pengelolahan persediaan obat

8/16/2019 pengelolahan persediaan obat

1/183

GAMBARAN PENGELOLAAN PERSEDIAAN OBAT DI GUDANG FARMASI

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA SEKAYU KABUPATEN MUSI

BANYUASIN PALEMBANG TAHUN 2015

SKRIPSI

Oleh:


2/183


3/183


4/183


5/183

iii

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATANPROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

Skripsi, Desember 2015

Mahmud Badaruddin, NIM : 1111101000135

Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di Gudang Farmasi Rumah SakitUmum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015

ABSTRAK

Pengelolaan obat merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, penganggaran,

pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, dan pengendalian guna

mendukung upaya pencapaian tujuan organisasi. Tujuan pengelolaan persediaan adalah

agar barang dapat tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat, serta berkualitas pada saat

dibutuhkan dengan biaya yang minimal. Di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu

pengelolaan persediaan obat belum efektif, ini terlihat dari data tahun 2015 ada 13 (1,6%)

dari 800 jenis obat yang kadaluarsa dan rusak serta 45 (5,6%) dari 800 jenis obat

mengalami kekosongan. Untuk itu perlu dilakukan pengelolaan persediaan yang efektif

di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu.

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif untuk mengetahui

gambaran pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu tahun

2015. Penelitian ini dilakukan mulai dari bulan september sampai november 2015 di

G dang Farma i RSUD Kota Seka Jeni data ang dig nakan dalam penelitian adalah


6/183

iv

STATE ISLAMIC UNIVERSITY OF JAKARTA

FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCESPUBLIC HEALTH PROGRAM STUDYHEALTH CARE MANAGEMENT

Skripsi, Desember 2015

Mahmud Badaruddin : 111110101000135

Description Of Drug Supply Management in Pharmacy's Warehouse GeneralHospital of Sekayu City 2015

ABSTRACT

Medication management is a series of planning, budgeting, procurement,

storage, distribution, deletion, and control to support the achievement of organizational goals. Purpose of inventory management can be available in quantities

and timing, as well as quality in times of need with minimal costs. In the CityHospital Pharmacy's Warehouse Sekayu yet effective in drug supply management, as

seen from data in 2015, there were 13 (1,6%) from 800 types of drugs expired anddamaged and approximately ± 45 (5,6%) from 800 drug items experienced a

vacuum. It is necessary for effective inventory management in the pharmaceutical

warehouse Sekayu City Hospital.

This research is qualitative descriptive. To find out description of drug supply

t i h ' h t h I t ll ti i l h it l f


7/183

v

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyanyang atas

rahmat dan karunia-Nya sehingga akhirnya penyusunan Skripsi di Rumah Sakit

Umum Haji Medan Tahun 2015 dapat diselesaikan. Sholawat dan salam tidak lupa

penulis sampaikan pada baginda Rasulullah Muhammad SAW yang membawa

umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.

Skripsi ini merupakan syarat mahasiswa semester VIII (delapan) Program Studi

Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk memperoleh gelar

Sarjana Kesehatan Masyarakat. Dengan pengetahuan, pengarahan dan bimbingan

yang diperoleh selama perkuliahan, penulis dapat menyusun skripsi yang berjudul


8/183

vi

5. Segenap bapak/ibu dosen Jurusan Kesehatan Masyarakat yang telah memberikan

ilmu pengetahuan yang sangat berguna bagi penulis dan mahasiswa pada

umumnya.

6. Direktur RSUD Kota Sekayu yang telah memberikan izin penelitian skripsi di

RSUD Kota Sekayu

7. Kepada pak Dedi, bu Hanif, dan Angga terima kasih telah membantu dan

memberikan informasi terkait dengan skripsi yang saya buat ini.

8. Untuk teman-teman kosan zona putsal terima kasih dukungannya.

9. Untuk keluarga Santri Jadi Dokter Musi Banyuasin terimah kasih juga atas

dukungan dan semangat kalian selama penulis menyelesaikan skripsi ini.

10. Untuk sahabat-sahabat Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK) 2011 dan

seluruh teman-teman Kesmas lainnya.

11. Segenap pihak yang belum disebutkan satu persatu atas bantuan, semangat dan

doanya untuk penulis dalam menyelesaikan skripsi.


9/183

vii

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PERNYATAAN................................................................ .................... i

ABSTRAK ................................................................ ............................................... iii

ABSTRACT............................................................................................................. iv

KATA PENGANTAR............................................................................................. v

DAFTAR ISI............................................................................................................ vii

DAFTAR TABEL ................................................................................................... xi

DAFTAR BAGAN .................................................................................................. xii

DAFTAR ISTILAH ................................................................................................ xiii

BAB I PENDAHULUAN


10/183

viii

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Rumah Sakit.................................................................................................. 9

B. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS).......................................................... 11

C. Pengertian Sistem.......................................................................................... 13

D. SDM.............................................................................................................. 14

E. Anggaran....................................................................................................... 15

F. Prosedur ........................................................................................................ 15

G. Manajemen Logistik Rumah Sakit................................................................ 16

1. Defenisi Manajemen Logistik.............................................................. 16

2. Fungsi-fungsi Manajemen Logistik ..................................................... 20

a. Fungsi Perencanaan Kebutuhan ................................................ 20

b. Fungsi Penganggaran................................................................. 28c. Fungsi Pengadaan...................................................................... 29

d. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan....................................... 30

e. Fungsi Pendistribusian............................................................... 32

f. Fungsi Penghapusan.................................................................. 35

g. Pengendalian/Pengawasan......................................................... 37


11/183

ix

G. Pengolahan Data ........................................................................................... 52

H. Analisis Data................................................................................................. 52

I. Penyajian Data .............................................................................................. 52

BAB V HASIL

A. Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 ........................................................ 53

B. Pengelolaan Persediaan Obat di RSUD Kota Sekayu................................... 59

a. Input Pengelolaan Persediaan Obat........................................................ 60

1) SDM................................................................................................. 60

2) Anggaran .......................................................................................... 67

3) Sarana&Prasarana ............................................................................ 68

4) Prosedur ........................................................................................... 71b. Proses Pengelolaan Persediaan Obat...................................................... 74

1) Perencanaan...................................................................................... 74

2) Penganggaran ................................................................................... 77

3) Pengadaan ........................................................................................ 80

4) Penyimpanan.................................................................................... 83


12/183

x

4) Prosedur ........................................................................................... 106

b. Proses Pengelolaan Persediaan Obat...................................................... 108

1) Perencanaan...................................................................................... 108

2) Penganggaran ................................................................................... 111

3) Pengadaan ........................................................................................ 113

4) Penyimpanan.................................................................................... 117

5) Pendistribusian................................................................................. 121

6) Penghapusan..................................................................................... 123

7) Pengendalian .................................................................................... 125

c. Output Pengelolaan Persediaan Obat ..................................................... 128

1) Ketersediaan Obat yang efektif dan efisien .................................... 128

BAB VII SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan ....................................................................................................... 132

B. Saran ............................................................................................................. 133

DAFTAR PUSTAKA


13/183

xi

DAFTAR TABEL

Nomor Tabel Halaman

Tabel 3.1 Defenisi Istilah......................................................................................... 42

Tabel 5.1 Kelas Ranap dan Jumlah TT RSUD Kota Sekayu.................................... 58

Tabel 5.2 Jumlah Tenaga di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 .... 58

Tabel 5.3 Indikator Kinerja Pelayanan RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 ................ 59

Tabel 5.4 Jumlah SDM di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 ........ 61

Tabel 5.5 Karakteristik Informan............................................................................. 66

Tabel 5.6 Sarana dan Prasarana Penunjang di Gudang Farmasi .............................. 69


14/183

xii

DAFTAR BAGAN

Nomor Tabel Halaman

Bagan 2.1 Siklus Manajemen Logistik .................................................................... 18

Bagan 2.2 Kerangka Teori Pengelolaan Persediaan Obat ....................................... 39

Bagan 3.1 Kerangka Berfikir Pengelolaan Persediaan Obat.................................... 41

Bagan 5.1 Letak Gudang Farmasi dalam Struktur RSUD Kota Sekayu.................. 60


15/183

xiii

DAFTAR ISTILAH

Cito = Pemesanan dilakukan insidental dan harus segera dikirim saat itu

juga

Buffer Stock = Stok penyangga, stok pengaman/safety stock untuk menghindari

kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stock out)

Formularium = Dokumen yang berisi daftar obat yang digunakan oleh profesionalkesehatan di rumah sakit

Lead Time = Waktu tunggu pemesanan atau waktu yang diperlukan mulai

pemesanan sampai obat diterima

Obat fast moving = Obat yang perputaran/pergerakannya cepat

Obat moderate = Obat yang perputaran/pergerakannya sedang

Obat slow moving = Obat yang perputaran/pergerakannya lambat

Revenue center = Pusat biaya produksi atau sumber pendapatan

Stock opname = Kegiatan mencocokan kondisi fisik barang gudang dengan kartu

k


16/183

1

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam undang-undang No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit pasal 1

ayat 1 disebutkan bahwa yang dimaksud dengan Rumah Sakit adalah fasilitas

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan

perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat

jalan, dan gawat darurat.

Pelayanan rumah sakit pada saat ini merupakan bentuk pelayanan

kesehatan yang bersifat sosio-ekonomi, yaitu suatu jenis usaha walau bersifat

sosial namun diusahakan agar mendapatkan surplus keuangan dengan cara


17/183

2

meningkatkan mutu pelayanan dan mampu memenuhi pelayanan kesehatan

yang baik, tercepat, berkualitas, tepat dan dengan biaya yang relatif

terjangkau sesuai dengan kemampuan masyarakat. Dalam rangka memenuhi

tuntutan tersebut rumah sakit harus mampu meningkatkan efisiensi dan

efektifitas di semua bidang pelayanannya, dan salah satu sistem yang mampu

mengelola hal tersebut adalah dengan sistem manajemen logistik.

Manajemen logistik merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari

perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu sama lainnya.

Kegiatan tersebut mencakup perencanaan kebutuhan, penganggaran,

pengadaan, penyimpanan, disribusi, pemeliharaan, dan penghapusan, serta

pengendalian (Seto, 2004).

Salah satu bahan logistik yang dikelola oleh rumah sakit adalah

persediaan farmasi. Persediaan farmasi ini mencakup obat-obatan dan alat


18/183

3

Salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam persediaan obat di

rumah sakit adalah pengontrolan jumlah stok obat untuk memenuhi

kebutuhan. Jika stok obat terlalu kecil maka permintaan untuk penggunaan

sering kali tidak terpenuhi sehingga pasien/konsumen tidak puas, selain itu

kesempatan untuk mendapatkan keuntungan hilang dan diperlukan tambahan

biaya untuk mendapatkan bahan obat dengan waktu cepat guna memuaskan

pasien/konsumen. Jika stok terlalu besar maka menyebabkan biaya

penyimpanan yang terlalu tinggi, kemungkinan obat akan menjadi

rusak/kadaluarsa dan ada resiko jika harga bahan/ obat turun (Seto, 2004).

Dengan banyaknya jumlah obat dan barang farmasi yang dikelola,

modal yang digunakan dan biaya yang ditimbulkan dengan adanya

persediaan meningkat. Oleh karena itu penting bagi rumah sakit untuk

mengadakan pengelolaan persediaan karena kegiatan ini dapat membantu


19/183

4

Selain itu juga penelitian Mellen (2013) di RSU Haji Surabaya

menyebutkan bahwa RSU Haji Surabaya juga mengalami stock out pada

tahun 2012. Selama Januari-April 2012 terdapat 116 jenis obat yang

mengalami stock out yang mengakibatkan terjadinya kerugian yang dialami

oleh RSU Haji Surabaya yaitu sebesar Rp 244.023.752.

Penelitian Irene (2010) di RSUD Kota Bekasi, menyebutkan bahwa

ada 10 jenis obat yang mengalami expired dan rumah sakit mengalami total

kerugian sebesar Rp 5.108.552. Hal ini disebabkan karena pengelolaan

penyimpanan persediaan obat kurang diperhatikan. Pernyataan tersebut

dibuktikan dengan hasil observasi yang dilakukan oleh Irene pada gudang

penyimpanan yakni kurangnya ventilasi udara, kapasitas gudang yang tidak

memadai untuk persediaan, akibatnya banyak persediaan obat yang ada di

dalam kardus ditumpuk. Selain itu juga ditemukannya vektor yang dapat


20/183

5

resep banyak yang keluar. Selain itu juga informan menyebutkan bahwa

pemesanan dilakukan ketika stok obat hampir habis, dan tidak ada

perhitungan khusus dalam pemesanan dan berapa banyak jumlah yang

dipesan. Selain itu juga ditemukannya obat-obatan yang mengalami expired

dari bulan Januari sampai Juli 2015 sebanyak 13 (1,6%) dari 800 jenis obat.

Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana

gambaran pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan studi pendahuluan pada gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu pada bulan Juni 2015 sering mengalami kekosongan obat. Pada tahun

2014 terdapat sekitar 76 (9,5%) dari 800 jenis obat mengalami kekosongan di


21/183

6

memenuhi kebutuhan pelayanan pasien, bahkan tidak jarang resep banyak

yang keluar, akibatnya pasien harus membeli sendiri obat ke apotek luar.

Berdasarkan permasalahan yang ditemukan dalam pengelolaan obat,

maka dalam hal ini peneliti ingin mengetahui gambaran pengelolaan

persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu

tahun 2015.

C. Pertanyaan Penelitian

Berdasarkan permasalahan di atas maka dalam penelitian ini

dirumuskan pertanyaan sebagai berikut:

1. Bagaimana gambaran Input (SDM, anggaran, sarana dan prasarana, dan

prosedur) pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015.


22/183

7

b. Tujuan Khusus

1. Mengetahui gambaran Input (SDM, anggaran, sarana dan prasarana,

dan prosedur) pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi

Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015.

2. Mengetahui gambaran proses perencanaan, penganggaran,

pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan,

pengendalian persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015?

3. Mengetahui gambaran Output pengelolaan persediaan obat yaitu

ketersediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah

Kota Sekayu tahun 2015.

E. Manfaat Penelitian


23/183

8

F. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian yang berjudul “Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di

Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015”

dilakukan di Gudang Obat RSUD Kota Sekayu. Penelitian ini akan dilakukan

selama bulan September-November 2015 menggunakan pendekatan kualitatif

deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer

dan data sekunder. Data primer didapat melalui wawancara mendalam

kepada kepala Instalasi Farmasi, kepala gudng farmasi, dan staf pelaksana

gudang, sedangkan data sekunder didapat melalui observasi dan telaah

dokumen.


24/183

9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rumah Sakit

Berdasarkan Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang

Rumah Sakit pasal 1 menyatakan bahwa rumah sakit adalah institusi

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan

perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat

jalan dan gawat darurat. Pelayanan kesehatan paripurna adalah kesehatan

yang meliputi peningkatan kesehatan ( promotif ), pencegahan penyakit

( preventif ), penyembuhan penyakit (kuratif ) dan pemulihan kesehatan

(rehabilitatif ) yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu, dan


25/183

10

Dalam Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit pasal 5 menjelaskan fungsi rumah sakit antara lain yaitu:

a. Menyelenggarakan pelayanan pengobatan dan pemulihan sesuai dengan

standar pelayanan rumah sakit.

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan

kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai dengan

kebutuhan medis.

c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam

rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.

d. Penyelenggarakan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi

bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan

memperhatikan etika ilmu pengetahun bidang kesehatan.


26/183

11

dan 2 pelayanan medik sub spesialis. Mempunyai tempat tidur minimal

200 tempat tidur.

c. Rumah Sakit kelas C harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 4 pelayanan medik spesialis dasar, 4

pelayanan spesialis penunjang medik. Mempunyai tempat tidur minimal

100 tempat tidur.

d. Rumah Sakit kelas D harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 2 pelayanan medik spesialis dasar,

Mempunyai tempat tidur minimal 50 tempat tidur.

B. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)

Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah suatu bagian/unit/divisi atau

fasilitas di rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua kegiatan pekerjaan


27/183

12

pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan

farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat (Kemenkes,

2004). Tujuan tujuan pelayanan farmasi Rumah Sakit adalah pelayanan yang

paripurna sehingga dapat memberikan obat tepat pasien, tepat dosis, tepat

cara pemakaian, tepat kombinasi, tepat waktu dan tepat harga. Selain itu

pasien diharapkan mendapat pelayanan yang dianggap perlu oleh farmasi

sehingga pasien mendapat pengobatan efektif, efisien, aman, rasional dan

terjangkau (Maimun, 2008). Pelaksanaan pelayanan farmasi terdiri dari 4

pelayanan yaitu (Purwanti, 2003):

1. Pelayanan Obat Non Resep

Merupakan pelayanan kepada pasien yang ingin melakukan pengobatan

sendiri, dikenal dengan swamedikasi. Obat untuk semua medikasi meliputi

obat-obat yang dapat digunakan tanpa resep yang meliputi obat wajib di


28/183

13

Kompotensi penting yang harus dimiliki apoteker dalam bidang

pengelolaan obat meliputi kemampuan merancang, membuat, melakukan

pengelolaan obat yang efektif dan efisien.

C. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai

elemen yang berhubungan serta saling mempengaruhi yang dengan sadar

dipersiapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem

mempunyai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai, pada dasarnya

tercapainya tujuan atau sasaran ini adalah sebagai kerjasama dari berbagai

subsistem yang terdapat dalam sistem (Azwar, 1996). Sistem terbentuk dari

bagian atau elemen yang saling berhubungan dan mempengaruhi, diantaranya

(Azwar, 1996) :


29/183

14

D. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia menurut Sihotang (2007) adalah manusia

mengandung pengertian usaha kerja yang dapat disumbangkan dalam proses

produksi yaitu sumber daya manusia yang mampu bekerja untuk

menghasilkan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat

umum.

Sumber daya manusia di Instalasi Farmasi sesuai dengan PMK no.58 tahun

2014 yaitu apoteker, tenaga teknis kefarmasian dan petugas penunjang lain agar

tercapai sasaran dan tujuan instalasi farmasi rumah sakit. Uraian tugas tertulis dari

masing-masing staf Instalasi Farmasi harus ada dan sebaiknya dilakukan peninjauan

kembali paling sedikit setiap tiga tahun sesuai kebijakan dan prosedur di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit.

Berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, kualifikasi SDM Instalasi Farmasi


30/183

15

Instalasi Farmasi Rumah Sakit harus dikepalai oleh seorang Apoteker yang

merupakan Apoteker penanggung jawab seluruh Pelayanan Kefarmasian di Rumah

Sakit. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit diutamakan telah memiliki pengalaman

bekerja di Instalasi Farmasi Rumah Sakit minimal 3 (tiga) tahun.

E. Anggaran

Salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan

obat adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan

kebutuhan untuk penyediaan perbekalan farmasi dirumah sakit. Anggaran

dalam pengelolaan perbekalan farmasi dirumah sakit bertujuan agar dapat

memenuhi kebutuhan obat dirumah sakit. Kendala yang umum dijumpai

dalam pengelolaan obat meliputi beberapa aspek antara lain sumber daya

manusia (SDM), sumber anggaran yang terbatas, sarana dan prasarana


31/183

16

tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen

tertulis yang disebut sebagai SOP (Budiharjo, 2014).

Menurut PMK No.58 tahun 2014 bahwa penyelenggaraan Pelayanan

Kefarmasian di rumah sakit harus didukung oleh ketersediaan sumber daya

kefarmasian, pengorganisasian yang berorientasi kepada keselamatan pasien,

dan standar prosedur operasional.

G. Manajemen Logistik Obat di Rumah Sakit

1. Pengertian Manajemen Logistik

Menurut Siagian (2009) manajemen dapat didefinisikan sebagai

kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam

rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Istilah

logistik bersumber dari ilmu kemiliteran yang mengandung 2 aspek


32/183

17

administrasi lainnya. Sedangkan manajemen logistik menurut

Bowersox (2006) merupakan proses pengelolaan secara strategis

terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang, dan

barang jadi dari pemasok diantara fasilitas-fasilitas serta

pendistribusiannya kepada pelanggan.

Menurut Aditama (2007), ada tiga tujuan logistik dalam sebuah

organisasi/institusi yaitu:

a. Tujuan operasional adalah tersedianya barang material dalam jumlah

yang tepat dan kualitas yang baik pada saat dibutuhkan.

b. Tujuan keuangan yaitu tercapainya tujuan operasional dengan biaya

yang rendah.

c. Tujuan kebutuhan adalah tercepainya persediaan yang tidak

terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak,


33/183

18

d. Materials : Peralatan yang digunakan/sarana prasarana

e. Machines : Mesin-mesin yang digunakan

Kegiatan logistik di rumah sakit dilakukan berdasarkan siklus

yang berlangsung terus menerus secara berkesinambungan utukk

kepentingan produksi jasa pelayanan kesehatan yang bermutu. Fungsi-

fungsi tersebut tergambar dalam suatu siklus manajemen logistik yang

satu sama lain saling berkaitan dan sangat menentukan keberhasilan

kegiatan logistik dalam organisasi (Seto, 2004). Berikut fungsi-fungsi

tersebut:

Bagan 2.1

Siklus Manajemen Logistik


34/183

19

sebesar kurang lebih 1.000 unit, tetapi direncanakan sebesar 10.000

unit. Akibatnya akan mengacaukan suatu siklus manajemen logistik

secara keseluruhan mulai dari pemborosan dalam penganggaran,

membengkaknya biaya pengadaan dan penyimpanan, tidak

tersalurkannya obat/barang tersebut sehingga barang bisa rusak,

kadaluarsa yang bagaimanapun baiknya pemeliharaan di gudang, tidak

akan membantu sehingga perlu dilakukan penghapusan yang berarti

kerugian (Seto, 2004). Oleh sebab itu dilakukan pengendalian pada

setiap fungsi fungsi tersebut.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor

1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di

Rumah Sakit, pengelolaan perbekalan farmasi berfungsi untuk:


35/183

20

g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di

rumah sakit

2. Fungsi – Fungsi Pengendalian Persediaan Obat di Rumah Sakit

a. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan

Perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan aktivitas

dalam menerapkan sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan

bidang logistik. Penentuan kebutuhan menyangkut proses memilih jenis

dan menetapkan dengan prediksi jumlah kebutuhan persediaan

barang/obat perjenis di apotek ataupun di rumah sakit. Penentuan

kebutuhan obat di rumah sakit harus berpedoman kepada daftar obat

essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis penyakit di

rumah sakit, dengan mengutamakan obat-obat generik.


36/183

21

Fungsi dari pemilihan atau penyeleksian obat adalah untuk

menentukan apakah obat bener-bener diperlukan dan disesuaikan

dengan jumlah penduduk serta pola penyakit. Dasar-dasar seleksi

kebutuhan obat meliputi:

a) Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medis dan statistik yang

memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan dengan

resiko efek samping yang ditimbulkan.

b) Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin untuk menghindari

duplikasi dan kesamaan jenis. Apabila jenis obat dengan

indikasi sama dalam jumlah banyak, maka memilih berdasarkan

“drug of choise” dari penyakit yang prevalensinya tinggi.

c) Jika ada obat baru, harus ada bukti yang spesifik untuk terapi

yang lebih baik.


37/183

22

Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui

pemakaian bulanan tiap-tiap jenis obat selama setahun dan sebagai

data pembanding bagi stok optimum. Informasi yang didapatkan dari

kompilasi pemakaian obat adalah:

a) Jumlah pemakaian tia jenis obat pada tiap Unit Pelayanan

Kesehatan.

b) Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian

setahun seluruh Unit Pelayanan Kesehatan.

c) Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat

kabupaten/kota.

Manfaat dari informasi-informasi yang di dapat yaitu sebagai

sumber data dalam menghitung kebutuhan obat untuk pemakaian


38/183

23

pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui

beberapa metode, antara lain:

a) Metode konsumsi

Yaitu metode yang paling mudah bila terdapat data yang

akurat. Tidak memerlukan data epidemiologi dan standar

pengobatan. Dengan metode ini dapat menghitung perkiraan

kebutuhan:

• Pemakaian nyata pertahun

yang merupakan hasil perhitungan dari stok awal ditambah

dengan penerimaan dikurangi sisa stok dan dikurangi jumlah

hilang atau rusak atau kadaluarsa.

• Pemakaian Pertahun


39/183

24

b) Metode Epidemiologi

Dengan menggunakan metode ini perkiraan kebutuhan

mendekati realisasi, karena menggunakan standar terapi dapat

menunjang usaha perbaikan. Kebutuhan obat dianalisis dengan

menggunakan pendekatan epidemiologi yang dilakukan dengan

menghitung jumlah kunjungan dan jenis kebutuhan yang

dilakukan dengan menghitung jumlah kunjungan dan jenis

penyakit yang dilayani pada tahun-tahun sebelumnya. Dalam hal

ini data tentang jenis penyakit, standar terapi BOR, ALOS, untuk

masing-masing penyakit sangat menentukan. Perhitungan

diperoleh dengan cara mengalikan antara standar terapi (dosis

obat) dengan ALOS dan jumlah pasien yang menggunakan obat

tersebut selama 1 tahun.


40/183

25

termasuk dalam kelas ini memerlukan perhatian yang tinggi

dalam pengadaannya karena berdampak biaya yang tinggi

serta pengawasan harus dilakukan secara intensif.

2) Kelompok B, Persediaan dengan nilai volume tahunan

rupiah menengah. Kelompok ini mewakili sekitar 20% dari

total nilai persediaan tahunan, dan sekitar 30% dari jumlah

item. Disini diperlukan teknik pengendalian yang moderat.

3) Kelompok C, Barang yang nilai volume tahunan rupiahnya

rendah, yang hanya mewakili sekitar 10% dari total nilai

persediaan, tetapi terdiri dari sekitar 50% dari jumlah item

persediaan. Disini diperlukan teknik pengendalian yang

sederhana, pengendalian hanya dilakukan sesekali saja.


41/183

26

jauh lebih besar dan merupakan proporsi penjualan yang lebih kecil,

tidak perlu dan tidak efisien untuk memonitor obat-obat tersebut seketat

kelompok A. Kelompok B dan C biasanya dapat cukup dikendalikan

dengan menggunakan kartu stok gudang dan kartu stok di ruang

peracikan dan penjualan eceran (Seto, 2004).

Pengelola secara periodik seharusnya memonitor kelompok C

untuk menentukan apakah obat tersebut semestinya disingkirkan dari

persediaan. Menyingkirkan kelompok C yang lambat lakunya

merupakan metode praktis mengurangi jumlah obat dan investasi dalam

persediaan, tapi memberikan pengaruh yang kecil pada penjualan dan

biaya kehabisan persediaan (Seto, 2004).

b. Sistem VEN ( Depkes RI, 2008)


42/183


43/183

28

c : Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang.

d : Rncangan stok akhir.

e : Stok awal periode berjalan/stok per 31 Desember Gudang

Obat

f : Rencana penerimaan obat pada periode berjalan.

d) Menhitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat

dengan cara:

1) Melakukan analisis VEN

2) Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian

3) Menyusun prioritas kebutuhan dasar dan penyesuian

kebutuhan berdasar data 10 penyakit terbesar.

b. Penganggaran


44/183

29

rencana dari fungsi-fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan untuk

disesuaikan dengan besarnya pembiayaan dari dana-dana yang tersedia.

Pengkajian mengenai hambatan-hambatan dan keterbatasan perlu

dilakukan agar anggaran tersebut dapat diandalkan. Umpan balik

diperlukan untuk penyesuaian atau perencanaan alternatif rencana-

rencana. Anggaran yang terbatas dapat memperngaruhi penilaian atau

pemeliharaan barang-barang yang ditawarkan (Subagya, 1994).

Anggaran yang dibutuhkan untuk menyempurnakan anggaran

perlengkapan atau logistik yaitu anggaran pembelian, anggaran

perbaikan dan pemeliharaan, anggaran penyimpanan dan penyaluran,

anggaran penelitian dan pengembangan barang, anggaran

penyempurnaan administrasi, anggaran pengawasan, dan anggaran

pengawasan serta anggaran penyediaan dan peningkatan mutu.


45/183

30

1) Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan “biaya

tinggi”.

2) Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sama (harga kontrak =

visible cost + hidden cost), sangat penting untuk menjaga untuk

menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya

persyaratan masa kadaluarsa, sertifikat analisa/standar mutu, yaitu

harus mempunyai Material Sefety Data Sheet (MSDS), untuk bahan

berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai

certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak, dan

lain-lain.

3) Order pemesanan agar barang dapat sesuai macam, waktu dan

tempat.


46/183

31

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi,

menurut bentuk sediaan dan alfabetis, dengan menerapkan prinsip

FEFO dan FIFO dan disertai sistem informasi yang selalu menjamin

ketersediaan perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan. Adapun

faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang

adalah sebagai berikut (Depkes RI. 2008) :

1) Kemudahan bergerak

Untuk memudahkan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut :

a) Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan menggunakan

sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruagan. Jika

digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk

mempermudh gerakan.

b) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan


47/183

32

Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat

meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan

farmasi. Keuntungan penggunaan pallet adalah:

• Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir.

• Peningkatan efisiensi penangan stok.

• Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak

• Pallet lebih murah dari pada rak.

4) Kondisi Penyimpanan Khusus

• Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi

dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

• Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari

khusus dan selalu terkunci.

• Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus


48/183

33

rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.

Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di uni-

unit pelayanan kesehatan secara tepat waktu tepat jenis dan jumlah

(Depkes RI, 2008).

Menurut Subagya (1994), hal-hal yang harus diperhatikan dalam

pendistribusian barang yaitu:

1) Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan

2) ktepatan nilai logistik yang disampaikan

3) Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan

4) Ketepatan waktu penyampaian

5) Ketepatan tempat penyampaian

6) Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan.


49/183

34

• Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang

mengelola maka pendistribusiannya didelegasikan kepada

penanggung jawab ruangan.

• Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor

stock kepada petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan.

• Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan

kemungkinan interaksi Obat pada setiap jenis Obat yang

disediakan di floor stock .

2) Sistem resep perorangan

Pendistribusian Obat-obatan, alat kesehatan dan bahana habis pakai

berdasarkan Resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap

melalui Instalasi Farmasi.

3) Sistem unit dosis


50/183

35

berupa resep atau perbekalan farmasi bebas, Kegiatan pendistribusian

perbekalan farmasi adalah:

1) Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap

merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk

memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit, yang

diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan

sistem persediaan lengkap di ruangan, sistem resep perorangan,

sistem unit dosis dan sistem kombinasi oleh Instalasi Farmasi

2) Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan

merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk

memenuhi kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit, yang

diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan


51/183

36

berlaku. Tujuan pengahapusan adalah untuk mrnjamin perbekalan

farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan

standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan mengurangi beban

penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadi penggunaan obat yang

sub standar (Depkes RI, 2008).

Dalam PerMenKes No 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian di Rumah Sakit menyebutkan bahwa penghapusan

dilakukan untuk Obat-obatan, Alat Kesehatan dan bahan habis pakai

jika:

1) Produk tidak memenuhi persyaratan mutu.

2) Telah Kadaluarsa.

3) Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan


52/183

37

5) Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk

sediaan serta peraturan yang berlaku.

g. Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan

tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan

program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan

kekurangan/kekosongan obat di unit-unit pelayanan. Pengendalian

persediaan bertujuan untuk menciptakan keseimbangan antara

persediaan dan permintaan. Oleh karena itu, hasil stock opname harus

seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu

tertentu, misalnya satu bulan atau dua bulan atau kurang dari satu tahun

(Aditama, 2007). Rangkuti (2002) menyebutkan bahwa sistem


53/183

38

2) Menentukan:

- Stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit

pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/kekosongan.

- Stok pengaman adalah jumlahstok yang disediakan untuk

mencegah terjadinya sesuatu hal yang tidak terduga, misalnya

karena keterlambatan pengiriman.

- Menentukan waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan dari

mulai pemesanan sampai obat diterima.

Pengendalian persediaan sangat penting bagi semua perusahaan

terutama bagi rumah sakit atau apotek. Persediaan obat merupakan

harta paling besar bagi sebuah rumah sakit atau apotek. Karena begitu

besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan, pengendalian


54/183

39

Bagan 2.2

Pengelolaan Persediaan Obat

Sumber: Seto (2004)

Perencanaan &

peramalan kebutuhan

Pengadaan

Penganggaran

Pengendalian

Persediaan

Penghapusan

Pendistribusian Pemeliharaan dan

Penyimpanan


55/183

40

BAB III

KERANGKA KONSEP DAN DEFINISI ISTILAH

A. Kerangka Konsep

Berdasarkan teori yang dijabarkan pada pembahasan sebelumnya,

pengelolaan obat-obatan menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan

dalam pelayanan kefarmasian. Hal ini dikarenakan hampir 90% pelayanan

kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi terutama obat-

obatan, dan 5% dari keseluruhan pemasukkan rumah sakit berasal dari

pengelolaan obat-obatan (Suciati dkk, 2006). Tujuan dari pengelolaan

persediaan obat adalah untuk memastikan tersedianya obat-obatan yang tepat

guna, tepat sasaran dan jumlah agar tidak terjadi kekosongan atau kelebihan


56/183

41

Dengan demikian, kerangka konsep yang dapat digambarkan adalah

sebagai berikut:

Bagan 3.1 Kerangka Konsep

Pengelolaan Persediaan Obat

INPUT

SDM

Anggaran

Sarana dan Prasarana

Prosedur

PROSES OUTPUT

Perencanaan

Penganggaran

Pengadaan

Penyimpanan

Pendistribusian

Penghapusan

Tersedianya

persediaan obat yangefektif dan efisien


57/183

42

B. Definisi Istilah

Tabel 3.1

Definisi Istilah

No. Substansi Pengertian Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur

1 Sumber Daya

Manusia

Tenaga

kefarmasian yang

bertugas dalam

pengelolaan

persediaan obat di

RSUD Kota

Sekayu

Wawancara

mendalam,

observasi,

telaah

dokumen

Pedoman

wawancara,

Check list,

dokumen

Informasi terkait:

• Jumlah petugas

pengelola obat di gudang

farmasi dengan

kesesuian Dirjen Bina

Kefarmasian dan Alat

Kesehatan terdiri dari:

1 orang atasan kepala


58/183

43

dan keterampilan dengan

pendidikan yang

diperoleh.

2 Anggaran Dana yang

disediakan oleh

pihak rumah sakit

untuk menunjang

kegiatan

pengelolaan obat

di gudang farmasi

Wawancara

mendalam,

Telaah

dokumen

Pedoman

wawancara,

Dokumen

Informasi mengenai

sejumlah uang yang

disediakan dan

dipergunakan untuk

pengelolaan persediaan obat

di RSUD Kota Sekayu

Tahun 2015.

3 Sarana dan

Prasarana

Fasilitas yang

digunakan untuk

mendukung

Wawancara

mendalam

dan

Pedoman

wawancara

dan Check

Informasi mengenai fasilitas

yang digunakan untuk

mendukung proses


59/183

44

pengelolaan

persediaan obat di

gudang farmasi

seperti SOP dan

Job des

5 Perencanaan Kegiatan yang

dilakukan oleh

gudang farmasi

untuk

menentukan

jumlah obat-

obatan yang

dibutuhkan di

Wawancara

mendalam,

observasi,

telaah

dokumen

Pedoman

wawancara,

dokumen,

dokumen

Informasi mengenai

kegiatan perencanaan

persediaan yang dilakukan

di gudang farmasi RSUD

Kota Sekayu.


60/183

45

yaitu skala mata

uang dan jumlah

biaya untuk

pengadaan obat-

obatan yang

dibutuhkan

berdasarkan harga

satuan.

7 Pengadaan Kegiatan

pembelian yang

dilakukan oleh

gudang farmasi

untuk persediaan

Wawancara

mendalam,

Telaah

dokumen

Pedoman

wawancara,

dokumen

Informasi mengenai

kegiatan pengadaan sediaan

obat-obatan oleh gudang

farmasi RSUD Kota

Sekayu.


61/183

46

obat-obatan yang

diterima pada

tempat yang

dinilai aman dari

pencurian serta

gangguan fisik

yang dapat

merusak mutu

obat.

9 Pendistribusian kegiatan yang

dilakukan oleh

gudang farmasi

untuk

Wawancara

mendalam,

Telaah

dokumen

Pedoman

wawancara

mendalam,

Dokumen

Informasi mengenai proses

yang dilakukan oleh gudang

farmasi untuk menyalurkan

obat-obatan di unit-unit


62/183

47

Kota Sekayu

terhadap obat-

obatan yang tidak

terpakai karena

kadaluarsa, rusak,

dan lain-lain.

farmasi RSUD Kota

Sekayu.

11 Pengendalian

persediaan

Kegiatan dalam

menjaga

ketersediaan obat

sehingga tidak

terjadi kelebihan

dan

kekurangan/kekos

Wawancara

mendalam,

observasi,

Telaah

dokumen

Pedoman

wawancara

mendalam,

Pdoman

Observasi,

dokumen

Informasi mengenai

kegiatan yang dilakukan

oleh SDM gudang farmasi

dalam menjaga ketersediaan

obat sehingga tidak terjadi

kelebihan dan

kekurangan/kekosongan


63/183

48

jenis. jumlah, tepat jenis dan

tepat waktu.

2) Obat kadaluarsa dan rusak

3) Stock Opname


64/183

49

BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

A. Desain Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan

cara wawancara mendalam. Menurut Bogdan dan Taylor dalam Moloeng

(2007), penelitian kualitatif merupakan prosedur penelitian yang

menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-

orang dan perilaku yang diamati. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan

pendekatan kualitatif tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang

lebih mendalam tentang pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi

RSUD Kota Sekayu.


65/183

50

berdasarkan pengetahuan yang dimiliki yang berkaitan dengan pengelolaan

persediaan obat seperti pendidikan, jabatan, lama kerja dan pengalaman.

Kecukupan berarti data yang diperoleh harus dapat menggambarkan seluruh

kejadian yang berhubungan dengan logistik.

Berdasarkan prinsip diatas, terdapat 3 informan yang terkait dengan

pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

diantaranya:

1. Informan Kunci :

Informan kunci dalam penelitian ini yaitu Kepala Instalasi Farmasi

yaitu orang yang dianggap sangat memahami permasalahan yang

diteliti.

2. Informan Utama:

Informan utama dalam penelitian ini yaitu Kepala Gudang Farmasi


66/183

51

yang digunakan pada penelitian ini antara lain pedoman wawancara, telaah

dokumen, lembar observasi, alat tulis, laptop, kamera dan alat perekam suara.

Pedoman wawancara, lembar observasi dan telaah dokumen mengacu kepada

pedoman pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan Departemen

Kesehatan tahun 2010 dan beberapa referensi terkait dengan pengelolaan

persediaan farmsi dan logistik obat di rumah sakit.

E. Pengumpulan Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu data primer yang

diperoleh dari observasi dan wawancara mendalam, data sekunder diperoleh

dari laporan bulanan dan dokumen yang mendukung.

F. Validitas Data


67/183


68/183

53

BAB V

HASIL PENELITIAN

A. Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

Seiring dengan upaya mewujudkan visi dan misi kabupaten Musi

Banyuasin tersebut, pemerintah Republik Indonesia nomor 23 tahun 2005

tanggal 13 Juni 2005 tentang pengelolaan keuangan badan penyelenggara

umum (BLU), Rumah Sakit pengalami perubahan status institusi dari unit

pelaksana teknis daerah Musi Banyuasin berdasarkan surat keputusan Bupati

Banyuasin nomor 451 tahun 2008 pada tanggal 31 maret tentang penerapan

Rumah SakitUmum Daerah Sekayu sebagai satuan kerja perangkat daerah

Kabupaten Musi Banyuasin yang menerapkan pola pengelolaan keuntungan


69/183

54

akademi keperawatan pemerintah kabupaten Musi Banyuasin dan institusi

pendidikan kesehatan lain yang berada di Provinsi Sumatera Selatan.

Selain melayani masyarakat kabupaten Musi Banyuasin dengan

Jamkesmas Muba Semesta bagi penduduk Muba, juga melayani masyarakat

luar kabupaten bagi dengan Jamkesos Sumsel Semesta, maupun Jamkesmas

Nasional, sehingga RSUD Sekayu mempunyai peranan sangat besar dalam

menunjang pelayanan unggulan dibidang penyakit dalam khususnya diabetes

dan klinik-klinik rawat jalan.

1. Visi dan Misi RSUD Sekayu

a. Visi

Mewujudkan pelayanan Rumah Sakit yang prima dalam rangka

mengsukseskan permata MUBA tahun 2017 mewujudkan Rumah

Sakit dunia (Word Class Hospital).


70/183

55

R= Ramah, semua petugas rumah sakit dalam memberikan

pelayanan kepada seluruh masyarakat harus bersikap ramah

tamah dengan mewujudkan wajah yang jernih dan antusias.

I= Ikhlas, dalam melaksanakan tugasnya seluruh rumah sakit

harus dilandasi ikhlas, sehingga akan terpancar antusialisme

dalam bekerja dan menyadari bahwa bekerja adalah salah satu

ibadah.

M= Memuaskan, semua yang diberikan pada pasien/pelanggan

(eksternal/internal) Rumah Sakit diberikan seoptimal dan

semaksimal mungkin dalam rangka meningkatkan kepuasan

pelanggan/masyarakat.

A= Andalan, upaya meningkatkan mutu pelayanan pada Rumah

Sakit Umum Daerah Sekayu di laksanakan secara


71/183

56

e. Meningkatkan fungsi sistem rujukan yang responsive dan

berkesinambungan.

Rumah Sakit Umum Daerah Sekayu yang terletak di Jalan Kolonen

Wahid UdiN lingkungan I Kayuara Sekayu. Mempunyai fasilitas yang

menyelenggarakan berbagai jenis pelayanan spesialis dan sub spesialis dan

menjadi pusat rujukan diwilayah Kabupaten Musi Banyuasin dan sekitarnya.

RSUD Sekayu terdiri dari gedung A, B, C, dan D. Masing-masing 2 lantai

dengan uraian sebagai berikut:

1. Gedung A

a. PoliklinikFarmasi

b. IGD

c. Radiologi


72/183

57

p. Kamar bedah

q. Haemodialisa

r. Rekam medic

2. Gedung B

a. Ruang Pelayanan Inap

1) Kelas III Non infeksi diberi nama Ruang Sungkai

2) Kelas II infeksi diberi nama Ruang Medang

3) Kelas II diberi nama Ruang Meranti (Bangsal Kebidanan dan

Nonatus)

4) Kelas I diberi nama Ruang Tembesu

5) Kelas VIP diberi nama Ruang Petanang

3. Gedung C

a. Ruang gizi


73/183

58

Tabel 5.1

Kelas Ranap dan Jumlah TT RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

No Uraian Jumlah

1 Kelas Utama VIP (Tembesu) 10

2 Kleas I (Petanang) 20

3 Kelas II (Meranti) 20

4 Kelas II (Bangsal Kebidanan) 4 dan 18

5 Kelas III non infeksi (Sungkai) 40

6 Kelas III Infeksi (Medang) 407 ICU 4

8 NICU 4

9 Neonatus 5

Total 165 tempat tidur

Sumber: Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

Adapun jumlah tenaga medis dan non medis RSUD Kota Sekayu tahun

2015 adalah sebagai berikut:

Tabel 5.2

Jumlah Tenaga Medis dan Non Medis RSUD Kota Sekayu Tahun 2015


74/183

59

pelayanan rawat inap di RSUD Kota Sekayu tahun 2015, dapat dilihat dari

indikator berikut.

Tabel. 5.3

Indikator Kinerja Pelayanan RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

No Indikator Tahun

2015

Standar

Ideal1 BOR (Bed Occupancy

Ratio)

92,7% 60-85%

2 GDR (Gross Death Rate) 4% -

3 NDR (Net Death Rate) 1% -

4 ALOS (Average Length of

Stay)

3 hari 6-9 hari

Sumber: Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

Berdasarkan tabel diatas BOR pada tahun 2015 sebesar 92,7%, GDR

sebesar 4%, NDR sebesar 1% dan AlOS selama 3 hari.


75/183

60

Bagan 5.1

Letak Gudang Farmasi dalam Struktur RSUD Kota Sekayu

Gudang farmasi RSUD Kota Sekayu bersama apotek RSUD Kota

Sekayu berada dibawah unit Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu. Oleh

karena itu, gudang farmasi masih merupakan tanggung jawab dari Kepala

Instalasi Farmasi.

a. Input

Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia

61


76/183

61

Tabel 5.4

Jumlah SDM di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

Jumlah Latar Belakang

Pendidikan

Jabatan Status

Pegawai

Lama

Bekerja

1 orang S1 Farmasi (Apt) Kepala

Gudang

PNS 5 Tahun

1 orang D3 Farmasi Staf pelaksana

gudang

Non PNS 2 Tahun

Sumber : Bag.Kepegawaian RSUD Kota Sekayu tahun 2015

Berdasarkan tabel diatas bahwa jumlah SDM yang mengelola

persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu pada tahun

2015 berjumlah 2 orang dengan tenaga apoteker berjumlah 1 orang

menjabat sebagai kepala gudang dan 1 orang menjabat sebagai staf

pelaksana gudang. Jumlah ini mengalami penurunan dari 2 tahun

sebelumnya yang berjumlah 3 orang.

62


77/183

62

f. Mengawasi dan mengendalikan kebutuhan obat serta

bertanggung jawab untuk memastikan keseuaian rencana dan

kebutuhan obat di Gudang Farmasi.

Dari hasil observasi dan telaah dokumen diatas, ditemukan

bahwa kepala Gudang Farmasi sudah melakukan tahapan-

tahapan sesuai dengan prosedur kerja yaitu bertanggung jawab

atas semua kegiatan yang ada di Gudang Farmasi termasuk dalam

proses pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi RSUD

Kota Sekayu. Pernyataan tersebut didukung dengan hasil

wawancara yang telah dilakukan peneliti. Berikut kutipan

wawancaranya:

“ya kalau peran saya disini, ya sebagai kepala gudang, jadi

63


78/183

63

farmasi dalam pengelolaan persediaan obat di RSUD Kota

Sekayu antara lain:

a. Menerima barang yang datang dari supplier dan menata

barang di gudang farmasi

b. Menghitung jumlah persediaan stock barang farmasi di

gudang.

c. Menginput data obat yang ada di gudang

d. Melakukan mutasi barang farmasi ke unit instalasi farmasi.

e. Membuat laporan mutasi barang

f. Melakukan pengecekan terhadap obat kadaluarsa.

g. Membuat laporannya serta membuat arsip faktur penerimaan

obat.

Berdasarkan hasil telaah dokumen berupa SOP ditemukan

64


79/183

64

lakukan enggak saya lakukan, seperti ngecek obat yang

sudah kadaluarsa, itu jarang saya lakukan karena saya

sibuk, semua tugas gudang saya yang ngerjain, jadi kadangtidak sempat..” (GF-3)

Hal ini menunjukkan bahwa Instalasi Farmasi RSUD Kota

Sekayu belum memiliki tenaga pelaksana gudang farmasi yang

cukup dalam melakukan pekerjaan pengelolaan persediaan obat di

gudang farmasi. Ini terlihat ada beberapa ada beberapa peran yang

seharusnya dilakukan oleh petugas pelaksana akan tetapi tidak

dilakukan.

Hal ini juga didukung juga dengan hasil kegiatan wawancara

yang telah dilakukan dengan semua informan, yang menyebutkan

bahwa SDM yang ada di gudang farmasi masih kurang, karena

hanya ada 2 orang yang mengelola gudang farmasi, seharusnya

65


80/183

65

barang sesuai dengan pesanan dari unit, belum lagi pengecekan

obat” (GF-3)

Kurangnya tenaga pelaksana di gudang farmasi membuat waktu

kerja overtime pada petugas, hal ini mengakibatkan ada beberapa tugas

pelaksana yang seharusnya dilakukan segera menjadi tertunda.

Kualitas dari SDM yang ada di gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu dalam melaksanakannya tugasnya, dapat dipengaruhi oleh

banyak faktor seperti latar belakang pendidikan, usia, status pegawai

dan sebagainya. Secara individu SDM sudah dikatakan baik dalam

melaksanakan tugasnya di gudang farmasi. Hal ini dikarenakan mereka

sudah secara rutin mengerjakan pekerjaan di gudang farmasi, walaupun

menurut kepala instalasi farmasi dan kepala gudang, petugas pelaksana

pada awalnya belum tahu tentang pengelolaan persediaan obat terutama

66


81/183

66

Menurut Permenkes Nomor 58 tahun 2014 bahwa kualifikasi SDM

pekerjaan kefarmasian dirumah sakit terdiri dari Apoteker dan Tenaga

teknis kefarmasian (S1 Farmasi, D3 Farmasi, atau SMF). Berikut

adalah latar belakang pendidikan dari informan dalam penelitian ini :

Tabel 5.5

Karakteristik Informan di RSUD Kota

No Informan Umur Jabatan Pendidikan

1 Informan I 48 thn Kepala

Instalasi

Farmasi

S1 Farmasi

Apoteker

2 Informan II 34 thn Kepala

GudangFarmasi

S1 Farmasi

Apoteker

3 Informan III 24 thn Staf Gudang

Farmasi

D3 Farmasi

Sumber : Bag.Kepegawaian RSUD Kota Sekayu tahun 2015

Sedangkan untuk pelatihan pengelolaan persediaan obat belum

67


82/183

67

Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan menggunakan

wawancara dan data sekunder maka dapat disimpulkan kuantitas SDM

yang tersedia di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu saat ini memang

dirasa kurang, terlebih dengan adanya proses pengurangan jumlah

SDM dari tahun sebelumnya. Hal ini menyebabkan beban kerja SDM

yang ada saat ini menjadi bertambah karena penambahan tenaga SDM

sampai saat ini belum dilakukan.

2) Anggaran

Terkait pendanaan atau sumber dana yang dimiliki oleh RSUD

Kota Sekayu dalam pengelolaan persediaan obat berasal dari dua

sumber dana yaitu APBD dan BLUD Akan tetapi dalam proses

68


83/183

68

“sejauh ini tidak ada ya anggaran khusus untuk pengelolaan

obat, dari atasnya belum menyediakan, paling kalau misalnyadigudang kurang buku catatan, atau alat tulis lah, tinggal minta

saja kebagian logistik umum” (GF-2)

“.... ya tinggal minta saja kebagian logistik umum, disana sudah

ada semua tersedia kalau untuk ATK dan lain-lainnya” (GF-3)

Berdasarkan wawancara yang dilakukan, RSUD Kota Sekayu

belum menyediakan anggaran khusus untuk kegiatan pengelolaan

persediaan obat di gudang farmasi. Sedangkan untuk keperluan ATK

dan lainnya petugas gudang farmasi meminta ke bagian logistik umum.

3) Sarana dan Prasarana

Untuk menunjang para petugas di gudang farmasi dalam

69


84/183

69

“kalau fasilitas yang digunakan ya banyak ya, ada kantor, ada

telpon, ada tempat penyimpanan dan lain-lain, banyak kalau mau

disebutin satu- satu....” (GF-2)

“banyak ya kal au fasilitas, ada rolli untuk ngangkut barang

kalau datang, ada telpon untuk pemesana barang dari unit-unit,

ada lemari, rak-rak, banyak deh pokoknya...” (GF-3)

Dari hasil pernyataan informan diatas, diketahui bahwa fasilitas

atau peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan persediaan

obat sudah cukup lengkap. Hal ini juga dibuktikan juga dengan hasil

observasi di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu. Berikut hasil

observasinya:

Tabel 5.6

Sarana dan Prasarana Penunjang di Gudang Farmasi

No Pernyataan Observasi Jumlah

70


85/183

70

berhubungan dengan fungsi gudang farmasi yaitu penyimpanan.

Kondisi dari gudang penyimpanan obat RSUD Kota Sekayu masih

dalam kondisi yang baik, hanya saja dalam penataannya yang kurang

baik, karena rak-rak yang ada masih kurang memadai untuk meletakkan

barang-barang akibatnya barang-barang yang ada menjadi menumpuk,

apalagi ditambah dengan pemesanan barang yang dalam jumlah besar,

selain itu juga gudang farmasi RSUD Kota Sekayu tidak hanya

digunakan untuk menyimpan obat tetapi juga digunakan untuk

menyimpan alat-alat kesehatan lainnya.

Luas gudang yang kurang memadai tentunya sangat menghambat

petugas gudang dalam melakukan tugas penyimpanan obat di gudang

tersebut. Petugas gudang menjadi tidak leluasa bergerak pada saat akan

menyusun obat-obatan yang baru diterimanya Minimnya luas gudang

71


86/183

71

saat ini tidak lagi cocok untuk pengadaan barang yang besar,

jadi kalau misalnya kami mengadakan barangnya banyak

tergantung kebutuhan juga ya, ya seperti ini numpuk jadi nya,mau tidak mau harus ditumpuk, karena kondisi gudang nya yang

seperti ini” (GF-2)

“...k alau dari segi sarana dan prasarana yang ada sebenarnya

sudah ada cukup ya, hanya saja kalau menurut saya itu

gudangnya masih menjadi kendala disini, kalo misalnya barang

datang, saya susah untuk nyusunnya, jangankan nyusunnya,meletakkannya saja saya bingung, mangkanya di tumpuk seperti

ini” (GF-3)

Dari hasil wawancara diatas juga didukung oleh hasil observasi di

gudang farmasi didapatkan bahwa kondisi gudang cukup baik akan

tetapi luas gudang penyimpanan obat yang kurang memadai. Hal ini

terlihat dari ukuran gudang yang hanya 3,2 x 3 m2

saja.

Dari hasil wawancara dan observasi mengenai sarana dan

72


87/183

72

pengelolaan obat antara lain yaitu prosedur perencanaan, prosedur

penganggaran, prosedur pengadaan, prosedur penyimpanan, prosedur

pendistribusian, prosedur penghapusan, dan prosedur pengendalian

persediaan obat. Berikut kutipan wawancaranya:

“....prosedur kita ada, dibuat sebagai landasan untuk

pengelolaan obat di gudang farmasi ya” (GF-1)

“kalau prosedur atau SOP kita ada disini, jadi semua kegiatan

kita sesuai SOP yang ada” (GF-2)

Hasil wawancara juga didukung oleh hasil observasi dan telaah

dokumen bahwa prosedur atau Standar Operasional Prosedur (SOP)

yang berlaku di Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu terkait kegiatan

pengelolaan obat, antara lain adalah prosedur perencanaan, prosedur

penganggaran, prosedur pengadaan, prosedur penyimpanan, prosedur

pendistribusian prosedur penghapusan dan prosedur pengendalian

73


88/183

73

Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah para SDM yang ada dalam

mengaplikasikan setiap SOP yang ada.

SOP yang ada sudah lengkap, mudah dalam pelaksanaannya dan

telah disesuaikan dengan kegiatan rutin pengelolaan persediaan obat

dirumah sakit. Tidak ada kendala ataupun hambatan dalam

implementasi SOP dirumah sakit karena prosedur telah dibuat lebih

mudah dalam pengaplikasiannya. Hal ini seperti yang dikatakan oleh

informan dalam kutipan di bawah ini :

“kalau hambatan tidak ada ya, prosedur bagus tidak menjadi

hambatan kalau prosedurnya, kan prosedur dibuat untuk

mempermudah kerja kita disini” (GF-3)

Berdasarkan hasil wawancara dengan semua informan diketahui

bahwa pelaksanaan kegiatan pengelolaan obat di gudang farmasi RSUD

74


89/183

Dari hasil penelitian yag dilakukan dengan menggunakan

wawancara, telaah dokumen dan observasi maka dapat disimpulkan

bahwa SOP yang ada terkait dengan proses pengelolaan logistik

perbekalan farmasi sudah lengkap dan baik. Setiap SOP sudah dibuat

secara singkat dan jelas agar mudah dimengerti oleh para petugas.

Selain itu pengaplikasian SOP juga sudah dapat dikatakan baik, karena

semua proses yang ada sudah sesuai dengan SOP yang ada.

b. Proses

Proses pengelolaan persediaan obat merupakan serangkaian kegiatan

untuk mengelola obat yang dilakukan dengan menggunakan input sudah

disediakan. Proses dalam penelitian ini mengenai gambaran pengelolaan

persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu, ini merupakan

elemen-elemen yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran

75


90/183

menambahkan dengan stok pengaman (buffer stock ). Penentuan

kebutuhan ini dibuat dalam dokumen perencanaan berupa draf usulan

yang kemudian diserahkan ke kepala gudang farmasi untuk dibuat surat

pemesanan ke distributor yang nantinya akan disetujui oleh kepala

instalasi farmasi. Berikut pernyataan Informan:

“...prosesnya mulai dari pembuatan daftarnya oleh kepalagudang, obat apa saja yang akan di adakan atau dipesan,

kemudian baru disampaikan ke saya, baru nanti diketahui oleh

direktur dan disetujui oleh bagian keuangan, kalau sudah

disetujui baru obatnya diadakan. Nah untuk perencanaannya

disini kami pakai konsumsi, kita lihat pemakaian obatnya, berapa

sisanya kemudian berapa yang keluar, kemudian ditambah

dengan buffer stokc juga” (GF-1)

“Proses perencanaannya ya kami buat daftar obat apa saja yang

akan di beli, nah daftar tersebut berdasarkan metode konsumsi

kan. Jadi misalnya obat apa saja nih yang kira-kira yang banyak

digunakkan oleh user atau masyarakat banyak yang konsumsi,

h k i lih t k i di k d k j di

76


91/183

“....semua jenis obat yang ada di formularium ya, jadi disini

patokan nya formularium dan konsumsi..” (GF-1)

“kalau obat yang masuk keperencanaan ya sesuai dengan

formularium ya, kita kan ada formularium nih, nah ditambah

juga dengan jumlah konsumsi dari pasien juga, jadi berapa

banyak dan obat apa saja nanti yang habis dan nah dilihat

dari sana” (GF-2)

Dari pernyataan diatas juga didukung oleh hasil telaah dokumen

berupa Laporan Keadaan Obat Tahun 2015 didapatkan hal yang sama

yaitu obat-obat yang berjenis tablet, injek, salp, cair, kapsul dan lain

sebagainya.

Selama ini dalam proses perencanaan kebutuhan obat sudah

sesuai dengan standar operasional prosedur yang ada di rumah sakit.

Namun tetap saja ada kendala yang sering terjadi dalam proses

77


92/183

“...kadang realisasinya tidak sesuai dengan yang kita

rencanakan, misal perencanaan kita segini, tiba-tiba pasien

banyak kan, ya akhirnya stok kita habis” (GF-1)

“masalah stok out banyak ya. misal masalah pada perencanaan,

bulan kemaren tidak ada kasus, dan kita tidak pesen, nah tapi

bulan ini tiba-tiba ada kasus, biasanya untuk penyakit yang pola

nya tidak menentu, akhirnya kita pesen cito” (GF-2)

Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara

mendalam dan data sekunder, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan

perencanaan kebutuhan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

pada dasarnya sudah dilakukan sesuai dengan standar operasional

prosedur yang ada di rumah sakit. Obat-obatan yang masuk dalam

perencanaan juga berdasarkan Formularium Rumah Sakit dan

berdasarkan metode konsumsi. Akan tetapi dalam pelaksanaannya

terkadang terdapat masalah yang berkaitan dengan ketidaksesuaian

78


93/183

yang disediakan untuk pengadaan obat di RSUD Kota Sekayu sebesar

±10 M pertahun. Sebagaimana pernyataan informan sebagai berikut:

“kalau untuk obat lebih besar ya anggarannya, kurang lebih

sekitar 10 M pertahun, itu untuk obat ya, belum untuk yang lain”

GF-1)

“.... nah kalau dana yang dikeluarkan oleh RS untuk obat

pertahun itu bisa 10_an M, itu sudah dari dua sumber dana tadi,

biasanya” (GF-2)

Adapun mekanisme penganggaran obat yaitu sebelum menyetujui

pembelian obat yang diajuhkan oleh kepala gudang, kepala instalasi

menghitung anggaran berdasarkan harga obat yang dibeli sebelumnya

tanpa mengabaikan perkiraan kenaikan harga. Kemudian kepala

instalasi farmasi memberikan data dan laporan pembelian ke bagian

keuangan. Setelah itu, oleh bagian keuangan data-data tersebut akan

79


94/183

Adapun sumber dana yang digunakan dalam proses pengadaan

obat berasal dari dua sumber dana yaitu dari APBD dan BLUD. Dana

APBD di lakukan perencanaan setiap 3 bulan sekali sedangkan untuk

dana BLUD dilakukan perencanaan setiap bulannya. Berikut penyataan

informan:

“disini kami melakukan pemesanan obat biasanya setiap bulan ya, kalau menggunakan dana BLU sebulan sekali biasanya, kalau

pake APBD pesannya 3 bulan sekali...” (GF-1)

“Kami ada dua dana ya, kalau APBD itu kami lakukan

pertrisemester artinya 3 bulan sekali, kalau yang BLUD kami

lakukan setiap bulan. Nah kenapa kami lakukan seperti ini,

karena kalau misalnya dari APBD nya kekurangan obat, ya kami

tutup dengan dana obat dari BLUD. Kalau misalnya obatnya

habis di pertengahan sebelum datang pemesanan lagi ya kami

pesan lagi, jadi dalam 1 bulan itu bisa 2 kali mesannya” (GF-2)

Dalam proses penganggaran untuk pengadaan obat tentu terdapat

80


95/183

Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara

mendalam, maka dapat disimpulkan bahwa dalam proses penganggaran

persediaan obat yang ada di RSUD Kota Sekayu menggunakan dua

anggaran yaitu anggaran APBD dan BLUD. Akan tetapi terdapat

kendala yang sering dihadapi adalah kurangnya anggaran untuk

pengadaan obat.

3) Pengadaan

Pengadaan merupakan salah satu kegiatan merealisasikan

perencanaan dan penentuan kebutuhan obat dirumah sakit. Dari hasil

wawancara yang dilakukan oleh peneliti didapatkan bahwa proses

pengadaan yang ada di RSUD Kota Sekayu dimulai dari pengajuan dari

gudang farmasi ke kepala instalasi farmasi sesuai dengan kebutuhan

81


96/183

Dalam pelaksanaannya pengadaan obat di RSUD Kota Sekayu

sudah menggunakan sistem e-purchasing secara online melalui web

LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah). Hal

ini untuk mempermudah petugas dalam pemesanan, selain itu juga

pengadaan obat berdasarkan tender. Sebagaimana pernyataan informan

berikut :

“sekarang kan sudah ada e-katalog, jadi pemesanan lewat itu

lebih mudah, apalagi itu seperti bersifa wajib ya karena ada

Surat edaran dari Menkes tentang pengadaan obat lewat e-

katalog atau kalau misalnya ada obat yang enggak sesuai dengan

yang diinginkan RS, ya kita pakai sistem tender atau lelang,.”

(GF-1)

“kalau pengadaan obat kita pakai e-katalog ya, ada juga pakai

sistem tender, itu kalau misalnya obat yang di e-katalog tidak

sesuai dengan harga, ada juga pakai pembelian langsung, jadi

distibutor menawarkan ke RS” (GF-2)

82


97/183

“....biasanya 1 bulan sekali ya, tapi tergantung obatnya, kalau

obatnya cepat habis ya pihak gudang pesan lagi, tapi kalau

perencanaannya ya tergantung dana yang digunakan” (GF-1)

“ Kalau pengadaannya ya kami lakukan 1 bulan sekali, atau bisa

jadi 2 kali dalam 1 bulan, itu kalau obatnya cepat habis ya...”

(GF-2)

“Setahu saya obat yang diadakan biasanya sebulan sekali, atau

tidakk kalo obat nya cepat habis, pak Dedi mesan lagi, bisa sebulan itu 2 kali” (GF-3)

Kendala yang sering terjadi dalam kegiatan pengadaan adalah

datang dari distributor yang sering terlambat dalam melakukan

distribusi ke rumah sakit dikarenakan jarak yang cukup jauh dan

anggaran yang kurang. Akibatnya pihak gudang sering melakukan

pembelian cito ke apotek di luar rumah saki. Hal ini seperti yang

diungkapkan oleh informan dibawah ini.

83


98/183

disimpulkan bahwa proses pengadaan obat di gudang farmasi RSUD

Kota Sekayu sudah berjalan sesuai dengan standar operasional prosedur

yang ada di rumah sakit. Namun terdapat kendala dalam proses

pengadaan obat yaitu anggaran yang kurang dan terlambatnya

distributor dalam mendistribusikan obat ke rumah sakit atau obat yang

dipesan tidak ada atau kosong di distributor, sehingga harus memesan

ke distributor lainnya atau dilakukannya pembelian cito oleh pihak

gudang.

4) Penyimpanan

Penyimpanan merupakan kegiatan pengamanan terhadap obat-

obatan yang diterima agar tidak hilang, terhindar dari kerusakan fisik

maupun kimia, serta mutunya tetap terjamin. Berdasarkan hasil

84


99/183

“obat saya simpan secara abjad berdasarkan jenis sirup, tablet,

salep atau lainnya. Obat yang baru datang saya letakkan di

belakang, tapi ada juga di depan, karena dibelakang sudah

penuh, jadi mau tidak mau didepan..” (GF-3)

Pernyataan diatas juga didukung oleh hasil observasi yang

dilakukan oleh peneliti di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

diketahui bahwa penyimpanan sesuai dengan prosedur penyimpanan

yang ada di RSUD Kota Sekayu. Berikut hasil observasi di gudang

farmasi terhadap petugas dalam proses penyimpanan obat antara lain:

a. Pada saat penyusunan obat, petugas gudang farmasi menyusun

obat-obat pada rak-rak yang masih kosong saja karena belum ada

penamaan pada rak-rak obatnya. Penyusunan dilakukan

berdasarkan sistem FIFO. Jika masih ada obat yang tersisa

sebelumnya petugas meletakkan obat tersebut bersamaan dengan

85


100/183

Masalah atau kendala yang terjadi di gudang farmasi yang

berhubungan dengan penyimpanan diantaranya adalah kondisi gudang

yang tidak memungkinkan untuk melakukan penyimpanan. Hal ini

mengakibatkan ketidakleluasan petugas dalam melakukan pekerjaannya

di dalam gudang farmasi dan terjadinya penumpukkan barang atau

kardus obat di dalam gudang farmasi. Hal ini sesuai dengan penjelasan

yang diberikan oleh kepala instalasi farmasi seperti kutipan dibawah

ini:

“kalau untuk saat ini yang menjadi masalah itu kondisi gudang ya penyimpanan sebenarnya tidak ada kendala yang besar ya,

cuma hanya kurang SDM nya saja, soalnya petugas

pelaksananya cuma satu....” (GF-1)

Pernyataan tersebut juga didukung oleh pernyataan yang

86


101/183

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, maka dapat

disimpulkan bahwa proses penyimpanan di gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu dilakukan oleh petugas gudang farmasi belum sesuai dengan

standar operasional prosedur yang ada di gudang farmasi. Selain itu ada

beberapa kendala atau masalah yang ditemukan dalam proses

penyimpanan antara lain yaitu kurangnya petugas pelaksana yang ada

di gudang farmasi membuat beberapa pekerjaan yang seharusnya

dilakukan menjadi tertunda dan terjadinya penumpukkan kardus yang

berisi obat-obatan, hal ini disebabkan oleh kondisi gudang yang kurang

memadai.

5) Pendistribusian

Distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat

87


102/183

“Kalau distribusi ke unit -unit pelayanan orang gudang ya yang

lebih tahu, tapi biasanya unit yang membutuhkan menghubungi

dulu pihak gudang untuk meminta obat” (GF-1)

“....Kalau distribusi ke unit -unit biasanya mereka telpon dulu,

perlu obat apa dan berapa jumlahnya terus nanti oleh petugas

gudang dicatat sebagai obat keluar, terus kalau ada obatnya ya

dianter, kalau tidak ada kami telpon balik orang unit yang mesan

tadi...” (GF-2)

“Biasanya mereka nelpon dulu, nanyain ada atau tidaknya obat

yang mereka minta, kalau ada ya saya cek dulu terus saya catat

jumlah dan jenis obat keluarnya baru saya kasih antar atau kalau

saya lagi banyak kerjaan ya saya telpon balik. Kalo misalnya

obatnya tid ak ada ya saya telpon unit yang minta tadi” (GF-3)

Pernyataan diatas juga didukung oleh hasil observasi dan telaah

dokumen berupa prosedur kerja bahwa proses pendistribusian obat di

gudang farmasi diawali dengan permintaan obat oleh unit yang

88


103/183

dilakukan distribusi karena obat yang dipesan kosong. Berikut

pernyataan wawancaranya:

“kalau misalnya obat yang dipesan ada yang kami distribusikan,

kalau tidak ada yang tid ak bisa di kasih” (GF-2)

“distribusinya tergantung ada apa tidak obatnya ya, kalau

obatnya ada yang kami lakukan pendistribusian, tapi kalau

misalnya obatnya abis atau kosong, ya kami tidak lakukan

distribusi” (GF-3)

Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu seringkali mengalami hambatan. Hambatan yang dialami

tersebut misalnya ketika petugas gudang farmasi sedang tidak bekerja

atau tidak diruangan sementara unit yang sangat membutuhkan obat

dari gudang farmasi. Biasanyanya petugas unit akan masuk ke gudang

farmasi dengan kunci cadangan dan mengambil obat dari gudang

89


104/183

pelaksana sudah sesuai dengan standar operasional prosedur yang ada

di rumah sakit. Akan tetapi ada beberapa kendala atau masalah yaitu

sering tidak ada konformasi atau pemberitahuan petugas lain dalam

mengambil obat di gudang farmasi ketika petugas gudang sedang tidak

ada di gudang atau sedang libur.

6) Penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti

kepada informan bahwa kegiatan penghapusan obat-obatan yang

mendekati expired date adalah dengan cara penukaran kembali kepada

disributor. Pada awal kerjasama dengan distributor atau supplier dibuat

juga kesepakatan mengenai jangka waktu barang yang boleh diretur

atau dikembalikan kepada supplier atau disributor. Jika ada masa obat

90


105/183

A sudah kadaluarsa atau rusak, biasanya distributornya datang

dan membawah penggatinya” (GF-2)

“kal au ada obat yang sudah kadaluarsa, saya catat dan saya

laporkan sama kepala gudang, terus pak dedi menghubungi

ditributornya” (GF-3)

Sedangkan untuk obat-obatan yang telah rusak dan tidak dapat

dikembalikan lagi ke distributor dan tidak dapat lagi dimanfaatkan,

maka rumah sakit akan melakukan penghapusan sesuai dengan

prosedur yang ada di rumah sakit dengan cara di bakar. Penghapusan

obat yang dilakukan di RSUD Kota Sekayu dilaksanakan oleh panitia

penghapusan yang dibentuk oleh pihak RSUD Kota Sekayu sesuai

dengan prosedur yang ada. Berikut kutipan wawancaranya:

“obat -obatan yang dilakukan penghapusan biasanya obat yang

sudah expired date ya, obat yang tidak bisa dimanfaatkan lagi,

untuk prosesnya itu dibakar” (GF 1)

91


106/183

dilakukan leh gudang farmasi RSUD Kota Sekayu yaitu pengahapusan

dilakukan dengan mengembalikan atau menukarkan kembali obat yang

mendekati expired date ke distributor yang telah kerja sama dengan

pihak Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu dan penghapusan dengan

cara di bakar untuk obat-obat yang rusak dan tidak dapat dimanfaatkan

lagi.

7) Pengendalian Persediaan

Kegiatan pengendalian persediaan obat yang dilakukan oleh

gudang farmasi RSUD Kota Sekayu yaitu melalui stock opname dan

kartu stok. Berdasarkan hasil telaah dokumen berupa tupoksi

pengendalian persediaan di gudang farmasi, kegiatan stock opname di

RSUD Kota Sekayu dilakukan setiap 2 bulan sekali di gudang farmasi

92


107/183

“.....stok opname 3 bulan sekali kami lakukan bisa jadi 4 bulan

sekali kadang-kadang, kita hitung jumlah stok obat, masing-

masing obat sisa nya berapa, yang diapotik juga dihitung, kalau

misalnya ada obat yang mendekati kadaluarsa, kami lancarkan

dulu obat itu, mangkanya kami pakai sistem FIFO/FEFO” (GF-

3)

Kendala dalam kegiatan stock opname yang biasa ditemui oleh

petugas diantaranya metode stock opname yang masih manual dan

belum didukung oleh teknologi yang modern, terdapatnya

ketidaksesuaian antara fisik barang dan data komputer dan banyaknya

jenis dan jumlah barang perbekalan farmasi. Metode dalam stock

opname yang masih manual dan banyaknya jumlah obat menyulitkan

dan membutuhkan waktu yang lebih lama bagi petugas untuk

menyelesaikannya. Hal ini sebagaimana pernyataan informan dalam


108/183

94


109/183

Salah satu upaya dalam pengendalian persediaan obat di gudang

farmasi adalah melalui sistem pencatatan. Sistem pencatatan persediaan

yang digunakan adalah dengan karu stok. Penggunaan kartu stok

manual berfungsi untuk kemudahan penelusuran obat secara langsung

apabila terjadi kesalahan.

Dalam kegiatan pengendalian persediaan obat di gudang farmasi

RSUD Kota Sekayu tidak menggunakan metode khusus. Hal ini sesuai

dengan hasil wawancara berikut :

“tidak ada metode khusus, hanya menggunakan kartu stok dan stock

opname saja” (GF-1)

“kalau metode khususnya tidak ada ya, pengendalian lewat stock

opname saja dan untuk setiap har inya pakai kartu stok” (GF-2)

“metode khusus tidak ada, cuma bikin pencatatan saja tiap hari

95


110/183

c. Output

1) Ketersediaan dan Keamanan Obat di Gudang Farmasi RSUD

Kota Sekayu

Berdasarkan hasil observasi di gudang farmasi terhadap obat-

obatan yang tersedia di gudang penyimpanan, diketahui bahwa secara

garis besar ketersediaan oba

pengelolahan persediaan obat

Documents