practical manuel for implemeting grants_web

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS

FINANCIAL RELATED ISSUES

Technical Assistance for Civil Society Organisations Kosovo Office

PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK

FINANSIJSKA PITANJA

MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KOMISIONIT EVROPIAN

ÇËSHTJET FINANCIARE

This project is fundedby the European Union

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS

FINANCIAL RELATED ISSUES

Technical Assistance for Civil Society Organisations (TACSO) is a regional European Union funded project implemented in IPA countries (Western Balkans and Turkey). The general objective of the TACSO project is to strengthen the civil society within a participative democracy, to stimulate a civil society-friendly environment and culture, as well as to strengthen the overall capacities and accountability of Civil Society Organisations within IPA bene�ciaries, to guarantee the quality of service of CSOs and a sustainable role of the CSOs in the democratic process.

Asistencë Teknike për Organizata e Shoqërisë Civile (TACSO) është një projekt rajonal i �nancuar nga Bashkimi Evropian i zbatuar në vendet e IPA-së (Ballkani Perëndimor dhe Turqi). Qëllimi i përgjithshëm i projektit është fuqizimi i shoqërisë civile brenda një demokracije pjesëmarrëse, të nxisë një ambient dhe kulturë miqësore për shoqërin civile, fuqizimi i kapaciteteve dhe përgjegjësisë së organizat-ave të shoqërisë civile brenda për�tuesve të IPA-së, dhe të sigurohet kualiteti i shërbimeve të organizatave të shoqërisë civile dhe një rol të qëndrueshëm të OSHC-ve në procin demokratik.

Tehnička podrška organizacijama civilnog društva (TACSO) je regionalni projekat, �nanciran od Evropske Unije, implementiran u IPA zemalja (Zapadni Balkan i Turska). Cilj TACSO projekta je jačanje civilnog društva u okviru participativne demokratije, kao i stvaranje podsticajnog okruženja i kulture za civilna društva, jačanje kapaciteta i odgovornosti organizacija civilnog društva, unutar korisnicima IPA, kao i obezbeđivanje kvaliteta usluga organizacija civilnog društva i njihove održive uloge u demokratskim procesima.

PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK

FINANSIJSKA PITANJA

MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KOMISIONIT EVROPIAN

ÇËSHTJET FINANCIARE

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS FINANCIAL RELATED ISSUES

PrishtinaFebruary 2011

MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KEÇËSHTJET FINANCIARE

Prishtinë Shkurt, 2011

PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK FINANSIJSKA PITANJA

Priština

Februar 2011

This project is fundedby the European Union

Technical Assistance for

Production: Rrota, www.rrota.com Template Design and Layout: Ardian Veliu Cover Design: Kushtrim Balaj

ContentsFOREWORD ....................................................................................................................... 91. INTRODUCTION ...................................................................................................... 11

1.1. PROJECT IMPLEMENTATION .................................................................... 111.2. DOCUMENTS REGULATING PROJECT IMPLEMENTATION .............. 11

2. FINANCIAL PROVISIONS .................................................................................... 122.1. Eligibility of costs ............................................................................................ 122.2. Grant Payments ................................................................................................ 182.3. Accounting principles and Supporting documents ................................... 21

2.3.1. Exchange rates (EU and local) ............................................................... 232.3.2. Value Added Tax (VAT) .......................................................................... 242.3.3 Procurement ............................................................................................ 252.3.4 Procurement procedures ......................................................................... 272.3.5. Rule of origin ........................................................................................... 302.3.6. Eligibility rule ........................................................................................... 30

2.4. Amendments to the contract .......................................................................... 312.4.1. Amendments through an addendum ................................................... 312.4.2. Modification without contract addendum ........................................... 32

ANNEXE 1. PRACTICAL GUIDE ON TAXES IN KOSOVO .................................... 36INTRODUCTION ............................................................................................................ 36GENERAL INFORMATION ON TAXES IN KOSOVO .............................................. 36

What are the types of business entities that can be established in Kosovo? .37What are the taxes on business entities and other organizations? ................. 37Who is obligatory to Corporate Income Tax? .................................................... 38Corporate Income exempted from tax ................................................................ 38Are the incomes of an NGO taxable? .................................................................. 39What are the consequences if it’s ascertained that the income of an NGO is not used for public benefit purposes? .................... 39Withholding taxes on source for non-resident persons providing services in Kosovo ................................................................ 40Reporting transactions over 500.00 euros. ......................................................... 40Should NGOs declare their income? ................................................................... 40What is the deadline to submit the annual income tax statement? ................ 41

ANNEXE 2. PERSONAL INCOME TAX ...................................................................... 41What is the personal income tax and what kind of income sources are included? ................................................................ 41Who is the taxpayer on personal income tax and what is the object of taxation? ................................................................ 41

ANNEXE 2a. QUESTIONS-ANSWERS AND EXAMPLES ON PERSONAL INCOME TAX FROM WAGES .................................. 42

What is the gross income from wages? .............................................................. 42Who is required to pay the Personal Income Tax from wages? ...................... 42Who is bound to contribute in Pension Saving Program? ............................... 43How much is the responsibility for contribution payment on pension saving program? ............................................................... 43When is the deadline to remit pension contributions into the account of Pension Saving Trust .......................................................... 44How to calculate pension contributions and Personal Income Tax from wages? ............................................................... 44What are the obligations of NGOs to withhold tax at source for rent payments? ........................................................ 47What are the obligations of NGOs, in case of rent payments for buildings that they use? ................................................... 47What other procedures an NGO should follow for withhold tax in source for rent payments? ...................................... 48

ANNEXE 2.b. WHAT IS VALUE ADDED TAX? ......................................................... 48When is the taxable period for Value Added Tax? ............................................ 49When is the deadline to declare VAT? ................................................................ 49What is a Tax Declaration? ................................................................................... 49Which are the tax declarations? ........................................................................... 49Request for VAT reimbursement ........................................................................ 49What are the penalties and fines if a person fails to follow these tax regulations..................................................................... 50Ascertaining non-withholding and tax declaration in source in amount of 100.00 .......................................................... 51Do I have the right to appeal if I think there has been an unfair assessment by KTA? ............................................................ 51What if Appeals Division comes with a decision that you disagree with? ... 51



Disclaimer: The content of this manual is responsibility of the Technical Assistance for Civil Society Organisations project and do not necessarily reflect the views of the European Union or the Kosovo Tax Authority. The present Manual does not have any legal value and should only be used for reference. In case of doubt the official documents provided by the EC and KTA prevail.

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES 9

FOREWORDThe general objective of the project Technical Assistance for Civil Society Or-ganizations (TACSO) is to strengthen the civil society within a participative de-mocracy, to stimulate a civil society-friendly environment and culture, as well as to strengthen the overall capacities and accountability of Civil Society Organisa-tions (CSO) within IPA beneficiaries (Western Balkans and Turkey), to guarantee the quality of service of CSOs and a sustainable role of the CSOs in the demo-cratic process. The main objectives of the project are: to increase and strengthen the capacity and actions of CSOs and to improve the democratic role of CSOs.

Important activities under this heading present national trainings focused on increasing capacities of the CSOs and support their active participation in demo-cratic processes. The main purpose of this manual is to provide advises and tips about general management of the EU funded Projects; financial management of the EU funded projects (General conditions of the grant contact) and compliance with in country legislation – (Kosovo).

This Practical Manual is intended to assist grant beneficiaries in the implemen-tation of their grant projects in financed from EC. This Manual tries to provide practical information on the implementation and procedures related to financial management, reporting and accounting in line with EU financial regulation and Kosovo relevant applicable legislation.

The day-to-day management of your grant project is a challenging and time-consuming task. In addition to conducting planned project activities, benefici-aries are also responsible for the obligations that are set out in the Special and General Conditions of the grant contract. This Manual does not in any way re-place these obligations, but provides a practical hands-on tool to make your daily work easier and more efficient: it provides guidelines and advises on ques-tions of general importance to all grant projects co-financed from EC. In case of discrepancy between this Manual and the Special and General Conditions of the grant contract, the latter prevail. Further, this manual has taken into considera-tion the existing guides such as the Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions (PRAG)1 and EUDAD Implementation guide for Lead Ap-plicants and Partners2.

We do hope that this Manual will be useful to both those who are managing an EU-co-funded project for the first time as well as those more experienced in this field.

1 http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm 2 www.enpi-info.eu/eastportal/publications/441/Implementation-Guide-for-CIUDAD-Lead-Applicants-and-Partners

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES10

TACSO Kosovo sincerely thanks Fatmir Bytyqi and Naser Prapashtica for their work in drafting this manual and Nermine Nushi Mahmuti for her contribution in preparing this document.

TACSO -Kosovo Office February 2010


1. INTRODUCTION

1.1. PROJECT IMPLEMENTATION

In order to run a project efficiently and to successfully achieve the objectives, YOUR project has to be managed and administered in an accurate and account-able way. The grant beneficiary has to secure efficient and operational manage-ment of the grant project. In addition to this, an accurate handling of the project accounts is crucial to the project’s success.

After signing the contract with the Contracting Authority, the Applicant, be-comes Grant Beneficiary and takes the responsibility for the entire project including activities carried out by all other partners (if applicable). The Grant beneficiary is responsible for timely and correct reporting to the Contracting Authority. Therefore the grant beneficiary should ensure that efficient adminis-trative management and control systems are established within the operation. The Grant Beneficiary is also responsible for ensuring proper communication with the partners, ensuring that proper financial management and control pro-cedures are applied and that the EC contractual procedures concerning financial management and control (audit) as well as procurement, information, commu-nication and visibility activities and rules are respected and observed, also by the partners.

1.2. DOCUMENTS REGULATING PROJECT IMPLEMENTATION

The overall project implementation is governed by several key documents:

Contract (General and Special Conditions) and its annexes – this is the actual grant agreement between the EUD/EC and the beneficiary, and lays down the terms and conditions for the implementation of the action, terms of funding, and the requirements for narrative and financial reporting. The following an-nexes are attached to the grant contract:

- Annex I: Description of the Action- Annex II: General Conditions applicable to European Union - financed grant

contracts for external Actions- Annex III: Budget of the Action- Annex IV: Contract-award procedures- Annex V: Standard request for payment and financial identification form


- Annex VI: Model narrative and financial report- Annex VII: Model report of factual findings and terms of reference for an

expenditure verification of an EU financed grant contract for external actions.

The above-mentioned documents make reference to the Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions (PRAG). The PRAG explains the contracting procedures applying to all EU external aid contracts, such as issues related to EU procedures for procurement, VAT, eligible costs, etc. It is extremely important that the Grant Beneficiary reads these carefully be-fore starting implementation and adheres to the procedures described in it during implementation. The PRAG is available at the following website: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

2. FINANCIAL PROVISIONS

2.1. ELIGIBILITy OF COSTS

Eligible costs are expenditures that are allowed as project costs. A critical con-cept for all project managers is to be aware that all expenditures must be consid-ered ‘eligible’. Only ‘eligible costs’ can be financed from the grant.

Project costs that you can consider to be eligible have to be:

To be considered eligible, expenditures must:

Have actually been made by the beneficiary (applicant and/or partners) during the implementing period;

Considered necessary for carrying out the project, i.e. approved and presented in Annex III - Budget of the action of the Grant Contract or reallocations agreed via a contract addendum and/or approved contingencies utilisation;

Be contractual obligations approved and signed during the implementation period; audit costs are also eligible (though paid upon completing the audit, i.e. after contract expiry date);

Be recorded in the accounts or tax documents of the Beneficiary (applicant and/or partners).

They have to be verifiable (to have documents that represent evidence of project documentation such as: all types of bills made for the project purposes, airplane ticket stubs, salary accounts, etc.) and be backed by originals of supporting documents


A distinction is made between:

- Eligible direct costs

- Eligible indirect costs

Eligible direct costs

The eligible direct costs can include:

Budget line 1. Human resources

Budget lines 1.1. Salaries of Beneficiary and partners within the country and 1.2. salaries (for international/regional experts). The costs of staff assigned to the action apply to persons that have a regular contractual agreement with and receive a salary from the beneficiary and/or partners.

These costs correspond to (actual) gross amount (i.e. net salaries plus social se-curity charges and other remuneration-related costs). Please note that salaries and related costs should not exceed those normally borne by the beneficiary. In case payments of salaries to staff do not go through the project bank account (in many countries this is legally impossible for municipalities), the project will need to prove payment of the staff through official salary slips for the months charged to the project. (Please refer also to Annexe 2 on Personal Income tax in Kosovo)

Budget line 1.3. Per diems for mission/travel

Per diems

When staying overnight, most often staff assigned to the action (project) and/or experts will be provided with a per diem (flat-rate), from which accommoda-tion, meals and local transport and other expenses should be covered. Per diems must be in line with the maximum allowed and must not exceed the scales pub-lished by the EU at the time of contract, for the respective country. The list of maximum per diem rates at the time of signing the contract can be found at web site: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm.

Please note however that subsistence costs are not allowed to be paid to staff as-signed to the action or experts through flat-rate reimbursement if no overnight stay is made.

Direct payment of accommodation and subsistence costs (i.e. not using the per diem system), accordingly to national/internal rules, is in any case allowed. Sometimes the Beneficiary (or its partner) might choose not to pay per diem


to staff but pays directly itself for accommodation costs of staff (or experts) as-signed to the action. Such accommodation costs are eligible costs and can be charged to the project. Subsistence costs (meals, local transport etc.) are eligible costs. Please note however that in such a case the accommodation and subsist-ence costs cannot be higher than the official per diem rate.

Of course your project can provide for meals and local transport for participants (including staff and experts) in workshops etcetera if this is foreseen and in-cluded in your project’s budget in the relevant budget line.

In practice, the Contracting Authority is not imposing a rule and beneficiaries and their partners should apply their own rules and procedures with their staff or experts. In any case:

If overnight is necessary then real costs are to be indicated and these are eligible up to the maximum published per diem rate at the time of signing the contract.

Budget line 2. Travel

As a general rule, for international travel (budget line 2.1.) the most economic way of transport must be used, i.e. economy class air fares, second class train fares (for international travels) etc. All the travel costs have to be documented so that the eligibility of the costs can be certified (ticket receipt and boarding passes for air travel, receipt and ticket for train travel, etc). Costs relating to travel visa are eligible only if supported by invoices. Cost related to entry and/or exit tax are also eligible, a copy of stamp (in the passport) is necessary.

Local travel (budget line 2.2.) is meant for travel in-country. This can cover air travel (if applicable) or train travel (in which case the same rules apply as men-tioned under 2.1.). Often this budget line is used for local public transport such as bus, metro, as well as taxi and/or entity or private car. For public transport, the tickets should be kept in the project administration, for taxi a receipt is need-ed mentioning date, route and amount paid. For utilisation of Beneficiary (or Partner) owned car or private cars, please refer to your Contracting Authority for advice (normally this is included in office running costs, budget line 4).

Budget line 3. Equipment and supplies

In case of renting a vehicle (budget line 3.1.), the invoice and proof of payment (receipt) should be kept in the project administration. Purchase of a car is only allowed if specifically mentioned in the project as activity and in the approved budget to meet project results (for example: car for outreach work of social work-ers, etc.) and proper procurement procedures should be followed.


For budget lines 3.2. (equipment/furniture), 3.3. (machines, tools), 3.4. (spare parts) and 3.5 (other, to be specified), costs are eligible that are identified in the approved budget. Procurement of equipment and supplies neutral and clear technical specifications are to be prepared. The full procurement procedure, contract, invoice and proof of payment, provisional/final acceptance, certificate of origin etc., should be kept in the project administration.

The single tender procedure is to be applied if the annual budget is under 10.000 Euro. Between 10.000 Euro to 200.000 Euro, a competitive negotiated procedure is to be utilised. If the budget is more than 200.000 Euro an open tender proce-dure (local or international accordingly to budget) is to be organised, and you should contact the Contracting Authority for advice (refer to part 2.4 Procure-ment for more information).

Budget line 4. Local office

Budget line 4.1. (vehicle costs) concerns costs related to using (project) vehi-cles or beneficiary/partner owned cars, and costs such as car insurance, parking costs and fuel may be included in your budget. These costs should be supported by proof of payment, in case of car insurance also an invoice and these should be kept in the project administration.

Office rent costs (budget line 4.2.), if approved, are eligible costs. Besides the invoice and proof of payment, also a rental contract is advised to be kept in the project administration (in case of renting office space).

Office running costs including supplies (budget line 4.3.), if approved, are eligible costs and purchasing of these should be supported by invoice and proof of payment.

Other running costs including services (telephone/fax, heating, electricity, main-tenance) and any other utility, if approved, are eligible costs and purchasing of these should be supported by invoice and proof of payment.

Generally the above project running costs are managed via petty cash (if pos-sible, even this should be managed through bank transactions).

Budget line 5. Other services

Budget lines 5.1, 5.2, 5.4

Costs for other services are paid on the basis of service contracts and against in-voices to external service providers who are sub-contracted to carry out certain tasks of the operation (e.g. studies and surveys, translation, evaluation, man-agement or audit of the operation if sub-contracted, conference/workshop or-


ganisation, production of visibility materials etc.).. Procurement rules must be observed in selecting a company or individual to provide external expertise, or carry out the assignment. Please ensure that terms of reference are drafted for the services to be provided.

All experts that are included in the project and are not having a regular contract with the beneficiary may be included in budget line 5. Terms of reference should be drafted for such experts and a transparent recruitment process should be fol-lowed, resulting in a contract. Experts should provide timesheets and mission reports and will be paid on the basis of invoices submitted.

Budget line 5.3. (expenditure verification) concerns the costs for the audit of the project. As the auditor has been identified and included in the Contract with the CA prior to its signature, no procurement procedure is needed in this case.

Budget line 5.5. (translation/interpretation) is meant for translation and inter-pretation requirements for the project. These costs should not be included in budget line 1, unless an interpreter/translator is under regular contract with and receives regular salary from the Functional Lead and/or the Applicant 2 or one of the partners. A contract should be signed, and payments should be made on the basis of invoices (and timesheets in case of interpretation). Please make sure to obtain a proof of payment (receipt). In terms of large interpretation/transla-tion assignments it is advised to receive three quotations from different provid-ers, even when the single tender procedure can be followed.

Budget line 5.6. covers costs of financial services. Typically these include costs of bank transfers, as well as costs of withdrawal of funds and commission paid for exchanging currencies (if applicable). The proof of these costs should be shown in supporting documents (typically bank statements, or receipt showing com-mission paid).Usually only costs for international transaction are eligible under this sub heading (check with your Contracting Authority).

Budget line 5.7. covers costs of conferences and seminars. These typically in-clude costs such as renting of premises and equipment, catering, printing, etc. Payments are made on the basis of contract and invoices from external provid-ers selected accordingly to appropriate procurement procedures.

Budget line 5.8 visibility costs. These include costs for the proper and adequate visibility of the project. It may be visibility events such as press conferences concerning the project, posters, leaflets and other visibility tools that are needed to be published. For more info on this, please refer to the Communication and Visibility Manual for EU external Aid that can be found at this web: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm


Budget line 6. Other

Other costs, not specifically mentioned under the other budget headings can be charged here, given that they have been identified in the approved budget in this budget line and concern eligible costs. Also in this case proof of payment and in-voices are mandatory, and single tender procedures can be followed for amounts under 10.000 Euro. Under this budget line typically works and re-granting are included. Since this line is for other approved costs, we kindly ask you to contact your CA specifically to assist you in how to manage this budget line.

Budget line 8: Contingency reserve

The provision for contingency reserve, up to a maximum of 5% of eligible direct costs, as mentioned in the budget attached to your Contract can be used only with the prior written authorisation of the Contracting Authority3. Typically this budget line is used when you run into costs that you did not foresee when writing the pro-posal, need additional activities that were not foreseen and/or reinforcement of oth-er budget lines. Remember that Contracting Authority approval a priori is a must.

Eligible indirect costs (Administrative costs)4

Budget line 10: Administrative costs

All structural and support costs of an administrative, technical and logistical nature (office utilisation, mail, fax, phone, copying costs, consumables, etc.) which are cross-cutting for the operation of the beneficiary’s body’s various ac-tivities and cannot therefore be booked in full to the action for which the grant is awarded, because this grant is only one part of those (beneficiary’s) activities can be used from this budget line. Budget line 10 can be used to cover such costs as indirect costs, up to the amount in the budget attached to your grant contract.

These indirect costs do not have to be supported by accounting documents5. However, it is advised for the project to charge the administrative costs on a monthly basis, so that the actual direct costs will be reflected in the project ac-counts at any given time. To do so you simply have to apply the following math-ematical formula: x% * eligible costs for the period concerned (x being the per-centage approved and as indicated in your contract).

Ineligible costs

There are a number of specific costs that are not eligible for the project. This

3 General Conditions, art. 14.3.4 Administrative costs: usually they are known as overhead as well5 General Conditions, art. 14.4.


means that if you incur any of these costs, these are not allowed to be paid from project funds.

Examples of ineligible costs are6:

- Debts and provisions for losses or debts;- Interest owed;- Items already financed in another framework or project;- Purchases of land or buildings, except where necessary for the direct imple-

mentation of the action, in which case ownership must be transferred to the final beneficiaries at the end of the action;

- Currency exchange losses;- In-kind contributions;- Taxes, including VAT, unless the beneficiary (or the beneficiary’s partners) can

show it cannot reclaim them and the applicable EU regulations do not forbid coverage of taxes. This implies that the beneficiary (Functional Lead and/or the Applicant 2 and partners) should be able to submit supporting documents that proof that VAT cannot be reclaimed. This can for example be in the form of a letter from the country’s authority responsible for VAT issues stating so, or statement by the auditor that VAT cannot be reclaimed (citing relevant leg-islation/regulation). It is strongly advised that obtaining VAT exemption is arranged by the grant beneficiary (or the beneficiary’s partners) as early as possible after signing the contract with the EU;

- Credits to third parties.

If any of the above-mentioned ineligible costs are incurred then the beneficiary (or the beneficiary’s partners) will need to cover these from own resources. They should not be included in the financial report(s). Any non-eligible costs which are found in the report(s), particularly in the final report, will be deducted from the total project costs, reducing therefore the requested EU contribution accordingly.

2.2. GRANT PAyMENTS

Grant projects financed under the IPA or other similar EU instruments are usual-ly paid under Option 2 (Actions with an implementation period of more than 12 months and where the financing provided by the CA is more than € 100,000.00) in the following way7:

6 General conditions, art. 14.6.7 In accordance with Special Conditions article 4 and General Conditions article 15.


• An initial pre-financing instalment of max. 80% of the estimated contribution of that part of the estimated budget for the first 12 months financed by the EU (Contracting Authority). This amount will be paid to the beneficiary within 45 days upon signing of the contract/request of payment submission to the Contracting Authority.

• Further pre-financing instalments of the amount specified in article 4 of the Special Conditions and designed to normally cover the beneficiary’s financ-ing needs for each 12 month period of implementation of the action. These instalments will be paid to the beneficiary within 45 days of the Contracting Authority approving an interim report accompanied by a request for pay-ment (see Annex V for template). This means that if your project lasts be-tween 12 and 24 months you will have to submit an interim report and will receive further pre-financing instalments besides the initial instalment, up-to maximum 90% of the total contribution.

Pre-financing as indicated under the second bullet may only be given if the part of the expenditure financed by the Contracting Authority actually incurred over the reporting period stands at least at 70% of the previous payment (as confirmed by the corresponding interim report). Where the consumption of the previous pre-financing is less than 70%, the amount of the new pre-financing payment shall be reduced by the unused amounts of the previous pre-financing payment.

The balance shall be paid within 45 days of the Contracting Authority approv-ing the final report, accompanied by a request for payment of the balance (see template in Annex V of your Contract) and an expenditure verification report.

- Grant projects financed under the IPA Cross-Border Cooperation programme will be individually paid under Option 1 (Actions with an implementation period not exceeding 12 months or where the financing provided by the CA does not exceed € 100,000.00) in the following way8:

An initial pre-financing instalment of 80% of the estimated contribution of that part of the estimated budget for the first 12 months financed by the EU (Contracting Au-thority). This amount will be paid to the beneficiary within 45 days upon signing of the contract/request of payment submission to the Contracting Authority

The balance shall be paid within 45 days of the Contracting Authority approv-ing the final report, accompanied by a request for payment of the balance (see template in Annex V of your Contract).

8 In accordance with Special Conditions article 4 and General Conditions article 15.


Note: Any costs that are claimed and that are found to be not eligible will be deducted from the final payment.

The project must be completed before the final payment to the beneficiary can be made. As with the first payment, the request for the final payment must be made by the beneficiary using the correct format9. The final payment request is submit-ted with the final project report. For more details on reporting see section 8.

Remember:

Any report shall be considered approved if there is no written reply from the Contracting Authority within 45 days (so called time-limit) of its receipt accom-panied by the required documents10.

The Contracting Authority may suspend the time-limit for approval of a report by notifying the beneficiary that the report cannot be approved in case that the Contracting Authority finds it necessary to carry out additional checks. In such cases, the Contracting Authority may request a clarification or additional infor-mation, which must be produced by the grant beneficiary within 30 days of the request. The time-limit starts running again on the date the required informa-tion is received by the Contracting Authority11.

The Contracting Authority may prolong the 45 days time-limit by notifying the Beneficiary that the request for payment is inadmissible, either because the amount in question is not due or because proper supporting documents have not been supplied or it thinks it is necessary to conduct further checks, including on-the-spot checks, to make sure that the expenditure is eligible. The time-limit for payment shall start running again on the date on which a correctly formu-lated request for payment has been received by the Contracting Authority12.

9 Annex V (of your Contract) Standard request for Payment of your Contract.10 General Conditions, art. 15.2.11 General Conditions, art. 15.3. 12 General Conditions, art. 15.4.


Important Note:

You as implementer of the project should be aware of the implications of the timing of the final payment. As the final payment to the beneficiary will be made after all the project activities have been completed, expenditures have been paid for and the final report (narrative and financial) including report on factual findings have been submitted to the Contracting Authority, the individual beneficiary (the Functional Lead for its contract and Applicant 2 in relation to its ones) will need to pre-finance expenditures (at least 10% of pre-financing and all co-financing) and be able to fund them until the final payment is made by the CA. It can take easily 4 weeks after sub-mission of the final report before the final report is processed and the final payment is transferred (please check with your Contracting Authority the exact duration).

(please bear in mind the possibility of being affected form local laws and regula-tions, for this reason consult annexe 1. General information’s on taxes in Kosovo and subsection in it).

2.3. ACCOUNTING PRINCIPLES AND SUPPORTING DOCUMENTS

You as beneficiary must retain original supporting documents for all expendi-tures incurred and must keep accurate and regular records and accounts on the project implementation, using a dedicated double-entry book-keeping system (see article 16.1 of the General Conditions of your grant contract).

For this purpose, it is advisable to leave originals in your administration department(s) while a copy and a digital copy (scan) is then provided to the project indicating where the original is and its relative coding in order to be easily identi-fied. All copies should then be re-coded within a specific project coding number.

To be considered eligible for EU co-financing, expenses must have actually been incurred during the implementation of the project and be identifiable and verifi-able – this means they must be recorded in the accounts and backed by origi-nals of supporting evidence – see Article 14 of the General Conditions of your grant contract.

The accounting system must identify:

• The sources of income for the project (EU contribution and other contribu-tions);

• All expenses incurred during the contract period.

Besides standard local book-keeping system, for interim and final project re-ports all expenditures must be presented in the form of templates provided in Annexes (model narrative and financial report) of the grant contract.


Importance of record keeping

The record keeping procedure is important for several reasons:

• Helps you keep track of the types of eligible expenses incurred by your project and their rate of occurrence. In addition, you will know how much money remains unspent within the budget categories;

• Serves as confirmation that the costs have occurred during the grant project implementation period;

• The records are the basis for the financial section of the project reports you have to complete;

• Expenditure incurred during the project is only eligible for EU financing if there are supporting documents that provide evidence of the expenses;

• The record of expenditure for the project will be checked during audits of the project.

A lack of supporting evidence could result in the costs not being considered eligible.

Remember:

The EC and the Court of Auditors have the right to perform record-based and on-the-spot inspections to verify expenditure and the use made of the EU grant (as provided for in Article 16.2 of the General Conditions of your grant contract). Checks may be made at any time during the project’s implementation, or up to seven years after the final payment.

All payments have to be supported by accounting documents or documents of an equivalent probative value. This mainly includes the following:

• Invoices for all purchases, contracts etc. and proof of payment;• Bank statements;• Tenders and contracts, including evidence of the procedures followed (Tech-

nical Specification/Terms of Reference, Tender form, received offers,, con-tracts form, certificate of final/provisional acceptance – accepted final report/any other requested report and related annexes like studies, brochures etc.)

• Salary slips and contracts for employees;• Time sheets: experts working under a service contract will have to submit

timesheets signed by themselves and the project management (see Annex D for an example);

• Tickets and boarding passes for all travel;• Related to conferences/workshop/seminars, etc. (minutes of meetings, trans-

lated invitation letters, participants’ list, etc).


Important Note:1314

You should instruct your staff and partners’ staff to keep all relevant documents, as they are subject to the same conditions as you13.Any transfers to partners should be made to the bank account of partners (not physi-cal persons)14.Any invoices/bills should be on the name of the beneficiary or beneficiary’s partners (invoices/bills on the name of associates or physical persons are not eligible).Payments of invoices/bills in principle should be made by bank. Please check with your EU Delegation if cash payments (via petty-cash) are allowed for small amounts only, and what are the procedures for that (amount, documentation needed (pay-ment receipts) etc.Civil servants of the beneficiary partner countries and territories are not allowed to receive salaries from the project as experts, i.e. for sub-contracted services (budget heading 5). They are however allowed to be staff of the project and receive salaries from their employer if the employer Grant Beneficiary.Human resources that do not have an employment contract with the beneficiary or one of the partners are to be employed under a service contract. For a service contract it is required to prepare Terms of Reference and follow a transparent selection process.

2.3.1. Exchange rates (EU and local)

Important Note:

The approved EU exchange rate for EUR into local currency is determined on a monthly basis at the beginning of each month. When presenting all costs of the project in the final report, you will have to use the average exchange over the period of the project covered by the report.

During the course of the project, funds held in the project EUR account will be exchanged and transferred to the local currency account.

When buying goods/services for the grant project, you should be aware that exchange rates differences will occur. This is because banks use a rate based on the daily exchange rates as set by the country’s national bank for conversion of EUR in local currency.

However, the EU uses a different exchange rate than your bank is using. The EU exchange rate is determined on a monthly basis and is on average slightly higher than the local rate at the beginning and slightly below the local at the end of the month. You can find the EUR currency exchange rate at:http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=countries&Language=en

13 General Conditions, art. 1.3.14 General Conditions, art. 10.


Information on the exchange rate is updated every first day in the month to come.

Remember:

Differences in exchange rate are not eligible cost and any losses will have to be covered by the beneficiary (see also section 3.2.3. on eligible costs). For this reason, it is not advisable to exchange the full amount of Euro received immedi-ately/at one time into local currency.

2.3.2. Value Added Tax (VAT)

Important Note:

Value Added Tax (VAT) represents a non-eligible cost that cannot be covered from the grant.

In accordance with the agreement signed between the EU and your country, all payments made from the EU co-financing contribution are VAT exempted. Please note that only those items listed in the approved budgets (Annex III of the Special Conditions - budget for the action) may be VAT exempted. Goods and services that are not included in the approved budget will not be eligible for a VAT exemption.

In Kosovo the exemption/reimbursement of VAT has to be obtained from the Tax Authorities. (please see section on VAT in Kosovo bellow, Annexe 2.b)

Important Note:

VAT exemption can be obtained only for goods / services financed from the grant (not for goods/services paid from other project components or contribution). You should consult the EU delegation/task manager and/or the responsible govern-ment authorities dealing with VAT exemption in your country about the procedures to follow to obtain VAT exemption. It may be a case, that there is a minimum amount in place per invoice for obtaining VAT exemption. Any invoice below this threshold will not be dealt with by the respon-sible authorities. In such cases, a written statement that confirms this practice should be obtained from the responsible authority.In some cases it may be, that certain entities are not allowed for VAT recovery. In such a case, an appropriate audit declaration should be included in the financial re-port, it is advisable that your also contact the Contracting Authority in such case in order to avoid any misunderstanding.- In case you face problems with obtaining VAT exemption you should consult your CA

to agree on solving the issue.


2.3.3 Procurement

When a grant project that receives a co-financing contribution from the EU re-quires procurement by the beneficiary, you will be obliged to follow, besides your own country’s procurement rules (if applicable), the EU procurement pro-cedures outlined in the Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions (section 2.4.).

Important Note:15

Please note that following the EU procurement procedures does not mean that you are exempted from your country’s procurement rules. In case your country’s pro-curement rules require a more strict procurement procedure than is prescribed by the EU, you are advised to always use the more strict procedure that applies in your country15. Nevertheless, provision of Annex IV to your contract is to be applied. When conducting procurement procedure, you should take care that:The correct procurement procedure is being used;The forms to be utilised are in line with international standards and provisions of Annex IV of your contract must be applied mutatis mutandi. It is advised to use the simplified forms of the tender dossiers attached as annex;The rule of origin of supplies is applied;The eligibility rule is observed.If the beneficiary (or beneficiary’s partners) fails to comply with any of these rules expenditures in question will be considered as not eligible for EC financing.

The type of procedure you will have to use depends on the type of procure-ment being carried out (services, supplies or works) and the size of the contract. In all cases the contract must be awarded to the contractor whose tender offers the best quality/price ratio (economically most advantageous tender). You must arrive at your decision in a transparent way, allow fair competition between con-tractors and avoid any conflicts of interest in making your choice.

The first step in any procurement, before launching the process, is to determine what is to be purchased, whether supplies, services or works and to estimate the approximate value of the procurement (it should be in line with your approved budget). Please consider that service contracts could only include services (no supplies, no works). Supply contract can include ancillary service and installa-tion works. Works contracts may include supplies and services up to certain ex-tent. In accordance with this information, the Beneficiary will then decide what type of contract and what procedure should be applied.

15 In many countries the amount below which single tenders are allowed is much lower than the 10.000 Euro that is allowed under EU procurement procedures, for example 500 Euro. In such a case it is advisable to use your own country’s rules, i.e. NOT to use the single tender for amounts between 500 and 10.000, but the applicable more strict local procedure for procurements with amounts in this range.


Projects approved under the IPA or other EU instruments generally could in-clude three types of procurements:

• Service contracts: These cover engagement of service providers, companies and/or individuals (experts). Service contracts are used for preparation of studies, evaluation reports, experts’ or trainers’ engagement, printing and publishing services, translation, conference/events organisation, catering etc.

• Supply contracts: These cover the purchase or rental of supplies / equipment. The delivery of products may in addition include installation and mainte-nance.

• Works contracts: These cover either the execution, or both the execution and design of a ‘work’. A ‘work’ means the outcome of building or civil engineer-ing works taken as a whole that is sufficient by itself to fulfil an economic or technical function.

In addition you can always consult your CA prior to launching the procurement procedure in order to double-check whether you are applying the correct pro-cedure.

Simplified forms for putting together the tender dossier for services can be found at EU web site: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm.

Please note that for services above 200.000€, supplies above 60.000€ and works above 300.000€ the standard forms should be used as per the EuropeAid web-site, to which links are provided bellow:

For services: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm

For supplies: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/supplies/index_en.htm

For works: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/works/index_en.htm

Below is a summary of the information given in sections 4, 5 and 6 of Annex IV of the contract applicable to your projects:


Service Contracts Supply Contracts Works Contracts

Value of 10.000 Euro and less = Single tender



Less than 200.000 Euro =

Negotiated Competitive Procedure without publication


Competitive Procedure without publication


Competitive Procedure without publication

Above these thresholds (and for any re-grating activity) you are kindly invited to contact your CA for additional assistance.

2.3.4 Procurement procedures

Common to all procurement procedures is that they need to include the follow-ing steps:

• Procurement planning – deciding which procedure to use and when to the launch procedure. As mentioned previously, if you have any questions re-garding the procedure to be used, you can contact your CA;

• Launching and realisation of the procurements planned is already indicated in the activity plan. However, it is recommended to start the procedure early in the project realisation, especially when applying the negotiated competi-tive procedure (in case you need to repeat the procedure due to an insuffi-cient number of offers, rule of origin, etc.);

• Launching of the procurement procedure – process of contacting selected suppliers and sending of tender dossier with technical specifications / terms of reference;

• Selection of the tenders – should be completed by an evaluation committee, consisting of (at least) 3 voting members – (better 5 for works);

• Contract preparation – it is recommended to use for this purpose the simpli-fied forms attached, a link to which is provided in the links section at the end of this guide;

• Contract implementation – for all supply and works contracts, the certificate of provisional acceptance (and final) should be issued to supplier (see links section at the end of this guide for the template).

In line with the signed contracts and size of the approved procurements, under the IPA Cross-Border Cooperation programme you will be mainly applying the following two procedures:


• Single tender• Competitive negotiated procedure

We recommend you to follow the below practices:

Single tender

You can award the contract just on the basis of one offer for each service and supply (or works) contracts of a value of 10.000 Euro and less.

Competitive negotiated procedure

You prepare a list of potential contractors, meeting minimum selection criteria you consider necessary to implement the contract, and invite at least 3 contrac-tors (better 5 or 6) of your choice to submit a tender. The candidates are invited by sending them a letter of invitation to tender accompanied by a tender dossier.

At the end of the procedure, you select the technically compliant tender:

• In the case of services, we suggest using the 80/20 rule as per EuropeAid pro-cedure (i.e. 80% weight to quality and 20% to price);

• In the case of supplies or works tenders, the cheapest compliant offer.

The whole procedure works as follows:

Phase 1:

You prepare the tender dossier which should include:ToR (service contracts) or technical specifications (supply and works contracts);Maximum budget (only for services);Form for submission of the offer;Evaluation criteria that will be used for awarding.Note: you could use the simplified forms, please see section 12.

Phase 2:

The CA approves the tender dossier (only in case the CA specifically requires this);Invitation letters with tender dossier are sent to selected contractors;Deadline for offer submission is minimum 30 days.


Phase 3:

You evaluate received offers by forming an evaluation committee comprised of an odd number of voting members (at least 3);An evaluation committee consists of a non-voting chairperson, a non-voting secre-tary and minimum 3 voting members. The voting members must possess the techni-cal and administrative capacities necessary to give an informed opinion on the ten-ders. The CA or the ITS/OS may nominate an observer to follow all or part of the proceedings of the evaluation committee. All members of the evaluation committee and any observers must sign a declaration of impartiality and confidentiality;The evaluation committee ranks the proposals using the criteria decided on in ad-vance and identifies which offers the best quality/price ratio (in the case of services) or the lowest price (in the case of supplies and works);You produce an evaluation report detailing this process (links to standard templates are in section 12);Important: If following consultations of tenderers only one tender is administrative-ly and technically valid, the contract may be awarded provided that a minimum of three offers are received and the award criteria are met from at least one tenderer.

Phase 4: (only if the CA for your project specifically requires this)

Evaluation report with copies of all received offers is submitted to the CA;The CA approves the evaluation report.

Phase 5:

Notify the successful contractor that its tender has been accepted;Contract signing and implementation.

The most important part of the tender dossier that you send out is the Terms of Ref-erence / Technical Specifications which give instructions to contractors about what is required from them. This document becomes an annex to the eventual contract and a guide for the contractor in implementing the agreed tasks. Therefore it needs to be thorough and detailed. It is strongly advised that when you prepare these you consult everyone involved in the project, and/or colleagues working in specialised departments, such as IT department, procurement/purchasing department etc.

We kindly advise you to strictly follow the above procedure and any other addition-al instruction received by your Contracting Authority while approving your sub-mitted procurement plan. Please check with your Contracting Authority whether they want to be involved in the procurement process (and if so in what stage).


Important Note:

Procurement procedures under competitive negotiated procedure might last up to 2 months. You should keep this in mind when planning realisation of other project activities.

2.3.5. Rule of origin

In case of supplies, all suppliers must state the origin of supplies in their tender. Contractors must present a certificate of origin to the beneficiary no later than when the first invoice is presented, for equipments and vehicles of a unit cost on purchase of more than 5.000 Euro. For procurement under 5.000 Euro, a state-ment from the supplier mentioning that the delivered supplies are produced in one of the eligible countries is sufficient. The certificate of origin must be made out by the competent authorities of the country of origin of the supplies (Cham-ber of Commerce confirmation or customs declaration). In case of any doubts, please refer to your Contracting Authority for necessary follow-up.

All equipment purchased under the contract has to be made in one of the EU countries, European Economic Area countries, official EU candidate country, countries receiving IPA or any other one of the countries covered by the IPA Cross-Border Cooperation programme (IPA), please consult the EuropeAid web page for specific up-date.

2.3.6. Eligibility rule

Participation in tender procedures administered by the beneficiary is open on equal terms to all natural and legal persons of the EU member states, and the states and territories of regions expressly covered and/or allowed by the finan-cial regulation, the basic legislation or other instruments governing the aid pro-gramme under which the grant is being financed, i.e. countries from the Europe-an Economic Area, official EU Candidate countries, countries receiving IPA and countries covered by the IPA Cross-Border Cooperation programme. Tenders must state, in the tender, the country of which they are nationals by presenting the usual proof of nationality under their national legislation.

This rule does not apply to the experts proposed by service providers taking part in tender procedures or service contracts financed by the grant.

Remember:

The general principles and rules on nationality and origin apply in all procure-ment procedures.


2.4. AMENDMENTS TO THE CONTRACT

During the course of the project it may be necessary to make changes to the grant contract, including the activities and the finances needed.

Amendments are larger or smaller changes to the grant contract and must be set out in writing in an addendum. In accordance with the grant contract signed with the Contracting Authority16 (General Conditions, Article 9), there are two types of contract modifications:

• For budget variations of 15% or less, change of bank account, change of ad-dress or change of selected auditor;

• For larger changes between budget headings above 15%, significant changes in the activity plan, change of partners or extension of the contract period.

Important Note:

When changes are being proposed, regardless of the procedure applied, you should be aware of the following:The grant contract can be modified only within the lifetime of the contract;No modifications can be made retroactively;The maximum amount of the Grant Contract cannot be increased.

2.4.1. Amendments through an addendum

Contract amendments in the form of an addendum are used for:

• Modification of budget headings exceeding 15%;• Substantial changes of the planned activities, if allowed by the Contracting

Authority;• Change of partners, if allowed by the Contracting Authority• Extension of the contract period: an extension of the project implementation

period should be requested not later than one month before the implementa-tion ends17.

Addendum requests are not encouraged as they involve a complicated admin-istrative approval procedure that takes considerable time. However, if you es-timate that you have to make an addendum, you have to be sure that the ad-dendum will not affect the overall project implementation. You have to plan in

16 General Conditions, art. 9.17 General Conditions, art. 11.1.


advance amendments that are to be in form of the addendum, because you will need to obtain an approval for it from the CA (the process may take around one month provided that the changes are absolutely needed and properly justified). Please be aware that the total amount and percentage of the budget co-financed by the EU cannot be increased.

Documents to be submitted to the Contracting Authority include:

• Explanatory letter;• If applicable, modified budget proposal (in line with the model described in

section 6.2.);• If applicable, modified action description and justification.

Prior to submitting a request for an addendum, you should contact the CA (or your JTS/OS) for additional consultations. In order to officially request approval from the CA, you need to submit the signed final version of the request letter with supporting documents to the CA. The CA reserves the right to raise addi-tional questions.

An addendum comes into force when it has been signed by both parties to the contract (and is never retroactive).

2.4.2. Modification without contract addendum

Approved re-allocation is a type of the grant contract amendment that can be used for the following changes:

• Budget reallocations: transfer between items within the same main budget heading, or a transfer between main budget headings involving a variation of 15% or less of the amount originally entered (or as modified by addendum) under each relevant main heading for eligible costs. This method (the so-called 15% rule) may not be used to amend the headings for administrative costs or the contingency reserve;

• Changes of project address;• Change of project account;• Change of auditor.


Important Note:

The 15% rule can be applied only once on the same budget heading and therefore should be considered only towards the final 6-7 months of the project. If you want to make changes at the early stages of your project (change in results, substantial changes in activities) you should prepare an addendum request (see 6.1.).

In order to apply this procedure of contract modification, you need to submit to the CA:

• A notification letter outlining the reasons for the proposed change (any mod-ification request should be supported with sufficient arguments).

• Supporting documents:

a) Modified budget proposal (please see the model below) or;b) New financial identification form or;c) Contact details of the newly selected audit company.

You should contact the Contracting Authority prior to preparing a letter to in-form the Contracting Authority about the amendments mentioned here (project address, project account, contact details of new auditor, 15% rule), especially when proposing budget reallocations, and inform the Contracting Authority on the planned changes. Please note that the Contracting Authority reserves the right to raise additional questions.

Although to be discouraged, in the early stage of project implementation, no formal approval is needed for the amendments mentioned below following the 15% flexi-rule.

Example: Budget variations of 15% and less. As already mentioned, when re-questing a budget modification of 15% or less, you should prepare a:

• Notification letter providing sufficient arguments for the proposed change. The most used argument is the use of savings under certain budget headings / lines in order to improve other activities, such as project visibility/ travel expenses/ purchase additional equipment;

• Modified budget proposal including original budget and proposed realloca-tion.

Please find below a model of a modified budget:


Annex B. Budget for the Action ORIGINAL BUDGET MODIFIED BUDGET

Expenses Unit# of Units

Unit rate (in EUR)

Costs (in EUR)2 Unit

# of units

Unit rate (in EUR)

Costs (in EUR)2

4. Local office/Action costs

4.1 Vehicle costs Per month 12 250 3,000

Per month 12 250 3,000

4.2 Office rent Per month -

Per month -

4.3 Consumables - office supplies

Per month 12 100 1,200

Per month 11 100 1,100

4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance)

Per month 12 150 1,800

Per month 12 150 1,800

Subtotal Local office/Action costs 6,000 5,900

5. Other costs, services9

5.1 Publications Per copy 2000 1 2,000

Per copy 2300 1 2,300

5.2 Studies, research (50 man days)

Per Study 2 1800 3,600

Per Study 2 1800 3,600

5.3 Auditing costs Per audit 1 2800 2,800

Per audit 1 2800 2,800

5.4 Final evaluation Per report 1 1200 1,200

Per report 1 1200 1,200

5.5 Translation, interpreters Per day 35 80 2,800

Per day 26 75 1,950

5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.)

per month 12 50 600

per month 12 50 600

5.7 Costs of conferences/seminars 10

Per Event 1 700 700

Per Event 2 700 1,400

5.8 Visibility actions

Subtotal Other costs, services 13,700

13,850

TOTAL 19,700 19,750

Note: This is an example of a minor budget reallocation.


Considering that the overall success of the project is measured by the results achieved, but also in the way available financial resources are utilised, you should seriously consider reallocating funds between budget headings/lines if substantial savings are made. The ‘15% rule’ can be applied only once on the same budget heading. You will therefore need to have a good insight on overall budget spending, and should think of budget reallocations in the second half of project implementation.

Ideally, a letter on this kind of budget reallocations that fall within the 15% rule should be drafted 6 months prior to the contract expiry date – this should give you enough time to complete added activities.

Important Note:

You should submit a letter with annexes to the EC;Allowed variation/reallocation between two budget headings is maximum 15%; reallocations within the same budget heading can exceed 15%;The 15% rule can be applied only once on the same budget heading;No funds can be reallocated under the 15% rule if they are not foreseen by the final approved budget (i.e. if the budget line is not mentioned in the original budget);The 15% rule cannot be applied to administrative costs or contingency reserve;No formal approval is needed for such amendments.


ANNEXE 1. PRACTICAL GUIDE ON TAXES IN KOSOVO

INTRODUCTION

Kosovo Tax Administration is the only Authority to administer taxes, issue gen-eral administrative rules which are mandatory for both Tax Administration and Taxpayers. KTA provides a uniform application of laws and regulations which deal with taxes. These regulations are to determine the responsibilities of Kos-ovo Tax Administration. These responsibilities deal with tax administration in the central (Government) level, such as: VAT on local businesses, individual in-come tax, corporate income tax and personal contributions.

Each regulation contains instructions to facilitate its application. Frequent amendments and updates of tax legislation in Kosovo and the enlargement of tax scheme, provide an opportunity to access the best practices in fiscal area.

This manual was drafted in order to provide basic knowledge on tax laws ap-plicable in Kosovo, in particular to the Non-Governmental Organizations in Kosovo, and it does not have the legal power, but it is rather explanatory and informative.

GENERAL INFORMATION ON TAXES IN KOSOVO

Persons who assume to deal with an economic activity in Kosovo, should regis-ter a business or a branch of business in the Business Registration Office, accord-ing to the Law No.02/L-123,

The objective of this regulation is to create opportunities for a regular establish-ment of profitable trade associations in Kosovo, to determine the ownership, roles and responsibilities to decide over them; means and procedures to termi-nate and liquidate them; rights and obligations which belong to them; issuing competencies and authorizations to the persons in charge and respective bodies (and their successors) to apply the provisions of this regulation. This Law ap-plies only to the profitable trade associations

The Office for Business Registration in the premises of Ministry of Industry and Trade is the place to obtain the registration certificate in order to exercise an economic activity.

Law 03/L-222 requires registration with the TAX administration and obtaining a fiscal number before beginning economic activity. NGO’s should register first


with the NGO Registry and then obtain a fiscal number from TAK.

Persons who assume to deal with non-profitable activity can register Organiza-tions which do not aim to profit, but rather to exclusively deal with the overall public interest, i.e. these persons can register a Non-Governmental Organization (NGO), which will aim the benefit of public interest as its activity.

In Kosovo, an NGO can be established according to the Law No 03/L-222 and can be registered at the authorized registration office for NGOs, in the Ministry of Public Administration.

Since NGOs are Legal Person and they have the legal right to perform their ac-tivity in Kosovo, in some cases they have to deal with tax legislature. Therefore, this manual will attempt to provide some explanations which I hope will help you harmonize your activity as an NGO in accordance to the tax laws.

What are the types of business entities that can be established in Kosovo?

(Law No.02/123”On establishing trade associations in Kosovo”)

Types of business entities (trade associations) in Kosovo could be:

- Overall partnership- Limited partnership- Limited Liability Company- Joint Stock Company- Permanent establishment of non-resident persons- Personal enterprise or individual business

What are the taxes on business entities and other organizations?

There is a set of taxes which apply to business entities depending on the type of business entity or its status, and the annual business turnover. Tax Administra-tion administers these applicable taxes:

- Corporate income tax (Law No.03/L-162)- Individual income tax (Law No. 03/L-161)- Value added tax (consumption tax) (Law No.03/L-146)

Also, Kosovo Tax Administration is the authorized agency of Kosovo Pension Saving Trust to collect pension contribution, based on Regulation No.2001/35, on pensions in Kosovo.


Who is obligatory to Corporate Income Tax?

According to the law No.03/L-162 “On Corporate Income Tax”, the following persons shall be taxpayers:

- Business organizations – Corporations (which are legal entities, and not phys-ical (natural) (L.L.C., J.S.C.)

- Permanent Establishments of non-resident persons,- Public Enterprises- Socially Owned Enterprises- Non-Governmental Organizations (NGO)

“This is an exempt from an Article 3, Law No.03/L-162”

Corporate Income exempted from tax

(Article 7, Law no. 03/L-162)

- Income of organizations registered under legislation for Registration and Op-eration of organizations as non-governmental that have obtained and main-tained the status of public beneficiary to the extent that the income is used for the public benefit purposes;

- Income of Central Bank of Kosovo and international governmental financial institutions entitled and authorized to operate in Kosovo;

- Dividends received by resident and non-resident representatives; - Interest on financial instruments issued or guaranteed by a public authority of

Kosovo, paid out to resident and non-resident taxpayers; - Income of eligible religions in Kosovo for exercising certain activities to their

self-sustainability, such as: production of embroidery and clerical vestments, woodcarving and carpentry, and traditional agricultural products in consist-ence with laws applicable to religion in Kosovo;

- Income of prime contractor or sub-contractor, other than local persons, gener-ated from contracts for the supply of goods and services to United Nations, specialized agencies of United Nations, KFOR;

- Income of prime contractor or subcontractor, other than local persons, gener-ated from the contracts for foreign governments, their agencies and bodies, Eu-ropean Union, specialized agencies of European Union, World Bank, Interna-tional Monetary Fund and international inter-governmental organizations for supply of goods and services to support the projects and programs for Kosovo.

- Income of Central Bank of Kosovo and international governmental institu-tions eligible and authorized to operate in Kosovo, such as:


Institutions which are exempted from taxes are following:

1. International Monetary Fund (IMF);2. World Bank- International Bank for reconstruction and Development (IBRD)

and International Development Association; 3. International Financial Corporations (IFC) and other members of World

Bank Group; 4. European Commission (EC); 5. European Bank for Reconstruction and Development (EBRD); 6. European Bank for Investment (EIB); 7. Inter-American Bank for Development (IADB); 8. Asian Development Bank (ADB); 9. African Development Bank (AFDB); 10. International Fund for Agricultural Development (IFAD); 11. Islamic Development Bank (IDB).

Are the incomes of an NGO taxable?

NO, in principle the income of an NGO is exempted from taxation.

Article 7, of Law No 03/L-162 has exempted from taxation all the NGOs regis-tered under legislature on Registration and Operation of organizations as non-governmental that have obtained and maintained the status of public benefici-ary to the extent that the income is used solely for public benefit purposes.

What are the consequences if it’s ascertained that the income of an NGO is not used for public benefit purposes?

Article 33 of Law No.03/L-162, has assumed also the cases when an NGO con-ducts activities and generates income other than the purpose for which they are registered.

In these cases, the income of an NGO that did not have the public benefit pur-poses will be taxable, applying the rules set in the Law on Corporate Income.

Article 33 also provides TAK the authority to audit an NGO and determine if profits are excessive in view of the fact that the NGO is intended to be a non-profit organization. Administrative Instruction 14/2010 includes examples of these excessive profits.


Withholding taxes on source for non-resident persons providing services in Kosovo

(Article 31 ,Law no.03/L162)

In cases when a non-resident person who is not entitled to a permanent estab-lishment in Kosovo, provides services in the territory of Kosovo, you should withhold taxes on source by applying a rate of 5% of gross compensation and remit that same amount into a designated bank account set by KTA, for Kosovo budget.

Withholding taxes on source for the incomes fulfilled in Kosovo shall be consid-ered to be a final tax for non-resident person.

You should provide these persons with a withholding tax certificate in order to avoid double taxation in the country that they reside.

Employment services provided in Kosovo by non-resident persons are not a subject to this kind of taxation because their incomes are taxable through per-sonal income taxes as determined by the Law on the Personal Income Tax in Kosovo.

Reporting transactions over 500.00 euros.

(Article 47, Law Nr.03/L-222)

NGOs and other taxpayers should submit to KTA a report for all the purchases that exceed the price of 500.00 during the course of the year (taxation period).

Report should contain seller’s name, fiscal number (taxpayer identification number) and the total amount of made purchases, for each supplier-seller sepa-rately.

This report is submitted to KTA no later than 31st of March of following year for the purchases of previous year.

Failing to submit this report will be subject to a penalty according to fines set on the Law on Tax Procedures No 03/L-222

Should NGOs declare their income?

(Article 34, Law No.03/L-162)

YES, regardless if the income of the NGO is exempted from taxation, because they are treated as taxpayers according to this Law and they should submit to KTA a statement on corporate income (NGOs in this case).


They should also attach, together with final statement, the financial statements developed according to the Kosovo Accounting Standards.

What is the deadline to submit the annual income tax statement?

(Article 34,Law No.03/L-162)

The deadline is 31st of March of following year.

ANNEXE 2. PERSONAL INCOME TAXWhat is the personal income tax and what kind of income sources are includ-ed?

(Article,7 Law No. 03/L-161)

Personal Income Tax, which entered into force on 1st of April 2002, has been imposed only on wages. Since 1st of January 2005, it has become the most com-prehensive tax that includes other sources of income. Since 01.01.2010, this tax is administered according to the Law No. 03/L-161, ”On Personal Income Tax in Kosovo”, and it includes the following sources of income:

- Wages- Income on business activity- Rents- Lottery winnings- Dividends- Interest- Capital gains, and- Any other income that will increase the net asset of a taxpayer.

Who is the taxpayer on personal income tax and what is the object of taxation?

According to the Law on PIT No.03/L-161, taxpayers are natural persons, resi-dent and non-resident of Kosovo who receive or accrue gross income in the ter-ritory of Kosovo.

Object of taxation for resident taxpayers is the income generated in Kosovo and foreign source income (consultants).

Object of taxation for non-resident taxpayers is the taxable income from Kosovo source income.


ANNEXE 2a. QUESTIONS-ANSWERS AND EXAMPLES ON PERSONAL INCOME TAX FROM WAGES

(Article 9,Law No.03/L-161)

What is the gross income from wages?

Answer:

Gross income according to Law no.03/L162 “On Personal Income in Kosovo” includes all the incomes received or cashed as wages during the taxable period;

Gross income from wages includes, but not limited to: salaries paid on behalf of employer for the work that employee does under the instruction of employer;

Bonuses, commissions and other forms of compensation that employer or some other person on behalf of employer, pays to employee over and above salary;

Income from temporary work performed by an employee;

Pensions and other income paid by previous employer or by government; (Pen-sions and social welfare payment paid by the Government are exempt from PIT per paragraph 1.14 of Article 8 of Law 03/L-162);

Income from prospective employment, such as signing of a salary bonus;

Health and life insurance premiums that an employer pays for the employee.

Forgiveness of an employee’s debt or obligation to the employer.

Payment of an employee’s personal expenses by an employer, benefits in things given by an employer to an employee that exceed the minimum amount deter-mined in a sub-legal act (Administrative Instruction).

Who is required to pay the Personal Income Tax from wages?

Answer: All the persons, resident or non-resident, that provide employment services and that gain income from wages in Kosovo, are considered as em-ployees and are bound to pay the Personal Income Tax from wages, excluding foreign employees as determined in Article 8 of Law No.03/L-161 “On Personal Income Tax in Kosovo”

What are the steps to be taken in the beginning of employment period?



Answer: Each employee, regardless if it works for one or more employers, is required to assign the principal employer, by filling a form for assigning the principal employer, within 15 days from beginning of work. This form should be submitted in the Office for Taxpayers’ Services at Kosovo Tax Administration.

Employers that are not selected as principal employers by their employees, shall be treated as secondary employers for taxing issues.

a) Principal employer should hold accounting, maintain sources and pay taxes according to the groups of wages and taxing rates given in the following Table:

0€ - 80€ 0%

80€ - 250€ 4%

250€ - 450€ 8%

Over 450€ 10%

b) Secondary employers: should hold accounting (maintain sources on monthly bases) and pay taxes, but at a maximum rate of 10% of wages

Who is bound to contribute in Pension Saving Program?

Answer: All the employees who are permanent residents of Kosovo are bound to pay contributions to the Pension Saving Program.

Also the employers are bound, for their resident employees, to pay a certain amount of pension contribution.(Regulation No. 2001/35 “On Pension Contribu-tion in Kosovo)

Pension Saving Program covers all the local employees in Kosovo.

Since NGOs are regarded as employers, they should also follow the rules set for pension contributions, as any other employer in Kosovo.

How much is the responsibility for contribution payment on pension saving program?

(Article 32, Regulation No. 2001/35)

Answer: Employer (both principal and secondary) should contribute in amount equal to 5% of gross wages of all employees. At the same time, the employer should retain in its source 5% of employee’s gross wage, and shall pay them at once as pension contribution.

Both, employer and employee can voluntarily raise the amount of contribution


up to 10%. Combined contribution, i.e. employer’s and employee’s percentage, cannot be less than 10% or exceed 30%.

Only employee’s contribution shall be deductible for taxing purposes from his/her wage, while employer’s contribution shall be deductible for employer’s tax-ing purposes.

When is the deadline to remit pension contributions into the account of Pen-sion Saving Trust


Pension contributions shall be paid within 15 days of following month, using monthly reports for withheld contributions at source from wages, while a report should be submitted to KTA every quarter of the year, or using electronic format directly to Pension Saving Trust.

How to calculate pension contributions and Personal Income Tax from wages?

Answer: This will be explained in following examples

EXAMPLE 1:

An employee is employed only with a single employer, which is selected as principal employer by filling an adequate form for assigning principal employer and submitting it to Kosovo Tax Administration.

If we assume that:

His/her monthly wage is 450€

Transport costs (personal) 22€

Food and drink costs 66€

Monthly gross income 538€

Monthly calculation of pension saving contributions and personal income tax is as following:

Taxable income = Gross income – eligible deduction

(Employee’s contribution)

538 € x 5% (Employer’s contribution) = 26.90 €

538 € x 5% (Employee’s contribution) = 26.90 €

538 € (gross income) – 26.90 € (Employee’s contribution) = 511.10 €


Taxable income in total 511.10 €

0.00 € - 80.00 € = 80.00 € x 0% = 0.00 €

80.00 € - 250.00 € = 170.00 € x 4% = 6.80 €

250.00 € - 450.00 € = 200.00 € x 8% = 16.00 €

450.00 € - 511.10 € = 61.10 € x 10% = 6.11 €

_________________________

Monthly tax in total = 28.91 €

Annual calculation of pension saving contributions and personal income tax is as following:

If we assume that monthly wage is the same.

Monthly gross income 538.00 € x 12 (months) = 6,456.00 € Annual/gross income 6,456.00 € x 5% (employee’s contribution) 322.80 €


Taxable income = 6,456.00 - 322.80 .

Taxable income = 6,113.20 €

0.00 € - 960.00 € = 960.00 € x 0% = 0.00 €

960.00 € - 3,000.00 € = 2,040.00 € x 4% = 81.60 €

3,000.00 € - 5,400.00 € = 2,400.00 € x 8% = 192.00 €

5,400.00 - 6,133.20€ = 733.20 € x 10% = 73.32 €

_________________________

Annual tax in total = 346.92 €

EXAMPLE 2

An employee is employed with two employers. One has been selected as princi-pal employer, while the other is regarded as secondary employer.

With principal employer, employee’s wage was 300.00 €, while with secondary employer, it was 100.00 €


Monthly calculation of pension contributions and personal income tax from princi-pal employer is:

300€ x 5% (Employer’s contribution) = 15€

300€ x 5% (Employer’s contribution) = 15€


300€ - 15€ (employee’s contribution) = 285€

0 € - 80 € = 80 € x 0% = 0.00 €

80 € - 250 € = 170 € x 4% = 6.80 €

250 € - 285 € = 35 € x 8% = 2.80 €

Total monthly tax = 9.60 €

Monthly calculation of pension contributions and personal income tax from second-ary employer is:

100€ x 5% (employer’s contribution) = 5€

100€ x 5% (employee’s contribution) = 5€


100.00 € gross income – 5.00 € (employee’s contribution) = 95.00 € taxable income

95.00 € taxable income x 10% = 9.50 € total of monthly tax

Annual calculation of pension saving contributions and personal income tax at the end of the year is as following:

Gross income from principal employer 300.00 € x 12 months =3600.00 €

Gross income from secondary employer 100.00 € x 12 months = 1200.00 €

Annual gross income 400.00 € x 12 months = 4800.00 €

4,800.00 € x 5 % employee’s contribution = 240.00 €

4,800.00 € - 240.00 € = 4,560.00 €

4,800.00 € - 240.00 € (employee’s contribution) = 4,560.00 €

Taxable income = 4,560.00 €

0.00 € - 960.00 € = 960.00 € x 0% = 0.00 €

960.00 € - 3,000.00 € = 2,040.00 € x 4% = 81.60 €

3,000.00 € - 4,560.00 € = 1,560.00 € x 8% = 124.80 €

Total: = 206.40 €

We can see from monthly calculations, that this employee with principal em-ployer has paid 180.00 € contribution. Also his/her employer paid 180.00 € (15€ x 12 months), and 115.20 € (9.60 € x 12 months) has been withheld as tax in source.


With secondary employer, the employee has contributed 60.00 € (5.00 € x 12 months), while the amount of withheld tax in source is 114.00 € (9.5.00 € x 12 months.)

Withheld tax in source during the taxable period is 229.20. €

Annual income tax from wages is 206.40 €

22.80 € (prepaid)

In this case, the employee is required to submit the tax statement and is entitled to reimburse the prepaid amount of 22.80 €, or to use it as prepaid amount for another check in future.

Each employer should equip its employee with a tax certificate for pension contribution and withheld tax in source at latest by 1st of March of following year for contributions and taxes withheld in source during the payment of wages for previous year.

Also, up to 31st of January of subsequent year, employer should submit the aggregated annual list for withheld tax and pension contributions withheld in source for all its em-ployees of preceding year.

What are the obligations of NGOs to withhold tax at source for rent payments?

(Article 31,Law 03/L-162)

What are the obligations of NGOs, in case of rent payments for buildings that they use?

NGOs that pay rent for buildings that they use should withhold tax in source at a rate of 9% from gross rent payment, except when the landlord proves that he is free of tax.

The very same tax should be remitted to the Kosovo budget within 15 days of following month.

In case when the landlord is not a taxpayer, NGOs are not obligated to withhold tax in source during rent payment.

EXAMPLE 1.

Landlord is not registered for VAT

Monthly rent 500.00 euro (Landlord is not registered for VAT)

500.00 x 9%= 45.00 (Withhold tax in source is remitted to budget)

455.00 euro (net payment for landlord)


EXAMPLE 2.

Landlord is registered for VAT and it includes VAT in the invoice

Monthly rent 500.00 + 80 VAT= 580.00 Total

500.00 x 9% = 45.00 (withhold tax in source)

500.00 – 45 = 455.00

455.00+80 VAT= 535.00 (Net payment for landlord)

What other procedures an NGO should follow for withhold tax in source for rent payments?

(Article 30, Law No. 03/L-162)

1./ NGOs should equip the landlord with a tax certificate for rent payments and with-hold tax in source during the taxable period (calendar year), no later than 1st of March of subsequent year.

2./ NGOs should, no later than 31st of January of subsequent year, submit to Kosovo Tax Administration an aggregated tax list for rent payments and withhold tax in source during the preceding calendar year.

ANNEXE 2.b. WHAT IS VALUE ADDED TAX?

(Law No.03/L-146)

Value Added Tax (VAT) is a consumption tax which is applied from 1st of July 2001 and it charges on the goods imported in Kosovo and domestic supply of goods and services (according to the UNMIK Regulation no. 2001/11 “On Value Added Tax” which was amended in the UNMIK Regulation no. 2002/17 and 2004/35), and under the Law no.03/L-146 is applied at a rate of 16%. Law 03/L-146 came into effect on 1 July 2010.

Persons, who are subject to be registered as taxable persons, should have an an-nual turnover above 50,000 € (also persons who are under this ceiling, but who choose to register for VAT). These persons shall apply and collect VAT calcu-lated from buyers or their consumers, and will receive a deduction tax credit for VAT paid on imports and domestic purchases.

Forms of VAT declaration shall be filled each month. In cases where we have de-duction tax on required VAT which exceeds the calculated tax of collected VAT, taxable person is entitled to VAT credit or even VAT refund.


When is the taxable period for Value Added Tax?

(Article 54,Law No. 03/L-146)

Taxable period for Value Added Tax is each calendar month.

When is the deadline to declare VAT?

VAT shall be declared no later than 20th of following month for all purchases (including imports)and sales (including exports)of previous month.

What is a Tax Declaration?

Taxing principles in Kosovo rely merely on the taxpayer’s declaration of income. Therefore, taxpayer should willingly declare all of the income by filling a tax declaration at a certain period of time, depending on the income declared.

Each person who is subject of taxation under the applicable legislation in Kosovo, should submit to KTA or its agent, a declaration according to the requirements stated in the Law on Tax Administration and Procedures (Law No.03/L-222) or as required by each specific tax law.

Which are the tax declarations?

1. Declaration on Personal Income Tax2. Declaration on Corporate Income Tax3. Declaration on VAT and4. Declaration on Pension Saving Contribution

If KTA ascertains that taxpayer failed to submit a tax declaration , or in case he did this, taxpayer under- or over-declared its income, then under the applicable tax laws KTA is entitled to make a new tax assessment

Request for VAT reimbursement

NGOs which are involved in performing VAT exempted supplying, such as projects funded by the EC, and as foreseen in the IPA agreement, have the right of reimbursement of VAT paid on purchases on a monthly basis regardless of the amount of the refund.

As the first step the NGOs must obtain a fiscal number and certificate of VAT declaration.

NGO must fill in and submit to KTA monthly statements of VAT the latest by the date 20 (twenty) of the following month. NGOs should also fill in the request for


refund of VAT which will be available/ presented to the office of taxpayer service at the Kosovo Tax Administration.

The evidences that an NGO must possess in their books and records to get reim-bursement should be as follow:

1. Invoices of purchases for the tax period related with credit.2. Sales invoices for tax periods related with credit.3. Clarification regarding the cause of the credit balances of VAT4. Contracts and any supporting documents related to credit.

Note: the Invoices should contain all the details as prescribed with financial rules including fiscal number and VAT number of the buyer and seller, date of the purchase and sale, VAT amount as separate amount from the taxation amount.

These documents are required for the applicant to have upon the application for refund, but do not mean that such documents are attached to the request for refund. In cases where an NGO, has other tax liabilities due to the irregular holding of tax at source or for any other legal reason, even though the requests will be ap-proved for reimbursement, initially previous obligations will be covered and the remaining part will be reimbursed to them.

What are the penalties and fines if a person fails to follow these tax regula-tions

(Article 51,Law No. 03/L-222)

- 5% (of each month or part of the month that is late, with a maximum penalty of 25% of tax due for 5 months)

- 1% (of each month or part of the month that is late, with a maximum penalty of 12% of tax due for 12 months)

- 1.5% (of each month or part of the month that is late, with a maximum penalty of 25% of tax due for 5 months)

- 25% for unintentional under-statement- 100% for intentional understatement

Under Law 03/L-222 the penalty amounts have changed from 50 % to 15% and 25%. The penalty for understatement of tax is 100%.


Ascertaining non-withholding and tax declaration in source in amount of 100.00

Assessment after 12 months from the day when this tax should have been de-clared

100 x 25% = 25.00 failing to declare it on time

100 x 7% = 7.00 failing to pay it on time

100 x 18% = 18.00 Interest

100 x 25% = 25.00 unintentional understatement

75.00 euro fine and penalty

100.00 euro tax baseline

_____________________

175.00 euro for payment

Do I have the right to appeal if I think there has been an unfair assessment by KTA?


Yes, you have the right to appeal within 30 days from the day you received a no-tice of the assessment. You should file the appeal and the supporting documents to the Appeals Division, which operates as an independent division within Ko-sovo Tax Administration

What if Appeals Division comes with a decision that you disagree with?


You have the right to appeal at a second level, at the Independent Review Board, which is independent from Kosovo Tax Administration. This should be done within 30 days from the day you received the decision from Appeals Division.

In case that you disagree with the decision of Independent Review Board, then within 30 days from this decision you are entitled to appeal at the Supreme Court of Republic of Kosovo, to correct the injustice that you think was made during a tax assessment.


You should know that the right for appeal does not prolong the obligation to pay the tax assessed by KTA.

MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KEÇËSHTJET FINANCIARE


PërmbajtjaPARATHËNIE .................................................................................................................591. HYRJE .........................................................................................................................61

1.1. IMPLEMENTIMI I PROJEKTIT .....................................................................611.2. DOKUMENTET QË E RREGULLOJNË IMPLEMENTIMIN E PROJEKTIT ..................................................................61

2. DISPOZITAT FINANCIARE ...................................................................................622.1. SHPENZIMET E PRANUESHME ..................................................................622.2. Pagesat e grantit ................................................................................................692.3. Parimet e llogarimbajtjes dhe dokumentet mbështetëse ............................72

2.3.1. Kursi i këmbimit (BE dhe vendor) .........................................................742.3.2. Tatimi në vlerën e shtuar (TVSH) ...........................................................752.3.3. Prokurimi ..................................................................................................762.3.4 Procedurat e prokurimit ...........................................................................782.3.5. Rregulli i origjinës ....................................................................................812.3.6. Rregulli i pranueshmërisë .......................................................................82

2.4. Amendamentimi i kontratës ............................................................................822.4.1. Amendamentimet përmes shtesës (addendum) ..................................832.4.2. Modifikimet pa shtesë të kontratës (addendum) .................................84

ANEKSI 1. UDHËRRËFYES PRAKTIK PËR TAKSAT NË KOSOVË ......................88HYRJE ...............................................................................................................................88INFORMACIONE TË PËRGJITHSHME PËR TATIMET NË KOSOVË ..................88

Cilat janë llojet e bizneseve që mund të krijohen në Kosovë? ........................89Cilat janë tatimet mbi bizneset dhe organizatat tjera? ....................................89Kënd e obligon tatimi në të ardhurat e korporatave? .....................................90Organizatat jo-qeveritare (OJQ) .........................................................................90Të ardhurat e korporatave të liruara nga tatimi ...............................................90A tatohen të ardhurat e realizuara nga OJQ-të? ...............................................91Cilat janë pasojat nëse konstatohet se të ardhurat e një OJQ-je nuk janë shfrytëzuar për përfitim publik? ..................................91Mbajtja e tatimit në burim për personat jo-rezident që ofrojnë shërbime në Kosovë .......................................................92Raportimi i të dhënave për blerjet mbi 500.00 euro. ........................................92

A duhet OJQ-të t’i deklarojnë të ardhurat e tyre? ............................................92Cili është afati për dorëzimin e deklaratës tatimore për të ardhurat vjetore? ... 93

ANEKSI 2. TATIMI NË TË ARDHURAT PERSONALE ...........................................93Çka është tatimi në të ardhura personale dhe cilat burime të të hyrave i përfshin? ...........................................................93Kush është tatimpaguesi në të ardhura personale dhe cili është objekti i tatimit? ..........................................................93

ANEKSI 2a. PYETJE-PËRGJIGJE DHE SHEMBUJ TË TATIMIT NË TË ARDHURAT PERSONALE NGA PAGAT ....................................94

Çka janë të ardhurat bruto nga paga? ...............................................................94Kush është i obliguar të paguajë tatimin në të ardhurat personale nga pagat? ..................................................................94Çfarë hapash duhet ndërmarrë në fillim të punësimit? ..................................95Kush është i obliguar të kontribuojë për kursimet pensionale? ....................95Sa është obligimi për të kontribuar për kursime pensionale? ........................95Kur është afati për transferimin e kontributeve pensionale ne llogarinë e Trustit të kursimeve pensionale? ..........................96Si të bëhet llogaritja e kontributeve pensionale dhe tatimit në të ardhurat personale nga pagat? .............................................96Cilat janë obligimet e OJQ-ve për ndaljen e tatimit në burim për qiratë e paguara? ...........................................................99Cilat janë obligimet e OJQ-ve me rastin e pagesë së qirave për ndërtesat të cilat i shfrytëzojnë? .....................................99Cilat procedura tjera duhet t’i zbatojë OJQ-ja në lidhje me tatimin e mbajtur në burim për qiratë e paguara?...................................100

ANEKSI 2.b. ÇKA ËSHTË TATIMI NË VLERËN E SHTUAR? ..............................100Cila është periudha tatimore për Tatimin në Vlerën e Shtuar? ....................101Kur është afati për të deklaruar TVSH-në? .....................................................101Çka është Deklarata Tatimore? .........................................................................101Cilat janë deklaratat tatimore? ..........................................................................101Kërkesa për rimbursimin e TVSH-së ..............................................................101Cilat janë dënimet dhe gjobat nëse nuk i respektojmë këto rregullore të tatimit?............................................................102A kam të drejtë ankese nëse mendoj se vlerësimi nga ATK-ja nuk ka qenë i drejtë? ....................................................103Si të veprohet nëse Divizioni i ankesave merr vendim me të cilin ju nuk pajtoheni? .....................................................103

MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE

TË KOMISIONIT EVROPIAN ÇËSHTJET FINANCIARE


Shënim: Përmbajtja e këtij manuali është përgjegjësi e projektit Asistencë Teknike për Organizatat e Shoqërisë Civile dhe nuk reflekton domosdoshmërisht qëndrimet e Bashkimit Evropian apo Administratës Tatimore të Kosovës. Ky manual nuk ka vlerë ligjore dhe duhet të përdoret vetëm për referim. Në rast të paqartësive do të kenë përparësi dokumentet zyrtare të Komisionit Evropian si dhe ato të Administratës Tatimore të Kosovës.

MANUAL PRAKTIK PËR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE TË KE - ÇËSHTJET FINANCIARE 59

PARATHËNIEQëllimi i përgjithshëm i projektit Asistencë Teknike për Organizatat e Shoqërisë Ci-vile (TACSO) është forcimi i shoqërisë civile në kuadër të demokracisë pjesëmar-rëse, stimulimi i një ambienti dhe kulture të përshtatshme për zhvillimin e shoqërisë civile, ngritja e kapaciteteve të përgjithshme dhe nivelit të llogaridhënies të organi-zatave të shoqërisë civile (OSHC-ve) që veprojnë në shtetet përfituese të IPA-s (Ball-kani Perëndimor dhe Turqia) për të garantuar kualitetin e shërbimeve të OSHC-ve dhe rolin e qëndrueshëm të tyre në proceset demokratike. Pra, qëllimet kryesore të projektit mund të përmblidhen si më poshtë: ngritja e kapaciteteve dhe kualitetit të punës së OSHC-ve dhe forcimi i rolit të tyre në proceset demokratike.

Në kuadër të aktiviteteve të rëndësishme të projektit janë edhe trajnimet e foku-suara në ngritjen e kapaciteteve të OSHC-ve dhe mbështetjen e pjesëmarrjes së tyre aktive në proceset demokratike. Ky manual ka për qëllim kryesor të ofrojë këshilla dhe informata për mënyrën e menaxhimit të projekteve të financuara nga BE-ja, më konkretisht menaxhimin financiar të projekteve të financuara nga BE-ja (Kushtet e përgjithshme të grant kontratës) dhe përputhshmëria e tyre me legjislacionin vendor – Kosovë.

Ky Manual praktik ka për qëllim t’ju ndihmojë përfituesve të grantit në imple-mentimin e projekteve të financuara nga KE-ja. Manuali ofron informata prak-tike mbi implementimin e projektit dhe procedurat që kanë të bëjnë me menaxh-imin, raportimin dhe kontabilitetin financiar në përputhje me rregulloren finan-ciare të BE-së dhe ligjet relevante të aplikueshme në Kosovë.

Menaxhimi i përditshëm i grant projekteve është detyrë sfiduese dhe konsu-mon shumë kohë. Përpos përmbushjes së aktiviteteve të planifikuara në kuadër të projektit, përfituesit kanë edhe obligime tjera, ashtu siç është përcaktuar në Kushtet e përgjithshme dhe të veçanta të grant kontratës. Ky Manual në asnjë mënyrë nuk i zëvendëson këto obligime, por paraqet një mjet praktik për ta lehtësuar dhe për ta rritur efikasitetin në punën tuaj të përditshme. Manuali ofron udhëzime dhe përgjigje në pyetje shumë të rëndësishme për të gjitha pro-jektet e bashkë-financuara nga KE-ja. Në rast të mospërputhjeve në mes të këtij Manuali dhe Kushteve të përgjithshme dhe të veçanta të grant-kontratës, do të mbizotërojë ky i fundit. Mëtutje, ky manual ka marrë në konsideratë udhëzuesit ekzistues siq janë Udhëzuesi praktik për procedurat kontraktuale për projektet e jashtme të KE-së (PRAG)1 dhe Udhësuesin për Implementin për Bartësit e pro-jektit dhe Partnerët i përgaditur nga EUDAD2.



Ne shpresojmë se Manuali do të jetë i dobishëm si për organizatat që menaxho-jnë për herë të parë projekte të bashkë-financuara nga BE-ja, ashtu edhe për ato me më shumë eksperiencë në këtë fushë.

TACSO Kosovë falenderon expertët Fatmir Bytyqi dhe Naser Prapashtica për hartimin e këtij manuali si dhe Nermine Nushi Mahmuti për kontributin e saj në përgaditjen e këtij dokumenti.

TACSO- Zyra në KosovëShkurt, 2011


1. HYRJE

1.1. IMPLEMENTIMI I PROJEKTIT

Që projekti të jetë efikas dhe të arrihen qëllimet, ai duhet të menaxhohet dhe administrohet në mënyrë të kujdesshme dhe të përgjegjshme. Përfituesi i grantit duhet të sigurojë menaxhim efikas dhe funksional të projektit. Përpos kësaj, menaxhimi korrekt i anës financiare është qenësor për suksesin e projektit.

Pas nënshkrimit të kontratës me Autoritetin kontraktues, Aplikanti shndërrohet në Përfitues të grantit dhe merr përgjegjësitë për gjithë projektin, duke përfshirë edhe përgjegjësitë për punët që duhet të kryhen nga partnerët tjerë (nëse ka të tillë). Përfituesi i grantit është përgjegjës për raportim korrekt dhe me kohë pranë Autoritetit kontraktues. Prandaj ai duhet të sigurojë krijimin e mekanizmave për menaxhim administrativ dhe kontroll efikas të sistemeve në kuadër të projektit. Përfituesi i grantit është përgjegjës për komunikimin e duhur me partnerët, zbati-min adekuat të procedurave të menaxhimit dhe kontrollit financiar, respektimin e procedurave kontraktuale të KE-së që kanë të bëjnë me menaxhimin dhe kon-trollin (auditimin) financiar, sikurse edhe respektimin dhe zbatimin rregullave të prokurimit, informimit, komunikimit dhe vizibilitetit nga ana e partnerëve.

1.2. DOKUMENTET QË E RREGULLOJNË IMPLEMENTIMIN E PROJEKTIT

Implementimi i përgjithshëm i projektit rregullohet nga disa dokumente kryesore:

Kontrata (Kushtet e përgjithshme dhe të veçanta) dhe anekset e saj – Kontrata paraqet marrëveshje mbi grantin ekzistues në mes të EUD/KE-së dhe përfituesit, përcakton kushtet për implementimin e projektit, kushtet e financimit dhe kërkesat për raportimin narrativ dhe financiar. Grant kontratës i bashkëngjiten anekset e mëposhtme:

- Aneksi I: Përshkrimi i projektit,- Aneksi II: Kushtet e përgjithshme të zbatueshme në Bashkimin Evropian –

grant kontratat e financuara nga BE-ja për projektet e jashtme,- Aneksi III: Buxheti i projektit,- Aneksi IV: Procedurat e dhënies së kontratës,- Aneksi V: Kërkesa standarde për pagesë dhe formulari identifikues financiar,- Aneksi VI: Modeli i raportit narrativ dhe financiar,


- Aneksi VII: Modeli i raportit të gjetjeve faktike dhe termave të referencës për verifikimin e shpenzimeve të grant kontratës, për projektet e jashtme të finan-cuara nga BE-ja.

Dokumentet e cekura më lartë i referohen Udhëzuesit praktik për procedurat kontraktuale për projektet e jashtme të KE-së (PRAG). PRAG-u sqaron pro-cedurat kontraktuese që vlejnë për të gjitha kontratat që kanë të bëjnë me ndi-hmën e jashtme të BE-së, siç janë procedurat e prokurimit të BE-së, TVSH-ja, shpenzimet e pranueshme, etj. Është jashtëzakonisht e rëndësishme që përfitue-si i grantit t’i lexojë me kujdes këto dokumente para se të fillojë implementimi i projektit dhe t’ju përmbahet procedurave të përshkruara në to. PRAG-u është në dispozicion në web-faqen e mëposhtme:http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

2. DISPOZITAT FINANCIARE

2.1. SHPENZIMET E PRANUESHME

Shpenzimet e pranueshme janë shpenzimet që lejohen dhe pranohen si shpenz-ime të projektit. Një koncept i rëndësishëm që duhet ta kenë parasysh të gjithë menaxherët e projektit është se të gjitha shpenzimet duhet të konsiderohen të ‘pranueshme’. Vetëm ‘shpenzimet e pranueshme’ mund të financohen nga granti.

Që të konsiderohen të pranueshme shpenzimet e projektit duhet të jenë:

Që shpenzimet të konsiderohen të pranueshme ato duhet:Të jenë bërë nga përfituesi (aplikanti dhe/ose partnerët) gjatë periudhës së imple-mentimit të projektit;Të konsiderohen të nevojshme për zbatimin e projektit, për shembull, të jenë të apr-ovuara dhe të prezantuara në Aneksin III – Buxheti i projektit të grant-kontratës ose ri-alokimi i dakorduar përmes një shtese në kontratë (addendum) dhe/apo buxhetit i aprovuar rezervë për shpenzime të papritura;Të jenë detyrime kontraktuale të aprovuara dhe nënshkruara gjatë periudhës imple-mentuese; shpenzimet e auditimit janë gjithashtu të pranueshme (megjithëse ato paguhen pas përfundimit të auditimit, për shembull, pas datës së skadimit të kontratës); Të regjistrohen në dokumentet e llogarisë dhe taksave të përfituesit (aplikantit dhe/ose partnerëve). Të jenë të verifikueshme (duhet të ekzistojë dokumentacioni që evidenton shpenzi-met e projektit, siç janë të gjitha llojet e faturave për pagesat e bëra në kuadër të projektit, mbetjet e biletave të aeroplanit (boarding pass), raportet e rrogave, etj.) dhe të mbështeten me origjinalet e dokumenteve përkatëse.


Duhet bërë dallimi në mes:

- Shpenzimeve të pranueshme direkte- Shpenzimeve të pranueshme indirekte

Shpenzimet e pranueshme direkte

Shpenzimet e pranueshme direkte mund të jenë:

Vija buxhetore 1. Burimet njerëzore

Vijat buxhetore 1.1. Pagat e përfituesve dhe partnerëve brenda shtetit dhe 1.2. pagat për ekspertët (ndërkombëtar dhe rajonal). Shpenzimet e personelit të pu-nësuar në projekt kanë të bëjnë me personat që kanë marrëveshje kontraktuale dhe marrin paga nga përfituesi dhe/ose partnerët.

Këto shpenzime korrespondojnë me shumën gros (ekzistuese) (për shembull, pa-gat net plus tatimet e sigurimeve sociale dhe shpenzimet tjera). Keni parasysh se pagat dhe shpenzimet e ngjashme nuk duhet t’i tejkalojnë shpenzimet e parapara nga përfituesi. Në rast se pagesa e rrogave të personelit nuk bëhet përmes xhirol-logarisë bankare të projektit (në shumë shtete kjo është ligjërisht e pamundur për komunat), projekti duhet të dëshmojë pagesën e personelit përmes formularëve zyrtarë të rrogave, për muajt që ata paguhen nga projekti. (Ju lutemi t’i referoheni Aneksit 2 mbi Taksat në të ardhurat personale në Kosovë)

Vija buxhetore 1.3. Mëditjet për mision/udhëtim

Mëditjet

Zakonisht kur personeli i projektit dhe/ose eksperti është me detyrë larg vend-banimeve të tyre ku edhe duhet të kalojnë natën, atyre u paguhen mëditje (fikse) e cila i mbulon shpenzimet e akomodimit, ushqimit, transportit lokal dhe shpenzimet tjera. Mëditjet duhet të jenë brenda shumës së lejuar dhe nuk duhet ta kalojnë shifrën për shtetin përkatës të publikuar nga BE-ja, në kohën e nënsh-krimit të kontratës. Lista e mëditjeve maksimale në kohën e nënshkrimit të kon-tratës mund të gjendet në web-faqen: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm.

Megjithatë, duhet të keni parasysh se nuk lejohet pagesa e mëditjeve në formë të kompensimeve fikse nëse personeli i projektit apo ekspertët nuk e kanë kaluar natën jashtë vendbanimeve të tyre.

Në rastet kur sistemi i mëditjeve nuk përdoret si formë e kompensimit, lejo-het pagesa direkte e akomodimit dhe shpenzimeve të jetesës, në përputhje me rregullat nacionale/të brendshme. Nganjëherë përfituesi (apo partnerët e tij) mund


të vendos që të mos paguajë mëditje, por t’i heq personalisht shpenzimet e ako-modimit të personelit (apo ekspertëve) të caktuar në projekt. Shpenzimet e këtilla janë shpenzime të pranueshme dhe mund të paguhen nga projekti. Shpenzimet e jetesës (shujtat, transporti lokal etj.) janë gjithashtu shpenzime të pranueshme. Megjithatë, keni parasysh se në raste të tilla shpenzimet e akomodimit dhe ato të jetesës nuk mund të jenë më të mëdha se vlera zyrtare e mëditjeve.

Natyrisht se projekti juaj mund të sigurojë ushqimin dhe transportin për pjesë-marrësit (duke përfshirë edhe personelin dhe ekspertët) në tryeza të rrumbul-lakëta etj, nëse një gjë e tillë është paraparë në kuadër të buxhetit të projektit, në vijën përkatëse buxhetore.

Në praktikë, Autoriteti kontraktues nuk përcakton rregulla, prandaj u takon përfituesve dhe partnerëve të tyre t’i vendosin rregullat dhe proceduarat në ra-port me personelin dhe ekspertët e tyre. Por, në çdo rast kur paraqitet nevoja që anëtarët e personelit të kalojnë natën jashtë shtëpisë, duhet të prezantohen shpenzimet e vërteta (reale), të cilat do të pranohen deri në vlerën maksimale të mëditjeve, ashtu siç janë publikuar në kohën e nënshkrimit të kontratës.

Vija buxhetore 2. Udhëtimi

Në rast të udhëtimeve ndërkombëtare (vija buxhetore 2.1.) vlen rregulli i përgjith-shëm sipas të cilit duhet të shfrytëzohet mënyra më ekonomike e udhëtimit, për sh-embull: çmimet e klasës ekonomike gjatë udhëtimeve me aeroplan, çmimet e klasës të dytë gjatë udhëtimeve me tren (për udhëtimet ndërkombëtare) etj. Në mënyrë që shpenzimet të jenë të pranueshme ato duhet të dokumentohen (faturat e bile-tave dhe boarding pas-ët e aeroplanit, faturat dhe biletat e udhëtimeve me tren, etj). Shpenzimet e vizave të udhëtimit janë të pranueshme vetëm nëse shoqërohen me faturat përkatëse. Shpenzimet që kanë të bëjnë me taksën hyrëse dhe/ose dalëse janë gjithashtu të pranueshme, por nevojitet fotokopja e vulës (në pasaportë).

Udhëtimet lokale (vija buxhetore 2.2.) kanë të bëjnë me udhëtimet brenda shtetit. Këtu përfshihen udhëtimet me aeroplan (nëse ka të tilla) apo me tren (me ç’rast vlejnë të njëjtat rregulla, siç janë cekur në pikën 2.1.). Kjo vijë buxhetore shpesh përdoret për të mbuluar shpenzimet e transportit publik, siç është autobusi, me-troja, taksi dhe/apo automjetet private. Në rast se shfrytëzohet transporti publik bileta duhet të ruhet në administratën e projektit, kurse në rast të shfrytëzimit të taksisë fatura duhet të ketë datën, rrugën e përshkuar dhe shumën e të hollave të paguara. Për shfrytëzimin e automjeteve të projektit apo automjeteve në pro-nësi të përfituesit (apo partnerit), ju lutemi t’i referoheni Autoritetit kontraktues për këshillë (kjo normalisht është e përfshirë në kuadër të shpenzimeve të zyrës, linja buxhetore 4).


Linja buxhetore 3. Pajisjet dhe furnizimet

Në rast të marrjes së automjetit me qira (linja buxhetore 3.1.), fatura dhe dësh-mia e pagesës duhet të ruhen në administratën e projektit. Blerja e veturës lejohet vetëm në rast se kjo përmendet në mënyrë specifike në projekt dhe në buxhetin e aprovuar, si kusht për përmbushjen e detyrave të parapara me projekt (për sh-embull: veturë për punë në terren për punëtorët social dhe të ngjashme). Në këto raste duhet të respektohen rregullat e prokurimit dhe procedurat përkatëse.

Për vijat buxhetore 3.2. (pajisjet/mobiliet), 3.3. (makinat, mjetet), 3.4. (pjesët e rezervë) dhe 3.5 (të tjera, që mbetet të specifikohen), janë të pranueshme vetëm shpenzimet për artikujt e identifikuar në buxhetin e aprovuar. Duhet bërë specifi-kimi i qartë teknik i pajisjeve dhe furnizimeve të blera. Procedura e prokurimit, kontrata, fatura dhe dëshmia e pagesës, pranimi i përkohshëm/përfundimtar, certifikata e origjinës etj. duhet të ruhen në administratën e projektit.

Nëse buxheti vjetor është nën 10.000 euro duhet të zbatohet vetëm një procedurë e vetme tenderuese. Nëse buxheti vjetor është më i madh se 10.000 por më i vogël se 200.000 euro kërkohet zbatimi i procedurës kompetitive të negociuar. Nëse buxheti vjetor është më i madh se 200.000 euro duhet të organizohet proce-durë e hapur tenderuese (lokale apo ndërkombëtare, në përputhje me buxhetin) dhe duhet të kontaktoni Autoritetin kontraktues për këshillë (referohuni pjesës 2.4 “Prokurimi” për më shumë informacion).

Vija buxhetore 4. Zyra lokale

Vija buxhetore 4.1. (shpenzimet e automjeteve). Kjo vijë buxhetore ka të bëjë me shpenzimet që lidhen me shfrytëzimin e automjeteve të projektit apo autom-jeteve në pronësi të përfituesit /partnerit, si dhe shpenzimet që kanë të bëjnë me sigurimin e automjetit, shpenzimet e parkimit, karburanteve etj. të cilat mund të përfshihen në buxhetin tuaj. Këto shpenzime duhet të mbështeten me dëftesat e pagesave, kurse në rastin e sigurimit të veturës kërkohet fatura. Këto dëshmi të pagesave duhet të ruhen në administratën e projektit.

Shpenzimet e qirasë së zyrës (vija buxhetore 4.2.) janë shpenzime të pranueshme, nëse aprovohen. Përpos faturës dhe dëshmisë të pagesës, këshillohet që të ruhet edhe kontrata e qirasë (në rast të marrjes me qira të hapësirave për zyrë).

Shpenzimet e zyrës, duke përfshirë edhe furnizimet për zyrë (vija buxhetore 4.3.), janë shpenzime të pranueshme nëse aprovohen, dhe blerja e tyre duhet të mbështetet me faturë dhe fletëpagesë.

Shpenzimet tjera, duke përfshirë edhe shërbimet si telefoni/faksi, ngrohja, rry-ma, mirëmbajtja, sikurse edhe ndonjë shërbim tjetër komunal, janë shpenzime


të pranueshme dhe blerja e tyre duhet të mbështetet me faturë dhe fletëpagesë.

Marrë në përgjithësi, shpenzimet e projektit të përmendura më lartë mbulohen me shuma të vogla të parave në dorë (peti kesh) (nëse është e mundur, pagesat duhet të bëhen përmes transaksioneve bankare

Vija buxhetore 5. Shërbimet tjera

Vijat buxhetore 5.1, 5.2, 5.4

Shpenzimet për shërbimet tjera paguhen në bazë të kontratave për shërbime, me ç’rast lëshohen fatura për ofruesit e shërbimeve të jashtme, të cilët janë nën-kontraktuar për kryerjen e detyrave të caktuara në kuadër të projektit (për sh-embull: studime dhe analiza, përkthime, evaluime, menaxhim apo auditim të projektit, organizim të konferencave/tryezave të rrumbullakëta, prodhim të ma-terialeve të vizibilitetit etj.). Gjatë zgjedhjes së kompanisë apo individëve për kryerjen e ekspertizave të jashtme apo për përmbushjen e ndonjë detyre tjetër, duhet të respektohen rregullat e prokurimit. Ju lutemi hartoni termat e refer-encës për shërbimet e kërkuara.

Të gjithë ekspertët e angazhuar në aktivitetet e projektit pa kontratë të rregullt me përfituesin, mund të përfshihen në vijën buxhetore 5. Për ekspertët e këtillë duhet të përgatiten termat e referencës, kurse procesi i rekrutimit të tyre duhet të jetë transparent dhe të pasohet me nënshkrimin e kontratës. Ekspertët duhet të dorëzojnë pasqyrën e orëve të punës (timesheet) dhe raportet e misionit dhe do të paguhen në bazë të faturave të dorëzuara.

Vija buxhetore 5.3. (verifikimi i shpenzimeve) ka të bëjë me shpenzimet e au-ditimit të projektit. Meqenëse auditori është identifikuar dhe përfshirë në kon-tratë me Autoritetin kontraktues para nënshkrimit të kontratës, nuk ka nevojë për procedurë të prokurimit.

Vija buxhetore 5.5. (përkthimet e shkruara dhe verbale) nënkupton shërbimet e përkthimit me shkrim dhe me gojë për nevojat të projektit. Këto shpenzime nuk duhet të përfshihen në vijën buxhetore 1, me përjashtim të rasteve kur përkthy-esi është i punësuar me kontratë të rregullt dhe paguhet me rrogë të rregullt nga përfituesi (Functional lead- bartësi i projektit) dhe/ose aplikanti 2 apo ndonjëri nga partnerët. Në raste të tilla duhet të nënshkruhet kontrata përkatëse, ndërsa pagesa duhet të bëhet në bazë të faturave (kurse në rast të përkthimeve me gojë pagesa bëhet na bazë të pasqyrës së orëve të punës). Ju lutemi ruani dëshminë e pagesës (faturën). Në rast të përkthimeve të mëdha këshillohet të merren kuo-tat (çmimet) nga tre kompani të ndryshme përkthimi, madje edhe në rastet kur mund të zbatohet një procedurë e vetme tenderuese.


Vija buxhetore 5.6. mbulon shpenzimet e shërbimeve financiare. Këtu zakon-isht përfshihen shpenzimet e transfereve bankare apo shpenzimet e tërheqjes së fondeve si dhe provizionet e paguara për këmbimin e monedhave (nëse bëhet një gjë e tillë). Këto shpenzime duhet të vërtetohen me dokumente përkatëse (pasqyrat bankare apo faturat që tregojnë përqindjet e paguara). Zakonisht në kuadër të këtij nëntitulli pranohen vetëm shpenzimet që bëhen për transaksione ndërkombëtare (verifikoni me Autoritetin tuaj kontraktues).

Vija buxhetore 5.7. mbulon shpenzimet e konferencave dhe seminareve. Këtu zakonisht përfshihen shpenzimet si: qiraja për godina dhe pajisje, ushqim, shtypjen e materialeve, etj. Pagesat bëhen në bazë të kontratës dhe faturave të dorëzuara nga ofruesit e jashtëm të shërbimeve, të cilët zgjidhen në përputhje me procedurat përkatëse të prokurimit.

Vija buxhetore 5.8 shpenzimet e vizibilitetit. Këtu përfshihen shpenzimet për sigurimin e vizibilitetit adekuat të projektit. Bëhet fjalë për ngjarje ku promovo-het projekti, siç janë konferencat e shtypit, posterët, fletushkat dhe mjetet tjera te vizibilitetit që duhet të botohen. Për më shumë informacion në lidhje me këtë temë, ju lutem t’i referoheni Manualit për komunikim dhe vizibilitet të projek-teve për ndihmën e jashtme që ofron BE-ja, e cila mund të gjendet në këtë faqe elektronike: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

Vija buxhetore 6. Të tjerat

Këtu mund të përfshihen shpenzimet tjera që nuk janë përmendur në mënyrë specifike në vijat tjera buxhetore, me kusht që ato të jenë identifikuar në kuadër të kësaj vije të buxhetit të aprovuar dhe të jenë shpenzime të pranueshme. Edhe në këtë rast janë të domosdoshme dëshmitë e pagesës dhe faturat, ndërsa për shumat nën 10.000 euro mund të ndiqet një procedurë e vetme tenderuese. Në kuadër të kësaj vije buxhetore zakonisht përfshihen punët dhe re-grantet. Meqe-nëse kjo vijë buxhetore është e paraparë për shpenzimet tjera të aprovuara, ne ju udhëzojmë të kontaktoni Autoritetin tuaj kontraktues që t’ju ndihmojë në menaxhimin e kësaj vije buxhetore.

Vija buxhetore 8: Rezerva për shpenzime të papritura (contingency rezerve)

Dispozita për rezerva në rast të shpenzimeve të papritura, maksimum deri në 5% të shumës së shpenzimeve të pranueshme direkte, ashtu siç është përmen-dur në buxhetin e bashkëngjitur kontratës tuaj, mund të shfrytëzohet vetëm pasi të merret paraprakisht autorizimi me shkrim nga Autoriteti kontraktues3. Kjo

3 Kushtet e përgjithshme, neni 14.3.


vijë buxhetore zakonisht shfrytëzohet kur përballeni me shpenzime që nuk i keni parashikuar gjatë përgatitjes së propozimit, kur nevojiten aktivitete shtesë të pa planifikuara dhe/ose për forcimin e vijave tjera buxhetore. Keni parasysh se aprovimi nga Autoritetit kontraktues është i domosdoshëm a priori.

Shpenzimet e pranueshme indirekte (Shpenzimet administrative)4

Vija buxhetore 10: Shpenzimet administrative

Të gjitha shpenzimet strukturore dhe ndihmëse të natyrës administrative, teknike dhe logjistike (shfrytëzimi i zyrës, posta, faksi, telefoni, fotokopjimet, gjërat e konsumueshme, etj.) të cilat janë tërthorazi të nevojshme për zhvillimin e aktiviteteve të ndryshme të përfituesit dhe si të tilla nuk mund t’i përshk-ruhen në tërësi nevojave të projektit për të cilat dedikohet granti, mund të mbu-lohen nga kjo vijë buxhetore. Vija buxhetore 10 mund të përdoret për të mbuluar shpenzimet indirekte, deri në shumën e përcaktuar në buxhetin e bashkëngjitur grant kontratës tuaj.

Këto shpenzime indirekte nuk është e nevojshme të mbështeten me dokumente të llogarimbajtjes5. Sidoqoftë, është e këshillueshme që projekti të mbajë llogari për shpenzimet administrative në baza mujore, në mënyrë që shpenzimet direk-te ekzistuese të mund të prezantohen në kontabilitetin e projektit në çdo kohë. Kjo mund të bëhet përmes formulës së thjeshtë matematikore: x% * shpenzimet e pranueshme për periudhën në fjalë, ku x paraqet përqindjen e aprovuar, siç është përcaktuar në kontratë.

Shpenzimet e papranueshme

Ekziston një numër i shpenzimeve specifike që në bazë të projektit nuk janë të pranueshme. Kjo nënkupton se shpenzimet e tilla nuk mund të paguhen nga fondet e projektit.

Shembuj të shpenzimeve të papranueshme6:

- Borxhet dhe provizionet për humbje ose provizionet e borxheve;- Kamatat;- Artikujt e financuar në kuadër të ndonjë projekti tjetër;- Blerjet e tokave apo ndërtesave, me përjashtim të rasteve kur kjo është e do-

mosdoshme për implementimin e drejtpërdrejt të projektit, në ç’rast pronësia, në fund të projektit, duhet të transferohet te përfituesit përfundimtar;

4 Shpenzimet administrative: zakonisht janë të njohura edhe me emrin “overhead”5 Kushtet e përgjithshme, neni 14.4.6 Kushtet e përgjithshme, neni 14.6.


- Humbjet si pasojë e këmbimit valutor;- Pagesat në formë të mallrave dhe shërbimeve (in-kind contribution);- Taksat, ku përfshihet edhe TVSH-ja, me përjashtim të rasteve kur përfituesi (apo

partnerët e përfituesit) mund të vërtetojnë se ato nuk mund të rikthehen dhe nëse rregulloret e aplikueshme të BE-së nuk e ndalojnë mbulimin e taksave. Kjo nënkupton se përfituesi (Bartësi i projektit dhe/ose Aplikanti 2 dhe partnerët) duhet të jenë në gjendje të dorëzojnë dokumentet që vërtetojnë se TVSH-ja e paguar nuk mund të rikthehet. Kjo mund të bëhet përmes një letre nga auto-ritetet shtetërore përgjegjëse për çështje të TVHS-së, në të cilën do të pohohet një gjë e tillë, ose përmes deklaratës së auditorit se TVSH-ja e paguar nuk mund të rikthehet (ku do të citohet legjislacioni apo rregulloret përkatëse). Këshillohet që përfituesi i grantit (apo partnerët e tij) të sigurojnë lirimin nga TVSH-ja sa më parë që është e mundur, pas nënshkrimit të kontratës me BE-në;

- Kreditë e palëve tjera.

Nëse bëhet ndonjë nga shpenzimet e papranueshme të përmendura më lartë, atëherë përfituesi (apo partnerët e tij) duhet që shpenzimet e tilla t’i mbulojnë nga burimet e veta. Ato nuk duhet përfshirë në raportet financiare. Nëse në raportet financiare gjendet ndonjë shpenzim i papranueshëm, posaçërisht në ra-portin përfundimtar, ai do të zbritet nga shpenzimet e përgjithshme të projektit, duke e ulur shumën e kërkuar nga BE-ja.

2.2. PAGESAT E GRANTIT

Pagesa e granteve për projektet e financuara nga IPA apo instrumentet e ng-jashme të BE-së zakonisht bëhet në përputhje me Opsionin 2 (Projektet me peri-udhë implementuese më të gjatë se 12 muaj dhe kur financimi i ofruar nga Auto-riteti kontraktues ka vlerë më të madhe se 100.000,00 euro), si më poshtë7:

• Kësti fillestar i para-financimit të projektit, në lartësi deri në 80% të shumës së buxhetit të llogaritur për 12 muajt e parë të financuar nga BE-ja (Auto-riteti kontraktues). Kjo shumë do t’i paguhet përfituesit brenda 45 ditëve pas nënshkrimit të kontratës, respektivisht pas dorëzimit të kërkesës për kryer-jen e pagesës pranë Autoritetit kontraktues.

• Këstet tjera të para-financimit, në lartësinë e përcaktuar në nenin 4 të Kushteve të veçanta, janë të destinuara për të mbuluar nevojat financiare të përfituesit për secilën nga periudhat 12 mujore të implementimit të projektit. Këto këste

7 Në përputhje me nenin 4 të Kushteve të veçanta dhe nenin 15 të Kushteve të përgjithshme.


do t’i paguhen përfituesit brenda 45 ditëve, pasi Autoriteti kontraktues të aprovojë raportin e përkohshëm të shoqëruar me kërkesën për realizimin e pagesës (shih modelin në Aneksin V të kontratës tuaj). Kjo do të thotë se nëse projekti juaj zgjat në mes 12 dhe 24 muaj, ju duhet të dorëzoni raportin e përkohshëm dhe pas kësaj do t’i realizoni këstet tjera të para-financimit, deri në 90% të kontributit të përgjithshëm.

Para-financimi i përcaktuar sipas pikës së dytë do të zbatohet vetëm nëse sasia e shpenzimeve të bëra gjatë periudhës raportuese, të cilat financohen nga Autoriteti kontraktues, arrin të paktën 70% të pagesës së mëhershme (të konfirmuar nga ra-porti i përkohshëm korrespondues). Nëse shpenzohen më pak se 70% e mjeteve nga kësti i para-financimit paraprak, shuma e këstit të ri para-financues do të redukto-het për shumën e pashfrytëzuar nga pagesa e mëhershme para-financuese.

Diferenca do të paguhet brenda 45 ditëve pasi Autoritetit kontraktues të apro-vojë raportin përfundimtar të shoqëruar me kërkesën për pagesën e diferencës (shihni modelin në Aneksin V të kontratës tuaj) dhe raportin për verifikimin e shpenzimeve.

- Pagesa e granteve për projektet e financuara nga Programi i IPA-s për bash-këpunim ndër-kufitar do të bëhet individualisht, në përputhje me Opsionin 1 (Projektet periudha implementuese e të cilave nuk kalon 12 muaj apo kur financimi që ofrohet nga Autoriteti kontraktues nuk kalon 100.000,00 euro) si më poshtë8:

Një këst fillestar në shumën prej 80% të buxhetit të vlerësuar për 12 muajt e parë të financuar nga BE-ja (Autoriteti kontraktues). Kjo shumë do t’i paguhet për-fituesit brenda 45 ditësh pas nënshkrimit të kontratës, respektivisht dorëzimit të kërkesës për kryerjen e pagesës pranë Autoritetit kontraktues.

Diferenca duhet të paguhet brenda 45 ditësh pasi Autoriteti kontraktues të apro-vojë raportin përfundimtar të shoqëruar me kërkesën për pagesën e diferencës (shihni modelin në Aneksin V të kontratës tuaj).

Vërejtje: Të gjitha shpenzimet e paraqitura të cilat konstatohet se nuk janë të shpenzime të pranueshme do të hiqen nga raporti përfundimtar.

Përfituesit do t’i bëhet pagesa përfundimtare vetëm pas përfundimit të projektit. Si edhe me rastin e pagesës së parë, përfituesi duhet të bëjë kërkesë për pagesën përfundimtare, përmes formatit përkatës9. Kërkesa për realizimin e pagesës për-

8 Në përputhje me Kushtet e veçanta të nenit 4 dhe Kushtet e përgjithshme të nenit 15.9 Aneksi V (i kontratës tuaj) Kërkesa standarde e kontratës tuaj për pagesën.


fundimtare dorëzohet së bashku me raportin përfundimtar të projektit. Për më shumë detaje në lidhje me raportimin shih seksionin 8.

Keni parasysh:

Nëse nuk merrni përgjigje me shkrim nga Autoriteti kontraktues brenda 45 ditëve nga dita e pranimit të tij dhe dokumenteve tjera të kërkuara10 (i ashtuquaj-turi afati kohor), raporti do të konsiderohet i aprovuar.

Autoriteti kontraktues mund ta suspendojë afatin kohor për aprovimin e rapor-tit, duke njoftuar përfituesin se raporti nuk mund të aprovohet brenda kohës së paraparë, në rast se ai konstaton se kjo është e nevojshme për të kryer kontrolle shtesë. Në raste të tilla, Autoriteti kontraktues mund të kërkojë sqarim apo in-formata shtesë, të cilat përfituesi i grantit duhet t’i ofrojë brenda 30 ditësh nga momenti i paraqitjes së kërkesës. Afati kohor fillon të llogaritet sërish nga dita kur informatat e kërkuara pranohen nga Autoriteti kontraktues11.

Autoriteti kontraktues mund ta zgjasë afatin kohor prej 45 ditësh, duke njof-tuar përfituesin se kërkesa për pagesë është e papranueshme, qoftë për shkak se pagesa nuk është gati akoma apo për shkak se nuk janë dorëzuar dokumentet e kërkuara mbështetëse apo nëse vlerësohet sa ka nevojë për kontrolle tjera, duke përfshirë edhe kontrolle në vendin e ngjarjes për të vërtetuar nëse shpenzimet janë të pranueshme. Afati kohor për pagesë do të fillojë të llogaritet përsëri nga momenti kur kërkesa për realizimin e pagesës e formuluar si duhet pranohet nga Autoriteti kontraktues12.

Vërejtje e rëndësishme:

Ju si implementues të projektit duhet të keni parasysh implikimet kohore që lidhen me pagesën përfundimtare. Meqenëse pagesa përfundimtare do t’i bëhet përfituesit pas përfundimit të të gjitha aktiviteteve të projektit, pagesës së shpenzimeve dhe dorëzimit të raportit përfundimtar (narrativ dhe financiar) te Autoriteti kontraktues, duke përfshirë edhe raportin mbi gjetjet faktike, përfituesi individual (Bartësi i projektit dhe Aplikanti 2) duhet të sigurojnë fonde paraprake për të gjitha shpenzimet që kryhen para lëshimit të pagesës së fundit (të paktën 10% të para-financimit dhe gjithë bashkëfinancimet) dhe të jenë në gjendje ta financojnë projektin deri në kryerjen e pagesës përfundimtare nga Autoriteti kontraktues. Procesi prej momentit të dorëzimit të raportit përfundimtar e deri te procedimi i tij dhe transferimit të pagesës së fundit mund të zgjasë deri në katër javë; ju lutem kontaktoni Autoritetin tuaj kontraktues për kohëzgjatjen e saktë).

(Keni parasysh mundësinë e interferimit të ligjeve dhe rregulloreve vendore,

10 Kushtet e përgjithshme, neni 15.2.11 Kushtet e përgjithshme, neni 15.3,12 Kushtet e përgjitshme, neni 15.4.


prandaj për këtë arsye konsultoni aneksin 1. Informatat e përgjithshme për tak-sat në Kosovë dhe nën-seksionet tjera)

2.3. PARIMET E LLOGARIMBAJTJES DHE DOKUMENTET MBËSHTETËSE

Ju si përfitues duhet t’i ruani dokumentet origjinale të të gjitha shpenzimeve të bëra dhe duhet të mbani shënime dhe llogari të sakta dhe të rregullta në lid-hje me implementimin e projektit, përmes sistemit të llogarimbajtes së dyfishtë (shih nenin 16.1 të Kushteve të përgjithshme të grant kontratës tuaj).

Për këtë qëllim këshillohet që origjinalet të mbahen në departamentin e admin-istratës tuaj, përderisa kopjet dhe kopjet (skanimi) digjitale t’i jepen projektit, duke lënë të kuptohet ku është origjinali dhe kodi i tij përkatës, me qëllim që të identifikohet më lehtë. Të gjitha kopjet pastaj duhet të ri-kodohen në kuadër të numrit specifik kodues të projektit.

Për t’u konsideruar i pranueshëm për bashkëfinancim nga BE-ja, shpenzimet duhet të bëhen gjatë fazave të implementimit të projektit dhe të jenë të identifi-kueshme dhe të verifikueshme – që do të thotë se ato duhet të regjistrohen në regjistrat e shpenzimeve dhe të mbështeten nga origjinalet dhe dëshmitë tjera – shih nenin 14 të Kushteve të përgjithshme të grant kontratës tuaj.

Sistemi i llogarimbajtjes duhet të tregojë:

• Burimet e të ardhurave të projektit (kontributin e BE-së dhe kontributet tjera);• Të gjitha shpenzimet e kryera gjatë periudhës kontraktuese.

Përveç sistemit standard të llogarimbajtjes, të gjitha shpenzimet në raportimin e përkohshëm dhe përfundimtar të projektit duhet të prezantohen në formë të modeleve të ofruara në Anekset përkatëse të grant kontratës (modeli i raportit narrativ dhe financiar).

Rëndësia e mbajtjes së të dhënave

Procedura e llogarimbajtjes është e rëndësishme për disa arsye:

• Ju ndihmon të përcillni llojet e shpenzimeve të pranueshme të bëra nga pro-jekti juaj dhe shpeshtësinë e këtyre shpenzimeve. Përpos kësaj, ju do të dini shumën e të hollave të pashpenzuara në kuadër të kategorive të ndryshme të buxhetit;

• Shërben si konfirmim se shpenzimet kanë ndodhur gjatë periudhës së imple-mentimit të grant projektit;


• Të dhënat përbëjnë bazën e raportit financiar të projektit, të cilin ju duhet ta përgatisni;

• Shpenzimet e bëra gjatë projektit janë të pranueshme për financim nga e BE-ja vetëm nëse ekzistojnë dokumentet mbështetëse, të cilat vërtetojnë se këto shpenzime kanë ndodhur;

• Të dhënat për shpenzimet e projektit do të kontrollohen gjatë auditimit të projektit.

Mungesa e dëshmive mbështetëse mund të ndikojë që shpenzimet të konsidero-hen të papranueshme.

Keni parasysh:

BE-ja dhe Gjykata e auditorëve kanë të drejtën të kryejnë inspektime të të dhë-nave dhe inspektime në vendin e ngjarjes, për të verifikuar shpenzimet dhe mënyrën se si është shfrytëzuar granti i BE-së (ashtu siç parashihet në nenin 16.2 të Kushteve të përgjithshme të grant kontratës). Kontrollimet mund të bëhen në çdo kohë gjatë fazës së implementimit të projektit, përkatësisht deri në shtatë vjet pas dorëzimit të raportit përfundimtar.

Të gjitha pagesat duhet të mbështeten me dokumente të llogarimbajtjes apo dokumente me vlerë të njëjtë dëshmuese. Kjo zakonisht nënkupton:

• Faturat për të gjitha blerjet, kontratat etj. dhe dëshmitë e pagesave;• Deklaratat/gjendjet bankare;• Tenderët dhe kontratat, përfshirë edhe dëshmitë për procedurat e ndjekura

(Specifikimet teknike/Termat e referencës, Formularët e tenderëve, Ofertat e pranuara, Formularët e kontratës, Certifikatat e pranimit përfundimtar/të përkohshëm – Raportet përfundimtare të pranuara/çfarëdo raporti tjetër që është kërkuar dhe anekset përkatëse si studimet, broshurat etj.)

• Listat e rrogave dhe kontratat e të punësuarve;• Lista e orëve të punës (timesheet), kurse ekspertët e angazhuar sipas kon-

tratës për shërbime duhet të dorëzojnë listën e orëve të punës me nënshkri-met e tyre dhe menaxhmentit të projektit (shih Aneksin D si shembull);

• Biletat dhe boarding pas-ët për të gjitha udhëtimet; • Në rastin e konferencave/tryezave të rrumbullakëta/seminareve, etj. duhet

dorëzuar procesverbalet e mbledhjeve, ftesat e përkthyera, listën e pjesëmar-rësve, etj.


Vërejtje e rëndësishme:1314

Duhet ta udhëzoni personelin tuaj dhe personelin e partnerëve që t’i ruajnë të gjitha dokumentet e rëndësishme, sepse edhe për ata vlen e njëjta gjë sikurse edhe për ju13.Çdo transferim te partnerët duhet bërë në xhirollogaritë e tyre bankare (e jo te per-sonat fizik)14.Çdo faturë/dëshmi duhet të jetë në emrin e përfituesit apo partnerëve të përfituesit (fatu-rat/dëshmitë në emrin e bashkëpunëtorëve apo personave fizik nuk janë të pranueshme).Pagesat e faturave/dëshmive në parim duhet të bëhen përmes bankës. Ju lutem veri-fikoni me Delegacionin tuaj të BE-së nëse pagesat me para të gatshme (petty cash) janë të lejuara vetëm për shuma të vogla dhe cilat janë procedurat për këto pagesa (sasia, dokumentacioni i nevojshëm (faturat e pagesave) etj).Shërbyesit civil të shteteve dhe territoreve partnere të përfituesit nuk lejohet të marrin rroga nga projekti në cilësinë e ekspertëve, për shembull: për shërbimet e nën-kontrak-tuara (vija buxhetore 5). Sidoqoftë, atyre u lejohet të jenë pjesë e personelit të projektit dhe të marrin rroga nga punëdhënësi i tyre, nëse punëdhënësi është përfituesi i grantit.Resurset njerëzore që nuk posedojnë kontratë punësimi me përfituesin ose një nga partnerët, duhet të punësohet në bazë të kontratës për shërbime. Në rastet e kon-tratës për shërbime është e nevojshme të përgatiten Termat e referencës dhe të ndiqet një proces transparent i përzgjedhjes.

2.3.1. Kursi i këmbimit (BE dhe vendor)


Kursi i aprovuar nga BE-ja për këmbimin e euros në valutën vendore përcaktohet në baza mujore në fillim të secilit muaj. Me rastin e paraqitjes së të gjitha shpenzimeve të projektit në raportin përfundimtar, ju duhet të shërbeheni me vlerën mesatare të kursit të këmbimit gjatë periudhës që përfshihet në raport.

Gjatë implementimit të projektit, fondet që mbahen në xhirollogari në euro do të këmbehen dhe transferohen në xhirollogari në monedhën lokale.

Me rastin e blerjes së mallrave/shërbimeve për qëllimet e projektit, duhet ta keni parasysh se do të ketë dallime në kursin e këmbimit. Kjo ndodh për shkak se bankat kanë kursin ditor për konvertimin e eurove në valutën vendore, siç për-caktohet nga Banka kombëtare.

Sidoqoftë, kursi i këmbimit të euros në BE dallon nga ai bankës tuaj. Kursi i këmbimit në BE përcaktohet në baza mujore dhe është pak më i lartë se kursi vendor në fillim të muajit dhe pak më i ulët në fund të muajit. Ju mund ta gjeni kursin e këmbimit të euros në:http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=countries&Language=en

13 Kushtet e përgjithshme, neni 1.3.14 Kushtet e përgjithshme, neni 10.


Informacioni mbi kursin e këmbimit azhurnohet ditën e parë të çdo muaji në vijim.

Keni parasysh:

Dallimet në kursin e këmbimit nuk janë shpenzime të pranueshme dhe çfarëdo humbje që rezulton gjatë këtyre këmbimeve duhet të mbulohet nga përfituesi (shih gjithashtu seksionin 3.2.3. mbi shpenzimet e pranueshme). Për këtë arsye nuk këshillo-het këmbimi i menjëhershëm i gjithë shumës së pranuar të eurove në valutë vendore.

2.3.2. Tatimi në vlerën e shtuar (TVSH)


Tatimi në vlerën e shtuar (TVSH) paraqet shpenzim të papranueshëm, që nuk mund të mbulohet nga granti.

Në përputhje me marrëveshjen e nënshkruar në mes të BE-së dhe shtetit tuaj, të gjitha pagesat e bëra nga kontributet financiare të BE-së janë të liruara nga TVSH-ja. Ju lutemi keni parasysh se nga TVSH-ja mund të lirohen vetëm ar-tikujt e përcaktuara në listën e buxhetit të aprovuar (Aneksi III i Kushteve të përgjithshme – buxheti i projektit). Mallrat dhe shërbimet që nuk janë të përf-shira në buxhetin e aprovuar nuk do të lirohen nga TVSH-ja.

Lirimi nga TVSH-ja apo kthimi i TVSH-së së paguar në Kosovë duhet të sigu-rohet nga Autoritetet tatimore. (Ju lutemi shikoni seksionin mbi TVSH-në në Kosovë më poshtë, Aneksi 2.b)


Lirimi nga TVSH-ja mund të sigurohet vetëm për mallrat/ shërbimet që financohen nga granti (e jo për mallrat /shërbimet që paguhen nga komponentët apo kontributet tjera të projektit). Për të mësuar procedurat për sigurimin e lirimit nga TVSH-ja duhet të konsultoheni me delegacionin e BE-së/task menaxherin dhe/ose autoritetet përgjegjëse në shtetin tuaj që merren me lirimin nga TVSH-ja. Në disa raste lirimi nga TVSH-ja varet nga shuma minimale e faturës. Çfarëdo faturë shuma e së cilës është nën pragun e përcaktuar nuk do të merret parasysh nga autoritetet përgjegjëse. Në raste të tilla duhet të merret një deklaratë e shkruar nga autoritetet përkatëse, përmes së cilës konfirmohet një praktikë e tillë. Në disa raste entitetet e caktuara nuk kanë të drejtë të kërkojnë kthimin e TVSH-së. Në rastet e tilla raportit final duhet t’i bashkëngjitet deklarata përkatëse e auditorit, ndërsa është e këshillueshme të kontaktoni Autoritetin kontraktues me qëllim të shmangies së ndonjë keqkuptimi të mundshëm.- Në rast se ballafaqoheni me problem për të siguruar lirimin nga TVSH-ja, ju duhet të

konsultoni Autoritetin tuaj kontraktues me- qëllim që t’ju ndihmojë në zgjidhjen e kësaj çështje.


2.3.3. Prokurimi

Në rastet kur grant-projekti që bashkë-financohet nga BE-ja kërkon prokurim nga përfituesi, ju jeni të obliguar që përpos rregullave të prokurimit të shtetit tuaj (nëse ka të tilla) t’i respektoni edhe procedurat e prokurimit të paraqitura në Udhëzuesin praktik për procedurat e kontratës për projektet e jashtme të KE-së (seksioni 2.4.).

Vërejtje e rëndësishme:15

Ju lutemi keni parasysh se zbatimi i procedurave të mëposhtme të prokurimit të BE-së nuk nënkuptonë se ju jeni të liruar nga rregullat e prokurimit që vlejnë në shtetin tuaj. Në rast se rregullat e prokurimit në shtetin tuaj parashohin procedura më strikte të prokurimit se ato të përcaktuara nga BE-ja, ju këshillojmë që gjithmonë të veproni në përputhje me rregullat më rigoroze që zbatohen në shtetin tuaj15. Megjithatë, duhet zbatuar dispozitat e Aneksit IV në kontratën tuaj. Gjatë zbatimit të procedurës së prokurimit ju duhet të keni parasysh që:Të zbatoni procedurën e drejtë të prokurimit;Të shfrytëzoni format që janë në përputhje me standardet ndërkombëtare, ndërsa dispozitat e Aneksit IV të kontratës tuaj duhet të zbatohen mutatis mutandi. Këshillohet që formularët e thjeshtësuar të dosjeve të tenderit të bashkëngjiten si aneks;Duhet të zbatohet rregulli i origjinës së furnizimeve;Duhet të respektohet rregulli i pranueshmërisë.Në qoftë se përfituesi (apo partnerët e përfituesit) dështon të veprojë në përputhje me ndonjë nga këto rregulla, shpenzimet në fjalë do të konsiderohen të papranueshme për financim nga fondet e KE-së.

Procedura që duhet të ndiqet do të varet nga lloji i prokurimit që po zbatohet (kontratë për shërbime, pajisje apo punë) dhe lartësia/vlera e kontratës. Në të gjitha rastet kontrata duhet t’i jepet kontraktuesit që ofron raportin më të fa-vorshëm kualitet/çmim (tenderin më të leverdishëm ekonomikisht). Ju duhet ta merrni vendimin në mënyrë transparente, të mundësoni një garë korrekte në mes kontraktuesve dhe të shmangni konfliktet e interesit me rastin e marrjes së vendimit.

Hapi i parë në çfarëdo prokurimi, përpara lansimit të procesit, është të përcakto-het se çka duhet të blihet, qofshin ato pajisje, shërbime apo punë, dhe të vlerëso-het vlera e përafërt e prokurimit (e cila duhet të jetë në përputhje me buxhetin

15 Në shumë shtete shuma nën të cilën lejohet një procedurë e vetme tenderues sipas procedurave të prokurimit të BE-së është shumë më e ulët se 10.000 euro, për shembull 500 euro. Në raste të tilla këshillohet zbatimi i rregullave që aplikohen në shtetin tuaj, me fjalë tjera të MOS pranohet një tender i vetëm për shumat mes 500 dhe 10.000 euro, por të zbatohen procedurat vendore më rigoroze për një shumë të tillë.


e aprovuar). Ju lutem keni parasysh se kontratat e shërbimit mund të përfshijnë vetëm shërbime (e jo pajisje, apo punë). Kontratat e furnizimit mund të përfshi-jnë edhe shërbimet ndihmëse dhe punët që kanë të bëjnë me instalimet. Kontra-tat e punës mund të përfshijnë deri në njëfarë mase shërbime dhe furnizime. Përfituesi më pas vendos për llojin e kontratës dhe formën e procedurë që do të zbatohet, duke u bazuar në këto informata.

Projektet e aprovuara nga IPA apo instrumentet tjera të BE-së në përgjithësi mund të përfshijnë tre lloje të prokurimit:

• Kontratat për shërbime: Këtu përfshihet angazhimi i ofruesve të shërbi-meve, kompanive dhe/ose individëve (ekspertëve). Kontratat e shërbimeve shfrytëzohen në rast të përgatitjes së studimeve të ndryshme, raporteve vlerësuese, angazhimit të ekspertët ose trajnerëve, shërbimeve të printimit dhe publikimit, përkthimeve, organizimit të konferencave apo ngjarjeve tjera, furnizimeve me ushqime etj.

• Kontratat për furnizim: Këto kontrata mbulojnë blerjen apo marrjen me qira të pajisjeve. Këtu mund të përfshihen edhe produktet për instalim dhe mirëmbajtje.

• Kontratat e punës: Këto kontrata mbulojnë vetëm ekzekutimin apo projekti-min edhe ekzekutimin e “punës”. Me ‘punë’ nënkuptohet produkti i punëve konstruktuese apo inxhinierike si tërësi, që është e mjaftueshme për të përm-bushur një funksion ekonomik apo teknik.

Gjithmonë mund të konsultoni Autoritetin kontraktues para lansimit të proce-durës së prokurimit për t’u siguruar se jeni duke zbatuar procedurat e duhura.

Formularët e thjeshtësuara për krijimin e dosjes së tenderit për shërbimet mund të gjenden në web-faqen e BE-së:http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm.

Keni parasysh se për shërbimet në vlerë më të lartë se 200.000€, furnizimet mbi 60.000€ dhe punët mbi 300.000€ duhet përdorur formularët standarde që mund të gjenden në web-faqen e EuropeAid, adresa e së cilës është dhënë më poshtë:

Për shërbime: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm

Për furnizime: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/supplies/index_en.htm

Për punë: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/works/index_en.htm


Më poshtë është paraqitur një përmbledhje e informatave të dhëna në seksionet 4, 5 dhe 6 të Aneksit IV të kontratës së zbatueshme në projektet tuaja:

Kontratat për shërbime Kontratat për furnizim Kontratat për punë

Në vlerë 10.000 euro ose më pak = Tender i vetëm

Në vlerë 10.000 euro ose më pak = Tender i vetëm

Në vlerë deri 10.000 euro ose më pak = Tender i vetëm

Më pak se 200.000 euro = Procedurë kompetitive të negociuara pa publikim

Më pak se 60.000 euro = Procedurë kompetitive pa publikim

Më pak se 300.000 euro = Procedurë kompetitive pa publikim

Në rast të shumave që kalojnë këto pragje (dhe për ndonjë aktivitet re-grating), ju lutemi kontaktoni Autoritetin tuaj kontraktues për ndihmë shtesë.

2.3.4 Procedurat e prokurimit

Të gjitha procedurat e prokurimit kanë të përbashkët ndërmarrjen e hapave të mëposhtme:

• Planifikimi i prokurimit – ku vendoset për procedurën që do të zbatohet dhe kohën e lansimit të saj. Ashtu siç është cekur më parë, në rast se keni ndonjë paqartësi në lidhje me procedurën që duhet zbatuar mund të kontaktoni Au-toritetin kontraktues;

• Lansimi dhe realizimi i prokurimeve të planifikuara është paraparë në kuadër të planit të veprimit. Megjithatë, rekomandohet që procedura të fillojë në fazat e hershme të zbatimit të projektit, posaçërisht kur aplikohen procedurat kom-petitive të negociuara (në rast se paraqitet nevoja për ta përsëritur procedurën për shkak të numrit të pamjaftueshëm të ofertave, rregullit të origjinës, etj.);

• Lansimi i procedurës së prokurimit – procesi i kontaktimit të furnizuesve të zgjed-hur dhe dërgimi i dosjes së tenderit me specifikimet teknike / termat e referencës;

• Zgjedhja e tenderëve – duhet të bëhet nga një komision vlerësues që ka të pak-tën 3 anëtarë me të drejtë vote – (kurse për tenderët që kanë të bëjnë me përm-bushjen e punëve të ndryshme, preferohet që komisioni të ketë pesë anëtarë);

• Përgatitja e kontratës – për këtë qëllim rekomandohet përdorimi i formu-larëve të thjeshtësuar të cilët i janë bashkëngjitur kontratës, linkun i të cilit mund të gjendet në seksionin e lidhjeve (links) në fund të këtij udhëzuesi;

• Implementimi i kontratës – për të gjitha kontratat furnizuese dhe ato të punës, furnizuesit duhet lëshuar certifikata e pranimit të përkohshëm dhe përfun-dimtar (shihni seksionin e linkeve në fund të këtij udhëzuesi për shabllonin).


Në kuadër të Programit për bashkëpunim ndër-kufitar të instrumentit të IPA-s, në përputhje me kontratat e nënshkruara dhe shumën e prokurimit të aprovuar, ju do t’i aplikoni kryesisht dy procedurat e mëposhtme:

• Tenderi i vetëm• Procedura kompetitive e negociuar

Ne ju rekomandojmë që të ndiqni praktikat e prezantuara më poshtë:

Tenderi i vetëm

Kontrata për shërbime, furnizime apo kryerje të punëve në vlerë deri në 10.000 euro mund të jepet edhe në rastet kur ka vetëm një ofertues.

Procedura kompetitive e negociuar

Ju përpiloni një listë të kontraktuesve potencial që i plotësojnë kriteret mini-male të përzgjedhjes, kritere këto të cilat i konsideroni të nevojshme për im-plementimin e kontratës, dhe ftoni të paktën 3 kontraktues të zgjedhur nga ju të garojnë në tender (në rastin më të mire numri i tyre duhet të jetë 5 ose 6). Kandidatët ftohen duke u dërguar atyre Ftesën për ofertë së bashku me dosjen e tenderit.

Në fund të procedurës, ju zgjidhni tenderin më të përshtatshëm teknikisht:

• Në rast të tenderëve për shërbime, ne sugjerojmë të shfrytëzohet rregulli 80/20, ngjashëm me procedurën e EuropeAid (për shembull 80% e rëndësisë i jepet kualitetit dhe 20% çmimit);

• Në rast të tenderëve për shërbime apo punë, përparësi i jepet ofertës më të lirë të përshtatshëm.

E gjithë procedura zhvillohet kështu:

Faza e parë:

Përgatisni dosjen e tenderit e cila duhet të përmbajë:Termat e referencës (në rastin e kontratave për shërbime) apo specifikimet teknike (në rastin e kontratave për furnizim dhe punë);Buxheti maksimal (vetëm për shërbimet);Formularin për dorëzimin e ofertës;Kriteret e vlerësimit në bazë të të cilëve do të udhëhiqet dhënia e tenderit.Vërejtje: ju mund t’i shfrytëzoni formularët e thjeshtëzuar, ju lutemi shihni seksionin 12.


Faza e dytë:

Autoriteti kontraktues aprovon dosjen e tenderit (vetëm në rastet kur Autoriteti kontraktues e kërkon një gjë të tillë në mënyrë specifike;Ftesat e shoqëruara me dosjen e tenderit u dërgohen kontraktuesve të zgjedhur;Afati i fundit për dorëzimin e ofertave është minimum 30 ditë.

Faza e tretë:

Bëni vlerësimin e ofertave të pranuara duke ngritur një komision vlerësues që përbëhet nga një numër tek i anëtarëve me të drejtë vote (të paktën tre);Komisioni vlerësues përbëhet nga kryesuesi - pa të drejtë vote, sekretari - pa të drejtë vote dhe të paktën tre anëtarë me të drejtë vote. Anëtarët që kanë të drejtë vote duhet të kenë kapacitete teknike dhe administrative për të dhënë mendimin meritor për ofertat. Autoriteti kontraktues ose ITS/OS mund të caktojnë ndonjë mbikëqyrës për të përcjellë në tërësi apo pjesërisht mënyrën e veprimit të komisionit vlerësues. Të gjithë anëtarët e komisionit vlerësues dhe vëzhguesit eventual duhet të nënshkruajnë deklaratën e paanësisë dhe konfidencialitetit;Komisioni vlerësues bën rangimin e propozimeve duke u mbështetur në kriteret e vendosura paraprakisht dhe identifikon ofertën që ofron raportin më të mirë kualitet/çmim (në rast të tenderëve që kanë të bëjnë me shërbimet) apo çmimin më të ulët (në rast të tenderëve për furnizim apo kryerje të punëve);Përpiloni një raport vlerësues ku shpjegohet procesi në hollësi (linket për shabllonet standard mund t’i gjeni në seksionin e 12-të);Vërejtje e rëndësishme: Nëse gjatë shqyrtimit të ofertave vetëm një tender është i vlefshëm nga ana administrative dhe teknike, kontrata mund t’i jepet asaj oferte, me kusht që të jenë pranuar të paktën tre oferta dhe të paktën një tenderues t’i plotësojë kriteret e përcaktuara.

Faza 4: (vetëm nëse Autoriteti kontraktues i projektit tuaj e kërkon këtë në mënyrë specifike)

Raporti vlerësues me kopjet e të gjitha ofertave të pranuara i dorëzohet Autoritetit kontraktues;Autoriteti kontraktues aprovon raportin vlerësues.

Faza 5:

Lajmërohet kontraktuesi i suksesshëm se oferta e tij është pranuar;Nënshkrimi dhe implementimi i kontratës.


Pjesa më e rëndësishme e dosjes së tenderit të dërguar janë Termat e referencës / Specifikimet teknike që u ofrojnë instruksione kontraktorëve në lidhje me atë që kërkohet. Ky dokument bëhet aneks i kontratës eventuale dhe udhërrëfyes për kontraktuesin për implementimin e detyrave të dakorduara. Për këtë arsye do-kumenti duhet të jetë i plotë dhe i detajuar. Është e këshillueshme që me rastin e përgatitjes së tij të konsultohen të gjitha palët e përfshira në projekt, dhe/ose kolegët që punojnë në departamentet e specializuara, siç është Departamenti i IT-së, Departamenti i prokurimit/blerjes etj.

Ne ju këshillojmë që t’i ndiqni në mënyrë rigoroze procedurat e mësipërme si-kurse edhe instruksionet tjera të marra nga Autoriteti kontraktues me rastin e aprovimit të planit tuaj të prokurimit. Ju lutemi verifikoni me Autoritetin tuaj kontraktues nëse ata dëshirojnë të përfshihen në procesin e prokurimit (dhe nëse po, në cilën fazë).


Procedurat e prokurimit në kuadër të procedurës kompetitive të negociuar mund të zgjasin deri në 2 muaj. Këtë duhet ta keni parasysh kur planifikoni realizimin e aktiviteteve tjera të projektit.

2.3.5. Rregulli i origjinës

Në rastin e furnizimeve, të gjithë furnizuesit në ofertën e tyre duhet ta deklarojnë origjinën e furnizimeve në tenderin e tyre. Kontraktuesit duhet t’ia prezantojnë përfituesit certifikatën e origjinës më së voni me rastin e prezantimit të faturës së parë për pajisje dhe automjete, kur çmimi i një njësie të blerë është më shumë se 5.000 euro. Me rastin e prokurimeve nën 5.000 euro, është e mjaftueshme vetëm një deklaratë nga furnizuesi ku theksohet se furnizimet e dorëzuara janë prodhuar në një nga shtetet e pranueshme. Certifikata e origjinës duhet të nxir-ret nga autoritetet kompetente të shtetit të origjinës nga vijnë furnizimet (Kon-firmimi nga Dhoma e tregtisë apo deklarimi nga dogana). Në rast të ndonjë dys-himi, ju lutemi referojuni Autoritetit tuaj kontraktues për sqarimet e nevojshme.


Në bazë të kontratës, të gjitha pajisjet duhet të blihen në një nga shtetet e BE-së, shtetet e Zonës Ekonomike Evropiane, shtetet kandidate zyrtare për BE, shtetet që pranojnë ndihmë nga IPA apo ndonjë nga shtetet e Programit të IPA-s për bashkëpunim ndër-kufitar (IPA), ju lutemi konsultoni web-faqen e EuropeAid për azhurnim specifik.


2.3.6. Rregulli i pranueshmërisë

Pjesëmarrja në procedurat e tenderimit të administruar nga përfituesi është i hapur dhe me kushte të barabarta për të gjithë personat fizik dhe juridik të shteteve anëtare të BE-së, shteteve dhe territoreve nga rajonet që shprehimisht janë të cekur dhe/ose lejuar nga rregulloret financiare, legjislacioni bazë ose in-strumentet tjera që udhëheqin programin e ndihmës nga i cili financohet granti (për shembull shtetet nga Zona Ekonomike Evropiane, shtetet kandidate zyrtare për BE, shtetet që pranojnë ndihmë nga IPA dhe shtetet e përfshira në kuadër të instrumentit të Programit të IPA-s për bashkëpunim ndër-kufitar). Tenderuesit duhet ta paraqesin në tender shtetësinë e tyre dhe të ofrojnë dëshmitë e zakon-shme që provojnë nacionalitetin e tyre, në përputhje me legjislacionin vendor.

Ky rregull nuk vlen për ekspertët e propozuar nga ofruesit e shërbimeve që mar-rin pjesë në procedurat e tenderimit apo kontratat për shërbime të financuara përmes grantit.

Mos harroni:

Parimet dhe rregullat e përgjithshme mbi nacionalitetin dhe origjinën duhet të zbatohen në të gjitha procedurat e prokurimit.

2.4. AMENDAMENTIMI I KONTRATËS

Gjatë zbatimit të projektit mund të paraqitet nevoja për të bërë ndryshime në grant-kontratë, duke përfshirë edhe ndryshime në aktivitete dhe financa.

Amendamentimet janë ndryshime të mëdha ose të vogla të grant-kontratës dhe duhet të përcaktohen me shkrim në shtesën e kontratës (addendum). Ekzistojnë dy forma të modifikimit të kontratës, në përputhje me grant-kontratën e nënsh-kruar me Autoritetin kontraktues16 (Kushtet e përgjithshme, neni 9):

• Ndryshimet e buxhetit prej 15% apo më pak, ndryshimi i xhirollogarisë bankare, ndryshimi i adresës apo ndryshimi i auditorit të zgjedhur;

• Ndryshimet më të mëdha se 15% mes vijave buxhetore, ndryshimet signifi-kante të planit të veprimit, ndryshimet e partnerëve apo zgjatja e periudhës së kontratës.

16 Kushtet e përgjithshme, neni 9.


Me rastin e propozimit të ndryshimeve, pavarësisht procedurës së aplikuar, duhet të keni parasysh me sa vijon:Grant kontrata mund të modifikohet vetëm brenda afatit kohor të kontratës;Asnjë modifikim nuk mund të bëhet në mënyrë retroaktive;Shuma maksimale e grant-kontratës nuk mund të rritet.

2.4.1. Amendamentimet përmes shtesës (addendum)

Amendamentimet e kontratës në formë të shtesës përdoren për:

• Modifikimin e vijave buxhetore që kalojnë 15%;• Ndryshimet substanciale të aktiviteteve të planifikuara, nëse lejohen nga

Autoriteti kontraktues;• Ndryshimi i partnerëve, nëse lejohet nga Autoriteti kontraktues; • Zgjatja e periudhës së kontratës: zgjatja e periudhës së implementimit të pro-

jektit duhet të kërkohet jo më vonë se një muaj para përfundimit të kohës për implementim17.

Kërkesat për addendum nuk inkurajohen sepse ato kërkojnë një procedurë të komplikuar administrative për aprovim, që merr kohë të konsiderueshme. Sido-qoftë, nëse vlerësoni se duhet të shtoni diçka, duhet të siguroheni se kjo shtesë nuk do të ndikojë në implementimin e përgjithshme të projektit. Ju duhet t’i planifikoni paraprakisht ndryshimet që mendoni t’i bëni në formë të adenddu-mit, sepse për këtë duhet të merrni miratimin e Autoritetit kontraktues (procesi mund të zgjasë rreth një muaj, me kushte që ndryshimet të jenë absolutisht të nevojshme dhe të arsyetuara në mënyrë adekuate). Keni parasysh se shuma to-tale dhe përqindja e buxhetit që bashkë-financohet nga BE-ja nuk mund të rritet.

Dokumentet të cilat duhet t’i dorëzohen Autoritetit kontraktues përfshijnë:

• Shkresën sqaruese;• Propozim buxhetin e modifikuar, (në përputhje me modelin e përshkruar në

seksionin 6.2.), në rast të modifikimeve të tilla;• Përshkrimi dhe arsyetimi i veprimeve të modifikuara, në rast të modifiki-

meve të tilla.

Para dorëzimit të kërkesës për shtojcë (addendum), ju duhet të kontaktoni Au-toritetin kontraktues (apo task menaxherin tuaj) për konsultime shtesë. Për të

17 Kushtet e përgjithshme, neni 11.1.


paraqitur zyrtarisht kërkesën për aprovim nga Autoriteti kontraktues, ju duhet të dorëzoni versionin përfundimtar të nënshkruar të letër-kërkesës bashkë me dokumentet mbështetëse pranë Autoritetit kontraktues. Autoriteti kontraktues rezervon të drejtën të shtrojë pyetje shtesë.

Shtesa (addendum-i) hynë në fuqi pasi të nënshkruhet nga të dyja palët në kon-tratë (dhe asnjëherë nuk është retroaktive).

2.4.2. Modifikimet pa shtesë të kontratës (addendum)

Re-alokimi i aprovuar është një formë e amendamentimit të grant-kontratës që mund të përdoret për ndryshimet e mëposhtme:

• Realokimet e buxhetit: transferi në mes të linjave brenda të njëjtës vijë krye-sore buxhetore, transferi në mes vijave kryesore buxhetore me variacionin prej 15% ose më pak nga shuma e përcaktuar fillimisht (apo siç është modi-fikuar me addendum) sipas secilës vijë kryesore buxhetore për shpenzi-met e pranueshme. Kjo metodë (e ashtuquajtura rregulli 15%) nuk mund të përdoret për ndryshuar vijat buxhetore për shpenzimet administrative apo shpenzimet e rezervave (contingency reserve);

• Ndryshimi i adresës së projektit;• Ndryshim i xhirollogarisë së projektit;• Ndryshimi i auditorit.


Rregulli 15% mund te zbatohet vetëm një herë në të njëjtën vijë buxhetore, prandaj duhet të shqyrtohet vetëm për 6-7 muajt përfundimtarë të projektit. Nëse dëshironi të bëni ndryshime në fazat më të hershme të projektit tuaj (ndryshimet në rezultate, ndryshime substanciale në aktivitete) duhet të përgatisni kërkesën për addendum (shihni 6.1.).

Me qëllim të zbatimit të kësaj procedure për modifikimin e kontratës, ju duhet të dorëzoni te Autoritetit kontraktues:

• Shkresën informuese ku përshkruhen arsyet për ndryshimet e propozuara (çdo kërkese për modifikim duhet të mbështetet me argumente të mjaf-tueshme).

• Dokumentet mbështetëse:


a) Propozimi i buxhetit të modifikuar (ju lutem shihni modelin më poshtë) ose;b) Formularin e ri identifikues financiar ose;c) Detajet kontaktuese të kompanisë së auditimit të zgjedhur së fundi.

Ju duhet të kontaktoni Autoritetin kontraktues përpara përgatitjes së letrës infor-muese për ta informuar Autoritetin kontraktues për amendamentet e përmen-dura këtu (adresa e projektit, xhirollogaria e projektit, të dhënat kontaktuese të auditorit të ri, rregulli 15%), posaçërisht kur propozoni realokimet buxhetore dhe të informoni AK për ndryshimet e planifikuara. Ju lutemi keni parasysh se Autoriteti kontraktues rezervon të drejtën të shtrojë pyetje shtesë.

Edhe pse një gjë e tillë dekurajohet, në fazat e hershme të implementimit të projektit nuk nevojitet asnjë aprovim formal për ndryshimet e përmendura më poshtë kur zbatohet rregulli fleksibil i 15 për qindëshit.

Shembull: Variacionet e buxhetit prej 15% apo më pak. Ashtu siç është thënë tashmë me rastin e kërkesës së modifikimit të buxhetit prej 15% ose më pak, ju duhet të përgatisni:

• Shkresën informuese që ofron argumente të mjaftueshme për ndryshimin e propozuar. Argumenti më i përdorur është përdorimi i kursimeve në kuadër të vijave të caktuara buxhetore, me qëllim të përmirësimit të aktiviteteve tjera, siç është vizibiliteti i projektit/ shpenzimet e udhëtimit/ blerja e pajis-jeve shtesë;

• Propozim buxheti i modifikuar, ku përfshihen buxheti origjinal dhe ndry-shimet e propozuara.

Ju lutem gjeni më poshtë një model të buxhetit të modifikuar:


Aneksi B. Buxheti i projektit BUXHETI ORIGJINAL Buxheti i modifikuar

Shpenzimet Njësia# Një-sia

Vlera e njësisë (në euro)

shpenzi-met (në euro)2 Njësia

# e një-sive

Vlera e njësisë (në euro)

shpenzi-met (në euro)2

4. Zyra lokale/shpenzimet e projektit

4.1 Shpenzimet për automjete

Në muaj 12 250 3,000

Në muaj 12 250 3,000

4.2 Qiraja e zyrës Në muaj -

Në muaj -

4.3 Harxhimet – furnizimet e zyrës

Në muaj 12 100 1,200

Në muaj 11 100 1,100

4.4 Shërbimet tjera (tel/fax, rryma/ngrohja/mirëmbajtja)

Në muaj 12 150 1,800

Në muaj 12 150 1,800

Subtotali për Zyrën lokale/Shpenzimet e veprimit 6,000 5,900

5. Shpenzimet, shërbimet tjera 9

5.1 PublikimetPër ekzem-plar 2000 1 2,000

Për ekzem-plar 2300 1 2,300

5.2 Studimet, hulumtimet (50 ditë)

Për stu-dim 2 1800 3,600

Për studim 2 1800 3,600

5.3 Shpenzimet e auditimit

Për au-ditim 1 2800 2,800

Për au-ditim 1 2800 2,800

5.4 Vlerësimi përfundimtar

Për re-portin 1 1200 1,200

Për re-portin 1 1200 1,200

5.5 Përkthimet e shkruara apo gojore Për ditë 35 80 2,800 Për ditë 26 75 1,950

5.6 Shërbimet financiare (shpenzimet e garancisë bankare etj.)

për muaj 12 50 600

për muaj 12 50 600

5.7 Shpenzimet e konferencave/seminërve 10

Për ng-jarje 1 700 700

Për ngjarje 2 700 1,400

5.8 Veprimtaritë e vizibilitetit

Subtotali: Shpenzimet, shërbimet tjera 13,700 13,850

NË TOTAL 19,700 19,750

Vërejtje: Ky është një shembull i realokimit të vogël të buxhetit.


Duke u nisur nga fakti se suksesi i përgjithshëm i projektit matet jo vetëm nga rezultatet e arritura, por edhe nga mënyra e shfrytëzimit të mjeteve financiare në dispozicion, ju duhet të shqyrtoni me seriozitet realokimin e fondeve në mes vijave të ndryshme buxhetore në rast të kursimeve substanciale. ‘Rregulli 15 për qind’ mund të aplikohet vetëm një herë në të njëjtën vijë buxhetore. Prandaj nga ju kërkohet që t’i njihni mirë shpenzimet e përgjithshme të buxhetit dhe të pl-anifikoni realokimet e buxhetit në gjysmën e dytë të implementimit të projektit.

Do të ishte ideale sikur një letër me realokimet e këtilla të buxhetit, në kuadër të rregullit 15 për qind, të hartohet 6 muaj përpara datës së skadimit të kontratës – kjo do t’ju oforjë kohë të mjaftueshme për t’i kompletuar aktivitetet shtesë.


Ju duhet ta dorëzoni shkresën informuese së bashku me anekset në KE;Variacionet/realokimet maksimale të lejuara në mes të dy vijave buxhetore janë 15%; realokimet brenda të njëjtës vijë buxhetore mund të kalojnë 15 %;Rregulli 15% mund të aplikohet vetëm një herë në të njëjtën vijë buxhetore;Asnjë fond që nuk është paraparë në buxhetin përfundimtar të aprovuar nuk mund të realokohet në kuadër të rregullit 15 % (për shembull, nëse vija buxhetore nuk është përmendur në buxhetin origjinal);Rregulli 15% nuk mund të aplikohet në shpenzimet administrative apo shpenzimet rezervë (contingency reserve);Për amendamentimet e tilla nuk nevojitet aprovim formal.


ANEKSI 1. UDHËRRËFYES PRAKTIK PËR TAKSAT NË KOSOVË

HYRJE

Administrata Tatimore e Kosovës është Autoriteti i vetëm që merret me admin-istrimin e taksave, i cili nxjerr rregullore të përgjithshme administrative të cilat janë detyruese si për Administratën tatimore të Kosovës ashtu edhe për taksap-aguesit. ATK siguron zbatimin uniform të ligjeve dhe rregulloreve që kanë të bëjnë me taksat. Rregulloret në fjalë duhet të përcaktojnë përgjegjësinë e Administratës Tatimore të Kosovës. Këto përgjegjësi kanë të bëjnë me administrimin e taksave në nivel qendror (qeveri), siç janë TVSH-ja mbi bizneset lokale, tatimet në të ardhurat individuale, tatimet në të ardhurat e korporatave dhe kontributet personale.

Çdo rregullore përmban udhëzime për ta lehtësuar zbatimin e saj. Ndryshimet dhe azhurnimet e shpeshta të legjislacionit tatimor në Kosovë dhe zgjerimi i skemës së tatimeve ofrojnë mundësi për arritjen e praktikave më të mira në fushën fiskale.

Ky manual është hartuar me qëllim që të ofrojë njohuri themelore mbi zbatimin e ligjeve tatimore në Kosovë, posaçërisht për organizatat joqeveritare që veprojnë në Kosovë dhe i njëjti nuk ka fuqi ligjore, por ka karakter shpjegues dhe informues.

INFORMACIONE TË PËRGJITHSHME PËR TATIMET NË KOSOVË

Personat të cilët pretendojnë të merren me aktivitet ekonomik në Kosovë, duhet ta regjistrojnë biznesin apo degën e biznesit në Zyrën e Regjistrimit të Bizneseve, në përputhje me ligjin numër 02/L-123.

Kjo rregullore ka për qëllim krijimin e mundësive për themelimin e shoqërive tregtare fitimprurëse në Kosovë, të caktojë pronësinë, përgjegjësitë dhe kompe-tencat për të vendosur lidhur me to; mënyrat dhe procedurat për përfundimin dhe likudimin e tyre; të drejtat dhe detyrimet qe u takojnë; dhënien e kompeten-cave dhe autorizimeve personave përgjegjës dhe organeve përkatëse (dhe pa-suesve te tyre) për zbatimin e dispozitave të kësaj rregulloreje. Ky ligj rregullon vetëm shoqëritë tregtare fitimprurëse.

Vendi për të marrë certifikatën e regjistrimit për të zhvilluar aktivitet ekonomik është zyra për Regjistrimin e Bizneseve në Ministrinë e Tregtisë dhe Industrisë.

Ligji 03/L-222 parash kushtet e regjistrimit në administratën tatimore dhe pajis-jen me numër fiskal para fillimit të ndonjë aktiviteti ekonomik. Çdo OJQ është e


obliguar që pasi të pajiset me certifikatë të regjistrimit nga Zyra e Regjistrimit të OJQ-ve, të aplikojë në ATK për t’u pajisur me numër fiskal tatimor.

Personat që dëshirojnë të merren me veprimtari jo fitimprurëse mund të regjistrojnë Organizata të cilat nuk kanë për qëllim fitimin, por merren ekskluzivisht me aktivitete në interes të përgjithshëm të publikut, pra, këta persona mund të regjistrojnë një Orga-nizatë joqeveritare(OJQ), aktivitetet e së cilës do të jenë në interes të publikut.

OJQ-të në Kosovë mund të themelohen në përputhje me ligjin numër 03/L-222 dhe mund të regjistrohen në zyrën e autorizuar për regjistrimin e OJQ-ve, në Ministrinë e Shërbimeve Publike.

Meqenëse OJQ-të gëzojnë statusin e personit juridik dhe kanë të drejtën ligjore për të ushtruar veprimtarinë e tyre në Kosovë, ato në disa raste do të përbal-len me legjislacionin tatimor. Prandaj, përmes këtij doracaku do të përpiqemi të japim disa shpjegime të cilat shpresoj se do të ju ndihmojnë që aktivitetet e OJQ-ve tuaja të jenë në pajtueshmëri me ligjet tatimore.

Cilat janë llojet e bizneseve që mund të krijohen në Kosovë?

(Ligji numër 02/123 ”Mbi themelimin e shoqërive tregtare në Kosovë”)

Llojet e bizneseve (shoqërive tregtare) në Kosovë mund të jenë:

- Ortakëritë e përgjithshme,- Ortakëritë e kufizuara,- Shoqëritë me përgjegjësi të kufizuara,- Shoqëritë aksionare, - Njësitë e përhershme të personave jo-rezident,- Ndërmarrjet personale apo bizneset individuale

Cilat janë tatimet mbi bizneset dhe organizatat tjera?

Ekzistojnë një numër i tatimeve që vlejnë për bizneset, varësisht nga lloji i en-titetit, statusi dhe qarkullimi vjetor që realizon biznesi. Tatimet e zbatuara që administrohen nga Administrata Tatimore janë:

- Tatimi në të ardhurat e korporatave (Ligji numër 03/L-162)- Tatimi në të ardhurat personale (Ligji numër 03/L-161)- Tatimi mbi vlerën e shtuar (Tatimi mbi konsumin) (Ligji numër 03/L-146)

Bazuar në Rregulloren numër 2005/20 mbi Pensionet në Kosovë, Administrata Tatimore e Kosovës është gjithashtu agjencia e autorizuar e Trustit të Kursimeve Pensionale të Kosovës për mbledhjen e kontributeve pensionale.


Kënd e obligon tatimi në të ardhurat e korporatave?

Sipas Ligjit numër 03/L-162 tatimi në të ardhurat e korporatave aplikohet ndaj:

- Organizatave biznesore - korporatave (ku bëjnë pjesë entitetet juridike jo-individuale SH.P.K, SH.A)

- Njësitë e përhershme të personave jo-rezidentë,- Ndërmarrjet publike,- Ndërmarrjet shoqërore.

Organizatat jo-qeveritare (OJQ)

“Kjo është e liruar sipas nenit 3, Ligji numër 03/L-162”

Të ardhurat e korporatave të liruara nga tatimi

(Neni 7, Ligji numër 03/L-162)

• Të ardhurat e organizatave të regjistruara sipas legjislacionit për regjistrimin dhe veprimtarinë e organizatave joqeveritare të cilat e kanë fituar dhe mbaj-tur statusin e përfituesit publik, me kusht që të ardhurat të shfrytëzohen për qëllime të përfitimit publik;

• Të ardhurat e Bankës Qendrore të Kosovës dhe institucioneve financiare qe-veritare ndërkombëtare të lejuara dhe autorizuara për të vepruar në Kosovë;

• Dividendët e realizuara nga përfaqësuesit rezident dhe jo-rezident;• Interesi nga instrumentet financiare i lëshuar apo garantuar nga një autoritet

publik i Kosovës, i paguar për tatimpagues rezident dhe jo-rezident; • Të ardhurat e religjioneve të pranuara në Kosovë për ushtrimin e aktiviteteve

të veçanta për vetë mbështetje, si p.sh. prodhimi i rrobave fetare, klerike, ska-litja në dru, mjeshtëria e marangozit dhe produktet bujqësore tradicionale, në pajtueshmëri me ligjet e aplikueshme për religjione në Kosovë.

• Të ardhurat e kontraktorëve primarë ose nënkotraktorëve, përveç personave vendor, të realizuara nga kontratat për furnizim me mallra dhe shërbime të Kombeve të Bashkuara, agjencive të specializuara të Kombeve të Bashkuara, KFOR-it etj;

• Të ardhurat e kontraktorëve primar ose nënkontraktorëve, përveç personave vendor, të realizuara nga kontratat me qeveritë e huaja, organet dhe agjencitë e tyre, Bashkimin Evropian, agjencitë e specializuara të Bashkimit Evropian, Bankës Botërore, Fondit Monetar Ndërkombëtar dhe organizatat ndërkom-bëtare ndërqeveritare për furnizimin me mallra dhe shërbime, në mbështetje të projekteve dhe programeve për Kosovën.


Të ardhurat e Bankës Qendrore të Kosovës dhe të institucioneve qeveritare ndërkombëtare të lejuara dhe autorizuara për të vepruar në Kosovë:

1. Fondi Ndërkombëtar Monetar (FMN)2. Banka Botërore- Banka Ndërkombëtare për Rindërtim dhe Zhvillim (IBRD)

dhe Asociacioni Ndërkombëtarë për Zhvillim (IDA)3. Korporatat Ndërkombëtare për Financim (IFC) dhe anëtarët e tjerë të Grupit

të Bankës Botërore.4. Komisionit Evropian (EC)5. Banka Evropiane për Rindërtim dhe Zhvillim (EBRD)6. Banka Evropiane për Investim (EIB)7. Banka Ndër-Amerikane për Zhvillim(IADB)8. Banka Aziatike Për Zhvillim (ADB)9. Banka Afrikane për Zhvillim (AFDB)10. Fondi Ndërkombëtarë për Zhvillimin e Bujqësisë(IFAD)11. Banka Islamike për Zhvillim (IDB)

A tatohen të ardhurat e realizuara nga OJQ-të?

JO. Në parim të ardhurat e realizuara nga OJQ-të janë të liruara nga tatimi.

Neni 7 i Ligjit numër 03/L-162 i ka liruar nga tatimi të ardhurat e realizuara nga OJQ-të e regjistruara sipas legjislacionit për regjistrimin dhe funksionalizimin e organizatave si organizata joqeveritare, të cilat e kanë fituar dhe mbajtur sta-tusin e përfituesit publik, me kusht që të ardhurat të shfrytëzohen vetëm për qëllime të përfitimit publik.

Cilat janë pasojat nëse konstatohet se të ardhurat e një OJQ-je nuk janë shfry-tëzuar për përfitim publik?

Neni 33 i Ligjit numër 03/L-162, i ka paraparë edhe rastet kur një OJQ kryen aktivitete dhe krijon të ardhura të cilat mund t`i shmangen qëllimit për të cilin janë të regjistruara.

Në këto raste të ardhurat e OJQ-së që nuk janë shfrytëzuar për përfitim publik do të tatohen duke aplikuar rregullat e përcaktuara me Ligjin në të ardhurat e korporatave.

Neni 33 gjithashtu i jep të drejtën ATK-së që të auditojë një OJQ dhe të për-caktojë nëse ekziston fitimi në përputhje me profilin e OJQ-së si organizatë jo-ftimiprurëse. Udhëzimi administrative 14/2010 përfshin edhe rastet e fitimeve të shtuara të OJQ-ve.


Mbajtja e tatimit në burim për personat jo-rezident që ofrojnë shërbime në Kosovë

(Neni 31, Ligji numër 03/L162)

Në rastet kur një person jo-rezident i cili nuk ka njësi të përhershme në Kosovë ofron shërbime në territorin e Kosovës, ju duhet të aplikoni ndaljen e tatimit në burim duke zbatuar shkallën prej 5% nga pagesa bruto dhe të njëjtën ta transferoni në llogarinë e përcaktuar nga ATK-ja për buxhetin e Kosovës. (Kjo rregull vlen vetëm për personat që gjate periudhës fiskale realizojnë te ardhura mbi 5,000.00 euro.

Tatimi i ndalur në burim në të ardhurat e realizuar në Kosovë do të jetë tatimi përfundimtar për personin jo-rezident

Ju duhet tì pajisni këta persona me certifikatë tatimore, me qëllim që tìu mundësoni të shmangin tatimin e dyfishtë në vendin ku personi është rezident.

Shërbimet e punësimit të ofruara në Kosovë nga personat jo-rezident nuk i nën-shtrohen kësaj mënyre të tatimit, sepse të ardhurat e tyre tatohen me tatim në paga, siç është përcaktuar me Ligjin mbi të ardhurat personale në Kosovë.

Raportimi i të dhënave për blerjet mbi 500.00 euro.


OJQ-të dhe tatimpaguesit tjerë duhet të dorëzojnë në Administratën Tatimore raportin për të gjitha blerjet e bëra që kalojnë vlerën mbi 500.00 euro gjatë vitit kalendarik (periudhës tatimore)

Raporti duhet të përmbajë emërtimin e shitësit, numrin fiskal të shitësit dhe shumën totale të të gjitha blerjeve për secilin furnitorë-shitës ndarazi.

Ky raport duhet të dorëzohet në ATK me së voni deri më 31 mars të vitit pasues për blerjet e vitit paraprak.

Mos dorëzimi i këtij raporti pason me ndëshkim me gjobë siç është përcaktuara me Ligjin mbi procedurat tatimore numër 02/L-222

A duhet OJQ-të t’i deklarojnë të ardhurat e tyre?


PO. Pavarësisht se të ardhurat e OJQ-ve janë të përjashtuara nga tatimi, meqe-nëse me këtë ligj ato trajtohen tatimpagues duhet të dorëzojnë në ATK deklaratën mbi të ardhurat e korporatave (OJQ-të në këtë rast).

Gjithashtu, deklaratës përfundimtare duhet tì bashkëngjiten pasqyrat financi-are të përpiluara konform Standardeve të kontabilitetit të Kosovës.


Cili është afati për dorëzimin e deklaratës tatimore për të ardhurat vjetore?


Afati i fundit për dorëzimin e deklaratës tatimore vjetore është 31 marsi i vitit pasues.

ANEKSI 2. TATIMI NË TË ARDHURAT PERSONALEÇka është tatimi në të ardhura personale dhe cilat burime të të hyrave i përf-shin?

(Neni, 7 Ligji numër 03/L-161)

Tatimi në të ardhura personale, i cili ka hyrë në fuqi më 1 prill të vitit 2002, ka tatuar vetëm pagat. Që nga 1 janari i vitit 2005 tatimi është më gjithëpërfshirës dhe taton edhe burime tjera të të ardhurave. Nga data 01.01.2010 ky tatim ad-ministrohet bazuar në Ligjin numër 03/L-161, ”Për tatimin në të ardhurat perso-nale në Kosovë”. Të ardhurat të cilat tatohen me këtë ligj janë me sa vijon:

- Pagat,- Të ardhurat nga aktivitet biznesore,- Të ardhurat nga qiraja,- Lojërat e fatit,- Dividendët,- Interesi,- Fitimet kapitale, dhe- Çdo e ardhur tjetër që rritë pasurinë neto të tatimpaguesit.

Kush është tatimpaguesi në të ardhura personale dhe cili është objekti i tatimit?

Sipas ligjit mbi TAP numër 03/L-161, tatimpaguesit janë personat fizik, person-at që banojnë (rezidentët) apo që nuk banojnë (jo rezidentë) në Kosovë të cilët pranojnë ose krijojnë të ardhura bruto në tërritorin e Kosvës

Objekt i tatimit për tatimpaguesit banorë (rezident) janë të ardhurat e krijuara në Kosovë dhe burimi i të ardhurave nga jashtë (p.sh. angazhimet në cilësi të konsulentit).

Objekt i tatimit për tatimpaguesit që nuk janë banorë (jo-rezident) janë të ardhu-rat e tatueshme të realizuara në Kosovë.


ANEKSI 2a. PYETJE-PËRGJIGJE DHE SHEMBUJ TË TATIMIT NË TË ARDHURAT PERSONALE NGA PAGAT


Çka janë të ardhurat bruto nga paga?

Përgjigje:

Të ardhurat bruto sipas Ligjit numër 03/L162 “Mbi të ardhurat personale në Kosovë” përfshijnë të gjitha të ardhurat e marra ose arkëtuara në formën e paga-ve gjatë periudhës tatimore;

Të ardhurat bruto nga pagat përfshijnë, por nuk limitohen vetëm në: rrogat e paguara nga ose në emër të punëdhënësit për punën e bërë nga i punësuari sipas udhëzimeve të punëdhënësit;

Bonuset, komisionet, dhe forma të tjera kompensimi që një punëdhënës ose di-kush tjetër në emër të punëdhënësit i paguan të punësuarit mbi rrogën;

Të ardhurat e fituara sipas kontratave për punë të përkohshme;

Pensionet dhe të ardhurat të tjera të paguara nga punëdhënësi i mëparshëm ose nga qeveria (pensionet dhe pagasat sociale që paguhen nga qeveria janë të për-jashtuara pagesa e TAP sipas nenit 8, paragrafit 1.14 të ligjit 03/L-162);

Të ardhurat nga një punësim i ardhshëm, si p.sh. një bonus për nënshkrimin e kontratës;

Premi-sigurimi që punëdhënësi paguan për një të punësuar.

Faljen e borxhit ose obligimit të punësuarit ndaj punëdhënësit.

Pagesën e shpenzimeve personale të të punësuarit; dhe benifitet në natyrë që një punëdhënës i jep të punësuarit, e cila tejkalon shumën minimale të specifikuar në udhëzimin administrativ.

Kush është i obliguar të paguajë tatimin në të ardhurat personale nga pagat?

Përgjigje: Të gjithë individët, rezident dhe jo rezident, që ofrojnë shërbime pu-nësimi dhe që fitojnë të ardhura nga pagat në Kosovë, konsiderohen të punësuar dhe janë të obliguar të paguajnë tatimin në të ardhurat personale nga pagat, përveç të punësuarve të huaj siç janë të përcaktuara në Nenin 8, të Ligjit numër 03/L-161 “Mbi Tatimin në të Ardhurat Personale në Kosovë”


Çfarë hapash duhet ndërmarrë në fillim të punësimit?


Përgjigje: Secili i punësuar, pavarësisht a punon për një apo më tepër punëdhë-nës, obligohet të caktojë punëdhënësin kryesorë, duke plotësuar formularin për caktimin e punëdhënësit kryesor brenda 15 ditëve nga data e fillimit të punës. Këtë formular duhet ta dërgoj në Zyrën e Shërbimeve të Tatimpaguesve në Ad-ministratën Tatimore të Kosovës.

Punëdhënësit të cilët nuk janë të zgjedhur si punëdhënës kryesor nga i punësu-ari i tyre, do të trajtohen si punëdhënës sekondar (dytësor) për çështjen tatimore.

a) Punëdhënësit kryesor duhet të mbajnë llogarinë, të ruajnë burimet dhe të paguajnë tatimin sipas grupimeve të pagave dhe shkallëve tatimore në bazë të të dhënave në tabelë vijuese:

0€ - 80€ 0%

80€ - 250€ 4%

250€ - 450€ 8%

Over 450€ 10%

b) Punëdhënësit sekondarë: duhet ta llogarisin (t’i mbajnë burimet në baza mujore) dhe të paguajnë tatimin, në shkallën maksimale prej 10% të pagës.

Kush është i obliguar të kontribuojë për kursimet pensionale?

Përgjigje: Të gjithë të punësuarit, që janë banorë (rezident) të përhershëm të Kosovës janë të obliguar t’i paguajnë kontributet për kursime pensionale.

Gjithashtu edhe punëdhënësit janë të obliguar që për të punësuarit e tyre rezi-dentë të paguajnë një shumë të caktuar të kontributeve pensionale. (Rregullorja numër 2005/20 “Mbi kontributet pensionale në Kosovë)

Programi i kursimeve pensionale mbulon të gjithë punëtorët vendor në Kosovë.

Meqenëse OJQ-të trajtohen punëdhënës po ashtu duhet t’u përmbahen rregullave të përcaktuara për kontribute pensionale, si çdo punëdhenës tjetër në Kosovë.

Sa është obligimi për të kontribuar për kursime pensionale?

(Neni 32, Rregullorja numër 2001/35)

Përgjigje: Punëdhënësi (si ai primar ashtu edhe ai sekondar) duhet të kontribuo-jë në shumën prej 5% të pagave bruto të të gjithë punëtorve. Njëkohësisht, pu-


nëdhënësi duhet të mbajë në burimet e tij edhe 5% të pagës bruto të punëtorit, dhe t’i paguaj ato menjëherë në formë të kontributeve pensionale.

Që të dy, si punëdhënësi ashtu edhe punëtori, mund të ngrisin vullnetarisht shumën e kontributit deri në 10%. Kontributi i kombinuar, pra përqindja e punë-torit dhe punëdhënësit, nuk mund të jetë më e vogël se 10%, por as më e madhe se 30%.

Vetëm kontributi i të punësuarit do të jetë i zbritshëm për qëllime tatimore nga paga e tij/saj, ndërsa kontributi i punëdhënësit do të jetë shpenzim i zbritshëm për qëllime tatimore të punëdhënësit.

Kur është afati për transferimin e kontributeve pensionale ne llogarinë e Trustit të kursimeve pensionale?


Pagesa e kontributeve pensionale duhet të bëhet brenda 15 ditëve të muajit pa-sues, për muajin paraprak, përmes pasqyrës mujore për kontributet e ndalura në burim nga pagat, ndërsa raportimi në ATK duhet të dorëzohet në baza tremu-jore ose përmes mënyrës elektronike direkt në Trustin e kursimeve pensionale.

Si të bëhet llogaritja e kontributeve pensionale dhe tatimit në të ardhurat per-sonale nga pagat?

Përgjigje: Se si bëhet llogaritja e kontributeve pensionale dhe tatimit në të ardhu-rat personale më konkretisht do të njoftohemi nga shembujt në vijim:

SHEMBULLI 1:Një i punësuar punon vetëm te një punëdhënës dhe atë e ka zgjedhur si punëd-hënës kryesorë kur ka plotësuar dhe dorëzuar formularin adekuat për caktimin e punëdhënësit kryesorë në Administratën Tatimore të Kosovës.

Nëse supozojmë se:

Paga e tij/saj mujore është 450 €

Shpenzimet e transportit (personale) 22 €

Shpenzimet e ushqimit dhe pijeve 66 €

Të ardhurat mujore bruto 538 €

Llogaritja mujore e kontributeve për kursimet pensionale dhe tatimit në të ard-hurat personale është si më poshtë:


Të ardhurat e tatuara = Të ardhurat bruto – zbritjet e lejueshme

(Kontributet e të punësuarit)

538 € x 5% (Kontributet e punëdhënësit) = 26,90 €

538 € x 5% (Kontributet e të punësuarit) = 26,90€

538 € (të ardhurat bruto) – 26,90 € (kontributet e të punësuarit) = 511,10 €

Të ardhurat e tatueshme gjithsej 511.10 €

0.00 € - 80,00 € = 80,00 € x 0% = 0.00 €

80,00 € - 250,00 € = 170,00 € x 4% = 6,80 €

250,00 € - 450,00€ = 200,00 € x 8% = 16,00 €

450,00 € - 511,10€ = 61,10 € x 10% = 6,11 €

________________________

Tatimi mujor në total = 28,91€

Llogaritja vjetore e kontributeve për kursimet pensional dhe tatimit në të ardhu-rat personale nga pagat është si më poshtë:Supozohet që paga gjatë vitit është ë njëjtë.

Të ardhurat mujore bruto 538,00 € x 12 (muaj) = 6.456,00 € Të ardhurat/bruto vje-tore 6.456,00 € x 5% (kontributet e të punësuarit) = 322,80 €


Të ardhurat e tatueshme = 6.456,00 - 322,80 .

Të ardhurat e tatuara = 6.113,20 €

0.00 € - 960,00 € = 960,00 € x 0% = 0.00 €

960,00 € - 3.000,00 € = 2.040,00 € x 4% = 81.60 €

3.000,00 € - 5.400,00 € = 2.400,00 € x 8% = 192.00 €

5.400,00 – 6.133,20€ = 733,20 € x 10% = 73.32 €

________________________

Obligimi tatimor vjetor në total = 346,92 €

SHEMBULLI 2Një i punësuar punon për dy punëdhënës. Njërin prej tyre e ka zgjedhur punëd-hënës kryesor, ndërsa tjetri trajtohet si punëdhënës sekondar.

Te punëdhënësi që ka zgjedhur si punëdhënës kryesor, paga e tij ka qenë 300,00 €, kurse te punëdhënësi sekondar ka qenë 100,00 €


Llogaritja mujore e kontributeve pensionale dhe tatimit në të ardhurat personale nga punëdhënësi kryesor është:

300€ x 5% (kontributet e punëdhënësit) = 15€

300€ x 5% (kontributet e të punësuarit) = 15€


300€ - 15€ (kontributet e të punësuarit) = 285€

0€ - 80€ = 80€ x 0% =0.00 €

80€ - 250€ = 170€ x 4% = 6.80 €

250€ - 285€ = 35€ x 8% = 2.80 €

Tatimi mujor ne total = 9.60 €

Llogaritja mujore e kontributeve pensionale dhe tatimit në të ardhura personale nga punëdhënësi sekondar është:

100€ x 5% (kontributet e punëdhënësit) = 5€

100€ x 5% (kontributet e të punësuarit) = 5€


100.00 € të ardhura bruto – 5.00 € (kontributet e të punësuarit) = 95.00 € të ardhura të tatueshme

95.00 € të ardhura të tatueshme x 10% = 9.50 € totali i tatimit mujor

Llogaritja vjetore e kontributit për kursime pensionale është si më poshtë:

Të ardhurat bruto nga punëdhënësi kryesor 300,00 € x 12 muaj =3.600,00 €

Të ardhurat bruto nga punëdhënësi sekondar 100,00 € x 12 muaj = 1.200,00 €

Të ardhurat bruto vjetore 400,00 € x 12 muaj = 4.800,00 €

4.800.00 € x 5 % kontributet e të punësuarit = 240,00 €

4.800.00 € - 240,00 € = 4.560,00 €

4.800,00 € - 240,00 € (kontributet e të punësuarit) = 4.560,00 €

Të ardhurat e tatueshme = 4.560,00 €

0.00 € - 960.00 € = 960.00 € x 0% = 0.00 €

960,00 € - 3.000.00 € = 2.040.00 € x 4% = 81,60 €

3.000,00 € - 4.560,00 € = 1.560.00 € x 8% = 124,80 €

Totali:206.40 €

Nga llogaria mujore shihet se ky i punësuar te punëdhënësi, që e ka zgjedhur punëdhënës kryesore, ka paguar 180,00 € kontribute, po ashtu 180.00 € ( 15€ x 12 muaj) ka paguar punëdhënësi i tij, si dhe 115.20 € ( 9.60 € x 12 muaj ) i është mbajtur tatimi në burim


Te punëdhënësi sekondar i punësuari ka kontribuar 60.00 € (5.00 € x 12 muaj), kurse tatimi i është mbajtur në burim në vlerën prej 114.00 € (9.5.00 € x 12 muaj .)Tatimi i mbajtur në burim gjatë periudhës tatimore 229.20. €Obligimi tatimore për të ardhurat vjetore nga pagat 206.40 €

22.80 € (parapagim)

Në këtë rast i punësuari është i obliguar të dorëzojë deklaratën tatimore dhe ka mundësi që parapagimin prej 22.80 € ta rimburësojë, ose ta ketë si parapagim për ndonjë këst në të ardhmen.

Secili punëdhënës duhet ta pajisë punonjësin e tij me certifikatë tatimore për kontributet pensionale dhe tatimin e mbajtur në burim më së voni deri më 1 (një) mars të vitit pasues për kontributet dhe tatimet të mbajtura në burim gjatë pagesës së pagave për vitin paraprak.

Po ashtu deri më 31 Janar të vitit pasues punëdhënësi duhet të dorëzojë në ATK listën përmbledhëse vjetore për tatimin e mbajtur dhe kontributet pensionale të mbajtura në burim për të gjithë të punësuarit e tij për vitin paraprak.

Cilat janë obligimet e OJQ-ve për ndaljen e tatimit në burim për qiratë e pa-guara?

(Neni 31,Ligji 03/L-162)

Cilat janë obligimet e OJQ-ve me rastin e pagesë së qirave për ndërtesat të cilat i shfrytëzojnë?

OJQ-të që paguajnë qira për objektet e marra në shfrytëzim, duhet të ndalin tatim në burim në shkallën prej 9% nga pagesa bruto e qirasë, përveç për rastet kur qiradhënësi dëshmon se është i liruar nga tatimi.

Të njëjtin tatim duhet ta transferojnë në buxhetin e Kosovës, brenda 15 ditëve të muajit pasues.

Në rastet kur qiradhënësi nuk është tatimpagues, OJQ-të nuk kanë obligim të ndalin tatim në burim me rastin e pagesës së qirasë.

SHEMBULLI 1.

Qiradhënësi nuk është deklarues i TVSH-së

Qiraja mujore është 500,00 euro (Qiradhënësi nuk është deklarues i TVSH-së)

500,00 x 9%= 45.00 (tatimi i mbajtur në burim dhe i transferuar në buxhet)

455.00 euro (neto pagesa për qiradhënësin)


SHEMBULLI 2.

Qiradhënësi është deklarues i TVSH-së dhe faturon me TVSH

Qiraja mujore 500,00 + 80 TVSH = 580,00 Total

500.00 x 9% = 45,00 (tatimi i ndalur në burim)

500.00 – 45 = 455.00

455.00+80 TVSH= 535.00 (neto pagesa për qiradhënësin)

Cilat procedura tjera duhet t’i zbatojë OJQ-ja në lidhje me tatimin e mbajtur në burim për qiratë e paguara?


1./ OJQ-ja duhet ta pajisë qiradhënësin me certifikatë tatimore për qiratë e paguara dhe tatimin e mbajtur në burim, gjatë periudhës tatimore (vitit kalendarik), më së voni deri më 1 mars të vitit Pasues.

2./ OJQ-ja duhet që më së voni deri më 31 janar të vitit pasues ta dorëzoj në Adminis-tratën Tatimore një listë përmbledhëse tatimore për qiratë e paguara dhe tatimin e mbaj-tur në burim, gjatë vitit kalendarik paraprak.

ANEKSI 2.b. ÇKA ËSHTË TATIMI NË VLERËN E SHTUAR?

(Ligji numër 03/L-146)

Tatimi në vlerën e shtuar (TVSH) është tatimi mbi konsumin dhe ka filluar të aplikohet në importe dhe furnizimet vendore te mallrave dhe shërbimeve që nga 1 korriku i vitit 2001 (sipas Rregullores së UNMIK-ut numër 2001/11 “Mbi Tatimin në Vlerën e Shtuar “e cila u ndryshua me Rregulloren e UNMIK-ut numër 2002/17 dhe 2004/35) dhe së fundmi me Ligjin numër 03/L-146, aplikohet në shkallë 16%. Ligji 03/L-146 ka hyrë në fuqi më 1 korrik 2010.

Personat të cilët duhet të regjistrohen si persona të tatueshëm për qëllime të TVSH-ë janë ata me qarkullim vjetor mbi 50,000 € (dhe ata që janë nën këtë prag, por zgjedhin të jenë deklarues të TVSH-së). Këta persona do të zbatojnë dhe vjelin TVSH-në e llogaritur nga blerësit apo konsumatorët e tyre dhe do të mar-rin një kreditim të tatimit të zbritshëm për TVSH-në e paguar në importet dhe blerjet vendore të tyre.

Formularët e deklarimit të TVSH-së duhet të plotësohen çdo muaj. Aty ku tatimi i zbritshëm i TVSH-së se kërkuar tejkalon tatimin e llogaritur të TVSH-së së


vjelur, personi i tatuar do të ketë të drejtën për kreditim të TVSH-së, apo edhe rimbursimin e TVSH-së.

Cila është periudha tatimore për Tatimin në Vlerën e Shtuar?

(Neni 54,Ligji numër 03/L-146)

Periudha tatimore për Tatimin në Vlerën ë Shtuar është secili muaj kalendarik.

Kur është afati për të deklaruar TVSH-në?

TVSH-ja duhet të deklarohet me së voni deri në datën 20 (njëzet) të muajit vijues për blerjet dhe shitjet (eksporti dhe importi) e muajit paraprak.

Çka është Deklarata Tatimore?

Parimet e tatimeve në Kosovë janë të mbështetura mbi vetë deklarimin e të ar-dhurave nga ana e tatimpaguesit. Pra, tatimpaguesi duhet vetë t’i deklaroj të gjitha të ardhurat e tij, duke plotësuar deklaratën e tatimore në kohën e caktuar, varësisht nga lloji i të ardhurave që i deklaron .

Çdo person që i nënshtrohet tatimit sipas legjislacionit të zbatueshëm ne Kosovë, duhet të dorëzojë në ATK ose tek agjenti i saj, një deklaratë të plotësuar sipas kërkesave të Ligjit mbi Administratën Tatimore dhe Procedurat (Ligji numër 03/L-222) ose sipas rregullave të veçanta mbi taksat.

Cilat janë deklaratat tatimore?

1. Deklarata e Tatimit në të Ardhurat Personale2. Deklarata e Tatimit në të Ardhurat e Korporatave 3. Deklarata e TVSH-së dhe4. Deklarata e Kontributeve Pensionale

Ligjet tatimore e obligojnë ATK-në që të bëjë vlerësime tatimore nëse konsta-ton se tatimpaguesi ka dështuar ta dorëzoj deklaratën tatimore, apo në rastin e dorëzimit i ka nën-deklaruar apo mbi-deklaruar të ardhurat e tij. Në këto raste ATK-ja ka te drejtë të blejë një vlerësim të ri tatimor përmes kontrollit.

Kërkesa për rimbursimin e TVSH-së

OJQ-të të cilat janë të përfshira në kryerjen e furnizimeve të liruara nga pagesa e TVSH-së siq janë projektet e financuar nga KE, dhe siq janë paraparë në mar-veshtjen e IPA-së, kanë të drejtë të bëjnë rimbursimin e TVSH-së së paguar në blerje në baza mujore pavarsisht nga lartësia e këtyre mjeteve.

Fillimisht OJQ-të duhet të pajisen me numër fiskal dhe çertifikatë të delaruesit të


TVSH-së, OJQ-ja duhet të plotësojë dhe ta dorëzojnë në ATK, deklaratat mujore të TVSH-së me së voni deri më datë 20 ( njëzet) të muajit pasues.

OJQ-ja po ashtu duhet ta plotësojë kërkesën për rimbursim të TVSH-së të cilën duhet t’a paraqesin në zyrën e shërbimit të tatimpaguesve në Administratën Tatimore të Kosovë.

Dëshmitë që duhet të posedojë OJQ-ja në librat dhe regjistrimet e tyre për ta realizuar rimbursimin janë:

1. Faturat e blerjeve për periudhën tatimore që lidhen me kreditim;2. Faturat e shitjeve për periudhat tatimore që lidhen me kreditim;3. Sqarim lidhur me shkakun e balancës kreditore të TVSH-së;4. kontratat dhe çdo dokument mbështetës që lidhet me kreditim.

Këto dokumente kërkohet që parashtruesi i kërkesës tì posedojë me rastin e paraqitjes së kërkesës për rimbursim, por nuk do të thotë që dokumentet e tilla tì bashkangjiten edhe kërkesës për rimbursim.

Në rastet kur OJQ-të, kanë detyrime tjera tatimore si shak i mos-mbajtjes me rregull të tatimeve në burim apo ndonjë shkak tjetër ligjor , edhe pse do tì apro-vohet kerkesa për rimbursim fillimisht do të mbulohen detyrimet e mëparshme dhe pjesa e mbetur do tì rimbursohet.

Cilat janë dënimet dhe gjobat nëse nuk i respektojmë këto rregullore të tatimit?

(Neni 51,Ligji numër 03/L-222)

- 5% (në muaj apo pjesë të muajit për mosdeklarim me kohë, maksimumi 5 muaj-25%)

- 1% (në muaj apo pjesë të muajit për mospagesë me kohë, maksimumi 12 muaj-12 %, e cila fillon të aplikohet pasi të mbarojë ndëshkimi prej 5%)

- 1.5% (në muaj apo pjesë te muajit për mospagesë me kohë, maksimumi 5 muaj - 25%)

- 25% për nën-deklarim të paqëllimshëm- 100% për nëndeklarim të qëllimshëm

Sipas ligjit 03/L-222 shuma e gjobave ka ndryshuar nga 50% në 15% dhe 25%. Ndërsa gjoba për shmang-je të qëllimshme është 100%.


Konstatimi i mos-mbajtjes dhe deklarimi i tatimit në burim në vlerë prej 100,00 euro

Vlerësimi pas 12 muajve nga data që është deshtë të deklarohet ky tatim

100 x 25% = 25.00 mos deklarim me kohë

100 x 7% = 7.00 mos pagesë me kohë

100 x 18% = 18.00 interes

100 x 25% = 25.00 nën-deklarim i paqëllimtë

75.00 euro gjoba dhe dënime

100.00 baza tatimore

_____________________

175.00 euro për pagesë

A kam të drejtë ankese nëse mendoj se vlerësimi nga ATK-ja nuk ka qenë i drejtë?


Po, ju keni të drejtë të ankoheni brenda 30 ditësh nga dita e pranimit të vlerësim-it. Ju duhet ta drejtoni ankesën së bashku me dokumentet përkatëse në Divizio-nin e ankesave, që vepron si divizion i pavarur në kuadër të Administratës Tati-more të Kosovës.

Si të veprohet nëse Divizioni i ankesave merr vendim me të cilin ju nuk paj-toheni?


Ju keni të drejtë të ankoheni në instancën e dytë, Bordin e pavarur për rishikimin e ankesave, i cili është i pavarur nga Administrata Tatimore e Kosovës. Kjo duhet bërë brenda 30 ditësh nga dita e marrjes së vendimit nga Divizioni i ankesave.

Në rast të mospajtimit me vendimin e Bordit të pavarur për shqyrtimin e anke-save, ju keni të drejtë ta apeloni këtë vendim në Gjykatën Supreme të Repub-likës së Kosovës brenda 30 ditësh nga dita e marrjes së vendimit, me qëllim të ndreqjes së padrejtësisë që mendoni se ju është bërë me rastin e vlerësimit të tatimit.


Duhet ta keni parasysh se e drejta për t’u ankuar nuk e prolongon obligimin për të paguar tatimin e vlerësuar nga ATK-ja.

PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK FINANSIJSKA PITANJA

Priština

Februar 2011

SadržajPREDGOVOR ................................................................................................................1111. UVOD ...................................................................................................................... 113

1.1. PRIMENA PROJEKTA ...................................................................................1131.2. DOKUMENTI KOJI UREĐUJU PRIMENU PROJEKTA ..........................113

2. FINANCIJSKE ODREDBE ....................................................................................1142.1. Dopušteni troškovi ........................................................................................1142.2. Isplata Nepovratnih Sredstava .....................................................................1202.3. Računovodstvena načela i Popratni dokumenti .......................................123

2.3.1. Kurs (EU i lokalni) ..................................................................................1252.3.2. Poreza na Dodatnu Vrednost (PDV) ....................................................1252.3.3 Nabavka ...................................................................................................1262.3.5 Pravilo o poreklu .....................................................................................1312.3.6. Pravilo podobnosti .................................................................................131

2.4. Dopune ugovora ..................................................................................................1322.4.1. Izmene putem dopuna ................................................................................1322.4.2. Izmene bez dopune ugovora ......................................................................133

ANEKS 1. PRAKTIČNI PRIRUČNIK O POREZIMA NA KOSOVU ....................137UVOD .............................................................................................................................137OPŠTE INFORMACIJE O POREZIMA NA KOSOVU ...........................................137

Koje vrste preduzetnih subjekata se mogu osnivati na Kosovu? ................138Koji se porezi primenjuju na privredne subjekte i ostale organizacije? ......138Na koga se primenjuje Porez na Dobit?...........................................................138Izuzeće od plaćanja poreza na dobit ................................................................139Da li se porezuje dobit NVO? ...........................................................................140Koje su posledice ako se utvrdi da se dobit NVO ne korisit u javne svrhe? ................................................................140Porez odvojen iz plata nerezidentnih lica koja pružaju usluge na Kosovu .................................................................140Izveštavanje o transakcijama većim od 500.00 evra .......................................141Da li NVO trebaju objaviti svoju dobit? ..........................................................141Koji je rok za podnošenje poreznog izveštaja o godišnjoj dobiti? ...............141

ANEKS 2. POREZ NA LIČNA PRIMANJA ..............................................................141Šta se smatra poreznom na lični dohodak i koji su izvori prihoda uključeni u to? ............................................................141Ko je je porezni obaveznik koji plaća porez na lični dohodak i šta je predmet oporezivanja? ............................................142

ANEKS 2a. PITANJA-ODGOVORI I PRIMERI POREZA NA LIČNA PRIMANJA PUTEM PLATA ................................................142

Što je bruto primanje putem plata? ..................................................................142Ko je obavezan plaćati Porez na Lična Primanja iz plata? ...........................143Koji su koraci koje se moraju preduzeti na početku perioda? .....................143Ko je obavezan doprineti u Program Penzijske Štednje? ..............................144Koliki je obavezni iznos koji se uplaćuje u program penzijske štednje? ....144Kada je rok uplaćivanja penzijskih doprinosa na račun Trusta Penzijske Štednje ................................................144Kako izračunati penzijske doprinose i Porez na Lični Dohodak iz plata? ...................................................................144Koje su obaveze NVO za oduzimanje poreza za plaćanje iznajmljivanja? ...................................................................148Koje su obaveze NVO u slučaju poreza za zgrade koje koriste? .................148Koje su druge procedure koje jedna NVO mora poštovati za porez na plaćanje za uplate za najamnine? ..............................148

ANEKS 2.b. ŠTA JE POREZ NA DODATNU VREDNOST .....................................149Kada traja period oporezivanja za Porez na Dodatnu Vrednost? ................149Kada je rok za prijavu PDV-a? ..........................................................................149Šta je Porezna Prijava? ........................................................................................149Koje porezne prijave postoje? ...........................................................................150Zahtev za Povrat PDV-a ....................................................................................150Koje su kazne ako osoba ne poštuje ove porezne uredbe? ..........................151Utvrđivanje prijave poreza za iznos od 100.00 Eura .....................................151Da li imam pravo žalbe ako smatram da je došlo do nepoštene procene od strane PUK-a? .........................................152Šta ako Žalbeni Odsek donese odluku sa kojom se ne slažete? ..................152

PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH

SREDSTAVA EK FINANSIJSKA PITANJA

PrištinaFebruar 2011

Ograđivanje: Za sadržaj ovog priručnika je odgovornan projekat Tehničke Pomoći za Organizacije Civilnog Društva i ne odražavaju nužno stavove Europske Unije ili Porezne Uprave Kosova. Ovaj Priručnik nema pravnu težinu i treba se koristiti samo za referencu. U slučaju dvojbe oko određenih pitanja onda prevladavaju službeni dokumenti EK i PUK.

PRAKTIČNI PRIRUČNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA 111

PREDGOVOROpšti cilj projekta Tehničke Pomoći za Organizacije Civilnog Društva (TACSO) jeste jačanje civilnog društva kako bi se aktivnije uključilo u demokratske procese, promovisala sredina i kultura koja bi bila naklonjena civilnom društvu, i kako bi se učvrstili sveopšti kapaciteti i odgovornost Organizacija Civilnog Društva (OCD) u zemljama korisnicama IPA (Zapadni Balkan i Turska), garantovao kvalitet usluga OCD i održiva uloga OCD u demokratskom procesu. Glavni cilj projekta je: povećanje i poboljšanje kapaciteta i delovanja OCD i poboljšanje demokratske uloge OCD-a.

Bitne aktivnosti u ovom okviru su obučavanja na nacionalnom nivou usmerena prema povećanju kapaciteta OCD-a i podržavanju njihovog aktivnog učešća u demokratskim procesima. Glavni cilj ovog priručnika jeste pružanje saveta i smernica o opštem načinu rukovođenja Projektima financiranim od strane EK; financijskok rukovođenju projektima financiranim od strane EK (Opšti uslovi ugovara granta) i usklađivanje sa zakonima zemlje – (Kosovo).

Ovaj Prakticni Priručnik je usmeren prema pružanju pomoći korisnicima grantova u primeni projekata financiranih od strane EK. Priručnik pokušava pružiti praktične informacije o primeni i procedurama koje su povezane s financijskmi menadžmentom, izveštavanjem i računovodstvom.

Svakodnevno rukovođenje grantom vašeg projekta je izazovan zadatak koji oduzima vreme. Osim primene planiranih aktivnosti projekta, korisnici su takođe odgovorni za obaveze koje su navedene u Posebnim ili Opštim Uslovima ugovora o grantu. Priručnik ne zamenjuje ni na koji način ove obaveze, već pruža praktično sredstvo kojim se olakšavaju vaši svakodnevni napori i postaju efikasniji. On pruža smernice i savete na pitanja od opšteg značaja za sve grantove projekata koji su sufinancirani od strane EK. U slučaju protivrečnosti između ovog Priručnika i Specijalnih i Opštiih Uslova ugovora o grantu, primenjuje se zadnje pomenuti. Dalje, priručnik je uzeo u obzir postojeće priručnike kao što je Praktični Priručnik o Ugovornim Procedurama za Eksterno Delovanje EK (PRAG) (PRAG)1 i priručnik za primenu EUDAD za Glavne Aplikante i Parntere2.

Nadamo se da ce Priručnik biti koristan za one koji po prvi put rukovode projektima sufunanciranim od strane EK, kao i onima koji imaju više iskustva na tom polju.



TACSO Kosovo se najiskrenije zahvaljuje Fatmiru Bytyqiju i Naseru Prapašticu za njihov rad u izradi ovog priručnika i Nermini Nushi Mahmuti za njen diprinos u pripremi ovog dokumenta.

TACSO – Kancelarija na Kosovu Novembar 2010


1. UVOD

1.1. PRIMENA PROJEKTA

Da bi se projekat efikasno primenio i kako bi se uspešno postigli ciljevi, VAŠI projekti moraju biti rukovođeni i upravljani na ispravan i odgovoran način. Korisnik granta mora osigurati efikasno i operativno upravljanje grantom projekta. Pored toga, precizno rukovođenje računima projekta je ključno za uspeh projekta.

Nakon potpisivanja ugovora sa Ugovaračem, Podnosilac zahteva postaje Korisnik Granta i preuzima odgovornost za celokupni projekat, uključujući i akivnosti koje su primenjene od strane drugih partnera (ukoliko ih ima). Korisnik Granta je odgovoran za pravovremeno i tačno izveštavanje Ugovarača. Prema tome, korisnik granta treba osigurati efikasno administrativno upravljanje i kontrolu sistema koji je stvoren u okviru operacije. Korisnik Granta je odgovoran i za potrebnu komunikaciju s partnerima, obezbeđenje primene odgovarajućeg finansijskog upravljanja i kontrole, kao i da se ugovorne procedure EK vezane za finansijsko upravljanje i kontrolu (auditing), nabavku, informisanje, komunikaciju i aktivnosti i pravila u razglašavanju poštuju i da su vidljive partnerima.

1.2. DOKUMENTI KOJI UREĐUJU PRIMENU PROJEKTA

Sveukupna primena projekta se obavlja putem više ključnih dokumenata:

Ugovor (Opšti i Posebni Uslovi) i njegovi aneksi – ovo je postojeći dogovor o grantu između EUD/EK i korisnika, kojim se uređuju uslovi za sprovođenje radnje, uslovi finansiranja i zahtevi za usmeno i pismeno izveštavanje. Sledeći aneksi su vezani uz ugovor:

- Aneks I: Opis Delovanja- Aneks II: Opšti Uslovi važeći za Evropsku Uniju – ugovor o dodeli besplatnih

sredstava za spoljne aktivnosti - Aneks III: Budžetne Aktivnosti - Aneks IV: Procedure dodeljivanja ugovora- Aneks V: Standardni zahtev za financijski i standardni identifikacioni obrazac

plaćanja - Aneks VI: Model narativnog i financijskog izveštaja


- Annex VII: Model izveštavanja činjenicnog stanja i opisa obaveza u proveri potrošenih besplatnih sredstava u spoljnim aktivnostima uloženim od strane EU

Gore spomenuti dokumenti se pozivaju na Praktični Vodič Procedure EK o Ugovorima o Spoljnim Aktivnosti (PRAG). PRAG objašnjava ugovornu proceduru koja se primenjuje na sve ugovore EU o spoljnoj pomoći, kao što su pitanja vezana za proceduru EU o dobavljanju, PDV, prihvatljivim troskovima, itd. Od velike je važnosti da Korisnici Nepovratnih Sredstava ovo pažljivo pročitaju pre početka primene i da se tokom primene pridržavaju procedure koja je navedena. PRAG je dostupan na sledećoj internet adresi: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

2. FINANCIJSKE ODREDBE

2.1. DOPUšTENI TROšKOVI

Dopušteni troškovi su troškovi koji su dopušteni kao troškovi projekta. Ključan koncept za sve rukovodioce projektima je da budu svesni da se svi troškovi moraju smatrati „dopuštenim“. Samo „dopušteni troškovi“ se mogu financirati iz nepovratnih sredstava.

Troškovi projekta koje smatrate dopuštenim moraju biti:

Da bi se smatrali dopuštenim, troškovi moraju:Biti napravljeni od strane korisnika (podnosioca zahteva/ili partnera) tokom perioda izveštavanja; Biti neophodni za primenu projekta, npr. usvojeni i predstavljeni u Aneksu III – Budžet za delovanje u Ugovoru o Besplatnim Sredstavima ili sporazum o preraspodeli putem dodatka ugovoru i/ili odobrene potencijalne upotrebe; Bilo da se radi o obavezama koje su dogovorene i preuzete tokom primene; troškovi revizije su takođe dopušteni (iako se uplaćuju nakon završetka rezivije, npr. nakon isteka trajanja ugovora); Da su upisani u račune ili porezne dokumente Korisnika (podnosioca zahteva i/ili partnera). Biti dokazivi (postojati dokument koji predstavljaju dokaznu dokumentaciju projekta kao što su: sve vrste računa koji su izrađeni u svrhu projekta, avionske karte, obračun plata, itd.) i moraju postojati originalni dokumenti kao dokazi.

Postoji razlika između:

- Direktnih dopuštenih troškova- Indirektnih dopuštenih troškovas


Direktni dopušteni troškovi

Direktni dopušteni troškovi mogu obuhvatiti:

Budžetska linija 1. Ljudski kapaciteti

Budžetska linija 1.1. Plate Korisnika i parneta unutar zemlje i 1.2 plate (za međunaordni/regionalne stručnjake). Troškovi osoblja koje radi na primeni vrede za osobe koje imaju redovni ugovorni odnos sa korisnikom i/ili partnerom i od kojeg primaju novčanu dobit.

Ovi troškovi odgovaraju (postojećem) bruto iznosu (npr. neto primanja plus izdvajanja za socijalno osiguranje i troškovi za ostale naknade). Molim vas imajte u vidu da primanja i ostali vezani troškovi ne mogu biti veći od onih koje inače snosi korisnik. U slučaju da se primanja osoblja ne isplaćuju putem bankovnih računa (u mnogim zemljama za opštine je pravno nemoguće da izvrše uplate izvan banaka), projekt mora pružiti dokaze o isplati preko službenih platnih spisaka za mesece koji se naplaćuju projektu. (Molimo vas da se takođe služite Anekson II o porezu na lična primanja na Kosovu)

Budžetska linija 1.3. dnevnice za misiju/putovanje

Dnevnice

Kada prenoće, najčešće osoblje koje radi na projektu i/ili stručnjaci dobivaju dnevnice (fiksne), od kojih pokrivaju smeštaj, hranu, lokalni prevoz i ostale troškove. Dnevnice moraju biti u skladu sa dopuštenim maksimalcem i ne mogu prekoračiti granicu koja je za određenu zemlju utvrđena od strane EU za vreme trajanja ugovora. Popis najvišeg iznosa dnevnice u trenutku potpisivanja ugovora se može naći na internet stranici: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

Molimo vas, obratite pažnju na to da se troškovi ne mogu pokriti osoblju ili stručnjacima koji su uključeni u projekt putem fiksne naknade ako nije bilo prenoćenja u mestu posete.

Direktno plaćanje smeštaja i dnevnih troškova (npr. ako se ne koristi sistem dnevnica), u skladu sa nacionalnim/unutrašnjim zakonima je dopušteno. Ponekad Korisnik (ili njihov partner) mogu odlučiti da ne isplate dnevnice osoblju, već sami direktno plaćaju za troškove smeštaja osoblja (ili stručnjaka) koji rade na projektu. Takvi troškovi su dopušteni i mogu se naplatiti projektu. Dnevni troškovi (hrana, lokalni prevoz itd.) su dopušteni troškovi. Međutim, obratite pažnju na to da smeštaj i dnevni troškovi u tom slučaju ne mogu biti veći od dopuštene dnevnice.


Naravno, vaš projekt može pokriti hranu i lokalni prevoz učesnika (uključujući i osoblje i stručnjake) radionica i slično ako je to predviđeno i uključeno u budžet vašeg projekta pod posebnom budžetskom linijom.

U praksi, Ugovarač ne određuje pravila i korisnik i njihovi partneri mogu primeniti sopstvena pravila sa svojim osobljem ili stručnjacima. U svakom slučaju:

Ako je noćenje neophodno, onda se moraju navesti realni troškovi koji su dopušteni do najvećeg iznosa dnevnice određenog u trenutku potpisivanja ugovora.

Budžetska linija 2. Putovanje

Kao opšte pravilo, za međunarodna putovanja (budžetska linija 2.1) se mora koristiti najekonomičniji način prevoza, npr. vazduhoplovne karte za drugi razred, karte u vozu za drugi razred (za međunarodna putovanja), itd. Svi troškovi putovanja se moraju dokumentirati kako bi se mogli potvrditi dopušteni troškovi (računi za kartu i potvrda o ukrcavanju – boarding pass za avion, račun i karta za vozove, itd). Troškovi o izdavanju viza su dopšuteni samo uz račune. Troškovi ulaska i/ili izlaska iz zemlje takođe su dopušteni, za što je potrebna kopija pečata (u pasošu).

Lokalni prevoz (budžetska linija 2.2.) se računa za putovanja unutar zemlje. Ovim se mogu pokriti putovanje avionon (ako se koristi) ili vozom (i u tom slučaju važe ista pravila kao što je napomenuto pod 2.1.). Često se ova budzetska linija koristi za lokalni javni prevoz, kao što su autobusi, podzemna železnica, taksi i/ili privatna vozila. Za javni prevoz moraju se priložiti karte administraciji projekta, za taksije potrebni su računi s navedenim datumima, rutama i plačenim iznosima. Za korištenje vozila Korisnika (ili partnera ili privatnih vozila, molimo vas da se obratite vašem Ugovaraču za savet (obično se ovo vodi pod troškovima vođenja kancelarije, budžetska linija 4).

Budžetska linija 3. Oprema i pribor

U slučaju iznajmljivanja vozila (budžetska linija 3.1.), račun i dokaz o plaćanju (potvrda) se moraju držati u administraciji projekta. Kupnja vozila je jedino dopuštena ako se specifično spominje u projektu kao aktivnost i nalazi se u usvojenom budžetu u svrhu postizanja ciljeva projekta (na primer: auto za rad socijalnih radnika, itd.) i potrebna procedura nabavke se mora ispoštovati.

Za budžetsku liniju 3.2. (oprema/nameštaj, 3.3. (mašine, predmeti), 3.4. (rezervni delovi) i 3.5. (drugo, mora se odrediti), troškovi su dopušteni ako spadaju u odgovarajući deo budžeta. Za nabavku opreme i pribora potrebna je neutralna


i čista tehnička specifikacija. Puna procedura nabavke, ugovor, račun i dokaz o plaćanju, privremeno/konačno dopuštenje, certifikat o poreklu robe, itd. moraju biti dostupni u administraciji projekta.

Jedna procedura tendera se mora primeniti ako je godisnji budžet manji od 10.000 evra. Između 10.000 evra i 200.000 evra, konkurentni postupak uz pogađanje se mora iskoristiti. Ako je budžet veći od 200.000 evra, otvorena procedura tendera (lokalna ili međunarodna, zavisno od budžeta) će se primeniti, i trebate se obratiti Ugovaraču za savete (koristite se delom 2.4 Nabavke za više informacija).

Budžetska linija 4. Lokalna kancelarija

Budžetska linija 4.1. (troškovi vozila) vredi za troškove za korištenje vozila (projekta) ili ličnog automobile korisnika/partnera, i troškovi kao što su osiguranje, troškovi parkiranja i goriva takođe se mogu uneti u budžet. Za ove troškove moraju postojati dokazi o plaćanju, u slučaju osiguranja za auto potreban je i račun i to mora biti dostupno u administraciji projekta.

Troškovi zakupa kancelarije (budžetska linija 4.2.), ako su odobreni, spadaju u dopuštene troškove. Osim računa i dokaza o plaćanju, preporučuje se da se u dokumentaciji projekta čuva i ugovor o najmu (u slučaju zakupa kancelarijskog prostora).

Troškovi kancelarije, uključujući i zalihe (budžetska linija 4.3.), ako su odobreni, su dopušteni troškovi i oni se moraju potvrditi računima i dokazima o plaćanju.

Ostali tekući troškovi kao režije (telefon/fax, grejanje, struja, održavanje) i ostalo, ako su dopušteni, spadaju u dopuštene troškove koji se moraju potvrditi računima i dokazima o plaćanju.

Uglavnom se tekući troškovi projekta pokrivanju novcem za sitne troškove (i ako je moguće, čak i ovi troškovi bi se trebali pokriti putem bankarskih transakcija).

Budžetska linija 5. Ostale usluge

Budžetske linije 5.1, 5.2, 5.4

Troškovi ostalih usluga se plaćaju na osnovu ugovora o pružanju usluga i prema računima spoljnih ugovornika koji su ugovoreni za pružanje određenih zadataka operacija (npr. studije i istraživanja, prevodi, procene, upravljanje ili revizija operacija koja je ugovorena, organizacije konferencije/radionice, izrada promotivnih materijala itd.). Pravila nabavke su moraju poštovati u odabiru kompanije ili pojedinca koji će služiti kao spoljnji stručnjaci ili koji će obavljati zadatke. Molimo vas da izradite opis obaveza za usluge koje će se pružiti.


Svi stručnjaci koji su uključeni u projekt i koji nemaju redovne ugovore sa korisnikom se mogu izneti u budžetskoj liniji 5. Za te se stručnjake mora izraditi opis obaveza i mora se poštovati transparentna procedura zapošljavanja, uz potpisane ugovore. Stručnjaci moraju pružiti popis radnih sati i izveštaj o radu i biće plaćeni na osnovu priloženih računa.

Budžetska linija 5.3. (provera troškova) vredi za troškove revizije projekta. Ako je revizor određen i uključen u Ugovor sa Ugovaračem pre potpisivanja istog, u tom slučaju nije potrebna procedura nabavke.

Budžetska linija 5.5. (prevođenje) je predviđena za potrebe prevođenja za projekt. Ovi troškovi se ne trebaju uneti u budžetsku liniju 1, osim ukoliko prevodioc nije pokriven redovnim ugovorom i prima redovnu platu od Funkcionalnog Voditelja i/ili Podnosioca Zahteva 2 ili jednog od partnera. Ugovor mora biti potpisan, i plaćanje se mora obavljati na osnovu računa (i obračunatih sati u slučaju usmenog prevoda). Molimo vas da sačuvate dokaze o plaćanju (račune). U slučaju velikog prevodilačkog zadatka preporučuje se da zatražite tri ponude od različitih ponuđača, čak i kada se može primeniti jedna procedura za tender.

Budžetska linija 5.6. pokriva troškove i financijske usluge. Uglavnom se time pokrivaju troškovi bankarskih transfera, kao i troškovi podizanja novaca i plaćanja provizije prilikom razmene valuta (ako postoji). Dokazi o ovim troškovima se moraju pružiti u pratećoj dokumentaciji (obični izveštaji iz banke ili računi koji pokazuju uplaćenu proviziju). Obično se u ovom poglavlju pokrivaju samo međunarodne transakcije (proverite sa vašim Ugovaračem).

Budžetska linija 5.7. pokriva troškove konferencija i seminara. Ovo uglavnom uključuje troškove kao što je najam prostora i opreme, pružanje ugostiteljskih usluga, tiskanje, itd. Plaćanja se obavljaju na osnovu ugovora i računa spoljnih ponuđača odabranih prema redovnoj proceduri nabavke.

Budžetska linija 5.8 troškovi promocije. Ovo uključuje troškove za adekvatnu i potrebnu promociju projekta. Mogu biti promotivni događaji kao što su konferencije za novinare o projektu, posteri, leci i ostali promotivni materijali koji su potrebni. Za više informacija o tome molimo vas da se koristite Priručnikom EU o spoljnoj pomoći u Komunikaciji i Promovisanju koji je dostupan na ovoj internet stranici: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

Budžetska linija 6. Ostalo

Ostali troškovi, koji nisu specifično spomenuti pod ostalim budžetskim linijama se mogu navesti ovde, s time da su određeni u usvojenom budžetu pod ovom


budžetkom linijom i smatraju se dopuštenim troškovima. Takođe, i u ovom slučaju neophodni su dokazi o plaćanju i računi, i može se primeniti jedna procedura tendera za iznose manje od 10.000 evra. Pod ovom budžetskom linijom su uključeni uglavnom radovi i ponovno izdavanje nepovratnih sredstava. Pošto je ova linija za ostale usvojene troškove, najlepše vas molimo da kontaktirate vašeg Ugovarača da vam pomogne u u upravljanju specifično ovom budžetskom linijom.

Budžetska linija 8: Rezerve za nepredviđene troškove

Iznos za nepredviđene troškove, do najviše 5% dopuštenih direktnih troškova, kao što je spomenuto u budžetu koji je dodan vašem Ugovoru se može koristiti jedino uz pismeno ovlaštenje Ugovarača.3 Uglavnom se ova budžetska linija koristi kada nailazite na troškove koje niste predvideli za vreme pisanja predloga, kada trebate dodatne aktivnosti koje nisu bile predviđene i/ili kao dodatak u ostalim bužzetskim linijama. Imajte na umu da je apriori saglasnost Ugovarača obavezna.

Dopušteni indirektni troškovi (Administrativni troškovi)4

Budžetska linija 10: Administrativni troškovi

Svi strukturni i dodatni troškovi administrativne, tehničke i logističke prirode (korištenje kancelarije, pošta, faks, telefon, troškovi kopiranja, potrošni materijali, itd.) koji se pojavljuju kroz operacije korisnika u različitim aktivnostima i ne mogu biti u potpunosti pokrivene putem nepovratnih sredstava koje su izdate za sve aktivnosti, zato što su ta nepovratna sredstva za samo jedan dao tih aktivnosti (korisnika) koje se mogu koristiti iz ove budžetska linije. Budžetska linija 10 se može koristiti za pokrivanje indirektnih troškova do iznosa budžeta koji je dodan vašem ugovoru o nepovratnim sredstvima.

Ovi nedirektni troškovi se ne moraju potkrepiti računovodstvenim dokumentima5. Ipak, preporučuje se projektu da naplati administrativne troškove mesečno, kako bi se stvarni direktni troškovi mogli pokazati u računima projekta u bilo kom trenutku. Da bi ste to učinili naprosto morate primeniti sledeću matematicku formulu: x% * dopušteni troškovi za spomenuti period (x je postotak koji je odobren i označen u vašem ugovoru).

Nedopušteni troškovi

Postoje određeni specifični troškovi koji nisu dopušteni u projektu. To znači

3 Opšti Uslovi, član 14.3.4 Administrativni troškovi: uglavnom se takođe smatraju većim5 Opšti Uslovi, član 14.4.


da ako snosite bilo koje od ovih troškova oni se ne mogu plaćati sredstvima projekta.

Primeri nedopuštenih troškova su:6

- Dugovi i iznosi za gubitke ili dugove;- Kamate;- Predmeti koji su vec financirani u drugim delovima projekta;- Kupnja zemljišta ili zgrada, osim kada je to neophodno za direktnu primenu

zahvata, i u tom slučaju vlasništvo se mora prebaciti na krajnjeg korisnika na kraju obavljanja dela;

- Gubici u razmeni valuta;- Doprinos srodnicima;- Porezi, uključujući PDV, osim ako korisnik (ili partneri korisnika) dokažu

da ne mogu zatražiti povrat i da važeće uredbe EU ne zabranjuju pokrivanje plaćanja poreza. To znači da korisnik (Funkcionalni Voditelj i/ili Podnosioc Zahteva 2 i partneri) moraju biti u stanju da pruže dokumente koji dokazuju da se može povratiti PDV. Ovo se na primer može učiniti putem pisma vlasti odgovornih za PDV kojim se precizira, ili izjave revizora da se može zatražiti vraćanje PDV-a (navodeći relevantne zakone/odredbe). Snažno preporučujemo da izuzeće od plaćanja PDV-a bude uređeno sa korisnikom nepovratnih sredstava (ili partnerima korisnika) što je ranije moguće nakon potpisivanja ugovora sa EU;

- Krediti trećim stranama.

Ako bilo koji od gore spomenutih nedopuštenih troškova nastanu onda korisnik (ili partneri korisnika) će to morati pokriti sopstvenim sredstvima. Oni se ne mogu izneti u konačni izveštaj(e). Bilo kakvi nedopušteni troškovi koji se budu našli u izveštajima, posebno u konačnom izveštaju će se odbiti od ukupnog iznosa projekta, čime će se u tolikoj meri umanjiti zatraženi doprinos EU-a.

2.2. ISPLATA NEPOVRATNIH SREDSTAVA

Projekti financirani nepovratnim sredstvima iz IPA ili drugih instrumenata EU se uglavnom isplaćuju pod Opcijom 2 (Projekat sa periodom primene dužim od 12 meseci i kada iznos koji pokriva Ugovarač je veći od € 100,000.00), na sledeći način7:

6 Opšti Uslovi, član 14.6.7 U skladu sa Posebnih Uslovima, član 4.; Opštim Uslovima, član 15.


• Finansiranje početne rate od najviše 80% od procenjenog doprinosa u tom delu procenjenog budžeta za prvih 12 meseci koje financira EU (Ugovarač). Ovaj iznos će se uplatiti korisniku u roku od 45 dana od potpisivanja ugovora/zahteva za plaćanje podnetog Ugovaraču.

• Ostale rate pretplate iznosa su određene članom 4 Posebnih Uslova i imaju za cilj da pokriju financijske potrebe korisnika za svaki 12-tomesečni period primene projekta. Ove rate će biti isplaćene korisniku u roku od 45 dana od usvajanja privremenog izveštaja Ugovarača uz zahtev za plaćanje (vidite Aneks V za šablone). To znači da ako vaš projekt traje između 12 i 24 meseca vi ćete morati predati privremeni izveštaj i primati dodatne rate pretplate, osim one početne, do najviše 90% ukupnog doprinosa.

Predplaćanje, kao što je naglašeno u drugoj stavci, se jedino može isplatiti ako deo troškova koje financira Ugovarač iznose tokom perioda izveštavanja najmanje 70% ranijeg uplaćenog iznosa (kao je potvrđeno od strane unutrašnjeg privremenog izveštaja). Kada korištenje ranije rate predplaćanja iznosi manje od 70%, iznos nove preduplate će se umanjiti za iznos koji nije iskorišten u prethodnoj uplati.

Ostatak sredstava se mora uplatiti unutar 45 dana od usvajanja konačnog izveštaja od strane Ugovarača uz zahtev za plaćanje ostatka sredstava (vidite šablon u Aneksu V vašeg Ugovora) i izveštaj kojim se potvrđuju troškovi.

- Projekti financirani nepovratnim sredstvima od strane programa IPA Prekogranične Saradnje će se isplaćivati pojedinačno pod Opcijom 1 (Projekat sa periodom primene dužim od 12 meseci i kada iznos koji pokriva Ugovarač je veci od € 100,000.00) na sledeći način8:

Finansiranje početne rate od najviše 80% od procenjenog doprinosa u tom delu procenjenog budžeta za prvih 12 meseci koje financira EU (Ugovarač). Ovaj iznos će se uplatiti korisniku u roku od 45 dana od potpisivanja ugovora/zahteva za plaćanje podnetog Ugovaraču.

Ostatak sredstava se mora uplatiti unutar 45 dana od usvajanja konačnog izveštaja od strane Ugovarača uz zahtev za plaćanje ostatka sredstava (vidite šablon u Aneksu V vašeg Ugovora).

Napomena: Svi troškovi za koje se ustanovi da nisu dopušteni će se odbiti iz konačne isplate.

8 U skladu sa Posebnim Uslovima, član 4 i Opštim Uslovima, član 15.


Projekta mora biti gotov pre zadnje isplate korisniku. Kao i kod prve isplate, korisnik mora predati zahtev za zadnju isplatu, koristeći odgovarajući format.9 Zahtev za konačnu isplatu je predat uz konačni izveštaj o projektu. Za više detalja o izveštavanju pogledajte poglavlje 8.

Upamtite:

Svi izveštaji se smatraju usvojenim ako ne bude bilo pismenog odgovora od strane Ugovarača unutar 45 dana (takozvanog roka) od njegovog primanja uz odgovarajuću dokumentaciju.10

Ugovarač moze odgoditi rok za odobrenje izveštaja upoznavši korisnika o tome da se izveštaj ne može odobriti i da Ugovarač smatra da je potrebno izvesti dodatne provere. U takvim slučajevima Ugovarač ce zatražiti pojašnjenje ili dodatne informacije koje se moraju izdati od strane korisnika nepovratnih sredstav u roku od 30 dana od podnošenja zahteva. Novi rok se određuje na dan kada Ugovarač primi tražene podatke.11

Ugovarač moze odgoditi rok za 45 dana obaveštavajuci Korisnika da je zahtev za isplatu neprihvatljiv, bilo zbog toga što iznos nije odgovarajući ili zato što nije priložena potrebna dokumenacija ili smatra da je potrebna detaljnije provera, uključujući proveru na licu mesta, kako bi se osiguralo da je protrošnja dopustiva. Novi rok se određuje na dan kada se pravilno formulisan zahtev za plaćanje primi od Ugovarača12.

Bitna napomena:

Vi kao izvršilac projekta trebate biti svesni implikacija roka za konačnu isplatu. Nakon konačne isplate korisniku posle završetka svih aktivnosti projekta, plaćanja troškova i podnošenja konačnog izveštaja (narativni i financijski), uključujući izvestaj o stvar-nim zaključcima koji ce biti podneti Ugovaraču, pojedinačni korisnik (Funkcionalni Voditelj za svoj ugovor i Podnosioc Zahteva 2 za svoje) će trebati unapred financi-rati troškove (najmanje 10% unapred plaćenih i zajednički plaćenih troškova) i biti u stanju ih pokriti do konačne isplate Ugovarača. To može trajati najmanje 4 nedelje od podnošenja konačnog izveštaja pre nego što on bude obrađen i konačna isplata bude preneta (molimo vas da proverite sa vašim Ugavaračem tačno trajanje).

(Molimo vas da imate na umu mogućnost uticaja lokalnih zakona i uredbi, te zbog toga proverite Aneks I o Opštim informacijama o porezima na Kosovu i poglavlja u njima)

9 Aneks V (vašeg Ugovora) Standardni zahtev za Isplatu vašeg Ugovora.10 Opšti Uslovi, član. 15.2.11 Opšti Uslovi, član. 15.312 Opšti Uslovi, član. 15.4.


2.3. RAČUNOVODSTVENA NAČELA I POPRATNI DOKUMENTI

Vi kao korisnik morate zadržati originalne popratne dokumente za sve troškove koje ste imali i morate imati tačnu i redovnu evidenciju i račune za primenu projekta, koristeći se verodostojnim dvostrukim knjigovodstvenim sistemom (vidite član 16.1 Opštih Uslova ugovora o nepovratnim sredstvima).

Zbog toga se preporučuje da uz originale koji se nalaze u vašem knjigovodstvu priložite i kopije i digitalne kopije (skenovi) projektu uz ukazivanje na mesto i kodove originala, kako bi se oni lako pronašli. Sve kopije se moraju ponovo kodirati koristeći kodove specifične za projekat.

Da bi se mogli zajednički finansirati od EU, troškovi moraju nastati tokom primene projekta i treba da se mogu odredtiti i proveriti – to znači da se moraju zabeležiti u knjigovodstvu i priložiti originali popratnih dokaza – vidite član 14 Opštih Uslova vašeg ugovora o nepovratnim sredstvima.

Knjigovodstvenim sistemom se mora odrediti:

• Izvor sredstava za projekat (doprinos EU i ostalih);• Svi troškovi nastali tokom ugovornog perioda.

Osim standardnom knjigovodstvenog sistema, za unutrašnje i konačni izveštaj projekta, svi troškovi se moraju uneti u formulare koji se nalaze u Aneksima (narativni model i financijski izveštaj) ugovora o nepovratnim sredstvima.

Značaj knjigovodstva

Knjigovodstvena procedura je bitna zbog više razloga:

• Pomaže vam da pratite sve dopuštene troškove koji su nastali na vašem projektu i njihov tačan iznos. Dalje, znaćete koliko je ostalo nepotrošenih novaca po kategorijama budžeta;

• Služi kao dokaz da su troškovi nastali tokom primene projekta za koji su izdavana nepovratna sredstva;

• Knjigovodstvo je osnova financijskog dela izveštaja koji morate izraditi;• Troškove nastale tokom projekta je dopušteno financirati sredstvima EU ako

postoji propratna dokumentacija kojom se dokazuju troškovi;• Evidencija troškova će se proveriti tokom revizije projekta.

Zbog nedostatak propratnih metarijala troškovi se mogu smatrati nedopuštenim.

Upamtite:

EK i Revizorski sud imaju pravo da obave inspekciju podataka na licu mesta


kako bi se utvrdili troškovi i korištenje nepovratnih sredstava EU (kao što je navedeno u članu 16.2 Opstih Uslova vašeg ugovora o nepovratnim sredstvima). Provere se mogu obaviti u svakom trenutku tokom primene projekta ili do sedam godina nakon konačne isplate.

Sve uplate moraju imati propratne knjigovodstvene dokaze ili dokumente jed-nake dokazne vrednosti. Ovo uglavnom uključuje:

• Račune za sve kupovine, ugovore itd. i dokaze o plaćanju;• Izveštaje banaka;• Tendere i ugovore, uključujući i dokaze procedure koja je primenjena

(Tehnička Speficikacija/Radni Opis, format Tendera, primljene ponude, for-mate ugovora, certifikate o konačnim/privremenim primanjima – priloženi konačni izveštaj/svi ostali zatraženi izvestaji i povezani aneksi kao što su studije, brošure itd.)

• Plaćanje plata i ugovori za zaposlene;• Radne sate: stručnjaci koji rade pod ugovorom o usluzi moraju priložiti spi-

sak radnih sata koji će potpisati oni i rukovodstvo projekta (vidite Aneks D za primer);

• Karte i potvrde o ukrcavanju (boarding pass) za sva putovanja;• Troškove za konferencije/radionice/seminare, itd. (zapisnike sastanaka,

prevođena pozivna pisma, popis učesnika, itd).

Bitna napomena:13

Morate pdoučiti vase osoblje i osoblje partnera da čuva sve relevantne dokumente, pošto i za njih vrede isti uslovi kao i za vas.13

Svi transferi za partnere se moraju obaviti putem bankarskih računa partnera (ne fizičkih lica). Svi računi/fakture moraju biti na ime korisnika ili partnera korisnika (fakture/računi na ime saradnika ili fizičkih lica nisu dopušteni).Plaćanje faktura/računa se mora obaviti putem banke. Molimo vas da proverite kod Delegacije EU da li je plaćanje gotovinom (putem novaca za sitne troškove) dopušteno za manje iznose i koja je procedura za to (iznos, potrebna dokumentacija (računi o plaćanju) itd. Javni službenici zemalja i teritorija zemalja partnera ne mogu biti plaćeni od strane projekta kao stručnjaci, npr. za pod-ugovorne usluge (budžetsko poglavlje 5). Međutim, njima je dopušteno da budu deo osoblja projekta i primaju plate od njihovog zaposlenika ako je to Korisnik Nepovratnih Sredstava. Ljudski kapaciteti koji nemaju ugovor o zapošljavanju sa korisnikom ili jednim od partnera moraju raditi pod ugovorom o uslugama. Za ugovor o uslugama potrebno je pripremiti Radni Opis i potrebnu transparentnu proceduru.

13 Opšti uslovi, član 1.3.


2.3.1. Kurs (EU i lokalni)

Bitna napomena:

Kurs usvojen od strane EU o razmeni EUR u lokalnu valutu se određuje mesečno, na početku svakog meseca. Prilikom iznošenja svih troškova projekta u konačnom izveštaju, morate koristiti prosečni kurs tokom perioda koji pokriva izveštaj.

Tokom trajanja projekta, sredstva koja se drže na deviznom računu projekta će se promeniti i preneti na račun lokalne valute.

Prilikom kupnje robe/usluga za projekat, morate imate na umu da će se pojaviti različit kurs. To je zbog toga što banke koriste dnevni kurs koji određuje nacio-nalna banka u zemlji za zamenu EUR u lokalnu valutu.

Ipak, EU korisit različiti kurs od vaše banke. Kurs u EU se određuje mesečno i u proseku je neznatno viši od lokalng kursa na početku i neznatno niži na kraju meseca. Na ovoj adresi možete pogledati kurs za EUR: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=countries&Language=en

Podaci o kursu zamene valute je ažuriran svaki prvi dan idućeg meseca.

Upamtite:

Razlike u kursu valuta nije dopušten trošak i svi gubici će se morati pokriti od strane korisnika (vidite takođe poglavlje 3.2.3. o dopuštenim troškovima). Zbog toga se ne preporučuje da se celokupni iznos Eura zameni u jednu od lokalnih valuta odmah nakon primitka.

2.3.2. Poreza na Dodatnu Vrednost (PDV)

Bitna napomena:

Porez na Dodatnu Vrednost (PDV) predstavlja nedopušteni trošak koji se ne može pokriti iz nepovratnih sredstava.

U skladu sa sporazumom koji je potpisan između EU i vaše zemlje, sve uplate iz EU za zajedničko financiranje su izuzete od plaćanja PDV-a. Molimo vas upamtite da samo oni predmeti koji su navedeni u usvojenom budžetu (Aneks III Posebnih Uslova – budžeta o delovanju) mogu biti izuzeti od plaćanja PDV-a. Roba i usluge koje nisu uključene u usvojeni budžet neće biti izuzeti od plaćanja PDV-a.

Na Kosovu izuzeće/povratak PDV-a se mora odobriti od strane Poreznih Vlasti. (Molimo vas da pogledate niže poglavlje o PDV-u na Kosovu, Aneks II b)


Bitna napomena:

Izuzeće od plaćanja PDV-a se može dobiti jedino za robu/usluge koja se financiraju iz nepovratnih sredstava (ne za robu/usluge plaćene za ostale ostale komponente projekta ili lične doprinose). Morate se savetovati sa delegacijom EU/rukovodiocem programa i/ili odgovornim vladinim telima koja se bave izdavanjem izuzeća od plaćanja PDV-a u vašoj zemlji o proceduri koja se mora primeniti za izuzeće od plaćanja PDV-a. Može biti slučaj da je potreban određeni minimalni iznos na računu da se ne plaća PDV. Ostale račune ispod tog praga neće preuzeti odgovorne vlasti. U takvim slučajevima od odgovornih vlasti se mora zatražiti pismena izjava kojom se to potvrdjuje.U nekim slučajevima može se dogoditi, da se nekim entitetima ne dopušta povrat PDV-a. U takvim slučajevima mora se uključiti odgovarajuća izjava revizora kako bi se izbegao bilo kakav nesporazum.

- U slučaju da budete imali problema sa dobivanjem izuzeća od plaćanja PDV-a morate se savetovati sa vašim Ugovaračem kako biste dogovorili rešenje.

2.3.3 Nabavka

Kada za projekat koji je zajednički financiran nepovratnim sredstvima EU koris-nik zatrazi nabavku, moraju se poštovati, osim zakona o nabavci u vašoj zem-lji (ako postoje) i procedure nabavke EU označene u Praktičnom Vodiču EU o Ugovornoj Proceduri za Spoljne Akcije (poglavlje 2.4.).

Bitna napomena: 14

Molimo vas, imajte na umu da prihvaćanjem procedura nabavke EU ne znači da ste izuzeti od revizorskih procedura u vašoj zemlji. U slučaju da su revizorske procedure u vašoj zemlji strože od onih u EU, savetuje se da uvek koristite te strože procedure koje su na snazi u vašoj zemlji.14 Ipak, odredba Ankesa IV vašeg ugovora se mora primeniti. Kada se primenjuju revizorske procedure, morate paziti na to da:Koristite ispravne revizorske procedure;Formati koji se koriste moraju da budu usklađeni sa međunarodnim standardima i odredbe Aneksa IV vašeg ugovora se moraju primeniti mutatis mutandi. Preporučuje se korišćenje pojednostavljenih formi tenderske dokumentacije priložene u aneksu;Primenjuje se pravilo porekla snabdevanja;Pravilo dopuštenja se prati.Ako korisnik (ili partneri korisnika) ne budu poštovali nijedno od spomenutih pravila trošenja, onda se ti troškovi neće pokriti od strane EU.

14 U mnogim zemljama iznos za koji je dopuštena samo jedna ponuda je puno niža od 10.000 evra koliko iznosi prema revizijskim pravilima EU, na primer 500 Eura. U takvim slučajevima se preporučuje korištenje procedura vaše zemlje, na primer da se ne koristi samo jedna ponuda za iznose između 500 i 10.000 evra, već da se korisiti domaća strikt-nija procedura nabavke za te iznose.


Vrsta procedure koju morate koristiti zavisi od vrste revizije koja se primenjuje (usluge, snabdevanje ili rad) i veličine ugovora. U svim slučajevima ugovor se mora dodeliti ugovorniku koji ponudi najbolji odnos kvaliteta/cene (ekonom-ski najpovoljniji tender). Odluka se mora doneti transparentno, dopuštajući pravednu konkurenciju između ugovornika i izbegavajući bilo kakav konflikt interesa u donošenju vaše odluke.

Prvi korak u svakoj reviziji, pre početka procesa, jeste određivanje onoga što će se kupiti, dakle, robu, usluge ili rad i procena približne vrednosti revizije (mora biti u skladu sa vašim usvojenim budžetom). Molimo vas da imate na umu da ugovori o uslugama mogu uključivati samo usluge (ne robu, ne rad). Robni ugovori uključuju pomoćne usluge i instalacijske radove. Ugovori o radu mogu uključiti snabdevanje i usluge određene mere. U skladu s tom informacijom Ko-risnik će odlučiti kakva vrsta ugovora i kakva procedura će se primeniti.

Projekti koji su usvojeni pod IPA ili drugim instrumentima EU uglavnom ko-riste tri vrste revizije:

• Uslužni ugovori: Ovime se pokriva angažovanje davatelja usluga, kompani-je i/ili pojedinaca (stručnjaka). Ugovori o uslugama se koriste za pripremu studija, izveštaja o proceni, uključivanje stručnjaka ili trenera, tiskanje i ob-javljivanje usluga, provođenje, organizaciju konferencija/događaja, pružanje ugostiteljskih usluga, itd.

• Robni ugovori: Ovime se pokriva kupnja ili unajmljivanje uslužnih aktivnos-ti/opreme. U te usluge se mogu uključiti i uređivanje i održavanje.

• Ugovori o radu: Ovime se pokriva primena, ili i primena i osmišljavanje ‘rada’. ‘Rad’ znači rezultat izvedbenih ili građevinskih radova u celini koji su dovoljni sami po sebi da ispune ekonomsku ili tehničku funkciju.

Pored toga, vi se uvek možete savetovati sa vašim Ugavaračem pre početka re-vizijske procedure, kako bi se dva puta proverilo da li se primenjuju ispravne procedure.

Jednostavnije forme sastavljanja tenderske dokumentacije za usluge možete pronaći na internet stranici: EU:http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm

Molimo vas da imate na umu da usluge za iznose veće od 200.000€, nabavu iznad 60.000€ i radove iznad 300.000€ trebate koristiti standardne modele koji se nalaze na internet stranici EuropeAid, čija je adresa navedena niže:

For services: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm


For supplies:http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/supplies/index_en.htm

For works: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/works/index_en.htm

Ispod se nalazi predgled informacija koje su iznete u poglavljima 4, 5 i 6 Aneksa IV ugovora koji se primenjuje na vaše projekte:

Ugovori o Uslugama Ugovori o Robi Ugovori o Radu

Do 10.000 evra ili manje vrednosti = jedan tender



Manje od 200.000 evra =

Određivanje putem Pregovaranja bez oglašavanja


Procedura Nadmetanja bez oglašavanja


Procedura Nadmetanja bez oglašavanja

U vezi ovih navoda (i ostalih aktivnosti tokom korištenja nepovratnih sredstava) za dodatnu pomoć molimo vas da kontaktirate vašeg Ugovarača.

2.3.4 Procedure dobavljanja

Zajedničko svim procedurama dobavljanja je to što se primenjuju sleceći koraci:

• Planiranje dobavljanja – odlučiti o proceduri koja se koristi i vremenu početka. Kao što je gore spomenuto, ako imate bilo kakva pitanja uvezi primene pro-cedure, možete se obratiti vašem Ugovaraču;

• Početak i primena planiranog dobavljanja već su spomenute u planu ak-tivnosti. Ipak, preporučuje se da procedura otpočne u ranijoj fazi primene projekta, pogotovo za korištenje procedure pregovaranja (u slučaju da morate ponoviti proceduru zbog nedovoljng broja ponuda, pravilu o poreklu, itd.);

• Početak procedure dobavljanja – faza kontaktiranja odabranih ponuđača i upućivanje tenderske dokumentacije uz teničke specifikacije / opis posla;

• Selekcija tendera – mora se zaključiti procenom komisije koju čine (najmanje) 3 člana s pravom glasa – (bolje 5 za radove);

• Priprema ugovora – preporučuje se da se u ovu svrhu koriste pojednostav-ljeni dodani obrasci koje možete naći na adresi internet stranice navedene na kraju ovog priručnika;

• Primena ugovora – za sve ugovore o robi i radu mora se izdati potvrda za privremeno (i konačno) pribavljanje (vidite adrese poglavlja na kraju priručnika kako bi vidjeli šablone).


U skladu s potpisanim ugovorom i veličinom odobrene nabavke, u programu Međugranične Saradnje IPA uglavnom ćete koristiti dve procedure:

• Jedna ponuda• Određivanje pregovaranjem

Preporućujemo da koristite sledeću praksu:

Jedna ponuda

Možete ponuditi ugovor na osnovu jedne ponude za svaku uslugu ili robu (ili rad) za ugovore u iznosu do ili niže od 10.000 evra.

Određivanje putem pregovaranja

Pripremite popis potencijalnih ugovornika koji ispunjavaju najmanje kriterije koje smatrate neophodnim za primenu ugovora, i pozovite najmanje tri ugov-ornika (bolje 5 ili 6), po svom izboru, da dostave ponudu. Kandidati se pozivaju da dostave ponude i tendersku dokumentaciju.

Na kraju procedure, odaberete ponudu koja odgovara na tehničke kriterije:

• U slučaju usluga, preporućujemo pravilo 80/20 prema proceduri EuropeAid (n.p. 80% se ceni kvaliteta i 20% cena);

• U slučaju tendera za robu i usluge odobrite najjeftiniju odgovarajuću ponudu.

Celokupna procedura funkcioniše na sledeći način:

Faza 1:

Pripremate tendersku dokumentaciju koja mora sadržavati:Opis rada (ugovore o usluzi) i tehničku specifikaciju (ugovore o robi i radu);Maksimalni budžet (jedino za usluge);Obrazac za podnošenje ponude;Kriteriji evaluacije za odabir.Napomena: Trebate koristiti pojednostavljene obrasce, molimo vas vidite poglavlje 12.

Faza 2:

Ugovarač odobrava tendesku dokumentaciju (samo ako Ugovarač to zatraži);Pozivno pismo sa tendeskom dokumentacijom se šalje odabranim ugovaračima;Rok za dostavu ponude je najmanje 30 dana.


Faza 3:

Vi procenjujete dostavljene ponude putem procenjivačke komisije koju čini određeni broj članova sa pravom glasa (najmanje 3);Procenjivačku komisiju čine predsedavajući bez prava glasa, sekretar/ica bez prava glasa i najmanje 3 člana s pravom glasa. Članovi s pravom glasa moraju imati potrebne tenhičke i administrativne sposobnosti za davanje osnovanog mišljenja o tenderu. Ugovarač ili ITS/OS može odrediti posmatrača za praćenje celokupne ili dela odluke komisije za procenu. Svi članovi komisije za procenu i mogući posmatrači moraju pot-pisati izjavu o nepristranosti i poverljivosti;Komisija za procenu uvrštava predloge koristeći unapred određene kriterije i utvrđuje ponudu sa razmerom kvaliteta/cene (u slučaju usluga) i najmanjom cenom (u slučaju roba i rada);Izrađujete izveštaj o proceni s detaljima procesa (adrese standardnih obrazaca su u poglavlju 12);Bitno: Ako nakon konsultacija sa ponuđacima samo jedna ponuda bude administra-tivno i tehnički ispravna, može se izdati ugovor ako je dostavljeno najmanje tri ponuda i ako najmanje jedna ponuda ispunjuje kriterije.

Faza 4: (jedino ako Ugovarač vašeg projekta to izričito zatraži)

Izveštaj o proceni sa kopijama svih ponuda se dostavljaju Ugovaraču;Ugovarač odobrava izveštaj o proceni.

Faza 5:

Obavestiti uspešnog ugovornika o prihvaćanju ponude;Potpisivanje i primena ugovora.

Najznačajniji deo tenderske dokumentacije koju šaljete je Opis Rada / Tehničke Specifikacije kojim se upoznaje ugovornike što se od njih zahteva. Ovaj doku-ment postaje aneks eventualnog ugovora i upućuje ugovornike na primenu do-govorenih zadataka. Zato mora biti temeljit i detaljan. Snažno se savetuje da prilikom njihove pripreme konsultujete sve uključene u projekat, i/ili kolege koje rade u specijalizovanim odeljenjima, kao što su odeljenja za IT, odsek za dobavljanje/kupnju, itd.

Snažno savetojemo da se striktno pridržavate te procedure i svih dodatnih uputstva dobivenih od vašeg Ugovarača tokom odobravanja dostavljenog plana nabavke. Molim vas da proverite sa vašim Ugovaračem da li se želi uključiti u proces nabavke (i ako to želi, u kojoj fazi).


Bitna napomena:

Procedure nabavke putem pregovaranja mogu trajati do 2 meseca. Morate to imati na umu kada planirate primenu ostalih aktivnosti projekta.

2.3.5 Pravilo o poreklu

U slučaju nabavke robe, svi ponuđaci moraju navesti poreklo onoga što se nudi. Ugovornici moraju podneti korisniku potvrdu o poreklu najkasnije do izdavanja prvog računa, za opremu i vozila za kupnju u iznosu većem od 5.000 evra mora se navoditi cena pojedinačnog predmeta. Za nabavku ispod 5.000 evra dovoljna je potvrda od dobavljača u kojoj se navodi da je dostavljena roba proizvedena u jednoj od propisanih zemalja. Certifikat o poreklu se izdaje od nadležnih vlasti u zemlji iz koje dolazi roba (potvrda Ekonomske Komore ili carinska deklaracija). U slučaju bilo kakvih nejasnoća, molimo vas da se obratite vašem Ugovaraču za potrebna uputstva.

Bitna napomena:

Sva oprema kupljena po ugovoru mora biti proizvedena u zemljama EU, službenim zemljama kandidatima, zemljama koje koriste IPA ili jednoj od zemalja gde se primen-juje program Prekogranične Saradnje IPA. Molimo vas da proverite internet stranicu EuropeAid za najnovije pojedinosti.

2.3.6. Pravilo podobnosti

Učešće u proceduri tendera koju vodi korisnik jednako je otvoreno za sva fičicka i pravna lica članica EU, i država ili teritorija regiona obuhvaćenih i/ili odobrenih financijskom odredbom, osnovnim zakonodavstvom i ostalim instrumentima kojima se uređuje program pomoći kojim se financiraju nepovratna sredstva, npr. zemlje iz Europskog Ekonomskog Prostora, zemlje koje su zvanični kandidati za EU, zemlje koje koriste IPA i zemlje koje su pokrivene programa Prekogranične Saradnje IPA. Ponuđaci moraju u ponudi navesti zemlju čiji su državljani putem uobičajene potvrde državljanstva u skladu s njihovim nacionalnim zakonima.

Ovo pravilo se ne primenjuje na stručnjake koje preporučuje davatelj u proceduri tendera ili na ugovore o uslugama koje se financiraju putem nepovratnim sredstava.

Upamtite:

Opšta nacela i pravila o državljanstvu i poreklu se primenjuju na sve procedure dobavljanja.


2.4. DOPUNE UGOVORA

Tokom projekta možda će biti potrebno da se naprave izmene u ugovoru o nepovratnim sredstvima koje važe i za potrebne aktivnosti i sredstva.

Dopune su veće ili manje promene u ugovoru o nepovratnim sredstvima i moraju se odrediti pismenom dopunom. U skladu s ugovorom o nepovratnim sredstvima potpisanim sa Ugovaračem15 (Opšti Uslovi, član 9), postoje dve vrste promena ugovora:

• Za budžetske promene od 15% ili manje, promenu adrese ili odabranog re-vizora;

• Za veće promene iznad 15% u budžetskim stavkama, značajnim promenama u planu aktivnosti, promeni partnera ili ugovornog perioda.

Bitna napomena:

Kada se preporučuju promene, bez obzira na korištenu proceduru, morate imate na umu sledeće:Ugovor o nepovratnim sredstvima se može izmeniti samo tokom trajanja ugovora;Izmene se ne mogu izvršiti retroaktivno;Ne može se premašiti najveći iznos Ugovora o Nepovrtanim sredstvima.

2.4.1. Izmene putem dopuna

Ugovori koji su izmenjeni putem dopune se koriste za:

• Izmenjene budžetske stavke za više od 15%;• Značajne promene u planiranim aktivnostima, ako je dopušteno od strane

Ugovarača;• Promenu partnera, ako je dopušteno od strane Ugovarača • Prekoračenje ugovornog perioda: produženje perioda primene projekta se

mora zatražiti najranije mesec dana pre završetka primene16.

Zahtevi za dopunu se ne preporučuju pošto uključuju složeni administrativ-ni postupak u odobravanju, što oduzima značajno vreme. Ipak, ako smatrate da morate raditi dopunu, morate biti sigurni da dopuna neće uticati na opštu primenu projekta. Morate unapred planirati izmene u formi dopune, zato što vam je potrebno odobrenje Ugovarača (proces može trajati jedan mesec pod us-

15 Opšti uslovi, član. 9.16 Opšti Uslovi, član 11.1.


lovom da su izmene apsolutno potrebne i konkretno obrazložene).

Molimo vas da imate na umu da se ukupni iznos budžeta koji zajednički pokriva EU ne može povećati.

Dokumenti koje se dostavljaju Ugovaraču uključuju:

• Pismo objašnjenja;• Po mogućnosti, izmenjeni predlog budžeta (u skladu s modelom iznetim u

stavci 6.2.);• Po mogućnosti, opis i obrazloženje za promenu dela.

Pre podnošenja zahteva za dopune, morate kontaktirati Ugovarača (ili vašeg JTS/OS) za dodatne konsultacije. Kako biste zvanično zatražili odobrenje Ugovarača, morate predati potpisanu konačnu verziju pisma zahteva uz poprat-nu dokumentaciju Ugovaraču. Ugovarač ima pravo postaviti dodatna pitanja.

Dopuna stupa na snagu kada se potpiše od obe ugovorne strane (i nikad nije retroaktivna).

2.4.2. Izmene bez dopune ugovora

Odobrena prenamena sredstava predstavlja vrstu dopune ugovora o nepovrat-nim sredstvima koja se može koristiti za sledeće izmene:

• Prenamenu budžeta: transfer između jedinica unutar istih stavki budžeta, ili transfer u glavnoj stavci budžeta koji uključuje 15% ili manje od prvot-no unesenog iznosa (ili kako je određeno dopunom) pod glavnom stavkom dopuštenih troškova. Ova metoda (takozvano pravilo za 15%) se ne može ko-ristiti za izmenu stavki administrativnih troškova ili rezerve za nepredviđene troškove;

• Promenu adrese projekta;• Promenu računa projekta;• Promenu revizora.

Bitna napomena:

Pravilo za 15% se može primeniti samo jednom u istoj stavci budžeta i zato se treba uzeti u obzir jedino tokom 6-7 poslednjih meseci projekta. Ako želite napraviti promene u ranijim fazama projekta (promena rezultata, značajne promene aktivnosti), morate pripremiti zahtev za dopunu (vidite 6.1.).

Kako bi se primenila ova izmena ugovora, Ugovaraču moreti podneti:


• Pismo sa obaveštenjem u kome iznosite razloge predložene izmene (svi zahtevi za izmenu moraju imati dostatne dokaze).

• Dokazne dokumente:a) Izmenjeni predlog budžeta (molimo vas vidite niži model); ilib) Novi financijski identifikacijski obrazac; ilic) Kontakt informacije odabrane revizorske kompanije.

Morate kontaktirati Ugovarača pre pripremanja pisma kojim obaveštavate Ugovarača o spomenutim izmenama (adresa projekta, račun projekta, kontakt informacije novog revizora, pravilo o 15%), posebno kada predlažete prenamenu sredstava, i trebate obavestite Ugovarača o planiranim izmenama. Molimo vas da imate na umu da Ugovarač ima pravo da iznese dodatne zahteve.

Iako se ne preporučuje, u ranoj fazi primene projekta nije potrebno formalno odobravanje spomenutih izmena prema fleksibilnom pravilu o 15%.

Primer: Budžetske izmene od 15% ili manje. Kao što je vec spomenuto, kada se zatraži izmena budžeta od 15% ili manje, morate pripremiti:

• Pismo obaveštenja kojim se pružaju dostatni dokazi o predloženoj izmeni. Najčešće se koristi razlog za korištenje rezervnih sredstava pod nekom od stavki u budžetu kako bi se poboljšale ostale aktivnosti, kao što je promov-isanje projekta/ putni troškovi/ nabavka dodatne opreme;

• Izmenjeni predlog budžeta koji uključuje originalni budžet i predlog o pre-nameni.

Molimo vas da ispod vidite model predloženih izmena budžeta:


Aneks B. Budžet za Ak-tivnost PRVOBITNI BUDŽET IZMENJENI BUDŽET

TroškoviJEDI-NICA

# Jedi-nica

Iznos jedinice (u evri-ma)

Troš-kovi u evri-ma) 2

Jedi-nica

# Jedi-nica

Iznos jedinice (u evri-ma)

Troš-kovi (e evri-ma)2

4. Lokalna kancelarija/Troškovi aktivnosti

4.1 Troškovi vozila Mese-čno 12 250

3,000

Mese-čno 12 250 3,000

4.2 Unajmljivanje kancel-arije

Mese-čno -

Mese-čno -

4.3 Potrošnja – konacelari-jski troškovi

Mese-čno 12 100

1,200

Mese-čno 11 100 1,100

4.4 Ostale usluge (tel/fax, električna energija/grejanje, održavanje)

Mese-čno 12 150

1,800

Mese-čno 12 150 1,800

Podzbir Lokalna kancelarija/Troškovi aktivnosti

6,000 5,900

5. Ostali troškovi, usluge

5.1 Publikacije Po kopiji 2000 1

2,000

Po kopiji 2300 1 2,300

5.2 Studije, istraživanja (rad-nih dana)

Po studiji 2 1800

3,600

Po studiji 2 1800 3,600

5.3 Troškovi rezivije Po reviziji 1 2800

2,800

Po re-viziji 1 2800 2,800

5.4 Konačna procena Po izveš-taju 1 1200

1,200

Po izveš-taju 1 1200 1,200

5.5 Prevođenje Po danu 35 80

2,800

Po danu 26 75 1,950

5.6 Financijske usluge (torškovi bankarske garan-cije itd.)

Mese-čno 12 50 600

Mese-čno 12 50 600

5.7 Troškovi konferencija/seminara 10

Po Mese-čno 1 700 700

Po doga-đaju 2 700 1,400

5.8 Promotivne aktivnosti

Ostali podzbirni troškovi, usluge

13,700 13,850

UKUPNO 19,700 19,750

Napomena: Ovo je jedan primer prenamena manjeg dela budžeta.

Pošto se opšti uspeh projekta procenjuje prema postignutim rezultatima, ali i prema načinu korištenja postojećih financijskih izvora, morate ozbiljno uzeti u obzir prenamenu sredstava u budžetskim stavkama ako je došlo do značajne


uštede istih. ‘Pravilo o 15%’ se može samo jednom primeniti na istu stavku u budžetu. Prema tome, morati imati dobar pregled svih budžetskih troškova, i trebate razmišljati o prenameni budžeta u drugom delu primene projekta.

Idealno, mora se izraditi pismo o ovoj vrsti prenamene budžeta koje spada pod pravilo o 15% šest meseci pre isteka ugovora – time ćete imati dovoljno vremena da završite dodatne aktivnosti.

Bitna napomena:

Morate podneti pismo sa aneksima Ugovaraču;Dopuštena varijacija/prenamena sredstava između dve stavke iznosi najviše 15%; prenamena unutar iste stavke može preći 15%;Pravilo o 15% se može primeniti samo jednom u istoj stavci budžeta;Nikakvi fondovi se ne mogu prenameniti pod pravilom o 15% ako nisu predviđeni konačnim odobrenim budžetom (npr. ako stavka nije spomenuta u prvobitnom budžetu);Pravilo o 15% se ne može primeniti na administrativne troškove ili rezerve za nepredviđene troškove;Za takve izmene nije potrebno formalno odobrenje.


ANEKS 1. PRAKTIČNI PRIRUČNIK O POREZIMA NA KOSOVU

UVOD

Porezna Uprava Kosova je jedini Autoritet koji upravlja porezima, izdaje opšta administrativna pravila koja su obavezujuća i za Poreznu Upravu i za porezne obaveznike. PUK primenjuje ujednačene zakona i odredbe o porezu. Ove odred-be određuju odgovornosti Porezne Uprave Kosova. Ona je odgovorna za up-ravljanje porezom na centralnom (Vladinom) nivou, kao što je: PDV za lokalne poslovne delatnosti, porez na lična primanja, porez na dobit i lične doprinose.

Svaka odredba sadrži uputstva za lakšu primenu. Stalna izmena i dopu-na poreznog zakonodavstva na Kosovu i proširenje poreznog plana pruža mogućnost za korištenje najbolje prakse u fiskalnoj sferi.

Ovaj priručnik je izrađen kako bi pružio osnovno znanje o poreznim zakonima koji se primenjuju na Kosovu, posebno za Nevladine Organizacije na Kosovu, i nema pravnu moć, vec služi za upućivanje i informisanje.

OPšTE INFORMACIJE O POREZIMA NA KOSOVU

Osobe koje se žele baviti ekonomskim aktivnostima na Kosovu moraju registro-vati privrednu delatnost ili granu privredne delatnosti u Kancelariji za Regis-traciju Biznisa, prema Zakonu Br.02/L-123.

Cilj ove odredbe je stvaranje mogućnosti pravilnog osnivanja profitabilnih trgovačkih društva na Kosovu, određivanje vlasništva, uloge i odgovornosti u njima; načina i procedure njihovog okončanja i ukidanja; prava i obaveze koje im pripadaju; određivanje nadležnosti i ovlasti odgovornih osoba i odgovarajućih tela (i njihovih naslednika) za primenu ove uredbe. Ovaj Zakon se primenjuje samo na profitabilna trgovačka društva.

Zakon 03/L-222 zahteva upis pri Poreznoj upravi I dobivanje poreznog broja pre započinjanja privredne aktivnosti. NVO se najpre mora upisati u Registar NVO i onda dobiti porezni broj od PUK-a.

Kancelarija za Registraciju Biznisa pri Ministarstvu Idustrije i Trgovine je mesto u kome se dobiva certifikat o registraciji kako bi se obavljale privredne aktivnos-ti.


Osobe koje žele da se bave ne-profitnim aktivnostima mogu registrovati Orga-nizaciju koja nema za cilj stvaranje profita, već se isključivo zalaže za opšti javni interes, npr. te osobe mogu registrovati Nevladinu Organizaciju (NVO), koja će imati za cilj postizanje javnih interesa.

Na Kosovu se NVO može osnivati na osnovu Zakona Br 03/L-222 i može se reg-istrovati u kancelariji za NVO pri Ministarstvu za Javnu Upravu.

Pošto su NVO Pravna Lica i imaju zakonsko pravo da obavljaju svoje aktivnosti na Kosovu, u nekim slučajevima se moraju pridržavati poreznih zakona. Prema tome, ovaj priručnik će pokušati pružiti neka objašnjenja za koja se nadamo da će vam pomoći da vaše aktivnosti kao NVO uskladite sa poreznim zakonima.

Koje vrste preduzetnih subjekata se mogu osnivati na Kosovu?

(Zakon Br.02/123 ”O osnivanju trgovačkih društava na Kosovu ”)

Preduzetnički subjekti (trgovačka drustva) na Kosovu mogu biti:

- Ortačka društva- Komanditno društvo- Društvo s Ograničenom Odogovornošću - Dioničko Društvo nerezidentnih lica- Postojana jedinica nerezidentnih lica- Lično preduzetništvo

Koji se porezi primenjuju na privredne subjekte i ostale organizacije?

Postoji niz poreza koji se primenjuju na preduzetništva zavisno o vrsti subjeta ili njihov status i njihov godišnji promet. Porezna Uprava uređuje sledeće poreze:

- Porez na dobit (Zakon Br.03/L-162)- Poraz na lični dohodak (Zakon Br. 03/L-161)- Porez na Dodatnu Vrednost (porez na potrošnju) (Zakon Br.03/L-146)

Porezna Uprava Kosova je ovlašteno telo Trusta Penzijske Štednje koje prikuplja penzijski doprinos, na osnovu Uredbe Br.2001/35 o penzijama na Kosovu.

Na koga se primenjuje Porez na Dobit?

Na osnovu Zakona Br.03/L-162 “O Porezu na Dobit ”, u poreske obaveznike spadaju:

- Preduzetničke organizacije – Korporacije (koja su pravni subjekti, a ne fizički) (D.D.O., D.D.)


- Postojana jedinica nerezidentnih lica,- Javna Preduzeća- Preduzeća u Društvenom Vlasništvu- Nevladine Organizacije (NVO)

“Ovo je izvadak iz Člana 3, Zakona Br.03/L-162”

Izuzeće od plaćanja poreza na dobit

(Član 7, Zakon Br. 03/L-162)

- Dobit organizacija registrovanih po zakonu o Registraciji i Delovanju nevla-dinih organizacija koje su dobile i zadržale status korisnika javnih povlastica za ispunjavanje ciljeva od javnog interesa;

- Dobit Centralne Banke Kosova i međunarodnih financijskih institucija koje imaju pravo i dopuštenje da deluju na Kosovu;

- Dividende koje dobivaju rezidentni i nerezidentni predstavnici; - Kamate na javne instrumente koji su izdati ili pod garancijama javnih službi na

Kosovu, koje se plaćaju rezidentnim i nerezidentnim poreskim obaveznicima; - Dohodak dopuštenih religija na Kosovu za obavljanje određenih aktivnosti u

njihovo samodržavanje, kao što je: proizvodnja ili izrada svešteničkih odora, duborez i nameštaj, i tradicionalni poljoprivredni proizvodi, u skladu sa za-konom koji se primenjuje na religije na Kosovu;

- Dobit glavnog i pod-ugovornika, osim domaćih lica, stvoren putem dobara i usluga pruženih Ujedinjenim Nacijama, specijalizovanim agencijama Ujedin-jenih Nacija, KFOR-u;

- Dobit glavnog i pod-ugovornika, njihovih agencija i tela, za pružanje robe i usluga za podržavanje projekta i programa Evropske Unije, specijalozavnih agencija Evropske Unije, Svetske Banke, Međunarodnog Monetarnog Fonda i međuvladinih međunarodnih organizacija na Kosovu.

- Dobit Centralne Banke Kosova i međunarodnih vladinih institucija koje su ovlaštene da deluju na Kosovu, kao što su:

Institucije izuzete od plaćanja poreza su sledeće:

1. Međunarodni Monetarni Fond (MMF);2. Svetska Banka – Međunarodna Banka za Obnovu i Razvoj (IBRD) i

Međunarodno Udruženje za Razvoj; 3. Međunarodne Financijske Korporacije (IFC) i ostali članovi Grupe Svetske

Banke;


4. Evropska Komisija (EK); 5. Evropska Banka za Obnovu i Razvoj (EBRD); 6. Evropska Investiciona Banka (EIB); 7. Inter-Američka Banka za Razvoj (IADB); 8. Azijska Banka za Razvoj (ADB); 9. Afrička Banka za Razvoj (AFDB); 10. Međunarodni Fond za Razoj Poljoprivrede (IFAD); 11. Islamska Banka za Razvoj (IDB).

Da li se porezuje dobit NVO?

NE, u načelu NVO su izuzete od plaćanja poreza na dobit.

Članom 7, Zakona Br 03/L-162 sva NVO su izuzete od plaćanja poreza ako su registrovanu po zakonu o Registraciji i Delovanju kao nevladine organizacije koje su dobile i zadržale status javnog korisnika povlastica dokle god se dobit koristi isključivo u javnom interesu.

Koje su posledice ako se utvrdi da se dobit NVO ne korisit u javne svrhe?

Članom 33 Zakona Br.03/L-162 se predviđaju i situacije kada NVO primenjuje aktivnosti i dođe do profita za koji nisu ovlašteni.

U tim slučajevima, dobit NVO koji se ne koristi za javno dobro će se oporezivati i primeniće se pravila prema Zakonu o Dobiti.

Član 33 takođe daje ovlasti PUK-u da izvrši reviziju NVO i odluči da li je zarada je prekoračena zbog toga sto NVO bi trebale biti neprofitabilne organizacije. Ad-ministrativna Odredba 14/2010 uključuje primere prekoračenja zarade.

Porez odvojen iz plata nerezidentnih lica koja pružaju usluge na Kosovu

(Član 31 , Zakon Br.03/L162)

U slučaju da nerezidentno lice koje nema stalnu poslovnu jedinicu na Kos-ovu pruža usluge na teritoriji Kosova, mora se zadržati porez na izvore putem primene iznosa od 5% bruto naknade i taj isti iznos poslati na bankarski račun PUK-a, za Kosovski budžet.

Zadržani porez na izvor za dobit stvoren na Kosovu će se smatrati konačnim porezom za nerezidentna lica.

Ova lica moraju dobiti potvrdu o zadržanom porezu kako bi izbegla duplo oporezivanje u matičnim zemljama.


Zapošljavanje na Kosovu nerezidentnih lica se ne pokriva ovom vrstom poreza zato što su njihovi prihodi oporezujući i plaćaju porez na lični dohodak na osn-ovu Zakona o Ličnim Primanjima na Kosovu.

Izveštavanje o transakcijama većim od 500.00 evra

(Član 47, Zakon Br.03/L-222)

NVO i ostali porezni obaveznici moraju podneti PUK-u izveštaj o svim plaćanjima većim od 500.00 evra tokom godine (fiskalnom periodu).

Izveštaj mora sadržavati ime prodavača, fiskalni broj (identifikacijski broj poreskog obaveznika) i ukupni iznos plaćanja, za svakog snabdevača-prodavača posebno.

Ovaj izvestaj se podnosi PUK-u najkasnije do 31 marta naredne godine za plaćanja koja su obavljena u prethodnoj godini.

Nedostavljanje ovog izveštaja će predstavljati delo za koje će se plaćati kazna na osnovu Zakona o Poreznoj Proceduri Br.02/L-222

Da li NVO trebaju objaviti svoju dobit?


DA, bez obzira da li je dobit NVO izostavljena od plaćanja poreza i zbog toga što se smatraju poreznim obaveznicima i na osnovu ovog Zakona oni moraju podneti PUK-u izveštaj o dobiti (u ovom slučaju NVO) .

Takođe moraju dodati, zajedno za konačnim izveštajem, financijsku izjavu pre-ma Računodovstenim Standardima Kosova.

Koji je rok za podnošenje poreznog izveštaja o godišnjoj dobiti?


Rok je 31 mart iduće godine.

ANEKS 2. POREZ NA LIČNA PRIMANJAšta se smatra poreznom na lični dohodak i koji su izvori prihoda uključeni u to?

(Član 7 Zakona Br. 03/L-161)

Porez na Lični Dohodak, koji se primenjuje od 1 aprila 2002, se primenjuje samo na plate. Od 1 januara 2005, ovaj porez je postao najsveobuhvatniji i uključuje


ostale izvore dohotka. Od 01.01.2010, ovim porezom se upravlja prema Zakonu Br. 03/L-161, „O Porezu na Lični Dohodak na Kosovu“, i uključuje sledeće izvore prihoda:

- plate- dohotke u preduzetničkoj aktivnosti- najmove- dobitke u igrama za sreću- dividende- kamate- kapitalni dobitak, i - svako primanje koje će povećati imovinu poreznog obaveznika.

Ko je je porezni obaveznik koji plaća porez na lični dohodak i šta je predmet oporezivanja?

Prema Zakonu o PLP Br.03/L-161, porezni obaveznici su fizička lica, stanovnici i nerezidentna lica Kosova koji dobivaju ili zarađuju bruto dohodak na teritoriji Kosova.

Predmet oporezivanja stanovnika je prihod koji je dobiven na Kosovu ili iz in-ostrastranih izvora (konzulenti).

Predmet oporezivanja nerezidentnih poreskih obaveznika je oporezujući doho-dak koji se stvara iz izvora zarade na Kosovu.

ANEKS 2a. PITANJA-ODGOVORI I PRIMERI POREZA NA LIČNA PRIMANJA PUTEM PLATA (Član 9, Zakon Br.03/L-161)

što je bruto primanje putem plata?

Odgovor:

Bruto primanje prema Zakonu br.03/L162 “O ličnim primanjima na Kosovu” uključuje sva primanja dobivena ili isplaćena u obliku plata tokom fiskalnog perioda;

Bruto primanje putem plata uključuje ali se ne ograniči samo na: zaradu koju isplaćuje poslodavac za rad koji zaposlenik obavlja po upustvu poslodavca;


Bonusi, provizije i drugi oblici naknade koje poslodavac ili neko drugo lice u ime poslodavca isplaćuje zaposleniku povrh plate;

Primanje od privremenog rada koja obavlja zaposlenik;

Penzije i ostala primanja koje plaća raniji poslodavac ili vlada; (Penzije I socijalna primanja koje plaća Vlada su izuzeta od PLP prema paragrafu 1.14 Član 8 Za-kona 03/L-162);

Primanje od budućeg poslodavca, kao što je potpisivanje bonusa na platu;

Premije zdravstvenog i životnog osiguranja koje poslodavac isplaćuje zaposleniku.

Praštanje duga zaposlenika od strane poslodavca.

Plaćanje ličnih troškova zaposlenika od strane poslodavca, beneficija u stvarima koje poslodavac pruža zaposleniku i koje prekoračuju minimalni iznos određen podzakonskim aktima (Administrativne Uredbe).

Ko je obavezan plaćati Porez na Lična Primanja iz plata?

Odgovor: Sva lica, stanovnici i nerezidentna lica, koji pružaju radne usluge i dobivaju prihod iz plata na Kosovu se smatraju zaposlenicima i obavezna su plaćati Porez na Lična Primanja iz plata, osim strani poslodavci koju su nave-deni u Članu 8 Zakona Br.03/L-161 “Zakona o Ličnim Primanjima na Kosovu”.

Koji su koraci koje se moraju preduzeti na početku perioda?


Odgovor: Svaki zaposlenik, bez obzira da li radi za jednog ili više poslodavaca, je obavezan odrediti glavnog poslodavca, putem formulara kojim to određuje u roku od 15 dana od početka rada. Ovaj formular se mora dostaviti Kancelariji za Usluge Poreznih Obaveznika pri Poreznoj Upravi Kosova.

Poslodavci koji nisu odabrani kao glavni poslodavci od njihovih zaposlenika će se tretirati kao sekundarni u pitanjima poreza.

a) Glavni zaposlenik je odgovoran za računovodstvo, održava izvore i plaća poreze prema grupama plaćanja i stopama poreza prikazanim na Tablici ispod:

0€ - 80€ 0%

80€ - 250€ 4%

250€ - 450€ 8%

Preko 450€ 10%


b) Sekundarni poslodavci: drže računovodstvo (mesečno održavaju izvore) i plaćaju poreze, ali do najvećeg iznos od 10% plate.

Ko je obavezan doprineti u Program Penzijske štednje?

Odgovor: Svi zaposleni koji stalno borave na Kosovu su dužni plaćati doprinose u Program Penzijske Štednje.

Takođe i poslodavci su obavezni, za njihove zaposlenike koji borave na Kosovu, plaćati određeni iznos za penzijski doprinos. (Uredba Br. 2001/35 “O Penzijskom Doprinosu na Kosovu)

Program Penzijske štednje pokriva sve zaposlenike na Kosovu.

Pošto se NVO smatraju poslodavcima, oni takođe moraju poštovati odredbe o prenzijskom doprinosu, kao i ostali poslodavci na Kosovu.

Koliki je obavezni iznos koji se uplaćuje u program penzijske štednje?

(Član 32, Uredba Br. 2001/35)

Odgovor: Poslodavac (i glavni i sekundarni) moraju doprineti sa iznosom do 5% bruto plate zaposlenika. U isto vreme, poslodavac treba da zadrži 5% bruto plate zaposlenika koje uplaćuje odjednom za penzijski doprinos.

Obe strane, i poslodavac i zaposlenik, mogu dobrovoljno povećati iznos dopri-nosa do 10%. Zajednički doprinosi, npr. postotak poslodavca i zaposlenika, ne mogu biti manji od 10% ili veći od 30%.

Jedino se doprinos koji plaća zaposlenik za plaćanje poreza odbija od njene/nje-gove plate, dok se doprinos koji plaća poslodavac odbija u svrhu oporezivanja poslodavca.

Kada je rok uplaćivanja penzijskih doprinosa na račun Trusta Penzijske štednje


Penzijski doprinosi se moraju plaćati unutar 15 dana idućeg meseca, koristeći mesečne izveštaje za izdvojene početne doprinose iz plata, dok se svakih tri meseca u godini mora podneti izveštaj PUK-u, ili se koristiti elektronska forma direktnog pristupa Trustu Penzijske Štednje.

Kako izračunati penzijske doprinose i Porez na Lični Dohodak iz plata?

Odgovor: Ovo će biti objašnjeno sledećim primerom


PRIMER 1:

Zaposlenik je zaposlen kod samog jednog poslodavca, koji je označen kao glav-ni poslodavac u popunjenim formularima za određivanje glavnog poslodavca i koji je podnet Poreznoj Upravi Kosova.

Ako pretpostavimo da je:

Njena/njegova plata 450€

Troškovi prevoza (lični) 22€

Troškovi za hranu i piće 66€

Mesečni bruto dohodak 538€

Mesečno izračunavanje doprinosa za penzijsku štednju i poreza na lični doho-dak kao što sledi:

Oporezujući dohodak = Bruto dohodak – dopušteno odbijanje

(Doprinos zaposlenika)

538 € x 5% (Doprinos poslodavca) = 26.90 €

538 € x 5% (Doprinos zaposlenika) = 26.90 €

538 € (bruto dohodak) – 26.90 € (Doprinos poslodavca) = 511.10 €

Oporezujuci dohodak u totalu 511.10

0.00 € - 80.00 € = 80.00 € x 0% = 0.00 €

80.00 € - 250.00 € = 170.00 € x 4% = 6.80 €

50.00 € - 450.00 € = 200.00 € x 8% = 16.00 €

450.00 € - 511.10 € = 61.10 € x 10%= 6.11 €

___________________________

Mesečni porezi u totalu = 28.91 €

Godisnji izračun doprinosa u penzijsku štednju i poreza na lične dohodak je sledeći:

Ako pretpostavimo da je mesečna plata ista.


Mesečni bruto dohodak 538.00 € x 12 (meseci) = 6,456.00 € Godišnji/bruto dohodak 6,456.00 € x 5% (doprinos poslodavca) 322.80 €


Uporezujući dohodak = 6,456.00 - 322.80

Uporezujući dohodak = 6,113.20 €

0.00 € - 960.00 € = 960.00 € x 0% = 0.00 €

960.00 € - 3,000.00 € = 2,040.00 € x 4% = 81.60 €

3,000.00 € - 5,400.00 € = 2,400.00 € x 8% = 192.00 €

5,400.00 – 6,133.20 € = 733.20 € x 10% = 73.32 €

____________________________

Godišnji porez u totalu = 346.92 €

PRIMER 2

Zaposlednik je zaposlen kod dva poslodavca. Jedan je odabran kao glavni po-slodavac, dok se drugi smatra sekundarnim poslodavcem.

Kod glavnog poslodavca plata zaposlenika je iznosila 300.00 €, dok je kod sekun-darsnog poslodavca plata iznosila 100.00 €.

Mesečno izračunavanje penzijskog doprinosa i poreza na lični dohodak kod glavnog poslodavca je:

300€ x 5% (Doprinos poslodavca) = 15€



300€ - 15€ (Doprinos poslodavca) = 285€

0€ - 80€ = 80€ x 0% =0.00 €

80€ - 250€ = 170€ x 4% = 6.80 €

250€ - 285€ = 35€ x 8% = 2.80 €

Ukupni mesečni porez = 9.60 €


Mesečno izračunavanje penzijskog doprinosa i poreza na lični dohodak od sekundar-nog poslodavca je:




100.00 € bruto dohodak – 5.00 € (Doprinos poslodavca) = 95.00 € oporezujući dohodak

95.00 € oporezujući dohodak x 10% = 9.50 € ukupnog mesečnog poreza

Godišnji izračun doprinosa penzijske štednje i poreza na lični dohodak na kraju go-dine je sledeći

Bruto dohodak od glavnog poslodavca 300.00 € x 12 meseci = 3600.00 €

Bruto dohodak od sekundarnog poslodavca 100.00 € x 12 meseci = 1200.00 €

Godišnji bruto dohodak 400.00 € x 12 meseci = 4800.00 €

4,800.00 € x 5 % doprinos poslodavca = 240.00 €

4,800.00 € - 240.00 € = 4,560.00 €

4,800.00 € - 240.00 € (Doprinos poslodavca) = 4,560.00 €

Oporezujući dohodak = 4,560.00 €

0.00 € - 960.00 € = 960.00 € x 0% = 0.00 €

960.00 € - 3,000.00 € = 2,040.00 € x 4% = 81.60 €

3,000.00 € - 4,560.00 € = 1,560.00 € x 8% = 124.80 €

Ukupno: = 206.40 €

Možemo videti iz mesečnog izračuna da je glavni poslodavac za zaposlenika uplatio 180.00 € doprinosa. Takođe je njegov/njen poslodavac uplatio 180.00 € (15€ x 12 meseci), i 115.20 € (9.60 € x 12 meseci) je odbijeno kao porez na pri-manje.

Od drugog poslodavca, zaposlenik je uplatio 60.00 € (5.00 € x 12 meseci), dok je iznos poreza na platu 114.00 € (9.5.00 € x 12 meseci.)

Porez na platu tokom perioda oporezivanja iznosi 229.20. €

Godišnji porez iz plata je 206.40 €

22.80 € (pretplaćeno)


U tom slučaju zaposlenik mora podneti poreznu izjavu i može povratiti pretplaćeni iznos od 22.80 €, ili da to iskoristi kao pretplaćeni iznos za buduće uplate.

Svaki poslodavac mora dostaviti zaposleniku porezni certifikat za penzijski doprinos i porez na platu najkasnije do 1. marta iduće godine za doprinose i poreze na platu tokom plaćanja prihoda u prethodnoj godini.

Takođe, do 31. januara sledeće godine, poslodavac mora podneti popis ukupnog godišnjeg oduzetog poreza i penzijskog doprinosa na platu za sve zaposlednike u prethodnoj godini.

Koje su obaveze NVO za oduzimanje poreza za plaćanje iznajmljivanja?

(Član 31, Zakon 03/L-162)

Koje su obaveze NVO u slučaju poreza za zgrade koje koriste?

NVO koje plaćaju najam zgrada kojim se koriste trebaju plaćati porez u iznosu od 9% na bruto uplatu za iznajmljivanje, osim ako vlasnik dokaže da je oslobođen poreza.

Isti porez se mora prikupiti u budžetu Kosova unutar 15 dana sledećeg meseca.

U slučaju da vlasnik nije porezni obaveznik, NVO nisu primorane da izdvoje za porez za plaćanje najamnine.

PRIMER 1.

Vlasnik nije registrovan za PDV

Mesečno unajmljivanje 500.00 eura (Vlasnik nije registrovan za PDV)

500.00 x 9%= 45.00 (Poreza na plaćanje se uplaćuje u budžet)

455.00 euro (neto uplata za vlasnika)

PRIMER 2.

Vlasnik je registrovan za PDV i uključuje PDV na račun

Mesečna najamnina 500.00 + 80 PDV= 580.00 Ukupno

500.00 x 9% = 45.00 (bez poreza na plaćanje)

500.00 – 45 = 455.00

455.00+80 PDV = 535.00 (Neto uplata za vlasnika)

Koje su druge procedure koje jedna NVO mora poštovati za porez na plaćanje za uplate za najamnine?



1./ NVO moraju podneti vlasniku porezni certifikat o uplatama najamnine i izdavanja za porez tokom perioda oporezivanja (kalendarska godina), najkasnije 1 marta sledeće godine.

2./ NVO trebaju, najkansije do 31 januara sledeće godine, predati Poreznoj Upravi popis ukupnog oduzetog poreza i penzijskog doprinosa na platu za sve zaposlednike u prethod-noj kalendarskoj godini.

ANEKS 2.b. šTA JE POREZ NA DODATNU VREDNOST(Zakon Br.03/L-146)

Porez na Dodatnu Vrednost (PDV) je porez na potrošnju koji se primenjuje od 1 jula 2001 i primenjuje se na robu koja je uvezena na Kosovo i domaću robu i usluge (prema Uredbi UNMIK-a br 2001/11 „O Porezu na Dodatnu Vred-nost” koja je izmenjena Uredbom UNMIK-a br. 2002/17 i 2004/35), i po Zakonu br.03/L-146 iznosi 16%. Zakon 03/L-146 je stupio na snagu 1 jula 2010.

Lica koja imaju pravo se registrovati kao oporezujuće osobe, moraju imati godišnji promet veći od 50,000 € (takođe i osobe koje ne prelaze ovaj prag ali koje odluće plaćati PVD). Ove osobe će primeniti i prikupiti PDV izračunan od kupaca ili njihovih potrosača, i dobiće odobrenje plaćenog odbitka poreza za PDV na uvoz i domaću potrošnju.

Formulari za prijavu PDV-a se popunjavaju svaki mesec. U slučajevima kada odbitak poreza na PDV pređe izračunati prikupljeni iznos PDV-a, oporezovana osoba ima pravo zatražiti kreditiranje ili povratak PDV-a.

Kada traja period oporezivanja za Porez na Dodatnu Vrednost?


Oporezujući period za Porez na Dodatnu Vrednost je svaki kalendarski mesec.

Kada je rok za prijavu PDV-a?

PDV se mora prijaviti najkasnije 20-og sledećeg meseca za sve kupljeno (ukljčujući uvoz) i prodato (ukljčujući izvoz) u prethnodnom mesecu.

šta je Porezna Prijava?

Načelo oporezivanja na Kosovu se uglavnom oslanja na prijavu prihoda poreznog obaveznika. Prema tome, porezni obaveznik mora svojevoljno prijavi-ti sav prihod putem porezne izjave o određenom vremenskom periodu, zavisno o prijavljenom prihodu.


Svaka osoba koja je predmet oporezivanja po zakonima koji se primenjuje na Kosovu mora podneti PUK-u ili njenim službenicima, prijavu prema rekviziciji određenoj u Zakonu o Poreznoj Upravi i Procedurama (Zakon Br.03/L-222) ili nalažu svaki od određenih poreznih zakona.

Koje porezne prijave postoje?

1. Prijava Poreza na Lični Dohodak2. Prijava Poreza na Dobit3. Prijava na PDV, i 4. Prijava o Doprinos za Penzijsku Štednju

AKO PUK utvrdi da porezni obaveznica/k nije podnela/o poreznu prijavu, ili u slučaju da jeste, ali da je prijavio/la manje ili više prihoda, onda prema važečim zakona PUK je ovlašten zatražiti novu poreznu prijavu.

Zahtev za Povrat PDV-a

NVO koje su izuzete od plaćanja PDV-a, kao za projekte financirane od EK, i kao što je predviđeno u sporazumu o IPA, one imaju pravo povrata PDV-a za plaćanja za svaki mesec, bez obzira na iznos povrata.

Kao prvi korak NVO moraju uzeti fiskalni broj i prijavu PDV-a.

NVO moraju popuniti i podneti PUK-u mesečnu prijavu PDV-a najkasnije do 20 (dvedesetog) sledećeg meseca. NVO trebaju takođe ispuniti zahtev za povrat PDV-a koji je dosputan u kancelariji usluga za porezne obaveznike pri Poreznoj Upravi Kosova.

Dokaze koje jedna NVO mora imati u svojim knjigama i podacima za povrat poreza su sledeći:

1. Račune plaćanja za porezni period na koji se odnosi odobravanje2. Računi prodaje za porezni perod na koji se odnosi odobravanje3. Pojašnjenje uvezi uzroka odobrenog balansa PDV-a17

4. Ugovori i popratna dokumentacija uvezi odobravanja

Napomena: Računi moraju sadržavati sve detalje, kao što je propisano financijs-kim pravilima, uključujući fiskalni broj i PDV broj kupca i prodavača, datum kupnje i prodaje, iznos PDV-a posebno izdvojiti od iznosa poreza.

17 Ovo se primenjuje za NVO koje imaju izuzeće od PDV-a, kao što su projekti financirani putem EK


Ovi dokumenti su potrebni aplikantu koji se prijavi za povrat poreza, ali to ne znači da se ti dokumenti moraju dodati zahtevima za povrat poreza.

U slučajevima kada NVO ima ostale porezne odgovornosti zbog neregularnog izdvajanja za porez na plate ili ostalih pravnih razloga, iako će zahtevi biti odo-breni za isplaćivanje, u početku ranije obaveze će se pokriti dok će se njima is-platiti preostali deo.

Koje su kazne ako osoba ne poštuje ove porezne uredbe?


- 5% (svakog meseca ili dela meseca za koji kasni, sa najvećom kaznom od 25% poreza u 5 meseci)

- 1% (svakog meseca ili dela za koji kasni, uz najveću kaznu od 12% poreza tokom 12 meseci)

- 1.5% (svakog meseca ili dela meseca za koji kasni, uz maksimalnu kaznu od 25% poreza tokom 5 meseci)

- 25% zbog nenamerne niže prijave- 100% zbog namerne niže prijave

(Pa Zakonu 03/L-222 iznos novčane kazne je promenjen od 50% na 15% i 25% . Novčana kazna od 100% se primenjuje za namernu nižu prijavu).

Utvrđivanje prijave poreza za iznos od 100.00 Eura

Procena nakon 12 meseci od dana kada je taj porez trebao biti objavljen

100 x 25% = 25.00 ako se ne prijavi na vreme

100 x 7% = 7.00 ako se ne plaća na vreme

100 x 18% = 18.00 kamate

100 x 25% = 25.00 nenamerne niže prijave

75.00 evra kazne

100.00 evra osnove poreza

________________________

175.00 evra za plaćanje


Da li imam pravo žalbe ako smatram da je došlo do nepoštene procene od strane PUK-a?


Da, imate pravo žalbe u roku od 30 dana od dana dobivanja obavesti o proceni. Možete podneti žalbu i popratnu dokumentaciju Žalbenom Veću koje deluje kao nezavisni odsek pri Poreznoj Upravi Kosova.

šta ako Žalbeni Odsek donese odluku sa kojom se ne slažete?


Imate pravo žalbe na sledećem nivou, kod Nezavisnog Procenjivačkog Odbora, koje je nezavisno od Porezne Uprave Kosova. To se mora učiniti u roku od 30 dana od dobivanja odluke Žalbenog Odbora.

Ako se ne slažete sa odlukom Nezavisnog Procenjivačkog Odobra, onda u roku od 30 dana od donešenja odluke imate pravo žalbe Vrhovnom Sudu Republike Kosova kako bi se popravila nepravda za koju smatrate da vam je učinjena to-kom procene poreza.

Morate znati da pravo na žalbu ne produžuje rok obaveze plaćanja poreza koju je odredio PUK.

Regional O�ce Potoklinica 16 71 000 Sarajevo Bosnia and Herzegovina Ph. no: +387 (0)33 532 757 [email protected]

Albania T/A Help Desk Rr “Donika Kastrioti” “Kotoni” Business Centre, K-3, Nr. 7, Tirana Albania Ph. no: +355 (4) 22 59 597 [email protected]

Bosnia and Herzegovina T/A Help Desk Višegradska 26 71 000 Sarajevo Bosnia and Herzegovina Ph. no: +387 (0)33 546 351 [email protected]

Croatia T/A Help Desk c/o Ured za udruge Vlade Republike Hrvatske Radnička cesta 80/V 10 000 Zagreb, Croatia Ph. no: +385 1 45 99 821/825 [email protected]

Gulden Sk. 2/2 Kavaklidere – 06690 Ankara, Turkey Ph. no: +90 312 426 4451 [email protected]

Montenegro T/A Help Desk Dalmatinska 78 20 000 Podgorica, Montenegro Ph. no: +382 20 219 122/123 [email protected]

Serbia T/A Help Desk Španski boraca 24, stan broj 3 11 070 New Belgrade, Serbia Ph. no: +381 11 212 93 72 [email protected]

Turkey T/A Help Desks Yenicarsi Caddesi No. 34 34425 Beyoglu Istanbul, Turkey Ph. no: +90 212 293 15 45 [email protected]

Kosovo under UNSCR 1244/99 T/A Help Desk Fazli Grajqevci 4/A 10 000 Pristina, Kosovo Ph. no: +381 38 220 517 [email protected]

Former Yugoslav Republic of Macedonia T/A Help Desk 11 Oktomvri 6/1-3 1000 Skopje Ph. no: +389 2 322 53 40 [email protected]

The views expressed in this publication do not necessarily re�ect the views of the European Commission