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PROCESSO DE ADESÃO DE ENTIDADES PÚBLICAS
Manual de Onboarding
Referência: Adesão Entidades
Data: 04/05/2020
Versão: 2.0
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Índice
Metodologia de projeto ............................................................................................................... 4
Receção de faturas eletrónicas – fases do projeto ..................................................................... 7
R1 Pedido de adesão de entidades públicas à FE-AP ............................................................ 7
R2 Formalidades: Acordo EDI e Adesão à solução FE-AP ..................................................... 8
R3 Gestão de utilizadores e e-learning ................................................................................... 9
Integração com sistemas – fases do projeto ............................................................................ 10
I4 Adesão e comunicações ................................................................................................. 10
I5 Implementação de serviços de integração ...................................................................... 10
I6 Testes ............................................................................................................................. 11
Notas finais .............................................................................................................................. 12
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Revisões
Versão Data Descrição Revisto por
1.0 21/02/2020 Versão inicial eSPap
2.0 04/05/2020
Pág. 8 - inclusão da versão pdf para formalização do pedido de adesão;
Pág. 12 - atualização da imagem pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04.
eSPap
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Metodologia de projeto
Vamos iniciar o projeto de adesão à Fatura Eletrónica:
A adesão dos contraentes públicos (entidades da Administração Pública) à solução FE-
AP é feita por etapas.
O modelo de adesão é iniciado pela entidade pública com o preenchimento de um questionário
que visa caracterizar a entidade e obter contexto para o processo de adesão.
De acordo com as perspetivas de integração com os sistemas do cliente, que podem ser
sistemas contabilísticos, de gestão documental ou outros sistemas de negócio, seguem-se duas
fases de projeto que podem ser realizadas em simultâneo ou em modo sequencial:
Adesão ao Portal da FE-AP, acedendo ao monitor de faturas eletrónicas, com capacidade
para interagir com os fornecedores, para rececionar e conferir os documentos eletrónicos
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e sem implementar a componente tecnológica de comunicação com os sistemas do
cliente.
Integração com a solução FE-AP, implementando os serviços de comunicação e de
integração com os sistemas, permitindo o registo contabilístico automatizado dos
documentos de faturação e a recolha de informação desse mesmo registo. Esta fase
implica um projeto com uma componente de desenvolvimentos e de testes entre
sistemas.
O acesso direto à solução FE-AP, sem os serviços de integração, permitirá aos utilizadores
aceder à solução, receber faturas eletrónicas, fazer a conferência das faturas diretamente no
Portal da FE-AP, com a atualização do estado de negócio das mesmas. Será, ainda, possível
fazer o download da fatura num formato legível (PDF) e classificar a fatura quanto às ações
internamente desencadeadas. Adicionalmente, o portal disponibiliza um conjunto de processos
de diálogo com os fornecedores que se encontram totalmente desmaterializados, com vantagens
para a simplificação e aceleração da conferência de documentos.
A eSPap recomenda que as entidades que pretendam aderir ao Portal da FE-AP com
integrações iniciem o processo de adesão sem integração e, em seguida, desencadeiem os
procedimentos necessários para a integração.
A troca efetiva de documentos eletrónicos com o Portal da FE-AP, em modo real, está
condicionada à definição de uma data de entrada em produção (a ser comunicada aos
fornecedores) e ao cumprimento de algumas formalidades do processo de adesão. Esta etapa
será realizada diretamente no Portal da FE-AP garantindo, assim, o cumprimento da legislação
através da:
Submissão do pedido de adesão, no Portal da FE-AP;
Entrega dos documentos que asseguram a autenticidade da entidade (segurança jurídica do
processo de adesão);
Entrega do contrato de adesão à solução FE-AP, assinado pelo representante legal da
entidade pública;
Aceitação das condições do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º
1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro, previsto na alínea c) do n.º 2 do artigo 12.º e
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na primeira parte do artigo 14.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro1, e da Política
de Privacidade da eSPap.
Todas as dúvidas, decorrentes do processo de adesão, devem ser submetidas através do
formulário de Questões sobre Fatura Eletrónica de Entidades da AP.
Por fim, destaca-se a importância de consultar, no sítio da internet da eSPap, a área da fatura
eletrónica e as onde poderá encontrar informação de suporte,
nomeadamente, os prazos para receção e processamento de faturas eletrónicas pelos
organismos públicos, tipificação de entidades públicas para efeitos de adesão (vinculadas ou
voluntárias), nos termos do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, condições e
benefícios de adesão.
1 Para efeitos de cumprimento do estabelecido nas referidas normas, nomeadamente da outorga do
«Acordo tipo EDI europeu» considera-se requisito bastante a adesão à solução de fatura eletrónica da
eSPap.
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Receção de faturas eletrónicas – fases do projeto
R1 Pedido de adesão de entidades públicas à FE-AP
O pedido de adesão faz-se através do preenchimento do questionário de Adesão de Organismos
à FE-AP | Tipificação do Projeto – consultar versão .
O questionário tem como objetivo tipificar o projeto quanto aos aspetos funcionais e técnicos,
avaliar o volume de documentos, validar a existência de cenários não contemplados, identificar
interlocutores bem como projetar futuras necessidades.
Da análise efetuada ao questionário submetido é possível determinar o tipo de acesso ao Portal
da FE-AP que melhor se adapta à entidade cliente e às suas necessidades. Coexistem, conforme
já introduzido, duas alternativas:
Acesso ao Portal da FE-AP sem integrações com sistemas contabilísticos da entidade,
que pressupõe as seguintes atividades:
Receção de documentos de faturação no Portal da FE-AP;
Atualização manual do estado do processo de despesa no Portal da FE-AP;
Comunicação com o fornecedor via Portal da FE-AP, automatizada e
desmaterializada (de forma eletrónica e por e-mail), dando suporte a devoluções,
pedidos de regularização e aceitação de notas de crédito.
Acesso ao Portal da FE-AP com integrações, o qual implica desenvolvimentos por parte
da entidade cliente, no sentido de implementar serviços que permitam receber os
documentos rececionados diretamente para as aplicações respetivas. Os sistemas
destino deverão também comunicar ao Portal da FE-AP o estado do processo, uma vez
que é através do Portal da FE-AP que é efetuada a comunicação com o fornecedor,
conforme descrito no ponto acima.
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A adesão ao Portal da FE-AP, sem integrações, assegura o cumprimento do quadro normativo
em vigor, e respetivos prazos, por parte da entidade cliente. Recordamos que, nos termos do
Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, as entidades da Administração Direta do Estado
e Institutos Públicos devem estar aptas a receber documentos em formato eletrónico desde o
dia 18 de abril de 2019, e as restantes entidades a partir de 18 de abril de 2020.
R2 Formalidades: Acordo EDI e Adesão à solução FE-AP
Após análise do questionário submetido a eSPap envia o link para formalização do pedido de
adesão à solução FE-AP – consultar versão – efetuado no Portal da FE-AP. Esta
formalização é materializada com o preenchimento e envio dos seguintes dados:
a) Identificação da entidade (NIF e denominação social);
b) Anexação dos documentos de autenticação e verificação da entidade para acessos
à solução FE-AP assinada digitalmente (Certidão Permanente do Registo Comercial,
Documento dos Representantes Legais e Procuração, caso aplicável);
c) Anexação do contrato de adesão à solução FE-AP, assinado pelo representante legal
da entidade pública;
d) Identificação do utilizador de contacto, que irá receber um e-mail para confirmar a
adesão e terá um perfil para criar e gerir os utilizadores que irão ter acesso ao Portal
da FE-AP;
e) Preenchimento de endereços de e-mail para as notificações a enviar por e-mail;
f) Aceitação de formalidades e condições, idênticas às aceites pelos cocontratantes
(fornecedores), nomeadamente, pelo “Acordo Tipo EDI europeu” que formaliza a
adesão à rede de cocontratantes (fornecedores) para a troca de documentos
eletrónicos, dentro de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados – consultar
versão .
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A informação submetida no pedido de adesão será validada pela eSPap, de forma a garantir a
autenticidade dos dados enviados. Para que a adesão à Solução FE-AP seja considerada
requisito bastante, no cumprimento dos requisitos legais impostos aos sujeitos passivos de IVA
pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, as entidades emissoras e recetoras de
documentos de faturação eletrónica celebram um “Acordo tipo EDI europeu”, conforme n.º 4 do
artigo 3.º da Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro.
Depois de efetuada a confirmação dos dados, a entidade cliente é ativada e é criado o utilizador
administrador do organismo, sendo que este utilizador será notificado por e-mail.
R3 Gestão de utilizadores e e-learning
Com o acesso ao Portal da FE-AP o utilizador administrador poderá criar os restantes
utilizadores da entidade cliente dando-lhes, dessa forma, acesso ao Portal da FE-AP.
No portal poderá encontrar a informação necessária, referente a autorizações associadas a cada
perfil de utilizador, criado pelo utilizador administrador de acordo com as necessidades da
entidade cliente, sendo possível criar tantos utilizadores quantos os necessários. A gestão de
utilizadores é efetuada pelo utilizador administrador da entidade cliente que poderá, a qualquer
momento, retificar os acessos concedidos.
A formação referente a utilização e navegabilidade no Portal da FE-AP será disponibilizada em
formato e-learning com cursos de iniciação e manuais de funcionalidades para os utilizadores
registados.
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Integração com sistemas – fases do projeto
I4 Adesão e comunicações
Nesta etapa, e com base na informação submetida no questionário, é fechada a tipologia de
comunicações e iniciado o processo de estabelecimento de conectividade. Trata-se de um
trabalho de carácter técnico entre as equipas da eSPap e a entidade cliente.
A eSPap sugere a reutilização dos serviços de comunicação e de interoperabilidade
disponibilizados dentro da Administração Pública, nomeadamente os serviços disponibilizados
pela iAP e/ou o uso da ligação PTT – Ponto de Troca de Tráfego.
A eSPap tem vindo a alargar o catálogo de alternativas para a integração com a solução FE-AP,
atendendo à abrangência da solução, quer no potencial de ligação a diferentes entidades
recetoras de documentos eletrónicos, quer na natureza dos diferentes processos a serem
desmaterializados neste contexto. Neste sentido, sugere-se que a abordagem de comunicação
e integração seja definida em sede de projeto, após a análise da informação recolhida e após a
definição de um caminho conjunto.
I5 Implementação de serviços de integração
Dependendo do nível de integração pretendido, com os sistemas contabilísticos e/ou de gestão
documental, é necessário iniciar um projeto técnico, com a disponibilização de recursos
funcionais e de desenvolvimento. Encontram-se disponíveis três tipos de web services:
1- Do Portal da FE-AP para os sistemas contabilísticos/gestão documental - permite
exportar as faturas do Portal da FE-AP de forma desmaterializada;
2- Dos sistemas contabilísticos/gestão documental para o Portal da FE-AP - permite
atualizar os estados de conferência, processamento e pagamento da fatura,
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viabilizando a desmaterialização do diálogo com os fornecedores e a
interoperabilidade com outras plataformas da Administração Pública;
3- Serviços de consulta e alinhamento de dados – permitem alinhar informação e
garantir a qualidade da informação entre sistemas.
Nesta fase, serão partilhados os documentos contendo as especificações necessárias para que
as equipas de desenvolvimento possam iniciar a análise e implementação dos serviços. Os
serviços de integração permitem fazer o download da fatura, num formato desmaterializado,
potenciando assim o automatismo do tratamento da informação.
I6 Testes
Após a concretização das etapas de desenvolvimento necessárias, decorre a fase de testes -
testes de conectividade e testes funcionais - realizados num ambiente apropriado para o efeito.
Nesta etapa, a entidade pública receberá um lote de documentos eletrónicos preparados pelas
equipas da solução FE-AP que permitirá cobrir os cenários de negócio mais representativos.
Salienta-se que o acesso ao Portal da FE-AP, mesmo com os serviços de integração
implementados, permite a atualização manual da informação.
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Notas finais
A emissão e respetiva receção de faturas em formato eletrónico no âmbito da execução de
contratos públicos corresponde ao cumprimento da obrigação legal constante do artigo 299.º-B
do CCP, nos prazos estabelecidos no Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, alterado
pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04, que determinam uma implementação faseada:
A adesão ao Portal da FE-AP por parte de novas entidades será realizada por vagas, permitindo
dessa forma que os fornecedores assegurem as atividades de setup e as configurações
necessárias à emissão de faturas eletrónicas para as novas entidades clientes. Para as
entidades da Administração Pública, a entrada de novos fornecedores não implica qualquer
setup, apenas, se necessário, o ajuste de procedimentos internos. O planeamento de vagas será
definido de acordo com os projetos em curso e com a confirmação de entradas em produção.
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Recomenda-se a consulta regular do sítio da internet da eSPap onde pode encontrar toda a
informação, atualizada, respeitante ao processo de implementação da faturação eletrónica na
Administração Pública e adesão ao Portal da FE-AP.
Na área de Entidades da Administração Pública será disponibilizado um conjunto de documentos
que visam apoiar o processo de gestão da mudança e a transição para a fatura eletrónica,
nomeadamente uma check list de boas práticas a assegurar na celebração de contratos com
cocontratantes, uma listagem de boas práticas para a implementação de cenários de negócio e
casos de uso específicos e, por fim, o planeamento de vagas de entrada de fornecedores e de
organismos.
Sempre que a entidade cliente seja contactada por um fornecedor deve reencaminhar o contacto
para o sítio da internet da eSPap - onboarding de fornecedores - onde este poderá encontrar
toda a informação necessária ao processo de adesão ao Portal da FE-AP.
Refere-se que o setup das entidades fornecedoras não é imediato e segue procedimentos
internos distintos podendo, em alguns casos, demorar cerca de um mês.
A eSPap apoiará o fornecedor no sentido de garantir uma adesão realizada com qualidade,
mediante o cumprimento de uma bateria de testes, a implementação das melhores práticas e
casos de uso e a maximização dos campos desmaterializados que permita aumentar o potencial
de automatização entre sistemas. De notar que, sempre que um fornecedor tenha uma
relevância considerável para uma entidade da Administração Pública e, simultaneamente, tenha
cenários de negócio ou procedimentos específicos, a eSPap poderá envolver o organismo na
fase de testes com o fornecedor.