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DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL MANEJO DE DATOS

DE LA EMPRESA SERVIDIGITALS ENFOCADO A LAS REAS DE

FACTURACIN, INVENTARIO Y ADMINISTRACIN

JONATHAN ROJAS ARIAS

DAIRA VILLOTA

GABRIEL HERNANDEZ

BAIRON ARTEAGA

INSTITUTO TECNOLOGICO DEL PUTUMAYO

FACULTAD DE INGENIERIA

TECNOLOGIA EN PROGRAMACION Y SISTEMAS

MOCOA

2012

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DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL MANEJO DE DATOS

DE LA EMPRESA SERVIDIGITALS ENFOCADO A LAS REAS DE

FACTURACIN, INVENTARIO Y ADMINISTRACIN

JONATHAN ROJAS ARIAS

DAIRA VILLOTA

GABRIEL HERNANDEZ

BAIRON ARTEAGA

Proyecto para nota final:

ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Profesora:

DIANA CARDOZO

INSTITUTO TECNOLOGICO DEL PUTUMAYO

FACULTAD DE INGENIERIA

TECNOLOGIA EN PROGRAMACION Y SISTEMAS

MOCOA

2012

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CONTENIDO

CONTENIDO ............................................................................................................................... 3

1. INTRODUCCIN ................................................................................................................. 5

2. RESUMEN ........................................................................................................................... 6

3. ABSTRAC............................................................................................................................. 7

4. TITULO ................................................................................................................................. 8

5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA................................................................................ 8

5.1 Formulacin del problema. .......................................................................................... 8

5.2 Descripcin del problema ............................................................................................ 8

6. JUSTIFICACION ................................................................................................................ 10

7. OBJETIVOS ....................................................................................................................... 11

7.1 GENERAL ................................................................................................................... 11

7.2 ESPECIFICOS ........................................................................................................... 11

8. OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO ..................................................................... 12

9. FACTIBILIDAD DEL PROYECTO .................................................................................... 13

9.1 FACTIBILIDAD TECNICA ......................................................................................... 13

9.2 FACTIBILIDAD ECONOMICA .................................................................................. 14

9.3 FACTIBILIDAD OPERACIONAL .............................................................................. 14

10. DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION ................... 15

10.1 Identificacin de los datos del sistema ..................................................................... 15

11. ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA .................................................. 16

12. DICCIONARIO DE DATOS ........................................................................................... 17

13. DIAGRAMAS .................................................................................................................. 19

13.1 Diagrama de casos de uso........................................................................................ 19

13.2. Diagrama de clases ............................................................................................... 20

13.3. Diagrama de flujo de datos ................................................................................... 21

14. PROTOTIPO .................................................................................................................. 22

15. INFORMES O REPORTES .......................................................................................... 29

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CONCLUSIN ........................................................................................................................... 30

BIBLIOGRAFA .......................................................................................................................... 31

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1. INTRODUCCIN

Actualmente dentro de toda empresa, las nuevas tecnologas de la informacin se han convertido en herramientas indispensables para el cumplimiento de sus objetivos. Es necesario entonces, que las empresas organicen sus procesos administrativos, inventarios y facturacin a travs del uso de stas nuevas tecnologas que permitan una buena manipulacin de la informacin y la toma de decisiones de manera ptima. Las empresas de la ciudad de Mocoa, Departamento del Putumayo en su gran mayora no cuentan con un sistema de informacin que permita el buen manejo de los datos que se usan en los diferentes procesos y actividades, generando retraso en la entrega de informacin y reportes, adems el uso de procedimientos y herramientas convencionales generan datos poco confiables, incompletos, innecesarios, redundantes y poco seguros. Con el desarrollo del presente proyecto, tenemos como fin realizar un anlisis al problema del manejo de la informacin en la empresa ServiDigitals y de esta manera establecer los requerimientos y necesidades reales que se tienen para el diseo de un sistema de informacin.

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2. RESUMEN

En este documento se plasman los resultados adquiridos en el proyecto

DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL MANEJO DE

DATOS DE LA EMPRESA SERVIDIGITALS ENFOCADO A LAS REAS

DE FACTURACIN, INVENTARIO Y ADMINISTRACIN, denominado

UNION-BYTES, el cual se desarrollo en entorno escritorio bajo el S.O

Windows, teniendo como finalidad apoyar los procesos administrativos de

dicha Empresa.

Para el desarrollo del Sistema de Informacin se tuvo en cuenta el proceso

de anlisis y diseo de software libre, el cual consta de diferentes etapas

como son: especificacin de requerimientos, anlisis y diseo. Para el caso

de la Empresa ServiDigitals se tuvo en cuenta los siguientes procesos: el

proceso administrativo, facturacin e inventario.

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3. ABSTRAC

In this document embodies the results obtained in the "DESIGN OF AN

INFORMATION SYSTEM FOR DATA MANAGEMENT COMPANY

FOCUSED AREAS SERVIDIGITALS BILLING, INVENTORY AND

ADMINISTRATION", called UNION-BYTES, which was developed in

environment desktop under Windows OS, with the aim to support the

administrative processes of the Company.

To develop the information system took into account the process of analysis

and design free software, which consists of several stages: requirements

specification, analysis and design. In the case of ServiDigitals Company

took into account the following processes: administrative, billing and

inventory.

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4. TITULO

Diseo de un sistema de informacin para el manejo de datos de la

empresa ServiDigitals enfocado a las reas de facturacin, inventario y

administracin.

5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

5.1 Formulacin del problema.

Cmo agilizar y administrar de manera eficiente y confiable la informacin de

facturacin, administracin y de inventario de la empresa ServiDigitals a travs de

un sistema de informacin?

5.2 Descripcin del problema

La empresa ServiDigitals se dedica a la venta de artculos de tecnologa

enfocados al rea de la computacin, adems ofrece diferentes servicios como el

mantenimiento preventivo y correctivo de computadores, desarrollo de pginas y

aplicaciones web, internet marketing, cloud computing, entre otros para lo cual no

posee de un sistema de informacin que le facilite la administracin eficiente y

confiable de la facturacin, de inventario y administrativa. Actualmente tiene una

serie de procesos llevados a cabo de manera manual por medio de formatos

prestablecidos, los cuales no facilitan el flujo de la informacin y limitan la

recopilacin de informacin en reportes necesarios para la toma de decisiones en

la empresa, retrasando de esta manera el progreso de la misma. Los factores a

tener en cuenta son:

Mal manejo de la informacin.

Dificultad al momento de buscar informacin determinada.

Costos innecesarios.

Procesos manuales que ralentizan el flujo de informacin.

Adems mediante la forma en que se maneja la informacin, sta se encuentra

expuesta ha perdida y mala manipulacin de los datos y de acuerdo como se

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llevan a cabo los procesos, representan para la empresa costos innecesarios y

mal aprovechamiento de los recursos.

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6. JUSTIFICACION

En la empresa ServiDigitals los procesos, actividades y reportes se manejan a

travs de un sistema convencional o manual, lo cual representa muchos

problemas e inconvenientes en la administracin de la informacin; este proyecto

esta encaminado a disear un sistema de informacin, que permita agilizar,

solucionar y satisfacer los requerimientos y necesidades de la empresa, teniendo

en cuenta que el sistema de informacin que actualmente se maneja es poco

fiable, lento al generar reportes e informes y engorroso para el manejo de los

datos, considerndose necesario un desarrollo a la medida.

Es decir que pueda solucionar completamente la problemtica en la empresa

ServiDigitals, sobre todo considerando que los procesos de facturacin e

inventario deben estar acorde con las normas y leyes actuales de acuerdo a la

rama de accin y el rgimen perteneciente.

El diseo del sistema de informacin se realizar mediante un enfoque escritorio,

cuyo desarrollo se planteara realizarse por medio de lenguajes de programacin y

herramientas de software libre, facilitando as la implementacin de la aplicacin

en la empresa.

Teniendo en cuenta las caractersticas del sistema de informacin, se deber

valorar un aspecto muy importante como es la seguridad; para lo cual en cada

mdulo se establecern diferentes niveles de seguridad, por medio de la definicin

clara de los tipos de usuarios (perfiles de usuarios), los procesos con acceso

permitido, y la identificacin de los usuarios a travs de contraseas para ingresar

al sistema; tambin se debern realizar copias de seguridad de la informacin y de

la actualizacin de la misma.

En cuanto a integridad y proteccin de la informacin, un aspecto muy importante

a resaltar es que como gestor de base de datos, se utilizar a Microsoft Access.

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7. OBJETIVOS

7.1 GENERAL

Diseo de un sistema de informacin para el manejo de datos de la empresa

ServiDigitals enfocado a las reas de facturacin, inventario y administracin.

7.2 ESPECIFICOS

Aplicar los procedimientos y tcnicas del anlisis y diseo de sistemas

informacin en la empresa ServiDigitals para el diseo de un sistema de

informacin para las reas de facturacin, inventario y administracin.

Recolectar informacin sobre los procesos y procedimientos del sistema de

informacin actual en la empresa ServiDigitals mediante la aplicacin de

encuesta y observacin directa.

Realizar un diagnostico de la informacin y los procesos que se realizan en

la empresa ServiDigitals.

Determinar requerimientos y necesidades, para el desarrollo del nuevo

sistema de informacin que pueda dar solucin a la problemtica

presentada.

Disear los diagramas de casos de uso, diagrama de flujo de datos,

diagrama de clases, y diccionario de datos como parte del proyecto

teniendo en cuenta las tcnicas de anlisis para garantizar un producto de

calidad.

Disear interfaces de usuarios (formularios) del sistema de informacin de

acuerdo a los diagramas de procesos.

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8. OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

Teniendo en cuenta los factores identificados en la descripcin del problema, los

cueles son:

Mal manejo de la informacin.

Dificultad al momento de buscar informacin determinada.

Costos innecesarios.

Procesos manuales que ralentizan el flujo de informacin.

El nuevo sistema de informacin solucionara todos estos inconvenientes de la

siguiente manera:

Excelente manejo de la informacin, ya que esta ser almacenada en una

base de datos que la ordena y brinda fcil acceso.

Facilidad al buscar informacin, ya que tan slo con una palabra el sistema

encontrar todos aquellos resultados relacionados con ella, desde un

documento de identidad hasta un apellido, valor o fecha.

No se entrara en costos innecesarios, dado que el sistema se desarrollara

de tal forma que supla las necesidades de la empresa y si sta a futuro

demanda ms opciones por parte del sistema, ste se podra actualizar en

base a ello.

No existiran procesos manuales, ya que todos los procesos de la empresa

estaran debidamente sistematizados.

Segn lo anterior el sistema de informacin a disear, solucionara todos y cada

uno de los problemas especficos encontrados en la empresa.

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9. FACTIBILIDAD DEL PROYECTO

9.1 FACTIBILIDAD TECNICA

El estudio de factibilidad tcnica nos ayuda a la identificacin del problema, el cual

se elabora a partir de la informacin existente, al juicio comn y la opinin que da

la experiencia.

Con base en lo anterior podemos decir que es tcnicamente posible el desarrollo

del sistema ya que la plataforma a desarrollar es UNION-BYTES, el cual es un

sistema de informacin para manejar correctamente las reas de facturacin,

inventario y administracin de la empresa ServiDigitals con un lenguaje de

programacin potente conocido mundialmente como lo es C++, un compilador y

creador de formularios Visual Basic que permite generar programas ejecutables

de fcil operacin para el usuario final.

El hardware a utilizar son computadores personales de fcil acceso y compra,

dado que el sistema a desarrollar no requiere de exagerados recursos de

hardware.

La plataforma de sistema operativo a utilizar puede ser desde Windows XP,

Windows vista, Windows 7 hasta el futuro Windows 8.

En la empresa ya cuentan con equipo de cmputo necesario para la ejecucin del

sistema de informacin lo cual les hace posible la realizacin de sus actividades.

Requerimientos mnimos del sistema

Hardware:

Procesador Intel Dual Core o Athlon X2 o equivalentes

Memoria RAM 2GB

Disco Duro 320GB

Mouse y techado

Monitor LCD, LED o equivalente 18.5

Impresora de tinta o laser (Carta)

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Software:

Sistema Operativo Windows XP, Vista, 7, 8.

9.2 FACTIBILIDAD ECONOMICA

Costos de produccin

Tiempo estimado en la planeacin, ejecucin y prueba del proyecto. Para un equipo de 4 personas.

Mano de obra del equipo $

1,500,000

Papelera para levantamiento de procesos $ 250,000

Papelera para la documentacin del software $ 250,000

Costos de administracin Transporte $ 300,000

Costos de venta Comercializacin $ 0

Costos financieros $

2,300,000

9.3 FACTIBILIDAD OPERACIONAL

Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la administracin y por parte

de los usuarios, los mtodos que actualmente se usan en la empresa son

aceptados por los usuarios pero estn aptos para manejar un sistema de

informacin computarizado. Los usuarios han participado en la planeacin y

desarrollo del proyecto. El sistema propuesto no causar perjuicios ni producir

resultados pobres en alguna rea. Tampoco se perder control sobre ninguna

rea especfica, ni se perder la facilidad de acceso a la informacin. La

productividad de los empleados ser mucho mayor despus de implementado el

sistema y los clientes se vern beneficiados. Por lo anterior se determina que el

presente proyecto es operacionalmente factible de realizarse.

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10. DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION

10.1 Identificacin de los datos del sistema

Los datos que deben pertenecer al sistema a desarrollas deben de ser los

siguientes:

Facturacin

- Datos de los clientes:

Nombres, Apellidos, Tipo de documento de identidad, Nmero

de documento de identidad, Direccin de residencia, Direccin

de facturacin, Telfono.

- Articulo, Servicio prestado, Valores agregados.

- Cantidad y precio del articulo y/o servicios

- Nmero de facturacin.

- Fecha, Hora

Inventario

- Artculos

- Cantidad de cada articulo

- Precio de cada articulo

- Proveedor

Servicios

- Tipo de servicios

- Precio de los servicios

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11. ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

Entidades y atributos:

Cliente:

- Nombres, apellidos, direccin, telfono, correo electrnico.

Documento de Identidad:

- Cod. Documento Identidad

- Nombre. Documento Identidad

Factura:

- Cod. Factura

- Fecha Facturacin

- Hora Facturacin

Medio de Pago:

- Cod. Medio de Pago

- Nombre. Medio de Pago

Empleado:

- Cod. Empleado

- Nombre. Empleado

Articulo:

- Cod. Articulo

- Nombre. Articulo

- Precio Articulo

- Cant. Articulo

Servicio:

- Cod. Servicio

- Nombre. Servicio

- Precio Servicio

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12. DICCIONARIO DE DATOS

NOMBRE CLIENTE

DESCRIPCION Almacena datos de los clientes

Datos que almacena

Nombre del campo Tipo de datos

Nombre Texto

Apellido Texto

Direccin Texto

Telfono Entero

Correo electrnico Texto

NOMBRE DOCUMENTO_IDENTIDAD

DESCRIPCION Almacena nmeros de documentos de identidad

Datos que almacena

Nombre del campo Tipo de datos

Cod_documentoidentidad Entero

Nom_documentoidentidad Texto

NOMBRE FACTURA

DESCRIPCION Almacena nmero consecutivo de las facturas,

fecha de facturacin y hora de facturacin

Datos que almacena

Nombre del campo Tipo de datos

Cod_factura Entero

Fecha_factura Fecha

Hora_factura Hora

NOMBRE MEDIO_PAGO

DESCRIPCION Almacena cdigo y nombre de medios de pago

Datos que almacena

Nombre del campo Tipo de datos

Cod_mediopago Entero

Nom_mediopago Texto

NOMBRE EMPLEADO

DESCRIPCION Almacena nombre y cdigo del empleado

Datos que almacena

Nombre del campo Tipo de datos

Cod_empleado Entero

Nom_empleado Texto

NOMBRE ARTICULO

DESCRIPCION Almacena datos de los artculos

Datos que almacena

Nombre del campo Tipo de datos

Cod_articulo Entero

Nom_articulo Texto

Cant_articulo Entero

Precio_articulo Entero

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NOMBRE SERVICIO

DESCRIPCION Almacena datos de los servicios

Datos que almacena

Nombre del campo Tipo de datos

Cod_servicio Entero

Nom_servicio Texto

Precio_servicio Entero

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13. DIAGRAMAS

13.1 Diagrama de casos de uso

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13.2. Diagrama de clases

21

13.3. Diagrama de flujo de datos

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14. PROTOTIPO

Ingreso al sistema

Men Principal

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Facturacin

24

Inventario

25

Servicios

26

Generacin de reportes

27

Ingreso de nuevo servicio

28

Ingreso nuevo producto

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15. INFORMES O REPORTES

Los informes o reportes que ste sistema de informacin genera son los

siguientes:

Reporte de venta de artculos mensual: Este reporte arroja las cifras

exactas de las ventas de artculos realizadas durante cada mes en la

empresa, brindando de esta manera la informacin necesaria para el

equipamiento del inventario identificando de esta manera los artculos

ms vendidos.

Reporte de clientes habituales: Este reporte brinda la informacin de los

clientes ms habituales de la empresa, con estos datos la empresa

puede tomar decisiones referente a posibles descuentos o incentivos a

estos clientes.

Reporte de venta de servicios mensual: Este reporte arroja cifras

exactas de las ventas de servicios realizadas durante cada mes en la

empresa, brindando de esta manera la informacin necesaria para el

fortalecimiento de determinados servicios solicitados frecuentemente o

ver la posibilidad de contratar ms personal tcnico en caso de ser

necesaria la amplitud de algn servicio en especial.

Reporte de estado de inventario: Este reporte muestra el estado de

inventario y puede ser generado en cualquier momento para de esta

manera tener claro aquellos artculos que se deben comprar para

completar el inventario, esto segn el reporte de ventas de artculos.

Reporte de estado de cartera: Este reporte brinda la informacin

necesaria sobre el estado de la cartera para realizar los cobros

necesarios a clientes morosos o para identificar problemas en el rea

financiera de la empresa.

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CONCLUSIN

Los sistemas de informacin brindan a las empresas agilidad en los procesos,

facilidad de bsqueda de informacin, orden de los datos y mejor

aprovechamiento del tiempo. Por lo cual se concluye que las empresas ms

efectivas son aquellas que tienen todos sus procesos y actividades

sistematizadas, adems de ser ms rentables y mejor administradas. Todo esto

visto desde los mbitos contables y administrativos, ya que los sistemas de

informacin arrojan datos claves en la toma de decisiones por parte de los

administrativos de la empresa y brindan datos especficos sobre los movimientos

econmicos y financieros de la misma, datos que ayudan a mejorar la imagen

contable y viabilidad de la empresa.

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BIBLIOGRAFA

Texto: Implantacin, proyectos y empresas de software libre. Amadeu Albs Raya

y Oscar David Snchez Jimnez