© O

P

OPn hankinnasta maksuun prosessin digitalisointi –muutosmatka

Riitta Kivimaa

Yksikönpäällikkö, Kehitys ja Osto, OP Hankinta- ja toimitilapalvelut

© O

P

Hajautetusta keskitettyyn hankintaan

Ostolaskujen käsittely

manuaalista

Katalogi-järjestelmässä ~ 15 toimittajaa

– alle 2% ostosta

OPn hankinnan lähtötilanne

2

1,6 m€ hankinta-volyymi –~60% epäsuora hankinta

Yli 90% epäsuorasta hankinnasta

palveluja

Hankinnasta maksuun prosessi tuettu vain

osittain erillisjärjestelmillä

Ratkaisuarkkitehtuuri: Kokonaisjärjestelmä

palveluna

© O

P

OPn hankinnan prosessien kehittämisellä ja digitalisoinnilla laatua ja kokonaiskustannustehokkuutta

3

Tilaamisen käytännöt henkilö ja liiketoiminta sidonnaisia

Ryhmätason sopimuksia ei hyödynnetä parhaalla mahdollisessa tavalla

Ei näkyvyyttä, mistä maksetaan,kenelle ja kuinka paljon

Ei riittäviä työkaluja ostotapahtumienja kulujen seurantaan

Ei kokonaisvaltaista hankinnan johtamista

NYKYTILA

Yhteinen hankintajärjestelmä ->pitkän aikavälin prosessitehokkuus

Keskittäminen, compliance, säästöt ja riskienhallinta

Tilausrivikohtainen läpinäkyvyysostoihin ja prosesseihin

Kulujen parempi ennustettavuus ->budjetoinnin ja talousseurannan tuki

Hankinnan faktapohjainenmittaaminen ja seuranta

TAVOITETILA

© O

P

SAP Ariba hankintajärjestelmä työkalu OP hankinnan prosessien digitalisointiin

AribaSourcing

Ariba Purchase-to-Pay (P2P)(Sisältää katalogihallinnan)

Ariba ContractManagement

An

alytiikka

Hankintatarpeestasopimukseen

-prosessiSource-to-Contract

(S2C)

Tilauksestamaksuun-prosessi

Purchase-to-Pay (P2P)

Spendi-analyysi,

markkina-analyysi

4

Sisäinenvaatimus-

määrittely ja tarveanalyysi

3Toimittajan

suoritus-kyvyn hallinta

2

Kategoria-strategia

5Kilpailutus-

prosessi(RFx)

6

Ostotilauksenluominen

4Tuotteen

ja/taipalvelunvalinta

1

Hankinta-ehdotuksen

teko

2Hankinta-

ehdotuksenhyväksyntä

3

Laskuntäsmäytys ja toimittajallemaksaminen

6

Vastaanotonteko

5

Sopimuksenhallinta(Contract

Management)

Toimitta-javalinta ja sopimus-

neuvottelut

1

Ariba SIM(Supplier Info. Mgt)

© O

P

Helmi-hanke = toimintamallimuutoshankeKeskeiset muutokset toimintatavoissa ja rooleissa

Liiketoiminta

• Kaikkeen hankintaan tulee olla tilaus

• ”ei maksua ilman sähköistä tilausta”

• Ulkoisten kulujen ennustettavuus & seurattavuus tilausrivikohtaisesti

• Prosessien tehostamismahdollisuus palveluiden, resurssien ja tavaroiden tilaukseen

• yksi järjestelmä

• itsepalvelu

• hyväksyntä ennen tilausta

• tilausten vastaanotto sähköisesti

• automaattinen laskunkäsittely

• käyttäjäkohtainen tilausseuranta

Hankinta

• Toimintamalli

• Hankinnasta maksuun –prosessin suunnittelu, kehitys ja käyttöönotto

• Hankintaa tehdään järjestelmän läpi

• Tuote-/palvelustandardointi

• Sopimusten (ml. hinnoittelun) kehittäminen ja julkaisu järjestelmässä

• Läpinäkyvyyden (analytiikka, raportointi) lisääminen

• Sähköinen toimittajarekisteröinti ja –hyväksyntä

• Sähköinen huutokauppa

• Sähköinen allekirjoitus

Talous

• Painopiste siirtyy peruslaskunkäsittelystä täsmäytymättömienlaskujen käsittelyyn

• Talouden ja hankinnan kustannusten seuranta voidaan eriyttää -> tilikarttojen yksinkertaistamis-mahdollisuus

• Compliancenkehittäminen: Hyväksyntäkäytäntöjen uudelleenmäärittely ja järjestelmätuettu käyttöönotto

Toimittajat

• Myynti OPlle edellyttää järjestelmään rekisteröitymistä

• Toimittajien sisäisten prosessien integrointi OPn järjestelmään

• Prosessien tehostuminen

• toimittajatiedon keräys ja ylläpito järjestelmässä

• tarjousten jättäminen ja hyväksyntä järjestelmässä

• tilausten ja laskujen parempi seurattavuus

• laskutuksen nopeutuminen

5

© O

P-P

oh

jola

Hankkeen muutoshallinta keskittyytoimintamallin muutokseen osasto-/ yksikkötasolla

Osasto-/yksikkötason muutos

•Politiikka- ja toimintamallimuutos

•Keskitetty, järjestelmätuettu ryhmätason hankinta (Hankintapolitiikka ja –ohjeistus)

•Prosessimuutos

•Hankinnasta maksuun –prosessin optimointi (suunnitelmat ja sopimukset yhdessä hankinnan kanssa)

•Järjestelmämuutos

•Järjestelmän käytön tukeminen läpi organisaation, riittävän osaamistason varmistaminen

•Töiden organisointimuutos

•Uusien roolien ja vastuiden määrittely (palveluostot)

Yksilötason muutos

•Politiikka- ja toimintamallimuutos

•Keskitetty, järjestelmätuettu ryhmätason hankinta (Hankintapolitiikka ja –ohjeistus)

•Prosessimuutos

•”Ei maksua ilman tilausta”

•Järjestelmämuutos

•Uuden työkalun opettelu ja käyttöönotto kaikissa hankinnoissa

•Töiden organisointimuutos

•Tehtävänkuvan muutokset ja töiden uudelleenorganisointi

6

ESIMIES

Esimies konkretisoi

osasto-/ yksikkötason

muutokset yksilötasolle

ja vastaa käytännön toteutuk-

sesta

Muut organisaatiossa meneillään olevat muutokset

© O

P-P

oh

jola

Ylin johto

Keskijohto

Hyväksyjät

Tilaajat

ControlleritHankinta

Talous

Juristit

Toimittajat

7 Budjetoinnin ja talousseurannan apuväline Kulukontrolli, prosessin oikeellisuus Tulosvaikutus

Budjetoinnin ja talousseurannan apuväline

Kulukontrolli Prosessin ja hinnoittelun

läpinäkyvyys ja oikeellisuus

Budjetoinnin ja talousseurannan apuväline

Kulukontrolli Hankinnasta maksuun

-prosessin oikeellisuus

Ostodatan tarkkuus ja oikeellisuus Kustannusten oikea kohdistettavuus Kulujen vertailtavuus ja seurattavuus

Itsepalvelu Laadukkaat ja

laajemmat tuote-/ palveluvalikoimat

Nykyaikaiset työkalut ja työskentelytavat

Prosessin seurattavuus

Sopimuksiin pohjautuvat ostot Valitut toimittajat integroitu järjestelmään Läpinäkyvät prosessit Nykyaikaiset työkalut Selkeät hankinnan ja oston roolit sekä vastuut

Hyödytsidosryhmittäin

Ammattimainen sopimushallinta -> keskittyminen merkittäviin sopimuksiin

Toimittajaan ja sen tuotteisiin/palveluihin liittyvä riskienhallinta

Talousprosessin tehokkuus , sujuvuus ja oikeellisuus

Talousprosessien kehitysmahdollisuus

Ryhmätasoinen volyymi Pääsy avaintoimittajien

joukkoon Lisää ostoja/sopimuksia Selkeä prosessi

© O

P-P

oh

jola

Muutoshallinnan vaiheet

1• Muutoksen välttämättömyyden korostaminen

2• Muutosta vetävän tiimin perustaminen

3• Muutosvision ja -strategian laatiminen

4• Muutoksen tavoitteista viestiminen

5• Henkilöstön ohjaaminen tavoitteiden mukaiseen toimintaan

6• Lyhyen aikavälin onnistumisten varmistaminen

7• Vakiinnuttaminen ja uusien muutosten toteuttaminen

8• Uusien toimintatapojen juurruttaminen yrityskulttuuriin

8

Vaiheet 1-4 auttavat

nykytilanteen purkamisessa

Vaiheet 5-7 toteuttavat

muutosten ja uusien

toiminta-tapojen

käyttöönoton

© O

P-P

oh

jola

Muutoshallinnan kokonaisuus

Muutosjohtamisen suunnittelu ja organisointi

•Resurssit ja vastuut

•Suunnitelma

•Toimenpiteiden raportointi ja seuranta

Sidosryhmien hallinta

•Sidosryhmien analysointi ja toimenpiteiden suunnittelu

•Tarvittavien verkostojen luominen ja ylläpito (muutosagentit)

•Johdon tukeminen ja sitouttaminen

•Muutosta tukevien tilaisuuksien järjestäminen

Henkilöstöriskien hallinta

•Kriittisten asioiden tunnistaminen ja niiden vaikutusten arviointi

•Toimenpiteiden suunnittelu

Muutosvaikutusten hallinta

•Muutosvaikutusten arviointi eri sidosryhmille

•Muutoksen mukanaan tuomien uusien roolien ja vastuiden määrittely

•Muutosvalmiuden arviointi

•Muutoksen mittaaminen

Muutosviestintä

•Muutosvision ja keskeisten viestien määrittely

•Viestintäkanavien määrittely

•Viestintäsuunnitelman laatiminen ja toimenpiteiden aikataulutus

•Viestintämateriaalin tuottaminen (esim. esitysmateriaali)

Koulutus

•Koulutussuunnitelman tekeminen

•Kouluttajien koulutukset

•Koulutusten hallinnoinnin ja järjestelyiden suunnittelu

•Osaamisen siirron suunnittelu

9

© O

P

Perusedellytykset tavoitteiden toteutumiselle

10

Liiketoimintojen sitoutuminen ja

johdon tuki

” Ei maksua ilman järjestelmän kautta

tehtyä tilausta”

Halukkuus merkittävään

toimintatapa- ja prosessimuutokseen

Riittävä resursointi ja osaaminen sekä

käyttöönotto- että ylläpitovaiheessa

© O

P

Kysymyksiä ?

11

Kysymyksiä?

© O

P

KIITOS