), in kako naj bodo vzpostavljeni etični kodeksi elektronskega poslovanja, reševanje sporov in sodno varstvo za elektronske spore.



Osnovna načela Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisovanju (ZEPEP) in spremembe ter dopolnila Zakona (ZEPEP-A) Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu ureja elektronsko poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije in uporabo elektronskega podpisa v pravnem prometu, kar vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih podobnih postopkih, če zakon ne določa drugače. V svojih členih opredeljuje ZEPEP osnovne pojme in pomembna načela, ki se uveljavljajo v e-poslovanju.

Osnovnih pojmi iz e-poslovanja V prvem poglavju zakona so definirani vsi najpomembnejši izrazi, ki jih uporabljamo v e-poslovanju: e-sporočilo, e-podpis, pošiljatelj e-sporočila, informacijski sistem, kvalificirano potrdilo, overitelj … Elektronsko poslovanje V drugem poglavju zakon opredeljuje elektronsko sporočilo (e-sporočilo). Najprej določa pogoje, pri katerih velja, da e-sporočilo izvira od pošiljatelja. Ti pogoji so:

• da e-sporočilo pošlje pošiljatelj sam, ali • da ga pošlje oseba, ki jo pooblasti pošiljatelj, ali • da ga samodejno pošlje informacijski sistem, ki ga upravlja pošiljatelj sam ali

kdo drug po njegovem nalogu, ali • da je naslovnik za potrditev izvora sporočila uporabil med prejemnikom in

pošiljateljem v ta namen vnaprej dogovorjeno tehnologijo in postopek. Sledijo obrazložitve, ki določajo pravila glede pošiljanja ter prejemanja e-sporočil v poslovnem svetu. Bistvena načela pri delu z e-sporočili so:

• potrdilo o prejemu ima veliko vlogo pri tem, ali se šteje e-sporočilo za poslani dokument ali ne;

• šteje se, da je e-sporočilo odposlano, ko vstopi v informacijski sistem izven nadzora pošiljatelja ali osebe, ki je elektronsko sporočilo poslala v imenu pošiljatelja in v skladu z njegovo voljo.

Zakon v nadaljevanju opredeljuje delo s podatki v elektronski obliki. Zakon določa, da je možno podatke, ki morajo biti hranjeni zaradi kakšnih drugih predpisov (računovodski, davčni, finančni … podatki), hraniti tudi v e-obliki. Tovrstna hramba mora izpolnjevati štiri pogoje:

• podatki v elektronskem dokumentu morajo biti dosegljivi in uporabni za kasnejšo rabo;

• podatki morajo biti shranjeni v verodostojni obliki – obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti;

• iz shranjenega e-sporočila je mogoče ugotoviti, od kod izvira, komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema;

• uporabljena mora biti tehnologija oziroma postopki, ki zanesljivo onemogočajo spremembo ali izbris podatkov.



Omenjeno ne velja za podatke, za katere se zahtevajo strožji ali posebni pogoji hrambe. ZEPEP določa, da je elektronska oblika enakovredna pisni obliki, če so podatki v elektronski obliki dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo. Izjema so zahtevnejše oblike poslov in pogodb (npr. oporočni posli, pogodbe o razdelitvi premoženja, pravni posli, s katerimi se prenaša lastninska pravica na nepremičnini …). V nadaljevanju zakon določa odgovornost ponudnikov storitev informacijske družbe. Med drugim določa, da:

• za opravljanje storitev informacijske družbe ni potrebno posebno dovoljenje; • od ponudnikov storitev informacijske družbe ni dovoljeno zahtevati

splošnega spremljanja ali zavarovanja podatkov v elektronski obliki; • ponudniki storitev informacijske družbe so dolžni izvajalca nalog za

zagotavljanje varnosti obveščati o dejavnostih in podatkih, ki ogrožajo varnost delovanja informacijskih sistemov in z njim sodelovati;

Elektronski podpis V tem poglavju zakon najprej določa enakost elektronskega ter lastnoročnega podpisa. Sledijo členi, ki določajo vlogo overiteljev ter kvalificiranih potrdil v e-poslovanju. Pomembna določila so:

• elektronski podpis je enakovreden lastnoročnemu podpisu – pogoje je le ta, da mora biti overjen s kvalificiranim potrdilom;

• overitelj za opravljanje svoje dejavnosti ne potrebuje posebnega dovoljenja, mora pa v upoštevati varnostne zahteve, določene s tem zakonom, in v zvezi s tem voditi dokumentacijo;

• overitelj, ki izdaja kvalificirana potrdila, mora zanesljivo ugotoviti identiteto in druge pomembne lastnosti osebe, ki zahteva potrdilo;

• iz kvalificiranega potrdila morajo biti ugotovljivi podatki o: imetniku, overitelju, začetku in koncu veljavnosti potrdila, varnem elektronskem podpisu overitelja ter morebitnih identifikacijskih oznakah potrdila;

• sredstva za varno elektronsko podpisovanje morajo z uporabo ustreznih postopkov in infrastrukture zagotavljati zaupnost podatkov za elektronsko podpisovanje;

• inšpekcijsko nadzorstvo nad delom overiteljev opravlja ministrstvo; • kvalificirana potrdila overitelja s sedežem v Evropski uniji oz. v tretjih državah

so enakovredna domačim kvalificiranim potrdilom, če overitelji izpolnjujejo določene pogoje.

Razlogi za sprejem sprememb in dopolnil Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP-A) so trije.

• Ureditev slovenskega pravnega reda s pravnim redom EU S spremembami in dopolnitvami Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu Republika Slovenija tako prevzema v svoj pravni red še tiste določbe Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 200/31/ES z dne 8. junija 2000 o nekaterih pravnih vidikih storitev informacijske družbe, zlasti e-poslovanja. V samo načelno ureditev ZEPEP nove spremembe ne posegajo. Edini poseg na načelni ravni ostaja določitev posebnih pogojev za odgovornost ponudnikov



posredniških storitev informacijske družbe. Primarni cilj teh dopolnil je nedvomno varstvo potrošnikov pri sklepanju pogodb na daljavo na splošno in na svetovnem spletu posebej.

• Odprava nekaterih sistemskih in tehničnih pomanjkljivosti sedanjega ZEPEP Tu gre za manjše posege, ki na samo prvotno besedilo nimajo velikega vpliva, vendar v praksi povzročajo velike težave pri uporabi posameznih določb. Tudi nekateri pojmi v dosedanjem zakonu povzročajo zmedo in različne interpretacije posameznih zakonskih določb. To v številnih primerih odvrača posameznike in podjetja od odločitve za uporabo e-poslovanja.

• Določitev pravne podlage za vzpostavitev oziroma vključitev e-potrdil na osebne in druge identifikacijske dokumente

Sprememba dosedanjega ZEPEP pomeni priložnost, da se v zakon vključijo tudi vse spremembe, potrebne za izvedbo projekta elektronske osebne izkaznice (eOI). Predlagana rešitev določa možnost državnega organa, ki izdaja elektronska potrdila, da za potrebe izdaje javnih listin kot sta osebna izkaznica ter potni list, omogoči povezavo med posameznim elektronskim potrdilom in listino. Gre torej za povezavo centralnega registra prebivalstva ter evidenco elektronske identifikacijske oznake potrdila. Vsekakor je potrebno vedeti, da je poslovanje srednjih šol posebno, ni enako poslovanju podjetij, zato tudi v e-poslovanju ni posebnega poudarka na marketingu in iskanju kupcev, temveč gre predvsem za vodenje notranjih evidenc:

• za upravljanje šole, • za vpogled v delo dijakov (povezava šola starši), • za možnost povezovanja z zunanjimi inštitucijami, ki jim je šola zavezana

posredovati podatke.

Pri vsakodnevnem delu je tako potrebno upoštevati še mnogo drugih predpisov, ki zgoraj niso navedeni in posegajo na konkretna vsebinska in tudi procesna področja poslovanja srednjih šol.



10 ANALIZA REZULTATOV RAZISKAVE V predhodnih poglavjih smo podrobneje opisali delovanje srednjih šol, predvsem z vidika trenutne uporabe informacijske tehnologije. Iz podatkov je razvidno, kako šole kot poslovni sistemi delujejo, kako imajo razvito informacijsko tehnologijo in kako z uporabljeno informacijsko tehnologijo dosegajo svoj položaj in cilje, hkrati pa skrbijo za ustroj podatkov in delovanje poslovnih pravil. Opredelili smo ključne aktivnosti uporabnikov in podatke, ki nastopajo v posameznih aktivnostih. Opisali in analizirali smo probleme, s katerimi se uporabniki srečujejo ob izvajanju. Analiza je pokazala, da informatika v našem primeru obravnavanih srednjih šol pokriva določene segmente operativnega dela, sama izvedba aktivnosti v procesih pa onemogoča pridobivanje informacij v elektronski obliki tako na izvedbenem kot na upravljalnem nivoju. Vse bolj pereča postaja problematika obvladovanja velikih količin podatkov in integracije posameznih obdelav med seboj, kakor tudi povezave z načrtovanimi, za šolo ključnimi aplikativnimi rešitvami, ki podpirajo osnovno dejavnost podjetja. (Kovačič, 1994). Analiza predstavlja bistven del pristopa in metodologije uvedbe e-poslovanja v srednje šole. Med procesom so bili za pridobitev informacij, potrebnih za aktualno fazo projekta e-poslovanje, izvedeni intervjuji in omogočen vpogled v stanja in delovanje procesov v opisanih srednjih šolah. Dobili smo natančnejšo sliko vrste in toka dokumentov, ki jih v delovnih procesih uporabljajo zaposleni. Tako bi lahko te dokumente razdelili na:

• vhodne dokumente, ki na delovno mesto pridejo od zunanjih partnerjev (dobavitelji, starši, dijaki, …),

• izhodne dokumente, ki gredo iz delovnega mesta navzven (potrdila o šolanju, spričevala, obvestila o uspehu, računi za opravljene storitve, položnice, …) ter

• interne ali notranje dokumente, ki se uporabljajo znotraj šolskega prostora (dnevniki, redovalnice, sistematizacija dela, potni nalogi, pogodbe, …).

Rezultati analize so pokazali, da je okoli 100različnih tipov dokumentov, ki pa se pojavljajo v več različicah in več številčno. Okoli polovica dokumentov sodi v skupino interni, kar pomeni, da je možna in nujna optimizacija življenjskega toka dokumentov pri uvedbi e-poslovanja srednje šole. Rešitev mora podpirati poslovanje s fizičnimi in z elektronskimi dokumenti, pri čemer morajo imeti upravičeni uporabniki dostop do dokumentov v izvorni obliki ter v določenih primerih poleg izvornih tudi do upodobitve izvornih dokumentov v drugih formatih.



Analiza je pokazala tudi podvajanje evidenc, in sicer:

• seznami dijakov, ki se iz izvoza prijavno vpisne službe vnašajo v elektronsko evidenco dijakov (delni uvoz), program tajnika mature (ročno), računovodstvo (delni uvoz), CEUVIZ (uvoz in izvoz);

• seznami zaposlenih se vnašajo v portal KPIS, program urnik in elektronsko evidenco dijakov, pri vseh ročno;

• oddelki in skupine dijakov – vnos v elektronsko evidenco, urnik, KPIS, povsod ročno.

Vrste dokumentov v elektronski obliki, ki bodo zajeti v sistem e-poslovanja srednje šole, so:

• dokumenti, ki bi bili pretvorjeni v elektronsko obliko iz fizičnih dokumentov,

• faksimilna sporočila, • e-računi, • sporočila, prejeta in poslana preko elektronske pošte, vključno s prilogami, • teksti, • tabele, • predstavitve, • obvestila in sporočila iz drugih informacijskih sistemov ter • digitalni načrti, kot so letni delovni načrti šole, učiteljev

Dokumenti, ki so že v elektronski obliki in jih bo potrebno umestiti v sistem:

• dnevniki dela in redovalnice (ponekod), • evidence dijakov, • evidence učiteljev in delovne obveznosti, • dokumentacija za šolsko prehrano, • dokumentacija za evidenco o maturi in poklicni maturi ter • računovodske evidence.

Zelo pereče področje je na šolah varnostna politika, saj so različni dokumenti različno pomembni. Analiza je pokazala, da je dokumentacija v papirni obliki shranjena v arhivih, ki so zaščiteni in varovani (protipožarne omare, suhi prostori, zavarovanje pred vdorom vode …). Problem nastaja pri iskanju dokumentacije, sploh če gre za daljše časovno obdobje za nazaj in so arhivi trajni. Sicer pa se zdi uporabnikom uporaba papirnega arhiva zadovoljiva. Elektronski arhivi v trenutku analize pa so narejeni na nek način površno, saj so podatki arhivirani po posameznih računalnikih, kot je tajništvo, ravnatelj, učitelji, torej bi lahko rekli, da je arhiviranje z vidika informacijske varnosti neprimerno. Prav tako imajo nekatere šole urejene datotečne strežnike, kjer se shranjujejo podatki, in še urejen podarhiv, kar je malce primernejše, pa vendar še ne dovolj zaščiteno. Urejeno arhiviranje in zaščita podatkov je narejena v sistemih LoPolis, Saop, KPIS, CEUVIZ, Splošna matura in Poklicna matura, kjer se podatki prenašajo preko portalov v urejene baze podatkov zunanjih partnerjev. Iz tega izhajajo naslednje ugotovitve:



• uporaba dokumentov v papirni obliki je prevelika, kar povzroča veliko rabo

papirja, visoke stroške tiskanja in fotokopiranja; • po računalnikih se uporabljajo priročni arhivi, njihova vsebina pa kopije

različnih gradiv, tako osebnih in šolskih, posledica tega pa je množenje števila datotek na več izvodov;

• v več različnih procesih na šolah (opisi v poglavju 4) se pojavljajo različne elektronske evidence, ki pokrivajo specifične potrebe tega procesa, ni pa povezljivosti s celotnim sistemom delovanja šole;

• z uvedbo e-poslovanja srednje šole je pričakovati, predvsem v začetnih fazah, tudi mero nezaupanja in odpor uporabnikov. Takšen odpor naj bi reševali predvsem s človeškim dejavnikom in ni povezave z informacijsko tehnologijo.

Srednje šole v Sloveniji se, kar se tiče uporabe informacijske tehnologije, poslužujejo različnih programov, portalov in metod pri svojem delu, da zadovoljijo potrebam delovanja šole in da dosegajo optimalne rezultate pri svojem delu glede na razpoložljivo tehnologijo. Razpoložljiva tehnologija v šolah pomeni zelo različno:

• majhne šole, ki nimajo velikih finančnih sredstev za delo, se zadovoljijo z uporabo priročnih, morda v hiši izdelanih programov, in z njihovo uporabo rešujejo probleme in izvajajo procese;

• večje šole, ki premorejo več finančnih sredstev, se lahko pohvalijo z nakupi različnih programov za izvajanje del, in sicer so to programi za izdelavo urnikov (različni ponudniki, od cenejših do dražjih), uporaba portalov elektronske evidence dijakov (nakup ali najem), računovodske storitve;

• specifika so šole, ki so v svojem okrilju začele z izdelovanjem in implementacijo vsaj dela procesov v obliko e-poslovanja, kar zahteva veliko truda, časa in finančnih sredstev za razvoj posameznega portala.

Šibke točke Sedanji sistem delovanja srednjih šol ima kar nekaj šibkih točk, ki jih najlažje prikažemo v spodnji tabeli. Tabela 1: Šibke točke pri delovanju srednjih šol Šibka točka Razlaga Vpliva na …

Visoki stroški Na šolah se izkazujejo visoki stroški uporabe papirja in tiskanja

• Vodstvo, ki razmišlja o spremembah

• Slabše bilančno stanje

Podvajanje evidenc Ob podvajanju evidenc se ustvarja dvojno ali celo trojno delo zaposlenih.

• Nezadovoljstvo zaposlenih

Nekonkurenčnost Manjše šole niso opremljene z IT tako kot večje, kar • Manjši vpis novih



Šibka točka Razlaga Vpliva na … vpliva na dodatno delo zaposlenih ob slabši opremi. Vprašljiva je kakovost dela in kakovost izvajanja vzgojno―izobraževalnega procesa.

dijakov

• Nezadovoljstvo staršev …

Slaba prilagoditev okolju Določeni procesi se digitalizirajo, evidence so razpršene, kot tudi podatki na računalnikih in strežnikih.

• Zaposleni niso zadovoljni

• Vodstvo ne najde najboljših rešitev, ki bi bile v okviru razpoložljivih sredstev …

Odpor Zaposleni ne sprejemajo vseh novosti kot dobrih, zato izražajo odpor pri uvajanju novosti. Vsak odpor pa sproži plaz negativizma, kar vpliva na delo tako s sodelavci kot z dijaki.

• Delovno razpoloženost zaposlenih

• Neodobravanje in prilagajanje na novosti

Kritična ocena … Po pregledanem vpogledu na delovanje srednjih šol v Sloveniji, je razvidno, da se pojavljajo elementi, ki so značilni za dokumentne sisteme, kar kaže na dejstvo, da so dokumenti ključnega pomena za delovanje in poslovanje šole, hkrati pa obstaja potreba po njihovi izmenjavi, potreba za njihovo iskanje in potreba za enovito bazo podatkov, od koder bo mogoče le-te upravljati in tudi uporabljati za različne namene. Če pa se vprašamo kako bi urejali arhiv? Zaenkrat je stanje v vseh srednjih šolah slabo. Elektronski arhivi so razpršeni, ni enotnega arhiviranja, zato se dogaja, da so podatki podvojeni in arhivirani tako, da varnost teh dokumentov ni ustrezno zagotovljena. Prav tako nastajajo visoki stroški pri:

• tiskanju velikega števila dokumentov za papirne arhive ali posredovanje podatkov.

• opravljanju dodatnih, dvojnih ali celo trojnih del, ki se zahtevajo. Klasično poslovanje srednje šole pomeni prilagajanje dela vsem pravilnikom, zakonom in razvijanju tehnologij v okolju šole. Tako v poslovanju šole lahko gledamo na procesni vidik, funkcionalni vidik, strukturni vidik, kadrovski in



tehnični vidik. Pri razvijanju sodobne tehnologije je smiselno razvijati in usklajevati vsa področja tako, da so zagotovljeni optimalni rezultati na vseh področjih. Žal pa to vedno ni mogoče, saj se šole srečujejo s številnimi ovirami, ki zavirajo optimalno delovanje, torej takšno, v katerem se problemi, ki so opisani v zgornjih poglavjih, ne bi pojavljali. Ocenjujemo, da bi bila najustreznejša rešitev za premostitev problemov poslovanja in prilagoditev srednje šole na nivo razvitosti informacijske tehnologije uvedba kompletnega e-poslovanja srednje šole z uporabo ustreznega elektronskega dokumentnega sistema, ki bi omogočal povezanost z vsemi portali, ki se v delovanju srednje šole pojavljajo. Poslanstvo in strategija srednjih šol je predvsem biti kvalitetna, navzven odprta in prilagajajoča okolju se ustanova. Na podlagi raziskave smo ugotovili, da poznamo v srednjih šolah dva procesa:

• pedagoški proces, kot osnovna dejavnost, za katero je šola ustanovljena, in • administrativni proces, ki je podpora pedagoškemu procesu.

Problemi vodenja evidenc, podvajanja podatkov v programih, visoki stroški tiskanja in uporabe papirja se kažejo v obeh procesih, ki sta povezana le preko zaposlenih in njihove fizične in delne elektronske komunikacije (elektronska pošta). Tako je bistveni manjkajoči elemnt povezanost obeh procesov z vidika elektronskega poslovanja. Zaradi teh pomanjkljivosti prihaja do ovir pri upravljanju obeh procesov skupaj tudi z vidika vodenja.



11 PROTOTIP E-POSLOVANJA SREDNJE ŠOLE Prototip je predserijsko izdelan izdelek ali storitev, ki se daje v uporabo za nekaj časa in se po odpravljenih pomanjkljivostih lahko spremeni v serijski proizvod ali storitev za več uporabnikov. Izdelava prototipa za e-poslovanje šole je povezana s procesi in tokom dokumentov v njih. 11.1 CIKEL RAZVOJA SISTEMA Cikel razvoja IS za vzpostavitev e-poslovanja srednje šole se začne z nekim dokumentom – vzpostavitvenim dokumentom projekta. Najprej pripravimo ta dokument, ki predstavlja osnovo za razvoj. V njem se pripravijo alternativne rešitve, ki se ocenijo po pravno-formalni, organizacijski, tehnični in ekonomski plati. Izbere se najboljša rešitev, ki se predlaga vodstvu v obliki formalnega poročila. Za informacijski sistem, ki bo podpiral celotno e-poslovanje šole, ne le določenih segmentov vsakega zase, se pravzaprav ne določi en dokument, temveč je potrebno podrobno analizirati in načrtovati sistem v smislu povezovanja obstoječih portalov in digitalizacijo vsebin, ki so trenutno v papirni obliki – študija upravičenosti (I. faza). V tej fazi v glavnem proučujemo lastnosti tega obravnavanega sistema in njegove informacijske potrebe ter na splošno opredelimo želene značilnosti sistema. Ugotavljamo, kaj potrebuje obravnavani sistem, da bo lahko učinkovito funkcioniral. Nato se je potrebno odločiti, ali je smiselno ubrati pot v lasten razvoj ali bi na trgu poiskali rešitev, ki bo čim bližja tistemu, kar potrebujemo. Lasten razvoj nas lahko pripelje do bistveno višjih stroškov in porabimo lahko zelo veliko časa, seveda, če je v šoli primeren kader, ki bi tak sistem e-poslovanja lahko vzpostavil, kar v večini šol ni. Pri nakupu pa točno take rešitve, kot jo želimo, ne najdemo, zato spet porabimo več časa, stroški so višji. Pri vzpostavitvi e-poslovanja srednje šole se je najbolje odločiti za nakup informacijskega sistema, ki bo podpiral vse procese in jih med sabo povezoval. V tem primeru sledi prilagajanje rešitev, uvedba novega sistema, preverjanje rešitev in vzdrževanje. V vsaki od faz lahko ugotovimo, da nam nekaj manjka in se moramo vračati nazaj. Če se odločimo za lasten razvoj sledijo še 3 faze razvoja IS:

• logična zasnova, • fizična zasnova in razvoj, • uvedba IS in po teh fazah še • preverjanje rešitev in • vzdrževanje.

V vsaki od faz pa se lahko zgodi, da se moramo vračati nazaj (v predhodne faze). V srednjih šolah nimamo sistemskih inženirjev, ki bi razvijali aplikacije, temveč se lahko zadovoljimo le z nakupom, kar pomeni iskanje ustreznega dobavitelja oziroma izdelovalca primerne aplikacije, ki bi zadovoljila potrebam za



vzpostavitev e-poslovanja v srednji šoli. Po izbiri ustreznega dobavitelja, izdelovalca informacijskega sistema, sledi izgradnja oziroma razvoj IS, preverjanje rešitev, implementacija in na koncu vzdrževanje. Tak model bi bil: 4-stopenjski model razvoja is, sestavljen iz faz: 1. faza � analiza in strateško načrtovanje sistema – študija upravičenosti 2. faza � logična zasnova (funkcionalno/vsebinski model IS) 3. faza � fizična zasnova in razvoj IS (gradnja IS) 4. faza � uvedba IS Analiza in strateško načrtovanje sistema ter študija upravičenosti IS običajno razvijamo za neko konkretno poslovno okolje in za potrebe tega okolja (v našem primeru srednjo šolo). Zavedati se je potrebno, da mora organizacija biti prilagodljiva okolju, in upoštevati cilje, kje se vidi v prihodnosti in kako bi se želela razvijati, zato je nujno �

• opredeliti strateške cilje organizacije; • narediti strateški načrt informatizacije; • opredeliti funkcijo obravnavanega sistema; • narediti analizo obstoječega stanja, ki zajema (opisano v prejšnjih

poglavjih): � identifikacijo procesov in postopkov, � analizo informacijskih tokov, � grobo opredelitev informacijskih potreb ter � analizo obstoječih informacijskih rešitev in opreme

• sledi opredelitev strateških ciljev - v srednji šoli bi določili strateški cilj, da se v obdobju dveh let vzpostavi informacijski sistem, ki bo podpiral vse procese, da bodo vsi dokumenti izdelani in arhivirani zgolj in le v elektronski obliki, in

• ocena izvedljivosti oziroma smiselnosti - določi se izvedljivost na ravni razvoja srednje šole in smiselnost uporabe za vse srednje šole v državi, z možnostjo širitve implementacije IS na širše območje sosednjih držav ali celo v Evropsko unijo.

Logična zasnova IS Ta faza je usmerjena v razvoj IS na vsebinski oziroma funkcionalni ravni, v ospredju sta funkcija in vsebina bodočega IS. Izhodišče so predvsem informacijske potrebe bodočih uporabnikov. Logična zasnova mora biti tehnološko in izvedbeno neodvisna. V primeru vzpostavitve e-poslovanja srednje šole je potrebno najti najustreznejšo ponudbo, predvsem je mišljen s tem pri ponudnikih informacijskih sistemov sistem, ki že obstaja in ga je potrebno smiselno popraviti, da bo ustrezal kompletnemu e-poslovanju srednje šole. Rezultat druge faze je zasnovan logični model IS, ki bo funkcionalno uporaben v vseh srednjih šolah in bo vsebinsko ustrezen za vse programe srednješolskega izobraževanja. Temu sledita fazi 3 in 4, ki sta opisani v naslednjem poglavju.



11.2 POTEK DELA (fizična zasnova in razvoj) Po predhodnih prvi in drugi fazi po štiri stopenjskem modelu razvoja IS sledi tretja faza v izgradnji informacijskega sistema. Izdela se fizična zasnova informacijskega sistema s strani izbranega ponudnika izgradnje IS in v sodelovanju z uporabnikom se razvije informacijski sistem, ki bo ustrezal delovanju in zadostil vsem funkcijam, ki jih podjetje (srednja šola) potrebuje. 11.2.1 Odobritev vodstva Vodstvo je seznanjeno s predlogom prenove, oziroma o raziskavi glede analize obstoječega sistema in predlogu o strateškem načrtovanju sistema ter ima vpogled v logično zasnovo sistema, zato je dano dovoljenje. Tako je sprejeto dejstvo, naj se izdela predlog prenove poslovanja v e-poslovanje srednje šole. Na tej osnovi je strinjanje za izdelavo najustreznejšega predloga IS za prehod v e-poslovanje, torej združitev vseh elektronskih portalov, vzpostavitev enotnih elektronskih evidenc, ustrezen zajem dokumentov, njihova sledljivost in primerno arhiviranje. 11.2.2 Organiziranje Organiziranje umestitve novega, uporabnejšega sistema, ki bo funkcionalno zadostil potrebam e-poslovanja srednjih šol ni enostavno delo. Kot je pokazala analiza stanja, so različni portali in podatki razkropljeni po različnih računalnikih in poslovnih funkcijah. Vse to prinaša razkropljenost, podvajanje podatkov in dodatno delo. Organiziranje uvedbe pomeni iskanje primernega partnerja, ki bi bil pripravljen zgraditi elektronski dokumentni sistem, ki bo omogočil povezovanje vseh podatkov in funkcionalnost za vse uporabnike, ki dokumente sestavljajo, spreminjajo, in tiste, ki podatke potrebujejo, pa naj bodo to notranji uporabniki, zunanji uporabniki in institucije, katerim so šole zavezane podatke posredovati. Dokumentni sistem, ki bi povezal vse portale, ki jih srednja šola uporablja, tako obvezno kot neobvezno zaradi lažjega dela, je z vidika stroškov za srednjo šolo, kjer vemo, da smo v času, ko ni finančnih sredstev za velike investicije, velik strošek, saj na šolah ni strokovnjakov, ki bi lahko sami sprogramirali tako velik sistem. Zato bi morali najeti zunanjega partnerja, ki bi bil pripravljen to izdelati. Vemo, da je ponudnikov na trgu za takšno delo veliko, razlike med njimi so, koliko so se pripravljeni prilagajati potrebam in zahtevam šol kot kupcev, zelo veliko, razlikujejo se tudi v kvaliteti in ceni. Pri iskanju najprimernejšega dobavitelja, ker gre za visoke vrednosti, je potrebno objaviti razpis v obliki javnega naročila, na katerem se izbere primeren ponudnik. Navajamo korake izbire ponudnika. 1. Dogovor na šoli, kdo bo odgovoren za direktne kontakte s podjetjem

ponudnikom, ki je izbran na javnem naročilu. Določili bi tim, ki zbira vse potrebne informacije o dosedanjem delovanju portalov na šoli. Smiselno je



postaviti v tim informatika na šoli, nekoga iz računovodstva, in pa enega od pedagoških delavcev, ki dobro pozna pedagoško delo in sistem vnosa podatkov v dosedanji portal ter posredovanje podatkov zunanjim uporabnikom. Morda bi bilo smiselno vključiti še tajništvo šole, ki ima velik delež v povezovanju z Ministrstvom za izobraževanje, znanost in šport.

2. Tim je določen, sledi razgovor na temo, kaj se želi in kateri podatki so za to potrebni. Pri tem je potrebno v celoti obdelati vse procese na šoli, njihovo delovanje, vstopne in izstopne dokumente ter seveda sledljivost in arhiviranje le-teh. Hkrati pa ne pozabiti na uporabnike sistema, njihovo odgovornost in dostop. Vse te zahteve se pravzaprav zapišejo v razpisno dokumentacijo, da lahko podjetja čim bolj podrobno prijavijo svoje storitve.

3. Po prijavah na razpise se pogledajo ponudbe in izbere se najustreznejši ponudnik. Najustreznejši ponudnik ne pomeni najcenejšega, temveč naj bi bil takšen, ki bo lahko zadostil vsem potrebam, ki so objavljene v razpisu. In tudi takšen, ki bo v nadaljevanju po uvedbi znal najprimerneje skrbeti za vzdrževanje izdelanega sistema.

4. Vsekakor pa naj bi vzpostavitev e-poslovanja srednje šole imela cilje za naročnika (posamezna delovna mesta, kot so tajništvo, računovodstvo, pedagogi, itd.) in tehnologa informatika, kateri se v nekih točkah razlikujejo, in v nekih točkah ujemajo.

Slika 68 prikazuje prototipno rešitev, s katero bi bila vsa delovna mesta z vsemi procesi v šoli povezana v informacijski sitem, do katerega bi bili dostopi urejeni s pomočjo dveh vstopov: • Glavne funkcije, kjer bi bili procesi povezani z znanjimi partnerji v smislu

prevzemanja in posredovanja podatkov zunanjimi uporabniki, kot so MIZŠ, CEUVIZ, itd. Vstop bi imele z digitalnim potrdilom, saj se tako potrjujejo podatki od pošiljatelja s pristnostjo osebe, ki je odgovorna za opravljeno delo.

• Ostale funkcije, kjer bi uporabniki IS vstavljali dokumente, jih v sistemu popravljali in uporabljali vse funkcije, ki bi jim bile dodeljene. Prijavljali bi se z avtorizirano prijavo s pomočjo uporabniških imen in gesel. Gesla bi se zavoljo varnosti po potrebi v določenem času gesla morala spremeniti, mišljeno predvsem pri pedagoškem osebju, ki bi podatke o svojem delu v razredu in ocenjevanja vnašali javno pred dijaki, s tem pa vzpostavili možnost, da dijaki (udeleženci izobraževanja) morda pridejo do podatkov in izkoristijo možnost uporabe sistema, kar bi lahko povzročilo lahko velike težave.

Na Sliki 68 so prikazana posamezna delovna mesta, kot so vodstvo, računovodstvo in tajništvo, za katere bi bila obvezna zahteva uporabe podatkov in dostop z digitalnimi kvalificiranimi potrdili, saj so te poslovne funkcije povezane z zunanjimi partnerji z dostopom do različnih portalov za prevzemanje in posredovanje podatkov. Vsaka od teh poslovnih funkcij bi imela dostop do podatkov, ki jih potrebuje pri svojem delu.



Poslovne funkcije od 1 do 3 na Sliki 68 so mišljena predvsem delovna mesta pedagoških delavcev, ki bi dostopali do podatkov pri svojem delu, v smislu opravljanja pedagoškega poklica. Zunanji partnerji so mišljeni vsi zunanji partnerji srednjih šol, to so različne javne službe za posredovanje podatkov o izobraževanju in delu ter starši, ki bi dostopali do podatkov o svojih otrocih in njihovem napredovanju izobraževanja. Ustrezna dokumentacija, ki je podpora procesom in se danes hrani v papirni obliki ali kje na računalnikih, mišljeno kot zapisniki konferenc in sestankov, različni načrti za delo, poročila o delu, ki so pravzaprav interni dokumenti šole in posameznikov, pa bi bili skladiščeni v bazah IS in dostopni tistim, ki se jim takšen dostop dovoli.

Slika 68: Predlog prototipne rešitve informacisjkega sistema Vsi procesi in vse poslovne funkcije bi bili tako povezani v eno celoto, enotna baza bi nudila prostor vsem podatkom in dokumentom za sprotno delo, obdelavo in vpogled. Slika 68 prikazuje dostope do podatkov v enotnem dokumentacijskem sistemu, do katerih bi imeli možnost dostopa vsi uporabniki sistema, vsak do meje, ki jim je določena. Taka rešitev je povezovanje sistemov ERP s poslovnimi procesi oziroma delovnimi tokovi v srednji šoli. Cilj te prototipne rešitve je povezovanje vseh vrst orodij v enotno orodje za e-poslovanje srednje šole.



Znotraj takega ERP sistema bi bilo na voljo čim več oziroma vsi dokumenti poslovnih procesov in tako lahko trdimo, da bi bila rešitev prožna in ne bi potrebovali toliko programiranja. Povezali bi obstoječe poslovne procese in aplikacije. cilj takega sistema bi bili programi, s katerimi bi bili procesni modeli ločeni od same programske kode, kar bi omogočalo hitro prilagodljivost sitema obstoječim aplikacijam. Tak ERP sistem bi vseboval vse rešitve, tudi za upravljanje z dokumenti, oziroma bi omogočal, da se poveže z obsotječimi aplikaciji, npr. SAOP, KPIS itd., ki v administrativnem delu zelo dobro funkcionirajo.



Predvideni stroški in čas izvedbe informacijskega sistema za vzpostavitev e-poslovanja šole Stroške predvidimo po funkcijah in dejavnostih ter opravljenih storitvah. Tabela 2: Funkcije, čas in predvideni stroški za uvedbo IS

Zap. št

Funkcija/dejavnost Izvajalec Čas izvedbe Predvideni

stroški 1 Vzpostavitev tima ŠC11 T + 1 teden /

2 Dogovor tima in izdelava zasnove za objavo ponudbe

ŠC T + 4 tedni /

3 Objava ponudbe ŠC T + 1 teden 4 Izbira najprimernejšega

dobavitelja ŠC T + 4 tedni

5 Usklajevanje zahtev ponudnika z izvajalcem

ŠC in ponudnik

6 Nabava potrebne dodatne strojne opreme (datotečni strežniki in ureditev ustreznih omrežnih povezav)

ŠC in dobavitelj opreme

T + 4 tedni Od 3000 do 5000 €

7 Izdelava informacijskega sistema za vzpostavitev e-poslovanja šole

Ponudnik T + 2-3 mesece

Od 10000 do 20000 €

8 Implementacija sistema v prvo poslovno enoto

Ponudnik T + 1 teden Cena vključena v 7 točki

9 Preizkus delovanja prototipa, izobraževanje uporabnikov, dodeljevanje pravic uporabnikom

Ponudnik in uporabniki informacijskega sistema PE12

T + 2 meseca Cena vključena v 7 točki

10 Izdelava morebitnih popravkov v sistemu zaradi boljšega delovanja in ustreznosti uporabniku

Ponudnik T + 2 tedna Cena vključena v 7 točki

10 Izobraževanje za vodstvo in vseh uporabnikov sistema

Ponudnik in uporabniki informacijskega sistema PE

T + 2 tedna Cena vključena v 7 točki

11 Vzpostavitev delovanja v vse PE

Ponudnik T + 1 teden Cena vključena v 7 točki

12 Morebitni popravki in vzdrževanje informacijskega sistema

Ponudnik T + trajanje vzdrževalne pogodbe

Po dogovoru na število uporabnikov, od 150 € do 300 € mesečno

11 Šolski center Slovenske Konjice-Zreče 12 Poslovna enota



Pričakovane koristi in težave Z uvedbo predlagane rešitve bi dosegli sproten vpogled v opravljanje vzgojno―izobraževalnega procesa, medsebojno povezane poslovne funkcije in procese, kar se bo odrazilo v: • pripravljenosti sodelavcev pri delu in njihovem zadovoljstvu, • zadovoljstvu staršev, • manjši izgubi časa, • zmanjšanju stroškov porabe papirja in tonerjev ter • zadovoljstvu vodstva.

Večjih težav ob uvajanju prototipa ne pričakujemo. Za sodelavce v kolektivu bo potrebno organizirati izobraževanje za uporabo informacijskega sistema in jim nuditi podporo pri novem načinu dela. Ocena stroškov Ocenjeni stroški se bodo gibali med 10.000 in 20.000 evrov. Glavni strošek je nabava novega IS, ki pa bo nadomestil več ur ročnega dela zaposlenih, dvojnega vnašanja podatkov, zmanjšanje stroškov uporabe papirja in tonerjev, zmanjšnje porabe fizičnega prostora za arhiviranje (ga pravzaprav sploh ne bo več), in ne bo več takšnih izgub časa za izdelavo zabeležk, hkrati pa bodo evidence enotne in pregledne. Ocena rokov Glede na trenutno situacijo, ko imamo v šoli obstoječi sistem, je ocenjen čas uvedbe novega sistema 3 do 5 mesecev od sprejete odločitve. V tem času bomo:

• nabavili ustrezen IS z vso pripadajočo strojno opremo, • uredili omrežje po zahtevah IS ter • izobrazili zaposlene.

11.2.3 Izdelava prototipne rešitve Se izvede po predhodnem ustreznem načrtovanju in kompleksnem pregledu poslovanja, ki je nujen in obvezen. Sem štejemo pregled dokumentov, njihov tok od nastanka do arhiva in medfaze, ko se dokument dopolnjuje in spreminja. Na koncu se ugotovi seveda ustrezen in pravilen arhiv dokumentacije, ki je glede na zakonske predpise določen kot začasen arhiv (od enega leta do pet let) ali trajen arhiv. Pri rešitvi se mora upoštevati, da se procesa (pedagoški in administrativni), ki sta sicer ločena, pri poslovanju z uporabo e-rešitve na nek nčin povežeta in sistem deluje kot enovita celota z ustreznimi uporabniškimi dovoljenji in pooblastili, ki so za uporabnike lahko različni in podrobneje opisani v poglavju 11.2.2. Prototip se izdela kot informacijska rešitev, ki jo izdela oziroma za šolske potrebe priredi podjetje, ki se z gradnjo takih informacijskih sistemov ukvarja.



11.2.4 Uvedba prototipa EDMS oziroma vzpostavitev informacijskega sistema za e-poslovanje šole

Po vseh izvedenih aktivnostih v točki 11.2.3 bomo uvedli izdelan prototip in ga za celotni Šolski center uporabljali s cilji:

• da se stroški papirnega poslovanja najmanj razpolovijo, • da se uporabljajo sodobni informacijsko komunikacijski pripomočki pri

delu, • da se vsa dodatna dela, ki so opisana v poglavju 7.4, kot je dvojno

vnašanje podatkov, dvojno vodenje evidenc in podobno, ukinejo, • da se ustvari sledljivost dokumentov od avtorja do sprotnih sprememb, • da se administrativni proces in pedagoški proces združita v enotnem

informacijskem sistemu, ki bi bil podprt s strani enega ponudnika za vzdrževanje in organizacijo, ter

• da bi bilo moč informacijski sistem v večini administrirati s strani Šolskega centra, le večja vzdrževalna dela in uvajanje morebitnih sprememb zaradi spreminjanja zakonodaje bi uredil ponudnik sistema v okviru mesečnih vzdrževalnih stroškov.

Namen takega prototipa bi bil:

• da se prepričamo, da ideja deluje,

• da lahko razrešimo ali vsaj odkrijemo tehnične in oblikovne težave ter • da lahko idejo izboljšamo z dograjevanjem funkcij in odpravo napak.

Šolski center bo v sodelovanju s ponudnikom informacijskega sistema stremel k temu, da bi prototip e-poslovanja srednje šole bil po delovanju, funkcijah in uporabnosti enak končnemu izdelku.

V fazi preizkušanja prototipa je potrebno razrešiti vse težave, urediti ustrezno obliko in zapisati ter odpraviti vse pomanjkljivosti, ki so se pri uporabi prototipa pojavile. Faza uvajanja in preizkušanja prototipa je nehvaležna, a se s tem rešujejo vsi problemi, ureja in oblikuje se končna ideja, kar je stroškovno morda zahtevnejše, a kljub temu bo rezultat uporabnosti prototipa osnova za predstavitev modela e-poslovanja šol za druge šole, predvsem pa predstavitev Ministrstvu za šolstvo znanost in šport, ki bi lahko tako e-poslovanje šol uvedlo kot enotno za vse srednje in kasneje tudi osnovne šole.

Tako bo torej nastal končni oziroma predstavitveni prototip, ki ga bomo kot delujočo rešitev predstavili višjim nivojem kot ustrezno in zelo uporabno, in sicer:

• večina potencialnih investitorjev oziroma pridobiteljev licence hoče videti ideje, pri katerih je večina težav že razrešenih, saj je zato tveganje zanje manjše;

• si lahko le malokateri človek že ob pogledu na grob prototip predstavlja kakovosten končni proizvod;

• bolj ko bo prototip podoben končnemu proizvodu, bolj jasno bo, kako se uporablja, koliko naj bi šola namenila za stroške nabave in stroške vzdrževanja.



11.3 PROTIPNA REŠITEV Po vseh izvedenih aktivnostih se bo prototip rešitve e-poslovanja srednje šole izvajal kot novi informacijski sistem, kjer bi bili doseženi cilji, ki so opredeljeni v poglavju 11.2.4. Ob uvedbi prototipa se izvede testiranje, in sicer na treh ravneh:

a) Testiranje na nivoju aplikacije se izvede v testnem okolju, preden se da aplikacija v uporabo, upoštevajo se testni primeri običajnega delovanja. Jasno je definirana funkcionalnost delovanja, za katero si izdelovalec aplikacije vodi ustrezno projektno dokumentacijo, testni tim pa preverja na osnovi testnih podatkov zavoda delovanje prototipne rešitve.

b) Testiranje na nivoju podjetja, pri katerem se upošteva posebnost poslovanja in razdeljene poslovne funkcije. Testiranje izvedejo uporabniki na eni poslovni enoti, ki jo izbere direktor/ravnatelj. V tem delu se dela na resničnih podatkih in se izvaja proces z uporabo dokumentiranja v prenovljeni prototipni rešitvi. Uporabniki pregledujejo in ocenjujejo testno rešitev, dajejo dodatne sugestije ali celo podajo strinjanje z informacijsko rešitvijo.

c) Testiranje povezovanja z okoljem, pri katerem se preveri delovanje povezav z zunanjimi aplikacijami, v katere je ustrezno potrebno podajati podatke in seveda tudi vnos podatkov v sistem iz okolja.

S tem bomo vse procese v organizaciji, ki so bili prej opredeljeni kot papirna in fizična oblika, preuredili v e-obliko, ki je dandanes ustrezna oblika poslovanja večine organizacij. V kolikor bodo prihajali v sistem dokumenti v papirni obliki, se bodo ti preoblikovali v elektronsko obliko in tako vstopili v sistem e-poslovanja. Kar se tiče dokumentacije, ki jo je potrebno izročiti v papirni obliki, s tem je mišljena predvsem dokumentacija o uspešnosti in dokončanju izobraževanja za udeležence (dijaki, izobraževanje ob delu, tečajniki …), se bo le-ta izdajala v papirni obliki. Proces v e-obliki prikazuje Slika 69.



Slika 69: Proces e-poslovanja



Vsi dokumenti bodo tekli v vseh procesih v elektronski obliki, kjer se bosta videla povezljivost dokumentacije in tok, kje se dokument nahaja, ter seveda kdo od uporabnikov je na njem delal in kdaj. Pomembno je, da se do sedaj dva deljena procesa v šoli povežeta, da bodo podatki, ki se uporabljajo skupno, na enem mestu in na dosego uporabnikom, ko jih potrebujejo, seveda ustrezno s pravicami, ki jih bodo imeli. Arhiviranje bo potekalo zgolj in samo v e-obliki, in sicer na način najema zunanjih strežnikov v povezavi s ponudnikom. Zunanji strežniki so zanesljivejši, delajo se ustrezne arhivske kopije na treh ravneh, in zagotovljeno je, da se podatki ohranijo. Tako arhiviranje z najemom zunanjega prostora je mišljeno predvsem na dokumente, ki zahtevajo trajno arhiviranje oziroma arhiv, kjer je doba arhiviranja določena od pet let naprej. Interni podatki in dokumenti bodo hranjeni v e-arhivu na strežnikih šole na diskih z ustrezno urejeno zaščito, da se podatki ne morejo izgubiti. Analiza uvedbe sistema Cilj prototipne rešitve je uvesti učinkoviti sistem, zato se je pri vseh fazah uvajanja projekta organiziralo učinkovito sodelovanje z uporabniki sistema. Ob vključevanju uporabnikov pri izgradnji IS se zmanjša možnost napak in morebitnih kasnejših popravkov, s takim delom se tudi stroški zmanjšujejo. Več je popravkov proti koncu, težje je popravljati in stroški za končno uvedbo sistema se višajo. Ne gre pozabiti, da se ob vključevanju uporabnikov pri izgradnji sistema izognemo odporu ob uvajanju novega sistema dela, saj sami čutijo, da se IS gradi za njih in za njihovo lažje delo. Ob tem se upoštevajo njihova mnenja, pripombe in seveda pričakovanja, kar posledično pomeni, da bo IS sistem zaživel tudi v praksi kot uporaben. Ob uvedbi prototipne rešitve se zavedamo, da bo kljub vsemu prišlo tudi do odpora nekaterih zaposlenih in delnega nezaupanja. S strpnim pristopom bo sledilo zaupanje zaposlenih, sodelovanje in s tem uspešnejša uvedba informacijskega sistema. Verjamemo, da bo tehnološka rešitev prava in ustrezna za delovanje, novi način izvajanja procesov, ko ne bo več množenja papirnih odkumentov, ko bo dokumentacija shranjena in jo bo potrebno iskati v elektronskih arhivih, bo sprejet s strani zaposlenih, saj bo pravilno predstavljen in sistematično uveden.



12 PREDLOG SPREMEMB IN PREDSTAVITEV MODELA ENOTNEGA E-DOKUMENTARNEGA SISTEMA V SREDNJI ŠOLI

Informacijska rešitev, ki bi kot prototipna delovala v okviru Šolskega centra Slovenske Konjice-Zreče in bi bila preizkušeno dobra za to ustanovo, bi vsekakor bila ustrezna tudi za vse srednje šole v Sloveniji. Uvedba celovite rešitve za upravljanje dokumentov bi pomenila bistveno spremembo v poslovnem procesu srednje šole. Takšen poseg bi vplival na organizacijo, delovne procese in dokumente, ki so povezani z njimi. Tako bi bilo omogočeno celotno e-poslovanje srednje šole. Predlagamo, da bi IS kot prototip preizkušali za obdobje eno šolsko leto. V tem času bi se urejali tudi morebitni popravki in izboljšave. Sočasno bi se povezali s šolsko krovno organizacijo, to je Ministrstvom za izobraževanje, znanost in šport. Prototipno rešitev bi predstavili ustreznim organom in predlagali takšen IS za vse srednje šole v Sloveniji. Zavedamo se, da proces vzpostavitve, ki je opisan v poglavju 12, traja daljše časovno obdobje, uvedba in preizkušanje prototipa še ne pomeni končne rešitve, saj se na tak način uvedba IS ne konča, temveč se predvideva, da se bodo dogajale spremembe tako v procesih, kot v dokumentih, kar bi novo uveden IS podpiral. Predvideti je potrebno tudi dodajanje morebitnih novih procesov v sistemski okvir. Po uvedeni spremembi in ustreznem delovanju IS bi bilo smiselno tak IS razširiti na področje delovanja vseh srednjih šol. Ustrezna krovna organizacija bi poskrbela za uvajanje IS v srednje šole, izobraževanje zaposlenih in ustrezno vzdrževanje sistema na vseh šolah. Zavedati se je potrebno, da takšen IS predvideva obvladovanje dveh področij, kjer razmejitve v praksi ni, temveč je vzajemno sodelovanje nujno potrebno. Prvo področje, ki je zelo pomembno, je arhiviranje dokumentov v skladu z veljavno zakonodajo na področju izobraževanja in ostalih področjih dela. To bi pripeljalo do višje stopnje organiziranosti šole in uskladitev poslovanja z zakonodajo v Sloveniji ter po potrebi tudi na ravni Evropske unije. Drugo področje je podpora poslovnim procesomm oziroma podpora kroženju, distribuciji dokumentov znotraj šole in navzven. Vse to prikazuje kompleksnost področja in seveda visoko tveganje za šolo, ki bo prototipno uvajala novi IS. Tveganja so glede izbire primerne programske opreme, ustrezne izbira ponudnika, kvalitetnega sodelovanje s ponudnikom storitev.Prototipna rešitev bi morala biti primerna za predstavitev krovni organizaciji, Ministrstvu za izobraževanje, znanost in šport, da bi se prototip kot uporaben IS lahko razširi na vsa poslovanja srednjih šol. Pri predstavitvi krovni organizaciji, to je Ministrstvu za šolstvo, znanost in šport bi podrobno predstavili potek vzpostavitve prototipne rešitve na zavodu, in sicer:



• odobritev vodstva za vpeljavo sprememb, to je vzpostavitev enotnega dokumentnega sistema za povezovanje vseh delujočih aplikacij in delovanje informacijskega sistema za vse procese srednje šole;

• vzpostavitev tima za uvedbo IS v srednjo šolo; • tim izdela in uredi vse potrebno za oddajo javnega naročila za izvedbo IS; • pregled ponudb in izbira ter sprejem dogovora med ponudnikom za izdelavo

ustreznega IS srednje šole; • uskladitev zahtev srednje šole s ponudnikom IS; • nabava potrebne dodatne strojne opreme za delovanje IS šole; • implementacija prototipnega sistema v prvo poslovno leto; • izobraževanje zaposlenih kot uporabnikov sistema z dodelitvijo pravic in

vzpostavitev potrebnih digitalnih potrdil; • med letom pregledovanje ustreznosti delovanja in morebitni popravki v

sistemu; • po pretečenem obdobju uporabe prototipnega izdelka se predstavi IS višjim

ustanovam za morebitno širšo uporabo; • ob delovanju ustrezno vzdrževnaje, nadgradnja vsebin in morebitno dodajanje

novih, vsekakor vezano na potrebe dela in delovanje poslovnih procesov. Časovni okvir uvedbe Je naravnan in upoštevan od začetka razmišljanja o IS pa do uvedbe same. Tabela prikazuje okviren časovni okvir uvedbe takšnega sistema, ki se lahko skrajša ali tudi podaljša, saj so znotraj uvedbe elementi, ki lahko pri še tako dobri organizaciji termin uvedbe zamaknejo za kar nekaj časa (tu je mišljeno predvsem javno naročilo, kjer nastane ovira zaradi pri morebitne pritožbe na izbiro ponudnika, kar podaljša čas za obdobje, dokler se pritožba na zavrne oziroma upošteva, skratka, dokler ni podpisa pogodbe s strani izvajalca IS). Časovni okvir je smiselno predstaviti naprej, da je razvidno koliko časa in dela je bilo vloženo v projekt. Sicer pa bi z uvajanjem IS na ostale srednje šole lahko črtali ali okrnili nekatere točke. Seveda bi bile nujno potrebne prilagoditve za vsak zavod posebej, predvsem je tu mišljeno dogovarjanje v zvezi z arhiviranjem, ustrezno strojno opremo in tok dokumentov, ki je lahko v zavodih spremenjen predvsem glede delovnih mest in delovnih obveznosti. Tabela 3: Časovni okvir uvedbe IS

Zap. št. Dejavnost Nosilci Čas

1 Zaznana potreba Informatik, vodstvo, zaposleni

T

2 Analiza stanja Informatik 2 tedna

3 Predstavitev stanja vodstvu Informatik Po analizi

stanja

4 Odobritev vodstva za vpeljavo sprememb, to je vzpostavitev enotnega dokumentnega

Vodstvo 1 teden



Zap. št. Dejavnost Nosilci Čas

sistema za povezovanje vseh delujočih aplikacij in delovanje informacijskega sistema za vse procese srednje šole

5 Vzpostavitev tima za uvedbo IS v srednjo šolo

Vodstvo, tim 1 teden

6 Tim izdela in uredi vse potrebno za oddajo javnega naročila za izvedbo IS

Tim 2 tedna

7 Pregled ponudb in izbira ter sprejem dogovora med ponudnikom za izdelavo ustreznega iS srednje šole

Tim T javno naročilo + 2 tedna

8 Uskladitev zahtev srednje šole s ponudnikom IS

Tim, vodstvo, kontrola

2 tedna

9 Nabava potrebne dodatne strojne opreme za delovanje IS šole (javno naročilo in izbira najustreznejše ponudbe)

Tim, informatik T + 4 tedne

10 Izdelovanje IS s strani ponudnika in sprotno prelgedovanje izdelanega IS ter seveda preizkušanje

Ponudnik IS T + 3 mesece

11 Predstavitev sistema vodstvu Ponudnik IS in tim

T

12 Implementacija prototipnega sistema v prvo poslovno leto

Ponudnik v sodelovanju s timom

T

13 Izobraževanje zaposlenih kot uporabnikov sistema z dodelitvijo pravic in vzpostavitev potrebnih digitalnih potrdil

Ponudnik T + 1 mesec

14 Med letom pregledovanje ustreznosti delovanja in morebitni popravki v sistemu

Ponudnik, zaposleni uporabniki IS

1 šolsko leto

15

Ustrezno vzdrževnaje, nadgradnja vsebin in morebitno dodajanje novih, vsekakor vezano na potrebe dela in delovanje poslovnih procesov

Ponudnik, informatik

Po uvedbi – redno in kontinuirano



Uvedeni EDMS in delovanje ter povezovanje Novo uvedeni IS bo pomenil novo razmišljanje pri delu in novi način pri izvajanju procesov dela, tako v pedagoškem in administrativnem procesu. Pri uvedbi in sprejetju novega načina dela bo vsekakor tim upošteval finančno dostopnost sistema in kvaliteto, ki jo lahko nudi. Slika sistema prikazuje tok dokumentov in delovanje sistema.

Slika 70: Funkcionalnost IS in dokumentacijskega sistema Prednosti sistema bodo:

• podvajanja evidenc ne bo več; • vnasanje podatkov bo enkratno; • izkoriščena bo vsa strojna in programska oprema šole • arhiviranje bo zgolj in samo v elektronski obliki; • zmanjšal se bo strošek tiskanja in strošek papirja; • sprostili se bodo prostori fizičnega arhiva; • sledljivost dokumentov bo vidna in na razpolago vsem, ki bodo lahko imeli

vpogled v dokumente; • povečanje zadovoljstva zunanjih partnerjev, saj bo mogoče brez velikega

napora podatke pošiljati v postavljenih rokih; • boljše sodelovanje s starši ter • zadovoljstvo vodstva.

Ob uvedbi sistema se pričakujejo nekatere ovire:

• pripravljenost vseh zaposlenih za sodelovanje;



• navajanje zaposlenih na izboljšani sistem dela; • zagotovitev računalniške opreme za vsakega zaposlenega, kar predstavlja

strošek za šolo. V smislu iskanja najboljših rešitev za kakovostnejšo in finančno manj obremenjujoče izvajanje poslovnih procesov smo tako s pomočjo ponudnika storitve izdelave IS izdelali prototipno delujočo rešitev, ki je lahko uporabljena v vseh srednjih šolah, z določenimi popravki tudi na osnovnih šolah. Takšen sistem bi omogočal

• dolgoročno hrambo številnih dokumentov, ki bi bili lahko v različnih formatih;

• ustrezno iskanje dokumentov po vsebinah in ključnih besedah; • povezavo med obstoječimi aplikacijami; • hitro in lahko izdelavo ter obdelavo novo nastalih dokumentov; • nadzorovanje vsebine dokumentov in avtorstva; • hitro in ustrezno prenašanje podatkov zunanjim partnerjem; • zajemanje in pretvorbo papirnih dokumentov v elektronsko obliko ter • varno delovanje uporabnikov z avtorizacijami in avtentikacijami.

Smiselno bi bilo, da bi se uvedba sistema razširila postopoma na celo Slovenijo seveda z ustreznimi navodili in usklajevanjem z MIZŠ, ki bi uvedbo spremljalo v okviru vnaprej pripravljenega projekta uvedbe na ravni cele države. Ker je rešitev za e-poslovanje in hkrati za upravljanje procesov dobra in preizkušena, je lahko cilj projekta predstaviti to v širše okolje Evropske unije, saj tudi drugod šolski sistemi in srednje šole potrebujejo elegantno urejeno elektronsko poslovanje. Potrebna bi bila le dobra organiziranost in usklajenost med ponudniki storitve in zahtevami šol v tujini, ki se nikakor tako zelo ne razlikujejo od naših.



13 ZAKLJUČEK Šolski sistem je v zadnjih letih na informacijskem področju doživel veliko sprememb. Ob postopnem uvajanju računalniške opreme v šolstvo, seveda z okrnjenimi sredstvi, razvoju različnih aplikacij zunanjih partnerjev se je tudi šolstvo moralo razvijati v smeri inovativnega poslovanja. Individualni arhivi zaposlenih so postali moteči element, predvsem pri hitrem razvoju tehnologije in obveznem izmenjavanju podatkov med zaposlenimi in zunanjimi partnerji. Ročni zapisi pedagoškega procesa so bili do še pred davnim aktualni in v mislih vodstev nezamenjljivi. Z razvojem gospodarstva je bilo potrebno razvijati tudi negospodarstvo. V negospodarstvu, predvsem v javnih službah so se začeli postopno uvajati informacijski sistemi in storitve, kar je teklo počasi in brez medsebojnih dogovarjanj. Rezultat tega so nastale tehnološko nekompatibilne aplikacije in sistemi, ki so različne tudi po funkciji. Vzpostavljeni so različni kanali do zunanjih partnerjev, ki niso povezani med sabo, zato je delo s takimi podatki napor in nam pomeni izgubo časa. E-poslovanje srednjih šol ne pomeni povezave med zunanjimi partnerji s pomočjo spletnih aplikacij, cilj e-poslovanja srednje šole je beleženje vseh aktivnosti in vodenje dokumentacije v e-obliki s ciljem primerne hrambe, zaščite dokumentov in sledljivosti le-teh. Vsaka prenova poslovanja je sestavni del poslovanja in je hkrati izziv na spremembe, ki se dogajajo v okolju. Odločitev, kako bi prenovili poslovanje, je v neki meri odvisna od krovnega sistema MIZŠ, pa vendar v veliki meri tudi od šole same, saj s tem posega v svoj individualni prostor dela in organizacije. Procesi in funkcije v srednjih šolah so znani, odločitev za uvedbo le-tega v elektronsko obliko je napredek v modernizaciji vseh procesov, ki jih podpira. Zavedanje vodstva šole in krovne organizacije, da je v današnjem času to nujna potreba, je prvi korak k spremembi. Uvedba prototipa, ki je pokazatelj delujoče rešitve, je lažja pot k cilju uvedbe e-poslovanja v srednjih šolah oziroma v celotnem šolskem sistemu. Smer nadaljnjega razvoja je tako lahko začrtana, saj je zagotovo prikazana rešitev pot k poenotenju dela in poslovanja srednjih šol. Razvoj elektronskega poslovanja je povzročil rast količine različnih dokumentov v digitalni obliki, razvita informacijska tehnologija omogoča lažje obvladovanje teh dokumentov. Ob vsem tem se v šolah pojavljajo veliki stroški:

• tiskanja, • obvladovanja fizičnih arhivov,



• iskanje dokumentov ter • posledično počasnitev poslovnih in delovnih procesov.

Ravno zaradi visokih stroškov in hitrega razvoja tehnologij smo z analizo stanja ugotovili, da je čas, da se uvedejo spremembe, ki bodo največje težave odpravile. Organiziranje uvedbe takšnega sistema, ki ima v bistvu enostavno poslovanje, pa vendar tudi zelo zapleteno, ni enostavno delo, saj je na poti do uvedbe kup omejitev, ki se odražajo v različnih segmentih, od vodstva, tima, usklajevanja, javnih naročil in naprej. Predlog izdelave prototipne rešitve in s tem izboljšanje delovanja poslovanja srednjih šol je rešitev oziroma vzorec, ki naj služi kot dobra praksa, iz katere se lahko razvije izboljšan prototip kot ustrezen informacijski sistem in uvede v vse šolske sisteme. Taka rešitev seveda zmanjšuje začetne stroške razvoja, kar se lahko uporabi za študije in razvoj na ravni celotnega ministrstva. Menimo, da smo v magistrskem delu dosegli svoj namen, podan je predlog in načrt uvedbe informacijskega sistema za vzpostavitev kompletnega e-poslovanja srednje šole. Zagotovo smo z vsemi dejavnostmi, opisanimi v delu, pokazali, da je mogoče obrniti novi list papirja v še vedno togem sistemu, kot je šolstvo. Z dobro organizacijo in ob podpori vodstva se lahko še tako togi sistemi začnejo premikati v smeri, ki jo narekuje razvoj zunanjega sveta v smislu novo razvitih tehnologij. Ob tem pa ne smemo pozabiti na vse zaposlene, ki bodo ob tem porabili manj časa za obvladovanje dokumentov, zato se bodo lahko razvijali v svoji stroki, kar bo v prihodnosti prineslo le pozitivne premike, saj bodo lahko širše strokovno znanje prenašali na udeležence, to so dijaki in ostali udeleženci izobraževanja. Na prvi pogled se zdi, da sprememba, ki zahteva veliko truda, energije in predvsem finančnih sredstev, ni izvedljiva, vendar je, in določitev cilja in predhod na celotno e-poslovanje srednje šole naj bo cilj za vse sodelujoče v tem projektu. Za eno srednjo šolo je tak projekt res velik finančni zalogaj, vendar ob posplošitvi na raven srednjih šol se strošek za krovno organizacijo MIZŠ ne množi s številom šol, temveč se bistveno zmanjša. Razvoj informacijskega sistema je le en sam, uporabi se za vse srednje šole, saj je delo v njih enako.



LITERATURA IN VIRI Knjige: Adizes, I. (1991) Mastering change, Adizes Institute Publications, California. Evard Beth, L., Craig L. Gripple (2001) Managing business chnage for dummies.

Hungry Minds, New York. Davenport, T. H. (1993) Process Innovation, Harvard Business School Press,

Cambridge. Gargiulo, M. (2001) Cambio y transformacion corporativa. Insead. Fasciolo 1 Gričar, J. in Piskar, S. (1988) Sistemski inženiring, Moderna organizacija, Kranj Harrington, H. J., Esseling, E.K.C. & Nimwegen, H. (1997) Business Process

Improvement workbook: Documentation, Analysis, Design and Management of Business Process Improvement, McGraw-Hill, New York.

Jereb, E. (2005) Elektronski sistemi za upravljanje z dokumenti, dosegljivo na: http://www1.fov.uni-mb.si/eva/Razno/APP/EDMS.ppt (30.08.2012)

Jereb, J. (1994) Avtomatizacija pisarniškega poslovanja, Moderna organizacija, Kranj.

Kotler, P. (2000) Marketing Management, The Millenium Edition, The Prentice Hall Internationa, New Jersey.

Kovačič, A. (1998) Informatizacija poslovanja, Ekonomska fakulteta, Ljubljana.

Kovačič, A. (1994) Načrtovanje in gradnja informacijskih sistemov, DZS, Ljubljana.

Kovačič, A in Bosilj Vukšić, V. (2005) Management poslovnih procesov, GV Založba, Ljubljana.

Kovačič, M. (2007) Model uvedbe sistema elektronskega poslovanja v bančni sistem, Specialistično delo, Fakulteta z organizacijske vede, Kranj.

Krivec, B. (1997) Prilagoditev procesa Benchmarkinga za podjetje Mont Kozje, Diplomsko delo, Ekonomska fakulteta, Ljubljana.

Kucharik, T. (2000) e-Enterprise, Meta Group, AG Motivalla, L. F. in Thompson J.. (2009) Enterprise System for Management, Upper

Sadle River , Person Education, Prentice Hall. Rot, M. (2004) Načrtovanje dokumentacijskih arhivskih sistemov, Microcop,

Ljubljana. Senge, M. P. (1990) The Fifth Discipline: The Art & Practice of The Learning

Organisation, Currency Doubleday, New York. Strebel, P. (1992) How Managers Exploit Radical Bussiness Change, Harvard

Business School Press. Boston Turban, M. W. (2002) Inforamtion technology for Management – Transforming

Bussiness in the Digital Economy 3rd edition, John Wiley & Sons, New York.

Žumer, V. (2008) Poslovanje z zapisi:Upravljanje in hramba dokumentarnega gradiva, klasifikacijski načrti za razvrščanje gradiva z roki hrambe in elektronska hramba gradiva v digitalni obliki. Ljubljana. Planet GV d.o.o.

Članki v revijah:



Akashah, P.A. Emelia R. Syamsul Rizal Kamaruzaman Jusoff and E. Christon. (2011) Electronic Document Management System: World Applied Sciences Journal, 12: 55-58.

Al-Mashari, M. (2001) Process orientation through Enterprise Resource Planning: A review of critical issues. Knowledge and Process Management, 8(3):(175-185).

Bayer, B. in Marquardt, W. (2004) Towards integrated information models for data and documents, Computer &Chemical ngineering, št.8, zv.28, str 1249-1266.

Cerovšek, M. (2012) Vzvodi informatike za rast in razvoj organizacije, Organizacija, letnik 45, št. 1 (strani A27 – A35), Kranj

Gargiulo, Martin. (2001) Cambio y transformacion corporativa. INSEAD. Fontainebleau.

Yao,Y.H., A.J.C Trappey, P.S Ho.,(2003). XML-based. ISO9000 Electronic Document Management System. 2009. Robotics and Computer-Integrated Manufacturing, 19(4):355-370.

Owen, Sherry. (2006) Electronic Document Management System: Annual Spring Conference for the Arkansas Library Paraprofessionals. Arkansas Libr. 63 no.1.

Shin-Yuan Hung, King-Zoo Tang, Chia-Ming Chang, Ching-De Ke (2008) User acceptance of intergovernmental services: The case of electronic document management system . Digital opportunities, strani 3335-3338.

Zakonodajni viri:

Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju. (1999) Uradni list RS, št. 96/99, 26. 11.1999.

Pravilnik o spremembi pravilnika o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju. (1999). Uradni list RS, št. 108/99, 27. 12. 1999.

Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju. (2012) Uradni list RS, št. 59/12, 3. 8. 2012.

Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur. l. RS št. 77/2000, Ur. l. RS št. 2/2001, 86/2006).

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisovanju (ZEPEP-UPB1; uradno prečiščeno besedilo, Ur. l. RS št. 98/2004).

Zakon o gimnazijah (ZGim – UPB1, uradno prečiščeno besedilo), Uradni list Republike Slovenije, št 1/2007, 2007.

Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI-UPB5). (2007), Uradni list Republike Slovenije, 16 (2007), stran 1830.

Zakon o poklicnem in strokovnem izobraževanju (ZPSI-1), Uradni list Republike Slovenije, št. 79/2006, (2006).

Zakon o varstvu osebnih podatkov (uradno prečiščeno besedilo, ZVOP-1-UPB1, Ur. l. RS, št. 94/2007).

Poročila, interni dokumenti:

Gričar J. (2008) Zapiski predavanj: Management informacijskih sistemov. Ivančič V., Intervju z gospodom mag. Milanom Sojčem, Slovenske Konjice, 14. 11.

2012.



Ivančič V., Intervju z gospodom Ivanom Jovanom, Velenje, 18. 01. 2013.

Ivančič V., Intervju z gospodom Tomislavom Viherjem, Celje, 20. 3. 2013. Ivančič V., Intervju z gospodom Hermannom Helbigom, Slovenske Konjice, 10. 3.

2014.

Šolski center Slovenske Konjice―Zreče (2014) Poslovno poročilo za leto 2013, Slovenske Konjice.



Šolski center Slovenske Konjice―Zreče (2010) Pogodba o medsebojnem sodelovanju s podjetjem Logos.si d.o.o., Slovenske Konjice

Spletni viri: Akson d.o.o. http://www.akson.si/ERP.aspx (8. 1. 2016) Eropska digitalna agenda. http://ec.europa.eu/digital-agenda/ (20. 1. 2013) Grad d.d. – Programske rešitve. http://www.grad.si/si/pregled-programov (15. 1. 2013) Microcop. http://www.mikrocop.com (18. 11. 2012, 5. 1. 2013) Skupne informacije o srednješolskem izobraževnju in programih: http://portal.mss.edus.si/msswww/programi2012/programi/skupne_inf.htm#1, (10. 11. 2012) Logos.si. http://www.logos.si (27. 12. 2012) Lo.Lopolis portal. http://www.lopolis.si (5. 1. 2013) Powers. S. Topic Overview: Enterprise Content Management. http://www.forrester.com/rb/Research/update_2010_topic_overview_enterprise_conent_management/q/id/57374/t/2?action=5 (15. 5. 2014) Saop, o nas. http://www.saop.si/ (13. 12. 2012) S. Powers. Topic Overview: Enterprise Content Management. http://www.forrester.com/rb/Research/update_2010_topic_overview_enterprise_content_management/q/id/57374/t/2?action=5 Zakon o elektronskem poslovanju, ZEPEP, http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200498&stevilka=4284 (23.11. 2014) Zakon o spremembah in dopolnitvah elektronskega poslovanja, ZEPEP-A, spremembe in dopolnila, http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO6795 (27. 11. 2014)



PRILOGE Priloga 1: Prijava na šolsko prehrano

Šolski center Slovenske Konjice-Zreče, Gimnazija Slovenske Konjice Tattenbachova ulica 2a 3210 Slovenske Konjice Datum: 1. 6. 2012 PRIJAVA NA ŠOLSKO PREHRANO v šol. letu 2012/2013 Podatki o vlagatelju □ mati □ oče □ druga oseba Ime in priimek: Janja Brglez Naslov: Vešenik 19 b, 3210 Slovenske Konjice Podatki o učencu/dijaku Ime in priimek: Luka BRGLEZ Naslov:Vešenik 19 b, 3210 Slovenske Konjice EMŠO: 0403995500172 Razred/letnik in oddelek: ________ Prijava Prijavljam učenca/dijaka na šolsko prehrano □ malico od _______________dalje vse delovne dni ali PO TO SR ČE PE Soglasje: Obkrožite, ali soglašate, da se dijak od posameznih obrokov odjavlja sam: SOGLAŠAM NE SOGLAŠAM Izjavljam, da sem seznanjen/a: - z organizacijo šolske prehrane na šoli in s pravili šolske prehrane, - z določbo 9. člena Zakona o šolski prehrani, ki določa, da moram spoštovati pravila šolske prehrane, plačati prispevek za šolsko prehrano, pravočasno odjaviti posamezni obrok, plačati polno ceno obroka, če obrok ne bo pravočasno odjavljen ter šoli v 30 dneh sporočiti vsako spremembo podatkov, navedenih v prijavi, - s pravico do subvencioniranja šolske prehrane ter načinom in postopkom uveljavljanja subvencije, ter da: - so vsi podatki, ki sem jih navedel v vllogi resnični, točni in popolni, - za svojo izjavo prevzemam vso materialno in kazensko odgovornost. Datum: Podpis vlagatelja: ______________ __________________________

Ravnateljmag. Milan Sojč



Priloga 2: Obračun subvencij in vseh obrokov v obračunskem obdobju



Priloga 3: Obvestilo o uspehu



Priloga 4: Prijava za vpogled podatkov v e-dnevnik in e-redovalnico.



KAZALO SLIK Slika 1: Organizacijske enote Šolskega centra Slovenske Konjice-Zreče (Vir: Poslovno poročilo, 2015)..................................................................... 4

Slika 2: Shema poslovnega procesa ....................................................... 7

Slika 3: Management poslovnih procesov ................................................. 8

Slika 4: Temeljni cilji prenove poslovanja .................................................. 9

Slika 5: Razširjen Leavittov diamant ...................................................... 11

Slika 6: Stopnje, postopki in ključni rezultati prenove poslovanja―potek ............ 16

Slika 7: Usmeritve in njihova vplivnost na poslovne spremembe skozi obdobja ..... 18

Slika 8: Vrste primerjanja značilnosti, Vir: Kovačič in B. Vukšić, 2005, str. 85 ....... 21

Slika 9: Uravljanje sprememb in podprocesa ............................................ 23

Slika 10: Dejavniki organizacijske kulture ................................................ 24

Slika 11: Osem korakov do transformacije podjetja ..................................... 25

Slika 12: Dejavniki prenove poslovanja v e-poslovanje ................................. 30

Slika 13: Prehod podjetij na e-poslovanje ................................................ 31

Slika 14: Poslovnio informacijski sistem .................................................. 32

Slika 15: Grafična ponazoritev gradnikov dokumentacijskega sistema ............... 35

Slika 16: Shrambe znanja .................................................................. 37

Slika 17: Življenjski cikel informacije ...................................................... 38

Slika 18: Razmerje uporabnikov, poslovnih procesov in dokumentov ................ 40

Slika 19: Povezava med administrativnim in pedagoškim procesom v srednjih šolah ................................................................................................. 43

Slika 20: Analiza problemskega stanja .................................................... 46

Slika 21: Problemsko stanje z vidika tehnologa sole .................................... 47

Slika 22: Razmejitev analize problemskega stanja ...................................... 48

Slika 23: Pedagoški proces ................................................................. 50

Slika 24: Logotip kot prepoznavni znak programa za računovodstvo (vir: http://www.saop.si/) .......................................................................... 52

Slika 25: Podpora programa Saop ......................................................... 53

Slika 26: Vnos prejetega računa ........................................................... 53

Slika 27: Pot do vnašanja podatkov o zaposlenem ...................................... 54

Slika 28: Okno za vnos podatkov o zaposlenem ........................................ 55

Slika 29: Okno za vnos podatkov za izdajo računa ...................................... 56

Slika 30: Dodajanje pogodbe o deu v KPIS .............................................. 57

Slika 31: Dodajanje razporeditve za delavca ............................................. 58

Slika 32: Dodajanje podatkov o učni obvezi učitelja ..................................... 58

Slika 33: Dokument o strukturi place ...................................................... 59

Slika 34: Program splošna matura in meni za podatke o kandidatu................... 59

Slika 35: Okno za vnos podatkov o kandidatu na mature .............................. 60

Slika 36: Okno za vnos ocen po končanih letnikih in učni uspeh v šoli ............... 60

Slika 37: Vnos točk ustne ocene za vsak predmet posebej ............................ 61

Slika 38: Določitev ovire in prilagodljivost pri opravljanju mature ...................... 61

Slika 39: Vnašanje prostorov in določitev števila sedežev ............................. 62

Slika 40: Vstop v portal LoPolis ............................................................ 63

Slika 41: Vnos podatkov o dijaku in starših ............................................... 63

Slika 42: Možnosti modula Tempelj―predmetnik ....................................... 64

Slika 43: Prijava na malico .................................................................. 65

Slika 44: Vpogled na možnosti modula Restavracija―abonenti ....................... 65

Slika 45: Prijava na obrok ................................................................... 65



Slika 46: Izvoz podatkov o koriščenih obrokih v mesecu ............................... 66

Slika 47: Pogled na vnos ocen v redovalnico ............................................ 68

Slika 48: Določitev pripone k številki dokumenta ........................................ 69

Slika 49: Določitev dokumenta za tiskanje in dodatne nastavitve ..................... 69

Slika 50: Vnos v dnevnik dela .............................................................. 70

Slika 51: Dodajanje podatkov v urnik v modulu Tempelj - Urnik ....................... 71

Slika 52: Generiranje uporabniškega imena in gesla za dijaka ........................ 72

Slika 53: Dodajanje starša kot uporabnika portala in dodeljevanje pravic ............ 72

Slika 54: Vnos obveze učitelja ............................................................. 73

Slika 55: Dostop do programa Saop iCenter ............................................. 74

Slika 56: Nabor možnosti za vnos podatkov v tajništvu ................................. 74

Slika 57: Način vnosa prejetega računa .................................................. 74

Slika 58: Program za vodenje prisotnosti na delu ....................................... 75

Slika 59: Predogled izpisa, ki je podlaga za izplačilo (za delavca) .................... 75

Slika 60: Vstop v program in meni okolje ................................................. 77

Slika 61: Meni dijaki ......................................................................... 77

Slika 62: Vnos podatkov o dijaku .......................................................... 78

Slika 63: Vnašanje in možnosti dela z redovalnico ...................................... 78

Slika 64: Poročila in izpisi ................................................................... 79

Slika 65: Moduli računovodskega programa in povezave med dokumentacijo ...... 79

Slika 66: Uspešen krog digitalnega gospodarstva ....................................... 80

Slika 67: Evidentiranje v srednji šoli ....................................................... 85

Slika 68: Predlog prototipne rešitve informacisjkega sistema ........................ 103

Slika 69: Proces e-poslovanja ............................................................ 109

Slika 70: Funkcionalnost IS in dokumentacijskega sistema .......................... 114

KAZALO TABEL Tabela 1: Šibke točke pri delovanju srednjih šol ......................................... 96

Tabela 2: Funkcije, čas in predvideni stroški za uvedbo IS .......................... 105

Tabela 3: časovni okvir uvedbe IS ....................................................... 112

KRATICE IN AKRONIMI ABC: Activity Based Costing – spremljanje stroškov po aktivnostih CASE: Computer Aided Software Enginering – razvijanje programskih rešitev ERP: Enterprise Resource Planning: celovite informacijske rešitve ŠC: Šolski center Slovenske Konjice-Zreče MIZŠ: Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport COVL: Centralni oddelek za verodostojno listino Vrhovnega sodišča Republike Slovenije CEUVIZ: Centralna evidenca udeležencev vzgojno izobraževalnih zavodov CSF: Critical Success Factors – metoda ključnih dejavnikov uspeha KPIS: Kadrovsko podatkovni informacijski sistem TQM: Total Quality Management – management kakovosti MPP: Management poslovnih procesov PPP: Prenova poslovnih procesov WFMS: Workflow Management System

model e-poslovanja srednje Šole · zahvala zahvaljujem se mentorju dr. jožetu gričarju, ki mi je...

Documents