Prednosti Pretinca za dokumenteza računovođu i poduzetnika

Ana ima svoj računovodstveni servis

i za svoje stranke vodi knjigovodstvo u

programu Minimax.

Najviše poteškoća u suradnji sa strankama

(poduzetnicima) imala je s predajom

dokumentacije. Stranke su joj često donosile

neurednu i nepotpunu dokumentaciju te u

zadnji trenutak.

Prije predaje potrebnih izvještaja i obrazaca

uvijek je bila pod stresom jer je sve morala

napraviti odjednom i u vrlo kratkom roku.

Samim time i stranke su bile nezadovoljne jer

nisu imale ažuran pregled nad svojim

poslovanjem.

Anaračunovotkinja

Ani je bilo dosta takvog načina rada.

S poduzetnicima se dogovorila da joj

dokumentaciju šalju elektroničkim putem.

Predstavila im je prednosti Pretinca za

dokumente u programu Minimax.

Naprosto se oduševila Pretincom za dokumente.

U Pretinac za dokumente pristižu dokumenti koje stranke računovodstvenog servisa šalju na različite načine:

• putem e-maila,

• mobilne aplikacije ili

• spremanjem dokumenata neposredno u Minimax.

Time je riješila 3 glavna problema vezano uz dokumentaciju.

#1 problem: Ulazni računi

„Prvi problem bili su ulazni računi koje stranke primaju putem e-maila ili u tiskanom obliku. Takve su mi račune često donosili prekasno.

Poseban problem bio je s gotovinskim računima, kao što su računi za poslovne ručkove i gorivo koji su se često znali zagubiti.

Stranke su mi donosile račune tik prije obračuna PDV-a i time mi prouzročile dodatan stres.

Ako stranke žele imati nadzor nad svojim poslovanjem, važno je da račune zaprimam kontinuirano i na vrijeme.

Slanje računa neposredno u računovodstveni program

Poduzetnici mogu odabrati između dva načina razmjene dokumenata. Račune koje zaprime na e-mail, mogu poslati na e-mail u Pretinac za dokumente.

Ostale račune mogu uslikati putem mobilne aplikacije i jednim ih klikom poslati u Minimax.

U oba primjera računi stignu na isto mjesto te su spremni za obradu i spremljeni u programu.

#1 rješenje

#2 rješenje #2 problem: Bankovni izvadci

„Poduzetnici žele imati pregled nad plaćenim računima. No ako bankovne izvatke dobijem prekasno, ne mogu ih pravovremeno proknjižiti.

Ako poduzetnici nemaju na raspolaganju ažuran pregled plaćanja tada me kontaktiraju da im isto provjerim što mi oduzima mnogo vremena.

Bankovni izvadci šalju se neposredno u program

U Pretinac za dokumente mogu se

poslati bankovni izvadci putem e-

maila. Može ih uvesti poduzetnik, no

najjednostavnije rješenje jest da

bankovne izvatke šalje direktno

banka.

Na takav način svaki bankovni

izvadak pravovremeno stigne do

računovođe te ih ne mora uvoziti niti

ručno unositi, već ih može odmah

proknjižiti.

„Mnogo problema imali smo prilikom dostave drugih dokumenata, poput ugovora. Takvu su mi dokumentaciju poduzetnici nekad zaboravili donijeti ili su je čak negdje zagubili.“

#3 problem: Važni dokumenti

Jedinstveno mjesto za svu dokumentciju

Poduzetnici dokument mogu

poslati putem email-a ili ga mogu

priložiti izravno u Pretinac za

dokumente.

To je ujedno prednost i za

poduzetnike jer imaju svu

dokumentaciju na jednom

mjestu.

#3 rješenje

Koje prednosti donosenavedena #rješenja poduzetnicima?

„Ah, kad se sjetim koliko mi je uređivanje i prikupljanje dokumentacije išlo na živce.

Događalo se da sam određeni bankovni izvadak dvaput poslao u računovodstvo, a ponekad sam znao i izgubiti račune.

Cijelo vrijeme me brinulo jesam li nešto zaboravio. Iskreno, bio sam sretan kada sam se s računovotkinjom Anom dogovorio za novi način rada.“

Sada svaki ulazni račun jednostavno

proslijedim u računovodstvo neovisno o

tome na koji ga način zaprimim.

Račune koje zaprimim putem e-maila

odmah proslijedim u Pretinac za

dokumente.

Čak sam se naviknuo i tiskane račune

uslikati uz pomoć mobilne aplikacije. Tako

svaki račun odmah stigne u računovodstvo,

uključujući i račun s poslovnog ručka.

#1 problem: Ulazni računi

RIJEŠENO„Ulazne račune uslikam uz pomoć besplatne mobilne

aplikacije Minimax Accounting.“

RIJEŠENO

#2 problem: Bankovni izvadci

Do sada mi je banka slala izvatke na moju e-mail adresu nakon čega sam ih proslijedio računovođi. Znalo se dogoditi da sam isti izvadak poslao dvaput ili određeni zaboravio poslati.

Stoga sam u internet bankarstvu upisao e-mail adresu Pretinca za dokumente. Od tada se više ne moram baviti time jer izvadci automatski dolaze u računovodstvo. S obzirom na to da ih računovodstvo ažurno knjiži imam bolji pregled nad plaćanjem.

„Sada na svom mobilnom uređuju mogu provjeriti koji računi su plaćeni, a koji ne.“

RIJEŠENO

Također i za ostale dokumente nisam uvijek bio siguran gdje se nalaze i jesam li ih odnio u računovodstvo. Računovotkinja Ana me više puta opomenula da sam nešto zaboravio.

Danas sve važne dokumente odmah skeniram ili uslikam te pošaljem u Pretinac za dokumente.

Tako sam olakšao rad i računovotkinji i sebi jer se dokumentacija brže razmjenjuje.

#3 problem: Dokumentacija„Svi dokumenti nalaze se na jednom mjestu.“

Zašto računovodstvo u oblaku olakšava rutinski

posao?

Knjigovodstveni posao uključuje velik broj rutinskih

zadataka koje sve više preuzimaju i obavljaju

automatizirani sustavi.

Sve se više ukazuje na suradnju između računovođe i

poduzetnika na način da poduzetnik samostalno napravi

velik broj zadataka te time ubrza i pojednostavi rad

računovođi, kako bi se on mogao usredotočiti na druge

usluge (savjetovanja, pripremu analize poslovanja,

poslovne planove i slično...).

Elektronička razmjena dokumenata (skeniranje ulaznih

računa, izdavanja računa iz programa, e-računi, bankovni

izvadci) omogućava pohranu cjelokupne dokumentacije na

jednom mjestu do kojeg lako mogu pristupiti i poduzetnik i

računovođa.

„Takvom suradnjom uvelike se smanjio

rutinski rad i pogreške. Stoga se sada mogu

posvetiti savjetovanju svojih stranaka.“

Pretinac za dokumente nije jedini razlog zbog kojeg je Ana oduševljena programom Minimax.

Pogledajte video i saznajte na koji način možete unaprijediti i olakšati svoje poslovanje.

Pogledaj video

Saop d.o.o. | 01 555 97 73 | info@saop.hr |www.minimax.hr