Quản lý Mailbox và Group trong Exchange 2013Phần trước, chúng ta đã tìm hiểu về việc cài đặt và cấu hình chứng chỉ cho exchange 2013. Phần này chúng ta sẽ tiến hành việc tạo mailbox và group trong mục Recipient.

Mục tiêu: Tạo ra các group

Ban giám đốc Phòng IT Phòng tài chánh Phòng nhân sự Phòng marketing

Tạo ra các user ứng với từng phòng ban. Trong hệ thống, trước khi cài đặt Exchange đã có 2 user là Le Van Ti va Nguyen Van A. Sau khi cài đặt hệ thống email, chúng ta cần cấu hình mailbox cho các user này để có thể gửi nhận email. Bên cạnh đó, chúng ta sẽ tạo ra từng group ứng với từng phòng ban để tiện việc quản lý.

Đầu tiên, chúng ta truy cập vào máy chủ CAS, vào phần Recipient, chọn Group. Bấm vào dấu cộng để bắt đầu tạo mới

Chúng ta sẽ có các trường như là Display name và alias là các trường bắt buộc. Ứng với từng group, chúng ta có thẻ map với các OU trong AD trong mục Organization Unit

Khi tạo một Distribution Group, chúng ta sẽ có quyền thiết lập cho phép Group ở trạng thái open hay close. Nếu open, mọi người đều có thể tự động gia nhập group đó. Tương tự cho việc rời group

Sau khi tạo xong, chúng ta sẽ thấy group vừa tạo đang ở dạng Distribution group, ngoài ra, tại mục email address, chúng ta sẽ thấy mục alias sẽ xuất hiện với định dạng email. Tức là khi chúng ta cần gửi email tới group, chúng ta sẽ gửi tới địa chỉ này

Chúng ta qua máy chủ AD vào tạo ra các OU tương ứng với từng phòng ban

Quay lại giao diện ECP, chúng ta sẽ chuyển qua mục mailbox, tại đây, chúng ta sẽ chọn tạo mới mailbox. Do tạo mới mbx cho các user đang tồn tại trong hệ thống nên chúng ta sẽ chọn Existing User

Nếu có nhiều hơn một mbx DB, chúng ta sẽ chọn mbx DB sẽ chứa mbx đó

Sau khi tạo user, chúng ta sẽ quay lại phần Groups, add hai user Ti và A vào group BGĐ

Làm tương tự cho các phòng ban khác

Để tạo một số lượng lớn user trong cty, chúng ta sẽ mất rất nhiều thời gian. Do đó, chúng ta sẽ sử dụng tính năng import mailbox để import tài khoản người dùng vào trong hệ thống. Việc duy nhất chung ta cần làm là tạo một file .CSV chứa đựng thông tin của nhân viên. Ứng với từng user, chúng ta cũng có thể thiết lập một số thông tin cơ bản.

Chúng ta sẽ gán mật khẩu vào biến Temp bằng câu lệnh

$Temp = ConvertTo-SecureString 1 -asPlainText -Force

1 chính là password mà chúng ta sẽ cấu hình mặc định

Chạy lệnh dưới đây để import tài khoản trong file CSV

Import-CSV "C:\name.csv" | ForEach-Object -process {New-Mailbox -Name $_.Name -UserPrincipalName $_.UPN -OrganizationalUnit $_.OU -Database "Mailbox Database" -Password $Temp}

Lưu ý: Từ phiên bản 2010, tham số -TemplateInstance không còn tồn tại nên chúng ta sẽ không thể sử dụng tham số này

Exchange server 2013 có thể tạo được một vài loại mailbox khác nhau như là Room Mailbox hoặc Equipment Mailbox. Phần này tôi sẽ hướng dẫn tạo ra một Room Mailbox và các cách khác nhau trong từng hoàn cảnh riêng biệt.

Tổng quan về Room Mailbox trong Exchange 2013

Một Room Mailbox là một loại mailbox được gán tới một vị trí cố định như là phòng hộp, phòng hội nghị.

Room Mailbox về cơ bản thì tương tự như User Mailbox. Nó sẽ bao gồm một tài khoản trong AD và một mailbox được lien kết trong Exchange Server. Tuy nhiên, khi tao một Room Mailbox thì mật khẩu của tài khoản đó được sinh ra một cách tự động và tài khoản đó mặc định được disable và do đó nó không thể đăng nhập.

Ngoài ra, Room Mailbox còn có các thuộc tính được giao tiếp thong qua EMC để có thể được sử dụng thong qua việc xử lý tự động của việc đặt chỗ hoặc các cấu hình khác.

Đối với Equipment Mailbox, nó cũng tương tự nhưng Room Mailbox. Khi một trong các user muốn sử dụng các thiết bị whiteboard, projector hoặc laptop. Chúng ta có thể sử dụng Equipment Mailbox để có thể lập lịch để mượn các thiết bị trong một khoảng thời gian xác định.

Tại cửa sổ tạo Room Mailbox, chúng ta sẽ đặt tên cho Room và địa chỉ mailbox. Ngoài ra, chúng ta có thể thiết lập cấu hình chế độ tự động chấp nhập request hoặc gán người sẽ chấp nhận hoặc từ chối request được gửi đến tại mục Book Request

Sau khi tạo xong, chúng ta có thể thay đổi các thiết lập bằng cách double click vào mailbox vừa tạo. Tại đây, chúng ta có thể thay đổi Room name theo từng thời điểm

Bao gồm cả user trong mục Book request

Tại mục Booking options , chúng ta có thể tùy chỉnh một số lựa chọn như chỉ cho phép lập lịch trong giờ làm việc hay muốn người tổ chức lập lịch nhận được reply.

Sau khi tạo xong, chúng ta sẽ đăng nhập Microsoft Outlook bằng tài khoản Administrator. Chọn mục Contacts

Chọn New Items -> chọn Meeting

Tại mục To, chúng ta sẽ lựa chọn Room mà chúng ta muốn sử dụng.

Chọn ngày và thời gian. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể lựa chọn ở mục bên phải phầnRoom Finder, mục Choose an available room

Sau khi gửi, người gửi sẽ nhận được một thư phản hồi với nội dung chờ duyệt bao gồm đoạn text mà chúng ta đã nhập từ trước.

Chuyển qua email của người dùng có quyền đặt lịch, họ sẽ có quyền chọn Accept hoặc Decline

Sau khi được Accept, chúng ta kiểm tra trạng thai

Ngoài ra, chúng ta còn có hai lại tài khoản là Mail Contact và Mail User

Mail Contact : là đối tượng chứa thông tin người dùng hoặc tổ chức bên ngoài công ty. Mỗi mail contact sẽ có một External email address

Mail User:  tương tự như mail contact, nghĩa là có cả thông tin và external email address được hiển thị trong address book và các danh sách địa chỉ khác. Tuy nhiên, không như mail contact, một mail user sẽ chứa các thông tin đăng nhập để có thể truy cập vào các nguồn tài nguyên trong nội bộ công ty.

Tại mục Mail Contact, chúng ta có phần cấu hình External Email Address.

Đối với Mail User, chúng ta có thêm phần cấu hình cho người dùng đang tồn tại trong hệ thống và cả password để đăng nhập

Kiểm tra lại thông tin sau khi tạo Mail Contact và Mail User

Phần kế tiếp trong mục Recipient là Shared Mailbox

Một shared mailbox là một loại mailbox mà nhiều người dùng khác nhau có thể sử dụng để đọc và send mail.

Một shared mailbox là một loại của user mailbox nhưng nó không có password do đó nó không thể được đăng nhập trực tiếp. Để có thể truy cập vào shared mailbox, người dùng cần được gán quyền tại mục Full Access hoặc Send As

Sau khi tạo xong, chúng ta có kiểm tra lại shared mailbox vừa tạo.

Để cấu hình Shared Mailbox, chúng ta sẽ làm như sau. Vào Outlook 2010, mở Account Setting

Chọn Change

Chọn More Settings

Qua tab Advanced, chọn Add

Điền email của Shared Contact