Upravljanje projektima, 5. dio Timovi i komunikacija

Darko Jureković, PMPSuradnici u učenju - Partners in Learning,

Microsoft Hrvatska

O današnjem predavanju

• Ovo je peto predavanje u nizu od ukupno 9• Današnja tema je: TIM I KOMUNIKACIJA.• Sljedeća tema je: UPRAVLJANJE

RIZICIMA

O današnjem predavanju

• Govorit ćemo o:– Uspostavi tima– Upravljanju ljudskim resursima (razvoju tima)– Upravljanju komunikacijom– Upravljanju sukobom

Izvori prezentacije

• Complete Idiot’s guide to Project Management

• MSF – Microsoft Solutions Framework – službeni MS udžbenik i prezentacije

• PMBOK – službeni PMI priručnik o upravljanju projektima

• Iskustva stečena u radu na PiL projektima

Uporaba prezentacije

• Prezentacija je namijenjena stručnom usavršavanju nastavnika i stručnih suradnika u školama koje organizira i provodi AZOO, a u suradnji sa MS Hrvatska na programu PiL

• U okviru navedenih aktivnosti, dozvoljeno je njezino dijeljenje sa drugim nastavnicima, učiteljima i stručnim suradnicima po školama.

Zašto projekti ne uspijevaju?

• Nejasni ili neusklađeni ciljevi• Komunikacijski problemi unutar tima ili između

ulagača• Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se

uopće ne završe)• Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora• Loša procjena rizikaUpravljanje projektima povećava vjerojatnost

uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći!

Jason Hiner, TechRepublic1

5 glavnih razloga za neuspjeh projekata:• Neuspjeh promjene kulture poslovanja• Nedostatak posvećenosti projektu• Neuspjesi s prošlih projekata• Neodgovarajuće planiranje• Alati koriste, ali nisu rješenje po sebi

http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894

Mitch Betts, ComputerWorld Online Why IT projects fail 2

(Zašto ne uspijevaju IT projekti)• Ljudi rješavaju probleme• Ljudi stvaraju probleme. • Stupanj našeg preuzimanja odgovornosti za

rješavanje problema određuje hoće li oni biti riješeni ili ne!

• Jedan od mitova o IT je kako je ovdje riječ o računalima i tehnologiji. Ne, riječ je o ljudima.

http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewArticleBasic&articleId=84266&pageNumber=1

Michael Krigsman, IT Project Failures(Neuspjesi IT projekata) 3

• Složenost projekata• Politički problemi

– osobni planovi i namjere članova tima mogu biti u suprotnosti sa ciljevima projekata

• Organizacijski problemi• Zatvaranje očiju pred problemima

http://blogs.zdnet.com/projectfailures/?p=1036http://community.mycrmcareer.com/showcase/podcast/view/77ae5a0b-3a66-4d54-8411-fb63baa00086?scroll=171

John McCormick, Baseline 4

NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPIJEVAJU,

NEGO LJUDI!

http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/

David Garrett: (8) razloga zbog kojih projekti ne uspijevaju 5

• Opseg, opseg, opseg• Taštine• Loša komunikacija • Nedostatni proračuni • Zaboravljeni korisnici • Sponzor koji nestaje • Manjak planiranja • Dobra stara “viša sila”

http://www.certmag.com/print.php?in=1394

Zašto projekti ne uspijevaju? 7

• Nejasni ili neusklađeni ciljevi• Komunikacijski problemi unutar tima ili

između ulagača• Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se

uopće ne završe)• Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora• Loša procjena rizika

Preuzeto iz službenog MS predavanja o MSF projektnoj metodologiji

“12 zlatnih pravila” 8

za uspješnije projekte, 1. dio

1. ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu)

2. izabrati najbolji mogući tim3. održavanje jednostavne i razumljive

projektne dokumentacije4. realistična procjena potrebnih resursa5. realističan vremenski plan aktivnosti na

projektuPreuzeto iz knjige “The Complete Idiot's Guide to Project Management”, 3. izdanje,

Ph.D., Sunny Baker, PMP, G. Michael Campbell, and Kim Baker (izdanje prosinac 2003)

“12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio

6. ne izlaziti izvan opsega projekta7. voditi računa o ljudima8. stalna podrška sponzora9. spremnost na promjene i inovacije10.dobra međusobna komunikacija11. stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti

(rizika)12.potencijal za - vođenje

"Potpuno jenepredvidivo – stalno

nailazimo nanove probleme"

Komunikacija na projektu?

"Prekomplicirano je za korištenje"

"Nismo dobiliinformacijepotrebne

za obavljanje posla"

"Nismo znalikoliko rad

ostalih članova timautječe na naš rad"

"Projektje kasnio, aproračun je prekoračen"

"Stvoreno je ono što

nam ne treba""Ne udovoljavanašim očekivanjima –

nismo zadovoljni" "Nismo u potpunostirazumjeli

štotrebamo raditi"

"Ne funkcionira pravilno u našem

okruženju"

1. Komunikacijski kanali u grupi

(N * (N-1))/2Broj članova grupe Broj komunikacijskih

kanala2 13 34 65 106 157 218 28

1. Komunikacijski kanali u grupi

2

1

3

3

4

6

5

10

2. Osnovni projektni tim

• Skup članova tima koji zajedno s voditeljem projekta radi na projektu od početka do kraja.

• Ostali članovi projektnog tima uključuju se u projektne aktivnosti povremeno i ovisno o potrebama.

• Svaki član tima ima, sukladno svojim vještinama, znanju i iskustvu određenu unaprijed zadanu ulogu u timu.

Osnovni tim - preporuke

• odabir članova prema sposobnostima i vještinama te motivaciji za rad u timu

• izbjeći, ako je moguće, nametanje članova tima izvana (npr. od sponzora ili naručitelja)

• osigurati sredstva za kvalitetnu međusobnu komunikaciju (portal projekta, sastanci)

• izgraditi kulturu otvorene i iskrene komunikacije

Model projektnog tima – 6 uloga

Komunikacija

Provjera rješenja

Briga o rokovima

Briga o korisniku

Odgovornost prema naručitelju

Praćenje aktivnosti

Razvoj rješenja

Organizacija i podjela uloga u timu

• Tim nije hijerarhijski organiziran• Svaka uloga sa sobom nosi i odgovarajuća

zaduženja, odgovornosti i radnu autonomiju• Jasna zaduženja, zajednička odgovornost

(za uspjeh ili neuspjeh zajedničkog projekta)

• Dvosmjerna komunikacija u timu: pričanje i slušanje

Ključni koncepti i iskustva kod oblikovanja projektnih timova

• Ključni koncepti– Tim suradnika– Usmjerenost cilju i korisnicima– Spremnost na učenje i sučeljavanje s poteškoćama

• Dokazana iskustva– Mali, interdisciplinarni timovi– Omogućen (po potrebi) zajednički rad na jednom

mjestu– Kreiranje rješenja zajedničkim sudjelovanjem svih

članova tima

Izbjegavajte hijerarhijske timove

Ostali sudionici projekta – vanjske interesne grupe

• Pokrovitelji projekta – pojedinci koji potiču i odobravaju projekt i rezultate projekta

• Klijenti (poslovni pokrovitelji) – pojedinci koji od rješenja očekuju dobivanje poslovne vrijednosti

• Krajnji korisnici – pojedinci ili sustavi koji izravno stupaju u interakciju s rješenjem

• Operacije – organizacija odgovorna za nadolazeću operaciju rješenja nakon isporuke

Prilagodba veličine tima

• Preporučena veličina osnovnog tima: do 7 članova

• Kombiniranje uloga. Neke je uloge moguće kombinirati već unutar timova od samo 3 člana– Nije dobro kombinirati određene uloge sukobljenih

interesa (npr. razvoj rješenja i provjeru rješenja)• “Skaliranje” timova (ako imate više od sedam

članova):– Podjela u grupe - funkcionalni pod-timovi (više ljudi na

istoj ulozi)

Kombinacije 6 uloga

Praćenje Praćenje aktivnostiaktivnosti

RazvojRazvoj IspitivanjeIspitivanje Briga o Briga o rokovima, rokovima, ograničenjimograničenjimaa

Skrb za Skrb za korisnikakorisnika

Odgovornost Odgovornost prema prema naručiteljunaručitelju

Praćenje Praćenje aktivnostiaktivnosti N N M M TRazvoj Razvoj rješenjarješenja N N T T MIspitivanje Ispitivanje rješenjarješenja N N N N NBriga o Briga o rokovima, rokovima, ograničenjimograničenjimaa

M T N M MSkrb za Skrb za korisnikakorisnika M T N M TOdgovornost Odgovornost prema prema naručiteljunaručitelju T M N M T

Prošireni projektni tim

Operacijei grupe za

podršku

Tehnološki fokus

Poslovni fokusKorisnici

Pokrovitelj projekta

Klijent

Tehnološki projektanti i koordinacijski odbori

Služba pomoći

Projektni tim

Korisničkidoživljaj

Razvoj

Test

Upravljanjeverzijom

Upravljanjeproizvodom

Upravljanjeprogramom

Načini povećanja timova

• Velike timove podijelite u manje koji imaju manje troškove rada procesa, upravljanja i komunikacije te omogućuju bržu implementaciju

• Postavite voditelje podtimova• Za upravljanje cjelokupnim projektom koristite

osnovni tim– Osnovni se tim sastoji od vođa timova i upravljanja

programom– Osnovni tim koordinira i sinkronizira podtimove

Skrb o korisniku

Odgovornost Odgovornost prema prema

naručiteljunaručitelju

Provjera

Praćenje aktivnosti

Briga o rokovima

Provjera rješenja

Primjer: Mali timovi

Mali tim, kombinirane ulogeMali tim, kombinirane uloge

Razvoj rješenja

3. Upravljanje ljudskim resursima i razvoj tima

4 koraka

• Planiranje projektne organizacije• Sastavljanje projektnog tima• Razvoj vještina projektnog tima• Upravljanje projektnim timom tijekom rada

na projektu

Planiranje

• Planiranje– Utvrditi uloge i odgovornosti u timu– Sastaviti opis poslova za svakog člana

projektnog tima– Sastavljanje organizacijske MAPE projekta

Sastavljanje projektnog tima

• Sastavljanje projektnog tima– Provjera raspoloživosti potencijalnih članova– Utvrđivanje stručnosti potencijalnih članova– Odabir i podjela zaduženja

Izvori utjecaja voditelja projekta

• Utjecaj dodjelom formalnog zaduženja• Stručnošću i iskustvom s prethodnih

projekata• Percepcija voditelja unutar projektnog tima

Stilovi upravljanja

• Autokratski– Samostalno donošenje odluka bez savjetovanja

• Birokratsko-konzultativni– Samostalno donošenje odluka uz savjetovanje

• Demokratski– Grupno odlučivanje

• Slobodni– Malo (ili bez) uplitanja u rad pojedinaca

Upravljanje ciljevima

• Ciljevi projekta su usklađeni sa ciljevima organizacije– Uspostava ciljeva– Mjerenje postignuća– Prilagodba u slučaju odstupanja

Upravljanje iznimkama

• Usmjerenost na aktivnosti na “kritičnoj stazi”

• Veća mogućnost kašnjenja s projektom

Kako motivirati članove tima?

• Teorije X i Y• Teorija Z• McClellandova teorija• Maslovljeva hijerarhija potreba

McGregorova Teorija X

• Autoritaran pristup• “iz perspektive šefova i poslovne

organizacije”• Polazišna pretpostavka: ljudi ne vole raditi

i izbjegavaju posao. Treba ih natjerati na rad u skladu sa zadanim ciljevima i to prijetnjom kazne.

Teorija Y

• Suradnički pristup• Polazišna pretpostavka: ljudi prihvaćaju i

traže odgovornost.• Odgovara kreativnim misliocima te

samostalnim osobama koje znaju rješavati poteškoće

Teorija Z

• “Japanski stil upravljanja” (autor: Ouchi)• Daje članovima projektnog tima slobodu• Vjeruje u odgovornost i predanost

pojedinaca• Članovi su odani timu te interesima i

ciljevima tima i organizacije

McClellandova teorija

• Ljude različitih potreba motivira se na različite načine– One s dobrim rezultatima motivira se

poslovnim i stručnim IZAZOVIMA– One koji su društvene naravi motivira se

SURADNJOM na projektu– One koji žele upravljati može se motivirati

OVLASTIMA koje dobivaju na projektu

Maslovljeva hijerarhija potreba

• Ljudi ne rade samo zbog novca ili sigurnosti.

• Motivacija proizlazi iz nezadovoljenih potreba.

• Kad zadovoljimo jednu, druga postaje izvor motivacije.

43

Maslovljeva hijerarhija potreba

• Najniža razina potreba: fiziološke potrebe• Potreba za sigurnošću• Društvene potrebe – pripadanje• Potreba za priznanjem/potvrdom

vrijednosti• Najviša razina potreba: samoostvarenje

Što je UPRAVLJANJE?

• Organizacija posla i resursa• Usmjerenost na zadatke• Balansiranje autoritetom i odgovornošću• Provedba nadzora nad radom tima• Davanje uputa o tome što raditi i kada

Što je VOĐENJE

• Stvaranje i dijeljenje vizije• Nadahnjivanje i motiviranje• Olakšavanje rada

– osiguranjem resursa potrebnih za uspješan rad

– otklanjanjem prepreka

ZAPAMTITE:

• Potrebno je – uložiti vrijeme u razvoj projektnog tima– osigurati članovima tima upoznavanje s

metodologijom rada na projektu• Kultura projektnog rada mora biti

prihvaćena u poslovnom/radnom okruženju

3. Upravljanje vremenom

Praktični savjeti, 1. dio

• Sastavite popis zadataka koje treba napraviti tijekom tjedna/radnog dana.

• Zapišite nove zadatke/obveze kako se pojavljuju tijekom dana.

• Na kraju dana pregledajte popis te neučinjeno prenesite u sljedeći dan ili dane koji slijede, ovisno o prioritetima/važnosti.

Praktični savjeti, 2. dio

• Vodite računa o rokovima.• Prioritete utvrđujte na mjesečnoj i tjednoj

bazi.• Rješavajte se nepotrebnog (bacajte, brišite)

– Papiri– Datoteke (“spržiti” na CD/DVD mjesečno ili

kvartalno)

Što je korisno pratiti na projektu

• Vodite vlastiti dnevnik aktivnosti.• Uspoređujte procijenjene sa stvarnim

trajanjem pojedinih zadataka/aktivnosti.• Uočite kašnjenja (u odnosu na plan) i

pokušajte otkriti / utvrditi razloge.

4 grupe zadataka / poslova

HITNI I BITNINjih rješavate prveZa njih odvajate dulje vremenske cjeline u komadu

BITNI zadaci koji nisu hitni

Rješavaju se kroz dulje vremensko razdobljeVodeći računa o rokovima

HITNI, ali nebitniRješavate kao drugu grupu na ljestvici prioriteta poslova u danu ili tjednu“Razbijate” ih u manje vremenske cjeline

Zadaci koji nisu ni hitni ni bitni

Njima se bavite tek na kraju, kada vam to preostalo vrijeme dopusti.Većina njih će se riješiti i sama od sebe nakon nekog vremena. ;-)

Sastanci, sastanci, sastanci ...

• Nemojte zaboraviti: sastanak od sat vremena traje u stvarnosti 3-4 sata!– Sat do sat i pol za pripremu i distribuciju dnevnog

reda– Sat vremena za sam sastanak

(ako se pridržavate satnice, naravno)– Oko sat vremena za pripremu i distribuciju

zapisnika sa sastanka sa dogovorima i zaduženjima

Kako izbjeći produljenje sastanka?

• Agenda / dnevni red – potrebno poslati barem jedan dan unaprijed

• Utvrditi koliko, tko i o čemu može govoritiu predviđenom vremenu

• Utvrdite o čemu je potrebno postići dogovor tijekom sastanka

• Moderator treba prekidati “zastranjivanje”

Kako izbjeći produljenje sastanka?

• Naglasite da se razgovara samo o temema iz dnevnog reda

• Kada predviđeno vrijeme sastanka istekne, upoznajte s time sudionike i provjerite:– Žele li nastaviti sa sastankom– Žele li prekid i nastavak u drugom terminu

Što nakon sastanka?

• Obavezno poslati zapisnik:– O čemu se razgovaralo– Što se je dogovorilo– Tko je za što zadužen do sljedećeg sastanka– O čemu se nije stiglo razgovarati– Za kada je dogovoren sljedeći sastanak te– Nacrt sljedećeg dnevnog reda i rok prihvaćanja

Tipovi sastanaka

• Redoviti i informativni – gdje smo u odnosu na plan projekta?

• “Brainstorming” odnosno namijenjeni rješavanju nekog otvorenog pitanja ili problema – – zašto kasnimo, – kako adresirati neki nepredviđeni rizik i sl.

“Potrošači” vremena

• Slučajni prekidi kolega:– Pozivi na kavu– “Jesi li čula?”– “Čuj, treba mi ...”– “Imaš minuticu?”

• Pretpostavljeni i njihovi trenutni prioriteti i prohtjevi

“Tihi sat” i “Otvorena vrata”

• “Tihi sat” – naglasite da je to vrijeme u kojem radite važne stvari i ne želite nikakva prekidanja i ometanja

• “Otvorena vrata” – vrijeme u kojem obavljate rutinske poslove i u kojem ste otvoreni za razgovor s kolegama i o projektu i o drugim temama i pitanjima od značaja za posao

4. Upravljanje komunikacijom

Osnovno o komunikaciji

• Određena PERCEPCIJOM (doživljajem)• 80% vremena kojeg voditelj projekta

provede radeći na projektu je komunikacija!

Pitanja prije svake komunikacije

• Kome je ova informacija potrebna?• Kako će se sugovornik osjećati kada

dobije informaciju?• Kako bismo željeli da se sugovornik

osjeća nakon što dobije informaciju?• Na koji je način najbolje prenijeti

informaciju?

Pitanja prije svake komunikacije

• Tko je najbolja osoba za prenošenje ove informacije?

• Koja je razina detalja potrebna?• Kada je potrebno prenijeti informaciju?• Kako ćemo dobiti povratnu informaciju?• Što je cilj ove komunikacije?

Oblici komunikacije na projektu:

• Telefonski razgovori & govorne poruke• Elektronička pošta (e-pošta)• Neformalna komunikacija

– rukom pisane poruke, usputni razgovori• Formalna komunikacija:

– sastanci, izvješća, dopisi i prezentacije• Telekonferencije

Telefonski razgovori

Prednosti Nedostaci1. Pogodno za kratku,

fokusiranu komunikaciju koja traži osobni kontakt i ne treba ostaviti “pisani” trag

2. Omogućava komunikaciju na veće udaljenosti uz prihvatljive troškove

1. Ne jamči dostupnost druge osobe kada je potrebno hitno prenijeti poruku.

2. Šanse da telefonom od prve dobijete osobu koju tražite su samo 25%.

3. Neočekivani pozivi mogu izazvati negativne reakcije.

Govorne poruke

Prednosti Nedostaci1. Pogodno za kratku,

fokusiranu komunikaciju koja NE traži osobni kontakt i ne treba ostaviti “pisani” trag

2. Omogućava komunikaciju na veće udaljenosti uz prihvatljive troškove

1. Ne jamči primitak poruke

Elektronička pošta

Prednosti Nedostaci1. Ostavlja pisani trag (u

elektroničkom, ne nužno pisanom obliku).

2. Omogućava komunikaciju na veće udaljenosti uz vrlo niske troškove.

3. Moguće dobiti potvrdu primitka poruke.

4. Vjerodostojnost poruke.5. Informaciju je moguće

jednostavno i brzo proslijediti svima kojima je potrebna.

1. ASINKRONA komunikacija - poruka ne mora biti pročitana na vrijeme.

2. Poruka ne mora biti pročitana, shvaćena ili doživljena u cijelosti.

3. Poruku e-pošte je moguće izgubiti.4. Stil pisanja i upotrijebljene riječi

mogu dovesti do pogrešnog iščitavanja i shvaćanja poruke (nedostatak neverbalnih poruka može dovesti do nesporazuma).

5. Duge poruke odbijaju čitatelje.6. Rizik: mogućnost prosljeđivanja

drugima

Pisane poruke

Prednosti Nedostaci1. Kratki izrazi pohvale ili

zahvalnosti.2. Osobnog su karaktera –

prihvaćaju se kao pozitivan prinos komunikaciji.

3. Brzina, jednostavnost, kratkoća, niski troškovi.

1. Može ih se previdjeti.2. Ograničene na zajednički

prostor boravka/rada/kretanja

Usputni razgovori

Prednosti Nedostaci1. Izravan kontakt i angažman

na rješavanju dnevnih/tekućih pitanja

2. Neformalna, opuštena atmosfera razgovora

1. Velik broj ljudi smeta ako ih prekidate dok rade nešto drugo – nemojte ih prekidati prečesto niti zbog pitanja koja nisu istinski važna.

2. Mogućnost zaboravljanja ili različitog tumačenja dogovorenog.

3. Potreban napor za održavanje fokusa razgovora.

Formalni sastanci

Prednosti Nedostaci1. Formalni sastanci

omogućavaju razmjenu mišljenja i ideja te dogovore o otvorenim pitanjima.

1. Potrebno ih je učinkovito pripremati i voditi.

2. Mogu postati prostor za konfrontaciju.

3. Mogu postati neproduktivni.4. Nisu svi sudionici sastanka

podjednako otvoreni i opušteni u javnom iznošenju vlastitih ideja i razmišljanja.

Formalna izvješća i zapisnici

Prednosti Nedostaci1. Važan, pregledan i sažet

izvor informacija o statusu projekta.

2. Trajan i služben oblik bilježenja informacija.

1. Poruka mora biti na primjeren način izložena kako bi se izbjegli:1. Nesporazumi2. Sukobi

2. Mogu se zlorabiti u slučaju sukoba na projektu

Prezentacije

Prednosti Nedostaci1. Za prijenos informacije

većem broju sudionika u istom vremenu.

2. Moguća uporaba grafičkih elemenata u prezentaciji.

3. Kvalitetno odrađene, pridonose percepciji tima i projekta kao uspješnih.

1. Potrebne dobre pripreme i prezentacijske vještine.

2. Pozornost sudionika se može lako izgubiti.

3. Loše pripremljene ili odrađene, mogu imati negativni učinak.

Telefaks poruke

Prednosti Nedostaci1. Važan, pregledan i sažet

izvor informacija o statusu projekta može se prenijeti na veće udaljenosti i u kratkom vremenu.

1. Nisu primjereni za prijenos osjetljivih i povjerljivih informacija, jer nemate nadzor nad postupkom zaprimanja poruke na drugom kraju veze.

2. Ne jamče prijenos poruke do prave osobe i na vrijeme.

Telekonferencije

Prednosti Nedostaci1. Ušteda na troškovima,

omogućavaju komunikaciju u realnom vremenu na velikim udaljenostima.

2. Omogućavaju uključivanje većeg broja sudionika.

3. Bolje od telefonske komunikacije (više oblika informacija se može prenositi istovremeno)

1. Potrebno je uložiti određeno vrijeme i trud u ovladavanje tehnologijom.

2. Veze preko Interneta podložne su smetnjama. Moguće su smetnje i izobličenja.

3. Potrebne su dobre organizacijske pripreme za učinkovitu provedbu jednog sastanka ili prezentacije na ovaj način.

Što, kada i kako?

• Ozbiljna i teška pitanja raspravite u živo. Većina ljudi ne voli se izjašnjavati o takvim pitanjima u pisanom obliku!

• Razgovore o nezadovoljavajućim učincima članova projektnog tima ne raspravljajte plenarno, nego u užem krugu, bez iznošenja detalja u javnost.

Što, kada i kako?

• Elektronička pošta je vrlo dobra za svakodnevnu operativu, ali ne šaljite preveliki broj poruka istim osobama u jedinici vremena (sat, dan) jer postoji vjerojatnost da neće sve čitati.

• Previše elektroničke pošte odvlači pozornost od stvarnog posla i važnijih zadataka.

Savjeti za učinkovite poruke

• Najavite važne informacije unaprijed.• Budite sažeti.• U uvodu navedite bitno.• Na kraju navedite što je potrebno napraviti i

tko se za to smatra zaduženim.• Pročitajte poruku nekoliko puta prije nego

što kliknete na gumb “pošalji”!

ZAPAMTITE:

• Pisana komunikacija potrebna je zbog praćenja aktivnosti na projektu, ali nosi određene rizike

• Većina ljudi više voli osobnu komunikaciju (“u živo”) u odnosu na pisanu

• “Riječi lete, napisano ostaje”

ZAPAMTITE:

• FORMALNA komunikacija (sastanak, službeni dopis, izvještaj) mora biti unaprijed osmišljena i isplanirana!

• Slušanje nije manje važno od pričanja – valja naučiti SLUŠATI

• Poruke ne bi trebale sadržati samo negativne sastavnice

5. Upravljanje sukobom

Osnovno o sukobima

• Teško ih je izbjeći• Uzrok je uvijek u ljudima• Mogu biti i korisni• Postoje načini za njihovo razrješavanje

Što je to “sukob unutar projekta”?

Zbivanje u kojem ljudi i njihovi prioriteti ili problemi

ugrožavaju uspješan završetak projekta

Vrste sukoba

• Osobni (intrapersonalni) – nezadovoljni smo svojom ulogom ili angažmanom na projektu

• Između osoba – dvije ili više osoba se međusobno ne slažu

• Unutar grupe – sukobi interesa ili rivalstvo pojedinaca ili dijelova grupe

• Među grupama – sukobi među odjelima

Izvori sukoba, 1. dio

• Nepodudarni interesi• Nedostatak fokusa• Administrativni problemi• Osjećaj nesigurnosti u dodijeljenoj ulozi• Nepoznavanje tehnologije• Raspodjela uloga

Izvori sukoba, 2. dio

• Problemi s proračunom• Problemi s rokovima• Problemi s planovima• Različiti komunikacijski stilovi• Sukobi osobnosti

5 načina razrješavanja sukoba

• Povlačenje• Izglađivanje• Kompromis• Nametanje rješenja• Sučeljavanje sukobljenih strana

Pitanja i odgovori?

Q&A

HVALA NA HVALA NA POZORNOSTI!POZORNOSTI!

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

“Keep on dreaming, and forcing us to dream too.” – Bill Gates