pengurusan fail pbk 2011 (1)

8/18/2019 Pengurusan Fail PBK 2011 (1)

1/40


2/40

Satu “holder” yang mengandungisurat-suratan dan dokumen sebagairekod

FAIL

DEFINISI SISTEM FAIL Proses mengkelasifikasi,

menyusun, menyimpan danmenyelenggara fail-failbagi memudahkan pengurusannyaapabila diperlukan


3/40

Memahami apa yang dimaksudkan dengansistem fail; dan

Menggunakan pengetahuan ini untukmengurus ,menyediakan fail bersistem yangbetul dan piawai bagi penyimpanan rekoddan dokumen.

OBJEKTIF


4/40

Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang

lama disimpan; Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan;

Rujukan, penyelidikan dan kajian

KEGUNAAN REKOD


5/40

Proses menyimpan segala rekod dan dokumenuntuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir

Satu proses Klasifikasi, Penyusunan,Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supayamudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;

DEFINISI SISTEM FAIL


6/40

PENGURUSAN FAIL-FAIL

PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING

Sistem pengurusan fail-fail PerkhidmatanBimbingan dan Kaunseling terbahagi kepada 3bahagian iaitu :

1. Fail-fail pengurusan

2. Fail-fail bidang3. Fail sesi kaunseling Individu dan Kelompok


7/40

1. FAIL PENGURUSANFail pengurusan ini digunakan untuk urusan surat menyurat sama

ada surat yang dihantar ataupun surat yang diterima.

Sistem rujukan yang digunakan bagi setiap fail berkenaan

hendaklah menggunakan sistem yang telah diperkenalkan oleh

sekolah masing-masing.

Semua fail pengurusan hendaklah disimpan dipejabat sekolah dan

sesalinan fail berkenaan boleh diletakkan dalam bilik Bimbingan

dan Kaunseling untuk memudahkan GBK membuat rujukan segera.

Fail pengurusan hendaklah disusun secara berasingan dengan fail

bidang

Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan PerkhidmatanBimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009


8/40

Fail Pengurusan terbahagi kepada 5 jenis :

Kod Fail Arkib Bimbingan dan Kaunseling :

100-19/3 - Bimbingan dan Kaunseling



9/40

ITEM DALAM FAIL : 100 – 19/3

100-19/3/1 – PENGURUSAN AM

100-19/3/2 –

SURAT PEKELILING IKHTISAS

100-19/3/3- PROGRAM PEMBANGUNAN MURID

100-19/3/4 – PENDIDIKAN , KERJAYA DAN LATIHAN

100-19/3/5- PROGRAM PEMBANGUNAN STAF DAN MESYUARAT

Fail Pengurusanmenggunakan

“Fail Putih Lembutdan disimpan didalam almari besi



10/40

PROSEDUR PENGURUS N F IL

1. PENERIMAAN DANPENDAFTARAN SURAT

2. PENDAFTARAN DAN

PEMBUKAAN FAIL

3. PENYIMPANAN DANPERGERAKAN FAIL

4. PEMINDAHAN DANPELUPUSAN


11/40

FAIL PENGURUSAN1.1 Pengurusan Am

Semua surat-surat rasmi yang diberikankepada UBK yang berkaitan denganPerkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

hendaklah disimpan dalam fail .

Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan

Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009


12/40


13/40

FAIL PENGURUSAN

1.3 Pendidikan Kerjaya dan LatihanSemua surat-surat yang berkaitan dengan pendidikan,pendidikan lanjutan,permohonan borang,peluang latihandan kerjaya. Surat yang berkaitan dengan tawaran biasiswa

juga boleh dimasukkan dalam fail ini. Surat-surat berkaitanmungkin dikeluarkan oleh pihak-pihak seperti berikut :a) Bahagian Permohonan Kemasukan BPKPb) Bahagian Matrikulasi KPMc) Politeknik

d) PTPTNe) IPTS yang berkaitanf) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaita



14/40

FAIL PENGURUSAN1.4 Program Pembangunan Murid

Semua surat rasmi berkaitan program pembangunan murid yang dikeluarkan oleh KPM, JPN dan PPD. Ini termasuk semuasurat-surat rasmi panggilan mesyuarat, berkaitan dengan

program pembangunan murid. Misalnya surat-surat programrasmi yang berkaitan seperti :a) Kepimpinanb) PRSc) Kaunseling Kerjaya

d) Motivasi kecemerlangane) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitanf) Dan lain-lain berkaitan



15/40

FAIL PENGURUSAN1.5 Program Pembangunan Staf dan

Mesyuarat

Surat-surat rasmi yang berkaitan dengan program

pembangunan staf kepada Guru Bimbingan dan Kaunselingseperti :a) Kursus Peningkatan Profesionalisme GBKb) Seminar Pemantapan Perkhidmatan Bimbingan danKaunseling

c) MGKK Negeri /MGKK Daerahd) Minit Mesyuarate) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan



16/40

FAIL PENGURUSANFail Pengurusan mengunakan fail Putih rasmi (lembut) dan

disimpan serta diuruskan oleh PAP di pejabat sekolah

Fail bertaraf keselamatan disimpandalam bilik khas atau kabinet besi

Fail terbuka disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (PigeonHole) dan susun mengikut Doket FaharasatBilangan

C R PENYIMP N N F IL


17/40

• Fail manila kad tidak banyakmenggunakan ruang;

• Mudah disedia dan mudahdisimpan;

• Murah dan mudah diperolehi;

•Cara mudah diperluas dandipakai berterusan;

• Rekod mudah dicari biladiperlukan;

• Cross reference –maklumatberkaitan dimasukkan dalam failberkenaan.

PRINSIP SISTEMFAIL

PENGURUSAN


18/40

Semua surat yang diterima dan suratkeluar perlu diminitkan

Surat masuk diminitkan dakwat merah Surat keluar dimintkan dakwat

biru/hitam Surat hendaklah diminitkan dikertas

minit Am 6

SUR T DIMINITK N


19/40

Surat Masuk

Surat bertarikh …………. daripada ……………..

………………………… dikandung pada ..………

Surat Keluar

Surat bertarikh …………. kepada …..…………..………………………… dihantar pada ..…………

CONTOH MINIT


20/40

Kertas minit Surat Kulit Fail

Kertas Minit No.

Helai No.

ARKIB NEGARA MALAYSIA

JALAN DUTA

50568 KUALA LUMPUR

CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAILCONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL

2

1

2Surat bth. ___ drp. ___ dikdgn. pd. ___

Surat bth. ____ d/h kpd. ____ pd. ____


21/40

PNB.,KLPERKARA

KURSUS PENGURUS N REKOD

(Am 435-Pin. 1/80)

ANM.400-1Didaftar di bawah perkara

Kertas-kertas Yang Berhubung A N

M .4 0 0 - 1

KULIT FAIL

kertas-kertas

yang

berhubung di

atas kulit

sebenarnya

bermaksud

fail/fail yang

berkaitan

Nombor rujukan

fail yang dibuka

70mm sahaja


22/40

KULIT DEPAN FAIL


23/40


24/40

KERTAS MINIT


25/40

TEMPAT PENYIMPANAN FAIL


26/40

TEMPAT PENYIMPANAN FAIL

****Almari besi mestilah sentiasa dikunci dan SULIT


27/40

Sesalinan fail pengurusan boleh diletakkan dalam bilik bimbingan dan

kaunseling untuk memudahkan GBK membuat rujukan. Fail disusun secara

berasingan dengan fail bidang


28/40

Daftar folder dibuat untuk memudahkan pentadbiran dan

semakan .


29/40

2. FAIL BIDANGSetiap fail bidang digunakan untuk menyimpan segala maklumat

yang berkaitan dengan bidang berkenaan misalnya :

1. Kertas kerja

2. Modul latihan laporan program

3. Penilaian Program

4. Penyelidikan

5. Minit Mesyuarat

6. Data-data

7. Pakej-pakej pembelajaran

8. Bahan-bahan atau maklumat berkaitan

Semua “ folder” bidang hendaklah disimpandi Bilik Bimbingan dan Kaunseling dalam satu

rak khas. Buatkan satu daftar folder untuk

memudahkan pentadbiran dan semakan .




30/40

Semua “ folder” bidang hendaklah disimpan di Bilik Bimbingan dan

Kaunseling dalam satu rak khas. Buatkan satu daftar folder untuk

memudahkan pentadbiran dan semakan .


31/40

1. Akademik2. Kerjaya

3. Psikososial dan Kesejahteraan

4. Pembangunan dan Kepimpinan Murid

5. Keibubapaan

6. Pendidikan Pencegahan Dadah / Rokok / HIV / Aids

7. Disiplin Murid

8. Kelab Bimbingan Dan Kaunseling

9. Pembimbing Rakan Sebaya

10. Program Khas11. Lawatan Pembelajaran

12. Jawatankuasa Bimbingan dan kaunseling

13. Tugas-tugas Am

“FOLDER” BIDANG




32/40


33/40


34/40

REKOD FAIL SESIKAUNSELING INDIVIDU


35/40

REKOD FAIL SESI

KAUNSELING KELOMPOK


36/40

BUKU DAFTAR KLIEN KAUNSELINGINDIVIDU DAN KELOMPOK


37/40

FAIL PENGURUSANPK 13 –PENGURUSAN BIMBINGAN

SPSKOBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk

memastikan 100% murid

mendapat PerkhidmatanBimbingan daripada Guru

Bimbingan dan Kaunseling

dalam Perkhidmatan Bimbingan,

Kemahiran Belajar,

Perkhidmatan Bimbingan

Kerjaya, PerkhidmatanPembangunan Diri Murid dan

Perkhidmatan Bimbingan

Motivasi, melainkan dalam hal-

hal yang bukan kawalan pihak

sekolah.


38/40

Semua “evidence” perlu disediakan dalam satufolder khas Pengurusan SPSK

PK 13-Pengurusan Bimbingan


39/40

Bil Jenis Rekod Tempoh Lokasi

1

Buku Rekod PerkhidmatanBimbingan dan Kaunseling

Lima Tahun

Stor

2

Biodata Guru Bimbingan danKaunseling

Tiga Tahun

Bilik GBK

3 Rekod aktiviti bimbingan Tiga Tahun Bilik GBK

4

Rekod/Buku DaftarPerkhidmatan

Tiga Tahun

Bilik GBK

5 Borang Khidmat KaunselingIndividu

Tiga Tahun Bilik GBK

6 Borang Khidmat KaunselingKelompok

Tiga Tahun

Bilik GBK

7

Borang Penilaian Guru

Tiga Tahun

Bilik GBK

8

Laporan aktiviti/Program

Tiga Tahun

Bilik GBK

9

Penyata Kewangan (L4)

Tiga Tahun Bilik GBK

10

Borang L4

Tiga Tahun

Bilik GBK

REKOD YANG PERLU ADA DALAM SPSK


40/40

pengurusan fail pbk 2011 (1)

Documents