Ohjeita eSARA-tiedostojen lähettäjälle

Kelan työnantaja-asiakkaille 2016

Sisällysluettelo

• Palkkaohjelman edellytykset • Lähettäjän edellytykset • Lähetettävät tiedostot • eSARA-tiedostoissa lähetettävät hakemukset • eSARA-tiedostoissa lähetettävät ilmoitukset • Lomakkeet, joita ei voi lähettää eSARA-tiedostossa • Tiedoston lähettämisen vaiheet • Lähettämisessä huomioitavaa • Tarkista lähetys • Virheellisen tiedon korjaaminen • Uusi palkkailmoitus (XML-tiedosto)

2

Palkkaohjelman edellytykset

• Palkkaohjelmaan tulee olla toteutettu ns. eSARA-toiminnallisuus • Y17- ja SV18-paperilomakkeita vastaavat tiedot

• Kela vastaanottaa eSARA-tiedostoja • Peräkkäistiedoston muodossa, versiot 3.6 ja 3.7 • XML-muotokieltä käyttäen, versio 1.0

• Peräkkäistiedostoa käyttävä eSARA-sovellus siirrettävä XML-muotokieleen lähivuosina • 3.6 –version vastaanotto lopetetaan keväällä 2016 • 3.7 –versiolla voi edelleen lähettää muita kuin

osakuntoutusrahan hakemuksia

3

Lähettäjän edellytykset

• Lähettäjällä tulee olla • ns. vahva Katso-tunniste ja • Työnantajaorganisaation valtuutus ja • Kelan Katso-rooli ”Hakemukset, maksut ja päätökset”

• Työnantajaorganisaation Katso-pääkäyttäjä voi myöntää valtuutuksen ja roolin myös toiselle organisaatiolle, esim. tilitoimistolle, joka voi siirtää valtuutuksen Katso-tunnisteelle

• Lue lisää Katso-tunnisteen luomisesta ja valtuutuksen myöntämisestä www.yritys.tunnistus.fi

4

eSARA-tiedostoissa lähetettävät hakemukset

• eSARA-tiedostoissa voi hakea työnantajalle seuraavia etuuksia (suluissa etuutta kuvaava koodi) • Sairauspäivärahaa (01) osasairauspäivärahaa (02),

tartuntatautietuutta (07) ja luovutuspäivärahaa (08) • Äitiys-, isyys- ja vanhempainpäivärahaa (03) sekä

erityisäitiysrahaa (04) • Kuntoutusrahaa (05) Nämä haetaan työnantajalle ilmoittamalla poissaoloajan

palkan eSARA-lomakkeella (esim. HakemusY17) • Lomakustannuskorvausta

− Korvaus vanhempainpäivärahan ajalta kertyneistä vuosilomakustannuksista (SV18-lomake)

5

eSARA-tiedostoissa lähetettävät ilmoitukset

• eSARA-tiedostoissa voi lähettää ilmoituksia etuuskoodeilla 01 - 08 • Hakemukseen esitettävät ns. 6 kuukaudet työtulot • Palkaton poissaolo • Lähetettyyn hakemukseen liittyvä lisäselvitys

(lomakkeeseen muodostetaan vain Lisätieto-tekstikenttä) • Lomakustannuskorvaukseen (SV18) liittyvän lisätiedon voi

toistaiseksi vain peräkkäistiedostomuodossa

6

Lomakkeet, joita ei voi lähettää eSARA-tiedostossa

• Seuraavat lomakkeet voi lähettää sähköisesti Kelaan vain Työnantajan asiointipalvelussa (kela.fi) • Osakuntoutusrahaa koskeva hakemus • Ilmoitus osa-aikatyön sopimuksesta vanhempainpäivärahaa

varten • Ilmoitus osa-aikatyön sopimuksesta osasairauspäivärahaa

varten • Työskentely ulkomailla • Todistus työajasta lastenhoidon tukea varten

7

Palkkaohjelman edellytykset – eSARA-toiminnallisuus 11/2015

8

Palkkaohjelma Peräkkäistiedosto 3.7 XML versio 1.0

CGI Fenix x CGI Hijat x CGI Palkat x CGI Satus ja Sonet x CGI Pegasos x Mepco x Personec F ja W x EmCe x CGI Populus x CGI Prima x

Lähettäjän edellytykset

• Voit lähettää tiedostoja, jos sinulla on • ns. vahva Katso-tunniste • työnantajaorganisaation valtuutus • Kelan Katso-rooli ”Hakemukset, maksut ja päätökset”.

• Olet voinut saada valtuutuksen suoraan työnantajan Katso-pääkäyttäjältä tai sen organisaation Katso-pääkäyttäjältä, jolle työnantaja on myöntänyt valtuutuksen.

• Lue lisää Katso-tunnisteen luomisesta ja valtuutuksen myöntämisestä www.yritys.tunnistus.fi.

9

Lähettävät tiedostot

• Voit lähettää kerralla haluamasi määrän tiedostoja. • Voit koota yhteen tiedostoon haluamasi määrän

lomakkeita/tietueita yhdeltä tai useammalta työnantajalta, joilta valtuutus on myönnetty.

• Lähetetty tiedosto näytetään Ilmoitin.fi:n Arkistossa - Lähetetyt tiedostot näytetään Ilmoitin.fi-palvelussa vain

lähettäjälle Lähettäminen kannattaa aloittaa pienistä

tiedostoista. Sovi organisaatiossasi, kuka/ketkä lähettävät

tiedostoja. 10

Tiedoston lähettämisen vaiheet

• Jos palkkaohjelmaan ei ole toteutettu rajapintasovellusta, kokoa tiedosto ja tallenna se palkkaohjelmassa/organisaatiossa sovitulla tavalla ja lähetä se Ilmoitin.fi-palvelussa seuraavasti 1. Kirjaudu www.Ilmoitin.fi –palveluun 2. Valitse Katso OTP-tunnistautuminen 3. Tunnistaudu henkilökohtaisilla Katso-tunnuksillasi 4. Valitse Aineiston lähetys 5. Tarkasta tiedostojen oikeellisuus 6. Lähetä virheetön tiedosto/tiedostot 7. Tarkista lähetys tarpeen mukaan Arkisto-toiminnolla 8. Tarkista lähetetyt lomakkeet tarpeen mukaan kela.fi:n Työnantajan

asiointipalvelussa

11

Tiedoston lähettämisen vaiheet – Kirjaudu Ilmoitin.fi-palveluun

12

Palveluun voi kirjautua vain Katso-tunnisteella.

Tiedoston lähettämisen vaiheet – Valitse Katso OTP -tunnistautuminen

13

Valitse OTP

Tiedoston lähettämisen vaiheet – Tunnistaudu henkilökohtaisilla Katso-tunnuksilla

14

Kirjaudu-valinnan jälkeen palvelu pyytää henkilökohtaisen

kertakäyttösalasanan.

Tiedoston lähettämisen vaiheet – Valitse Aineiston lähetys

15

Valitse Aineiston lähetys, jos lähetät tai tarkastat eSARA-tiedoston muodollisen oikeellisuuden.

Etunimi Sukunimi

Tiedoston lähettämisen vaiheet – Tarkista tiedostojen oikeellisuus

16

Voit lähettää virheettömän aineiston, tarkistaa useita tiedostoja ja poistaa

tarkistettuja tiedostoja.

Etunimi Sukunimi

Tiedoston lähettämisen vaiheet – Lähetä virheetön tiedosto

17

Lähetä painikkeella tiedosto siirretään Kelan palvelimelle.

Etunimi Sukunimi

Lähettämisessä huomioitavaa – Älä lähetä samaa tiedostoa uudelleen

18

Keskeytä lähettäminen, jos saat tämän ilmoituksen.

Arkistossa näytettävä tiedosto on siirretty Kelaan. Aiemmin lähetetyt tiedostot näytetään vain lähettäjälle.

Etunimi Sukunimi

Lähettämisessä huomioitavaa – Selvitä virheet

19

Avaa virhelistaus ja selvitä virhe. Korjaa virheet palkkaohjelmassa. Yksikin virheellinen lomake estää tiedoston lähettämisen.

Lähettämisessä huomioitavaa – Korjaa virheet palkkaohjelmassa

20

• Virheet korostetaan punaisella • Huomautukset korostetaan keltaisella • Virheen kuvauksessa näytetään se henkilötunnus, jota

koskevassa lomakkeessa on kuvauksen mukainen virhe (XML) • Korjaa virhe palkkaohjelmassa ja kokoa tiedosto uudelleen ja

valitse se Ilmoitin-palvelussa uudelleen tarkistettavaksi.

00000-123A

Tarkista lähetys – Ilmoitin.fi:ssä

21

• Lähetetyt tiedostot näytetään vain lähettäneelle henkilölle.

• Lähetetty tiedosto näytetään Arkistossa heti lähetyksen jälkeen.

• Arkistossa näytettävän tiedoston lähetys on onnistunut.

• Ilmoitin siirtää tiedostot Kelaan.

• Kela siirtää tiedostot etuusjärjestelmiinsä arkipäivisin n. klo 22.30 lukien.

Voit tarkistaa lähetyt eSARA-lomakkeet Työnantajan asiointipalvelusta (kela.fi) työnantajakohtaisesti ja henkilötunnuksittain: 1. Kirjaudu Työnantajan asiointipalveluun Katso OTP -tunnuksella. 2. Valitse työnantaja, jonka nimissä olet lähettänyt eSARA-tiedoston. 3. Valitse palvelussa ”Kirjaudun palveluun työntekijän

henkilötunnuksella”. 4. Valitse navigaattorista ”Aiemmin lähetetyt”. 5. Valitse etuus, josta olet lähettänyt eSARA-lomakkeen. 6. Valitse päivämäärä, jolloin lomake on lähetetty. 7. Tarkista lomakkeen sisältö.

22

Tarkista lähetetyt lomakkeet Työnantajan asiointipalvelussa

Tarkista lähetys - Kirjaudu Työnantajan asiointipalvelu -selainsovellukseen

23

• Jos sinulla on valtuutus usealta organisaatiolta, valitse oikea Y-tunnus.

• Jos sinulla on valitulta organisaatiolta useita rooleja, valitse ”Kirjaudun palveluun työntekijän henkilötunnuksella”.

• http://www.kela.fi/asiointi-tyonantajien-asiointipalvelu

Tarkista lähetys - Valitse Aiemmin lähetetyt

24

1234567-8 Yritys Ky

010101-123A Sukunimi, Etunimi

Voit katsoa työntekijää koskevat saman työnantajan nimissä

aiemmin sähköisesti lähetetyt hakemukset ja ilmoitukset.

Tarkista lähetys - Valitse etuus

25

• Valitse etuus, josta lomake on lähetetty. • Etuuden nimi näytetään, jos lomakkeita on

lähetetty kuluvan tai 2 edellisen kalenterivuoden aikana.

• Valikolla näytetään myös etuudet, joista voi lähettää lomakkeita vain Työnantajan asiointipalvelussa.

1234567-8 Yritys Ky

010101-123A Sukunimi, Etunimi

Tarkista lähetys - Avaa lomake päivämäärän mukaan

26

• Klikkaamalla päivämäärää Pdf-lomake avautuu.

• Luettelossa näytetään myös Työnantajan asiointipalvelussa lähetetyt lomakkeet

1234567-8 Yritys Ky

010101-123A Sukunimi, Etunimi

Tarkista Pdf-lomake

27

Lomakkeen koodi on ESR-alkuinen, jos se on lähetetty eSARA-tiedostona ja ESA-alkuinen, jos se on lähetetty Työnantajan asiointipalvelussa.

010101-123A Sukunimi, Etunimi

1234567-8 Yritys Ky

Etunimi Sukunimi -----------------------------------------------------------------------

Onko työnantajan nimi kirjoitettu oikein? • Nimi saadaan Katso-

palvelusta, jos lomake on lähetetty Työnantajan asiointipalvelun selainsovelluksella.

Ilmoita työnantajan nimi eSARA-tiedostossa samalla tavalla kuin se on kirjoitettu Katso-palveluun.

Tilitoimisto Heinäsirkka

Sirkka Heinä

PL 10

00000 Kaupunki

Tarkista Pdf-lomake – Huomaa Uusi palkkailmoitus –valinnan vaikutus lomakkeen tekstiin

28

-------------------------------------------------------------------------- Uusi palkkailmoitus –valinta on aina vapaaehtoinen, jos palkkaohjelma käyttää XML-muotokieltä. • Jos Uusi palkkailmoitus –

valintaa ei ole tehty eikä päivämäärää ole ilmoitettu, tieto tulkitaan Ei-vaihtoehdoksi, ja päiväraha maksetaan työntekijälle itselleen ilmoitetun palkkajakson jälkeen.

Peräkkäistiedostoa käyttävässä palkkaohjelmassa valita on pakollinen, jos ilmoitettu palkkajakso ei kata koko työstäpoissaoloaikaa.

Kysymykset ja palautteet

• Etuuksiin liittyvät sisältökysymykset Työnantajien puhelinpalveluun 020 692 235 ma-pe klo 9-16

• Lisätietoja: www.kela.fi/tyonantajat • Tilaa uutiskirje Työnantajainfo: www.kela.fi/uutiskirje • Kelan asiointipalveluja koskevat kysymykset

sähköpostitse: esara(at)kela.fi

29