pk.nre (ps) - 02 kawalan rekod
TRANSCRIPT
No. Keluaran : 01 No. Pindaan: 01
Tarikh pinda: 02 Ogos 2010 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat : 1 daripada 69
MANUAL KUALITI NRE
BAHAGIAN 1 : PENGENALAN
KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
PROSEDUR KUALITI
PK.NRE (PS) - 02
KAWALAN REKOD
NO KELUARAN: 03 TARIKH: 14 OGOS 2012
No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat : 1 daripada 12
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
1
Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009 Muka Surat : Lampiran I
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
BIL.
KELUARAN/
PINDAAN
TARIKH
KETERANGAN PINDAAN
BAHAGIAN/
MUKA SURAT
1
01
15 Julai
2010
Penambahan di perkara 3 –
Rujukan iaitu:-
Dasar Pengurusan Rekod dan
Arkib Elektronik
Garis Panduan Pengurusan
Rekod Elektronik
Rekod Elektronik dan Akta
Arkib Negara 2003
3
2
02
1 Jun 2011
Perubahan pada muka surat
borang pindaan
Penambahan Prosedur –
Rekod secara Elektronik
Lampiran
6
3
03
14 Ogos
2012
Perkara 6 (Tanggungjawab
Dan Tindakan)
- Penambahan pegawai
bertanggungjawab iaitu S/U
Pejabat dan PT (KES)
03 - 06
REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI
I
1. OBJEKTIF
Memastikan Pengurusan Rekod yang melibatkan proses mengklasifikasi,
menyusun, menyimpan dan menyelenggara rekod-rekod kualiti dikendalikan
dengan teratur dan sistematik.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh semua Bahagian dalam mengendalikan rekod-
rekod secara manual dan atas-talian.
3. RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti
Seksyen 4.2.4 - Kawalan Rekod
3.2 Arahan Perkhidmatan - Bab 4 – Pengurusan Fail-fail di Pejabat
3.3 Arahan Keselamatan - Keselamatan Dokumen Terperingkat
3.4 Surat Pekelilling Am - Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan
Bil. 1 Tahun 1997
3.5 Dasar Pengurusan Rekod dan Arkib Elektronik
3.6 Garis Panduan Pengurusan Rekod Elektronik
3.7 Rekod Elektronik dan Akta Arkib Negara 2003
No. Keluaran : 02 No. Pindaan: 02
Tarikh Pinda: 1 Jun 2011 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat : 2 daripada 12
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
2
No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat : 2 daripada 12
No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat : 3 daripada 12
4. DEFINISI
Buku Daftar/Rekod
Merupakan buku yang merekodkan pendaftaran surat masuk/keluar.
Rekod Atas Talian
Merekod data secara atas talian.
Kertas Minit
Merupakan kertas yang mencatatkan kandungan surat-menyurat/dokumen/ maklumat yang
dirangkum dalam fail dan digunakan juga untuk ulasan kepada tajuk berkaitan.
5. SINGKATAN
BPKN - Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
PT (P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
S/U Pejabat - Setiausaha Pejabat
PT (KES) - Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)
PAP - Pembantu Am Pejabat
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
PT (KES) /
S/U Pejabat
PT (KES) /
S/U Pejabat
PAP (BPKN)
A- PENERIMAAN SURAT-SURAT
1. Menerima dan membuka surat yang diterima dari Agensi luar.
2. Menentu dan mengagihkan surat mengikut
Bahagian / Unit.
3. Memasukkan surat yang telah diagihkan ke
dalam pigeon hole mengikut Bahagian / Unit.
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
3
Tanggungjawab Tindakan
PAP
(Semua bahagian)
PAP (BPKN)
PT (KES) /
S/U Pejabat
PT (KES) /
S/U Pejabat
PT (KES) /
S/U Pejabat
PT (P/O)
PT(P/O)
PT (P/O)
4. Mengambil surat dari pigeon-hole di Bahagian Pentadbiran dan
Kewangan, Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar.
5. Menyerahkan kepada PT (KES) di Bahagian / Unit berkaitan.
6. Menerima surat dari PAP dan juga surat dari luar yang
dialamatkan terus ke Bahagian / Unit melalui Pos dan dengan
tangan.
7. Mengecop tarikh penerimaan atas surat dan merekod butir-butir
surat ke dalam Buku Daftar Surat (AM 10) atau komputer.
8. Merekodkan surat yang telah diminitkan oleh Setiausaha Bahagian
untuk diagihkan kepada pegawai-pegawai berkaitan bagi diambil
tindakan di dalam Buku Daftar Surat.
9. Serahkan surat kepada Pegawai berkenaan untuk tindakan.
B- PENGURUSAN FAIL
1. Terima permohonan bagi mendapatkan fail.
2. Bagi fail yang telah dibuka, mendapatkan fail dan
mendaftar pergerakan fail ke dalam Kad
Keluar Fail seperti berikut: -
- Kepada
- Tarikh
- Oleh
No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat : 4 daripada 12
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
4
No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat : 5 daripada 12
Tanggungjawab Tindakan
PT (P/O)/PAP
PT(P/O)
PT(P/O)
PT(P/O)
PT(P/O)
PAP/PRA
PT(P/O)/PAP
PT(P/O)/PAP
PT(P/O)/PAP
3. Bagi fail yang belum dibuka, membuka dan mendaftar fail baru
dalam Buku Daftar Fail serta merekodkan pergerakan fail
seperti di tindakan 2.
4. Kemaskini Kertas Minit.
5. Menyerahkan fail kepada pegawai berkenaan.
6. Apabila fail dipulangkan, kemaskini kertas minit dan kemaskini
rekod pergerakan fail.
7. Imbas surat dan kemaskini Sistem NRE Rekod
8. Simpan fail ke dalam Bilik Fail.
C - PENGURUSAN SURAT KELUAR
1. Terima surat-surat yang perlu dihantar keluar atau edaran
dalaman.
2. Daftar surat-surat dalam Buku Daftar Surat Keluar AM 492
(Surat Biasa), Buku Daftar Surat Keluar AM 492A
(Surat Sulit) dan Buku Daftar Surat Keluar
AM 492 B(Surat Rahsia).
3. Tentukan kaedah penghantaran dan
uruskan penghantaran:-
a) Mel Biasa
Menggunakan setem mesin franking
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
5
No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat : 6 daripada 12
Tanggungjawab Tindakan
PT(P/O)
PT(P/O)/PAP
PAP
PT (KES) /
S/U Pejabat
PT (KES) /
S/U Pejabat
PT (KES) /
S/U Pejabat
PT (KES) /
S/U Pejabat
PT (KES)
b) Pos Laju
Menggunakan Borang Pelekat (Pos Laju) yang
disediakan oleh Pejabat Pos
c) Berdaftar
Menggunakan sampul surat berpalang dan
melekatkan Slip Pos Berdaftar
d) Dengan Tangan
Direkod dalam Buku Despatch
4. Memasukkan sesalinan surat ke dalam fail berkaitan
dan kemaskini Kertas Minit.
5. Memasukkan sesalinan pendua surat ke dalam Fail Timbul
untuk diedarkan kepada pegawai-pegawai bahagian pada
setiap penghujung bulan.
6. Simpan Fail di dalam Bilik Fail.
D - PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK
1. Terima surat yang dihantar.
2. Tentukan jenis rekod surat,e-mail, atau SMS.
3. Tentukan kategori rekod sama ada
dalam atau luaran.
4. Tentukan sama ada ’Tiada Tindakan’
atau ’Ada Tindakan’.
5. Simpan rekod elektronik.
6
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat : 7 daripada 12
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
Tanggungjawab Tindakan
PPT(P)/KPT(P)/PT(P/O)
PPT(P)
PPT(P)/KPT(P)/PT(P/O)
E - PELUPUSAN REKOD
1. Kenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan dan
menyediakan senarainya.
2. Hantar senarai ke Jabatan Arkib Negara dan terima semula
jawapan.
3. Mengambil tindakan selaras dengan keputusan Jabatan Arkib
Negara.
7
No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat : 8 daripada 12
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
7. REKOD KUALITI
Bil
Rekod
Lokasi
Tempoh Penyimpanan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Buku Daftar Surat
Buku Daftar Senarai Fail
Buku Daftar Pergerakan Fail.
Buku Daftar Despatch
Borang Penghantaran Surat
Buku Daftar Mesin Franking
Salinan Borang Pos Laju
Buku Daftar Surat Berdaftar
Senarai Fail Untuk dilupuskan
Surat kepada Jabatan Arkib Negara
Surat Jawapan dari Jabatan Arkib Negara.
Bahagian / Unit
Bahagian / Unit
Bahagian / Unit
Bahagian / Unit
Bahagian / Unit
BPKN
Bahagian / Unit
BPKN
BPKN
BPKN
BPKN
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
8
No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat : 9 daripada 12
8. CARTA ALIRAN KERJA
PENERIMAAN SURAT-SURAT
Terima dan Buka Surat
Tentukan & Agihkan Surat Mengikut
Bahagian / Unit
Masukkan Surat ke dalam pigeon hole
mengikut Bahagian / Unit
Semua PAP Bahagian
Ambil Surat di BPKN
Serah Surat kepada Pej. Setiausaha
Bahagian / Ketua Unit
Cop Tarikh Penerimaan, Daftar dan
Merekod Surat Dalam Buku Daftar
Surat/Sistem Komputer
Cop Arahan Tindakan dan Serahkan kepada
Setiausaha Bahagian Untuk Tindakan
Merekod Surat Dalam Buku Daftar
Surat/Sistem Komputer
Rekod Penerimaan Surat dan Edar Surat
Mengikut Minit Kepada Pegawai Berkaitan
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
9
No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat :10 daripada 12
PENGURUSAN FAIL
Ya
Kenalpasti Klasifikasi
Fail (Rahsia/Sulit/
Terhad)
Buka & Daftar Fail
Baru
Kandungkan Surat
Dalam Fail dan
Kemaskini Kertas
Minit
Daftarkan ke
dalam Buku Daftar
Pergerakan Fail
Fail Telah Dibuka ?
Tidak
Dapatkan Fail & Daftar Dalam Buku
Daftar Pergerakan Fail
Memohon fail untuk rujukan atau tindakan
Pastikan fail dipulangkan
Serahkan fail kepada pegawai berkenaan
Untuk Rujukan Atau Tindakan
Simpan Fail
Imbas surat dan kemaskini NRE* rekod
Kemaskini kertas minit dan rekod pergerakan fail
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
10
PENGURUSAN SURAT KELUAR
Daftar surat dalam Buku Daftar Keluar
(Surat Biasa), Surat Keluar
( Surat Sulit) dan Daftar Surat Keluar
(Surat Rahsia)
Terima surat perlu dihantar
Menguruskan Penghantaran Surat
Menyimpan Fail di dalam Bilik Fail
Memasukkan sesalinan surat Fail ke dalam Fail
yang berkaitan.
Memasukkan sesalinan pendua surat ke dalam
Fail Timbul.
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat :11 daripada 12
11
PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02
No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009
Muka Surat :12 daripada 12
PELUPUSAN REKOD (KERTAS/REKOD ELEKTRONIK)
Kenalpasti rekod yang perlu dilupuskan
dan sediakan senarai
Hantar senarai ke Jabatan Arkib Negara
dan terima semula jawapan
Ambil tindakan selaras dengan keputusan
Jabatan Arkib Negara
12