nguyễn văn danh · pdf filedanh sách nhóm 9 ... -khi bên bán...

1

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách

Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP

TRƢỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP.HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN:

CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ SÁCH

Danh Sách Nhóm 9 – Lớp 12CĐ-TP

Họ Và Tên Mã Sinh Viên Chức Vụ

Phạm Trung Hiếu 12D201P023 Nhóm Trưởng

Ngô Đức Huynh 12D201P033

Nguyễn Tấn Quốc 12D201P057

Nguyễn Minh Tấn 12D201P061

Giáo Viên Hƣớng Dẫn

Nguyễn Văn Danh

2



I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng

phỏng vấn cụ thể từng chủ đề 1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Hệ thống: Quản lý Nhà sách

Người Lập: Nhóm 9 Ngày lập: 02/03/2014

STT Chủ Đề Yêu Cầu Ngày Bắt Đầu Ngày Kết Thúc

1 Quản lý nhập sách Nắm quy trình nhập sách. 01/03/2014 01/03/2014

2 Quản Lý Kho Nắm được cách quản lí kho 01/03/2014 01/03/2014

3 Quản lý bán sách Nắm được quy trình bán sách 02/03/2014 02/03/2014

4 Hệ thống máy móc, thiết

bị, phần mềm

Nắm rõ máy móc, thiết bị, phần

mềm mà nhà sách đang sử dụng 02/03/2014 02/03/2014

5 Quản lý nhân sự Nắm rõ thông tin cánh thức

quản lý nhân viên nhà sách 02/03/2014 02/03/2014

6 Quản lý tài chính

Nắm rõ quy trình trả lương –

Viết hóa đơn nhập xuất kho –

Thống kê giao ca & thống kê

hàng tháng

02/03/2014 02/03/2014

2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ nhất

Người thực hiện: Phạm Trung Hiếu

Kế Hoạch Phỏng Vấn

Người được hỏi: Lê Thị Mai Hƣờng Người phỏng vấn: Phạm Trung Hiếu

Địa điểm: Café Mimosa 106 Đường nối Tân Sơn

Nhì, Tân Phú, Tp Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn:13h30 Ngày 01/03/2014.

Thời gian bắt đầu : 13h45

Thời gian kết thúc: 14h30

Đối Tƣợng

Nhân viên bộ phân kinh doanh nhà sách.

Thông tin về quá trình nhập sách của nhà

sách

Các thông tin yêu cầu đòi hỏi

Nắm rõ cánh thức quản lý nhập sách của

nhà sách

Chƣơng Trình

Giới thiệu

Tổng quan về dự án thực hiện

Phỏng vấn các vấn đề liên quan

- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4

- Câu 5

- Câu 6

Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.

Kết thúc cuộc phỏng vấn.

Cám ơn vì những thong tin mà anh đã cung cấp !

Ƣớc lƣợng thời gian

2 phút

2 phút

3 phút

3 phút

5 phút

5 phút

3 phút

2 phút

10 phút

5 phút

3



(Thời gian dự kiến tổng cộng: 40 phút)

Phiếu Phỏng Vấn

Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Nắm quy trình nhập sách

Người được hỏi: Lê Thị Mai Hƣờng Người phỏng vấn: Phạm Trung Hiếu

Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,

Q.10, TP.HCM

Thời gian hẹn:13h30 Ngày 01/03/2014



Câu 1: - Mặt hàng chính nhà sách mình là gì và mình

nhập hàng về theo những nguồn nào ?

Trả lời:

- Nhà sách bên chị bán các loại sách, báo, tạp chí

và văn phòng phẩm nhưng chủ yếu là sách.

- Nguồn hàng chủ yếu từ các nhà nhà xuất bản

trong nước; đôi khi lại từ những đối tác khác (nhà

sách khác, tiểu thương, .v.v..) trao đổi hàng hoá với

nhà sách.

Câu 2: - Nhà sách ta có tiến hành phân loại sách không

?Nếu có thì gồm những loại nào ?

Trả lời:

- Sách ở nhà sách bên chị được chia theo các thể

loại : kinh tế, văn học, thường thức-đời sống, thiếu

nhi, tin học-ngoại ngữ, giáo khoa-giáo trình, tạp chí,

sách chuyên ngành.

Câu 3: - Xin cho hỏi nhà sách mình có nhập sách về

thường xuyên không ?

- Theo thường lệ thì bao lâu và căn cứ vào đâu

mà nhà sách sẽ có những đợt nhập sách về?

Trả lời:

- Có chứ.

- Thông thường, cuối mỗi tháng dựa vào tình hình

tài chính cụ thể, nhu cầu thị trường, báo cáo bộ

phận kho cũng như báo giá, chương trình khuyến

mại, v.v.. từ các nhà xuất bản mà bộ phận kinh

doanh sẽ có kế hoạch nhập sách phù hợp.

Câu 4: - Qúa trình nhập sách từ khi lên kế hoạch đến

khi hoàn tất diễn ra như thế nào ?

- Nếu có sự cố xảy ra thì nó sẽ được giải quyết

thế nào ?

Trả lời:

- Dựa vào kế hoạch nhập sách, nhà sách sẽ liên hệ

với những nhà xuất bản thích hợp để lập hợp đồng.

Họ sẽ giao hàng đến kho. Sau khi kiểm tra đúng và

đủ các loại sách thì sách sẽ được kiểm tra rồi nhập

kho.

- Tùy mức độ, sự cố sẽ được giải quyết dựa trên hợp

đồng đã ký từ việc thương lượng lại đến chỉnh sửa

hợp đồng.

Câu 5: Trong khi nhập, nhà sách mình quan tâm

những thông tin nào về nhà cung cấp cũng như

hàng hóa ?

Trả lời:

- Đối với Nhà Xuất Bản (NXB): Mã NXB, Tên

NXB, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email.

- Đối với sách: Ngày nhập, Số phiếu nhập (hoá đơn

mua hàng), Tên sách, Thể loại, nhà xuất bản, năm

xuất bản, số lượng, đơn giá, người nhập.

4



Câu 6: - Chị có thể nói rõ hơn về quá kiểm tra các sách

trước khi vào kho ?

Trả lời:

- Qúa trình này dựa vào các thông tin về sách ( mã

sách, tên, loại, nhà xuất bản,…), trong đó mã sách

(do nhà sách quy định) là chủ yếu ; nếu có mặt hàng

mới nó sẽ được kiểm tra rùi gắn với một mã sách

mới.

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ hai

Người thực hiện: Ngô Đức Huynh


Người được hỏi: Trƣơng Đoan Bội Ngọc Người phỏng vấn: Ngô Đức Huynh

Địa chỉ: 1 Cộng Hoà, 12, Tân Bình, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 8h00 Ngày 01/03/2014



Đối Tƣợng

Trưởng Kho Hàng Các yêu cầu đòi hỏi

Nắm rõ Quy cách quản lý Nhập – Xuất –

Hàng Tồn

Chƣơng Trình

Giới thiệu

Tổng quan về đự án thực hiện


- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4

- Câu 5



Cám ơn chị vì những thông tin mà chị đã cung

cấp !


2 phút

4 phút

5 phút

2 phút

2 phút

3 phút

4 phút

10 phút

3 phút

(Tổng thời gian dự kiến 35 phút)


Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Quản Lý Kho Hàng

Người được hỏi:Trƣơng Đoan Bội Ngọc Người phỏng vấn: Ngô Đức Huynh

Địa chỉ: 1 Cộng Hoà, 12, Tân Bình, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 8h00 Ngày 01/03/2014



Câu 1:

- Chị có thể cho em biết việc nhập – xuất trong

kho diễn ra như thế nào?

Trả lời

- Đầu tiên khi mặt hàng nào trong đó sắp hết hoặc

đã hết thì chị sẽ tiến hành báo cho ban quản lí.

Ban quản lí sẽ cho bộ phận mua hàng tìm kiếm

nhà cung cấp và tiến hành mua hàng. Khi hàng

được mua về kho, bên chị sẽ nhận phiếu giao hàng

và kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng về có

đúng với yêu cầu mua hàng hay không. Sau khi

5



kiểm tra xong số lượng và chất lượng của hàng đã

đảm bảo thì sẽ lập phiếu nhập kho

- Khi nhập về, mỗi lô hàng đều được vào sổ kho

thông qua phiếu nhập rồi mới được đưa vào kho.

Khi nhập kho thì sách sẽ được kiểm tra. Nếu nhà

sách đã từng nhập sách đó về thì nó sẽ được

chuyển nó đến những khu riêng trong kho theo

từng chủ đề để tiện quản lý. Ngược lại nó sẽ được

đánh mã rồi mới được chuyển đi. Sau đó sách sẽ

được bảo quản đến khi được đưa lên các quầy

trong nhà sách hoặc bán theo các hóa đơn lớn.

-Khi bên bán hàng có khách hàng mua với số

lượng lớn thì bên bán hàng sẽ gửi yêu cầu xuống

cho chị, chị sẽ cho người xem xét yêu cầu của

khách hàng nếu đáp ứng được thì chị sẽ thông báo

cho bộ phận bán hàng. Khách hàng sẽ nhận được

phiếu xuất kho.Sau đó họ sẽ cầm phiếu này mang

xuống kho để nhận hàng. Nếu có sự cố thì họ sẽ

quay lại phòng kế toán để xử lý.

Câu 2:

- Thế còn việc quản lí hàng tồn diễn ra như thế

nào vậy chị?

Trả lời

- Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong quá

trình nhập và xuất hàng. Hàng hóa được quản lý

qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất

hàng. Rồi cuối mỗi đợt kiểm tra hàng, những mặt

hàng tồn kho lâu sẽ được bộ phận kinh doanh đề

ra chương trình khuyến mãi giảm giá theo phần

trăm giá trị cuốn sách đó.

Câu 3:

- Vậy bên chị chỉ kiểm soát hàng tồn kho bằng

máy tính hay là cách nào khác nữa không?

Trả lời

- Ngoài việc quản lí hàng tồn qua máy tính thì

việc kiểm kê toàn bộ hàng hóa còn tồn trong kho

và trong quầy được thực hiện định kì mỗi tháng

một lần.

Câu 4:

- Việc nhập hàng về kho có khi nào bị trục trặc

không chị? Ví dụ như khi có trục trặc về chất

lượng thì bên chị sẽ xử lí như thế nào?

Trả lời

- Tất nhiên là có rồi ! Những hàng hóa không đáp

ứng được yêu cầu chất lượng sẽ được bên chị giao

cho bộ phận mua hàng trả lại nhà cung cấp cùng

với phiếu trả sách và biên bản kiểm nghiệm hàng

hóa do chị ký.

Câu 5:

- Khi có lô hàng nào đó về thì chị sẽ làm gì? Chị

có lưu thông tin gì về mặt hàng không? Và nó

gồm những phần nào vậy chị?

Trả Lời

- Khi có một lô hàng nào đó về thì bên chị đầu

tiên sẽ phân loại ra, sau đó sẽ ghi thông tin của lô

hàng đấy vào sổ kho.

- Trong sổ kho sẽ lưu các thông tin như: số phiếu

nhập, ngày nhập, người nhập, tên sách,loại sách,

nhà xuất bản, số lượng, đơn giá và thể loại.

6



Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ ba.

Người thực hiện: Nguyễn Tấn Quốc


Người được hỏi: Hoàng Hồng Hạnh Người phỏng vấn: Nguyễn Tấn Quốc


Q.10, TP.HCM




Đối Tƣợng

Nhân viên thu ngân

Dữu liệu thu thập thông tin về quá trình

bán hàng


Nắm rõ thông tin cánh thức bán hàng và

thanh toán của khách hàng

Chƣơng Trình

Giới thiệu



- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4

- Câu 5





3 phút

3 phút

2 phút

3 phút

3 phút

4 phút

2 phút

10 phút

5 phút



Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Quản Lý Bán Hàng

Người được hỏi: Hoàng Hồng Hạnh Người phỏng vấn: Nguyễn Tấn Quốc


Q.10, TP.HCM




Câu 1: - Chị có thể cho em biết cửa hàng mình có những

hình thức bán hàng và hình thức thanh toán nào ?

Trả lời:

- Ở chỗ chị hiện tại có hai hình thức mua hàng

chính: là mua hàng trực tiếp và đặt hàng qua điện

thoại bao gồm cả sỉ và lẻ.

- Nhà sách đang áp dụng 2 hình thức thanh toán

chính là thanh toán trực tiếp và thanh toán tại nhà.

Câu 2: - Khách hàng tới mua sách có phải cung cấp

thông tin gì hay không ?

- Nếu có: Thì những thông tin đó là gì? Và việc

cung cấp thông tin đó nhằm mục đích gì ?

Trả lời:

- Đa phần thì khách hàng tới mua sách mua với số

lượng nhỏ thì không cần cung cấp bất cứ những

thông tin gì. Nhưng với một số hóa đơn từ

500.000vnđ trở lên thì chúng tôi sẽ tiến hành lấy

các thông tin như: họ tên, địa chỉ, cmnd và số điện

thoại liên lạc.

- Những thông tin mà khách hàng cung cấp sẽ giúp

7



cho nhà sách dễ dàng phân loại được khách hàng,

và sẽ có những khuyến mãi đặc biệt dành cho

khách hàng thân thiết.

Câu 3: - Với những nhóm khách hàng khác nhau thì

những thông tin nào thì quan trọng?

Trả lời:

- Với nhóm khách hàng mua lẻ thì chúng tôi chỉ

lưu lại thông tin về mã hóa đơn, giá trị hóa đơn,

ngày mua, giờ mua, thông tin của sản phẩm.

- Còn đối với nhóm khách hàng mua với số lượng

lớn thì lưu những thông tin như trên, chúng tôi còn

quan tâm các thông tin về khách hàng đó.

Câu 4: - Cách thức bán hàng cho các đối tượng mua lẻ

và sỉ khác nhau như thế nào ?

Trả lời:

- Khách mua lẻ sau khi vào nhà sách sẽ tự chọn

sách tại các quầy (có nhân viên hướng dẫn giúp

khách tìm sách). Sau đó họ mang sách ra quầy để

tụi chị tính tiền và lập hóa đơn(khách mang về).

- Đối với khách mua sỉ thì chị sẽ gửi yêu cầu

xuống cho quản lí kho. Sau đó nếu kho đáp ứng

được đơn hàng của khách thì bên chị sẽ hướng dẫn

họ qua phòng kinh doanh để lập hóa đơn, thanh

toán rùi nhận giấy xuất kho và hóa đơn. Cuối cùng

họ đưa lại giấy xuất kho cho quản lý kho để nhận

và kiểm tra sách.

Câu 5:

- Cho em hỏi bao lâu bộ phận bên chị lập báo cáo

thống kê bán hàng ?

Trả lời:

- Cuối mỗi tuần em à.

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ tư

Người thực hiện: Nguyễn Minh Tấn


Người được hỏi: Võ Ngọc Đức Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Tấn


Q.10, TP.HCM




Đối Tƣợng

Nhân viên Kỹ Thuật

Dữu liệu thu thập thông tin về cách quản

lý nhân viên và trang thiết bị,hệ thống

quản lý Nhà sách


Nắm rõ thông tin cánh thức quản lý nhân

viên nhà sách

Chƣơng Trình

Giới thiệu



- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4


3 phút

5 phút

2 phút

2 phút

5 phút

2 phút

8



- Câu 5

- Câu 6




3 phút

3 phút

15 phút

5 phút



Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm

Người được hỏi: Võ Ngọc Đức Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Tấn


Q.10, TP.HCM




Câu 1: - Hiện tại thì nhà sách mình có sử dụng phần

mềm nào để quản lý việc nhập và bán sách chưa

?

- Nếu có: Thì phần mềm mà nhà sách đang dùng

là phần mềm miễn phí nay trả phí. Và đã đáp ứng

hết nhu cầu sử dụng hay chưa ?

Trả lời:

- Có. Hiện tại thì nhà sách của chúng tôi đang sử

dụng một phần mềm quản lý sách, được cung cấp

miễn phí ở trên mạng.

- Phần mềm hiện tại thì chưa quản lý hết được

những vấn đề mà nhà sách đặt ra. Còn một số khâu

chúng tôi vẫn phải quản lý bằng sổ sách.

Câu 2: - Hiện tại thì hệ thống máy móc trong nhà sách

hoạt động vẫn tốt và ổn chứ ? Ngoài việc quản lý

mua bán sách. Hệ thống này còn dùng vào mục

đích gì nữa không ?

Trả lời:

- Hiện tại thì hệ thống máy móc ở trong nhà sách

hoạt động khá tốt và ổn định.

- À vâng. Ngoài việc để chạy phần mềm quản lý

mua và bán sách. Nhà sách chúng tôi còn dùng nó

để quản lý hệ thống Camera an linh.

Câu 3: - Nhà sách có thường xuyên bảo trì và nâng cấp

hệ thống máy móc đang sử dụng hay không.

Trả lời:

- Về việc bảo trì thường xuyên được thực khoảng 1

tháng chúng tôi thực hiện một lần.

- Hiện tại thì hệ thống máy móc trong nhà sách

hoạt động vẫn tốt và ổn định lên chúng tôi chưa

nghĩ đến việc nâng cấp hệ thống.

Câu 4:

- Hiện tại thì máy tính trong nhà sách đang chạy

hệ điều hành gì ? Và có những phần mềm tiện

ích nào đã được cài đặt sẵn ?

Trả lời:

- Hiện tại thì máy tính trong nhà sách đang chạy hệ

điều hành thông dụng là Windows XP SP3

- Các phần mềm được cài sẵn gồm có bộ Microsoft

Office 2007. Và một phần mềm quản lý nhà sách

như tôi đã nói ở trên.

Câu 5: - Anh có thể cho em biết cấu hình máy tính mà

nhà sách chúng ta đang sử dụng không.

Trả lời:

- Ồ được hiện tại thì cấu hình của máy như sau:

CPU Intel Pentium IV 2.5Ghz. Ram 2GB. Và card

onboard 256MB.

Câu 6: - Không biết nhân viên trong nhà sách đã sử

dụng thành thạo máy tính và đã có chứng chỉ tin

học gì chưa anh nhỉ ?

Trả lời:

- Đa số thì nhân viên trong nhà sách đều đã thành

thục các phần mềm trên máy tính. Và đã số họ đã

có chứng chỉ A vi tính văn phòng.

9



Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ năm

Người thực hiện: Nguyễn Tấn Quốc & Ngô Đức Huynh


Người được hỏi: Phạm Trí Trọng Người phỏng vấn: Tấn Quốc & Đức Huynh

Địa chỉ: Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa

Hưng, P.12, Q.10, TP.HCM

Thời gian hẹn: 15h00 Ngày 02/03/2014



Đối tƣợng

Phòng Nhân Sự

Dữu liệu thu thập quá trình quản lý nhân

sự nhà sách

Các yêu cầu đòi hỏi

Nắm rõ thông tin vê nhân sự của nhà sách

Chƣơng trình

Giới thiệu



- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4





5 phút

10 phút

5 phút

3 phút

2 phút

5 phút

20 phút

5 phút

(Tổng thời gian dự kiến: 55 Phút)


Dự án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Quản lý nhân sự

Người được phỏng vấn: Phạm Trí Trọng Người phỏng vấn: Tấn Quốc & Đức Huynh

Địa chỉ: Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa

Hưng, P.12, Q.10, TP.HCM

Câu 1: - Khi quản lý nhân viên vào làm trong nhà sách

anh có lưu lại thong tin của họ không ?

- Nếu có: những thông tin cần lưu trữ ở đây là gì ?

Trả lời

- Việc lưu trữ thông tin của những nhân viên trong

nhà sách là việc không thể thiếu mà anh.

- Tôi thường lấy những thông tin sau: Họ và tên,

CMND, Ngày tháng năm sinh, Phái, Địa chỉ,

SĐT, Chức vụ, Ngày vào làm và Lương căn bản

Câu 2: - Nhân viên của anh có đươc nghỉ phép hay không

? Và việc nghỉ phép này có được ghi chép lại

không vậy anh ?

Trả lời

- Tất nhiên là nhân viên có quyền nghỉ phép rồi.

Nhưng họ không được nghỉ quá 3 ngày trong một

tháng. Chúng tôi phải ghi lại thì sẽ ghi lại để còn

tính lương sau này nữa anh à.

Câu 3:

- Việc trả lương cho nhan viên được tính như thế

nào ? Và có khen thưởng như lương chuyên cần,

hoặc khen thưởng gì khác không ?

Trả lời - Việc trả lương thì dự trên số ngày làm việc cộng

thêm tiền thưởng. Ngoài ra còn trừ lương đối với

những nhân viên vi phạm nữa

- Việc phát lương thì do phòng nhân sự quản lý

Câu 4: Trả lời

10



- Trong thời gian làm việc nếu có thành tích tốt

nhân viên có được thăng chức hay không ?

- Ngƣợc lại: Nếu nhân viên bị vi phạm quá nhiều

liệu có bị đuổi việc. Và khi đổi việc thì toàn bộ

thông tin về nhân viên đó sẽ bị hủy bỏ hay là vẫn

được lưu trữ lại tại phòng nhân sự ?

- Có chứ trong thời gian làm việc mà nhân viên

đạt thành tích tốt thì sẽ có hình thức là tăng lương

hoặc lên chức. Cái này chúng tôi cũng phải cập

nhật vào hồ sơ.

- Cò đối với các nhân viên bị đuổi việc thì cũng

tôi sẽ đưa hồ sơ của họ vào dạng lưu trữ chứ

không hủy hẳn vì có thể sẽ có một vài vấn đề nảy

sinh sau khi nhân viên đó nghỉ việc đó anh

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ sáu

Người thực hiện: Phạm Trung Hiếu &Nguyễn Minh Tấn


Người được hỏi: Phan Triệu Vƣơng Người phỏng vấn: Trung Hiếu & Minh Tấn

Địa chỉ: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,

Q.10, TP.HCM




Đối Tƣợng

Kế Toán Trưởng

Dữ liệu Quản lý tài chính – Cách thức lập

hóa đơn

Các yêu cầu đòi hỏi

Nắm rõ Quy cách quản lý tài chính – cách

thức lập hóa đơn và trả lương

Chƣơng Trình

Giới thiệu

Tổng quan về đự án thực hiện


- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4

- Câu 5

- Câu 6





5 phút

5 phút

3 phút

2 phút

5 phút

2 phút

3 phút

5 phút

10 phút

5 phút

(Tổng thời gian dự kiến 45 phút)


Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Quản Lý Tài Chính

Người được hỏi: Phan Triệu Vƣơng Người phỏng vấn: Trung Hiếu & Minh Tấn

Địa chỉ: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,

Q.10, TP.HCM




Câu 1:

- Công việc của anh hàng ngày là gì ? Trả lời

- Công việc hằng ngày của anh là ghi lại thông tin

sau khi nhân viên giao ca cho nhau như Nhân viên

11



thứ nhất bán được bao nhiêu sản phẩm thu nhập

bao nhiêu. Và chuyển vào két bao nhiêu tiền và để

lại bao nhiêu tiền đẻ làm tiền lẻ đổi lại cho khác ở

ca tiếp theo !

Câu 2:

- Nhân viên ở đây có được phép ứng lương hay

không. Và việc nhận lương như thế nào ?

Trả lời

- Nhân viên ở đây thường được ứng lương vào

ngày 15 mỗi tháng. Số tiền mà họ được ưng là 1/3

số lương của họ.

- Việc trả lương đa số là thanh toán theo cách

chuyển khoản trực tiếp

Câu 3:

-Việc viết hóa đơn xuất nhập kho anh phải trực

tiếp kiểm hay theo một cách khác ?

Trả lời

- Công việc viết hóa đơn xuất nhập kho đa số tôi

dựa vào nhưng số liệu của nhân viên quản kho

báo lên và lập hóa đơn chi tiết theo số liệu được

quản kho cung cấp.

Câu 4:

-Anh có phải thường xuyên làm những hóa đơn,

như bảng thống kê hàng tháng hay không ?

Trả lời

- Tất nhiên là có rồi ! Công việc này kiến tôi tiêu

tốn khá là nhiều thời gian.

Câu 5:

-Tôi nghe nói Nhà sách của anh có sử dụng phần

mềm quản lý mà. Nó không giúp ích gì cho anh à

?

Trả Lời

- Đúng là nhà sách của chúng tôi có sử dụng phần

mềm quản lý nhưng tôi không tin tưởng vào độ

bảo mật và sự chính sác của nó. Vì nó là một phần

mềm miễn phí lên tôi không an tâm cho lắm. Vì

công việc của tôi đòi hỏi phải có độ chính sác cao.

Và bảo mật tốt.

Câu 6: - Nếu chúng tôi phát triển một phần mềm thì anh

muốn nó đám ứng được những công việc nào. Và

anh mong đợi gì ở nó ?

Trả lời: - Tôi muốn nó phải có khả năng bảo mật cao. Kết

nối được với các máy tính tiền ở quầy thu ngan.

Vì vậy thì công việc của tôi sẽ nhanh hơn trong

việc làm những bản báo cao. Nếu được thì phần

mềm lên hỗ trợ thêm khả năng lập hóa đơn thì

càng tốt !

II. Mô Tả Hệ Thống - Hoạt Động Của Nhà Sách.

1. Hệ Thống Lƣu Trữ - Đối với các đối tác là nhà xuất bản nhà sách sẽ lưu trữ các thong tin: Mã NXB, Tên NXB,

Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email. - Khi nhập sách bộ phận nhập quan tâm các thông tin: Ngày nhập, Số phiếu nhập, Tên sách,

Thể loại, Mã NXB, Tên NXB, Năm xuất bản, Số lượng, Đơn giá, Người nhập.

- Khi nhập kho thì sách được đánh mã nếu loại đó là mới nhập về nhà sách lần đầu rồi phân

loại theo các thể loại để tiện cho việc quản lý.

- Khi khách hàng thanh toán nhà sách sẽ lập hoá đơn bán hàng. Thông thường với mỗi hóa đơn

họ chỉ lưu thông tin: Mã hóa đơn, Tổng giá trị, Ngày mua, Giờ mua, Mã sách, Tên sách, Số

lượng, Đơn giá.Nhưng với những hóa đơn trị giá trên 500.000 vnđ, nhân viên còn lưu thêm

thông tin khách hàng: Họ tên, Địa chỉ, CMND và Điện thoại.

12



- Đối với nhân viên nhà sách thì cần lưu trữ những thông tin: Họ và tên, CMND, Ngày sinh,

Phái, Địa chỉ, Điện thoại, Chức vụ, Ngày vào làm và Lương căn bản.

2. Hoạt động nghiệp vụ của hệ thống:

- Báo cáo hằng tháng : Định kỳ cuối mỗi tháng, sách trong kho sẽ được kiểm kê để báo

cáo cho phòng kinh doanh (PKD) nhập sách về. Tùy vào tình hình kinh doanh lỗ lãi, nhu

cầu khách hàng và báo cáo từ bộ phận kho, PKD sẽ tìm nhà xuất bản (NXB) phù hợp.

Mỗi loại sách nhập từ nhiều NXB và nhiều NXB cùng cung cấp 1 loại sách cho nhà sách.

Đơn giá và Số lượng sách tùy thuộc từng đợt nhập hàng về. Sau khi lên kế hoạch nhập

sách, nhà sách sẽ liên hệ các NXB trong kế hoạch để lập hợp đồng mua. Sách sẽ được

NXB giao tận kho và họ sẽ được thanh toán sau tại phòng kế toán. Khi gặp sự cố giao

hàng sai PKD sẽ trả hàng lại cho NXB kèm báo cáo của kho khi nhận sách. Cuối mỗi

tháng, PKD đều làm báo cáo về các loại sách đã nhập gửi về phòng Kế toán.

- Nhập Xuất tại kho : Tại kho, khi NXB giao sách, bộ phận kho sẽ kiểm tra sách có đúng

loại sách và đủ số lượng so với hợp đồng đã ký hay chưa. Nếu chưa kho sẽ gửi báo cáo

để PKD xử lý. Ngược lại kho sẽ lập phiếu nhập kho để nhập sách vào kho. Sau đó sách

được kiểm tra Mã sách để phân loại và chuyển đến khu riêng trong kho. Nếu đó là loại

sách mới, nó sẽ được đánh Mã sách mới rồi mới được nhập kho. Sách sẽ được kho bảo

quản cũng như kiểm kê số lượng, chất lượng trong kho lẫn trên các quầy trưng bày trong

nhà sách định kỳ cuối mỗi thàng cũng như trong mỗi đợt nhập, xuất kho hay đưa sách lên

các quầy. Sau mỗi đợt kiểm kê, kho sẽ làm báo cáo về sách đã hết, sách tồn kho lâu gửi

cho phòng Kế toán và PKD để nhà sách xử lý. Định kỳ mỗi tháng sách trưng bày tại các

quầy trong nhà sách sẽ thay đổi kèm theo giảm giá cho những sách đã tồn kho quá lâu.

- Bán sách : Thông thường, khi khách vào nhà sách sẽ tự chọn sách trên các quầy trưng

bày. Nếu khách cần tìm sách thì các nhân viên trực quầy sẽ hướng dẫn họ. Rồi họ mang

sách ra quầy thu ngân để tính tiền và nhận hóa đơn. Những hóa đơn này nhà sách chỉ lưu

lại thông tin về giá trị, mặt hàng, ngày giờ mua. Nhưng khi khách đến mua với số lượng

lớn thì phải thông qua quầy thu ngân để kiểm tra lượng sách trong kho có đáp ứng được

yêu cầu khách hay không. Nếu có, khách hàng sẽ qua phòng kế toán để lập hợp đồng,

tính tiền rồi nhận phiếu xuất kho và hóa đơn. Sau đó họ đưa phiếu xuất kho cho bộ phận

kho để nhận sách. Đối với những khách hàng mua số lượng lớn thì thông tin của họ sẽ

được lưu lại để tiện cho nhà sách quản lý và triển khai chương trình ưu đãi. Nếu có sự cố

thì họ sẽ quay lại phòng kế toán để xử lý.

- Nhân sự : Phòng nhân sự sẽ lưu trữ thông tin lý lịch và từng chức vụ của nhân viên. Mỗi

tháng nhân viên sẽ được nghĩ phép 3 ngày. Nhân viên sẽ được thưởng hoặc phạt vào tiền

lương tháng, dựa vào số giờ làm thêm hoặc số lần vi phạm. Nếu nhân viên vi phạm quá

nhiều thì sẽ bị kỷ luật hoặc đuổi việc, thông tin về nhân viên đó vẫn được phòng Nhân sự

lưu trữ lại

- Tài Chính :

o Tại quầy : Sau mỗi ca các nhân viên bán hàng sẽ thông kê đã bán bao nhiêu sản

phẩm, thu nhập bao nhiêu sau đó gửi cho nhân viên phòng Kế toán. Nhân viên kế

toán quyết định sẽ chuyển bao nhiêu tiền vào két và để lại bao nhiêu tiền lẻ để

đổi cho khách ở ca tiếp theo.

13



o Lƣơng nhân viên : Lương của mỗi nhân viên được thanh toán đa số thông qua

hình thức chuyển khoản trực tiếp. Nhân viên cũng có thể ứng trước lương vào

ngày 15 hằng tháng, số tiền có thể ứng là 1/3 lương.

o Báo cáo hàng tháng : Sau khi phòng Kinh doanh gửi các báo cáo sách đã nhập

về cho phòng Kế toán. Phòng Kế toán sẽ lập phiếu chi trả cho NXB. Cuối mỗi

tháng phòng Kế toán sẽ lập báo cáo hằng tháng để gửi về công ty mẹ.

III. Biểu mẫu

1. Phiếu Nhập Kho :

14



2. Phiếu Thu :

3. Phiếu Xuất Kho (Mẫu 3)

4. Hóa Đơn Bán Số Lƣợng Lớn:

15



16



5. Hóa Đơn Bán Lẻ:

17



IV. Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)

Quản Lý Nhà Sách

Quản Lý Nhập Sách

Lên kế hoạch nhập sách

Lập hợp đồng

Xử lý sự cố

Báo cáo định kỳ

Quản Lý Bán Sách

Phân loại hóa đơn

Kiểm tra kho

Lập hóa đơn

Thanh toán

Lưu trữ đơn hàng

Quản Lý Kho

Thống kê định kỳ

Nhập kho

Xuất kho

Quản lý sách tồn

Xử lý sự cố

Quản Lý Nhân Sự

Thêm mới

Cập nhật

Số ngày nghỉ

Tính lương

Lưu trữ thông tin

Quản Lý Tài Chính

Nhận dữ liệu

Lập hóa đơn bán

Thanh toán lương

Thống kê thu chi

18



V. Mô hình thực thể kết hợp (ERD)

VI. Mô hình quan hệ

LoaiSach (MaLoaiSach, TenLoaiSach, MoTaLoaiSach)

Sach (MaSach, TenSach, TacGia, #MaLoaiSach)

BanSach(#MaSach, #SoHoaDon, SoLuong, DonGia)

HoaDon (SoHoaDon, NgayLapHoaDon, #MaNhanVien)

PhieuNhap (SoPhieuNhap, NgayNhap, #MaNhaXuatBan, #MaNhanVien)

PhieuXuat (SoPhieuXuat, NgayXuat, #MaKhachHang,#MaNhanVien)

NhaXuatBan (MaNhaXuatBan, TenNhaXuatBan, DiaChi,DienThoai,Fax)

KhachHang (MaKhachHang, HoTenKhachHang, SoCMND, DiaChi, DIenThoai )

NhapSach (#MaSach, #SoPhieuNhap, SoLuong, DonGia)

XuatSach (#MaSach, #SoPhieuXuat, SoLuong, DonGia)

NhanVien(MaNhanVien, HoTenNhanVien, SoCMND, NamSinh, Phai, DiaChi, SoDienThoai, ChucVu,

NgayLamViec, LuongCoBan)

nguyễn văn danh · pdf filedanh sách nhóm 9 ... -khi bên bán...

Documents