politeknik sultan azlan shah prosedur kualiti ppp 02 …

POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH

PROSEDUR KUALITI

PPP – 02 (AK-06)

PERANCANGAN & PERLAKSANAAN

LATIHAN INDUSTRI

PEMILIK PROSES: KETUA UNIT PERHUBUNGAN & LATIHAN INDUSTRI

PPP-02(AK-06) Keluaran 05 Pindaan 0

i

REKOD KUALITI

Nama Prosedur Perancangan & Perlaksanaan Latihan Industri

No.Prosedur PSAS-PK-PPP-02 (AK-06)

Keluaran 05 0

Pemilik Proses Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri

Tarikh Kuatkuasa ; 03.08.2020

REKOD KELULUSAN

Jawatan

Disediakan oleh; Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri

Disemak oleh; Timbalan Pengarah (Akademik)

Diluluskan oleh; Pengarah PSAS

REKOD KAWALAN PINDAAN

No.Pindaan No.Muka Surat Perubahan Pindaan Tarikh Kuatkuasa

Pindaan

Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’.

i. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran

ketua organisasi

ii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa

iii. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula

pindaan, kajian semula dan edaran

iv. Semua maklumat diedar melalui sama ada CD,MS.Teams,Laman Web PSAS & Storage Server PSAS

v. Sekiranya maklumat dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vi. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

vii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %


iI

KANDUNGAN HALAMAN

1. Kriteria Kecemerlangan Proses

1.1. Maklumat Umum Proses

1.2. Maklumat Yang Dikomunikasi 7.4

1.3. Definisi

1.4. Singkatan

1

1

2

2

2. Sipoc Diagram 4.4.1

2.1. Proses Perlaksanaan Latihan Industri

3

3. Proses Kerja 4.4.1


4

4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) 6

5. Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod) 7.5- 7

6. Rujukan 8

7. Senarai Lampiran 8.5 9

PPP-02 (AK-06) Keluaran 05 Pindaan 0

M/S 1/8

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

i. Objektif

Memastikan 75% pelajar lulus cemerlang dalam

penilaian Latihan Industri.

Memastikan 95 % pelajar lulus dalam penilaian

Latihan Industri.

ii. Skop Penyediaan Takwim Latihan Industri

Pendaftaran dan Permohonan Latihan Industri

Perlaksanaan Latihan Industri

Penilaian Latihan Industri

iii. Pelanggan proses 5.2 Timbalan Pengarah Akademik (TP(A))

Ketua Jabatan Akademik (KJ(A))

Ketua Program (KP)

Pegawai Perhubungan & Latihan Industri (PPLI

dan PPHI)

Penyelaras Latihan Industri Jabatan (PLIJ)

Pelajar

iv. Pihak berkepentingan 4.2 Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej

Komuniti

Industri / Organisasi

1.2 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

MAKLUMAT TANGGUNGJAWAB MASA KAEDAH PENERIMA

Takwim

Perancangan

UPLI

KUPLI Sebelum

semester

bermula

E-mail dan

edaran

Unit dan PLIJ

Jadual

Pemantauan

Latihan Industri

Pelajar

PPHI 2 minggu

sebelum

pemantauan

pelajar

E-mail dan

edaran

Pensyarah

pemantau

yang dilantik

Laporan

Pencapaian

Keputusan

Penilaian LI

KUPLI Mesyuarat KSP/

Peperiksaan/

Laporan

pembentan

gan

Jabatan

Akademik

dan Unit

Peperiksaan

Lembaran

Keputusan

Penilaian LI

PPLI

Selepas

Penilaian

Lembaran Unit dan Unit

Peperiksaan


M/S 2/8

1.3 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Unit Perhubungan &

Latihan Industri

Sebuah unit yang bertanggungjawab untuk melaksanakan dan

menyelaras segala urusan dan aktiviti berkaitan latihan industri.

Latihan Industri Latihan yang wajib diikuti oleh setiap pelajar dan merupakan sebahagian

daripada kurikulum politeknik.

Satu kursus yang dilaksanakan melalui pendekatan experiental learning

dengan menempatkan pelajar di organisasi untuk menjalankan latihan

industri yang diselia dalam industri yang dipilih, sama ada di luar atau di

dalam negara, dalam jangkamasa yang ditetapkan sebelum mereka

dianugerahkan persijilan.

Ketua Unit Perhubungan

& Latihan Industri

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah Politeknik untuk mengetuai urusan

dan mengawal selia program perhubungan dan latihan industri pelajar.

Pegawai Perhubungan &

Latihan Industri

Pegawai dilantik oleh Ketua Pengarah JPP untuk mengurus dan

mengawal semua program perhubungan dan latihan industri pelajar.

Pembantu Tadbir Operasi Staf yang dilantik untuk membantu pengurusan hal ehwal latihan industri.

Ketua Jabatan Ketua Jabatan Akademik yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP.

Penyelaras Latihan

Industri Jabatan

Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan Akademik sebagai wakil

jabatan masing-masing bagi menyelaras semua aktiviti LI di jabatan

berkenaan.

Pensyarah Pemantau Pensyarah yang dilantik oleh Pengarah/Timbalan Pengarah (Akademik)

untuk memantau pelajar yang sedang menjalani latihan industri.

Pensyarah Penilai Pensyarah yang dilantik oleh Pengarah/Timbalan Pengarah (Akademik)

untuk menilai Laporan Akhir Latihan Industri dan sesi pembentangan.

1.4 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

TP(A) Timbalann Pengarah (Akademik)

MJP Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan

UPLI Unit Perhubungan dan Latihan Industri

KUPLI Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri

PPLI Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri (Latihan Industri)

PPHI Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri (Hubungan Industri)

PLIJ Penyelaras Latihan Industri Jabatan

PT(O) Pembantu Operasi

LI Latihan Industri

KJ Ketua Jabatan

KP Ketua Program

PA Penasihat Akademik

RJ Reflective Journal

SPMP Sistem Pengurusan Maklumat Politeknik

KPM Kementerian Pendidikan Malaysia


M/S 3/8

2. SIPOC Diagram 4.4.1


SOURCE OF

INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS

RECEIVER OF

OUTPUTS

● PELAJAR ● Garis Panduan LI

● Pendaftaran LI online

● Borang Akujanji

Pelajar

● Surat Memohon

Tempat LI

● Resume

● Bidang Tugas

● Borang Lepas

Tanggung

Pendaftaran

&

Permohonan

Latihan

Industri

● Borang

Jawapan LI

● Borang Lepas

Tanggung

● Borang Kes

● KUPLI/KJ/KP

● KPLIJ/PLIJ/PA

● PPLI/PPHI/PT

● PELAJAR LI

● INDUSTRI/

ORGANISASI

● PPLI/ PLIJ/

PT

● PELAJAR

● Garis Panduan LI

● Borang Jawapan LI

● Borang Lepas

Tanggung

● Surat Lapor Diri

● Kad Pengesahan

Lapor Diri

● Borang Penilaian

Perlaksanaan

Latihan

Industri

● Surat

Pemantauan LI

● Surat Lantikan

Pemantauan

● Jadual

Pemantauan

● Surat Temujanji

Pemantauan

● Borang Kes

● Laporan

Permasalahan

Pelajar

(Pensyarah

Pemantau)

● Borang

Pengesahan

Pelajar

Bermasalah

(Penyelia

Organisasi

Latihan)

● TP(A)

● KUPLI/KJ/KP

● KPLIJ/PLIJ/

PA

● PPLI/PPHI/PT

● Pensyarah

Pemantau

● Pelajar

Industri /

Organisasi

● PPLI/ PLIJ/

PT

● PENSYARAH

PEMANTAU

● PELAJAR

● Industri /

Organisasi

● Borang Penilaian

● Garis Panduan LI

● Arahan Peperiksaan

& Kaedah Penilaian

● Surat Makluman

Lapor Diri

● Surat Pengesahan

Tamat LI

● Laporan Keseluruhan

Penilaian

Penilaian

Latihan

Industri

● Surat Lantikan

Penilai

● Jadual

Penilaian

● Slip keputusan

● Maklumbalas

Pelajar

● Borang Kes

● TP(A)

● KUPLI/KJ/

KP

● Unit

Peperiksaan

● Pensyarah

Penilai

● KPLIJ/PLIJ/

PA

● PPLI/PPHI/PT

● Pelajar


M/S 4/8

3. PROSES KERJA 4.4.1


BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

A. Tindakan Sebelum Pelajar Menjalani Latihan Industri

1 KUPLI/PPLI/PLIJ/PA

Menyediakan perkara-perkara berikut sebelum pelajar menjalani LI.

i. Takwim Aktiviti LI

ii. Pangkalan data LI

Memaklumkan kepada pelajar mengenai keperluan-keperluan

sebelum menjalani LI.

i. Buku Jurnal Refleksi (Laporan Harian)

ii. Garis Panduan Latihan Industri (Pelajar)

iii. Laporan Akhir Latihan Industri (IR)

Mengesahkan pendaftaran Kursus Latihan Industri bagi pelajar yang

akan menjalani LI.

Memberikan Taklimat Pengurusan LI kepada LI dan Taklimat

Persediaan LI kepada pelajar yang akan menjalani LI.

2 KUPLI/PPLI/PLIJ/PT Menerima salinan surat jawapan industri daripada pelajar.

3 KUPLI/PPHI/PLIJ Memantau sebarang masalah yang berkaitan dengan pelajar

sebelum LI dan bertindak mengikut Garis Panduan Pengurusan

dan Kaedah Penilaian Latihan Industri Politeknik serta Arahan-

Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian terkini sekiranya perlu.

B. Tindakan Semasa Pelajar Menjalani Latihan Industri

1 KUPLI/PPHI/PLIJ Memantau sebarang masalah yang berkaitan dengan pelajar

semasa LI dan bertindak mengikut Garis Panduan Pengurusan dan

Kaedah Penilaian Latihan Industri Politeknik serta Arahan-Arahan

Peperiksaan dan Kaedah Penilaian terkini sekiranya perlu.

2 PPHI/PT

Menerima dan mengesahkan Kad Pengesahan Lapor Diri /

Maklumat Pelajar Semasa Latihan.

3 KUPLI / PPHI Merancang aktiviti lawatan pemantauan LI dengan melakukan

perkara-perkara berikut:

Mengenalpasti bilangan organisasi latihan dan pelajar yang akan

dipantau.

Menyediakan anggaran belanjawan lawatan pemantauan dan

memohon kelulusan daripada Timbalan Pengarah

(Akademik)/Pengarah.

Memohon senarai nama calon Pensyarah Pemantau daripada Ketua

Jabatan untuk tujuan lawatan pemantauan LI.

Menerima senarai nama calon Pensyarah Pemantau daripada

Ketua Jabatan untuk tujuan lawatan pemantauan LI.

4 PPHI

a. Menyediakan surat pelantikan lawatan pemantauan LI kepada

Pensyarah Pemantau.

b. Menyediakan fail kumpulan pemantauan kepada pensyarah

pemantau.

5 Pensyarah Pemantau

Menguruskan lawatan pemantauan dengan:

i. Memperolehi ATAU mendapatkan senarai nama pelajar dan

organisasi latihan yang perlu dipantau dari UPLI.


M/S 5/8

ii. Merancang lawatan pemantauan LI.

iii. Membuat temujanji untuk tujuan pemantauan dan

menghantar surat temujanji sekiranya diperlukan oleh

organisasi latihan.

Membuat lawatan pemantauan LI ke organisasi latihan dengan

melakukan perkara-perkara berikut:

i. Menyemak Buku Jurnal Refleksi pelajar (refleksi harian dan

mingguan).

ii. Mendapatkan maklumbalas daripada pihak industri

menggunakan borang Pemantauan LI.

iii. Membuat penilaian bagi pihak institusi melalui pensyarah

pemantau menggunakan borang Pemantauan LI.

iv. Membuat maklumbalas pada ruang komen di dalam borang

Pemantauan LI.

Mengisi dan menghantar Laporan Permasalahan Pelajar Politeknik

Semasa Menjalani Kursus LI (diisi oleh Pensyarah Pemantau) dan

Borang Pengesahan Pelajar Politeknik Bermasalah Kursus LI (diisi

oleh Penyelia Organisasi Latihan) sekiranya didapati pelajar

menghadapi masalah berikut:

i. Permasalahan Kehadiran,

ii. Permasalahan Disiplin,

iii. Permasalahan Organisasi,

iv. Permasalahan Lain

6 PPHI

Menerima borang penilaian yang telah diisi oleh penyelia

Organisasi Latihan dan Pensyarah Pemantau.

Mengumpulkan borang penilaian yang telah diisi oleh Penyelia

Organisasi Latihan dan Pensyarah Pemantau.

Menghantar borang penilaian pemantauan kepada politeknik

berkaitan.

Mengambil tindakan pembetulan ke atas maklumbalas yang

diterima dari borang Pemantauan LI dan Laporan Permasalahan

Pelajar Politeknik Semasa Menjalani Kursus LI (diisi oleh

Pensyarah Pemantau) dan Borang Pengesahan Pelajar Politeknik

Bermasalah Kursus LI (diisi oleh Penyelia Organisasi Latihan).

7 KUPLI/PPHI Memaklumkan surat makluman tamat latihan industri kepada

pelajar melalui laman sesawang Politeknik Sultan Azlan Shah.

C. C.Tindakan Selepas Pelajar Menjalani Latihan Industri

1 KUPLI/PPLI/PLIJ

Mendaftarkan pengesahan tamat LI bagi pelajar yang telah

menamatkan LI. Semasa pendaftaran pelajar perlu mengemukakan

perkara berikut:

i. Surat Pengesahan Tamat LI,

ii. Markah ‘Practical Task’ (Appendix 1),

iii. Markah ‘Reflective Journal’ (Appendix 2),

iv. ‘Reflective Journal’,

v. Laporan Akhir Latihan Industri (IR),

vi. CD (Softcopy IR dan Slides Pembentangan)

2 Pensyarah Penilai

Menilai pelajar melalui perkara berikut:

i. Laporan Akhir Latihan Industri (Appendix 4),

ii. Pembentangan Latihan Industri (Appendix 5).


M/S 6/8

3 KUPLI/PPLI/PLIJ Memproses keseluruhan markah penilaian latihan industri.

Membentangkan markah penilaian latihan industri pelajar di dalam

Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan di Jabatan Akademik.

4 KUPLI/PPLI Membuat laporan penilaian latihan industri.

Membuat jadual analisis pencapaian objektif latihan industri.

Membentangkan analisis pencapaian objektif dan markah penilaian

latihan industri pelajar di dalam Mesyuarat Jawatankuasa

Peperiksaan Politeknik Sultan Azlan Shah untuk pengesahan

keputusan penilaian.

Membentangkan analisis pencapaian objektif dan markah penilaian

latihan industri pelajar di dalam Mesyuarat Pengurusan Akademik

Politeknik Sultan Azlan Shah.

Menghantar laporan analisis ke Bahagian Pembangunan

Akademik, Jabatan Pendidikan Politeknik. (CORR/PLORR)

Memaklumkan hasil dapatan CORR/PLORR kepada jabatan

akademik yang berkaitan.

Menyediakan laporan untuk Kajian Semula Pengurusan dengan

menggunakan jadual analisis pencapaian objektif LI.

4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan8.1 (PLAN)

● Output perancangan ● Kertas kerja

● Takwim LI

● Senarai Semak

● Kelulusan perancangan ● Pengarah, Ketua Unit Perhubungan dan

Latihan Industri

Perlaksanaan & Kawalan8.5 (DO, CHECK & CONTROL)

● Kaedah kawalan ● Rujuk dan akur kepada proses kerja

● Penggunaan borang-borang seperti di

lampiran

● Pemantauan ketua

● Kawalan Proses yang di sumber luar ● Juruaudit luar (2nd Party)

● Identifikasi dan kemudahkesanan ● Kod Kursus

● No Pendaftaran Pelajar

● Harta hak milik pelanggan ● Data Pelajar

● Markah Pelajar

● Pemeliharaan ● Peralatan dan Bahan di Unit

● Data dan Markah Pelajar

● Khidmat selepas perkhidmatan ● Taklimat Latihan Tambahan (jika perlu)

● Kawalan Perubahan ● Jadual Waktu

● Kod Kursus/Kurikulum

Tindakan10 (ACTION)

● Penilaian keberkesanan ● Penilaian pencapaian objektif kualiti

● Tindakan pembetulan ● Rujuk Tindakan Pembetulan (CQI)

● Penambahbaikan ● Semakan takwim LI


M/S 7/8

5. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

BIL REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN

1. Takwim Aktiviti LI 4 Tahun Pejabat UPLI

2. Surat Jawapan Dari Organisasi

Latihan

4 Tahun Pejabat UPLI

3. Akaun Lepas Tanggung Pelajar LI 4 Tahun Pejabat UPLI

4. Kad Pengesahan Lapor Diri /

Maklumat Pelajar Semasa Latihan


5. Practical Task Form (Markah Penilaian

LI)


6. Reflective Journal Form (Markah

Penilaian LI)


7. Observation Form (Markah Penilaian

LI)


8. Industrial Training Report Form

(Markah Penilaian LI)


9. Presentation Form (Markah Penilaian

LI)


10. Surat Pengesahan Tamat LI 4 Tahun Pejabat UPLI

11. Borang Pendaftaran Pengesahan

Tamat LI


12. Lembaran Markah Penilaian LI Selama-selamanya Pejabat UPLI

13. Laporan Untuk Kajian Semula

Pengurusan


14. Jadual Analisis Pencapaian Objektif

Latihan Industri


15. Borang Kes 4 Tahun Pejabat UPLI

16. Laporan Permasalahan Pelajar

Politeknik Semasa Menjalani Kursus LI

(diisi oleh Pensyarah Pemantau)

4 Tahun

Pejabat UPLI

17. Borang Pengesahan Pelajar Politeknik

Bermasalah Kursus LI (diisi oleh

Penyelia Organisasi Latihan)

4 Tahun

Pejabat UPLI

Nota : Semua rekod disimpan (sampel) sebanyak 3 pelajar (Tinggi, Sederhana, Rendah) mengikut

program.


M/S 8/8

6. RUJUKAN

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 a. Kalendar Akademik Politeknik Malaysia

b. Perancangan/Takwim Aktiviti Jabatan dan Unit

c. Garis Panduan Pengurusan dan Kaedah Penilaian

Latihan Industri Politeknik

d. Arahan-Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian

e. Prosedur Kualiti UPLI

f. Kurikulum LI

7. SENARAI LAMPIRAN 8.5

BIL. RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1 PPP-02(AK-06)/FOR/1 Jadual Analisis Pencapaian Objektif Latihan Industri

2 PPP-02(AK-06)/FOR/2 Borang Kes

3 PPP-02(AK-06)/FOR/3 Borang Pengesahan Pelajar Politeknik Bermasalah Kursus

LI (diisi oleh Penyelia Organisasi Latihan)

4 PPP-02(AK-06)/FOR/4 Laporan Permasalahan Pelajar Politeknik Semasa

Menjalani Kursus LI (diisi oleh Pensyarah Pemantau)

5 Practical Task Form (Markah Penilaian LI)

6 Reflective Journal Form (Markah Penilaian LI)

7 Observation Form (Markah Penilaian LI)

8 Industrial Training Report Form (Markah Penilaian LI)

9 Presentation Form (Markah Penilaian LI)

10 Garis Panduan Pengurusan dan Kaedah Penilaian Latihan

Industri Politeknik

11 Arahan-Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian

12 Garis Panduan Latihan Industri (Pelajar)

PPP-02(AK-06)/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0

politeknik sultan azlan shah prosedur kualiti ppp 02 …

Documents