SUTRIO NANDA ZULKIFLI PALDANA AKBAR

Administrasi kontrak adalah suatu terminologi (istilah) yang menggambarkan penanganan komersial dari suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai diakhiri secara resmi atau putus tak direncanakan (karena kesalahan kontrak) atau pengakhiran kontrak dini (Gilbreath, 1992).

Administrasi kontrak mengawasi penanganan komersial berdasarkan ketentuan dari setiap kontrak. Pengguna jasa harus memantau bukan saja pemenuhan tugas oleh penyedia jasa tapi juga pemenuhan tugas pengguna jasa sendiri. Tugas-tugas rutin termasuk penerimaan dan pengawasan dari pengajuan penyedia jasa, memelihara catatan kontrak dan pembayaran termyn bulanan kadang-kadang mengaburkan resiko-resiko kritis yang ditemukan selama masa pelaksanaan (Gilbreath, 1992).

Beberapa Pengertian

BATASAN ADMINISTRASI KONTRAK

Berdasarkan beberapa pengertian yang diuraikan sebelumnya kiranya dapatlah dirumuskan pengertian mengenai administrasi kontrak yaitu sebagai berikut.

Administrasi kontrak adalah :Suatu istilah atau terminologi yang menggambarkan penanganan secara komersial dari Kontrak (Konstruksi) sejak Kontrak tersebut mulai berlaku sampai kontrak tersebut berakhir secara resmi (pekerjaan selesai) atau putus ditengah jalan (early termination) karena kesalahan salah satu pihak atau karena keinginan pengguna jasa.

Di dalam tahap ini para pihak sedang saling menjajaki, dalam tahapan ini menjadi negosiasi antara kedua belah pihak, tawar-menawar, demand dan suply, sampai terjadinya konsensus.Negosiasi adalah proses untuk mencapai kesepakatan mengenai satu kerja sama dimana para pihak saling memberikan konsesi satu sama lain.1. Negosiasi2. Memorandum of Understending3. Studi kelayakan4. Negosiasi (lanjutan)

Tahap mulai terjadinya perjanjian sampai pelaksanaan perjanjian selesai. Dalam tahap ini dilaksanakan pemenuhan syarat sahnya kontrak, pelaksanaan prestasi sampai berakhirnya kontrak.

1. Penulisan Naskah Awal2. Perbaikan Naskah3. Penulisan Naskah Akhir4. Penandatanganan

Tahap setelah perjanjian selesai, yaitu masa pemeliharaan, jaminan cacat tersembunyi, atau fase garansi.

Exemple ; dalam perjanjian borongan, pihak pemborong tidak akan berhenti kewajibannya setelah pembangunan selesai. Pembangunan gedung bertanggung jawab 5 tahun sejak penyerahanPelaksanaanPenafsiranPenyelesaiaan Sengketa

Harus menyelenggarakan komunikasi / mendiskusikan suatu hal untuk mencapai konsensus (kesepakatan) pokok-pokok perjanjian.

Para pihak harus memberikan konsesi-konsesiCara Penyerahan

Cara Pembayarancash atau angsuran dan / bungaJika terjadi kegagalan dalam kontrakSiapa yang menanggung resiko dan kerugian.WanprestasiOvermachtAdanya kemungkinan overmacht subjektif (kesulitan salah satu pihak memenuhi perjanjian) / Keadaan Sulit, menimbulkan hak renegosiasi terhadap kontrak yang telah ditanda tangani.

Siapa yang dapat mengadakan perjanjianSiapa yang terikat terhadap perjanjianBagaiman kekuatan mengikatnyaBagaimana merumuskan perjanjian supaya perjanjian sah dan mengikat secara hukum.Dituangkan dalam bentuk apa.Pemberian makna / istilah-istilah dalam rumusan perjanjian.

Kondisi Umum :Secara umum dapat dikatakan bahwa para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia sebagian besar belum menyadari arti pentingnya administrasi proyek konstruksi yang harus dilaksanakan dengan sistimatis, lengkap dan akurat.

Hal tersebut baru disadari apabila telah timbul masalah, sebagai contoh : pada saat mengajukan klaim pekerjaan tambah, ternyata pekerjaan tambah tersebut baru didasarkan atas perintah lisan sehingga pengajuan biaya dan waktu tidak didukung oleh dokumen yang otentik (tertulis). Contoh lain adalah perubahan gambar yang diperintahkan secara lisan oleh pengguna jasa dan tidak diikuti dengan perintah tertulis dalam bentuk perubahan gambar.

Kebiasaan yang kurang baikPada umumnya penyedia jasa memiliki kebiasaan yang kurang baik yaitu lalai mencatat perintah/instruksi dari pengguna jasa yang diberikan secara lisan. Hal ini kadang-kadang menjadi bertambah parah karena penyedia jasa tidak pernah menunjuk seseorang petugas khusus yang mencatat perintah/instruksi tadi atau jika ada petugasnya sering berganti-ganti.

Dalam banyak kegiatan, perintah lisan ini semakin hari semakin banyak dan tak pernah dicatat (lupa). Hal ini akan menimbulkan kesulitan yang tak jarang menjadi sengketa dikemudian hari karena mungkin saja pengguna jasa lupa atau pura-pura lupa pernah memberikan instruksi perubahan pekerjaan secara lisan.

Menunda MasalahApa yang diuraikan dalam butir 2.2 berarti penyedia jasa sadar atau tidak, telah menunda masalah yang nantinya akan sangat mempersulit diri sendiri.

Seharusnya penyedia jasa dari sejak awal kontrak, telah menyusun suatu organisasi administrasi proyek konstruksi yang dimasukkan sebagai bagian dari organisasi proyek. Bila organisasi administrasi proyek konstruksi dibuat dengan baik dan tepat serta didukung oleh petugas-petugas yang profesional dan berpengalaman, maka dapat diharapkan bahwa administrasi proyek konstruksi akan berjalan dengan sistimatis, lengkap dan akurat serta tidak akan menimbulkan masalah dikemudian hari.

Selain itu tunjuklah personalia yang penuh waktu (bukan paruh waktu) dan dapat berhubungan dengan petugas yang setara dari pihak pengguna jasa sehingga terjadi suatu hubungan kerja yang baik dan harmonis antara penyedia jasa dan pengguna jasa dalam hal pelaksanaan administrasi proyek konstruksi. Menunda masalah hanya akan sangat mempersulit diri sendiri dikemudian hari.

Mempersulit pelaksanaan kontrak.

Hal-hal yang akan memengaruhi pelaksanaan kontrak yang akan menyulitkan penyedia jasa dalam menuntut haknya seperti pembayaran termijn, permintaan perpanjangan waktu serta permintaan kompensasi lain.

Hal ini akan menjadi semakin sulit, apabila petugas administrasi proyek konstruksi baik dipihak penyedia jasa maupun dipihak pengguna jasa, telah berganti dengan petugas lain.

Oleh karena itu apabila tidak sangat terpaksa, petugas administrasi proyek konstruksi sebaiknya tidak diganti-ganti dari sejak awal kontrak hingga kontrak berakhir.

Mau menghemat biaya, malah bertambah rugiBerdasarkan pengalaman menunjukkan bahwa kebanyakan penyedia jasa karena mau menghemat biaya memperkerjakan tenaga untuk administrasi proyek konstruksi dengan upah/imbalan yang murah. Akibatnya mudah diduga, mutu pekerjaan yang dihasilkan dibawah standar sehingga menimbulkan kesulitan.

Dan pada akhirnya masalah administrasi proyek konstruksi ini harus diselesaikan dan mungkin sekali harus menyewa konsultan hukum dengan mengeluarkan biaya yang pasti tidak murah.Oleh karena itu sebaiknya sejak dari awal kontrak, tenaga-tenaga profesional dan berpengalaman sudah dipersiapkan. Ini jauh lebih murah dibandingkan dengan cara memperkerjakan tenaga yang murah tapi tidak profesional.

Yang dimaksudkan disini adalah masing-masing petugas administrasi proyek konstruksi baik dari pihak pengguna jasa maupun penyedia jasa seharusnya menjaga sebaik-baiknya instansi tempat dia bekerja mengenai segala hal yang perlu dirahasiakan.Tidak jarang terjadi karena sudah terlalu akrab, petugas-petugas administrasi proyek konstruksi ini tanpa disadari telah melanggar rambu-rambu yang seharusnya tidak dilanggar seperti membocorkan rencana perubahan pekerjaan, biaya anggaran dan alokasi dana. Hal-hal seperti ini, seharusnya dihindari apalagi bila uang telah mulai berperan sebagai imbalan dari informasi tadi.

Oleh karena administrasi proyek konstruksi tidak dikelola dengan baik, maka peluang klaim yang mungkin ada tidak dapat dimanfaatkan. Ini sebenarnya adalah peluang yang terabaikan. Dengan kata lain administrasi proyek konstruksi yang ditangani sambil lalu menimbulkan kerugian yang tidak kecil.

Besar kemungkinan baik pengguna jasa maupun penyedia jasa bahkan tidak pernah menyadari bahwa sesungguhnya peluang klaim ada tapi tidak dimanfaatkan.Bila administrasi proyek konstruksi kontrak dikelola dengan baik antara lain dari sejak awal mempelajari dokumen kontrak dengan teliti dan seksama mungkin masalah peluang klaim tersebut akan dapat diketahui sejak dini, sehingga persiapan pengajuan klaim dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya.

administrasi proyek konstruksi harus ditempatkan didalam proyek itu sendiri dalam arti organisasi administrasi proyek konstruksi harus merupakan bagian dari organisasi proyek.

Tentu saja organisasi administrasi proyek konstruksi ini harus ada baik dipihak pengguna jasa maupun dipihak penyedia jasa yang satu sama lain merupakan lawan pihak (counterpart) yang harus berhubungan satu sama lain secara setara dan terus menerus.

Hubungan baik (dalam arti yang positif) antara kedua administrasi proyek konstruksi tersebut merupakan kunci berhasil tidaknya penanganan administrasi proyek konstruksi.

AK adalah suatu istilah yang menggambarkan penanganan kontrak secara komersial sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai kontrak berakhir. Penanganan secara komersial :Pengguna jasa memantau pemenuhan tugas penyedia jasaPengguna jasa memantau tugasnya sendiri2.Tugas-tugas tersebut antara lain :Pengajuan/Permintaan penyedia jasa, pembayaran termyn.Perubahan pekerjaan, klaim-klaim, pembayaran dini, kelebihan membayar, unjuk kerja yang tidak memuaskan dapat dicegah dengan melaksanakan Administrasi Kontrak yang baik. (Gilbreath 1992)Administrasi Kontrak (AK) adalah suatu bagian dari Administrasi Proyek Konstruksi.