no p-04 prosedur berlaku i desember 2017 revisi 5...
TRANSCRIPT
PROSEDURNo P-04
Berlaku I Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DATAMKONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 5
Halaman 1
Unit LPPM
No Revisi Bagian Yang Diubah DisetuiuiL 1. Penomoran prosedur dan formul i r d isesuaikan dengan
dokumen LPPM lainnva2. Batasan kegiatan pertemuan ilmiah yang dikelola oleh
LPPM UNPAR
Ka. LPPM,Sem. Ganjil 2012-13
2 L. Penambahan data pada formul i r pengajuan danpenyelesalan
Ka. LPPM, 1
Januar i 2014
32 .
Perubahan Referensi tentang Perjalanan Dinas DosenPenam bahan definisi dokumen pengajuon
1 . Ka LPPM, Januari2015
4 1. Perubahan bentuk pengajuan dar i manualke onl ine(si lppm.unpa r .ac. id)
2. Penambahan pada ruang l ingkup
Ka LPPM, 1
September 2015
5 L. Penam bahan tujuan2. Memperkecil ruang lingkup menjadi kegiatan pemakalah
dan invited speaker3. Perubahan pada def inis i dokumen pengajuan
4. Penambahan r incian pada ruang l ingkup, terkai tpenambahan pendanaan dar i art ikel jurnal
5. Penamba han referensi surat6. Penambahan prosedur pencairan keuangan di LPPM7. Penambahan lampiran format surat tugas
Ka. LPPM, 8
November 2016
PROSEDURNo P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DAIAMKONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6Halaman 2
Unit LPPM
No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui6 1. Perubahan istilah "pertemuan ilmiah" meniadi
"konferensi"
2. Perubahan pada ruang lingkup3. Penambahan Referensi Peraturan Rektor UNPAR nomor
rtlPRrl20LT-rolt954. Perubahan istilah "dosen" dan "konferensi", serta
penambahan istilah "pemakalah ilmiah" dan "pembicara
kunci"5. Penambahan poin wewenang pada peran Kepala LPPM.
Ka. LPPM,24 November20t7
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 3
Unit LPPM
NOMENKLATUR PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
No. Prosedur Nama Prosedur
6.1 PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI
6.2 PROSEDUR PENYELESAIAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI
6.3
PROSEDUR KEUANGAN KEGIATAN KONFERENSI DALAM NEGERI
6.3.1 PROSEDUR PERMOHONAN DAN PENCAIRAN KEUANGAN UNTUK
KONFERENSI DALAM NEGERI
6.3.2 PROSEDUR PENYELESAIAN KEUANGAN UNTUK KONFERENSI DALAM
NEGERI
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 1
Unit LPPM
1. TUJUAN
Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam konferensi ini bertujuan untuk menerangkan
tahapan-tahapan dosen untuk mengikuti konferensi pada tingkat nasional dan internasional
yang dilaksanakan di dalam negeri, yang pendanaan keikutsertaanya dikelola oleh Lembaga
Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM), UNPAR. Untuk keikutsertaan pada
konferensi yang dilaksanakan di luar negeri, diatur oleh prosedur terpisah (P-06).
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai tanggal 1 Desember 2017 untuk pengajuan keikutsertaan dalam
konferensi, baik yang diselenggarakan oleh Universitas Katolik Parahyangan maupun institusi
lain seperti Perguruan Tinggi, Asosiasi Profesi, dan sebagainya. Keikutsertaan dalam
konferensi yang pendanaannya dikelola oleh LPPM terdiri dari:
a) Presentasi hasil penelitian dalam suatu konferensi (contributed paper)
b) Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu konferensi (invited speaker /
keynote speaker).
Pendanaan LPPM untuk keikutsertaan seorang dosen dalam konferensi di dalam negeri
memiliki beberapa ketentuan:
a) Pengajuan kegiatan konferensi (kelengkapan dokumen pada SILPPM, hardcopy surat
tugas dekan, form keuangan 211M) harus diajukan ke LPPM selambatnya 1 hari sebelum
kegiatan berlangsung.
b) Makalah yang akan dipresentasikan mencantumkan afiliasi UNPAR.
c) Pendanaan maksimal adalah Rp 12.000.000,- per dosen per tahun.
d) Frekuensi keikutsertaan dosen untuk menghadiri konferensi sebagai pemakalah /
contributed paper dengan pendanaan UNPAR sebanyak-banyaknya 4 (empat) kali per
tahun, dihitung sebagai total konferensi nasional, konferensi internasional dalam negeri,
dan konferensi internasional luar negeri.
e) Pengecualian terhadap poin c dan d adalah:
i. Untuk keikutsertaan seorang dosen sebagai pembicara kunci (invited / keynote
speaker) dalam suatu konferensi, sejauh mendapatkan penugasan dari Dekan, maka
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 5
Unit LPPM
kegiatan tersebut tidak dihitung dalam frekuensi tetapi tetap dihitung dalam
pendanaan maksimal yang dimiliki seorang dosen.
ii. Apabila seorang dosen berhasil mempublikasikan artikel sebagai penulis pertama
dan dengan mencantumkan afiliasi UNPAR pada:
- jurnal nasional terakreditasi (SINTA 1 atau SINTA 2), atau
- jurnal internasional terindeks Scopus atau terdaftar dalam Web of Science atau
terindeks DOAJ dengan cek berwarna hijau (green thick),
maka yang bersangkutan diperbolehkan mengikuti konferensi diluar ketentuan
tersebut, di mana 1 artikel dalam jurnal nasional terakreditasi / internasional setara
dengan pendanaan sebesar empat juta rupiah atau 1 (satu) kali kegiatan.
f) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau
media ilmiah lainnya.
g) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen.
3. REFERENSI
3.1. Keputusan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor: II/2005-07/09-
SK tentang Pemanfaatan Dana Penelitian Ilmiah, Penerbitan Jurnal Ilmiah dan
Penerbitan Karya Tulis Ilmiah
3.2. Keputusan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 tahun 2013
tentang Perjalanan Dinas Universitas Katolik Parahyangan
3.3. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/2017-10/195
tentang Persyaratan dan Pendanaan untuk Keikutsertaan Dosen pada Konferensi
3.4. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2017-12/504-I tentang Revisi Prosedur Desember
2017
4. ISTILAH DAN DEFINISI
4.1. Dosen adalah dosen UNPAR dalam status masa observasi atau dosen tetap UNPAR
ber-NIDN yang akan menghadiri kegiatan konferensi sebagai pemakalah (contributed
paper) atau pembicara kunci (invited / keynote speaker).
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 6
Unit LPPM
4.2. Konferensi pertemuan ilmiah yang bersifat formal dari sekelompok individu atau
perwakilan dari beberapa badan untuk tujuan membahas topik dan / atau membuat
keputusan bersama atas isu-isu yang sedang berkembang.
Kegiatan sejenis konferensi dapat berbentuk simposium, workshop, seminar,
lokakarya, kolokium, atau kongres.
4.3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang harus disiapkan saat pengajuan
pendanaan untuk mengikuti kegiatan konferensi. Dokumen pengajuan ini terdiri dari:
F-21. Formulir Pengajuan Keikutsertaan dalam Konferensi, surat tugas Dekan, formulir
hitungan keuangan (211-M), leaflet kegiatan, makalah yang mencantumkan afiliasi
UNPAR, acceptance letter, dan hasil review dari institusi yang mengadakan kegiatan
seminar.
4.4. Pemakalah artikel ilmiah (contributed paper) adalah dosen yang menghadiri kegiatan
konferensi dengan terlebih dahulu mengirimkan artikel ilmiah yang kemudian diseleksi
melalui proses review yang dikelola oleh penyelenggara kegiatan konferensi.
4.5. Pembicara kunci (Invited / keynote speaker) adalah dosen yang diundang untuk
menjadi pembicara kunci dalam suatu kegiatan konferensi.
5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
5.1. Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab
atas ketaatan pada prosedur ini, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya
untuk terjaminnya keikutsertaan dosen dalam konferensi di dalam negeri.
Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, jika diperlukan, dapat
meminta penilaian rekan sejawat dalam penentuan kelayakan makalah yang akan
dipresentasikan dan / atau konferensi yang dituju.
5.2. Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruahan tugas-
tugas lain dosen meskipun mengikuti konferensi.
5.3. Ketua Program Studi bertanggung jawab akan mutu konferensi, arti penting serta
dampak konferensi dalam meningkatan pengembangan akademik dosen.
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 7
Unit LPPM
5.4. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan
konferensi untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan.
5.5. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam
pemanfaatan dana konferensi dan bukti-bukti pendukungnya.
6. RINCIAN PROSEDUR
6.1. Prosedur Pengajuan Keikutsertaan dalam Konferensi
6.1.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam konferensi pada
silppm.unpar.ac.id
6.1.2. Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SILPPM
6.1.3. Dosen menunjukkan berkas pengajuan dan meminta persetujuan Ketua
Jurusan.
6.1.4. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin
bahwa konferensi bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan dan
akademik dosen.
6.1.5. Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F-21. Permohonan
Keikutsertaan dalam Konferensi sebagai tanda persetujuan.
6.1.6. Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap
permohonan keikutsertaanya dalam konferensi.
6.1.7. Dekan menandatangani Formulir Formulir F-21. Permohonan Keikutsertaan
dalam Konferensi sebagai persetujuan terhadap permohonan dosen.
6.1.8. Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah seminar, leaflet,
acceptance letter, hasil review, dan F-21)
6.1.9. Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M dan Surat Tugas
berdasarkan SILPPM.
6.1.10. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M dan Surat
Tugas ke LPPM.
6.1.11. LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam
konferensi sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini.
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 8
Unit LPPM
6.1.12. Setelah disetujui kepala LPPM, LPPM memproses pembiayaan untuk
keikutsertaan dosen dalam konferensi ke Biro Keuangan (lihat bagan P-04-03)
6.1.13. Dosen menerima pencairan dana keikutsertaan dalam konferensi.
6.1.14. Proses Selesai
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 9
Unit LPPM
P04-6.1 Prosedur Pengajuan Keikutsertaan dalam Konferensi
DekanDosen Ketua JurusanStaf Keuangan Fakultas
Pha
se
Melakukan Pengajuan
Keikutsertaan Seminar Secara
Online
Mengunduh Form F-21
Menunjukkan berkas dan
menyerahkan Form F-21
Verifikasi Data
Menyiapkan Berkas pengajuan
Menandatangani Form F-21
Mengembalikan Berkas ke Dosen
Revisi
Selesai
Tidak
Unggah Berkas dan F-21
Menandatangani Form F-21
Ya
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 10
Unit LPPM
P04-6.1 Prosedur Pengajuan Keikutsertaan dalam Konferensi (lanjutan)
Dosen LPPM Biro KeuanganStaf Keuangan Fakultas
Pha
se
Unggah Berkas dan F-21
Memeriksa Kelangkapan
Setuju?
Pengajuan Pencairan Dana
Pencairan Dana
Ya
Cetak Surat Pemberitahuan
Menerima Surat Pemberitahuan
Proses Selesai
Tidak
Membuat Form 211-M & Surat
Tugas berdasarkan SILPPM
Mengirimkan Form 211-M & Surat Tugas Ke LPPM
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 11
Unit LPPM
6.2. Prosedur Penyelesaian Keikutsertaan dalam Konferensi
6.2.1. Setelah pelaksanaan konferensi, dosen mengunduh Formulir F-22 dari SILPPM.
6.2.2. Dosen memproses tanda tangan Form F-22 ke Kaprodi dan Dekan.
6.2.3. Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar
dalam SILPPM.
6.2.4. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya
ke kasir Fakultas.
6.2.5. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti
penggunaan keuangan ke LPPM, dilanjutkan ke prosedur penyelesaian keuangan
(lihat bagan P-04-04).
6.2.6. Apa bila dokumen setelah pertemuan telah terupload dan pelaporan keuangan
sudah diterima LPPM, KLPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.
6.2.7. PROSES SELESAI
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 12
Unit LPPM
P04-6.2 Prosedur Proses Penyelesaian Keikutsertaan dalam Konferensi
DekanDosen Ketua Jurusan LPPM
Pha
se
Mengunduh dan menandatangani
Form F-22
Menyiapkan Berkas penyelesaian
Melengkapi isian pada SI LPPM &
Upload Sertifikat, F-22
Menandatangani Form F-22
Menandatangani Form F-22
Menyerahkan Laporan Keuangan ke Kasir Fakultas
yang lalu meneruskan ke
LPPM
Memeriksa Kelangkapan
Lengkap?
Verifikasi pada SI LPPM
Proses Selesai
Revisi
Ya
Tidak
Mengembalikan berkas ke dosen
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 13
Unit LPPM
6.3. Prosedur Keuangan Kegiatan Konferensi Dalam Negeri
6.3.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Konferensi Dalam
Negeri
6.3.1.1. Staf Keuangan LPPM menerima dokumen keuangan Form 211-M, Surat
Tugas Dekan dan Form F21 yang sudah ditandatangani Kepala LPPM
6.3.1.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan
Dinas di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya
6.3.1.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan
6.3.1.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan
6.3.1.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar berkas Permohonan (Asli+Kopi)
beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan
6.3.1.6. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK
6.3.1.7. Staf Keuangan LPPM membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di
Aplikasi SIK dan mencetaknya
6.3.1.8. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas pencairan
6.3.1.9. KTU LPPM menandatangani berkas pencairan
6.3.1.10. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) ke
Biro Keuangan
6.3.1.11. Biro Keuangan mencocokkan berkas pencairan dengan berkas
permohonan
6.3.1.12. Biro Keuangan melakukan pencairan ke Staf Keuangan LPPM
6.3.1.13. Staf Keuangan LPPM menyerahkan dana dan berkas SIK ke Kasir Fakultas
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 14
Unit LPPM
P04-6.3.1 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri
KTU LPPMStaf Keuangan LPPM Biro Keuangan
Pha
se
Terima berkas F211-M, Surat Tugas, F-21
yang sdh disetujui
Membuat SIK Permohonan dan
Pengajuan Perjadin di SIK
Mencetak berkas dari SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani berkas dari SIK
Mengirimkan berkas ke Biro Keuangan
Melakukan proses verifikasi pada SIK
Mengajukan pencairan dan
pesan dana pada SIK
Mencetak berkas dari SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani berkas dari SIK
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 15
Unit LPPM
P04-6.3.1 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri (lanjutan)
KTU LPPMStaf Keuangan LPPM Biro Keuangan
Pha
se
Menandatangani berkas dari SIK
Mengirimkan berkas ke Biro Keuangan
Melakukan proses pencocokkan berkas
pencairan dengan permohonan
Melakukan pencairan dana
Menerima pencairan dana
Menyerahkan dana dan berkas SIK ke
kasir Fakultas
PROSES SELESAI
6.3.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Konferensi Dalam Negeri
6.3.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-
bukti penggunaan keuangan ke Staf Keuangan LPPM
PROSEDUR No P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI DALAM NEGERI
Revisi 6
Halaman 16
Unit LPPM
6.3.2.2. Staf Keuangan LPPM membuat SIK Penyelesaian sesuai sumber daya,
Realisasi Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi
Web SIK
6.3.2.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian
6.3.2.4. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian
6.3.2.5. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan
6.3.2.6. Selesa
P04-6.3.2 Prosedur Penyelesaian Keuangan untuk Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri
Kasir Fakultas Staf Keuangan LPPM KTU LPPM
Pha
se
Menyerahkan berkas penyelesaian beserta
bukti penggunaan dana
Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan
dinas pada SIK
Mencetak dan menandatangani berkas
penyelesaian
Menandatangani berkas penyelesaian
Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
PROSES SELESAI
PROSEDURNo P-04
Berlaku 1 Desember 2017
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAMKONFERENSI DI DATAM NEGERI
Revisi 6Halaman L7
Unit tPPM7. KRITERIAKEBERHASILAN
7,1. Proses pengajuan keikutsertaan dalam konferensi sesuai prosedur ini.
7.2. Pelaporan penggunaan keuangan sesuai peraturan yang berlaku.
8. TAMPIRAN
8,1. User Manual SILPPM 2015
8.2. Lampiran F-35 Format Surat Tugas
Bandung, 30 November 2017Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
Catharina-adra
Nawangpalupi , Ph.D.
DibUAt OIEh: LPPM UNPAR
November 2017
DiperiksAnEhSiQkil Rektor Bidang Penelitian,Pe neafclitffihfr l*Alia SamaTa ns{anffflffiEh'Udr 20 1.7