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PROCESO RECOLECCIÓN, CLASIFICACIÓN, SISTEMATIZACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DE ACUERDOS DE CONTRIBUCIÓN A LA VERDAD

HISTÓRICA Y LA REPARACIÓN

CÓDIGO ACV-PR-001

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN DE ACUERDOS DE LA

VERDAD PÁGINA: 1 de 13

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Definir las actividades para transformar la estrategia de implementación del mecanismo no judicial de contribución a la verdad y la memoria histórica en la planeación de actividades operativas.

2. ALCANCE

Desde la revisión de las responsabilidades legales e institucionales hasta la operacionalización de las tareas y sus respectivos seguimientos.

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Profesional especializado en seguimiento y monitoreo.

4. DEFINICIONES

MECANISMO NO JUDICIAL DE CONTRIBUCIÓN A LA VERDAD Y LA MEMORIA HISTÓRICA: De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1424 de 2010 el mecanismo no judicial de contribución a la verdad y la memoria histórica tiene como fin recolectar, sistematizar, preservar la información que surja de los Acuerdos de contribución a la verdad histórica y la reparación, y producir los informes a que haya lugar. La información que surja en el marco de los acuerdos no podrá, en ningún caso, ser utilizada como prueba en un proceso judicial en contra del sujeto que suscribe el Acuerdo de Contribución a lo Verdad Histórica y a la Reparación o en contra de terceros.1

1 Ley 1424 de 2010, artículo 4

PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN DE

ACUERDOS DE LA VERDAD

CÓDIGO ACV-PR-001 VERSIÓN 001

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5. NORMAS LEGALES

Ley 152 de 1994, por la cual establece la Ley Orgánica de Planeación.

Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la constitución Política y se dictan otras disposiciones.

Ley 1424 de 2010, Por la cual se dictan disposiciones de justicia transicional que garanticen verdad, justicia y reparación a las víctimas de desmovilizados de grupos organizados al margen de la ley, se conceden beneficios jurídicos, y se dictan otras disposiciones. Esta ley fue declarada exequible por la sentencia C 711 de 2011.

Ley 1448 de 2011, artículo 146, creación del Centro Nacional de Memoria Histórica, artículo 148, otorgamiento de funciones del Centro Nacional de Memoria Histórica.

Decreto 2244 de 2011, por medio del cual se da competencia al Centro Nacional de la Memoria Histórica de recolectar información de personas que voluntariamente deseen hacer manifestaciones sobre asuntos que guarden relación o sean de interés para el mecanismo no judicial de contribución a la verdad y la memoria histórica.

Decreto 2601 de 2011, por el cual se reglamenta la ley 1424 de 2010.

Decreto 4803 de 2011, por medio del cual se establecen la estructura del Centro Nacional de Memoria Histórica, art 14 creación de la Dirección de Acuerdos de la Verdad.




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6. CONDICIONES GENERALES

GENERALIDADES

Los Componentes de los planes operativos regionales son: convocatoria, investigación, contribuciones especiales voluntarias, certificación (toma de testimonios, valoraciones y conceptos), sensibilizaciones (universo de tareas amplias), articulación interinstitucional, y seguridad.

Los componentes son aterrizados en cronogramas.

Reprograme tareas mes pasado, y candidatos a renuencia.

De acuerdo a fechas de componentes no periódicos como las sensibilizaciones y las reuniones con otras entidades, asigne responsabilidades al equipo de trabajo asignando tareas en el tiempo.

Proyecte un cronograma de trabajo de la sede teniendo en cuenta las temporalidades de cada componente y sobre estos componentes efectúe el cronograma.

CONVOCATORIA

Para planear la convocatoria identifique los casos a reprogramar, citaciones de profundización, posibles casos de renuencia, personas para primera atención en sede, atención en misiones. Se sugiere focalizar las personas a atender por estructuras armadas. Para elaborar el cronograma se deben tener en cuenta los tiempos asignados de las diferentes actividades del procedimiento de convocatoria.

Tenga en cuenta el óptimo de 4 entrevistas semanales por entrevistador. SENSIBILIZACIONES Tenga en cuenta ejercicios de articulación interinstitucional, programación logística y desarrollo de sensibilizaciones. CERTIFICACIONES

Se programa toma de testimonios, valoraciones, reportes, concepto del coordinador y envío de carpetas a Bogotá D.C.

La programación de toma de relatos debe ser consistente en relación con la meta anual de certificaciones para las sedes.




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El reporte de entrevista debe realizarse el mismo día de la toma de relato.

Establecer fechas para el envío de documentación del acto administrativo al equipo jurídico.

Tener en cuenta el óptimo de 3 valoraciones semanales por profesional de apoyo. INVESTIGACIÓN

Para la elaboración del plan operativo en el componente de investigación tenga en cuenta: el diligenciamiento de la matriz de hallazgos y las retroalimentaciones de avances de la información.

Planear búsqueda y sistematización de fuentes secundarias, avances de codificación, retroalimentación metodológica de entrevistas, y matrices de hallazgos. Para este último se debe tener cuenta los objetivos de la investigación.

La matriz de hallazgos debe permitir filtrar los relatos que sean valiosos para el cumplimiento de objetivos específicos. CONTRIBUCIONES ESPECIALES VOLUNTARIAS Elaboración del mapa de actores, planeación semestral por actores de acuerdo a las estructuras armadas sobre las cuales es necesario priorizar hallazgos, convocatoria y sensibilización de actores, y toma de otras contribuciones. SEGURIDAD Diagnostico de seguridad en las regiones que incluya mapa de actores armados en la región, casos puntuales, hacer posibles fuentes y aliados para fortalecer el tema de la seguridad, actores y dinámicas. ADMINISTRATIVO Planeación de comisiones, cuentas de pago, requerimientos de papelería, aseo y cafetería, servicios públicos, logísticas y de funcionamiento de la sede.




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ARTICULACIÓN INTERINSTITUCIONAL (posicionar la dirección en la regional, y participación en otros escenarios) Tenga en cuenta conjunto de actividades interinstitucionales que incluyan: participación en diferentes espacios de interacción con instituciones pares, y gestión permanente con estas entidades. PLANES OPERATIVOS NACIONAL Y EQUIPO MÓVIL

Componentes del plan operativo del equipo nacional: Además de los componentes del plan operativo regional, incluye diseño, monitoreo y ajustes a: plan de acción y plan operativo general, cumplimiento de planes operativos regionales del equipo móvil, y plan operativo de inversión, cumplimiento de actividades de investigación, lineamientos metodológicos y de realización de actividades correspondientes al cumplimiento de los objetivos de investigación, e instancias de supervisión y autorización de requerimientos y necesidades del conjunto de equipos,

El plan operativo del equipo nacional no incluye convocatoria, ya que este corresponde a la interacción con los equipos regionales y el equipo móvil (quien cita es la sede).

Por su parte, el plan operativo del equipo móvil tiene los mismos elementos del los equipos regionales. PLAN OPERATIVO JURÍDICO El plan operativo jurídico incluye la identificación de las funciones de la Dirección de Acuerdos de la Verdad sobre las cuales interviene, los responsables de la acción, las acciones jurídicas, y los resultados esperados de estas acciones. Se actualiza de acuerdo con los cambios normativos y acorde con la normatividad vigente. PLAN OPERATIVO ADMINISTRATIVO El plan operativo administrativo incluye tiempos de reporte de información, pago de servicios públicos, gestión de comisiones, gestión de cuentas de cobro, administración de sedes y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

1 Definir el plan estratégico

El plan estratégico inicia con la revisión de estos tres componentes como insumo de la planeación2:

Las metas de gobierno establecidas en el PND,

Las competencias normativas y

El marco fiscal. Posteriormente se revisa:

La misión y visión de la Dirección,

Los lineamientos estratégicos con un horizonte a cuatro años,

Los objetivos estratégicos para el cuatrienio, y

Los resultados estratégicos para el mismo periodo, incluyendo estrategias, acciones, productos e indicadores.

Como resultado de los pasos anteriores se define el plan estratégico.

Director Técnico Equipo Nacional Equipo Jurídico Equipo Administrativo Equipo Móvil

Plan Estratégico Cuatrienal definido y/o actualizado

2 Definir el plan de acción

anual

Cada año en reunión anual de planeación estratégica validan y ajustan el plan estratégico cuatrienal y definen cuales de estos objetivos y resultados son pertinentes para el año siguiente,

Director Técnico Equipo Nacional

Plan de Acción Anual

2 Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. 2012. DAFP




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


determinan los nuevos objetivos y resultados, generando el plan de acción anual. Adicionalmente indican cuáles de los objetivos y resultados nuevos deben ser incluidos en el plan estratégico cuatrienal, en el plan estratégico institucional, en el plan estratégico sectorial y en el Sistema de Metas de Gobierno SISMEG.

Equipo Jurídico Equipo Administrativo Equipo Móvil

3

Definir el proyecto de inversión

Cada año con base en el plan estratégico cuatrienal y en el plan de acción anual se construyen los documentos del proyecto de inversión como es la cadena de valor asociada a recursos. Estos documentos son validados por la oficina asesora de planeación quién verifica la disponibilidad real de recursos para la vigencia, y la pertinencia de las acciones de acuerdo a las competencias legales, la misión y la visón de la Dirección, si considera pertinente lo devuelve para ajustes. Nota: Este ejercicio del proyecto de inversión se realiza anualmente planeando la vigencia siguiente de manera anticipada.

Equipo Nacional Equipo Administrativo Director general del CNMH Asesora de planeación Profesional especializado del grupo de planeación

Documentos del proyecto de inversión registrados en el sistema de inversión pública

4 Definir planes operativos de los equipos de trabajo

La definición del plan operativo para todos los equipos de trabajo parten de la revisión de:

Equipo Nacional Equipos Regionales

Planes Operativos anuales Planes Operativos




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Las competencias legales dadas por la normatividad

El plan estratégico cuatrienal

El plan de acción anual. Posteriormente se seleccionan las competencias legales dadas por la normatividad, los lineamientos y objetivos estratégicos en las que deba intervenir cada uno de los equipos. De manera individual cada equipo toma las funciones, objetivos y lineamientos estratégicos, asocia a ellos unos componentes de trabajo, que se desagregarán en actividades sobre las cuales determinan una meta y la línea base de la cual parten, asignado uno o varios responsables, esto se constituye en el plan operativo anual. Posteriormente, las actividades definidas en el plan operativo anual se desagregan en tareas mensuales asignado fechas de ejecución que serán las que conformarán los cronogramas generales y particulares de acuerdo a las responsabilidades asignadas. Como resultado se tiene un plan operativo mensual. Nota: Las metas y las líneas base forman parte de la estructuración de indicadores básicos de medición de avance.

Equipo Móvil Equipo Administrativo Equipo Transcriptores Equipo Jurídico

mensuales-cronogramas




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


5 Realizar socialización y aprobación de los planes operativos anuales

En reunión anual de planeación estratégica se presentan los planes operativos anuales de cada uno de los equipos para su validación conjunta.

Plenaria de planeación estratégica, Director Técnico Líderes de los equipos:

Equipo Nacional

Equipos Regionales

Equipo Móvil

Equipo Administrativo

Equipo de Transcriptores

Equipo Jurídico

Acta. SIP-FT-001 Planes operativos aprobados y socializados

6 Realizar seguimiento a planes operativos

El seguimiento a los planes operativos regionales y del equipo móvil se realiza a tres niveles:

Seguimiento individual por parte de cada uno de los coordinadores de los equipos de trabajo, corresponde a una fase de retroalimentación interna en donde se determina el nivel de cumplimiento de los planes operativos y se toman medidas para el mejoramiento o la continuidad de labores.

Seguimiento entre el equipo de trabajo regional y el enlace regional, corresponde a una fase de retroalimentación a un segundo nivel en donde se verifica el cumplimiento de los planes operativos, se identifican obstáculos que no pueden

Coordinaciones Regionales Enlaces Regionales Director Técnico

Documento de seguimiento al proceso Acta. SIP-FT-001




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


ser solucionados a nivel regional, subiendo estos requerimientos al nivel nacional con el fin de solucionarlos para facilitar la labor y el cumplimiento de las metas planeadas en el plan operativo.

Seguimiento a nivel nacional, este nivel corresponde a la presentación de resultados parciales o finales que se puede realizar en cualquier momento a solicitud del Director, y obligatoriamente de forma anual en la reunión de planeación estratégica. El resultado de este seguimiento puede implicar correctivos y acciones de mejora que pueden llegar a impactar en la estructura de los equipos, en la distribución de las tareas, o en la formulación de metas de la siguiente anualidad.

Para los demás equipos de trabajo se realiza un seguimiento a dos niveles:

Seguimiento individual por parte de cada uno de los líderes de los equipos de trabajo, corresponde a una fase de retroalimentación interna en donde se determina el nivel de cumplimiento de los planes operativos y se toman medidas para el mejoramiento o la continuidad de labores.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Nivel nacional, este nivel corresponde a la presentación de resultados que se puede realizar en cualquier momento a solicitud del Director, y obligatoriamente de forma anual en la reunión de planeación estratégica. El resultado de este seguimiento puede impactar en la estructura de los equipos, en la distribución de las tareas, o en la formulación de metas de la siguiente anualidad.

Nota: Para todos los seguimientos se toma como medida de evaluación la línea base planeada y el resultado obtenido a la fecha del seguimiento.

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma.




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9. PUNTOS DE CONTROL

No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2 Definir el plan de acción anual

Cada año en reunión anual de planeación estratégica validan y ajustan el plan estratégico cuatrienal, por medio de la presentación de los resultados de avance del proceso general.

Anual

Director Técnico Líderes de los equipos:

Equipo Nacional

Equipos Regionales

Equipo Móvil

Equipo Administrativo

Equipo de Transcriptores

Equipo Jurídico

Acta. SIP-FT-001

3 Definir el proyecto de inversión

Cada año con base en el plan estratégico cuatrienal y en el plan de acción anual se construyen los documentos del proyecto de inversión que son validados por la oficina asesora de planeación

Anual

Director Técnico Equipo Administrativo Asesora de Planeación del CNMH

Documentos del

proyecto de inversión

registrados y

validados en el

sistema de inversión

pública




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10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Lineamientos para la elaboración de los planes operativos para la Dirección de Acuerdos de la Verdad del Centro Nacional de Memoria Histórica.

Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. 2012. DAFP. (EXT)

Ley 152 de 1994. (EXT)

11. ANEXOS

Lineamientos para la elaboración de los planes operativos para la Dirección de Acuerdos de la Verdad del Centro Nacional de Memoria Histórica.

Formatos de planes operativos anuales y mensuales.

12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No Aplica. Elaboración del documento. DD/MM/AAAA 001

PROCESO RECOLECCIÓN, CLASIFICACIÓN, SISTEMATIZACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DE ACUERDOS DE CONTRIBUCIÓN A LA

VERDAD HISTÓRICA Y LA REPARACIÓN

CÓDIGO ACV-PR-002

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO CONVOCATORIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECANISMO NO JUDICIAL DE CONTRIBUCIÓN A LA VERDAD Y LA MEMORIA

HISTÓRICA PÁGINA: 1 de 13


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Asegurar la asistencia a las actividades de recolección de información de las personas desmovilizadas firmantes de acuerdos de contribución a la verdad y la memoria histórica, y promover la asistencia de personas interesadas en aportar al mecanismo de contribución a la verdad a través de contribuciones voluntarias.

2. ALCANCE

Desde que se confirman los datos de contacto de la persona desmovilizada firmante del acuerdo de contribución a la verdad hasta que se reporta el resultado de la asistencia a la convocatoria e inicia el procedimiento de certificación.


Coordinaciones Regionales y del Equipo Móvil.

4. DEFINICIONES

ÁREA DE CONURBACIÓN: Unión de varias ciudades por su crecimiento que se integran para formar un solo sistema que suele ser jerarquizado, si bien las distintas unidades que lo componen pueden mantener su independencia funcional y dinámica. CONTRIBUCIONES VOLUNTARIAS (CV): Son las contribuciones voluntarias realizadas por cualquier persona, grupo social e institución, no firmante de acuerdo de verdad, que tengan como objetivo suministrar información sobre la conformación, el contexto general y los hechos o actuaciones de estructuras paramilitares y su impacto en términos de contribución sobre el esclarecimiento histórico de las mismas. No tienen función alguna mas allá del esclarecimiento histórico, razón por la cual bajo ninguna circunstancia tendrán efectos o beneficios jurídicos, económicos, administrativos y de otra índole.

PROCEDIMIENTO CONVOCATORIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL

MECANISMO NO JUDICIAL DE CONTRIBUCIÓN A LA VERDAD Y LA MEMORIA HISTÓRICA


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4. DEFINICIONES

CIU: Código de identificación único asignado por la Dirección de Acuerdos de Contribución a la Verdad para cada uno de los firmantes, con el fin de separar su identidad del relato. DESVINCULADO: Persona que hizo su salida del grupo armado siendo menor de edad. EPC: Establecimiento Penitenciario y Carcelario. INSTITUCIONES PARES: Entidades gubernamentales o no gubernamentales que tiene interacción en el mecanismo de contribución a la verdad. Entre ellas están principalmente la Agencia Colombiana para la Reintegración ACR, Fiscalía General de la Nación FGN, la Unidad para la Atención y la Reparación Integral de las Víctimas, etc. MECANISMO DE CONTRIBUCIÓN A LA VERDAD Y LA MEMORIA HISTÒRICA: Mecanismo no judicial creado por el artículo 4 de la ley 1424 de 2010, con el fin de recolectar, sistematizar, clasificar y preservar la información que surja de los acuerdos de contribución a la verdad histórica y la reparación, y producir los informes a que haya lugar. PERSONA DESMOVILIZADA FIRMANTE DEL ACUERDO DE CONTRIBUCIÓN A LA VERDAD (FIRMANTE): Persona que ha formalizado su ingreso al mecanismo de contribución a la verdad de la memoria histórica, reglamentado por la ley 1424 de 2010, y de quien la ACR ha remitido el anexo a la Dirección de Acuerdos de la Verdad.




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5. NORMAS LEGALES







El cronograma de actividades del equipo contempla como mínimo:

Las metas del mes correspondiente según el plan operativo.

Necesidad percibida o solicitada de realización de sensibilizaciones sobre el mecanismo de contribución a la verdad.

La cantidad de personas firmantes cuyos acuerdos fueran remitidos a quiénes se actualizaron adecuadamente sus datos.

La correspondencia de estos con el área de conurbación o el cubrimiento geográfico correspondiente al equipo.

Los reportes entregados por el equipo jurídico sobre personas firmantes de acuerdos en EPC correspondientes al área de conurbación o el cubrimiento geográfico del equipo.

Las actividades de recolección de contribuciones voluntarias programadas.




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Las actividades que requieren presencia institucional como DAV o CNMH.

Actividades dependientes de otros procedimientos del proceso.

Actividades pendientes de realizarse del cronograma anterior.

Actividades o situaciones previsibles dependientes del contexto cultural o institucional (días festivos, vacaciones, navidad, etc.)

Para las misiones o toma de contribuciones externas, se debe tener en cuenta preferentemente la comunicación telefónica con la persona firmante del acuerdo de contribución a la verdad, y la confirmación de espacios y otros recursos necesarios de parte de las instituciones pares contactadas para la misión.

En concordancia con las actividades definidas para este procedimiento, las excusas o justificaciones de inasistencia a las diferentes entrevistas que se deben surtir dentro del mismo, por parte del desmovilizado, sólo serán recibidas hasta la fecha y hora de presentación a la correspondiente citación.

La persona firmante al momento de cumplir su cita estará debidamente identificada con su cedula de ciudadanía, en caso de que la persona haya perdido su documento de identidad debe presentar contraseña o documento de identificación válido.

La citación a las personas firmantes en cada una de las regionales se llevará a cabo de acuerdo con lo establecido por la Resolución de priorización emitida por el

Director de la Dirección de Acuerdos de CMH.

Cuando ante las diferentes posibilidades contempladas en este procedimiento no se pudiese establecer contacto con el firmante para la toma de los respectivos relatos,

la Dirección de Acuerdos de la Verdad remitirá mediante oficio dicha información a la Agencia Colombiana para la Reintegración –ACR-.

Las comunicaciones para efectos de citación a la persona firmante, deberán ser remitidas con mínimo quince (15) días de anticipación a la realización de la entrevista,

por parte de los responsables de la regional asignada. Para los casos en los cuales la convocatoria se realice telefónicamente, se hace entrega de estos oficios en el instante en que la persona se presente a la sede.

Para las siguientes situaciones que ameritan contingencias en confirmación de datos a desmovilizados que suscriben acuerdos de contribución a la verdad, los casos deberán ser remitidos al Equipo Nacional, a saber:




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Si la persona desmovilizada reporta un domicilio fuera de la zona de influencia de la sede regional a la cual fue asignada inicialmente, el caso debe ser remitido al Equipo Nacional.

Si la persona desmovilizada se encuentra inactiva dentro del proceso de reintegración.

Si la persona desmovilizada está en investigación por pérdida de beneficios.

Si se le confirma a la persona desmovilizada como persona desvinculada.

Si el equipo nacional no realizó asignación de CIU, no adjuntó el documento digital del acuerdo de contribución u otra diferencia frente a la forma establecida de entrega.

O cualquier circunstancia de fuerza mayor que impida la participación en el mecanismo de contribución a la verdad de la persona desmovilizada firmante de acuerdo.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Confirmar datos de contacto de la persona firmante

Según las metas establecidas en el plan operativo, confirma los datos del Sistema de Información de Reintegración- SIR de la ACR telefónicamente y de ser necesario se actualizan en el registro de la DAV. ¿Contingencias en confirmación de datos? SI: Continua a la actividad N° 2. NO: ¿Se contactó a la persona desmovilizada?

SI: Continuar con la actividad N° 3.

NO: Continuar con la actividad N° 4.

Asistente Administrativa

Matriz Única de Registro Recepción Nacional de Acuerdos Comunicación Interna. GDC-FT-008 (Memorando de reporte de cambio de domicilio del desmovilizado para




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


otra regional) Comunicación Interna. GDC-FT-008 (Memorando de devolución de acuerdo)

2

Enviar memorando

informativo de la

contingencia

Eleva petición al equipo nacional para intervenir con la entidad pertinente, para resolver la contingencia.

Coordinaciones Regionales Comunicación Interna. GDC-FT-008

3

Remitir y/o entregar comunicación de competencia adquirida por el CNMH a la persona firmante

Proyecta y envía mediante correo certificado la comunicación según el formato previsto, para informarle del procedimiento y anunciarle el envío de la primera citación. En todos los casos deberá realizarse una llamada telefónica con el propósito de confirmar los datos de residencia. Para los casos en los que se confirme la imposibilidad de enviar la comunicación escrita debido a que la dirección de residencia de la persona desmovilizada está fuera del área de alcance del correo certificado, el contenido de la comunicación se transmitirá telefónicamente. En este caso, el oficio informativo deberá entregarse en el primer encuentro con el desmovilizado, dejando la constancia correspondiente de entrega (firma de recepción de la comunicación escrita).

Asistente Administrativa de la Regional

Recepción de Anexo. ACV-FT-001 Matriz Única de Registro




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


¿Logró entrega primera comunicación? SI: Continuar con la actividad N° 5. NO: Continuar con la actividad N° 4.

4 Acudir a la instancia correspondiente

Primera Instancia (local): Acude al Centro de Servicios local de la ACR para solicitar datos

de contacto actualizados.

Segunda Instancia (nacional): Solicita mediante oficio a la ACR la verificación de los mismos

Tercera Instancia (jurídico): Eleva petición al equipo jurídico para intervenir en la interlocución

con la ACR, y espera respuesta de la instancia correspondiente.

Coordinaciones Regionales

Comunicación Interna. GDC-FT-008 (Memorando de reporte de no ubicación al desmovilizado) Comunicación oficial enviada. GDC-FT-007 (Oficios remitidos por la regional)

5 Elaborar cronograma de actividades de recolección

Determina el cronograma de actividades de recolección de información, las sensibilizaciones y otras actividades, en conjunto con el resto de su equipo (entrevistadores, profesionales de apoyo, asistente administrativo), teniendo en cuenta y registrando en este documento, como mínimo lo especificado en condiciones generales para la elaboración de este documento, es decir, sobre el cronograma desarrollado en el plan operativo se asignan responsabilidades individuales para las actividades como entrevistas (conociendo la información

Coordinaciones Regionales Coordinador Equipo Móvil

Cronograma de actividades del equipo (regional, móvil o nacional) Comunicación Interna. GDC-FT-008




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


individual de las personas firmantes), la realización de sensibilizaciones, y quién estará disponible para contribuciones voluntarias. Verifica que se cuenta con los recursos necesarios para ejecutar el cronograma, se comunica con el equipo nacional, y este con el enlace correspondiente (metodológico, administrativo, jurídico, etc.), para tramitar los recursos correspondientes.

6 Citar para toma de contribución a la verdad a personas firmantes

A través del correo certificado y con suficiente tiempo de anticipación, cita a la persona desmovilizada firmante de acuerdo para dar inicio al procedimiento de toma de relatos de contribución a la verdad; en caso de no poder realizar el envío de la citación por correo certificado, se convocará telefónicamente indicando fecha, lugar y hora de la primera cita al ejercicio de contribución. Días antes de cumplirse la fecha de citación de la persona desmovilizada, confirma telefónicamente su asistencia.

Coordinaciones Regionales (suscribe oficio) Asistente administrativo

Citación a desmovilizados. ACV-FT-002 Matriz Única de Registro

7 Identificar a cada una de las personas firmantes agendadas

Recibe a la persona convocada y verifica su identidad. Para las situaciones antes mencionadas en las que no se envían las comunicaciones vía correo certificado, entrega los oficios de recepción de anexo y de citación y deja constancia de su

Asistente administrativo (matriz) Entrevistador (registros de seguimiento a la asistencia)

Matriz Única de Registro Seguimiento a la asistencia. ACV-FT-




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


entrega. ¿Asistió?

SI: Continua a la actividad N° 8.

NO: ¿Se cumplió máximo 3 inasistencias no justificadas?

No: Continuar con la actividad N° 6.

SI: Continuar con la actividad N° 8.

Si la persona desmovilizada no se presenta en el lugar, fecha y hora indicados, se le citará nuevamente hasta en tres oportunidades, para que dé cumplimiento al mecanismo de contribución. (Entonces, este paso regresa a la elaboración del cronograma de actividades) Si enviadas las tres citaciones no se presenta, se dará inicio a la declaratoria de renuencia por parte de la Dirección de Acuerdos de la Verdad, especificado en el procedimiento de Certificación.

003

8 Reportar en planilla de asistencia y / o matriz única de registro

Para los casos de asistencia se realiza el registro de seguimiento de asistencia.

Asistente Administrativo Entrevistador

Matriz Única de Registro Seguimiento a la




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Tanto para la asistencia como para la inasistencia se registra la novedad en la matriz única de registro.

asistencia. ACV-FT-003

9 Realizar sensibilizaciones

Determina la necesidad de realizar sensibilizaciones para las personas firmantes, instituciones, medios de comunicación u otras organizaciones relevantes según insumos del procedimiento de elaboración de informes analíticos (1), Mapa de actores institucionales (2) y los anexos asignados a la regional (3). Para el caso de los firmantes: establece contacto con ACR informándole la necesidad de realizar reuniones preparatorias con los firmantes ley 1424 de 2010, coordinando con la ACR dicha convocatoria y lugar de realización. Para el caso de contribuciones voluntarias: establece contacto con organizaciones sociales, de víctimas, instituciones, para la recolección de contribuciones voluntarias. ¿Es firmante? SI: Continua a la actividad N° 1.

NO: Remitirse al procedimiento de: Acopio de Contribuciones

Voluntarias. ACV-PR-004

Coordinaciones Regionales ACR

Listado de Asistencia. SIP-FT-002




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


10 Invitar a personas interesadas en contribuciones voluntarias

Según el cronograma de actividades de equipo y a través de medio más conveniente, invita a estas personas a las actividades programadas. En una fecha cercana a la realización de la actividad de recolección de contribuciones voluntarias, confirma telefónicamente la asistencia de las personas invitadas, recordándoles fecha, hora, lugar y tipo de actividad que se realizará. Al llegar las personas a la actividad programada, diligencia el formato de asistencia correspondiente

Asistente administrativo

Cronograma de actividades del equipo Invitaciones Listado de Asistencia. SIP-FT-002

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma.



1 Confirmar datos de contacto de la persona desmovilizada

Revisión de diligenciamiento de la matriz de datos de contacto

Semanal Coordinaciones (Regional /Nacional)

Reporte semanal al




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firmante de acuerdo de contribución a la verdad

equipo nacional

6

Citar para toma de contribución a la verdad a personas firmantes de acuerdos de contribución a la verdad

Seguimiento al diligenciamiento de la agenda de citaciones

Semanal Coordinaciones Regionales

Cronograma de

Actividades del

Equipo

8 Reportar en planilla de asistencia y / o matriz única de registro

Seguimiento al reporte y diligenciamiento de la planilla de asistencia y matriz única de registro.

Diario Coordinaciones Regionales

Reporte semanal al

equipo nacional

9 Realizar la sensibilización Cumplimiento del plan de sensibilización Mensual Coordinaciones Regionales

Lista de asistencia

CNMH


No aplica.

11. ANEXOS

No aplica.




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PROCESO

RECOLECCIÓN, CLASIFICACIÓN, SISTEMATIZACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DE ACUERDOS DE CONTRIBUCIÓN A LA


CÓDIGO ACV-PR-003

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO

VALORACIÓN DE LOS RELATOS Y CERTIFICACIONES DE PERSONAS FIRMANTES DEL ACUERDO DE CONTRIBUCIÓN CON

LA VERDAD Y LA MEMORIA HISTÓRICA PÁGINA: 1 de 19


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Establecer las etapas para la emisión de certificaciones de contribución a la verdad y la memoria histórica a cargo de la Dirección de Acuerdos de la Verdad del Centro Nacional de Memoria Histórica.

2. ALCANCE

Desde la recepción e identificación de las personas desmovilizadas que acuden a la Dirección de Acuerdos de la Verdad para hacer entrega de su contribución, hasta la emisión de la certificación de contribución con la verdad y la memoria histórica.


Director Técnico de la Dirección de Acuerdos de la Verdad.

4. DEFINICIONES

ACTO ADMINISTRATIVO: Manifestación de la voluntad de la administración tendiente a producir efectos jurídicos ya sea creando, modificando o extinguiendo derechos para los administrados o en contra de éstos, tiene como presupuestos esenciales su sujeción al orden jurídico y el respeto por las garantías y derechos de los administrados. 1 ACUERDO DE CONTRIBUCIÓN A LA VERDAD HISTÓRICA Y LA REPARACIÓN: (…) El Acuerdo de Contribución a la Verdad Histórica y la Reparación es un instrumento de transición para poner en vigor los principios de verdad, justicia y reparación como complemento a los instrumentos jurídicos que se han

1 Sentencia C-1436 de 2000

PROCEDIMIENTO

VALORACIÓN DE LOS RELATOS Y CERTIFICACIONES DE PERSONAS FIRMANTES DEL ACUERDO DE

CONTRIBUCIÓN CON LA VERDAD Y LA MEMORIA HISTÓRICA


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4. DEFINICIONES

establecido para tal efecto, y contribución al proceso de reconciliación nacional.2 CERTIFICACIÓN CONTRIBUCIÓN A LA VERDAD: Es el acto administrativo (negativo o positivo) que genera la Dirección de Acuerdos de la Verdad como resultado de este procedimiento. ENTREVISTA A PROFUNDIDAD: Preguntas enfocadas a la contribución de la verdad, realizadas por el personal de la Dirección de Acuerdos de la Verdad, en las diferentes regionales, a las personas desmovilizadas. EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.3 EXPEDIENTE VIRTUAL: Conjunto de todos los documentos que se generen en el sistema de información adoptado por la Dirección de Acuerdos de la Verdad, por cada una de las personas desmovilizadas. Cada expediente será identificado con el número de documento y nombres y apellidos de la persona desmovilizada. MECANISMO NO JUDICIAL DE CONTRIBUCIÓN A LA VERDAD Y LA MEMORIA HISTÓRICA: De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1424 de 2010 el mecanismo no judicial de contribución a la verdad y la memoria histórica tiene como fin recolectar, sistematizar, preservar la información que surja de los Acuerdos de contribución a la verdad histórica y la reparación, y producir los informes a que haya lugar. La información que surja en el marco de los acuerdos no podrá, en ningún caso, ser utilizada como prueba en un proceso judicial en contra del sujeto que suscribe el Acuerdo de Contribución a lo Verdad Histórica y a la Reparación o en contra de terceros.4

2 Ley 1424 de 2010, artículo 2 3 Acuerdo AGN 027 de 2006 4 Ley 1424 de 2010, artículo 4

PROCEDIMIENTO




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4. DEFINICIONES

PERSONA (S) DESMOVILIZADA (S): Personas perteneciente a grupos armados organizados al margen de la ley, que hubieran incurrido únicamente en los delitos de concierto para delinquir simple o agravado, utilización ilegal de uniformes e insignias, utilización ilícita de equipos transmisores o receptores, y porte ilegal de armas de fuego o municiones de uso privativo de las Fuerzas Armados o de defensa personal, como consecuencia de su pertenencia a dichos grupos, así como también, promover la reintegración de los mismos a la sociedad.5 RECURSO DE APELACIÓN: El recurso de apelación se presenta ante el inmediato superior administrativo o funcional con el mismo propósito. Podrá interponerse directamente, o como subsidiario del de reposición y cuando proceda será obligatorio para acceder a la jurisdicción.6 RECURSO DE REPOSICIÓN: El recurso de reposición se presenta ante el mismo funcionario que tomó la decisión para que la aclare, modifique, adicione o revoque. Deberá interponerse por escrito en la diligencia de notificación personal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el caso.7 RECURSO DE QUEJA: El recurso de queja procede cuando se rechaza el de apelación. El recurso de queja es facultativo y podrá interponerse directamente ante el superior del funcionario que dictó la decisión, mediante escrito al que deberá acompañarse copia de la providencia que haya negado el recurso. De este recurso se podrá hacer uso dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de la decisión que rechaza el recurso de apelación.8

5 Ley 1424 de 2010, artículo 1 6 Ibídem 7 Ley 1437 de 2011 8 Ibídem

PROCEDIMIENTO




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5. NORMAS LEGALES

Ley 1424 de 2010, por la cual se dictan disposiciones de justicia transicional que garanticen verdad, justicia y reparación a las víctimas de desmovilizados de grupos organizados al margen de la ley, se conceden beneficios jurídicos y se dictan otras disposiciones.

Ley 1448 de 2011, por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.

Artículos 14 y 17 del Decreto 4803 de 2011, por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica.

Decreto 2244 de 2011, por el cual se adicionan unas funciones al Centro de Memoria Histórica y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2601 de 2011, por la cual se reglamenta la Ley 1424 de 2010.

Decreto 4158 de 2011, por el cual se determina la adscripción del Centro de Memoria Histórica y se fijan otras disposiciones. Decreto 4800 de 2011, por el cual se reglamenta la ley 1448 de 2011 y se dictan otras disposiciones.


Todos los documentos, sin importar el soporte en que sean generados, producto de la realización de actividades de este procedimiento deben ser incorporados al expediente virtual constituido para tal efecto, que será administrado dentro del sistema de información dispuesto para tal fin.

Sin perjuicio de lo señalado en numeral anterior, aquellos documentos que sean generados en soporte papel para su trámite y evidencia material, deben ser organizados, de acuerdo con los criterios archivísticos correspondientes, y salvaguardados para su custodia y posterior recuperación y consulta en la sede nacional de la Dirección de Acuerdos de la Verdad.

PROCEDIMIENTO




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La documentación física, relacionada con los diferentes expedientes de certificación de acuerdos, que sea generada en las sedes regionales dispuestas en todo el país, deberán ser incorporados al expediente virtual y deberán ser remitidos por correo certificado a la sede central para que se incluyan en los expedientes con evidencia de esta naturaleza de cada una de las personas desmovilizadas.

En concordancia con las actividades definidas para este procedimiento, las excusas o justificaciones de inasistencia a las diferentes entrevistas que se deben surtir dentro del mismo por parte de la persona desmovilizada, sólo serán recibidas hasta la fecha y hora de presentación a la correspondiente citación.

La persona desmovilizada que se presente con otra identificación al cumplimiento de las actividades del presente procedimiento no se le tomará el relato respectivo para su certificación de contribución a la verdad.

La citación a las personas desmovilizadas en cada una de las sedes regionales se llevará a cabo de acuerdo con lo establecido por la Resolución de priorización emitida por el Director de la Dirección de Acuerdos de CMH.

Cuando ante las diferentes posibilidades contempladas en este procedimiento no se pudiese establecer contacto con la persona desmovilizada para la toma de los respectivos relatos, la Dirección de Acuerdos remitirá mediante oficio dicha información a la Agencia Colombiana para la Reintegración.

Cada uno de los expedientes documentales que se conformen para evidenciar el trámite realizado con cada una de las personas desmovilizadas según los parámetros de este procedimiento, deben estar identificado a través de un sistema único para todo el país.

La Sede Regional que dé inicio al procedimiento de certificación deberá ser la responsable de llevarlo a cabo hasta el final.

Para efectos de control y reporte de información sobre las actividades de atención a las personas desmovilizadas en el marco del presente procedimiento,

PROCEDIMIENTO




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cada una de las sedes regionales deberá llevar un registro de ingreso y salida de las personas desmovilizadas en donde conste, además de los elementos de identificación, la fecha y horas de entrada y salida de la atención.

Cuando la persona desmovilizada los requiera se podrá expedir, por parte del encargado de realizar las entrevistas, una constancia de asistencia a las diferentes actividades contempladas en el presente procedimiento.

Cuando por efectos de algún imprevisto la persona desmovilizada no pueda finalizar alguna de las actividades sobre las cuales ha dado inicio, le será concertada otra cita antes del retiro de las instalaciones y en el próximo encuentro deberá darse inicio nuevamente con la actividad que quedó inconclusa.

Sin perjuicio de las demás funciones asignadas a los Coordinadores regionales, será responsabilidad de ellos el mantener un seguimiento y verificación de las actividades desarrolladas por cada uno de los equipos de trabajo asignados bajo su cargo.

Cuando la persona desmovilizada manifieste no saber leer ni escribir y por tanto no pueda incluir su firma en los documentos requeridos por el presente procedimiento, se autorizará la utilización de la llamada firma a ruego, la cual debe ser perfectamente entendida por la persona desmovilizada.

La asignación de anexos a las sedes regionales y al equipo móvil se realiza de acuerdo al orden de recepción por parte de la DAV. Los casos de personas que se encuentran en proceso de acogida a sentencia anticipada serán priorizados según se ha definido con la Fiscalía General de la Nación. Las personas no priorizadas quedarán en lista según el orden de recepción de anexo.

En los casos en los cuales sea necesario citar de nuevo a la persona desmovilizada debido a insuficiencia en su contribución se comunicará a esta sobre la necesidad de aportar de manera efectiva al mecanismo de contribución a la verdad y la memoria histórica, así como sobre el riesgo de recibir una certificación negativa en el caso de no cumplir con su compromiso de aporte a la verdad.

Al finalizar la entrevista a profundidad se preguntará a la persona desmovilizada si desea, de manera voluntaria, aportar una fotografía de registro de su

PROCEDIMIENTO




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participación en el mecanismo de contribución a la verdad y la memoria histórica, materiales de valor histórico para el área de museos del Centro de Memoria Histórica y/o información humanitaria.

La carpeta del desmovilizado cuenta con los siguientes de documentos de procedimiento administrativo, a saber:

Formato de seguimiento de asistencia.

Oficio comunicación oficial de recepción de anexo.

Oficio primera citación con tirilla 472 o firma de recibido con número de cédula.

Consentimiento informado.

Entrevista estructurada (formato y audio).

Entrevista a profundidad (audio)

Segunda citación con tirilla 472 o firma de recibido con número de cédula (opcional).

Anexos de la entrevista a profundidad (cartografía social, acetatos mapas, etc.)

Oficio de citación para entrega del certificado de contribución a la verdad con tirilla 472 o firma de recibido con número de cédula.

Concepto de Contribución a la Verdad

Certificación de contribución a la verdad.

Acta de notificación personal de entrega de Certificación de contribución a la verdad.

(Posible) Recurso de reposición y sustentación del recurso.

(Posible) Recurso de apelación y sustentación del recurso.

PROCEDIMIENTO




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1

Recibir e Identificar a cada una de las personas desmovilizadas

Recibe a la persona convocada y verifica su identidad. En caso de que la convocatoria se haya realizado telefónicamente, el Asistente Administrativo hará entrega de los oficios de recepción de anexo y de citación y dejará constancia de su entrega.

Asistente Administrativo

Seguimiento a la Asistencia. ACV- FT-003 Recepción de Anexo. ACV-FT-001 Citación a Desmovilizados. ACV-FT-002

2 Firmar el consentimiento Informado

El responsable de la realización de la entrevista da a la persona desmovilizada una explicación detallada del mecanismo de contribución a la verdad y la memoria histórica y responde todas las dudas sobre el ejercicio y sus implicaciones. Al finalizar se diligencia el formato de consentimiento informado - notificaciones.

Entrevistador Profesional de apoyo Asesores del equipo nacional

Consentimiento informado por parte del desmovilizado. ACV-FT-004

3 Realizar la entrevista estructurada

Diligencia el formato de seguimiento de asistencia, solicita a la persona desmovilizada la firma y huella y realiza la encuesta, grabándola en audio. ¿Continúa entrevista a profundidad mismo día? SI: Continuar con la Actividad N° 4.


Entrevista Estructurada. ACV-FT-005, y audio de Entrevista

PROCEDIMIENTO




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


NO: Remitirse al procedimiento de Convocatoria para la implementación del mecanismo no judicial de contribución a la verdad y la memoria histórica. ACV-PR-002

4 Realizar la entrevista a profundidad

Diligencia la información correspondiente en el formato de seguimiento de asistencia y realiza la entrevista a profundidad en el formato establecido, grabándola en audio.


Audio de entrevista a profundidad

5

Diligenciar el reporte de entrevista estructurada y a profundidad

Diligencia el reporte de realización de la entrevista estructurada y a profundidad, de acuerdo con la actividad desarrollada.


Reporte de entrevista estructurada y a profundidad (Instrumento de valoración)

6

Realizar la valoración

Elabora un informe a partir de la información obtenida, donde consigna el análisis y los resultados de las entrevistas, determinando si la persona desmovilizada contribuyó o no a la verdad y la memoria histórica. ¿Ampliación necesaria? SI: Continuar con la actividad N° 7. NO: Continuar con la actividad N° 10.

Profesional de apoyo Asesores del equipo nacional

Valoración de Contribución a la Verdad. ACV-FT-006

PROCEDIMIENTO




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


7 Autorizar ampliación de la entrevista

Consulta al coordinador para que éste tome la decisión y se vuelva a citar a la persona desmovilizada. ¿Coordinador autoriza ampliación? SI: Continuar con la actividad N° 8. NO: Continuar con la actividad N° 10.

Profesional de apoyo Asesores del equipo naciona Coordinaciones Regionales

Informe de valoración de Contribución a la Verdad - elementos de ampliación (Instrumento de valoración).

8 Definir elementos de ampliación de la entrevista

El profesional de apoyo responsable establece los elementos dentro de los cuales se debe profundizar en la ampliación del relato, definiendo los puntos concretos y especificando el contexto de la profundización para el entrevistador, procediéndose luego a citar al desmovilizado.


Informe de valoración de Contribución a la Verdad - elementos de ampliación (Instrumento de valoración).

9 Realizar la entrevista de ampliación

De acuerdo con los análisis y necesidades de profundización en el relato el profesional encargado de la actividad amplia la entrevista a profundidad. ¿Necesaria una segunda ampliación? SI: Continuar con la actividad N° 7. NO: Continuar con la actividad N° 10.


Audio de la entrevista de ampliación

10 Elaborar el concepto de Contribución a la Verdad

Elabora el concepto sobre la contribución a la verdad y la memoria histórica que realizó la persona desmovilizada, de acuerdo con el análisis de la información suministrada, y la

Coordinaciones Regionales Concepto de Contribución a la Verdad. ACV-FT-007

PROCEDIMIENTO




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


revisión del informe presentado por el Profesional de Apoyo. ¿Concepto dudoso? SI: Continuar con la actividad N° 11. NO: Continuar con la actividad N° 13.

11

Instaurar el comité de Valoración de Contribuciones a la Verdad por parte de las Personas Desmovilizadas

Eleva al Director Técnico el requerimiento de revisión de un concepto dudoso por parte del comité de valoración, para que este instaure el Comité haciendo la solicitud correspondiente para la revisión del concepto y defina un límite de tiempo para la toma de una decisión.

Coordinaciones Regionales Director Técnico

Comunicación Interna. GDC-FT-008 (Solicitud revisión concepto dudoso)

12 Realizar la revisión y el análisis del concepto dudoso

Revisa y define si el desmovilizado contribuyó a la verdad histórica para los casos en los que el concepto de contribución a la verdad sea dudoso, según los parámetros de valoración establecidos.

Comité de Valoración de Contribuciones a la Verdad por parte de las Personas Desmovilizadas (asesor nacional enlace regional con la sede a la cual pertenezca el caso de la persona desmovilizada o persona experta en el caso, coordinador regional, enlace

Concepto de Contribución a la Verdad. ACV-FT-007

PROCEDIMIENTO




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


del equipo jurídico y secretaría técnica equipo jurídico

13 Enviar la documentación física y digital a equipo jurídico

Envía el conjunto de la información física y digital al equipo jurídico para su correspondiente revisión, una vez finalizado el informe de valoración.


Carpeta con el conjunto de documentos de procedimiento administrativo

14 Revisar el cumplimiento del procedimiento

Proceder a revisar el cumplimiento de todas las etapas del procedimiento una vez recibida la documentación física y digital. ¿Se cumplieron las fases del procedimiento? SI: Continuar con la actividad N° 18. NO: Continuar con la actividad N° 15.

Equipo Jurídico de la Dirección de Acuerdos

Comunicación Interna. GDC-FT-008 (Oficio emitido por el equipo jurídico a la sede regional para las correcciones correspondientes al procedimiento (en los casos en los que sean necesarias correcciones)

15 Devolver la carpeta a la regional correspondiente

Devolver la carpeta a la regional correspondiente para las correcciones pertinentes, si después de revisado el


Carpeta con el conjunto de documentos de

PROCEDIMIENTO




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


procedimiento por parte del equipo jurídico este encuentra necesidades de corrección

procedimiento administrativo

16 Corregir errores La sede regional procede a realizar ajustes en el procedimiento y a devolver la carpeta al equipo jurídico para una nueva revisión.

Sede regional encargada de correcciones


17 Validar ajustes

Procede a revisar nuevamente el cumplimiento de todas las etapas del procedimiento una vez recibida la documentación física y digital. ¿Se corrigieron los errores en el procedimiento? SI: Continuar con la actividad N°18. NO: Continuar con la actividad N° 15.

Sede Equipo Jurídico de la Dirección de Acuerdos


18

Proyectar y firmar el acto

administrativo de

contribución

Proyecta el acto administrativo de certificación de contribución a la verdad de acuerdo con los resultados obtenidos.


Certificación de contribución a la verdad y la memoria histórica. ACV-FT-008 (Acto administrativo de contribución)

19 Expedir el certificado de

Contribución a la Verdad Imprime el certificado de contribución, firmarlo por parte del Director Técnico y remitirlo en físico por correo certificado,

Director Técnico de la Dirección de Acuerdos

Verificación y seguimiento a las

PROCEDIMIENTO




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


original y copia, a la Sede Regional correspondiente para su entrega.


certificaciones Certificación de contribución a la verdad y la memoria histórica. ACV-FT-008 Certificado de entrega por parte de la empresa de correo. (EXT)

20 Citar a notificación a la

persona desmovilizada

Se cita a la persona desmovilizada para que se presente nuevamente y le sea entregada su certificación, a través del correo certificado. La notificación de la certificación para el caso de las personas desmovilizadas privadas de la libertad se realizará teniendo en cuenta lo establecido en el código penitenciario y carcelario vigente.

Coordinador Regional Asistente Administrativo de la Regional

Copia de Oficio de citación y certificados de entrega por parte de la empresa de correo. (EXT)

21 Notificar a desmovilizado Hace entrega oficial de la certificación y se dejará constancia de su notificación (entrega), una vez se presenta la persona desmovilizada.

Asistente Administrativo de la Regional

Notificación personal de entrega de Certificación de Contribución a la

PROCEDIMIENTO




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


¿Persona desmovilizada de acuerdo con certificación? SI: Continuar con la actividad N° 22. NO: Continuar con la actividad N° 23.

Verdad. ACV-FT-009 Certificación de contribución a la verdad y la memoria histórica. ACV-FT-008 (copia)

22 Remitir copias y archivar

expediente

Remite copia del certificado a la ACR y a la autoridad judicial competente para su conocimiento y trámites pertinentes, una vez notificada la persona desmovilizada, en el caso en que ésta no presente recursos contra el acto administrativo de certificación y remitida la certificación de entrega para que haga parte de la unidad documental de la persona desmovilizada.


Oficio de remisión de certificado de contribución a la verdad y certificados de entrega por parte de la empresa de correo. (EXT)

23

Recibir y remitir el recurso interpuesto por la persona desmovilizada

Recibe el recurso interpuesto por la persona desmovilizada, lo escanea y remite vía correo electrónico al equipo Jurídico de la Dirección de Acuerdos.

Asistente Administrativo de la Regional

Documento de interposición y sustentación del recurso. (EXT)

24 Revisar y analizar el

recurso interpuesto

Realiza la revisión y análisis del recurso interpuesto, del procedimiento llevado a cabo y de los documentos resultados del mismo, emite concepto y proyecta acto administrativo de respuesta (decisión del recurso).


Concepto Frente al Recurso Interpuesto

PROCEDIMIENTO




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


25 Fallar en instancia

correspondiente

Primera instancia: El Director Técnico revisa el acto administrativo proyectado por el Equipo Jurídico de la Dirección y firma la respuesta del recurso interpuesto. La respuesta al recurso de reposición, en caso de confirmar una decisión de no contribución a la verdad y la memoria histórica, se remitirá firmado original y copia, a la Sede Regional responsable de la notificación. Segunda Instancia: El Director General del CMH revisa el acto administrativo proyectado por la oficina jurídica del CMH y firma la respuesta ante el recurso interpuesto. La respuesta del recurso de apelación, en los casos en los que confirme la decisión de primera instancia, se debe imprimir, firmar manualmente por parte del Director General y remitir en original para la persona desmovilizada y copia para la Dirección de Acuerdos.

Director Técnico de la Dirección de Acuerdos Equipo Jurídico de la Dirección de Acuerdos Director General Oficina Asesora Jurídica del Centro de Memoria Histórica

Comunicación oficial enviada. GDC-FT-007 (Respuesta al recurso de reposición interpuesto y, cuando ello aplique) Certificación de contribución a la verdad y la memoria histórica. ACV-FT-008 Certificado de entrega por parte de la empresa de correo. (EXT)

8. FLUJOGRAMA

Ver flujograma.

PROCEDIMIENTO




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1

Recibir e Identificar a cada una de las personas desmovilizadas

Verificación de cumplimiento de requisitos de la persona desmovilizada para participar en el mecanismo de contribución a la verdad

Primera vez que se presente la persona desmovilizada

Asistente Administrativo Entrevistador

Anexo ACR

Copia de la

cédula

Seguimiento a la

Asistencia. ACV-

FT-003

5

Diligenciar el reporte de entrevista estructurada y a profundidad

Verificación de entrega de un relato completo de acuerdo a los objetivos de Ley y de la realización correcta de las entrevistas en términos del cumplimiento de condiciones generales para la realización del ejercicio.

Por cada contribución recibida

Profesional que realiza la entrevista

Reportes de

entrevista

6 Realizar la valoración Chequeo de la correcta realización de las entrevistas, disponibilidad completa del relato completo, y correspondiente en términos de ley


Profesional que valora la entrevista

Valoración de

Contribución a la

Verdad. ACV-FT-

006

10 Elaborar el concepto

de Contribución a la

Chequeo de la correcta realización de las entrevistas,, realización y completa de la valoración y disponibilidad completa del relato completo en



Concepto de

Contribución a la

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 18 de 19



Verdad términos de ley. Verdad. ACV-FT-

007

14

Revisar el

cumplimiento del

procedimiento

Revisión del cumplimiento de todas las etapas del procedimiento una vez recibida la documentación física y digital

Cada vez que el equipo jurídico recibe unidad documental de persona desmovilizada

Equipo Jurídico

Comunicación

Interna. GDC-FT-

008

(Memorando de

equipo jurídico a

sede regional

solicitando

corrección de

errores en unidad

documental)


Protocolos de aplicación de instrumentos.

11. ANEXOS

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 19 de 19

11. ANEXOS

No aplica.







CÓDIGO ACV-PR-004

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ACOPIO DE CONTRIBUCIONES VOLUNTARIAS PÁGINA: 1 de 8


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Describir el mecanismo para la participación de personas no firmantes de acuerdos o colectivos que de forma voluntaria suministren información sobre la conformación, el contexto general, los hechos, y / o actuaciones de estructuras paramilitares, y sus impactos en términos de contribución sobre el esclarecimiento histórico de las mismas.

2. ALCANCE

Desde el diseño de instrumentos para la recolección de información, incluyendo la identificación del tipo de contribución especial voluntaria, hasta el aprovechamiento de la información para la elaboración de los informes analíticos de contribución a la verdad.


Director Técnico, Coordinaciones Regionales y del equipo Móvil.

4. DEFINICIONES

ACTIVIDADES INTERINSTITUCIONALES: Son actividades de articulación con otras instituciones diferentes al CNMH que buscan posibilitar la recolección de otras contribuciones. ACTIVIDADES INTRAINSTITUCIONALES: Son actividades de articulación con otras dependencias del CNMH para afinar protocolos de recepción y entrega de otras contribuciones. CONTRIBUCIONES VOLUNTARIAS: Son las contribuciones voluntarias realizadas por cualquier persona, grupo social e institución, no firmante de acuerdo de verdad, que tengan como objetivo suministrar información sobre la conformación, el contexto general y los hechos o actuaciones de estructuras paramilitares y su impacto en términos de contribución sobre el esclarecimiento histórico de las mismas. No tienen función alguna mas allá del esclarecimiento histórico, razón por la cuál bajo ninguna circunstancia tendrán efectos o beneficios jurídicos, económicos, administrativos y de otra índole.

PROCEDIMIENTO ACOPIO DE CONTRIBUCIONES VOLUNTARIAS CÓDIGO ACV-PR-004 VERSIÓN 001

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4. DEFINICIONES

INSUMOS COMO OTRAS CONTRIBUCIONES: Documentos visuales, escritos, digitales, magnéticos, bases de datos, objetos museográficos. RELATOS INDIVIDUALES: Entrevista para recoger el testimonio de las personas no firmante de acuerdos de la verdad, que individualmente quieran aportar su relato sobre la conformación, el contexto general y las actuaciones de estructuras paramilitares. TALLERES DE MEMORIA: Instrumentos metodológicos de talleres orientados a explorar repertorios de violencia e impactos del accionar paramilitar en tres dimensiones: tiempo, espacio y cuerpo. Esta metodología se plantea como un proceso social orientado a la construcción de una memoria histórica incluyente.

5. NORMAS LEGALES






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5. NORMAS LEGALES



La guía de contribuciones voluntarias, delimita el objetivo y la clasificación de estas contribuciones, adicionalmente los sujetos, el tipo de convocatoria, y en general las metodologías de recolección de información.

Las contribuciones voluntarias tienen distintos tipos de entrada dependiendo de su clasificación, documentales y testimoniales.

Las contribuciones voluntarias se constituyen en fuentes de la información para la elaboración de informes.

Para la realización de contribuciones voluntarias es necesario generar procesos de articulación y definición de protocolos conjuntos para el uso y disposición final de la información recibidos con otras direcciones del CNMH.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1

Diseñar y adecuar instrumentos de sensibilización, y de recolección de información

Diseño de propuesta de guía, metodologías y formatos. Equipo Nacional

Manual de Contribuciones Voluntarias. ACV-MN-002 Consentimiento Informado. ACV-FT-011 Encuadre y Registro de Contribución Voluntaria.

Validación y retroalimentación con sedes regionales. Equipos Regionales

Revisión y aprobación de los instrumentos de recolección. Director Técnico


PÁGINA 4 de 8

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


ACV-FT-010

2

Articular mecanismos y

esfuerzos con otras

direcciones del CNMH

Propicia reuniones con otras direcciones que podrían beneficiarse de las contribuciones voluntarias, con las que se deben establecer procedimientos y protocolos con relación a las contribuciones voluntarias. Genera acuerdos en la captura, uso, disposición temporal y final de la información.

Director Técnico Equipo Nacional

Listado de Asistencia. SIP-FT-002 Acta. SIP-FT-001 Protocolos

3 Articular mecanismos y esfuerzos con otras instituciones

Propicia reuniones con otras instituciones públicas y privadas, con las que se deben establecer procedimientos y protocolos para el proceso, de cara a la convocatoria y a la realización de acuerdos logísticos para la realización de contribuciones voluntarias.

Genera acuerdos en la entrega, uso, y disposición final de la información.

Coordinaciones Regionales Equipo Nacional

Listado de Asistencia. SIP-FT-002 Acta. SIP-FT-001

4

Identificar el tipo de

contribución

voluntaria

¿Es relato individual? SI: Continuar con la actividad N° 5. NO: ¿Es taller de memoria? ¿Es taller de memoria? SI: Continuar con la actividad N° 6. NO: Continuar con la actividad N° 8.

Profesional de apoyo regional Equipo Nacional Coordinaciones regionales

Manual de Contribuciones Voluntarias. ACV-MN-002


PÁGINA 5 de 8

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


5 Realizar la entrevista

Diligencia el formato de encuadre.

Cita a la entrevista.

Diligencia formato de consentimiento informado.

Diligencia el formato de registro de la contribución especial.

Toma del relato mediante metodología de entrevista no estructurada.

Grabación de audio de la entrevista en caso de ser permitida.

Remitir el audio al equipo transcriptor.

¿Grabación permitida? SI: Continuar con la actividad n° 9. NO: Continuar con la actividad n° 7.

Profesional de apoyo regional Equipo Nacional Coordinaciones Regionales (remisión)

Manual de Contribuciones Voluntarias. ACV-MN-002 Encuadre y Registro de Contribución Voluntaria. ACV-FT-010 Consentimiento Informado. ACV-FT-011

6 Realizar el taller de

memoria

Realiza la convocatoria.

Diligenciamiento de consentimiento informado por cada uno de los participantes en taller.

Diligencia formato de registro de la contribución especial voluntaria.

Realización del taller de acuerdo a las metodologías sugeridas.

Grabación de audio del taller en caso de ser permitido.

Remitir el audio al equipo transcriptor.

¿Grabación permitida? SI: Continuar con la actividad n° 9. NO: Continuar con la actividad n° 7.

Profesional de apoyo Equipo Nacional Coordinaciones Regionales (remisión)

Manual de Contribuciones Voluntarias. ACV-MN-002 (Anexos de Metodologías) Encuadre y Registro de Contribución Voluntaria. ACV-FT-010 Consentimiento


PÁGINA 6 de 8

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Informado. ACV-FT-011

7 Realizar informe

Realiza un informe de taller / entrevista que contenga la relatoría del mismo, los datos de modo, tiempo y lugar de la realización del ejercicio, donde de fe de la entrega de la información. En los casos en los cuales por asunto de confidencialidad exista un impedimento para el registro en audio del relato, se ve necesario el acompañamiento de otra persona de la dirección, cuya función asignada será el registro escrito de la información, el cual corresponde a un anexo del informe. Comparar el informe a partir de las notas tomadas en taller.

Profesional de apoyo, Equipo Nacional, Coordinaciones Regionales

Informe

8 Recibir Insumos Recibe insumos

Diligencia el Registro de recepción de insumos

Transfiere los insumos al equipo nacional / equipo jurídico.

Coordinaciones Regionales, Equipo Nacional, Director DAV,

Registro de recepción de insumos Consentimiento Informado. ACV-FT-011

9

Realizar actividades de seguimiento y de evaluación de la contribución voluntaria

Revisa aleatoriamente los ejercicios realizados por las sedes regionales y equipo nacional a partir de tres criterios: forma en cuanto a cumplimiento del procedimiento y diligenciamiento adecuado de formatos, competencia legal de la dirección, y calidad de la información recolectada.

Realiza informe de seguimiento y retroalimentación.

Transferencia de relatos y memoria de talleres a Investigaciones.

Transferencia de objetos museográficos al proceso de Museo

Equipo Nacional, Equipo Jurídico

Informe de seguimiento y retroalimentación


PÁGINA 7 de 8

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Nacional de la Memoria.

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma.



4

Identificar el tipo de

contribución voluntaria

especial

Diligenciamiento del formato de encuadre Cada vez que se reciba una contribución

Coordinaciones regionales Equipo Nacional Profesional de apoyo

Encuadre y Registro de Contribución Voluntaria. ACV-FT-010

7 Realizar informe Reporte de desarrollo de la contribución especial voluntaria

Cada vez que se requiera

Equipo transcriptores Equipo Nacional

Reporte de

retroalimentación

9

Realizar actividades de

seguimiento y de

evaluación de la

contribución especial

voluntaria

Revisión aleatoria de los ejercicios realizados por las sedes regionales y equipo nacional

Trimestral Equipo Nacional Equipo Jurídico

Informe de

seguimiento y

retroalimentación


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Manual de Contribuciones Voluntarias. ACV-MN-002

11. ANEXOS

Anexo A. Cuadro resumen del funcionamiento de la modalidad de contribuciones voluntarias del Mecanismo no Judicial de Contribución a la Verdad y la Memoria Histórica.






VERDAD HISTÓRICA Y LA REPARACIÓN.

CÓDIGO ACV-PR-005

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE INFORMES ANALÍTICOS EN EL MARCO DEL

MECANISMO NO JUDICIAL DE CONTRIBUCIÓN A LA VERDAD Y LA REPARACIÓN

PÁGINA: 1 de 16


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Describir la metodología para la elaboración de informes analíticos que aporten al esclarecimiento histórico de la conformación, los modos de operación y el proceso de desarme, desmovilización y reinserción (DDR) de las estructuras paramilitares en Colombia desde la década del ochenta.

2. ALCANCE

Desde la definición de los objetivos de la investigación hasta la validación de los informes analíticos de Acuerdos de la Verdad, lo cual comprende las etapas de planeación, recolección de información, sistematización, análisis y redacción de informes.


Director Técnico de la Dirección de Acuerdos de la Verdad.

4. DEFINICIONES

ÁRBOL DE CODIFICACIÓN: Etiquetas clasificadas por temáticas que marcan el texto de los relatos para sistematizar y analizar la información. ÁRBOL DE OBJETIVOS: Identifica los objetivos y el concepto de la investigación. CONTEXTOS: Línea base o primaria de investigación construida con base en diferentes fuentes que recopila información sobre cada unidad de análisis (estructura armada). LÍNEAS DE TIEMPO: Herramienta gráfica que marca hitos de violaciones en los siguientes temas: derecho humanitario, políticas de seguridad, políticas antidrogas, políticas antiterroristas, dinámicas políticas y económicas y procesos de paz.

PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN DE INFORMES ANALÍTICOS EN EL MARCO DEL MECANISMO NO JUDICIAL DE

CONTRIBUCIÓN A LA VERDAD Y LA REPARACIÓN


PÁGINA 2 de 16

4. DEFINICIONES

MATRIZ DE DERECHOS HUMANOS Y DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO: Base de datos que registra y describe violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario cometidas por las estructuras paramilitares en Colombia. Cabe recordar que el DIH refiere al conjunto de normas que regulan la guerra en conflictos armados de carácter interno o conflictos internacionales. MATRIZ DE HALLAZGOS: Base de datos que recolecta información y hallazgos derivados de las entrevistas en torno a diferentes temas.

5. NORMAS LEGALES






PROCEDIMIENTO




PÁGINA 3 de 16


Las actividades de la aplicación de instrumentos de recolección de la información deben responder a los procedimientos establecidos para este propósito.

Se produce un informe por estructura armada y los informes temáticos a que haya lugar.

Para este procedimiento se entenderá como Equipo Nacional el grupo conformado por profesionales especializados y asesores cualitativos y cuantitativos.

El acceso al conjunto de información recolectada para la construcción de los informes permanecerá restringido y será de uso exclusivo de la Dirección de Acuerdos de la Verdad hasta la publicación y difusión de estos. Durante el transcurso de la recolección y análisis de la información se podrán realizar las transferencias correspondientes de acuerdo a los lineamientos que establezca la Dirección de Archivo de Derechos Humanos del CNMH.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Definir los objetivos de la investigación

A partir de los lineamientos jurídicos y estratégicos de la Dirección de Acuerdos de la Verdad, define los objetivos de propósito, generales y específicos de investigación.

Equipo nacional Árbol de objetivos de la investigación

2 Definir las fuentes de investigación

Partiendo de los lineamientos jurídicos y estratégicos de la DAV define las fuentes de investigación considerando los siguientes criterios:

Equipo nacional No aplica

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 4 de 16

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


La población determinada por la Ley 1424 de 2010, correspondiente al conjunto de personas desmovilizadas que hayan firmado el acuerdo de contribución con la verdad y la memoria histórica.

La población correspondiente a otras contribuciones especiales voluntarias. Ver procedimiento correspondiente.

Fuentes secundarias que complementen la información sobre el fenómeno paramilitar de acuerdo a los objetivos de investigación.

3 Definir el formato y el alcance de los productos de investigación

Partiendo de los objetivos de investigación y las fuentes definidas en los pasos anteriores, define el formato de los productos de investigación en términos de características técnicas y de presentación. En esta definición se establece si los productos serán piezas audiovisuales, libros, talleres, etc. También establece el contenido y la estructura de cada uno de los productos. La determinación sobre los formatos se realiza de manera paralela a la definición del alcance de estos productos en términos de público al que van dirigidos y nivel de difusión (local, nacional, internacional).

Director técnico Comunicación Interna. GDC-FT-008

4 Diseñar los instrumentos de recolección de

A partir de los temas establecidos en la Ley 1424 y los objetivos de investigación planteados, diseña los instrumentos de

Equipo nacional Entrevista estructurada. ACV-FT-005

PROCEDIMIENTO




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


información recolección de información para la población firmante de acuerdos de contribución a la verdad y la memoria histórica y la población participante de otras contribuciones especiales voluntarias. De igual forma diseña los manuales de aplicación de dichos instrumentos. El diseño de estos instrumentos se realiza a partir de:

Los temas establecidos por la Ley para el esclarecimiento histórico del fenómeno paramilitar.

Los objetivos de investigación definidos.

La recolección de información cuantitativa y cualitativa.

Las particularidades del conjunto de estructuras paramilitares a las cuales pertenecieron las personas firmantes.

Las condiciones diferenciales de las personas firmantes y de otras contribuciones voluntarias especiales.

Las variaciones espacio temporales del fenómeno.

Las necesidades de recolección de información de contribuciones especiales voluntarias y los formatos requeridos para ello (diseño de propuesta de guía, metodologías y formatos).

Entrevista a profundidad Matriz de violaciones a DIDH y DIH Matriz de hallazgos Guías de talleres de memoria Guía de entrevista a profundidad para contribuciones voluntarias Manual de Aplicación de Instrumentos de Recolección de Información. ACV-MN-001

5 Diseñar las categorías Partiendo de los objetivos específicos de investigación y de las Equipo nacional No aplica

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 6 de 16

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


para el procesamiento de la información

especificaciones técnicas del software de análisis cualitativo, define las categorías de análisis para etiquetar la información y establecer relaciones entre los datos.

6 Elaborar el marco teórico

y metodológico

Elabora el marco teórico y metodológico teniendo en cuenta:

El enfoque de investigación de la DAV

Los objetivos de investigación

La delimitación temática

La definición de las categorías y los conceptos establecidos en el árbol de objetivos, así como de otros términos claves de manera coherente con el enfoque de investigación.

La definición de la metodología de recolección y análisis de la información.

Equipo nacional Equipo Jurídico

Marco teórico

7 Definir responsabilidades de investigación

Define responsabilidades de los miembros del equipo nacional y las sedes regionales en (1), diseño y diligenciamiento de matrices de hallazgos y de derechos humanos, (2) manejo de fuentes secundarias, (3) aplicación de entrevista estructurada y entrevista a profundidad, (4) codificación (uso de las licencias de NVivo), (5) análisis y redacción de informes, (6) capacitación al equipo nacional y sedes regionales sobre desarrollo de las distintas fases de la investigación.

Director técnico Comunicación Interna. GDC-FT-008

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 7 de 16

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


8

Diseñar una metodología de evaluación, verificación de contenidos, de retroalimentación del ejercicio

Define objetivos, metodología y responsables del procedimiento de evaluación periódica de codificación por sedes. Establece objetivos, metodología y responsables de la evaluación al diligenciamiento de las matrices de hallazgos y de derechos humanos. Formula los criterios, metodología y responsables de la evaluación a la aplicación de entrevista estructurada y entrevista profundidad.

Formula los criterios, metodología y responsables de la evaluación de la toma de contribuciones especiales voluntarias.

Diseña una metodología de validación de informes que incluye los criterios de validación interna y externa, y los cronogramas de trabajo.

Equipo nacional

Guía de evaluación, verificación y retroalimentación de las etapas de investigación. ACV-GU-001

9

Diseñar una metodología

para el desarrollo de

espacios temáticos y de

discusión en el marco del

mecanismo no judicial de

contribución a la verdad

Establece cronograma, lugares, procedimientos y materiales de trabajo para equipo nacional y equipos regionales en uso de (1) árbol de objetivos, (2) árbol de codificación, (3) instrumentos de recolección de información, (4) matriz de hallazgos, (5) matriz de derechos humanos. Define objetivos, procedimiento, responsables y cronograma de

Equipo nacional

Agenda de capacitación

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 8 de 16

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


capacitación en manejo de software de análisis cualitativo (NVivo) y Sistema de Información de la DAV.

10 Socializar metodologías de la investigación

Capacita a los equipos regionales en el proceso de investigación.

Equipo nacional Listado de Asistencia. SIP-FT-002

11

Elaborar la Matriz de registro de violaciones al DIDH e infracciones al DIH y líneas de tiempo de macroprocesos.

Busca información específica sobre violaciones al DIDH y el DIH cometidas por grupos paramilitares en bases de datos (de centros de investigación, universidades, entidades públicas, etc.), medios de prensa, libros, informes y otras fuentes similares. Clasifica y registra en la Matriz la información correspondiente. Selecciona uno de los temas del banco de líneas de tiempo. Busca y analiza información pertinente en fuentes secundarias. Elabora las líneas del tiempo y el informe analítico.

Equipo nacional (asesores cualitativos) Profesionales OIM Practicantes

Matriz de registro de violaciones al DIDH e infracciones al DIH Banco de líneas del tiempo Líneas de tiempo Informe analítico

12 Elaborar documentos de

contexto

Recopila información sobre la estructura paramilitar asignada recurriendo a fuentes primarias (prensa, archivos de la fiscalía y otras entidades públicas, entre otras) y secundarias. Analiza la información y redacta el contexto.

Entrevistadores Profesionales de apoyo Equipo nacional

Contexto de la estructura armada Matriz de bibliografía

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 9 de 16

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


13 Construir los mapas cartográficos de las estructuras

Reúne las tablas cartográficas diligenciadas por el solicitante del mapa. Elabora el mapa dependiendo de las necesidades del solicitante.

Equipo nacional (asesores cuantitativos)

Comunicación Interna. GDC-FT-008 (solicitud de mapa)

14

Recibir insumos de

contribuciones

voluntarias

Recibe la información resultante de contribuciones especiales voluntarias para su análisis. Ver procedimiento Acopio de Contribuciones

Valora la pertinencia de la información recibida para el esclarecimiento del fenómeno paramilitar. Continúa actividades transcripción y procesamiento de información, o se transfiere la información al archivo de la Dirección de Acuerdos de la Verdad.

Equipo nacional Profesionales de apoyo Coordinador regional

No aplica

15 Recibir insumos del procedimiento de valoración y certificación

Aplica la entrevista estructurada después de cumplir el procedimiento de Convocatoria.

Equipo nacional Profesionales de apoyo Equipo móvil Entrevistadores

Entrevista estructurada. ACV-FT-005

16 Diligenciar la matriz de Escucha los audios de la entrevista a profundidad. Profesionales de apoyo Matriz de hallazgos

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 10 de 16

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


hallazgos Identifica dentro del relato hallazgos relacionados con cada una de las categorías de análisis definidas en concordancia con los objetivos de investigación. Diligencia la matriz de hallazgos. A partir de la escucha del audio y de los resultados de la matriz de hallazgos, define si el relato debe pasar o no a transcripción. ¿Relato incluye hallazgos priorizados para transcripción? SI: Continuar con la actividad N° 18. NO: Continuar con la actividad N° 23.

Equipo nacional Equipo móvil

17

Realizar control de calidad al proceso de aplicación de instrumentos y recolección de información

Identifica en los reportes de metas los avances cuantitativos de cada sede relativos a la aplicación de entrevistas estructuradas y a profundidad. Revisa las observaciones metodológicas al desarrollo de entrevistas contenidas en los informes de trascripción. Selecciona al azar audios de entrevista estructurada y a profundidad de cada uno de los entrevistadores de la sede asignada, los escucha y diligencia reporte de retroalimentación metodológica para cada caso.

Equipo nacional Coordinadores regionales

Reportes de retroalimentación metodológica. Relatorías de reuniones bimensuales de retroalimentación metodológica.

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 11 de 16

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Teniendo como insumo la evaluación arrojada en los numerales

1 a 3, realiza reuniones bimensuales de retroalimentación

metodológica para socializar aciertos y dificultades en la

aplicación de entrevistas e identificar acciones de mejora.

¿Aplicación correcta? SI: continúe en entrevistas. NO: realice los ajustes dados en la retroalimentación.

¿Diseño metodológico de instrumentos correcto?

SI: continúe en entrevistas NO: revisar el diseño de instrumentos y realizar los

ajustes a que haya lugar.

18 Transcribir hallazgos

Asigna las carpetas priorizadas para transcripción según regional y estructura armada. Consulta la unidad documental priorizada para transcribir. Transcribe los fragmentos de audio entrevista estructurada y la totalidad del audio de entrevista a profundidad o los fragmentos priorizados.

Coordinador de transcriptores Equipo de transcripción

Reportes de transcripción. ACV-FT-012 Informe Bimestral de Transcripción. ACV-FT-013

PROCEDIMIENTO




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Diligencia el formato de reporte de trascripción. Elabora informes bimensuales de transcripción por sede regional.

19

Sistematizar la información a través de reportes de hallazgos de investigación

De manera paralela al ejercicio de transcripción, identifica énfasis temáticos del relato. Diligencia el reporte de énfasis temáticos señalando estructura armada, énfasis temático y hallazgo relacionado. También se deben consignar observaciones temáticas generales de la entrevista estructurada y a profundidad.

Equipo de transcripción Reportes de transcripción. ACV-FT-012

20

Migrar el conjunto de información a analizar al software de análisis cualitativo (Nvivo)

Ingresa al software de análisis cualitativo Nvivo por proyecto: fuentes secundarias, resultados de contribuciones especiales voluntarias, transcripciones de entrevista, matriz de hallazgos, matriz de derechos humanos, cartografías, organigramas y otros insumos que pueden ser fuente primaria o secundaria para la investigación.

Profesionales de apoyo Coordinadores regionales Equipo nacional Equipo móvil Equipo de transcripción

Software de análisis cualitativo NVivo. (EXT)

21 Procesar la información en el software de

Clasifica y analiza la información con base en el árbol de objetivos, nodos de codificación y demás herramientas ofrecidas

Profesionales de apoyo

Software de análisis cualitativo NVivo. (EXT)

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 13 de 16

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


análisis cualitativo (Nvivo)

por el software de análisis cualitativo NVivo.

Coordinadores regionales Equipo nacional Equipo móvil

22

Verificar el

procesamiento de la

información

Revisa el proceso de codificación de los proyectos que le han sido asignados en el software de análisis cualitativo. Retroalimenta mensualmente a los responsables del proceso de codificación y delega correcciones y ajustes pertinentes. ¿Codificación adecuada? SI: ¿Adecuado árbol de codificación? NO: Continuar con la actividad N° 21. ¿Adecuado árbol de codificación? SI: Continuar con la actividad N° 24. NO: Continuar con la actividad N° 5.

Coordinadores regionales Equipo nacional

Acta. SIP-FT-001

23

Interpretar la información

de acuerdo a los

objetivos de la

investigación

Identifica relaciones, tendencias y énfasis de la información recogida y procesada en software de análisis cualitativo, de acuerdo a los objetivos de investigación. Retroalimenta y discute dichas relaciones, tendencias y énfasis

Profesionales de apoyo Coordinadores regionales Equipo nacional

Acta. SIP-FT-001

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 14 de 16

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


al interior de los grupos de trabajo. Organiza hallazgos e información de acuerdo a objetivos de investigación.

Equipo móvil

24

Redactar los informes

(estructura armada y

temáticos)

A partir de los resultados del análisis realizado en el software cualitativo NVivo y de las discusiones de hallazgos: 1. Establece un cronograma de escritura y asigna

responsables específicos para la redacción de los informes. 2. Presenta avances periódicos de redacción y los discute al

interior del equipo de trabajo. 3. Realiza los ajustes pertinentes de acuerdo a la

retroalimentación. 4. Consolida los informes de estructura armada y/o temáticos

que le han sido asignados para su validación

Profesionales de apoyo Coordinadores regionales Equipo nacional Equipo móvil

Cronograma de escritura Acta. SIP-FT-001

25 Validar el informe preliminar de investigación

Establece el cronograma, los grupos con los que se validará la información y los responsables de las actividades de validación. Genera un primer espacio de validación interna con las personas integrantes de la DAV (primer momento). Retroalimenta el texto con correcciones y ajustes de acuerdo a recomendaciones dadas.

Director General CNMH Director Técnico Equipo Nacional Coordinaciones Regionales

Cronograma de validación Acta. SIP-FT-001 Documento final de investigación

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 15 de 16

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Gestiona con otras instancias del CNMH la conformación de un grupo de lectores externos (segundo momento). Corrige y consolida el texto final de acuerdo a recomendaciones dadas.

8. FLUJOGRAMA

Ver flujograma.



18 Transcribir hallazgos Seguimiento y monitoreo a los ejercicios de transcripción

Mensual Coordinador de transcriptores

Comentarios a

la transcripción

21

Procesar la información en el software de análisis cualitativo (Nvivo)

Seguimiento y monitoreo al procesamiento de la información.

Mensual

Coordinadores regionales Equipo nacional

Acta. SIP-FT-

001

PROCEDIMIENTO




PÁGINA 16 de 16


Primer informe de la Dirección de Acuerdos de la Verdad.

Árbol de objetivos.

Árbol de codificación.

Manual del sistema de análisis cualitativo NVivo. (EXT)

Instructivo de diligenciamiento de reportes de transcripción.

Protocolos de aplicación de instrumentos.

11. ANEXOS

No aplica.





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