progetto - integrazione japs con alfresco

Integrazione jAPS - Alfresco / Descrizione funzionale Data: 17/09/2008

Integrazione jAPS - Alfresco

Descrizione funzionale

Versione 1.4

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Indice generale1 Introduzione......................................................................................................................................22 Scenario di applicazione e destinatari del progetto..........................................................................23 Scelte tecnologiche...........................................................................................................................3

3.1 Tecnologie.................................................................................................................................33.2 Modalità di Integrazione: Web Services...................................................................................4

4 Funzionalità .....................................................................................................................................64.1 Funzionalità front-office..........................................................................................................64.2 Funzionalità di amministrazione:..............................................................................................8

5 Riferimenti .....................................................................................................................................10

1 IntroduzionePer potenziare la rosa dei servizi offerti a Enti e Pubbliche Ammiistrazioni è nato il progetto di integrazione di

jAPS [1] con il Sistema di Gestione Documentale Alfresco [2]. FlossLab ha realizzato una integrazione tra i

due sistemi basata su architettura SOA.

2 Scenario di applicazione e destinatari del progettoL'utilizzo di una soluzione integrata porta immediati vantaggi per Amministrazioni Pubbliche o imprese che

debbano trattare informazioni complesse o alti volumi di dati con interazioni frequenti e con diverse tipologie

di utenti. Ogni amministrazione presenta problematiche ed esigenze diverse, spesso connesse con i

processi e le procedure dell'organizzazione. Gli enti, col tempo, hanno maturato la necessità di attivare

metodi di accesso alle informazioni e ai servizi semplici e facilmente utilizzabili dal personale interno e

dagli utenti che interagiscono con essi.

Una prima risposta a queste esigenze è stata data finora da soluzioni disaccoppiate tra sistemi di Content

Management e Gestione Documentale distinti. Il rischio è una frammentazione delle attività o una

ridondanza delle operazioni e dei dati se esse non sono integrate in una unica soluzione condivisa.

Il progetto nasce quindi dall'esigenza di gestire in modo efficiente, sicuro e integrato i documenti generati

all'interno di un Ente, pubblico o privato, unendo i benefici di entrambi i moduli funzionali prescelti.

Spesso, i documenti creati e gestiti nelle PA sono destinati alla pubblicazione sui siti internet od intranet al

termine di un iter di redazione o di approvazione.

L'integrazione con il framework jAPS consentirà la condivisione e il riutilizzo dei documenti nei siti internet od

intranet dell'Ente. In questo modo gli utenti interni od esterni all'Ente possono sfruttare le potenzialità di

gestione dei contenuti Web per valorizzare il proprio investimento nelle soluzioni di gestione dei documenti.

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L'integrazione con il framework jAPS consente di decentralizzare la manutenzione dei contenuti Web,

Internet od Intranet con un set di strumenti completo integrato con Alfresco DMS, consentendo agli Enti di

produrre facilmente dei contenuti Web partendo dai documenti conservati negli archivi di Alfresco.

3 Scelte tecnologicheLa sfida nell'utilizzo di queste soluzioni riguarda l'integrazione e interoperabilità dei sistemi. Molto

spesso le organizzazioni si trovano ad operare con tecnologie incompatibili tra loro, che non comunicano

l'una con l'altra, il problema si è spostato su un piano più ampio: l' interazione tra processi.

Oggi si è capito che, affinché un'organizzazione possa arrivare a risultati efficaci nella condivisione delle

informazioni, è necessario compiere un ulteriore passo. Per cogliere il reale valore di ciascuna soluzione è

necessario predisporre una gestione unica attraverso un Sistema Integrato basato su standard tecnologici

che viene denominato "Enterprise Content Management”

3.1 Tecnologie

Il framework jAPS è una soluzione Open Source per la gestione e la pubblicazione dei contenuti scritta

interamente in Java e che utilizza uno stack tecnologico innovativo ma ormai consolidato.

Il framework, da un punto di vista logico e delle soluzioni utilizzate, è suddiviso in due aree ben distinte:

● Frontend: portale nel quale vengono pubblicati i contenuti

● Back-Office: area di amministrativa a cui si accede dopo autenticazione che permette

l'amministrazione del sistema sia in termini generali (utenti, gruppi, ruoli) sia in termini di redazione

dei contenuti da pubblicare.

Il contesto dei servizi di jAPS viene gestito in entrambi i casi dal framework Spring

● Frontend: utilizzo di custom tag-libraries realizzate ad hoc ed integrate nelle jsp

● Back-office: mvc pattern implementato mediante il framework Struts 1.4

Alfresco costituisce una soluzione di Document Management System realizzata anche in questo caso

interamente mediante tecnologie Java ed in particolare attraverso il framework Spring.

Per quanto riguarda l'implementazione mvc è stata utilizzata la tecnologia JavaServerFaces e nell'interfaccia

è stato fatto largo uso di JavaScript .

La logica di integrazione tra i due sistemi è basata su un architettura SOA (Service Oriented Architecture) in

cui Alfresco rappresente il fornitore dei servizi (server) che espone dati e operazioni e che risponde a

specifiche richieste da parte del client (in questo caso jAPS). In tal modo i sistemi vengono tenuti

disaccoppiati.

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Il modulo realizzato è rappresentato in figura ed è costituito da:

● Core System: contiene il modulo di gestione delle sessioni e delle autenticazioni, alcuni servizi di

base, i client web services veri e propri.

● Presentation tier: si occupa di renderizzare le pagine nel front end di jAPS. E' costituito

principalmente da Custom Tag.

● Controller: invia e riceve chiamate da e verso il backend di jAPS consentendo di condividere uno

specifico documento dagli archivi del documentale Alfresco con il gestore delle risorse di jAPS. I

documenti quindi possono essere letti, scritti, modificati, cancellati pur risiedendo fisicamente su

Alfresco. Per l'implementazione del controller vengono utilizzate tecnologie Struts 1.3 e Spring 2.0.

Figura 1: architettura logica della integrazione jAPS – Alfresco.

La comunicazione tra il Core System e Alfresco avviene tramite protocollo SOAP attraverso

l'implementazione di AXIS 1.4. Il Core System esegue chiamate verso le Alfresco Remote API [3].

4 Funzionalità L'integrazione tra Alfresco e jAPS offre un insieme di funzionalità che permettono di accedere al Repository

di Alfresco (e quindi a tutti i documenti) attraverso l'interfaccia di jAPS. Tali funzionalità possono essere

descritte come operazioni di front-office (disponibili agli utenti finali) e operazioni di amministrazione.

4.1 Funzionalità front-office

Un utente che accede attraverso jAPS ha a sua disposizione diverse opzioni senza necessità di

autenticazione. L'autenticazione è gestita in maniera separata e trasparente dal sistema.

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Visualizzazione della cartella personale dell'utente (se autenticato) o di quella pubblica (senza

autenticazione)

Possibilità di navigazione tra le cartelle: selezionando una cartella dall'elenco compare il contenuto della

cartella selezionata. Il percorso corrente verrà aggiornato includendo anche il nome della cartella

selezionata.

Visualizzazione delle cartelle e dei relativi metadati (nome della cartella, descrizione, data di creazione,

ultima modifica, utente creatore della cartella, utente che ha eseguito l'ultima modifica)

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Visualizzazione dei contenuti delle cartelle (documenti e metadati). Se una cartella contiene dei documenti

essi vengono visualizzati con una icona diversa a seconda della tipologia di documento (es pdf, odt, xls...).

Le informazioni mostrate sono complete dei metadati (data creazione, autore, dimensione del file...)

Il percorso a briciole di pane mostra la posizione corrente rispetto alla gerarchia di cartelle su Alfresco

(nell'esempio ci troviamo in Company Home/User Home/Sara ovvero viene visualizzato il contenuto della

cartella personale dell'utente Sara )

Visualizzazione per categorie. I documenti su Alfresco possono essere classificati secondo categorie. Un

file può essere catalogato secondo più classi. L'illustrazione in figura mostra tutti i documenti appartenenti

alla categoria “Software Document”

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Funzioni di ricerca: attraverso un form apposito è possibile eseguire una ricerca full text sui documento

contenuti su Alfresco. Il risultato della ricerca è visibile sotto forma di elenco ed è filtrato a seconda dei

permessi dell'utente.

4.2 Funzionalità di amministrazione:

Tali funzioni permettono operazioni di modifica e aggiunta di documenti nel repository compatibilmente con i

permessi posseduti dall'utente.

Configurazione utenti Admin e Guest in Alfresco L'accesso al front-end di jAPS non necessita di

autenticazione esplicita poichè è possibile definire quale utente in Alfresco sia associato all'utenza di jAPS.

Tale configurazione può essere eseguita da un utente amministratore di jAPS accedendo tramite l' apposito

menu Alfresco >> Configurazione ad un form dove è possibile immettere i parametri necessari.

In figura è visibile l'area di amministrazione di jAPS. Dal menu Alfresco sulla sinistra si accede alla

schermata. Si inseriscono nome utente e password per gli utenti Guest e Admin.

Check in / check out di un file, aggiornamento di un file

Dall'area di amministrazione di jAPS è possibile visualizzare i file contenuti in una specifica cartella ed è

possibile eseguire sui file delle operazioni. La freccia verde in figura, mostrata accanto ai singoli file contente

di eseguire il check-out del documento. L'operazione di checkout serve per evitare accessi e modifiche

multiple allo stesso file senza protezione. In pratica il file viene “bloccato” e le modifiche sono possibili su un

file “copia” e vengono poi automaticamente integrate nel file principale quando si effettua l'operazione

inversa (check-in)

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Eseguendo il check-out viene mostrata nella stessa pagina un file avente lo stesso nome più l'indicazione

"Working Copy" nella quale compaiono due differenti icone. Una permette di eseguire l'upload del file

utilizzando un file contenuto nel proprio filesystem da selezionare mediante una finestra di browsing. L'altra

icona invece permette di effettuare il check-in (operazione inversa). Quando un documento è in stato di lock,

solo l'utente che ha effettuato il check-out può effettuare l'operazione di check-in.

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I benefici dell'utilizzo di una soluzione integrata e possono essere quindi così riassunti:

L'interfaccia finale verso l'utente, essendo quella di un CMS consolidato, è resa accessibile secondo

la legge Stanca [4], l'usabilità del sistema è migliorata e semplificata per fare solo le operazioni

strettamente necessarie, gli utenti sono integrati e ciascuno ha visibilità e permessi sui dati definiti in

maniera centralizzata, i contenuti possono essere pubblicati sia su Portali che su Intranet

velocemente, in sicurezza e certi di disporre dell'ultima versione.

5 Riferimenti [1] www.japsportal.org

[2] www.alfresco.com

[3] http://wiki.alfresco.com/wiki/Alfresco_Content_Management_Web_Services

[4] http://www.pubbliaccesso.gov.it/normative/legge_20040109_n4.htm

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http://www.pubbliaccesso.gov.it/normative/legge_20040109_n4.htm

http://wiki.alfresco.com/wiki/Alfresco_Content_Management_Web_Services

http://www.alfresco.com/

http://www.japsportal.org/

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