modulo 4-o-arquivo
TRANSCRIPT
M.F.4 O ARQUIVO
1. O ARQUIVO
2.SISTEMAS DE ORDENACIÓN E CLASIFICACIÓN
3. CÓMO AFECTA A INFORMÁTICA Á XESTIÓN DE ARQUIVOS
2. O ARQUIVO: TÉCNICAS DE ORDENACIÓN E CLASIFICACIÓN
UNIDADE DIDÁCTICA 1: O ARQUIVO
1.1. O ARQUIVO NAS EMPRESAS1.2. NORMAS QUE REGULAN A
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS1.3. ¿PÓDENSE DESTRUI-LOS
DOCUMENTOS?1.4. A ORGANIZACIÓN DO ARQUIVO1.5. EQUIPOS E MATERIAIS NECESARIOS
OBXECTIVOS DESTA UNIDADE DIDÁCTICA:
Ó finalizala serás quen de:• Aprecia-la importancia do aquivo para a
actividade empresarial• Sabe-las razóns da existencia do
arquivo• Distingui-las diferentes modalidades de
organización do arquivo• Sabe-las vantaxes e inconvenientes de
cada sistema de arquivo.• Ter coñecementos xerais sobre os
materiais e equipos de uso corriente
INTRODUCCIÓN
Desde tempos moi antigos o ser humano foi consciente da importancia de conserva-lo material escrito que elaboraba.
Por documentos atopados en diversos arquivos do Próximo Oriente (península de Anatolia, Exipto e Siria) que están impresos en escritura cuneiforme sobre tabliñas de arcilla, temos noticia dos acontecementos históricos e a vida social dos habitantes desa zona durante os milenio III e II aJC. Máis preto de nós no especio e no tempo, temos xoias como o Arquivo Histótico Nacional cun contido fundamental para que poidamos coñece-lo noso pasado histórico.
Para a vida e historia da empresa tamé é importante o arquivo.
1.1. O ARQUIVO NAS EMPRESAS
Estamos moi afeitos a escoita-la palabra arquivo, e todos temos unha idea, ainda que sexa aproximada do que significa, pero haberá que profundizar pois conleva tarefas que debemos coñecer.
A. ¿QUÉ É UN ARQUIVO?No diccionario aparecen duas definicións:- Un lugar físico: local onde se garda a documentación.- A propia documentación: conxunto ordeado de
documentos que se conservan con algún fin: histórico, xurídico, científico, económico, político, relixioso…
No ámbito empresarial conxúganse ambas definicións, asi que cando falamos de arquivo entendemos: un conxunto ordeado de documentos que se gardan seguindo unhas normas e criterios previamente establecidos nun lugar determinado.
Por tanto, o feito de gardar a documentación non constitue en sí un arquivo. Para que éste exista deben darse tódalas condicións:
- Que se dispoña dunha serie de documentos.- Que estes se ordenen e clasifiquen dacordo a
determinados criterios (un arquivo non é un almacén de papeis)
- Que se garden nun lugar en concreto.
ARQUIVO DIXITAL
Fai un tempo falábase moito de que os avances tecnolóxicos traerían a xestión sen papeis ou a oficina sen papeis. Pero o papel segue sendo o protagonista como soporte da documentación. En ocasións coprotagonista (por exemplo temos o mesmo documento gardado en papel e mediante un escaner o dixitalizamos e o pasamos tamén ó ordenador.
Por tanto, temos que seguir falando das técnicas tradicionais de manipulación da información da información xa que o papel non desapareceu nin parece que o vaia a facer nun futuro cercano.
B. ¿QUÉ IMPORTANCIA TEN O ARQUIVO PARA AS EMPRESAS?
Calquera temos a necesidade de gardar algún tipo de documentación (exemplos) e o facemos de forma que poidamos localizala.
No caso dunha empresa, que xera diariamente moita, o arquivo é fundamental por dúas razóns:
- Por imperativo legal: A Lei obriga ás empresas a gardar determinada
documentación relacionada coa súa actividade (exemplos)- Por interés propio: A información é a base e o fundamento de moitas decisións
empresariais e ésta, moitas veces, atópase nos documentos.
Ademais, a empresa é un ser vivo e as accións que se realizan hoxe fundaméntanse an accións do pasado e repercusión no futuro. Ademáis, tódala súa traxectoria quedará reflectida en documentos
BUSCA DE INFORMACIÓNEn diversos estudos sobre o traballo
nas oficinas detectouse que os traballadores destes servicios empregan do 15 ó 20% da súa xornada laboral a buscar información, clasificala e ordeala.
C. FUNCIÓNS DO ARQUIVO
Os documentos teñen un ciclo de vida que pasa por 4 fases:- Nacemento: cando se xeran ou cando chegan ate nos
(comeza a súa existencia)- Madurez: durante o tempo en que os manexamos ou
precisamos traballar con eles.- Declive: comeza cando xa non os precisamos pero
estamos obrigados a conservalos por algunha razón.- Morte: cando xa non serven e se procede á súa
eliminación. O documento desaparece.Nalgúns casos, as fases intermedias (madurez e declive) son
moi curtas (por exemplo cando chega unha información que non é do noso interese e vai directamente ó lixo.
Pero para a información que si interesa é ó longo desas fases cando o arquivo ten o seu sentido: mentras a manexamos e a conservamos.
Podemos concreta-las funcións do arquivo nas seguintes:
- Gardar, conservar e custodia-la documentación.
- Facilita-la localización rápida e eficiente de documentos.
- Constitur un centro activo de información.
- Cumplir coas disposicións legais.
2.2. NORMAS QUE REGULAN A CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
A lexislación xenérica que afecta a todo tipo de empresas independientemente da sua forma societaria é o Código de Comercio. No seu artigo 30 se establece a obriga de conservar certos documentos: “os empresarios conservarán os libros, correspondencia, documentación e xustificantes concernintes o seu negocio debidamente ordeados durante 6 anos a partires do último asento realizado nos libros salvo o que se estableza por disposicións xerais ou especiais”
Pero aínda hai máis: esa obriga persiste aínda que a empresa peche: “o cese do empresario no exercicio das súas actividades non lle exime do deber ó que se refire o párrafo anterior, e se fallecese, recaerá sobre os herdeiros. En caso de disolución das sociedades, serán os seus liquidadores os obrigados”
O contido do Artigo 30 do Código de Comercio pode resumirse en:
- Existe a obriga de conservar durante 6 anos os libros e a documentación.
- A documentación que hai que gardar é a relacionada con operacións que orixinan dereitos e obrigas da empresa en relación con outras personas.
- Esa obriga persiste aínda despois de cesa-la actividade empresarial.
1.3. ¿PÓDENSE DESTRUI-LOS DOCUMENTOS?
Cando pasou o tempo que a Lei prescribe e a empresa non lle interesa seguir conservándoos, hai que eliminalos, pois se non se fixese se acumularía unha enorme cantidade de papeis que bloquearían o arquivo, faríano pouco operativo e consumirían moitos recursos (o espacio físico adicado ó arquivo constitue parte das instalacións da empresa e ten un valor económico). Por tanto non só se poden eliminar, senón que é bo facelo para optimizar recursos.
Para eliminar documentos inservibles empréganse sobre todo 2 métodos:
- Vendelos a empresas adicadas ó reciclaxe de papel.- Destruilos por medio dunha máquina que os converte
en viruta ou en pequenos pedazos. Este sistema é adecuado, sobre todo, no caso da documentación confidencial ou aquela que polo seu carácter especial non convén que caiga en mans de calquera.
Exemplos de documentos que hai que conservar 6 anos (imperativo legal):
- Libro de inventarios- Libro de Contas anuais- FacturasExemplos de documentos a conservar 5 anos (imperativo
legal):- Boletíns de ingresos de cotas á SS- Recibos de salariosExemplos de documentación que debería gardarse pero que
non é obligatorio:- Correspondencia comercial referente a pedidos,
consultas… pois se relaciona con facturas e xustificantes de pago que si é preciso gardalas.
EXPURGOÉ a eliminación ou destrucción de documentos que xa non
serven.
1.4. A ORGANIZACIÓN DO ARQUIVO
Unha boa organización da documentación debe cumpli-las seguintes condicións:
- Ser personalizadaCada empresa establecerá o sistema de arquivo
que lle resulte máis axeitado- Estar planificadaHai que evita-la improvisación e a precipitación.
É preciso saber que facer con cada papel en cada momento da súa vida. Polo tanto a planificación abarcará normas sobre manipulación, organización, conservación e eliminación de documentos.
- Ser metódicaDebe responder a unhas normas inequívocas e a
métodos concretos.
- Ser adecuada e eficazA mellor organización é aquela que nos serve para
xestionalo noso arquivo dunha forma óptima, dacordo coas nosas necesidades. Unha organización do arquivo que resulte moi eficaz para un banco pode ser un mal sistema para un xornal ou para unha empresa de transportes.
- ComunicarseDarse a coñecer. As persoas que traballan cos documentos
teñen que coñecer, respectar e aplica-las normas e métodos a seguir para o manexo dos mesmos.
- Iniciarse co nacemento do documentoNon hai que esperar a estar inundado de papeis para
empezar a organizalos.
- Ser constanteÉ bo que toda persoa relacionada con tarefas
administrativas teña o hábito do arquivo que consiste en evitar moreas de papeis no seu entorno. Hai que seguir dúas reglas básicas:
• Clasificar e ordea-los documentos cando non se precisen de xeito contínuo
• Seleccionar e conservar no posto de traballo só os precisos.
Vexamos os sistemas de arquivo, así como os criterios de organización que se empregan con máis frecuencia.
Se temos en conta Arquivo centralizadoo grao de centralizaciónArquivo descentralizadoda información Arquivo mixto
Atendendo á frecuencia Arquivo activocoa que se consulta Arquivo semiactivoa documentación Arquivo definitivo
A. O ARQUIVO CENTRALIZADOA totalidade da documentación concéntrase nun só lugar:
o arquvo central; desde o que se atende ós distintos departamentos.
Vantaxes deste sistema
- O arquivo pode ser atendido por profesionais especialistas nas tarefas relacionadas coa clasificación e custodia dos documentos: eficacia na xestión.
- Poden establecerse criterios únicos para a clasificación: eficacia na organización.
- A documentación está concentrada nun só lugar e se comparten instalacións, equipos e materiais: menor custo de instalación e materiais.
- Precísase menos tempo para as tarefas de busca de documentos: menos custo de man de obra.
Desventaxas do sistema
- Tódolos departamentos dependen do arquivo central e teñen que acudir a el para calqueira consulta: menor operatividade.
- A dependencia dunha central de arquivos pode facer que as xestións se demoren: retrasos na xestión.
- É preciso dispoñer dalgún sistema para controla-la documentación que se entrega ós departamentos: maior custo de xestión.
E iste é un dos puntos débiles do sistema centralizado: establecer algún método para controlar cándo e a quen se lle entregan os documentos o que conleva unha serie de tarefas burocráticas.
• Cando una sección ou departamento precisa daldún documento, solicítao por escrito ó arquivo central, que dispón dun modelo estandar de documento no que figuran os datos sobre o departamento e a persona que fai a solicitude, o tipo de documento, a data na que se entrega, así como a devolución.
• Unha vez entregado, fírmase un recibí que permanece na central, e que permite á persoa responsable do arquivo levar un control da documentación.
• Cando os documentos volven ó arquivo central, a ficha de solicitude pode ser eliminada.
B. O ARQUIVO DESCENTRALIZADO
A diferencia do anterior, a documentación repártese entre diversas seccións. E pasado certo tempo lévanse a un depósito común.
Vantaxes do arquivo descentralizado- Maior proximidade e accesibilidade de cada unha das
seccións da empresa á documentación que manexan con certa frecuencia: operatividade.
- A localización é máis rápida: rapidez na xestión
- Evita os trámites burocráticos de petición de documentos (necesarios en el sistema de archivo centralizado): menos coste de xestión.
Desventaxas do arquivo descentralizado
- Répítense as tarefas de arquivo: maior custo de xestión.
- Multiplícanse os espacios, materiais e persoal relacionado cos diferentes arquivos en cada un dos departamentos: maior custo xeral.
- O personal que manexa os arquivos, realiza tamén outras tarefas e non é especialista en arquivos: menos eficiencia.
C. O ARQUIVO MIXTOConsiste en combina-lo mellor dos sistemas anteriores para
aproveitalas avantaxes de cada un deles e evitar, na medida do posible, os inconvenientes. Existen dúas modalidades de arquivo mixto:
- Concentra-la documentación de carácter xeral nun arquivo central, ó tempo que se manteñen arquivos en cada departamento ou sección para os asuntos concretos que afectan ós mesmos.
- Descentraliza-lo arquivo por departamentos para aqueles procesos que están vixentes ou en marcha, e unha vez finalizados, toda a documentación se traslada ó arquivo central.
Esta última modalidade de organización é moi empregada e require 3 niveis de arquivo:
o Nivel básico: arquivo individual Coa documentación que consulta e manexa cada persona no
seu traballo diario Xeralmente se atopa preto do lugar de traballo. Ás veces
consiste nun ficheiro colocado na propia mesa de traballo.
Nivel intermedio: arquivo departamental
Cada departamento ou sección garda a documentación que se manexa a diario no desempeño das tarefas que lle son propias.
A diferencia do arquivo persoal, neste se garda a documentación que interesa a diferentes personas dentro do departamento.
Sitúase nun lugar onde resulte accesible a tódalas persoas que traballen nese lugar.
En certas empresas as tarefas de arquivo están centralizadas nunha sola persoa pertencente ó departamento; noutros casos, tódalas personas teñen acceso ó manexo da documentación, dacordo cuns criterios de actuación determinados que todos deben respectar.
Nivel superior: arquivo xeral
Onde se garda a documentación procedente dos distintos departamentos unha vez deixa de ter actualidad ou cando finalizan os procedementos relacionados coa mesma.
Sitúase nun lugar accesible para todo o personal. Polo que respecta ó funcionamento, é o mesmo co do arquivo centralizado; o manexo da documentación realizarao unha soa persona que levará o control da documentación que se entrega os diferentes departamentos ou seccións da empresa.
D. O ARQUIVO ACTIVOÉ o empregado para garda-los documentos que se
consultan con frecuencia, ben porque son de data reciente ou porque se refiren a procesos empresariais que están en marcha. Unha vez que deixan de estar “activos”, lévanse a outro lugar.
E. O ARQUIVO SEMIACTIVORecolle a documentación prodecente do arquivo
activo, que deixou de estar vixente, pero que non se vai destruir de inmediato, ben porque hai que conservala para cumplir coas disposicións legais ou porque ten interese para a empresa. Desde aquí pasará ou ó arquivo definitivo, ou se eliminará.
F. O ARQUIVO DEFINITIVO OU INACTIVOPara garda-los documentos que anque perderan a súa
vixencia ou carácter actual seguen tendo un valor histórico ou documental para a empresa. Esa información rara vez se consulta.
Pode ocorrer que pasado un determinado tempo, os documentos que se custodian nese arquivo deixen de ter interés e haxa que elimina-los máis antigos para liberar espacio.
Os criterios que determinan que documentos pasan de un arquivo a outro, cales deben seguir gardándose ou cales habería que destruir teñen que estar perfectamente determinados, así as personas responsables destas tarefas saberán en todo momento a que aterse.
1.5. EQUIPOS E MATERIAIS NECESARIOS
No mercado pode atoparse unha ampla variedade de elementos. A elección duns ou doutros responderá as necesidades de cada empresa, ó tipo de documentos que haxa que gardar e a súa propia organización.
En calquer caso, hai que ter en conta que precisamos estes materiais para:
Garda-los documentos en perfecto estado de conservación.
Facilita-la busca e rápida localización dos mesmos.
A. MATERIAIS
CarpetasElemento básico, constituido por unha peza de cartulina que pode
complementarse con algún outro accesorio. Hai unha amplísima variedade de modelos:
- Simples: consisten nunha cartulina doblada pola metade; os documentos están soltos dentro dela.
- Con sistema de suxeición: para que os documentos queden fixos.
Un dos modelos máis extendidos nesta categoría é a carpeta A-Z de tapas ríxidas e dotada dun sistema de suxeición central. Os ganchos de fixación, onde se introducen os documentos previamente taladrados pode abrise ou pecharse accionando unha palanca.
- Carpeta de suspensión: está dotada duns pequenos enganches laterais para podela colgar dunhas guías nos armarios ou caixóns. Estas carpetas adoitan levar unhas pestanas ou salientes nos que se indica o contido da carpeta.
Caixas de arquivoConfeccionadas en cartón ou en material plastificado. Algún
dos usos ás que se destinan son:- Gardar no arquivo definitivo a documentación que deixou
de ter vixencia.- Conter varias carpetas simples correspondentes ó mesmo
asunto ou ó mesmo expediente.O contido destas caixas reflectirase mediante unha
anotación nalgún dos seus lados.
o FichasPoden considerarse material auxiliar do arquivo. Son pezas
de cartulina que poden atoparse en distintos tamaños.Adoitan empregarse como elementos auxiliares das carpetas
ou expedientes. Levando un ficheiro cos datos claves, ou ben cun resumo da información máis significativa dos expedientes, será máis doado facerlles consultas.
GuíasIgual que as fichas, complementan a outros materiais
do arquivo.Empréganse como separadores para diferenciar grupos
de documentos ou grupos de fichas.Dispoñen dunha pestaña ou saliente no que se indica a
categoría á que corresponden.
B. Mobiliarios Estanterías ou armariosPodemos atoparnos diferentes modelos como por
exemplo:- Estanterías abertas para colocar carpetas en posición
horizontal.- Estanterías abertas para colocar carpetas en posición
vertical.
- Armarios con distintos tipos de peche: Portas con visagras Portas plegables Portas corredeiras…
- Armarios preparados para conter: Arquivadores A-Z Caixas de arquivo Carpetas suspendidas…
XESTIÓN DOCUMENTAL NAS EMPRESAS
1. A REALIDADE EMPRESARIAL, A XESTIÓN DA DOCUMENTACIÓN, A INFORMACIÓN E O COÑECEMENTO
INTRODUCCIÓNNos últimos anos a realidade empresarial cambiou a un
ritmo vertixinoso. Anque a velocidade dos cambios e os obxectivos conseguidos non son iguales entre as grandes empresas e as PEMES, os distintos ámbitos xeográficos de actuación e os sectores de actividad, e incluso entre empresas do mismo país, sector e tamaño, podemos recoñecer unhas tendencias imparables na xestión empresarial.
Na práctica empresarial as tecnoloxías da información e as telecomunicacións ocupan un lugar moi destacado en calquer empresa, sendo elementos indispensables de xestión, que requiren un capítulo importante das inversións.
No plano teórico, a adaptación ás novas circunstancias pasa pola proposición de modelos que se basan na xestión adecuada dos “activos intanxibles” e o “capital intelectual “, o que globalmente se coñece como a xestión do coñecemento.
En xeral os empresarios e directivos están dacordo co discurso teórico que concede unha gran importancia á xestión da información e o coñecemento dentro das empresas, pero moichas veces séntense algo perdidos á hora de poñer en práctica accións ou adoptar solucións relacionadas co tema.
Nalgúns casos, enfócanse as posibles solucións desde unha perspectiva so informática. A xestión da información e o coñecemento conséguese coa compra de ferramentas informáticas de “nova xeración”.
É moi normal que en empresas importantes a xestión da información e o coñecemento se centre nos departamentos ou encargados informáticos. Anque nalguns casos, se conseguiran parte dos resultados esperados, non é a mellor forma de aborda-lo problema:
En primer lugar, porque confundi-la ferramenta coa solución pode xerar grandes frustracións. Todos sabemos que comprarnos o mellor martelo do mundo non equivale a poder clavar doscentos clavos por hora e dereitiños..... Sen dúbida telo mellor martelo (ferramenta) axuda a conseguilo, pero necesitamos moitas cousas máis.
En segundo lugar, porque, confiando as solucións a ferramentas informáticas sofisticadas, deixamos fora de xogo a empresas máis pequenas, nas que é imposible xustifica-lo costo das inversións que requiren.
Desde un enfoque meramente práctico, para conseguir unha boa xestión da información e o coñecemento, as empresas deben organizar e conseguir un bo sistema de xestión documental. Intentar establecer estratexias ou programas de xestión do coñecemento sen ter isto resolto, é como iniciar unha reforma coa casa “sin barrer”; o máis probable é que “saia moito polvo”.
A xestión documental debe adecuarse ás condicións existentes en cada entorno empresarial, pero desde a experiencia de moitos anos en implantar sistemas de xestión documental, podemos afirmar que ata a empresa máis pequena pode ter un plantexamento serio nesta materia, sin que obligatoriamente requira de grandes inversións en medios informáticos.
2. VISIÓN GLOBAL QUE INTEGRE OS DOCUMENTOS EN PAPEL, ELECTRÓNICOS E
BASES DE DATOS
O termo “xestión documental” ou “xestión de documentos” (XD) pode ter distintos significados no contexto empresarial.
Na maior parte dos casos, enténdese como a xestión dos “papeis” que, en casi todolos contextos, desbordan a capacidade das personas para gardarlos e encontralos cando os buscan.
Noutros, cun nivel tecnolóxico máis alto, “XD” asóciase á dixitalización de imáxenes e a escáneres que milagrosamente fan desaparecer os papeis. Pero, XG é isto, e algo máis.
Para intentar explicar que é un sistema de XD no entorno empresarial, temos que insistir en dous aspectos importantes:
- os obxectivos que pretendemos conseguir- o ámbito de aplicación do proxecto.
A definición de obxectivos debe adecuarse a cada empresa, pero hai uns elementos básicos entendibles e aplicables en tódolos entornos. En xeral, un sistema de XD pretende:
A) Facer máis fácil ás personas traballar cos documentos. Cada persona sabe qué documentos ten que gardar, cando, como e donde. Cada persona sabe como atopar en pouco tempo os documentos adecuados cando os precisa.
B) Facilitar que a información se comparta e se aproveite como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabacións de datos, etc.
C) Conserva-la memoria da organización máis alá dos individuos que traballan nela e poder aproveita-lo valor dos contidos nos que queda plasmada a experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos nos que xa hai experiencia acumulada.
Defini-lo ámbito de aplicación dun sistema de XD desde un punto de vista práctico, oblíganos a considerar un enfoque global no que teñen que integrarse os archivos en papel, os documentos electrónicos e as bases de datos. En calquer empresa existen estas tres realidades convivindo de forma tan relacionada que non se poden ofrecer solucións parciais.
2.1. Os arquivos en papelA nosa xeración ainda non se acostumbrou a traballar
sen papeis e, polo tanto, a xestión dos documentos en papel non debe esquecerse cando se propón un sistema de XD, anque non soe excesivamente “moderno”. Na maioría das empresas a XD en papel é un problema grave, non só polo espacio que ocupan, senón pola facilidade coa que se producen as copias dos mesmos e porque, dalgunha maneira, se perderon os principios básicos de arquivo.
Ademáis a convivencia cos documentos electrónicos, lonxe de disminui-lo seu número ou importancia, aumentouna. A maior parte das personas que utilizan as aplicaciones ofimáticas no entorno empresarial consideran que para gardar ou arquivar un documento electrónico hai que imprimilo, o que, unido ás facilidades de impresión, causa habitualmente un gran número de documentos en papel.
O sistema de XD debe establecer:1) Os documentos que deben conservarse en papel,
eliminando as copias innecesarias2) Cómo se deben almacenar para facelos accesibles 3) A forma en que deben eliminarse tódolos demáis.
2.2. Documentos electrónicos
Casi o 100 % dos documentos que se xeran nas empresas se crean en formato electrónico; sen embargo, as fórmulas para gardalos e facelos accesibles non están normalmente establecidas. O habitual, é que o documento electrónico sexa so un estado intermedio que serve para a realización do documento en papel. Seguindo con este argumento, os documentos electrónicos teñen nas organizacións outra aplicación que aporta moita axilidade á hora de traballar: son empregados como plantillas de documentos, que se reutilizan cando hai que facer un documento similar.
Sin embargo a acumulación de documentos electrónicos nos ordenadores das empresas aparece como un novo problema que ata ahora non existía. O espacio neste caso non preocupa demasiado, pois a memoria de almacenamento é cada vez máis barata; pero a dificultade para encontra-lo que se busca e a xeración de copias de seguridade empezan a ser considerados problemas importantes de xestión.
Ademáis a facilidade coa que se xeran as copias dos documentos electrónicos en discos duros e mensaxería interna, reproduce un caos todavía maior que o que producen as copias en papel, agravado coa posibilidade de tener un mismo documento en infinitas versións.
A xestión de documentos electrónicos requere sistemas que cumplan coas siguientes funcións:
1) Organizar racionalmente os directorios informáticos e os accesos ós mesmos, establecendo as normas ou sistemas para o almacenamento dos documentos.
2) Elimina-las copias e versións dun mismo documento3) Establece-lo sistema de salvagarda-la integridade
dos documentos 4) Establece-lo sistema para buscar eficazmente.
2.2.1. Correo electrónico
Mención especial requiren as estratexias que permitan que a información intercambiada mediante correo electrónico ou mensaxería interna non se perda e sexa accesible para o conxunto da empresa. A implantación e o uso do correo electrónico de forma masiva nas organizacións non ten moito tiempo, pero ten un éxito sen precedentes. Debido as ventaxas que ten como sistema de comunicación, o correo electrónico converteuse rápidamente en vehículo de comunicación de decisións de traballo, negociacións cos clientes ou encargos de trabalo, que noutro contexto se terían feito con documentos en papel.
En moitas empresas, as personas son conscientes desta importancia e se recurre ó medio habitual para preserva-la información que conteñen: se imprimen e se guardan, incluso ás veces se pasan polos rexistros de entrada e saida unha vez que se imprimiu.
3.3. As bases de datos
A aplicación da informática en tódolos niveis das organizacións comprende un fenómeno que ten as suas implicacións na XD: a proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algúns casos están substituindo ós documentos como soporte de información valiosa para a organización.
Esta tendencia agudízase todavía máis nun entorno de e-business no que as relacións cos clientes se realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de XD, un dos principais problemas é cómo identifica-los documentos dentro do entorno da BD, saber qué parte do contido constitue os documentos que se teñen que xestionar. Ó respecto existen diversas opinións. Por una parte, hai quen pensa que unha BD simplemente contén información para realizar cálculos ou operacións. Noutro extremo, está a opinión de que unha BD é oresultado das actividades da empresa e é polo que se as pode considerar documentos de xestión.
Analiza-las tendencias e posibilidades existentes nos permite establece-los elementos básicos necesarios que debemos ter en conta cuando plantexamos solucións aplicables na práctica empresarial.
A existencia nas organizacións de BD onde se capturan datos e documentos que conteñen esos datos pode presentar varias modalidades:
a) Documentos e datos conviven
1. Os documentos xéranse nunhas aplicacións diferentes do sistema de datos. Os documentos elabóranse coas ferramentas ofimáticas ou manualmente e os datos grábanse aparte nas BD.
2. Os documentos xéranse a partir dos datos introducidos nas BD. Primeiro se capturan os datos nunha BD, que incorpora unha funcionalidade de imprimir ou crear documentos. Poden ser documentos que se xeran cunha plantilla ou informes que conteñen datos agregados procedentes da explotación das BD que se deben xerar para fins específicos.
3. Os datos se capturan pola sua inclusión nun documento: Consiste básicamente en que os datos se introducen en partes normalizados de determinados documentos que hai que xerar, e xa alimentan directamente as BD da organización. Desta forma os documentos son unha especie de formularios electrónicos.
b) Os datos substituen ós documentos. Supón a desmaterialización dos propios documentos xa que éstos deixan de existir.
Pódense dar duas situacións a ter en conta:
1. O documento desmaterializado pódese volver a xerar en calquer momento (mentras se conserve a BD). Exemplo:un recibo de nómina.
O rexistro que correspondería ó “documento desmaterializado” cambia ou desaparece ó incorporarse novos datos ou grabar sobre os existentes. Non é posible recuperar unha “foto fixa” do documento de datas anteriores.
A aceptación da idea de que as bases de datos constituen un tipo de documento específico nunha organización, implica unha serie de consideracións na súa xestión:
As decisións sobre a conservación dos rexistros dunha BD, teñen que tomarse na etapa de deseño do sistema como parte do calendario de conservación e eliminación.
A conservación de documentos de BD é complexa porque os dos elementos que os compoñen, estructura e datos, poden cambiar co tempo. Os cambios no contido dunha BD, débense xestionar dacuerdo cos principios de xestión de documentos.
Cando se realiza un cambio na estructura lóxica, a documentación da anterior estructura debe conservarse no tempo necesario para manter os rexistros anteriores.
4. ConclusiónsAbordar un proxecto de XD en calquer tipo de empresa require
de dúas condicións básicas:1) A necesidade de pensar e planificar antes de actuar: esta
consideración non é unha novidade pero con moita frecuencia se olvida por completo. É moi frecuente encontrar organizacións que se “embarcan” na implantación de proxectos de XD sin establecer obxectivos, sin valorar ou considera-las dimensións, os tempos e a cantidade de elementos simultáneos que hai que poñer en xogo para obte-lo éxito.
b) O deseño dun bo sistema require un bo proceso de análise: os sistemas de XD son complexos xa que neles interveñen múltiples factores (tanto organizativos como tecnolóxicos) e numerosas interrelacións entre as personas. Sen chegar ata o fondo na detección das necesidades e os problemas derivados dos resultados da XD, e sen unha comprensión real da actividade da organización e das personas é moi difícil chegar a bos plantexamentos.
UNIDADE DIDÁCTICA 2: SISTEMAS DE ORDENACIÓN E CLASIFICACIÓN
2.1. CONCEPTO DE CLASIFICACIÓN É ORDENACIÓN
2.2. A CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA2.3. MÉTODO DE CLASIFICACIÓN NUMÉRICA2.4. SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO2.5. CLASIFICACIÓN CRONOLÓXICA2.6. CRITERIO XEOGRÁFICO2.7. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS OU ASUNTOS2.8. ¿CÓMO AFECTA A INFORMÁTICA Á XESTIÓN
DE FICHEIROS?
OBXECTIVOS DESTA UNIDADE DIDÁCTICA:
Coñece-los sistemas de ordenación e clasificación de uso máis xeralizados.
Determinar cal dos criterios de clasificación e ordenación é máis adecuado a cada caso.
Aprende-las vantaxes e inconvintes de cada un dos sistemas de clasificación.
Saber realiza-la clasificación de documentos segundo os principais sistemas vixentes.
Ser quen de relaciona-lo contido dunha base de datos coa información contida nos soportes físicos.
Ter coñecementos xerais sobre o tratamento da información.
NOTA: para o estudio desta unidade didáctica teremos en conta que tódolos criterios de ordenación e clasificación son aplicables tanto a documentos aillados, como a fichas ou carpetas.
2.1. CONCEPTO DE CLASIFICACIÓN E ORDENACIÓN
Insistir na necesidade do orde no manexo e arquivo da documentación. Non ten sentido garda-la documentación de xeito desordenado, sen seguir criterio algún, pois cando precisemos unha información concreta seríamos incapaces de saber onde pode estar arquivada, e precisaremos moito tempo para atopala.
Para non vernos nesa situación, antes de gardalos documentos no arquivo teremos que clasificalos dacordo co criterio que adoptásemos previamente.
É moi útil que toda persona que manexe papeis desenvolva bos “hábitos de arquivo” como por exemplo:
Evita-la acumulación de moreas de papeis na mesa. Para evitalo nos axudará actuar sempre desta forma:
- Clasificando e arquivando os documentos cando non necesitemos manexalos de forma continua.
- Seleccionando e conservando só os precisos.- Evitando as copias innecesarias.- Eliminando os que xa non serven.o Marca-lo lugar dun documento que xa se extraira do
arquivo.o Emprega-los códigos visuais para localizacións
rápidas. Por exemplo: carpetas de color diferente en función do asunto ou grupo de documentos, etiquetas con anotacións ben visibles (incluso de colores diferentes) nos lomos das carpetas ou expedientes… Si un grupo de documentos ten que ir unido, non deben empregarse elementos que poidan caerse ou desprenderse (por exemplo clips), é mellor unilos mediante grapas.
Non deixar documentos soltos. Todos deben formar parte dun asunto, expediente ou carpeta. Os papeles soltos pérdense con facilidade.
Antes de abrir un novo expediente ou carpeta, asegurarse de que non existe con anterioridade (evitar duplicidade ou multiplicidade de carpetas)
Arquivar non é almacenar, o arquivo é un lugar no que a documentación está organizada.
Empregar adecuadamente as técnicas de expurgo. Non se poden conservar indefinidamente os papeis, sería moi caro. Hai que eliminar aqueles que deixaron de ter utilidade. As normas sobre expurgo ou eliminación teñen que ser claras para evitar erros que poidan ser irreversibles.
En resumo: OS BOS HÁBITOS NOS SIMPLIFICAN Á VIDA.
¿QUÉ É A CLASIFICACIÓN?
CLASIFICAR é ordenar por clases.Para clasificala información podemos seguir diferentes
métodos que corresponden a distintos sistemas de clasificación: alfabético, numérico, xeográfico…
Cada un destes sistemas pode empregarse de xeito aillado ou cominado con outros, xa que todos ofrecen certas avantaxes e inconvenientes.
O criterio de clasificación deberá: Se-lo máis adecuado ó tipo de documentos que se
manexan Resultar sinxelo e non presentar casos de
ambiguedade. Permiti-la localización rápida e eficiente de
documentos. Permitir ampliacións futuras.
NOTA: este apartado está intimamente relacionado co apartado 1.4 da unidade didáctica anterior “A organización do arquivo”, xa que tódalas condicións que ali menciono son tamén precisas para a clasificación da información: personificación, planificación, método, adecuación, comunicación… posto que clasificar é unha parte da organización do arquivo.
2.2. A CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA
É un dos sistemas máis sinxelos e de uso máis xeralizado. Consiste en ordenar tendo como referencia as letras do alfabeto na mesma secuencia que aparecen no mesmo.
A. A PALABRA ORDENATRIZ
Cando un nome se compón de varias palabras (caso dos nomes propios) hay que determinar cal é a palabra ordenatriz; é dicir, aquela que tomaremos como clave, referencia ou guía para a clasificación. O resto das palabras do nome están subordinadas a ésta.
Vámonos encontrar cunha grande variedade de tipos de palabras ou nomes para clasificar; e a elección da palabra ordenatriz non pode ser arbitraira, senón que a faremos dacordo cunhas normas de uso xeral que iremos aprendendo.
B. NOMES DE PERSOAS FÍSICAS
O primeiro apelido é a clave ou palabra ordenatriz.Tómase como palabra guía o primeiro apelido. Os
nomes que teñen igual o primeiro apelido, ordénanse polo segundo, e se este tamén coincide, ordénanse polo nome propio..
No caso dos apelidos compostos:os separados por un guión, tómanse como unha soa
palabra a efectos da súa clasificación.
PAUTAS:- Primeiro apelido- Segundo apelido- Nome propio
Cando o apelido inclue artigos ou outras partículas
E frecuente o caso de apelidos formados por unha preposición ou un artigo ademáis do propio apelido. Por exemplo: Felix Rodríguez de la Fuente, ou o caso de nomes extranxeiros que poden incluir algunha partícula como von, du…
O tratamento que daremos a estes nomes será diferente segundo os casos:
- Cando se trata de nomes en castelán: as partículas gramaticais que poden acompañalos non se tomarán en conta na ordenación.
- No caso dos nomes extranxeiros, ante a dúbida de si forman ou non parte do apelido, si as teremos en conta na clasificación.
C. NOMES DE EMPRESAS OU INSTITUCIÓNS
Cando a denominación social inclue un nome propioSéguese o mesmo criterio que no caso dos nomes das persoas
físicas, tomando o primeiro apelido como palabra ordenatriz.
E frecuente nestos casos que o nome propio vaia acompañado doutras partículas (viuda de… y compañía… y hermanos, etc). Estas palabras complementarias non se terán en conta na clasificación.
Palabra xenérica como parte da razón social.Outro caso moi frecuente é o dos nomes que incluen algunha
palabra xenérica (Bar, Papelería, Supermercado,…). Se nos atopamos con eles, tampouco as teremos en conta na clasificación pois aportan pouca información xa que outras empresas poderían conter ese mesma palabra xenérica na súa denominación e si as clasificamos téndoa en conta atoparémonos con problemas á hora de localizar unha en concreto.
A regla xeral é tomar como palabra ordenatriz o primeiro nome significativo que apareza na denominación da empresa, seguido das palabras restantes.
Nomes de organismos ou institucións.Nestes casos, sí se toma como palabra ordenatriz o nome
xenérico. Por exemplo: Ministerio de Traballo, Banco Central… sen ter en conta os artigos ou calquera outra partícula complementaria.
Empresas coñecidas polas siglas.A regla xeral é clasificalas polo nome completo. De todos
xeitos, se son máis coñecidas polas abreviaturas ou siglas clasificarémolas por estas últimas.
Nomes de empresas extranxeirras.Tomaremos como palabra guía a primeira que aparece no
nome.
D. VENTAXAS E INCONVENIENTES DESTE SISTEMA
VENTAXAS:- Non require un aprendizaxe especial, xa que o alfabeto é
coñecido por todos.- É aberto e permite a ampliación. Pódense engadir ou
intercalar novas fichas ou carpetas sen necesidade de move-lo resto.
- Sinxeleza, xa que para clasificar se emprega só un criterio que non presenta subdivisións.
- Adáptase a todo tipo de documentos.
o DESVENTAXAS- Hai que determinar previamente a palabra clave ou
ordenatriz.- Os criterios para designala non son universales ou unánimes
o que obriga a establecer reglas fixas que as personas encargadas da clasificación deberán seguir sempre.
- En caso de extraer un documento dunha carpeta ou unha ficha dun ficheiro, hai que deixar unha sinal no seu lugar, pois se non o fixésemos, non nos decataríamos da súa falta.
NOTA: chámase testigo ó sinal que se deixa nun arquivo ou nunha carpeta para indicar que sacamos un elemento do arquivo.
2.3. MÉTODO DE CLASIFICACIÓN NUMÉRICA
¿CÓMO SE REALIZA A CLASIFICACIÓN?
Asígnaselle un número a cada documento que é o que se empregará para clasificalos e ordealos.
A asignación de números farase polo orde de chegada e este número non estará en relación co contido da información.
Emprégase bastante no manexo de expedientes. A cada expediente se lle asigna un número, ó tempo que se abre unha ficha na que se reflicte o número do expediente e o asunto principal do mesmo.
En realidade, éste é un sistema indirecto xa que adoita empregarse xunto algún outro.
VENTAXAS E INCONVINTES QUE PRESENTA
- Ventaxas: É un método moi sinxelo: só hai que segui-la
sucesión natural dos números. É ilimitado, coma os números. Unha vez asignada unha clave numérica a un
documento ou expediente, é imposible a súa confusión con outro.
Cando se toma un documento, como van correlativos, a súa falla é evidente e non é preciso deixar ningunha sinal para advertilo.
- Inconvintes: Se se descoñece a clave ou número dun documento,
a súa localización é moi laboriosa e difícil.
Obliga a ter índices ou fichas adicionais á propia documentación para evita-lo efecto anterior.
Non permite intercalar novos documentos. Non tódolos documentos se adaptan a este
sistema.
NOTAS:
• EXPEDIENTE: é un conxunto de documentos que están relacionados por algunha circunstancia ou feito.
• ORDEN ASCENDENTE E DESCENDENTE: Dise que unha ordenación é “ascencente” cando vai de menos a máis. Nos números a orde ascendente comeza en 0 ata ∞, e nas letras vai da “a” á “z”. A orde descendente é o contrario, de “máis” a “menos”.
2.4. SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO
¿EN QUÉ SE BASA ESTE SISTEMA?
É un método mixto que se basa nos alfanúmeros, que son unhas claves que se compoñen de letras e números. Por exemplo: A-25, T-130. De ahí que se empreguen os sistemas alfabético e numérico conxuntamente.
Permite moitas variantes:- Letras seguidas de números.- Números seguidos de letras.- Unha soa letra e varios números- Varias letras e varios números…
A utilidade é a mesma que o sistema numérico e ó igual que nel, obriga a levar paralelamente unhas fichas ou índices de referencia.
O método de ordenación empregado é variable en función da composición do alfanúmero.
- No caso de claves compostas por letras e números, o primeiro criterio será o alfabático e o segundo o numérico.
- Nos casos en que aparece primeiro o número e logo as letras, ordénanse numéricamente e como segundo criterio adóptase o alfabético.
• VENTAXAS E INCONVINTES QUE PRESENTARepítense as mesmas que se indicaron no sistema
numérico, con o inconvinte adicional de que este sistema non é tan sinxelo como o baseado na simple sucesión de números.
2.5. CLASIFICACIÓN CRONOLÓXICA
CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN
É un sistema sinxelo e eficaz e un dos máis empregados. O elemento base da clasificación é a data dos documentos que se agrupan dentro do arquivo por anos ou meses.
Comézase a ordear polo ano, despois polo mes e finalmente polo día.
Este método emprégase, sobre todo, para o manexo da información de carácter financeiro ou económico ou para os casos nos que a documentación está relacionada con vencementos: facturas, letras de cambio… Adoita empregarse en combinación co sistema alfabético ou co numérico.
Cando se ordea a documentación desde a máis antiga á máis recente díse que a orde é ascendente. No caso contrario (cando se ordea dende a máis reciente á máis antiga) a orde é descendente.
Unha variante é a clasificación numérico-cronolóxica, baseada nunhas claves que se forman tomando o número que corresponda ó documento, e a cifra do ano. Por exemplo: 85/1996. Á hora de clasificar, tense en conta como primeiro criterio o ano, e como segundo criterio o número.
VENTAXAS E INCONVINTES
- VENTAXAS Sinxeleza e rapidez Non é cerrado e permite a ampliación e inclusión de
novos documentos sen que se altere a orde. Non require do emprego de índices ou fichas auxiliares.
- Inconvintes É imprescindible coñece-la data do documento que se
está a buscar. Cando se extrae a documentación hai que deixar
constancia no lugar correspondente á mesma, pois noutro caso non poderemos saber se faltan documentos.
2.6. CRITERIO XEOGRÁFICO
o FORMA DE CLASIFICACIÓNOrdénase a documentación dacordo cos lugares
xeográficos asociados á mesma (domicilio, lugar de emisión, destino…)
É un sistema composto, xa que implica varias clasificacións sucesivas: pais, rexión ou zona xeográfica, comunidade autónoma, provincia, localidade, rúa…
Dentro de cada un destes grupos a clasificación faise polo método alfabético tendo en conta que a capital de cada provincia sempre encabeza o seu grupo e que se colocará diante do resto das poboacións.
VENTAXAS E INCONVINTES- As avantaxes máis destacadas son: Método sinxelo, só require coñece-la poboación de
referencia. Non precisa índices auxiliares nin fichas complementarias. Indicado cando se dispón dunha organización xeográfica ou
por zonas para agrupar clientes ou proveedores. A documentación queda clasificada por grupos fácilmente
identificables dacordo coa poboación, provincia e comunidade.
É un método aberto que permite a ampliación. Pode combinarse con outros criterios como o numérico,
cronolóxico…
- Os inconvintes pódense resumir nos seguintes: Hai que designa-la palabra ordenatriz para os nomes
compostos. Require que se sinale cunha marca (testigo) cando se
extraen documentos ou expedientes. Non resulta adecuado para arquivos moi voluminosos.
2.7. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS E/OU ASUNTOS
o ¿EN QUE SE BASEA O SISTEMA?Consiste en agrupa-la documentación dacordo coa materia ou
asunto a que se refire, e despois ordear cada un destes grupos seguindo algún outro criterio: alfabético, numérico, cronolóxico… Por exemplo: se temos que buscar un cliente que compra electrodomésticos, buscaremos na división electrodomésticos e dentro desta polo nome do cliente, ou pola clave do seu expediente.
VENTAXAS E DESVENTAXAS QUE PRESENTA
Segundo este método hai que realizar, polo menos, dúas clasificacións:
1) Por asuntos2) Por outro sistemaDesta dualidade derívanse certas ventaxas e
inconvenientes:
- Ventaxas A localización de documentos é máis rápida, xa que
cada un estará ubicado na materia que lle corresponde.
Resulta un sistema aberto que permite intercalar novos asuntos.
- Desventaxas Con frecuencia, un mesmo documento refírese a
máis dun asunto; nese caso haberá que duplicalo e colocar unha copia en cada un dos asuntos cos que esea relacionado.
Hai que determinar previamente os asuntos ou materias que presentan suficiente entidade para constituir un apartado do arquivo.
3. ¿CÓMO AFECTA A INFORMÁTICA Á XESTIÓN DE FICHEIROS?
Con todo o que vimos en ambas UD, sabemos que unha empresa chega a menexar moitísima documentación que require de moito especio para gardar os papeis e tempo para localiza-los datos.
A chegada das NTICs facilitou moito estos traballo. En concreto, as bases de datos revolucionaron a xestión da información.
¿QUÉ SON AS BD?Básanse en programas específicos de tratamento da
información (datos)
RELACIÓN ENTRE AS BD E OS ELEMENTOS DUN ARQUIVO
TRADICIONAL
Xestión informatizada Elementos do arquivo
BD: é un conxunto de datos relacionados entre sí
Equivale ó armario-arquivador onde se gardan as diferentes carpetas con documentación.
Toda BD está formada por un ou varios bloques ou ficheiros
FICHEIRO: conxunto de información das mesmas características (ficheiro de clientes, de proveedores…)
O seu equivalente é cada un dos caixóns ou apartados do arquivo.
Cada un dos ficheiros da BD está composto por rexistros
REXISTRO: é a unidade máis elemental dun ficheiro de BD
Correspóndese coa ficha nun ficheiro tradicional
Os rexistros conteñen un ou máis campos
CAMPO: é a unidade máis elemental de información da BD. Conteñen varios datos (rexistros compostos por varios campos)
Cada un dos datos dunha ficha (nome, nº de expediente, domicilio…)
VENTAXAS DA XESTIÓN INFORMATIZADA DOS DATOS
Os medios informáticos axudan a resolver gran parte dos problemas derivados do manexo de información múltiple e variada das organizacións.
VENTAXAS:
- Permite gardar moita información en pouco espacio (pensa que na unidade de almacenamento de menor entidade que é o diskette (1,5 Mb) pode conter un libro de máis de 700 follas completo e aínda quedaría espacio dispoñible. Imaxina entonces a capacidade dun CD (700 Mb – 500 diskettes), das memorias USB (2-4 Gb – 2000-4000 Mb) dos DVD (os normais son de 4,7 Gb – 4700 Mb, e os de doble capa 8,5 Gb – 8500 Mb), ou dos discos duros extraíbles (500 Gb).
- O acceso á información contida en soporte informático é rápido, eficaz e non ten erros.
- Empregando moi pouco tempo e esforzo podemos realizar tarefas como:
Actualiza-la información. Realizar consultas ou buscas de datos concretos. Selecciona-los datos que nos interesan dentro de todo
o conxunto da información. Ordena-los datos dacordo con diferentes criterios.
- A maioría das BD actuais son relacionais, é dicir, que poden combinar datos de varios ficheiros. Por exemplo: os ficheiros dos clientes co ficheiro das vendas ou dos empregados…
- Ademais permiten o intercambio da información con programas diferentes ás bases de datos, procesadores de textos ou con follas de cálculo.
¿PODEMOS PRESCINDIR DOS ARQUIVOS TRADICIONAIS?
O emprego destos medios técnicos non exime á empresa da obriga de garda-la documentación tal como establece o artigo 30 do CC.
O que se fai é garda-los datos máis significativos dos documentos a unha BD. Así a información está moi accesible sen necesidade de buscala físicamente nos arquivos, o que conleva:
- Aforro de tempo.- Máis eficacia no manexo dos datos.- Fai desaparece-los erros que se producen no
manexo de papeis.Para traballar con eficacia, a introducción dos datos
na BD ten que facerse de xeito adecuado, xa que o ordenador xestiona a información que nos lle damos, pero non ten capacidade de distinguir si esa información é ou non correcta.
NOTA: Ó INTRODUCIR DATOS NUN FICHEIRO INFORMÁTICO:
- Ter moito coidado de non cometer ningún erro de transcripción, xa que os datos se graban tal e como os escribimos (incluidos os erros que poidésemos cometer).
- Adoptar criterios únicos e empregalos sempre.
- Ter en conta os criterios de clasificación e ordenación e trasncribi-los datos na forma e secuencia correcta.
EXEMPLO PRÁCTICO: ¿Cómo REXISTRA-LA
DOCUMENTACIÓN?Existen diferentes formas para
rexistra-la documentación, vou a ensinarvos unha que se podería adoptadar, ou ben ser modificada a vosa conveniencia.
Habería que segui-los pasos descritos a continuación.
1.- Establecer unha codificación que se adapte á Organización. Puede elexir segundo a Estructura Organizativa da sua Empresa, ou polos servicios prestados…
Imaxinemos unha estructura funcional así
O código para a unidade podería se-lo formado por tres díxitos, tres letras, ou a combinación de letras, díxitos e caracteres especiais. O importante é que teña relación coa unidade organizativa e que se teña coidado en non repeti-lo código.
Seguindo o exemplo, vexamo-la tabla resultante mostrada a continuación.
2.- Formade unha codificación para os tipos de documentos. Podería se-la amosada na Táboa 2.
3.- Relacionade nunha Táboa as dúas codificacións, é dicir, escribir o código da Táboa1, seguido do código da Taboa2, seguido do correlativo, seguido dunha breve descripción. Podemos agregar data de actualización e ubicación.
Da Táboa3 podemos dicir: que a Organización ten un formulario para selección de personal denominado: "Oferta de Emprego", co código: RHHFOR01 que se elaborou o 03/02/04.
Podemos dicir tamén que o código: SE1O/P01 é a primeira orde de pago para o ano 2004.
Pode que ó principio o código sexa nemotécnico, pero dependendo da estructura poidera non se-lo caso. Non preocuparvos se ó principio o resultado do código é un pouco complexo, de seguro que ó cabo duns días xa vos acostumbrades.
Unha última recomendación, o rexistro e actualización da documentación debe ser levada por unha unidade ou persoa que teña acceso tanto ás relacións internas como externas da Organización.
EXEMPLO PRÁCTICO DE CÓMO REXISTRA-LA CORRESPONDENCIA
Ensinareivos unha forma de rexistrar as suas correspondencias (a que poderíamos adoptadar na empresa, ou modificala como nos conveña. Só tedes que recordar que é preciso rexistra-las correspondencias para poder arquivar e leva-lo Control.
Pasos:1.- Estableza unha codificación que se adapte á súa
Organización. 2.- Formade unha codificación para os tipos de documentos.
(Ve-los pasos 1 e 2 do apartado: ¿Cómo reXistra-la documentación?)
3.- EscribIde unha codificación para relaciona-lo medio de envio o recepción da correspondencia. Podería sela amosada na Táboa 4.
4.- Escribide unha codificación para relaciona-lo tipo de clientes internos e externos que ten a vosa Organización. Podería sera da Taboa 5.
5.- Relacionade nun formulario, (poderíamos facelo en Excel), os seguintes campos:
O formulario resultante sería:
Do formulario do exemplo, podemos decir do código: CRCAR03-001, que se Recibeu unha CARta dun Cliente, (CAN=CANTV), (a Evaluación de Rexistro de Proveedores).
Tamén que nese mes solo recibeu unha cotización a través do Fax, rexistrado: CRCOT03-001 (para un despacho de productos).
Seria recomendable que o correlativo sexa llevado por ano.Cando se trate de Circulares, Memos, Cartas, etc., o
documento resposta, debe facer mención e estar relacionado co respectivo documento emisor xa sexa interno ou externo.
Tede en conta, para os casos de entes gubernamentais, que a través de comunicados como Gacetas Oficiais, poderían indicarvos cómo rexistrar e levar os seus Documentos, Correspondencias, etc.
Unha última recomendación: o rexistro de Correspondencias debe ser levada por unha unidade ou persoa que teña acceso tanto ás relacións internas como externas da Organización.
EXEMPLO PRÁCTICO DE COMO REXISTRA-LOS GASTOS
Vexamos unha forma de rexistra-los conceptos: por actividades, por departamento, área, persona.
Temos que elixir unha Codificación para relaciona-lo tipo de tarefas cos servicios prestados na sua Organización ou áreas.
Supoñamos que a vosa Organización ten unha estructura similar ó Organigrama amosado na fig.1.
Observade que o concepto Horas Extras aparece en varios renglóns. O que o fai diferente é´a área á que se aplica.
E como veño dicindo, agreguade outros conceptos segundo os vosos requerimentos e necesidades.
EXEMPLO PRÁCTICO DE COMO REXISTRA-LAS ACTIVIDADES
1.- Elexide unha Codificación para relaciona-lo tipo de tarefas cos servicios prestados na vosa Organización.
Supoñamos que a Organización ten unha estructura semellante ó Organigrama amosado na fig. 1 e queremos rexistra-la facturación a un proxecto da área: Prestación de Servicios.
Teremos que defini-los procesos involucrados e logo as tarefas para executar ese proceso (como estamos facendo). O código está representado, por tres díxitos, 3 letras, ou a combinación de letras e números.
Os procesos, tarefas e códigos, poderían se-los seguintes:
2.- Elexide unha Codificación para relacionar o tipo de conceptos que poidan ser descontados ou deixados de facturar. Poderían se-los amosados na Táboa 8.
EXEMPLO PRÁCTICO DE COMO REXISTRA-LOS PROXECTOS
No exemplo anterior dixemos que queríamos rexistrar a facturación a un proxecto da área: Prestación de Servicios. Vexamos un xeito de facelo.
1.- Escribide unha codificación para relaciona-lo tipo de clientes internos e externos que ten a vosa Organización. Puede se-la amosada na Táboa 5. (no exemplo práctico de Cómo rexistra-la correspondencia)
2.- Relacionade nun formulario: "Rexistro de Proxectos", que podería ser en Excel, os seguintes campos:
EXEMPLO PRÁCTICO DE COMO REXISTRA-LOS DIAS/HORAS TRABALLADOS
Neste apartado vamos a relacionar tódolos conceptos manexados ate o de agora. Teredes que segui-los pasos sinalados.
1.- Rexistra-los conceptos de Actividade, cos Cargos, co Proxecto e cos conceptos. A continuación lle presentamos o Formulario: "Reporte do Tempo e das Tarefas", que podería ser en Excel, os campos a usar serían os seguintes sinalados a continuación:
2.- Rexistrade as actividades no formulario para cada Cargo. Anque o Organigrama da Fig. 1, non amosa os cargos,
supoñamos que Prestación de Servicios ten unha Secretaria e un Asesor de Contas para cada servicio. Recordade ademáis, que debe incluir o resto de cargos involucrados, tales como: Vendedor, Cobrador, Personal de limpeza, Servicios Xerais, Asesores Externos, etc.
3.- Rexistrade a información de cada cargo no formulario: "Rexistro de Proxectos", (Ve-lo exemplo práctico de como rexistrar proxectos)
Seria recomendable que o correlativo sexa levado por ano.Recordade que cada Organización ten a súa maneira de
reporta-las súas tarefas, (sobre todo nos casos de entes gubernamentais, Consultoras, que poderían indicarvos a maneira como levar o voso Reporte de Tarefas).
Unha última recomendación, a responsabilidade de levar o Control de Reporte de Tarefas debe ser levada por unha unidade ou Líder do Proxecto.
EXEMPLO PRÁCTICO DE COMO REXISTRAR UN DOCUMENTO INDICE
Neste apartado explicarei como relacionar tódolos documentos manexados ate o de agora con Entes Externos.
Pasos a dar:
1.- Escribir unha codificación para relaciona-lo tipo de clientes internos e externos que ten a Organización. Pode ser similar á amosada na Táboa 5. (ver exemplo práctico de Cómo rexistrar chamadas, correspondencias)
2.- Elaborar unha Táboa Índice: Entes Externos, que indique para cada Ente Rexistrado, o tipo de documentación requerida para presentar un proxecto, solicitar un préstamo, realizar unha Licitación, etc. (sería interesante ter presente esta táboa no momento dunha solicitude xa que se soe estar corto de tempo.
EXEMPLO PRÁCTICO DE COMO ARQUIVA-LA DOCUMENTACIÓN
Neste apartado indicareivos como arquiva-los documentos.
Pasos a dar:
1.- Elaborar unha Táboa: Arquivo de Documentos, que relacione a información de documentos elaborados na Organización, presentados a Entes Externos e calquera outra categoría que apliquemos.
Pode ser similar á amosada na Táboa 9.
2.- Crear unha Carpeta para cada Área.
3.- Dependendo da información que teñamos, elabora-los lomos e índices seguindo o rexistro da Táboa 9.
4.- Poderemos usa-la mesma codificaron para os arquivos físicos e para os electrónicos
EXEMPLO PRÁCTICO: ARQUIVO FISICO E ELECTRONICO
- Archivo Físico.
Carpeta.Código: CAL0111-2004-O. Este código indícanos que
temos unha Carpeta que contén documentos orixinais das Correspondencias do ano 2004, que arquivamos na categoría de Calidade. (Ve-la táboa 9 do exemplo práctico ¿Como arquiva-la documentación?)
Se tivésemos que arquivar documentos copias, agregaríamo-la letra C, é dicir: CAL0111-2004-C.
Esta carpeta debería conter, ademáis, un índice de rexistro de documentos: código ou nome e data. Tamén debe rexistra-la copia controlada do documento, se fose o caso.
Estante: Deberemos indicar nun estante, arquivo, ou sitio
destinado para o arquivo de documentos, unha etiqueta igual á carpeta, é dicir: CAL0111-2004-O.
- Arquivo electrónico. (Exemplo)C:\Calidad\Documentación\Correspondencias\(nome do
documento).Ext.
EXEMPLO PRÁCTICO DA UTILIDADE DUN MANUAL PARA OFICINA
Unha Organización é dinámica, polo que sempre debe rexistrar calquer tipo de información sobre o manexo da Oficina que poida ser útil.Ademáis a documentación é necesaria e a súa actualización fundamental.
A responsabilidade de conduci-la Oficina adoita levala unha Secretaria ou Administrativa, pero cuando non estea presente, calquera debería poder rexistrar e arquivar correspondencias, documentos, atender e rexistrar chamadas, atender a un Cliente ou Proveedor, etc.; ainda así, non debemos esquecernos de avisar á persona responsable.
Este exemplo práctico pode ser útil, no momento de elaborar un Manual de Normas e Procedimientos, ou para servirvos de referencia para un Manual de Calidade, de Organización, ou de Seguridade Industrial.
Índice e contido que podería te-lo manual.
Capitulo I: Manexo da oficina.1.- Rexistro de documentos.2.- Rexistro de correspondencias.3.- Rexistro de proyectos.4.- Arquivo de documentación.
Capitulo II: Normas e Procedementos.Que poderían referirse a:- Normas e políticas da Organización respecto ó uso de
Uniformes, carnets.- Uso de teléfonos, impresora.- Calquera norma ou procedemento respecto á recepción de
Clientes, Visitantes, Proveedores.- Uso do papel reciclable.- Plan de Evacuación.- Emprego da Carteleira como medio de comunicación.
O encabezado do Manual podería ser por exemplo:
Este exemplo de encabezado dinos que é un Documento non confidencial (NC). A letra I, logo da Data, indica que é unha versión inicial (cuando estea actualizado, colocaríamos a letra A logo da data. Si colocamos CC no campo copia, deberemos indicar o número no campo Número, senón deberemos colocar NC.
E como sempre vos digo, este método é só un exemplo que podería se-lo adoptado por unha empresa para a elaboración dos seus documentos, ou ben optar por modificalo á súa conveniencia.