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GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para la gestión de las Lecciones Aprendidas y las Buenas Prácticas

Código: PG-GGO-08 Revisión: 01 Página:

CONTROL DE EMISIÓN Y CAMBIOS

Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

0 22/05/15 Emisión

Nelson Bolivar Analista de

Administración de Contrato

Guillermo Juárez Jefe de Gestión de

la Innovación

Carlos Alfaro Gerente de Gestión

de Operaciones

1 02/03/16

Se incluyeron las descripciones para enunciar las L.A. y las B.P., se modificó la estructura del procedimiento, y se incorporó el aplicativo web.

Nelson Bolivar Analista de

Administración de Contrato

Guillermo Juárez Jefe de Gestión de

la Innovación

Carlos Alfaro Gerente de Gestión

de Operaciones

Firmas de la revisión vigente

1 de 16

Procedimiento para la Gestión de las Lecciones Aprendidas y

las Buenas Prácticas.



Código: PG-GGO-08 Revisión: 01 Página: 2 de 16

Tabla de contenido

1. PROPÓSITO. ......................................................................................................................... 3

2. ALCANCE. ............................................................................................................................. 3

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. ...................................................................................... 3

4. DEFINICIONES. ..................................................................................................................... 3

5. DESARROLLO. ...................................................................................................................... 5

5.1 Generación de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas ............................................ 5 5.1.1 Generación de Lecciones Aprendidas en los Proyectos y Unidades de Apoyo ..... 5 5.1.2 Generación de Buenas Prácticas en los Proyectos y Unidades de Apoyo ............. 9 5.1.3 Administración de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas en los Proyectos y Unidades de Apoyo .............................................................................................................. 10

5.2 Gestión de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas Corporativas .......................... 11 5.2.1 Gestión de Lecciones Aprendidas Corporativas ................................................... 12 5.2.2 Gestión de Buenas Prácticas Corporativas ........................................................... 14 5.2.3 Medios de difusión ................................................................................................. 14

6. RESPONSABILIDADES ...................................................................................................... 16

7. ANEXOS .............................................................................................................................. 16

7.1 PG-GGO-08-A1 Aplicativo de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas .................. 16 7.2 PG-GGO-08-F1 Log de Lecciones Aprendidas ............................................................ 16 7.3 PG-GGO-08-F2 Log de Buenas Prácticas ................................................................... 16




1. PROPÓSITO.

Describir el procedimiento que permita la sistematización de la recolección de Lecciones

Aprendidas y Buenas Prácticas, producto de la experiencia de las unidades de apoyo,

proyectos en marcha y proyectos cerrados de COSAPI, para que sean aplicados en los

proyectos vigentes y futuros.

2. ALCANCE.

Aplica a todos los proyectos vigentes y a las operaciones de las unidades de apoyo de

Cosapi.

En el caso de los proyectos en los que Cosapi participe en consorcio, se definirá con el

socio la aplicación del presente procedimiento. En caso el socio no cuente con un

procedimiento propio, el Equipo de Dirección del Proyecto (EDP) de Cosapi lo aplicará

de manera interna e independiente al consorcio.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

Código Documento

PG-CAL-01 Manual de Gestión de Calidad.

MA-GGO-01 Manual de Gestión de Proyectos.

PMBOK Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Quinta Edición.

PG-GGO-02 Procedimiento para la retroalimentación de datos y procedimientos constructivos.

4. DEFINICIONES.

Lección Aprendida (LA): Conocimiento adquirido mediante el análisis de una

experiencia, cuyo impacto haya sido positivo o negativo, ocurrida durante la ejecución

de un Proyecto o del trabajo de las Unidades de Apoyo de Cosapi, cuya difusión y

aplicación le agrega valor a los procesos realizados y beneficia al trabajo de otros. Sus

características son:

Deben ser útiles, pertinentes y oportunos.

Se pueden identificar en cualquier momento del proyecto.

Es el primer paso para la identificación de buenas prácticas.

Permite mejorar el desempeño de futuros proyectos.

No se considera lección aprendida una experiencia negativa originada por una

negligencia.




Buena Práctica (BP): Proceso, método o herramienta de comprobada utilidad y que ha

sido o puede ser replicada, cuya aplicación contribuya a una mejora en el desempeño

de un Proyecto o Unidades de Apoyo de la organización.

El término “comprobada” indica que esta tiene que haber sido —necesariamente—

experimentada por Cosapi; no por sus clientes, proveedores, subcontratistas u otro

stakeholder. El término “utilidad” implica que debe indicarse —expresamente— el

beneficio o los beneficios que esta tiene. El término “que haya o pueda ser replicada”

implica que deba ser definida por un procedimiento, instructivo, manual, lista de pasos,

etc; de tal forma que alguien más en la organización, al replicarla, obtenga los mismos

beneficios.

Administrador de LA y BP: Es la persona de la Gerencia de Gestión de Operaciones

responsable de administrar la aplicación informática web de Lecciones aprendidas y

Buenas Prácticas de Cosapi.

Análisis Causa Efecto: Es una técnica para el análisis e identificación de las causas y

efectos de un problema.

Comité Ad-hoc: Es un grupo conformado por personas experimentadas, que realizarán

una labor específica como la evaluación de una o más LA y la búsqueda de soluciones

a nivel corporativo, o la evaluación de una o más buenas prácticas y el diseño de un

plan de implementación. En lo posible deberán tener un grado de conocimiento

especializado sobre la materia a ser evaluada. Será propuesta por la Gerencia de

Gestión de Operaciones y definida por el Comité de La y BP.

Equipo de Dirección del Proyecto (EDP): Es el equipo conformado por los jefes de las

áreas del proyecto.

Equipo de Proyecto (EP): conformada por cada uno de los miembros que participan en

el Proyecto.

Unidades de Apoyo (UA): Son aquellas áreas de Cosapi que trabajan en su Sede

Central.

Gerencia de Administración y Finanzas.

Gerencia de Gestión de Operaciones.

Gerencia de Gestión del Talento Humano y Sostenibilidad.

Gerencia de Marketing.

Gerencia de Propuestas y Licitaciones.

Gerencia de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

Gerencia Legal.

Gerencia de la Unidad de Apoyo de Equipos y Transportes.

Tormenta de ideas: es una técnica de grupo cuyo propósito es generar ideas originales

en un ambiente relajado.

GUN: Siglas de Gerencia de la Unidad de Negocio.

GGO: Siglas de Gerencia de Gestión de Operaciones.




5. DESARROLLO.

Las LA y BP se desarrollarán en dos fases: La fase de generación y la fase de gestión.

La primera, correspondiente a la generación, comprende las acciones realizadas en los

proyectos y en las UA para identificarlas, evaluarlas y registrarlas, hasta su transferencia a

la siguiente fase de gestión.

La segunda, correspondiente a la gestión, comprende las acciones realizadas en la Sede

Central de Cosapi para que pueda —a partir de una lección aprendida particular—

extenderse como lección corporativa o —a partir de la buena práctica— implementarse un

plan de trabajo corporativo, como parte del proceso de mejora continua.

5.1 Generación de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas

En esta fase, las LA y BP nacen desde cualquier parte de la organización a partir de su

identificación, luego son tratadas, registradas y transferidas por los proyectos y por las UA

a la fase de Gestión.

Para el caso de las Unidades de Negocio, la elaboración de las LA y BP formarán parte

del Plan de Gestión que ejecutan sus Proyectos. Para el caso de las actividades que

desarrollan las Unidades de Apoyo, la elaboración de las LA y BP formarán parte del

proceso de mejora continua.

A continuación, detallaremos por separado el proceso de generación de las LA y de

generación de las BP; así cómo estas deben ser administradas en su conjunto antes de

pasar a la fase de Gestión.

5.1.1 Generación de Lecciones Aprendidas en los Proyectos y Unidades de Apoyo

La generación de L.A. nace con la identificación. Esta puede provenir tanto de un

problema actual sobre el que deba tomarse acción, de un problema pasado sobre el que

ya no se puede actuar, como de una oportunidad para la organización. Cualquier

integrante del EP o de las UA podrán participar en la identificación de los eventos que

podrían convertirse en LA y para ello se deben realizar algunas preguntas tales como:

¿Qué evento se presentó?

¿Qué funcionó bien o mal del evento que se identificó?

¿Qué efecto provocó?

Los proyectos o Unidades de Apoyo, al identificar el efecto (un problema o una

oportunidad de mejora) deberán realizar el estudio de las causas raíces que originaron el

evento. Para un adecuado análisis de las causas de una Lección Aprendida se

recomienda utilizar el diagrama de Ishikawa para el análisis de Causa-Efecto o el

diagrama de flujos, complementado con el diagrama de Pareto.

Fase 1:

GENERACIÓN (Cap. 5.1)

Fase 2:

GESTIÓN (Cap. 5.2)




Para identificar las causas que originaron dicho efecto, pueden realizarse las siguientes

preguntas:

¿Qué / Cómo / Cuándo / Dónde + se explica / condujo a / generó / influyó / permitió /

facilitó / provocó / dificultó / acción fue clave para / fue necesario para que ocurra +

dicho efecto? ¿Por qué?

¿Qué acciones se tomaron para afrontar el evento anterior?

¿Qué acciones podemos tomar para afrontarlo en caso se presente en el futuro?

En caso pueda tomarse alguna acción, luego de identificadas las causas que originaron el

problema u oportunidad de mejora, el proyecto o Unidad de Apoyo analizará y formulará

las soluciones que deben implementarse para superar el problema. Se debe recurrir a la

Base de Datos de LA y/o BP de Cosapi para verificar si ha sido abordado anteriormente y

que pueda servir para tomar acción. Este proceso es iterativo hasta que la solución sea

satisfactoria o ya no se pueda tomar acción por el proyecto o la UA para corregirlo. Este

último puede ocurrir, por ejemplo, como parte del inicio de un proceso de solución de

controversias o el inicio de un arbitraje.

En caso el problema o la oportunidad que fue identificada ya no tenga una acción

inmediata que pueda tomarse, igualmente procederemos a registrarla.

El proyecto o la UA deberá realizar el registro de la L.A. en el aplicativo de Lecciones

Aprendidas y Buenas Prácticas (ver anexo: PG-GGO-08-A1) en donde tendrá que

describir la situación presentada, las causas raíces, acciones tomadas, la(s) lección(es)

aprendida(s) y las propuestas de solución.

El siguiente diagrama de flujo permite comprender de manera simplificada los procesos

para la generación de las LA en los Proyectos y Unidades de Apoyo.

Fig. 1: Diagrama de flujo de generación de Lecciones Aprendidas




¿Cómo enunciar una Lección Aprendida?

El enunciado de una lección aprendida, también entendida como “hallazgo”, expresa la

relación entre el resultado de un proceso o proyecto, y los factores críticos, condiciones o

causas que los facilitaron y/u obstaculizaron.1

Primero, se deberán identificar tanto la causa como el efecto ocurrido sobre un

objeto de estudio*. Ambos deberán relacionarse mediante un verbo en tiempo

pasado**, emitiendo en ello un juicio, reflexión o hallazgo.

Notas:

(*) El objeto de estudio será un caso, proceso o un proyecto en el cual ha

ocurrido un evento del cual vamos a aprender algo.

(**) En general, se recomienda describir el verbo de relación en tiempo pasado,

aunque puede también utilizarse el presente en aquellos casos en los que los

efectos y/o condiciones continúan siendo válidos.

La siguiente imagen muestra dos maneras, gramaticalmente inversas una de otra pero de

igual significado, para enunciar una Lección Aprendida.

A continuación, un ejemplo para ilustrar:

1 Tomado de la División de Gestión de Conocimiento del Banco Interamericano de Desarrollo

(BID)

Explicar, conduce a, generar, tener como efecto, influir, permitir, facilitar, provocar,

dificultar, ser clave para, ser necesario, etc.

Verbo al pasado introduciendo una relación entre estas

condiciones y una consecuencia, un resultado o un efecto:

Descripción de una situación final, un resultado, una consecuencia.

Descripción de las condiciones, causas o factores.

A B

Verbo al pasado introduciendo una relación entre esta situación

final y unas condiciones o causas:

Descripción de las condiciones o causas.

Descripción del resultado, la consecuencia, o el efecto (positivo

o negativo)

Provenir de, resultar de, explicarse por, depender de,

ser debido a, ser la consecuencia de, requerir, etc.

Descripción de las condiciones o causas Verbo al pasado introduciendo una relación entre estas condiciones y una consecuencia, un resultado o un efecto.

1




Enunciado de la L.A.: “En la instalación de la señalización horizontal sobre el

TSB en carreteras, al colocar una capa de base de pintura, previa a la

aplicación de la pintura definitiva con microesferas, se consiguió evitar el

desprendimiento de las microesferas y asegurar su reflectancia.”

CAUSA(s) + RELACIÓN + EFECTO

Notas: No es correcto enunciar la L.A. como: “Se colocó una capa de base de

pintura, previa a la aplicación de la pintura definitiva con microesferas en el TSB.”

Esto es más bien el enunciado de una acción realizada.

Tampoco es correcto decir: “Es necesario colocar una capa de base de pintura,

previa a la aplicación de la pintura definitiva con microesferas en el TSB.” La lectura

rápida de esta refleja una recomendación.

Esta definición, en general, permitirá distinguir —y evitar confundir— la “lección que se

aprendió” respecto de las “acciones tomadas” o de las “recomendaciones” derivadas de la

misma. Es cierto que, de las acciones que tomamos, aprendimos una lección; y que de las

lecciones que aprendimos, podemos dar alguna “recomendación”, pero sus descripciones

y enunciados son distintos.

De las Recomendaciones

Las recomendaciones que pudieran resultar beneficiosas en un evento similar deben

derivarse de las causas que no llegaron a ser atendidas con acciones concretas. Estas

causas deben, de todas maneras, haber sido obtenidas mediante el análisis causa-efecto.

Presunción de conocimiento

El desconocimiento de un procedimiento, un instructivo, un documento contractual del

proyecto, una política, una norma o una ley, no exime de su cumplimiento; y su

incumplimiento es considerado una negligencia que no genera una lección aprendida a la

organización.




5.1.2 Generación de Buenas Prácticas en los Proyectos y Unidades de Apoyo

El proceso de generación de BP se inicia con la identificación de las experiencias

obtenidas de las prácticas frecuentes, que no forman parte de un procedimiento operativo

o de gestión existente, que ha probado ser útil en el proyecto o en la UA y que puede ser

replicada en otros proyectos o UA de la Organización. Bajo este concepto, la identificación

de una BP y su registro es una innovación por sí misma; sin embargo, para los fines de

este procedimiento, se le denominará “Buena Práctica”. Luego, el proyecto o la UA

generarán el registro de Buenas Prácticas en el aplicativo de Lecciones Aprendidas y

Buenas Prácticas (ver anexo: PG-GGO-08-A1) donde tendrá que describir la situación

presentada, la descripción de la BP y los beneficios de su aplicación.

El siguiente diagrama de flujo, permite comprender de manera simplificada las actividades

para la generación de las Buenas Practicas en los Proyectos y Unidades de Apoyo.

Fig. 2: Flujo de generación de Buenas Prácticas.

¿Cómo enunciar una Buena Práctica?

La definición de Buena Práctica tiene dos componentes: 1) “es de comprobada utilidad”,

debido a ella es “Buena” y 2) “puede ser replicada”, por lo tanto es “Práctica”.

El enunciado de una buena práctica, para que esta sea replicada en la empresa, se realiza

a través del listado detallado de los pasos o del instructivo o procedimiento que deberá

seguir cualquier colaborador de la organización para ponerla en práctica, tal como esta ha

venido siendo realizada.

Relación entre Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas

Cuando aprendemos “nuevas formas de” realizar un trabajo o aprendemos de “una

experiencia” ocurrida, puede que también estemos reconociendo la existencia de una

Buena Práctica. Nótese que una Buena Práctica también genera un aprendizaje al

experimentar con ella. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que ambos conceptos son

Buena

• de comprobada

• utilidad

Práctica

• puede ser replicada

1

1




distintos pero pueden coexistir en un evento común; es decir, que de un único evento

pueda desprenderse tanto una Lección Aprendida (o varias) como una Buena Práctica.

Debido a ello es común dudar si el evento ocurrido debe ser registrado como una Buena

Práctica o como una Lección Aprendida. La velocidad en la que ocurren algunos eventos

puede provocar aprendizajes que, al experimentar de inmediato con ellos, nos dejen una

Buena Práctica a la compañía. De estar en esta situación, deberán registrarse tanto la BP

como las LA que se hayan tenido en dicho evento.

5.1.3 Administración de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas en los Proyectos y Unidades de Apoyo

Identificación: Es responsabilidad del Jefe de Área de cada proyecto o UA de Sede

Central que las LA y BP identificadas sean discutidas, analizadas y registradas en

reuniones internas de área. El Jefe de área o de UA y su equipo validarán y

valorarán el Registro de LA y el Registro de BP para determinar cuáles son las más

significativas, originándose así un registro depurado de LA y BP del área

correspondiente. Se sugiere que estas sean expuestas y tratadas por el Jefe de

Área en las reuniones semanales del EDP, al menos una por reunión.

Selección e Integración: El Jefe de Área será el responsable de entregar el Registro

depurado de LA y el Registro de BP al Área de Calidad o a quien designe el

Gerente de Proyecto, o Gerente de UA de Sede Central, quien será el encargado de

integrar los registros (log’s) generados por las áreas del proyecto o áreas de la UA.

El PG-GGO-09-F1: Log de LA y PG-GGO-09-F2: Log de BP integrados se

revisarán con el Gerente de Proyecto y/o Jefe de Obra, o Gerente de la UA según

corresponda, a efectos de que se validen y determinen cuáles son las más

importantes a ser transferidas. Como consecuencia, se podrá contar con una base

de datos de LA y BP del proyecto o UA en particular (Log de LA y Log de BP).

Transferencia: Las LA y BP seleccionadas en la etapa anterior, deberán ser registradas

en aplicativo2 (*) ubicado en la intranet de Cosapi. Cada registro deberá ser

aprobado por el Gerente del proyecto o Gerente de la UA que corresponda.

Cuando el Jefe de Área no pueda registrar las LA y BP en el aplicativo web por

problemas de conexión u otro, deberá enviar el log de LA y log de BP mediante

correo al Administrador de LA y BP con copia al Gerente del proyecto o Gerente de

la UA que corresponda.

2 Ver Anexo 1: PG-GGO-08-A1 Instructivo para el aplicativo de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas.




Fig. 3 Diagrama de Administración, en la generación de LA y BP

5.2 Gestión de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas Corporativas

En esta fase, las LA y BP generadas serán administradas por la Sede Central de Cosapi.

La GGO formará equipos de trabajo que realicen el análisis y la clasificación de los

Registros de LA y Registros de BP por niveles de importancia. La GGO tiene el encargo

de indicar la importancia para poder hacerlas públicas en el aplicativo de LA y BP, además

de proponer —en caso se requiera— la conformación de un comité ad-hoc para realizar un

análisis especializado del tema.

El Comité de LA y BP, que está conformado por representantes de todas las Unidades de

Negocio y Unidades de Apoyo de Cosapi; tiene el encargo de definir —en caso

corresponda, propuesto previamente o no por la GGO— la conformación del comité ad-

hoc; así como determinar las medidas de mejora y las directivas que deberán ponerse en

práctica por la Organización. Para este fin, el Comité de LA y BP se reúne periódicamente

con el apoyo y Coordinación de la GGO.

La gestión de las LA y BP deben ser abordadas por separado, debido a que cada una de

ellas tienen tratamientos distintos; sin embargo, para su difusión se utilizará el aplicativo

de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas.

La base de datos obtenida en todo el proceso de gestión, incluyendo las propuestas de

mejora y las directivas, quedará a disposición de la Organización para que sean

reutilizadas en los proyectos o en las UA en el futuro; así como también en la actualización

de:




Políticas, procesos y procedimientos de la Organización.

Planes de Gestión, de Trabajo, análisis de Riesgos, etc., de los Proyectos.

Es importante este último párrafo debido a que se provoca la generación de conocimiento

al utilizar lo aprendido en las actividades de la empresa.

5.2.1 Gestión de Lecciones Aprendidas Corporativas

Con el proceso de transferencia (apartado 5.1.3), el Administrador de LA y BP ingresa al

aplicativo y verifica las LA, quien dará conformidad del mismo al verificar que todos los

campos estén correctamente llenados y que en cada campo se haya utilizado un lenguaje

adecuado que pueda ser comprendido por los demás actores del proceso.

Un equipo de trabajo conformado por la GGO realizará el análisis de las causas que

dieron origen al problema desde una perspectiva de la empresa; es decir, evaluará si

estas causas tienen un origen subyacente al proyecto o a la UA que la registró. En este

mismo análisis se podrá identificar en dónde podría replicarse la lección y tomar acción en

forma anticipada, o plantear una propuesta de medida de mejora al Comité de LA y BP.

Todas las LA registradas, serán clasificadas por el grado de importancia. Este grado debe

medirse a partir de la estimación del costo y la frecuencia de ocurrencia en la empresa. Es

decir, esta puede repetirse rara vez con un impacto grande o muchas veces con impactos

pequeños cada vez pero muy alto en suma.

Todos los registros serán difundidos a la organización por el Administrador de LA y BP a

través del aplicativo de LA y BP (ver anexo: PG-GGO-08-A1); sin embargo solo se les

dará un tratamiento especial a aquellos de mayor grado de importancia.

Gracias al proceso de evaluación de causas realizado en el paso anterior, el equipo de

trabajo de la GGO podrá: (1) proponer medidas de mejora al Comité de LA y BP; o (2)

Proponer al Comité de LA y BP la formación de un Comité ad-hoc que deba realizar un

trabajo especializado del problema, sea analizando causas raíces más profundas y/o

buscando soluciones específicas que incluyan el juicio especializado del tema. El Comité

de LA y BP se encargará de autorizar la conformación del Comité ad-hoc correspondiente.

En cualquiera de los dos casos, y luego de recibir las propuestas de mejora, el Comité de

LA y BP determinará las medidas de mejora a implementar, las directivas que deba seguir

la organización, y las áreas o personas de la organización que las deban ejecutar. Estas

serán registradas por el Administrador de LA y BP en la Base de Datos de LA y difundidas

a la organización.

La figura 4 muestra el diagrama de gestión de LA descrito.




Fig

. 4

Dia

gra

ma d

e G

estión

de L

eccio

nes A

pre

nd

idas e

n C

osa

pi




5.2.2 Gestión de Buenas Prácticas Corporativas

Con el proceso de transferencia (apartado 5.1.3), el Administrador de LA y BP recibe el log

de BP, quien dará conformidad del mismo al verificar que todos los campos estén

correctamente llenados y que en cada campo se haya utilizado un lenguaje adecuado que

pueda ser comprendido por los demás actores del proceso.

Un equipo de trabajo conformado por la GGO realizará el análisis de los beneficios de la

BP desde una perspectiva de la empresa; es decir, evaluará si estas tienen un beneficio

más amplio al proyecto o a la UA que la registró. En este mismo análisis se podrá

identificar en dónde podría replicarse la buena práctica y tomar acción inmediata, o

plantear una propuesta de mejora al Comité de LA y BP.

Todas las BP registradas en el aplicativo, serán clasificadas por el grado de importancia.

Este grado debe medirse a partir de la estimación del costo de no ponerse en práctica y la

frecuencia de ocurrencia en la empresa. Es decir, esta puede repetirse rara vez con un

impacto grande o muchas veces con impactos pequeños cada vez pero muy alto en suma.

Todos los registros serán difundidos a la organización por el Administrador de LA y BP a

través de la Base de Datos de BP; sin embargo solo se les dará un tratamiento especial a

aquellos de mayor grado de importancia.

Gracias al proceso de evaluación de beneficios en el paso anterior, el equipo de trabajo de

la GGO podrá: (1) proponer medidas de mejora al Comité de LA y BP; o (2) Proponer al

Comité de LA y BP la formación de un Comité ad-hoc que deba realizar un trabajo

especializado para elaborar un plan de mejora e implementación que incluya un informe

especializado de acciones. El Comité de LA y BP se encargará de autorizar la

conformación del Comité ad-hoc correspondiente.

En cualquiera de los dos casos, y luego de recibir las propuestas de mejora y/o el plan de

implementación, el Comité de LA y BP determinará las medidas de mejora a implementar,

las directivas que deba seguir la organización, y las áreas o personas de la organización

que las deban ejecutar. Estas serán registradas por el Administrador de LA y BP en la

Base de Datos de BP y difundidas a la organización.

La figura 5 muestra el diagrama de gestión de BP descrito.

5.2.3 Medios de difusión

El Administrador de LA y BP es el encargado de incorporar las medidas de mejora,

directivas y planes de acción cuando correspondan —obtenidos en los apartados 5.2.1 y

5.2.2— en la Base de Datos de LA y BP.

Las Directivas emitidas por el Comité de LA y BP serán difundidas mediante los siguientes

medios con los que cuenta Cosapi:

Aplicativo Web de Lecciones Aprendidas y Buenas Practicas

Foros Cosapi.




Fig

. 5

Dia

gra

ma d

e G

estión

de B

ue

nas P

rácticas e

n C

osapi




Cosapi Videos.

Procedimientos y Estándares del MGP.

Taller de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas

Taller de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas:

Los proyectos y Unidades de Apoyo deberán realizar periódicamente un taller de LA y

BP donde se involucre la participación del EP o personal del área de la UA. Se sugiere

realizar 3 talleres al año, los mismos que podrían ampliarse dependiendo de las

características propias del proyecto. Este taller podrá contar con la participación del

personal de Sede Central.

Asimismo, con el objetivo de difundir las LA y BP entre los miembros de Cosapi, el

Comité Ejecutivo ha determinado que se realizará un Taller de LA y BP Corporativo por

año. En los talleres se analizarán las LA y BP seleccionadas para su exposición, y se

realizarán recomendaciones para mejorar la gestión y operación de las Unidades y

Proyectos, actuales y futuros.

6. RESPONSABILIDADES

Administrador de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas: Administración del

aplicativo web de LA y BP. Análisis de los registros efectuados. Proponer la

conformación de Comité ad-hoc. Coordinar reuniones de Comité de LA y BP.

Comité Ad-hoc: de análisis de LA elaborara propuesta de solución a nivel corporativo

y para las BP realizara la propuesta de planes de implementación corporativos.

Comité de LA y BP: definición de los miembros del comité ad-hoc y definición de

directivas (medidas de mejora) a nivel corporativo.

Equipo de Proyecto o UA: identificación y registro de LA y BP.

Gerente de Proyecto o Gerente de UA: Revisión y validación del registro integrado de

LA y registro integrado de BP. Organizar talleres de LA y BP, al menos 3 veces al año

en su proyecto o UA.

Jefe de Área en proyecto o UA: Revisión, análisis y valoración del registro de LA y

del registro de BP del Área correspondiente.

7. ANEXOS

7.1 PG-GGO-08-A1 Aplicativo de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas

7.2 PG-GGO-08-F1 Log de Lecciones Aprendidas

7.3 PG-GGO-08-F2 Log de Buenas Prácticas

procedimiento para la gestión de las lecciones aprendidas … · permite mejorar el desempeño de...

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