Päätös OKM/71/210/2012

22.12.2015

Jakelussa mainituille

Viite Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjekirjeet dnro 45/210/2011 ja dnroOKM/40/21 0/2014

Asia Vuotta 2016 koskevien tulossopimusten vahvistaminen

Jakelu

Tiedoksi

Eduskunnan hyväksyttyä 18.12.2015 talousarvion vuodelle 2016 on opetus- ja kulttuu­riministeriö valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 11 § nojalla päättänyt vahvistaa Suomen Akatemian, arkistolaitoksen, Kotimaisten kielten keskuksen ja Va­rastokirjaston tulostavoitteet ja voimavarat vuodelle 2016.

Ohessa on opetus- ja kulttuuriministeriön allekirjoittama kauden 2013-2016 tarkistettu tulossopimus kahtena yhtäpitävänä kappaleena. Toinen sopimus pyydetään palautta­maan ministeriöön allekirjoitettuna. Vuoden 2016 määrärahat ovat eduskunnan päät­tämän talousarvion ja valtion talousarvion tilijaottelun mukaiset.

Ylijohtaja

Johtaja

Suomen Akatemia Arkistolaitos Kotimaisten kielten keskus KOTUS Varastokirjasto

Valtiovarainministeriö Valtiontalouden tarkastusvirasto Eduskunnan tarkastusvaliokunta

Tapio Kosunen

~ Erja Heikkine:

Opetus- ja kulttuuriministeriö Undervisnings- och kulturministeriet www.minedu.fi

Meritullinkatu 10, Helsinki ! PL 29, 00023 Valtioneuvosto Puh. 09 160 04 I kirjaamo@minedu.fi

Sjötul1sgatan 10, Helsingfors 1 PB 29, 00023 Statsrådet

Tfn 09 160 04 I kirjaamo@minedu.fi Y-tunnus 0245872-8

FO-nummer 0245872-8

OPETUS- JA KULTIUURIMINlSTERIÖN JA ARKISTOLAITOKSEN V ÄLlNEN TARKISTETTU TULOSSOPIMUS

VUOSILLE 2013-2016 JA VOIMA V ARAT VUODELLE 2016

Opetus- ja kulttuuriministeriö ja arkistolaitos ovat sopineet arkistolaitoksen toiminnalle asetettavista laadullisista ja

määrällisistä tavoitteista seuraavaa.

ARKISTOLAITOKSEN TEHTÄVÄT

Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä

arkistoaines säi lyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on

varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöän kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, tukea tutkimusta sekä

ohjata ja kehittää arkistoto inta.

Arkistolaitos toteuttaa omalta osaltaan hallitusohjelmassa ja sen toimeenpanoasiakirjoissa sekä koulutuksen ja

tutkimuksen kehittämissuunnitelmassa 2011-2016 arkistolaitoksen toimialaan liittyviä linjauksia sekä eduskunnan ja

valtioneuvoston arkistolaitoksen toimialaan li ittyviä tavoitteita.

YHTEISKUNNALLISET V AIKU'ITA VUUSTA VOITTEET

Arkistolaitos varmistaa toiminnallaan asiakirjallisen kulttuuriperinnön saatavuuden ja käytertävyyden, sekä tukee

hallinnonjulkisuusperiaatteen toteutumista ja viranomaisten toiminnan tehokkuutta. Digitoinnilla tehostetaan asiakirjojen

käytertävyyttä ja saatavuutta.

Asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattaminen takaa, että viranomais-, tutkimus-, kulttuuri- ja

harrastustoiminnassa sekä oikeusturvan varmistamiseksi tarvittavat asiak irjat ovat saatavissaja ni istä annetaan tietoja

lainsäädännön määrittelemällä tavalla ja eri tarpeiden mukaisten palvelukanavien kautta.

Arkistolaitos vannistaa pysyvästi säilytettävän aineiston säi lymisen luotettavasti, tietoturvallisesti ja

kustannustehokkaasti .

TOIMINNALLlNEN TULOKSELLISUUS - ARKISTOLAITOKSEN TAVOITTEET SOPIMUSKAUDELLA

Tutkimus ja kehittäminen

Arkistolaitos on historiantutkimuksen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeinen infrastruktuuri , joka toteuttaa

tehtäväänsä edistämällä aineistojen käytettävyyttä ja saatavuutta sekä kehittämällä niiden pysyvää säi lyttämistä

Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) ja Avoin tiedeja tutkimus (ATT) -hankkeiden sekä muiden kansa lli sten

Iinjausten mukaisesti.

Arkistolaitos on ylläpitänyt VAPA-palvelua, joka ajetaan alas vuodenvaihteessa 2015-2016. Alasajelusta V APA:sta

siirretään aineistot vuoden 2016 aikana PAS:iin.

Vuonna 2012 käyttöönotetun saamelaisarkiston asema tutkimuksen infrastruktuurina vakiinnutetaan.

Arkistolaitos hyödyntää muiden tahojen tekemän asiakirjahaJl innan tutkimustoiminnan tuloksia om issa

kehittämisprojekteissaan ja uudistaessaan normi- ja informaatio-ohjauksen toimintarnalleja.

Sopimus 20 13 - 2016, 22.12.2015 Sivu 1(7)

Arkistolaitos tukee yliopistojen antamaa asiakirjahallinnan ja arkistoalan koulutusta. Tässä toiminnassa keskeisellä sijalla

on sähköistä asiakirjahallintaa tukeva koulutus.

Arkistolaitos toimii pohjoismaisilla ja eurooppalaisilla yhteistyöfoorumeilla,jotka tukevat arkistotoimen kehittämistä.

Aineistohallinta

Arkistolaitos valmistautuu viranomaisarkistojen vastaanotossa ja tilanhallinnassa perustettavan keskusarkiston

vaikutuksiin, aineistojen sijoittamiseen ja halIintalogistiikkaan, ja suunnittelee vuosina 2013-2016 keskusarkiston

käyttöönottoon liittyvää logistiikkaa.

Arkistolaitoksen vastaanottamien viranomaisaineistojen suunnitelmallinen ja pitkäjänteinen hankintaja vastaanotto on

perustunut vuodesta 2013 alkaen yksikkökohtaisiin vastaanottosuunnitelmiin. Tavoitteena on, että arkistolaitokseen

siirretyn aineiston luettelotiedot ovat välittömästi siirron jälkeen verkkokäytössä. Aineistot sijoitetaan

tarkoituksenmukaisesti ja tilatehokkaasti. Arkistolaitos kehittää tilojensa hallintajärjestelmiä voimavarojensa puitteissa

siten, että arkistolaitos voi ottaa vuosina 2016-2017 käyttöön tilojen ja aineiston hallintaa ohjaavan

logistiikkajärjestelmän.

Arkistolaitos ottaa lakisääteisten arkistosiirtojen lisäksi valtion viranomaisten 40 vuotta nuorempia arkistoaineistoja sekä

sopimuksen mukaan myös muita arkistoja määräaikaiseen, maksulliseen säilytykseen. Maksullisuus ei koske sopimuksella

arkistolaitokseen luovutettuja yksityisarkistoja.

Arkistolaitos sopeuttaa yksityisarkistojen hankinnan sekäjärjestämis- ja kuvailutyön voimavaroihinsa. Arkistolaitos ohjaa

ja valvoo yksityisten valtionapua saavien arkistojen toimintaaja myöntää niiden toimintaan vuosittain valtion

talousarviossa tähän tarkoitukseen osoitetut määrärahat. Arkistolaitos tukee yksityisten valtionapua saavien arkistojen

toiminnan pitkäjänteistä suunnittelua tavoitteena tila- ja tietojärjestelmäratkaisujen kustannustehokkuus. Yksityisten

valtionapuarkistojen toiminnan kokonaisselvitys toimi i valtionapujärjestelmän tuloksellisuuden arvioinnin välineenä ja se

päivitetään vuosittain.

Arkistolaitos osallistuu KDK-hankkeeseen jajohtaa arkistosektorin KDK-yhteistyöverkoston toimintaa. Vuosina 2013-

2014 yhteistyöverkosto on tuottanut kansallisen käsitemallin. Kuvailujärjestelmän uudi stamista jatketaan kansainvälisen

kuvailustandardin valmistuttua 2016. Tammikuussa 2018 otetaan käyttöön arkistojen hakemistopalvelu AHAA (versio

1,0), jonka asiakaskonsortiota arkistolaitos johtaa.

Tietopalvelu

Tutkijapalvelut sopeutetaan vastaamaan käytettävissä olevia resursseja edistämällä sähköisten palveluiden käytettävyyttä.

Arkistolaitos on yhtenäistänyt selvityspalvelujen toimintaperiaatteitaja tarkistanut niiden laajuutta sopeuttaen ne

käytettävissä oleviin voimavaroihin.

KEIDTTÄMISHANKKEET

1) Arkistolaitos suunnittelee ja toteuttaa toimitilatarpeensa ja organisaationsa uudistamisen opetus- ja kulttuuriministeriön

kanssa sovittavien linjausten mukaisesti keskusarkisto mukaan lukien. Arkistolaitos on laatinut vuonna 2013 ja päivittänyt

Sopimus 20 13 - 2016, 22.12.2015 Sivu 2(7)

vuonna 2015 koko toimialaansa koskevan toimitilastrategian toteuttaen sitäja sen päivitystä sopimuskauden aikana.

2) Arkisto laitos on selvittänyt mahdollisuudet toteuttaa aineistonhallintajärj estelmä avoimen lähdekoodin pohjalta.

Valtion toimitilastrategian 2020 tavoitteita edistävän aineistojen sijoittamisen ja tilankäytön tehostamiseen tähtäävän

aineistonhal lintajärjestelmän toteutus on aloitettu. Aineistonhallintajärjestelmä tukee arkistolaitokseen siirrettävien

viranomaisarkistojen säilytystilan tarpeen tarkastelua ja mahdollistaa myös yksityisten valtionapua saavien arkistojen

tilatarpeiden pitkäjänteisen suunnittelun tukemisen.

3) Arkistojen yhteisen hakemistopalvelun (AHAA) asiakasli ittymänä toimi i Finna. Arkistoaineiston

tarkoituksenmukainen haku ja käyttöön saaminen edellyttää Finnan räätälöintiä. Räätälöinti toteutetaan osana AHAA­

hanketta ja AHAA-palvelu otetaan käyttöön tammikuussa 20 18.

4) Arkistolaitos hankki i Suomea koskevia digitaal isia kopio ita j a mikrofilmikopioita Venäjältä ja tarvittaessa myös

Neuvostoliiton hajottua itsenäistyneistä va ltioista.

5) Arkistolaitos osallistuu arkistoja koskevan lainsäädännön uudistamiseen .

TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS

Arkisto laitos järjestää toimintansa taloudelli sesti ja luottavast i. Arkistolaitos on laatinut toimintaansa koskevan

sopeuttamissuunnitelman vuoteen 20 19 saakka. Osana sopeuttamissuunni telman toteuttamista arkisto laitos käynnistää

valmistelut ministeriöiden kanssa tutkijasalipalvelun siirtämi seksi Hallituskadulta Rauhankadulle sekä aineistojen

säi lytyskustannusten uudelleen jaoksi arkistolaitokselle kohdistuvien kustannusten pienentämiseksi.

TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA

Arkistolaitoksen ydintehtävänä on varmistaa, että yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines on suppeassaja

käyttökelpoisessa muodossa ja tehokkaasti käytettävissä. Arkisto laitoksen toiminnan prosess it ovat tarkoituksenmukaisia

ja tehokkaita sekä palvelut kustannustehokkaitaja asiakasystävällisiä. Arkistolaitos seuraa tuotoksia keske isten

suoritteiden tuotosmäärinä ja laadunhall intaa selvitysten to im itusaikoinaja asiakastyytyväisyyskyselyin.

HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN

Arkisto laitos kehittää työyhteisöään tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja työhyvinvointi.

Arkistolaitos keskittyy ydintehtäviinsäja kehittää toimintaprosessej aan tehokkaiksi. Arkistola itoksen toiminnan laatua

parannetaan kehittämällä rakenteita ja sähköisiä toim intatapoja.

MUUT ASIAT

Arkistola itos toteutti osaltaan hallitusohjelman vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmaa vuosille 2012-2015. Vuosina

2012-2015 arkistolaitokselta vähennettiin vähintään 17 henkilötyövuotta vastaava määräraha, lisäksi toteutettiin muita

hallitusohjelman mukaisia säästöjä. Arkisto laitos kehittää rakenteitaan, toim intatapojaan ja organ isaatiotaan tehokkaan ja

laadukkaan toiminnan turvaamiseks i keskittyen ydintehtäviinsäja sopeuttaa toimintansa väheneviin resursseihin.

Arkistolaitos toteuttaa arkistolainsäädäntöön ja organisaatioonsa mahdollisesti tulevat muutokset.

Sopi mus 2013 - 2016, 22.12.2015 Sivu 3(7)

Kansallisarkiston toimialariippumattomat ICT-toiminnot s iirretään Valt ion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin

tuottamiksi. Toimintojen siirtoproj ekti aloitettiin Kansallisarkistossa TORI-hankkeen nykyisten siirt?aikataulujen

mukaisesti lokakuussa 20 14, ja Kansallisarkiston ulkopuolis ilta toimittajilta hankitut sekä itse tuottamat

toimialariippumattomat ICT-palvelut sii rtyivät sellaisenaan Valtori-palvelukeskukselle 1.6.2015. Nykyiset palvelut

jatkuvat a inakin yhte isten palvelujen käyttöönottoon saakka,jonka pitäisi suunnite lmien mukaan tapahtua 1.1.20 16.

Arkistolaitos varautuu vähentämään toimitilojaan (pl. arkistotilat) hallitusohjelman säästöpäätöksen johdosta.

Arkistolaitos toimitti opetus- ja kulttuuriministeriölIe J 5.3.2015 mennessä toimitilastragian ottaen huomioon Valtion

toimiti lastrategian 2020. Arkistolaitos päivittää toimitilastrategian 29.2.20 16 mennessä ottaen huomioon val tioneuvoston

periaatepäätöksen valtion toimitilastrategiaksi j a valtion uuden vuokrajärjestelmän.

Arkisto laitos edistää sukupuolten välistä tasa-arvoa toiminnassaan.

Kestävän kehi tyksen toimikunta hyväksyi kestävän kehityksen yh teiskuntasitoumuksen ("Suomi, j onka haluamme 2050")

joulukuussa 20 13. Arkistolaitos toimitti opetus- j a kulttuuriministeriölie 15.3.2015 mennessä suunnitelman

yhteiskuntasitoumuksen toteuttamisesta.

VOIMAVARAT VUODELLE 2016

Mom. 29.40.02 määrärahan mitoituksessa huomioon otetut muutokset (1000 euroa) verra!luua TA2015

Uuden keskusarkiston muuton valmistelu, varustaminen ja aineisonhalJintajarjestelma Hankinnasta maksuun -säästö (HO 20 15) Omakustannusperiaatteen toteuttaminen Senaatti-kiinteistöjen vuokrissa PaJ kkal i ukumasaästö Palkkausten tarkistukset Toimintamenojen tuottavuussäästö Toimintamenosäastö (HO 2015) Vuokramenojen indeksikorotus Vuokramenojen indeksi korotusta vastaava säästö Tasomuutos Tekninen tarkistus Yhteensä

Momentti (euroa) 29.40.02 Arkistolaitoksen toimintamenot * LTA20 15: huonokuntoisten aineistokoteloiden uusimiseen 29.40.53.2 Veikkauksen ja raha-arpajaisten voittovarat tieteen

edistämiseen, yksityisten ark istojen valtionavusta annetun lain

(100612006) mukaisiin menoihin ** 29.40.53.7 Veikkauksen ja raha-arpajaisten voittovarat tieteen

edistämiseen (hakcmuksesta) - mikrofilmien hankinta Venäjältä - aineistonhallintajarjestelmä AHJ-hanke - VAPA-hanke - Suomi 100-hankc - arkistoJaitos 200 vuotta-hanke 29.01.23 OKM:n hallinnonalan tuottavuusmääräraha • arkistolaitoksen asiakirjallisen kulttuuriperinnön

digitoinnin saatavuuden ja Säilymisen tehostaminen

Sopimus 2013 - 2016,

TA2014 19102000

5345000

50000

250000 35000

300000

515 - 11

-1047 -50 91

-94 - 100

71 -18 91 -5

- 557

TA2015 18688000

820000 5443000

50000

217000 15000

TAE2016 18131000

5599000

varaus: 50 000 varaus: 150 000

varaus: 15000

22.12.2015 Sivu 4(7)

* 2014: sisältää kertaluonteisesti 55 000 euroa tietovarantojen avaamiseen. 19059000 + tae2014 täydentävä: lisäyksenä

43 000 euroa palkkausten tarkistuksiin.

* 2015: tae20 15 täydentävä: lisäyksenä 5 000 euroa palkkausten tarkistuksiin.

* 20 15: Lisäksi LTA2015 820000 euroa huonokuntoisten aineistokoteloiden uusimiseksi ennen aineiston siirtoa

Mikkeliin tulevaan keskusarkistoon

*2016: Määräraha sisältää 200 000 euroa ARJ:n viivakooditukseen, 65 000 ARI:n ylläpitoon ja 250 000 euroa

keskusarkiston varustamis- ja arkistoaineiston si irto- ja muuttokuluihin.

>1< 2014: sisältää 1 %:n palkka- ja 2 %:n kiinteistömenojen korotuksen.

20 15: sisältää 0,5%:n palkka- ja 2%:n kiinteistömenojen korotuksen sekä Porvarillisen Työn Arkiston muutosta uusiin

tiloihin johtuva vuokrien lisäys 9 000 euroa vuodessa,

2016: sisältää 0,5% palkka- ja kiinteistömenojen korotuksen, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston vuokralisäyksen

92 500 euroa ja Urheiluarkiston väistötiloihin 36 300 euroa.

Opetus- ja kulttuuriministeriö varautuu rahoittamaan Venäjä-hanketta 50 000 eurolla vuonna 20 16.

Opetus- ja kulttuuriministeriö rahoitti vuonna 20 15 AHAA-hankkeen toteuttamista osana KDK-hanketta 1 009000

eurolla siten, että hankkeen teknisen ratkaisun tuottaa ja rahoitus osoitettiin CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy:lle.

Vuonna 2012 CSC:lle on myönnetty yhteensä 533000 euroaja 2014150000 euroa ko. hankkeeseen.

Opetus- ja kulttuuriministeriö varautuu vuonna 2016 jatkorahoittamaan arkistolaitoksen aineistonhallintajärjestelmää

(ARJ) enintään 150000 eurolla arkistolaitokselle. Vuonna 2014 CSC:lle myönnettiin 100000 euroa ko. hankkeeseen.

Opetus- ja kulttuuriministeriö varautuu rahoittamaan Arkistolaitos 200 vuotta -hanketta 15 000 eurolla vuonna 20 ] 6.

Vuokravaltuus: Kansallisarkisto saa vuoden 2014 aikana tehdä Mikkelin keskusarkiston uudisrakennusta koskevan

vuokrasopimuksen siten, että siitä aiheutuva menojen lisäys on vuodesta 2017 alkaen vuositasolla enintään 250 000

euroa. Kyseinen vuokrasopimus edellyttää, että Kansallisarkisto luopuu 30.6.20 18 mennessä Helsing in Sörnäisten

toimitiloista.

Tietovarantojen avaaminen vuonna 2014: arkistolaitoksen projektitietokantojen (sisältää mm. Suomen sotasunnat 1914-

1922, Suomen sodissa menehtyneet 1939-1945, sotavangitja ihmisluovutukset) edelleen kehittämisen tavoitteena on,

että niitä voidaan hyödyntää esimerkiksi suhteessa paikkatietokantoihin.

SEURANTAJARAPORTO~

Tässä sopim uksessa asetettujen tavoitteiden ja sopimuksen muuta toteutumista arvioidaan sopimuskauden aikana opetus­

ja kulttuuriministeriön ja arkisto laitoksen välillä käytävien neuvottelujen yhteydessä sekä ministeriön

tilinpäätöskannanotossa. Arkistolaitos raportoi opetus- ja kulttuuriministeriölIe edellä esitettyjen tavoitteiden

saavuttamisesta ja määrärahojen käytöstä vuosittain tilinpäätösasiakirjassa.

Arkistolaitos raportoi sukupuolten välisen tasa-arvon edistämisestä tilinpäätösasiakirjojen yhteydessä.

Sopimus 20 13 - 2016, 22. 12.20 15 Sivu 5(7)

Arkistolaitos raportoi VA TUIIPO-suunnitelmiensa toteuttamisesta vuosittain ti linpäätösasiakirjassaan vuoden 2013

toiminnasta alkaen.

Arkistolaitos raportoi konkreettisista toimistaan kestävän kehityksen huornioirnisesta toiminnassaan tilinpäätösasiakirjojen

yhteydessä vuoden 2014 toiminnasta alkaen.

Arkistolaitos raportoi toirnitilastragiansa linjausten toteutumisesta tilinpäätösasiakirjassaan vuoden 2014 toiminnasta

alkaen.

ALLEKlRJOrrTAJAT

Tapio Kosunen Ylijohtaja

Erja Heikkinen Johtaja

Sopimus 2013 - 20 16,

Anitta Hämäläinen Hallintojohtaja

22.12.2015 Sivu 6(7)

LillE

Lll1ETAULUKKO Määrällislen tavoitteiden toleum.tiedot j. tavoitteet

Toteuma2013 Toteuma 2014 Tavoite 2015 Tavoite 2016 Vaikuttavuus Aineistojen käyttö - tutkij asalikaynnit 37160 34272 35000 33 000 - verkkokäyttö (käyntikerrat) 897550 1 063 530 1 050000 1500000 - verkkokäyttö (latauks ia) 33 740 000 44213 096 40000000 60000 000 Aineistojen kartunta: - arkistoaineksen kokonaismäärä (hm) 200631 208275 208000 216000 - aineistojen kartunta (hm/v,) 5339 5674 4000 4000 - digitoidun aineiston kokonaismäärä 21495535 27 169318 23 100000 37000 000

(kuvatiedostoja) - digitointi (kuvatiedostojalv.) 4 706 756 5673 783 1000000 5 000 000 Tuotokset ja laadunhallinta - luentotunnit / osal listujat 266/ 1004 306/618 - -Annettu koulutus Annetut todistukset ja selvitykset 23 120 22088 22000 23000 Toiminnallinen tehokkuus Arkistotoaineiston määrä hm/htv 837 860,9 946 1 005 Henkisten voimavarojen hallinta ja

kehittäminen Henkilötyövuodet* 239,5 24 1,9 220 2 15 Sairauspäivien lkmlhtv 7,5 <9,7 <8 <8

* Sisältää määräaikaiset ml. tutkimusprojektien ja yhteisrahoitteisen toiminnan henkilöstö.

Sopimus 2013 - 2016, 22,12.2015 Sivu 7(7)