procedimiento oga-pr015

PROC EDIMIENTO Código Revisión Aprobado Fecha Página

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OGA-PR015 00 D-OGA 16.01.2012 2 de 4

REALIZACIÓN DE CONTROL PREVIO SEGÚN TIPO DE GIRO Y RENDICIÓN

Ley Nº 28518-Ley sobre modalidades formativas laborales. Directiva Nº 004-2010-AP N – “Normas y procedimientos sobre contrataciones

de la APN”, aprobada por Resolución de Gerencia General Nº 550 -2010-AP N/GG del 29.12.10.

Decreto Supremo Nº 179-2004-EF , TUO de la Ley del Impuesto a la Renta Decreto Supremo Nº 135-99-EF , TUO del Código Tributario Resolución Directoral Nº 026-80-EF /77.15, que aprueba las Normas

Generales del S istema de Tesorería. Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF /77.15, aprobada por Resolución

Directoral Nº 002-2007-EF /77.15. Resolución Directoral Nº 004-2009-EF /77.15, que modifica la Directiva de

Tesorería Nº 001-2007-EF /77.15. Resolución Directoral Nº 001-2011-EF /77.15, disposiciones complementarias

a la Directiva de Tesorería aprobada por la R .D. Nº 002-2007-EF /77.15. Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG que aprueba las Normas de

Control Interno Decreto Ley Nº 25632-Ley Marco de Comprobantes de P ago y normas

modificatorias Reglamento de Comprobantes de P ago, aprobado por Resolución de

Superintendencia Nº 007-99/SUNAT. Directiva DIR -OGA-003-2010, que norma el Uso del Fondo F ijo para Caja

Chica de la AP N, aprobada mediante Resolución de Gerencia General Nº 261-2010-AP N/GG de fecha 07.07.10.

Directiva DIR -OGA-004-2009 Directiva del procedimiento administrativo para el manejo de fondos bajo la modalidad de Encargo al personal de la APN”, aprobada mediante Resolución de Gerencia General Nº 303-2009-AP N/GG de fecha 28.08.09.

Directiva DIR -OGA-001-09 “Normas para el otorgamiento de viáticos y otros gastos por comisión de servicio dentro del territorio nacional ”, aprobada mediante Resolución de Gerencia General Nº 093-2009-AP N/GG de fecha 23.03.09.

TUO del Decreto Legislativo Nº 940, aprobado por Decreto Supremo Nº 155-2004-EF , que establece un S istema de P ago de Obligaciones Tributarias con el Gobierno Central (SP OT).

5. RESPONSABILIDADES

Son responsables de generar la documentación que conforman los expedientes de pago, las siguientes áreas:


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6. CONDICIONES GENERALES

6.1 La documentación generada por cada área responsable y que forma parte del expediente de pago, debe cumplir las siguientes condiciones: Estar incluido en la P rogramación de Compromisos Anuales (P CA) y en el Calendario de

P agos Estar registradas en el S IGA y en el S IAF . Estar detalladas en el Formato Check List Transmitida a través del S IGED

6.2 A su vez, el expediente de pago debe contener como mínimo los siguientes

documentos, según sea el caso de G iro o Rendición:

6.2.1 G iro y Rendición de Encargos Internos Resolución Administrativa que autoriza el giro Comprobantes de pago que sustentan la rendición de gastos. Formatos 01, 02 y 03, señalados en la Directiva vigente.

6.2.2 G iro y Rendición de Viáticos y otros gastos por comisión de servicio Orden de Viaje Comprobantes de pago por los gastos realizados, que incluye los gastos

rendidos mediante Declaración J urada. Anexo 2, señalado en las Directiva vigente.

6.2.3 G iro y Rendición del Fondo F ijo de Caja Chica Resolución de Gerencia General que autoriza la apertura del fondo fijo de caja

chica. Comprobantes de pago por los gastos realizados con el fondo fijo de caja chica,

que incluye los gastos rendidlos mediante Declaración J urada. Anexo 3, señalado en las Directiva vigente.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 E l área de Tesorería, reúne la documentación que va a formar parte del expediente

de pago, para el trámite a Control P revio

RUBRO DE GASTO AREA RESPONSABLE Remuneraciones P ersonal-CAP Retribuciones P ersonal-CAS P lanilla P racticantes P lanilla Dietas Directorio Liquidación Beneficios Sociales.

Recursos Humanos

Contratación de Bienes y Servicios Logística

Rendición de gastos: Fondo F ijo de Caja Chica Viáticos Encargos Internos

Tesorería


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7.2 Control P revio recepciona el expediente de pago, procede con la verificación y

evaluación de la consistencia de la documentación que conforma el expediente, observando el marco legal vigente relacionado con la ejecución presupuestal y financiera.

7.3 De ajustarse a la normatividad, el expediente es derivado al área de contabilidad, para su contabilización y el registro del devengado en el S IAF .

7.4 De existir observaciones, el expediente de pago es devuelto al área responsable de reunir la documentación del expediente, según se indica en el ítem 7.1.

7.5 E l plazo total para la ejecución del presente procedimiento es de dos (02) días. 8. ANEXOS:

No aplica.


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SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE CREDITO PRESUPUESTARIO DE OGA

INCLUYENDO MODIFICACIONES 1. OBJ ETIVO

Establecer la ejecución de actividades, el flujo de documentos y responsabilidades para solicitar de parte de OGA, las Certificaciones de Crédito P resupuestario a DIP LA e iniciar los procesos de adquisiciones de acuerdo a la normatividad vigente.

2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por todas las áreas al interior de la OGA.

3. DEFINICIONES Certificación de Crédito Presupuestal: Es un acto de administración cuya finalidad es garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, en función a la P rogramación de Compromisos Anual (P CA), previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. Certificación de Crédito Presupuestario (CCP): Es el documento que contiene la información relativa al marco presupuestal disponible que financiará el gasto, en el marco de la P rogramación de Compromisos Anual. Es expedida por el jefe de la oficina de presupuesto a solicitud del responsable del área que ordena el gasto, cada vez que se prevea realizar un gasto, contratar y/o adquirir un compromiso. Es remitida al área solicitante para que proceda con el inicio de los trámites respectivos relacionados a la realización de los compromisos correspondientes.Es susceptible de modificación (adición, reducción) en relación a su monto u objeto, o anulación, siempre que tales acciones estén debidamente justificadas y sustentadas por el área correspondiente. Cotización: Es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). E l término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Requerimiento: Manifiesta una necesidad de alguna persona o área, debe tener las siguientes características:

Actual: el requerimiento no debe volverse obsoleto con el paso del tiempo. Cohesión: el requerimiento debe dirigirse a solo una única cosa. Completo: el requerimiento debe estar completamente declarado en un único lugar, sin información faltante.

Consistente: el requerimiento no debe contradecir ningún otro requerimiento y debe ser completamente consistente con toda la documentación.

Correcto/necesario: el requerimiento debe cumplir con la necesidad declarada por los interesados en el sistema/software.

Factible/viable: el requerimiento debe poder ser implementado. No ambiguo: el requerimiento debe estar concisamente declarado. Debe

expresar hechos objetivos, no opiniones subjetivas. Debe poder ser interpretado de una única manera.

CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

Nombre Manuel Gonzáles U. Cesar De la C ruz Luz Ramos M.

Fecha 14.11.2011 02.01.2012 16.01.2012

Firma


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INCLUYENDO MODIFICACIONES

Obligatorio: el requerimiento debe representar una característica definida por el grupo interesado en el desarrollo del sistema/software, su ausencia no puede ser reemplazada.

Observable externamente: el requerimiento debe especificar una característica observable externa o experimentable por el usuario del producto.

Verificable/demostrable: La implementación del requerimiento debe poder ser resuelta en alguno de estos cuatro métodos: inspección, análisis, demostración o prueba.

4. BASE LEGAL

Ley Nº 28411, Ley General del S istema Nacional de P resupuesto Ley 29626, Ley de P resupuesto del Sector P ublico para el Año F iscal 2011 Directiva de E jecución P resupuestal N° 005-2009, aprobada por la RD 030-

2011/EF-76.01 5. RESPONSABILIDADES 5.1 La Dirección de P laneamiento y Estudios Económicos (DIP LA), es responsable de

emitir la Certificación de Crédito P resupuestario y remitirla al área usuaria, es el único documento oficial que acredita la existencia de fondos para la ejecución del gasto.

5.2 E l Área Usuaria es responsable de solicitar a DIP LA la certificación de crédito presupuestal para cubrir los gastos del requerimiento realizado, en caso de que el monto sufra una variación, la OGA será responsable de solicitar una ampliación, así como, de existir un menor monto será responsable de informar a DIP LA para que realice una rebaja en la certificación respectiva, luego del posterior devengado.

5.3 Dependiendo si la certificación de crédito presupuestario, incluye la provisión de fondos para otro ejercicio fiscal, esta es suscrita a la par por OGA.


P ara solicitar la Certificación de Crédito P resupuestal o su modificación, la OGA debe remitir a DIP LA toda la información concerniente al requerimiento y cotizaciones, así como, la aprobación del requerimiento por la Alta Dirección.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Acciones a tomar para solicitar una CCP

E jecución P resupuestal, rrecibe por medio de correo electrónico, la indicación por parte de Logística, que se realice las coordinaciones correspondientes con DIP LA, para que ésta emita la Certificación de Crédito P resupuestal (CCP ) por el objeto de gasto requerido y por el monto cotizado, deberá acompañar la información necesaria.

E jecución P resupuestal, preparará un memorando a nombre de la Dirección solicitando la Certificación de Crédito P resupuestaria, a este memorando se anexará toda la información que ayude a DIP LA a emitirla en el más breve plazo, según DIP LA-P R005.


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INCLUYENDO MODIFICACIONES

E jecución P resupuestal, imprimirá la certificación de crédito presupuestal, parahacer un file por cada objeto de gasto y certificación, la incluye en el archivo de control de certificaciones, donde llevará el control de gastos por certificación.

E jecución P resupuestal, comunicará a Logística la llegada de la Certificación de

Crédito P resupuestal solicitada. 7.2 Acciones a tomar ante solicitud de modificación de la CCP

E jecución P resupuestal, recibirá por medio de correo electrónico, la indicación que se realice las coordinaciones correspondientes con DIP LA, por parte de Logística, para que amplíe la Certificación de Crédito P resupuestal otorgada, por el objeto de gasto requerido y por el monto a ampliar, deberá acompañar la información necesaria e informar las causas de la solicitud.

E jecución P resupuestal, prepara un memorando a nombre de la Dirección

solicitando la ampliación de la Certificación de Crédito P resupuestaria, a este memorando se anexará toda la información que ayude a DIP LA a emitirla en el más breve plazo, según DIP LA-P R005.

E jecución P resupuestal, imprimirá la certificación de crédito presupuestal, para

adjuntarla al file por objeto de gasto y certificación correspondientes, donde llevará el control de gastos por certificación.

Comunicar a Logística la remisión de la Modificación de la Certificación de Crédito

P resupuestal solicitada. 7.3 E l plazo para la ejecución del P rocedimiento no debe exceder a un (01) día.

8. ANEXOS:

No aplica.


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EVALUACION TRIMESTRAL Y ANUAL DEL POI-OGA

1. OBJ ETIVO

Establecer la ejecución de actividades, el flujo de documentos y responsabilidades para la evaluación tanto trimestral, como anual del P lan Operativo Institucional - P OI de la OGA.

2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación directa de la Oficina General de Administración y sus áreas competentes.

3. DEFINICIONES Actividad: Categoría presupuestaria básica que reúne acciones que concurren en la operatividad y mantenimiento de los servicios públicos o administrativos existentes. Representa la producción de los bienes y servicios que la entidad publica lleva a acabo de acuerdo con sus competencias, dentro de los procesos y tecnologías vigentes. Es permanente y continua en el tiempo Responde a objetivos que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente, a través de sus Componentes y Metas. Eficacia: Capacidad de lograr la ejecución de metas físicas con los recursos disponibles en los términos y plazos preestablecidos. Efectividad: Capacidad de lograr objetivos planteados Eficiencia: Capacidad de lograr la ejecución de metas físicas con el mínimo de recursos y tiempos disponibles. Implica optimización de recursos. Indicadores: En el contexto presupuestal, son instrumentos que proporcionan información cuantitativa sobre el desenvolvimiento del P rograma. Meta: La meta es el fin u objetivo de una acción o plan Objetivo Estratégico: Objetivos de largo plazo que contribuirán al logro de la Visión del Sector. Objetivo Estratégico Específico: Son propósitos en términos específicos en que se divide un objetivo general, se asocian principalmente a un proyecto y comprende un conjunto de acciones. Plan Operativo Institucional: Instrumento de gestión que orienta el desarrollo de actividades y tareas, así como el uso de recursos, al cumplimiento de objetivos y metas institucionales establecidas para un determinado año, a partir de los objetivos y metas establecidas en el P lan Estratégico Institucional. Tarea: Conjunto de acciones interrelacionadas que permiten cumplir con una determinada actividad.

4. BASE LEGAL

Ley Nº 28411, Ley General del S istema Nacional de P resupuesto Ley N° 19158 – Ley Orgánica del P oder E jecutivo Ley N° 27658 – Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado. para el Año fiscal 2011, aprobado por la RD 030-2011/EF-76.01


Nombre Manuel Gonzáles U. Cesar De la C ruz S . Luz Ramos M.

Fecha 14.11.2011 02.01.2012 16.01.2012

Firma


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EVALUACION TRIMESTRAL Y ANUAL DEL POI-OGA

5. RESPONSABILIDADES 5.1 La Dirección de P laneamiento y Estudios Económicos (DIP LA), es responsable de

emitir los instructivos de evaluación del P OI.

5.2 La responsabilidad de la OGA alcanza a la presentación y sustentación de los resultados obtenidos, DIP LA o la OCI podrán solicitar en su momento los documentos sustentatorios de las evaluaciones realizadas.

6. CONDICIONES GENERALES No aplica.


7.1 Para Evaluación Trimestral

Remitir terminado el periodo a todas las áreas de la OGA, dentro de los siguientes cinco (05) días, el formato correspondiente a la Evaluación del P lan Operativo Institucional – POI en el “Formato 1 y 6 evaluación OGA del Trimestre que corresponda”, fijando para su devolución el día 14 del mismo mes, este formato será devuelto al área de E jecución P resupuestal.

Consolidar todos los correos enviados por las áreas de la OGA, con la información

solicitada, el día 14 del 4to, del 7mo, del 10mo mes del año fiscal en curso, el área de E jecución P resupuestal resumirá en uno solo donde se aprecie la Evaluación de P OI de la OGA, este formato será impreso y presentado a la J efatura de la Oficina General de Administración para el visado correspondiente, el documento así visado, será remitido a DIP LA por el sistema, culminándose así el procedimiento de evaluación del P OI trimestral.

7.2 Para Evaluación Anual

Remitir terminado el Año F iscal, a todas las áreas de la OGA, dentro de los

primeros cinco (05) días del mes de enero, el formato correspondiente a la Evaluación del P lan Operativo Institucional – POI en el “Formato 1 y 6 evaluación OGA 4to Trimestre”, fijando para su devolución el día 14 del mismo mes, este formato será devuelto al área de E jecución P resupuestal.

Consolidar todos los correos enviados por las áreas de la OGA, con la información

solicitada, el día 14 del mes de enero, el área de E jecución P resupuestal resumirá en uno solo donde se aprecie la Evaluación de P OI de la OGA, este formato será impreso y presentado a la J efatura de la Oficina General de Administración para el visado correspondiente, el documento así visado, será remitido a DIP LA por el sistema, culminándose así el procedimiento de evaluación del P OI trimestral.

8. ANEXOS:

No aplica.


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ELABORACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES DE LA OGA

1. OBJ ETIVO

Establecer la ejecución de actividades, el flujo de documentos y responsabilidades para la elaboración del Cuadro de Necesidades de la OGA.


3. DEFINICIONES Gasto: es toda aquella erogación que llevan a cabo los entes económicos para adquirir los medios necesarios en la realización de sus actividades de producción de bienes o servicios, ya sean públicos o privados. Cotización: Es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). E l término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Requerimiento: Manifiesta una necesidad de alguna persona o área, debe tener las siguientes características:









4. BASE LEGAL

Ley Nº 28411, Ley General del S istema Nacional de P resupuesto Ley 29626, Ley de P resupuesto del Sector P ublico para el Año F iscal 2011 Directiva de Formulación y P rogramación del P resupuesto


Nombre Manuel Gonzáles U. Cesar De La C ruz S . Luz Ramos M.

Fecha 14.11.2011 02.01.2012 16.01.2012

Firma


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ELABORACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES DE LA OGA


remitir los instructivos referentes a la elaboración del cuadro de necesidades, tanto de la OGA como de todas las demás áreas y/o Direcciones.

5.2 La Oficina General de Administración, es responsable de la información remitida por las áreas competentes a su cargo, Tesorería, Contabilidad, E jecución P resupuestal, Logística y RRHH.

5.3 La OGA y el área de E jecución P resupuestal son responsables de la consolidación de los Cuadros de Necesidades de toda la Institución, en lo referente a útiles de escritorio e insumos de impresión.


No aplica.


7.1 Recibir el memorando, solicitando que se formule el cuadro de necesidades, el área de ejecución presupuestal, remite a las áreas competentes por intermedio de correo electrónico, el memorando recibido, el instructivo y la fecha máxima de entrega del cuadro de necesidades, que servirá como base para la elaboración del presupuesto institucional.

7.2 Remitir a las áreas de la OGA, el memorando recibo de parte de DIP LA, indicando fecha de devolución con la información solicitada completa, el cuadro de necesidades deberá tener los siguientes campos: partida especifica de gasto (del clasificador de gastos del MEF), objeto de gasto (debe estar de acuerdo con la definición de la partida que da el MEF), costo aproximado del bien o servicio solicitado y sustentos (que deben ser remitidos en su momento a DIP LA) incluyendo pasajes aéreos.

7.3 E l área de E jecución P resupuestal, consolidará toda la información proveniente de las áreas de la OGA, remitirá copia a la Dirección de la Oficina General de Administración y previa autorización, se remite la información a DIP LA.

7.4 P lazo del P rocedimiento siete (7) días. 8. ANEXOS

No aplica.


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CONSOLIDACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES DE OGA - APN

1. OBJ ETIVO

Establecer la ejecución de actividades, el flujo de documentos y responsabilidades, sobre la consolidación del cuadro de necesidades de OGA –AP N.


3. DEFINICIONES Certificación de Crédito Presupuestal: Es un acto de administración cuya finalidad es garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, en función a la P rogramación de Compromisos Anual (P CA), previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. Es el documento que contiene la información relativa al marco presupuestal disponible que financiará el gasto, en el marco de la P rogramación de Compromisos Anual. Es expedida por el jefe de la oficina de presupuesto a solicitud del responsable del área que ordena el gasto, cada vez que se prevea realizar un gasto, contratar y/o adquirir un compromiso. Es remitida al área solicitante para que proceda con el inicio de los trámites respectivos relacionados a la realización de los compromisos correspondientes.Es susceptible de modificación (adición, reducción) en relación a su monto u objeto, o anulación, siempre que tales acciones estén debidamente justificadas y sustentadas por el área correspondiente. Cotización: es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). E l término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Gasto: es toda aquella erogación que llevan a cabo los entes económicos para adquirir los medios necesarios en la realización de sus actividades de producción de bienes o servicios, ya sean públicos o privados. Gasto devengado: En la gestión presupuestaria del estado, es la obligación de pago, registrada en la fecha de su vencimiento, como consecuencia de uncompromiso contraído. Requerimiento: Manifiesta una necesidad de alguna persona o área, debe tener las siguientes características:

Actual: el requerimiento no debe volverse obsoleto con el paso del tiempo. Cohesión: el requerimiento debe dirigirse a solo una única cosa. Completo: el requerimiento debe estar completamente declarado en un único lugar, sin información faltante. Consistente: el requerimiento no debe contradecir ningún otro requerimiento ydebe ser completamente consistente con toda la documentación.


Nombre Manuel Gonzáles U. Cesar De La Cruz S . Luz Ramos M. Fecha 14.11.2011 02.01.2012 16.01.2012

Firma


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OGA-PR019 00 D-OGA 16.01.2012 2 de 2

CONSOLIDACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES DE OGA - APN

Correcto/necesario: el requerimiento debe cumplir con la necesidad declarada

por los interesados en el sistema/software. Factible/viable: el requerimiento debe poder ser implementado. No ambiguo: el requerimiento debe estar concisamente declarado. Debe





4. BASE LEGAL

Ley Nº 28411, Ley General del S istema Nacional de P resupuesto Ley N° 29626, Ley de P resupuesto del Sector P ublico para el Año F iscal

2011 Directiva de Formulación y P rogramación del P resupuesto

5. RESPONSABILIDADES 5.1 E l área de ejecución presupuestal de la OGA, es la responsable de la consolidación

del cuadro de necesidades de la AP N, en cuanto a los Bienes de Capital, útiles de escritorio, insumos de impresión y pasajes, así mismo, la OGA deberá remitir oficialmente a DIP LA esta información.


No aplica.


7.1 Recibir de DIP LA, la solicitud para elaborar la consolidación de los cuadros de necesidades.

7.2 Recibir los cuadros de necesidades de todas las áreas de la AP N, remitidas a DIP LA.

7.3 E laborar un cuadro resumen en lo que respecta a útiles de escritorio, insumos y pasajes.

7.4 Remitir en forma física y virtual a DIP LA, para con estos datos elaborar el P royecto de P resupuesto.

7.5 P lazo del P rocedimiento Cuatro (04) días. 8. ANEXOS

No aplica.


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ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO OGA

1. OBJ ETIVO

Establecer la ejecución de actividades, el flujo de documentos y responsabilidades para la elaboración del proyecto de presupuesto de la OGA.


3. DEFINICIONES Actividad: Categoría presupuestaria básica que reúne acciones que concurren en la operatividad y mantenimiento de los servicios públicos o administrativos existentes. Representa la producción de los bienes y servicios que la entidad pública lleva a acabo de acuerdo con sus competencias, dentro de los procesos y tecnologías vigentes. Es permanente y continua en el tiempo Responde a objetivos que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente, a través de sus Componentes y Metas. Clasificador Presupuestal de Gastos: Es una herramienta de gestión financiera, utilizada en las diversas etapas del proceso presupuestario de las entidades del Sector P úblico. Consiste en un conjunto de cuentas de gastos, ordenadas y agrupadas con la naturaleza del bien o servicio que se este adquiriendo o la operación financiera que se este efectuando. Cotización: Es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). E l término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Gasto: Es toda aquella erogación que llevan a cabo los entes económicos para adquirir los medios necesarios en la realización de sus actividades de producción de bienes o servicios, ya sean públicos o privados. Gasto devengado: En la gestión presupuestaria del estado, es la obligación de pago, registrada en la fecha de su vencimiento, como consecuencia de un compromiso contraído. Gastos de Capital: P ara efectos presupuestarios, dicho concepto hace referencia a los realizados en adquisición, instalación y acondicionamiento de bienes duraderos que, por su naturaleza, valor unitario o destino, incrementan el patrimonio del Estado. Gastos Corrientes: P ara efectos presupuestarios, dicho concepto se refiere a pagos no recuperables y comprende los gastos en planilla (personal activo y cesante), compra de bienes y servicios y otros gastos de la misma índole. Genérica de Gasto: Es el mayor nivel de agregación que identifica el conjunto homogéneo, claro y ordenado de los recursos humanos, materiales , tecnológicos y financieros, así como de bienes, servicios y obras publicas que las entidades publicas contratan, adquieren o realizan para su consecución. PIA: P resupuesto Institucional de Apertura, asignación que otorga el MEF a todas las Instituciones publico, para iniciar la ejecución de gastos el ejercicio fiscal.


Nombre Manuel Gonzáles U. Cesar De La Cruz S . Luz Ramos M.

Fecha 14.11.2011 02.01.2012 16.01.2012

Firma


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OGA-PR020 00 D-OGA 16.01.2012 2 de 3


Presupuesto: Es la previsión de Ingresos y Gastos, debidamente equilibrada, que las entidades aprueban para un ejercicio determinado. E l P resupuesto Institucional debe permitir el cumplimiento de los Objetivos Institucionales y Metas P resupuestarias trazados para el Año F iscal, los cuales se contemplan en las Actividades y proyectos definidos en la Estructura Funcional P rogramática. Los niveles de gasto considerados en el P resupuesto Institucional constituyen la autorización máxima de egresos cuya ejecución se sujeta a la efectiva captación, recaudación y obtención de los recursos que administran las Entidades. Requerimiento: Manifiesta una necesidad de alguna persona o área, debe tener las siguientes características:









SIAF: S istema Integrado de Administración F inanciera, aplicativo que registra todos los movimientos tanto presupuestales como contables en las diferentes fases del gasto publico.

4. BASE LEGAL

Ley Nº 28411, Ley General del S istema Nacional de P resupuesto Directiva para la Formulación y P rogramación del P resupuesto


consolidar los proyectos de presupuesto de cada área, asimismo, es responsable de la presentación del mencionado documento al ente rector la Dirección Nacional de P resupuesto del Ministerio de Economía y F inanzas.

5.2 Las áreas conformantes de la Oficina General de Administración, son responsables de la información que presentan, tal como, alquileres, y servicios públicos (Logística), planillas (RRHH), Caja Chica (Tesorería).


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5.3 E l área de E jecución P resupuestal es responsable de consolidar el proyecto de

presupuesto en cuanto a Útiles de Escritorio e Insumos de Impresión, información que luego es distribuida a Logística para los procesos correspondientes.


No aplica.


7.1 Recibir la solicitud de DIP LA (memorando solicitando el P royecto de P resupuesto e Instructivos de Trabajo), el área de ejecución presupuestal, conjuntamente con la Dirección fija una fecha máxima de entrega por parte de las áreas a su cargo de la información necesaria para la elaboración de P royecto de P resupuesto.

7.2 Remitir un correo a todas las áreas, solicitando la presentación de su proyecto de

presupuesto para el próximo Año F iscal, este proyecto no tiene límites de gasto y se solicita que se emita tomando en cuenta los clasificadores presupuestales que el MEF publica.

7.3 Remitir un correo al área de Recursos Humanos solicitando que su proyecto de

presupuesto sea en los siguientes términos, personal CAP , P ersonal CAS (remuneraciones y contribuciones de ESSALUD), vacaciones y CTS proyectadas, escolaridad, tomando en cuenta la Directiva y las planillas que esta determine.

7.4 Recibir por medio físico y electrónico los proyectos de presupuesto y los sustentos

respectivos (contratos y copias de facturas), de cada área. 7.5 Consolidar el proyecto de P resupuesto de las áreas de OGA, donde se determina

el P royecto de la OGA, por área de competencia: Tesorería, Contabilidad, RRHH, Logística y E jecución P resupuestal.

7.6 Emitir, una vez preparado el proyecto de presupuesto para el año fiscal siguiente,

un resumen por genérica de gasto, comparando el proyecto final de la OGA, con lo solicitado en el P royecto anterior y comparándolo con el P IA, del año en curso.

7.7 Remitir a DIP LA, la información recibida y oda esta información es remitida a la

Dirección de la OGA, para su revisión final y remisión a DIP LA de toda la documentación sustentatoria.

7.8 P lazo del P rocedimiento siete (7) días. 8. ANEXOS

No aplica.


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OTI-PR001 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 3

ATENCIÓN DE INCIDENCIA DE UN

PROBLEMA DE INTERNET

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para realizar la verificación de la conexión a internet de la AP N, tanto para los usuarios internos como para los servicios que se brindan a usuarios externos, con el fin de mantener operativos los servicios de comunicación vía internet.

2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por la Oficina de Tecnologías de la Información de la AP N para la verificación de la conexión a Internet.

3. DEFINICIONES

Router: Equipo de comunicaciones que establece la configuración y los parámetros para que se obtenga la conexión a internet a través de media converter.

Firewall SSG 140: Equipo de comunicación y de seguridad que divide la red en distintos segmentos de red como DMZ y Red Interna. Además, tiene restricciones de puertos de acceso para los distintos segmentos de red.

Firewall SSG 350: Equipo de comunicación y de seguridad que divide la red en distintos segmentos de red como Red de C lientes, Red de Servidores, Red VP N.Además, tiene restricciones de puertos de acceso para los distintos segmentos de red.

IDP 250: Equipo de comunicación y de seguridad que restringe mediante reglas establecidas algunos accesos hacia toda la red del AP N para problemas con W orms, Troyanos, accesos mediante puertos.

4. BASE LEGAL

RC 320 – 2006 – CG Normas de Control Interno 3.10. Controles para las tecnologías de Información y Comunicaciones

Guía para la implementación del SC I de las entidades del Estado RC – 458 – 2008 CG


Nombre Carlos Ormeño Mariela Gutarra César Talledo

Fecha 13.09.2011 15.12.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR001 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 3



5. RESPONSABILIDADES 5.1 El administrador de red de la Oficina de Tecnologías de la Información (OTI)

es responsable de:

Verificar cualquier problema de conexión a internet, que afecte tanto a los usuarios internos como a los servicios que brinda la AP N: P ágina W eb, Correo E lectrónico, Redenaves I, Redenaves II, InfoRedenaves, S IGED, Aula Virtual.

5.2 El proveedor de internet es responsable de:

Tener un enlace de contingencia para cualquier caída de internet


P ara el caso de interrupción del servicio de internet por causas atribuibles al proveedor del servicio, se debe cursar una comunicación a toda la institución informando tal situación y el plazo máximo de solución.


7.1 Se recibe el reporte de falla de internet por parte de la mesa de ayuda o el especialista de OTI 7.2 E l primer paso es Verificar desde la red de C lientes el acceso hacia internet, de encontrarse algún problema se debe verificar la conexión desde la red de clientes hacia la red de Servidores. S i se encuentra falla ir al siguiente punto 7.3 Se debe verificar que el equipo F irewall 350 cuente con fluido eléctrico y que no esté bloqueado, de estar sin fluido eléctrico se debe verificar el cable de energía o de lo contrario se debe reiniciar el quipo. 7.4 Luego de ello se debe volver a verificar el acceso a internet y de restablecerse el servicio de internet se debe pasar al punto 7.15., caso contrario ir al siguiente punto 7.5 Se debe verificar el acceso a internet desde la red DMZ, de no encontrar acceso a internet se debe revisar el equipo F irewall SSG 140. 7.6 Se debe verificar que el equipo F irewall 140 cuente con fluido eléctrico y que no esté bloqueado, de estar sin fluido eléctrico se debe verificar el cable de energía o de lo contrario se debe reiniciar el quipo. 7.7 Luego de ello se debe volver a verificar el acceso a internet y de restablecerse el servicio de internet se debe pasar al punto 7.15, caso contrario ir al siguiente punto. 7.8 Se debe verificar que el equipo IDP 250 cuente con fluido eléctrico y que no esté bloqueado, de estar sin fluido eléctrico se debe verificar el cable de energía o de lo contrario se debe reiniciar el quipo. 7.9 Luego de ello se debe volver a verificar el acceso a internet y de restablecerse el servicio de internet se debe pasar al punto 7.15, caso contrario ir al siguiente punto 7.10 Se debe verificar que el Swicth que da la comunicación entre el router del proveedor y el equipo IDP 250 cuente con fluido eléctrico y que no esté bloqueado, de estar sin fluido eléctrico se debe verificar el cable de energía, de lo contrario se debe reiniciar el quipo.


: : : : :

OTI-PR001 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 3



7.11 Luego de ello se debe volver a verificar el acceso a internet y de restablecerse el servicio de internet se debe pasar al punto 7.15, caso contrario ir al siguiente punto 7.12 De encontrarse todos los equipos operativos se debe llamar al proveedor del servicio de internet 7.13 Al proveedor de internet se le debe explicar el caso para generar un ticket de atención y esperar a que resuelva la incidencia. 7.14 Una vez resuelta la incidencia el proveedor de internet informará sobre la solución dada y el tiempo de demora. 7.15 Se debe probar el servicio de internet y de verificar que está operativo se debe informar a la mesa de ayuda sobre la incidencia, la solución y entregar el número de ticket que se generó por parte del proveedor.

8. ANEXOS: 8.1 Anexos

ANEXO 1: Diagrama de F lujo: OTI-DF001-AtencionIncidenciaIntern.vsd


: : : : :

OTI-PR001 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 3




: : : : :

OTI-PR002 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 2

ATENCION DE INCIDENCIA DE LA

SEGURIDAD PERIMETRAL DEL APN

1. OBJ ETIVO Establecer los lineamientos frente a la atención de una incidencia en los equipos de seguridad perimetral, con el fin de mantener operativos los servicios de comunicaciones.

2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por la Oficina de Tecnologías de la Información de la AP N para los casos de incidencias en los equipos de seguridad perimetral.

3. DEFINICIONES

Firewall SSG 140: Equipo de comunicación y de seguridad que divide la red en distintos segmentos de red como DMZ y Red Interna. Además, tiene restricciones de puertos de acceso para los distintos segmentos de red.

Firewall SSG 350: Equipo de comunicación y de seguridad que divide la red en distintos segmentos de red como Red de C lientes, Red de Servidores, Red VP N. Además, tiene restricciones de puertos de acceso para los distintos segmentos de red.

IDP 250: Equipo de comunicación y de seguridad que restringe mediante reglas establecidas algunos accesos hacia toda la red del AP N para problemas con W orms, Troyanos, accesos mediante puertos.

Servicios de Red: Impresiones, Unidades de Red, Correo E lectrónico (Outlook), Acceso a P uertos (S istemas Desarrollo), Desarrollo Redenaves; S IGED, S IGA, Acceso DMZ

Servicios de Red Externo: P agina W eb, Correo E lectrónico (OW A), Redenaves I, Redenaves II, Aula Virtual, S IGED

4. BASE LEGAL



CONTROL DE EMISIÓN

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ


Fecha 11.11.2011 15.12.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR002 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 2



5. RESPONSABILIDADES 5.1 El Administrador de Red es responsable de:

Configurar las reglas de los equipos firewall e IDP y de verificar su correcto funcionamiento además de la operatividad de los equipos.

5.2 El proveedor de los equipos por un tema de licencia es responsable de:

Brindar apoyo técnico al AP N frente a cualquier problema de la configuración o mal funcionamiento de los equipos.


P ara el caso de que el problema con el equipo o alguna configuración especial sea atribuible al proveedor del soporte técnico de los equipos, se debe cursar una comunicación a toda la institución informando tal situación y el plazo máximo de solución.


7.1 Mesa de Ayuda informa de problemas con los accesos a los Servicios de Red 7.2 Revisar las conexiones de corriente y cable estructurado en los equipos F irewall 350, 140 e IDP 250. De encontrarse bien conectados pasar al siguiente punto, de lo contrario se debe reconectar los cables de corriente o el cableado estructurado. S i se solucionó debe pasar al punto 7.6 7.3 Se debe revisar los accesos a los equipos F irewall 350 y 140, de tener problemas en los accesos se debe comunicar al proveedor de los mismos para informar la incidencia, generar el ticket de la incidencia, si se soluciona la incidencia se debe pasar al punto 7.6. S i se tiene acceso a los F irewall pasar al siguiente punto 7.4 Se debe revisar las reglas configuradas en los F irewall SSG 350 y 140, y verificar que no hayan conflictos ni bloqueos en las reglas. De no encontrar conflictos se debe reiniciar ambos equipos y verificar si la incidencia fue solucionada, si fue solucionada pasar al punto 7.6. De lo contrario pasar al siguiente punto 7.5 Se debe arreglar los conflictos relacionados al segmento o los puertos en cada firewall, y verificar que se haya solucionado, si se llegó a solucionar pasar al siguiente punto. De lo contrario volver a revisar las reglas en los equipos F irewall 7.6 Informar sobre el problema ocasionado y la solución brindada mediante correo electrónico a Mesa de Ayuda

8. ANEXOS: 8.1 Anexo

ANEXO 1: Diagrama de F lujo: OTI-DF002-AtencionIncidenciaSegP er.vsd


: : : : :

OTI-PR002 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 2




: : : : :

OTI-PR002 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 2




: : : : :

OTI-PR003 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 2

ATENCION DE INCIDENCIA DEL

SERVICIO DE RED INTERNA

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos frente a problemas de conectividad en la red interna de la AP N, para los usuarios internos, con el fin de mantener operativos los servicios de comunicación interna.

2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por la Oficina de Tecnologías de la Información de la AP N frente a problemas de conectividad en la red interna.

3. DEFINICIONES

Switch: Equipo de comunicación para la interconexión de redes de computadores que opera en la capa de enlace de datos.

4. BASE LEGAL


Guía para la implementación del SC I de las entidades del Estado RC – 458 –

2008 CG


Resolver los problemas de conectividad en la red interna de la AP N, así como verificar el buen funcionamiento de los equipos de comunicación.


En caso de problema(s) con el(los) equipo(s) Switch se debe verificar si es una problema de equipo o del cableado estructurado



Fecha 13.10.2011 15.12.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR003 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 2




7.1 La Mesa de Ayuda informa sobre la incidencia del usuario 7.2 Se debe verificar si el usuario tiene acceso a internet. 7.3 S i se tiene acceso a internet se debe verificar que el usuario tenga el acceso al recurso que está tratando de ingresar, 7.4 S i tuviera acceso al recurso pero aun así no puede ingresar se debe verificar que no es el único usuario, de ser el único usuario se debe reiniciar la P C , si no es el único usuario se debe pasar al procedimiento ‘Atención de incidencia de la Seguridad Perimetral de la APN’. 7.5 Se debe verificar si pudo acceder al recurso, si pudo acceder se genera un informe sobre la incidencia y la solución brindada, de lo contrario se debe verificar el punto de red de la P C o si está conectado a un Swicth se debe verificar el punto de red del Swicth 7.6 S i se verifica todo está bien conectado se debe verificar el funcionamiento del Switch y de estar inoperativo se debe reiniciar el equipo y luego corroborar si es que se a conectado a la red. 7.7 S i la incidencia se solucionó se debe generar un informe sobre la incidencia y la solución brindada, de lo contrario se debe arreglar el punto malogrado. 7.8 Luego de arreglar el punto de red se debe probar el acceso y por ultimo informar sobre la incidencia y la solución brindada.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF003-AtencionIncidenciaRedInt.vsd


: : : : :

OTI-PR003 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 2




: : : : :

OTI-PR003 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 2




: : : : :

OTI-PR004 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 2


DISPONIBILIDAD DE LOS SERVIDORES

1. OBJ ETIVO Establecer los lineamientos frente a problemas de conectividad en el segmento de servidores de la AP N, con el fin de mantener operativo los servicios de comunicación con el centro de cómputo.

2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por la Oficina de Tecnologías de la Información de la AP N para la solución de problemas en el segmento de servidores.

3. DEFINICIONES

No aplica

4. BASE LEGAL


Guía para la implementación del SC I de las entidades del Estado RC – 458 –

2008 CG


Resolver los problemas en el segmento de servidores de la AP N, así como verificar el buen funcionamiento de los mismos.

5.2 El proveedor de los equipos es responsable del:

Cambio de repuestos de los equipos que se encuentran en garantía.


En caso de que algún servidor tenga una falla de dispositivo interno (Disco Duro, Lectora, Memoria RAM, Tarjetas, etc) se aplicará la garantía y por contrato el proveedor tiene hasta 48 horas para entregar el repuesto debido.

CONTROL DE EMISIÓN



Fecha 13.09.2011 15.12.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR004 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 2




7.1 Mesa de Ayuda informa sobre un problema general de acceso a uno o todos los recursos de Red. 7.2 Se verifica sobre que plataforma está siendo ejecutada el recurso que no se pude accesar. 7.3 Se debe verificar si el acceso al recurso es de la red interna de la DMZ o de ambos. 7.4 Luego se debe verificar el servidor donde se encuentra la falla y descartar si el problema en el equipo es físico o lógico. S i el tema es lógico pasar al siguiente punto, de lo contrario pasar al punto 7.10 7.5 Se debe verificar si es un tema de virus, si fuera un tema de virus se debe scanear el servidor con el Anti-Virus, si se solucionó ir al punto 7.9 de lo contrario ir al siguiente punto 7.6 Se debe verificar si es un problema de sistema operativo o una actualización del mismo, de ser un problema de sistema operativo se debe reparar el sistema operativo y verificar si ya se puede acceder al recurso. S i se puede acceder ir al punto 7.9, de lo contrario ir al siguiente punto 7.7 Se debe verificar si el problema está siendo generado por un aplicativo instalado en el servidor o alguna actualización de los aplicativos ya instalados, si el problema es una aplicativo instalado se debe desinstalar el aplicativo y reiniciar el servidor, luego se debe probar si se solucionó el sistema si se solucionó el sistema ir al punto 7.9, de lo contrario pasar al siguiente punto. 7.8 Se debe reiniciar el Servidor 7.9 Se debe comunicar sobre la solución planteada y el tiempo de demora para la solución de la incidencia 7.10 S i el problema es físico lo primero es verificar que parte del servidor está fallando.7.11 Se debe verificar si el equipo está en garantía, si está en garantía se debe comunicar con el proveedor del equipo para poder aplicar la garantía, de lo contrario se debe gestionar la reparación con el proveedor de soporte. 7.12 Al proveedor se le debe comunicar el problema que se tiene, el proveedorgenerará un número de ticket de incidencia y será el encargado de arreglar el problema en el servidor. P or ultimo comunicara a que se debió el problema y cuáles fueron las soluciones dadas 7.13 E l encargado del Centro de Computo debe comunicar el número de ticket, la falla y el tiempo de solución, luego realizar las pruebas de la operatividad del equipo 7.14 Se debe comunicar sobre la solución planteada y el tiempo de demora para la solución de la incidencia

8. ANEXOS: 8.1 Anexo

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF004-AtenciónIncidenciaServidores.vsd


: : : : :

OTI-PR004 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 2




: : : : :

OTI-PR005 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 2

ATENCIÓN DE REQUERIMIENTO DE

ACCESO A PUERTO O SEGMENTO DE

LA RED 1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos frente a requerimiento para poder accesar a diferentes puertos de páginas W eb o acceso a la Red. Además, ingresar a otros segmentos de la Red, Como la DMZ o Red de Servidores.

2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por la Oficina de Tecnologías de la Información de la AP N en atención a pedidos de acceso a distintos puertos en la red o a segmentos distintos como la Red Interna, DMZ, Red de Servidores o VP N.

3. DEFINICIONES

Firewall SSG 140: Equipo de comunicación y de seguridad que divide la red en distintos segmentos de red como DMZ y Red Interna. Además, tiene restricciones de puertos de acceso para los distintos segmentos de red. Firewall SSG 350: Equipo de comunicación y de seguridad que divide la red en distintos segmentos de red como Red de C lientes, Red de Servidores, Red VP N. Además, tiene restricciones de puertos de acceso para los distintos segmentos de red. IDP 250: Equipo de comunicación y de seguridad que restringe mediante reglas establecidas algunos accesos hacia toda la red del AP N para problemas con W orms, Troyanos, accesos mediante puertos.

4. BASE LEGAL

RC 320 – 2006 – CG Normas de Control Interno 3.10. Controles para las tecnologías de Información y Comunicación



5.1 E l Administrador de Red es responsable de atender los requerimientos de acceso a distintos puerto de Red o segmentos en la Red de la AP N, así como verificar el buen funcionamiento de los mismos.

CONTROL DE EMISIÓN



Fecha 12.11.2011 15.12.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR005 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 2



LA RED 6. CONDICIONES GENERALES

No Aplica.


7.1 Se recibe el pedido de acceso a un puerto o segmento de la Red 7.2 Luego se verifica si en las reglas actuales de los F irewall SSG 350, SSG 140 e IDP 250 se encuentra esa configuración disponible, si es que la configuración no existiese pasar al siguiente punto, de lo contrario ir al punto 7.6. 7.3 Se debe verificar cuales son los segmento o puertos que se van a configurar 7.4 Se verifica si se puede acceder al puerto o segmento desde la P C que realizo el requerimiento 7.5 Se crea la regla para la conexión al segmento o puerto 7.6 Se verifica el acceso al puerto o segmento 7.7 Se informa a través del correo electrónico a la mesa de ayuda que el requerimiento fue atendido y que se encuentra activo. 7.8 Se debe comunicar sobre la solución planteada y el tiempo de demora para la solución de la incidencia

8. ANEXOS:

Diagrama de F lujo: OTI-DF005-AtencionRequerimientoAccSegRed


: : : : :

OTI-PR005 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 2



LA RED

PROC EDIMIE NTO Código Revisión Aprobado Fecha Página

:::::

OTI-PR006 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 2

PROCEDIMIENTO PARA LA CONFIGURACION Y VERIFICACION DE LA BASE DE DATOS

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para detallar las acciones que permitan realizar configuraciones y/o verificaciones a la base de datos.

2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser aplicado por la Oficina de Tecnologías de la Información de la AP N.

3. DEFINICIONES

Personal de desarrollo de sistemas: Es el personal de la Oficina de TI responsable de implantar el producto informático.

Personal de Soporte de Base de Datos: Es el personal del Oficina de TI responsable de realizar tareas que involucren mantenimiento, configuración y verificación de la base de datos.

4. BASE LEGAL

No aplica. 5. RESPONSABILIDADES

No aplica. 6. CONDICIONES GENERALES

E l personal de desarrollo de sistemas coordinara con el personal de soporte de base de datos ante cualquier pedido que involucre la interacción con alguna instancia de la base de datos.

CONTROL DE EMISIÓN



Fecha 10.12.2011 15.12.2011 11.01.2012

Firma


:::::

OTI-PR006 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 2


7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 De darse el caso de una solicitud o pedido de creación o configuración de una

instancia de base de datos se seguirá el procedimiento interno denominado “Procedimiento para Pase a Producción”. Una vez concluido con el procedimiento de P ase a P roducción, el P ersonal de soporte de base de datos concluye con la configuración o verificación de la instancia o instancias correspondientes.

7.2 De darse el caso de una solicitud de verificación de la base de datos debido a

una incidencia reportada el personal de soporte de base de datos verifica el acceso al servidor. De poder accesar al servidor se procederá con verificar el acceso a la instancia correspondiente.

7.3 S i se puede accesar a la instancia correspondiente entonces el personal de

base de datos procede a informar al personal de desarrollo de sistemas de la situación operativa de la base de datos

7.4 De no poder accesar a la instancia correspondiente se procederá a seguir el

procedimiento interno denominado “Procedimiento para la Incidencia sobre la disponibilidad de los Servidores”.

7.5 De estar operativa la instancia luego de realizar lo indicado en el procedimiento

para la Incidencia sobre la disponibilidad de Servidores, entonces el personal de soporte de base de datos concluye con la configuración o verificación de la base de datos.

7.6 De no estar operativa la instancia luego de realizar lo indicado en el

procedimiento para la Incidencia sobre la disponibilidad de Servidores, entonces el personal de soporte de base de datos procede a seguir lo indicado en el procedimiento interno denominado “Gestión para la continuidad del sistema ante una incidencia”. Finalizado con la ejecución del procedimiento señalado el personal de soporte de base de datos concluye con la configuración y verificación de la base de datos.

8. ANEXOS

Diagrama de F lujo 111110 OTI-DF006-Configuracion Verificación BD.vsd


:::::

OTI-PR006 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 2



: : : : :

OTI-PR007 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 3

ATENCIÓN DE INCIDENCIAS CON

APOYO DE SOPORTE TÉCNICO

EXTERNO 1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para realizar el proceso de la atención de las incidencias para las oficinas o unidades que físicamente no se encuentran ubicadas dentro de la sede central de la Autoridad P ortuaria Nacional (AP N).

2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser aplicado por la oficina de Tecnologías de la Información en respuesta a las incidencias generadas en las oficinas desconcentradas o en la oficina de Redenaves o la unidad de capacitación.

3. DEFINICIONES

Incidencia: Constituye cualquier suceso que interrumpe los servicios entregados por el área de TI a la organización y que, en consecuencia, impide el libre desarrollo de las actividades cotidianas de un usuario.

Soporte técnico: Sub área de OTI encargada de atender problemas relativos a hardware o software de computadoras, impresoras, faxes y problemas de conectividad entre estos equipos y la red interna de la AP N.

4. BASE LEGAL



5. RESPONSABILIDADES 5.1 El personal de soporte técnico es responsable de:

Atender las fallas o problemas que acontezcan en los equipos informáticos de la AP N.


Nombre Carlos Ormeño Mariela Gutarra Cesar Talledo

Fecha 11.11.2011 17.11.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR007 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 3



EXTERNO 5.2 El jefe de oficina es responsable de:

Coordinar y supervisar las actividades en una oficina desconcentrada, de Redenaves o de la unidad de capacitación. Además, es responsable de todos los equipos informáticos que se encuentren en la oficina.

6. CONDICIONES GENERALES No aplica. 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 E l especialista de soporte técnico recibe el caso que mesa de ayuda le derivo

y, según los información brindada, clasificará y asumirá la resolución del caso y luego lo devolverá a mesa de ayuda para el cierre respectivo.

7.2 E l especialista de soporte técnico clasifica el caso según sea un equipo multifuncional/red o de computadora y dispositivos asociados a esta. De ser equipo multifuncional se deriva al punto 7.6, caso contrario se sigue a continuación.

7.3 S i el problema del equipo es de tipo hardware se debe seguir el proceso Reparación y Cambio de Equipos para la solución del caso, de lo contrario se intentará acceder al equipo de manera remota.

7.4 Se intentará dar solución al problema accediendo al equipo remotamente sino se coordinará con el jefe de la oficina desconcentrada o de la unidad para la autorización de la visita de un técnico especialista quien atenderá el caso en la oficina (punto 7.6).

7.5 S i el caso se solucionó se retorna al personal de mesa de ayuda. Caso contrario se coordinará la visita de un especialista para que lo atienda en la oficina (punto 7.6).

7.6 E l especialista de soporte técnico coordinará la visita de un técnico externo para que atienda la incidencia en la oficina desconcentrada o en la oficina de Redenaves o de capacitación en Lima.

7.7 E l jefe de la oficina autoriza la visita del técnico que atenderá la incidencia y coordina la hora y la fecha de su llegada.

7.8 E l técnico revisa el equipo en el sitio (oficina). 7.9 E l técnico externo realiza un informe de diagnóstico, el cual indicará la(s)

falla(s) y la solución aplicada o recomendará el traslado del equipo a Lima para su arreglo. De ser lo primero, se retornará el caso al personal de mesa de ayuda. De lo contrario, el caso se atenderá mediante el proceso de Reparación y Cambio de Equipos y retornará al proceso actual para su derivación a mesa de ayuda.


: : : : :

OTI-PR007 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 3



EXTERNO 8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF007-AtencionIncidenciaSoporteTecnicoExterno.vsd


: : : : :

OTI-PR007 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 3



EXTERNO

PROC EDIMIENTO Código Revisión Aprobado FechaPágina

: : : : :

OTI-PR008 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 2

ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS (MESA DE AYUDA)

1. OBJ ETIVO

Estandarizar los lineamientos necesarios para atender los requerimientos de soporte técnico en la AP N.

2. ALCANCE

Este procedimiento será de cumplimiento para todo personal de OTI que atienda las solicitudes o requerimientos de soporte técnico que sean comunicados por los usuarios externos e internos de la AP N.

3. DEFINICIONES

Equipos audiovisuales: son los proyectores, parlantes o computadoras portátiles que son usados para diversos tipos de reuniones dentro o fuera de la entidad.

4. BASE LEGAL No aplica. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 E l especialista de soporte técnico es el encargado de coordinar y verificar las

instalaciones tanto fuera como dentro de la sede central. Además, es quien realiza la instalación o la delega a otro personal para su cumplimiento.


Los requerimientos para soporte técnico pueden incluir instalaciones de software especializado, o de equipos audiovisuales, y acceso a la red interna de la AP N de parte de los equipos informáticos o de comunicación que algún consultor externo necesite para cumplir con sus actividades dentro de la entidad. Los requerimientos de equipos fuera de la sede central, son realizados por la Oficina de Redenaves y la Unidad de Capacitación.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 E l especialista de soporte técnico evalúa si es una instalación de software o

hardware o si es una solicitud de acceso de un equipo informático a la red interna de la entidad.

7.2 S i el equipo se encuentra en la sede central se procede a realizar la

instalación. De estar fuera de esta se coordina la visita con el jefe de la oficina o unidad para proceder con la instalación.

CONTROL DE EMISIÓN



Fecha 11.11.2011 17.11.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR008 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 2


7.3 S i la instalación del software o equipo audiovisual es en la sede central, será

atendida por el especialista de Soporte Técnico, quien luego solicitará la conformidad al usuario. P or el contrario, si la instalación es fuera de la sede central, el especialista coordina con el jefe de oficina o unidad la fecha y hora adecuadas para realizarla.

7.4 S i se requiere el recojo del equipo en la sede central, este será desinstalado

cuando el usuario ya no lo requiera y, a continuación, se le notifica a Mesa deAyuda la resolución del caso. S i el recojo es fuera de la sede central se coordina la visita con el jefe de oficina o unidad y se procede a la desinstalación del equipo.

7.5 Soporte Técnico evalúa si el equipo a agregar a la red de la AP N presenta

software malicioso o que puede dañar la infraestructura de red de la entidad. De estar infectado el equipo, se realiza la limpieza correspondiente y se procede a la configuración. De no estar infectado, se procede directamente con la configuración. Al finalizar el caso se traslada la atención del caso a Mesa de Ayuda.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF008-AtencionRequerimientosMA.vsd


: : : : :

OTI-PR008 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 2



: : : : :

OTI-PR008 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 2



: : : : :

OTI-PR008 01 J efe OTI 11.01.2012 5 de 2



: : : : :

OTI-PR009 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 3

RECEPCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE INCIDENCIAS EN MESA DE AYUDA DE

LA OFICINA DE TI 1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para detallar las acciones relacionadas con la atención que brinda el P ersonal de Mesa Ayuda ante una incidencia.

2. ALCANCE

E l presente procedimiento será de cumplimiento para todo el personal de la OTI que intervenga en la atención de las incidencias generadas por los usuarios de la AP N.

3. DEFINICIONES


4. BASE LEGAL No aplica. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Personal de Mesa de Ayuda es responsable de:

Brindar la asistencia básica al usuario. 5.2 Especialista en sistemas internos es responsable de:

Dar mantenimiento y soporte a los sistemas informáticos internos. 5.3 Especialista en sistemas externos es responsable de:

Dar mantenimiento y soporte a los sistemas informáticos externos. 5.4 Especialista de soporte técnico es responsable de:

Dar mantenimiento y soporte a los equipos informáticos (computadoras y accesorios, equipos de red, impresoras, etc) de la AP N.

5.5 Usuario es quien:

Emplea los recursos brindados por el área de TI para generar productividad a la entidad.


Todo el personal de la OTI puede asumir la función de Mesa de Ayuda. P ara atender una incidencia, primero se debe abrir el ticket de atención. E l usuario debe mantenerse informado sobre la solución de la incidencia y se le debe pedir la conformidad a la resolución de la misma.



Fecha 12.08.2011 26.08.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR009 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 3


LA OFICINA DE TI

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 E l P ersonal de Mesa de Ayuda verifica si la incidencia se presentó

anteriormente y está registrado en el Catálogo de Incidencias.

7.2 S i la incidencia ya se encuentra registrada en el catálogo de incidencias, E l P ersonal de Mesa de Ayuda agrega la incidencia en catálogo de incidencias.

7.3 S i el P ersonal de Mesa de Ayuda puede brindar asistencia a la incidencia,

entonces procede con la atención de la misma usando los recursos básicos de ayuda (Manual de usuario de sistemas informáticos, Manual para verificación de funcionamiento de equipos, resultados de incidencias) o le indica una solución alternativa.

7.4 S i el P ersonal de Mesa de Ayuda no puede brindar atención a la incidencia,

comunica al usuario que la incidencia será atendida por un especialista. 7.5 E l P ersonal de Mesa de Ayuda deriva la incidencia a un especialista según el

tipo de servicio al que pertenece y espera respuesta de la atención. 7.6 S i la incidencia es de tipo de servicio de soporte técnico, es derivado al

Especialista de Soporte técnico. Este último se pregunta, si el usuario labora en la central de la AP N. De ser así, continua con el procedimiento de Atención de Incidencias de Soporte en Sede Central. S i el usuario labora fuera de la sede central, continua con el procedimiento de Atención de Incidencias con Apoyo de Soporte Externo.

7.7 S i la incidencia es de tipo de servicio de sistemas informático externo, es

derivado al Especialista en S istemas Externos, quien continúa con el procedimiento de Atención de Incidencia de S istemas Externos.

7.8 S i la incidencia es de tipo de servicio de sistemas informático interno, es

derivado al Especialista en S istemas internos, quien continúa con el procedimiento de Atención de Incidencia de S istemas Internos.

7.9 Terminado de atender la incidencia por parte del especialista, el P ersonal de

Mesa de Ayuda recibe la respuesta. S i la incidencia fue absuelta o si necesita con una solución alternativa.

7.10 E l P ersonal de Mesa de Ayuda solicita la conformidad de que el caso fue

absuelto correctamente o acepta la solución alternativa. 7.11 S i el usuario no está conforme con la atención, el P ersonal de Mesa de Ayuda

evalúa si puede atender el caso o lo deriva nuevamente al especialista para la solución respectiva.

7.12 Cuando el usuario está conforme con la atención, el P ersonal de Mesa de

Ayuda registra la resolución de la incidencia.


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OTI-PR009 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 3


LA OFICINA DE TI 8. ANEXOS:

8.1 ANEXO 1: Diagrama de F lujo

OTI-DF009-AtenciónIncidenciasMA.vsd


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OTI-PR009 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 3


LA OFICINA DE TI


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OTI-PR010 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 2

ATENCIÓN DE INCIDENCIAS DE SOPORTE TÉCNICO EN LA SEDE CENTRAL DE LA APN

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para detallar las acciones relacionadas con la atención que brinda el P ersonal de Soporte técnico ante una incidencia originada en la sede central de la Autoridad P ortuaria Nacional.

2. ALCANCE

E l presente procedimiento será de cumplimiento para todo el personal de la OTI y de especial competencia a quienes brindan los servicios de soporte técnico.

3. DEFINICIONES


Soporte técnico: sub área de TI encargada de atender problemas relativos a hardware o software de computadoras, impresoras, faxes y problemas de conectividad entre estos equipos y la red interna de la AP N.

4. BASE LEGAL



5. RESPONSABILIDADES 5.1 Personal de Mesa de Ayuda es el responsable de:

Brindar la asistencia básica al usuario.

5.2 Especialista de soporte técnico es el responsable de: Dar mantenimiento y soporte a los equipos informáticos (computadoras y

accesorios, equipos de red, impresoras, etc.) de la AP N. 6. CONDICIONES GENERALES No aplica.


Nombre Carlos Ormeño Mariela Gutarra Ces ar Talledo

Fecha 11.11.2011 17.11.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR010 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 2



7.1 E l personal de Mesa de Ayuda deriva la incidencia al especialista de soporte

técnico quien atenderá la incidencia. 7.2 E l especialista de soporte técnico analiza el caso y lo clasifica según sea

problema de hardware o de software para su solución respectiva. De ser elúltimo se pasa al punto 7.6.

7.3 S i el problema es de tipo hardware el especialista se acercará a la oficina del

usuario para atender el caso en el sitio. 7.4 S i el equipo requiriese cambio de alguna parte para que funcione

correctamente se debe proseguir con el procedimiento de Reparación y Cambio de Equipos. De lo contrario, se debe realizar la limpieza o mantenimiento de las partes o del equipo mismo.

7.5 Se realiza la limpieza respectiva y se comprueba el funcionamiento del equipo.

De solucionarse se pasa al punto 7.9. Caso contrario, se debe reinstalar el software del equipo (punto 7.7).

7.6 S i el problema fuese de software se atiende el caso remotamente y luego se

verifica su solución. De no solucionarse se revisa el equipo en el sitio. 7.7 Se revisa el equipo en el sitio y se procede a reinstalar el software. De ser

posible, la instalación se debe efectuar en la oficina de TI. 7.8 Se comprueba el funcionamiento de los equipos. S i esta verificación es mayor

de dos veces se debe derivar al proceso de Reparación y Cambio de Equipos (se puede intentar instalar otras versiones de software, actualizaciones y parches y comprobar el funcionamiento del equipo pero debe evitarse desperdiciar tiempo cuando las comprobaciones de funcionamiento se vuelven reiterativas).

7.9 Cuando el caso se haya solucionado se debe derivar a Mesa de Ayuda para el

cierre respectivo.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF010-AtencionIncidenciasSedeCentral.vsd


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OTI-PR010 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 2



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OTI-PR011 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 2

ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS SOP. TÉCNICO

1. OBJ ETIVO

Estandarizar los lineamientos necesarios para atender los requerimientos de soporte técnico en la AP N.

2. ALCANCE Este procedimiento será de cumplimiento para todo personal de OTI que atienda las solicitudes o requerimientos de soporte técnico que sean comunicados por los usuarios externos e internos de la AP N.

3. DEFINICIONES

Equipos audiovisuales: son los proyectores, parlantes o computadoras portátiles que son usados para diversos tipos de reuniones dentro o fuera de la entidad.

4. BASE LEGAL



5. RESPONSABILIDADES 5.1 El especialista de soporte técnico es el responsable de:

Coordinar y verificar las instalaciones tanto fuera como dentro de la sede central. Además, es quien realiza la instalación o la delega a otro personal para su cumplimiento.


Los requerimientos para soporte técnico pueden incluir instalaciones de software especializado, o de equipos audiovisuales, y acceso a la red interna de la AP N de parte de los equipos informáticos o de comunicación que algún consultor externo necesite para cumplir con sus actividades dentro de la entidad. Los requerimientos de equipos fuera de la sede central, son realizados por la Oficina de Redenaves y la Unidad de Capacitación.

CONTROL DE EMISIÓN



Fecha 11.11.2011 15.11.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR011 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 2


7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Clasificación de requerimiento 7.1.1 E l especialista de soporte técnico evalúa si es una instalación de software o

hardware o si es una solicitud de acceso de un equipo informático a la red interna de la entidad.

7.2 Ubicación de equipo para casos de instalaciones 7.2.1 S i el equipo se encuentra en la sede central se procede a realizar la

instalación. De estar fuera de esta se coordina la visita con el jefe de la oficina o unidad para proceder con la instalación.

7.3 Instalación de equipo o de software 7.3.1 S i la instalación del software o equipo audiovisual es en la sede central, será

atendida por el especialista de Soporte Técnico, quien luego solicitará la conformidad al usuario. P or el contrario, si la instalación es fuera de la sede central, el especialista coordina con el jefe de oficina o unidad la fecha y hora adecuadas para realizarla.

7.4 Recojo de equipo 7.4.1 S i se requiere el recojo del equipo en la sede central, este será desinstalado

cuando el usuario ya no lo requiera y, a continuación, se le notifica a Mesa de Ayuda la resolución del caso. S i el recojo es fuera de la sede central secoordina la visita con el jefe de oficina o unidad y se procede a la desinstalación del equipo.

7.5 Atención de inclusión en red de la APN 7.5.1 Soporte Técnico evalúa si el equipo a agregar a la red de la AP N presenta

software malicioso o que puede dañar la infraestructura de red de la entidad. De estar infectado el equipo, se realiza la limpieza correspondiente y se procede a la configuración. De no estar infectado, se procede directamente con la configuración. Al finalizar el caso se traslada la atención del caso a Mesa de Ayuda.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo

OTI-DF008-AtencionRequerimientosMA.vsd


: : : : :

OTI-PR011 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 2



: : : : :

OTI-PR012 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 2

SOLICITUD ALTAS,BAJ AS Y ACCESOS

Y PERMISOS DE USUARIOS

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para realizar la operación de altas, bajas, accesos y permisos a los usuarios de la AP N.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para el personal del área de OTI que interviene en el proceso de crear, modificar o deshabilitar una cuenta de usuario en el dominio del AP N

3. DEFINICIONES

No aplica 4. BASE LEGAL



5. RESPONSABILIDADES 5.1 El administrador de red es responsable de:

Mantener actualizado el directorio de los usuarios de la AP N y de los recursos que estos utilizan.

5.2 Soporte técnico es responsable de:

E l desempeño y mantenimiento de los equipos informáticos de la AP N.


Se debe contar con la información necesaria para proceder a alguna modificación sobre las cuenta de usuarios.

CONTROL DE EMISIÓN



Fecha 14.11.2011 16.11.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR012 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 2



7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Recepción de requerimiento 7.1.1 P ersonal de Mesa de Ayuda deriva el requerimiento al Administrador de red,

quien, a su vez, determina el tipo de requerimiento para aplicar la atención adecuada. Los casos se asignan según sean de creación de nuevos usuarios, modificaciones de accesos y permisos, y bajas de cuentas.

7.2 Creación de nuevo usuario 7.2.1 P ara este caso, se agrega la cuenta de usuario según los datos consignados

por Recursos Humanos. Entre los parámetros de la cuenta a configurar se tiene: tipo de usuario (J efe, especialista o practicante), área a la que pertenece, accesos a recursos de red (impresoras, unidades de red).

7.3 Modificación de cuenta de usuario 7.3.1 En el caso de actualizaciones, el administrador de red procede a modificar los

accesos y permisos del usuario. A continuación, se comunica a Mesa de Ayuda la solución del requerimiento.

7.4 Baja de cuenta de usuario 7.4.1 P ara la atención de bajas de usuarios, el administrador de red deshabilita la

cuenta de usuario requerida y lo comunica a Mesa de Ayuda. Este, a su vez, deriva el caso a soporte técnico.

7.4.2 E l especialista de soporte procede a guardar permanentemente la información almacenada en la computadora del antiguo usuario. Después, procede a eliminar dicha información de la computadora y se cataloga el equipo como disponible. F inalmente, Soporte Técnico comunica a Mesa de Ayuda que elrequerimiento fue atendido.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF012


: : : : :

OTI-PR012 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 2




: : : : :

OTI-PR013 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 3

RECEPCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE

CASOS EN MESA DE AYUDA DE LA

OFICINA DE TI 1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para detallar las acciones relacionadas con la recepción, clasificación y atención brindada a los usuarios de los servicios que ofrece la Oficina de Tecnologías de Información (OTI).

2. ALCANCE

E l presente procedimiento será de cumplimiento para todo el personal de la OTI. 3. DEFINICIONES

Incidencia: Constituye cualquier suceso que interrumpe los servicios entregados por el área de TI a la organización y que, en consecuencia, impide el libre desarrollo de las actividades cotidianas de un usuario. Catálogo de servicios: Es el listado completo de todos los servicios que la OTI pone a disposición de los usuarios. Ticket de atención: Código de registro de atención, usado para identificar el caso y ayuda al seguimiento de la atención. Requerimiento: P etición de atención ante una incidencia o requerimiento de servicio que comunica el usuario a la OTI para su atención.

4. BASE LEGAL



CONTROL DE EMISIÓN


Nombre Alex Ramirez Mariela Gutarra Cesar Talledo

Fecha 11.11.2011 15.11.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR013 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 3



OFICINA DE TI 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Usuario es quien:

Hace uso de los servicios que ofrece la OTI (servicios de TI) y quiere comunicar un caso, ya sea incidencia o requerimiento, para su atención correspondiente.

5.1 Personal de Mesa de Ayuda es responsable de:

Recibir y clasificar el caso del usuario. Asimismo, realiza la apertura del ticket de atención y su cierre respectivo.


Todo el personal de la OTI puede asumir la función de Mesa de Ayuda. E l formato de solicitud estará disponible en la intranet de la entidad para la libre

descarga de parte de los usuarios. 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Comunicación y clasificación de caso 7.1.1 E l Usuario comunica caso al personal de OTI, ya sea por llamada, correo

electrónico o formato establecido para casos particulares. Luego, el P ersonal de Mesa de Ayuda recibe el caso y lo clasifica según el catálogo de servicios de TI.

7.2 Establecer inclusión en el catálogo de servicios de TI 7.2.1 E l P ersonal de Mesa de Ayuda verifica si el caso está incluido dentro del catálogo

de servicios de TI. De estarlo, ir al paso 7.6. En caso contrario, ir al paso 7.3.

7.3 Determinación de competencia de la OTI 7.3.1 E l P ersonal de Mesa de Ayuda verifica si el caso es de competencia de la OTI. S i

puede o debe ser atendido por OTI, ir al paso 7.5. En caso contrario, seguir acontinuación.

7.4 Derivación de caso a otra área 7.4.1 S i el caso no es competencia de la oficina de TI se comunica al usuario que la

atención del caso corresponde a otra área y se le deriva a la misma. 7.5 Inclusión en el catálogo de servicios de TI 7.5.1 E l P ersonal de Mesa de Ayuda clasifica el caso como nuevo servicio, el cual se

agregará al catálogo de servicios.

7.6 Requerimiento de formato


: : : : :

OTI-PR013 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 3



OFICINA DE TI 7.6.1 E l P ersonal de Mesa de Ayuda verifica si el caso requiere formato. S i el formato no

es obligatorio o si el usuario lo presenta, ir al paso 7.8. S i fuera obligatorio o de no presentarlo, se comunica al usuario que debe adjuntarlo.

7.7 Elaboración de formato por parte del usuario 7.7.1 E l Usuario elabora el formato según su caso y lo entrega a Mesa de Ayuda.

7.8 Apertura de caso y generación de ticket de atención 7.8.1 E l P ersonal de Mesa de Ayuda genera el Ticket de atención para el abrir el caso.

7.9 Clasificación de caso 7.9.1 E l P ersonal de Mesa de Ayuda clasifica como requerimiento o incidencia. S i el caso

es un requerimiento, continua con el procedimiento Atención de Requerimientos; si es incidencia, con el procedimiento Atención de Incidencias.

7.10 Cierre de caso 7.10.1 Una vez terminada la atención, el P ersonal de Mesa de Ayuda agrega la

información resultante al Ticket de atención. 8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF013-Mesa de Ayuda.vsd


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OTI-PR013 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 3



OFICINA DE TI


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OTI-PR014 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 4

REPARACIÓN Y CAMBIO DE EQUIPOS

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para realizar el proceso de reparación y cambio de todos los equipos informáticos que pertenecen a la AP N tanto en la sede central como fuera de ella en todo el territorio nacional.

2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser aplicado por todo el personal que ejerza las funciones de soporte técnico en la oficina de TI.

3. DEFINICIONES

Soporte técnico: sub área de TI encargada de atender problemas relativos a hardware o software de computadoras, impresoras, faxes y problemas de conectividad entre estos equipos y la red interna de la AP N.

TI: siglas para tecnologías de la información. 4. BASE LEGAL



5. RESPONSABILIDADES 5.1 El personal de soporte técnico es el responsable de:

Atender las fallas o problemas que acontezcan en los equipos informáticos de la AP N.

5.2 El jefe de oficina es el responsable de:

Coordinar y supervisar las actividades en una oficina desconcentrada, de redenaves o de la unidad de capacitación. Además, es responsable de todos los equipos informáticos que se encuentren en la oficina.


No aplica.

CONTROL DE EMISIÓN



Fecha 12.10.2011 11.11.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR014 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 4


7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Verificación de garantía 7.1.1 E l especialista de soporte técnico verifica la garantía del equipo. S i esta en

garantía se gestionará con el proveedor de la misma para que se haga efectiva. De lo contrario el especialista procederá con la reparación. 7.2 Cumplimiento de garantía 7.2.1 S i la garantía es válida el proveedor de la misma atiende la solicitud. Luego, el

especialista informará a Mesa de Ayuda la solución del caso.

7.3 Reparación de equipo 7.3.1 Se determina de donde procede el equipo a reparar. S i el equipo estuviera

fuera de la sede central se debe seguir en el paso 7.10. De lo contrario, el especialista emitirá una cotización de repuesto.

7.4 Aprobación de la cotización de repuesto 7.4.1 E l jefe de la oficina de TI evalúa si es viable la reparación. De serlo, pide

presupuesto al área correspondiente y esta se lo remitirá. Luego, el jefe de OTI autorizará el cambio de parte.

7.5 Desaprobación de la cotización de repuesto 7.5.1 De no ser viable la reparación el jefe de OTI dará de baja al equipo por elevado

costo e informará al encargado patrimonial mediante un informe. A su vez, el especialista de soporte técnico comunicará a mesa de ayuda dicha baja.

7.6 Realizar cambio de parte y verificación de funcionamiento 7.6.1 E l especialista de soporte técnico realiza el cambio de parte y verifica su

funcionamiento. S i el equipo funciona se reporta la solución a mesa de ayuda. Caso contrario se solicita autorización de salida de equipo hacia las oficinas del proveedor de soporte técnico.

7.7 Autorización de salida de equipo 7.7.1 E l jefe de la oficina de TI autoriza la salida del equipo.

7.8 Instalación de equipo provisional y salida de equipo 7.8.1 E l especialista de soporte técnico solicita una guía de salida del equipo al

encargado patrimonial y a su vez coordina la instalación de un equipo que reemplazará provisionalmente al equipo en reparación.


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OTI-PR014 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 4


7.9 Reparación de equipo en oficinas de proveedor de soporte técnico 7.9.1 Los técnicos especialistas del proveedor de soporte se encargan de reparar el

equipo en sus oficinas. De solucionarse la falla el especialista de soporte instalará el equipo y retirará el equipo provisional. De lo contrario, se reemplaza el equipo por uno de iguales características y se informará el cambio al encargado patrimonial y a Mesa de Ayuda.

EQUIPOS FUERA DE LA SEDE CENTRAL

7.10 Traslado del equipo para equipos ubicados fuera de la sede central 7.10.1 E l especialista de soporte técnico solicitará el traslado del equipo a la sede

central. Es el jefe de la oficina o unidad quien autorizará y coordinará el envío del equipo.

7.11 Recepción de equipo y envió a oficinas de proveedor 7.11.1 E l especialista de soporte recepciona el equipo y lo envía a las oficinas del

proveedor externo de soporte adjuntando la guía de salida del mismo.

7.12 Verificación de equipo y diagnóstico 7.12.1 Los técnicos del proveedor externo de soporte realizan la evaluación del

equipo y emiten diagnóstico. De requerirse cambio de parte se emite cotización. Caso contrario, se realiza reparación de equipo y se verifica funcionamiento.

7.13 Aprobación de la cotización de repuesto 7.13.1 E l jefe de la oficina de TI evalúa si es viable la reparación. De serlo, pide

presupuesto al área correspondiente y esta se lo remitirá. Luego, el jefe de OTI autorizará el cambio de parte.

7.14 Desaprobación de la cotización de repuesto 7.14.1 De no ser viable la reparación el jefe de OTI dará de baja al equipo por elevado

costo e informará al encargado patrimonial y al jefe de la oficina o unidad mediante un informe. A su vez, el especialista de soporte técnico comunicará a mesa de ayuda dicha baja.

7.15 Realizar cambio de parte y verificación de funcionamiento 7.15.1 E l especialista de soporte técnico realiza el cambio de parte y verifica su

funcionamiento. Luego, se reporta la solución al especialista de soporte técnico y se envía el equipo a la sede central.

7.16 Traslado de equipo reparado a oficina o unidad 7.16.1 E l equipo se traslada a la oficina (desconcentrada, redenaves o unidad de

capacitación) mediante una guía de salida.


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OTI-PR014 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 4


7.17 Verificación de funcionamiento en oficina 7.17.1 E l jefe de oficina o unidad brinda la conformidad de funcionamiento.

7.18 Reporte de solución 7.18.1 Se reporta la solución a mesa de ayuda.

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

Solicitud de guía de salida de equipo Cuando se requiera una guía de salida de un equipo, el especialista de soporte técnico debe solicitarla al encargado patrimonial, quien le solicitará los datos del equipo, la persona que hará el traslado, lugar de destino y motivo de salida. Este documento debe ser firmado por control patrimonial, el encargado de logística, jefe de la oficina de TI, la persona que hará el traslado y debe ser visado por seguridad. Al momento de retorno del equipo, la persona que realizó el traslado debe entregar la copia que se le brindó al momento de retirar el equipo para registrar el retorno del mismo.

8. ANEXOS: 8.1 Anexos

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF014-ReparacionCambioEquipos.vsd


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OTI-PR014 01 J efe OTI 11.01.2012 5 de 4



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OTI-PR014 01 J efe OTI 11.01.2012 6 de 4



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OTI-PR015 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 5

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS INFORMÁTICOS

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para detallar las acciones relacionadas con la gestión de requerimientos informáticos solicitados por el área usuaria de la Oficina de Tecnología de Información de la AP N (OTI) de la Autoridad P ortuaria Nacional (AP N).

2. ALCANCE

Este procedimiento será de cumplimiento por todas las unidades, direcciones y áreas operativas de la AP N.

3. DEFINICIONES

Acta de conformidad: Se refiere al documento elaborado por el personal de sistemas en el cual el líder usuario brinda la conformidad del requerimiento como atendido.

Coordinador de sistemas: Es la persona responsable de la OTI de recepcionar la solicitud de requerimiento de usuario y analizar la viabilidad del mismo. Documento de especificación de sistema: Se refiere al documento elaborado por el personal de sistemas donde se especifica la funcionalidad con que contara el aplicativo a implementar. Equipo usuario: Son los usuarios que colaboran con el líder usuario en la elaboración de la solicitud de requerimiento de usuario.

Informe de pruebas: Se refiere al documento elaborado por el personal de sistemas donde se especifica las pruebas realizadas en base al documento de especificación de sistemas.

J efe de Unidad o Área Operativa: En caso que el usuario trabaje para la AP N, es el jefe de la unidad u área operativa del usuario. En caso que pertenezca a otra entidad, lo asumirá el jefe de la Oficina Desconcentrada local o, en caso de Callao, el jefe de Redenaves. Está encargado de asignar al Líder Usuario remitir el requerimiento a Mesa de Ayuda de la OTI.

Líder Usuario: Es la persona responsable dentro de la unidad o área operativa de elaborar junto con su equipo de usuarios la solicitud de requerimiento de usuario.


Nombre Alexander Ramirez Mariela Gutarra Cesar Talledo

Fecha 07.11.2011 18.11.2011 11.01.2012

Firma


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OTI-PR015 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 5


Mesa de Ayuda: Es la persona encarga de recepcionar los requerimientos y derivarlos al personal de OTI para su atención.

Personal de desarrollo: Es el personal del área de sistemas responsable de la implementación e implantación del requerimiento informático solicitado.

Solicitud de requerimiento de usuario: Se refiere al documento elaborado por el usuario o área usuaria quien solicita el requerimiento de automatización a un proceso.

Usuario: Es la persona que solicita el requerimiento. P uede ser trabajador de la AP N u otra entidad que utilice los sistemas externos a cargo de la OTI.

4. BASE LEGAL



5. RESPONSABILIDADES 5.1. Usuario solicitante es responsable de:

Comunicar su requerimiento al J efe de Unidad o área operativa. 5.2. J efe de Unidad o área operativa es responsable de:

Asignar al Líder usuario y enviar el requerimiento a Mesa de Ayuda. 5.3. Líder usuario y/o equipo de usuarios es responsable de:

Reunir al equipo de usuarios, que debe incluir al usuario solicitante.

5.4. Mesa de ayuda es responsable de Recibir y revisar el requerimiento enviado por el J efe de Unidad o área

operativa y remitirla al coordinador de sistemas.

5.5. Coordinador de sistemas es responsable de: Asignar al personal necesario para brindar la atención del requerimiento en

función a la viabilidad del mismo.

5.6. Personal de desarrollo es responsable de: Dar atención al requerimiento.

5.7. Personal de calidad es responsable de:

Validar el producto obtenido de la atención para asegurar que cumpla con lo especificado por los usuarios.



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OTI-PR015 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 5


Las oficinas desconcentradas serán las responsables de recepcionar los requerimientos y coordinar con los usuarios externos (agencias marítimas y autoridades competentes).

Los requerimientos informáticos a solicitar deben estar alineados sobre la base de los objetivos de las unidades o áreas competentes, con el fin de que puedan servir como apoyo o soporte para un mejor desempeño del área usuaria.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1. Elaboración y Recepción de Requerimiento 7.1.1 Los requerimientos informáticos son solicitados por las agencias marítimas,

autoridades competentes, oficinas desconcentradas, Redenaves, o las áreas internas de la AP N. Sólo las solicitudes de las agencias y autoridades (usuarios externos) deben ser centralizadas (recepcionadas) por las oficinas desconcentradas respectivas o, en el caso del Callao, ser derivado al jefe de Redenaves.

7.1.2 P ara las solicitudes de las áreas internas, oficinas desconcentradas o Redenaves, el responsable o jefe de la unidad o área operativa que solicite el requerimiento debe de asignar a un Líder Usuario quien será el encargado de definir junto con su equipo de usuarios el pedido de requerimientos informáticos. Además, el Líder Usuario es aquel que tiene conocimiento de la parte operativa del área y los procesos que se desean automatizar.

7.1.3 P ara los otros casos (agencias y autoridades), quien toma la responsabilidad es la oficina desconcentrada o Redenaves. Esta última debe de coordinar con las agencias marítimas o autoridades respectivas para atender el requerimiento respectivo.

7.1.4 E l líder usuario asignado junto con su equipo de usuarios serán los encargados de redactar el documento denominado solicitud de requerimiento de usuario, en el cual se debe especificar a detalle la especificación funcional del requerimiento a automatizar, así como también debe de incluir el procedimiento respectivo que norma dicho proceso. E l formato de la solicitud será puesto a disposición por el área de sistemas.

7.1.5 E l Líder Usuario revisa y verifica la solicitud la cual esta compuesta por la lista de requerimientos el cual debe de estar alineado con el pedido requerido por el usuario solicitante. S i es conforme la solicitud de requerimiento entonces se procede a dar la conformidad por el líder usuario. De encontrarse observaciones deben ser revisadas nuevamente por el equipo de usuarios que redacto la especificación funcional para dar finalmente la conformidad. F inalmente la solicitud de requerimiento es enviada al jefe de la unidad o área operativa.

7.1.6 E l jefe de unidad o área operativa procede a enviar la solicitud de requerimiento al área de sistemas.

7.1.7 Mesa de Ayuda recepciona la solicitud de requerimiento enviada por el jefe de unidad o área operativa. Se evalúa la solicitud de requerimiento según los procedimientos definidos por Mesa de Ayuda.

7.1.8 Mesa de Ayuda deriva la solicitud de requerimiento al Coordinador se S istemas quien es el responsable de recepcionar la solicitud de requerimiento de usuario, quien evalúa la viabilidad del requerimiento sobre la base legal de la


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OTI-PR015 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 5


norma o reglamento respectivo. De no ser viable la solicitud de requerimiento, el coordinador de sistemas comunica al líder usuario la no viabilidad del mismo para que éste reformule el pedido y realice junto a su equipo de usuarios, las modificaciones a la solicitud de requerimiento de usuario.

7.2. Atención y conformidad del requerimiento 7.2.1 De ser viable la solicitud de requerimiento, el coordinador de sistemas procede

a elaborar el cronograma de actividades y a llevar a cabo la estimación del tiempo para el análisis, el desarrollo, las pruebas e implantación. A continuación, se determina el nivel de prioridad y la fecha de inicio de la atención de la solicitud de requerimiento de usuario. P osterior a ello, se procede a asignar el recurso o recursos (personal de desarrollo).

7.2.2 E l personal de desarrollo analiza el requerimiento y elabora el documento de especificación de sistemas, el cual detalla y especifica la descripción funcional de la solución informática propuesta de tal forma que ésta cumpla con las necesidades especificadas en la solicitud de requerimiento de usuario. P ara validar los avances, coordina con el Líder Usuario con el fin de aclarar los puntos que pudieran no estar detallados en la solicitud de requerimiento de Usuario. Asimismo, comunica de ello al coordinador de sistemas para que, en caso se requiera, efectuar ajustes en el cronograma.

7.2.3 F inalizada la elaboración del documento de especificación de S istema, el personal de desarrollo procede a enviar al líder usuario el documento, para que puedan emitirse observaciones a la solución informática propuesta en el documento de especificación en caso los hubiera. De encontrarse observaciones, el líder usuario comunica al personal de desarrollo para que proceda a modificar el documento de especificación de sistema de acuerdo a las observaciones encontradas. P osterior a ello el personal de desarrollo nuevamente procede a enviar el documento de especificación de sistema a la unidad o área operativa y se proceda a dar la conformidad por parte del líder usuario.

7.2.4 Dada la conformidad al documento de especificación de sistemas por parte del líder usuario, el personal de desarrollo procede a dar inicio a la atención del requerimiento.

7.2.5 En caso de que se tratase de un requerimiento de sistemas para la construcción de un nuevo aplicativo, entonces se procederá a atender el requerimiento siguiendo el procedimiento específico denominado “Atención de Requerimiento usando Metodologías”, el cual incluye la metodología para el análisis, diseño e implementación de sistemas informáticos. En caso de que se tratara de un requerimiento de sistemas referente a un aplicativo ya existente entonces se procederá a atender la solicitud siguiendo lo indicando en el documento de especificación de sistemas.

7.2.6 Al término de la construcción del aplicativo se procede con las pruebas funcionales finales por parte del personal de desarrollo de sistemas quienes coordinaran con el personal de Calidad para que den inicio a las pruebas establecidas dentro del procedimiento de “Aseguramiento de la Calidad del P roducto Informático”.

7.2.7 E l personal de Calidad realiza las pruebas al aplicativo implementado siguiendo el procedimiento de Aseguramiento de la calidad, de tal manera que la solución informática cumpla con la solicitud de requerimiento de usuario. S i las pruebas realizadas no son conformes, el personal de desarrollo debe de proceder con la


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OTI-PR015 01 J efe OTI 11.01.2012 5 de 5


corrección de la solución informática para continuar con las pruebas por parte de personal de calidad.

7.2.8 De ser conforme las pruebas, se procede con la redacción del reporte el cual es enviado a la unidad o área operativa para que el líder usuario emita la conformidad al informe de pruebas respectivo.

7.3. Pase a producción de producto informático 7.3.1 Dada la conformidad por parte del líder usuario al reporte de pruebas, el

coordinador de sistemas comunica al personal de mesa de ayuda sobre la conformidad del requerimiento para que cierre el ticket de atención.

7.3.2 E l P ersonal de desarrollo implementa la solución informática en el ambiente de producción.

7.3.3 E l personal de desarrollo realiza el pase a producción haciendo uso de lo que se estipula en el procedimiento “Pase a Producción de Sistemas y Aplicativos”

7.3.4 Efectuada la implantación de la solución informática, el personal de desarrollo procede a redactar el documento denominado Acta de Conformidad, en el cual se especifica la funcionalidad de la solución informática.

7.3.5 E l líder Usuario procede a dar la conformidad mediante el acta citada dando por concluida la atención de la solicitud de requerimiento.

7.3.6 E l Líder usuario comunica al usuario solicitante (interno o externo) del requerimiento la atención e implantación de la solución informática solicitada. En caso de la necesidad de capacitar al usuario referente a la solución implantada, el coordinador de sistemas gestionara la capacitación a los usuarios sobre el uso y manejo del aplicativo. La capacitación será realizada por el personal de sistemas siguiendo el procedimiento definido denominado “Desarrollo y Seguimiento de los cursos de capacitación de sistemas” .

7.3.7 F inalmente el usuario (interno o externo) brinda la conformidad al requerimiento atendido.


En caso que en la etapa de pruebas de la solución informática realizada por el personal de desarrollo, el líder usuario solicite un requerimiento funcional adicional no contemplado inicialmente, entonces el líder usuario deberá modificar la solicitud de requerimiento en la cual deberá especificar a detalle la funcionalidad no contemplada. P osterior a ello el coordinador de sistemas analizara la viabilidad de la solicitud y se continuara con lo estipulado en el presente procedimiento descrito.

En el procedimiento para Recepción y C lasificación de casos en Mesa de Ayuda de la oficina de TI, el personal de Mesa de Ayuda procede con el cierre del Ticket de Atención.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF015-GestionRequerimiento.vsd


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OTI-PR015 01 J efe OTI 11.01.2012 7 de 5



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OTI-PR015 01 J efe OTI 11.01.2012 8 de 5



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GESTIÓN PARA LA CONTINUIDAD DEL SISTEMA ANTE UNA INCIDENCIA

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para detallar las acciones relacionadas con la atención de las incidencias por parte de los especialistas en desarrollo de la Oficina de Tecnologías de Información (en adelante OTI) de la Autoridad P ortuaria Nacional (en adelante AP N).

2. ALCANCE

E l presente procedimiento será de cumplimiento para todo el personal de la OTI encargado del mantenimiento y soporte del centro de cómputo.

3. DEFINICIONES

Servicio de Centro de Cómputo: Es todo servicio que los usuarios no usan directamente pero son base para los otros servicios: Servidores, Red Interna, Servidor de Aplicaciones y Base de datos.

4. BASE LEGAL



5. RESPONSABILIDADES 5.1. Especialista de Centro de Cómputo es el responsable de:

Dar mantenimiento y soporte a cualquiera de los servicios del centro de cómputo.


E l especialista del centro de cómputo debe poder ingresar a la sede central de la AP N fuera del horario de oficina o días no laborables.

CONTROL DE EMISIÓN



Fecha 11.11.2011 18.11.2011 11.01.2012

Firma


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OTI-PR016 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 2


7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 E l especialista de centro de cómputo recibe las especificaciones del especialista de la OTI o soporte técnico sobre que servicio de centro de cómputo puede estar fallando. 7.2 En caso que la incidencia fuera comunicada fuera de horario de oficina, verifica si puede conectarse de forma remota a los servidores que se encuentran en la sede central de la AP N. En caso que pueda hacerlo, verifica que el servicio indicado por el especialista de la OTI o soporte técnico se encuentra con mal funcionamiento. Luego de verificar o de no poder realizar el acceso remoto, procede a trasladarse a la sede central de la AP N para verificar las condiciones del centro de cómputo para proceder a solucionar la incidencia.

7.3 S i el especialista de encuentra la sede central de AP N, analiza y busca el origen del mal funcionamiento de los servicios de centro de cómputo.

7.4 S i se tiene problemas con el sistema de fluido eléctrico, se continúa con el procedimiento Atención de Incidencia del F luido E léctrico.

S i se tiene problemas con los equipos de red, se continúa con el procedimiento Atención de Incidencia del Servicio de Red Interna. S i se tiene problemas con los servidores, se continúa con el procedimiento Atención de Incidencia de la disponibilidad de los servidores. S i se tiene problemas con las bases de datos, se continúa con el procedimiento Configuración y Verificación de las Bases de Datos.

7.5 F inaliza la atención de la incidencia, el especialista de centro de cómputo elabora el Informe de Corte de Servicios, el cual remitirá al especialista del centro de cómputo o soporte técnico que comunicó la incidencia.



8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF017-GestionContinuidad.vsd


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OTI-PR016 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 2



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OTI-PR017 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 3

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE VERSIONES DE DOCUMENTOS Y FUENTES DEL

SISTEMA

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para detallar las acciones relacionadas con el control y manejo de versiones de documentos con que cuenta la Oficina de Tecnologías de Información (en adelante OTI).

2. ALCANCE

E l presente procedimiento será de cumplimiento por todo el personal de la OTI de la Autoridad P ortuaria Nacional.

3. DEFINICIONES

Archivo: Documento digital que forma parte la documentación o código fuente de los sistemas. P or un lado, los archivos de documentación son toda especificación realizada sobre los sistemas informáticos. P or otro, los archivos de código fuente son todos los documentos que contienen las instrucciones de los sistemas informáticos y están escritos en lenguaje de programación.

Carpeta o proyecto: Espacio en el repositorio de control de versiones donde se almacena los archivos.

Repositorio de control de versiones (Repositorio): Herramienta que permite el almacenamiento de las carpetas o proyectos y los archivos que estos incluyen. Además permite el manejo de versiones y el control de cambios de los archivos.

Personal de la OTI: Es el personal de la OTI responsable de mantener actualizada la documentación y/o programas fuente de las aplicaciones con las que cuente.

4. BASE LEGAL





Fecha 26.08.2011 12.09.2011 11.01.2012

Firma


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OTI-PR017 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 3


SISTEMA

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Personal de la OTI es responsable de:

Mantener actualizada la documentación de sistemas con la que cuenta en el repositorio de control de versiones.


La OTI debe de contar con la herramienta que permita el manejo y control de versiones en su equipo de trabajo.

E l personal de la OTI debe de contar con el manual de la herramienta para el control y manejo de versiones de documentos para hacer el uso del mismocuando lo requiera.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Edición y/o Modificación de la Documentación 7.1.1 E l personal de la OTI procede a la elaboración de la documentación y/o código

fuente de los sistemas informáticos. 7.1.2 E l personal de la OTI verifica si posee en su equipo local el archivo a crear o

modificar. 7.1.3 S i el archivo existe entonces procede a actualizarlo con los cambios existentes

en el repositorio es decir se actualiza con la ultima versión existente del archivo, para ello hará uso del manual de la herramienta para el control y manejo de versiones. Luego de tener la última versión actualizada procede a trabajar sobre el archivo y realiza las modificaciones sobre el documento y /o programa fuente.

7.1.4 S i el archivo no existe en el equipo local entonces se procede a verificar la

existencia de versiones del archivo en el árbol de carpetas o proyectos en el repositorio de control de versiones.

7.1.5 S i existe la versión del archivo en el repositorio entonces se procede a

recuperar el documento y copiarlo en el equipo local. A continuación se procede a realizar las modificaciones al documento y /o programa fuente.

7.1.6 S i no existe la versión del archivo en el repositorio entonces se procederá a

coordinar con el equipo de la OTI para definir la ubicación y el nombre de la nueva carpeta donde se almacenara el archivo o el proyecto dentro del repositorio de control de versiones.


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OTI-PR017 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 3


SISTEMA

7.2 Almacenamiento de la Documentación 7.2.1 En el caso de haber realizado la modificación al documento, el cual se obtuvo

del repositorio de archivos (ultima versión), se procederá a continuación a confirmarlo en el repositorio, es decir se actualizara en el mismo con la versión final modificada del documento y para ello hará uso del manual de la herramienta para el control y manejo de versiones.

7.2.2 En el caso de haber creado un nuevo documento debido a la no existencia del

mismo en el repositorio de archivos, se procederá a continuación a confirmarlo como la primera versión en el repositorio de archivos y para ello se procede a confirmar la creación de la carpeta o proyecto en el cual se almacenara el archivo creado haciendo uso del manual de la herramienta para el control y manejo de versiones.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF017-ControlVersiones.vsd


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OTI-PR017 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 3


SISTEMA


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OTI-PR018 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 3

PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL PRODUCTO INFORMÁTICO

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para detallar las acciones relacionadas que permitan el aseguramiento de la calidad del producto informático implementado.

2. ALCANCE

E l presente procedimiento será de cumplimiento por todo el personal de la Oficina de Tecnologías de Información (en adelante OTI) de la Autoridad P ortuaria Nacional.

3. DEFINICIONES

Documento de especificación de sistema: Se refiere al documento elaborado por el personal de de la OTI donde se especifica la funcionalidad con que contara el aplicativo a implementar. Documento de casos de prueba: Se refiere al documento elaborado por el personal de calidad de la OTI donde se especifica cada caso de prueba a efectuar en base al Documento de especificación de sistema.

4. BASE LEGAL


Guía para la implementación del SC I de las entidades del Estado RC – 458

– 2008 CG


5.1 Personal de desarrollo de la OTI es responsable de:

Implementar el producto informático.

5.2 Personal de calidad de la OTI es responsable de: Realizar las pruebas al producto informático elaborado.


Nombre Christian Villanueva Mariela Gutarra Cesar Talledo

Fecha 26.08.2011 11.09.2011 11.01.2012

Firma


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OTI-PR018 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 3



La OTI debe de instalar el producto informático en el ambiente de pruebas siguiendo los procedimientos y estándares de desarrollo para asegurar que la calidad del sistema desarrollado antes de su pase a producción.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Instalación del producto informático en el ambiente de pruebas 7.1.1 E l personal de calidad de la OTI recepciona el documento de especificación del sistema. 7.1.2 E l personal de calidad de la OTI procede a elaborar el documento de casos de

prueba (informe de pruebas) en función a la especificación de cada caso de uso que se encuentra detallado en el documento de especificación del sistema.

7.1.3 E l personal de desarrollo de de la OTI instala el producto en el ambiente de

pruebas el aplicativo siguiendo el procedimiento correspondiente para su implantación en pruebas.

7.2 Realización de pruebas 7.2.1 E l personal de calidad de de la OTI da inicio a las pruebas del producto

informático siguiendo lo detallado en el procedimiento “Realizar Pruebas usando casos de prueba de Sistema”.

7.2.2 S i se encuentran errores se clasifican según la severidad es decir bajo, medio

o alto y se registra el error en el reporte de pruebas. Al concluirse con cada uno de los casos de pruebas, se procederá a derivar el informe del mismo al personal de desarrollo de de la OTI encargado de la implementación del producto.

7.2.3 Una vez derivado el reporte de pruebas al personal de desarrollo, los errores

deben de ser corregidos tomando en cuenta el grado de severidad del error reportado, para que una vez realizada las correcciones nuevamente el personal de calidad continúe con sus casos de prueba.

7.2.4 De no encontrarse error alguno en las pruebas efectuadas, el personal de

calidad de de la OTI procede a dar la conformidad registrándolo en el reporte de pruebas e informando al personal de desarrollo la finalización del mismo.


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OTI-PR018 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 3



E l personal de calidad de la OTI debe de utilizar un criterio para clasificar el error según la severidad del mismo es decir clasificarlo como un error bajo, medio o alto.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF018-AseguramientoCalidad.vsd


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OTI-PR018 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 3


PROC EDIMIENTO Código Revisión AprobadoFecha Página

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OTI-PR0019 01 J efe OTI11.01.2012 1 de 20

GESTIÓN DE PROYECTOS

INFORMÁTICOS

1. OBJ ETIVO

Establecer las pautas y esquema de trabajo para la administración de proyectos de la Oficina de Tecnologías de Información (OTI) comprendidos en el P lan Operativo Institucional (P OI) de la Autoridad P ortuaria Nacional con la finalidad de asegurar el cumplimiento de sus objetivos.

2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser aplicado por todas las áreas de la AP N que se encuentren vinculadas con los cobros del derecho de vigencia anual de uso de área acuática y franja ribereña.

3. DEFINICIONES

OTI: Oficina de Tecnologías de Información.

POI: P lan Operativo Informático

FSI: Formato de solicitud de servicio informático.

Repositorio de proyectos: Herramienta que permite el almacenamiento de las carpetas o proyectos y los archivos que estos incluyen.

4. BASE LEGAL


Guía para la implementación del SC I de las entidades del Estado RC – 458

– 2008 CG

HERRAMIENTAS

Documentos de soporte (Adjunto en el anexo 1)

- Formato de F icha del proyecto - Formato de Acta de lanzamiento del proyecto - Formato de P lan de proyecto - Formato de Cronograma del proyecto - Formato de P lan de gestión de riesgos del proyecto - Formato de Informe de estado del proyecto - Formato de Actas de reunión - Formato de Actas de control de cambio - Formato de Acta de cierre del proyecto - Formato de Enunciado del alcance - Formato de P lan de gestión del alcance


Nombre Mariela Gutarra César Talledo César Talledo

Fecha 26.09.2011 10.10.2011 11.01.2012

Firma


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OTI-PR0019 01 J efe OTI11.01.2012 2 de 20


INFORMÁTICOS

- Formato de Diccionario de EDT (W BS - Formato de P lantilla de requerimiento de recursos - Formato de Lista de verificación de estimación de costos - Formato de P lan de gestión del costo - Formato de Descripción del rol - Formato de Matriz de asignación de responsabilidades - Formato de P lan de gestión de las comunicaciones - Formato de Identificación de riesgos – análisis FODA - Formato de P lan de gestión del riesgo - Formato de Registro de los riesgos del proyecto - Formato de Evaluación cualitativa de los riesgos del proyecto - Formato de P lan de gestión de las adquisiciones

Herramientas de software

- Microsoft W ord, Excel, Visio - Herramienta de gestión de requerimientos - P lataforma de Colaboración - Repositorio de gestión de procesos

REFERENCIAS

- Guía de los Fundamentos de la Dirección de P royectos (Guía del P MBOK )

- Fases de la gestión del proyecto del ciclo de vida de proyectos de desarrollo


5.1 J efe de P royecto, es responsable de la elaboración del plan de gestión del proyecto y cronograma del proyecto, de la gestión del proyecto, se encarga de mantener el progreso y la interacción de los equipos del proyecto; deberá encaminar el proyecto completo de principio a fin y asegurar que éste se realice.

5.2 Supervisor Soluciones TI, conduce la gestión de proyectos de tecnología de información provistas a las diversas unidades orgánicas de la AP N, mediante la administración de su cartera de proyectos, además dirige, gestiona y ejecuta los proyectos, es responsable de la Generación de los reportes semanales y de sus comentarios

5.3 Especialista en R iesgos, el rol de Especialista en R iesgos es responsable de la elaboración del plan de gestión de riesgos del proyecto.

5.4 Especialista en Soluciones TI, es responsable de ejecutar las acciones que permitan automatizar los procesos de las unidades orgánicas en la AP N, mantener los sistemas desarrollados, y participar en la formulación de los proyectos de soluciones de TI, asimismo de llevar a cabo el registro del avance diario de las actividades del proyecto, revisión de los reportes y envió de comentarios.


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INFORMÁTICOS

5.5 Director de la unidad organizacional solicitante, es responsable de presentar la

F icha de Formulación del P royecto a la OTI, asimismo facilita que todos los recursos de su dirección o unidad estén disponibles para la ejecución del proyecto, asimismo es responsable de la presentación del FS I aprobada según la norma, obtiene la aprobación de su unidad orgánica y facilita que todos los recursos de su área estén disponibles para la ejecución del proyecto.

5.6 J efe de Oficina TI, es responsable de la aprobación de la ficha de proyecto, lanzamiento del proyecto, ejecuta la reunión periódica de seguimiento y control, aprobación de actas de control de cambio y cierre de proyectos, también es responsable de la revisión de documentación y determinación de recursos necesarios, aprobación de planes del proyecto y también es responsable del análisis y evaluación de requerimientos de cambio, elaboración del acta de control de cambio y obtención de la conformidad del usuario sobre los requerimientos del proyecto.

5.7 Comité Control de Cambios, toman decisiones sobre la aprobación o rechazo, del Acta de Control de Cambios, son responsables de la Revisión y aprobación del Acta de Control de Cambios.


No aplica.

7. PROCEDIMIENTO

7.1 Inicio y planificación

1. E l jefe de proyecto realiza reunión de inicio de proyecto con la ficha de formulación de proyecto y el cronograma inicial. Al finalizar la reunión se emiten los siguientes documentos: el Acta de inicio y el Cronograma inicial revisado.

2. E l supervisor de soluciones de TI revisa y firma el Acta de inicio. 3. E l jefe de proyecto registra el Acta de inicio firmada (escaneada) y fuente en el

repositorio de P royectos. 4. E l jefe de proyecto elabora el plan del proyecto en el cual se definirá el

alcance, EDT, Estimación de tamaño y Esfuerzo (2da Estimación), Costos, Recursos, P lan de comunicaciones, Otros planes.

5. E l jefe de proyecto elabora y actualiza el EDT, así como el cronograma inicial revisado (definición de tareas, duración, fecha de inicio y fin, secuenciamiento, responsables) con el objetivo de obtener el cronograma de proyecto.

6. E l especialista en riesgos de TI Identifica los riesgos del proyecto en la Matriz de R iesgos y P roblemas del proyecto mediante el P lan de proyecto – sección P lan de Gestión de R iesgos.

7. E l especialista en soluciones TI revisa y verifica que el P lan de P royecto, y que el Cronograma cumpla con los estándares de la organización para obtener el P lan de proyecto y cronograma verificado.

8. Con los documentos: P lan de proyecto y cronograma verificado, el supervisor soluciones TI presenta y obtiene el compromiso del líder usuario del P lan y


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INFORMÁTICOS

Cronograma de proyecto, donde se obtiene el P lan de proyecto y cronograma aprobado.

9. E l jefe de proyecto registra el P lan y cronograma en los repositorios del proyecto.

7.2 Seguimiento y control de proyecto

10. E l supervisor soluciones TI genera los reportes semanales y publicación en el repositorio.

11. Mediante los reportes semanales, el especialista en soluciones TI revisa, analiza, comenta y elabora de comentarios, actualiza reportes en OCS y solicita observaciones a J efe de P royecto.

12. Con el Cronograma actualizado, Lista de R iesgos de P roblemas e indicadores de avance, el jefe de proyecto ejecuta la reunión con el equipo del proyecto para la evaluación del estado del proyecto. E l equipo del proyecto comunicará los problemas presentados en el proyecto con la finalidad de tomar las medidas correctivas necesarias y obtener la lista de R iesgos y P roblemas actualizados.

13. E l jefe de proyecto elabora y envía las observaciones sobre los reportes semanales comentados mediante correo.

14. E l jefe de proyecto revisar los comentarios y actualizar los reportes en el repositorio.

15. E l jefe de Oficina TI ejecuta la reunión Semanal con el especialista en soluciones TI donde se revisan problemas de los proyectos con el supervisor soluciones TI y J efe de Oficina TI.

16. E l jefe de proyecto actualiza y re planifica las tareas en el cronograma.17. Con la matriz de estimaciones, el jefe de proyecto registra las horas reales al

término de cada fase de ciclo de vida de proyecto y también registrar tamaño y esfuerzo real.

18. Mediante Lista de R iesgos y P roblemas actualizados, Indicadores de avance, Reportes Semanales Definitivos y F ichas de métricas, el jefe de proyecto recolecta los datos necesarios para las métricas que se muestran en el informe y también prepara el Reporte de Avance Mensual.

19. Con el cronograma y el plan, el jefe de proyecto evalúa las diferencias entre los recursos disponibles y estimados, esto puede implicar re planificar y evaluar impacto.

20. E l jefe de la Oficina TI ejecuta la reunión ejecutiva mensual de seguimiento y control con el reporte de avance mensual.

7.3 Gestión de cambio

21. Basado en la necesidad de solicitud de cambio (verbal, correo, memorando, etc), el jefe de proyecto registra el cambio y realiza en análisis de impacto del Cambio Evaluación de impacto y factibilidad, con el Usuario Líder y el J efe de P royecto: elabora la especificación del requerimiento con el objetivo de entender el cambio y evalúa el impacto, así como la elaboración del acta de Control de cambio en estado “pendiente”.

22. E l Comité Control cambios recibe el Acta de Control de Cambio “Pendiente” para la Revisión y formalización de pedido con el área usuaria colocar en elcampo estado del Acta de Control de Cambio “Aprobada”


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INFORMÁTICOS

23. E l Director o J efe de la Unidad orgánica solicitante evalúa si existe impacto

significativo en tiempo, costo y alcance, si la respuesta es si, continúa en la actividad 24, de lo contrario continúa en la actividad 25.

24. E l Director o J efe de la Unidad orgánica solicitante aprueba el Acta de Control de Cambio.

25. E l jefe de proyecto recibe el acta de Control de Cambio “aprobada” para re planificar el proyecto y actualizar documentos impactados.

7.4 Cierre del proyecto

26. E l jefe de proyecto realiza reunión para Recolectar Oportunidades de Mejora, Buenos E jemplos y Lecciones Aprendidas para la elaboración del Formato de Oportunidades de Mejora, Buenos E jemplos y Lecciones Aprendidas actualizados.

27. E l jefe de proyecto actualiza las bases de datos históricas en el Formato de Histórico-Estimaciones.

28. E l jefe de proyecto elabora Acta de C ierre del P royecto en base al P lan de proyecto, cronograma y el reporte de avance.

29. E l supervisor soluciones TI obtiene la conformidad del usuario para dar por cerrado el proyecto y emitir el acta de cierre.

30. E l jefe de la Oficina TI revisa, firma el Acta de C ierre del P royecto y Autoriza el registro en el Repositorio de P royectos, obteniendo el acta de inicio firmada.

31. E l jefe de proyecto registra Acta (escaneada) y fuente en el repositorio de P royectos

8. ANEXOS: 8.1 ANEXO 1. P lantillas de Gestión de proyectos: 110926 OTI-FMT-P lantillas-

Gestión-P royectos 8.2 ANEXO 2. Diagrama de F lujo: OTI-DF019-GestionP royectosTI


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OTI-PR0019 01 J efe OTI11.01.2012 6 de 20


INFORMÁTICOS

ANEXO 1


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OTI-PR0019 01 J efe OTI11.01.2012 7 de 20


INFORMÁTICOS

1. ENUNCIADO DEL ALCANCE

Nombre del Proyecto:

Preparado por:

Fecha: J ustificación del Proyecto: La necesidad del negocio que dio origen o necesidad del proyecto.

Descripción del producto: Un breve resumen de la descripción del producto

Entregables del Proyecto: Una lista de entregables a nivel resumen que será recibida por el cliente que deben estar terminados y cumplir a satisfacción los requerimientos que indiquen la terminación del proyecto.

Entregable 1

Entregable 2....

Entregable n

Límites del proyecto

Objetivos del Proyecto: Indicar los criterios cuantitativos que deben ser considerados para que el proyecto sea exitoso.

Objetivos de Costo (cuantificar el costo)

Objetivos de Cronograma (fechas de inicio y término)

Calidad (criterios que determinarán aceptación)

Alcance


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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 8 de 20


INFORMÁTICOS

OTI-PR019-GestionProyectosTI

2. PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE


Preparado por:

Fecha: 1. Describir cómo será administrado el alcance del Proyecto: 2. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cómo manejar los cambios, la

frecuencia e impacto de los mismos): 3. ¿Cómo los cambios al alcance, serán identificados y clasificados? 4. Describir cómo los cambios del alcance serán integrados al proyecto: 5. Comentarios adicionales:


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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 9 de 20


INFORMÁTICOS

OTI-P R019-GestionP royectosTI

3. DICCIONARIO DE EDT (WBS)


Preparado por:

Fecha:

Versión: DICCIONARIO DE EDT (WBS)

Cuenta de control:

Identificador del Entregable:

Nombre de entregable(s): Alcance del Trabajo:

Responsable: Duración estimada:

Fecha de Inicio:

Fecha de Término

Requisitos de calidad:

Otras referencias:

Hitos del cronograma:

DICCIONARIO DE EDT (WBS)

Cuenta de control:

Identificador del Entregable:

Nombre de entregable(s): Alcance del Trabajo:

Responsable: Duración estimada:

Fecha de Inicio:

Fecha de Término

Requisitos de calidad:

Otras referencias:

Hitos del cronograma:


: : : : :

OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 10 de 20


INFORMÁTICOS

4. PLANTILLA DE REQUERIMIENTO DE RECURSOS

Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha Entregable Actividad Recurso Cantidad %

asignación

Desde Hasta Observaciones


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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 11 de 20


INFORMÁTICOS

5. LISTA DE VERIFICACIÓN DE ESTIMACIÓN DE COSTOS


Preparado por:

Fecha: Asegurarse que todos los recursos necesarios sean tomados en consideración:

Administración del P royecto

P ersonal

Materiales

P roveedores

Viajes

P agos a consultores y otros servicios profesionales

Diversos (traslados, copias, mensajerías, etc.)

P lan de contingencia

Inflación Recomendaciones

Sea lo más específico posible, usar estimaciones, métricas para cuantificar los recursos que el proyecto requerirá.

Expresar los costos estimados en unidades monetarias

Asegúrese que las actividades consideradas en el proyecto, tienen costos potenciales involucrada en el proyecto, cuando considere un potencial costo

Asegurarse que las estimaciones o métricas muestren cantidades realistas para cada item de

costo, tales como número de horas/días por alquiler de equipo, número de trabajadores requeridos para realizar la construcción en horas/días y así por el estilo.


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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 12 de 20


INFORMÁTICOS

6. PLAN DE GESTIÓN DEL COSTO


Preparado por:

Fecha:

Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambios en el costo: Nombre Cargo Ubicación

Persona(s) que aprueba(n) requerimientos de cambios en costos: Nombre Cargo Ubicación

Razones aceptables para cambios en el Costo del Proyecto (por ejemplo: Aprobación de cambios en el alcance, incremento de costos en los materiales, etc.) : Describir como calcular e informar el impacto en el proyecto por el cambio en el costo ( tiempo, calidad, etc.): Describir como serán administrados los cambios en el costo:


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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 13 de 20


INFORMÁTICOS

7. DESCRIPCIÓN DEL ROL

Nombre del Proyecto: .

Preparado por:

Fecha:

Nombre del Rol: J efe de Analistas

Responsabilidades

Competencias Capacidades::

Conocimiento:

Habilidades

Autoridad Número

Estimado Fecha inicio Fecha de retiro Tiempo requerido


: : : : :

OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 14 de 20


INFORMÁTICOS

8. MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES

Entregable Rol 1 Rol 2 Rol 3 Rol 4 Rol 5 Rol 6 Rol 7 Rol 8

Entregable 1

Entregable 2

Entregable 3

Entregable 4

………….

Entregable N

Función que realiza el Rol en el entregable

R = Responsable Es el responsable del entregable

P = Participa P articipa en la construcción/elaboración del entregable

I = Informado Es informado del resultado del entregable

V = Verificación requerida P articipa en el control de calidad del entregable

O = Opinión requerida P articipa como Experto A =Autoriza Autoriza la entrega del entregable

F = Firma requerida E l entregable requiere su firma


: : : : :

OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 15 de 20


INFORMÁTICOS

9. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Nombre del proyecto: Preparado por: Fecha:

Información requerida

Responsable de elaborarlo

Para su entrega a los Stakeholders

Método de comunicación a

utilizar (escrito, email,

reuniones, presentación, etc.)

Descripción de la Comunicación

(contenido, formato, nivel de detalle, etc.)

Frecuencia Comentarios


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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 16 de 20


INFORMÁTICOS


10. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS – ANÁLISIS FODA


Preparado por:

Fecha: Fortalezas: (¿ Qué fortalezas potenciales existen acerca del proyecto, el equipo de proyecto, el patrocinador, la estructura de organización, el cliente, el cronograma del proyecto, el presupuesto de proyecto, el producto del proyecto, etc.?) 1. 2. 3. 4. 5. Debilidades: (¿ Qué debilidades potenciales existen acerca del proyecto, el equipo de proyecto, el patrocinador, la estructura de organización, el cliente, el cronograma del proyecto, el presupuesto de proyecto, el producto del proyecto, el etc.?) 1. 2. 3. 4. 5. Oportunidades: (¿ Qué oportunidades potenciales existen acerca del proyecto, los requerimientos del proyecto, los requerimientos del producto, el cronograma del proyecto, los recursos, la calidad, etc.?) 1. 2. 3. 4. 5. Amenazas: (¿ Qué potenciales amenazas existen acerca del proyecto, los requerimientos del proyecto, los requerimientos del producto, el cronograma del proyecto, los recursos, la calidad, etc.?) 1. 2. 3. 4. 5.


:::::

OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 17 de 20


INFORMÁTICOS


11. PLAN DE GESTIÓN DEL RIESGO


Preparado por:

Fecha:

Descripción de la metodología de gestión del riesgo a ser usada: Roles y responsabilidades Rol Responsabilidades Miembro(s) del equipo

Presupuesto: Frecuencia


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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 18 de 20


INFORMÁTICOS


12. REGISTRO DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO


Preparado por:

Fecha: NOTA: Enumere todos los riesgos identificados del proyecto dentro de cada categoría. C onserve esta información para su referencia a través del proceso de la gerencia de riesgo:

Riesgos técnicos 1. 2. 3. 4. 5. Riesgos de gestión 1. 2. 3. 4. 5. Riesgos organizacionales 1. 2. 3. 4. 5. Riesgos externos 1. 2. 3. 4. 5.


: : : : :

OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 19 de 20


INFORMÁTICOS


13. EVALUACIÓN CUALITATIVA DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO


Preparado por:

Fecha:

Riesgo Actual

Respuesta al riesgo

Acción a tomar Nuevo

Probabilidad

Impacto

Prioridad Probabilida

d Impact

o Prioridad

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0


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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 20 de 20


INFORMÁTICOS


14. PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES


Preparado por:

Fecha:

Recursos para las adquisiciones: Productos y servicios a contratar: Tipos de contrato a ser usados: Criterios de evaluación: Vendedores precalificados:


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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 21 de 20


INFORMÁTICOS


ANEXO 2


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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 22 de 20


INFORMÁTICOS



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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 23 de 20


INFORMÁTICOS



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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 24 de 20


INFORMÁTICOS



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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 25 de 20


INFORMÁTICOS



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OTI-PR0019 01 J efe OTI 11.01.2012 26 de 20


INFORMÁTICOS



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OTI-PR020 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 3

PROCEDIMIENTO PARA EL PASE A PRODUCCION DEL APLICATIVO

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para detallar las acciones relacionadas con el pase a producción del aplicativo de Oficina de Tecnología de información (OTI).

2. ALCANCE

Este procedimiento será de cumplimiento para la OTI. 3. DEFINICIONES

Documento instructivo del Pase a Producción: Se refiere al documento elaborado por el personal de la OTI donde se especifica a detalle los pasos a seguir para la instalación del producto informático elaborado en el ambiente de producción. E l Documento instructivo tendrá asignado una numeración correlativa por año o periodo. Formulario de Pase a Producción: Se refiere al documento elaborado por el personal de la OTI donde se hace mención al Documento Instructivo de P ase a P roducción.

4. BASE LEGAL



5. RESPONSABILIDADES 5.1 Mesa de Ayuda es responsable de:

Recepcionar los requerimientos y derivarlos al personal de OTI para su atención.



Fecha 07.11.2011 12.11.2011 11.01.2012

Firma


:::::

OTI-PR020 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 3


5.2 Personal de desarrollo es responsable de: Implementar e implantar el requerimiento informático solicitado.

5.3 Personal de Centro de Cómputo es responsable de: E jecutar el pase a producción del aplicativo a implantar.


E l área de sistemas debe de proporcionar un documento instructivo en el cual se detallara los pasos a seguir para la instalación del aplicativo en producción.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Inicio para el pase a Producción 7.1.1 E l personal de desarrollo de sistemas coordina con mesa de ayuda para

comunicar la fecha y hora que se implantara en producción el aplicativo a instalar.

7.1.2 S i el tipo de aplicativo a instalar es cliente/servidor el personal de desarrollo

redactara un documento instructivo del pase a producción en el cual se detallara cada paso o actividad a realizar siguiendo lo indicado dentro del procedimiento Interno para aplicaciones del tipo cliente/ servidor.

7.1.3 S i la aplicación es un aplicativo WEB, el personal de desarrollo redactara un

documento instructivo del pase a producción para este tipo de aplicaciones siguiendo también lo indicado dentro del procedimiento interno con que se cuenta.

7.1.4 E l personal de desarrollo redactara el formulario de pase a producción en el

cual deberá hacer mención al instructivo del pase definido tal como se indica líneas arriba.

7.1.5 E l personal de desarrollo coordina con mesa de Ayuda el pase a producción

próximo a ejecutarse en la fecha y hora programada. 7.1.6 E l personal de mesa de Ayuda comunica a los usuarios internos o externos que

se vean involucrados o afectados por el pase a producción para informarles que se llevara a cabo un cambio y corte del servicio WEB por motivos de actualización o instalación de un aplicativo nuevo. E l medio por el cual se les comunique a los usuarios deberá ser electrónicamente.


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OTI-PR020 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 3


7.2 Ejecutar el pase a producción

7.2.1 E l personal de centro de cómputo procede a ejecutar en la fecha y hora

establecía el pase a producción siguiendo lo indicado en el formulario de pase así como también lo señalado en el instructivo del pase.

7.2.2 E l personal de centro de cómputo encargado de ejecutar el pase a producción

comunica al personal de desarrollo la ejecución del pase realizado. S i la ejecución del pase produjo errores entonces se coordina con el responsable del desarrollo del aplicativo para que se subsane el error producido y se pueda continuar con la ejecución del pase. E l personal de desarrollo comunica y coordina con el responsable del centro de cómputo para superar el error generado.

7.2.3 E l personal del centro de cómputo continua con la ejecución del pase a

producción hasta finalizar la instalación sin que se reporten errores caso contrario se continúa con las coordinaciones con el personal de desarrollo.

7.2.4 De no presentarse errores al ejecutar el pase a producción el personal de desarrollo brinda la conformidad al personal del centro de cómputo por la finalización de la instalación.


E l instructivo del pase señalado en el presente procedimiento debe detallar los programas ejecutables, objetos de BD u otro componente que forman parte de la instalación del aplicativo.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF020-P aseP roduccion.vsd


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OTI-PR020 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 3



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OTI-PR020 01 J efe OTI 11.01.2012 5 de 3



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PROCEDIMIENTO PARA EL

DESARROLLO Y SEGUIMIENTO DE

LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN DE

SISTEMAS 1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para detallar las acciones relacionadas con la capacitación a los usuarios, con el propósito de fortalecer y explicar detalladamente aquellas funcionalidades del sistema en la cual los usuarios han reportado dudas o inquietudes de mejora.

2. ALCANCE E l presente procedimiento será de cumplimiento para todos los usuarios de la autoridad portuaria nacional, agentes marítimos, administradores portuarios y las autoridades competentes.

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. BASE LEGAL




Coordinador de sistemas: Es la persona del área de sistemas responsable de programar el viaje de capacitación que se brindaran a los usuarios del sistema. Personal asignado: Es la persona encargada de ejecutar la capacitación a los usuarios. Personal DIPLA: Es la persona encargada de recepcionar y autorizar la solicitud de certificación para los viajes de capacitación. Coordinador de oficina desconcentrada: Es la persona encargada de coordinar con el área de sistemas el plan de trabajo a ejecutarse para la capacitación. Gerente General: Es la persona encargada de autorizar la orden de viaje .


Nombre J uan Bengoa Mariela Gutarra César Talledo Fecha 13.09.2011 27.09.2011 11.01.2012 Firma


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OTI-PR021 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 3




SISTEMAS 6. CONDICIONES GENERALES

Las oficinas desconcentradas en coordinación conjunta con el área de sistemas son las responsables de realizar la capacitación a los usuarios.


1. E l coordinador de sistemas comunica a la oficina desconcentrada la ejecución

de una capacitación a los usuarios através de un plan de trabajo el cual detallara las actividades que se llevaran acabo en la OD.

2. E l personal de la oficina desconcentrada elabora un plan de trabajo para la

capacitación, el cual consistirá en el envío de oficios de invitación a los agentes, administradores portuarios y autoridades competentes y además proporcionara el lugar y equipos para su ejecución.

3. E l coordinador de sistemas envía un memo al personal de DIP LA solicitando

certificación para viajes de capacitación, en dicho documento se detallara los gastos que implicara el viaje, posterior a ello se registra através del sistema S IGA las ordenes de viaje y pasajes.

4. E l personal de DIP LA autoriza el certificado para viajes de capacitación.

5. E l coordinador de sistemas envía la orden de viaje a la Gerencia General para

la capacitación.

6. E l Gerente general autoriza la orden de viaje.

7. E l personal asignado a la capacitación prepara el ambiente de pruebas del sistema con las últimas funcionalidades, luego de ello se ejecuta la capacitación a los usuarios y además se recopila los requerimientos funcionales a las necesidades del usuario.

8. E l personal asignado a la capacitación genera un informe de viaje el cual

detallara los siguientes puntos:

1. P lan de trabajo que se ejecuto en la OD. 2. F irmas de los asistentes en la capacitación. 3. Requerimientos funcionales por parte de los usuarios. 4. P lan de trabajo que se llevara a cabo posterior a la capacitación.

9. E l personal asignado a la capacitación rendirá gastos de la orden de viaje.


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OTI-PR021 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 3




SISTEMAS ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

P ara el caso, si algunos usuarios no logren asistir a la capacitación entonces la Oficinadesconcentrada o el área usuaria deberá comunicarse con los mismos a fin de brindarles una inducción acerca de los temas que se desarrollaron en la capacitación.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF021-Capacitacion.vsd


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OTI-PR021 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 3




SISTEMAS


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OTI-PR022 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 3

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE INCIDENCIA PARA LOS SISTEMAS

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para detallar las acciones relacionadas con la atención de las incidencias por parte de los especialistas en sistemas.

2. ALCANCE

E l presente procedimiento será de cumplimiento para todo el personal de la OTI encargado del mantenimiento y soporte de los sistemas.

3. DEFINICIONES

Coordinador de mantenimiento de sistemas internos (Coordinador de Sistemas): Forma parte del grupo de Especialistas en S istemas.

Personal de mantenimiento de sistemas (Personal de Mantenimiento): Forma parte del grupo de Especialistas en S istemas.

Personal de Mesa de Ayuda: Es el personal de la OTI encargado de recibir y clasificar el caso del usuario.

4. BASE LEGAL



5. RESPONSABILIDADES 5.1. Coordinador de mantenimiento de sistemas internos (Coordinador de

Sistemas) es responsable de: Velar por la resolución de las incidencias relacionadas con los sistemas

informáticos internos; así como asignar el personal para su atención.

5.2. Especialista de Centro de Cómputo es responsable de: Dar mantenimiento y soporte a cualquiera de los servicios del centro de

cómputo: Servidores, Red Interna, Servidor de Aplicaciones y Base de datos.


Nombre Alexander Ramírez Mariela Gutarra Cesar Talledo

Fecha 11.11.2011 17.11.2011 11.01.2012

Firma


:::::

OTI-PR022 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 3


5.3. Personal de Mantenimiento de Sistemas (Personal de Mantenimiento) es responsable de: Modificar el sistema para asegurar su buen funcionamiento.

5.4. Personal de Mesa de Ayuda es responsable de:

Recibir y clasificar el caso del usuario. Asimismo, realiza la apertura del ticket de atención y su cierre respectivo.

6. CONDICIONES GENERALES Todo el personal de la OTI puede asumir la función de Mesa de Ayuda. 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1. Asignación de recursos 7.1.1 E l Coordinador de S istemas recibe el caso por parte del P ersonal de Mesa de

Ayuda. 7.1.2 E l Coordinador de S istemas analiza la incidencia.

Según el nivel de impacto que tiene la incidencia en el servicio o si la atención se está brindado en dentro horario de oficina o fuera de la misma, verifica si es de prioridad alta. En caso de ser de baja prioridad, el Coordinador de S istemas comunica al P ersonal de Mesa de Ayuda que la atención de la incidencia será atendida en una fecha u hora determinada. A su vez, el P ersonal de Mesa de Ayuda, le comunica esta información al usuario indicándole las razones del porque la atención fue postergada. S i el caso de ser de alta prioridad o si se cumplió tiempo de espera programado para la atención, el Coordinador de S istemas asigna y deriva la incidencia al P ersonal de Mantenimiento.

7.2. Atención de Incidencia 7.2.1 E l P ersonal de Mantenimiento recibe y analiza la incidencia para determinar su

origen usando las herramientas que posee. 7.2.2 S i la incidencia proviene de un mal funcionamiento del sistema informático,

entonces procede a brindar atención. 7.2.3 S i el origen de la incidencia proviene se alguno de los servicios proveídos por

centro de cómputo, entonces deriva la incidencia al Especialista de Centro de Cómputo con la información obtenida sobre el análisis del origen y espera la respuesta si los servicios operan con normalidad. E l Especialista de Centro de Cómputo continúa con el procedimiento Gestión para Continuidad de los Servicios ante una Incidencia.


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OTI-PR022 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 3


7.2.4 S i especialista de centro de cómputo que los servicios operan con normalidad,

entonces, el P ersonal de Mantenimiento vuelve a analizar el origen de la incidencia. En caso contrario, el P ersonal de Mantenimiento comunica al P ersonal de Mesa de Ayuda si los servicios se encuentran inoperativos, si requiere el corte de otros servicios y el tiempo estimado se su restauración; asimismo, el P ersonal de Mesa de Ayuda le comunica esta información al usuario que comunicó la incidencia y a los demás usuarios afectados.

7.2.5 Terminado el tiempo de restauración de servicios, el P ersonal de

Mantenimiento, recibe el informe de corte de servicio por parte del Especialista de Centro de Computo, el cual remite una copia al Coordinador de Mantenimiento. Además, comunica al P ersonal de Mesa de Ayuda que los servicios fueron restaurados, quien comunica solo a los usuarios afectados que los servicios se encuentran nuevamente operativos. Al usuario que presentó la incidencia, también, se le indica que se verificará si su caso fue absuelto.

7.2.6 Después de brindar la atención a la incidencia, el P ersonal de Mantenimiento

verifica si esta tiene solución. En caso que no tenga solución, plantea una solución alternativa. Luego, comunica a Mesa de Ayuda sobre la solución de la incidencia.

7.3. Gestión de la Continuidad 7.3.1 En caso que los servicios que los servicios del centro de cómputo no

funcionaran con normalidad y después de recibir y remitir una copia al Coordinador de Mantenimiento del informe de dicho corte, el P ersonal de Mantenimiento ingresa información del corte de servicio en el ticket de atención abierta por el P ersonal de Mesa de Ayuda.

7.3.2 E l P ersonal de Mantenimiento, registra los hitos de corte de servicio en el ticket

de atención.



8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF022-AtencionIncidencias


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OTI-PR022 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 3



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OTI-PR022 01 J efe OTI 11.01.2012 5 de 3



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OTI-PR022 01 J efe OTI 11.01.2012 6 de 3



:::::

OTI-PR023 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 2

CASOS DE PRUEBA DE SISTEMAS PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA

CALIDAD

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos para detallar las acciones relacionadas que permitan definir los casos de pruebas para el producto informático implementado.

2. ALCANCE

E l presente procedimiento será de cumplimiento por todo el personal de la OTI (OTI) de la Autoridad P ortuaria.

3. DEFINICIONES

Documento de especificación de sistema: Se refiere al documento elaborado por el personal de de la OTI donde se especifica la funcionalidad con que contara el aplicativo a implementar. Documento de casos de prueba: Se refiere al documento elaborado por el personal de calidad de la OTI donde se especifica cada caso de prueba a efectuar en base al Documento de especificación de sistema.

4. BASE LEGAL



5. RESPONSABILIDADES 5.1 Personal de calidad de la OTI es responsable de:

Realizar las pruebas al producto informático elaborado. 6. CONDICIONES GENERALES

E l personal de desarrollo de la OTI debe de instalar el producto informático en el ambiente de pruebas siguiendo los procedimientos establecidos antes de iniciar las pruebas al aplicativo respectivo.



Fecha 27.10.2011 11.11.2011 11.01.2012

Firma


:::::

OTI-PR023 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 2


CALIDAD


7.1 Definición de casos de prueba para el producto informático 7.1.1 E l informe de pruebas deberá incluir casos de prueba considerando data o

valores a ser ingresados para las pruebas para cada caso de uso a testear así como también los resultados esperados en función a los valores de pruebas establecidos.

7.1.2 Cabe indicar que los casos de pruebas deben hacer referencia a cada opción funcional o especificación funcional con la que cuenta el aplicativo a testear.

7.1.3 E l Informe de pruebas para cada caso a testear debe de incluir lo siguiente:

a) Valores de prueba b) Resultado Esperado c) Resultado obtenido(correcto o incorrecto) d) Estado del caso testeado(pendiente, concluido)

7.1.4 E l personal de calidad de la OTI procede con el inicio de las pruebas en función

a los casos definidos en el reporte de pruebas


E l personal de calidad de la OTI debe de indicar en el informe de pruebas el resultado obtenido por cada caso funcional probado según la especificación funcional del sistema.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF023-CasosP ruebaCalidad.vsd


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OTI-PR023 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 2


CALIDAD


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OTI-PR024 01 J efe OTI 11.01.2012 1 de 3

TERCERIZACIÓN DE SERVICIOS TI

1. OBJ ETIVO Ofrecer el servicio de Tercerización en la Oficina de Tecnología de la Información(OTI) nos permitirá para garantizar los siguientes aspectos: - Asegurar el funcionamiento correcto del sistema durante el máximo de horas

posibles. - Solucionar cualquier fallo que se produzca mediante actuaciones puntuales en

el menor tiempo posible. - P roponer y en su caso realizar actuaciones preventivas que aumenten la

seguridad del sistema y que minimicen el número de actuaciones posteriores. - Apoyar a la entidad en temas relacionados con las tecnologías de la

Información.

2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado para la Oficina de Tecnología de la Información de la AP N para determinar la necesidad de requerir un servicio de tercerización que permita un mejor control de las funciones de la oficina.

3. DEFINICIONES

Tercerización: Es una forma de organización empresarial que permite a una empresa llamada “principal”, encargar o delegar en un tercero (“empresas tercerizadoras”), el desarrollo de una o varias partes del proceso productivo principal. Normalmente se recurren a estas estrategias organizativas por razones de especialidad o costos.

4. BASE LEGAL

Ley Nº 29245: Ley que regula los servicios de Tercerización;

Decreto Legislativo Nº 1038: Ley que precisa los alcances de la norma sobre Tercerización;

Decreto Supremo Nº 006-2008-TR: Reglamento de la Ley de Tercerización;

Decreto Supremo Nº 003-2002-TR: Artículos 4, 4-A, 4-B Y 4-C Reglamento de la Ley de Intermediación Laboral referidos a la Tercerización de Servicios y sus normas modificatorias, Decreto Supremo Nº 008-2007-TR y 020-2007-TR.

Decreto Supremo Nº 010-2008-TR, que incorpora al Reglamento de la Ley de Tercerización varias disposiciones.


Nombre J ulio Martinez Mariela Gutarra Cesar Talledo

Fecha 29.10.2011 11.11.2011 11.01.2012

Firma


: : : : :

OTI-PR024 01 J efe OTI 11.01.2012 2 de 3


5. RESPONSABILIDADES 5.1 La Oficina de Tecnologías de la Información (OTI) es responsable de:

Aprobar la tercerización de un servicio, de acuerdo a las evaluaciones previas realizadas por la oficina.

5.2 La Oficina de Tecnologías de la Información (OTI) es responsable de:

Dar las conformidades de los servicios realizados para los pagos correspondientes y control del buen funcionamiento de equipos o sistemas.

5.3 El proveedor es responsable de:

Mantener el control y rápida solución de los servicios indicados en el contrato, incluyendo los posibles riesgos que puedan acontecer.


P rocedimientos para la gestión del proceso de contratación, convocatoria y buena pro son definidos por la Oficina General de Administración.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Definir las actividades del objeto del servicio

Las actividades centrales o clave son aquellas percibidas por los clientes como que agregan valor y por lo tanto son básicas para la competitividad de la empresa. Son aquellas que le permiten a la empresa diferenciarse de sus competidores, por ejemplo en la calidad de sus productos o servicios, su capacidad para reconocer las necesidades del mercado e innovar, o mantener una posición de bajos costos.

7.2 Detección de puntos críticos.

E l poder determinar qué puntos son críticos, tal como al detectar un fallo de las actividades del área, repercute de forma ostensible en el correcto funcionamiento de la entidad. La detección correcta de los puntos críticos es básica para poder aumentar la seguridad y la eficiencia del sistema.

7.3 Comparación de los costos entre “hacer y comprar”

Después de detectar los puntos críticos del sistema, es necesario determinar el costo de “comprar” lo cual no solamente implica considerar el precio del producto o servicio ofrecido por el proveedor sino identificar y medir todas las actividades y costos internos que se le generan a la empresa en caso de tercerizar.

7.4 Aprobación de la Gerencia General

De acuerdo a lo establecido se debe sustentar a la Alta Dirección el motivo por el cual se lleva dichas funcionalidades para un tercero. Una vez aprobado se


: : : : :

OTI-PR024 01 J efe OTI 11.01.2012 3 de 3


determinar los términos de referencia para el cual la empresa deberá cumplir con la entidad.

7.5 Gestión de proceso de contratación y convocatoria de postores.

Dichos procedimientos están definidos por la Oficina General de Administración y el área de Logística.

7.6 Generar informes mensuales de las incidencias y ocurrencias.

La empresa debe reportar informes y cuadros sobre las incidencias suscitadas en forma mensual. Con dicha documentación se sustentará las labores realizadas al personal.

7.7 Conformidad del servicio prestado.

La oficina de tecnología de la información generar un documento, que mediante el informe presentado por la empresa, sustenta la conformidad del pago requerido.

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS:

Acciones preventivas iniciales Del análisis de los puntos críticos del sistema recomendaremos una serie de mejoras a realizar de forma imprescindible para garantizar tanto el correcto funcionamiento de la instalación como la ejecución del programa de outsourcing. Estas actuaciones son condición imprescindible para la aceptación de los términos expuestos en el contrato.

Actuaciones de carácter preventivo

Analizadas las características del sistema, estudiaremos y desarrollare otras mejoras a realizar para incrementar la seguridad y la fiabilidad del sistema. Estas posibles mejoras serán expuestas a la entidad a lo largo de la duración del contrato para que sean consideradas y en su caso llevadas a término. Estas actuaciones nos facilitarán también las soluciones a posibles problemas que puedan surgir en el futuro.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo OTI-DF024-GestiónRequerimientosTerceros.vsd


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OTI-PR024 01 J efe OTI 11.01.2012 4 de 3



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PD-SD-PR001 00 SD 11.01.2012 1 de 5

REGISTRO Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS RECIBIDOS VIA

TRÁMITE DOCUMENTARIO

1. OBJ ETIVO

Establecer las normas sobre el procedimiento de registro y trámite de documentos recibidos vía trámite documentario.

2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser aplicado en el área de Trámite Documentario de la AP N.

3. DEFINICIONES

Documento: Medio de comunicación escrita que contiene información sobre un determinado asunto. Todos los documentos pertenecen a un determinado expediente.

Expediente: Es el conjunto de documentos pertenecientes a un mismo caso, tema o solicitud el cual es remitido para su atención

Transferir: Derivar y asignar la responsabilidad de un determinado expediente y documentos a otra área o usuario.

Tipo Documental: Es una unidad documental, producida por una actividad concreta, se caracteriza porque su formato, contenido informativo y soporte son homogéneos

Hoja de Ruta: Formato emitido por el sistema para conocer el historial y proveídos de un documento.

Cargo de Recepción: Formato emitido por el sistema en el que se consiga los datos del administrado, así como el detalle del proceso solicitado ante la entidad como constancia de su gestión respectiva. SIGED: S istema Informático de Gestión Documentaria de la Autoridad P ortuaria Nacional, dicho sistema permite visualizar la ruta o trazabilidad que siguen los documentos a través de la entidad en las diferentes etapas o fases del trámite documentario.

4. BASE LEGAL

Ley Nº 27444, Ley del P rocedimiento Administrativo General del 10.04.2001

Ley Nº 27943, Ley del S istema P ortuario Nacional. del 28.02.2003

CONTROL DE EMISIÓN


Nombre Fernando Soriano F . Soriano. – M.C . Escalante M. C ristina Escalante

Fecha 04.10.2011 02.01.2012

06.01.2012

Firma


: : : : :

PD-SD-PR001 00 SD 11.01.2012 2 de 5



Decreto Supremo Nº 003-2004-MTC. Reglamento de la Ley del S istema

P ortuario Nacional del 03.02.2004

Decreto Supremo Nº 034-2004-MTC, aprueba Reglamento de Organización y Funciones de la Autoridad P ortuaria Nacional del 03.02.2004

Decreto Supremo N° 016-2005-MTC, aprueban Texto Único de P rocedimientos Administrativos de la Autoridad P ortuaria Nacional del 20.01.2008

Resolución Ministerial Nº 061-2008-MTC/01, Modifican el Texto Único de P rocedimientos Administrativos de la AP N del 20.01.2008

Directiva Nº 001-AP N-GG-2011, Directiva de Normas y P rocedimientos de Tramite documentario de la Autoridad P ortuaria Nacional del 10.01.2011


E l personal de Trámite Documentario es responsable del cumplimiento de los procedimientos de registro y trámite de documentos recibidos vía Trámite Documentario.


6.1 La atención en el Área de Trámite Documentario será de 8:30 a.m. a 5:30 p.m. de

lunes a viernes 6.2 Trámite Documentario es la encargada de recibir, registrar y distribuir la

documentación que ingresa a la AP N remitida por personas naturales y/o jurídicas, organismos públicos y entidades privadas.

6.3 Todo sobre o valija que esté dirigida a cualquier funcionario o servidor de la AP N, será abierto por el Área de Trámite Documentario para el ingreso respectivo, a excepción de la documentación indicada en el numeral 6.4.

6.4 Todo sobre o valija recibida en el que conste la indicación expresa de P ersonal, Confidencial o Reservado deberá ser recepcionado para su registro y admisión en el S IGED, con un escrito en el que se indique su destino y clasificación. E l Área de Trámite Documentario no será responsable del contenido de dichos sobres o valijas.

6.5 La comunicación escrita que haya sido dirigida a un funcionario por razones del cargo, que por razones diversas ya no ocupa el mismo, deberá ser derivada al funcionario que está ejerciendo dicho puesto.

6.6 En el caso de la documentación proveniente del P oder J udicial, Ministerio P úblico o P olicía Nacional, la remisión a la UAJ se efectuará dentro de los 15 minutos siguientes a su registro.

6.7 En los casos en los que el S IGED no se encuentre operativo, se utilizará un sello de recepción para especificar la fecha y hora de registro. La revisión se efectuará en forma manual.

6.8 La distribución de todos los documentos, será necesariamente vía electrónica (S IGED). No se realizarán entregas físicas a excepción de documentos técnicos como procedimientos TUP A, planos, estudios, informes técnicos especializados (aquellos que excedan las 20 páginas) así como documentos referidos a las funciones administrativas de tesorería, contabilidad, recursos humanos y logística,


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tales como facturas, boletas, comprobantes de pago, cartas fianza, notas de venta, notas de crédito, recibos y demás documentos que la normativa inherente a los sistemas administrativos los exija en formato físico.

6.9 La distribución de documentos relacionados a contrataciones y adquisiciones también serán vía electrónica y a física. Se consideran dentro de este grupo las aprobaciones, certificaciones presupuestales, solicitud de P rogramación de Compromisos Anual (P CA), P lan Anual de Contrataciones (P AC), Términos de Referencia, Especificaciones Técnicas, Estructura de Costos, Conformidades, y todo documento que finalmente deba formar parte del expediente logístico. P ara efectos del cumplimiento de la Ley de Contrataciones respecto a la existencia física del expediente de contratación, la OGA imprimirá dichos documentos del S IGED a fin de adjuntarlos físicamente al expediente de contratación correspondiente.

6.10 E l expediente de contratación que se derive al comité especial permanente o ad hoc deberá entregarse físicamente para el procedimiento de convocatoria y buena pro correspondiente. Las propuestas técnicas, económicas, consultas y observaciones correspondientes a los procesos de selección deberán entregarse también físicamente; sin embargo, los documentos de remisión (memorandos o cartas) de los documentos indicados en el presente párrafo, deberán ser remitidos por el S IGED sin excepción.

6.11 Aquellos documentos que deban entregarse físicamente a las áreas, deberán ser distribuidos en un plazo no mayor a 2 horas de registrado en el S IGED.

6.12 La distribución de otros documentos externos (recibidos en Trámite Documentario) será a través del S IGED y físicamente para su resguardo por el área destino o usuaria. Las derivaciones posteriores serán realizadas electrónicamente, salvo lo dispuesto en los numerales precedentes.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.1 E l área de Trámite Documentario deberá registrar en el sistema todo documento

externo que se reciba y que se envía a otra área para su trámite correspondiente. 7.2 En el registro del documento se deberá especificar si éste pertenece a un

expediente en trámite, caso contrario se creará un nuevo expediente, para lo cual se deberá consignar el asunto del mismo. Se debe seleccionar además, el proceso al que pertenece dicho expediente. P ara el caso de los procedimientos administrativos TUP A, se verificará que el documento presentado por el administrado cumpla con los requisitos exigidos por el TUP A.

7.3 Luego se debe ingresar el tipo del documento, asunto, fecha, observaciones y número del documento. Asimismo, se deberá consignar el plazo de recepción de dicho documento.

7.4 Los plazos de atención para los procedimientos TUP A están definidos automáticamente en el sistema. P ara los demás procesos se establecerán plazos de acuerdo a la normativa vigente, o lo señalado en los documentos que se reciban o de acuerdo con los plazos que en forma coordinada establezcan las áreas y que hagan de conocimiento del administrador del sistema, para su incorporación en el sistema. De no darse alguna de las situaciones indicadas, el plazo que se establecerá de forma automática es de 7 días hábiles.

7.5 Seguidamente se registra el usuario (administrado, entidades públicas o privadas y público en general) quien envía el documento. S i el cliente no existe, se procederá a su registro, a efectos que pase a formar parte de la base de datos de la AP N.


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7.6 Se imprimirá un Cargo de Recepción (ver Anexo 1), el que incluye: el número de

registro del expediente, fecha, hora de recepción, número de folios, etc., y el cual será entregado al usuario.

7.7 E l Área de Trámite Documentario realizará el proceso de derivación documentaria al área competente para la atención del documento externo. P ara el caso de los procedimientos administrativos TUP A, la derivación es automática.

7.8 Una vez registrado el documento éste debe ser digitalizado y anexado al registro del documento previamente realizado.

7.9 E l expediente o documento quedará registrado en la bandeja de documentos para su transferencia correspondiente.

7.10 Tramite Documentario procederá a transferir el documento por medio del sistema S IGED.

7.11 E l Área de Trámite Documentario sólo estará habilitada para realizar la evaluación formal del escrito y no una evaluación de fondo sobre los escritos o la documentación presentada por el administrado. La evaluación formal consiste en informar al administrado cuáles son los requisitos que le faltan acompañar al escrito o formulario de acuerdo al TUP A o lo que señala el documento (como los anexos que adjuntan). Revisada la documentación, y observada la misma por no cumplir con los requerimientos, se dejará constancia en el cargo de recepción impreso para el administrado y en el sistema.

7.12 E l Área de Trámite Documentario, en un sólo acto y por única vez puede realizar las observaciones a los escritos o formularios presentados, por algún incumplimiento de requisitos que no puedan ser salvados de oficio, invitando al administrado a subsanarlo dentro un plazo de (2) dos días hábiles. Las observaciones deben anotarse bajo la firma del receptor en la solicitud y en la copia que conservará el administrado, con las indicaciones respectivas si las hubiere, señalando que, si así no lo hiciera se tendrá por no presentada su petición. En el escrito o formulario, no procede el cómputo de plazos para que opere el silencio administrativo positivo, ni tampoco para la aprobación automática del recurso y por ende el Área de Trámite Documentario no remitirá la solicitud o formulario a la dependencia competente mientras que se encuentre pendiente de subsanación.

7.13 Transcurrido el plazo de ley sin que el administrado haya subsanado la observación de la administración, se tendrá como no presentado el escrito o formulario y se le notificará a fin de que proceda a recogerlo en un plazo que no exceda los 30 días calendario, reembolsándose también los derechos de tramitación que abonó, paralo cual deberá realizar los procedimientos internos establecidos.

8. ANEXOS: 8.1 ANEXO 1: Cargo de recepción para el administrado


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ANEXO 1

Cargo de Recepción para el Administrado

1. Fecha de Ingreso 2. Número de Expediente 3. Tipo de Documento 4. Número de Documento 5. P roceso : TUP A o P roceso Ordinario 6. Remitente 7. Asunto 8. Observaciones: En caso de faltar documentos o alguna otra circunstancia que

amerite anotaciones adicionales.

AUTORIDAD PORTUARIA NACIONAL

CARGO DE RECEPCIÓN - TRÁMITE DOCUMENTARIO

La recepción del presente documento no significa la conformidad o aprobación del mismo

Fecha de ingreso: 11/10/2011 Hora: 4:50 P M

Número de Expediente: 201100046304

Tipo de Documento: CARTA

Número de Documento: 100

Proceso: Capacitación P BIP

Remitente: MARCONSULT

Asunto: Remiten Certificados del Curso P BIP 1 para su visto

Observaciones:

Estimado usuario si usted presenta un nuevo documento relacionado al documento ingresado (presente documento), deberá indicar que se trata del expediente Nº 201100046304, a fin de agilizar su trámite

Av. Santa Rosa 135 La Perla Callao Telf. 6309600www.apn.gob.pe


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REGISTRO Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS REMITIDOS VIA


1. OBJ ETIVO

Establecer las normas sobre el procedimiento de registro y trámite de documentos remitidos vía trámite documentario.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

Documento: Medio de comunicación escrita que contiene información sobre un determinado Asunto. Todos los documentos pertenecen a un determinado expediente.

Expediente: Es el conjunto de documentos pertenecientes a un mismo caso, tema o solicitud el cual es remitido para su atención

Transferir: Derivar y asignar la responsabilidad de un determinado expediente y documentos a otra área o usuario.

Tipo Documental: Es una unidad documental, producida por una actividad concreta, producida por una misma norma, se caracteriza porque su formato, contenido informativo y soporte son homogéneos

Hoja de Ruta: Formato emitido por el sistema para conocer el historial y proveídos de un documento.

SIGED: S istema Informático de Gestión Documentaria de la Autoridad P ortuaria Nacional, dicho sistema permite visualizar la ruta o trazabilidad que siguen los documentos a través de la entidad en las diferentes etapas o fases del trámite documentario.

4. BASE LEGAL


Ley Nº 27943, Ley del S istema P ortuario Nacional. del 28.02.2003

Decreto Supremo Nº 003-2004-MTC. Reglamento de la Ley del S istema P ortuario Nacional del 03.02.2003


CONTROL DE EMISIÓN


Nombre Fernando Soriano F . Soriano. – M.C . Escalante M. C ristina Escalante

Fecha 04.10.2011 02.01.2012 06.01.2012

Firma


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PD-SD-PR002 00 SD 11.01.2012 2 de 4



Decreto Supremo N° 016-2005-MTC, aprueban Texto Único de P rocedimientos Administrativos de la Autoridad P ortuaria Nacional del 20.01.2008

Resolución Ministerial Nº 061-2008-MTC/01, Modifican el Texto Único de P rocedimientos Administrativos de la AP N del 20.01.2008

Directiva Nº 001-AP N-GG-2011, Directiva de Normas y P rocedimientos de Tramite documentario de la Autoridad P ortuaria Nacional del 10.01.2011


E l P ersonal de Trámite Documentario es responsable del cumplimiento de los procedimientos de registro y tramite de documentos remitidos vía Trámite Documentario.


6.1 La atención en el Área de Trámite Documentario será de 8:30 a.m. a 5:30 p.m. de

lunes a viernes 6.2 Trámite Documentario es la encargada de remitir la documentación que egresa de

la AP N.

7. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y TRAMITE DE DOCUMENTOS REMITIDOS

7.1 La Dirección, Unidad o área registrará y adjuntará el documento (Oficio y/o Carta previamente digitalizado) en el SIGED y lo transferirá a Trámite Documentario.

7.2 E l área responsable de la emisión entregará también físicamente a Trámite Documentario el original de la documentación que se enviará hacia el administrado, entidad, empresa u otros.

7.3 E l Área de Trámite Documentario se hará cargo del envío del documento mediante Courier u otro medio de envío.

7.4 Al retornar el cargo de recepción del documento, Trámite Documentario digitalizará el cargo del documento y luego anexará dicho cargo al expediente que se encuentra como pendiente en la bandeja del sistema, el cargo físico de la documentación remitida deberá ser devuelto al área remitente, la misma que también deberá dejar constancia de su recepción en el cuaderno de control de envíos externos de trámite documentario.

7.5 E l Área de Trámite Documentario enviará electrónicamente por el S IGED el cargo de recepción digitalizado al área remitente, con copia al área responsable de la emisión, quienes podrán visualizar el cargo del documento para su posterior archivamiento de ser necesario.

7.6 E l Área de Trámite Documentario no puede modificar los documentos recibidos con ningún sello (como: COP IA, URGENTE, RESERVADO). P or esto, el área solicitante deberá de enviar la documentación, en las condiciones en las que deba ser remitida.

7.7 Los documentos de las diferentes áreas de la AP N que deban ser enviados a las distintas entidades locales y nacionales, se recibirán ordinariamente dos (2) veces


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al día, hasta las 10:00 a.m. y hasta las 3:15 p.m.; a fin de que puedan ser debidamente registrados en el cuaderno de control de mensajería de Trámite Documentario (ver Anexo 1) y entregados al servicio de mensajería.

7.8 Se coordinará con el servicio de mensajería contratado por la AP N, a fin de que recoja la documentación recibida en el día; entregándola con cargo, en el que constará el día y hora de entrega, así como el nombre de la persona que lo recibe.

7.9 Las áreas usuarias, previamente a la entrega a Trámite Documentario de la documentación a ser remitida fuera de la jurisdicción de Lima, deberán, en lo posible, remitir el documento escaneado vía correo electrónico o por fax, considerando algún imprevisto o demora que podría generarse en el envío a nivel nacional.

7.10 La remisión de documentación fuera del P erú, se realizará a través de la Empresa Courier Contratada u otra empresa, según sea el caso, para lo cual el área usuaria de la AP N, previa a la entrega del documento al Área de Trámite Documentario, enviará el documento escaneado vía correo electrónico o por fax.

8. ANEXOS: 8.1 ANEXO 1: Formato de Control de Mensajería de Trámite Documentario (en

cuaderno de control)


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ANEXO 1

Cuaderno de Control de Mensajería de Trámite Documentario

FORMATO CÓDIGO: PD-SD-PR002

Control de Mensajería de TrámiteDocumentario

CÓDIGO

Documento (Número, dirigido aAsunto)

Fecha y Nombre de

quien entrega

Courier (Nombre y Fecha de

Recepción)

Courier (Nombre y Fecha de

Devolución)

Devolución al área remitente (Nombre y Fecha)


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ATENCIÓN VÍA LIBRO DE RECLAMACIONES

1. OBJ ETIVO

Establecer las normas sobre el procedimiento de atención vía el Libro de Reclamaciones de la AP N.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

Libro de Reclamaciones: Documento mediante el cual los usuarios podrán formular sus reclamos, debiendo consignar además información relativa a su entidad y aquella otra información necesaria a efectos de dar respuesta al reclamo formulado.

Usuario: P ersona natural o J urídica que acude a una entidad pública a ejercer alguno de sus derechos establecidos en la Ley o presentar reclamo por mala atención o atención indebida/inoportuna que realice la administración pública.

Reclamo: Expresión de insatisfacción o disconformidad de usuario respecto de un servicio de atención brindado por la entidad pública.

4. BASE LEGAL

Ley Nº 27943, Ley del S istema P ortuario Nacional del 28.02.2003

Decreto Supremo Nº 003-2004-MTC. Reglamento de la Ley del S istema P ortuario Nacional del 03.02.2004



Decreto Supremo Nº 042-2011-P CM, Obligación de las Entidades del Sector P úblico de contar con un Libro de Reclamaciones del 07.05.2011


E l Responsable del Libro de Reclamaciones y el personal de Trámite Documentario son responsables del cumplimiento del procedimiento de atención vía el Libro de Reclamaciones de la AP N, así como también las áreas responsables de la atención o servicio motivo de reclamo.

_ _ _________________________________________________________________

CONTROL DE EMISIÓN


Nombre Fernando Soriano F . Soriano - M.C . Escalante M. C ristina Escalante

Fecha 04.10.2011 02.01.2012 06.01.2012

Firma


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PD-SD-PR003 00 SD 11.01.2012 2 de 6



No aplica.

7. PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN VÍA LIBRO DE RECLAMACIONES

7.1 E l área de Trámite Documentario entregará el Libro de Reclamaciones al usuario para que formule su reclamación, llenando la hoja de reclamación que estará numerada correlativamente por año (Anexo 1).

7.2 Entregará una copia de la hoja de reclamación con sello de recibido, consignando fecha, hora y constancia de entregado.

7.3 Escaneará la hoja de reclamación y la deriva vía correo electrónico a la responsable del Libro de Reclamaciones.

7.4 E l Responsable del Libro de Reclamaciones (para el caso de la AP N la Secretaria del Directorio) deriva por correo electrónico al Responsable del área sobre la cual recae la reclamación consignada en la hoja tramitada.

7.5 E l Responsable de Área informa al responsable del Libro de Reclamaciones en un plazo no mayor de 20 días hábiles de recibido el correo sobre los hechos, sucesos o regulación materia de reclamación por parte del administrado, pudiendo efectuarlas coordinaciones que considere con otras áreas de la AP N, indicando, de ser el caso, las medidas adoptadas o propuestas para evitar el acontecimiento de hecho similar en el futuro.

7.6 E l Responsable del Libro de Reclamaciones elabora el proyecto de Carta respuesta a ser remitido al usuario por el Gerente General, la misma que será enviada por trámite regular o por correo electrónico en un plazo no mayor de 30 días hábiles de presentada la hoja de reclamación.

7.7 E l responsable del Libro de Reclamaciones llenará el formato de la hoja de reclamación indicando las acciones tomadas por la entidad.

7.8 Cuando se trate de un reclamo en las OODD, el Responsable de Trámite Documentario en OODD, entregará el Libro de Reclamaciones al usuario para que formule su reclamación, llenando la hoja de reclamación que estará numerada correlativamente por año.

7.9 Luego el Responsable de Trámite Documentario en OODD, entregará una copia de la hoja de reclamación con sello de recibido, consignando fecha, hora y constancia de entregado.

7.10 P osteriormente, el Responsable de Trámite Documentario en OODD, escaneará la hoja de reclamación y la envía vía correo electrónico al responsable del Libro de Reclamaciones de la OODD, con copia al responsable del Libro de Reclamacionesde la Sede Central.

7.11 E l responsable de la OODD, evalúa el reclamo en un plazo no mayor de 20 días hábiles de recibido e informa al responsable del Libro de Reclamaciones, de la Sede Central, sobre los hechos, sucesos o regulación materia de reclamación por parte del administrado, pudiendo efectuar las coordinaciones que considere con otras áreas de la AP N, indicando, de ser el caso, las medidas adoptadas o propuestas para evitar el acontecimiento de hecho similar en el futuro.

7.12 E l Responsable del Libro de Reclamaciones de la Sede Central elabora el proyecto de Carta respuesta a ser remitido al usuario por el Gerente General, copia al responsable del Libro de Reclamaciones de la OODD, la misma que será enviada


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por trámite regular o por correo electrónico en un plazo no mayor de 30 días hábiles de presentada la hoja de reclamación.

7.13 E l responsable del Libro de Reclamaciones de la OODD llenará el formato de la hoja de reclamación indicando las acciones tomadas por la entidad.

7.14 Mensualmente debe sellarse en la parte posterior de la hoja correspondiente al mes con el sello en el que se indica que no se ha recibido ninguna reclamación en ese periodo.

8. ANEXOS: 8.1 ANEXO 1: Formato de Hoja de Reclamación del Libro de Reclamaciones 8.2 ANEXO 2: Diagrama de flujo de atención vía Libro de Reclamaciones 8.3 ANEXO 3: Sello de no haber recibido ninguna reclamación en el mes.


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ANEXO 1

Formato de Hoja de Reclamación del Libro de Reclamaciones


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AD

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ANEXO 2 F lujo de atención vía Libro de Reclamaciones


: : : : :

PD-SD-PR003 00 SD 11.01.2012 6 de 6


ANEXO 3

Sello de no haber recibido ninguna reclamación en el mes

Se deja constancia que en el mes de _______________________ de _________ , no se han registrado reclamos en este L ibro de Reclamaciones.

______________________________ Firma de Responsable

Callao, _______ de ____________ de ______________


: : : : :

PD-SD-PR004 00 SD 11.01.2012 1 de 6

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS FÍSICOS

1. OBJ ETIVO

Establecer las normas sobre los procedimientos de organización de documentos de archivo y bienes bibliográficos de la entidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser aplicado en el área de archivo central de la AP N.

3. DEFINICIONES

Archivo Central: Unidad administrativa que está formada por la documentación proveniente de las transferencias recibidas de las diferentes oficinas de la institución. Este archivo centraliza la documentación que ya no es objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero cuyo valor administrativo aún no ha prescrito, y todavía podría ser objeto de consultas por parte de la administración o de la ciudadanía.

Balda: Anaquel horizontal de estantería o armario

Bienes Bibliográficos: son el resultado de reunir documentos creados como fruto del saber y destinados a la difusión, son el producto de colecciones. Cada libro es una unidad en si mismo, no necesita el contexto para tener su valor. Son productos de la creación e investigación.

Clasificación: Clasificar los documentos significa separarlos o dividirlos en clases o grupos de documentos correspondientes a las áreas teniendo en cuenta la estructura orgánica de la institución y/o funciones desarrolladas en dicha área.

Cronograma de Transferencia de Documentos: Documento de gestión aprobado por la Alta Dirección, que establece el orden y los plazos para el desarrollo de la transferencia de documentos al archivo central, al vencimiento de los plazos de retención definidos en el P CD (P rograma de Control de Documentos de la AP N).

Descripción: Tarea que consiste en identificar, analizar y determinar las características de los documentos y reflejarlos en instrumentos de control (inventarios, guías, catálogos) a fin de conocer, localizar y controlar la documentación de una institución.

Documento de Archivo: Son aquellos que han sido producidos, recibidos y conservados de manera espontánea por una oficina o institución y contiene e información relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que la institución desarrolla. Se caracterizan por ser originales.

Documento de Valor Temporal: P or su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia. Carecen de valor al cumplirse su fin administrativo, fiscal, contable, legal, administrativo y otros que los originaron.

CONTROL DE EMISIÓN


Nombre Fernando Soriano F . Soriano – M.C . Escalante M. C ristina Escalante

Fecha 04.10.2011 02.01.2012 06.01.2012

Firma


: : : : :

PD-SD-PR004 00 SD 11.01.2012 2 de 6


Documento de Valor Permanente: Aquellos que son indispensables para la entidad de origen o para otras entidades, E jemplos: referentes a la protección de derechos ciudadanos, los que reflejan la evolución de la entidad (atribuciones, funciones, estructura, procedimientos, etc.), los que aportan al estudio y la investigación.

Expediente: Es una serie ordenada de actuaciones administrativas plasmadas en documentos, correspondientes a un mismo asunto.

Inventario de Series Documentales: Instrumento que sirve para describir las series documentales así como para identificar sus periodos de retención en cada nivel de archivo.

Ordenación: Tarea que consiste en unir y relacionar los elementos de cada grupo documental, mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, etc.

Organización: Es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.

Pieza Documental: Unidad Documental físicamente separable, integrada por uno o varios documentos reunidos físicamente de manera que pueden tratarse como unidad. Es un documento individual que integra la serie. Es la unidad archivística mínima que se constituye por un solo documento completo. P ieza documental compuesta: un legajo, un expediente, etc. P ieza documental simple: Una carta, un informe, un recibo, etc.

Principio de Orden Original: P rincipio básico de la archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.

Principio de Procedencia: P rincipio básico de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros.

Serie Documental: Está constituida por los documentos producidos o recibidos por una oficina o unidad orgánica en cumplimiento de sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados , utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad.

Signar: consiste en asignarle a los documentos, símbolos de codificación para su identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). P ueden emplearse letras o números o la combinación de ambos.

Unidad de Instalación o Archivamiento: Generalmente cualquiera de las agrupaciones documentales homogéneas, destinadas a su custodia en los repositorios del archivo (caja, legajo, carpeta, libro, etc.).

4. BASE LEGAL

Constitución P olítica del P erú. Art. Nº 21.

Ley Nº 28296 “Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación” del 21.07.2002


: : : : :

PD-SD-PR004 00 SD 11.01.2012 3 de 6


Decreto Ley Nº 19414. “Ley de Defensa, conservación e Incremento del

P atrimonio Documental de la Nación del 16.05.1972

Ley Nº 25323 “Ley del Sistema Nacional de Archivos”. del 01.06.1991

Resolución J efatural Nº 073 – 85-AGN/J. “Normas Generales del S istema Nacional de Archivos” del 31.05.1985

Resolución J efatural Nº 076 – 2008-AGN/J. “Reglamento de Aplicaciones de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del P atrimonio Documental Archivístico y cultural de la Nación” del 14.02.2008

Directiva Nº 005-2008-AGN/DNDAAI “Normas para la Foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos Integrantes del sistema Nacional de Archivos” del 19.09.2008

Resolución de Gerencia General Nº 077 – 2011-APN/GG. “Resolución que aprueba el P rograma de Control de Documentos de la Autoridad portuaria Nacional” del 16.02.2011

Directiva Nº 005-AP N/GG-2010 “Directiva de Organización y Custodia de Bienes Bibliográficos y Documentos de Archivo de la Autoridad P ortuaria Nacional” del 21.10.2010


E l Área de Archivo Central es responsable de efectuar el acopio de la documentación procedente mediante la transferencia de documentos de las diferentes áreas de la AP N, sede central y oficinas desconcentradas a nivel nacional, al archivo central. Dicha transferencia de realiza de acuerdo al Cronograma de Transferencia Anual.


No aplica.

7. PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

7.1 Clasificación y Ordenamiento de Documentos de Archivo

La clasificación de los documentos en el archivo central se regirá por el principio de procedencia administrativa y el principio de orden original. De acuerdo a dichos principios, la clasificación se hará respetando la unidad orgánica de origen de los documentos manteniendo el orden que se les dio en ella. Se procede a separar la documentación de acuerdo al área que la originó.

7.2 Agrupación por Series Documentales

La documentación será agrupada por series documentales, las que han sido aprobadas para las diferentes áreas de la entidad, mediante el P CD (P rograma de Control de Documentos de la AP N). Al interior de dicha series, se han de ordenar las piezas documentales, de acuerdo al principio de orden original, es decir en el orden numérico, alfabético o cronológico que se les dio en el área de procedencia.


: : : : :

PD-SD-PR004 00 SD 11.01.2012 4 de 6


7.3 Instalación de unidades de Archivamiento y Signatura

Se procede a colocar las piezas documentales en cajas archiveras estándar (la AP N a confeccionado cajas especiales para dicho propósito), luego se procede a signar las cajas de acuerdo al detalle del Anexo 1. F inalmente las cajas archiveras son colocadas en las estanterías metálicas corredizas del Archivo Central.

7.4 Ingreso en el Módulo de Archivo Central

Toda la documentación debe ser registrada en el módulo de Archivo Central señalando la estantería, lado, balda y posición en esta última.

7.5 Ordenamiento de Material Bibliográfico

E l material bibliográfico forrado será rotulado de acuerdo a los temas de contenido o materias generales, pudiendo ser por ejemplo Contabilidad, puertos del P erú, lenguaje, etc. Luego será signado de acuerdo al detalle del anexo 2 y ubicado en los libreros del archivo central, posteriormente será ingresado en el módulo del sistema de archivo central.

8. ANEXOS: 8.1 ANEXO 1: Lomo de cajas archiveras del archivo central 8.2 ANEXO 2: Lomo material bibliográfico


: : : : :

PD-SD-PR004 00 SD 11.01.2012 5 de 6


ANEXO 1

Lomo de Caja Archivera

1. Área o unidad orgánica de procedencia 2. Serie Documental (Tipo documental: de ser el caso) 3. Numeración correlativa 4. Fechas Extremas 5. Año 6. Código del área de procedencia

GERENCIA GENERAL

CORRESPONDENCIA (REMITIDOS)

OFICIOS

Nº : 175 – 310

FECHAS: 19 de Mar al 21 de May

2007

GG/04.4


: : : : :

PD-SD-PR004 00 SD 11.01.2012 6 de 6


ANEXO 2

Lomo de Material Bibliográfico (Adhesivo pequeño que se coloca en la parte inferior del lomo)

CONTA-01 MATE-01 MA

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Modelo 1 Modelo 2 Modelo 3


: : : : :

PD-SD-PR005 00 SD 11.01.2012 1 de 5

PRESTACIÓN DE SERVICOS DE INFORMACIÓN DEL ARCHIVO

CENTRAL

1. OBJ ETIVO

Establecer las normas sobre los procedimientos de prestación de servicios del Archivo Central.

2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser aplicado en el área de archivo central de la AP N.

3. DEFINICIONES

Archivo Central: Unidad administrativa que está formada por la documentación proveniente de las transferencias recibidas de las diferentes oficinas de la institución. Este archivo centraliza la documentación que ya no es objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero cuyo valor administrativo aún no ha concluido, y todavía podría ser objeto de consultas por parte de la administración o de la ciudadanía.

Balda: Anaquel horizontal de estantería o armario

Bienes Bibliográficos: son el resultado de reunir documentos creados como fruto del saber y destinados a la difusión, son el producto de colecciones. Cada libro es una unidad en si mismo, no necesita el contexto para tener su valor. Son productos de la creación e investigación.

Documento de Archivo: Son aquellos que han sido producidos, recibidos y conservados de manera espontánea por una oficina o institución y contiene e información relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que la institución desarrolla. Se caracterizan por ser originales.

Expediente: Es una serie ordenada de actuaciones administrativas plasmadas en documentos, correspondientes a un mismo asunto.

Inventario de Series Documentales: Instrumento que sirve para describir las series documentales así como para identificar sus periodos de retención en cada nivel de archivo.

Ordenación: Tarea que consiste en unir y relacionar los elementos de cada grupo documental, mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, etc.

Organización: Es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.

CONTROL DE EMISIÓN


Nombre Fernando Soriano F . Soriano – M. C . Escalante M. C ristina Escalante

Fecha 04.10.2011 02.01.2012 06.01.2012

Firma


: : : : :

PD-SD-PR005 00 SD 11.01.2012 2 de 5


CENTRAL

Pieza Documental: Unidad Documental físicamente separable, integrada por uno o varios documentos reunidos físicamente de manera que pueden tratarse como unidad. Es un documento individual que integra la serie. Es la unidad archivística mínima que se constituye por un solo documento completo. P ieza documental compuesta: un legajo, un expediente, etc. P ieza documental simple: Una carta, un informe, un recibo, etc.

Principio de Orden Original: P rincipio básico de la archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.

Principio de Procedencia: P rincipio básico de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros.

Serie Documental: Está constituida por los documentos producidos o recibidos por una oficina o unidad orgánica en cumplimiento de sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados , utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad.

Signar: consiste en asignarle a los documentos, símbolos de codificación para su identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). P ueden emplearse letras o números o la combinación de ambos.

Unidad de Instalación o Archivamiento: Generalmente cualquiera de las agrupaciones documentales homogéneas, destinadas a su custodia en los repositorios del archivo (caja, legajo, carpeta, libro, etc.).

4. BASE LEGAL

Constitución P olítica del P erú. Art. Nº 21.

Ley Nº 28296 “Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación” del 21.07.2012

Decreto Ley Nº 19414. “Ley de Defensa, conservación e Incremento del P atrimonio Documental de la Nación del 16.05.1972

Ley Nº 25323 “Ley del Sistema Nacional de Archivos” del 01.06.1991

Resolución J efatural Nº 073 – 85-AGN/J. “Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos” del 31.05.1985

Resolución J efatural Nº 076 – 2008-AGN/J. “Reglamento de Aplicaciones de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del P atrimonio Documental Archivístico y cultural de la Nación” del 14.02.2008

Directiva Nº 005-2008-AGN/DNDAAI “Normas para la Foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos Integrantes del sistema Nacional de Archivos” del 19.09.2008

Directiva Nº 077 – 2011-APN/GG. “Resolución que aprueba el P rograma de Control de Documentos de la Autoridad portuaria Nacional” del 16.02.2011

Directiva Nº 005-AP N/GG-2010 “Directiva de Organización y Custodia de Bienes Bibliográficos y Documentos de Archivo de la Autoridad P ortuaria Nacional” del 21.10.2010


: : : : :

PD-SD-PR005 00 SD 11.01.2012 3 de 5


CENTRAL


E l área de archivo central es responsable de brindar los diferentes servicios de información que posee la AP N, sea documentos de archivo o bienes bibliográficos.


No aplica.

7. PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

7.1 La prestación de servicios de información que brinda el archivo central de la AP N es una actividad a través de la cual se pone a disposición de los usuarios, los recursos de información de la institución pudiendo ser: Documentos de Archivo Material Bibliográfico

7.2 E l archivo central, a solicitud de los interesados brindará los servicios a través de las modalidades de consulta, copia y préstamo.

7.3 Los documentos o material bibliográfico podrán ser revisados por el solicitante, en el mismo ambiente del Archivo Central, bajo la modalidad de consulta, también podrán ser trasladados a sus oficinas bajo la modalidad de préstamo, por un periodo máximo de 15 días útiles, plazo que podrá prorrogarse previa coordinación con el encargado del archivo central.

7.4 E l usuario formulará su solicitud de recurso de información vía correo electrónico en el que consignará la descripción del recurso de información solicitado (documento de archivo/material bibliográfico), tales como tipo de documento, número dedocumento/expediente, fecha, área, etc.

7.5 E l personal del Archivo Central registrará dicha solicitud en los campos predeterminados en el módulo del archivo central según se muestra la imagen de la pantalla del Anexo 1.

7.6 E l personal del Archivo Central procederá a ubicar el recurso de información de acuerdo a la descripción proporcionada por el usuario. En los campos predeterminados en el módulo del archivo central según se muestra la imagen de la pantalla del Anexo 2.

7.7 Luego de ubicar en el sistema el recurso de información requerido el personal del archivo central entrega dicho material al usuario.

8. ANEXOS: 8.1 ANEXO 1: Registro de P réstamo 8.2 ANEXO 2: Búsqueda de Documentos por Caja


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PD-SD-PR005 00 SD 11.01.2012 4 de 5


CENTRAL

ANEXO 1 Registro de P réstamo


: : : : :

PD-SD-PR005 00 SD 11.01.2012 5 de 5


CENTRAL

ANEXO 2 Búsqueda de Documentos por Caja


: : : : :

UAJ -PR001 00 J -UAJ 13.01.2012 1 de 3

EMISIÓN DE OPINIÓN LEGAL

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos a seguir para la elaboración de los Informes Legales de la Unidad de Asesoría J urídica, para la emisión de las opiniones legales requeridas por las áreas internas de la Autoridad P ortuaria Nacional (AP N) y usuarios externos.

2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser aplicado por todos los integrantes de la Unidad de Asesoría J urídica para la emisión de los Informes Legales correspondientes.

3. DEFINICIONES

Áreas internas: Órganos de la Alta Dirección, Órganos Consultivos, Órganos de Control, Órganos de Apoyo, Órganos de Línea de la AP N, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la AP N. Opinión Legal: Análisis jurídico de la controversia o problemática propuesta. Informe Legal: Es el informe elaborado por la Unidad de Asesoría J urídica, mediante el cual se emite la opinión legal requerida. Usuarios externos: Entidades públicas, administrados, entre otros.

4. BASE LEGAL

Ley Nº 27444, Ley de P rocedimiento Administrativo General. Ley Nº 27943, Ley del S istema P ortuario Nacional. Decreto Supremo Nº 003-2004-MTC, Reglamento de la Ley del S istema

P ortuario Nacional. Decreto Supremo Nº 034-2004-MTC, Reglamento de Organización y Funciones

de la Autoridad P ortuaria Nacional. Dispositivos legales vinculados con el ámbito marítimo-portuario y normas

generales.

5. RESPONSABILIDADES 5.1 La Unidad de Asesoría J urídica (UAJ ) es un órgano de asesoramiento, dependiente

de la Gerencia General, encargado de prestar asesoramiento jurídico a la AP N. Responsable de emitir la opinión legal que le sea requerida a través del Informe Legal correspondiente.


No aplica.

CONTROL DE EMISIÓN


Nombre Claudia Venegas Charles Camacho Guillermo Bouroncle

Fecha 08.11.2011 10.01.2012 13.01.2012

Firma


: : : : :

UAJ -PR001 00 J -UAJ 13.01.2012 2 de 3


7. PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE INFORME LEGAL 7.1 Una vez efectuado el requerimiento por un área interna de la AP N o un usuario

externo, el J efe de la Unidad de Asesoría J urídica delegará el requerimiento efectuado a un miembro de la Unidad, para el análisis correspondiente.

7.2 E l personal de UAJ encargado de emitir la opinión legal correspondiente, efectuará

el análisis requerido, elaborando para ello el Informe Legal. E l Informe Legal deberá comprender la siguiente información:

Antecedentes Base Legal Análisis Conclusiones y Recomendaciones

7.3 Al contarse con el Informe Legal, el J efe de la Unidad de Asesoría J urídica,

procederá a hacerlo suyo o efectuar las modificaciones o precisiones correspondientes. F inalmente, procederá a suscribirlo y remitirlo al área interna o usuario externo a través de las vías establecidas.

7.4 En el caso de opiniones legales requeridas por usuarios externos, se remitirá la

misma a través de la Gerencia General o la P residencia de Directorio de la AP N, según corresponda o haya sido efectuado el requerimiento.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo Emisión de Opinión Legal


: : : : :

UAJ -PR001 00 J -UAJ 13.01.2012 3 de 3


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ANEXO 1 Diagrama de Flujo Emisión de Opinión Legal


: : : : :

UAJ -PR002 00 J -UAJ 13.01.2012 1 de 3

IDENTIFICACIÓN Y REVISIÓN DE

NORMAS LEGALES

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos a seguir para la revisión e identificación de las normas legales que se publican en el diario oficial E l P eruano.

2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por todas las personas de la Unidad de Asesoría J urídica que se encuentren vinculadas a la revisión e identificación de normas legales.

3. DEFINICIONES

Informe Legal: Es el Informe elaborado por la Unidad de Asesoría J urídica (UAJ ), mediante el cual se evalúa y emite opinión respecto de las normas legalespublicadas en el diario oficial E l P eruano que ameriten un determinado análisis legal, por indicación de la Alta Dirección o del J efe de la Unidad de Asesoría J urídica. Informe Técnico: Es el Informe elaborado por el área técnica correspondiente, en caso lo amerite la norma que ha sido publicada en el diario oficial E l P eruano.

4. DOCUMENTOS A CONSULTAR Diario Oficial E l P eruano

5. RESPONSABILIDADES 5.1 La Secretaría de UAJ es responsable de recabar el diario oficial E l P eruano, tras lo

cual deberá extraer las normas legales del día y entregarlas al J efe de la UAJ , para su lectura.

5.2 E l J efe de la UAJ es responsable de evaluar las normas legales, derivar al especialista a cargo y designar al especialista encargado de elaborar el informe legal en caso sea solicitado por las áreas de la AP N. P or último, es responsable de la aprobación final del informe legal en caso que éste sea generado.

5.3 E l especialista encargado es responsable de difundir las normas legales de interés para la AP N a través del correo electrónico. Así mismo, es responsable de elaborar el informe legal si así se solicitara.


CONTROL DE EMISIÓN


Nombre Ernesto La P uente C laudia Venegas Guillermo Bouroncle Fecha 09.11.2011 10.01.2012 13.01.2012

Firma


: : : : :

UAJ -PR002 00 J -UAJ 13.01.2012 2 de 3


NORMAS LEGALES

7. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN 7.1 Recabar Normas Legales

La Secretaria de UAJ recaba y entrega las normas legales al J efe de la UAJ , quien a su vez revisa y deriva al especialista encargado de la UAJ .

7.2 Identificación y Difusión de Normas Legales

E l Especialista encargado revisa e identifica las normas que sean de especial relevancia para la AP N, luego difunde por correo electrónico a todos los funcionarios y servidores de la AP N a fin que tomen conocimiento de la publicación de la norma identificada.

7.3 Ampliación de Norma Legal de interés

Luego de haber sido difundidas las normas legales, la Alta Dirección, el J efe de la UAJ o el funcionario que lo estime conveniente, puede solicitar la emisión de un Informe legal a fin de ampliar la envergadura y relevancia puntual para el caso de la AP N y sus funciones. En este caso, el J efe de la UAJ , deriva al especialista a cargo para elaborar el informe legal correspondiente.

7.4 Solicitud y recepción de Informe Técnico

S i el informe legal del Ítem 7.3, necesitara de un Informe Técnico relacionado con la norma legal publicada. Se solicita al área técnica correspondiente la elaboración del informe técnico. Una vez recibido el Informe Técnico, el documento es derivado al J efe de la UAJ para su conocimiento y determinación de las acciones que correspondan realizar.

7.5 Designación de Especialista E l J efe de la UAJ deriva el documento a un Especialista para que se encargue de elaborar el proyecto de Informe Legal, según las indicaciones consignadas en el proveído del documento.

7.3. Elaboración del proyecto de Informe Legal E l Especialista elabora el proyecto de Informe Legal en el cual se analizará los alcances y/o implicancias de la norma legal publicada y del informe técnico alcanzado.

7.4. Aprobación del Proyecto de Informe Legal E l J efe de la UAJ aprobará y firmará el proyecto de Informe Legal remitido por el Especialista, tras lo cual se dispondrá su remisión a la Gerencia General, P residencia del Directorio o área competente.

7.5. Remisión del Informe Legal Secretaría de UAJ remitirá el Informe Legal al área encargada correspondiente, afin de que tome conocimiento de lo recomendado en él.

8. ANEXOS: ANEXO 1: Diagrama de F lujo Identificación y revisión de Normas Legales


: : : : :

UAJ -PR002 00 J -UAJ 13.01.2012 3 de 3


NORMAS LEGALES

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ANEXO 1

Diagrama de Flujo Identificación y Revisión de Normas Legales


: : : : :

UAJ -PR003 00 J -UAJ 13.01 .2012 1 de 3

EVALUACIÓN DE LOS

PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN

EL TUPA 1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos a seguir para la evaluación de expedientes y elaboración de los Informes Legales de la Unidad de Asesoría J urídica para la emisión de las opiniones legales requeridas por las áreas internas de la Autoridad P ortuaria Nacional (AP N) a fin de resolver las solicitudes de los administrados de acuerdo al TUP A de la AP N.

2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser aplicado por todo el personal de la Unidad de Asesoría J urídica que se encuentre vinculado a la evaluación y emisión de los Informes Legales correspondientes a los procedimientos establecidos en el TUP A de la AP N.

3. DEFINICIONES

Áreas internas: Órganos de la Alta Dirección, Órganos Consultivos, Órganos de Control, Órganos de Apoyo, Órganos de Línea de la AP N, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la AP N. Opinión Legal: Análisis jurídico de la controversia o problemática propuesta Informe Legal: Es el Informe elaborado por la Unidad de Asesoría J urídica, mediante el cual se emite la Opinión legal requerida. Usuarios externos: Entidades públicas, administrados, entre otros. Informe Técnico: Es el Informe elaborado por las áreas técnicas, mediante el cual formulan sus conclusiones y recomendaciones.

4. BASE LEGAL Ley Nº 27943, Ley del S istema P ortuario Nacional. Decreto Supremo Nº 003-2004-MTC, Reglamento de la Ley del S istema

P ortuario Nacional. Decreto Supremo Nº 034-2004-MTC, Reglamento de Organización y Funciones

de la Autoridad P ortuaria Nacional. Dispositivos legales vinculados con el ámbito marítimo-portuario y normas

generales.

5. RESPONSABILIDADES 5.1 La Secretaría de UAJ es responsable de recibir los Informes Técnicos remitidos por

las áreas técnicas, relacionados con los procedimientos establecidos en el TUP A de la AP N, así como de remitirlos al J efe de la UAJ para su conocimiento y determinación de la acción que corresponda.


Nombre Claudia Venegas E rnesto La P uente Guillermo Bouroncle

Fecha 08.11.2011 10.01.2012 13.01.2012

Firma


: : : : :

UAJ -PR003 00 J -UAJ 13.01 .2012 2 de 3

EVALUACIÓN DE LOS


EL TUPA 5.2 E l Especialista de UAJ es responsable de evaluar el Informe Técnico y el

expediente; así como de elaborar el proyecto de Informe Legal mediante el cual se concluya la conformidad legal o no de la solicitud presentada por el administrado y finalmente revisar el proyecto de resolución.

5.3 E l J efe de la UAJ , es responsable de aprobar el proyecto de Informe Legal y el proyecto de Resolución; así como de disponer su remisión al área que corresponda continuar con el trámite.


7. PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE INFORME LEGAL 7.1 Recepción del Informe Técnico

Secretaría de UAJ recepciona el Informe Técnico remitido por el área técnica, relacionado con los procedimientos establecidos en el TUP A de la AP N. E l documento es derivado al J efe de la UAJ para su conocimiento y determinación de las acciones que correspondan realizar.

7.2 Designación del Especialista Encargado E l J efe de la UAJ deriva el documento a un Especialista para que se encargue de elaborar el proyecto de Informe Legal, según las indicaciones consignadas en el proveído del documento.

7.3 Elaboración del proyecto de Informe Legal E l personal de la Unidad encargado de emitir la opinión legal correspondiente, efectuará la evaluación del expediente, analizará la solicitud presentada y elaborará el Informe Legal, verificando que cumpla con los requisitos y formalidades establecidas en las normas de la materia. E l informe legal deberá comprender la siguiente información:

Antecedentes Base Legal Análisis Conclusiones y Recomendaciones

7.4 Aprobación del Proyecto de Informe Legal

Al contarse con el Informe Legal, el J efe de la Unidad de Asesoría J urídica, procederá a hacerlo suyo o efectuar las modificaciones o precisiones correspondientes. F inalmente, procederá a suscribirlo y remitirlo al área interna a través de las vías establecidas, para que se cumpla con las conclusiones y recomendaciones efectuadas.

7.5 Remisión del Informe Legal La Secretaría de UAJ remitirá el Informe Legal al área encargada de continuar con el trámite del procedimiento establecido en el TUP A de la AP N.

8. ANEXOS ANEXO 1: DF Evaluación de los procedimientos establecidos en el TUP A


: : : : :

UAJ -PR003 00 J -UAJ 13.01 .2012 3 de 3

EVALUACIÓN DE LOS


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ANEXO 1 Diagrama de Flujo Evaluación de los procedimientos establecidos en el TUPA


: : : : :

UAJ -PR004 00 J -UAJ 13.01.2011 1 de 4

ELABORACIÓN DE CONTRATOS Y

ADENDAS

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos a seguir para la elaboración de contratos y adendas para la adquisición de bienes y servicios en la AP N.

2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por todas las personas de la Unidad de Asesoría J urídica que se encuentren vinculadas a la elaboración de contratos y adendas para la adquisición de bienes y servicios en la AP N.

3. DEFINICIONES Expediente de Contratación: Es el conjunto de documentos que consolida todo lo actuado en relación a una determinada contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, la disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento. Informe Técnico: Es el Informe o documento equivalente que resulte necesario para la elaboración de una adenda a un determinado contrato. Esta adenda puede tener por objeto la prestación de bienes o servicios adicionales, así como laampliación del plazo contractual. Mediante este informe técnico, el área usuaria de los bienes y servicios detallará los antecedentes del caso, sustentando la necesidad y razonabilidad de suscribir la adenda solicitada. Resolución de Gerencia General: Es la resolución emitida para el caso de adendas a los contratos ya suscritos, de conformidad con la normativa de Contrataciones del Estado, que permitirá autorizar previamente la ejecución de prestaciones adicionales de bienes y servicios, tras lo cual deberá suscribirse la adenda antes mencionadas correspondiente. E l informe técnico sustentatorio, así como el proyecto de resolución y de adenda antes mencionados son elaborados por el área usuaria y/o la Oficina General de Administración de la AP N, según corresponda.

4. BASE LEGAL

Decreto Legislativo Nº 1017, Ley de Contrataciones del Estado. Decreto Supremo Nº 184-2008-EF , Reglamento de la Ley de Contrataciones

del Estado. Decreto Supremo Nº 034-2004-MTC, Reglamento de Organización y Funciones

de la Autoridad P ortuaria Nacional. Directiva Nº 004-2010-APN “Normas y Procedimientos sobre Contrataciones de

la Autoridad P ortuaria Nacional – APN”

CONTROL DE EMISIÓN


Nombre Ernesto La P uente C laudia Venegas Guillermo Bouroncle

Fecha 09.11.2011 10.01.2012 13.01.2012

Firma


: : : : :

UAJ -PR004 00 J -UAJ 13.01.2011 2 de 4


ADENDAS

5. RESPONSABILIDADES 5.1 La Secretaria de la UAJ es responsable de recibir el Expediente de Contratación, el

cual contará con los documentos obligatorios para la firma del contrato. Igualmente, para el caso de adendas, la Secretaria de la UAJ es responsable de recibir el expediente con los documentos necesarios para la tramitación de la Resolución de Gerencia General (RGG) que autorice la contratación de prestaciones adicionales de bienes y servicios, con el (los) informes técnicos o documentos sustentatorios que resulten necesarios, siguiendo el mismo procedimiento para el caso de adendas de ampliación de plazo. Tras ello, la Secretaria es responsables de remitirlos al J efe de la UAJ para su conocimiento y determinación de la acción que corresponda.

5.2 E l Especialista de UAJ es responsable de evaluar el Expediente de Contratación y los documentos de carácter obligatorio para la firma de un contrato. Igualmente, es responsable de evaluar el (los) documentos e Informes Técnicos, así como el proyecto de Resolución de Gerencia General y de adenda (en el caso de adendas de adicionales antes mencionadas); y de elaborar el proyecto de Informe Legal mediante el cual se concluya la conformidad legal o no del proyecto de Resolución.

5.3 E l J efe de la UAJ es responsable de aprobar el proyecto de Contrato. Igualmente es responsable de aprobar el proyecto de Informe Legal y de Resolución de Gerencia General que apruebe la contratación de prestaciones adicionales de bienes y servicios o de ampliación de plazo; así como de disponer su remisión a la Oficina General de Administración a fin de continuar con el trámite.


Las solicitudes de elaboración de contratos deberán acompañar el Expediente de Contratación completo con toda la documentación que anteceda la contratación. Igualmente, toda solicitud de elaboración de adenda debe adjuntar el informe técnico, los antecedentes, el proyecto de resolución y de adenda correspondiente, cuyos textos han sido aprobados por el área usuaria correspondiente.

7. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN 7.1 Recepción de la solicitud de elaboración de contrato

La Secretaría de UAJ recepciona la solicitud de elaboración de Contrato o elaboración de Adendas. Dicha solicitud debe adjuntar:

Expediente de Contratación correspondiente remitido por OGA Todos los documentos obligatorios para la firma de contrato

E l documento es derivado al J efe de la UAJ para su conocimiento y determinación de las acciones que correspondan realizar.

7.2 Designación del Especialista Encargado E l J efe de la UAJ designa y deriva el documento al Especialista para que se encargue de elaborar el proyecto de contrato o de adenda, según las indicaciones consignadas en el proveído del documento.


: : : : :

UAJ -PR004 00 J -UAJ 13.01.2011 3 de 4


ADENDAS

7.3. Elaboración del proyecto de Informe Legal E l Especialista elabora el proyecto de contrato o de adenda, previo análisis respecto de la solicitud de elaboración presentada por OGA o el área usuaria, respectivamente.

7.4. Aprobación del Proyecto de Informe Legal E l J efe de la UAJ aprueba y visa el proyecto de contrato o de adenda remitido por el Especialista. En caso que el contrato o adenda se encuentre conforme desde el punto de vista legal, se dispondrá su remisión a la OGA o al área usuaria. En caso que la solicitud de contrato o de adenda presente observaciones, se dispondrá su remisión a la OGA o al área usuaria, recomendando las modificaciones o acciones que correspondan.

7.5. Remisión del Informe Legal La Secretaria de UAJ remite el contrato o adenda a la OGA o al área usuaria encargada de continuar con el trámite de firma del contrato o adenda.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo E laboración de Contratos y Adendas


: : : : :

UAJ -PR004 00 J -UAJ 13.01.2011 4 de 4


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ANEXO 1 Diagrama de Flujo Elaboración de Contratos y Adendas


: : : : :

UAJ -PR005 00 J -UAJ 13.01.2012 1 de 4

ELABORACION DE CONVENIOS DE

COOPERACION INTERINSTITUCIONAL

1. OBJ ETIVO

Establecer los lineamientos a seguir para la elaboración, tramitación, aprobación y modificación de Convenios de Cooperación Interinstitucional a ser suscritos por la Alta Dirección en representación de la Autoridad P ortuaria Nacional (AP N).

2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por todas las personas de la UAJ que se encuentren vinculadas a la elaboración, tramitación, aprobación, modificación de Convenios de Cooperación Interinstitucional a ser suscritos por la Alta Dirección en representación de la AP N.

3. DEFINICIONES A Solicitud: Se refiere cuando una entidad ajena a la AP N entrega en la mesa de partes, una solicitud o pedido de suscripción de Convenio de Cooperación Interinstitucional sobre aspectos relacionados que conciernen a la comunidad portuaria o sobre cuestiones de enriquecimiento en conocimiento portuario o colaboración en sus fines de la AP N. Convenio de Cooperación Interinstitucional: Es el acuerdo de voluntades entre dos o más entidades, para desarrollar, implementar o ejecutar aspectos comunes o específicos de intereses interinstitucionales dentro del ámbito de su competencia. De Oficio: Se refiere cuando la propia entidad inicia e impulsa el procedimiento para la elaboración o modificación de un Convenio de Cooperación Interinstitucional sobre aspectos que conciernen a la comunidad portuaria o sobre cuestiones de enriquecimiento en conocimiento portuario o colaboración en sus fines de la AP N. Informe Legal: Es el documento emitido por la UAJ , que contendrá una exposición de los antecedentes del Convenio de Cooperación Interinstitucional, análisis y evaluación integral del contenido del proyecto de Convenio de conformidad con las normas legales vigentes, conclusión y recomendación jurídica. Informe Técnico: Es el documento que emiten las áreas técnicas en cumplimiento a sus funciones, el mismo que contendrá antecedentes referidos al Convenio, fundamentación de la conveniencia o necesidad de suscribir el Convenio, datos de las partes que suscribirán el Convenio, con sus generales de Ley, objeto y finalidad del Convenio, obligaciones y compromisos de cada una de las partes, plazo de vigencia del Convenio, cronograma de actividades, si corresponde, aporte del convenio a las actividades de la Autoridad P ortuaria Nacional, conforme a los objetivos, planes, políticas y/o lineamientos CONTROL DE EMISIÓN


Nombre Ernesto Romero C laudia Venegas Guillermo Bouroncle

Fecha 07.11.2011 10.01.2012 13.01.2012

Firma


: : : : :

UAJ -PR005 00 J -UAJ 13.01.2012 2 de 4



estratégicos de este Organismo Técnico Especializado. Este Informe Técnico deberá adjuntar el informe de disponibilidad presupuestal o el análisis de viabilidad técnico – económica por parte de la DIP LA.

4. BASE LEGAL

Constitución P olítica del P erú. Ley Nº 27444 – Ley del P rocedimiento Administrativo General. Ley Nº 27943 – Ley del S istema P ortuario Nacional. Decreto Supremo Nº 003-2004-MTC – Reglamento de la Ley del S istema

P ortuario Nacional. Decreto Supremo Nº 034-2004-MTC – Reglamento de Organización y

Funciones de la Autoridad P ortuaria Nacional. Directiva Nº 001-2011-AP N/P D – Directiva para la elaboración,

tramitación, aprobación, modificación y ejecución de Convenios de Cooperación Interinstitucional.


5.1 Mesa de partes de la AP N es responsable de recibir la solicitud de

suscripción de Convenio de Cooperación Interinstitucional alcanzados por las entidades externas a esta Entidad y derivarlo a la UAJ para suprocesamiento.

5.2 La Secretaría de UAJ es responsable de recibir la solicitud de suscripción de Convenio de Cooperación Interinstitucional o el Informe Técnico de la Dirección o Unidad Técnica y despacharlos con el J efe de la UAJ para su conocimiento y determinación de la acción que corresponda.

5.3 E l Especialista de la UAJ es responsable de evaluar jurídicamente la Solicitud o Informe Técnico de suscripción de Convenio de Cooperación Interinstitucional, así como el proyecto del citado Convenio, a efectos de determinar la viabilidad legal.

5.4 E l J efe de la UAJ es responsable de aprobar el proyecto de Convenio.Igualmente es responsable de aprobar el proyecto de Informe Legal y de su derivación a la Gerencia General para que proceda conforme a la recomendación del Informe Legal.


A Solicitud: Luego de ser evaluada la solicitud por la UAJ , éste emitirá el Informe Legal que contendrá como recomendación que las áreas técnicas emitan su respectivo Informe Técnico, debiendo contener su informe de disponibilidad presupuestal o el análisis de viabilidad técnico – económica por parte de la DIP LA. De Oficio: Luego de ser evaluado el Informe Técnico, que contiene informe de disponibilidad presupuestal o el análisis de viabilidad técnico – económica por


: : : : :

UAJ -PR005 00 J -UAJ 13.01.2012 3 de 4



parte de la DIP LA, la UAJ emitirá el Informe Legal que recomendará elevar a la Gerencia General para su tramitación respectiva.

7. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN 7.1 Recepción de la solicitud de elaboración de contrato

La Secretaría de UAJ recibe la Solicitud o Informe Técnico de suscripción de Convenio de Cooperación Interinstitucional, con su respectivo proyecto de Convenio y en el caso de Informe Técnico adjuntará informe de disponibilidad presupuestal o el análisis de viabilidad técnico – económica por parte de la DIP LA. E l documento es derivado al J efe de la UAJ para su conocimiento y determinación de las acciones que corresponda realizar.

7.2 Designación del Especialista Encargado

E l J efe de la UAJ designa y deriva el documento a un Especialista de UAJ para que se encargue de estructurar jurídicamente el proyecto de Convenio de Cooperación Interinstitucional.

7.3. Elaboración del proyecto de Informe Legal E l Especialista elabora de manera estructurada y jurídicamente el proyecto de Convenio de Cooperación Interinstitucional, así como el respectivo Informe Legal que sustenta el citado Convenio.

7.4. Aprobación del Proyecto de Informe Legal E l J efe de la UAJ aprobará y visará el proyecto de Convenio de Cooperación Interinstitucional, conjuntamente con el Informe Legal. En caso se presenten observaciones se devolverá al Especialista para su corrección o subsanación, caso contrario, se derivará a la Secretaría de la UAJ para su tramitación.

7.5. Remisión del Informe Legal

La secretaria de UAJ remitirá el proyecto de Convenio de Cooperación Interinstitucional conjuntamente con el informe legal, a efectos que tramite ante la Gerencia General o al área técnica correspondiente, para que se adopte la recomendación plasmada en el citado informe.

8. ANEXOS:

ANEXO 1: Diagrama de F lujo de E laboración de Convenios de Cooperación Interinstitucional


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UAJ -PR005 00 J -UAJ 13.01.2012 4 de 4



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ANEXO 1 Diagrama de Flujo Elaboración de Convenios de Cooperación

Interinstitucional

procedimiento oga-pr015

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