МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИКРАСНОДАРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

СТАВРОПОЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ

Кафедра оперативно-разыскной деятельностии специальной техники

УТВЕРЖДАЮ Начальник кафедры ОРД и СТ

к.п.н., доцент полковник полиции

Гуров Д.В. «26» ноября 2014 г.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИВ ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

40.05.02 – Правоохранительная деятельностьспециализация «Административная деятельность органов

внутренних дел»(деятельность участкового уполномоченного полиции)

Лекция по теме № 3«Организация документооборота в органах внутренних дел»

Обсуждена и одобрена назаседании кафедры ОРД и СТ.Протокол №7от «26» ноября 2014 г.

Подготовили: старший преподавателькафедры ОРД и СТполковник полиции

В.В. Зиньковский

Ставрополь2014

2

3

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

Объем времени, отводимого для изучения темы: 16 часов.Место проведения: аудитория кафедры ОРД и СТ (по расписанию).

Цели лекции:

Учебная1. Ознакомить обучаемых с организация документооборота в органах

внутренних дел.Образовательные:

1. Показать сущность основных положений лекционного занятия.2. Обозначить формы и виды документооборота в органах внутренних

дел.3. Предоставить и раскрыть правила документооборота в ОВД.4. Показать структуру основных документооборота при делопроизводстве

ОВД.Развивающие:

1. Развивать у обучаемых память, умение анализировать предложенныйна лекции материал, синтезировать его и выделять главное, делатьвыводы.

2. Формировать умение конспектировать излагаемый преподавателемматериал.

Воспитательные:1. Формировать у обучаемых осознание необходимости избранной ими

специальности и чувства гордости за неё.

Метод проведения: объяснительно – иллюстративный и проблемный.

Метод интерактивного обучения: проблемная лекция.

Приемы реализации методов: рассказ, изложение, объяснение, фронтальнаябеседа, руководство конспектированием текста, личный показ какого-либодействия, примеры из педагогической и практической деятельности.

Основное содержание темы:Понятие документооборота. Организация документооборота.

Документо - потоки. Создание документов. Оформление документа.Унификация документов. Бланки документов. Реквизиты. Печатаниедокументов. Копирование документов. Поступающая документация (прием,обработка исполнение). Сроки исполнения документов. Контрольисполнения документов. Виды контроля. Отправка исходящих документов

4

(учет). Регистрация и прохождение внутренних документов.Документальный фонд ОВД.

Номенклатура дел. Экспертиза ценности документов. Формированиеи оформление дел. Изготовление, использование, учет и хранение бланковдокументов, печатей и штампов. Апостильб.

Основные термины и понятия:Документирование - фиксация информации на материальных носителях

в установленном порядке.Документооборот - движение документов с момента их создания или

получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.Контроль исполнения документов - представляет собой совокупность

мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественногоисполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебныхдокументах.

Субъект контроля - подразделения, осуществляющие в соответствии сданной Инструкцией и нормативными правовыми актами РоссийскойФедерации контроль за исполнением поручений (документов, мероприятий).

Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения повопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Материально-техническое обеспечение занятия:1. - учебно-наглядные пособия;2. - мел, доска;3. - конспекты лекций.

Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины:а) нормативные правовые акты:

1. Конституция Российской Федерации (с учетом поправок, внесенныхЗаконами Российской Федерации о поправках к Конституции РоссийскойФедерации от 30 дек. 2008 г. № 6 – ФКЗ // Консультант Плюс: комп. справ.правовая система [Электронный ресурс]. - URL: http://www.consultant.ru. -(Дата обращения: 15.05.2014г.).

2. О полиции: федер. закон Рос. Федерации от 07 февраля 2011г. №3-ФЗ // Консультант Плюс: комп. справ. правовая система [Электронныйресурс]. - URL: http://www.consultant.ru. - (Дата обращения: 15.05.2014г.).

3. Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации:федер. закон Рос. Федерации от 21 ноября 2011 г. №323-ФЗ // КонсультантПлюс: комп. справ. правовая система [Электронный ресурс]. - URL:http://www.consultant.ru. - (Дата обращения: 15.05.2014г.).

4. Об утверждении перечня состояний, при которых оказываетсяпервая помощь, и перечня мероприятий по оказанию первой помощи: ПриказМинздравсоцразвития РФ от 04 мая 2012 г. №477н // Консультант Плюс:комп. справ. правовая система [Электронный ресурс]. - URL:http://www.consultant.ru. - (Дата обращения: 15.05.2014г.).

5

5. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О внесенииизменений в нормативные правовые акты МВД России и признанииутратившим силу приказа МВД России от 20 декабря 1995г. № 490: приказМВД РФ от 8 февраля 2011г. № 62. – 4с.

6. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении Инструкции о порядке допуска сотрудников, федеральныхгосударственных гражданских служащих и работников органов внутреннихдел, военнослужащих и гражданского персонала внутренних войск МВДРоссии к государственной тайне: приказ МВД РФ от 20 августа 2010г. № 600.– 24с.

7. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О внесенииизменений в приказ МВД России от 29 июня 2009г. № 490: приказ МВД РФот 30 июня 2011г. № 792. – 16с.

8. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Оборганизации архивной работы в системе МВД России: приказ МВД Россииот 15 августа 2011г. № 935. – 194с.

9. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О внесенииизменений в Правила подготовки нормативных правовых актов вцентральном аппарате Министерства внутренних дел Российской Федерации,утвержденные приказом МВД России от 27 июня 2003г. № 484: приказ МВДРоссии от 8 ноября 2011г. № 1125. – 6с.

10. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органоввнутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения,создание, хранение и использование которых осуществляется в формеэлектронных документов: приказ МВД РФ от 31 мая 2011г. № 600. – 28с.

11. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении Административного регламента системы Министерствавнутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственнойуслуги по осуществлению приема граждан, обеспечению своевременного и вполном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан,принятию по ним решений и направлению заявителям ответов вустановленный законодательством Российской Федерации срок: приказ МВДРФ от 12 декабря 2011 г. №1221. – 68с.

12. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О внесенииизменений в нормативные правовые акты МВД России: приказ МВД РФ от18 мая 2012 г. № 524. – 16с.

13. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Ополномочиях должностных лиц системы МВД России по составлениюпротоколов об административных правонарушениях и административномузадержанию: приказ МВД РФ от 5 мая 2012г. № 403. – 14с.

14. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обобъявлении решения коллегии МВД России: приказ МВД РФ от 9 июня2012г. № 580. – 18с.

6

15. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних делРоссийской Федерации: приказ МВД РФ от 20 июня 2012г. № 615. – 73л.

16. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О мерах попереработке нормативных правовых актов МВД России: приказ МВД РФ от11 апреля 2011г. № 186. – 30с.

17. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органоввнутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения: приказМВД РФ от 30 июня 2012г. № 655. – 108л.

18. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Орассекречивании ведомственных нормативных правовых актов:распоряжение МВД РФ от 4 февраля 2013г. № 1/856. – 1л.

19. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О мерах пообеспечению режима секретности в органах внутренних дел РоссийскойФедерации: приказ МВД РФ от 11 марта 2012г. № 015. – 126л.

20. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Оборганизации планирования в органах внутренних дел Российской Федерации:приказ МВД РФ от 26 сентября 2012г. № 890. – 30с.

21. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении Порядка организации работы по формированию фондовбиблиотек образовательных учреждений МВД России: приказ МВД РФ от 12декабря 2012г. № 1097. – 10с.

22. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Оборганизации научного обеспечения и применения положительного опыта ворганах внутренних дел Российской Федерации и внутренних войсках МВДРоссии: приказ МВД РФ от 18 марта 2013г. № 150. – 204 с.

23. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении перечней сведений, подлежащих засекречиванию,Министерства внутренних дел Российской Федерации [Текст]: приказ МВДРФ от 26 июня 2013г. № 480 дсп. – 24 л.

24. Об утверждении инструкции о порядке доступа должностных лиц играждан РФ к государственной тайне [Текст]: постановление ПравительстваРФ от 06 февраля 2010 г. №63. – 31 л.

25. Об утверждении Перечня типовых управленческих архивныхдокументов, образующихся в процессе деятельности государствен-ных органов, органов местного самоуправления и организаций, суказанием сроков хранения [Текст] : приказ Министерства культу-ры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 // Бюллетень нормативных актовфедеральных органов исполнительной власти. - 2011. - № 38.

б) основная литература:1. Основы делопроизводства в ОВД [Текст]: курс лекций / [В.В.

Казаков [и др.]]; Нижегородская академия МВД России. - Н.Новгород :НА МВД России, 2013. - 111 с.

7

2. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления иделопроизводство [Текст] : учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. - М. :Издательство «Юрайт», 2012. – 307с.

3. Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления (де-лопроизводство) [Текст] : учебное пособие / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - 2-е изд. - М. : ИНФРА-М, 2012. - С. 5.

4. Дюкарев, Н. Н. Документационное обеспечение управления в ОВД[Текст] : учебное пособие / Н. Н. Дюкарев; МВД России, ДКО. -М. : ЦОКРМВД России, 2010. - 142 с.

5. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационноеобеспечение управления [Текст] : учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю. М.Аксенов. - 6-е изд. - Новосибирск : ИНФРА-М, 2010. -365 с.

в) дополнительная литература:1. Актуальные вопросы использования информационных технологий и

технических средств в деятельности правоохранительных органов[Электронный ресурс]: сборник научных статей / [ред. коллегия: Н.Г.Подчерняев (председатель)]; Орловский юридический институт МВД.-Электрон. текстовые дан. - Орёл : ОрЮИ МВД России имени В.В.Лукьянова, 2013. - 51 с. - Режим доступа: http://mvd.stavedu.ru/. - ISBN 978-5-88872-078-3.

2. Верещак, А.В.Теоретические основы формирования готовности кпрофессиональному общению у курсантов вуза МВД России [Текст] :учебное пособие / А.В. Верещак ; Нижегородская академия МВД России. -Н.Новгород : НА МВД России, 2013. - 50 с.

3. Грачёв, С.А.Особенности процессуального оформления действий ирешений в уголовном судопроизводстве [Текст] : учебно-методическоепособие / С.А. Грачев, А.Ю. Ушаков, С.Н. Кло-ков ; Нижегородскаяакадемия МВД Рос-сии. - Н.Новгород : НА МВД России, 2013. - 124 с.

4. Делопроизводство и режим секретности в органах внутренних дел:рабочая программа учеб. дисциплины проф. цикла ФТД ГОС ВПО 030901.65– Правовое обеспечение национальной безопасности (специализация –«Уголовно-правовая») /В.В. Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВДРоссии, 2012. – 34с.

5. Делопроизводство и режим секретности в органах внутренних дел:рабоч. программа учебной дисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО030901.65 – Правоохранительная деятельность; специализация – оперативно-розыскная деятельность органов внутренних дел; административнаядеятельность органов внутренних дел [Текст] / В. В. Зиньковский. –Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2013. – 42 с.

6. Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учеб.дисциплины проф. цикла ФТД ГОС ВПО 030901.65 – Правоохранительнаядеятельность (специализация – «Административная деятельность») /В.В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2012. – 34с.

8

7. Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учеб.дисциплины проф. цикла ФТД ГОС ВПО 031001.65 – Правоохранительнаядеятельность (специализация – «Оперативно-разыскная деятельность») /В.В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2012. – 34с.

8. Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учеб.дисциплины цикла ФТД ГОС ВПО 031001.65 – Правоохранительнаядеятельность (специализация – «Административная деятельность») /В.В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2012. – 34с.

9. Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учеб.дисциплины цикла ФТД ГОС ВПО 030901.65 – Правовое обеспечениенациональной безопасности (специализация – «Уголовно-правовая») /В.В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2012. – 32с.

10.Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учеб.дисциплины цикла ФТД ГОС ВПО 031001.65 – Правоохранительнаядеятельность (специализация – «Оперативно-разыскная деятельность») /В.В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2012. – 36с.

11.Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учебнойдисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО 030901.65 – Правоохранительнаядеятельность [Текст] / В. В. Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВДРоссии, 2013. – 36 с.

12.Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учебнойдисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО 031001.65 – Правоохранительнаядеятельность [Текст] / В. В. Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВДРоссии, 2013. – 34 с.

13.Делопроизводство и режим секретности: частная методикапреподавания учебной дисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО 030901.65– Правовое обеспечение национальной безопасности [Текст] / В. В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2013. – 58 с.

14.Делопроизводство и режим секретности: частная методикапреподавания учебной дисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО 031001.65– Правоохранительная деятельность (специальность АД) [Текст] / В. В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2013. – 58 с.

15.Делопроизводство и режим секретности: частная методикапреподавания учебной дисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО 031001.65– Правоохранительная деятельность (специальность ОРД) [Текст] / В. В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2013. – 58 с.

16.Использование возможностей компьютерных программ в оформлениисхем дорожно-транспортных происшествий на персональном компьютереподразделениями Госавтоинспекции [Электронный ресурс]: аналитическийобзор / [сост. Д.Л. Проказин [и др.]]; Орловский юридический институт МВДРоссии.- Электрон. текстовые дан. - Орёл : ОрЮИ МВД России имени В.В.Лукьянова, 2013. - 37 с. - Режим доступа: http://mvd.stavedu.ru/.

17.Использование результатов оперативно-розыскной деятельности вдоказывании по уголовным делам [Текст]: учебно-практическое пособие /С.У. Дикаев [и др.]; [под ред.С.Д. Шестаковой]; Департамент

9

государственной службы и кадров МВД России. - М.: ДГСК МВД России,2013. - 80 с.

18.Литвинов, А.В. Информатика и информационные технологии впрофессиональной деятельности [Текст]: учебное пособие / В.А. Литвинов;Барнаульский юридический институт МВД России. - Электрон. текстовыедан. - Барнаул: БЮИ МВД России, 2013. - 975 с. - Режим доступа:http://mvd.stavedu.ru/. - ISBN 978-5-94552-102-5.

19.Штаб, О.Н. Официальные и иные документы: понятие, признаки,вопросы квалификации преступлений (ст. 325, 327, 292, 303 УК РФ)[Электронный ресурс]: учебное пособие / О.Н. Штаб, О.В. Ермакова;Барнаульский юридический институт МВД России. - Электрон. текстовыедан. - Барнаул: БЮИ МВД России, 2013. - 28 с. - Режим доступа:http://mvd.stavedu.ru/. - ISBN 978-5-94552-106-3.

20.Султанова, М.В. (преподаватель; СФ КрУ МВД России). Актуальныепроблемы прохождения службы в органах внутренних дел РоссийскойФедерации [Текст]: учебное пособие / М.В. Султанова ; Ставроп. филиалКрУ МВД России. - Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2013. - 94 с. - Режимдоступа: http://mvd.stavedu.ru/.

21.Лопатникова, Е. А. Делопроизводство: образцы документов скомментариями [Текст]: / Е. А. Лопатникова. - 4-е изд., испр. -М. : ОМЕГА-Л, 2011.

22.Маркушин, А.Г.Основы управления в органах внутренних дел [Текст] :учебное пособие / А.Г. Маркушин; Нижегородская академия МВД России.-[4-е изд., доп. и прераб.]. - Н.Новгород: НА МВД России, 2013. - 277 с.

23.Методика о пределе актуальных угроз безопасности информации включевых системах информационной инфраструктуры. – М.: ФСТЭК России,2010. – 44с.

24.Методические рекомендации по проверке состояния работы по допускук государственной тайне и контролю за порядком выезда сотрудников,осведомленных в особой важности и (или) совершенно секретных сведениях,за пределы Российской Федерации [Текст]. – Москва: Управление по защитегосударственной тайны ДДО МВД России, 2013. – 17 л.

25.Общие требования по обеспечению безопасности информации включевых системах информационной инфраструктуры. – М.: ФСТК России,2010. – 58с.

26.Основы делопроизводства в ОВД [Текст]: курс лекций / [В.В.Казаков[и др.]] ; Нижегородская академия МВД России. - Н.Новгород :НА МВД России, 2013. - 111 с.

27.Программа учебной дисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО030901.65 – Правовое обеспечение национальной безопасности [Текст] / В. В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2013. – 36 с.

28.Пшенко, А. В. Делопроизводство [Текст] : практическое пособие / А. В.Пшенко, Л. А. Доронина. - М. : Юрайт-Издат, 2011. -182 с.

29.Режим секретности в органах внутренних дел: рабоч. программаучебной дисциплины профес. цикла ФГОС ВПО 030505.65 –

10

Правоохранительная деятельность [Текст] / В. В. Зиньковский. – Ставрополь:СФ КрУ МВД России, 2013. – 36 с.

30.Режим секретности в органах внутренних дел: рабоч. программаучебной дисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО 030501.65 –Юриспруденция [Текст] / В. В. Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВДРоссии, 2013. – 38 с.

31.Рекомендации по обеспечению безопасности информации в ключевыхсистемах информационной инфраструктуры. – М.: ФСТЭК России,2010. –62с.

32.Сборник временных методик оценки защищенностиконфиденциальной информации от утечки по техническим каналам. – М.:Гостехкомиссия России, 2010.

2. ПЛАН ЛЕКЦИИВведение1. Понятие документооборота и его основные стадии.

2. Организации документооборота в органах внутренних дел РФ.

Заключение

Распределение учебного времени1. Введение 5 мин.2. Обсуждение учебных вопросов:

1. Понятие документооборота и его основные стадии.…… 75 мин.

2. Организации документооборота в органах внутреннихдел РФ ………………………………………………………… 90 мин.

3. Заключение 10 мин. ИТОГО………………………………………………………… 180 мин

3. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИПО ИЗУЧЕНИЮ, ЗАКРЕПЛЕНИЮ И КОНТРОЛЮ УСВОЕНИЯ

НОВОГО МАТЕРИАЛА

Методы обучения – это способы взаимодействия преподавателя и

обучающегося, при которых последний, получает знания, развивает свои

способности, формируется как личность. Существует большое количество

классификаций методов обучения. Они зависят от критерия, который

положен в основу конкретной классификации, но только классификация по

уровню познавательной деятельности учащихся (с какой степенью

11

самостоятельности обучающийся получает знания, развивает свои

способности и формирует убеждения) действительно раскрывает степень

взаимодействия субъектов учебного процесса.

Внедрение интерактивных форм обучения – одно из важнейшихнаправлений совершенствования подготовки обучающихся в современномвузе. Обучающиеся легче вникают, понимают и запоминают материал,который они изучали посредством активного вовлечения в учебный процесс.Исходя из этого, основные методические инновации связаны сегодня сприменением именно интерактивных методов обучения.

Интерактивный метод

Рисунок №1. Интерактивный метод

Интерактивный метод (рис.1). Интерактивный («Inter» - этовзаимный, «act» - действовать) – означает взаимодействовать, находиться врежиме беседы, диалога с кем-либо. Другими словами, в отличие отактивных методов, интерактивные ориентированы на более широкоевзаимодействие студентов не только с преподавателем, но и друг с другом ина доминирование активности студентов в процессе обучения. Местопреподавателя на интерактивных занятиях сводится к направлениюдеятельности студентов на достижение целей занятия. Преподаватель такжеразрабатывает план занятия (обычно, это интерактивные упражнения изадания, в ходе выполнения которых студент изучает материал).

Интерактивное обучение — это специальная форма организациипознавательной деятельности. Она подразумевает вполне конкретные ипрогнозируемые цели. Цель состоит в создании комфортных условий

Обучающийся

Обучающийся

Обучающийся

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

12

обучения, при которых студент или слушатель чувствует свою успешность,свою интеллектуальную состоятельность, что делает продуктивным сампроцесс обучения, дать знания и навыки, а также создать базу для работы порешению проблем после того, как обучение закончится.

Другими словами, интерактивное обучение – это, прежде всего,диалоговое обучение, в ходе которого осуществляется взаимодействие междуобучаемыми и преподавателем, между самими обучающими.

Задачами интерактивных форм обучения являются:· пробуждение у обучающихся интереса;· эффективное усвоение учебного материала;· самостоятельный поиск учащимися путей и вариантов решения

поставленной учебной задачи (выбор одного из предложенных вариантов илинахождение собственного варианта и обоснование решения);

· установление воздействия между учащимися, обучение работать вкоманде, проявлять терпимость к любой точке зрения, уважать правокаждого на свободу слова, уважать его достоинства;

· формирование у обучающихся мнения и отношения;· формирование жизненных и профессиональных навыков;· выход на уровень осознанной компетентности учащегося.

При использовании интерактивных форм роль преподавателя резкоменяется, перестаёт быть центральной, он лишь регулирует процесс изанимается его общей организацией, готовит заранее необходимые задания иформулирует вопросы или темы для обсуждения в группах, даётконсультации, контролирует время и порядок выполнения намеченногоплана. Участники обращаются к социальному опыту – собственному идругих людей, при этом им приходится вступать в коммуникацию друг сдругом, совместно решать поставленные задачи, преодолевать конфликты,находить общие точки соприкосновения, идти на компромиссы.

Для решения воспитательных и учебных задач преподаватель будетиспользовать следующий метод – проблемная лекция.

Проблемное изложение – это метод, который в основном используетсяпреподавателем на лекции. Суть метода заключается в том, чтопреподаватель ставит проблему и сам ее решает, но при этом показываеткурсантам образец ее решения. Преподаватель ставит проблему, выдвигаетгипотезы, сам себе задает риторические вопросы, подбирает аргументы длядоказательства или опровержения той или иной гипотезы, делает вывод.Обучаемые не выступают пассивными наблюдателями и слушателями. Ониследят за логикой изложения преподавателем, получают образецрассуждения, решения проблемы, конспектируют информацию.

Принципы работы на интерактивном занятии:· занятие – не лекция, а общая работа.· все участники равны независимо от возраста, социального статуса,

опыта, места работы.

13

· каждый участник имеет право на собственное мнение по любомувопросу.

· нет места прямой критике личности (подвергнуться критике можеттолько идея).

· все сказанное на занятии – не руководство к действию, а информация кразмышлению.

Алгоритм проведения интерактивного занятия:Методы обучения реализуются с помощью приемов обучения.Приемы обучения – это конкретные действия преподавателя, с

помощью которых он реализует выбранные методы и решает задачи занятия.Задача преподавателя использовать такие формы наглядности, которые

на только дополняли - бы словесную информацию, но и сами являлисьносителями информации. Чем больше проблемности в нагляднойинформации, тем выше степень мыслительной активности обучающихся.

Подготовка лекции преподавателем состоит в том, чтобы изменить,переконструировать учебную информацию по теме лекционного занятия вформу для представления курсанта и слушателям через технические средстваобучения или вручную (схемы, рисунки, чертежи и т.п.). К этой работе могутпривлекаться и учащиеся, у которых в связи с этим будут формироватьсясоответствующие умения, развиваться высокий уровень активности,воспитываться личностное отношение к содержанию обучения.

Применение технических средств обучения (мультимедийногооборудования) способствует активации процесса усвоения учебногоматериала. В процессе лекции - предполагается использовать выдержки изучебных, документальных и художественных фильмов по теме лекции.

В основе проблемного обучения лежит решение какой-либо задачи,проблемы. Проблемы различаются по уровням противоречий.

Первый уровень – научный, противоречие между известным знанием инеизвестным, второй уровень - учебной познавательной деятельности, т.е.уровень противоречия между субъективным знанием и объективносуществующей, но пока определенному обучаемому неизвестной истиной.

Проблемная ситуация – это психологическое состояниеинтеллектуального затруднения, которое возникает у человека, если он неможет объяснить новый факт при помощи имеющихся знаний или выполнитьизвестное действие прежними знакомыми ему способами и должен найтиновый. Возникает вопрос о необходимости активно мыслить и искать ответна вопрос «почему?». Потребность рождает мотив, побуждающий человекадумать, действовать. В этом суть проблемного обучения.

Проблемная лекция опирается на логику последовательномоделируемых проблемных ситуаций путём постановки проблемныхвопросов или предъявляемых проблемных задач.

Проблемная лекция:- предполагает наличие социально значимой проблемы, которая

требует интегрированного знания и поиска решений;

14

- способствует освоению курсантами и слушателями тактики действийв разнообразных обстоятельствах, развитию у них изобретательности,умения решать проблемы с учетом конкретных условий при наличиифактической информации на основе реальных ситуаций;

- способствует самостоятельному поиску решения проблем, открытиюновых идей и раскрытию своих личных ресурсов и возможностей;

- способствует формированию у обучающегося навыков решенияпрактических задач, проблем.

Проблемная лекция предполагает проведение следующих этапов:а) постановка практической ситуации, задачи;б) критерии решения проблемы, задачи;в) дискуссия по предложениям, выдвинутым для решения проблемы,

задачи;г) выбор оптимального варианта решения проблемы, задачи.В основе проблемной лекции лежат последовательно моделируемые

ситуации через постановку проблемных вопросов или проблемных задач. Вотличие проблемного вопроса проблемная задача содержит дополнительнуювводную информации или предполагает её наличие у слушателей.Познавательный уровень обучающихся определяет не только уровеньсложности и характер предлагаемых проблем, но и уровень творческойактивности. Уровень творческой активности характеризует выполнениесамостоятельных работ, требующих творческого воображения, логическогоанализа, открытия нового способа решения, самостоятельногодоказательства.

В основном выделяют два типа проблемных ситуаций:1. Педагогическую.2. Психологическую.

Первая представляет собой организацию непосредственно учебногопроцесса, вторая касается только деятельности обучающихся.

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОСТАНОВКЕЗАДАНИЯ К СЛЕДУЮЩЕМУ ЗАНЯТИЮ, ПО ОРГАНИЗАЦИИ

САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ ОБУЧАЮЩИХСЯ

В начале занятия преподаватель:- сообщает обучающимся название темы и цели занятия;- ставит педагогическую проблемную ситуацию;- направляет внимание обучающихся на восприятие её проявления;- организует появление вопроса рассматриваемой темы.Преподавателю также необходимо сформулировать проблему и цели

будущей дискуссии, преподавателю необходимо объяснить, что обсуждается,что должно дать обсуждение. Курсанты и слушатели знакомятся спроблемой, над решением которой им предстоит работать.

15

При необходимости преподаватель создает необходимую мотивацию,т.е. излагает проблему, показывает ее значимость, выявляет в нейнерешенные и противоречивые вопросы, определяет ожидаемое решение.

Преподаватель информирует обучаемых о правилах работы в группе,дает четкие инструкции о том, в каких пределах участники могутдействовать на занятии устанавливает регламент дискуссии, а точнее,регламент выступлений. Важно сформулировать правила ведения дискуссии,основное из которых — выступить должен каждый. Кроме того, необходимо:внимательно выслушивать выступающего, не перебивать, аргументированоподтверждать свою позицию, не повторяться, не допускать личнойконфронтации, сохранять беспристрастность, не оценивать выступающих, невыслушав до конца и не поняв позицию.

В ходе лекции после рассмотрения основных понятий«Делопроизводства» и «документооборота» перед курсантами ислушателями ставится задача: выявить в организации документооборотаорганов внутренних дел основные требования, которые предъявляются креквизитам для обязательного обозначения в официальных документах.

На первой стадии курсанты и слушатели адаптируются к проблеме идруг к другу, т.е. в это время вырабатывается определенная установка нарешение поставленной проблемы. При этом перед преподавателем(организатором дискуссии) ставятся следующие задачи:

- Создать доброжелательную атмосферу, а также положительныйэмоциональный фон.

– Преподавателю следует добиться однозначного понимания терминов,понятий и т.п. Для этого с помощью вопросов и ответов преподавательуточняет понятийный аппарат и определения изучаемой темы.

Систематическое уточнение понятийного аппарата сформирует уобучающихся установку, привычку оперировать только хорошо понятнымитерминами, не употреблять малопонятные слова, систематическипользоваться справочной литературой.

- преподаватель придумывает, конструирует и организует такиеситуации, которые давали бы возможность обучаемым осознать,апробировать и тренировать новые способы чего-либо (поведения, действия,познания и т.д.) и экспериментировать с ними. Проблемное обучениеприближает процесс познания к поисковой, исследовательской деятельности.Успешность проведения проблемной лекции обеспечивается совместнымиусилиями преподавателя и учащихся.

Основной дидактический прием – создание проблемной ситуации,имеющей форму познавательной задачи.

Включая в учебный процесс проблемные ситуации, задачи,преподаватель должен исходить из следующего положения: не ситуации,задачи нужны для закрепления знаний, а, наоборот, знания нужны длярешения ситуаций, задач.

Необходимо придумать как можно больше вариантов решения даннойпроблемы. На данном этапе очень важно собрать все, какие только

16

возникнут, предложения. Главное, чтобы предложить как можно большерешений и не отвергать ни одного из них. Нельзя критиковать любыепредложения. Нужно их тщательно зафиксировать. Сначала определитьнаиболее сильные решения. Ставить рядом с каждым решением значок,отражающий отношение к нему каждого члена группы, например, «+» -сильное решение, «-» - слабое. Выбрать решения, сильные, по мнению всехучастников группы.

А теперь из всех сильных выбрать одно. И затем зачитывается эторешение.

Умение решать проблемные задачи является результатом активногоучения, достижение цели обеспечивается деятельностью, согласованиедействий обеспечивается диалогическим взаимодействием. Строятся восновном на диалоге, предполагающем свободный обмен мнениями о путяхразрешения той или иной проблемы. При этом осуществляется не толькосообщение знаний, но и обучение умениям их практического использования,что, в свою очередь, требует определенных личностных качеств учащихся.Подкрепляющим фактором выступает то, что организуется формированиеновой, качественно иной установки на обучение в эмоциональнонасыщенном процессе коллективного творческого труда.

Применение технических средств позволяет добиться осознанностиучебной деятельности слушателя.

В данную методическую разработку лекции я включаю те методы иприемы, которые буду использовать по данной теме.

Этапы данного занятия:1. Преподаватель ставит педагогическую проблемную ситуацию,

направляет обучающихся на восприятие её проявления и как следствиеорганизует появление вопросов. Выбирает основные проблемы (вопросылекции) и трансформирует их в проблемные ситуации (не более 3-4 вопросовтемы).

2. Преподаватель переводит и организует проблемную ситуацию впсихологическую. Продумывает логику и методику разрешения каждойпроблемной ситуации.

3. Появление идеи решения, преподаватель переходит к решениюпроблемы и образует новое задание.

4. Преподаватель реализует решение в форме материального и духовногопродукта (т.е. в виде изложения ответа).

5. Преподаватель самостоятельно отслеживает (контролирует) отдельныерезультаты изложения.

В ходе лекции перед обучающимися ставится основная проблемнаязадача: какие реквизиты, используются при подготовке и оформлениидокументов и являются основными, и в каком порядке указываются надокументах?

Например:

17

В соответствии с приказом МВД РФ от 20 июня 2012 г. №615: - каквоспроизводится эмблема МВД России на бланке, если на нем уже помещенГосударственный герб Российской Федерации?

Вопрос: Как быть?Ответ: «…….эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если

на нем помещен Государственный герб Российской Федерации» (по текступриказа).

После рассмотрения ряда вопросов темы обучающимся предлагаетсяопределить и обосновать различные вопросы основных положенийтребований делопроизводства.

Обучающимся предлагается несколько вариантов проблемногоизложения.

Например:1. Преподаватель создаёт проблемную ситуацию, ставит проблему,

указывает на имеющиеся и недостающие у обучающихся для её решениязнания; определяет пути их поиска; решает проблему и сразу проверяетправильность её решения. В этом случае учащийся играет рольретранслятора, он только воспроизводит ход рассуждений преподавателя.

2. Если преподаватель только создаёт проблемную ситуацию. Степеньсамостоятельного поиска резко возрастает. Обучающийся долженсамостоятельно определить и сформулировать проблему, он определяет,какие у него имеются знания и какие необходимы для её решения; намечаетпути решения проблемы и решает её, затем сразу осуществляет проверкуправильности её решения. На основе этих и других психолого-педагогических установокможно утверждать, что подлинная познавательная активность слушателейпроявляется не тогда, когда учебный материал дается им в готовом виде, атолько тогда, когда они сталкиваются с определенными затруднениями,которые вынуждают их осмысливать полученный от преподавателя материалили изучаемый самостоятельно. Это означает, что на занятиях необходимосоздавать такую обстановку, чтобы рассматриваемые вопросы или задачизатрагивали каждого обучающегося, задевали его внутренний мир, чтобывозникла личная заинтересованность в их решении. Только в данном случаепоявится тот эмоциональный настрой, который и приведет к повышениюэффективности мыслительной деятельности. Но это лишь одна учебнаясторона проблемы. С другой стороны, диалектико-материалистическийхарактер обучения требует, чтобы в понятие «проблема» был вложеннаучный смысл. А его основу, как известно, составляют противоречия. Приэтом характер их весьма не однороден. Чаще всего для обучающихся возникают следующие противоречия: - противоречия между потребностью (необходимостью) познатьновое и невозможностью осуществить его за счет имеющихся уобучающихся знаний, умений и навыков. Коротко: хочу, но не могу;

18

- противоречия между ранее усвоенными знаниями и новым учебнымматериалом (фактами и явлениями), излагаемым преподавателем вочередной теме. Коротко: это интересно, но не знаю; - противоречия между жизненным опытом обучающихся, практикойих работы и недостатком имеющихся у них знаний для научногообоснования своих профессиональных действий. Коротко: привык такделать, но не знаю, как объяснить.

На данной лекции «Режим секретности как одно из направленийобеспечения безопасности личности, общества, государства» основнымипроблемными вопросами и заданиями можно выделить:

1. Понятие документооборота и его основные стадии.2. Организации документооборота в органах внутренних дел РФ.

Одним из важных направлений повышения уровня высшего исреднего профессионального образования в стране, в том числе и вучебных заведениях МВД России является оптимизация самостоятельнойработы обучающихся.

Самостоятельная работа обучающегося в рамках действующих рабочихучебных планов по реализуемым отдельным образовательным программамразличных форм обучения предполагает самостоятельную работу покаждой учебной дисциплине, включенной в рабочий учебный план.Самостоятельная работа является обязательной для каждого обучающегося иопределяется рабочим учебным планом. При этом максимальный объемучебной нагрузки по данной теме 18 часов, включая все виды аудиторной ивнеаудиторной (в т.ч. самостоятельной – 10 часов) учебной работы.

Предметно и содержательно самостоятельная работа обучающихсяопределяется государственным образовательным стандартом, рабочимиучебными программами дисциплин, содержанием основной литературы:учебников, учебных пособий и методических руководств, и дополнительнойлитературой.

Организационной формой самостоятельной работы у курсантов являетсясамостоятельная подготовка. Порядок её проведения регламентируетсяПоложением об организации самостоятельной подготовки курсантов ислушателей Краснодарского университета МВД России. Создание системы организации самостоятельной работы,включающей в себя следующие организационные и методическиемероприятия: - предоставление слушателям самостоятельности в выборе места длясамостоятельной работы; - обеспечение слушателей учебной литературой и методическимипособиями; - распределение времени, отведенного на учебную дисциплину,между различными видами самостоятельной работы; - обеспечение самостоятельной работы слушателей учебно-лабораторной базой;

19

- определение трудоемкости заданий, выносимых насамостоятельную работу слушателям; - определение общего и семестрового бюджета времени насамостоятельную работу слушателей (из расчета 54 часовой рабочейнедели); - разработка документов, регламентирующих самостоятельнуюработу слушателей (планы самостоятельной работы по месяцам, на семестри др.); - распределение семестрового бюджета времени самостоятельнойработы между учебными дисциплинами; - подготовка слушателей к выполнению заданий по различнымвидам самостоятельной работы; - строгое соблюдение режима самостоятельной работы инедопущение случаев ее срыва; - руководство самостоятельной работой слушателей и оказание импомощи в выполнении заданий. Обеспечение высокого уровня руководства самостоятельной работойслушателей путем: - формирования у слушателей внутренней потребности в знаниях; - создания системы помощи и постоянного совершенствованияметодики самостоятельной работы слушателей; - обучения слушателей рациональной методике и техникесамостоятельной работы; - совершенствования организации самоподготовки слушателей кэкзаменам и зачетам; - определения правильного соотношения самостоятельной иаудиторной учебной работы; - вовлечения слушателей в научно-исследовательскую работу; - тщательного отбора учебного материала для самостоятельнойработы; - материально-технического обеспечения самостоятельной работы; - обеспечения необходимой гигиены умственного труда слушателей; - создания условий для самостоятельного формирования умений инавыков. Совершенствование содержания самостоятельной работыслушателей, основными компонентами которого являются: - творческое изучение учебных пособий, научной литературы ипериодической печати; - умелое конспектирование различных материалов и научнойлитературы; - активное участие в мероприятиях, проводимых кафедрой поучебно-методической и научно-исследовательской работе; - получение консультаций у преподавателей; - активная работа во время учебной практики и стажировки; - пополнение личной библиотеки и составление картотеки;

20

- другие компоненты.Задания для самостоятельной работы: Целевая установка: - научиться осмысленно и самостоятельноработать сначала с учебным материалом, затем с научной информацией,овладеть основами самоорганизации и умением непрерывно повышать своюквалификацию. Задание: - подготовить и оформить документы предложенныепреподавателем.- технология подготовки и проведения работы (алгоритм действий):

- внимательно изучить конспект лекции по данной теме;- осуществить подбор и изучение предложенных литературныхисточников в открытой печати (приказы, Федеральные законы);- при необходимости прийти на индивидуальную консультацию кведущему преподавателю;- проанализировать и обобщить полученные знания для выполнениязадания.

Форма представления выполненной работы: - конспект алгоритма спояснительной запиской. Форма контроля: - участие в практическом занятии, защита алгоритмана занятии и проверка преподавателем в ходе занятия.

Вопросы выносимые на самостоятельную подготовку:1. Понятие документооборота.2. Организация документооборота.3. Документо - потоки.4. Создание документов.5. Оформление документа.6. Унификация документов.7. Бланки документов. Реквизиты.8. Печатание документов.9. Копирование документов. Поступающая документация (прием,

обработка исполнение).10. Сроки исполнения документов. Контроль исполнения документов.11. Отправка исходящих документов (учет).12. Регистрация и прохождение внутренних документов.13. Документальный фонд ОВД.

5. ТЕКСТ ЛЕКЦИИ

Введение

Документооборот призван обеспечить информационный обмен вструктуре аппарата управления. Одновременно с этим он служит общимцелям делопроизводства, а именно рациональной организации работы с

21

документацией. При этом в делопроизводстве документооборот являетсяэлементом коммуникационной деятельности канцелярий и секретариатов.

Вопрос №1. Понятие документооборота и его основные стадии

Документооборот – движение документов в организации с моментаих создания или получения до отправки или уничтожения.

Движение документов осуществляется посредством выполнения рядаделопроизводственных операций, которые образуют следующие стадиидокументооборота: прием и первоначальная обработка документов(корреспонденции), исполнение документов, отправка корреспонденции,хранение документов.

1.Прием и первоначальная обработка поступающих в органвнутренних дел документов производится работниками канцелярии, которыепроверяют правильность доставки корреспонденции, целостность упаковкисекретной корреспонденции, а также целостность вложений. Все конверты заисключением писем в адрес общественных организаций и конвертов спометкой «лично», вскрываются работниками канцелярии.

2.Регистрация документов позволяет вести точный учеткорреспонденции, контролировать прохождение документа в органевнутренних дел, обеспечивает возможность нахождения документа на любойстадии документооборота.Зарегистрированные документы передаются начальнику органа внутреннихдел, который в тот же день должен рассмотреть поступившуюкорреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а принеобходимости срок и порядок исполнения документа. При определениисрока исполнения документа начальник органа руководствуетсядействующими нормативными актами, регламентирующими порядокрассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, порядок исполнениядругих документов. Так, заявления и жалобы граждан разрешаются в срок доодного месяца со дня поступления в орган внутренних дел; документы,поступающие из вышестоящих органов внутренних дел должны бытьисполнены в течение 10 суток. Однако, исходя из содержания документа,общей загруженности сотрудника, которому поручается его исполнение, идругих обстоятельств, начальник органа может установить и более сжатыесроки исполнения документа.

Руководитель, определяя порядок исполнения документа, нетребующего дополнительной проверки, сам принимает по нему решение,исполнение которого поручается соответствующему сотруднику органавнутренних дел. Если принятие решения требует дополнительныхпроверочных действий, руководитель поручает их производствоподчиненному сотруднику, определяя общую направленность этих действий.При этом указание руководителя не должно содержать окончательного

22

решения по документу. В противном случае утрачиваются объективность ицелесообразность последующих проверочных действий.

В резолюции, которая выполняется на свободном от текста местепервого листа документа, руководитель отражает результаты рассмотрениядокумента.

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию.Работник канцелярии отражает в регистрационном журнале, в которомзарегистрирован рассмотренный документ (в регистрационной карточке илиЭВМ), содержание резолюции руководителя и вручает документисполнителю под расписку в этом журнале.

Задание-проблема:Установить основной алгоритм действия сотрудника ОВД при

исполнении исходящего документа, с момента подготовки до момента егоотправки.

3.Исполнение документа как стадия документооборота выражается вподготовке исполнителем нового документа (например, рапорта, ответногописьма), в его техническом изготовлении (печатании, размножении); принеобходимости производятся визирование, согласование подготовленногопроекта документа и его подписание руководителем органа.

Исполнение документов может заключаться в выполнениипроверочных действий, в исполнении содержащихся в документепредписаний и в совершении иных действий, выходящих за рамкиделопроизводства.

Исполнитель, выполнив предписание, содержащееся в документе илирезолюции, в случаях, когда исполнение документа не требует подготовкиновых документов, может сделать отметку об исполнении на документе вформе справки, в которой указывается, что выполнено исполнителем подокументу. Об исполнении документа докладывается руководителю,который подписывает ответное письмо (если оно составлялось), а надокументе производит надпись "в дело", что является свидетельствомокончания стадии исполнения документа. Исполненные документы сдаютсяв канцелярию для отправки или хранения.

4.Отправка корреспонденции включает в себя следующие операции:регистрация документа в журнале учета исходящей корреспонденции;проставление регистрационного штампа на отправляемом документе, вкотором указывается исходящий номер документа и дата его отправки;написание на конверте адреса; вложение документа в конверт; составлениереестра и сдача корреспонденции на предприятие связи. Все указанныеоперации по отправке корреспонденции выполняются работникамиканцелярии.

Задание-проблема:

23

Предложить способы хранения документов, сроки хранения которыхистекли, но необходимые по содержанию для дальнейшей работы.

5. Хранение документов предполагает их систематизацию,обеспечение сохранности и возможности последующего их использования.

Систематизации исполненных документов служит номенклатура дел,утверждаемая ежегодно начальником органа внутренних дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированныйсписок наименований дел органа и его структурных подразделений,подлежащих заведению в наступающем году. Этот список охватывает весьобъём документации, подлежащей хранению в органе внутренние дел суказанием сроков ее хранения.

В каждом органе, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел,заводятся дела, в которых систематизируются подлежащие хранениюдокументы.

Делом называется совокупность документов, относящихся, копределенному участку (направлению) деятельности органа внутренних делс указанием, наименования, номера по номенклатуре, грифа секретности,даты заведения и завершения, количества содержащихся в нём листов исрока хранения.

Документы внутри дела систематизируются в хронологическомпорядке. В каждое дело подшивается 250-300 листов. Если число документовпревышает этот объем, то заводится второй том дела с тем же номеромноменклатуры. Законченные дела подшиваются и скрепляются сургучнойпечатью.

На оперативном хранении у секретаря, находятся дела, срок хранениякоторых не превышает трех лет. При более длительном сроке хранения они втечение первого года хранятся у секретаря, а затем передаются на хранение вархивы МВД, УВД.

Дела, заводимые в канцелярии органа в соответствии с номенклатуройдел, следует отличать от уголовных и других дел, находящихся впроизводстве следователей, оперативных уполномоченных уголовногорозыска, службы БЭП и др.

Изъятие документов, помещенных (подшитых) в дела, производится поразрешению начальника органа внутренних дел (секретариата МВД, УВД).Вместо изъятого документа в дело помещается карточка-заместитель, вкоторой указывается, какой документ, на скольких листах, кем и когда изъят,куда, срока хранения, приобщен или отправлен.

Дела подлежат уничтожению по истечении срока хранения. Экспертнаякомиссия органа внутренних дел отбирает такие дела, составляет акт,утверждаемый начальником органа, который направляет в МВД, УВД. Сразрешения последнего производится уничтожение дел.

Одним из важнейших условий рациональной организациидокументооборота в органах внутренних дел является быстрое прохождение

24

документов по всем стадиям документооборота. Этому служит, преждевсего, разработка рациональных схем прохождения: документов, которыеисключали бы дублирование операций по регистрации, обработкедокументов в структурных подразделениях органа внутренних дел, излишниесогласования, визирования документов.

Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроковисполнения документов, является контроль, который осуществляетсяначальником органа внутренних дел, руководителями подразделений иработниками канцелярии. Последние ежедневно по регистрационнымжурналам (карточкам) выявляют документы, не исполненные кустановленному сроку, докладывая о них руководителю органа внутреннихдел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый(специальный) контроль. К ним относятся документы, поступившие изорганов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел,обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия,запросы депутатов, повторные жалобы, заявления граждан и некоторыедругие.

В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечнитаких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальныйконтроль принимает начальник органа при рассмотрении корреспонденции.Это решение оформляется проставлением на документе штампа "Взято наконтроль" или индекса "К" на левом поле первого листа документа. Всоответствии с этим решением работниками канцелярии на документзаполняется карточка, которая помещается в контрольную картотеку.Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную картотеку,напоминают исполнителям за один - два дня до истечения срока онеобходимости своевременного исполнения документа. О неисполненныхдокументах, находящихся на особом контроле, работники канцеляриидокладывают руководителю органа внутренних дел.

Вопрос №2Организации документооборота в органах внутренних дел РФ

Задание-проблема:Выявить разницу организации документооборота несекретных

документов, с документами, имеющих грифы ограничения, т.е.положительные и отрицательные стороны регистрации, учёта и хранения.

Организация документооборота заключается в соблюдении правил, всоответствии с которыми происходит движение документов в организации,учреждении.

25

Объем документооборота определяется общим количествомдокументов, поступающих в организацию или созданных в ней заопределенный период.

Организация документооборота в системе органов внутренних делосновывается на требованиях нормативных актов МВД России.

Инструкция по делопроизводству (приказ МВД РФ от 20.06.2012 г.№615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в системе органоввнутренних дел Российской Федерации) устанавливает системуделопроизводства в органе внутренних дел, порядок работы с документами,основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотренияобращений граждан.

Табель документов – это перечень форм документов, необходимых идостаточных для реализации функций и задач органов внутренних дел. Приэтом запрещается создавать документы, не утвержденные табелем. Новыеформы вносятся в табель в строго установленном порядке.

Альбом форм документов (разрабатывается на основе табеля формдокументов) – это сборник прошедших унификацию формуляровдокументов, т.е. образцов применяемых управленческих документов, вкоторых приведено строго определённое расположение реквизитов, а текстприведён к трафаретной, анкетной или табличной форме.

Номенклатура дел – это систематизированный переченьнаименований дел, заводимых в организации (органе внутренних дел), суказанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется при построении информационно-справочной системы для документов, т.к. содержит исчерпывающийперечень наименований дел, в которых должен найти место любойуправленческий документ. Номенклатура дел утверждается начальникоморгана внутренних дел и вводится в действие с 1 января. Следовательно,номенклатура дел – это разновидность управленческого решения,посредством которого обеспечивается система формирования дел и хранениядокументов.

В номенклатуре дел указывается:- наименование раздела для каждого дела, которое соответствует

структурному подразделению либо одному из направлений деятельностиоргана внутренних дел;

- заголовок для каждого дела, в котором указываются признакидокументов, хранящихся внутри соответствующего дела.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава,содержания и количества документов, образующихся в деятельности органавнутренних дел. В номенклатуру не включаются дела оперативного учёта идела наблюдательного характера. Для таких, а также других документов сограничением доступа (секретных, совершенно секретных и особойважности) составляется Единая номенклатура особой важности.

Табель документов, альбом форм и номенклатура дел относятся кчислу тех нормативно-методических актов, которые предназначены для

26

организации документооборота. Практика свидетельствует, что в настоящеевремя имеется тенденция усложнения системы организациидокументооборота, кроме того, происходит рост объёма различныхдокументов. В этой связи возникает очень сложная и важная задача посокращению объёма документооборота и его организации на научной основе.

В делопроизводстве выработан научный подход для правильнойорганизации и сокращения документооборота.

Его основными правилами являются:1. Прямоточность движения документов (исключение потерь времени

на возвратные движения) – обеспечивается разработкой схем прохожденияосновных управленческих документов в структуре органа внутренних дел.

2. Ритмичность движения документов (сокращение любых «простоев»)– обеспечивается обязательным контролем этапов движения документа.

3. Единый порядок движения однотипных документов обеспечиваетсяприменением Табеля форм документов.

4. Выполнение стандартных документационных операций над всемидокументопотоками (максимальное сокращение инстанций на маршрутедвижения документов) – обеспечивается организацией делопроизводства всоответствии с ведомственной Инструкции по делопроизводству.

Основные документопотоки в органах внутренних дел – входящие,исходящие и внутренние. Входящие и исходящие имеют, как правило,стабильные маршруты движения. Сложнее регламентировать схемыдвижения внутренних документов, которые составляют значительный объемдокументооборота и обычно не имеют постоянных маршрутов своегодвижения. Именно внутренние документы более всего нуждаются взначительном сокращении.

Одновременно с этим при организации делопроизводства необходимовыделять информацию, касаемую признака документа, которая позволяетхранить документы упорядоченно (систематизировано). Одним из такихпризнаков является документопоток. Он образуется в процессе движениядокумента между двумя структурами управления. Это простейший признаксистематизации документов. В одном документопотоке объединяютсядокументы разных видов. Общим для них является направление движениядокументов.

Задание-проблема:Определить какие причины могут повлиять на документопотоки

входящих и исходящих документов.

Исходя из системы отношений, как правило, выделяют три основныхдокументопотока:

1. Исходящие документы – создаются в органе внутренних дел ипредназначены для отправки в адрес других органов, организаций,учреждений.

27

2. Входящие документы – приходят на почтовый адрес (по факсу,нарочным и т.п.) органа внутренних дел.

3. Внутренние документы – не предназначены для отправки в другиеорганизации и или учреждения. Они служат для решениявнутриорганизационных вопросов.

Отчеты по объему документооборота в органах внутренних делсоставляются ежеквартально. Общий объем входящих, исходящих ивнутренних документов подсчитывается на основе их учёта (регистрации) повсем подразделениям МВД России. При этом учитывают только оригиналыуправленческих документов. Письма граждан, копии и дубликатыдокументов не учитываются. Отчеты по объему документооборота являютсяпредметом анализа в органах внутренних дел (и аппарате министерства) исодержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление, аименно:

1. Выявлять закономерности в колебаниях объема основныхдокументопотоков в структуре органов внутренних дел.

2. Выявлять организационные просчеты в работе с отдельнымигруппами документов.

3. Оптимизировать маршруты движения документов.4. Совершенствовать делопроизводство и его отдельные

технологические участки (структуру секретариатов и функции егоперсонала).

5. Рассчитывать штаты отдельных организационных структур,непосредственно обслуживающих документопотоки.

Для организации документооборота особую роль играетрегистрация документов в секретариатах, которая решает вделопроизводстве следующие задачи:

1) учёт документов (присвоение регистрационного номера);2) контроль над всеми документопотоками (отслеживание всех этапов

движения документа);3) установление срока исполнения документа;4) справочная работа по регистрационной базе данных и

предоставление информации о зарегистрированных документах.В органах внутренних дел применяется журнальная, картотечная и

автоматизированная формы регистрации.Журнальная – это наиболее простая форма. По этой форме

регистрация ведется в хронологическом порядке поступающих документов.Её недостатком является трудоемкость, а также сложность поиска документав случае, если не известна дата регистрации.

Картотечная форма основана на ведении специальных контрольныхкарточек для формирования нескольких картотек: сроковая картотека (подате регистрации); номинальная картотека (по наименованию документов);

28

справочная картотека (из карточек исполненных документов). Достоинствотакой формы – лёгкость поиска документов по картотекам; недостаток –сравнительно высокая трудоёмкость заполнения карточек.

Автоматизированная – ведётся с помощью средств вычислительнойтехники, которые позволяют связывать в системе управления базами данных(СУБД) регистрационные электронные карточки и соответствующие имполнотекстовые файлы (документы в их электронном виде).

Помимо ведения учёта документов, секретариаты также организуютконтроль над этапами движения документов в структуре органа внутреннихдел. В основе такого контроля лежат сроки исполнения документов. Онимогут определяться различными путями. В частности, срок исполненияконкретного документа может определяться законодательством (например,для заявлений о преступлениях), содержаться в самом документе (какправило, в распорядительных), либо его назначает руководитель органавнутренних дел в своей резолюции. Отдельные резолюции указываютконкретный срок исполнения. При этом могут указываться резолюции:«Срочно» – документ должен быть исполнен в срок не более 3-х суток; «Вкратчайшие сроки» либо «Оперативно» – означает срок исполнения втечение 10 дней. В целях организации контроля исполнения документовработник секретариата фиксирует в регистрационной формесоответствующую дату контроля. Практика деятельности служб ДОУсвидетельствует, что наиболее чёткий и объективный контрольосуществляется при использовании автоматизированной базы данных.

На основе этих документопотоков работники секретариатов(канцелярий) производят регистрацию документов по трём основным видамучётов. В каждом из них следует выделять также и дополнительные признакидокументов. Такой подход позволяет:

- идентифицировать каждый документ, т.е. относить его копределённому подразделению либо участку работы;

- группировать однотипные документы в дело для хранения;- проводить быстрый поиск любого документа, который

зарегистрирован в органе внутренних дел.Выделение подобных дополнительных признаков документов должно

производиться в секретариатах оперативно, по реквизитам документа. Впротивном случае пришлось бы тщательно изучать содержание всехдокументов, проходящих регистрацию, что крайне снизило бы оперативностьделопроизводства.

Задание-проблема:Выявить признаки группировки документов в делах имеющих грифы

ограничения.

29

Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены ипризнаки группировки документов в дела. К таким признакам относят:номинальный, хронологический, предметно-вопросный, авторский,корреспондентский, географический, экспертный.

Номинальный признак предполагает группировку в одно делодокументов одного наименования; например: приказы, протоколы, акты ит.д.

Хронологический признак объединяет документы одного временногопериода; например: планы работы за 1-е полугодие.

Предметно-вопросный признак предполагает объединение в однодело документов по одному вопросу (предмету); например: документы построительству, документы по служебной подготовке и др.

Авторский признак берется за основу, когда в дело объединяютсядокументы одного автора; например: работа постоянно действующейкомиссии, документы вышестоящего органа, должностного лица и т.д.

Корреспондентский признак основан на выделении документов попереписке с определённым корреспондентом; например: переписка с органомматериально-технического снабжения.

Географический признак указывает общность документов,соответствующих одному административно-территориальному образованию;например: переписка с районными подразделениями.

Экспертный признак указывает общий срок хранения документов водном деле, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

Для систематизации документов по делам на практике используетсянесколько признаков. Признаки группировки документов отражаются взаголовке каждого дела. Например, Дело: «Приказы начальника ОВД за2008 г.» содержит номинальный, авторский и хронологический признаки. Накаждом из таких дел должен быть указан срок хранения – экспертныйпризнак.

Соответствие между составом документов, образующихся в процессеуправления, и номенклатурой дел должно ежегодно проверяться экспертно-проверочной комиссией органа внутренних дел. Состав этой комиссииутверждается начальником органа внутренних дел. Если комиссияустанавливает, что состав документов соответствует действующейноменклатуре, то последняя не изменяется на очередной год. Вместе с темноменклатура дел должна утверждаться не реже одного раза в пять лет.

Дела формируются по установленным в секретариатах правилам по ихнаименованиям после окончания исполнения документов. Основанием длясписания документа в дело является резолюция начальника органавнутренних дел, который должен указать в какое дело подлежит списаниюисполненный документ. Сроки хранения дел указаны в ведомственномТиповом перечне документов и исчисляются с 1 января после окончания года

30

текущего делопроизводства. Разделяют временный срок хранения дел (до 10,более 10 лет) и дела постоянного хранения.

Хранение документов и дел в текущем делопроизводстве допускаетсядля переходных дел (например, дела с плановыми и отчётнымидокументами), а также для дел с трёхлетним сроком хранения документов.Оно имеет двойное содержание, ибо, помимо собственно хранения, включаетв себя информационно-справочную работу с документами.

Первое заключается в обеспечении сохранности дел и документов, дляэтого дела должны храниться в металлических шкафах, и доступ к нимимеют только ответственные за хранение работники секретариата. Второе – ввозможности обеспечить сотрудников необходимой для них информацией опредыдущей деятельности и её условиях.

Правила хранения документов, дел, а также бланков документов,печатей и штампов устанавливается Инструкцией по делопроизводству ворганах внутренних дел. Например, бланки с воспроизведениемГосударственного герба называются гербовыми бланками, изготовляютсятипографией МВД России и являются бланками строго учёта. Они имеютучётные номера и должны храниться в металлических шкафах. Ихприменение учитывается в специальной учётно-регистрационной форме(журнале). Испорченные гербовые бланки сдаются лицу, ответственному заих учёт.

Текущее хранение дел предусматривает возможность пользованиядокументами как информационно-справочными материалами. До завершениядела (в период его формирования) имеющиеся в нём документы могутизыматься для пользования ответственным за хранение работником. Наместо изъятого документа закладывается лист-заместитель. Послезавершения дела (подшивки документов) необходимый документ выдаетсявместе с делом, на место дела ставится карта-заместитель. Лист-заместительи карта-заместитель содержат запись о дате и сотруднике, который взял вовременное пользование документ или дело.

По окончании текущего года сформированные и оформленные вустановленном порядке дела подлежат сдаче в архив. Этап подготовки дел ксдаче в архив является заключительным в цикле движения документов. Приинформационных центрах МВД, ГУВД, УВД действуют отделы (отделения)специальных фондов (спецфонды), которые осуществляют приём и хранениедел управленческого делопроизводства, а также дела специальногоделопроизводства.

В подготовке дел к передаче в спецфонд участвуют как работникисекретариатов, так и экспертно-проверочной комиссии. Основными задачамитаких комиссий являются:

1. Проведение экспертизы научной и практической ценностидокументов, передаваемых в спецфонд (ценность документа отражается всроке его хранения).

2. Проверка полноты и правильности систематизации документов вкаждом деле (томе).

31

3. Оформление дел в соответствии с требованиями спецфонда.На оформленные к сдаче в ведомственный спецфонд дела составляются

описи, которые служат основным учётным и справочным средством вархивном делопроизводстве, на этом этапе выделяются дела дляуничтожения, срок хранения которых истёк по состоянию на 1 январяочередного года.

Деятельность специальных фондов Министерства внутренних делрегулируется системой законодательных и нормативно-методическихдокументов. Базовым законодательным актом являются Основызаконодательства Российской Федерации об архивном фонде РоссийскойФедерации и архивах; а также ведомственный нормативно-методический акт– Инструкция по архивной работе в органах внутренних дел, утверждаемаяМВД России.

Для документационного обеспечения управления в органах внутреннихдел особую роль имеет системность нормативно-правового регулирования.Задачи, которые решает делопроизводство в системе МВД России, должнысоответствовать, с одной стороны, специфике оперативно-служебнойдеятельности, а с другой – общим принципам демократизации и защиты,прав человека в современном обществе. Проведение такой политики всистеме органов внутренних дел обеспечивает неукоснительное соблюдениепринципов гласности и законности, установленных в Законе «О милиции».Открытость и доступность информации, содержащейся в ведомственныхдокументах, является одной из конституционных норм и принципиальнымположением Федерального закона «Об информации, информатизации изащите информации». Одновременно в деятельности органов внутренних делнедопустимо нарушение положений Закона Российской Федерации «Огосударственной тайне».

Соблюдение данных требований в практической деятельности органоввнутренних дел воплощается в задачах, которые призваны решатьсекретариаты. Эти сложные и ответственные задачи требуют постоянногоконтроля со стороны руководящего состава органов внутренних дел, в томчисле тщательной нормативной регламентации отдельных аспектов работысекретариатов и канцелярий, а также должностных обязанностей работниковэтих структурных подразделений органов внутренних дел. Чёткоевыполнение обязанностей, профессионализм работников секретариатовсоздают условия для эффективной управленческой деятельности.

Заключение

В целом совершенствование делопроизводства является одним изважных направлений развития МВД России. Одним из путей такогосовершенствования является переход на безбумажные технологииделопроизводства посредством автоматизации процессов управления.

32

Работа с документами всегда требовала больших трудозатрат, асовершенствованию документационных операций препятствовала низкаяпроизводительность ручного труда, преобладавшего до недавнего времени вделопроизводстве. Применение современных компьютерных средствспособствует развитию документационного обеспечения управления, а такжепереходу информационного обеспечения в системе органов внутренних делна качественно новый уровень.