Om det pågående arbeid med standard for arkivering av EPJ Hva med kommunenes behov?

Torbjørn NystadnesHelsedirektoratet, standardiseringsseksjonen

KDRS samling - Trondheim 13. november 2013

Innhold

• Prosjektets mandat• Status for arbeidet så langt• Litt om Norsk helsearkiv• Journalarkitektur for arkivuttrekk• Dokumentasjon av arkivuttrekk• Hva med kommunenes behov?

Revidering EPJ standard

• Del 2: Tilgangsstyring, redigering, retting og sletting– Bakgrunn: En rekke regelverksendringer og da spesielt

helseinformasjonssikkerhetsforskriften– Effektmål: Bedre etterlevelse av regelverket i de e-

helseløsninger som helsesektoren benytter• Del 5: Arkivering

– Bakgrunn: Etablering av Norsk helsearkiv– Effektmål: Gjøre det mulig for virksomheter i

spesialisthelsetjenesten å avlevere EPJ til Norsk helsearkiv• Prosjektperiode: 1. mars 2013 - 30. mai 2014

EPJ standard del 5: Arkivering

• Ferdigstilling av EPJ standard del 5 ble i sin tid utsatt i påvente av en beslutning om etablering av Norsk helsearkiv– Denne kom i 2009, og et nybygg for Norsk helsearkiv skal

stå klart på Tynset innen utgangen av 2016• Virksomhetene i spesialisthelsetjenesten pålegges å

avlevere morsjournaler til Norsk helsearkiv• Dette prosjektet skal utarbeide nødvendige

standarder for å kunne produsere arkivuttrekk av morsjournaler fra spesialisthelsetjenesten

Om arbeidet med del 5

• Arbeidet utføres i nært samarbeid med Norsk Helsearkiv (NHA)– Vedtatt endring i spesialisthelsetjenesteloven pålegger

virksomhetene å avlevere morsjournaler til NHA – Forskrift med nærmere krav under utarbeidelse

• Sentralt innhold i standarden– Format for overføring av komplett EPJ til NHA– Funksjonelle krav for produksjon av arkivuttrekk– Krav til dokumentasjon av innhold i arkivuttrekk

Hva med kommunenes behov?

• Mandatet er avgrenset til NHA sitt behov• Den grunnleggende EPJ standard gjelder for alle som

fører elektronisk pasientjournal– Standarden for arkivuttrekk vil derfor bli "nøytral"

• KS og sentrale leverandører av EPJ-system til kommunehelsetjenesten deltar i referansegrupper– Skal sikre at standarden ikke inneholder krav som skaper

problemer for kommunesektoren– Men prosjektet kan ikke ta hensyn til behov som ligger

utenfor mandatet

Milepeler

• Innledende referansegruppemøte: 11.06.13• Utkast til informasjonsmodeller for arkivuttrekk presentert for

referansegruppe: 30.08. 2013• Første utkast til del 2 presentert for referansegrupper: 08.11.13• Utkast til metodikk og struktur for dokumentasjon av arkivuttrekk

presentert referansegrupper: 15.11.2013• Komplett utkast til del 2 presentert for referansegruppe: 10.01.14• Utkast til del 5 presentert for referansegrupper: 24.01.2014• Utkast til del 2 og 5 sendt ut på høring: 15.03.14• Avsluttende møte i referansegrupper avholdt: 08.05.14• Reviderte deler av EPJ standard publisert: 30.05.14

Framdrift og status

• Prosjektet følger i all hovedsak planen• Det foreligger et utkast som er rimelig komplett når det gjelder

funksjonelle krav– Ferdigstilles etter tilbakemelding fra referansegruppene

• Informasjonsmodell for arkivuttrekk – 1. utkastet behandlet av referansegruppe, skal bearbeides slik at det kun

inneholder standard (ISO 11404) datatyper– Dokumenttype med demografiske data mv for pasient under utvikling– Informasjonsmodell for avleveringsoversikt utarbeides etter møtet

• To alternativer for metodikk og struktur for beskrivelse av helsefaglig innhold i arkivuttrekk utarbeidet– Valg vil bli foretatt i samråd med referansegruppene

• Utvikling av XML schema pågår

Konseptskisse – NHA IT-plattform

Fysisk og elektronisk

mottak

Hybridjournaler

Papirjournaler

Elektroniske journaler

Validering og registrering

Elektronisk arkiv

DigitaliseringNHA

Søk og uttrekk forsknings-tjenester

Administrasjon og sikkerhet

Forskere

Eksterne register

Register ogdatabaser

Figur utarbeidet av Bernt Olle Dahl, Norsk helsearkiv

Helsearkivregister

• Et register med sentrale opplysninger skal etableres– Behandlende enhet, tidsrom, diagnoser, prosedyrer etc.

• Dette skal benyttes for finne fram til materiale som er relevant for et bestemt prosjekt

• Slike "indekseringsopplysninger" må meldes inn til Norsk helsearkiv sammen med arkivuttrekket

• Ettersom de opplysninger som meldes til Norsk pasientregister (NPR) synes å dekke behovet, vurderes det å ta utgangspunkt i NPR melding ved overføring til NHA– Melding til dette registeret er utenfor prosjektets mandat

Opplysninger fra flere system

Pasient 1

- Fødselsnr e.l. - Navn - etc.

Opphold Virksomhet/avd. - Tidsrom - Diagnosekoder - Prosedyrekoder - etc.

Pasient 1

- Fødselsnr e.l. - Navn - etc.

Dokument - Tidspunkt - Dokumentgruppe - Dokumenttype - etc.Dokument-

innhold (F.eks. journalnotat)

Pasient 1

- Fødselsnr e.l - Navn - etc.

Dokument - Tidspunkt - Dokumentgruppe - Dokumenttype - etc.

Dokument-innhold (F.eks. røntgenbilde)

PAS "Fagsystem"Generelt EPJ-system

- Fødselsnr e.l

"Enkelt system"

Ett dokument

"Utskrift" av alle opplysninger fra

systemet

Sammenstilling

Pasient 1

Dokument - Virksomhet - System - Dokumenttype - Tidspunkt

Dokument-innhold

Dokument - Virksomhet - System - Dokumenttype - Tidspunkt

- Fødselsnr/D-nr/H-nr - Navn - etc.

Helsearkivregister

Sammenstilt arkivert EPJ

Opphold - Virksomhet/avd. - Tidsrom - Diagnosekoder - Prosedyrekoder - etc.

Dokument-innhold

System-uttrekk

- Virksomhet - System

Dokumentmed komplett

uttrekk

Arkivert EPJ sak

Arkivert EPJ dokument

Arkivuttrekk

EPJ sak

EPJ dokument

EPJ fragment

Et hierarki av mapper (EPJ sak)inneholdende et settEPJ dokumenter, hver bestående av et eller flereEPJ fragmenter

MinimumsløsningUttrekket av en pasients EPJ består av ett dokument (f.eks. PDF-format) som inneholder hele journalen samt et minimum av metadata

Journalarkitektur for arkivuttrekk

Arkivert link

Revisjonsinformasjon mv

Resulterende modell (uten dataelement)

Standard dataelementtyper

Spesielle dataelementtyper

Dataelementtyper grunndata

Dokumentasjon av avlevering

• Alt materiale som avleveres til arkivdepot må være godt dokumentert

• For avlevering til NHA etter denne standarden vil det bli stilt krav om at hver enkelt komponenttype skal dokumenteres på en "maskintolkbar form"– Standard komponenttyper– Leverandørspesifikke komponenttyper– Lokale komponenttyper

• Skal kunne danne grunnlag for senere uttrekk– Og maskinell bearbeidelse på tvers av arkivskapere

Dokumentasjon av avlevering

• EPJ standard (del 3) inkluderer informasjonsmodeller for beskrivelse av komponenttyper– Uproblematisk å utarbeide XML schema for disse – Kan trolig benyttes, men inneholder en god del

opplysninger som ikke er relevante ved avlevering• En forenklet utgave denne modellen vil trolig være

mer hensiktsmessig– Alt som ikke er relevant etter avlevering tas bort– To alternativer er beskrevet og skal diskuteres i dag

Beskrivelse arkivert EPJ sakstype

Beskrivelse arkivert EPJ dokumenttype

Beskrivelse arkivert EPJ fragmenttype

Hva med kommunenes behov?

• Prosjektgruppen vil så langt råd er forsøke å legge til rette for at hovedinnholdet av standarden også kan benyttes av kommunehelsetjenesten

• Kommunene har imidlertid en del spesielle behov (og utfordringer) som ligger utenfor prosjektets mandat– Tett kobling mellom sakarkiv og pasientarkiv

• Kanskje tettere enn det finnes hjemmel for...– Deponering med mulighet for tilbakeføring av

enkeltjournaler– Bytte av systemleverandør

Sakarkiv vs. pasientarkiv• Sakarkiv skal inneholde dokumentasjon av saks-

behandlingen fram til vedtak om tjeneste er fattet– Og dokumentasjon av eventuelle klagesaker mv hvor det

fattes enkeltvedtak• Pasientarkivet skal inneholde all dokumentasjon av

gjennomføring av den vedtatte tjenesten (EPJ)– Saksbehandlere skal kun ha tilgang til opplysninger i

pasientarkivet når dette er nødvendig i en konkret sak• Sakarkiv skal ikke inneholde dokumenter om den

tjenesten som ytes, selv om disse mottas som post– Epikriser, labsvar mv skal arkiveres i EPJ/pasientarkiv

Deponering og tilbakeføring fra depot

• Norsk helsearkiv (NHA) skal i utgangspunktet kun inneholde morsjournaler og avleveringen skal etter forslaget skje først ti år etter pasientens død– Tilbakeføring fra NHA til arkivskaper er derfor ikke aktuelt– Metadata som NHA ikke anser som relevante, skal ikke

overføres• For kommuner kan tilbakeføring fra et depot være

aktuelt i en del tilfeller– Materialet som skal tilbakeføres kan være eksportert fra et

annet system enn det som kommunen nå benytter

Hvordan komme videre?

• Det er etablert et nasjonalt utvalg for IT-prioritering innen helse- og omsorgssektoren (NUIT)

• Kommunesektoren er representert i dette utvalget• Det er også etablert et utvalg (KNUIT) som skal

prioritere oppgaver med kommunesektorens behov innenfor eHelse

• En eventuell videreutvikling av denne standarden for å dekke kommunenes behov vil forutsetter at disse to utvalgene prioriterer oppgaven

Torbjørn Nystadnes

epost: torbjorn.nystadnes@helsedir.no