nivel central e institutos descentralizados...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME FINAL

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 29

NIVEL CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS

INFORME FINAL DE AUDITORIA ESPECIAL

( No. 00046 23 Octubre 2012 )

SECRETARIA DE EDUCACION

RESPONSABLES DE LA VIGENCIA AUDITADA

HORACIO SERPA URIBE EX GOBERNADOR DE SANTANDER

RICHARD ALFONSO AGUILAR VILLA GOBERNADOR DE SANTANDER

TRABAJO DE CAMPO DEL 12 DE MARZO AL 25 DE Abril de 2012

VIGENCIA 2011




INFORME FINAL


ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

LUIS CARLOS CHAPARRO GOMEZ

Contralora Auxiliar

LEYDI VIVIANA MOJICA PEÑA Sub. Contralora Delegada Para el Control fiscal

KELLY PAOLA RESTREPO AMAYA Auditor Fiscal Nivel Central

GRUPO AUDITOR

MARIA MARGARITA CARDENAS PINZON Contador Público

GENNY MOSCOSO BRAVO

Gestora Empresarial

ZAIDA YANETH ZARATE PORRAS Profesional Especializado




INFORME FINAL


TABLA DE CONTENIDO PAG. INTRODUCCIÓN

4

ANTECEDENTES

4

ALCANCE

4

DICTAMEN DE AUDITORIA.

5

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2010

5

RESULTADOS POR LINEAS DE AUDITORIA

6

AREA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

6

ESTADOS FINANCIEROS BASICOS

6

Estado de Situación Económica, Financiera y Social

16

Estado de Situación Fiscal

18

Opinión Sobre Los Estados Financieros

18

PRONUNCIAMIENTO

17

EVALUACION DE LA EJECUCION PRESUUPUESTAL

20

HALLAZGOS

27

CUADRO DE HALLAZGOS 28




INFORME FINAL


INTRODUCCION

1. ANTECEDENTES En el año 2011, se practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad especial a la Secretaria de Educación por las vigencia 2010, dando como resultado la suscripción de un Plan de Mejoramiento. GENERALIDADES DE LA ENTIDAD

La Secretaria de Educación Departamental es una dependencia de la Gobernación de Santander, que agrega información financiera de las instituciones y centros educativos de municipios no certificados. Su actividad está encaminada a dirigir, planificar y administrar los recursos del Sistema General de Participaciones, asignados por el Ministerio de Educación Nacional para la prestación del servicio educativo del departamento en las condiciones de equidad, eficiencia y calidad entre las instituciones y centros educativos de los municipios de su competencia para facilitar la formación de Santandereanos competentes, emprendedores y comprometidos con el desarrollo de la región.

La Secretaria de Educación Departamental por ser una oficina gestora de la Gobernación de Santander, participa en el plan de desarrollo del departamento de Santander en el eje temático de educación.

El objetivo de la Secretaria de Educación es Garantizar una oferta educativa con criterios de equidad, calidad y eficiencia para facilitar la formación de Santandereanos competentes, emprendedores y comprometidos con el desarrollo de la región.

Visión: Actuando con transparencia y rescatando los mejores valores de nuestra sociedad, Santander será al inicio del año 2012, líder nacional en Procesos de Crecimiento Económico, Sostenible con equidad, para lograr la Convivencia pacífica y el mayor bienestar social.

2. ALCANCE El proceso de auditoría se orienta al análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la Secretaria de Educación Departamental, en la administración y manejo de los bienes y recursos, y el cumplimiento de las actividades misionales para la cual fue creada. Esta se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal. Es responsabilidad exclusiva de la Secretaria de Educación Departamental Santander la veracidad del contenido de la información suministrada al grupo auditor de la Contraloría General de Santander. 3. DICTAMEN DE AUDITORIA 3.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2010




INFORME FINAL


La Secretaria de Educación del Departamento de Santander, suscribió el plan de mejoramiento, de acuerdo con los hallazgos informados de la vigencia 2010, fijando como fecha límite de cumplimiento el 30 del mes de diciembre de 2011, el cual contiene siete (7) hallazgos con sus respectivas acciones correctivas, de las cuales ninguna fue efectiva, dando una calificación del 80%. No. del

Hallazg

o

DESCRIPCION DEL HALLAZGO ACCION CORRECTIVA POR

1

El plan de mejoramiento solo se ha cumplido en un 80% teniendo en cuenta que las

fechas de cumplimiento de metas era diciembre de 2009, en consecuencia la

administrciòn debe realizar gestiòn administrativa tendiente a logar el cumplimiento del

100% de las metas pendientes por cumplir

Realizar las actividades necesarias para dar

cumplimiento al plan de mejoramiento vigencia 200780%

2

Efectivo: La cuenta de efectivo-deposito en instituciones financieras a diciembre 31/10

presenta partidas en conciliaciòn bancaria que no han sido investigadas y depuradas

oportunamente por valor de $220,285,988, ademas se verificò que existen 3 cuentas

inactivas, registradas en otros depositos en instituciones financieras por valor de

$56,122,068,80 que tambien se deben investigar y depurar. En consecuencia la

administraciòn debe realizar las gestiones necesarias a fin de lograr que las cifras que

reflejen los estados financieros sean confiables y verificables en su totalidad

Efectuar la depuraciòn de la cuenta de efectivo y llevar

al comité de sostenibilidad las partidas de dificil

identificaciòn

90%

3

La secretaria de Educaciòn departamental debe depurar los saldos de deudores por

avances y anticipos por valor de $691,521,644,59 y otros deudores por valor de

$2,785.818.695 y acreedores por valor $4.890.291.474.55, con el fin de que su saldo refleje

la realidad de sus operaciones

Depurar las cuentas de deudores y acreedores 85%

4

La cuenta de propiedad planta y equipo registra una diferencia por valor de

$554.310.823.75 entre el valor registrado y el balance de prueba y el valor registrado en la

oficina gestora (almacèn), que la administracion debe depurar y conciliar para que las

cifras que reflejen los estados financieros sean el fiel reflejo de sus operaciones. Ademàs

la depreciaciòn acumulada se debe registrar individualmente y no globalmente como

actualmente se esta realizando.

Efectuar depuraciòn de la cuenta propiedad, planta y

equipo, llevar al comité de sostenibilidad las partidas

de dificil identificaciòn. Aplicar la depreciaciòn

individual

25

5

Adminsitracones anteriores de la Secretria de Educaciòn, no cancelaban a tiempo sus

acreencias laborale, pro falta de controles efectivos, que les permitiera recibir a tiempo las

novedades para el pago oportuno, lo que conllevo a que varios docentes se vieran

abocados a utilizar la concilaiciòn para lograr sus pagos.

implementar mecanismos de control para el reporte

de novedades 90%

6

Se observa que la actual administraciòn no realiza puntualmente los pagos por concepto

de contratos de arrendamiento, lo que conlleva al contratita a iniciar procesos contra el

departamento que en el mejor de los casos ha terminado en conciliaciones, por lo cual se

evidencia que la administracion no posee una debida planeaciòn en el presupuesto.

requerir la documentaciòn necesaria a las

instituciones a contratar en el mes de noviembre90%

7

La Secretaria de Educaciòn de Santander rindiò todos los formatos establecidos en la

resoluciòn 294 del 30 de abril de 2009 contenidos en el aplicativo SIA, sin embargo la

informaciòn contenidad en el formato F13A es diferente con la informaciòn certificada. Se

certificò un valor por contrataciòn con recursos del SGP por $9,611,116,232 y el formato

F13A se registra una contrataciòn por valor de $10,938,925,316 por lo cual l en la proxima

rendiciòn de cuenta deberà revisar la informaciòn antes de trascribir en los formatos

revisar y cruzar la informaciòn, previo a la elaboraciòn

de los formatos de rendiciòn de contratos suscritos

por la SED

100%

Las acciones correctivas se cumplieron en los porcentajes que se muestran en el anexo anterior. Las acciones correctivas 2, 3 y 4 están relacionadas con la depuración de las cifras de los estados financieros, estas no se cumplieron y están descritos en los hallazgos del área financiera. Las metas 5 y 6 se relacionan con procesos administrativos para el manejo de compromisos financieros por horas extras a docentes de establecimientos educativos y colegios y el manejo de la contratación de bienes inmuebles en municipios del departamento para el funcionamiento de los mismos. A la fecha de la presente auditoria los contratos para la vigencia de 2012 no se han firmado ni




INFORME FINAL


menos se ha efectuado el pago y en cuanto a las horas extras de personal no se han pagado $59.438.389 de la vigencia de 2011 y tampoco se legalizaron ni se causaron en cuentas por pagar a 31 de diciembre $57.782.779. 3.1. RESULTADOS POR LINEA DE AUDITORIA 3.1.1. LINEA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL Con base en la información contable al cierre de la vigencia 2011, el análisis financiero de la SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL presenta el siguiente comportamiento: 3.2. AREA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL 3.2.1. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS

Atendiendo la información contable de la vigencia 2011, el análisis financiero de la Secretaria de Educación Departamental, refleja una disminución significativa de los Activos, Pasivos y Patrimonio, como consecuencia del cumplimiento del plan de mejoramiento en lo relacionado con los hallazgos sobre la depuración de las cifras contenidas en los estados financieros. Estas acciones de mejora son positivas para la entidad toda vez que la información financiera es más confiable. 3.2.1.1. BALANCE GENERAL El Balance General a diciembre 31 del 2011, refleja unos Activos Totales de $19.608.600 (cifras en miles de pesos), disminuidos en 84.21%, unos Pasivos Totales igualmente disminuidos en un 74.97 con respecto al año 2010 y un Patrimonio con una variación porcentual negativa del 1.339.85%. ACTIVOS: El Activo Corriente, está conformado por las cuentas de Efectivo y Deudores, con una participación dentro del Activo Corriente del 94.82 y 5.18% respectivamente. El rubro de mayor significación en el activo corriente es el Efectivo, disminuido en un 85.29%, con respecto al año 2010. El Activo No Corriente, está conformado por la Propiedad Planta y Equipo cuya participación dentro de este es del 49.68% y del 13.43% del Total de los Activos. Esta cuenta refleja una disminución frente al año inmediatamente anterior del 4.44%. En su orden se encuentra Otros Activos con una participación del 50.32% del total de activo Corriente y una disminución del 34.62% frente año 2010. ACTIVOS: (Cifras en Miles de Pesos)

VARIACION

CUENTA 2011 2010

PORCENTUAL PARTICIPACION




INFORME FINAL


2009

% %

ACTIVO CORRIENTE 16,975,316 120,771,266 47.346.209 -85.94 86.57

Efectivo 16,096,564 109,455,923 20.512.221 -85.29 94.82

Deudores 878,752 11,315,343 26.833.988 -92.23 5.18

ACTIVO NO CORRIENTE 2,633,284 3,395,523 2.901.91 -22.45 13.43

Propiedad Planta y Equipo 1,308,314 1,369,099 1.450.564 -4.44 49.68

Otros Activos 1,324,970 2,026,424 1.451.355 -34.62 50.32

TOTAL ACTIVOS 19,608,600 124,166,789 50.248.128 -84.21

Fuente SIA 2011

ACTIVO CORRIENTE: El Activo Disponible lo conforman las cuentas de Caja y Bancos. En el proceso de Auditoría llevado a cabo para la vigencia de 2011, se hizo seguimiento a las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes y de ahorro de la entidad y se detectaron partidas conciliatorias no justificadas que afectan tanto cifras de los Estados Financieros, como la indicación de ausencia de control de procedimientos de Control interno que amenazan el buen uso de los recursos públicos, manejados en esta dependencia de la Gobernación así:

CODIGO ENTIDAD CUENTA No CUANTIA FECHA CHEQUE

No OBSERVACIONES

11100567 BBVA 509-100010-5 16,030 31/12/2010 328 CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS: (Mas de 360 días




INFORME FINAL


de Girados). Aquilino Osorio

2,693 31/12/2010 517 Esperanza Ortiz

1,940,853 31/12/2010 721 Comcaja

TOTAL 1,959,576

11100580 BCO

POPULAR 480 - 00051 - 2 371,119 31/12/2011

Diferencia no Justificada entre saldo en extracto y saldo en libros.

11100640 BCO

BOGOTA 184 - 36986 - 6 4,331,690 31/12/2011

NC Rendimientos Financieros Certificados por el Bco. , pero no registrados en extracto Bancario.

11100650 BCOLOMBIA 020 - 044652 -

72 27,347,109 31/12/2011

$13.512.383 nominas de años anteriores sin identificar beneficiario y 2.579.848 de la nomina de Dic/ 2011 sin identificar nombre funcionario la cuantía de cada uno.

11100664 BBV 509 - 200083 -2 588,546,273 31/12/2011

Nóminas 2010, 2011, Cesantías Personal retirado, Planilla Difícil acceso. Esta diferencia reporta valores globales, consignaciones no identificadas no registradas en libros.

TOTAL 622,555,767

La Cuenta Banco BBVA 509-100010-5 presenta cheques girados y no cobrados por los beneficiarios, a 31 de Diciembre de 2010, cuya cuantía asciende a $1.959.576, reflejando ausencia de procedimientos de control y seguimiento, ya que las acciones cambiarias derivadas de los cheques girados prescriben según el artículo 730 del Código de Comercio 6 meses después de la presentación y estos a la fecha de la auditoria llevan 15 meses de haberse girado. Las cuentas de los Bancos Popular, Bogotá, Bancolombia, y BBVA, descritas en el anterior anexo, no han sido depuradas, de conformidad con las metas fijadas por la entidad en el Plan de Mejoramiento de 2010, mostrando partidas que afectan las cifras de los Estados Financieros en cuantía de $622.555.767 y ausencia de procedimientos de control interno en el manejo de los recursos. Existen partidas globales sin identificar nombres del funcionario, mes del pago y cuantías individual, configurándose un Hallazgo de tipo administrativo, e incluirse nuevamente en el Plan de Mejoramiento que suscriba la Administración actual. HALLAZGO UNO: Tipo de Hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: PABLO EDUARDO RAMIREZ CASTRO Secretario de Educación. RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO:




INFORME FINAL


La respuesta de la entidad refleja acciones administrativas tomadas, como es la anulación de cheques mediante Acta No.1 de julio de 2012, del 16 de julio de 2012, cheque de Comcaja fue confirmado y cobrado fue el 23 de marzo de 2012. La diferencia de 371.119, se genera porque se registró el pago de nómina por valor de $441.628.881, sin que el dinero se hubiera cobrado en banco en el mismo mes, por tanto estos recursos se debitan de la cuenta del FED en enero de 2012. Así mismo se registra en libros traslado de fondos por valor de $442.000.000 y el Banco acredita en la cuenta el traslado el primer día hábil del siguiente mes. Por tanto según lo expuesto la entidad bancaria registra las operaciones de acuerdo al cierre financiero anual. Así las cosas estas operaciones de libros se reflejan en bancos en el siguiente mes, por cuestiones internas de la entidad financiera. Estos valores fueron conciliados en el mes de enero de 2012 y a la fecha no existe esta diferencia. Los rendimientos financieros del Banco Bogotá son certificados al último dia del mes, pero fueron abonados por el Banco el primer día del mes siguiente. Copia de certificación de rendimientos financieros y copia de extracto bancario del mes de enero de 2012. La suma de $587.084.151 corresponde a nóminas descontadas en libros y no cobradas totalmente en bancos, las cuales se fueron cancelando en el transcurso del año 2012 y las que no se pagaron se creó la acreencia y se reintegró el valor en libros. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: La entidad presenta aclaraciones y toma acciones administrativas frente a los hechos objeto del Hallazgo Administrativo, en el mes de Julio de 2012, fecha posterior a la ejecución de la presente auditoría, sin embargo el Hallazgo se confirma y debe ser incluido en el plan de mejoramiento para que esta Contraloría realice el seguimiento correspondiente en los informes de Avance. DEUDORES La Cuenta Otros Deudores a 31 de Diciembre de 2011, aun se encuentra sin depurar y por ende sin ajustar las cifras en los libros contables, en cuantía de $609.477.165, como se indica en el siguiente anexo, los cuales estaban dentro de las acciones del Plan de Mejoramiento suscrito como resultado de la auditoria correspondiente a la vigencia de 2010.

CODIGO 147090 SALDO 2010 SALDO 2011

3,130,607 -

2,720,200 -




INFORME FINAL


CARLOS ARTURO SINUCO VERA 64,000 64,000

ALBA YANETH JIMENEZ 156,386 156,386

MILAVED SABAYE MIRANDA 1,961,599 1,961,599

YOLANDA BARRAZA 222,590 222,590

TAN NARIT OLAVE RUEDA 427,477 427,477

ANA BERENICE ARIZA 3,556,146 3,556,146

MARIA SMITH PICO 2,224,284 2,224,284

JUAN ARCINIEGAS 1,308,548 1,308,548

CLEMENCIA NARANJO 2,729,745 1,708,691

OLGA LILIANA GOMEZ 3,657,440 3,657,440

ZULMA YOLANDA ROBLES 126,523 126,523

CARLOS ANDRES CRUZ 1,897,845 1,897,845

RAFAEL EMIRO MONTERROZA 1,764,595 1,764,595

ARMANDO DE JESUS HERNANDEZ 4,861,492 4,861,492

ANA ROSA CAMACHO 241,985 241,985

ALEJANDRO RODRIGUEZ SERRANO 3,656,168 3,656,168

DIANA MILENA GARCIA 2,704,823 2,704,823

DIOMAR MORA 5,189,147 5,189,147

LUCELY AGUABLANCA 4,024,137 4,024,137

MARTHA CECILIA SUARES P 3,665,447 3,665,447

MARILUZ SOLANO 1,501,775 1,501,775

MARTHA CECILIA SUAREZ OBREGON 353,363 353,363

NOMINA PERSONAL DOCENTE 21,200 21,200

OTONIEL PEÑA CONTRERAS 9,077,909 9,077,909

RONBINSON ALMEIDA 226,000 226,000

VIVIANA AZUERO 546,310 546,310

SUBTOTAL 73,260,773 55,145,880

FIDUCIARIA LA PREVISORA 2,709,658,936 551,370,382

CUENTAS 2011

18,626,835

VALOR SIN IDENTIFICAR 2010

2,960,903

SUBTOTAL

628,104,000

SALDO SEGÚN LIBROS A 31 DIC 2011

628,104,000

DIFERENCIA SIN DEPURAR

609.977.165

Por lo anterior se configura un Hallazgo de tipo administrativo, para incluirse en el Plan de Mejoramiento que suscriba la Administración actual. HALLAZGO DOS: Tipo de Hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: PABLO EDUARDO RAMIREZ CASTRO Secretario de Educación RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: Dentro de la cuenta otros deudores están contabilizados los dineros que la Fiduprevisora gira al Ministerio de Educación Nacional mensualmente según




INFORME FINAL


orden de traslado sin situación de fondos ordenada por la Secretaría de Educación Departamental. Por tanto de esa suma de $ 609.477.165, el valor de $551.370.382 corresponde a este concepto. El saldo hace referencia a dineros adeudados por personal inactivo de la secretaría, que han venido reintegrando. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: El hallazgo se mantiene por cuanto al momento de practicar el programa de Auditoría, la cifra en mención no ha sido depurada, a fin de determinar la viabilidad de recuperación de dicha cuentas por cobrar, toda vez que no se evidenció gestión de recaudo ante los deudores registrados e identificados activos o inactivos, y el caso de la cuenta Fiduciaria La Previsora, no se había realizado una circularización ni conciliación que permita establecer el valor real adeudado; por tanto debe incluirse en el Plan de Mejoramiento y realizar el respectivo seguimiento. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. La cuenta de Propiedad Planta y Equipo, representa los bienes de adquiridos para el uso de la Secretaría de Educación, a la fecha de la presente auditoría no le han practicado el proceso de depuración contable fijado como meta en el plan de mejoramiento de la vigencia de 2010, los valores registrados en libros contables, son valores globales, que impiden identificar cada uno de los bienes, afectando de esta forma verificar el estado de las depreciaciones, establecer su vida útil y por ende el estado de las depreciaciones correspondientes. No existe conciliación entre los saldos reflejados en los estados contables ni las cifras manejadas en el sistema de inventarios del Almacén. Se mantiene la diferencia por valor de $554.310.823, configurándose hallazgo de tipo administrativo, para incluirse en el Plan de Mejoramiento que suscriba la Administración actual. HALLAZGO TRES Tipo de Hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: PABLO EDUARDO RAMIREZ CASTRO Secretario de Educación RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: La Secretaría de Educación inició la implementación del módulo de activos fijos e inventarios en mayo de 2009, cuya base de datos fue alimentada teniendo en cuenta el inventario físico levantado por el área de Almacén en ese mismo año. En las siguientes vigencias (2010-2011), se inició la depuración de esa base de datos con la identificación de elementos que permanecían en el listado de inventarios de la secretaría pero que físicamente no existen o se han deteriorado, al igual de elementos inservibles, listado que fue verificado y analizado y se encuentra en preparación la elaboración del acto administrativo de baja para realizar los respectivos ajustes contables.

Es de conocimiento general que el proceso de ajuste y depuración de la base de activos fijos es una tarea minuciosa y por etapas que requiere personal




INFORME FINAL


permanente y comprometido; para el caso de la secretaría de Educación la funcionaria asignada para su administración también hace parte de otras actividades ligadas directamente al Despacho del señor Gobernador, lo que ha dificultado y demorado el proceso de depuración y ajuste, toda vez que dicha dependencia es la encargada y competente para generar la información que se registra en los estados financieros. La oficina de contabilidad ha requerido al área de almacén en diferentes oportunidades con el fin de que presente los informes respectivos que permitan actualizar los saldos contables, sin que hasta la fecha se hayan generado los soportes técnicamente válidos que permitan realizar el registro contable. Durante la vigencia 2012 se está volviendo a realizar la toma del inventario de activos fijos con el fin de realizar su actualización en el sistema SIA de activos fijos y proceder a realizar la tarea de individualización de los bienes para de esta manera integrar el módulo de activos fijos a la contabilidad.

CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL:

La entidad acepta el hallazgo, por tanto este se confirma y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento. PASIVO Y PATRIMONIO: (Cifras en Miles de Pesos)

CUENTA 2011 2010

2009 PORCENTUAL PARTICIPACION

PASIVO CORRIENTE 12,504,510 21,878,543

34.046.740 -74.97 103

CUENTAS POR PAGAR 2,052,530 5,737,386

10.278.525 -179.53 16

OBLIGACIONES LABORALES 9,398,604 14,783,065

22.711.369 -57.29 75

OTROS PASIVOS 1,053,376 1,358,092

1.056.846 -28.93 11

PATRIMONIO 7,104,090 102,288,246

16.201.388 -1339.85 100

HACIENDA PUBLICA 7,178,451 102,288,246

16.201.388 -1324.93 100

CAPITAL FISCAL 102,232,122 16,217,169

19.101.803 84.14 1439

PROVISION,DEPRECIACION (74,361) (83,610)

(86.438) -12.44 -1

RESULTADO DEL EJERCICIO (95,053,671) 86,154,687

(2.813.977) 190.64 -1324

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 19,608,600 124,166,789

50.248.128 -533.23

Fuente SIA 2011




INFORME FINAL


PASIVO (Cifras en miles de pesos) El pasivo total ascendió a $12,504.510 (Cifras en miles de pesos), el 16% de los pasivos corresponde a obligaciones Cuentas Por Pagar en los que se observa una disminución de un 179.53% respecto del mismo periodo del año anterior, las obligaciones laborales igualmente se disminuyeron en un 57.29%, producto de ajustes por sostenibilidad contable que permitieron reclasificar algunos pasivos.

La cuenta de Pasivos representa las obligaciones de la Secretaría de Educación a 31 de diciembre de 2011, los cuales ascienden a $12.504.511.077, de los cuales se analizó la cuenta de ACREEDORES, cuyo saldo asciende a $1.903.145.214, llamando especial atención las siguientes cuentas:

CUENTA NOBMBRE SALDO /LIBROS

A DIC DE 2011

242529 CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS 893,537,046

242518-19 APORTES A FONDOS DE PENSIONES:SEGURIDAD SOCIAL 524,227,970

TOTAL 1,417,765,016

La cuenta cheque girados y no cobrados registrada como acreedores varios, corresponde a sueldos de personal docente y administrativo por situaciones como personal retirado, nóminas por ascensos en el escalafón a personal inactivo, rechazos emitidos por bancos, por cuentas de funcionarios cuyas cuentas bancarias al momento de la transferencia se encontraba inactiva o cancelada, nóminas no pagadas a docentes por no encontrarse laborando en el sitio ordenado, personal docente fallecido, etc., entre otros. La cuenta de Aportes al sistema de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y Caja de Compensación Familiar, ICBF y Sena se encuentra sin conciliar debidamente, tomando como base el soporte de declaración y pago generado por la PILA. Por lo que las cifras de los pasivos se encuentran afectadas




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a 31 de diciembre de 2011 en $1.417.765.016, hasta tanto se produzca la correspondiente depuración y ajustes, que permitan determinar la realidad de la información, por tanto se convierte en Hallazgo de tipo administrativo, que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que suscriba la Administración actual. HALLAZGO CUATRO: Tipo de Hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: PABLO EDUARDO RAMIREZ CASTRO Secretario de Educación RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: En el Plan Único de Cuentas, existe con el código No. 24252901 la cuenta denominada Acreedores Varios, para el caso nuestro, aquí se encuentran registrados los dineros que están en cuentas bancarias de la tesorería a favor docentes, administrativos, quienes no se han acercado a cobrar deudas ya liquidadas a su favor. Por tanto no es cierto, que la cuenta contenga cheques girados y no cobrados, en este sentido no estamos corriendo riesgo financiero de tener en caja cheques girados y no cobrados, máxime cuando se trata de cuantía tan significativa. Estas acreencias en algunos casos corresponden a docentes y administrativos fallecidos o inactivos, a quienes se les han realizado llamados o búsqueda a través de publicaciones en cartelera de la secretaría, comunicaciones a directores de núcleo, oficio al sindicato, entre otros. Todas estas acciones con miras a lograr el acercamiento de estas personas a la tesorería para poder realizar los cheques o abonos en cuenta de los valores adeudados. Las cuentas 242518 y 242519 incluidas en el Plan Único de Cuentas registran valores mensuales de pagos de aportes en seguridad social, los cuales se causan en el presente mes y se pagan en el mes siguiente. Por tanto en cada uno de los meses estas cuentas tendrán saldo diferente pendiente de pagar como se observa en los auxiliares de cada una de las cuentas adjuntos. Así las cosas, a final de cada periodo el saldo es diferente dependiendo de las liquidaciones realizadas en cada mes, como quiera que la nómina varía según novedades registradas en cada periodo mensual. Es de resaltar que uno de los terceros de la cuenta 242518 se denomina Fiduciaria La Previsora, cuyo valor representa aproximadamente el 51 % de la cuenta total, en razón a que los aportes de salud de docentes siempre se envían para esta entidad sin situaciones de fondos. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: La base para la práctica de la auditoria son las cifras de los Estados Financieros; en el Balance de prueba existe la cuenta 2425290, denominada CHEQUES NO COBRADOS POR RECLAMAR, con saldo a 31 de Diciembre de 2011 de $893.537.046, al momento de practicar el programa de Auditoría, de las cifras en mención no se encontraron evidencias de conciliación y gestión tendientes efectuar los pagos adeudados a los docentes con una antigüedad de más de dos años, cualquiera sea su condición ( difícil acceso, traslado, fallecimiento, cuenta inactiva, entre otras), si bien es cierto los dineros están en las cuentas bancarias




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pues esta situación está reflejándose dentro del activo disponible siendo un recurso que debe estar restringido dado que es una obligación de carácter laboral. Igualmente el caso de la cuenta Fiduciaria La Previsora, no se ha realizado una circularización ni conciliación que permita establecer el valor real, con base en los registros y pagos al sistema de seguridad social, al igual que las demás cuentas de acreedores que refleja el balance de prueba. El Hallazgo se confirma y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento. Se hizo seguimiento con base en los saldos a 31 de diciembre de 2010 y 31 de diciembre de 2011, a las cuentas de pasivos, relacionadas anteriormente, para verificar si éstas fueron sometidas al proceso de depuración y ajustes contables en cumplimiento a las acciones y metas del plan de mejoramiento y se detectó que no han sido ajustadas siguen sin identificar. El análisis es el siguiente:

CUENTA NOMBRE SALDO S/N LIBROS

2,010 2,011

24252901 PERSONAL NOMINA 381,372,852 381,372,852

242519 APORTES SEGURIDAD SOCIAL

SALUD 6,583,831 6,583,831

24252902 OTROS ACREEDORES 1,000 1,000

24252990 CENTROS DE PAGO MUNICIPIOS 59,825,712 59,825,712

2425410108 VIGENCIA ACTUAL 113,794 113,794

2425410108 VIGENCIA ACTUAL 207,995

207,995

24259050 OTROS ACREEDORES 47,691,354 47,691,354

TOTAL 495,796,538 495,796,538

Fuente Secretaria De Educación.

Se observa que las cifras reflejadas a 31 de diciembre de 2010, no fueron depuradas ni ajustadas, pues al finalizar el periodo contable de 2011 se mantienen los saldos en las mismas cifras y no se ha llevado a cabo el estudio correspondiente para establecer concretamente cada una de las situaciones tanto administrativas como jurídicas que dieron origen al registro contable, pues estas situaciones han sido generadas desde hace varios años, por lo que se configura nuevamente en hallazgo administrativo para incluirse en el Plan de Mejoramiento que suscriba la Administración actual. HALLAZGO CINCO: Tipo de Hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: PABLO EDUARDO RAMIREZ CASTRO Secretario de Educación RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: Los saldos de las cuentas 242529, 242519, 242590 y 242541, tienen el mismo comportamiento de las cuentas descrita en el hallazgo No cuatro. En cada periodo varía el saldo de acuerdo a lo liquidado y pagado en el siguiente mes.




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CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: El hallazgo se mantiene por cuanto al momento de practicar el programa de Auditoría la cifra en mención no ha sido depurada, a fin de determinar los pasivos reales, toda vez que no se evidenció gestión de circularizacion con los acreedores, registrados e identificados activos o inactivos, y el caso de la cuenta Fiduciaria La Previsora, no se ha realizado una circularización ni conciliación que permita establecer el valor real, con base en las causaciones y pagos al sistema de seguridad social por tanto debe incluirse en el Plan de Mejoramiento y realizar el respectivo seguimiento. PATRIMONIO El Patrimonio se disminuyó en 1339.85% con respecto al año anterior al pasar de $102.288.246 (Cifras en miles de pesos) en el año 2010 a $7.104.090 en el 2011 y representa el 36.22% del total pasivo más patrimonio. Igualmente en la vigencia de 2011 la entidad arroja una pérdida de $95.053.671(Cifras en Miles de Pesos), equivalente a una disminución de la utilidad del 190.64%, respecto del año 2010. Estas variaciones y resultados son efecto generados por ajustes y reclasificaciones contables de la aplicación de los procedimientos del Modelo de sostenibilidad contable y acciones correctivas del Plan de Mejoramiento suscrito en la vigencia de 2010.

3.2.1.2 ESTADO DE ACTIVIDAD ECONOMICA, FINANCIERA Y SOCIAL (Cifras en Miles de Pesos)

CUENTA 2011 2010

2009 PORCENTUAL PARTICIPACION

INGRESOS FISCALES 264,153,445 328,023,168

294.885.590 -24.18

TRANFERENCIAS SISTEMA GENERAL DE PATICIPACIONES 251,600,780 232,847,258

248.960.146 7.45 95

GASTO SOCIAL 357,607,619 242,350,384

264.086.923 32.23 135

Educación 357,607,619 242,350,384

264.086.923 32.23

OPERACIONES INTERINISTITUCIONALES 49,040,892 39,014,599

45.925.444 20.44 19

OTRAS TRANSFERENCIAS 49,040,892 39,014,599

2.008.953 20.44 19

OPERACIONES INTERINISTITUCIONALES 36,488,227 24,077,723

34.325.517 34.01

OTRAS TRANSFERENCIAS 36,488,227 24,077,723

34.01 14

OTROS INGRESOS 1,013,851 981,495 1.397.411

3.19 0.38

Financieros 761,451 527,642

30.71 0.29

Extraordinarios 252,809 453,853

-79.52 0.10

Ajuste Ejercicios Anteriores (409)

100.00

OTROS GASTOS 2,613,348 499,592

684.539 80.88 0.73

Comisiones 267,189 278,536

-4.25 0.07

Ajuste Ejercicios Anteriores 2,346,159 221,056

90.58 0.66

RESULTADO DELEJERCICIO (95,053,671) 86,154,687

-2.813.978 190.64 -35.98 Fuente SIA 2011 ( Cifras en Miles de Pesos).




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Como se observa en la gráfica, los ingresos totales disminuyeron en $63.869.723, respecto de la vigencia de 2010. Sin embargo, se observa por una parte una disminución de las transferencias del Sistema General de Participaciones en un 7.45% frente al año 2010, por otra el incremento de las transferencias del Ministerio de Educación Nacional (sin situación de Fondos) para aportes a cesantías y previsión social del personal docente y los recursos para conectividad a establecimientos educativos de ($1.858.053) para un incremento del 44% con respecto al año anterior. En cuanto a los gastos éstos presentan un incremento del 32.23% frente al año 2010. Una de las razones es el pago de la bonificación de vigencias expiradas –Zonas de difícil acceso al personal docente del orden de los 3.661.462.119 y el gasto por el fallo de homologación del personal administrativo de la Secretaria de Educación del Departamento, el cual ascendió a 77 mil millones y un incremento de los gastos sin situación de fondos del Ministerio de Educación Nacional con destino a prestaciones sociales, previsión social y conectividad en un 34%. Se involucran en el total de ingresos otros ingresos producto de rendimientos financieros por recursos en depósitos bancarios, recuperación por licencias de maternidad e incapacidades medicas laborales incrementados en un 3.19%. Igualmente hay un incremento de otros gastos del 80.88% correspondiente a provisiones y amortizaciones, bajas de bienes por entregas a establecimientos educativos y ajuste a ejercicios anteriores como producto de depuración de cuentas. Como resultado de las operaciones financieras descritas anteriormente la secretaría de Educación a 31 de diciembre de 2011 arroja un resultado deficitario de $95.053.671, equivalente al 35.98% de los ingresos totales de la vigencia de 2011. 3.2.1. 3 SITUACION FISCAL (Cifras en Miles de Pesos)




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CUENTAS

2011 2010 VARIACION %

ACTIVO CORRIENTE 16,975,316 120,771,266 (103,795,950) (611.45)

PASIVO CORRIENTE 12,504,511 21,878,545 (9,374,034) (74.97)

DISPONIBILIDADES 4,470,805 98,892,721 (94,421,916) (2,111.97)

Fuente Balance Comparativo 2011 -2010

Las disponibilidades de la Secretaria de Educación para cubrir sus obligaciones corrientes, tuvieron una variación en el 2011 con respecto al 2010, por un valor de $(94.421.916), equivalente al 2111.97%; Para el 2011 la situación de liquidez financiera fue únicamente de $4.470.805 y para la vigencia de 2010 de $98.892.721. La entidad registra nivel de liquidez bajo en el 2011, dado principalmente por que el Efectivo disminuyó a $16.096.564. Al igual que las cuentas de pasivos corrientes que disminuyeron en $9.374.034 equivalente al 74.97%. La razón de liquidez es de 135.75, lo cual indica que por cada 100 pesos que la entidad adeuda a terceros en el corto plazo, posee 1357 de respaldo. 4. OPINION SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS OPINION SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

SECRETARIA DE EDUCACION DE SANTANDER PERIODO CONTABLE 2011.

La Contraloría General de Santander con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267- 272 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993 la Resolución Interna 294 de 2009, y el Plan General de Auditorias practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial a la SECRETARIA DE EDUCACION DE




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SANTANDER por la vigencia 2011 a través del examen al Balance General al 31 de Diciembre de 2011 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social por el año terminado en la misma fecha. La información verificada corresponde a la Secretaria de Educación. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración y reflejan su gestión. Basado en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la Razonabilidad de dichos Estados, la información para dar cumplimiento a este dictamen se obtiene de la información reportada en la página SIA y los documentos soportes que fueron entregados por la administración departamental en el desarrollo del trabajo de campo en ejecución de la auditoría, dando cumplimiento a los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad, que incluyen la observancia de las normas de Auditoria Gubernamental Aplicables al sector publico en Colombia, y la certifica que los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2.011, según concepto rendido por el Contador Público MARIA MARGARITA CARDENAS PINZON, con tarjeta profesional No.34723-T, el cual expresa: Opinión con salvedades: Excepto, las SALVEDADES expresadas por el Contador Público, los Estados Contables de LA SECRETARIA DE EDUCACION DE SANTANDER, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el Año terminado a 31 de Diciembre de 2011, y los resultados del ejercicio económico ( del 1 de enero al 31 de diciembre), de la misma fecha, de conformidad con las Normas y principios de contabilidad generalmente aceptados y prescritos por la Contaduría General de la Nación. Existe limitación en cuanto a que los estados financieros de la Secretaria de Educación del Departamento de Santander, a diciembre 31 de 2011, presentan incertidumbre en algunas cuentas de Efectivo, Deudores, Propiedad Planta y Equipo y Acreedores, afectando la razonabilidad de los mismos, producto de las subestimaciones y sobreestimaciones de algunas partidas contables, que ascienden a $1.232.032.902, valor que representa el 6.28% del activo total de la entidad y por valor de $1.417.765.016, que representa el 7.23% del total del pasivo mas patrimonio de la entidad , lo cual se refleja en los siguientes rubros: PRONUNCIAMIENTO: Seguimiento al Plan de mejoramiento: La Secretaria de Educación del Departamento de Santander, suscribió el plan de mejoramiento en el 2010, de acuerdo con los hallazgos informados de la vigencia 2009, fijando como fecha límite de cumplimiento el 30 del mes de diciembre de 2011, el cual contiene siete (7) hallazgos y siete (7) acciones correctivas, con el siguiente porcentaje de cumplimiento: Una al 100%, 3 al 90%, 1 al 85%, 1 al 80% y 1 al 25%, dando una calificación del 80%; es decir, un Plan con “Cumplimiento “Parcial” Área Financiera y Presupuestal




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La secretaria de educación departamental debe depurar los saldos de Efectivo-Depósitos en instituciones financieras, Otros deudores, Propiedad planta y equipo y Acreedores, con el fin de que su saldo refleje la realidad de sus operaciones. En consecuencia la administración debe realizar las gestiones necesarias a fin de lograr que las cifras que reflejen los estados financieros sean confiables y verificables en su totalidad. El análisis realizado a los Estados Contables presentados por la Secretaria de Educación permite establecer que estos cumplen con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación y son razonables excepto por las salvedades expresadas en el informe. Se evidencia una falta de organización y control por parte de la anterior administración en el pago oportuno de las acreencias laborales, por la ausencia de controles efectivos, que les permitiera recibir a tiempo las novedades para el pago oportuno. La actual administración, no realiza pago oportuno por concepto de contratos de arrendamiento estableciéndose falta de una debida planeación y control. 5. EVALUACION DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS DE LA SECRETARIA DE EDUCACION VIGENCIA 2011

LEGALIDAD DEL PRESUPUESTO El Presupuesto de Ingresos y Gastos de la Secretaría de Educación de Santander correspondiente a la vigencia del 2011 fue aprobado mediante Decreto No. 259 del 20 de Diciembre del 2010 por valor de $306.466.687.012 y en su componente de Ingresos está conformado por Recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) y por Recursos de Capital y en los Gastos por el Presupuesto de Gastos de Inversión Aprobados.

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS La apropiación inicial, las modificaciones y la apropiación definitiva del presupuesto de ingresos de la Secretaría de Educación Departamental de Santander corresponde a lo relacionado en la Ejecución Presupuestal de Ingresos, de conformidad con los actos administrativos aprobatorios y modificatorios expedidos ( ordenanzas y decretos expedidos en la vigencia del 2010 y del 2011) y a los comprobantes contables con los cuales se registraron las partidas presupuestales lo que evidencia que la entidad apropió e incorporó todas las partidas para su ejecución en el presupuesto de ingresos.




INFORME FINAL


RUBRO APROPIACION

INICIAL SEGÚN

(ORDENANZAS Y

DECRETOS)

MODIFICACIONES

SEGÚN

(ORDENANZAS Y

DECRETOS)

APROPIACION

DEFINITIVA (SEGÚN

ORDENANZAS Y

DECRETOS)

APROPIAICON DEFINITIVA

SEGÚN EJECUCION

PRESUPUESTAL DE

INGRESOS Y

COMPROBANTES

CONTABLES

DIFERENCIA SEGÚN

AUDITORIA

SISTEMA GENERAL DE

PARTICIPACIONES

PARA LA EDUCACION

305,766,687,012 0 305,766,687,012 305,766,687,012 0

RECURSOS DE

CAPITAL

700,000,000 92,101,531,165 92,801,531,165 92,801,531,165 0

Recursos destinados a

cubrir Reservas

Presupuestales Vigencia

Anterior

0 1,327,499,084 1,327,499,084 1,327,499,084 0

Otros Recursos de

Capital

700,000,000 90,774,032,081 91,474,032,081 91,474,032,081 0

TOTAL 306,466,687,012 92,101,531,165 398,568,218,177 398,568,218,177 0

SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL DE SANTANDER

ANALISIS DE LA APROPIACION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

A 31 DE DICIEMBRE DE 2011

Fuente: Ordenanzas-Decretos- Ejecución Presupuestal de Ingresos según el SIANET y el SIA.

El Presupuesto de Ingresos aprobado por valor de $306.466.687.012 presenta modificaciones en adiciones por valor de $92.101.531,165, para un Presupuesto definitivo de $398.568.218.177.

NOMBRE PRESUPUESTO

INICIAL DE

INGRESOS

MODIFICACIONES PRESUPUESTO

DEFINITIVO DE

INGRESOS

PRESUPUESTO DE

INGRESOS RECAUDADOS

% EJECUCION PRESUPUESTO DE

INGRESOS NO

AFORADOS

SALDO POR

RECAUDAR

SISTEMA GENERAL DE

PARTICIPACIONES

PARA LA EDUCACION

305,766,687,012 0 305,766,687,012 308,482,764,162 1.008882842 2,716,077,150 0

RECURSOS DE

CAPITAL

700,000,000 92,101,531,165 92,801,531,165 93,123,399,678 1.003468353 321,868,513 0

Recursos destinados a

cubrir Reservas

Presupuestales Vigencia

Anterior

0 1,327,499,084 1,327,499,084 1,327,499,084 1 0 0

Otros Recursos de

Capital

700,000,000 90,774,032,081 91,474,032,081 91,795,900,594 1.003518687 321,868,513 0

TOTAL 306,466,687,012 92,101,531,165 398,568,218,177 401,606,163,840 100.76% 3,037,945,663 0

SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL DE SANTANDER

ANALISIS DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA 2011

Fuente: Ejecución de Presupuestal de Ingresos según SIA NET.

La Ejecución Presupuestal de Ingresos, deja evidenciar un recaudo de $401.606.163.840 equivalente al 100.76%, con unos ingresos no aforados por valor total de $3.037.945.663 representados en $2.716.077.150 de recursos del SGP apropiados en los CONPES y no adicionados por la Secretaría de Educación Departamental de Santander en la vigencia 2011, así como $321.868.513 de Otros Recursos de Capital. Los cuales se encuentran en trámite para la adición de la vigencia 2012.




INFORME FINAL


CONCEPTO CONPES No. 136 CONPES No.137 CONPES No.141 CONPES No.143 CONPES No.144 TOTAL

Asingnación por

población atendida 5,707,379,722 216,469,945,800 222,177,325,522

Complemento Parcial

Población atendida 1,793,241,809 1,793,241,809

Complemento Parcial

Población atendida 1,858,052,948 1,858,052,948

Complemento

Adicional 315,680,464 315,680,464

Población por Atender 24,790,000 24,790,000

Distribución Parcial

Complemento

Población Atendida 46,024,796,037 36,288,877,382 82,313,673,419

TOTAL 7,841,091,995 216,469,945,800 1,858,052,948 46,024,796,037 36,288,877,382 308,482,764,162

ANALISIS DE LOS CONPES PARA EDUCACION VIGENCIA 2011

SECRETARIA DE DUCACION DEPARTAMENTAL DE SANTANDER

Fuente: Información reportada en el SIA y el SIANET Los CONPES de la vigencia 2011, corresponden al valor de $308.482.764.162, equivalente al 77% y el 23% corresponde a Recursos de Capital por valor de $93.123.399.678 para un 100% del total del presupuesto de Ingresos recaudados correspondiente a un valor de $401.606.163.840. Los cuales se encuentran debidamente soportados por los Actos Administrativos. EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

Fuente: Ordenanzas-Decretos- Ejecución Presupuestal de Gastos según el SIA NET.

La apropiación inicial, las modificaciones y la apropiación definitiva del presupuesto de gastos de la Secretaría de Educación Departamental de Santander corresponde a lo relacionado en la Ejecución Presupuestal de Gastos, de conformidad con los actos administrativos aprobatorios y modificatorios expedidos ( ordenanzas y decretos expedidos en la vigencia del 2010 y del 2011) y a los comprobantes contables con los cuales se registraron las partidas presupuestales lo que evidencia que la entidad apropió e incorporó todas las partidas para su ejecución en el presupuesto de gastos . La información suministrada por la Secretaría de Educación Departamental, permite evidenciar el comportamiento del Presupuesto de Gastos, el cual inicia con $306.466.687.012, y se modifica por valor de $92.101.531.165 representado en: adiciones por $ 92.101.531.165, créditos por $ 27.200.697.212 y contra




INFORME FINAL


créditos por $ 27.200.697.212 para un presupuesto definitivo de $398.568.218.177.

Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos del SIANET y Ejecución Presupuestal de Gastos reportada en el SIA

La Ejecución Presupuestal de Gastos de la Secretaría de Educación Departamental de Santander, en la vigencia del 2011, muestra un Presupuesto Ejecutado de $389.953.449.503 equivalente al 97.84% del total Presupuesto Definitivo y un Presupuesto Pagado de $388.158.147.429 equivalente al 99.54% del total ejecutado, que permite evidenciar una buena gestión demostrando eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos asignados para la educación en Santander.

ANALISIS COMPARATIVO DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS (Cifras en Miles de pesos)

2011 2010 2009 2008

SISTEMA GRAL PARTICIPACIONES 308,482,765

370,340,452 291,594,781 247,215,971

RECURSOS DE CAPITAL 93,123,340 11,966,490 10,476,630 17,548,260

TOTAL 401,606,105 382,306,942 302,071,411 264,764,231

Los Ingresos reales de la Secretaría de Educación Departamental de Santander tuvieron un incremento total de $19.299.221 (miles) equivalente al 5.05% con respecto al año 2010, con una participación mayoritaria en la variación de los recursos de capital los cuales alcanzaron el 678.20% al pasar de $11.966.490 (miles) a $93.123.399 (miles), seguido de los recursos del Sistema General de Participaciones que alcanzaron el 6.34% representándole variación real de $18.395.970(miles).




INFORME FINAL


COMPARATIVO GASTOS EJECUTADOS 2011 2010 2009 2008

GASTOS DE INVERSION 389,953,450 291,517,978 290,939,399 259,008,127

Los Gastos reales de la Secretaría de Educación Departamental de Santander tuvieron un incremento total de $98.435.472 (miles) equivalente al 33.77% en gastos de inversión con respecto al año 2010.




INFORME FINAL


CONCEPTO TOTAL

INGRESOS RECAUDADOS 398,568,218,177

Menos: GASTOS

COMPROMETIDOS

389,953,449,503

SUPERAVIT PRESUPUESTAL 8,614,768,674

SITUACION PRESUPUESTAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2011

La Secretaría de Educación Departamental de Santander presenta a 31 de Diciembre de 2011 Un superávit Presupuestal resultante de los mayores ingresos recaudados en los recursos del SGP y Recursos de Capital y una disminución en los gastos comprometidos. SEGUIMIENTO A PAGOS RUBRO SENTENCIAS Y CONCILIACIONES

Código

Nombre

Rubro

Apropiación

Inicial Crédito

Contracrédito

s

Apropiación

Definitiva Compromisos % Part Obligaciones Pagos

Saldo por

Comprometer % Ejecución

C 2

053607030302010102

0404

SENTENCIAS Y

CONCILIACION

ES - 17,720,464 - 17,720,464 17,720,464 - 17,720,464 - - 100

C 2

053625030302010103

0405

SENTENCIAS Y

CONCILIACION

ES - 27,696,202 - 27,696,202 27,696,201 0 27,696,201 27,696,201 1 100

C 2

053627030302010103

0205

SENTENCIAS Y

CONCILIACION

ES - 47,208,668 - 47,208,668 47,208,668 0 47,208,668 47,208,668 - 100 A través de la Oficina Jurídica de la Secretaría de Educación, coordinada por el doctor César Martínez, se pudo verificar que los pagos efectuados por este rubro, se realizaron de la siguiente manera: -El valor de $17.720.464 cancelado a Provincia Nuestra Señora del Rosario Dominicas Santa Catalina de Sena del Municipio de Málaga por concepto de Canon de Arrendamiento donde funciona el Colegio Nuestra Señora del Rosario, correspondiente a 32 días del año 2010 y 39 días del año 2011, tiempo este que no se incluyó en Contrato de Arrendamiento alguno, mediante conciliación prejudicial y sentencia proferida por el juzgado 12 Administrativo. Decreto No. 000275 del 16 de diciembre de 2011. -El valor de $27.696.202, cancelado a: $9.551.656.oo correspondiente a Elsa Rueda Navarro por concepto de diferencia salarial, mediante decreto No. 000143 del 21 de septiembre de 2011. $8.340.054,oo correspondiente a la docente Chiquinquirá Quintero Lagos, por concepto de asignación adicional del 15% por laborar interrumpidamente como docente del nivel de preescolar en la Escuela Antonia Santos del municipio de Puente Nacional, mediante decreto 000251 del 29 de noviembre de 2011. $9.804.492 correspondiente a la docente María Doralba Mosquera de Castellanos por concepto de asignación adicional del 15 % por




INFORME FINAL


laborar interrumpidamente como docente del nivel de preescolar en la escuela Normal Antonia Santos del Municipio de Puente Nacional, mediante decreto 000251 del 29 de Noviembre de 2011. -El valor de $47.208.668,oo cancelado a IDEAR, por concepto de saldo pendiente de la Ejecución del Contrato No. 00294 de abril de 2009 cuyo objetivo era la prestación del servicio Educativo, correspondiente al año escolar 2009, mediante decreto 000061 del 3 de junio de 2011. Una vez revisados los actos administrativos y los documentos se puede denotar que son falencias que tiene el Departamento, unas provocadas (por negligencia ) y otras por la normal marcha de la administración; sin embargo es conveniente recordar que la Administración Departamental debe capitalizar estas sentencias y conciliaciones, producto de las inconsistencias, para que en el futuro próximo no se sigan presentando, al menos por estos conceptos, pues en la mayoría de los casos se puede prever con la consecuencia jurídica exacta (condena al Departamento, a pagar esta clase de emolumentos ) que de persistir se podrían convertir en daño fiscal o al menos en deficiencia en la gestión fiscal. SEGUIMIENTO A RUBRO DE VIGENCIAS EXPIRADAS - ZONAS DE DIFICIL ACCESO.

Código

Nombre

Rubro

Apropiación

Inicial Crédito

Contracrédito

s

Apropiación

Definitiva Compromisos % Part Obligaciones Pagos

Saldo por

Comprometer % EjecuciónC 2

053625030302010103

0115

Zonas de

Di fici l (Dec

1171 de 2004) 3,657,500,000 4,215,183,090 (77,862,090) 7,950,545,180 7,067,645,611 2 7,067,645,611 7,067,645,611 882,899,569 89

C 2

053625030302010103

0403

Vigencias

Expiradas-

Zonas de

Di fíci l acceso - 3,688,721,606 - 3,688,721,606 3,661,462,119 1 3,661,462,119 3,661,462,119 27,259,487 99

C 2

053625030302010104

0115

Zonas de

Di fici l (Dec

1171 de 2004) 20,475,000 508,662,091 - 529,137,091 529,137,091 0 529,137,091 529,137,091 - 100

C 2

053625030302010104

0403

Vigencias

Expiradas-

Zonas de

Di fíci l acceso - 1,539,987,711 (1,085,615,729) 2,625,603,440 451,854,042 0 451,854,042 451,854,042 2,173,749,398 17

C 2

053625900302010103

0403

Vigencias

expiradas

zonas de

di fici l acceso - 1,416,817,527 - 1,416,817,527 1,416,817,154 0 1,416,817,154 1,416,817,154 373 100 Verificando los pagos de esta obligación que posee el Departamento con los docentes, en el rubro Zonas de Difícil Acceso (Decreto 1171 de 2004), fue cancelada en su mayoría poniéndose el Departamento al día con ésta obligación, estimulando a los Docentes a prestar el servicio en las zonas más apartadas del Departamento; Sin embargo se debe cancelar en el mismo mes ya que se pudo observar que estos pagos corresponden a vigencias del año 2008, 2009 2010 y 2011, para con ello incentivar al maestro, hecho que se está efectuando en la vigencia siguiente y a su vez no altere el presupuesto del Departamento.




INFORME FINAL


6. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL

#

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO RESPONSABLE CUANT

PAGINA DEL INFORME A D P F S

1 X BANCOS : La Cuenta Banco BBVA 509-100010-5 presenta cheques girados y no cobrados, a 31 de Diciembre de 2010, en cuantía de $1.959.576, Las cuentas de los Bancos Popular, Bogotá, Bancolombia, y BBVA, no han sido depuradas, de conformidad con las metas fijadas por la entidad en el Plan de Mejoramiento de 2010, mostrando partidas que afectan las cifras de los Estados Financieros en cuantía de $622.555.767 y ausencia de procedimientos de control interno en el manejo de los recursos. Existen partidas globales sin identificar funcionario, mes ni cuantías individuales

PABLOEDUARDO RAMIREZ CASTRO Ex secretario de Educación Departamental

8

2 X OTROS DEUDORES: Se encuentra sin depurar, en cuan tía de $609.477.165, de conformidad con el papel de trabajo anexo de la cuenta y que se encontraba en la meta 3 del Plan de Mejoramiento. $554.310.823.


10

3 X PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO A La cuenta de Propiedad Planta y Equipo,, a la fecha de la presente auditoría no le han practicado el proceso de depuración contable fijado como meta en el plan de mejoramiento de la vigencia de 2010, los valores registrados en libros contables, son valores globales, que impiden identificar cada uno de los bienes, afectando de esta forma verificar el estado de las depreciaciones, establecer su vida útil y por ende el estado de las depreciaciones correspondientes. No existe conciliación entre los saldos reflejados en los estados contables ni las cifras manejadas en el sistema de inventarios del Almacén. Se mantiene la diferencia por valor de $554.310.823.


11

4 X La cuenta ACREEDORES, contiene cheques girados y no cobrados por $ 893.537.046 y la cuenta de Aportes a Fondos de Pensiones $524.227.970, correspondiente a sueldos de Personal Docente y Administrativo retirado, nóminas por ascensos en escalafón a personal inactivo, rechazos bancarios, por cuentas inactivas o canceladas. Dichas cuenta no han sido depuradas y se encontraban en la meta 3 del Plan de Mejoramiento Suscrito en 2010.


14

5 X ACREEDORES




INFORME FINAL


Las cifras reflejadas a 31 de diciembre de 2010, no fueron depuradas ni ajustadas (códigos 242529 – 242519- 242590 - 242541,), pues al finalizar el periodo contable del 2011 se mantienen los saldos en las mismas cifras y no se ha llevado a cabo el estudio correspondiente para establecer concretamente cada una de las situaciones tanto administrativas como jurídicas que dieron origen al registro contable, pues estas situaciones han sido generadas desde hace varios años, como se plantea en el texto del informe.


15

A= HALLAZGO ADMINISTRATIVO P= HALLAZGO PENAL D= HALLAZGO DISCIPLINARIO S= HALLAZGO SANCIONATORIO F= HALLAZGO FISCAL 7. CUADRO DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 5

DISCIPLINARIOS

FISCAL

PENAL

SANCIONATORIO

TOTAL HALLAZGOS 5

El presente informe es de carácter preliminar, en consecuencia está sujeto a las respectivas contradicciones, por tal razón goza de reserva. De igual manera es obligación de los sujetos de control entregar al responsable de ejercer el derecho de defensa, la documentación soporte de la misma que reposa en los archivos de dicha entidad. Este informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial, se integrará una vez culmine el proceso auditor, con la Auditoría Gubernamental con Enfoque integral Modalidad Regular, según la norma interna del proceso de Control Fiscal. (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) LEYDY VIVIANA MOJICA P. MARIA MARGARITA CARDENAS P. Sub Contralora Delegada para el Profesional Universitario Control Fiscal (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) JENNY MOSCOSO BRAVO ZAIDA YANETH ZARATE PORRAS

Profesional Especializado Profesional Especializado

(ORIGINAL FIRMADO) KELLY PAOLA RESTREPO AMAYA

Auditor Fiscal




INFORME FINAL


nivel central e institutos descentralizados...

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