Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

En overordnet introduksjon

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Visjon og strategi Grønlands Torg

Hvordan vil vi ha det og

hvordan kommer vi

dit?

1. Høy markedsverdi

1.1 Vi skal ha veldrevne sameier

1.2 Vi skal ha god service

1.3 Vi skal ha velholdte og

praktiske uterom

1.4 Vi skal forme egne omgivelser

2. Trygt og godt miljø

2.1 Vi skal ha nulltoleranse for

forsøpling

2.2 Vi skal ha stasjonære

vaktmester- og vektertjenester

2.3 Vi skal ha et levende og aktivt

miljø

3. Samarbeid på Grønland Torg

3.1 Vi skal ha effektive løsninger for synergieffekter

3.2 Vi skal lytte til eieres og

leietakeres ønsker og behov

3.3 Vi skal ha Smalgangen som utstillingsvindu

4. Forsvarlig drift og vedlikehold

4.1 Vi skal ha daglig driftsleder for å

skape kontinuitet

4.2 Vi skal ha fokus på et planmessig og

kontinuerlig vedlikeholdsarbeid

4.3 Vi skal ha åpenhet i

forvaltningen

Årlige arbeidsplaner vedtas av styret i hvert

sameie

Overordnet om Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Planmessig og profesjonell drift Grønlands Torg

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Vekter- og sikkerhetstjenester 24/7/365

Vaktmestertjenester

Renovasjon & Skadedyr

Renhold

Bygg – grunn, bæresystem, vegger, dekker, tak, trapper, balkonger, terrasser.....

VVS – sanitær, fjernvarme, brannslokking, ventilasjon, komfortkjøling…..

Elektro – basisinst., høy-/lavspent forsyning, lys/nødlys, el-varme, reservekraft.....

Tele og automatisering – basisinst., integrert komm., telefoni, alarm, lyd og bilde.....

Andre installasjoner – heiser, avfallsutstyr, spesialutrustning.....

Utendørs – konstruksjoner, VVS/elkraft/tele og automatisering, veier, hage.....

Utstyr – traktor/feiemaskin, gressklipper, løvblåser, snøfreser, høytrykksspyler.....

Arealer innv. – seksjoner, oppganger, loft, boder/lagre, avfalls-/ tekniske rom....

Lover og forskrifter

Strategier oghandlingsplaner

FDVUS-styring

Formalia/arkivering

Forretningsførsel

Forsikringer

Energistyring

Oppfølging eiere og leietakere

Leverandør-/avtalestyring

Miljø, sikkerhet, brannvern og internkontroll

Kommunikasjon beboere, eiere og omverden

Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling Servicetjenester

Prosesser

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Systematisk samordning ressurser og prosesser på tvers av sameiene for optimal drift og styring

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

• Komponenter• Leverandører• Avtaler• Tegningsarkiv• FDV-dokumentasjon• Branndokumentasjon• HMS-dokumentasjon• Dokumentarkiv• +++

• Arbeidsordrer:• faste• variable

• Servicerapporter• Vekterjournal• Avvikshåndtering• Tilsyn service/brann• Internkontroll• Vedlikeholdsplan• +++

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Aktiv leverandør-, avtale- og anbuds-/prosjektstyring

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

- Elektronisk saksflyt- Elektronisk innrapportering

servicerapporter og -avvik

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Forvaltning byggets FDV-dokumentasjon

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Forvaltning tegningsarkiver

Planmessig og effektiv drift Grønlands TorgTegningsarkiv m/tegninglister:• Arkitekttegninger• Landskapstegninger• Geo-tegninger• Bygningstegninger• Elektrotegninger• VVS-tegninger• Branntegninger

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Kontroll komponenter - livssyklushåndtering

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

2. Bygning

• 20 Bygning generelt

• 21 Grunn og fundameneter

• 22 Bæresystemer

• 23 Yttervegger

• 24 Innervegger

• 25 Dekker

• 26 Yttertak

• 27 Fast Inventar

• 28 Trapper, balkonger m.m.

• 29 Andre bygnings-messige deler

3. VVS

• 30 VVS-inst. genererelt

• 31 Sanitær

• 32 Varme

• 33 Brannslokking

• 34 Gass og trykkluft

• 35 Proseskjøling

• 36 Luftbehandling

• 37 Komfortkjøling

• 38 Vannbehandling

• 39 Andre VVS-inst.

4. Elektro

• 40 Elkraft generelt

• 41 Basisinst. elkraft

• 42 Høyspent forsyning

• 43 Lavspent forsyning

• 44 Lys

• 45 Elvarme

• 46 Reserverekraft

• 49 Andre el.inst.

5. Tele og automatisering

• 50 Tele og autom. generelt

• 51 Basisinst. for tele og autom.

• 52 Integrert kommunikasjon

• 53 Telefoni og personsøking

• 54 Alarm og signal

• 55 Lyd og bilde

• 56 Automatisering

• 57 Instrumentering

• 59 Andre inst. Tele og automatisreing

6. Andre installasjoner

• 60 Andre inst. Generelt

• 61 Prefabrikerte rom

• 62 Person- og varetransport

• 63 Transportanlegg småvarer

• 64 Sceneteknisk utstyr’

• 65 Avfall og stvøsuging

• 65 Avfall og støvsugiing

• 66 Fastmontert spesilautrustning for virksomhet

• 67 Løs spesialutrutstning for virksomehet

• 69 Andre tekniske installasjoner

7. Utendørs

• 70 Utendørs generelt

• 71 Bearbeidet terreng

• 72 Utendørs konstruksjoner

• 73 Utendørs VVS

• 74 Utendørs elkraft

• 75 Utendørs leie og automatisering

• 76 Veier og plasser

• 77 Park og hage

• 78 Utendørs infrastruktur

• 79 Andre utendørs anlegg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Branndokumentasjon og - organisering

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Brannverntekniske tiltak og -organisering

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Planlagt Periodisk Vedlikehold (PPV)

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Oppgave-/tjenestestyringFaste tilsyn, service, bestillinger og avvik

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Styrt drift og overvåking av tekniske anlegg

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Renovasjons- og renholdsplaner

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

mai jul sep nov jan mar

2012 2013

Oppgang 7, 1-6.etasje

Oppgang 3, 1-K2,trappeløp P-hus

Oppgang 3, 1-6.etasje

Oppgang 29, 1-6.etasje

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Nulltoleranse forsøpling, hensettinger, uryddighet m.v.

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Gågaten Smalangen er vårt felles ansikt utad

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Vaktmestertjenester fellesarealer/-anlegg

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Vektertjeneste 24/7/365 for fellesarealer/-anlegg

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

24/7 beredskaps/-alarmsentral

•Alarm brann, innbrudd og heis

•Overvåker vektere i arbeid

•Besvarer henvendelser

•Ruter saker videre.

•Sender ut rykkvekter v/behov

Mobilevektere

•Bistand når objekt ubetjent

•Bistand til stasjonærvekter

•Bistand nødsituasjoner

Stasjonærvekter

•God tilstedeværelse

•Være forebyggende

•Ro og orden

•Faste tilsyn

•Variable tilsyn og streifrunder

•Servicetjenester

•Avvikshåndtering

•Internkontroll

Miljø & Sikkerhet Grønlands Torg

Næring har i tillegg egen butikkvekter-tjeneste

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Kameraovervåking som verktøy for vektertjenesten for å forebygge og øke sikkerheten

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Tilsyns- og avvikshåndtering via stasjonærvektere

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sammen for et godt og trygt miljø

Vektere utfører en krevende oppgave hvor gode holdninger m/korrekte handlinger i

tråd med lovverk m.v. er påkrevet.

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Hovedområder vektertjeneste – 1/2

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Tilsyn felles-arealer/-anlegg

Faste/var. tilsyn fellesarealer. Inkl. P-hus m/fellesareal

Tilsyn rømningsveier

Kameraovervåking gitte områder

Brannalarmsentraler Tunet/Hagen / sprinkler P-hus/Tunet

El-hovedtavle og el-anlegg

Ro og orden

Brudd ordensregler

Støy og uro

Bortvisningerulovlig opphold

Tagging/hærverk

Hensettinger, Farlige gjenstander, sprøyter m.v.

Nødsituasjoner

Brannalarm/-tilløp

Vann-/kloakklekkasjer

El-feil / strømutfall

Heisalarm/-stans

Bestille lev. iht. fullmakter

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Hovedområder vektertjeneste – 2/2

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Fysisk sikkerhet

Ulåste/defekte dører/vinduer

Fjerne pullerter

Tyveri/nnbrudd

Mistede nøkler/uthenting nøkler

Bistand/samarbeid politi

Servicetjenester

Innl. større gjenstander

Bistå leverandører

Dele ut velkomstpakke nye eiere/leietakere

Følge opp gjengangere iht. nærmere avtale

Ekstraoppgaver etter behov

Administrativt

Journalføring/ \strekkoder

Avviksrapportering

Månedsrapportering

Forbedringstiltak

Rute spørsmål videre

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Styringsdata som grunnlag for prioriteringer og tiltak

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar

2012 2013

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Eksempel på styringsdata for heiser bolig og næring

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

2013 - apr

2013 - mar

2013 - feb

2013 - jan

2012 - des

2012 - nov

2012 - okt

2012 - sep

2012 - aug

2012 - jul

2012 - jun

2012 - mai

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

HMS – internkontroll fellesarealer/-anlegg og den enkelte seksjon

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Grønlands Torg på Internett

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

www.gronlandshagen.no www.gronlandstunet.no http://boligperm.nowww.gronlandstorg.no (næring)

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Interne sider - Boligperm for seksjonseiere (og eventuelt leietakere)

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Arkivet i Boligperm gir tilgang til løpende informasjon som styremøtereferater, årsmøteinfo, nyhetsskriv m.v.

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Boligpermen – faginformasjon, seksjonstegning m.v.

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Registrere avvik, spørsmål og bestillinger i Boligperm blir automatisk tilgjengelig for vaktmester, driftsleder m.v.

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg

Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22Sameiet Grønlandshagen – servicetelefon 22 17 75 10 Sameiet Grønlandstunet – servicetelefon 40 00 99 22

Månedlig påminnelse fra «huskelisten» om internkontrollansvar egen seksjon

Planmessig og effektiv drift Grønlands Torg