plan anticorrupcion y de atenciÓn al ciudadano
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PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
VIGENCIA 2015
DIANA PATRICIA GOMEZ JARAMILLO CONTRALORA MUNICIPAL DE ENVIGADO
“MODERNIZACIÓN, AUTOGESTIÓN Y PEDAGOGIA SOCIAL, HERRAMIENTAS
CONTRA LA CORRUPCIÓN”
TABLA DE CONTENIDO I PRESENTACIÓN II OBJETIVOS III COMPONENTES DEL PLAN
1. Primer Componente: Identificación de riesgos de corrupción y acciones
para su manejo
2. Segundo Componente: Estrategia Anti trámites
3. Tercer Componente: Rendición de cuentas
4. Cuarto Componente: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
IV. ESTÁNDARES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS
V. CONSOLIDACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL
VI. OTROS ASPECTOS
Gobierno en línea
PRESENTACIÓN
La Contraloría Municipal de Envigado, manifiesta en su visión la intención y compromiso de ser “un organismo reconocido a nivel local y regional, en la comunidad, los entes fiscalizados y los organismos de control fiscal, por fomentar la pedagogía social, la gestión del control con herramientas tecnológicas, los sistemas de control interno en las entidades bajo su vigilancia y su lucha constante contra la corrupción…”. La lucha constante contra la corrupción, implica la determinación de unas estrategias y políticas al interior del órgano de control, que tengan como fin último la atención del ciudadano. Para dar cumplimiento a lo anterior, materializar la visión 2012-2015 y dar cumplimiento al artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, presentamos el plan anticorrupción y de atención al ciudadano para la vigencia fiscal 2015. El presente plan se elaboró con la participación de los líderes de cada proceso de la Contraloria, desplegando con ellos cada uno de los 4 componentes, como son:
Identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo por procesos
Estrategia Anti trámites
Rendición de cuentas
Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Adicionalmente, el plan anticorrupción y de atención al ciudadano para la vigencia fiscal 2015, incluye las acciones que se derivan del cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Ley 1712 del 2014, la cual tiene por objeto “regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información”. Finalmente, esta estrategia tiene un horizonte de ejecución que finaliza el 31 de diciembre de 2015, por lo cual deberá ser revisada y actualizada para continuar ofreciendo a la comunidad, ciertas garantías en la transparencia, uso de la información y los recursos.
II OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL: Implementar en la Contraloria Municipal de Envigado, las
estrategias de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1. Identificar y mitigar los riesgos de corrupción a los que pueden estar
expuestos los diferentes procesos ejecutados en la Contraloria.
2. Implementar la estrategia anti trámites con el fin de eliminar trámites
innecesarios en la Contraloria Municipal de Envigado y regular y agilizar los
existentes.
3. Regular la rendición de cuentas de la gestión del ente de control.
4. Establecer mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
III COMPONENTES DEL PLAN 1. Identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo por
procesos En el despliegue de este componente se identificaron los riegos de corrupción por proceso, se definieron las acciones para su prevención permitiendo a su vez la generación de alarmas y la implementación de mecanismos orientados a prevenirlos o evitarlos. Los riesgos identificados se incorporaron a la matriz de riesgos de la entidad que hace parte del SGI y deberán revisarse anualmente. Para cada riesgo se determinaron posibles causas y las acciones orientadas a su eliminación o tratamiento. En la vigencia 2014, fueron revisados y evaluados. Los procesos analizados fueron:
Control fiscal Responsabilidad fiscal Participación ciudadana Gestión administrativa Medición, análisis y mejora
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE ENVIGADO – VIGENCIA 2015 Para la elaboración del mapa de riesgos se realizaron las siguientes acciones:
Identificación de riesgos de corrupción Análisis del riesgo: Probabilidad de materialización de los riesgos de corrupción Valoración del riesgo de corrupción Política de administración de riesgos de corrupción
Seguimiento de los riesgos de corrupción A continuación se presenta la matriz de riesgos de corrupción por procesos de la Contraloria Municipal para la vigencia 2015, los cuales al momento de su evaluación permitieron concluir que se mantienen los identificados para la vigencia 2014.
Código: DO-F-022
Versión: 002
Fecha elaboración: 28/01/2014
Fecha aprobación: 30/01/2014
ANALISIS
Valoración
No. DESCRIPCION Tipo de Control
Intereses personales.
Desconocimiento de las
implicaciones legales y con otros
órganos de control.
Direccionamiento de los
requisitos y requerimientos de la
compra o servicio.
1
COMPRAS Y
CONTRATACIÓN:
Favorabilidad en la
selección de los
proveedores.
POSIBLEEvitar el riesgo.
Preventivo
Medidas encaminadas
a previnir su
materialización.
Segregación de funciones, con el
fin de que las actividades
asociadas al procedimiento de
compras y contratación se
encuentren en cabeza de varios
funcionarios.
Capacitación sobre la materia
para los funcionarios que
intervienen en el procedimiento.
Elaboración del Manual de
Contratación.
DIRECTORA
ADMINISTRATIVA Y DE
PLANEACIÓN Y
ASESORA DE CONTROL
INTERNO
Evaluación del Manual de funciones en lo
relacionado con el proceso por parte de
Control Interno. Evaluación por parte de
control interno del manual de
contratación para verificar la mitigación
de los riesgos asociados. Minimo
realizar una auditoria en el año al
proceso de Contratación.
Cumplimiento
Falta de controles e insuficiencia
en la definición de soportes, que
garanticen la transparencia y
trazabilidad de la información.
2 TESORERÍA: Mal pago POSIBLEEvitar el riesgo.
Preventivo
Medidas encaminadas
a previnir su
materialización.
Revisión del procedimiento y los
controles existentes para
determinar la necesidad de la
definición de nuevos controles.
DIRECTORA
ADMINISTRATIVA Y DE
PLANEACIÓN
Cumplimiento
Impedir notificaciones de
investigación o embargo3
TALENTO HUMANO:
Perdida o Manipulación de
la información recibida
POSIBLEEvitar el riesgo.
Preventivo
Medidas encaminadas
a previnir su
materialización.
Concientización de valores de
etica y responsabilidad
disciplinaria al funcionario
encargado (Capacitación)
DIRECTORA
ADMINISTRATIVA Y DE
PLANEACIÓN
Cumplimiento
Programas bienestar laboral y de
capacitación elaborados
encaminados a satisfacer las
necesadades de la Entidad y de
los funcionarios
DIRECTORA
ADMINISTRATIVA Y DE
PLANEACIÓN
Cumplimiento y Encuesta de satisfcción
Salarios acordes con la
profesionalización de los
funcionarios fiscales
EL CONCEJO
MUNICIPAL Y EL
CONTRALOR
MUNICIPAL Cumplimiento y Estudios comparativos
Reducir el riesgo
Correctivo
Medidas encaminadas
disminuir la
probabilidad.
Trámitar oportunamente a traves
del Comité Interno Disciplinario
las quejas relacionadas con los
funcionarios de la contraloría
AUDITOR FISCAL 5 Cumplimiento
Realizar campañas sobre cómo
utilizar adecuadamente los
mecanismos de participación
ciudadana.
ASESOR DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
Cumplimiento
Capacitar y formar a la
ciudadanía sobre la razón de ser
de la Contraloría Municipal de
Envigado
ASESOR DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
Cumplimiento
Atención y/o orientación a la
ciudadanía sobre el uso
adecuado de los mecanismos
de participación.
ASESOR DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
Cumplimiento
Velar por el cumplimiento del
Código de ética.
Comité de Gestión ëtica y
convivencia
seguimientos realizados por el Comité
Plan de capacitación que atienda
las necesidades de la entidad.
Directora Administrativa y
de planeación
Cumplimiento
No se publican los resultados de
la gestión de control fiscal.
Establecer una regularidad para
la publicación de los resultados
de control fiscal
Asesora de participación
CiudadanaCumplimiento del cronograma
No se le de tramite a la noticia
fiscal
Aplicar los controles
establecidos en el procedimiento
RF-P-001 (Prcedimiento de
responsabilidad fiscal),
Contralora Auxiliar en el
Control fiscalCumplimiento
MEDICIÓN ANALISIS Y
MEJORA:
Establecer lineamientos para
la medición, análisis y mejora
de los procesos del Sistema
de Gestión integral, mostrando
su conformidad y mejora
continua y eficacia de acuerdo
con los requisitos de la norma
NTCGP 1000 -ISO 9001,
legales y reglamentarios.
Poco sentido de pertenencia de
los funcionarios . Intereses
personales.
10
No ejercer las actividades
asociadas al proceso, con
el fin de permitir la
manipulación de la
información o recursos de
la entidad.
POSIBLEEvitar el riesgo.
Preventivo
Medidas encaminadas
a previnir su
materialización.
Cumplimiento de los controles
definidos en el Proceso.
Seguimiento por parte del
Comité de dirección y del
procedimiento de revisión por la
dirección de los resultados de
Medición, análisis y mejora.
Capacitación al funcionario
responsable.
Programa de Bienestar laboral
orientado a las necesidades de
los funcionarios.
ASESOR DE CONTROL
INTERNO
COMITÉ DE DIRECCIÓN
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y DE
PLANEACIÓN
Cumplimiento
GESTION DE CONTROL
DISCIPLINARIO: Iniciar,
proseguir o remitir cualquier
investigación hasta la
terminación del proceso, de
atribuidas a los funcionarios o
exfuncionarios de la
Contraloría
Extralimitación de funciones por
parte del funcionario que tramite
el proceso disciplinario
11
Procesos suceptibles de
manipulación o
adulteración
POSIBLEEvitar el riesgo.
Preventivo
Medidas encaminadas
a previnir su
materialización.
Actuar con imparcialidad,
asegurando y garantizando los
derechos de los sujetos
disciplinables. Recordar 2 veces
en el año la lectura y aplicación
de las politicas contempladas en
los codigos de etica y buen
gobierno a todos los funcionarios
de la Contraloria.
COMITÉ INTERNO
DISCIPLINARIO.
AUDITORA FISCAL 5
SEGUIMIENTO REALIZADO POR PARTE
DEL COMITÉ
IDENTIFICACIÓN MEDIDAS DE MITIGACION SEGUIMIENTO
PROCESO Y OBJETIVO CAUSASRIESGO Probabilidad de
Materializacion
Administración del
RiesgoAcciones Responsable
GESTIÓN ADMINISTRATIVA:
Asegurar la disponibilidad de
recursos financieros,
humanos, técnicos, entre
otros, con el fin de mantener el
Sistema de Gestión de la
Contraloría y mejorar
continuamente su eficacia,
para satisfacer al cliente en el
cumplimiento de sus
requisitos.
CONTROL FISCAL: Ejercer la
vigilacia y control de manera
oportuna y efectiva sobre los
recursos públicos
administrados por las
entidades sujetas al control
fiscal
Poco sentido de pertenencia de
los funcionarios .
Intereses personales.
Desconocimiento de las
implicaciones legales y con otros
órganos de control.
3
Sobornos por parte de los
funcionarios implicados
en malos manejos
administrativos y
financieros de los sujetos
de control
POSIBLE
Indebida utilización de la
información.
Poco sentido de pertenencia de
los funcionarios .
No ejercer la gestión de
control fiscal a través del
control micro a los sujetos
de control
POSIBLEEvitar el riesgo
Preventivo
Programar auditorías
frecuentes a través de
líneas especiales en
los sujetos de control
Definición del alcance y objetivos
de cada auditoría asociados a
los riesgos identificados para
cada sujeto de control
Indicador
Evitar el riesgo
Preventivo
Medidas encaminadas
a previnir su
materialización.
SUBCONTRALOR Y
CONTRALOR AUXILIAR
DELEGADO PARA LAS
AUDITORIAS
INTEGRADAS Y
ESPECIALES
Seguimiento realizado en mesas de
trabajo y al PGA
PARTICIPACIÓN CIUDADANA:
Atender de acuerdo con la
normatividad aplicable los
derechos de petición, las
quejas, consultas y reclamos
que lleguen a la Contraloría
Municipal. Capacitar a la
comunidad por medio de la
pedagogía de la Constitución,
sobre los mecanismos de
participación ciudadana.
El conocimiento que tienen los
veedores ciudadanos y líderes
comunitarios sobre la
normatividad que regula dicho
ejercicio ciudadano, quienes la
usan para afianzar discusiones y
controversias generadas entre
ellos con dependencias,
secretarías o entes
descentralizados que hacen
parte de la Administración
Municipal.
5
Recibir presión de los
lídres comunitarios y
veedores ciudadanos para
obtener respuestas de
sus trámites acorde a sus
necesidades ya sea de
tipo personal o que
beneficien a un grupo en
particular.
POSIBLEEvitar el riesgo.
Preventivo
Medidas encaminadas
a previnir su
materialización.
4
RESPONSABILIDAD FISCAL:
Establecer la Responsabilidad
Fiscal de los servidores
públicos, cuando se ha
ocasionado detrimento
patrimonial en alguno de los
Entes Sujetos de Control y
buscar el resarcimiento del
daño patrimonial causado.
Debilidad en la formación ética y
profesional, falta de
transparencia y moralidad.
6
Sobornos por parte de los
presuntos responsables
fiscales, para que no se
adelante el trámite, que se
lleve de forma lenta e
irregular o para que se
falle en favor del presunto
responsable fiscal.
POSIBLEEvitar el riesgo
Preventivo
Relación del hallazgo con
personas o grupos al margen de
la ley
8 POSIBLE
Evitar, medidas
encaminadas a
prevenir su
materialización
7
Falta de confianza por
parte de la comunidad en
el organismo de control
POSIBLEEvitar el riesgo
Preventivo
Evitar, medidas
encaminadas a
prevenir su
materialización
Contralora Auxiliar en el
Control fiscalCumplimiento
Falta de control sobre los
expedientes y permitir la
manipulación de los mismos por
parte de personas ajenas al
proceso
9
Perdida o extracción de
folios de expedientes de
responsabilidad fiscal o
jurisdicción coactiva
POSIBLEEvitar el riesgo
Preventivo
Evitar, medidas
encaminadas a
prevenir su
materialización
Controlar y verificar el contenido
de los expedientes cuando se
faciliten para expedición de
copias y verificar la existencia del
total de los expedientes
tramitados en el proceso.
Digitalizacion de los expedientes
que se encuentran en proceso.
Amenazas por parte de los
presuntos responsables
fiscales, para que no se
adelante el trámite, que se
lleve de forma lenta e
irregular o para que se
falle en favor del presunto
responsable fiscal.
Contralora Auxiliar en el
Control fiscal Total de Expedientes verificados y
controlados/Total Expedientes .
Cumplimiento
Total de Expedientes custodiados / Total
procesos de Responsabilidad Fiscal
GESTIÓN DEL RIESGO
Proceso o subproceso:DIRECCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL - PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO
Elaborado por: ASESOR DE CONTROL INTERNO Y DIRECTORA
Aprobado por: COMITÉ DE DIRECCION
Evitar el riesgo
Preventivo
Evitar, medidas
encaminadas a
prevenir su
materialización
Denunciar ante las auroridades
competentes
2. Estrategia Anti trámites Identificación de trámites: En el ejercicio de identificación de los trámites que realiza la Contraloria Municipal de Envigado, se determinó que el único es la atención de PETICIONES, QUEJAS, CONSULTAS Y/O DENUNCIAS.
Estrategia Anti Trámites: A continuación se relacionan las estrategias para facilitar el acceso de la comunidad a este trámite de la contraloría: Mantener actualizada en la Página Web de la Contraloria Municipal de
Envigado, el link que permita en línea la radicación de las PQDC. Promover en redes sociales y diferentes medios el uso en la Pagina Web de
la Contraloria Municipal de Envigado, el link para registrar el trámite frente a las PQDC y el seguimiento por parte del ciudadano peticionario para que pueda acceder a consultar el estado y finalización del mismo.
3. Rendición de cuentas La rendición de cuentas es una expresión de control social, misión constitucional encomendada a este tipo de órganos de control específicamente, que comprende acciones de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. La rendición de cuentas puede realizarse a través de diferentes medios así: Audiencias públicas, presentación de la gestión en el Concejo Municipal como principal representante de la comunidad, publicación de la gestión en diferentes medios de comunicación oral, escrita, pagina web entre otros. Estrategia anual de rendición de cuentas:
ESTRATEGIA NUMERO FECHA DE EJECUCIÓN
Audiencias públicas 2 Marzo de 2015 (Gestión 2014) Agosto de 2015 (Inf. Ambiental 2014)
ESTRATEGIA NUMERO FECHA DE EJECUCIÓN
Informe de gestión en medios escritos
1 Marzo de 2015 (Gestión 2014)
Publicación en página web de la ejecución de los planes de acción e informe de gestión de la vigencia 2014.
1 Marzo de 2015
Finalmente, se incluirán en este ítem todas aquellas actividades que se tienen establecidas en el plan de acción del proceso de comunicaciones como despliegue del Plan estratégico Institucional 2012-2015.
4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. A continuación se detallan las estrategias para mejorar la atención al ciudadano:
Darle cumplimiento al procedimiento para el trámite de peticiones, quejas,
denuncias y/o consultas ciudadanas PC-P-001 y a su vez en la revisión
anual que se hace al mismo, incluir acciones de mejora que permitan su
optimización.
Incluir las herramientas de medición (Encuestas) en la página web para
que sea diligenciada por quienes accedan a ella.
IV. ESTÁNDARES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS La Contraloria Municipal de Envigado, tiene dentro de sus procesos misionales, certificados, el de PARTICIPACIÓN CIUDADANA, el cual tiene como objetivo “Atender de acuerdo con la normatividad aplicable los derechos de petición, las quejas, consultas y reclamos que lleguen a la Contraloría Municipal. Capacitar a la comunidad por medio de la pedagogía de la Constitución, sobre los mecanismos de participación ciudadana”. De dicho proceso se desprenden los siguientes procedimientos:
PC-P-001 Procedimiento para el trámite de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas ciudadanas.
PC-P-002 Procedimiento de capacitación ciudadana en el control social, promoción y acompañamiento de veedurías.
En el procedimiento PC-P-001, se tienen las definiciones de cada uno de los trámites a realizar, el trámite que se surte para su respuesta y los términos de ley para atender cada uno de ellos de acuerdo con el tipo. El alcance definido para el proceso de participación ciudadana es:
En proceso inicia con la planificación de las actividades de Participación Ciudadana, el seguimiento a las Peticiones, Quejas, Consultas y Denuncias de la comunidad y veedurías y termina con el informe preliminar de los resultados alcanzados. Adicionalmente, la Contraloria Municipal de Envigado cuenta con un área de participación ciudadana, integrada por dos funcionarios que velan por la adecuada ejecución de los procedimientos asociados.
A continuación se presenta la caracterización del proceso de participación ciudadana:
V. CONSOLIDACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL
VI. OTROS ASPECTOS
Con el fin de dar aplicación a la Ley 1712 de 2014 y Decreto Reglamentario 103 del 20 de enero de 2015, la Contraloria Municipal de Envigado, realizará un diagnóstico, para establecer el estado de cumplimiento de la norma y los requerimientos mínimos obligatorios para proceder a su implementación. A continuación presentamos la Matriz a diligenciar:
GRUPO DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Anexo # 1: Matriz de Autodiagnóstico para el Cumplimiento de la Ley 1712 de 2014
Por favor verifique si en el sitio web de su entidad se encuentra debidamente publicada la siguiente información:
Actividad Articulo/
literal Descripción
Indicador de Cumplimiento Ubicación Sitio
Web Sí No Parcial N/A
Estructura Orgánica
Art.9,a)
La descripción de la estructura orgánica
Las funciones y deberes
La ubicación de sus sedes y áreas
La descripción de divisiones o departamentos
El horario de atención al público
Presupuesto Art.9,b)
El presupuesto general asignado
La ejecución presupuestal histórica anual
Los planes de gasto público para cada año fiscal, de acuerdo con lo establecido en el Art. 74 de la Ley 1474 de 2011 (Plan de Acción), desagregado de la siguiente manera :
- Objetivos
- Estrategias
- Proyectos
- Metas
-Responsables
- Distribución presupuestal de proyectos de inversión
- Informe de gestión del año inmediatamente anterior
- Presupuesto desagregado con modificaciones
Talento humano
Art.9,c)
El directorio de los servidores públicos con la siguiente información:
- Nombres y apellidos completos
- Ciudad de nacimiento
- Formación académica
- Experiencia laboral y profesional
- Cargo
- Correo electrónico
- Teléfono
- Escalas salariales por categorías de todos los servidores
Art.9,c)
El directorio de personas naturales con contratos de prestación de servicios con la siguiente información:
- Nombres y apellidos completos
- Ciudad de nacimiento
- Formación académica
- Experiencia laboral y profesional
- Objeto del contrato
- Correo electrónico
- Teléfono
- Monto de los honorarios
Planeación Art.9,d)
Las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos
Los indicadores de desempeño
El mecanismo o procedimiento para la participación ciudadana en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades del sujeto obligado
Las normas generales y reglamentarias del sujeto obligado
Las políticas, lineamientos o manuales
Art. 11,i)
El mecanismo o procedimiento para la participación ciudadana en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades del sujeto obligado
Contratación
Art.9,e)
El Plan Anual de Adquisiciones
Las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia en:
- Funcionamiento e inversión
- Obras públicas
- Bienes adquiridos y arrendados
- Servicios de estudios o investigaciones, señalando el tema específico (Ley 1474 de 2011, Art. 74)
- Contratos de prestación de servicios
Art.9,f) Los plazos de cumplimiento de los contratos
Art.9,g) El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Art.11,g) Los procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisiciones y compras
Art. 11,g)
Los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos, licitaciones y demás modalidades de contratación pública
Art.10 Existe un vínculo directo a las contrataciones en curso en el sistema de contratación pública
Trámites y servicios
Art.11,a)
Los detalles de los servicios brindados directamente al público
La normatividad sobre los servicios brindados al público
Los formularios y protocolos de atención al público
Art.11,b)
La información sobre los trámites que se pueden adelantar ante la entidad
La normatividad sobre trámites
Los procesos de los trámites
Los costos asociados a los trámites
Los formatos o formularios requeridos para los trámites
Art.11,c) La descripción de los procedimientos para la toma de las decisiones en las diferentes áreas
Art.11,d) El contenido de las decisiones y/o políticas adoptadas que afecten al público, con fundamentos e interpretación autorizada
Control
Art.9,d) Los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal
Art.11,e) Los informes de gestión, evaluación y auditoría
Art.11,f) El mecanismo interno y externo de supervisión, notificación y vigilancia
PQR
Art.11,h)
Mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones del sujeto obligado
El informe de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado
Art. 14
Publica de manera proactiva las respuestas a las solicitudes en el sitio web, y en su defecto a través de los dispositivos existentes en su entidad (boletines, gacetas y carteleras).
Art.26
Como sujeto obligado responde a las solicitudes de acceso a la información pública de buena fe, de manera adecuada, veraz y oportuna, preferiblemente por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante.
Datos abiertos
Art.11,k) Publicación de Datos abiertos (www.datosabiertos.gov.co).
Criterio Diferencial de Accesibilidad
Art. 8
La información pública es divulgada en diversos idiomas y lenguas a solicitud de las autoridades de las comunidades particulares que son afectas por el sujeto obligado.
Los formatos alternativos son comprensibles para los grupos que particularmente son afectados por el sujeto obligado.
Los medios de comunicación utilizados por la entidad facilitan el acceso a las personas que se encuentran en situación de discapacidad.
Sistemas de Información
Art.17
La entidad asegura la efectividad de los Sistemas de Información electrónica como herramienta para promover el acceso a la información por medio de:
La estructuración de los procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad.
La gestión administrativa se encuentra alineada con los sistemas de información.
Se ha implementado una ventanilla en la cual se pueda acceder a la información de interés público en formatos y lenguajes comprensibles
Se ha alineado el sistema de información con la estrategia de Gobierno en Línea
Comunicación
Art.12 El Esquema de Publicación adoptado es publicado a través de sitio web, y en su defecto a través de boletines, gacetas y carteleras
Art.14
El sujeto obligado garantiza y facilita a los solicitantes el acceso a toda la información previamente divulgada en los términos establecidos
Gestión documental
Art.11,j)
El registro de los documentos publicados de conformidad con la presente ley y automáticamente disponibles
El Registro de Activos de Información
Art.12
El sujeto obligado cuenta con un Esquema de Publicación (plazo de cumplimiento: 6 meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente Ley para entidades del orden nacional, y 12 meses siguientes para entidades del orden territorial)
Art.13
Creación y actualización mensual del Registro de Activos de Información con estándares del Ministerio Público y Archivo General de la Nación (tablas de retención documental – TRD y los inventarios documentales)
Art.15
- Se ha adoptado un Programa de Gestión Documental (plazo de cumplimiento: 6 meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente Ley para entidades del orden nacional, y 12 meses siguientes para entidades del orden territorial).
- Estableciendo los procedimientos y lineamientos necesarios para la creación, producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos
- Integrando el Programa de Gestión Documental con las funciones administrativas
- Observando los lineamientos de Archivo General de la Nación y demás entidades competentes
Art.16
El sujeto obligado ha establecido los procedimientos y lineamientos para la creación, producción, distribución, organización, consulta y conservación de los archivos
Art.20
Los sujetos obligados deben mantener un Índice de Información Clasificada y Reservada que incluya:
- Sus denominaciones (clasificada o reservada)
- La motivación de la clasificación de la información
- La individualización del acto en que conste tal calificación
Aprobado en Comité de Dirección el día 30 de enero de 2015 Adoptado con la Resolución 015 del 30 de enero de 2015.