politeknik sultan azlan shah prosedur kualiti ps 02

PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0

i

POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH

PROSEDUR KUALITI

PS – 02

PENGURUSAN PEROLEHAN

BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

PEMILIK PROSES: PEGAWAI EKSEKUTIF TERTINGGI


i

REKOD KUALITI

Nama Prosedur Pengurusan Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan

No.Prosedur PSAS-PK-PS-02

Keluaran 05 Pindaan 0

Pemegang Proses Pegawai Eksekutif Tertinggi

Tarikh Kuatkuasa : 03.08.2020

REKOD KELULUSAN

Jawatan

Disediakan oleh: Pegawai Eksekutif Tertinggi

Disemak oleh: Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

Diluluskan oleh: Pengarah PSAS

REKOD KAWALAN PINDAAN

No.Pindaan No.Muka Surat Perubahan Pindaan Tarikh Kuatkuasa

Pindaan

Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’.

i. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua

organisasi

ii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa

iii. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula

pindaan, kajian semula dan edaran

iv. Semua maklumat diedar melalui CD,MS.Teams,Laman Web PSAS & Storage Server PSAS

v. Sekiranya maklumat dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vi. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

vii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %


ii

KANDUNGAN HALAMAN

1. Kriteria Kecemerlangan Proses

1.1. Maklumat Umum Proses

1.2. Maklumat Yang Dikomunikasi

1.3. Definisi

1.4. Singkatan

1

1

2

3

2. SIPOC Diagram 4.4.1

2.1. Perancangan Perolehan

2.2. Perancangan Perbelanjaan Perolehan

2.3. Penerimaan dan pembayaran

2.4. Menilai Keberkesanan Proses

4

4

5

5

3. Proses Kerja 4.4.1

3.1. Perancangan Perolehan

3.2. Perancangan Perbelanjaan Perolehan

3.3. Pembelian Terus

3.4. Sebutharga / Tender

3.5. Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan

3.6. Pembayaran Kepada Pembekal

3.7. Menilai Keberkesanan Proses

6

6

7

8

10

10

11

4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) 12

5. Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod) 7.5 13

6. Rujukan 7.5 14

7. Senarai Lampiran 8.5 14


M/S 1/14

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

i. Objektif

Prosedur ini sebagai panduan dalam proses

pengurusan perolehan bekalan, perkhidmatan dan

kerja mengikut peraturan perolehan, kriteria dan

masa yang ditetapkan bagi memastikan keperluan

proses pengajaran dan pembelajaran dijalankan

dengan sempurna

ii. Skop Menyelaras Kontrak Pusat

Menyelaras Pembelian Terus

Menyelaras Sebutharga

Menyelaras Tender Terbuka

iii. Pelanggan proses 5.2 Pengarah

Ketua Jabatan/Ketua Unit

Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

Pegawai Penerima

Unit Kewangan

Jawatankuasa Sebutharga

iv. Pihak berkepentingan 4.2 Kementerian Pendidikan Tinggi

Jabatan Pendidikan Politeknik

Kementerian Kewangan

Jabatan Akauntan Negara

1.2 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4+

MAKLUMAT TANGGUNGJAWAB MASA KAEDAH PENERIMA

Sebutharga

/Tender

Pegawai

Perolehan

Jabatan/Unit

Bergantung

kepada keperluan

permohonan

e-Perolehan Urusetia

Sebutharga,Per

olehan dan

Tender

Nota Minta Pegawai

Perolehan

Jabatan/Unit

Bergantung

kepada keperluan

permohonan

e-Perolehan PT(KEW)

Peg.Perolehan

Jabatan/Unit

Pesanan

Tempatan

PT(KEW) 14 hari dari tarikh

nota minta

diluluskan

e-Perolehan Pegawai

Perolehan

Jabatan/Unit

Borang

Prestasi

Pembekal

Pegawai

Perolehan

Jabatan/Unit

Selepas

menerima

bekalan

Serahan

Tangan

Unit Kewangan


M/S 2/14

1.3 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Bekalan Merangkumi bahan luak, alat tulis,perkakasan komputer,

perkakasan elektronik dan bekalan-bekalan lain

Perkhidmatan Meliputi perkhidmatan kawalan keselamatan, perkhidmatan

kebersihan, perkhidmatan percetakan, perkhidmatan perundingan

dan perkhidmatan-perkhidmatan lain.

Kerja Meliputi pembaikan dan penyelenggaraan

Pembelian Terus Merupakan kaedah bagi melaksanakan sesuatu perolehan yang

melibatkan jumlah RM20,000.00 dan tertakluk kepada peraturan

perolehan semasa yang berkuatkuasa.

Sebutharga Merupakan kaedah untuk melaksanakan sesuatu perolehan yang

melibatkan jumlah had nilai melebihi RM20,000.00 hingga

RM500,000.00 setahun di kalangan pembekal yang berdaftar dalam

kod bidang berkaitan

Tender Merupakan kaedah untuk melaksanakan sesuatu perolehan yang

melibatkan jumlah had nilai melebihi RM500,000.00 setahun di

kalangan pembekal yang berdaftar dalam kod bidang berkaitan.

Jawatankuasa Pembuka

Sebutharga/Tender

Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang pegawai. Salah

seorang daripadanya adalah Kumpulan Pengurusan dan

Profesional. Jawatankuasa ini adalah dilantik Pengarah pada setiap

awal tahun

Jawatankuasa Sebutharga Terdiri daripada 3 orang pegawai yang dilantik secara bertulis oleh

Pengarah PSAS dan dipengerusikan oleh Pengarah

Rekod Pembekal Maklumat prestasi pembekal yang dilaporkan oleh Jabatan/Unit

yang menerima bekalan

Nota Minta Borang Pesanan Bekalan/Perkhidmatan

Nota Kredit Denda dan pemotongan pembayaran

Pesanan Pembelian Dokumen awal yang diperlukan sebelum sesuatu perolehan

dilaksanakan

Anggaran Belanjawan Mengurus Keperluan peruntukan yang diperlukan bagi tempoh setahun bagi

tahun berikutnya.

Jabatan Akauntan Negara Jabatan yang mengurus bayaran bagi perolehan

Pegawai Stor Pegawai yang menguruskan stor

Pegawai Perolehan Jabatan/Unit Pegawai yang dilantik oleh Pengarah/Ketua Jabatan untuk

menguruskan perolehan di Jabatan/Unit

Penyelaras Aset Jabatan/Unit Pegawai yang dilantik oleh Pengarah/Ketua Jabatan untuk

melaksanakan proses pengurusan aset di Jabatan/Unit

Dokumen Maklumat yang diwujudkan sama ada dalam bentuk kertas, atau

imej yang diimbas atau secara elektronik, yang masih boleh dipinda

atau diubah


M/S 3/14

1.4 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

TP Timbalan Pengarah

ABM Anggaran Belanja Mengurus

PBM Pihak Berkuasa Melulus

PPABM Pegawai Penyelaras ABM

PET Pegawai Eksekutif Tertinggi

PA Penolong Akauntan

PEM.AK Pembantu Akauntan

PT(KEW) Pembantu Tadbir Kewangan

KPT Ketua Pembantu Tadbir

KJ Ketua Jabatan

KU Ketua Unit

PP J/U Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

UKew Unit Kewangan

PO Pembantu Operasi

SPS Sistem Pengurusan Stor

SPA Sistem Pengurusan Aset

SST Surat Setuju Terima

eP e-Perolehan


M/S 4/14

2. SIPOC Diagram 4.4.1

2.1 Perancangan Perolehan

SOURCES OF

INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS

RECEIVER OF

OUTPUTS

Pengarah Surat arahan

menyediakan

unjuran

keperluan

perolehan

Jabatan/Unit

menyediakan

perancangan

perolehan dan

spesifikasi

bekalan/

perkhidmatan

Surat arahan /

Minit Mesyuarat

KJ/KU

PP J/U Menyenaraikan

spesifikasi

bekalan/

perkhidmatan

Sedia Senarai

dan Spesifikasi

Dokumen

spesifikasi dan

anggaran

keperluan

Ukew (Pegawai

Perolehan)

Ukew (Pegawai

Perolehan)

Senarai ABM

dari

Jabatan/Unit

Kumpul dan

Hantar ABM

ABM BKP, JPP

2.2 Perancangan Perbelanjaan Perolehan

SOURCE OF


RECEIVER OF

OUTPUTS

Pengarah Waran

Peruntukan

Agih

Peruntukan

Merancang

perbelanjaan

KJ/KU

Urusetia

Sebutharga

Sebutharga

lebih dari

RM20,000.00

sehingga

RM500,000.0

0

Laksana

Penilaian

Surat Setuju

Terima (SST)

Ukew

(Pegawai

Perolehan)

PP J/U Senarai

Permohonan

Jabatan/Unit

Sedia Nota

Minta

Nota Minta

Sebutharga

Pengarah

UKew Dokumen

Nota Minta

Sedia

Pesanan

Tempatan

Pesanan

Tempatan

PP J/U


M/S 5/14

2.3 Penerimaan dan Pembayaran

SOURCE OF


RECEIVER

OF

OUTPUTS

PP J/U /

Pegawai Stor

Bekalan yang

dipesan

Terima dan

Semak

Bekalan

Bekalan disemak PP J/U /

Pegawai

Stor

PP J/U Pesanan

Pembelian, Invois,

Nota Penerimaan

Bekalan/Perkhidm

atan (DO) dan

Prestasi Pembekal

Sedia

Dokumen

Pesanan

Pembelian, Invois,

Nota Penerimaan

Bekalan/Perkhidm

atan (DO) dan

Prestasi Pembekal

yang telah lengkap

SST

UKew

Ukew Pesanan

Pembelian, Invois,

Nota Penerimaan

Bekalan/Perkhidm

atan (DO) dan

Prestasi Pembekal

SST

Salinan Perjanjian

Kontrak

Laksana

Bayaran

Baucar Bayaran Jabatan

Akaunta

n

Negara

Pegawai Stor /

Penolong

Pegawai Aset

Jabatan / Unit

Sistem SPS

Sistem SPA

Daftar

Bekalan

Stok yang

didaftarkan

Aset yang

didaftarkan

Staf

2.4 Menilai Keberkesanan Proses

SOURCE OF


RECEIVER OF

OUTPUTS

PP J/U Borang soal selidik Penilaian Perkhidmata

n yang

memenuhi

kehendak

Jabatan dan

Unit

Ukew Borang soal selidik Menganalisa Laporan

Analisa

Prestasi

Pembekal

Institusi

Pegawai

Perolehan

Laporan Analisa

Prestasi Pembekal

Memaklumkan

kepada

Kementerian

Kewangan

pembekal yang

Surat

kepada

Kementerian

Kewangan

Kementerian

Kewangan


M/S 6/14

disenaraihitam

kan.

3. PROSES KERJA 4.4.1

3.1 Perancangan Perolehan

BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

1 Pegawai Perancangan Mengisi /mengemaskini maklumat perolehan tahunan seperti

berikut:

- Tajuk perancangan

- Tajuk perolehan

- Perihal perolehan

- Kategori perolehan

- Kaedah perolehan

- Tarikh jemputan

Amaun anggaran

2 Pegawai Pengesah

Perancangan

Menyemak/mengemaskini/mengesahkan maklumat perancangan

perolehan

3 Pegawai Pelulus

Perancangan

Menyemak/Mengemaskini/ Melulus maklumat Perancangan

Perolehan

3.2 Perancangan Perbelanjaan Perolehan


1 Pegawai Perancangan Mengisi /mengemaskini maklumat perbelanjaan tahunan yang akan

digunapakai seperti berikut :

- Tajuk perancangan

- Kod Akaun

- Jenis perbelanjaan

- Jumlah bajet yang diluluskan

- Bajet untuk kegunaan eP

- Peruntukan diluar eP

Justifikasi tidak menggunakan eP

2 Pegawai Pelulus

Perancangan

Menyemak/Mengemaskini/ Melulus maklumat Perancangan

Perbelanjaan


M/S 7/14

3.3 Pembelian Terus


1 Peminta (Pegawai

Perolehan

Jabatan/Unit)

Carian item dan membuat perbandingan harga melalui hasil carian

katalog

Hasil carian sekurang-kuranganya 3 pembekal teruskan pilih

pembekal dari katalog

Jika hasil carian melalui katalog kurang dari 3 atau terdapat

keperluan khusus/tambahan kepada spesifikasi item atau

melibatkan perolehan bermasa, kaedah pelawaan tawaran harga

(Simple Quote) hendaklah digunapakai

2 Peminta (Pegawai

Perolehan

Jabatan/Unit)

Hasil carian (Sekiranya Ada Katalog)

- Perbandingan hendaklah dibuat dengan sekurang- kurangnya

3 pembekal dari segi spesifikasi item dan harga yang

ditawarkan (kecuali bagi perolehan segera dan G2G)

- Agensi boleh membuat pertanyaan kepada pembekal

berkenaan item yang ditawarkan (sekiranya perlu)

Menyediakan nota minta dengan mengesyorkan item dan

pembekal berkaitan

3 Pelulus (Ketua

Jabatan/Unit)

Meluluskan/meminda dan melulus/mengembalikan kepada

peminta bagi tujuan kaji semula/menolak nota minta

4 Peminta (Unit

Kewangan)

Mengeluarkan Pesanan Kerajaan bagi pemenuhan bekalan/

perkhidmatan kepada pembekal.

5 Peminta (Pegawai

Perolehan

Jabatan/Unit)

Hasil carian (Sekiranya Tiada katalog)

- Menetapkan kaedah pelawaan tawaran harga Penyediaan

spesifikasi item

- Menetapkan kriteria kelayakan pembekal berdasarkan lokaliti

dan jenis perniagaan

Pelawaan tawaran harga kepada sekurang-kurangnya 3 pembekal

berdasrkan kriteria yang ditetapkan

6 Pembekal

Pembekal membuat menawaran harga berdasarkan kaedah

pelawaan tawaran harga yang ditetapkan

- Tunggal – penawaran harga hanya boleh dihantar sekali

sahaja dalam tempoh yang ditetapkan

- Berulang – penawaran harga boleh dihantar dan dikemaskini

lebih daripada sekali dalam tempoh yang ditetapkan.

Sistem akan memaparkan kedudukan pembekal berdasarkan

tawaran harga semasa dalam tempoh yang ditetapkan.

7 Peminta (Pegawai

Perolehan

Jabatan/Unit)

Tawaran tunggal/berulang

- Membandingkan tawaran harga yang ditawarkan

- Menyediakan nota minta dengan mengesyorkan pembekal

dan item berkaitan

8 Pelulus Nota Minta

(Ketua Jabatan/Unit)

Memperakui/meminda/menolak nota minta

9 Peminta (Unit

Kewangan)

Perolehan Tidak Bermasa


M/S 8/14

- Mengeluarkan pesanan kerajaan bagi pemenuhan bekalan/

perkhidmatan kepada pembekal.

10 Peminta (Pegawai

Perolehan

Jabatan/Unit)

Perolehan Bermasa

Pengeluaran Surat Setuju Terima oleh Agensi kepada pembekal

yang berjaya bagi perolehan bekalan / perkhidmatan bermasa

11 Pembekal

Pembekal mengesahkan SST

Sekiranya pembekal menolak SST, peminta boleh mencipta

semula Nota Minta atau pelawan harga

12 Pentadbir Kontrak

Penyediaan Kontrak bagi perolehan bekalan/perkhidmatan

bermasa

13 Peminta (Unit

Kewangan)

Mengeluarkan pesanan kerajaan bagi pemenuhan

bekalan/perkhidmatan kepada pembekal.

3.4 Sebutharga/ tender


1 Pencadang Spesifikasi Menyediakan spesifikasi untuk item yang diperlukan.

2 Urusetia Perolehan

Memulakan aktiviti perolehan;

Menyediakan perincian sebutharga / tender;

Menentukan penilaian, 1 peringkat (1 tier) atau 2 peringkat (2

tiers);

Pembentukan Jawatankuasa Spesifikasi.

3 Pelulus Jawatankuasa

/ Pengarah

Membuat semakan, mengemaskini Jawatankuasa Spesifikasi dan

meluluskan Sebutharga / Tender.

4 Pelulus

Jawatankuasa/

Pengarah

Menyerahkan semula Sebutharga / Tender kepada Urusetia

Perolehan

5 Jawatankuasa

Spesifikasi

Menyediakan Spesifikasi dan menetapkan syarat/dokumen wajib

pematuhan;

Menyediakan kriteria penilaian;

Menyediakan skema skor;

Menetapkan markah lulus untuk penilaian teknikal dan kewangan

6 Urusetia Perolehan Membentuk Jawatankuasa Pembuka, Penilaian, Penilaian

Teknikal, Penilaian Kewangan (yang berkaitan) untuk penilaian;

Menetapkan tarikh notis iklan dan tarikh-tarikh lain yang berkaitan;

Menyediakan dokumen tawaran.

7 Pelulus Iklan /

Pengarah Semua kelulusan berkaitan mesti diperolehi sebelum iklan.

Pengesahan dan meluluskan SebutHargar/Tender untuk

diiklankan.

Menyerahkan semula SebutHarga/Tender kepada Urusetia

Perolehan untuk dikaji semula (jika perlu).

8 Sistem

Notis dipaparkan dalam papan kenyataan

Jika ada taklimat / lawatan tapak, jemputan taklimat / lawatan

tapak akan dihantar kepada pembekal yang layak;

Pembekal yang berminat boleh membuat pendaftaran kehadiran;


M/S 9/14

Jika tiada taklimat/lawatan tapak, dokumen tawaran akan dihantar

kepada pembekal yang layak.

9 Urusetia Perolehan /

Pembantu Urusetia

Agensi hendaklah membuat pendaftaran kehadiran pada tarikh

taklimat/lawatan tapak;

Pendaftaran kehadiran taklimat hanya dibenarkan kepada wakil

pembekal yang didaftarkan dalam modul Pengurusan Pembekal;

Dokumen tawaran akan diserahkan kepada pembekal

berdasarkan pendaftaran kehadiran dan kriteria kelayakan

pembekal.

10 Pembekal

Menyediakan cadangan teknikal dan kewangan;

Menghantar tawaran sebelum tarikh tutup;

Menyerahkan sampel sekiranya perlu.

11 Sistem Paparan jadual harga di papan kenyataan portal.

12 (Peringkat 1)

Jawatankuasa

Penilaian

Semakan kelayakan

Penyerahan dokumen

Dokumen lengkap dan betul

Penyerahan sampel (jika ada)

13 (Peringkat 2)

a. Jawatankuasa

Pembuka

b. Jawatankuasa

Penilaian Teknikal

Jawatankuasa

Penilaian Kewangan

Penyisihan pembekal yang tidak menepati kriteria pematuhan.

Dokumen tawaran yang melepasi kelayakan untuk dinilai akan

dibawa ke proses seterusnya.

Menjana laporan penilaian.

14 Jawatankuasa

Penilaian Teknikal

Menilai tawaran teknikal;

Hanya pembekal yang melepasi penilaian teknikal layak dibawa

untuk penilaian kewangan;


15 Jawatankuasa

Penilaian Kewangan

Menilai tawaran kewangan;


16 Urusetia

Membuat pengesyoran kepada PBM berdasarkan laporan-laporan

Jawatankuasa;

Melengkapkan kertas taklimat

17 Jawatankuasa

Sebuthara / Lembaga

Perolehan

Memuktamadkan pembekal berdasarkan laporan dan

Jawatankuasa Penilaian

18 Urusetia Carta Alir Pemilihan Terus.

Menyediakan dan menyerahkan Surat Niat (jika perlu) kepada

pembekal bagi tujuan rundingan selain daripada harga.

Menyemak Surat Niat.

Menyetuju terima/Menolak surat Niat.

19 Pembekal Pembekal perlu mengesahkan surat niat.

20 Urusetia Menyediakan dan menyerahkan SuratSetujuTerima kepada

pembekal.

21 Pembekal Menyemak Surat Setuju Terima

Setuju terima/Tolak Surat Setuju Terima.

22 Pentadbir Kontrak Penyediaan kontrak.


M/S 10/14

23 Peminta Mengeluarkan pesanan bagi pemenuhanbekalan/perkhidmatan

kepada pembekal.

24 Urusetia

Carta Alir Pemilihan Pelbagai

Menyediakan dan menyerahkan Surat Niat kepada pembekal

yang disenarai pendek bagi tujuan rundingan harga dan lain-lain

25 Pembekal Menyemak Surat Niat.

Setuju terima/Tolak Surat Niat.

26 Urusetia Mengunci masuk hasil rundingan.

27 Jawatankuasa Sebut

Harga/Lembaga

Perolehan

Memuktamadkan pembekal.

28 Urusetia

Menyediakan dan menyerahkan Surat Setuju Terima kepada satu

pembekal atau lebih berdasarkan keputusan.

29 Pembekal Menyemak Surat Setuju Terima.

Setuju terima/Tolak Surat Setuju Terima.

30 Pentadbir Kontrak Penyediaan kontrak.

31 Peminta Mengeluarkan pesanan bagi pemenuhan bekalan /perkhidmatan

kepada pembekal.

3.5 Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan


1 Pegawai Perolehan

Jabatan/ Unit /

Pegawai Stor

Memeriksa bekalan yang dibekalkan oleh pembekal.

Bekalan yang tidak memenuhi dan menepati spesifikasi,

dikembalikan kepada pembekal.

Menerima bekalan dan perkhidmatan yang dibekalkan jika ianya

memenuhi dan menepati spesifikasi dan dokumen-dokumen

serahan yang berkaitan serta copkan tarikh terima.

Merekodkan penerimaan bekalan dalam Kew P.A-2 / Kew P.A-3 /

Kew 300-J3/ Kew 300-J4.

3.6 Pembayaran kepada Pembekal


1 PT(Kew) Menerima invois dan pesanan pembelian. Pastikan nama dan

nombor akaun bank serta pesanan pembelian telah dilengkapkan

2 PT(Kew) Menguruskan pembayaran dalam tempoh 7 hari selepas

penerimaan Invois.

3 TPSA / PET / PA Memantau Laporan Daftar Bil 2 kali sebulan untuk memastikan

pembayaran telah dilaksanakan dalam tempoh tersebut.


M/S 11/14

3.7 Menilai Keberkesanan Proses


1 Pegawai Perolehan

Jabatan/ Unit /

Pegawai Stor

Melengkapkan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal (rujuk

sama ada Lampiran)

Bagi perolehan yang dilantik secara kontrak, pegawai perlu

mengisi borang ”Laporan Kerja” bagi menilai prestasi kerja yang

dilaksanakan setiap bulan dan mengisi borang penilaian prestasi

pembekal diakhir kontrak.

Menyerahkan dokumen-dokumen serahan yang berkaitan dan

sesalinan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal kepada

Penolong Akauntan.

2 PA

Mengisikan peratusan markah yang diperolehi daripada Lampiran

1 ke dalam Borang Analisa Prestasi Pembekal (Lampiran 2).

Laporan Kerja perlu disertakan pada baucar bayaran dan tidak

perlu dinilai bersama prestasi pembekal yang lain.

Menyenaraihitamkan pembekal sekiranya markah yang diperolehi

dalam Lampiran 2 mencapai tahap SEDERHANA lebih daripada 3

kali.

Menyediakan Laporan Analisa Prestasi Pembekal dan

membentangkannya di dalam Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan.

Menyimpan dan menyelenggara Borang Soal Selidik Prestasi

Pembekal dan Borang Analisa Prestasi Pembekal dari masa ke

semasa.

3 Pegawai Perolehan Menghantar pemakluman prestasi pembekal yang

disenaraihitamkan ke Kementerian Kewangan untuk tindakan

seterusnya


M/S 12/14

4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (PLAN)

Output perancangan Pesanan Tempatan

Nota Minta

Prestasi Pembekal

Kelulusan perancangan Pengarah

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO, CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk Pekeliling Perbendaharaan (1PP)

Rujuk dan akur kepada proses kerja

Pemantauan Pengarah / Timbalan

Pengarah / Penolong Akauntan / PET

Kawalan Proses yang disumber luar 8.4 Juruaudit luar

Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 Kod Pesanan Tempatan

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Tidak Berkaitan

Pemeliharaan 8.5.4 Tidak Berkaitan

Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5 Penilaian dan Analisa Prestasi Pembekal

Kawalan Perubahan 8.5.6 Tidak Berkaitan

Tindakan 10 (ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti

Penilaian pencapaian piagam pelanggan

Penilaian audit dalaman dan luaran

Penilaian Prestasi Pembekal

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Semakan berperingkat dokumen


M/S 13/14

5. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

BIL REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN

1. Waran Peruntukan.

Mengikut Arahan

Perkhidmatan Unit Kewangan

2. Surat Lantikan Jawatankuasa

Sebutharga dan Jawatankuasa

Pembuka Sebutharga

5 tahun Bilik Fail di Pejabat

Pentadbiran & Kewangan

3. Lampiran analisa

Mengikut Arahan

Perkhidmatan

Bilik Fail di Pejabat

Pentadbiran

4. Pesanan Kerajaan

Mengikut Arahan

Perkhidmatan Unit Kewangan

5. Borang Soal Selidik Prestasi

Pembekal 5 tahun Bilik Penolong Akauntan di

Pejabat Pentadbiran

6. Borang Analisa Prestasi Pembekal

5 tahun

Bilik Penolong Akauntan di

Pejabat Pentadbiran

7. Laporan Daftar Bil 7 tahun Unit Kewangan

8. Fail Kontrak Pusat 5 tahun Bilik Pegawai Perolehan di

Pejabat pentadbiran

9. Kad-Kad dan Buku-Buku Stok (Kew

P.A-2, Kew P.A-3) Selama-lamanya Bilik Pegawai Aset

(TPSA)

10. Borang Pesanan Pembelian Mengikut Arahan

Perbendaharaan

Bilik Penolong Akauntan di

Pejabat Pentadbiran

11. Laporan Analisa Prestasi Pembekal 5 tahun Bilik Penolong Akauntan di

Pejabat Pentadbiran

12. Borang Pemesanan Pengeluaran

Barang-barang 2 tahun Bilik Pegawai Stor

13. Senarai Semak Kriteria Pemilihan

Kontraktor Untuk Perolehan Kerja

Melalui Sebutharga 1 tahun

Pejabat Pentadbiran/

jabatan/

unit

14. Senarai Projek/Kerja yang sedang

dan telah dilaksanakan untuk

tempoh 12 bulan

1 tahun Pejabat Pentadbiran


M/S 14/14

6. RUJUKAN

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 1PP (Pekeliling Perbendaharaan)

Akta Acara Kewangan 1957

Tatacara Pengurusan Stor (TPS) AM 6.1

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2012 –

Peraturan Perolehan Percetakan

Pekeliling Kewangan 2.1 Kaedah Perolehan –

Tatacara Penyediaan, Penilaian Tender dan

Penerimaan Tender/Had Nilai Perolehan Kuasa,

Tanggungjawab Perolehan dan Jawatankuasa

Sebutharga

Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 –

Perolehan Secara Elektronik

Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 1.8, Pindaan

Mengenai Kadar Bayaran dan Syarat Bayaran

Saguhati

7. SENARAI LAMPIRAN 8.5

BIL. RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1 PS-02/FOR/1 Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal

2 PS-02/FOR/2 Borang Analisa Prestasi Pembekal

3 PS-02/FOR/3 Senarai Projek / Kerja Yang Sedang Dan Telah

Dilaksanakan Untuk Tempoh 12 Bulan

PS-02/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0

Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal

No. P.O :

Tarikh P.O : Jumlah P.O. : Tarikh Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan :

Syarikat Pembekal : Alamat :

Jenis Bekalan/Perkhidmatan :

Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan.

1 2 3 4 5

SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG

BIL KRITERIA PENILAIAN SKOR

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Pembekal yang dinilai :

Keupayaan pembekal memenuhi permintaan dari segi harga berbanding pembekal lain.

Keupayaan pembekal untuk membekal barangan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan.

Keupayaan pembekal untuk membekal barangan/perkhidmatan dalam tempoh yang ditetapkan.

Keupayaan pembekal untuk memberi jaminan terhadap kualiti bekalan/perkhidmatan yang diberikan adalah terbaik.

Keupayaan pembekal untuk membuat tindakan pembetulan sekiranya bekalan/perkhidmatan yang dibekalkan tidak memenuhi spesifikasi/kuantiti yang ditetapkan.

Penilaian terhadap pembekal dari segi sikap dan kerjasama yang ditunjukkan oleh pembekal sebelum dan selepas bekalan/perkhidmatan

dijalankan.

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Purata Penilaian = Jumlah Skor

Bil Kriteria


Rumusan

Tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan bagi tahap keupayaan pembekal dalam membekalkan bekalan/perkhidmatan:

1.00 – 1.99 2.00 – 2.99 3.00 – 3.99 4.00 – 4.49 4.50 – 5.00


Catatan :

Penilaian yang dibuat adalah berdasarkan bekalan/perkhidmatan yang diterima

Perakuan:

Tandatangan Pegawai Perolehan : Nama : Jabatan/ Unit :

Tarikh :

Pengesahan Perakuan:

Tandatangan Ketua Jabatan : Nama :

Jabatan/ Unit :

Tarikh :


Skala Penilaian

1.00 – 1.99 2.00 – 2.99 3.00 – 3.99 4.00 – 4.49 4.50 – 5.00


Bil Syarikat

Pembekal

No.Pesanan

Kerajaan

Tarikh

Pesanan

Kerajaan

Jumlah

(RM)

Jenis Bekalan/

Perkhidmatan/

Kerja

Jabatan/Unit KRITERIA Jumlah Purata

Penilaian

Rumusan

1 2 3 4 5 6

JUMLAH PURATA PENILAIAN :

PURATA PENILAIAN PRESTASI : JUMLAH PURATA PENILAIAN

BILANGAN PESANAN KERAJAAN

Borang Analisa Prestasi Pembekal


Borang Analisa Prestasi Pembekal

ITEM KRITERIA

1 2 3 4 5

1 Berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)

1.1 Tarikh luput pendaftaran

1.2 Alamat berdaftar (induk atau cawangan)

1.2.1 Di dalam Daerah Batang Padang

1.2.2 Di luar Daerah Batang Padang

2 Berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)


2.2 Bidang berkaitan

2.3 Alamat berdaftar

3 Berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan

Malaysia (CIDB )


3.2 Gred, kategori dan pengkhususan

3.3 Alamat berdaftar

4 Pengalaman kerja

4.1 Pengalaman memberikan perkhidmatan di PSAS

4.2 Pengalaman kerja luar di agensi -agensi lain

Disediakan oleh :

……………………………………………

Pegawai Perolehan

NO SEBUTHARGA : _________________________________

SYARIKAT YANG DITAWARKAN SEBUTHARGA


Senarai Projek / Kerja Yang Sedang Dan Telah Dilaksanakan Untuk Tempoh 12 Bulan

Bil Nama / Jenis Kontrak Harga Kontrak Tempoh Kontrak

Catatan Mula Tamat

Peringatan

Sila sertakan satu salinan surat tawaran bagi …………………………………

setiap kontrak yang disenaraikan dan juga surat-surat (Tandatangan Kontraktor)

kepujian mengenai prestasi yang dikeluarkan oleh Nama :

pihak berkenaan jika ada Alamat & Cop Syarikat :

Borang ini perlu dilampirkan di dalam Lampiran Q.

politeknik sultan azlan shah prosedur kualiti ps 02

Documents