Annonsebilag om outsourcing av lønn og økonomiprosesser utgitt i samarbeid mellom NARF, Visma, Lindorff, Amesto og Kvestor10

OUTSOURCINGMAGASINET NR. 4 - 1/2008

11Annonsebilag om outsourcing av lønn og økonomiprosesser utgitt i samarbeid mellom NARF, Visma, Lindorff, Amesto og Kvestor

OUTSOURCINGMAGASINET NR. 4 - 1/2008

Systemets betydning forvellykket outsourcing

til oppdatert informasjon fra systemet. Arbeidsprosessene som går i økono-misystemet er en så integrert del av daglige gjøremål som ordre og vare-håndtering, fakturering, innbetalinger og utestående fordringer, bestillinger og inngående fakturaer.Dersom virksomheten skal få kvalitet i disse prosessene må den økonomiske informasjonen være oppdatert og lett tilgjengelig, som elektroniske inngå-ende fakturaer, integrerte bankløsnin-ger, aldersfordelte fordringer og cash flow-oversikt.

Den beste løsningen for kundenGode systemløsninger som både gir da-tafangst ute hos brukerne, er integrerte mot forsystemer, gir analyser, rapporter og nødvendig kontroll og oversikt er en forutsetning både for god virksomhets-styring, og for et vellykket samarbeid med en outsourcingsleverandør. Det er da viktig at din outsourcingspartner har nødvendig kompetanse på disse systemene slik at de blir en relevant samarbeidspartner som kan ha fokus på kontinuerlig forbedring og automatise-ring av arbeidsprosesser. Ingen av dagens systemleverandører i Norge innen HR- eller økonomiområdet har de beste løsningene for en kunde, men en kombinasjon av løsninger fra forskjellige leverandører vil kunne gi den beste løsningen for bedriften. Det er viktig å ha en samarbeidspartner som ikke er låst til bare å levere egne systemer, men som sammen med

Geomatikk outsourcet lønn for første gang i 2001, den gang som en del av Bravida-konsernet. Senere ble sel-skapet solgt ut. Nå som den opprinnelige outsourcings-avtalen på lønnsområdet opphørte, valgte Geomatikk en delvis insourcing igjen.

Outsourcing av lønn som kombinasjon av system- og tjenesteleveranse

Knut Bratsberg, administrerende direktør i Geomatikk AS.

Amesto Payroll leverer tjenester innen lønnsområdet som strekker seg over hele den faglige aksen fra totalavstemming av lønnsregnskapet inn i hovedbok, til lønnsproduksjon og med tilhørende personaltjenester. I tillegg kan de gjennom Amesto Solutions levere et bredt spekter av lønns- og HR-systemer som gir en kundefokusert kombinasjon av tjeneste- og systemleveranse.

«Outsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang på spiss-kompetanse, ny funksjonalitet og tekniske løsninger, fleksibilitet og fokus»

Min erfaring er at mellomstore og stør-re bedrifter i Norge ikke får dekket sine behov når for eksempel outsourcing av lønnsområdet kun blir levert som en tjenesteleveranse og kanskje helt uten systemtilgang.

HR-systemene blir strategiskeI den daglige kampen for å sikre seg og beholde talentene i dagens stramme arbeidsmarked, er HR-prosessene i be-driften viktigere enn noen gang. Dette betyr at riktige HR-systemer blir et stra-tegisk anliggende. Disse systemene skal jobbe tett sammen med lønnssystemet, og kan være systemer innen; rekrutte-ring, talent management, kompetanse

Denne artikkelen er den fjerde i en serie om Business Prosess Outsourcing - BPO skrevet av Marius Berg, visekonsernsjef i Amesto. De tre første arti-klene tok for seg temaene «Gevinster forutsetter endring». «Tradisjonell outsourcing kontra BPO» og «Insource eller outsource?».Du kan lese artiklene på www.slideshare.net/MariusBerg

Lønn var ikke et strategisk område og Geomatikk ønsker derfor å fortsette å outsource dette, men samtidig hadde de behov for en bedre tjeneste som var mer tilpasset Geo-matikk. Fra at lønnsystemet tidligere var en del av tjeneste-leveransen, valgte de nå en delt løsning med implementering av lønnssystem fra Amesto Solutions på egen plattform, kombinert med outsourcing av lønnsproduksjonen til Amesto Payroll. Denne løsningen ga Geomatikk mer kontroll over prosessene. Alle integrasjoner mellom systemene også mot andre leverandører og øvrige HR-systemer blir gjort i IT-miljøet til Geomatikk. Amesto Payroll produserer lønnen i ho-vedsak i kundens lokaler som en del av økonomiavdelingen.

Økonomisk informasjon må være oppdatert og lett tilgjengelig.

BUSINESS PROCESS OUTSOURCING

Geomatikk leverer tjenester knyttet til implementering av elektronisk dokumenthåndtering og geografisk IT. Selskapet henvender seg til ledningseiere og entreprenører, både til offent-lige og til private virksomheter. Selskapet har 240 ansatte fordelt på 14 steder i Norge.

”Denne nærheten mellom kunde og leverandør gir god kommunikasjon og gjør det lettere for leverandøren å forstå kundens utfordringer. Dette er ikke minst viktig når Geomatikk endrer seg, da kan leverandøren følge med i en-dringsprosessene og vi risikerer ikke ”å vokse fra hverandre” uttaler Bratsberg. ”Det er blitt en maktforskyvning med bedre kontroll og balanse i forhold til tidligere”.

Gode råd for outsourcingBratsberg vil gi følgende råd til andre bedrifter som har sam-me utfordring som Geomatikk, og kanskje har dyrekjøpte erfa-ringer med outsourcing ”Det er viktig å kjenne egen prosesser og vite hva man vil oppnå med outsourcingen. Ikke minst er arbeidsdeling og grensesnittet med leverandøren i kombina-sjon med tilliggende systemer og dataflyten viktig. Der er et mål at data bare registreres en gang der de oppstår ute hos brukerne. ”Vurder total-kostnaden for hele prosessen i kombinasjonen systemer og tjenester”.

Geomatikk AS:

Av: Marius Berg, visekonsernsjef i Amesto og leder av Amesto Payroll. Berg har erfaring fra de største out-sourcingsprosessene, både på system og tjenester, som er gjennomført i Norge innen lønns- og HR-området.

kunden kan integrere de rette syste-mene med hverandre enten på kundens plattform, eller systemet levert som en delvis tjeneste kombinert med kundens egne systemer.

Valg av riktig partnerDersom leverandøren ikke er en del av systemleveransen, så har de heller ikke nødvendig interesse i å forbedre disse prosessene da de ikke får noen gevinster av det. Dersom din leverandør kan levere begge deler så vil du få en leverandør som kan gi deg som kunde din optimale kombinasjon av tjeneste og system. Dette vil kunne sikre at dine endrete behov over tid kan oppfylles enten leveransen blir mer en tjenestele-veranse eller mer en systemleveranse.

Tjenester contra systemer: Outsourcing av økonomi- og lønnsområdet har i Norge for de fleste små og mellomstore bedrifter vært en ren tjenesteoutsourcing. Leve-randøren har løst oppdraget på sine interne systemer, og kunden har i veldig liten grad vært involvert systemets rolle for leveransen. Også for noe større bedrifter har det vært vanlig med rene tjenesteleveranser uten systemer.

og kursadministrasjon, time og prosjekt, fravær, ferie og ressursstyring, reise- og utleggsadministrasjon. HR-systemene er viktige verktøy for å kvalitetssikre at arbeidsprosessene standardiseres, ef-fektiviseres og profesjonaliseres. Dette er verktøy som hele organisasjonen vil ta i bruk og bringer HR fra ofte å være noe man driver med ved siden av forret-ningen, til å være en viktig bidragsyter i forretningsprosessene.

Tilgjengelig økonomisk informasjon Innen økonomiområdet vil det være enda viktigere for brukerne å ha tilgang