Pirkanmaan maakunta- ja soteuudistus

JÄRJESTÄMISEN JA HALLINNON LOPPURAPORTIT

JUKKA ALASENTIE

1

Sisällys

Elinkeinojen kehittämispalvelut maakuntauudistuksessa .................................................. 2

Pelastustoimi ja varautuminen....................................................................................................... 5

Strateginen hankinta -työryhmä ................................................................................................. 10

Tiedolla johtaminen ......................................................................................................................... 13

Osallistuminen – teema ja työryhmä ......................................................................................... 17

Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan (TKI) valmistelu ....................................... 20

Pirkanmaan maakunnan laatuohjelma .................................................................................... 22

Palveluverkko, kiinteistöt ja tilat -työryhmä ......................................................................... 24

Asiakkuuksien hallinnan loppuraportti ................................................................................... 27

Maakunnan, kunnan ja muiden toimijoiden yhteistyömallit – työryhmä ................... 31

Strateginen ohjaus ............................................................................................................................ 33

Järjestäminen...................................................................................................................................... 34

Johtaminen ja hallinto- työryhmän työn paketointi ............................................................ 37

Hallinto ja laki -työryhmä .............................................................................................................. 41

Talous-työryhmä ............................................................................................................................... 42

Henkilöstöasiat ja henkilöstön osallistuminen ..................................................................... 44

Tukipalvelujen ohjaus yhteenveto ............................................................................................. 47

Viestintä ja verkkopalvelut .............................................................................................................. 49

Eettinen maakunta –valmisteluryhmä ..................................................................................... 51

Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustyön yhteenveto ................................................................... 54

Kokonaisarkkitehtuuri uudistuksen suunnittelussa ........................................................... 56

Valmistelevien valiokuntien malli .............................................................................................. 58

Maakuntauudistuksen hallinnointi ............................................................................................ 59

Pirkanmaa 2021-projektipalvelut .............................................................................................. 62

2

Elinkeinojen kehittämispalvelut maakuntauudistuksessa Elinkeinojen kehittämispalvelujen valmistelukokonaisuus muodostui maakunnalle siirtyvistä ELY-keskuksen, TE-toimiston ja maakunnan liiton tehtävistä. Näitä ovat mm. yritys- ja työllisyyspalvelut (kasvupalvelut), innovaatiotoiminnan edistäminen, koulutustarpeen ennakointi ja rakennerahastojen hallinnointitehtävät. Näitä voidaan käsitellä myös aluekehittäminen-termin kautta. Aluekehittäminen Maakuntauudistuksen jälkeen aluekehittämisestä olisivat vastanneet maakunnat oman alueensa osalta ja kunnat oman alueensa osalta sekä valtio. Maakunnat olisivat vastanneet alueensa strategisesta kehittämisestä yhteistyössä keskeisten toimijoiden kanssa. Valtiolla olisi ollut jatkossakin vahva intressi alueiden elinvoiman ja kasvun edistämisessä. Vuosittaiset aluekehityskeskustelut eri ministeriöiden kanssa olisi toiminut tässä välineenä. Maakunnassa tiivis yhteistyö eri kehittäjätahojen, etenkin kuntien, kanssa nähtiin erittäin tärkeäksi. Maakunnan yhteistyöryhmä (MYR) toimii virallisena kumppanuuselimenä, mutta vuorovaikutuksen ja yhteistyön tulee olla laajaa ja jatkuvaa. Käytännössä aluekehittämistyö on maakunnan kehittämistyön suunnittelua (maakuntastrategia, maakuntaohjelma, vuotuiset toteuttamissuunnitelmat) sekä alueen innovaatiorakenteiden ja innovaatioyhtesityön kehittämistä. Myös ennakointi- ja tulevaisuustyö kuuluu tähän kokonaisuuteen. Kansainvälinen yhteistyö ja hanketoiminta ovat olleet keskeistä aluekehittämisessä. Rakennerahastot ovat keskeisimmät käytännön välineet aluekehittämisessä. Rakennerahastoja ovat EU-rahoitteiset Euroopan aluekehitysrahasto (EAKR) ja Euroopan sosiaalirahasto (ESR). Tällä hetkellä ELY-keskukset ja maakunnan liitot toimivat ns. välittävinä toimieliminä eli vastaavat rakennerahastotoiminnan hankerahoituksesta ja -maksatuksesta. ELY-keskuksilla tehtäviä on keskitetty joihinkin ELY-keskuksiin ja KEHA-keskukseen, samoin maakuntien liitoilla on työnjakoa tehtävien hoidossa. Uudet maakunnat toimivat pääsääntöisesti itse oman alueensa rakennerahastotoimijoina. Rakennerahastoista rahoitetaan eri toimijoiden (kunnat, korkea- ja ammattikoulut, yritykset, yhdistykset jne.) kehittämishankkeita. Maakunnan liitto on voinut myöntää rahoitusta myös omille hankkeilleen. Rakennerahastotoimintaa ohjataan mm. valtakunnallisilla ohjelmilla, jotka laaditaan 7-vuotiskausiksi. Uusi rakennerahastokausi alkaa 2021 ja sen valmistelu on käynnistynyt.

3

Maaseutupalvelut Maaseutupalvelut sisältävät maaseudun kehittämiseen, maataloustukiin, kasvintarkastukseen sekä eläinten terveyden ja hyvinvoinnin valvontaan liittyvät lakisääteiset tehtävät. Toiminta perustuu Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahastoon, Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelmaan ja Pirkanmaan alueelliseen maaseudun kehittämissuunnitelmaan, Leader-ryhmien paikallisiin kehittämisstrategioihin sekä elintarvikeketjun monivuotiseen kansalliseen valvontasuunnitelmaan. Osa tuista on kokonaan kansallisesti rahoitettuja. Toimintaa velvoittaa Ruokaviraston kanssa tehty maksajavirastosopimus, joka edellyttää mm. tehtävien (myöntö/maksatus/valvonta/jatkotoimet) eriyttämistä. Ruokavirasto toimii tehtävien kansallisena järjestäjänä ja delegoi toimeenpanon maakuntien (nyk. ELY-keskus ja kuntien yhteistoiminta-alueet) tehtäväksi. Maakunnassa nämä delegoidut tehtävät hoidetaan järjestäjän toimesta eikä niitä ole mahdollista siirtää edelleen eteenpäin kolmannelle osapuolelle (tuottaja). Maksajavirastotehtävien alainen prosessi pitää säilyä yhtenäisenä pilkkomatta sitä maakunnan järjestäjätoimissa tai sen ulkopuolelle. Maatalouslomituksen järjestäminen on osa maaseutupalveluja ja itse toiminta hoidetaan erillisessä yksikössä. Kasvupalvelut Hallituksen esityksessä laiksi alueiden kehittämisestä ja kasvupalveluista ja eräiksi siihen liittyviksi laeiksi linjattiin, että maakunnat olisivat vastanneet vuodesta 2020 lähtien nykyisin ELY-keskusten ja TE-toimistojen tarjoamista yritys- ja työllisyyspalveluista. Poikkeuksen olisi muodostanut jo aiemmin sovittu Uudenmaan erillisratkaisu, jossa järjestämisvastuu on Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten muodostamalla kuntayhtymällä. Maakunnat olisivat vastanneet siitä, että alueilla on tarjolla riittävästi palveluja, jotka edistävät työttömien mahdollisuuksia saada työtä. Palvelujen sisällöstä ja rahoituksesta olisi säädetty erityislainsäädännöllä, joita ovat laki julkisista rekrytointipalveluista ja osaamisen kehittämispalveluista, laki alueiden kehittämisen ja kasvupalvelujen rahoittamisesta ja laki kotoutumisen edistämisestä. Lisäksi hallitus olisi tehnyt esityksen eduskunnalle laiksi kasvupalveluvirastosta ja kasvupalvelujen tiedonhallinasta. Hallituksen esityksen laiksi alueiden kehittämisestä ja kasvupalveluista tavoitteena oli luoda maakunnille sellainen kasvupalvelujen järjestämistä koskeva säätely, jonka avulla palvelujen saatavuus ja hyvä palvelutaso varmistettaisiin. Lakiesityksen tavoitteena oli toimivien markkinoiden luominen ja hyödyntäminen monipuolistaen kasvupalvelujen tuotantorakennetta. Maakunnan sijaan tai sen lisäksi kasvupalveluja olisi voinut tuottaa jatkossa maakunnan päätöksellä yhteisöt, säätiöt ja yksityiset elinkeinonharjoittajat. Kunnat ja kuntien sidosyksiköt eivät olisi voineet olla maakunnallisten kasvupalvelujen tuottajina. Nykyistä väljemmällä lainsäädännöllä maakuntia

4

pyrittiin kannustaa hankkimaan vaikuttavuutta yksittäisten palvelujen ja toimenpiteiden sijasta. Vaikuttavuutta saataisiin monituottajamallin, palveluntuottajien välisen kilpailun ja innovatiivisten hankintojen avulla. Asiakkaalla olisi oikeus käyttää valinnanvapautta, valitsemalla itselleen sopivin palveluntuottaja maakunnan nimeämien palveluntuottajien joukosta. Täsmennys lausunnoilla olleeseen lakiluonnokseen oli niin sanottu allianssimalli, joka mahdollistaa sekä maakunnan järjestämien kasvupalveluiden että kunnallisten elinvoimapalveluiden resurssien yhdistämisen. Allianssin perusta olisi maakunnan, kuntien ja palveluntuottajien välinen sopimus ja osapuolet voisivat muodostaa yhteisen organisaation palvelujen suunnittelemiseksi, järjestämiseksi ja tuottamiseksi. Muut tehtävät Valmistelukokonaisuuteen kuuluu myös muita maakunnalle osoitettuja tehtäviä, kuten kulttuurin edistäminen ja koulutustarpeen ennakointi.

5

Pelastustoimi ja varautuminen

1. Pelastuslaitoksen alatyöryhmien raportit

Varautuminen ja tilannekuva -alatyöryhmä Pirkanmaan maakuntavalmistelun poliittinen ohjausryhmä määritteli 16.10.2017 esivalmistelun II-vaiheen tavoitteet. Esivalmistelun toisen vaiheen loppuun mennessä (30.6.2018): − Varautumisen ja valmiussuunnittelun järjestämismalli maakuntaorganisaatiossa; kuvattiin tarkoituksenmukainen määrä erilaisia järjestämismalleja. − Reaaliaikaisen turvallisuustilannekuvan ylläpito Pirkanmaalla; laadittiin ylläpitomalli. Poikkihallinnollinen työryhmä kokoontui 13.12.2017 - 30.6.2018 välisenä aikana kuusi (6) kertaa. Katso loppuraportti: 20180530 ATR_Varautuminen_tilannekuva_loppuraportti 20180530 ATR_Varautuminen_tilannekuva_loppuraportti_Liite_1 20180530_ATR_Varautuminen ja tilannekuva_Liite 2_Kuvat Pelastustoimen siirto maakuntahallintoon -alatyöryhmä Tavoitteena oli valmistella pelastustoimen siirtoa maakuntahallintoon 30.6.2018 mennessä huomioiden etenkin julkisen talouden simulointi. − pelastuslaitoksen organisaatiomalli ja hallinnon järjestäminen

• pelastuslaitoksen hallinto- ja organisaatiomalli on määritetty toiminnan suunnittelua varten • pelastuslaitoksella on oma JTS-suunnitelma

− pelastuslaitoksen toiminnan siirtymävaiheen riskienhallinta

• esitys pelastuslaitoksen organisaation terävöittämisestä on valmis • muutosriskien hallintasuunnitelman luonnosversio on tehty

Esivalmistelun ensimmäisessä vaiheessa pelastustoimen siirto -alatyöryhmän työ keskittyi pelastuslaitoksen nykytilakatsaukseen, jossa tarkasteltiin pelastuslaitoksen tehtäviä, ohjausta sekä organisaatiota. Esivalmistelun toisen vaiheen toimeenpanosuunnitelma oli jatkoa ensimmäisen vaiheen valmisteluille ja esitettyihin toimenpide-ehdotuksiin. Toisen vaiheen

6

valmistelussa alatyöryhmän tarkastelun painopisteitä olivat pelastuslaitoksen hallinto- ja organisointimalli, taloussuunnitteluprosessi, henkilöstöhallinto, kiinteistöjen hallinta ja siirtymävaiheen riskienhallinta. Pelastustoimen siirto maakuntahallintoon -työryhmä kokoontui seitsemän (7) kertaa. Työryhmä koostui pelastuslaitoksen henkilöstöstä. Katso loppuraportti: 20180530_ATR_Pelastustoimen_siirto_loppuraportti Pelastuslaitos ensihoidon tuottajana –alatyöryhmä Valmistautuminen Pirkanmaan pelastuslaitoksen tuottaman ensihoidon palvelutuotannon laajenemiseen Pirkanmaan maakunnan alueella. Pelastustoimi ja varautuminen loppuraportointi Työryhmien kokouksista raportoitiin säännöllisesti ja pelastuslaitos onnistui ylläpitämään hyvää tilannekuvaa valmistelun tilanteesta niin maakunnan kuin valtakunnankin tasolla. Katso loppuraportti: 20180630_Pelastustoimi ja varautuminen_loppuraportointi Pelastuslaitoksen henkilöstö osallistui 26:een maakuntauudistusta suunnittelevaan työryhmään.

2. Kuvaus maakunnan olennaisimmista riskeistä ja maakunnan

varautumisjärjestelyistä (kansallinen riskiarvio, alueellinen riskiarvio,

suunnitelmat ja voimavarat), rajaukset, hyödyt ja riskit

Katso liite: PIRPELA LUONNOS Kuvaus maakunnan olennaisimmista

riskeistä ja maakunnan varautumisjärjestelyistä Pelastustoiminta, onnettomuuksien ehkäisy ja väestönsuojelu Pelastuslaki on pelastustoimintaa, onnettomuuksien ehkäisyä ja väestönsuojelua sääntelevä yleislaki. Pelastuslaissa määritellään eri tahojen vastuut pelastustoimen tehtävien hoitamisessa. Varautumisvelvoite valtion ja kuntien viranomaisille on säädetty valmiuslaissa. Yhteiskunnan varautuminen edellyttää nykyistä parempaa viranomaisten ja muiden toimijoiden tätä tarkoittavaa yhteistä suunnittelua. Viranomaisten tilanne- ja johtokeskustarpeet tulee arvioida uudelleen niin, että niissä voidaan hyödyntää eri viranomaisten yhteisiä ratkaisuja

7

Pelastustoimen viranomaisten ohella myös muut viranomaiset ovat velvollisia osallistumaan pelastustoimintaan ja väestönsuojeluun siten, kuin niiden tehtävistä kunkin toimialan säädöksissä tai muussa lainsäädännössä säädetään. Pelastustoimen rooli suuriin onnettomuustilanteisiin varautumisessa ja niiden johtamisessa on keskeinen, koska pelastustoimi vastaa näiden tilanteiden yleisjohtajuudesta. Rajaukset Maakuntakonsernin rakenteisiin ei päästy konserniohjeluonnosta syvemmälle. Maakuntakonsernin toimialojen varautumisen yhteensovittaminen jatkui koko maakuntavalmistelun ajan. Hyödyt Maakunnallisesti valmisteltavan työn suurimmat hyödyt ajatellaan saavutettavan varautumisen tarkoituksenmukaisesta ja tehokkaasta yhteensovittamisesta sekä poikkihallinnollisen tilannekuvan ylläpitämisestä ja sen välittämisestä tarvitsijoille (viranomaiset, ministeriöt, Valtioneuvoston tilannekeskus, kunnat). Kiinteässä yhteistyössä kuntien ja muiden sidosryhmien kanssa varmistetaan yhteiskunnan, maakunnan ja kunnan häiriötön päätöksenteko perustuen todelliseen tilannekuvaan ja varmistetaan palveluketjujen toimivuus. Maakuntamallilla huolehditaan turvallisuus- ja varautumisasioista ilman sektorirajoja. Mahdollisuutena on saumaton yhteistyö maakunnan häiriönsietokyvyn parantamiseksi ja häiriötilanteista toipumiseen sekä sitä kautta taloudelliset säästöt. Maakunnallinen kokonaisturvallisuustyö mahdollistaa ja parantaa yhteistyötä toimialojen kesken. Häiriötilanteiden hallinnassa korostuu erityisesti tilannetietoisuus sekä johtamisen, koordinoinnin ja viestinnän yhteistyö. Alueen turvallisuustilannetta tulee seurata ja arvioida ennakoivasti, varautumista suunnitella ja yhteistoimintaa harjoitella yhdessä. Alueen turvallisuustoimijoiden tehtävät häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautumisessa voidaan jaotella useampaan erilliseen kokonaisuuteen: yksilön ja yhteisön omatoiminen varautuminen, toimialakohtainen varautuminen, maakuntakonsernin varautuminen ja alueen yhteinen varautuminen. Tilannetietoisuus mahdollistaa oikea-aikaisen päätöksenteon ja toiminnan. Tilannetietoisuuden muodostamista tuetaan ajanmukaisilla tilannekuvajärjestelmillä. Riskit Riskinä on pirstaloituva palvelurakenne (ml. yksityinen yritystoiminta), joka ei kokonaisuutena huomioi varautumista riittävin suunnitelmin ja

8

etukäteisjärjestelyin tai sen aiheuttaa riittämätön yhteistyö. Seurauksena rakentuu päällekkäisiä toimintoja tai palvelusopimuksiin jää epäjatkuvuuksia, jotka pahimmillaan tulevat ilmi vasta häiriötilanteissa. Toisena riskinä on maakuntaorganisaation eri toimintatasojen sitoutumattomuus turvallisuus- ja varautumisasioihin. Muu varautumisen valmistelutyö Ari Saarinen valmisteli oman virkatyönsä ohella, yhteistyössä pelastuslaitoksen henkilöstön kanssa, valmisteluorganisaation vaatimat suunnitteluasiakirjat. Katso excel-taulukko PIRPELA Kopio Valmisteluteemojen koonti 2_2019:

Pirkanmaa 2021-valmisteluteemojen käsittely hankkeen purkutilanteessa 2_2019; kohta 4, tärkeimmät tuotokset

Sisäministeriön kutsumassa, valtakunnallisessa maakuntien toimeenpanoa tukevassa, varautumistehtävien valmistelijaverkostossa ovat toimineet pelastuspäällikkö Teemu-Taavetti Toivonen ja valmiuspäällikkö Ari Saarinen Pirkanmaan pelastuslaitokselta. SM koordinoi pelastustoimeen liittyvää varautumista ja sisäisen turvallisuuden strategian myötä myös alueellista ja paikallista turvallisuussuunnittelua.

3. Pelastustoimi osana maakuntaa

Pelastustoimen rooli Pelastuslaitoksen roolina maakunnassa nähdään maakunnan riskienhallinnan, varautumisen ja turvallisuuden koordinointi. Maakunta tuottaisi varautumisen itse, mutta pelastuslaitos toimisi turvallisuusasiantuntijana, joka koordinoisi varautumista. Pelastustoimen toimintaympäristön kuvaus Pelastustoimen roolin on oltava riittävän vahva maakunnassa, jolla turvataan resurssien riittävyys ja toiminnan jatkuvuus myös häiriötilanteiden ja poikkeusolojen aikana. Pelastustoimella tulee olla keskeinen rooli ensihoidon järjestämisessä. Varautumisen rooli on myös korostunut kansainvälisten kriisien myötä. Pelastustoimen organisoituminen

9

Pelastustoimi ei ole vain maakunnallinen toimija. Se on osa valtakunnallista varautumisen ketjua, jolla on omaa erityisosaamista toiminta-alueen erityispiirteet huomioiden. Maakunnan pelastustoimi voi tarvittaessa antaa resurssi- ja erityisosaamisapua yli maakuntarajojen. Pelastustoimella tulee olla oma liikelaitos. Oma liikelaitos turvaa itsenäisen aseman, suorituskykytarpeiden kommunikoinnin sekä taloudellisen aseman. Liikelaitos omana yksikkönään hoitaa itse taloudellisia resurssejaan. Resurssien riittävyyden kommunikointi on suoraviivaisempaa, kun liikelaitoksen kokonaisuus on selkeästi rajattu. Omassa liikelaitoksessa toimitaan selkeästi yhden johdon alla. Integraatio muiden maakunnan toimijoiden kanssa tulee muuta kautta kuin yhteisen johdon välityksellä. Sisäministeriön pelastusosastolta odotetaan ohjaavaa roolia, joka esimerkiksi strategisen rahoituksen kautta ohjaa pelastuslaitosten toimintaa samaan suuntaan ja kohti yhteisiä periaatteita ja tavoitteita.

4. Materiaalin säilyttäminen

Pelastustoimi ja varautuminen -työryhmän materiaali on siirretty Pirkanmaan liiton Share Point-sivuilta Tampereen kaupungin Virta-työtilaan. Materiaalin on koonnut valmiuspäällikkö Ari Saarinen, Pirkanmaan pelastuslaitos

10

Strateginen hankinta -työryhmä

Esivalmistelun I vaiheessa hankintoja ja valinnanvapautta varten oli kaksi erillistä työryhmää: Hankinta ja logistiikka sekä siivous ja ruokahuolto -työryhmä sekä Valinnanvapaus- ja kilpailutustyöryhmä. Esivalmistelun toisessa vaiheessa työryhmien työt yhdistettiin siten, että muodostetiin Strateginen hankinta ja valinnanvapauden mallit -työryhmä. Työryhmä jatkoi toimintaansa samalla tavoin myös valmistelun kolmannessa vaiheessa. Strateginen hankinta ja valinnanvapaus -työryhmän tehtävänä oli

• järjestäjän tehtävien täsmentäminen ja osaamistarpeiden määrittely strategisen hankinnan tehtävien osalta

• laatia konsernitasoiset hankintojen periaatteet • palvelujen tuottamistapojen määrittely, hankintojen strateginen

suunnittelu ja markkinoiden luominen • palveluntuottajien sopimus- ja korvausmallien sekä sopimusseurannan

valmistelu

1 Keskeisimmät tuotokset Palvelujen järjestämistapalinjausten tarkastelu aloitettiin sotepalvelujen osalta kartoittamalla palvelujen järjestämistapojen nykytila Pirkanmaalla erityisesti eurojen näkökulmasta. Nykyisissä järjestämistavoissa luokittelu tehtiin tasolle julkisen sektorin oma palvelutuotanto ja ostopalvelu, johon luettiin mukaan myös mm. palveluseteli ja avustukset kotitalouksille. Tiedot kerättiin kunnittain ja palveluittain, jonka jälkeen data tiivistettiin järjestäjän palvelukokonaisuustasolle. Kuntakohtaisesti ja palvelukohtaisesti ostopalvelujen käytössä on todella suuria eroja. Nykytilakartoituksen jälkeen tehtiin palveluittain hahmotelmaa siitä, mitä järjestämistapoja maakunnalla olisi eri palveluissa lakiluonnosten perusteella; mitkä tavat tulevat laista annettuina ja missä maakunnalla olisi itsenäinen päätösvalta järjestämistavassa. Pääjaotteluna järjestämistavoissa käytettiin kolmijakoa liikelaitoksen oma tuotanto / valinnanvapaus / ostopalvelu. Valinnanvapaus jakautui lisäksi alakategorioihin: suoran valinnan sotekeskus, suoran valinnan suunterveydenhuolto, asiakasseteli, henkilökohtainen budjetti. Sosiaali- ja terveyspalveluissa merkittävä osa niistä asiakkaisiin kohdistuvista palveluista, joita nyt hankitaan kilpailutusten perusteella tehtävillä sopimuksilla

11

tai palvelusetelillä, olisi siirtynyt lakiluonnosten perusteella valinnanvapauden kautta toteutettaviin palveluihin. Valinnanvapauden piirissä olevia palveluja ei olisi kilpailutettu, vaan johtava periaate olisi ollut hyväksyä palveluntuottajiksi kaikki tuottajat, jotka lain ja maakunnan asettamat kriteerit täyttävät. ts. perinteinen sosiaali- ja terveyspalvelujen kilpailuttaminen olisi vähentynyt merkittävästi. Maakunnille siirtyvien sopimusten analysointi jäi alkuvaiheeseen, eikä kokonaisnäkemystä siirtyvistä velvoitteista vielä ole. Ostopalveluja hankitaan tällä hetkellä hyvin moninaisilla tavoilla ja sopimuskenttä on kirjava. Maakunnan olisikin tullut tehdä etupainotteisesti suunnitelma siitä, miten turvallinen siirtymä kunnilta maakuntaan olisi varmistettu myös niiden palvelujen osalta, missä ostopalveluilla on merkittävä rooli. Osana turvallisen siirtymisen valmistelua laadittiin kunnille ohjeistus koskien sopimuksia ja hankintoja ennen maakuntaan siirtymistä. Turvallisen siirtymän lisäksi maakunnan olisi tullut valmistautua taloudellisiin ja toiminnallisiin riskeihin, joita erityisesti maakunnan ensimmäisinä vuosina olisi aiheutunut järjestelmässä olevista päällekkäisyyksistä. Valinnanvapautta käyttävien asiakkaiden määrää ei voi hallita, mutta lakiluonnosten mukaisen palvelujen turvaamistehtävän näkökulmasta olisi ollut tarkoituksenmukaista järjestämistavassa määritellä liikelaitoksen omalle tuotannolle se minimi, mikä eri palveluissa olisi pitänyt vähintään säilyttää omana tuotantona. 2 Tuotosten hyödynnettävyys ja jatkovalmistelutarpeet

Seuraavassa vaiheessa työryhmän työtä olisi pitänyt jatkaa:

• Palvelujen luokittelu edellä kuvatulle akselille (liikelaitos-valinnanvapaus) linjattava, vaikuttaa merkittävästi mm. maakunnan ohjauskokonaisuuteen, talouteen, liikelaitoksen toimintaan ja talouteen, henkilöstörakenteeseen ja –määrään, palveluverkkoon, tietojärjestelmiin, sopimusjohtamiseen jne

• Ostopalveluita nykytilassa hankitaan erityyppisillä puitesopimuksilla, kiintiöihin perustuvilla sopimuksilla, koko toiminnan kattavilla sopimuksilla, suorahankintana, yhteistyösopimuksilla, erilaisilla palveluseteleillä jne.

• Sopimuksia sekä toistaiseksi voimassa olevia että määräaikaisia, joissa eri pituisia optioita / ei optioita siirtyvistä velvoitteista ei vielä kokonaisnäkemystä (merkittävä osa sopimuksista analysoimatta)

o Jos valmistelulle ei tule lisäaikaa, ”due dilligence” tehtävä kaikkien 2020- voimassa olevien sopimusten osalta jo vuonna 2019

12

o Päätettävä menettelyt eri sopimusten osalta, irtisanomisprosessit jne

• Sovittava, miten varmistetaan turvallinen siirtymä maakuntaan 2021 sopimusten, hankintojen ja erityisesti palveluhankintojen osalta

• Päätösvalta, toimivalta, vastuu ja valvonta kysymykset työnjakoineen linjattava myös hallintosäännössä, jotta esim. edellä mainitut voidaan tehdä

• Sovittava, miten valmistaudutaan vuosiin 2022-2023, jolloin voimassa tilojen osalta vuokrausvelvoitteet, omassa liikelaitoksen tuotannossa suuri henkilöstöreservi, nykyinen palveluseteli siirtymäkaudessa, ostopalvelusopimuksia voimassa ja asiakasseteli ensisijainen -> maakunnan ensimmäisissä vuosissa merkittävä taloudellinen riski päällekkäisyyksissä

• Maakunnan liikelaitoksella palvelujen turvaamistehtävä, josta näkökulmasta voisi olla järkevää linjata liikelaitoksen oman tuotannon minimi palveluittain, EI ulkoa hankittavaa minimiä

Strategisen hankinnan projektipäällikkö oli lisäksi osa valtakunnallista ”Sopimukset ja hankinnat”- työryhmää, jossa hankintojen osalta valmisteltiin hankintojen tiekartta kaikkien maakuntien hyödynnettäväksi. Tiekartta on hyödynnettävissä myös jatkossa ja kehittämistyö sen osalta jatkuu osana KEINO yhteistyöverkostoa (Kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen osaamiskeskus). 3 Taustamateriaalit Keskeisimpien tuotosten PowerPoint esitykset sekä laajempi loppuraportti löytyvät Y-asemalta Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi _ Strateginen hankinta _ Taso 3. Laajemman loppuraportin liitteet ja muuta aihepiirin aineistoa on tallennettu Tasolle 4 -kansioon.

13

Tiedolla johtaminen

Organisoituminen Tiedolla johtaminen erkaantui omaksi valmistelukokonaisuudekseen esivalmistelun II vaiheen alussa vuodenvaihteessa 2018. Esivalmisteluvaiheessa I aihetta valmisteltiin Taloussuunnittelu ja tiedolla johtaminen -työryhmässä. Esivalmisteluvaiheessa II tiedolla johtamisen alueellinen työryhmä koostui monialaisesti muutosvalmistelun, kuntien, sairaanhoitopiirin, maakunnan liiton, pelastuslaitoksen, ELY-keskuksen, KEHA-keskuksen sekä THL:n ja Istekki Oy:n tiedolla johtamisen asiantuntijoista. Työryhmän tavoitteena oli valmistella maakunnallista tiedolla johtamisen mallia, synkronoida yhteen eri tahoilla etenevää kehitystyötä, tuoda näkyväksi taustaorganisaatioiden parhaita käytäntöjä, tunnistaa kehittämiskohteita ja tukea vuoropuhelua kansallisen valmistelun kanssa. Työryhmän puheenjohtajana toimi muutosjohtaja (sosiaali- ja terveydenhuolto) Jaakko Herrala ja esittelijänä projektipäällikkö Johanna Ahlgrén-Holappa. Valmistelutyötä teki myös maakunta-analyytikko Anniina Heinikangas. Sote- ja maku-järjestäjän tiedolla johtamisen toimintamalli Valmistelun aineksista kiteytyi Pirkanmaan sote- ja maku-järjestäjän tiedolla johtamisen malli (alla). Siinä on kokonaismallinnettu tiedon tuotannon, jalostamisen, esittämisen ja hyödyntämisen keskeiset komponentit.

14

Kuva. Tietojohtamisen kokonaisuus järjestäjällä (Johanna Ahlgrèn-Holappa) Tunnistetut painopisteet ja keskeisimmät haasteet Pirkanmaalla tiedolla johtamisen olennaisimmiksi kehittämispisteiksi tunnistettiin erityisesti sen

- selkeä kytkentä osaksi päätöksentekoprosessia ja tuotannon ohjausmekanismeja,

- tiedolla johtamisen läpileikkaava luonne kaikkea organisaation toimintaa koskevana tekemisenä ja

- siihen liittyen kyvykkyyksien varmistaminen, - monialaisesta tiedon jalostamisesta ja toissijaisesta käytöstä syntyvät

ennakointi- ja säästöpotentiaalivaikutukset sekä - ennakoivan tiedon ja analytiikan uutta avaavat mahdollisuudet ylipäätään

(ks. esim. Ennakointi Pirkanmaan maakunnassa, raportti 05/2018). Tietoperusteisesti toimiva järjestäminen hyödyttää asukkaita, asiakkaita ja henkilöstöä parantamalla palvelujen vaikuttavuutta, saatavuutta ja oikea-aikaisuutta. Haasteiksi valmistelussa tunnistettiin mm. valtakunnallisen valmistelutyön hajanaisuus ja eritahtisuus. Alueille näyttäytyi osin sumuisena, mitä ratkaisuja ja milloin on syntymässä keskitetysti. Lisäksi ajantasaisen, suunnittelutarpeita vastaavan tiedon saatavuudessa tunnistettiin selviä puutteita.

15

Kohti konsolidointia ja yhtenäisiä tietoratkaisuja Maakunnassa tehtiin tilannearvio, minkälaisiin tietovarantoihin ja tietolähteisiin tiedolla johtamisen käytännöt perustuvat. Esimerkiksi soten osalta osoittautui, että Pirkanmaalla on eniten maassa erilaisia potilas- ja asiakastietojärjestelmiä, joista kerätään tietoa tilastointiin ja raportointiin (64 erilaista alustaratkaisua perusterveyden-, suun terveyden ja sosiaalihuollossa). Tämän takia ryhdyttiin jokaisesta näistä erillisalueista tekemään konsolidointisuunnitelmaa, joilla kirjaamiskäytäntöjä voidaan yhdenmukaistaa ja uudistaa. Tietoaltaan osalta tehtiin laskelmia oman ratkaisun kannattavuudesta verrattuna pääosin kansallisen ratkaisuun tukeutumiseen. Päädyttiin tukemaan kansallista ratkaisua, jossa maakunta on ollut aktiivinen vaikuttaja. Kansalliseen valmisteluun osallistuminen Pirkanmaa on ollut mukana useissa merkittävissä valtakunnallisissa ohjausryhmissä ja tietohankkeissa kuten mm. Toivo-ohjelman ohjausryhmässä, KUVA-mittariston johtoryhmässä, Maakuntatieto-ohjelman ohjaustietoryhmässä ja yhtenä kärkimaakuntana MAKU-järjestäjän tietomallityössä (ks. loppuraportti Tiedosta toimeen – julkishallinnon tietojohtaminen 2030, julkaisematon 2019). Kansallisen valmistelun rinnalla tehtiin maakunnan tiedolla johtamisen mittareiden määrittelyä. Vuonna 2017 maakunta osallistui sote-tietopakettien kansalliseen pilotointiin Tampereen ja muutaman muun kunnan toimesta. Valtioneuvoston TEAS-hankkeessa ”Tulevaisuuden tietojohtaminen maakunnissa” Pirkanmaa arvioitiin yhdeksi pisimmälle edistyneistä maakunnista. Tietojohtamisen suunnitelman arvioitiin olevan valmis tai lähes valmis, ja tiedolla johtamisesta muodostuneen käsityksen verrattain laaja ja monialainen. Keskeisiä tuotoksia ja huomioita hyödynnettävyydestä organisaatioriippumattomasti Osana valmistelutyötä valmistui konkreettisia julkaisuja ja työkaluja, jotka ovat hyödynnettävissä kehittämistyössä organisaatioriippumattomasti. Esimerkiksi Pirkanmaan koetalousarvion 2021–2023 perusteeksi valmisteltiin laaja Maakunnan tilannekuva, jonka tietosisältö kattaa koko järjestämisvastuulle suunniteltujen palvelujen toimintakentän. Tilannekuvassa luodaan katsaus maakunnan nykytilaan ja kehitykseen, ja suhteutetaan koemaakuntastrategiatyössä tunnistettuja muutostrendejä lähivuosien näkymiin.

16

Pirkanmaan uudistumisen ja palvelutarpeen tilannekuva on interaktiivinen tiedon verkkovisualisointi (linkki). Uudistumisen ja palvelutarpeiden tietosisältö mallinnettiin valtakunnallisesti määriteltyjen ns. Triple Aim -tavoitteiden ja alueella tunnistettujen tärkeimpien ilmiöiden sekä indikaattorien pohjalta. Esitysmuoto rakentuu nelikenttämäisesti nykytilasta ja muutosdynamiikasta sekä kunta- ja maakuntatasosta. Kuvioiden ohessa on asiantuntijoiden sanallisia tulkintoja tilannekuvasta. Tietotyö ja tiedolla johtaminen olivat olennainen osa eri palvelukokonaisuuksien muutosvalmistelua. Valmistelu edellytti työryhmiltä lukuisia nykytilaselvityksiä, analyysejä ja tietolähteiden tunnistamista. Esim. eri väestöryhmien palvelujen ja palveluverkon suunnittelu edellytti väestösuunnitetta tulevaan ja alueiden profiilitarkastelua. Mm. maakunnan alueellista hyvinvointikertomusta ja -suunnitelmaa valmisteltiin laajalla tietopohjalla kuntien ja valtakunnallisten kehittäjäorganisaatioiden kanssa. Valtakunnalliset tietomallinnukset ja mittaristotyöt kuten KUVA sekä avoimet tietolähteet kuten THL:n Sotkanet ja Avohilmo olivat hyvänä tukena alueelliselle työlle, joskin tunnistettiin, että moni oleellinen tietotarve jää täyttymättä. Merkittäviä puutteita ilmeni myös vaihtelevissa kirjaamiskäytännöissä. Nämä edellyttävät edelleen systemaattista tiedolla johtamisen tuen kehittämistä. Hyötyjen osalta useassa yhteydessä todettiin, että monialaisen tiedonkäytön lisääntyminen ja tiedolla johtamisen kehittäminen voi tuottaa niin laadullisesti kuin rahassa mitattavia hyötyjä.

17

Osallistuminen – teema ja työryhmä Projektipäällikkö Anne Heusala Päätöksentekoon viedyt asiat

• Osallistuminen –työryhmä valmisteli Pirkanmaa2021 osallistumisen malleja ja menetelmiä, päämenetelmistä tehtiin päätös kesällä 2018

• Osallisuuden kansainva liset periaatteet otettiin osaksi tyo ryhma n tyo skentelya – kansainva lisen The International Association for Public Participation IAP2- ja rjesto n ”osallistumisen perusarvot”, Pirkanmaa2021 osallistumisen periaatteet hyva ksytty osaksi Pirkanmaa2021 uudistushanketta kesa lla 2018

• Pirkanmaa2021 nuorisotyöryhmän perustaminen vuoden 2019 alusta lukien

Muut tuotokset

18

• Nuorten suoran osallistumisen toimintamalli • Ma a ritelty osallistumisen teemaan liittyva t ka sitteet • Pirkanmaa2021 osallisuusohjelma V.1 (kesken), osallisuusohjelma

luonnoksena • Osallisuus – teemaan liittyvät yleiset materiaalit

Työryhmätyöskentely

Osallistumisen laaja-alainen teemaryhmä työskenteli syksystä 2016 – kesään 2018.Valmistelussa oli mukana useita eri järjestöjen ja kuntien edustajia, oppilaitos- ja yliopistokumppaneita sekä sairaanhoitopiirin edustus. Syksystä 2018 ja alkuvuoteen 2019 osallistumisen ydinryhmä koostui muutosvalmistelun henkilöstöstä.

Osallistumisen - teemaryhmä kartoitti laaja-alaisesti erilaisia osallisuuden hyviä käytäntöjä ja työkaluja esimerkiksi Pirkanmaan kunnista, Pirkanmaan sairaanhoitopiiristä, Elinkeino- liikenne ja ympäristökeskuksesta ( Ely). Osallisuuden toimintamallien käytäntöön vieminen jatkui syksyllä 2018 osana Pirkanmaa2021 osallisuusohjelman laatimista. Osallisuusohjelmasta laadittiin versio V.1

Osallistuminen hankkeisiin ja verkostoituminen

Työryhmä verkostoitui eri hankkeiden Suomen Kuntaliiton Asukkaat keskiössä Ake –hanke, Pirkanmaan Ikäneuvo I&O – hanke sekä Lasten ja perhepalveluiden - Lapehanke kautta. Lisäksi ryhmä osallistui Nuorten ääni Pirkanmaalla uudessa maakuntahallinnossa – hankkeeseen. Teemaryhmän jäsenet toimivat valmistelun 1 ja 2 – vaiheen aikana toimivat niin sanottuina kummeina eri työryhmissä. Ryhmä teki yhteistyötä Järjestö 2.0 kanssa sekä THL/Sokra – hankkeiden osallisuusverkoston kanssa.

19

Järjestetyt tilaisuudet ja osallistuminen muihin tilaisuuksiin

• Valmistelun 1 vaiheessa järjestettiin yleisötilaisuus syksyllä 2017 Mediapoliksessa osallisuuden teeman ympärillä

• Viestinnän kanssa aloitettiin työ maakunnan tunnettavuuden lisäämiseksi • Ja rjestetty koulutustilaisuus yhteistyo ssa Suomen Kuntaliitto/Ake-

hankkeen kanssa syksylla 2018 • Osallistuminen työryhmän jäsenet osallistuneet erilaisiin työpajoihin ja

tilaisuuksiin Vaikuttaminen/Nuoret Pirkanmaa2021 osallistunut Opetus- ja kulttuurinimisteriön rahoittamaan Nuorten ääni uudessa maakuntahallinnossa – projektiin. Tavoitteena oli varmistaa, että nuorten mahdollisuudet osallistua uuden maakunnan päätöksentekoon mahdollisimman monipuolisesti. Vaikuttamistoimielimistä Pirkanmaa2021 nuorisotyöryhmä perustettiin alkuvuonna 2019. Osallisuuden alatyöryhmä Maakuntalaisen osallistuminen päätöksentekoon ja toimielintyöhön tehnyt Konsernirakenne ja johtaminen -työryhmälle mallinnuksen nuorten suoran osallistumisen toimintamalliksi.

20

Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan (TKI) valmistelu TKI-valmistelun tavoitteena oli luoda maakuntaan moderni, maakunnan johtamista ja kilpailukykyä strategisesti tukeva TKI-toiminto. Valmistelun prosessi perustui monipuoliseen TKI-toiminnan nykytilan analysointiin, kehittämistarpeiden ja mahdollisuuksien analysointiin, uusien toimintatapojen mallintamiseen sekä sidosryhmien kattavaan osallistamiseen ja kansalliseen yhteistyöhön. Esivalmistelu 2. vaiheessa muodostettiin maakunnan kaikki toiminnot kattava TKI-työryhmä. Ryhmä laati projektipäällikön johdolla työsuunnitelman, määritteli keskeiset valmistelun aikaiset yhteistyöryhmät ja organisoi tarvittavat alatyöryhmät. Työryhmän lisäksi valmistelun tueksi koottiin tunnetuista eri alojen innovaatiojohtajista koottu sparrausryhmä edistämään maakunnan TKI-profiilia ja -verkottumista, 2. vaiheen päätehtävä oli tilannekuvatyöskentely, jonka tuloksena syntyi Pirkanmaan Sote-alan TKI-nykytila-analyysi, joka raportoitiin erillisenä julkaisuna (https://www.pirkanmaa.fi/wp-content/uploads/Sote_TKI_Pirkanmaa.pdf) , sekä selvitys TKI-tiedosta ja -indikaattoreista. Toisena 2. vaiheen päätehtävänä oli Pirkanmaan maakunnan TKI-toiminnan profilointi. Siihen liittyen tunnistettiin profiilia terävöittäviä teemoja, yhteistyöverkostoja ja muotoiltiin kärkihankkeita. Yhteistyötä tehtiin erityisesti kansallisen Business Finlandin koordinoiman terveysalan testbed-verkoston kanssa, maakuntien järjestäytymismallit sosiaali- ja terveysalan TKI-toiminnan näkökulmasta- hankkeen kanssa sekä Hyteairo-hankkeen kanssa. Kärkihankevalmisteluista keskeisin oli KEHYS-hanke, johon osallistuvat Tampereen yliopisto, Tampereen ammattikorkeakoulu, PSHP, Tampereen kaupunki ja Pikassos. Hanke käynnistyi valmistelun tuloksena helmikuussa 2019. KEHYS-valmistelun yhteydessä luotiin konsepti yliopistollisesta sote-keskuksesta. Kolmantena 2. vaiheen päätehtävänä oli TKI-toiminnan selkeyttäminen ja kokoaminen määrittelemällä sen muotoja, organisatorisia tehtäviä ja sijoittumista. Valmistelussa huomioitiin erityisesti uudet innovaatio- ja kehittämismallit ja osallistuttiin aktiivisesti koestrategianprosessiin ja järjestäjätoiminnon suunnitteluun. Valmistelun tuloksena TKI-toiminnon rooli kiteytettiin seuraavasti

TKI on maakunnalle strategisen uudistumisen työkalu. Se on verkostomainen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintojen

21

kokonaisuus, jonka toimivuudesta läpi konsernin vastaa konsernipalveluiden strategisen uudistumisen -yksikkö. TKI limittyy sekä järjestäjän että tuottajan asiakkuuksien, ICT:n , hankintojen ja projektitoiminnan johtamiseen. TKI-rahoituksen ja innovatiivisten hankintojen taso tulee linjata strategiassa.

Muut suunnitellut tehtävät 2. vaiheessa olivat strategisen TKI-suunnitelman luominen, TKI-johtamisjärjestelmän suunnittelut ja (maakunnan toiminnan aloitettua) TKI-johtamisjärjestelmän toimeenpano. Uudistuksen lykkääntymisen ja keskeytymisen vuoksi näitä tehtäviä ei toteutettu, vaan valmistelun loppuvaiheessa keskityttiin kärkihankkeiden käynnistämiseen ja uusien hankeaihioiden luomiseen. Valmistelun tuloksista hyödyntämiskelpoisia ovat erityisesti sote-TKI:n nykytila-analyysi, kiteytetty malli tutkimuksen, kehittämisen ja innovaatiotoiminnan erilaisista luonteista ja johtamistarpeista sekä KEHYS-hankkeessa kokeiltava ja käynnistettävä yliopistollisen sote-keskuksen malli.

22

Pirkanmaan maakunnan laatuohjelma Koonnut Kirsi Sario Maakuntauudistuksessa perustettaville maakunnille osoitettiin useita tehtäviä, joiden järjestämisestä maakunnat olisivat vastanneet. Valmistelun aikana todettiin, että maakunnalla on järjestäjänä oltava menettelytapa, jolla lakisääteisten järjestämisen velvoitteiden toteutumista voidaan arvioida. Kyse olisi oman toiminnan lainmukaisuuden toteutumisen sisäisestä ja ulkoisesta arvioinnista. Arvioinnilla voitaisiin todentaa organisaation onnistuminen ja kehittämistarpeet. Arvioinnin tuloksia voisi myös hyödyntää maakunnan ja ministeriöiden välisissä neuvotteluissa. Pirkanmaalla arvioinnin mahdollistamiseksi alettiin laatia maakunnalle laatuohjelmaa. Laatuohjelma on maakunnan johtamisen väline, jolla voidaan tukea maakunnan onnistumista sille lainsäädännössä asetetuissa tehtävissä. Laatuohjelman sisältämä arviointi on osa maakunnan toiminnan suunnittelua ja johtamista niin strategisella, kuin operatiivisella tasolla. Laatuohjelmalla maakunta takaa asiakas- ja henkilöstöpalautteen käsittelyn ja päätöksenteon laadukkuuden. Laatuohjelman rungoksi valittiin CAF työkalu (Common Assessmet Framework), jossa on yhdeksän keskeistä arviointialuetta. Arviointialueet on kuvattu alla olevassa kuvassa.

23

Arvioitavilla osa-alueilla ja mittareilla arvioidaan toiminnan toteutumista ja tehokkuutta.

24

Palveluverkko, kiinteistöt ja tilat -työryhmä

Esivalmistelu II vaiheen käynnistyessä yhdistettiin palveluverkkotyöhön tilat, kiinteistöt ja investoinnit, joita aikaisemmin oli käsitellyt oma työryhmänsä. Palveluverkko, kiinteistöt ja tilat -työryhmän puheenjohtajana toimi Tampereen kaupungin kiinteistöjohtaja Virpi Ekholm ja esittelijänä projektipäällikkö Sisko Hiltunen (1.9.2017-19.5.2019). Lisäksi tässä kokonaisuudessa toimi tilasuunnittelijana Ari Kulmala (1.8.2018-30.4.2019). Tehtävänä oli laatia Pirkanmaan palveluverkkosuunnitelma 2021-2025, joka vastaa asukkaiden palvelutarpeisiin monikanavaisella palveluverkolla. Suunnitelmassa otetaan kantaa toimitilojen käytettävyyteen sekä säilyviin tai poistuviin tiloihin. Suunnittelussa otetaan huomioon sosiaali- ja terveyspalvelujen lisäksi muut maakunnan järjestettäväksi siirtyvät palvelut. Työryhmän tehtävänä oli myös valmistella palvelu- ja tilatarpeeseen perustuva toimitilasuunnitelma, joka osaltaan liittyi palveluverkkosuunnitteluun. Tavoitteena oli luoda maakunnan tilahallintaan toimintamalleja eri toimijoiden välille, keskeisenä toimijana valtakunnallinen Maakuntien tilakeskus Oy. Työryhmän tavoitteena oli luoda maakunnan ja kuntien välille toimintamalli palvelujen/palveluverkon, asumisen, liikenteen ja maankäytön yhteistyölle. Lisäksi valmisteilla oli toimintamallin luominen matalan kynnyksen (mm. lähitorit) palveluille, jossa otetaan huomioon maakunta, kunnat ja muut toimijat. Viimeksi mainittu tehtävä siirtyi työryhmälle kesällä 2018, jolloin päättyi kunnat, maakunta ja muut toimijat -työryhmän työskentely. Esivalmistelu II vaiheen aikana toimi neljä alatyöryhmää: palveluverkon jäsentämisen ja aluemallin ryhmä, tilatietojen keräämistä tukeva ryhmä, lounaan alueen palveluverkon suunnitteluryhmä sekä lähitorien ja muiden matalan kynnyksen palvelujen yhteistyömallia valmisteleva ryhmä. Matalan kynnyksen palvelujen yhteistyömallin valmistelu jäi kesken. Maakuntien tilakeskus Oy:n eri ryhmissä jäseninä ovat olleet maakunta – kunta vuokrasopimusryhmässä Virpi Ekholm, asiakasneuvottelukunnassa alkuvuonna 2018 Matias Seini ja kesästä 2018 alkaen Sisko Hiltunen, projektiryhmässä Matias Seini. Lisäksi maakuntien tilavalmistelijaryhmän työskentelyyn osallistui Ari Kulmala.

1. Keskeisimmät tuotokset Jo vuonna 2017 esivalmistelu I vaiheessa oli hyväksytty palveluverkon suunnittelun periaatteet, jotka ohjasivat valmistelua. Periaatteet ovat

25

asiakaslähtöisyys, saavutettavuus ja saatavuus, keskuksien kehittäminen monipuolisina palvelukeskittyminä, valinnanvapaus ja monituottajuus, digitalisaation laajenemisen huomioon ottaminen sekä kustannustehokas ja joustava palveluverkko. Esivalmistelu II vaiheen alkaessa jäsennettiin palveluverkkoa ja valittiin lähtökohdaksi monikeskuksinen palvelujärjestelmä sekä etäpalvelujen hyödyntäminen. Suunnittelun pohjaksi luotiin aluemalli, väestömalli sekä hyvinvointikeskusmalli, jota myöhemmin täsmennettiin ja määriteltiin eritasoiset keskukset: hyvinvointikampukset, hyvinvointikeskukset, hyvinvointipisteet. Nämä muodostavat palveluverkon rungon, jota täydentää muut toimitilaverkko. Nämä muodostivat mallin maakunnalliselle palveluverkon suunnittelulle. Alueelliset palveluverkkosuunnitelmat valmistuivat etelän ja lounaan suunnittelualueille. Tässä yhteydessä luotiin pohjaa sille, miten yhdessä valmistellaan laajoja kokonaisuuksia sekä muutostiimin sisällä eri valmistelijoiden että kuntien asiantuntijoiden kanssa. Maakunnalle vuokrattavia tiloja olisi tullut runsaasta 800 kiinteistöstä, huoneistoala noin 860 000 m2. Tilojen vuokraus olisi tapahtunut Maakuntien tilakeskus Oy:n kautta maakunnalle, suurimmat tilamäärät olisi vuokrattu kunnilta ja Pirkanmaan sairaanhoitopiiriltä. Tilojen osalta on tehty yhteistyötä Maakuntien tilakeskus Oy:n kanssa mm. Pirkanmaalla käynnistettiin jo Tilatietopalvelun käyttöönotto, tavoitteena oli, että sähköinen tilatietojärjestelmä olisi saatu tuotantokäyttöön syksyllä 2019. Lisäksi työryhmä kartoitti kuntien tulevia investointitarpeita keväällä 2018. Palveluverkon suunnittelun ja tilojen osalta on tehty yhteistyötä talousvalmistelun kanssa ja osallistuttu koetalousarvion valmisteluun, säästöpotentiaalin ja riskitarkasteluun. Keskeiset tuotokset:

- malli maakuntatasoiselle palveluverkkosuunnittelulle - etelän suunnittelualueen palveluverkkosuunnitelma - lounaan suunnittelualueen palveluverkkosuunnitelma - maakunnalle vuokrattavista tiloista tehdyt yhteenvedot

2. Tuotosten hyödynnettävyys ja jatkovalmistelutarpeet

Palveluverkon suunnittelun periaatteet ja suunnittelumallit ovat hyödynnettävissä kuntien palveluverkkovalmisteluissa. Hyvinvointikampus ja hyvinvointikeskus -nimikkeet on jo otettu käyttöön Pirkanmaalla.

26

Etelän alueen palveluverkkosuunnitelma on jaettu ao. kuntiin hyödynnettäväksi. Samoin lounaan alueen suunnitelma on toimitettu suunnittelutyöryhmässä olleille kuntaedustajille hyödynnettäväksi omassa työssään. Tilatietojen osalta Maakuntien tilakeskuksen keräämä aineisto on hyödynnettävissä tietoja luovuttaneissa organisaatioissa, joka osaltaan parantaa tilojen omistajien tietoa tiloista ja tilahallintaa. Kunnilla on käytettävissä ainakin 15.5.2019 asti Optimaze-järjestelmä, johon ovat syöttäneet tilatietoja ja josta voi ottaa omista tiedoista erilaisia yhteenvetoja. Maakuntien tilakeskuksen toimesta jatkuu kuntien tietojen päivityskierros 15.5.2019 asti. Kunnat voivat halutessaan vielä täydentää tilatietojaan Optimaze-järjestelmään ja saavat kesän aikana päivitetyt tiedot kiinteistöjen arvosta, vuokrakustannuksista sekä kunnan tilakannasta laskettavat ns. kuntoprofiilit. Maakuntien tilakeskus jatkaa myös sairaanhoitopiirien tilatietojen päivitystä, jonka avulla saadaan valtakunnallista tietoa. Liikkuvien palvelujen osalta oli tarkoitus käynnistää palveluverkkosuunnitteluun liittyvä selvitystyö. Tätä ei ennätetty käynnistää, kuitenkin pidetyissä työpajoissa liikkuvien palvelujen selvitystä pidettiin tärkeänä ja todettiin, että liikkuvat palvelut pitäisi miettiä laajempana kuin yhden kunnan hankkeena. Pirkanmaalla toimii Pirkanmaan parasta sotea -työryhmä, joka voisi olla sellainen foorumi, jossa voitaisiin käsitellä liikkuvien palvelujen selvitystyön tarvetta. 3 Taustamateriaalit Keskeisimpien tuotosten PowerPoint esitykset sekä laajempi loppuraportti löytyvät Y-asemalta Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi _ 16 Palveluverkko, kiinteistöt ja tilat _ Taso 3. Laajemman loppuraportin liitteet ja muuta aihepiirin aineistoa on tallennettu Tasolle 4 -kansioon.

27

Asiakkuuksien hallinnan loppuraportti

Maakuntatasoisen ja osin myös maakuntarajojen ylittävä väestön asiakkuuksien ja palvelujen hallinta liittyy keskeisimmin väestö- ja asiakastiedon hallintaan sekä tiedolla johtamiseen. Tietoon perustuva palvelutarpeen ennakointi ja muutoksiin reagointi edellyttävät eri lähteistä saatavaa luotettavaa sekä ajantasaista tietoa alueen väestöstä ja palveluista sekä niissä tapahtuvista muutoksista. Palvelujen järjestäjällä tulee olla kokonaiskuva ja ymmärrys alueen palvelurakenteesta -ja kokonaisuuksista, palveluketjujen ja -polkujen vaikuttavuudesta. Tietojohtamiseen palvelujen järjestäjä tarvitsee asiakaspalautteen, asiakaskokemuksen, asiakasmäärien, kustannusten, palvelujen käyttöasteen, palveluketjujen toimivuuden, palvelusuoritteiden, palveluvalikoiman, palvelujen saatavuuden, asiakassegmenttien ja tavoitteiden seurantaa. Tämä puolestaan edellyttää tiivistä vuoropuhelua ja viestintää asukkaiden, asiakkaiden, eri palvelutuottajien, tukipalvelujen, kuntien, muiden maakuntien, kolmannen sektorin, yritysten, oppilaitosten, viranomaisten ja hanketoimijoiden kanssa. Pirkanmaa2021 muutosvalmistelussa lähtökohtana olivat alueen asukkaat ja asiakkaat, jotka nähtiin aktiivisina kumppaneina ja osallistujina, joilla on suuri merkitys palvelujen kehittämiseen.

Palvelukokonaisuuksien tehtävät; vastuu asiakkuuksista, palveluista ja kustannuksista

28

Maakunta palvelujen järjestäjänä vastaisi sote–palvelujen yhteensovittamisesta toimiviksi asiakaslähtöisiksi hoito- ja palvelukokonaisuuksiksi; yhteen sovitetut palvelukokonaisuudet, useita eri palveluja tarvitsevien asiakkaiden palvelujen toiminnallisesta kokonaisuus (sote-maku), erityistä tukea tarvitsevat asiakasryhmät, palvelujen monikanavaisuus ja digitaaliset mahdollisuudet, palvelujen sujuvuus ilman tarpeettomia viiveitä, asiakkuuksien segmentointi, integraation kannalta merkittävimpien ydinprosessien johtaminen sekä ohjaus, seuranta ja arviointi sekä yhteiskehittäminen. Asiakkuuksien hallinnan työryhmän seuraava vaihe olisi ollut ns Ohjauslarpin (Life Action Role-Playing) suunnittelu ja työpajasarja, jonka avulla olisi pelillisesti konkretisoitu palvelujen järjestäjän ohjauksen ja eri toimijoiden roolia ja suhdetta erilaisissa tilanteissa.

PKPK -verkoston (palvelukokonaisuudet- ja ketjut) työpajoissa tunnistettiin asiakassegmentoinnin ja palvelutarpeiden ilmiöpohjaisen tarkastelun tärkeys; palvelujärjestelmää voidaan jäsentää kansallisesti yhteisillä, pysyvillä segmenteillä, jotka perustuisivat väestössä ja väestön käyttäytymisessä esiintyviin yleisiin ominaispiirteisiin. Jotta palvelujärjestelmä säilyy asiakaslähtöisenä, tarvitaan muuntuvia segmenttejä, jotka perustuisivat paikallisiin erityispiirteisiin ja ne olisivat kunkin maakunnan itse määrittämiä. Tämä mahdollistaisi palvelujen kohdennetun järjestämisen. (THL; pysyvät ja muuntuvat segmentit palvelujärjestelmän ja paikallisten ilmiöiden jäsentäjinä 2018)

29

PKPK-verkoston toiminta jatkuu vuoden 2020 loppuun, jolloin kymmenen työpajan sarja saadaan päätökseen. Suurin mielenkiinnon kohde ja haaste on ratkaista useita palveluja tarvitsevien asiakkaiden palvelutarpeiden tunnistaminen ajoissa, oikea-aikaisen avun sujuvuus ja prosessien ”omistajuuden” tunnistaminen. Tarvitaan myös sujuvaa tiedonkulkua ja yhteensopivia tietojärjestelmiä. Jatkossa on myös keskeistä tunnistaa yhdyspinnan asiakasprosesseja; päätyykö asiakas yhdyspinnan palvelujen pariin sote- vai kasvupalvelujen parista. Integraatioverkoston toiminta tukee edellä kuvattuja painopisteitä. Väestötietoon ja asiakastarpeisiin perustuvat neuvonta- ja ohjauspalvelut Kuntaliiton ja NHG:n koordinoimissa työpajoissa luotiin yleisen tason viitekehys geneerisen neuvonnan ja ohjauksen mallille. Lisäksi työstettiin alustavat linjaukset geneerisen toimintamallin sisällöstä viiden elementin näkökulmasta:1) neuvonnan ja ohjauksen tasot, 2) geneerisen mallin piirissä olevat palvelut, 3) toimijat ja työnjako, 4) keskeiset asiakasryhmät ja 5) asiakkaan polku.

Jatkossa tulee selvitta a miten erilaiset ensivaiheen neuvontapalvelut ja yhteydenottokanat nivotaan ka yta nno ssa palveluintegraatiota toteuttavaksi asiakasla hto iseksi kokonaisuudeksi. Tarvitaan myo s tietoa siita , mihin ryhmiin intensiivinen ohjaus ja seuranta tulee kohdentaa ja mika on sen sisa lto seka ja rjestelma tuen tarve. Hyvia toimintamalleja on jo ka yto ssa , mutta tarvitaan

30

lisa tietoa ja kokeiluja uusista yhteistyo malleista erityisesti, kun ratkaistaan monipalveluasiakkaiden palveluintegraatiota. 20.5.2019 Sote–koordinaattori Soile Ridanpää-Vuolle

31

Maakunnan, kunnan ja muiden toimijoiden yhteistyömallit – työryhmä Yhteistyömallit-työryhmän fokus tarkentui strategiseen johtamiseen ja organisaatioiden ylimmän johdon foorumeihin sekä muiden työryhmien tarkastelun ulkopuolelle jäävien, valmisteluvaiheen kannalta olennaisten teemojen tarkasteluun. Maakunnan ja kunnan yhteistyömalleja voidaan tarkastella kolmesta näkökulmasta: 1) lakiin perustuvat yhteistyömallit, 2) sopimusta edellyttävät yhteistyömallit ja 3) maakunnan ja kuntien sopimat yhteiset toimintatavat ja foorumit. Työryhmä tunnisti merkittävimpiä yhdyspintoja ja käynnisti alatyöryhmät strategisen johtamisen näkökulmasta tärkeimpiin kokonaisuuksiin: Maakunnan ja kuntien ylimmän johdon foorumit sekä maakunnan yhteistyömallit lähitorien ja muiden matalan kynnyksen palvelujen järjestämisessä. Alatyöryhmät laativat etenemisehdotukset. Työryhmä tarkasteli myös maakunnan ja valtion yhdyspintoja, mutta yhteistyömalleja ei tässä vaiheessa valmisteltu. Työryhmä teki yhteistyötä yhteistyöalueasiat-työryhmän kanssa. Jatkotyössä tulisi tarkastella, olisiko syntymässä vakiintuneita maakuntakokoonpanoja, joille tulisi muodostaa säännöllisiä, eri teemoja käsitteleviä foorumeita. Työryhmän alatyöryhmä laatii yhdessä maakunnan strategiavalmistelun kanssa maakuntastrategian osallistumissuunnitelman sidosryhmiin ja alatyöryhmissä on ollut kattavasti eri toimijoiden osallistamista. Valmistelun sisällä työryhmä on kutsunut vierailijoita eri teemoista. Yksi alatyöryhmä valmisteli maakuntastrategian osallistumissuunnitelmaa. Ehdotuksen mukaan maakuntastrategian osallistuminen olisi toteutettu syksyn-talven 2018 aikana erillisen aikataulun ja suunnittelun mukaan. Oleellisin toimija olisi ollut maakuntavaltuusto, sidosryhmät tukevat tehtävässä. Työssä olisi pyritty kustannustehokkaaseen ja tiiviiseen maakuntastrategiaosallistamiseen. Digiosallistumista sekä olemassa olevia kokouskäytäntöjä ja foorumeita olisi hyödynnetty unohtamatta kasvokkaista osallistumista. Yhteistyömallit –työryhmän alatyöryhmä käynnisti yhteistyömallin ja -konseptin luomisen maakunnan ja kunnan järjestäessä palveluja yhdessä Lähitoreilla ja muissa matalan kynnyksen palvelupisteissä. Tarkasteltavia näkökulmia olivat mm. toiminnan koordinointivastuu, jalkautuvien työntekijöiden toiminnan mahdollistaminen sekä tilahallinnan kysymykset. Alatyöryhmä tunnisti lisäksi muita matalan kynnyksen palveluita, joita ovat kohtaamispaikat, asiointipisteet, terveyskioskit, perhekioskit, nuorten talo – ohjaamo ja porinapiirit. Lisäksi käynnissä on useita hankkeita, jotka toteuttavat tällä hetkellä matalan kynnyksen

32

palveluita. Maakuntauudistuksen myötä asiointipisteiden eli yhteispalveluiden alueellinen järjestämis- ja kehittämisvastuu siirtyvät kunnilta maakunnille. Alatyöryhmän selvitys mallin toimivuudesta muiden palvelujen osalta jäi kesken. Työryhmä esitti jatkovalmisteltavaksi seuraavia maakunnan ja kuntien ylimmän johdon foorumeita sekä kuntayhteistyön mahdollisuuksien huomioimista valiokuntamallissa.

- valtuuskunta

- seudulliset tapaamiset

- kuntakohtaiset tapaamiset

- kuntajohtajakokoukset

- maakuntahallinnon kummit kuntaryhmille tai seuduille

Työryhmä esitti myös järjestöneuvottelukunnan perustamista. Se olisi vaikuttamistoimielin ja valiokuntien valmistelukumppani. Sen tehtäviin olisi kuulunut myös osallistuminen päätösten vaikutusten ennakkoarviointiin. Neuvottelukunta tekisi näkyväksi Pirkanmaan elinvoimaisen kansalaisyhteiskunnan ja osallistuisi mm. maakuntastrategian laadintaan.

33

Strateginen ohjaus Riku Siren 1. Keskeisimmät tulokset Valmistelun tuloksena syntyi koemaakuntastrategia, innovatiivinen ja perusteltu strategiarakenne, sekä valmius aloittaa maakuntavaltuuston ensimmäinen varsinainen strategiaprosessi. Pirkanmaan maakuntastrategiaa valmisteltiin “moniroolisen pirkanmaalaisen” ympärille, tarkoituksellisena irtiottona perinteisistä organisaatiolähtöisistä strategioista. Maakuntalaiselle tunnistettiin kolme roolia, “asiakas”, “vaikuttaja” ja “jäsen”. Vaikuttajaroolin kautta viestinnän, osallistumisen ja avoimuuden teemat nostettiin korkeimmalle mahdolliselle taholle. Moniroolisen pirkanmaalaisen ympärille rakennettava strategia tukee korkeimmalta tasolta lähtien moniroolisen pirkanmaalaisen ympärille rakentuvaa toimintaa jo ensimmäisestä strategiasta lähtien. Samalla se viestittää, että toimintaa pitää suunnitella ja toteuttaa siten, että kaikki kolme roolia/näkökulmaa huomioidaan. Palvelulupaus annettiin strategian osana erikseen kaikille kolmelle roolille, käytännössä strategian loput linjaavammat osuudet olivat palvelulupausten toteuttamisen konkretisointia. Strategian ydin onkin valtuuston suoraan pirkanmaalaiselle antamat palvelulupaukset. Lakisääteisen palvelulupauksen sisällyttäminen strategiaan tiivisti ohjausasiakirjarakennetta ja terävöitti palvelulupauksen merkitystä. Huomattavaa on, että palvelulupaus muotoiltiin koestrategiassani nimenomaan valtuustotasoiseksi sanoitukseksi – valtuusto antaa maakuntalaisille palvelulupauksen. Samalla kuitenkin jäi mahdolliseksi tehdä palvelu- tai yksikkökohtaisia asiakas/palvelulupauksia. Lakisääteisen palvelustrategia katsottiin kyettävän toteuttamaan siten, että strategia ja palveluiden järjestämissuunnitelmat yhdessä kattavat palvelustrategiavaatimuksen juridisessa mielessä, pyrkimyksenä oli pitää strategisten ohjausasiakirjojen kokoelma mahdollisimman tiiviinä. Laadittu koestrategia muodostui sisällöiltään enemmän periaatteelliseksi, eikä niinkään tarkasti linjaavaksi. Koestrategia oli käytännössä toimintoriippumaton eikä maininnut erikseen yksittäisiä palveluita. Tämä osaltaan tuki palveluiden integraatiota jo strategian tasolta. Ensimmäinen maakuntastrategia varauduttiin toteuttamaan valtuuston roolia korostavalla kertaluonteisella prosessilla. Maakunnan toimiessa strategiaprosessi olisi ollut elävä ja jatkuvasti etenevä prosessi, jossa tilannekuvasta ja ennakointi- ja skenaariotyöstä johdetaan osittain matalalla kynnyksellä tarkistettava strategia aina tarvittaessa.

34

Strategia hahmotettiin maakuntavaltuuston strategisen ohjauksen ylimmäksi lähteeksi. Melko periaatteellista strategiaa tukisi sille alisteisten ja sitä konkreettisempien muiden strategisten ohjausasiakirjojen (teemaohjelmat, kehittämissuunnitelmat jne) tiivis kokoelma. Taloussuunnittelukauden tavoitteet johdettaisiin eri strategisista lähteistä ja ne tiivistyisivät palvelujen järjestämissuunnitelmiin. Strategiatyötä ohjasi epävirallinen maakuntastrategiaryhmä elokuuhun 2018 saakka, jolloin ohjausryhmäksi vaihtui muutosjohtoryhmä. Koemaakuntastrategia valmisteltiin hankkeen poliittisen ohjausryhmän päätöksellä ja koestrategia hyväksyttiin koetalousarvion yhteydessä poliittisessa ohjausryhmässä maaliskuussa 2019. Strategiatyössä onnistuttiin konkretisoimaan valmistelun päämääriä (Rohkeus, avoimuus, luottamus, asukas ytimessä jne), kiteyttämään eri valmisteluteemojen ytimiä strategiatasolle, sekä osallistamaan valmistelijoita poikkitoiminnalliseen keskusteluun strategiatyön kautta. Koemaakuntastrategiatyöllä ei pystytty vielä vaikuttamaan koetalousarvion painopisteisiin, eikä tätä kautta maakunnan aloituksen taloussuunnitteluun. Syynä tälle oli strategialle alisteisen, seuraavan ohjaustason (teemaohjelmat ja suunnitelmat) hajanaisuus ja puuttuminen valmistelun tässä vaiheessa. Toinen syy taloustavoitteen täyttämättä jäämiseen on yleinen tietopohjan puutteellisuus. 2. Hyödynnettävyys ja jatkokäsittely Strategiatyössä syntynyttä ajattelua ja maakuntalaisen roolien ja palvelulupausten ympärille koottua rakennekonseptia voidaan hyödyntää osallistuneissa organisaatioissa niiden strategioita. Sisällöt oli rakennettu monialaisen maakunnan perustalle, eivätkä ole suoraan hyödynnettävissä. 3. Vastuu jatkotyöstä Strategiavalmistelusta ei seuraa suoraa jatkotyötä. 4. Jakelukanavat Jakelukanavana Pirkanmaan liiton materiaalipankki/arkisto.

Järjestäminen

35

Laatijat Riku Siren ja Jukka Alasentie Maakunta- ja soteuudistuksen yksi keskeisitä tavoitteista oli luoda hallintamalli, jossa palveluiden järjestäjän ja tuottajan välille tehdään selkeä ero. Maakuntahallinto olisi vastannut palvelujen järjestämisestä ja maakunnan liikelaitos pääosin tuotannosta. Järjestäjä olisi vastannut maakunnan vastuulle kuuluvien tehtävien ja kansalaisten oikeuksien toteuttamisesta huolehtimisesta sekä maakunnan tehtäviin osoitettujen rahojen käytöstä ja allokoinnista. Järjestäjän tehtävänä oli palveluiden hallinnasta (sisällöt, laatu, saatavuus ja saavutettavuus, palvelupolut, asiakasmaksut), tuottajien hallinnasta (tuottajien kriteerien ja tuottajakorvausten määrittely sekä tuottajien hyväksyminen, ohjaus ja valvonta) sekä maakunnan taloudesta. Pirkanmaalla maakuntauudistuksen valmisteluperiaatteina pidettiin vahvaa järjestäjää ja kilpailukykyistä tuottajaa. Oleellinen kysymys kuului, ovatko nämä tavoitteet jollain tasolla toisensa poissulkevia? Jos järjestäjä ohjaa vahvasti, jääkö tuottajalle liikkumavaraa? Jos järjestäjä ei ohjaa vahvasti, tekeekö tuottaja vääriä asioita maakuntakokonaisuuden kannalta tarkasteltuna? Kuinka syvälle ohjaus voi mennä, jotta se tukisi kilpailukykyä, eikä kangistaisi toimintaa? Miten monimutkaisuus yksinkertaistetaan toimivaksi kokonaisuudeksi? Vahvalla järjestäjällä olisi ollut kokonaisvastuu Pirkanmaan maakunnan palveluiden järjestämisen lisäksi uudistuksen tavoitteiden saavuttamisesta sekä valtion ohjaukseen vastaamisesta. Asiakkuuksien hallinta ja palveluiden integraatio monituottajamallissa on avainasemassa. Kilpailukykyisellä tuottajalla olisi vastuullaan uudistuksen päämäärien ja järjestäjän ohjauksen mukainen toiminta. Ratkaisutekijöinä kilpailukyvylle nähtiin kyvykäs johtaminen, paras asiakaskokemus, hyvinvoiva henkilöstö sekä moderni ja ketterä organisaatio, joka mahdollistaa uudistumisen ja innovaatiot. Vahvan järjestäjän ja kilpailukyisen tuottajan välillä pidetään yllä jatkuvaa vuoropuhelua, yhteiskehittämistä, seurantaa ja valvontaa. Vuoropuhelun onnistuminen on nähty edellytyksenä sekä järjestäjän vahvuudelle että tuottajan kilpailukyvylle. Järjestäjän ohjauksen ollessa vaaleilla valitun maakuntavaltuuston strategisen tason ohjausta, sen ydintehtävä olisi ollut valtuuston tahtotilan kanavointi asiakkaan saamiksi palveluiksi ja muuksi maakuntakonsernin toiminnaksi. Järjestäjän vahvuus olisi näin ollen valtuuston vahvuutta. Valtuuston roolia korostaa valiokuntamalli, jossa valtuutetuista ja varavaltuutetuista koostuvat valiokunnat valmistelevat asioita, jotka päätyvät valtuuston ratkaistaviksi. Ohjauksen kannalta oleellisia valiokuntien valmistelemia asioita ovat palveluiden järjestämissuunnitelmat ja talousarvio. Vaaleilla valitun valtuuston vahvuus

36

palveluiden järjestäjänä on se tekijä – ”leveät hartiat”, joka selkeästi erottaa mallin nykyisestä mallista, jossa kunnat ja kuntayhtymät yhdessä vastaavat järjestämisestä ja tuotannosta hajanaisemmin. Järjestäjän ohjauskokonaisuus on toisiaan seuraavien toimintojen haarautuva ketju, käytännössä prosessikokonaisuus. Ketjun osilla on muitakin, itsenäisempiä funktiota. Osat ovat etenemisjärjestyksessä tilannekuvatyö, strateginen ohjaus, järjestämisnäkemyksen syntyminen, palvelun järjestämissuunnitelma ja ohjauksen vastaanotto. Ratkaisevaa ohjauskokonaisuuden toimivuuden kannalta on se, mitä tapahtuu järjestäjän ja tuottajan rajapinnassa. Pirkanmaan valmistelun yksi keskeistä tuloksista on juuri järjestäjän tehtävien kuvaaminen. Tähän kokonaisuuteen kuuluivat mm. koemaakuntastrategia, palvelujen järjestämissuunnitelma, koetalousarvio sekä tehty kokonaisarkkitehtuurityö. Pirkanmaa toteutti yhdessä Sitran ja STM:n kanssa valtakunnallisen Järjestäjä-hankkeen. Siinä määriteltiin järjestäjätehtävää, sen organisointia ja resurssitarvetta ja laadittiin järjestäjän käsikirja. Toisessa vaiheessa syvennettiin järjestäjän tehtäviä ja työkaluja (tietopaketit, allianssimallit), kehitettiin ohjaus- ja johtamismalleja sekä yhteistyö- ja edunvalvontamalleja. Hankekokonaisuuden kustannusarvio oli noin 1 milj. euroa. Hankkeen projektipäällikkönä toimi Kristiina Lumme. Tuloksia voidaan hyödyntää mm. kunnissa monituottajaisen toimintaympäristön hallinnassa. Myös poliittisen ohjauksen uudistamiseen tehty valmistelutyö toi uusia näkökulmia.

37

Johtaminen ja hallinto- työryhmän työn paketointi Vastuuvalmistelijat Vuokko Ylinen, Tarja Puskala, Riku Sirén, Mikko Koponen Konsernirakenteen, johtamisen ja hallinnon teemojen valmistelu yhdistettiin 1.9.2018. JOHA- työryhmän valmisteluteemat olivat:

1. Johtamisjärjestelmän valmistelu 2. Toimielinrakenteen ja valiokuntamallin jatkovalmistelu 3. Omistajaohjauksen valmistelu

Ennen työryhmien yhdistämistä, Hallinto ja laki -työryhmä valmisteli maakunnan ulkoisen ja sisäisen tarkastuksen jatkovalmistelun linjaukset, jotka käsiteltiin 13.4.2018 maakuntauudistuksen johtoryhmässä. JOHA-työryhmän paketoitavat valmistelukokonaisuudet ovat:

1. Valiokuntamalli 2. Maakuntakonsernin suunnittelun periaatteet 3. Maakuntakonsernin rakenne (luonnos 11.2.2019) 4. Maakuntahallinnon organisointivaihtoehdot 5. Maakunnan johtamisjärjestelmä 6. Maakunnan ulkoinen ja sisäinen tarkastus 7. Hallintosääntö (vol. 0.3.) + muutosorganisaation kommentointikierroksen kommentit

(kommenttipohja) 8. Omistajaohjauksen periaatteet ja mallit

1. Valiokuntamalli Valtuuston valiokunta -malli linjattu joryssä 3.5.2018, ohryssä 7.5.2018 ja ohryssä 28.10.2018 Taustamateriaalit Y-levyllä kansiossa Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\42 Valiokuntamalli Nostoja materiaalista:

• Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\42 Valiokuntamalli\Taso 2\Valiokuntamalli Taso 2 Riku Siren 28.5.2019

• Valmistelussa aluksi mukana sekä päättävä että valmisteleva valiokunta. Malleista laadittu vertailuja. Valmistelevasta valiokuntamallista pyydetty lausunnot Kuntaliitosta ja prof Mäenpäältä. Käsitelty joryssä 3.5.2018. Listamateriaalit tästä (§61, Kuntaliiton lausunto, valiokuntatarina, valiokuntarakenne ja valiokuntien juridinen luonne)

• Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\42 Valiokuntamalli\Taso 4 \Valiokuntavalmistelusta ja valiokunnista_JOHA 20190307

38

• Valiokuntatarina, Case Reunakkala: Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\42 Valiokuntamalli\Taso 4\Valiokuntatarina_case Reunakkala 20180418

2. Maakuntakonsernin suunnittelun periaatteet Hyväksytty jatkovalmistelun pohjaksi joryssä 9.3.2018 ja ohryssä 12.3.2018 Tiivistelmädiat: Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\20 Johtaminen ja hallinto\Taso 3\Maakuntakonsernin suunnittelun pääperiaatteet_tiivistelmä_20180309

3. Maakuntakonsernin rakenne (luonnos 11.2.2019) Yhteenvetodiat: Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\20 Johtaminen ja hallinto\Taso 3\Pirkanmaan maakuntakonserni_luonnos_20190211

4. Maakuntahallinnon organisointivaihtoehdot Valmisteltu useita vaihtoehtoja, joita käsitelty iltakoulussa, joryssä ja ohryssä. Valmistelun tuloksena kaksi vaihtoehtoa: ns. perinteisempi malli ja johtamisorientaatioon perustuva malli. Valmistelumateriaali löytyy Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\20 Johtaminen ja hallinto\ Taso 3\ Maakuntahallinnon organisoituminen_20190131 ja Taso 4\Maakuntahallinto, valmistelu

5. Maakunnan johtamisjärjestelmä Valmisteltu maakunnan toimintakulttuurin elementit ja johtamisjärjestelmän suunnittelukehikko. Sisältöinä valmisteltu toimielinrakennetta, organisaatiorakenteita (maakuntahallinto) sekä johtamista. Johtamisen suunnittelua tehtiin yhteistyössä HR-tiimin kanssa. Materiaalit:

39

Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\20 Johtaminen ja hallinto\Taso 3\Maakunnan johtamisjärjestelmän suunnittelukehikko_20181231 ja Johtamisen valmistelukokonaisuus_tilannekuva_20190122 Tarjan kehittämistehtävä liittyi tähän teemaan. ”Julkisorganisaation johtamisjärjestelmän kehittäminen” -lopputyö löytyy Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\20 Johtaminen ja hallinto\Taso 3\Puskala Tarja_kehittämistehtävä AaltoEE_20190331

6. Maakunnan ulkoinen ja sisäinen tarkastus Hallinto- ja lakityöryhmän valmistelema tarkastuksen kokonaisuus. Käsitelty maakuntauudistuksen joryssä 13.4.2018. Taustamateriaali löytyy Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\20 Johtaminen ja hallinto\Taso 3\Maakunnan tarkastustoiminta_JOHA_20180413

7. Hallintosääntö Laadittu hallintosäännön version 0.3, joka oli kommenteilla muutosorganisaation sisällä tammi-helmikuussa 2019. Valmistelumateriaali: Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\24 Hallinto ja laki\Taso 4\Maakunnan hallintosääntövalmistelu_luonnosversio

8. Omistajaohjauksen periaatteet ja mallit Omistajaohjaus-teema käsiteltiin maakuntauudistuksen joryssä 14.12.2018 ja ohryssä 17.12.2018. Teema oli kahdessa pykälässä: ”Maakunnan yhtiöt ja omistajaohjaus” ”Alustavat omistajapoliittiset linjaukset” Omistajaohjauksen keskeistä taustamateriaalia:

• Omistajaohjauksen kokonaisuus: Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\20 Johtaminen ja hallinto\Taso 3\Yhtiöt ja omistajaohjaus_20181130. Esitetty puheenjohtajistossa 30.11.2018 (JOHA:ssa 20.11.2018)

40

• Yhtiöitetyn sote-palvelutuotannon omistajaohjauksen mallit: keskitetty ja hajautettu. Y:\Maakuntauudistusvalmistelun dokumentointi ja arkistointi\20 Johtaminen ja hallinto\ Taso 3\Sote-yhtiöiden omistajaohjauksen vaihtoehdot_kokousmateriaali_20181207

• Valmisteltiin alustavat omistajapolittiiset linjaukset koestrategiaa varten (hyväksytty ohryssä 17.12.2018). Erityisesti kohta nro 5 oli uusi avaus ja rooli maakunnalle omistajana: 1. Maakunta omistaa yhtiöitä, joita se tarvitsee tehtäviensä ja

palvelujen järjestämiseen. Maakunnalla ei ole yleistä toimialaa ja sen omistajuus kytkeytyy tiiviisti maakunnan laissa määriteltyihin tehtäväaloihin.

2. Yhteisöt ja säätiöt kytketään osaksi maakunnan toimintaa ja niitä omistajaohjataan maakuntastrategian ja maakunnan kokonaisedun mukaisesti. Maakunnan toimintaa ohjataan kokonaisuutena maakuntastrategian mukaisesti riippumatta siitä, missä muodossa maakunnan järjestämisvastuulla olevia palveluja tuotetaan.

3. Maakunta on aktiivinen ja vahva omistaja, joka arvioi ja kehittää omistuksiaan ja ohjaustaan systemaattisesti. Maakunta vahvana omistajana osaa käyttää ohjausvälineitä tapauskohtaisesti, tarkoituksenmukaisesti ja oikeaoppisesti maakuntakonsernin kokonaisetu huomioiden. Yhtiöt ovat strategisia kumppaneita, joiden kanssa käydään säännöllistä vuoropuhelua.

4. Maakunta asettaa omistuksilleen selkeät ja mitattavat tavoitteet. Yhtiöille asetetaan selkeät ja mitattavat tuloksellisuuteen tähtäävät yhtiökohtaiset tavoitteet.

5. Maakunta toimii yhteistyössä muiden omistajien kanssa ja on aktiivinen omistajatahtojen yhteensovittaja. Omistusten jakaantuessa usealle maakunnalle on tärkeää tehdä yhteistä omistajaohjausta ja toimia aktiivisessa yhteistyössä muiden omistajien kanssa.

41

Hallinto ja laki -työryhmä Hallinto ja laki kokonaisuuteen kuuluu 4 osa-aluetta

1. Hallintosääntövalmistelu 2. Sopimushallinta 3. Tarkastustoiminta 4. Viranomaistehtävät

Kaikkien osa-alueiden valmistelumateriaali löytyy tämän hallinto ja laki kokonaisuuden alasivuilta. Jokaisen osa-alueen valmistelu eteni aikataulullisesti hyvin, ja valmiudet osa-alueiden toteuttamiseen olisivat olleet valmiina v. 2019 aikana, mikäli sote- ja maakunta- uudistus olisi tullut voimaan suunnitellusti. Hallintosääntövalmistelun keskeiset linjaukset olivat jo monelta osin hyväksytty poliittisten päättäjien taholta, ja mm. pääteoksenteossa erikoisuutena toimivan valiokuntamallin periaatteet oli sovittu. Sopimushallinnan osalta suurin osa luopuvien organisaatioiden sopimuksista oli jo siirretty, ja niiden analysointikin oli jo varsin pitkällä. Tampereen kaupungin ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin sopimukset olisi siirretty heti uudistuslakien hyväksymisen jälkeen. Tarkastustoiminnan osalta sekä ulkoinen- että sisäinen tarkastustoiminta oli myös aikataulutettu niin, että keskeiset linjaukset olivat valmiina päätettäviksi. Ulkoisen tarkastuksen asemointi ja organisointi olisi ollut seuraava päätettävä asia ja sisäinen tarkastus ehdotettiin jäävän perustettavan maakunnan itsensä hoidettavaksi. Viranomaistehtävät tunnistettiin ja löydettiin hyvin, ja seuraavana vaiheena nämä tehtävät olisi sovitettu hallintosääntöön ja sen mukaiseen päätöksentekomalliin.

42

Talous-työryhmä

Sipilän hallituksen sote- ja maakuntauudistuksen Pirkanmaan valmistelun tueksi perustettiin esivalmisteluvaiheessa II Taloussuunnittelu ja tiedolla johtamisen työryhmä. Lisäksi maakuntavalmistelussa aloitti talouden projektipäällikkö syyskuussa 2017, joka toimi työryhmän esittelijänä. Tiedolla johtamisen projektipäällikön aloitettua tammikuussa 2018 työryhmä jaettiin kahteen erilliseen ryhmään, jotka olivat taloussuunnittelu ja tiedolla johtaminen. Talousvalmistelussa työskenteli talouden projektipäällikön lisäksi erikoissuunnittelija Krista Kurppa (1.5.2018-31.3.2019) 50-100% työpanoksella sekä taloushallinnon ICT-projektipäällikkö Mervi Lindstedt (1.2.2018-31.3.2019) 60 % työpanoksella. Tässä yhteenvedossa keskitytään erityisesti talouden valmistelun yhteenvetoon ja tiedolla johtaminen on dokumentoitu omana osa-alueenaan. Taloussuunnittelu – työryhmän puheenjohtajana toimi Pirkanmaan sairaanhoitopiirin talousjohtaja Pasi Virtanen ja esittelijä talouden projektipäällikkö Riikka Hannelius. Työryhmän tehtävänä on ollut laaja-alaisesti edistää talouden eri osa-alueiden valmistelua. Työryhmä kokoontui pääasiassa kerran kuukaudessa. Esivalmisteluvaiheen II työryhmän työtä ohjasi toimeenpanosuunnitelma ja valmistelu eteni pääosin suunnitelman mukaisesti. Tuotteistuksen ja kustannuslaskennan osalta valmistelu eteni suunniteltua hitaammin ja työtä siirrettiin seuraaviin toteutusvaiheisiin. Tuotteistuksen osalta odotettiin päätöstä palveluhierarkian suuremmista kokonaisuuksista eli niin sanotuista järjestäjän palvelukokonaisuuksista. Esivalmisteluvaiheessa II taloussuunnittelulla toimi kolme alatyöryhmää, jotka olivat:

- maakunnan talouden simulointi - maku tahe – palvelut ja tietojärjestelmät - tuotteistus ja kustannuslaskenta

Maakuntien talouden valmistelun tueksi perustettiin kansallinen valtiovarainministeriön ja kuntaliiton koordinoima talousverkosto 01/2018-03/2019. Talouden projektipäällikkö osallistui Pirkanmaan vastuuvalmistelijan roolissa verkostoon, joka kokoontui noin kerran kuukaudessa. Kansallinen verkosto oli erittäin tärkeä yhteisten maakuntia koskettavien erityiskysymysten läpikäynnin näkökulmasta. Verkostossa työstettiin maakuntien koetalousarvioon, taloudelliseen rikistarkasteluun, maakuntien rahoitukseen, rahoituksen tietopohjaan, valtion ohjaukseen sekä kirjanpitoon ja verotukseen liittyviä erityiskysymyksiä.

43

Taloushallinnon tietojärjestelmien osalta talouden projektipäällikkö osallistui Kuntaliiton tahe-järjestelmämuutosten tehtävien määrittelyyn sekä talouden ICT-projektipäällikkö valtion taloushallinnon järjestelmäprojektiin. Tahe-järjestelmämuutosprojektin lopputuotoksen syntyi TAHE- järjestelmämuutosprojektien läpivientien tueksi TAHE-tehtäväkortit sekä TAHE- tehtävät. Maakuntavalmistelun talouden projektipäällikkö osallistui kansalliseen talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelujen työryhmään syksyllä 2017, joka koordinoi maakuntien valmistelua erityisesti talouden tukipalvelujen ja tietojärjestelmäratkaisujen näkökulmasta, sillä talous- ja henkilöstöhallintoon oli vielä 2017 tulossa kansallinen tukipalvelukonsortio Hetli Oy. Työ päättyi Hetli Oy:n purkamiseen. Pirkanmaan tukipalveluratkaisun valmistelu oli keskiössä syksyllä 2017, jota jatkettiin esivalmistelun I- vaiheessa toteutetun talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelujen selvityksen pohjalta. Pirkanmaan maakuntavalmistelun johtoryhmä teki linjauksen maakunnan taloushallinnon tukipalvelujen ostamisesta alueelliselta yhtiöltä Pirkanmaan Monetra Oy.ltä. Talouden valmistelua ohjasi myös hallituksen esitykset maakuntiin liittyen HE 15/2017 vp ja HE 16/2018 vp, joilla oli vaikutusta maakunnan talouden rakenteisiin. Näiden lisäksi huomiointiin asetusluonnos maakuntien taloustietojen tuottamisesta ja raportoinnista, jonka luonnosta maakuntavalmistelu kommentoi kahteen otteeseen. Lisäksi valmistelussa huomioitiin (valmistelun aikana valmistelussa ja lausunnoilla olleet sekä hyväksytyt) maakuntien JHS-suositukset, kirjanpitolaki ja -asetus sekä kilan kuntajaoston antamat yleisohjeet. Maakuntien JHS-suositusten luonnoksia kommentoitiin laaja-alaisesti ja kommentointia koordinoi talouden projektipäällikkö. Talouden projektipäällikkö osallistui valtion ohjauksen simulointiin ja tuotti materiaalia ohjausneuvottelujen tietopohjaksi.

44

Henkilöstöasiat ja henkilöstön osallistuminen Pirkanmaalla henkilöstöasiat ja henkilöstön osallistuminen työryhmä perustettiin maakunta- ja sote-uudistuksen henkilöstöasioiden valmistelun suunnittelun ja toimeenpanon tueksi. Henkilöstöasiat ja henkilöstön osallistuminen -työryhmän työskentely jakautui muun maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelun tavoin kolmeen eri vaiheeseen aikavälillä 11/2016 - 3/2019. Henkilöstöasioita valmisteleva työryhmä muodostettiin luovuttavien organisaatioiden HR-asiantuntijoista ja ammattijärjestöjen edustajista, jotka olivat laajasti mukana osallistuen edustuksellisina ja aktiivisina jäseninä työryhmän kokouksiin. Edustajat pysyivät pääsääntöisesti samoina kaikkien vaiheiden aikana. Työryhmä jaettiin eri vaiheissa 2-3 alatyöryhmään, joilla oli omat selkeät valmistelukokonaisuudet. Henkilöstöasiat ja henkilöstön osallistuminen -työryhmä kokoontui lähes kuukausittain, yhteensä 24 kertaa. Lisäksi alatyöryhmät kokoontuivat 1-2 kertaa kuukaudessa, yhteensä 57 kertaa. Lisäksi Pirkanmaalla koottiin järjestöjen edustajista laaja joukko yhteistoimintafoorumiksi, jossa käsiteltiin ajankohtaisia valmistelussa olevia valtakunnallisia ja Pirkanmaan asioita. HR-johtaja Raija Ruoranen (PSHP) oli henkilöstötyöryhmän puheenjohtaja sen perustamishetkestä alkaen. Esivalmistelun II-vaiheesta lähtien henkilöstöasioiden valmistelusta vastasi henkilöstöasioiden projektipäällikkö Taina Niiranen yhdessä HR-valmistelutiimin (suunnittelija Anne Markkula, assistentti Elina Ranta, henkilöstöviestinnän suunnittelija Minna Koivunen ja HR-ICT projektipäällikkö Susanna Järvi) ja henkilöstöasiat ja henkilöstön osallistuminen -työryhmän kanssa. Projektipäällikkö toimi työryhmän esittelijänä. Työryhmä laati eri toimintakausilla yksityiskohtaisen työsuunnitelman henkilöstöasioiden valmistelun kokonaisuudesta: sen tavoitteista, tehtävistä, valmistelun vastuista ja aikataulusta. Työsuunnitelmaa ja sen aikataulua tarkistettiin useaan otteeseen valtakunnantason etenemispäätösten ja linjausten mukaisesti. Valmistelussa syntyi runsaasti maakunnan henkilöstöasioiden hoitamiseen liittyvää ohjeistusta. Henkilöstöhallinnon prosessien kokonaisarkkitehtuuri on valmiina käyttöönotettavaksi. Luonnosvaiheeseen saadut henkilöstöhallinnon ohjeet, käytännöt ja suunnitelmat ovat hyödynnettävissä jatkossa luovuttavissa organisaatioissa ja ne jaetaan organisaatioiden käyttöön Pirkanmaan HR-verkoston kautta.

45

Pirkanmaan koestrategiassa läpileikkaava periaate määriteltiin henkilöstön osalta seuraavasti: ”Osaava ja onnistuva henkilöstömme takaa laadukkaan palvelun ja tuloksellisen toiminnan. Työyhteisömme on haluttu, ammattimaisesti johdettu ja uudistumiskykyinen. Meillä on parhaat osaajat. Toimintatapojemme perusta on vastuullisuus, selkeys, vuorovaikutus ja uudistuminen.” Pirkanmaan maakunnan henkilöstöpoliittiset painopisteet linjattiin henkilöstöohjelmassa, joka laadittiin erityisesti huomioiden henkilöstön siirtyminen ja murrosvaihe maakunnan aloittaessa. Painopisteiksi valittiin henkilöstövoimavarojen johtaminen, osaamisen kehittäminen, työhyvinvointi ja työkyvyn ylläpitäminen sekä suorituksen johtaminen ja palkitseminen. Johtamisosaamiseen oli tehty suunnitelma muutosjohtamisvalmennuksesta, joka oli aikataulutettu ja suunniteltu pitkälti sisältöjen osalta. Ensimmäinen (ja viimeinen) valmennuskerta keräsi Tampere-taloon 14.2.2019 luovuttavista organisaatoista 450 esimiestä Tulevaisuuden johtaminen-teeman äärelle. Henkilöstöviestinnän pääkanavia olivat pirkanmaa2021.fi-verkkosivusto (erityisesti Henkilöstölle-alasivusto ja UKK-kysymykset), sähköpostiviestit organisaatioiden kirjaamoihin, HR-vastaavien verkostolle ja viestintäyhdyshenkilöille ja Pirkanmaa2021-YouTube-kanavalla julkaistut henkilöstölle suunnatut videot. Henkilöstöviestintää toteutettiin myös some-kanavissa ja erilaisissa tapahtumissa. Lisäksi henkilöstöllä oli mahdollisuus lähettää uudistukseen ja sen valmisteluun liittyviä kysymyksiä Pirkanmaa 2021 -tiimille. HR-hallinnon ja johtamisen järjestäminen suunniteltiin liiketoiminta-kumppanuuteen perustuvan ns. hybridimallin pohjalle, jossa johtaminen perustuu verkostomaiseen ja dialogiseen työskentelyyn. Malli oli tarkoitus ottaa käyttöön laajemmin maakunnan palveluiden järjestämisessä ja se kiinnosti laajasti myös muita maakuntia eri HR-verkostoissa. HR-järjestelmien osalta linjattiin, että pääsääntöisesti liikkeelle olisi lähdetty Pirkanmaan sairaanhoitopiirien järjestelmillä. Monetra Pirkanmaan oli tarkoitus tuottaa palkkahallinto ja rekrytoinnin tukipalvelut. Maakunnan ja Monetran välistä sopimusneuvottelua varten oli tarkoitus käynnistää prosessi palvelun vaatimusmäärittelyn laatimiseksi. Uudistuksen toimeenpanon tueksi perustettu Pirkanmaan alueellinen HR-verkosto totesi yhteisesti tarpeen jatkaa verkoston toimintaa uudistuksen kaatumisesta huolimatta. HR-verkostolla on yhteinen tarkoitus; henkilöstöasioihin liittyvä yhteistyö ja henkilöstöasioiden edistäminen Pirkanmaalla verkostoyhteistyöhön

46

osallistuvissa organisaatiossa. HR-verkostoa voidaan myös hyödyntää tulevaisuudessa seuraavan uudistusvaiheen tukena. Lisätietoa henkilöstöasioiden valmistelun vaiheista ja HR-verkoston toiminnasta antavat: HR-projektipäällikkö Taina Niiranen, taina.niiranen@hameenkyro.fi p. 050 682 40 HR-suunnittelija Anne Markkula, anne.markkula@nokiankaupunki.fi p. 040 779 9279 HR-verkoston puheenjohtaja Raija Ruoranen, raija.ruoranen@pshp.fi p. 050 329 4213

47

Tukipalvelujen ohjaus yhteenveto Yleisten tukipalveluiden järjestämiskonsepti käsiteltiin ja hyväksyttiin poliittisessa ohjausryhmässä 25.4.2018 ks. kokouksen aineisto.

Inhouse yhtiöiden muodostama palvelutuotantoverkosto Tukipalvelut perustuvat vahvasti ohjattuun inhouse yhtiöiden muodostamaan palveluverkkoon, jossa yhtiöt tekevät yhteistyötä keskenään yhdistäen palveluita maakunnan tarpeisiin (horisontaaliyhteistyö). Tästä esimerkkinä on logistiikan vahva yhdistely maakunnassa. Ks. paketointi materiaali päivätty 7.3.2019. Verkoston toimijat Tullinkulman Työterveys Oy (Pirte) työterveyshuollon palvelut, Tuomi Logistiikka Oy hankinta, materiaali- ja logistiikkapalvelut, Pirkanmaan Voimia Oy ruokapalvelut, Sakupe Oy vaatehuollon palvelut, Istekki Oy ICMT-palvelut, Monetra Pirkanmaa Oy talous- ja henkilöhallinnon palvelut sekä Una Oy keskeisten sote-järjestelmien kehitystyö. Ks. paketointi materiaali päivätty 7.3.2019 Verkoston keskeiset periaatteet Inhouse yhtiöt yhdistävät vahvasti omaa tuotantoaan markkinoihin ja tarjoavat valmiita tuotteita maakunnalle (vertikaaliyhteistyö). Lisäksi yhtiöt välittävät maakunnalle toimialaansa kuuluvia yleisiä tukipalveluita Ks. paketointi materiaali päivätty 7.3.2019. Vahvalla ohjauksella varmistetaan inhouse yhtio iden sisa inen tehokkuus, keskina inen yhteistyo seka palvelutuotannon vastaaminen asetettuun kysynta a n kustannustehokkaasti. Verkostoon pääsy mahdollistetaan myös kunnille. Tämä edellyttää kuitenkin kunnilta inhouse yhtiöiden osakkuutta, jotta verkoston yhtiöillä säilyy sidosyksikköasema. Päätös mukaan tulemisesta edellyttää kunnassa päätöksen tekoa. Va linehuolto Pirkanmaalla Va linehuollon tehta va t on perusteltua suunnitella ja toteuttaa hoidollinen puoli edella . Na in ollen ensin on ratkaistava hoidon keskitta miseen liittyva t kysymykset ja ta ma n ja lkeen va linehuollon keskitta miset seuraa pera ssa . Logistiikan kustannuksiin ja va lineisiin sitoutuvan pa a oman na ko kulmasta ei na hda perusteita va linehuollon keskitta miseen fyysisesti yhteen va linehuoltokeskukseen Pirkanmaan tasolla. Ta sta laadittu erillinen selvitys ja ka sitelty 6.3.2019 tapaamisessa ja lo ytyy osana po yta kirjan liitetta .

48

49

Viestintä ja verkkopalvelut Eri organisaatioiden kollegoitten kanssa työskentely antoi viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen uutta voimaa. Valtakunnalliset ja maakunnalliset viestintäryhmät ja verkostot toivat työhön laajan ammattilaisten vuorovaikutuksen ja olivat tärkein anti koko valmistelun aikana. Työmme oli myös sisäistä lobbaamista. Koko ajan suunnittelimme ja toimme esiin resurssin kasvattamisen tarpeen ja perustelimme sen. Viestintä nousi uudelle tasolle, saimme resursseja (oman budjetin ja lisää ammattilaisia). Muutosjohto näki viestinnän hyvänä sparraajana ja kumppanina. Organisaatioiden johto on media. Näkyvyys sosiaalisessa mediassa on nykypäivänä yksi johtamisen muoto. Valmistelun johto tuki viestintää. Suosittelemme, että organisaatioissa tuetaan ajatusta “jokainen on viestijä”. Toivomme, että koko organisaatiota valmennetaan laadukkaampaan viestintään, asiakaslähtöisempään näkökulmaan. Toisaalta tulee muistaa, että organisaation linjaukset ja visuaalinen näkyvyys ovat eri asia kuin jokaisen asiantuntijan halu toteuttaa omaa luovuuttaan. Graafisen suunnittelun osuus viestinnän tukena (osana kokonaisviestintää) tunnistettiin ja siihen panostettiin. Visuaalisuus oli näyttävää. Uuden maakunnan viestintää ja sen organisoitumista suunniteltiin koko valmistelun ajan. Tärkein tavoite uutta maakuntaa ajatellen oli saada läpi ajatus, että viestinnällä, markkinoinnilla sekä osallistumisella on strateginen rooli osana maakunnan johtamista. Tämän viestin toivomme menevän läpi organisaatioissa, samoin kuin että viestintä rakennetaan asiantuntijoitten työnkuvaan. Kun viestinnän lopputulos on laadukas, se vaatii paljon ammattiosaamista. Työ voi vaikuttaa kevyeltä ja helpolta, mutta sen takana on paljon näkymätöntä työtä, ml. suunnittelua. Tästä esimerkkinä mainittakoon haastatteluihin valmistautuminen ja juttujen kirjoittaminen, taittotyöt, kuvien käsittelyt, videoiden editointi ja monet muut. Lisäksi verkkosivujen päivittämiseen ja erilaisten alustaan liittyvien ongelmien ratkaisuun saattaa kulua yllättävän paljon työaikaa. Samoin yhteistyö median kanssa vaatii pitkäjänteistä, usein vuosien mittaan kertynyttä vuorovaikutusta ja suhteiden hallintaa. Media tekee lopulliset päätökset julkaisemisesta. Hyvin hoidettu suhdetoiminta ja tiedotteiden sisältö ja ajoitus

50

ratkaisee sen, miten tiedotteet otetaan vastaan. Tätä ymmärrystä on viestinnän ammattilaisilla. Viestintä- ja verkkopalvelujen keskeisimmät tulokset on koottu loppuraporttiin ”Pirkanmaan maakunta- ja sote-uudistus 2016-2019, viestinnän loppuraportti”. Se tallennetaan osoitteeseen www.pirkanmaa2021.fi. Lisätietoja loppuraportista antaa viestintäpäällikkö Kirsti Kivilinna, kirsti.kivilinna@pirkanmaa.fi.

51

Eettinen maakunta –valmisteluryhmä

Eettinen maakunta -valmisteluryhmän toiminta lähti liikkeelle, kun maakuntavalmistelussa törmättiin eettisiin kysymyksiin ja havaittiin, että uudistuksen valmistelu tarvitsisi tuekseen eettistä pohdintaa ja keskusteluja. Organisaatioilta odotetaan toiminnassaan nykyään läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta sekä eettisyyttä ja erityisesti uutta organisaatiota rakennettaessa olisi hyvä käydä ennalta keskustelut, miten eettiset ja vastuulliset asiat sisällytetään uuden organisaation rakenteisiin ja toimintaan. Eettisiä pohdintoja varten perustettiin valmisteluryhmä, johon kuuluivat Taina Ketola, Tiina Konttajärvi, Antti Saarinen, Kirsi Sario ja Heikki Saxen (Tampereen yliopisto). Valmisteluryhmä järjesti kaksi työpajaa. Ensimmäisessä työpajassa pohdittiin eettisiä ohjeita maakuntavalmisteluun ja toisessa laadukasta ja eettisesti toimivaa maakuntaa. Eettinen maakunta -valmistelua esiteltiin myös valmistelun koordinaatioryhmässä sekä Työelämän tutkimuspäivillä 2018 Tampereen yliopistossa (Taina Ketola)

1 Keskeisimmät tuotokset Maakuntauudistukseen liittyviä olennaisia eettisiä kysymyksiä ovat mm.

• valmistelun avoimuus (valmistelun on oltava avointa läpi koko valmistelun),

• tasapuolisuuden vaatimus (valmistelun kautta ei saa syntyä kilpailuetua yksittäisille yrityksille) sekä

• sisäpiiritiedon käyttökielto (valmistelussa mukana olevat eivät saa käyttää saamaansa ei-julkista tietoa taloudellisen edun tavoitteluun, eivätkä luovuttaa tallaista tietoa muille vastaa tarkoitusta varten).

Muita haasteita ovat mm.

• hankinnat (valmistelussa mukana tai sitä muuten läheltä seuranneilla yrityksillä on mahdollisesti epäreilu kilpailuetu),

• rekrytoinnit (rekrytointien avoimuus) sekä • rakenteellisen korruption riski (”pyöröovi ilmiö” - liian tiiviit suhteet

yksityisiin toimijoihin ja uratavoitteet näiden palveluksessa ryhtyvät ohjaamaan toimintaa).

52

2 Tuotosten hyödynnettävyys ja jatkovalmistelutarpeet

Miksi maakuntaan tarvitaan oma toimintamalli?

• Lisää erinomaisuutta toimintaan, on siis erottautumiskeino Euroopan parhaalle maakunnalle

• Moderni tapa toimia • Lisää itsenäisyyttä suhteessa valtioon, ”oma ääni”

ELSI-toimintamalli maakunnassa • Perustetaan Pirkanmaan maakuntaan ELSI-toimielin (ethical, legal, social

impact) maailmalla kehitettyjä käytäntöjä seuraten ja kehittäen • Toimielin laatii ja ylläpitää ELSI-ohjeistusta sote-sektorille • Toimielin perustaa yhteiskunnallisen rakenteen, joka ottaa kantaa

paikallisesti merkittäviin aiheisiin, kuten terveydenhuollon priorisoinnin tai geenitutkimuksen infrastruktuurin (ts. geenitiedon käsittelyn) kaltaisiin teemoihin, antaen suosituksia (muistuttaa tässä suhteessa STM:n työtä)

• Toimielin toimii riippumattomana kansalaisten ja yhteiskunnan edunvalvojana, varmistaen että nämä näkökulmat ovat keskeisesti mukana päätöksenteossa ja julkisessa keskustelussa (muistuttaa tässä suhteessa esim. tietosuojavaltuutetun toimistoa)

Etiikka elää arjessa Kun asiantuntija työssään joutuu kysymään itseltään ja työyhteisöltään, mikä on hyvää, mikä pahaa, oikein tai väärin tietyllä inhimillisen toiminnan alueella tai tietyssä tilanteessa – kyseessä on todennäköisesti eettinen ongelma. Yleensä ongelma johtuu ristiriidasta kahden tai useamman arvon välillä. Eettinen tiedostaminen Tiedostetaan tilanteet, joissa on läsnä valintatilanne. Valintatilanteiden tiedostamisen kautta löydetään vastaukset oikean ja väärän välillä. Muutoksessa mahdollisuus uuteen? Eettiset pelisäännöt tai eettiset toimintamallit eivät ole vielä laajasti saavuttanut suomalaisia organisaatiota. Maakuntauudistuksessa on hyvä hetki käynnistää tämä työ, koska niin moni asia muuttuu.

53

54

Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustyön yhteenveto Vastuuvalmistelija: Kirsi Siltanen Keskeisimmät tulokset Jokaisessa maakunnassa tulee luoda maakuntakohtainen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustyön toimintamalli, joka kattaa sekä henkilöstöpoliittisen että toiminnallisen tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistämisen. Siinä tulee määritellä tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustyön organisointi (rakenteet, vastuut, osaaminen, resurssit). Rakenteet ja vastuut on määriteltävä erikseen henkilöstöpoliittisen (henkilöstöä koskevan) ja toiminnallisen (toimintoja ja palveluja koskevan) työn osalta. Toiminnallisen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustyön käynnistämiseen tarvitaan kaikissa maakunnissa kehittämisprosessi, jolla on selkeät vastuut ja resurssit. Jokaiseen maakuntaan tulee nimetä tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusvastuuhenkilö tai -koordinaattori. Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskysymyksiä tulee käsitellä yhdessä eri toimialojen edustajien kesken. Maakuntien tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustyön kehittäminen ja toimintamallien luominen vaativat myös maakuntien välistä yhteistyötä sekä ohjausta, tukea ja koulutusta sosiaali- ja terveysministeriön ja oikeusministeriön taholta. Maakuntien tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustyön toimintamallit voivat olla yksityiskohdissaan maakunnan olosuhteiden mukaan räätälöityjä, mutta niiden on aina täytettävä tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien vaatimukset. Keskeisimpien tulosten hyödynnettävyys ja jatkovalmistelutarpeet Maakuntien tasa-arvo – ja yhdenvertaisuustyön valmennushanke toi esiin tarpeen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskysymysten tarkastelusta uusia sosiaali- ja terveyspalveluita sekä maakuntia luotaessa. Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskysymykset tulee viedä läpäisyperiaatteella osaksi keskeistä suunnittelua, toimintaa ja päätöksentekoa (valtavirtaistaminen), mutta myös erityistoimia tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistämiseksi tarvitaan. Maakunnissa tarvitaan tietopohjaa ja tiedon tuottamista tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden toteutumisesta maakunnan toiminta-alueilla ja palveluissa. Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustyön tueksi tarvitaan työkaluja,

55

Mahdollisen jatkotyön vastuuvalmistelija / -verkostot ja aineiston jakelukanavat Toiminnallisen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustyön johtamisesta on vastuu toiminnan johtamisesta muutenkin vastaavalla organisaation johdolla. Vastuutaho on nimettävä toiminnan johdosta. Toiminnallisen tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistäminen kuuluu kaikille viranhaltijoille osana omaa työroolia, mutta työn ohjauksen toimintamalli ja vastuut eri tasoilla on määriteltävä selkeästi. Henkilöstöpoliittisessa tasa-arvossa taas on kyse maakunnan roolista työnantajana ja johtamisvastuu kuuluu henkilöstöjohdolle. Strategiakytkentä Maakunnan ylimmän johdon tulee ilmaista tahtotila ja tehdä päätökset tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden sisällyttämisestä strategiseen suunnitteluun sekä toimintamallista tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustyöhön. Maakunnissa tulee laatia sekä henkilöstöpoliittinen että toiminnallinen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma. Tämän lisäksi tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusnäkökulmat tulee sisällyttää maakuntien strategioihin ja muuhun keskeiseen toiminnan suunnitteluun. Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustyön lähtökohtana tulee pitää ns. kaksoisstrategiaa eli tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistämistä toisaalta valtavirtaistamalla niiden edistämistä kaikkeen toimintaan ja toisaalta tarvittavilla erityistoimenpiteillä. Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnittelussa tulee toteuttaa molempia tapoja tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistämiseen.

56

Kokonaisarkkitehtuuri uudistuksen suunnittelussa Pirkanmaan maakuntavalmistelun muutosjohto oli sitoutunut kokonaisarkkitehtuurin käyttämiseen suunnittelun tukena. Kokonaisarkkitehtuurityöstä haluttiin järjestelmällinen menetelmä ja työkaluja muutoksen hallintaan. Sen avulla tavoiteltiin kokonaisuuden ymmärtämistä ja hallintaa, toiminnan ja ICT:n kehittämisen ohjausta, yhteen toimivuuden varmistamista, päällekkäisyyksien välttämistä ja asioiden riippuvuuksien hallintaa. Valmistelun alkuvaiheessa huomattiin, että kokonaisarkkitehtuuri on hyvä työkalu tulevan maakunnan toimintojen suunnitteluun ja kuvaamiseen. Kun ryhdyttiin valmistelemaan maakuntaa “puhtaalta pöydältä” tarvittiin työkalu kokonaisuuden ja sen osien kuvaamiseen. Myös eri toimintojen riippuvuussuhteet saatiin KA-työllä helpommin näkyviksi. Järjestämisen ja tuotannon erottaminen oli yksi sote-uudistuksen keskeisiä ajatuksia. Myös monituottajaisen ympäristön suunnittelu, ohjaus ja valvonta voitiin hahmottaa KA-työkalun avulla. Järjestämisen toteutus eteni usein juuri KA-tarkastelun kautta. Roolit, rakenteet, vastuut, riippuvuussuhteet ja tuotokset saatiin hyvin näkyviksi ja siten helpommin suunnittelun kohteeksi. Toteutus Työtä aloitettaessa sovittiin KA-suunnittelun toimintamalli ja kuvaustapa. KA-työtä ohjasi ja sen etenemistä seurasi muutosjohtajan ja projektipäälliköiden muodostama 7 hengen ydinryhmä ja operatiivisesta KA-suunnittelusta vastasi kaksi puolipäiväistä arkkitehtia. KA-työn kohteena olivat kaikki maakunnan toiminnot, joille nimettiin suunnittelusta vastaava henkilö ja suunnitteluun osallistuvat asiantuntijat. Jokaiselle kohteelle määriteltiin KA-kuvausten sisältö ja tavoitteet, joiden mukaan kohteet priorisoitiin ja kuvaustyö aikataulutettiin. Arkkitehtuurin kuvaaminen eteni tämän aikataulun mukaan. Aikataulua muutettiin tarvittaessa maakuntavalmistelun muutosten mukaan. Työ toteutettiin arkkitehtien valmistelemissa työpajoissa ja dokumentoimalla niiden tulokset yhteiseen KA-malliin QPR-ohjelmistolla Arkkitehtuuripankkiin. KA-ydinryhmä ohjasi työn etenemistä viikoittaisissa seurantakokouksissa. Tuotokset Kokonaisarkkitehtuurityö oli olennainen osa maakunnan suunnittelua ja kehittämistä. Sen avulla on muodostettu yhteistä ymmärrystä maakunnan

57

toiminnasta ja rakenteesta. Jäsentämällä kokonaisuutta systemaattisesti on saatu aikaan myös dokumentoituja KA-kuvauksia maakuntavalmistelun tueksi. Maaliskuuhun 2019 mennessä oli määritelty maakunnan ylätason arkkitehtuuri, ydinprosessit ja osa konserniprosesseista. Maakuntatason arkkitehtuurin kuvaus koostuu palvelukartasta, toimijoiden kuvauksista, prosessikartasta ja prosessien vuorovaikutuksen kuvauksesta. Ydinprosesseja on kuvattu yleisellä tasolla ja eräistä konserniprosesseista kuten talous- ja henkilöstöhallinnosta on laajemmat ka-kuvaukset toiminta-, tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuurin tasoilla. KA-kuvaukset esitellään tämän dokumentin luvussa 3 ja liitteissä. Tekemättä jäivät ydinprosessien tarkemman tason kuvaukset ja valtaosa konserniprosessien KA-kuvauksista.

58

Valmistelevien valiokuntien malli

1. Keskeisimmät tulokset Pirkanmaan valmisteluperiaatteiden mukaisesti myös poliittisen päätöksenteon mallia haluttiin arvioida ja uudistaa. Valmistelun tuloksena syntyi lähes käyttöönottovalmis valmistelevien valiokuntien malli maakunnan poliittisen päätöksenteon rakenteeksi. Mallissa valiokunnat korvasivat kuntaorganisaatiosta tutut lautakunnat. Valtuuston valiokuntia on neljä (palvelu-, hyte- ja kokonaisturvallisuus-, tulevaisuus- ja tutkimus- sekä kasvu ja elinympäristövaliokunta). Valiokunnat eivät lautakuntien tapaan vastaa mistään palvelukokonaisuudesta, vaan ovat jako on tarkoituksellisesti poikkihallinnollisen teemapohjainen. Valiokuntien roolit eroavat tätä kautta hieman toisistaan. Valiokuntien jäsenyys rajattiin valtuutettuihin ja varavaltuutettuihin. Hallintosäännön lisäksi valiokuntatyöskentelyä ohjaa valiokuntien työjärjestys. Valiokunnat ovat valtuuston tapana järjestää omaa toimintaansa. Niillä ei ole ratkaisuvaltaa, niiden tehtävänä on valmistella strategisen tason, poliittista harkintaa edellyttäviä, aikanaan valtuuston käsittelyyn tulevia asioita. Valiokuntakäsittely ei tuota varsinaista päätöstä, vaan vapaamuotoisen valmistelumuistion, joka on käytännössä valiokunnan näkemys käsitellystä asiasta päätöksenteon tueksi. Valtuuston päätöksenteko tapahtuu hallituksen esittelystä. Hallitus ja sen esittelijä eivät kuitenkaan ole sidottuja valiokunnan valmistelun hyödyntämiseen. Valiokuntien toiminta on melko vapaa, jolloin voidaan käyttää monipuolisia osallistumis- ja työpajamenetelmiä myös kokousten ulkopuolella. Valiokunnan työhön osallistumiseen voidaan joustavasti kutsua ulkoisia asiantuntijoita ja sidosryhmien edustajia. Valiokuntavalmistelun edellyttämän tiedon koonti tapahtuu organisaation toimesta ja perustuu ennakkoarviointiin ja vaihtoehtojen esittämiseen perinteisestä ”päätetään päätösehdotuksesta” –mallista selkeästi poiketen. Valiokuntakäsittelyn perusrungoksi luonnosteltiin ns. kolmen käsittelyn malli. Asian käsittelyn käynnistymisen jälkeen ensimmäisessä kokouksessa valiokunta käy aloituskeskustelun, toinen kokous keskittyy varsinaiseen asian käsittelyyn tarkoituksenmukaisilla työmenetelmillä ja kolmannessa kokouksessa valmistelu summataan ja syntyvä muistio viimeistellään. Koko asian käsittelyn ajan viranhaltijat ovat tehneet taustatyötä ja valmistelleet valiokunnan kokouksia, tulosten ollessa verkossa avoimena valiokunnan jäsenten ja muiden osallistujien käytettäväksi. Virkavalmistelun vastuu on asiakohtainen, ei asemaperusteinen. Konsernipalveluihin resursoitiin henkilöstöä, jonka tehtävänä oli valiokuntatyön tukeminen sisältötyön ulkopuolella, mm. työpajojen fasilitointi ja tiedon kerääminen.

59

Valmistelevien valiokuntien mallilla tavoiteltiin poliittisen ohjauksen ja osallistumisen aikaistamista strategisen tason asioiden käsittelyssä. Muina mahdollisuuksina nähtiin avoimuuden ja läpinäkyvyyden lisääntyminen, ennakoinnin parantuminen, poikkitoimialallisuuden ja palveluintegraation tukeminen sekä osallistumisen mahdollisuuksien lisääntyminen. Edellytyksinä valiokuntamallin toimimiselle nähtiin yhteisen tiedon keräämisen ja hyödyntämisen välineet, luottamus ja dialogi toimijoiden välillä ja kyky vallan osittaiseen uusjakoon, joustavat pelisäännöt ja uusi toimintakulttuuri. Ennakoituja riskejä olivat mm. vanhasta toimintamallista poisoppimisen vaikeus, yleinen uuden mallin ennakoimattomuus, vastuunjaon hämärtyminen sekä ja valmisteluresurssitarpeen kasvu. Toiminnallisten ja demokratiaa kehittävien hyötyjen lisäksi valiokuntaratkaisua perusteltiin ratkaisuvallan tarpeen vähentymisellä verrattuna kuntaorganisaatioon. Maakunnalla ei ole yleistä toimivaltaa ja poliittinen harkinta rajautuu palvelujen järjestämiseen. Valiokuntamallissa palvelujen järjestämisestä vastaisi valtuusto. Tuottamisessa ratkaisuvalta on liikelaitoksen johtokunnalla ja konserniyhtiöiden hallituksilla, poliittinen harkinta ja ratkaisuvallan käyttö ei näin ulottuisi tuotantoon kuntien tapaan. 2. Hyödynnettävyys ja jatkokäsittely Valiokuntamalli vastasi monialaisen maakunnan tarpeisiin. Mallin hyödyntäminen kokonaisvaltaisena ratkaisuna edellyttää periaatteessa järjestäjän ja tuottajan erottamista. Mallia ja valmisteltuja sisältöjä voidaan kuitenkin hyödyntää tarkasteltaessa kunnan toimielinrakennetta ja tulevaisuuden kuntaorganisaatiota periaatteellisemmalla tasolla. 3. Vastuu jatkotyöstä Valiokuntamallista ei seuraa suoraa jatkotyötä. 4. Jakelukanavat Jakelukanavana Pirkanmaan liiton materiaalipankki/arkisto.

Maakuntauudistuksen hallinnointi

60

Maakunta- ja soteuudistuksen johtaminen esivalmisteluvaiheessa Maakuntauudistuksen johtamisesta vastasivat laajennetusta maakuntahallituksesta koostunut poliittinen ohjausryhmä ja luovuttavien organisaatioiden johdosta koostuva johtoryhmä. Ohjausryhmää johti maakuntahallituksen puheenjohtaja ja johtoryhmää Tampereen konsernijohtaja. Kokoukset pidettiin kuukausittain ja lisäksi poliittiselle ohjausryhmälle järjestettiin ns. iltakouluja. Johtoryhmä ja ohjausryhmä käsittelivät ja päättivät asioista omalta osaltaan muutosjohdon esitysten pohjalta. Käsiteltävät asiat olivat pääsääntöisesti samoja, koska selkeää työn- eikä päätösvallanjakoa ryhmien välillä ei uudistuksen esivalmisteluvaiheessa ollut. Lisäksi nähtiin tärkeäksi laaja-alainen osallistuminen ja sitoutuminen valmistelulinjauksiin. Asioiden valmistelua tuki ns. puheenjohtajisto, jonka tehtävänä oli linjata käsiteltäviä asioita ja niiden suuntaa. Systemaattisen kokousmenettelyn kautta Pirkanmaan uudistukseen saatiin päätöksentekokykyä edistävä ote ja sen seurauksena jo ennakollisia valmistelulinjauksia hankalistakin kysymyksistä. Maakuntauudistuksen valmistelun alkuvaiheessa perustettu neuvottelukunnan rooli jäi vähäiseksi, lähinnä informatiiviseksi. Olennaista oli kuitenkin, että se kokosi maakunnan kaikkien kuntien hallitusten ja valtuustojen puheenjohtajat sekä kunnanjohtajat yhteen. Kunnat esittivät kuitenkin toiveita myös aktiivisemmasta osallistumismahdollisuudesta. Uudistuksen operatiivinen johtamisesta vastasi suppea uudistusjohtoryhmä, johon muutosjohdon lisäksi kuului työryhmätyöskentelyn koordinoijat ja johdon assistentti. Uudistusjohtoryhmä huolehti päätöksentekoon valmisteltavien asioiden edistymisestä ja viimeistelystä, hankkeen resurssointiesityksistä sekä ns. ison kuvan ylläpitämisestä. Muutosorganisaation työtä tuettiin viikoittain pidettävällä laajalla tiimikokouksella, jossa informointiin päätöksenteon linjauksista, kansallisesti ajankohtaisista asioista (mm. muutojohtajakokoukset) sekä käytiin asiantuntijoiden työtä tukevaa keskustelua. Muutosjohtajat (3) huolehtivat parhaimmillaan lähes 60 valmistelijan työn sujuvuudesta ja ohjauksesta sovituin työnjaoin sekä osallistuivat kansalliseen muutostyöhön ja verkostoihin. Käytössä oli myös valmistelijoiden motivaatiota ja työhyvinvointia seuraava Celkee-sovellus. Uudistuksen valmistelu tapahtui käytännön tasolla, jossa asiantuntijatyöryhmillä oli keskeinen rooli. Uudistusta valmisteli noin 23 työryhmää ja niiden alatyöryhmiä, yhteensä yli 500 henkilöä. Muutosorganisaation asiantuntijat

61

johtivat yhdessä työryhmien puheenjohtajien kanssa asioiden valmistelua poliittisen ohjausryhmän ja johtoryhmän hyväksymien tavoitteiden pohjalta sekä raportoivat esivalmistelun eri vaiheissa työstään. Sidosryhmäjohtamisesta ei ollut erityistä suunnitelmaa, mutta sidosryhmiä osallistettiin suoraan asiantuntijatyöryhmiin, ja lisäksi maakunnan keskeiset toimijat kutsuttiin myös neuvottelukunnan kokouksiin. Maakuntauudistuksen johtaminen oli muutosjohdon erityinen palvelutehtävä. Johtamisen haasteet liittyivät poliittisen ohjausryhmän ja johtoryhmän näkemysten yhteensovittamiseen, jossa ns. puheenjohtajisto toimi hyvin muutosjohdon tukena. Toinen haaste oli eritaustaisten valmistelijoiden työkulttuurin, ammattiosaamisen ja työnjaon yhteensovittaminen. Valmistelun vahvuutena voidaan pitää hyvää resurssointia, innostunutta henkilöstöä sekä hyvää yhteistyöhenkeä niin johtoryhmässä kuin poliittisessa ohjausryhmässä. Valmistelun sisällä ei esiintynyt erityistä oppositiota, vaan asiat etenivät. Näiden tuella maakunta- ja soteuudistuksen valmistelun johtaminen oli tuloksellista ja Suomen maakuntien kärkeä. Maakuntauudistuksen taloushallinto Pirkanmaan maakunta- ja soteuudistuksen taloushallinnosta vastasi Pirkanmaan liitto. Valmistelu käynnistyi kesällä 2016 maakunnan kehittämishankkeena. Hankkeen aikana valmistelukustannuksia syntyi noin 523.000€, josta tuen osuus oli 70%. Valtion rahoitusta valmisteluun saatiin yhteensä seitsemällä eri päätöksellä 7.099.692€. Omarahoitusosuus vaihteli 10-0% välillä, yhteensä liiton omarahoitusta käytettiin 376.974€, joka katettiin liiton omalla työllä ja muilla kustannuksilla. Tämä oli tilanne heinäkuun 2019 lopussa. Valmistelu jatkuu vuoden loppuun, jonka jälkeen valtiovarainministeriölle toimitetaan loppuraportti. Tältä ajalta ei liitolle kerry omarahoitusosuutta vaan valtio kattaa menot sataprosenttisesti.

62

Pirkanmaa 2021-projektipalvelut Muutosorganisaation projektikulttuurin kehittäminen 2/2018 – 3/2019 Vastuuvalmistelija: Mikko Koponen Mitä tehtiin: kuvassa 1 osa-alueittainen kuvattu, mitä tehtiin muutosorganisaation projektikulttuurin kehittämiseksi ja mitä suunniteltiin vielä tehtäväksi, jos uudistus olisi edennyt toimeenpanovaiheeseen. Tarve yhtenäisen projektijohtamis- ja salkunhallintamallin (kuva 2) luonnille nousi, koska

• Monialainen maakuntakonserni (2mrd €, yli 20 000 työntekijää, yli 20 työryhmää, yli 300 asiantuntijaa eri organisaatioista…)

• Tarvittiin koppi valmistelun isosta kuvasta. Valmistelun etenemisen tilannekuva osa-alueittain (kuukausitain ”sormi pulssilla”)

• Tieto tekemisestä ja tekemisen vaiheesta • Toteutuksen tavoitteiden saavuttaminen (suunnitelusti, poikkeamia,

ongelmia) • Muutosorganisaation henkilöstön kasvu, resurssienhallinta ja allokointi

projekteille • Valmistelun kompleksisuus ja projektien keskinäisriippuvuudet

Salkussa oli yhteensä 43 projektia (osaprojekteineen noin 80). Pirkanmaa2021-salkku oli jaettu neljään salkkunäkymään, joiden projektien omistajina muutosjohtajat toimivat (Konsernipalvelut, Järjestäminen, Palvelut, ICMT). Kaikkien projektien projektisuunnitelmat ja projektikirjat on tallennettu pdf:ksi kansioon Y:\Maakuntauudistuksen arkistointi\00 Maakuntauudistuksen hallinnointi\Projektipalvelut (PMO)\Taso 4\Thinking Portfolio_Projektisuunnitelmat_Projektikirjat_Raportit Keskeiset tuotokset: Pirkanmaa2021-projektijohtamismalli, esimerkkiprojekti (projektiohjeistus), ohjeet projektiesityksestä, projektisuunnitelmasta ja edistymisraportista sekä Thinking Portfolio yleisohjeistus. Noin 80% muutosorganisaation valmistelijoista perehdytettiin ohjeistukseen ja projektijohtamismalliin, mikä kasvatti henkilöstön projektikompetensseja. Myös salkun johtoryhmän toiminnalle luotiin pohjaa kuukausittaisilla salkkukatsauksilla. Valmiit materiaalit: Y:\Maakuntauudistuksen arkistointi\00 Maakuntauudistuksen hallinnointi\Projektipalvelut (PMO)\Taso 3

63

Hyödyntämismahdollisuudet: Pirkanmaan liiton oma toiminta ja sisäiset kehittämisprojektit, osaksi liiton johtoryhmätoimintaa. Thinkin Portfolion käytön jatkaminen ja räätälöinti liiton tarpeisiin. Pirkanmaan kunnille valmis viitekehys projektijohtamismallin räätälöintiin omiin tarpeisiin.

Kuva 1.

Pirkanmaan maakunta- ja sote-uudistus

Kelloportinkatu 1 C, 33100 Tampere | Puhelin 03 248 1111 | info@pirkanmaa.fi

www.pirkanmaa2021.fi | twitter: @pirkanmaa2021

Kuva 2.