Den gode Business case

Projects

Morgenmøde i Implement Consulting Group

2013 – Project management

2

Tre store udfordringer i Business case arbejdet

Manglende ejerskab – What’s in it for me??

Identifikation af det rette potentiale

Realiseringen af effekter

1

2

3

3

Hvad oplever vi der holder os tilbage fra at lykkes med den gode

business case??

Vi bygger Business casen fra bunden - specialhåndværk

Svag dynamisk duo/trio mellem PE, PL og EE

Vi venter på at effekten kommer af sig selv – ”Julegratialet”

1

2

3

4

Her er lidt resultater der underbygge vores erfaringer….!

30% af de udarbejdede

Business cases er skrevet

af Projektejer

33% mener de gør hvad

de skal for at realisere

effekterne

Business case anvendes ikke

pga. tradition i det private og

projekternes størrelse i det

offentlige

MEN…..Der er enighed om,

at tiden brugt på business

casen er godt givet ud

Kilde: Stroke Management Consultants, 2012

5

Og så en lille sjov betragtning…!

Det private har fokus på prioritering..

………Det offentlige har fokus på

realisering af gevinster

6

Hvad oplever vi, at man kan gøre mere af, for at skabe den gode

Business case??

IKEA model Nej til kompleksitet Vi skal skabe en dynamisk duo Omhu – brug kun relevant data Læringskurve – det har effekter Visuel udarbejdelse - forudsætningshierarkiet Ejerskab for effekterne Realisering af effekter Effekterne skal være synlige og kommunikerbare

AP Pension Mindre komplekse Business cases

8

“The larger the spreadsheets, the more confident an organization is in its process. All those numbers, all those analyses, feels scientific,

and in the modern world, “scientific” equals good”

Roger Martin, HBR 2012

9

For at undgå ”eksekverings fælden” foreslår vi en kaskade model, der

sikrer bedre Business cases, uden brug af flere ressourcer

Ved at tilføre en relativt videnskabelig proces nogle involverende metoder og

værktøjer, bliver projektgrupper bedre i stand til at udarbejde de rigtige Business

cases, hvor succesraten er størst.

Formål

Cost/

benefit

Effekter

Forudsæt-

ninger

Valg af

model

Business

case

Først etableres overblikket over formålet med projektet og

hvilke leverancer projektet har. Vi benytter metodikken

omkring målhierarki, der også udmønter sig i overblikket

over succeskriterier, som vi skal bruge til at etablere

effektstrukturen for projektet

Vi skaber også det første overblik over omkostninger og

effekter – vi benytter en ganske simpel metode, der benytter

princippet om udfordring af muligheder frem for udfordringer.

Projektejer skal godkende formål og

første bud på cost/benefit

Projektejer skal godkende at projektet

realisere disse effekter og

forudsætningerne der skal lykkes for

at kunne realisere effekterne

Vi nedbryder effekter i hierarkistruktur og sætter dem på tidslinje –

skaber overblik over effekttiming – første bud på de tidlige

indikatorer (ofte adfærdseffekter)

Den samlede Business case laves i DuPontmodel først – det vil sige

et samlet overblik over hvilke forudsætninger Business casen er

baseret på. Her skaber vi kausaliteten, der ved ændringer i projektet

giver os et overblik over konsekvenserne af ændringen på effekterne –

herunder timingen i realiseringen

Her fastlægges strategien for realisering ved at identificere

effekternes kvantificerbarhed overfor effekternes sporbarhed til

projektet – De effekter der ikke har høj kvantificerbarhed og

sporbarhed lander i det område vi kalder ”Mickey Mouse” – her

skal vi ikke bruge regnearksmodellen.

Vi etablerer den samlede model med både

omkostninger, adfærds- og forretningseffekter og laver

Business casen (og beregningen) ud fra relevante

input fra forudsætningsdiagrammet

10

Løsningsbeskrivelse

• Formål

• Brugerne

• Interessenter

• Løsningen

• processen

Konsekvenser af

løsning

• Forretning

• Adfærd/mennesker

• Risikooverblik

Opfølgning

• Risikostyring

• Plan for realisering af

effekter

• Målesystem (KPI)

Fastholdelse

• Dynamisk trio (PE,

PL, EE)

• Milepælsplanen

(succeskriterier)

• Effektejerskab i

forretrningen

Værktøjer

Interessentkort

The Grid

DuPont model

Værktøjer

Risiko matrix

KPI kort

Effekttavle – Impact case

Hvordan ser

løsningen ud?

Er det en fornuftig

investering? Hvordan måler vi

effekterne

Hvem er ansvarlig?

Iterative proces for at udvikle den mest solide Business case

Business casens DNA…

Method

11

Adfærds ændringer er ofte en tidlig indikator for forretningens evne til

at realisere forretningseffekterne på sigt

Forretnings tilvænning over tid

Adfærdspåvirkning

Forretningspåvirkning

Reaktion

Læring

Adfærd/kultur

Resultater

12

Eksempler på forretningsmæssige og menneskelige effekter

Forbedring af ekstern

effektivitet (fx

overskud, omsætning)

Forbedring af

effektivitet (fx

omkostninger,

produktivitet)

Forbedring af intern

effektivitet (fx

kapacitetsudnyttelse)

Styrkelse af medar-

bejderrelaterede

faktorer (fx medar-

bejderfastholdelse)

Tilpasning til eksterne

krav (fx lovgivning,

myndighedskrav)

Forretningsmæssige effekter

Forretningsmæssige effekter: Definér og diskutér specifikke effektmål ved at analysere de vigtigste …

Ledelses-

processer

Relationer og

samarbejde

Arbejds-

processer og

-praksisser

Viden og

kompetencer

Kultur, værdier

og normer

Menneskelige effekter – fokus på faktisk adfærd

Menneskelige effekter: Undersøg og identificér specifikke effekter ved at se på de ønskede virkninger på den menneskelige

side

HUSK! ”What’s in it for me?” – for at skabe reel effekt skal organisationens mål ”oversættes”

til den enkeltes konkrete hverdag

13

Øvelse med første bud på omkostninger og udbytte

Brandstation

• Det er under overvejelse at lukke brandstationen i en lille italiensk

by (20.000 indbyggere)

• Idéen er, at en brandstation 25 km væk skal dække byen fremover.

Lukkes brandstationen ikke, skal der bruges 5 millioner EUR til at

modernisere den

• Hvilke omkostninger og fordele ser du i projektet?

• Kategorisér disse i skemaet

Omkostninger Fordele

Engangsomkostninger (€) (fx projektomkostninger)

• 1

• 2

• 3

Engangsfordele (€) (fx undgå bøde)

• 1

• 2

• 3

Gentagne omkostninger (€) (fx driftsomkostninger)

• 1

• 2

• 3

Gentagne fordele (€) (fx øget årligt salg)

• 1

• 2

• 3

Ikke-monetære omkostninger (fx sure naboer)

• 1

• 2

• 3

Ikke-monetære fordele (fx tilfredse ansatte)

• 1

• 2

• 3

14

Pointer ved at lave Business case step by step!!

Bred involvering skaber ejerskab og markant bedre input til Business casen !

Her er bare et par stykker som vi får feed back på

Fokus på ensartede metoder og modeller medfører mindre kompleksitet !

Visuelt overblik skaber involvering og ”sence of urgency” hos deltagerne !

Metoderne giver mulighed for at identificere tidlige indikatorer hurtigt i projektet !

Vi skaber rammer hvor deltagerne i workshopper kan blive forstyrret, undres og

blive nysgerrige !

15

Kommunikér og synliggør din Business Case gennem fire

nøgleelementer

OPBYGGE STÆRK IMPACT CASE

Opbygge en klar impact case med stærkt commitment

KONSTANT FORSTÆRKE EFFEKT

Konstant forstærke den reelle effekt

1. Impact case

Retningen sættes med en klar formulering af de

forretningsmæssige og menneskelige effekter,

som er fastsat som mål

3. Visuel effekttavle

KPI-performance måles og kommunikeres visuelt og trackes op

imod baseline gennem hele projektet og bagefter

2. Mindset-workshop

Impact casen godkendes på en workshop med deltagelse af

nøgleinteressenter

4. Reinforcement møder

Styregruppemøder, hvor effekterne

reviewes baseret på effekttavlen

Midtvejsinspirationsmøde med sponsor,

hvor effekterne reviewes og inspireres

af en seniormedarbejder, som er uafhængig af

projektet

Projektevalueringsmøde med fokus på

muligheder for at fastholde og

yderligere forstærke effekterne

Project title/name<Customer>

24

Business Impacts

Behavioural Impacts

The <insert SL> initiative aims to improve performance in <insert key business impact>

and build the organisation’s capability and practices in <insert key capability>

XXX

P1

P2

P3

B2

B1

B3

• Specific success criteria are <insert if applicable> or: … will be decided by the steering committee and reviewed

when baseline data has been established

• All KPIs will be included in the projects’ Impact Board for continuous follow-up and visual communication

• Business Impact measurements will be captured from existing performance data where available (or established)

• Behavioural impacts will be assessed through a capability assessment xx times during the project (*)

Impact case

* The application of best practices and capabilities will be assessed through an electronic survey on a scale from never/very seldom to always

19

Visual Impact Scoreboard

OBJECTIVES IMPACT MEASUREMENT

Project benefit structure Project objectivesKPI/

measure

Base-

lineTarget

Date: Date: Date: Date: Date: (closure)

Overall objective ROIC 10 11

Business Impacts:

Financial

performance KPI A 95 102

Customer

performance KPI B 23 38

Process

Performance KPI C 92 98

Behaviour Impacts:

Key practice 1 KPI E Observations and trends:

Key practice 2 KPI F

Capability 1 KPI G

Capability 2 KPI H

XXX

P1

P2

P4

B2B1

B4

B3

Business/Performance

Behavior/Capability

Impact

Learning

16

Rollegalleriet

Projektejer (ofte styregruppeformand) ejer

business casen og er ultimativt ansvarlige for

den. Styregruppen er aktiv medansvarlig for

business casen

Det var hende, der fik idéen og som forretningsmæssigt

forankrer leverancerne og effektrealiseringen i tiden efter

projektet.

Business casen er styrende for

projektlederens daglig arbejde

Det er hende der skal bruge business casen til at

motivere projektdeltagere og interessenter, og som er tæt

på de konkrete signaler for om business casen

overholdes eller ej.

Business casen er produktejerens værktøj

til efterfølgende at spore effektrealiseringen

Det er hende der skal bruge business casen til at

motivere medarbejdere i driften til at realisere den

estimerede effekt

17

Dialog og udfordringer

Hvad kan I gøre mere af, for at gøre Business case arbejdet mindre komplekst i jeres organisation?... .....Blandt andet for at sikre ejerskab

?

18

Implements Business case uddannelse

Formål

Formålet med træningen er at deltagerne

skal kunne:

• Forstå hvad en business case

indeholder

• Udvikle og arbejde med en business

case

• Synliggøre og kommunikerer effekter og

resultater

Opbygning

Træning er struktureret rundt om:

• Teori og praksis med en hjemmeopgave

• En opfølgningsdag, med fokus på

hjemmeopgave og praktiske værktøjer

til at arbejde med Business casen i

egen organisation

Læringsmål

Læringsmålene for deltagerne i træningen

er:

• Forstå rationalet for en Business case

• Være bekendt med indholdet af en

Business case

• Kunne udarbejde en Business case

• Kommunikere indhold og resultater af

Business case

• Forstår relevansen af Business cases i

deres egen organisation, herunder

Projekt Governance

• Kunne arbejde med flere forskellige

investeringsmodeller afhængig af behov

Effekt

Effekten af træning er :

• Efter endt deltagelse vil kunden have et team af medarbejdere, der selv kan

udarbejde en Business case, kommunikere og synliggøre effekter og

bidrage til forankring i organisationen

Training

19

Eksempel på et kursusforløb

Dag 1

• Formålet med at lave en Business case

• Indhold og strukturering af Business Casen

• Kommunikation omkring Business casen

• Baggrund og målhierarki

• Omkostning/Effekt analyse

• Forretnings- og adfærdseffekter

• Forankring (effekttavler og Impact case)

Hjemmeopgave

• Deltagerne udarbejder selv en Business case

• Effekttavle

• Sparre med en ”Team buddy” fra egen organisation

Dag 2

• Præsentation og evaluering af hjemmeopgave

• Opsætning af målhierarki

• Udarbejde en business case model med input måling af effekt

• Diskussion i gruppen om, hvornår en Business case er relevant i deres organisation?

Effekten af træning for deltagerne er:

• Forstå og få indsigt i hvordan en Business case er bygget op og struktureres

• Blive fortrolige med at lave Business cases i kundens egne skabeloner

• Forstå sammenhængen mellem de effekter som projektet skal jage, og hvordan de indgår i Business casen for kunden

• Evnen til at bruge Business casen:

– Som et beslutningsoplæg – Hvorfor dette projekt?

– Som en mulighed for at kommunikere og synliggøre effekterne af projektet

– Som et redskab til interessenthåndtering (stakeholders)

20

Egne noter….

21

Egne noter….

22

Egne noter….

23

Egne noter….

24

Egne noter….

Værktøjer

26

Key Partners Key Activities Value Propositions Customer Relationships Customer Segments

Key Resources Channels

Cost Drivers Revenue Streams

Types Fixed Pricing Dynamic Pricing

Business canvas model

27

Effect hierarchy

(Cost)

Reduce operating cost

Reduce production cost Reduce administration

cost

Increase productivity Use less resources on

planning

Increase profit

Eliminate waiting time Etc.

How much?

How much?

Effekthierarki

28

Eksempel på DuPont diagram

Cost

Investments

Operating cost

Business

investments

Business operating

costs

IT investments

IT operating costs

Benefits

Financial

Qualitative/

”behavioural”

Business

Service

improvements

IT

Behavioural

(Formal/informal)

Licenses

Wages for support Support employees

Average wages

29

Forudsætningshierarki

Cost

Effects

30

Visuel effekttavle

OBJECTIVE

Mapping of effect Effect objective

Overall objective

Business effects:

Behavioural effects:

MEASUREMENT

KPI

Base-

line Target Date Date Date Date

Date

(final)

XXX

P1

P2

B2

B1

B3

Business/performance Behavioural/competence

31

Degree of

traceability

Degree of

quantification

High Low

Low

High

32

Målinger holder fokus på effektrealiseringen ved at strukturere

effekterne i konkrete målbare størrelser

Effect

KPI

Measurement

Measure

Target

Measurement system

Source: http://www.businessballs.com/kirkpatricklearningevaluationmodel.htm

Area: • Describe the KPIs within a given area.

E.g. reduction of waste in a given process

Measure: • What is being measured? E.g. saved time

in a given process

Business

perspective:

• How does the business gain from this KPI?

Definition:

• Description of the measure – what is

included in the measure?

Reporting: • Frequency, data requirements and format.

How often do we report, which data do we

need for reporting (KPI), and what is the

reporting format (PowerPoint, Excel, Word

etc.)?

Organisation

and

responsibility:

• Who is responsible for communicating the

results to the organisation, and who is

responsible for the quality of the results?

Communication

and follow-up:

• How do we report the results to the

organisation and follow up on the results?

Monthly follow-up through a visual effect

board?

33

KPI template

<KPI navn og kort beskrivelse>

<Graphics and formulas>

<Graphics and formulas>

Area: • <>

Measure: • <>

Business

perspective:

• <>

Definition:

• <>

Reporting: • <>

Organisation

and

responsibility:

• <>

Communication

and follow-up:

• <>

34

Costs Benefits

One-off costs (€) (e.g. project costs) One-off benefits (€) (e.g. avoiding fine)

Re-occurring costs (€) (e.g. operating costs) Re-occurring benefits (€) (e.g. increased yearly sales)

Non-monetary costs (e.g. angry neighbours) Non-monetary benefits (e.g. satisfied employees)

Kontakt Implement Consulting Group

Læs mere om, hvordan vi arbejder med projektledelse

Gå til forsiden www.implementconsultinggroup.com