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2012 / October / Vol. 4

APRRC Taiwan A-NEWS © All Rights Reserved [For Internal Use Only]

最近又再度觀賞了「當幸福來敲門」這部勵志電影〈The Pursuit of Hap-

pyness〉，其中有一段父與子互相勉勵的對話，讓我印象深刻。

當片中兒子夢想長大後要進入 NBA，卻遭父親潑冷水而沮喪地將籃球裝進袋

裡後，父親意識到如此打擊兒子的信心，會使他永遠都不敢踏出追逐夢想的

那一步，因此他轉過身勉勵兒子：「別讓任何人告訴你，你不能做甚麼，就

算是我也一樣。只要有夢想，就要去追求，別人辦不到，就會說你也辦不

到，你想要甚麼就要努力去追求。」

第十屆亞太扶青會議籌辦至今已經近 8 個月，這段期間我們不斷地遭遇到許

多挑戰和質疑，然而身為全國籌備團隊的成員之一，各位都在創造一段輝煌

紀錄，而且這是專屬於你，專屬於扶青，專屬於全體台灣國民的。所以當各

位有遇到這類難題和情況時，請你要不吝嗇和所有籌備成員分享，因為這些

負面的聲音才是促使我們前進的推力和能量啊！

另外一件要大家一起共同回憶的是，當初各位為何會加入籌備的行列？我記

得第一次全國大會時，和所有剛加入的夥伴分享了第十屆亞太扶青會議的願景和目標。「不僅在硬體上呈現台灣的

精緻品質與注入台灣科技實力，於軟體上也會展現台灣豐富的創意實力與多元文化。此外也期許藉由第十屆亞太扶

青會議的舉辦，凝聚台灣七大扶輪地區和展現整體國家氣勢，讓世界看見台灣扶青團員的活力與執行力！」

我想不論當初各位是抱持著怎樣的動機加入，要把第十屆亞太扶青會議舉辦得盡善盡美，是我們大家最大的共識

吧？再者要如何把討論的事項、籌畫的進度、呈現的內容書面化、系統化，使這些資料得以傳承，也是我們要完成

的使命。因此我深切地期盼各位夥伴都能以積極的心態來面對接踵而至的挑戰與困難，也期盼各位夥伴可以持之以

恆直到目標達成！

這期的＜ A-News ＞輪到資訊委員會的夥伴要來和大家分享「當 APRRC 遇上資訊時，會碰出什麼火花？」。而由

行政總監 I.P.D.R.R. LoRRaine 與營運總監 P. Oliver 共同精心策畫的教育訓練，也在各位夥伴的參與之下成功舉辦

了「簡報技巧」與「溝通技巧」兩堂課程。對於沒有參與到的夥伴，我要再次呼籲各位一定要踴躍出席，因為這是

參與籌備人員才有的機會！當然我要再度感謝兩位精彩分享的講師，謝謝兩位的傳授，讓我們受益良多！

另外大家十分關心的經費贊助，我們已經正式向經濟部國際貿易局提出「推動國際會議及展覽在臺辦理補（捐）

助」一案。期望這第一步向公部門申請的補助案，會是個良好的開端。最後，要提醒大家天氣漸漸轉涼囉～要小

心保暖，注意身體喔！ R.I.D. 3480 DRRE Rich

Words form the Chair

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資訊是一個現在的潮流，也是未來的趨勢，努力不懈及

創造力是臺灣人的精神，我們正在完成極具艱辛的任務，雖然

不見得完美，但我們也透過多方彙集諸多想法及創意，並藉由

軟實力，將最新穎及最好的一面，呈現給即將參與 APRRC 的

各位夥伴們。目前我們利用有限的資源，陸續完成了專案管

理、資料交換、報名註冊、存放空間等資訊化服務及平台，來

協助活動中各種訊息的交流與傳播。但是要大家使用一個陌生

的系統卻實是一件不容易的事，因此下列我們將舉出各系統之

特色與介紹，讓大家了解我們規劃這些平台之初衷與用意。

當 APRRC 遇上資訊時，會碰出什麼火花？

資訊委員會的話

資訊長 C.P. Richard

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1、活動管理的 E 化

APRRC 的工作人員皆來自於不同的年齡層與背

景，所熟悉的網路服務也截然不同，就行事曆來而

言，有些人是用 Apple iCalendar，有些人是用

Google Calendar，還有少部分的人是用其他的行

事曆，甚至通訊錄、討論區..等，都有其所屬相對

應的服務。但大部分的服務幾乎是獨立的，若需

整合則需耗費額外的時間及人力。因此資訊委員會

提供此平台－專案管理資訊系統（Project Man-

agement Information System ,PMIS），以整合

活動中工作人員的資料、行事曆…等。除此之外，

PMIS 也提供了活動企劃與任務分配的功能，使工

作人員清楚了解自己的工作，而且各組長也可透過

PMIS 掌握目前活動的進度，減少資料不同步以及

進度無法管控的情形。相信只要 PMIS 用的得心應

手，大家一定可以讓工作更快速地完成。

2、建立郵件群組

參與 APRRC 的每位工作人員都有各自的信箱，如： Google、Hotmail、Yahoo…等，如何

跨平台地整合各信箱，讓郵件可以有效地傳達到所屬的接收者，更是活動溝通的重要關鍵。

因此，針對工作人員的信箱，我們依照各委員會的組織架構作分組，把同一組別的信箱設定

在的相同群組下，並在此一群組建立一個共通的信箱。如此一來，各組成員即可透過此一信

箱，將郵件轉發給同組的其他人，加速各組內部訊息的交流，讓訊息的傳遞更加地暢通。

註冊系統啟用儀式

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3、報名流程的 E 化:

科技的進步總是帶來生活的便利，當活動

的規模越來越大時，如何透過網路與系統來

滿足活動籌畫中大大小小的需求，在扶青團

中更是經常會遇到的問題。如歷屆 APRRC

的超級早鳥皆透過紙本向主辦單位報名

APRRC，資料繳交後還需要經過驗證、審

核、確認…等許多手續，而且日後報名資料

需要投入大量的人力做彙整。有鑑於此，資

訊委員會提供一個資料蒐集與需求分析的平

台—客戶關係管理系統（Customer Relationship Management , CRM）。使世界各地的

貴賓，只需透過網路就能將完成報名的流程，並將繁雜的手續透過系統作整合，讓來賓能

迅速地向主辦單位提供自己的資料。另一方面，工作人員也可以依據系統的分析，了解來

賓的需求，讓參與本屆 APRRC 的來賓享有更好的服務。

4. 整合活動資料:

APRRC 籌劃的過程中，需要透過許多的媒體與文件來傳遞訊息，透過此訊息傳遞大家

可以更下了解活動的籌劃與運作。但如何將如此龐大的資料整理在一起並做有效的整合，

卻不是件容易的事。因此，本委員會架設了一個網路虛擬空間，存放 PMIS、CRM、

APRRC 官方網站…等資料，讓活動中大大小小的資料得以進行整理，讓 APRRC 在台灣的

經驗可以永久地傳承下去。

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APRRC甘苦談

雖然在扶青團的日子不長，但在資訊委員會裡學到的東西卻

不少，除了資訊的專業知識外，更了解活動籌畫過程與溝通的重

要性、也見識到自己可以幾天不用睡覺~XD。希望接下來的日子

裡可以再接再厲，透過資訊的力量去協助大家，使 APRRC 更加

地完善。

By 助理資訊長 Daniel

這一屆的 APRRC 結合了台灣的高科技特色，對活動本身是一個

新的挑戰，而對投入整個籌備活動的我也是這幾年來面臨最大的挑

戰。一開始，我對於電腦專業知識幾乎懵懂無知，因此心中的畏懼和

不安全感油然而生。但是科技不應該給人疏離的感覺，科技是為了人

類而產生的，提升我們的生活品質，協助我們做事情更方便、更快

速、更準確，我們可以視科技如朋友一般。我們在台灣把資訊科技帶

進 APRRC，希望讓更多的人體會到資訊科技的好處。

“我沒有參加過 APRRC，也沒有資訊背景，但我在第十屆

APRRC in Taiwan 的籌備團隊中擔任資訊委員會的秘書。” 在這裡，我學習了很多，不

論是資訊方面的知識，或是秘書工作的訓練，這裡有一群熱情、有想法、有耐心的人教導

與引領我，也是同樣的一群人正在為 APRRC 盡心盡力，期許自己能在這段時間內琢磨成

長，突破過往既定的自我，也期第十屆 APRRC 能帶給大家許多不一樣的美好回憶！一起

加油！ By 秘書 Mimi

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人們與資訊之間相處的旅程才剛開始。就跟用紙筆做加法一

樣，要熟悉這種狀態，需要透過學習。一群人一開始的時候只

是分享想法和創意，然後進步到合作，最後達到集體主義。每

一階段每走一步，協調度便跟著增加。真榮幸可以在這特別活

動和大家一起參與，心中帶著亢奮和愉快的心情迫不急待與大

家聚會，APRRC 在台灣！我來囉！！！

By 應用系統組組長 Jim

加入 APRRC 團隊後，看到了大家對活動的期待，以及努

力的身影，深深令我感動，我知道我更需要在此成長，感謝各

位給了我這個機會，去學習了解更多的東西，資訊委員會是一

個 Loading 很重，但又充滿的希望及力量的一個地方，很開

心加入資訊委員會，除了扶青的東西外，我得到的更是在任何

地方都無法學習到的，就是彼此信任及互相勉勵，很期待那天

的到來，GO APRRC!!! By 雲端服務組組長 Kiki

很開心也很榮幸可以參與一個國際活動的籌備，而且進入

資訊委員會學習和以往不太相同的籌備內容。這次的 APRRC 用

了很多資訊上的創新，所以相對的我們也遇到很多無法預期的

狀況，希望未來我也會繼續的學習資訊管理和努力維護資訊平

台的應用，配合各組資訊上的相關需求，讓 APRRC 一切順利。

By 雲端服務組組員 Louis

第十屆亞太扶青會議在台灣的籌備過程中，對大家來說也

是另一番學習跟收穫的就屬教育訓練。正如同各位在團上

都有參加過的講座，我們邀請不同領域的精英前來分享所

知，讓每位團隊中的成員不只是在相關的任務上有所成

長，也能藉機把舉辦國際活動所可能用到的技巧與知識找到更上一層樓的秘訣！很高興我們的教育訓練

課程在十月份啟動了！經由營運總監張士庭 P. Oliver 的引薦與邀請，兩位來自美敦力醫療產品(股)公

司的資深人力資源暨公共事務部門主管吳世賢(Maggie)以及心血管部門週邊血管業務劉韋霆經理

(Rex)，為大家分享溝通技巧以及簡報技巧！

2012/10/13 簡報技巧 by 劉韋霆：使用簡報的族群很廣泛，但尤以業務性質的工作最常

從簡報過程取得雙贏！在當天課程當中，團員們以替 APRRC 向扶輪社與外部廠商拉贊

助為練習，試試看到底怎麼樣才是”有效簡報”？帶領公司團隊獲得行銷卓越獎且取得

成長 178.62%如此佳績的 Rex 到底用甚麼撇步來向簡報的對象傳達他要給與的意念？看

看 Joyance 是怎麼說的….

2012/10/21 溝通技巧 by 吳世賢：對我們來說，不論是活動的籌劃亦或工作、生活，時

時刻刻我們都與來自四面八方不同的對象交流互動。但如何才能讓彼此表達被瞭解、又

要如何聽懂對方想要給與的回饋？進入職場 20 多年來歷經過許多不同職掌，目前更是

人資高階主管的 Maggie 是用甚麼方式來跟與會夥伴”溝通”這門精深學問呢？且聽

IPP Molly 分享…

最後，未來我們每個月都會努力舉辦教育訓練以持續累積夥伴們不同的技能，同時，如同 APRRC-

ANews 每月徵稿，我們也將從上過訓練課程的團員邀請並接受主動報名以四百至六百字的心得向其他

夥伴們分享學習心得，每堂課程以兩位分享為限，敬請把握良機！投稿者一樣也會在每季全會中獲得小

小紀念品唷！ =) 行政總監林宛蓁 I.P.D.R.R. Lorraine R.I.D. 3480

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10月份教育訓練

– 簡報技巧與溝通技巧

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心得分享：簡報技巧

從簡單的口頭發表、以書面資料輔助的說明，到與投影幕上的文字、圖片有

節奏地一搭一唱，「簡報」這種用於進度報告、講座論壇、課堂教學乃至於贊助

邀約的溝通方式，已經因為需求大增而衍生出強調「效果好」的「簡報技巧」，

甚至發展出市場—隨便踏入一間較有規模的書店，找到商管類書籍區，便會看到

「簡報技巧」有個專屬於自己的小天地，讓「眾專家們」彼此討教！

鏡頭拉回我們熱血的 APRRC 10th 籌備團隊，「簡報」更是我們全面性用於

工作與會議的「最佳良伴」。而對「溝通」這件事相當感興趣的我來說，在上這

次教育訓練的簡報課前，便已接觸過「10、20、30 法則」、「一頁不超過 6

行」、「什麼議題適合什麼圖表」等著重視覺吸引力的「技術性秘訣」。且講師通常在授課即將結束

時，會帥氣地丟出一句：「Know your topic, and your audience.（了解你的主題和你的觀眾）」然後

瀟灑離去。師父領進門了，可沒說要免費當顧問，接下來你自己好好看著辦吧！

我想，這正是 Rex 講師的簡報課與眾不同之處。他不僅改而從「目標性策略」引導我們更有邏輯地

構思簡報，更結合我們最迫切的募款議題，讓我們直接實地討論與演練。在有限的時間內，我們認真檢

視「目標」，並依據這個「目標」的性質假設出「對象」；腦力激盪出可以「動之以情，說之以理」的

重點後，「委婉而堅定」地再次強調能達成「目標」所需的「承諾」。想見識所謂的「淋漓盡致」嗎？

2012/10/13 早上，趨勢科技某個神祕的教室裡，幾位夥伴正散發著喜悅成長的光輝呀！

若要說良師的一門好課就像一本好書，那麼 Rex 講師的簡報課，可以榮登暢銷排行榜了！

助理營運長王彥涵 Joyance R.I.D. 3520 台北內湖團

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心得分享：溝通技巧

關於人與人之間的溝通，實在是一門很有趣的學問，人在表達的時候很容易

誤認為對方應該聽得懂我說的話、應該了解我的意思，但實際上卻不然。在課程

中，Maggie 老師一開始就請大家自我介紹並說出自己來上這堂課的目的，隨後

才使用 PPT 進行課程；為我們示範了就算是教育訓練這種看似單向的溝通，也

要先確立聽者的目的，講者才能滿足聽者的需求、並達成課程當初設立的目的。

同理心溝通，是我在課程中第一次接觸到的名詞，但裡面卻包含了溝通過程中許

多重要的層面，因為雙方的成長背景、學經歷等不同、慣用溝通方式不一，所以

就算被認為是大家都應該知道的常識、名詞，也可能出現認知上的差異、或是誤

解，唯有真誠地站在對方的立場進行思考，才有可能顧及對方的感受，並傳達自

己所想的予對方。

然而，我們是一個團隊，希望藉由這次的課程，讓大家都了解到溝通的本質與方法；但也提醒自己，因

為我們有著共同的目標，所以別忘了溝通過程中都要本著對事不對人，成就整體活動的精神，一齊向前

邁進！ 10th APRRC Taiwan 大家一起加油吧！

秘書長鄧維萱 I.P.P. Molly R.I.D. 3480 台北東海團

Give to 10th APRRC Taiwan 請來信至 [email protected]，將有專人為您服務！

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