Office365概要と活用方法の実例紹介

ヒーロー島 バレンタイン スペシャル

2014 2014年1月11日

ごあいさつ

目代昌幸（もくだいまさゆき）

株式会社エクシード・ワン 鍵戸締り役

仕事：Office365Room.comで情報発信担当

http://www.office365room.com

Office365勉強会主催者

専門：Office365相談窓口、Facebook担当

Office365MVP 2014年1月～2014年12月

今回の内容

Office365概要の紹介

各機能のお話

おすすめプラン

中小企業がOffice365を導入するときの注意点

使い方の提案

実際に当社で、もしくはお客様での利用方法を紹介

Office 365 を構成するサービス

4

Office 365 ProPlus

Lync Online

Exchange Online

SharePoint Online

Office 365 ProPlus

5

Exchange Online

6

Lync Online

7

SharePoint Online

8

ExchangeやLync、Officeがそのままでも使えるのに対して、SharePointOnlineは「プラットフォーム」です。

「プラットフォーム」ということは、何もないまっしろなキャンパスが広がっている状態です。そこで動くなにかしらのプロセスを独自に構築する必要があります。

SharePointOnline 【だけ】 ではなく、組み合わせで活用するようにしましょう。【＊＊＊＊＊】＋SharePoint という使い方で便利に使いましょう

プランの注意Small Business

Small Business Premium

Midsize Business

Enterprise １ Enterprise ３

Office365ProPlus

なし あり あり なし あり

対象人数 １～25名 １～25名 １～300名 １～10万名 １～10万名

メールボックスサイズ ----------------------- 50GB -----------------------

サイトコレクション数 １ ２０ 300

SharePoint容量 -------会社全体で10GB ＋ アカウント数ｘ500MB------

OneDrive for Business 容量

----------------------- 25GB -----------------------

サポート 基本的に無し平日の9:00-

17:3024h/265Dの電話サポート

1アカウント価格(月額換算)

490円 1,250円 1,230円 660円 1,800円

VS GoogleApps GoogleAppsでよくない？

GoogleAppsと比べたら？

いつでも、どこでもメールが使えて、情報共有基盤として使えるクラウドサービス導入検討時に、比較対象となるGoogleApps我々中小企業はどちらのサービスを選択するのが正しいのか検討してみましょう

vs GoogleApps (1) サポート

Office365• 日本マイクロソフト株式会社の直接サポート

• パートナーベンダーの独自サポートもある

• 対応時間Small Business ：重大事故のみMidsize Business ：営業時間内Enterprise ：24/365

GoogleApps• Googleの直接サポートは無し

• パートナーベンダーの独自サポートのみ（ベンダーからアメリカGoogleに問い合わせている模様）

• 対応時間はベンダーによる

vs GoogleApps (2) 使い勝手

Office365• Outlookがそのまま使える

→日本企業の多くで採用「日経225銘柄企業の60%でOffice365が利用されています」

http://blogs.technet.com/b/bpj/archive/2013/12/24/office-365-is-used-in-60-percent-of-nikkei-225-companies.aspx

• Exchange＆Outlookの機能が十全に使える

• PCソフトベースなのでWindows必須→Outlook,Excel,OneNote …etc

GoogleApps• Gmailがそのまま使える

→Web系企業やベンチャーなどで多く採用

• メールにフォルダの概念が無いので振り分け出来ない

• ブラウザベースなのでmacでも問題なし→Chromeブラウザ

vs GoogleApps (3) 機能

Office365• 50GBのメール容量

• Officeファイルがそのまま使えるローカルパソコンにインストールされたOffice

• SharePointOnline

GoogleApps• 25GBのメール容量

• ブラウザ上でOfficeファイルを編集Google独自のファイルフォーマットに変換される

• GoogleSitesアプリ

両社ともに標準的なアプリはあるが、すぐに日本企業の業務に適合するようなアプリはちょっと…^^;

アプリケーションベンダーも開発には二の足を踏んでいる状況のようです。「クラウドプラットフォームを使ったアプリを開発しても、いきなりバージョンアップがされるので、開発対応期間が取れない。そんなリスクは負いたくない」

vs GoogleApps (4) 契約等

Office365• 24,250円以下はクレジット決済必須

24,250円以上は請求書払い可能

• ただし、目的にプロモーションは含まれない。Office365やAzureなどの企業向けサービスは対象外。

GoogleApps• 請求書・クレジット払い選択可能

• Googleは統合プライバシーポリシーのため、無料版のサービスと同じ利用規約がビジネス向けサービスにも適用されます。

• 両社ともに利用規約上、改善等サービス向上に寄与する目的でユーザーデータを利用するとされています。

vs Google Apps まとめ

日本法人のマイクロソフト本社がサポートする。GoogleAppsはGoogleはユーザーサポートをしません。サードベンダーのみのサポートです。（電子メール、Small Business以外のプランは）マイクロソフトの回数無制限のサポートが価格に含まれています。

多くの「企業」に導入された実績GoogleはベンチャーなどWeb系企業や個人の導入がほとんどです。→「Office365 導入事例」で検索してください。

「マイクロソフトOfficeが使えること」こそが重要です従業員の教育コストが不要です。 MS-Officeは日本のパソコンの9割にインストールされていると言われています。

特別なソフトを使用せずに、直接Outlookのメールがクラウドとすべてのデータが同期されるGoogleAppsはOutlook同期専用ソフトウェアが必要。

メール内容をサービス提供者が閲覧していないGoogleAppsはメールの内容を機械的に検索し広告表示の参考にしています。 書籍も参考にしてください。

サイボウズは？

ポータル機能以外のウリがOffice365にはたくさんあるし（滝汗

「日本企業向けの社内ポータル機能の使いやすさ」ではおそらく最強だと思います。

でも、Exchange＆Outlookの便利さやWindowsとの親和性など総合面ではOffice365が良いと思います。

活用事例

メールは分かる、

Officeはインストールしてる、

LyncもSkypeと同じWeb会議だよね、

SharePoint って何ですか？

「Office365導入したけど、メール以外使ってないんだよね」という方向けのお話をします。

SharePoint のサイト構成について少し説明

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SharePoint Online Webサイトです。その構成はいくつもの階層構造で管理されています。「サイトコレクション」「サイト」「コンテンツ（Webパーツ）」という構成です。用途ごとにサイトコレクションやサブサイトを作成して、それぞれのサイトにアクセス権限を設定することができます。Webポータルサイトを複数個、階層的に作成できるイメージです。※Small Business プランはサイトコレクションがひとつしか作れません。

社内ポータル サイトコレクション

サブサイト

WebパーツWebパーツ

Webパーツ

サブサイト

WebパーツWebパーツ

Webパーツ

サブサイト

WebパーツWebパーツ

Webパーツ

トップレベルサイト

WebパーツWebパーツ

Webパーツ

サイトコレクション単位で公開サイトを作ったり

用途ごとにサイトコレクションを分けて運用したり

公開Webサイト

外部ユーザーとの共有など、用途別のサイト

【ポータルサイト】＋ SharePoint

いちばん簡単な利用方法社内向けのお知らせ掲示板などを掲載

社内カレンダー→Outlookカレンダーに重ねて表示

全社スローガンの掲示 顧客住所録等公開リスト ディスカッション掲示板

→社内MLでは過去履歴を追えないので、後からでも参照、検索できるように掲示板を運用する

社内テンプレートファイル置場 社内公式利用の外部Webサービスへのリンク 社内ルールのwiki化

【ドキュメント管理】＋ SharePoint

定番の利用方法サブサイトをフォルダーに見立てて、ドキュメントをクラウドからでも見えるように共有します

サブサイト毎にアクセス権限の設定が可能なのでファイルサーバーのように運用も可能

※サイトコレクション単位の容量制限100GBに注意

OneDrive for Business でエクスプローラと同期

ブラウザでなくてもファイル操作が可能ネットワークドライブみたいに使えます

全体で100GB

【社内業務】＋ SharePoint

ワークフロー（ちょーーーっと作り込みが必要）複雑なフローは無理ですが、ドキュメントを添付しつつ社内ワークフローを作りこむことが可能です。

リストの活用顧客管理台帳、社員住所録など、作成したリストはExcelにエクスポートも出来ます。

※運用まで含めて、社内ＳＥの開発が必要。

【社外との情報共有】＋ SharePoint

外部共有サイトの活用

サブサイト毎に独自のアクセス権限を設定外部ユーザーのメールアドレス単位で招待します。

タスクを共有したり、ディスカッション掲示板でログを残したり仕様書や設定書ファイルを共有します。共通ルールや契約内容をwikiに記載していつでも確認できるようにすることが出来ます。

Excelの課題管理表や対応履歴表を共有しても良いですが、「Excelの起動」という1Stepが必要になるので、1歩進んで、課題管理リストを作成し一覧性をアップすると使いやすいです。

→当社の実例をデモ特定顧客向け、情報交換サイト新入社員向け入社前情報交換サイト

社外ユーザー向けサイトコレクション

Ａ社と共有 Ｂ社と共有 Ｃ社と共有

【OneNote】＋【Lync】＋ SharePoint

いちばんおすすめの利用方法協力会社様とのプロジェクトの打ち合わせを実際にしています。

1. Outlookのスケジュール登録で先方に会議招集依頼→会議召集メール本文にSharePointサイトとOneNoteのURLを記載

2. SharePointOnlineのドキュメントライブラリにプロジェクトで使うファイルを共有3. 事前にOneNoteにアジェンダを書き込み

→主催者だけがアジェンダを書くのではなく、「確認すべき項目」を各自が記載

4. 時間になればLyncを起動してWebカメラで顔を見ながら会議5. 打ち合わせで決まったことなどは、すぐにOneNoteに書く

→そのまま議事録として残す

6. 次回打ち合わせも、前回のノートに追記することでタスクの消化漏れを防ぐ

【OneNote】の紹介イチオシの製品ですOneNoteはクラウド共有に適したノートアプリです（EverNoteみたい）同時書き込み＆リアルタイム更新がされるので、複数人で共有するアイデア落書き帳に最適！

ノート電子化のメリット・複数のノートを持ち歩かなくてよい・ノート全体を検索することがもちろん可能・文章の切り貼り、ノート間でのページの移動も可能・参考Webサイト等へのリンクはもちろん、メールアイテムの添付、音声、動画の録音も可能・各種端末（Windows8タブレットストアアプリ、Android、iPhone,iPad,Windows8Phone）すべてあります

こんな使い方・アイデアノート・打ち合わせノート：メモ帳のように縦方向への記述だけでなく、横にメモを追加したり簡単にできる

最初にレジュメを準備しておき、レジュメの間に決定事項などを書くだけで議事録として使える・手順書：PCで手順を作成し、そのままタブレットで手順を参照しながら作業できる。

もし、記載ミスがあっても、その場で更新できる

Office365を使って快適なオフィスワークを実現しよう！

「全員の顔が見える」企業規模では、

「社内ソーシャル」とか「社内コラボレーション」とかは、

ITインフラを使う前に、直接会って、会話するところ

から始めればよいので、大企業向けのOffice365

の事例は合わないかもしれません。

Office365を使って快適なオフィスワークを実現しよう！

でも、手軽に始められる便利機能がたくさんあります

もしまだPOPメール使っているのであれば、

Exchange＋Outlookの便利さや、

Windows8＋Office365の便利さを体験してくだ

さい。

Office365の先に何が起きるのか？（妄想

Office365アカウント前提の外部サービスが出てきます

「Facebookアカウントでログイン」とか「Twitterでログイン」という

コンシューマアプリを使われたことがあるともいます。

企業向けアプリもWebサービスアカウントに紐づけてログインする、

つまり、Office365アカウントと連携することで

利用するサービスが増えると予想されます。

Office365の導入、サポート、製品・ソリューション開発を一緒にしてくれる仲間も募集中です。

本作品を複製、頒布、展示、実演することができます。二次的著作物を作成することができます。本作品を営利目的で利用することができます。

ファイル権限デザイナーもよろしくお願いします！

仕事をラクにするためのヒントはあったでしょうか？