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SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO
Unidad de Auditoría Interna
Santiago, septiembre 05 de 2013
INFORME Nº 28 DE AUDITORIA INTERNA
PROCESO INGRESO DE FUNCIONARIOS
Nivel Central
Informe de Auditoría Interna
Entre los días 08 de julio al 20 de agosto de 2013, las auditoras internas Susana Mancilla Carrasco y Daniela Sepúlveda Muñoz, en cumplimiento
de requerimiento especial, realizó la Auditoría a las Subunidades de Desarrollo Organizacional y Personal y Remuneraciones, la que comprendió
el proceso “Ingreso de Funcionarios”. El alcance del trabajo de auditoria comprendió la revisión del proceso en todas sus etapas.
El principal objetivo del trabajo realizado fue el examen y evaluación de la efectividad del sistema de control interno, respecto de los riesgos que
afectan los objetivos del proceso auditado y su mitigación a través de los controles, se incluye cuestionario de control interno el cual se encuentra
en Anexo Nº3, del presente informe.
Nuestra auditoría fue desarrollada mediante la utilización de herramientas tales como, entrevistas, observaciones, comprobaciones parciales
(muestras) y procedimientos establecidos en nuestros programas de trabajo que estimamos apropiados para obtener la evidencia necesaria para
respaldar nuestras observaciones y comentarios.
Como resultado de los diferentes procedimientos de auditoría aplicados, dentro del límite del alcance de nuestro trabajo, nos permitió obtener
como conclusión general que el Sistema de Control interno Requiere Mejoras para mitigar la exposición a los riesgos.
Las medidas adoptadas y los plazos en que serán implementadas las recomendaciones, se presentan en cada punto del informe.
Deseamos manifestar nuestros agradecimientos por la colaboración recibida durante el desarrollo de nuestro trabajo, por parte de los encargados
de las Subunidades, Pablo Vega y Ricardo Rojas.
Susana Mancilla Daniela Sepúlveda Guillermo Ponce Sandoval
Auditoras Internas Encargado Unidad Auditoría Interna
Santiago, septiembre de 2013
Las observaciones contenidas en el presente
informe fueron evaluadas de acuerdo a su
materialidad y grado de exposición al riesgo,
determinada en función de la Matriz de Riesgos, la
que se encuentra detallada en Anexo 1.
La calificación de las observaciones se muestran
graficadas en Matriz adjunta. Los hallazgos totales
son 4, los que se agrupan de la siguiente manera:
4 Observaciones año actual.
0 Observación del año anterior.
Resumen Ejecutivo
Principales Observaciones
Matriz de Observaciones
Consecuencia
Muy Grave
Grave
Menos
Grave
Leve
Mejora
Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico
N°
Obs
Evaluación
Observación
Descripción
Observación
Resumen de
Recomendación
Fecha
Implementación
1 Mayor-Menos
Grave
Procedimientos y controles
inexistentes y/o deficientes para
las etapas de Selección e Ingreso
de funcionarios.
La encargada de la Unidad de Recursos Humanos deberá:
a) Elaborar y difundir un procedimiento formalmente
documentado para la contratación de funcionarios, con la
finalidad que se establezcan controles que mitiguen lo
señalado en la observación.
b) Velar por el cumplimiento a cabalidad del procedimiento.
30/11/13
2 Mayor-Menos
Grave
Falta de revisión y respaldo de los
Procesos de Selección.
La encargada de la Unidad de Recursos Humanos deberá:
a) Instruir la revisión exhaustiva de los perfiles indicados
en el portal www.trabajando,.com, así como también
respaldar los cambios solicitados por las Unidades
requirentes.
b) Respaldar la evidencia del proceso de selección, a
modo de minimizar lo observado.
30/10/13
Criticidad Alta
Criticidad Media
Criticidad Baja
1
2
1
Observación 1: Procedimientos y controles inexistentes y/o deficientes para las etapas de Selección e Ingreso de
funcionarios.
Proceso: Cumplimiento
Normativo
Antecedentes Efecto Recomendación
Para las etapas de “Selección y Reclutamiento” e “Ingreso” de personal, no se han definido
controles por parte de la Subunidad de Desarrollo Organización y Subunidad de Personal y
Remuneraciones respectivamente.
Para la etapa de “Reclutamiento y Selección de Personal”, existe un procedimiento
formalmente documentado, el cual no se encuentra actualizado así como tampoco
publicado en la página de intranet del Servicio. Pese a contar con un procedimiento, se
observó el caso de la funcionaria Beatriz Fernandez Cuervo (RUN. 5.459.363-5), en donde
no se evidenció la existencia de un Proceso de selección interna para el ingreso a la
Institución.
Respecto a la etapa de “Contratación”, de acuerdo a entrevista con el encargado de la
Subunidad de Personal y Remuneraciones, nos indicó que todas las actividades
relacionadas a éste proceso se rigen de acuerdo al Estatuto Administrativo, y que no se
han documentado procedimientos formales relacionados.
Por otra parte, se pudo constatar la inexistencia de un procedimiento que determine los
parámetros de definición de los Procesos de selección interna, observando que para la
vacante del cargo de “Encargada de la Unidad de Fiscalización”, no hubo un proceso de
selección, designándose para tal efecto a Cynthia Cabello García (RUN. 9.982.298-8) quien
a esa fecha llevaba 6 meses en el Servicio en calidad de honorarios, sin embargo, no se
encontraron antecedentes de la función que desempeñaba.
Lo anterior, deja de manifiesto la falta de control que existe en la Unidad de Recursos
Humanos respecto al proceso de selección e ingreso de los funcionarios al Servicio.
• Falta de
transparencia en la
Selección del
Personal.
•Daño a la imagen
del Servicio.
La encargada de la Unidad
deberá:
a) Elaborar y difundir un
procedimiento formalmente
documentado para la
contratación de funcionarios,
con la finalidad que se
establezcan controles que
mitiguen lo señalado en la
observación.
b) Velar por el cumplimiento a
cabalidad del procedimiento.
Compromiso de la Administración Criticidad del
Hallazgo Evaluación del Riesgo
Comentarios Preliminares:
Se actualizará el procedimiento de Reclutamiento y Selección, incorporando los procesos
de selección y promoción interna.
Se definirán los límites y alcances de cada procesos en dicho procedimiento.
Se confeccionará un procedimiento de formalización de la contratación.
Media Menos Grave-Mayor
Fecha de Implementación y Responsable
30 de noviembre de 2013, Encargada de la Unidad
Recursos Humanos
Detalle de la Observación
Observación 2: Falta de revisión y respaldo de los Procesos de Selección. Proceso: Situaciones Generales
Antecedentes Efecto Recomendación
De la revisión a la definición de los perfiles utilizado en la publicación de los
Procesos de selección externa de los once funcionarios que ingresaron al Servicio,
se pudo detectar lo siguiente:
a) En dos de los once casos revisados, se evidencio inconsistencia entre el perfil
definido en el “Diseño de Perfiles de Cargos y Competencias” y lo publicado en el
portal www.trabajando.com, es decir, se solicita en el Diseño de Perfiles personal
Profesional con carrera del al menos 8 semestres, y finalmente en el Portal
trabajando.com, se solicita Personal Técnico con carrera de al menos 4 semestres.
Para mayor detalle ver anexo N° 4.
b) En cuatro de los once casos revisados, no se evidenciaron antecedentes que den
cuenta de la convocatoria utilizada para proveer el cargo vacante, producto de que
los respaldos se encontraban el computador del Encargado, el cual fue robado.
• Ingresos de
funcionarios sin el
debido proceso de
selección y
reclutamiento.
• Falta de transparencia
en las convocatorias
para proveer cargos
vacantes.
• Funcionarios que no se
ajusten a los perfiles
requeridos para cada
cargo.
• Posibles sanciones de
parte de entidades
fiscalizadoras.
• Daño a la imagen del
Servicio.
La encargada de la Unidad de
Recursos Humanos deberá:
a) Instruir la revisión exhaustiva de
los perfiles indicados en el portal
www.trabajando,.com, así como
también respaldar los cambios
solicitados por las Unidades
requirentes.
b) Respaldar la evidencia del
proceso de selección, a modo de
minimizar lo observado.
Compromiso de la Administración Criticidad del Hallazgo Evaluación del Riesgo
Comentarios Preliminares:
Chequear que el Manual de Perfil sea coherente con los perfiles establecidos en la
oferta indicada en el portal www.trabajando.com.
Respaldo de la información en Carpetas Compartidas alojadas en servidores del
Servicio, externos a los notebooks de la unidad.
Media Menos Grave-Mayor
Fecha de Implementación y Responsable
30 de octubre de 2013, Encargada de la Unidad de Recursos
humanos
Detalle de la Observación
Observación 3: Incumplimiento del control de “Ingreso de Funcionarios” de acuerdo a lo definido en la Matriz
de riesgo institucional.
Proceso: Cumplimiento Normativo
Antecedentes Efecto Recomendación
De acuerdo a lo establecido en la matriz de riesgos del Servicio para el proceso de
“ingreso de funcionarios”, se encuentra definido el siguiente control: “Funcionarios de la
Unidad de Personal realiza anualmente cruce con la base de datos del sistema Génesis
para verificar la vinculación de funcionarios SENCE con OTEC...”. De acuerdo a
entrevista sostenida con el encargado de la Subunidad de Personal y Remuneraciones,
se constató que el control descrito en la Matriz no se encuentra operativo ya que la
solicitud de verificación de antecedentes se efectúa al momento de confeccionar la
Resolución que contrata al funcionario. Además de lo anterior, se pudo constatar que
no existe evidencia de la respuesta a dicha solicitud por parte de la Subunidad de
Informática.
Lo anterior deja de manifiesto que el control definido no resulta eficaz en la verificación
de vinculación con OTEC.
• Detrimento del
patrimonio
institucional.
• Daño a la imagen
del Servicio.
La encargada de la Unidad de
Recursos Humanos deberá:
a) Revisar, analizar y mejorar los
controles descritos en la Matriz de
Riesgo respecto al Subproceso
“Ingreso de Funcionarios”
Compromiso de la Administración Criticidad del
Hallazgo Evaluación del Riesgo
Comentarios Preliminares:
Solicitar el acceso a Génesis y compara directamente la vinculación de los funcionarios
con OTEC.
Se notificará el cambio en el control de la matriz, para el año 2014, notificando dicha
acción a la Encargada de la Unidad de Control de Gestión.
Baja Leve - Menor
Fecha de Implementación y Responsable
30 de noviembre de 2013, Encargada de la Unidad de
Recursos Humanos
Detalle de la Observación
Observación 4: Debilidades de control en la mantención de información completa y actualizada, en las carpetas de
los funcionarios del Servicio.
Proceso: Cumplimiento
Normativo
Antecedentes Efecto Recomendación
De acuerdo a nuestra revisión a las carpetas de vida de once funcionarios, se detectó que no
contenían toda la documentación requerida para el ingreso al Servicio, de acuerdo al
siguiente detalle:
a) En cuatro carpetas no obtuvimos la evidencia de la declaración jurada, en donde se
certifique que no se encuentran afectos a la inhabilidad de tener dependencia de
substancias psicotrópicas, o drogas estupefacientes ilegales.
b) En una de las carpetas no se evidencio el Curriculum Vitae del funcionario.
c) En una de las carpetas no se evidencio la carta de aceptación del cargo.
d) En una de las carpetas no se evidencio el Certificado de afiliación de salud.
A continuación se detalla lo mencionado anteriormente:
• Error en la toma de
decisiones por estar
afecto de sustancias
psicotrópica o bajo los
efectos de
estupefacientes.
• Incumplimiento de
procedimientos
internos
institucionales.
La encargada de la Unidad
deberá:
a) Elaborar un procedimiento
formalmente documentado
para la contratación de
funcionarios.
b) Toda vez que se remita
documentación, certificados y
declaraciones a otras
entidades, sacar fotocopia de
estos archivos y solicitar
timbre de recepción de la
contraparte.
Compromiso de la Administración Criticidad del
Hallazgo Evaluación del Riesgo
Comentarios Preliminares:
Se actualizará el checklist de acuerdo a los requerimientos de la contratación establecido en
los procedimiento de incorporación y contratación. De acuerdo al tipo de contratación que se
esté desarrollando.
En atención a las declaraciones de no consumo de estupefacientes, no son solicitados para
aquellos cargos ADP. Por lo cual no es una obligación su presentación. En tal circunstancia
se realizará una juste a las solicitudes de antecedentes a objeto de no solicitar antecedentes
que la Subunidad de Personal y Remuneraciones no requiere.
En relación a las Cartas de Aceptación de cargo, son necesarias para remitirlas a
contraloría, pero se instruyó al funcionario a cargo dejar una copia de todos los antecedentes
que se remitan a Contraloría a contar de hoy.
Baja Leve-Moderado
Fecha de Implementación y Responsable
30 de noviembre de 2013, Encargada de la Unidad
de Recursos Humanos
Detalle de la Observación
RUT Nombres No se evidenció
Declaración de Estupefacientes
Curriculum Vitae
Declaración de Estupefacientes
Carta de aceptación de cargo.
5.459.363-5 Beatriz Fernandez Cuervo Declaración de Estupefacientes
Declaración de Estupefacientes
Certificado de afiliación de salud
Cynthia Cabello Garcia
Jose Sepúlveda Grazioli
Luis Lazo Montaña11.487.606-2
16.019.250-K
9.982.298-8
ANEXO 1
Matriz de Riesgos
Proceso Ingreso de Funcionarios
Impacto
Insignificante Menor Catatrófico Mayor Moderado
1 - 2
N° Riesgo Descripción Proceso
1
Colusión entre trabajadores,
colusión entre trabajadores y
terceros
Situaciones
Generales
2
Selección y contratación de
personal que no cumple con el
perfil requerido
Cumplimiento
Normativo
ANEXO 2
Muestra Revisada
RUN Nombre FuncionarioFecha de
IngresoLugar de Desempeño
15.189.711-8 Cinthia Jara Laggazi 16-04-2012 Región XIV
9.982.298-8 Cynthia Garcia Cabello 01-04-2012 Unidad de Fiscalización
5.666.402-5 Gabriel Arturo Alegria Gamboa 01-08-2012 Región Metropolitana
16.019.250-K Jose Manuel Grazioli Sepulveda 29-10-2012Subunidad de Planificación y
Control de Gestión
14.524.235-5 Natali Irene Marchant Medel 01-11-2012 Region VI
13.198.775-7 Catalina Correa Vergara 25-02-2013 Region VI
12.872.834-1 Giovanna Barahona Antognini 25-02-2013 Departamento Jurídico
13.290.198-8 Ricardo Marcelo Vásquez Vásquez 09-04-2012Subunidad de Personal y
Remuneraciones
12.064.275-8 Marlene Isabel Schweitzer Julio 19-02-2013 Region XI
5.459.363-5 Beatriz Maria Isabel Cuervo Fernandez 01-09-2012Unidad de Marketing y
Comunicaciones
11.487.606-2 Luis Pedro Montaña Lazo 03-04-2012 Unidad de Fiscalización
ANEXO 3
Cuestionario de Control Interno N° Preguntas SI NO N/A Respuesta
Integridad, Valores Éticos, Comportamiento y Probidad de los funcionarios claves
1
¿Cuenta con manuales o instrucciones sobre temas valóricos y comportamiento ético del
personal, complementarios a la Ley de Probidad? Si existen, señale si éstos han sido
formalmente difundidos a todos los funcionarios
XExiste una política de RRHH en la cual están comprendidos
dichos valores.
2En el ultimo año, ¿La Unidad ha capacitado o ha solicitado capacitación de sus
funcionarios en temas asociados a la probidad y la ética?X
Pero se efectuará un curso sobre Estatuto Administrativo y
Probidad a nivel nacional, en el cual se incluirán funcionarios de
distintas unidades y regiones, incluídas esta.
3¿La Unidad difunde a los funcionarios las normas de probidad contenidas en la Ley
N°19.653 y promueve su cumplimiento?X En su política de RRHH
4
¿La Unidad tiene implementado un proceso para que los funcionarios puedan comunicar
situaciones impropias de las cuales han tenido conocimiento y que afectan el
cumplimiento de la ley de probidad?
X No existe un proceso formal
Conciencia de Control de la Unidad y Estilo Operativo
5
¿La Unidad ha definido los bienes o activos considerados claves en la operación y que
deban tener acceso o uso restringido? (notebook, data, automóviles, cámara fotográfica,
equipos de audio, unidades de disco externo, llave de acceso a oficina, documentos
valorados, etc.)
XEl acceso a carpetas de funcionarios es restringido, así como a
los equipos (notebooks o pc) el cual es individual.
6El uso o acceso restringido de los bienes o activos claves de la Unidad, ¿Se encuentra
formalmente documentado y autorizado por la autoridad competente?X
7¿Existe resolución o documento formal que individualice a la(s) personas que tiene acceso
a los recursos restringidos y sus responsabilidades?X
8
¿Existe un mecanismo establecido para educar y comunicar regularmente a la Dirección y
a los funcionarios la importancia de los controles internos y elevar el nivel de
entendimiento de los controles?
X
9
¿La Unidad ha adoptado medidas que garanticen el resguardo y uso adecuado de los
bienes de uso restringidos? (Uso caja fondos, acceso restringido a bodegas, uso de disco
externo de respaldo de información, etc.)
X
Existen carpetas compartidas alojadas en servidores externos
a nuestros equipos individuales, en las que solo se puede
acceder al estar conectado en la red del Servicio.
10¿La Unidad ejecuta controles administrativos periódicos y aleatorios sobre los fondos fijos,
documentos en custodia y el uso de los vehiculos? X
11
Los responsables de cada unidad, ¿Diseñan controles relacionados con los planes y
programas de la actividad que desarrollan. Asimismo, se diseñan políticas y controles para
verificar que las actividades cumplan sus objetivos específicos?
X
12¿La Unidad monitorea y toma las acciones adecuadas y oportunas para corregir las
deficiencias reportadas por la función de auditoría interna?X
Cuestionario de Control Interno
N° Preguntas SI NO N/A Respuesta
Estructura Organizacional y Asignación de Autoridad y Responsabilidades
13
¿Existe en la Unidad un organigrama actualizado, en el cual se defina los cargos y las
jerarquías de los funcionarios? Si respuesta es afirmativa, señale si se ha difundido este
Organigrama y sus modificaciones a todos los funcionarios
X Ha sido comunicado a todos los funcionarios de la Unidad
14¿Existen descripciones de funciones por escrito y manuales de referencia que describen
las responsabilidades de los funcionarios en la Unidad?X
15¿Existe una apropiada segregación de actividades incompatibles? (separación entre la
autorización, ejecución, registro, recepción, custodia y el control de las operaciones) X
Políticas y Prácticas de Recursos Humanos
16¿La Unidad tiene participación en el proceso de selección de los funcionarios que ingresan
a trabajar a la regional? ¿Cuál es su participación?X UDO controla los procesos de selección.
17¿La Unidad, tiene como norma realizar entrenamiento e inducción para los nuevos
funcionarios y para quienes cambian a una nueva posición?X
18
¿El entrenamiento e inducción realizado por la Unidad, incluye instruir al funcionario sobre
la naturaleza y alcance de sus deberes y responsabilidades y los controles que debe
ejecutar?
X Aunque no está formalizado.
19¿La Unidad presenta a Nivel Central iniciativas que promuevan y apoyen la capacitación
continua para los funcionarios? ¿Como lo realiza y con que periodicidad? X UDO es la unidad resposable de las capacitaciones.
20¿Las horas extras realizadas por los funcionarios se fundamentan por el jefe directo y se
autorizan formalmente, previa a su ejecución?X
Transparencia
21
¿La Unidad ha tomado las acciones necesarias para cumplir con la normativa de
Transparencia del Estado, en cuanto acceso a la información de la actividad del Servicio a
los interesados, considerando la Ley de Transparencia y las recomendaciones del Consejo
de la Transparencia al efecto?
X
Sistemas de Información
22
¿La Unidad controla que la información critica contenida en planillas excel o word en las
estaciones de trabajo de los funcionarios, sea periódicamente respaldada y guardada
adecuadamente en un lugar seguro?
XDesde el robo de computador de P.Vega se implementaron las
carpetas compartidas como forma de respaldo.
23
¿La Unidad mantiene control sobre el uso de los sistemas informáticos de los programas
en la Unidad? (control de usuario vigente, perfil usuario acorde a la función y
responsabilidad, uso individual de password de acceso, etc.)
X
El encargado de Personal y Remuneraciones controla y otorga
licencias para el uso de PyR (sistema informático transversal a
la Unidad de RRHH)
24¿Los funcionarios de la Unidad tienen conocimiento de la política de seguridad de la
Información de la Institución?X Se difundió la política al igual que en todo el Servicio.
Compromiso de la Dirección Respecto de la Competencia Profesional
25¿El conocimiento y la experiencia de los encargados es el adecuado para cumplir los
objetivos de la Unidad?X
26
¿Cuenta el personal con la capacidad y el entrenamiento necesarios para su nivel de
responsabilidad asignado, considerando la naturaleza, tamaño y complejidad de las
funciones que realiza?
X
ANEXO 3 (Continuación)
CargoManual: "Diseño de Perfiles
de Cargos y Competencias"Publicado en Trabajando.com
Título Profesional de al menos 8
semestres de duración.
Título profesional de al menos 4 semestres de
duración.
Preferencia profesional de las
ciencias sociales o carreras a
fines.
Carreras solicitadas:
1. Administración de empresas.
2. Técnico / Tecnólogo / Técnico superior.
3. Contador general / Contabilidad.
4. Técnico en administración de programas sociales.
5. Técnico en trabajo social.
Título Profesional de al menos 8
semestres de duración.
Título profesional de al menos 10 semestres de
duración.
Preferencia administrador
público, ingeniero civil industrial
o carreras a fines.
Carreras solicitadas:
1. Contador auditor.
2. Ingeniería comercial.
3. Pedagogía.
4. Psicología.
5. Sociología.
6. Trabajo social / Servicio social.
7. Ingeniería de ejecución en administración.
8. Ingeniería ejecución administración de empresas.
Definición de Perfil según:
Analista Unidad de
Capacitación a
Personas
Encargado Regional
Unidad de
Intermediación
Laboral
ANEXO 4
Observación N°2 “Diferencia en los perfiles de cargo”