nr. 1 / mai 2009 effektiv smbdoc.mediaplanet.com/all_projects/3404.pdf · holde foredrag om “the...

CRM Ta vare på kundene i nedgangstider

Ekspertene svarerDagens utfordringer for SMB-bedrifter

UtskiftshåndteringSpar opp mot 30 pro-sent på printkostnader

DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

EFFEKTIV SMBNr. 1 / Mai 2009

Må ruste opp: - Det er nettopp blant SMB-bedriftene det trengs en oppgradering, sier Bo Hjort Christensen ved BI.

TA KONTROLL OVER UTGIFTENE

EgeninkassoVåler kommune tok saken i egne hender

OutsourcingHold fokus på kjernevirksom-heten, sett ut støttetjenestene

EtableringDro for å klatre i Andesfjellene, startet eget pro-grammerings-hus i Peru

6TIPS TIL

EN SMARTERESMB-BEDRIFT

Vi dekker dine minste og største behov.

Les mer om våre produkter på www.konicaminolta.no

Lima,hovedstaden i Peru

2 · MAI 2009 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

UTFORDRINGER

SMB bedrifter – grunnlaget for vår velferd

Leder i en liten/mellomstor bedrift?

Vi er din organisasjon!Dette kan vi bistå med:

23 35 70 [email protected]

www.bedriftsforbundet.no

Hvordan overleve og sikre arbeidsplassene når verdensøko-nomien kollapser og det meste av næringslivet blir berørt?

Vi er alle avhengig av et velfi ngerende næringsliv. I disse tider er særlig små og mellomstore be-drifter utsatt. Disse utgjør ryggraden

i vårt næringsliv. I Norge er det ca. 300 000 aktive foretak, ifølge SSB. Hele 95,5 prosent av dem har un-der 100 ansatte, og drøyt 100 000 er enkeltpersonsforetak. Finanskrise eller ikke fi nanskrise – det er i små og mellomstore bedrifter mange av oss legger ned vår arbeidsinnsats og tjener til vårt daglige brød. SMB-bedriftenes ve og vel er derfor av-gjørende for vår velferdsstat. Men mange sliter. Særlig bedrifter innen eksportindustrien, men også i bygg og anlegg og en rekke andre bran-sjer har det tungt.

Offentlige oppdrag

!Kanskje kan off entlige myn-digheter igangsette tiltak som

kan forhindre at bygg- og anleggs-bransjen helt tørker inn. Noen kilo-meter vei skal bygges, skoler skal re-habiliteres og svømmebasseng skal fylles. Det gjelder å komme i gang. Et løft for bygg og anlegg vil også gi ringvirkninger til andre næringer.

Men off entlige prosjekter av et visst omfang krever off entlige an-bud. Det skal sikre en åpen kon-kurranse og at våre skattepenger ikke sløses bort unødig. Også SMB-bedriftene bør kjenne sin besøkel-sestid. Gode kontrakter kan være

innen rekkevidde, men kravene som stilles er mange. Faglige kva-lifi kasjoner og gjennomført HMS-kurs må gjerne dokumenteres, og skatteattester og forsikringer må være i orden, for å nevne noen få. Å delta i anbud er ofte en arbeidskre-vende oppgave, som også krever kunnskaper om prosessen.

Bygg nettverk

!For mange kan det være greit å søke hjelp dersom man dri-

ver i det små og skal forholde seg til et byråkrati og en omfattende pro-sess. Noen interesseorganisasjo-ner tilbyr slik hjelp gratis til med-lemmene – både juridisk og økono-misk rådgivning og assistanse. Et medlemskap kan være bryet verdt å undersøke dersom man ikke alle-rede har en interesseorganisasjon i ryggen. Det kan også åpne opp for en utvidelse av bedriftens nett-verk. Og alle trenger nettverk. In-gen bedrift kan eksistere som en gullfi sk i en bolle. Man er avhengig av omverdenen, kunder, leveran-dører og andre forbindelser.

Mange faller inn under den så-kalte 80-20-regelen. Det betyr at man selger 80 prosent av sine va-rer eller tjenester til bare 20 pro-sent av kundene. Det kan være en fordel; man kjenner gjerne disse kundene godt, men man blir lett sårbar dersom en betydelig kunde faller ut. Disse viktige kundene må selvsagt pleies godt og følges nøye, men evnen til å skaff e seg nye kun-

der, og utvide sitt nettverk, kan være avgjørende for om man over-lever. Bedrifter som klarer å byg-ge nye nettverk, øker sine mulig-heter til å overleve. De vil også stå langt sterkere rustet den dagen fi -nanskrisen er over.

Vi skal heller ikke glemme nyeta-blererne. Fortsatt har mange gode ideer og pågangsmot til å gå i gang, selv i krisetider. Også for disse er det viktig å bygge gode nettverk.

God kontroll

!Å sørge for at kontantstrøm-men fungerer eff ektivt er vik-

tig. Rask fakturering og oppfølging kan man selv ha rimelig kontroll over. Har man problemer med å få inn utestående, kan gjerne et ek-sternt inkassoselskap bidra, men det er også mulig å foreta innkrev-ningen selv, noe som kan være like eff ektivt. Det fi nnes selskaper som leverer egeninkassosystemer som kan være et godt hjelpemiddel.

God kostnadskontroll er alltid viktig. Sørg for at dine regnska-per gir deg den informasjonen du trenger. Kostnadskutt kan være vanskelig, men nødvendig. Kunn-skap er alltid lett å bære.

Mange, både ledere og ansatte, kan ha behov for faglig påfyll. Og det fi nnes off entlige støtteordnin-ger man kan benytte seg av. Husk at motgangstider også kan føre til noe positivt. Mange kan komme styrket ut når tidene igjen snur. Et-ter vinter kommer vår.

“De største utfordrin-gene møter vi når ting ikke går som de skal, som avvik i infrastruk-turen.”

Sverre HøvenKommersiell direktør i Flytoget

VI ANBEFALER

SIDE 8

Få inn pengene s.131. Grep du kan ta for å bedre likviditeten.

Satte ut IT-driften s.122. Agder OPS Vegselskap AS valgte å sette ut IT-driften, slik at de kunne holde fullt fokus på veiutbyggingen.

Svein Olav SundeLeder i Bedriftsforbundetv

Bygg nettverk

1Søk etter nye miljøer, nye kunder og nye muligheter.

Ingen kan alt

2Noen har kunnskapen du selv eventuelt mangler. Søk

gjerne råd i en interesseorgani-sasjon eller hos noen du oppfat-ter som dyktig.

Vær ryddig

3Ryddighet og nøyaktighet kan være viktig i en anbuds-

prosess.

MINE BESTE TIPS

EFFEKTIV SMB, 1. UTGAVE, MAI 2009

Adm.Dir.: Thomas A. BergeRedaksjonssjef:Karl Olav G. SørensenRedigerer: Merete Askildsen

Prosjektleder: Henning EbbestadTelefon: 22593010E-post: [email protected]

Distribueres med: Dagens Næringsliv

Trykk: Dagblad-trykk

Kontakt Mediaplanet: Telefon: 22593000Faks: 22593001E-post: [email protected]

Vi hjelper våre lesere å lykkes!

Mediaplanets mål er å skape nye kunder for våre annonsører ved å tilby lesere som gjennom faglig høyt redaksjonellt innhold blir motivert til å handle.

S i Ol S d

ARRANGERES PÅ SORIA MORIA KONFERANSEHOTELL TIRSDAG 15. OG ONSDAG 16. SEPTEMBER

EKSTRA TIL DELTAGERNEDe som melder seg på SalesNorway 2009 får CSO Insights ”2009Sales Performance Optimization Survey” kostnadsfritt ved innsjek-kingen til arrangementet. Rapporten alene koster $1.500 i USA. Dubetaler NOK 8.900,- eks moms for hele arrangementet inklusiveCSO Insights rapporten, middagen, hotell overnattingen, lunsjer, m.m.Kun drikke kommer i tillegg.

FÅ ET LØFT I SALGETNå etableres nettverket og møteplassen for alle som jobber medprofesjonelt salg i Norge, i samarbeid med meget anerkjente sel-skaper som partnere. SalesNorway 2009 vil være det første arran-gementet i SalesNorway og vil gi et solid faglig påfyll, et betydelig løfti salgsarbeidet, samt et nettverk inn i Salgs-Norge du ikke finnerandre steder.

NETTVERK FOR SALGSDIREKTØRERVi etablerer også et nettverk for salgsdirektører som heter VP Sales.Denne gruppen møter Jim Dickie og Steve Vantongelen personlig.

PÅMELDINGEN HAR STARTETGå inn på www.salesnorway.no og meld deg på nå.

Kontakt oss hvis du ønsker et eget opplegg med dine kunder, part-nere eller medarbeidere under konferansen, så legger vi til rette fordet.

MÅLGRUPPE

I SELGERE

I MARKEDS-KONSULENTER

I KEY ACCOUNT MANAGERE

I LØSNINGSUTVIKLERE

I HR SJEFER

I TEAMLEDERE

I PRODUKTSJEFER

I RÅDGIVERE

I KONSULENTER

I SALGSSJEFER

I MARKEDSSJEFER

I SALGSDIREKTØRER

I MARKEDS- DIREKTØRER

I DIVISJONS- DIREKTØRER

I DAGLIG LEDERE

I ADM. DIREKTØRER

Samarbeidspartnere

Jim Dickie (toppleder, første gang i Norge).

Jim er en av verdens mest anerkjentepersoner innen salgsstrategi og salgs-analyse. Han har skrevet artikler i CRMMagazine, CRM Guru, SoftwareMag.comog Harvard Business Review. Han lederanalyse selskapet CSO Insights og vilpresentere rapporten ”2009 SalesPerformance Optimization Survey” ogholde foredrag om “The Anatomy of aWorld-Class Sales Organization.”

Steven Vantongelen (Europas #1 på Solution Selling).

Steven har jobbet med mange av destore selskapene i Europa og gitt råd tilselgere, salgsledere og toppledere i detå bli best i løsningssalg og det å utvikleen ”Solution Centric Organization”.Han er klart den beste og mest aner-kjente fagpersonen og strategen innenSolution Selling i Europa. Steven vil gideg sitt topp foredrag om "Selling in aDown Economy, Six Strategies for Suc-cess".

Vi får besøk av de to mest anerkjente personene innen profesjonelt salg i verden.

www.s

axmed

ia.n

o 0

509


- Vi kjøpte oss et system for egen-inkasso i mai 2007, sier Odd Nybo i Våler kommune i Hedmark. Ny-bo jobber som konsulent for inn-fordringer i økonomiavdelingen hos Våler kommune.

- Frem til dette hadde vi ikke noe godt system for inndrivelse av for-dring. Det var nesten tilfeldig hvil-ke fordringer vi tok oss av selv og hvilke vi valgte å sette bort til et in-kassobyrå. I dag har vi et system vi er godt fornøyde med. Det er ingen tilfeldighet lenger i hvordan vi dri-ver inn det utestående. Vi tar oss av alt fra barnehageinnbetalinger til kommunale avgifter selv, sier han.

Kan være gunstigFor små og mellomstore bedrifter som er avhengige av gode kundefor-hold kan egeninkasso være gunstig. Kort fortalt består et inkassokrav av tre steg mot bedrifter og to steg mot privatpersoner. Prosessen mot bedrifter består av betalings-oppfordring, konkursvarsel og konkursbegjæring, mens et krav mot privatpersoner består av be-talingsoppfordring og utleggsfor-retning. Det er kun fordringshave-ren selv som har lov til å sende en sak til namsmann eller lensmann for inndrivelse.

– Det er inkassoloven som beskri-ver hvordan dette skal gjøres. Og den er kompleks; det er mange steg som må tas, og de må tas i riktig rek-

kefølge, sier Olav Nyhus ved Forbru-kerrådet, som forteller om eksem-pler på små bedrifter som har prøvd seg som inkassoinndrivere, men som har mislyktes: - Resultatet er at det blir mye kaos å rydde opp i før innkrevingen kan fortsette.

Gjør jobben selv- Gode verktøy og en grunnforstå-else for saksgangen er selvsagt nødvendig. Samtidig er de færreste klar over at et inkassobyråene kun er en frivillig megler. De har ingen juridiske rettigheter og kan ikke tvangsinndrive pengekrav. Lens-mann og namsmann er de eneste som har lovlig myndighet til dette, forteller Bjørn Rønbeck, som har mange års erfaring fra både tradi-sjonell inkassobransje og egenin-kasso. I dag jobber han som konsu-

lent for Solvent Egeninkasso.I følge Kredittilsynets statistikk

for 2008 hadde norske inkassoby-råer ubetalte fakturakrav på 54,5 milliarder kroner i 2008. De klar-te å inndrive 16,5 milliarder. Det er kun 30 prosent løsningsgrad, sier Rønbeck.

Vurder situasjonenVåler kommune har i dag nesten 4000 innbyggere. – En av årsakene til at egeninkasso har fungert så godt for oss er nok at vi har bedre kontroll over det utestånde og nær-mere kontakt med kundene/bru-kerne. Vi har all kontakt med kun-den fra fakturaen sendes ut til pen-gene kommer inn på konto, opp-summerer Nybo. – Når vi har tette-re kontakt er det enklere å fi nne go-de løsninger for innbetalingen. Det-te gjør at de aller fl este har mulighe-ten til å betale inn det de skylder. Vi har heller ikke så mange tjenester/produkter, så vi klarer fi nt å holde oversikten selv. For en bedrift/orga-nisasjon med fl ere dårlige betalere og fl ere produkter og tjenester vet jeg ikke om dette hadde fungert like godt, men for oss fungerer egenin-kasso veldig bra.

- Det er nok mange som setter ut fordringer til inkassobyråer som kunne ha gjort det like godt eller bedre selv. Et første steg er å se på fordringsmassen og tenke seg godt om hvor mye bedre for-hold du kan få til de kundene som henger etter med betalingene, av-slutter Rønbeck.

JOAR MOE

[email protected]

Spørsmål: ■ Hva gjør man når kunden ikke betaler?

Svar: ■ I en rekke tilfeller kan det å gjøre jobben selv være løsningen.

NYHETER

PENGE-INNKREVING

ET

PENGNGEE

1TIPS

FOTO

: ZLA

TKO

STIC

/IST

OC

K

Egeninkasso gir store fordelerMed den nye inkassoreformen som ble innført 1.1.2006 kan du løse dine egne inkassosaker mye raskere på egen hånd og oppnå bedre likviditet og bedre lønnsomhet.

Sender du sakene til et inkassobyrå tar prosessen lenger tid fordi byråene er på-lagt flere rutiner. I tillegg kommer at deres primære hensikt er å tjene mest mulig penger på hvert oppdrag, noe som forsinker saksbehandlingen ytterligere.

Er en robot som styrer alle rutiner automatisk. Det sørger for at alle dokumenter ligger ferdig med riktig innhold og riktige adresser i samme øyeblikk som forfallsfristene inntrer. Programmet er brukervennlig og rutinene mye enklere enn du tror. Frykten for merarbeid er derfor ubegrunnet.

Inka-programmet

Våre kunder har for lengst oppdaget at egeninkasso lønner seg!

Besøk oss på: www.egeninkasso.no

Odd NyboKonsulent økonomi, Våler kommune

”Vi tar oss av alt fra barnehage-innbetalinger til kommunale avgifter selv.”

KREV INN DETUTESTAENDE

MAI 2009 · 5DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

TAR SAKEN I EGNE HENDERI Våler kommune fant de ut at var den beste løsningen for dem, var å drive inn utestående penger selv. I mai 2007 kjøpte de et system for egeninkasso.Idag tar de seg selv av alt fra barnehageinnbetalinger til kommunale avgifter.FOTO: SVERRE VIGGEN

– Vi, som andre, opplever mye mis-lighold, sier Gunnar Ludvigsen, økonomiansvarlig hos Rørleg-gersentralen i Oslo. - Altfor man-ge tar ikke hensyn til forfallsdato-en på fakturaen. Resultatet er at vi må sende purringer, og til slutt en betalingsoppfordring eller et var-sel om direkte utlegg, men gjen-nom egeninkasso har vi fortsatt full kontroll: Vi er vårt eget inkas-sobyrå. Det gagner oss og kunden, forteller han.

Rørleggersentralen omsetter for 25 millioner i året, og er i dag 17 an-satte. De gir kunden én purring et-ter at fakturaen er forfalt. – Hvis kunden ikke reagerer da, sender vi saken til inkasso – ikke ut av huset, men til våre egne rutiner for den slags, sier Ludvigsen.

Rørleggersentralen har inves-tert i et program slik at de kan drive egeninkasso. – Vi følger inkasso-rutinene ofte. Vi sen-der tross alt over 4000 fakturaer hvert år, og for å si det slik: Vi har vår del av misligholdte fordrin-ger. Med andre ord har program-met vært en god investering, sier Ludvigsen.

Løs opp i flokeneRørleggersentralen har mange pri-vate kunder, og de som andre kun-der har sin andel av dårlige betale-

re. Derfor er det som oftest varsel om direkte utlegg som blir sendt fra Ludvigsens kontorer på Tøyen. Men om det er privatperson eller bedrift: Namsmannen blir til slutt dratt inn i saken, hvis saken ikke løser seg.

– De aller fl este betaler når vi sender et varsel om utleggsforret-ning eller et konkursvarsel. Men hvis de ikke reagerer da, sender vi saken til namsmannen, og når kundene skjønner at vi mener al-vor, blir som oftest regningen be-talt, sier han.

Iverksett nødvendige tiltakDet er namsmannen, eller lens-mannen på mindre steder, som iverksetter de nødvendige tiltak. Etter at Ludvigsen som fordrings-haver har sent purring og varsel om utlegg eller konkurs, er det opp til det off entlige å følge opp inkasso-saken, enten det blir tvist og saken ender i forliksrådet eller den er klar og namsmannen kan iverksette utleggsforretning eller begjæring om konkurs mot selskaper.

Konkurs og utleggDet kan virke litt voldsomt å sen-de saken til nams- eller lensmann, med begjæring om konkurs eller utleggsforretning, men slik er in-kassoloven.

Ludvigsen legger til at det er svært sjeldent at det går så langt som til konkursbegjæring og ut-leggsforretvning. - Dette er resul-tatet i verste fall, avslutter han.

Strammer inn kundens betalingsrutiner

JOAR MOE

[email protected]

Hvilken metode for penge-innkreving som er den bes-te, vil variere fra situasjon til situasjon. Rørleggersen-tralen i Oslo fant at egenin-kasso var den beste løsnin-gen for dem.

NYHETSGLIMT

BEDRIFTSØKONOMI

Er sin egen innkrever

– Vi bruker et program som ■gjør at vi kan betale for det antal-let inkassoer vi setter i gang, og det er ikke mange. Dette er en to-tal pakke med regler og oppføl-ging, sier Elisabeth Alvik, økono-miansvarlig i Miljø, Idrett & Lek AS som holder til i Røyken kom-mune.

Bedriften omsetter for 45 mil-lioner og har syv ansatte. De le-verer alt fra viskelær til lekeap-parater, og kundene er skoler og barnehager – stort sett fra det of-fentlige.

– Våre kunder er svært plikt-oppfyllende; de betaler når de skal, sier Alvik, som innrømmer at hun til sammen sender syv purringer før saken går til inkas-so. For hun bruker det uttrykket – «gå til inkasso» – til tross for at hun selv står for innkrevingen.

– Det fungerer veldig fi nt. Vi har som sagt ikke mange kun-der som unnlater å betale, men de få som glemmer oss får et in-kassovarsel, og det sender vi ut selv, sier Alvik.

JOAR MOE

[email protected]

Skitt fiske! Hvis du ikke har lyst til å vente måneder og år på napp, er du kanskje interessert i å høre om den enkleste, sikreste og mest effektive metoden?

Solvent egeninkasso gir mange klienter en løsningsgrad på mellom 95 og 100%Dette er over tre ganger høyere enn tradisjonelle inkassobrå.*

Med Solvent Egeninkasso får du som regel langt raskere oppgjør enn med et vanlig inkassobyrå.*

Solvent Egeninkasso er skånsom mot kundene dine.

Solvent Egeninkasso gir deg mindre jobb, full fleksibilitet, raskere saksbehandling og bedre likviditet, og du beholder alle gebyr- og renteinntekter selv.

Ring 22261984 eller se våre hjemmesider, www.solvent.no, så skal vi vise deg hvordan.*(Kilde: Kredittilsynet. Ifølge Kredittilsynets statistikk for 2006 hadde norske inkassobyråer ubetalte fakturakrav på 42 milliarder kroner i år 2006. De klarte bare å inndrive 10,3.

Kreditorer og inkasso-byråene har en vesentlig interessek fordi inkassobyråene tjener mer jo lengre tiden går mens kreditor naturligvis ønsker å få pengene sine så raskt som mulig.)

Solvent EGENINKASSO


INSPIRASJON

Spar på bedre utskrifts- og dokumenthåndtering

RYDD SKRIVEBORDETMed ny programvare må du identifisere deg før du får ut utprinten. På denne måten kan du trygt fjerne pultskriveren samt føle deg trygg på at dokumen-tene dine ikke kommer på avveie.FOTO: NICHOLAS/ISTOCK

For mange norske og internasjo-nale bedrifter har finanskrisen medført økt fokus på bedriftens kostnader. En del bedrifter har sett seg nødt til å sette i gang tiltak som kan bedre bedriftens resultat. Med et så stort fokus på drastiske kost-nadskutt, som for eksempel ned-bemanning, kan det være lett å overse kostnadsdrivere man omgir seg med i det daglige. En gjennom-gang av bedriftens utskrifts- og do-kumenthåndtering kan avdekke hvilket behov man har og hvilken løsning som passer bedriften best. En bedre tilpasset løsning kan væ-re kostnadsbesparende.

– Det er penger å spare på slikt, sier Thomas Grønlie, produktsjef i Konica Minolta. – Hvis bedriften lar skriveren gjøre hele jobben, vil man kunne spare 30 prosent av ut-skriftskostnadene. Det betyr bedre kontroll på hva som blir skrevet ut og eff ektiv skanning og lagring av dokumenter. Først og fremst kan bedriften redusere kostnadene.

Strukturer arbeidsflytenMange bedrifter har tungvinte, dårlige eller ingen rutiner for elek-

tronisk dokumenthåndtering. Be-driften må ikke nødvendigvis in-vestere i kostbare systemer for do-kumentadministrasjon, men kan nøye seg med enkle dokument-verktøy som tilbyr automatiske

dokumentruter for lagring, optisk karaktergjenkjenning og konver-tering av de skannede dokumen-tene. Ved hjelp av skilleark med strekkode, kan fi lnavn og lagrings-baner enkelt defi neres for hele do-

kumentbunker. En eff ektiv maskin kan skanne hele 70 sider i minuttet. Filene lagres i ønsket format og gjø-res søkbare ved OCR-gjenkjenning av teksten i papirdokumentet.

– Det åpner for muligheten for å lagre og senere gjøre frisøk i faktu-raer, selv om de opprinnelig kom som en papirfaktura, sier Grønlie.

Bruk administrasjonshjelpVi har alle stått bom fast i skriver-kø, og uansett hva vi gjør kommer vi ikke videre. Men det fi nnes en løsning: Vurder utskriften på for-hånd, enten på skriveren eller på PC-en ved kontorplassen.

– Moderne skrivere åpner for ut-strakt administrasjon, blant annet muligheten for å se og akseptere ut-skriften før den blir skrevet ut. Du blir bedt om å akseptere utskriften enten ved PC-en eller ved skriveren. For husk: De største utgiftene er ut-skrifter som ikke er nødvendige. Det er utskriftene som ingen vil ha som koster unødig mye, sier Grønlie.

Rydd plassDet er ikke få av oss som har en egen liten skriver på pulten. Nå kan også den plassen ryddes.

– Med riktig programvare må du identifi sere deg før du får utskrif-ten. Du kan be om en utskrift, og samtidig vite at den ligger trygt på serveren til du identifi serer deg, si-er Grønlie.

”Hvis bedriften lar skriveren gjøre hele jobben, vil man kunne spare 30 prosent på ut-skriftskostnader.”

Thomas GrønlieProduktsjef i Konica Minolta

Spørsmål: ■ Hvordan kan man redusere kostnader, for-bedre dokumenthåndteringen og gi et mer effektivt arbeids-miljø?

Svar: ■ En analyse av din be-drifts behov på utskrift og do-kumenthåndtering er første skritt på veien.

JOAR MOE

[email protected]

TIPS

– Rett og slett det smarteste vi har gjort, sier Olaf Bratseth, inn-kjøpssjef ved off shorebedriften Teekay Petrojarl. Selskapet had-de tidligere én printer på hver pult og rundt hvert hjørne; nå nøyer de seg med 12 multifunk-sjonsskrivere.

– Vi bruker langt mindre pa-pir, de ansatte må gå litt mer og vi slipper å drukne i dødkopier. Hva vi har redusert kostnadene med vet jeg ikke, men det er be-tydelig, sier Bratseth.

Tidligere hadde selskapet – som omsetter for tre milliarder kroner og består av 135 ansatte fordelt på fem etasjer – mange store kopi-maskiner. Fortsatt står det fem gamle maskiner spredt rundt i lo-kalene, men de skal bort. Nå skal det kun være printere som kan hektes på ”Follow me”-systemet. – Det betyr at den enkelte kan hen-te kopien på hvilken av de 12 ko-pimaskinene han ønsker. Alt som kreves er at han identifi serer seg med et passord, nøkkelkort eller lignende, sier Bratseth.

Fjern pultskriverenI samme omgang ryker også al-le de små printerne, de Bratseth kaller ”pultskrivere”. De brukes fordi folk ikke gidder å gå til de ”store” maskinene og fordi det hevdes at det som skal printes er konfi densielt. – Det skal bli godt å bli kvitt disse ”pultskriverne”, sukker Bratseth. – Og dessuten har alle godt av litt mosjon. Det er ikke mye, men vår ergotera-peut klapper i hendene.

Systemet som Teekay Petro-jarl har investert i, åpner for at alle moderne maskiner kan ko-bles på. Systemet gir de ansat-te mulighet til å godkjenne og eventuelt forkaste et dokument som er tenkt kopiert. Dokumen-tet blir liggende på server i ett døgn før det slettes. De ansatte har med andre ord god tid på seg til å printe ut dokumentet.

– Dette er et ryddig system som sparer oss for enorme mengder papir, og på toppen av det hele sier noen av maskinene selv ifra

når de trenger s e r v i c e .

Ikke dår-lig, sier

Bratseth.

PRINTKOSTNADER

Tok kontroll over papir-forbruket Offshorebedriften Teekay Petrojarl ser resultater i modernisering av skriver-parken. Til og med ergote-rapeuten er fornøyd med virkningene.

Dokumentkontroll

1 Brukeren får muligheten til selv å velge eller forkaste hva

som kommer ut på printeren. Det sikrer at unødvendige utskrifter ikke blir sendt til printeren.

Sikkerhet

2Unngå at kopien blir liggende på printeren til alles påsyn.

Det betyr at eieren av dokumentet må legitimere seg med nøkkelkort eller lignende før print.

Fleksibilitet

3Hent dokumentet hvor du vil. Ha et system som binder alle

printerne sammen. Det er likegyl-dig hvor du henter kopien.

GPRS

4Printeren overvåker seg selv og gir beskjed om at den tren-

ger vedlikehold, service eller ny to-ner. GPRS åpner også for mulighe-ten av fj erndiagnose.

Automatisk lagring

5Lagringsrutine, enten av di-gitale dokumenter eller

skannede papirdokumenter. Alt lagres deretter på serveren, alt blir søkbart og papirarkivet kan for-svinne.

Løsninger som kutter kostnader

JOAR MOE

[email protected]

redpill-linpro.no

PRODUKTER UTVIKLING APPLIKASJONSFORVALTNING DRIFT KURS SUPPORT

Redpill Linpro er Nordens ledende totalleverandør av profesjonelle tjenester og produkter rundt fri programvare. Vi tilbyr rådgivning, utviklings-tjenester, kurs, support, applikasjonsforvaltning og drift for fri programvare-produkter.

Våre kontorer i Stockholm, Oslo, København, Helsingfors, Gøteborg, Karlstad og Stavanger samarbeider for å sikre at kundene tilbys de beste tjenestene, uavhengig av hvor de befinner seg.

Om Redpill Linpro

Nordens ledende på fri programvare


Plei kundeforholdene dine med omhu

– I nedgangstider blir ikke behove-ne borte. Det er bare etterspørse-len som avtar eller blir borte, noe som gir redusert omsetning for be-driftene. Deres reaksjon er å kutte kostnader for å beskytte bunnlin-jen. Men ofte kutter de kostnader som rammer kundenes opplevel-ser med bedriften. Under slike for-hold kan både kundemisnøyen og kundefrafallet øke, sier BI-profes-sor Tor Wallin Andreassen.

– Nå gjelder det å utvise kreati-vitet og fi nne andre måter å utløse behovene på. Om man utelukken-de kutter i kostnader og kunde-service, risikerer man at kunde-ne drar sin kos. Rett nok kan det gi en umiddelbar likviditetseff ekt i form av bedre marginer, men sli-ke tiltak er som å pisse i buksene for å holde varmen, om jeg får væ-re så direkte.

Tenk langsiktig– Tvert om er kundeservicen det siste man bør røre, som noe kun-dene virkelig verdsetter. Se heller på de interne forholdene. Når kun-dene begynner å shoppe rundt, vet man jo at behovene er der. Da er det tid for å spørre om tjenester og pro-dukter bør tilbys annerledes. Kan

kunden leie i stedet for kjøpe, kan varen leveres annerledes, kan vi prise annerledes? Hvorfor ikke se nærmere på hvordan produktet selges, fortsetter han.

Andreassen anser relasjonsbi-ten, ivaretakelsen av kunden, som helt avgjørende for gode kundefor-hold. Da får man bekreftet seg som

en attraktiv leverandør, også i opp-gangstider, mener han.

Verktøy ikke alt– Men jeg er ikke fascinert av verk-tøyene alene, som CRM. Noen gan-ger er det som å implementere et fremmedlegeme organismen stø-ter fra seg. God, gammeldags kun-

depleie har minst like mye å si, men utviklingen av disse verktøyene har jo ikke stått stille. På sitt beste blir tiltakene og kundenes reaksjon på dem dynamisk oppdatert i syste-met. Stikkordet er integrasjon av ressurser: kundens og bedriftens. Som kunde ville jeg valgt en leve-randør som gjorde det lettest for meg å ha med dem å gjøre. Husk at kundene ønsker Return On Time.

– Første- og annengenerasjon av CRM-ene var ikke all verden, men dagens systemer er bedre til å opp-datere seg på kundens atferdsmøn-ster, der en rekke parametere opp-daterer seg i systemet. De nye, dyna-miske løsningene gir en langt større fl eksibilitet enn før. Integrasjonen mellom kunde og leverandør er en spennende vending. Over tid kan man lære mer om hvordan produkt og tjeneste brukes, men det sosia-le rundt relasjonene forblir viktig. Markedsfører skal kommunisere verdier til kundene, men også hente dem inn. Det kan for eksempel en-dre hele gjenkjøpsmønsteret.

– I det operative, driftsmessige, får man en forretningsmodell som er enklere, og som gjør at det blir lettere å forholde seg til leveran-dørene, med mer responsive hjem-mesider, FAQs og så videre. Men vi har bare sett begynnelsen. Bare vent til næringslivet er fullt inte-grert i de sosiale mediene!

” Kostnads- og servicekutt er som å pisse i buk-sene for å holde varmen. ”

Tor Wallin AndreassenProfessor ved BI

KOSTNADSKUTTING?Unngå kundemisnøye og at kun-defrafallet øker i nedgangstider! Ivareta relasjonene ved å gi kun-dene dine en omgang med god, gammeldags kundepleie.FOTO: MARCUS CLACKSON/ISTOCKPHOTO

NYHETER

JARLE PETTERSON

[email protected]

Spørsmål: ■ Hvordan unngå at kundene begynner å ”shop-pe rundt” i nedgangstider?

Svar: ■ Finn nye måter å selge produktet på og lær mer om kundens atferdsmønster.

KUNDE-BEHANDLING

KUUNDNDEE-

2TIPS

FAKTA

Kunderelasjonshåndtering ■ eller Customer Relationship Ma-nagement, har sitt utspring fra teorier om relasjonsmarkeds-føring, drevet frem av den sven-ske markedsføringprofessoren Christian Grönroos på slutten av 1980-tallet.

Konseptet CRM ■ omtales idag ofte som programvare, men CRM er i hovedsak en teori innen markedsføring, selv om IT utgjør en viktig del for å mulig-gjøre en CRM-strategi.

Innenfor markedsføring ■ kan man komplettere markedsmodel-ler med reelle atferdsdata fra kun-dedatabasen – CRM-data – og få en mer fi nmasket og sikker vi-ten om hvordan ulike kundegrup-per reagerer på ulike stimuli, som prisendring, produktforbedring eller nye betalingsmodeller.

!Les mer påinternett:

www.estategi.nohttp://blog.crayon.no/blogs/crm

SPØRSMÅL OG SVAR

Dere stakk av med ■Kundetilfredshetsprisen fra Norsk kundebarometer i fjor. Hva er det dere gjør rett?

!” Det er selvfølgelig hygge-lig for oss å vinne priser, og

høyst fortjent! Vi er gode på ser-vice, men føler nok at det kunne vært bedre andre steder – blant annet i Oslo-regionen. I som-merhalvåret er gjennomsnittlig 2000 av våre daglige reisende tu-rister. Deres opplevelse av oss preges også av andre erfaringer, men vi konsentrerer oss om no-en enkle grep. Først og fremst produktet, hvor vi er proaktive på vedlikehold. Flytoget er elleve år gammelt i år, men ser fortsatt relativt nytt ut. Ser vi en tag, fj er-nes den umiddelbart. Vi er nøye på renhold og det tekniske vedli-keholdet.”

!” Toget skal ha en behagelig gange, og alt – fra skinne-

gang til stasjoner – skal fungere til punkt og prikke. Kundeopple-velsen er uhyre viktig, så derfor jobber vi med de emosjonelle verdiene vel så mye som med de funksjonelle: Det skal være ro om bord, uten billettvalidering og andre forstyrrende elemen-ter, og dette er verdier kundene verdsetter – og vil betale for. Dessuten er det viktig at vi ska-per en god følelse hos de ansatte, som de i sin tur videreformidler til kundene.”

!” De største utfordringene møter vi når ting ikke går

som de skal, som avvik i infra-strukturen. Men nå har vi en punktlighet på 96 prosent. Der-for tør vi også å holde oss med en god reisegaranti. 30 minutters forsinkelse gir gratis fl yreise. Det fi nner vi ikke hos andre. Skulle noe slikt inntreff e, kalles alle – ledelsen inkludert – ut på stasjonene. Dette er vi gode på, for det står om mye for kunde-ne.” I tillegg legger vi vekt på in-formasjon gjennom reisebyråer, turoperatører, web og så videre, og har naturligvis tett dialog med noen av de største bedrifte-ne i Oslo-regionen.

!”Om jeg skal gi ett råd, må det bli: Rekrutter service-

innstilte folk, like fra styreledd til frontlinje. Vi har gode opplæ-ringssystemer, der vi også driller økonomene på service, for får vi ikke dem med, blir det vanskelig å etablere den rette bedriftskul-turen. Det betaler seg alltid. ”

Sverre HøvenKommersiell direktør i Flytoget

Fakta om CRM

Brynsalléen 2 | 0667 Oslo | Tlf: 23 05 85 00 | [email protected] | www.columbusit.no

Har du full kontroll?

Vi hjelper deg enkelt å få oversikten over - alle dine kunder - alle nøkkeltall - alle interne og eksterne rutiner

Microsoft Dynamics CRM og Microsoft Office SharePoint Server 2007 gir deg og dine ansatte full kontroll over nøkkelprosesser i et kjent

brukergrensesnitt.

Se våre nettsider for mer informasjon:www.columbusit.no


I økonomisk utfordrende tider er oversikten over kostnadsdriverne i virksomheten viktigere enn noen-sinne, og her spiller ERP-systeme-ne en nøkkelrolle.

– ERP-begrepet er ingen nyhet, men vi er i ferd med å fj erne oss fra det til fordel for ”forretningssyste-mer”, som favner bredere og inklu-derer brede, prosessovergripende systemer og nisjesystemer som bare støtter en enkelt prosess, for-teller Bo Hjorth Christensen, Asso-ciate Dean og studierektor ved BI i Oslo.

– Vi har de klassiske prosessene, som økonomi, ordre, faktura og la-ger, med én database i bunn, men nå ser vi at fl ere SMB-foretak sup-plerer med spennende tilleggs-komponenter som håndterer inn-kommende faktura, business intel-ligence, analyse og e-handel, som tidligere var forbeholdt de store.

Ifølge Hjort Christensen fi nner

disse systemene stadig fl ere inter-essenter i ”de nedre bedriftslag”. De mindre bedriftene må anskaf-fe sofi stikerte systemer som mat-cher de store aktørene. Begrunnel-sen er at de små ofte samarbeider

med de store og kan inngå i en tett integrert verdikjede.

Ekstern integrasjon– Både små og store bedrifter må ruste opp fordi markedet krever det. Det er nettopp blant SMB-be-driftene det trengs en oppgrade-ring, men vi ser ofte en generell tilbakeholdenhet til omstillinger. Partnere krever kompatibilitet og elektronisk kobling, så det nyt-ter ikke å leve i isolat. Det handler om ekstern integrasjon, fremhol-der studierektoren, også med hen-visning til nettskyen som omfat-ter ”software as a service” og infra-strukturtjenester.

– For denne type leveranser er de små opplagte kandidater. Ut-viklingen av dette kommer neden-fra, men skaleres opp mot de større virksomhetene. Kjøp av IT-tjenes-ter over nett blir en dominerende anskaff elses- og driftsform i det neste tiåret.

Se på nytteeffektenChristensen mener imidlertid at det viktigste utviklingsarbei-det først skjer når systemene tas i bruk. Da begynner den lange utvi-klingsfasen.

– I disse dager bør man ha fokus

på hva som forsvarer slike anskaf-felser, og her kan nytteeff ekten de-les inn i tre grupper. For det første får man forhåpentligvis gjennom-ført prosesser i alle ledd bedre og mer rasjonelt. Deretter har vi de for-retningsstrategiske eff ektene, som både handler om å sikre sin posi-sjon i et konkurranseutsatt marked – forsvarsdimensjonen – og evnen til å vinne ny forretning i nye mar-keder – angrepsdimensjonen.

– Til slutt har vi kapitalrasjona-liseringen, bestående av en mone-tær og en intellektuell dimensjon. Det er viktig å sikre likvidene og bygge opp en god balanse. Bedrif-tens kunnskap er det vanskelige-re å verdsette, men moderne for-retningssystemer er jo i bunn og grunn en refl eksjon av den kunn-skap bedriftens ansatte besitter. Som en konklusjon kan vi si at nettopp i vanskelige tider er det nødvendig å etablere en god og fremtidsrettet systemplattform, både for å opprettholde sin posi-sjon gjennom nedgangen og, ikke minst, å være rustet til å angripe markedet når det blir lysere øko-nomiske tider.

ETABLÉR EN GOD SYSTEM-PLATTFORM

JOAR MOE

[email protected]

Spørsmål : ■ Hvordan får man oversikt over kostnadsdriverne i virksomheten?

Svar: ■ Med analysefunksjo-nene i ERP-systemer kan man sette opp målemetoder for ef-fektivitet i ulike deler av virk-somheten.

NYHETER

Bo Hjorth ChristensenAssociate Dean og studierektor, BI Oslo

”Både små og store bedrifter må ruste opp fordi markedet krever det. Det er nettopp blant SMB-bedriftene det trengs en oppgradering.”


TA KONTROLL OVER RESSURSENE– ERP-begrepet er ingen nyhet, men vi er i ferd med å fjerne oss fra det til fordel for ”forretningssys-temer”, som favner bredere, sier Bo Hjorth Christensen, Associate Dean og studierektor ved BI i Oslo. FOTO: SHIRONOSOV/ISTOCK

– Et betydelig problem i mange virksomheter er at man ikke kjen-ner årsaken til variasjoner i indi-rekte kostnader, forteller Trond Bjørnenak, professor i økonomisk styring og ledelse ved Norges Han-delshøyskole i Bergen.

– I gode tider har man en ten-dens til å fokusere lite på såkalt beslutningsbetingede kostnader, som for eksempel administrative kostnader, innkjøpskostnader og en rekke støttefunksjoner. I slike tider fastsetter man gjerne den-ne typen ressursbruk i budsjett-behandlingen, og plusser på 5 pro-sent fra fj oråret for eksempel. Pro-blemet er at man ikke vet hva ting koster og hva de burde ha kostet. Med gode ERP-systemer kan man få bedre oversikt over om kostna-dene er høye eller lave, men også over hva man kan gjøre for å kost-nadseff ektivisere virksomheten.

Store kostnadsvariablerBjørnenak viser til at de adminis-trative kostnadene i gode tider kan

ligge på rundt 20 prosent av omset-ningen, men når bunnlinjen nor-malt bare er noen få prosent av om-setning kan kutt i disse kostnadene fort bli et være eller ikke være for virksomheten i vanskelige tider.

– I en handelsvirksomhet vari-erte for eksempel disse kostnade-ne fra 5 til 15 prosent. Variasjonen var mer en tre ganger så høy som gjennomsnittlig bunnlinje. Da si-er det seg selv at det er store ge-vinster å hente på å sette fokus på disse kostnadene og sammenlig-ne seg selv over tid eller med andre sammenlignbare enheter.

Redusert arbeidsbyrdeIfølge professoren er det stor for-skjell på gode og dårlige ERP-syste-mer. – De gode synliggjør ikke ba-re realiserte resultater, men også virksomhetens potensielle resul-tat. Gode ERP-systemer kan også bidra til å identifi sere årsaker til variasjoner i eff ektivitet. En stu-die for skoleadministrative oppga-ver avslørte at enkelte kommuner hadde dobbelt så høye administra-tive kostnader enn noen av de an-dre, blant annet på grunn av andre løsninger som bidro til at arbeids-tiden ble fylt opp med unødvendig arbeidsbyrde.

– Ellers vil jeg gjerne minne om at det kan være mye å tjene på en tet-tere integrering mellom leveran-dør og kunde, og på å utvikle sys-temer som bidrar til å støtte en slik integrering. Skjønt vi ser også man-ge eksempler på feilinvesteringer i ERP-systemer, legger han til.

Få kostnads-oversikt med ERP-systemer

JARLE PETTERSON

[email protected]

Økt inntjening er ikke nød-vendigvis det eneste løse-net når økonomien butter imot. Svært mange virk-somheter kunne også ha profittert på å bedre kon-trollen med kostnadene, og her er det mye å hente på systemsiden.

NYHETSGLIMT

Industrikonsernet Protan

KOSTNADSKONTROLL

– Da vi byttet til nytt system, ■var det fordi det gamle var be-gynt å gå ut på dato. Det nye har fl ere muligheter, som vil kunne gi betydelig løft på fl ere området, sier Bjørn Husevåg, logistikksjef hos Protan i Drammen.

Han forteller at systemet rom-mer alt som trengs hos dem, som økonomi, kundesenter, salg, marked, distribusjon og annen logistikk.

– For oss er det viktig at syste-met kan kommuniserer med an-dre systemer, for eksempel, slik at vi får booket transport til kun-dene, og programvaren har et grensesnitt som muliggjør data-fangst fra samarbeidende syste-mer. Vi ønsker jo ikke å slippe for mange inn i vårt system, men datastrengen kan tilgjengelig-gjøres for andre, sier Husevåg, før han tilføyer:

– Vi hadde ikke klart oss uten systemet når det kommer til kostnadsstyring. Det er viktig at økonomi og alle andre har de samme tallene å forholde seg til .

PLANLEGG RES-SURSBRUKEN

DENNE TEMAAVI

PLANNLEELEGGGGGG RRES-

3TIPS

Industrikonsernet Protan tok i bruk avan-serte ERP-systemer alt i 1999, men valgte å gålenger.

Styrer alt med ett system

Trond BjørnenakProfessor i økono-misk styring og le-delse ved Norges Handelshøgskole i Bergen.

Konferanse Oslo 9.–10. juni 2009

ERP-SYSTEMER 2009Møteplassen for deg som skal anskaffe ogimplementere nytt forretningssystem> Veien til en kostnadseffektiv implementering og systemforvaltning> Vi gir deg et overblikk over ERP-systemene, samt et utvalg CRM-,

prosjekt-, dokument- og BI-systemer> Du får konkrete maler og verktøy til bruk i ditt investeringsprosjekt

Påmelding på www.kan.no – eller ring: 22 82 80 60

Bo

Hjo

rt C

hris

tens

en, H

ande

lshø

ysko

len

BI


INSPIRASJON

Spar tid ved å sette ut IT-driften

FULLT FOKUS PÅ E18Å bygge den nye E18 fra Kristiansand til Grimstad er en kompleks jobb. Agder OPS Vegselskap AS har valgt å sette ut sin IT-drift, slik at de kan holde fullt fokus på veiutbyggingen.FOTO: ANDERS MARTINSEN

I juni 2006 fi kk Agder OPS Veg-selskap AS jobben som byggher-re for nye E18 fra Kristiansand til Grimstad, en strekning på nær-mere 4 mil.

– Mye skulle på plass, sier ad-ministrerende direktør Finn Aas-mund Hobbesland. – Vi ønsket ikke å være IT-ansvarlige i tillegg til å være ansvarlige for veiutbyggin-gen. Det har vi unngått ved å leie en IT-pakke. Den fungerer og inne-holder lagring og backup. For oss har det vært en lise, sier han.

Spar tid38 300 meter ny fi refelts motorveg var oppdraget som Agder OPS skul-le løse.

– Vi skal være ferdige 31. august i år. Da har vi investert over tre mil-liarder kroner og til sammen har vi brukt tre år. Da setter vi norges-rekord i veibygging, og har rett og slett ikke tid til IT. Det måtte fun-gere optimalt fra dag én, og det har det gjort, sier Hobbesland.

OPS står for Off entlig Privat Samarbeid. Det betyr at det sam-lede ansvaret for prosjektering, bygging, fi nansiering samt drift

og vedlikehold i en lengre drifts-periode overføres fra det off ent-lige (Statens vegvesen) til en pri-vat aktør.

Agder OPS er byggherre for den nye veien; det er de som har fått oppdraget. Men de igjen eies av Sundt AS, det tyske entreprenør-selskapet Bilfi nger Berger BOT og

det danske E. Pihl & Søn. De skaf-fer underleverandører til grunn-arbeid, asfalt og lignende. Å bygge den nye E18 er med andre ord en kompleks jobb.

– Vi er dønn avhengig av at IT-systemet fungerer. Vi hadde ikke klart oss lenge uten e-post for eksempel, for ikke å snakke om

lagring og backup – et must, sier Hobbesland.

Det er nok å holde rede på. Pro-sjektet omfatter 38,3 km fi re felt motorveg, 75 km lokalveier og til-førselsveger, 61 bruer, 7 tunneler, 18 kulverter (underganger), 11 toplan-skryss, 28 tunnel portaler og raste-plasser. Til dette trengs 14 500 tonn armeringsjern, 14 000 m3 sprøyte-betong, 11 900 m tunnel, 720 000 m2 asfalt og 160 anleggsmaskiner.

Sikre god tilgangDet er åtte ansatte i Agder OPS, og det er først og fremst på kontoret at IT-systemet brukes. Men systemet åpner selvfølgelig for pålogging fra andre steder. Selv har Hobbesland hjemmekontor med mulighet for å ha kontakt med andre, lese doku-menter eller se på tegninger som beskriver den nye E18.

– Vi har ett kontor, men tilgang overalt. Også trådløst via mobil-telefon og LAN. Det er sikkert en selvfølge, men det er en god følel-se når alt bare fungerer, sier Hob-besland.

Hobbesland vet ikke hva han ventet seg da de inngikk leieav-talen, men IT-systemet har gått knirkefritt. – Vi beskrev våre behov, som i grunnen var enkle, men kra-vet til stabilitet og konstant oppe-tid var ufravikelig. Det har vi fått, og dette fungerer jo kjempebra, av-slutter han.

”Vi ønsket ikke å være IT-ansvarlige i tillegg til å være ansvarlige for vei-utbyggingen.”

Finn Åsmund HobbeslandAdm. dir. i Agder OPS Vegselskap AS

Spørsmål: ■ Hvordan løse komplekse IT-behov raskest mulig?

Svar: ■ Finn en god samar-beidspartner som kan styre IT-driften, slik at du kan fokusere på det du egentlig skal.

JOAR MOE

[email protected]

SLIK GJORDE VI DET

OutsourcingÅ sette bort en intern funk-sjon til en ekstern tjeneste-

leverandør. Kalles også bortset-ting, tjenesteutsetting eller ut-kontraktering.

Application Service Provider (ASP)

En leverandør som tilbyr applikasjoner (programva-

re eller system, for eksempel CRM-systemer) via nettverk.

SourcingDet motsatte av outsour-cing; du trenger noen til å

utføre en tjeneste og henter funksjonen inn i bedriften.

Insourcing Virksomheten tar inn igjen funksjonen de tidligere har

outsourcet.

Selektiv outsourcingÅ sette ut deler av tjenes-ten, gjerne til fl ere leveran-

dører, men også beholde vesent-lige deler av tjenesten internt.

Business Process Outsourcing (BPO)

Leverandøren sørger for og drifter en hel forretnings-

prosess, for eksempel all regn-skapsføring.

MultisourcingForskjellige deler av funk-sjonen settes ut til forskjel-

lige leverandører.

Transaksjonskostnad De kostnader (i vid forstand) som knytter seg til selve

overgangsprosessen.

Inhouse outsourcing Organisasjonen samler res-sursene knyttet til en tje-

neste i et datterselskap eller i en divisjon, som leverer tjene-sten(e).

Onsite outsourcingFunksjonen utføres av en ekstern leverandør som

gjør jobben hos kunden.

Offshore outsourcingTjenesteutsetting til en le-verandør som holder til i,

og utfører tjenesten fra, et land langt borte, for eksempel Kina. Fillipinene eller India.

NYTTIGE BEGREPERG G

FAKTA

Er b yggherre for ■ den nye E18 mellom Rona i Kristiansand og Øygardsdalen i Grimstad. Strekningen er nærmere fi re mil lang, og selskapet har ansvaret for drift og vedlikehold av veien frem til år 2034.

Agder OPS ■ er et ”single pur-pose” selskap som har fått OPS-prosjektet av Veidirektoratet.

OPS står for ■ Offentlig Privat Samarbeid.

Selskapet eies ■ av det tys-ke konsernet Bilfi nger Berger BOT, danske E. Pihl & Søn AS

og Sundt AS. Sammen har de etablert arbeidsfellesskapet ”Construction Joint Venture E18 Grimstad – Kristiansand (CJV)”.

Skal sørge for ■ at nye E18 mellom Grimstad og Kristian-sand fi nansieres, prosjekteres, bygges, vedlikeholdes og dri-ves. Når veien etter anleggsfa-sen på tre år åpnes, starter en 25 år lang driftsfase.

Mottar ikke ■ noe vederlag un-der anleggsfasen. Etter at veien er åpnet for trafi kk, vil Agder OPS motta en årlig godtgjørelse.

Agder OPS Vegselskap AS


GREP FOR Å BEDRE LIKVIDITETEN1. Bedre føre var - kjenn dine kun-der og deres betalingsevne.FOTO: TMCNEM/ISTOCK

2. Løsninger for egenginkasso el-ler å knytte seg til et inkassobyrå er en vei å gå.FOTO: NATURESDISPLAY/ISTOCK

3. Ha en god dialog med kunder og leverandører.FOTO: LAJOSREPASI/ISTOCK

FOTO: ALEXH/ISTOCK

Manglende innbetalinger fra kunder og korte tidsfrister fra leverandører

gir utfordringer knyttet til egen likviditet. Her er det viktig å være i forkant - med god kjennskap til kunden og dens betalingsev-ne kan man se utfordringene før de blir et problem. God kommunikasjon og dialog kan åpne for muligheten til å redusere kre-dittiden for kundene og øke kredittiden hos leverandøren. Søk løsninger og samar-beidspartnere for inndrivelse av uteståen-de fordringer, for eksempel gjennom egen-inkasso eller ved å knytte seg til et inkasso-byrå.Et grep kan være å selge sine fordrin-ger, slik at man får inn store deler av det som ellers ville gått tapt..

CASHFLOW

Slik får du inn det utestående

1 2 3

INSPIRASJON

UTESTÅENDEFORDRINGERUTESESS ÅÅTÅTÅTÅTÅEENENENDDE

4TIPS


Bjørnar ArnesenAlder: ■ 42Utdanning: ■

Siviløkonom fra BIYrke: ■ Daglig leder i Xcode

Peru (Lipa, Peru)Efaring: ■ Har mer enn

15 års erfaring som konsulent/prosjektleder i IT-prosjekter hos kunder som Norske Skog, Norsk Rikstoto, Telenor, Rikshospitalet, Skifte Eiendom og Skatteetaten og som linjeleder i ulike norske IT-selskaper.

PROFIL

Han etablerte et programme-ringshus som i dag er Xcode i Li-ma, Peru. Arnesen hadde bak-grunn som prosjektleder i store norske programmeringshus, men gjorde seg mange nye erfaringer da han skulle etablere outsour-cingselskap i lavkostland.

Finn nye ressurser– Selv om det var høye fj ell og na-tur som først brakte meg til Peru, innehar arbeidsmarkedet her de sentrale forutsetninger for å være attraktivt for et IT-outsourcings-elskap: Stort tilbud på arbeidskraft med høy utdannelse og til en lav pris. I tillegg har ikke Peru tidlige-re blitt benyttet til IT-outsourcing i særlig grad. Det var ikke mange utenlandske aktører som konkur-rerte om de beste utviklerne. Vi har derfor fått tak i den kompetansen vi har ønsket, selv om kombina-sjonen god teknisk kompetanse og godt engelsknivå ikke alltid går hånd i hånd, sier Arnesen.

– I tillegg er arbeidskraften vel-dig stabil. Så langt har ingen av de vi har ønsket å beholde sluttet. En av årsakene til dette er nok at vi arbeider etter norske prinsipper med faste arbeidsavtaler over len-gre tidsrom, mange sosiale aktivi-teter, bonusordninger og fl at or-ganisasjonstruktur (”frihet under

ansvar”). Peruanske selskaper er langt mer top-down-orienterte, og av skatte- og avgiftsmessige årsa-ker opererer de med korte arbeids-avtaler eller med ansatte som står ”utenfor bøkene”, forklarer han.

Vær tålmodigPerus økonomiske struktur refl ek-terer landets varierte geografi : lan-

ge kystområder, Andesfj ellene len-ger inn i landet og tropiske områ-der på grensene mot Colombia og Brasil. Store mineralreserver fi n-nes i fj ellområdene, og utenfor kysten er det utmerkede forhold for fi ske. Den peruanske økono-mien vokste med mer enn fi re pro-sent i perioden 2002 - 2006, men lå så høyt som på

ni prosent i 2007 og 2008. Veksten skyldtes hovedsakelig høye inter-nasjonale priser på mineraler og politisk vilje til økonomisk libe-ralisering. Den økonomiske vek-sten har ført til at andelen fattige i Peru er redusert med bortimot 15 prosent siden 2002, men det er forsatt store forskjeller mellom fattig og rik.

– Selv om det meste lå til rette for å lykkes med det vi ville oppnå, har det også vært en del hindre som følger med etablering i denne type land. Den formelle prosessen for å opprette selskapet, rapportering til myndigheter og manglende in-frastruktur krever en god porsjon tålmodighet for å få gjennomført det man ønsker, sier Arnesen.

Vær representert i Norge– Allerede fra oppstart var selska-pet representert i Norge. Uten til-stedeværelse også i Norge, ville vi ikke oppnådd den veksten vi har hatt, sier Arnesen.

– I 2008 opprettet vi Xcode i Nor-ge, og fi kk da på plass fl ere norske ressurser som bistår både i salgs-, utviklings- og supportfasen. Det ga oss også større muligheter til å benytte peruanske ressurser i Nor-ge og vice versa. I tillegg er det med på å gjøre tidsforskjellen mellom Norge og Peru til en fordel, siden vi nå kan ha åpningstid 18–20 timer i døgnet, påpeker han.

Arnesen ser lyst på framtiden. – I dag er vi 23 utviklere i Peru og 5 i Norge. Finanskrisen har gitt oss økt etterspørsel, og vi ser for oss en vekst i Peru slik at vi blir 50 utviklere der i løpet av en to-årsperiode.

Reiste på klatretur, gjorde IT-business

INSPIRASJON

For tre år siden reiste ■Bjørnar Arnesen til Peru for å klatre i Andesfjellene. Det viste seg at det latinameri-kanske landet hadde mer å by på.

BUSINESS I LAVKOSTLAND

DIAPLANET

BUSISINENESSS I

5TIPS

Hvilke fordeler er det med ■outsourcing?Gjennom outsourcing og riktig bruk av tidsforskjeller kan du ut-vide arbeidsdagen, det tar kortere tid å bemanne prosjekter med de rette folkene, og det vil være 30 – 50 prosent å spare på å sette ut oppgaver til lavkostland.

Hva skal til for at norske ■bedrifter velger outsourcing i lavkostland? – Det er en kjensgjerning at man i dag ikke lykkes med outsour-cing før på tredje eller fj erde forsøk. Kulturelle forskjeller og kommunikasjonsproblemer er første barriere; deretter kommer muligheten for tett oppfølging. Et annet problem er frustrasjo-nen som brer seg hos klienten når ting ikke blir som planlagt, samt at ansatte blir redde for å bli overfl ødige.

Hvordan mener du at out- ■sourcing bør gjennomføres?

Prosjektet bør defi neres i de- ■talj av klienten eller i samarbeid med norsk prosjektleder/analy-tiker i outsourcingselskapet.

Igangsettingsmøte med norsk ■prosjektleder hvor forståelsen av prosjektet overføres til leve-randør.

Hyppige, kjørbare leveranser ■som testes av kunden.

Kontinuerlig risikooppfølging ■og rask avklaring på spørsmål.

Kunden kommuniserer med ■norsk prosjektleder underveis i prosjektet.

Anders HolteTeknisk leder i X-code

SPØRSMÅL OG SVAR

”Det var ikke man-ge utenlandske aktører som kon-kurrerte om de beste utviklerne. Vi har derfor fått tak i den kompetansen vi har ønsket.”

Bjørnar ArnesenGründer Xcode Lima, Peru

”gakbhdv

BG

SLIK GJORDE VI DET

Lima,hovedstaden i Peru

Obligatorisk årlig support og vedlikehold

tilkommer, kr. 150,- pr. mnd.

FirstOffice er et komplett regnskaps-, faktura-, lager-, og kundeoppfølgings- system (CRM). Programvaren er spesielt egnet for gründere som ønsker brukervennlighet, effektivitet og ytelse.

FirstOffice fungerer like bra på Windows, Mac og Linux.

Kjøp ditt system i dag

enova IT AS, Hausmannsgate 19, 0182 Oslo – www.enovait.no – telefon 98 23 34 00

Kun kr. 4 495,-

Få ut fakturaen fort!

Når man starter et nytt selskap er det godt å vite at man har et system for å få inn pengene.

For oss handler IT-outsourcing om å skape fornøyde PC-brukere.

Tlf +47 24 10 33 00 . www.intility.no

Les mer om våre produkter på www.konicaminolta.no

Foto: heiaespen.com

Noen har alt

Vi dekker dine minste og største behov.


EKSPERTPANEL

Opplagte utfordringer er riktige sty-ringsdata, kostnadskontroll og likviditet. I tillegg er en av de største utfordringene i små bedrifter lederkompetanse. I man-ge mindre virksomheter er leder syno-nymt med en fagleder uten vesentlig er-faring med virksomhetsstyring, strate-gi og relasjonsledelse. Små bedrifter har ikke stabsfunksjoner som økonomi og HR å støtte seg til og det er en stor utfor-dring for denne typen leder å tilpasse seg økt beslutningshastighet uten selv å væ-re sterk på disse områdene.

Alle tiltakene som allerede er nevnt over vil være med å ruste opp for frem-tiden. Alt arbeidet rundt endring, om-strukturering og kundefokus gjør deg be-dre kjent med virksomheten din, ramme-betingelser og muligheter. For bedrifter som har litt handlingsrom er det i tillegg svært viktig å ha fokus på innovasjon og på økt kompetanse blant ansatte. Husk at alle nedgangstider historisk har ført til at det har oppstått nye markeder og nye ty-per virksomheter. Det handler mye om å være i stand til å se det store bildet sam-tidig som man løser de mest nærliggende utfordringene.

Bedrifter har nok allerede nå merket redusert etterspørsel etter sine produk-ter og tjenester. Dette gir utslag både for omsetning og likviditet i mange selska-per. Bedriftene får dermed problemer i begge ender. Dette medfører nedskjæring på produksjonssiden, kostnadskutt, sam-tidig som mange vil oppleve problemer på fi nansieringssiden. Som ett resultat vil fl ere også få betalingsproblemer.

Fokuset bør ligge på kostnadsbruk, li-kviditet samt rasjonalisering av driften. Eff ektivisering og kontroll er nøkkelor-dene. Det å ha eff ektive rutiner og så god kontroll som mulig på hele verdikjeden i selskapet vil være vinnerformelen.

Mange SMB-bedrifter har ofte få kun-der, er i ett marked eller at kapitalbasen er tynn kombinert med at de har få fi nan-sieringskilder. Når dette markedet svik-ter eller kundene får betalingsproble-mer, har man ofte liten evne eller mulig-het til å omstille seg raskt nok. Videre er SMB-bedrifter ofte gründerbedrifter med tilhørende optimisme og manglende ev-ne til å innse realitetene raskt nok. Dette kombinert med at bedriftene er familie-bedrifter, gjør at det er lett å forskyve de

vonde og vanskelige omstillingsbe-slutningene til det er for sent.

Det er viktig å tenke på at nedgangsti-der alltid blir fulgt av oppgangstider, og målet må være å komme gjennom og stå best mulig rustet når det snur. Men tenk kortsiktig, to til tre år. Opptre ryddig, ær-lig og profesjonelt overfor samarbeids-partnere og medarbeidere. De vil etter all sannsynlighet være der også når krisen er over, og da er gode relasjoner viktig å ha.Ha fokus på primærområdene – ikke sats på nye områder hvor man i utgangs-punktet ikke har topp kompetanse.

Tett oppfølging av styringsdata er vik-tig. Man må også komme til handling og ikke bare bli sittende å diskutere. Kundene kommer ikke lenger av seg selv og økt fo-kus på salg er nødvendig. For de fl este min-dre bedrifter er det nå en god strategi å ha fokus på det de kan best. Fremdeles er det mange mindre bedrifter som ikke helt vet hvilke produkter/tjenester som bidrar til best resultat. I disse tilfellene er det på høy tid å gjøre analysen. I tillegg er det klokt å se på muligheten for å få opp nye mer-salgsprodukter innenfor kjerneområde-ne. Noen ideer kan realiseres enkelt uten stor kostnad eller arbeidsinnsats. I forhold til medarbeidere er det viktig at leder bru-ker tid på informasjon og å sørge for felles oppfatning av situasjonen.

Reduksjon av kostnader samt eff ektivisering vil tvin-ges frem. Samtidig vil jeg si at selskapenes kreditpolitikk ovenfor samarbeidspartnere og kunder bør gis ett økt fokus. Det å ha betalingsdyktige og -villige kunder kan bli nøkkelen. Vi opp-lever i vår bransje at bedrifter slurver for mye på dette området og er for snille på innfordringssiden og dermed nærmest opptrer som en bank for sine kunder. Den ”snillismen” tror jeg bør legges til side om man vil overleve i dagens marked.

Ikke vær redd for å gjennomføre ”dramatiske” tiltak. En god tommel-

fi ngerregel er at når det går dårlig, går det ofte dårligere enn du håper og tror. Øk salgs- og markedsaktiviteten mot eksis-terende kunder, men ha fokus på utestå-ende fordringer. Vær rask til å purre og forsøk å stimulere kundene til å betale raskt, for en bedrift som var solid for kort tid siden kan være på rask vei mot insol-vens. Kostnadskontroll er svært viktig. Vurder om det er områder som kan out-sources; det gir større fl eksibilitet og kan være kostnadsreduserende. Knytt til deg ekstern kompetanse – enten gjennom styret eller rådgivere som gjør at det er lettere å innse realitetene.

Spørsmål 1:Hvilke utfordringer har fi nanskrisen gitt små og mellomstore bedrifter?

Spørsmål 2:Hvordan mener du små og mellomstore bedrifter kan møte disse utfordringene på best mulig måte?

Spørsmål 3:Hva mener du små og mellomstore bedrifter bør fokusere på for å stå best mulig rustet for fremtiden?

Nina NortonAdministrerende direktør,Siviløkonomene KAN

Pål WirakLeder marked, Aktiv Kapital

Espen B. HartzSalgs- og markeds-direktør, Bluegarden

Smartere løsninger...

Outsourcing skaper frihetFrihet til å tenke, planlegge, skape og vokseNår vi tar hånd om deres IKT-løsninger skapes trygghet. Tid og ressurser frigjøres til å utvikle kjernevirksomheten.

I mange år har vi gitt våre kunder stabil og sikker drift av kritiske systemer innen CRM, EPR, HR, web og e-post. Ta kontakt med oss på www.itum.no/trygghet eller ring 815 44 005

kombinbedrifte

vondslu

Ikk”dra

fi ngedet ofte d

ern-

si at ovenfor

Ekspertenesvarer!

satpun


NYHETER

FOKUSER PÅ KJERNE-KOMPETANSEN- Støttetjenestene blir fort venstrehåndsarbeid. Da kan man heller kjøpe en profesjonell tjeneste av de som har det som kjer-nevirksomhet. Man får en profesjonelt utført, kan-skje også billigere, sier Hans Solli-Sæther, post-doktor ved BIs Institutt for ledelse og organisasjon.

– Når likviditeten svekkes, er det mange som snur på krona. Bortset-ting av støttetjenester kan styrke økonomien og øke kvaliteten, me-ner Hans Solli-Sæther, postdoktor ved BIs Institutt for ledelse og or-ganisasjon.

– Bortsetting er høyaktuelt i disse dager, for kjernevirksomhe-

ten har man alltid ressurser til å håndtere, mens støttetjenestene fort blir venstrehåndsarbeid. Da kan man heller kjøpe en profesjo-nell tjeneste av de som har det som kjernevirksomhet. Man får en pro-fesjonelt utført tjeneste, kanskje også billigere, sier han.

Lenge var fokuset på økonomisk gevinst betydelig, men en undersø-kelse i 2007 viste at tilgang på kva-lifi sert arbeidskraft var en sterk driver. – Men i fi nanskrisen ser vi kostnadsargumentet og fokus på kjernevirksomhet igjen. Uavhen-gig av om man er liten eller stor, vil det alltid være behov for gjensidig

kunnskapsoverføring, men det for-drer kunnskap om styring av out-sourcingsleverandøren.

Hold deg oppdatertSolli-Sæther understreker at leve-randøren må ha kunnskap om kjø-perens forretningsprosesser, mens kjøperen trenger kunnskap om bruk av ny teknologi og innova-sjoner, noe som forutsetter at man etablerer møteplasser og struktu-rer for samarbeidet.

– Mange inngår avtale uten tan-ke for dette. Når personalet følger med, er noe av det elementet ivare-tatt, men det går ikke mange år før

kjøper har nye forretningsproses-ser. Derfor må også dialogen være fortløpende. Uansett hvilken tje-neste du kjøper, må du inngå av-tale som spesifi serer behovet, og følge opp leveransen, gjerne spesi-fi sert i en ikke for omfattende SLA (Service Level Agreement).

Og det kan være penger å spare. Ifølge Solli-Sæther viste undersø-kelsen i 2007 at deltakerne forven-tet 20,8 prosent kutt i baseline-kostnadene før outsourcing. I snitt oppnådde man 17,6 prosent.

Kjøp deg mer tid og bedre økonomi

JARLE PETTERSON

[email protected]

Spørsmål : ■ Er det penger å hente på outsourcing?

Svar: ■ Undersøkelser viser at selskaper som har outsour-cet forventet 20,8 prosent kutt i baseline-kostnadene. De opp-nådde i snitt 17,6 prosent.

LØNNSOMOUTSOURCING

LØNNNNNSSOSOMM

6TIPS

EKSPANSJON

Fullt fokus på kjerne-komptansen For seks år siden satte arkitekt- og designkon-sernet DARK bort driften av IT, maskinpark, sup-port og vedlikehold til en ekstern leverandør. Det angrer de ikke på.

– Vi vokste, så det hadde defi ni-tivt med tid og kompetanse å gjøre, men først og fremst ønsket vi å forholde oss til det som er vår kjernekompetanse, og IT er i stadig utvikling, forteller admi-nistrasjonssjef Kari Kriens Nak-stad. – Å bruke ressurser på slikt er dyrt og fj erner fokuset fra det vi skal drive med, så for oss var det naturlig å outsource. Selvføl-gelig har vi hatt noen utfordrin-ger underveis, men de har vi løst sammen med leverandøren.

Nakstad mener noe av sukses-sen ligger i en tydelig behovsav-klaring. – Det er viktig å ha avta-ler som regulerer kravene til sik-kerhet, oppetid, fl eksibilitet og servicenivå, og en fast kontakt hos leverandøren som følger av-talene opp.

På spørsmål om den økono-miske besparelsen, svarer Nak-stad at det stort sett går opp i opp, men: – Vi får en mye bedre IT-tjeneste enn før, så realgevin-sten er defi nitivt til stede.

JARLE PETTERSON

[email protected]

Kari Kriens NakstadArkitekt- og designkontoret DARK

OUTSOURCING PÅ NORSK

Xcode a.s | Tlf: (+47) 47 47 47 70 | [email protected] | www.xcode.no | Sofiemyrveien 6F, 1412 Sofiemyr

Web– og applikasjonsutvikling innen .Net, Java og PHP.Kontorer i Norge og Peru. Norske prosjektledere i begge land.

Xcode gjør det enkelt for vanlige norske bedrifter å kjøpe programmeringstjenester i lavkostland.

Referanser: Akademika, Oslo Kommune, Midas Data, Selvaag Gruppen

Aller Gruppen, Metier, EcoConsult, ADCom Data, Bjørgu og Thon Hotels.

Krevende tider?Aktiv KapitalLedende leverandør i Europa av inkasso-tjenester og kjøp av forfalte fordringer.Et samarbeid med oss handler om kapital-frigjøring og forbedret lønnsomhet.

www.aktivkapital.no - tlf: 22 91 57 00

Vet du hvordan din kunde vil betale?PayEx Betalingsportal – den mest komplette betalingstjeneste for netthandel i det nordiske markedet. Med Betalingsportalen kan betalinger gjennomføres enkelt, raskt og sikkert.

PayEx er til for å gjøre deres arbeid enklere, deres kunder mer fornøyd samt senke deres kostnader. PayEx Betalingsportal forenkler deres administrasjon, support, teknikk og gir dere avstemte oppgjør og full kontroll over alle betalinger.

Kreditkort

Direktebank

Gavekort/Verdikoder

Småpengebetaling

Faktura

Avbetaling

OSLO, STOCKHOLM, VISBY, KØBENHAVN www.payex.no

www.lindorff.no

Tid er penger. Vi bruker tid på det vi kan, slik at du kan bruke tid på det du kan.

Varige, lønnsomme kundeforhold skapes blant annet gjennom gode kreditt- og innfordringsrutiner.

Vi hjelper deg med å velge kunder, sende ut faktura, purre og kreve inkasso ved manglende betaling. Kort sagt, vi sørger for at du får pengene trygt inn på din konto.

Ta en test for å finne ut hvor mye du kan tjene ved å gå til http://easy.lindorff.no/ og legg inn dine data.

Ring oss for en prat på telefon: 21 52 46 80, eller send en mail: [email protected]

Det handler om å gjøre god butikk.

nr. 1 / mai 2009 effektiv smbdoc.mediaplanet.com/all_projects/3404.pdf · holde foredrag om “the...

Documents