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Planung der Planung der Planung der Planung der Einführung Einführung Einführung Einführung eines eines eines eines DMSDMSDMSDMS

Planung der Einführung eines DMS –Fallen und Stolpersteine Workflow

• Eine DMS-Einführung ist also ein Projekt!

Planung der Einführung eines DMSPlanung der Einführung eines DMSPlanung der Einführung eines DMSPlanung der Einführung eines DMS

Was ist ein Projekt? (angelehnt an DIN 69901)

• Einmalig oder Neuartig

• Komplexe Lösungsmöglichkeit

• Interdiziplinär

• Zeitlich begrenzt

• Definiertes Ziel

Wie entsteht ein Projekt?


Ablauf der Projektinitiierung

Projektmanagement

Initiierung ProjektProzess- /

Anforderungs-analyse

Allgemeine Anforderungen

Projektauftrag


• Projektziele festlegen

• S

• M

• A

• R

• T

Spezifisch

Messbar

Akzeptiert

Realistisch

Terminiert

Projektziele kommunizieren

Was soll erreicht werden?


Quelle: http://www.buena-la-vista.de

Schriftliche Fixierung erforderlich!


• In Form einer Ausschreibung • Ggf. unter Zuhilfenahme eines externen Beraters

• Durch Anfrage und Lösungspräsentation

• Lastenheft für die jeweilige DMS-Lösung

Definition Lastenheft: gem. DIN 69901-5

„vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“

Projektbeschreibung erfolgt durch den Auftraggeber


Soll-Konzeption erfolgt durch den Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam

• Allgemeine Beschreibung der Soll-Prozesse für die DMS-Einführung

• Nutzung vorhandener Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen

• Modellierung ggf. nach PICTURE, ARIS, o. a.

� Pflichtenheft für die jeweilige DMS-Lösung

Definition Pflichtenheft: gem. DIN 69901-5

„vom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungs-vorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts“


Bildung des Projektteams - Auftraggeber und Auftragnehmer

• Auswahl geeigneter Mitarbeiter• Projektleiter

• Feste Projektmitarbeiter

• Fachexperten

• Externe Berater (wo nötig)

• Bei komplexeren ProjektenProjektmanagement als Eskalationsebene

• Abdeckung benötigter Kompetenzen• Leitungs- /

Koordinationsfähigkeit

• Fachliche

• Organisatorische

• Methodische Kompetenzen

• Spezialwissen über berührte Wissensgebiete (z. B. Rechts- / Personalabteilung, IT, etc. )


Der Projektleiter:

Aufgaben:

• Ziel und Auftrag klären

• Projektstrukturplan entwerfen

• Projektmethoden festlegen

• Aufwand schätzen

• Terminplan erstellen

• Ressourcen planen

• Kosten kalkulieren

• Risiko managen

• Projektteam koordinieren

• Weitere Interessengruppen (Stakeholder) einbeziehen

• Projekt überwachen

• Projektplanung und Vorgehensmethodik

d.3 konkret d.3 konkret d.3 konkret d.3 konkret –––– Planung der EinführungPlanung der EinführungPlanung der EinführungPlanung der Einführung

a.a.a.a. Projektplan, Meilensteine und Projektplan, Meilensteine und Projektplan, Meilensteine und Projektplan, Meilensteine und

einzelne Projektschritteeinzelne Projektschritteeinzelne Projektschritteeinzelne Projektschritte

b.b.b.b. methodisches Vorgehen methodisches Vorgehen methodisches Vorgehen methodisches Vorgehen

„Projektvorgehen der codia Software „Projektvorgehen der codia Software „Projektvorgehen der codia Software „Projektvorgehen der codia Software

GmbH“GmbH“GmbH“GmbH“

c.c.c.c. Projektrisiken/Projektrisiken/Projektrisiken/Projektrisiken/

RisikomanagementRisikomanagementRisikomanagementRisikomanagement

d.d.d.d. AkzeptanzmanagementAkzeptanzmanagementAkzeptanzmanagementAkzeptanzmanagement

e.e.e.e. SchulungskonzeptSchulungskonzeptSchulungskonzeptSchulungskonzept


a.I Projektplan, Meilensteine, Vorgehen und einzelne Projektschritte

a) Definition Projektrahmen• Klärung der RahmenbedingungenKlärung der RahmenbedingungenKlärung der RahmenbedingungenKlärung der Rahmenbedingungen

• Klärung der ProjektverantwortlichkeitenKlärung der ProjektverantwortlichkeitenKlärung der ProjektverantwortlichkeitenKlärung der Projektverantwortlichkeiten

• Unterteilung des Gesamtprojekts in Unterteilung des Gesamtprojekts in Unterteilung des Gesamtprojekts in Unterteilung des Gesamtprojekts in TeilprojekteTeilprojekteTeilprojekteTeilprojekte

• Grobplanung der Teilprojektumsetzung Grobplanung der Teilprojektumsetzung Grobplanung der Teilprojektumsetzung Grobplanung der Teilprojektumsetzung und Teilprojektreihenfolgeund Teilprojektreihenfolgeund Teilprojektreihenfolgeund Teilprojektreihenfolge

� Alles im direkten Dialog!Alles im direkten Dialog!Alles im direkten Dialog!Alles im direkten Dialog!


a) Definition Projektrahmen

b) Definition Projektrollen

• Mitarbeiter der VerwaltungMitarbeiter der VerwaltungMitarbeiter der VerwaltungMitarbeiter der Verwaltung(Projektmangement, Projektleitung, Systemadministration, DMS-Systembetreuer, Pilotanwender, Key-User, …)

• Mitarbeiter der codia Software GmbHMitarbeiter der codia Software GmbHMitarbeiter der codia Software GmbHMitarbeiter der codia Software GmbH(Projektleitung als stabiler Ansprechpartner, Fachberater „Consultant“ und –realisiererProjektmanagement als Eskalationsebene)

• Optional: Fachverfahrenshersteller, Fachverfahrenshersteller, Fachverfahrenshersteller, Fachverfahrenshersteller, RechenzentrenRechenzentrenRechenzentrenRechenzentren



c) Rahmenplanung

(MS Excel)





d) Detailplanung

(MS Project)



c) Rahmenplanung (MS Excel )



a.II Projektschritte / Arbeitspakete

• DefinitionDefinitionDefinitionDefinition von ArbeitspaketenArbeitspaketenArbeitspaketenArbeitspaketen

• DefinitionDefinitionDefinitionDefinition von Meilensteinen und Meilensteinen und Meilensteinen und Meilensteinen und RisikobewertungRisikobewertungRisikobewertungRisikobewertung

• Einsatz von ProjektProjektProjektProjekt----ChecklistenChecklistenChecklistenChecklisten und ProtokollenProtokollenProtokollenProtokollen (gem. ISO Standards)

• Zusammenfassung der konzeptionellen Meetings in „freizugebendenfreizugebendenfreizugebendenfreizugebenden“ KonzeptenKonzeptenKonzeptenKonzepten

• UmsetzungUmsetzungUmsetzungUmsetzung der Teilprojekte nach VerfahrensanweisungenVerfahrensanweisungenVerfahrensanweisungenVerfahrensanweisungen der codia

� Die technische & organisatorische Umsetzung erfolgt nach der Konzeptfreigabe durch den Auftraggeber.


b.I methodisches Vorgehen „Projektvorgehen der codia Software GmbH“

‚Best practice‘ Modell• Angepasst an DMS Projektinhalte und -größen

• Unterstützung durch diverse Formulare und Checklisten• Festgelegt in Arbeits- und Verfahrensanweisungen

• Bestandteil der codia ISO9000 Zertifizierung

• An EVB-IT angelehnt (z. B. Change-Request-Verfahren)

Mitarbeiterspezialisierung auf Fachbereiche oder Themen• Ressourcenplanung mit Fachverfahrens-Matrix und Skill-Matrix

Termin-, Sachziel- und Kostenüberwachung• Projektpläne, Meilensteinüberwachung, Fortgeschriebene

Budgetüberwachung

Wichtigstes Vorbereitungselement: Analyse und Feinkonzept (Pflichtenheft)


b.I methodisches Vorgehen „Projektvorgehen der codia Software GmbH“

Inhalt des Feinkonzepts

• Beschreibung der lösungsspezifischen Umsetzung im d.3ecm-System

• d.3ecm Ablagestrukturen (Akten, Teilakten und Dokumentarten)

• Bearbeitungsprozesse und Abläufe

• d.3ecm-Berechtigungen

• Fachverfahrensschnittstelle(n)


b.II methodisches Vorgehen „Projektvorgehen der codia Software GmbH“

• VorbereitungsphaseVorbereitungsphaseVorbereitungsphaseVorbereitungsphase• Unterteilung in Basisprojekt und Teilprojekte

• Analyse und Konzeptionsphase

• Realisierungs- und Testphase

• Überführung- und Produktivsetzung

• Abstimmung mit Verwaltung, Fachverfahrensbeteiligten und -herstellern

• Altdatenanalyse und Migrationskonzeption

• ZeitplanungZeitplanungZeitplanungZeitplanung• Ressourcenplanung durchführen

• Testszenarien / Testkriterien definieren

• Schulungsplanung

• Migrationsplanung

• Change-Request

• DokumentationDokumentationDokumentationDokumentation

• AbnahmeAbnahmeAbnahmeAbnahme----, Teilabnahme, Teilabnahme, Teilabnahme, Teilabnahme----Kriterien festlegenKriterien festlegenKriterien festlegenKriterien festlegen


c.I Projektrisiken / Risikomanagement

• personelle personelle personelle personelle / organisatorische / organisatorische / organisatorische / organisatorische EngpässeEngpässeEngpässeEngpässe

• durch unplanmäßige Nichtverfügbarkeiten von Schlüsselpositionen (spez. Innerhalb der Einführungsphase)

• Abhilfe: Vertreterregelungen, PriorisierungenAbhilfe: Vertreterregelungen, PriorisierungenAbhilfe: Vertreterregelungen, PriorisierungenAbhilfe: Vertreterregelungen, Priorisierungen

• Wechsel der Pilotbereiche / Anpassung Einführungskonzept innerhalb der Wechsel der Pilotbereiche / Anpassung Einführungskonzept innerhalb der Wechsel der Pilotbereiche / Anpassung Einführungskonzept innerhalb der Wechsel der Pilotbereiche / Anpassung Einführungskonzept innerhalb der Einführungsphase (nach „FreigabeEinführungsphase (nach „FreigabeEinführungsphase (nach „FreigabeEinführungsphase (nach „Freigabe“)“)“)“)

• organisatorische Anpassungen im Projektrahmenplan können techn. Notwendigkeiten zur Folge haben und somit zeitlichen Verzug hervorrufen.

• Abhilfe: Anpassung des Rahmenplans nur im äußersten Notfall!Abhilfe: Anpassung des Rahmenplans nur im äußersten Notfall!Abhilfe: Anpassung des Rahmenplans nur im äußersten Notfall!Abhilfe: Anpassung des Rahmenplans nur im äußersten Notfall!



• Systemanpassungen via „Systemanpassungen via „Systemanpassungen via „Systemanpassungen via „ChangeChangeChangeChange----Request“ Request“ Request“ Request“ in „Rollin „Rollin „Rollin „Roll----Out“ Out“ Out“ Out“ ProzessProzessProzessProzess

• spätere „Anpassungen“ z. B. aufgrund erster Erfahrungen in Pilot-Bereichen führen u. U. zu techn. Systemanpassungen, die eine ggf. zeitintensive Prozesskette nach sich ziehen

• AbhilfeAbhilfeAbhilfeAbhilfe: „Einführungskonzept“ frühzeitig festlegen um : „Einführungskonzept“ frühzeitig festlegen um : „Einführungskonzept“ frühzeitig festlegen um : „Einführungskonzept“ frühzeitig festlegen um systemrelevante Notwendigkeiten systemrelevante Notwendigkeiten systemrelevante Notwendigkeiten systemrelevante Notwendigkeiten früh messen, bewerten, einplanen und früh messen, bewerten, einplanen und früh messen, bewerten, einplanen und früh messen, bewerten, einplanen und umsetzen zu können.umsetzen zu können.umsetzen zu können.umsetzen zu können.

• Technische Anpassungen durch Anpassung Technische Anpassungen durch Anpassung Technische Anpassungen durch Anpassung Technische Anpassungen durch Anpassung aufgrund geänderter aufgrund geänderter aufgrund geänderter aufgrund geänderter rechtlicher Rahmenbedingungenrechtlicher Rahmenbedingungenrechtlicher Rahmenbedingungenrechtlicher Rahmenbedingungen

• Abhilfe: keine, da außerhalb unseres Einflussbereiches!Abhilfe: keine, da außerhalb unseres Einflussbereiches!Abhilfe: keine, da außerhalb unseres Einflussbereiches!Abhilfe: keine, da außerhalb unseres Einflussbereiches!



� Risiko „erkennen, messen, bewerten, steuern“:Risiko „erkennen, messen, bewerten, steuern“:Risiko „erkennen, messen, bewerten, steuern“:Risiko „erkennen, messen, bewerten, steuern“:


d.I Akzeptanzmanagement

• RollRollRollRoll----OutOutOutOutLösungsimplementierung in klar strukturierten Bereichen mit einfachen und klar definierten Prozessen beginnen

• Motivation der Mitarbeiter / Motivation der Mitarbeiter / Motivation der Mitarbeiter / Motivation der Mitarbeiter / Projektbeteiligten hoch haltenProjektbeteiligten hoch haltenProjektbeteiligten hoch haltenProjektbeteiligten hoch halten„Glas ist immer halb voll, nie halb leer!“

• Motivationslevel hoch halten Motivationslevel hoch halten Motivationslevel hoch halten Motivationslevel hoch halten bzw. steigernbzw. steigernbzw. steigernbzw. steigerndurch optimale Schulungsvorbereitung und –durchführung.

• Bereits erfolgreich Bereits erfolgreich Bereits erfolgreich Bereits erfolgreich umgesetzte umgesetzte umgesetzte umgesetzte Teilprojekte Teilprojekte Teilprojekte Teilprojekte in weiteren in weiteren in weiteren in weiteren Teilprojekten berücksichtigenTeilprojekten berücksichtigenTeilprojekten berücksichtigenTeilprojekten berücksichtigen

� Auf merkbar Auf merkbar Auf merkbar Auf merkbar arbeitserleichternde arbeitserleichternde arbeitserleichternde arbeitserleichternde Effekte durch Einsatz der neuen Effekte durch Einsatz der neuen Effekte durch Einsatz der neuen Effekte durch Einsatz der neuen Technologie hinweisen Technologie hinweisen Technologie hinweisen Technologie hinweisen

� Positive Einflüsse aus dem Positive Einflüsse aus dem Positive Einflüsse aus dem Positive Einflüsse aus dem eigenen Hause eigenen Hause eigenen Hause eigenen Hause instrumentalisieren.instrumentalisieren.instrumentalisieren.instrumentalisieren.


e.I Schulungskonzept

• d.3 Einführungsschulung d.3 Einführungsschulung d.3 Einführungsschulung d.3 Einführungsschulung

� Basisfunktionalitäten auf dem Standardsystem für künftige Systembetreuer, Fachbereichsadministratoren und Anwender

• d.3 Administratorschulungen d.3 Administratorschulungen d.3 Administratorschulungen d.3 Administratorschulungen

� künftige Systembetreuer und Fachbereichs-administratoren

• d.3 Anwenderschulungend.3 Anwenderschulungend.3 Anwenderschulungend.3 Anwenderschulungen

� Unmittelbar vor Produktivbetrieb

• Multiplikatoren/„TrainMultiplikatoren/„TrainMultiplikatoren/„TrainMultiplikatoren/„Train----thethethethe----Trainer“ Trainer“ Trainer“ Trainer“ SchulungenSchulungenSchulungenSchulungen

• WorkshopsWorkshopsWorkshopsWorkshops

� zu Fachthemenzur Analysezur Entscheidungsfindung

• d.velop d.velop d.velop d.velop SeminarplanSeminarplanSeminarplanSeminarplan

• ArbeitskreiseArbeitskreiseArbeitskreiseArbeitskreise


e.II Schulungskonzept

• Die Qualität Qualität Qualität Qualität der Schulungender Schulungender Schulungender Schulungen hat AuswirkungenAuswirkungenAuswirkungenAuswirkungen auf …

• die AnwenderAnwenderAnwenderAnwender----Akzeptanz Akzeptanz Akzeptanz Akzeptanz �� diediediedie MultiplikatorenMultiplikatorenMultiplikatorenMultiplikatoren

• den ProjektverlaufProjektverlaufProjektverlaufProjektverlauf �� die Umsetzungdie Umsetzungdie Umsetzungdie Umsetzung

• die weiteren Teilprojekteweiteren Teilprojekteweiteren Teilprojekteweiteren Teilprojekte �� die Planungdie Planungdie Planungdie Planung

� Somit: „hoher hoher hoher hoher StellenwertStellenwertStellenwertStellenwert im im im im Gesamtprojekt!Gesamtprojekt!Gesamtprojekt!Gesamtprojekt!“

• Durch codia beeinflusste Qualitätssteigerungsmerkmale Durch codia beeinflusste Qualitätssteigerungsmerkmale Durch codia beeinflusste Qualitätssteigerungsmerkmale Durch codia beeinflusste Qualitätssteigerungsmerkmale sind u. A. …

• VerfahrensanweisungenVerfahrensanweisungenVerfahrensanweisungenVerfahrensanweisungen zur Schulungsdurchführung � StandardisierungStandardisierungStandardisierungStandardisierung

• DurchführungDurchführungDurchführungDurchführung der Schulungen durchdurchdurchdurch FachpersonalFachpersonalFachpersonalFachpersonal �� PersonalplanungPersonalplanungPersonalplanungPersonalplanung

• zugeschnittene, praxisnahe Schulungenzugeschnittene, praxisnahe Schulungenzugeschnittene, praxisnahe Schulungenzugeschnittene, praxisnahe Schulungen incl. Übungenincl. Übungenincl. Übungenincl. Übungen �� NachhaltigkeitNachhaltigkeitNachhaltigkeitNachhaltigkeit


e.III Schulungskonzept

Was können Sie qualitätsfördernd beitragen?

• einladen zum Seminar

• verteilen der Seminarbeschreibung & Seminarunterlagen

• motivieren der Teilnehmer

• erstellen einer Teilnehmerliste

� kurz: kommunizieren/informieren im eigenen Hause

• bereitstellen geeigneter Räumlichkeiten und Mittel

• unterstützen Sie uns bei der Durchführung von Schulungen

Sie kennen Ihre Anwender/innen besser als wir und Sie können sie vorbereiten, steuern und positiv beeinflussen.

FRAGEN?

Sonst…

Vielen Dank für ihre Vielen Dank für ihre Vielen Dank für ihre Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit!Aufmerksamkeit!Aufmerksamkeit!Aufmerksamkeit!

Und nachher einen guten Und nachher einen guten Und nachher einen guten Und nachher einen guten Heimweg Heimweg Heimweg Heimweg

☺

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