Records Management.Records Manager.

Information and Records Management Society Czech Republic Group, o.s.

Tomáš Bezouška

Agenda Scéna a rekvizity

Information governance Records Management vulgo Správa dokumentů,

a.k.a. Spisová služba Papír, data a jiné artefakty

Hlavní účinkující – Records Manager Kdo to je a co tu chce? Kde se tu vzal a kam půjde dál?

Information Governance Information governance je celostní přístup k řízení

podnikových informací prostřednictvím zavádění procesů, rolí, kontrolních prvků a metrik, který zachází s informací jako s cenným obchodním aktivem.

Balancování mezi informační nedostatečností a informačním zahlcením.

Kritická součást Corporate Governance.

Records Management

Definice pojmuOblast managementu odpovědná za účinné a systematické řízení tvorby, přijímání, vedení, používání a vyřazování dokumentů, včetně procesů získávání a vedení důkazů o pracovních činnostech a transakcích ve formě dokumentů.

Správa dokumentů zahrnuje:a) stanovení standardů,b) stanovení odpovědností a pravomocí,c) stanovení a vyhlášení postupů a

směrnic,d) poskytování řady služeb týkajících se

správy a používání dokumentů,e) navrhování, zavádění a správa

speciálních systémů pro RMf) integrování systému RM do

agendových systémů a procesů.

Record čili dokument

Klíčové aspekty

Autenticita dokumentu Integrita dokumentu Metadata (data o dokumentu)

Dlouhodobé ukládání a schopnost získání informací ze záznamů … použitelnost

Zdroj nároků

Právní spory a dokazování Zákonné požadavky a regulace Provozní a praktické potřeby

organizace …

V hlavní roli … Profesionál, když dojde na správu dokumentů …

… není IT specialista … není pracovník spisovny … není archivář … není manažer procesu

... kombinuje vše výše uvedené a ještě mnohem více. Je to Records Manager.

… Records Manager Udržuje Politiku správy

dokumentů Udržuje Program správy

dokumentů Udržuje a prosazuje Spisový řád,

Spisový a skartační plán a další závazné předpisy

Zajišťuje odbornou a metodickou činnost a pomoc uživatelům, včetně zajišťování vhodných komunikačních kanálů

Informuje vedení organizace

Zajišťuje součinnost s vlastníky pracovních procesů, ICT a pracovníky příslušných archivů

Zajišťuje havarijní plánování, příprava na mimořádné situace

Zajišťuje systematickou a plánovitou kontrolní činnost

Organizuje vyřazování dokumentů a skartační řízení

A kde se bere?

Ideální program vzdělávání Records Managera je ve své podstatě interdisciplinární, a kombinuje jak teoretické, tak i praktické stránky

Klíčové oblasti znalostí zahrnují: Počítačové vědy, zpracování a analýzu informací Strategické řízení a ekonomii Právo a základy psychologii Dějiny správy i její současné trendy Nauky o autenticitě a pravosti dokumentů

IRMS Certified … Vzdělávací systém jak pro

uživatele, tak profesionály Certifikace dle

akreditovaného schématu Od základů pro

specializované otázky a problémy audit a kontrola řízení a konsultace a další …

DĚKUJI ZA POZORNOST.

„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)