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Registro da 4ª Reunião da Comissão de Coordenação do Siga – ANO 2019

1. DATA: 09/12/2019

2. LOCAL: Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos (MMFDH), SCS Qd. 09, Lote C, Ed, Parque Cidade Corporate, Torre A, 10º andar, Brasília-DF. 3. HORÁRIO: 14h30-17h

4. PARTICIPANTES:

Membros da Comissão de Coordenação do Siga

Nome Função no Siga

Neide Alves Dias De Sordi Presidente Comissão de Coordenação

Carolina de Oliveira Coordenação do Siga

Adleide Catarina Falcão Presidente SubSIGA/MCidadania

Nilsa Paulo de Azevedo Presidente SubSIGA/MD

Camila Carvalho Corte Presidente SubSIGA/MDR (suplente)

Filipe Moraes Presidente SubSIGA/ME

Bruno Silva Presidente SubSIGA/ME (suplente)

Regina Maria da Conceição Ibiapina Presidente SubSIGA/MMA

Luciana Rodrigues Dutra Presidente SubSIGA/MME

Carla Fernandes e Oliveira Presidente SubSIGA/MMFDH

Debora Aparecida de Lima Presidente SubSIGA/MS (suplente)

Luiz Fernando Castelo Fernandes Presidente SubSIGA/PR

Demais participantes

Nome Órgão

Fernando Matias da Costa Arquivo Nacional

Larissa Candida Costa Arquivo Nacional

Bruno Macedo Nathansohn Ipea

Jhonathan D. F. Santos Ipea

Felipe Galiza P. de Souza Ministério da Cidadania

Leandro Rodrigues Pinheiro Ministério da Cidadania

Mayara Nunes de Castro do Vale Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos

Fernando Sousa Leite Ministério das Relações Exteriores

Gleysielen Cardoso Neves Ministério de Minas e Energia

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5. Aprovação do "Registro de reunião", de 13/09/2019

A reunião iniciou com a Coordenadora do Siga, Carolina de Oliveira, apresentando a ata da reunião de

13/09/2019 para aprovação. Os presentes, após leitura prévia, aprovaram e assinaram o documento.

6. Apresentação da pauta e discussão

A Presidente, Neide De Sordi, iniciou a reunião com a apresentação dos membros presentes e demais

participantes.

6.1. Decreto nº 10.148, de 02 de dezembro de 2019: Larissa Costa explicou que com a publicação desse

Decreto as comissões permanentes de avaliação de documentos – CPAD e as autoridades máximas dos

órgãos e entidades têm mais autonomia, governança e responsabilização pelo processo de eliminação de

documentos públicos. O Arquivo Nacional (AN) continuará acompanhando a publicação dos Editais de

Eliminação de Documentos e os órgãos e entidades deverão enviar os Termos de Eliminação de Documentos

arquivísticos ao AN. Ela lembrou, também, que esses documentos serão inseridos no sistema estruturante do

Siga, assim que concluído o seu desenvolvimento. Luciana Dutra comentou sobre a necessidade de melhor

qualificação dos servidores indicados para a composição de uma CPAD e sobre a proposta do AN de agendar

reuniões com os secretários-executivos para sensibilização da importância do trabalho dessas Comissões de

Avaliação. Neide De Sordi comentou que com este novo ato normativo publicado procedeu-se ao

levantamento nominal dos servidores que percebem a GSISTE/Siga e, com isso, buscar maior

comprometimento dos ministérios no desenvolvimento das atividades de gestão de documentos e arquivos

no Poder Executivo federal. Mayra Nunes de Castro do Vale solicitou esclarecimento sobre o rito para a

indicação de membros da subcomissão de coordenação do Siga. Carolina de Oliveira explicou que para a

Comissão de Coordenação do Siga (CCSiga), quem indica o presidente e o suplente é o Ministro de Estado de

cada ministério, por ofício, ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública, que os designará como

membros da CCSiga. Com relação às subcomissões de coordenação do Siga, o Ministro de Estado de cada

ministério tem a autonomia para designar os membros da SubSiga. Ficou pendente, por parte da

coordenação do Siga, averiguar se os ofícios de indicação serão enviados ao Ministério da Justiça e Segurança

Pública ou diretamente ao Arquivo Nacional.

6.2. Apresentação do mapa estratégico do Arquivo Nacional 2020-2023: (Anexo 1) Carolina de Oliveira

apresentou as ações em que o Siga estará contemplado no planejamento estratégico do Arquivo Nacional. A

metodologia adotada para a elaboração do mapa estratégico do AN é a mesma do Ministério da Justiça e

Segurança Pública. Especificamente, o Siga está nos eixos “Habilitadores” e “Sociedade e Governo”. Ela

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também solicitou que os presidentes de SubSigas, ao longo do próximo ano, apresentem o planejamento do

período para os serviços arquivísticos de seus respectivos ministérios. Neide De Sordi informou algumas das

próximas ações do AN: a publicação de normativa referente ao Código de Classificação e à Tabela de

Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio (com a revogação da Resolução nº 14/2001,

do Conarq); da política de gestão de documentos e arquivos do Poder Executivo federal; melhoria no

atendimento aos órgãos e entidades integrantes do Siga; elaboração de instrumentos de gestão de

documentos, único, para os hospitais do Poder Executivo federal; desenvolvimento de estudos comparativos

e normativas para o posicionamento dos serviços arquivísticos frente à gestão de dados governamentais.

6.3. Apresentação do projeto para estudos prospectivos em gestão documental e arquivos na

Administração Pública Federal em parceria com o Ipea: (Anexo 2) O bibliotecário e servidor do Instituto de

Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), Jhonathan Santos, coordena o Projeto Biblioteca do Século XXI cujo

objetivo é o planejamento por meio de cenários. Ele fez apresentação dessa metodologia que tem sido

adotada pelo Ipea e será adaptada para a prospecção de cenários em arquivos. A opção por falar sobre o

Projeto Biblioteca do Século XXI foi porque ainda precisa ser definida a 1ª fase do projeto com o AN, a do

plano de trabalho, juntamente dos membros da CCSiga em uma oficina a ser realizada no próximo ano.

Também comentou ter sido realizada uma reunião com os chefes de bibliotecas da Administração Pública

federal, em Brasília-DF, visando pensar uma estratégica conjunta e para apresentação dos primeiros

resultados do projeto; com isso, viabilizar a elaboração de uma política de informação para a APF. Jhonathan

Santos indicou o Grupo de Pesquisa e Estudos Prospectivos Mackenzie – NEP-Mackenzie, em Brasília-DF, para

quem quiser saber mais sobre o assunto.

7. Encerramento

Um ponto não previsto em pauta, mas discutido pelos membros foi sobre a distribuição de

GSISTE/Siga diante da nova estrutura da APF e a revisão da Portaria nº 910/2016. A definição dos impasses

tem sido objeto de estudos pelo AN. Carolina de Oliveira despediu-se dos membros e agradeceu a

colaboração de todos no período em que esteve como responsável pela coordenação do Siga. Para encerrar a

reunião, Neide De Sordi informou sobre a abertura de processo seletivo para remoção de servidor para o

quadro do Arquivo Nacional, a ser realizado em futuro próximo, e agradece a presença de todos os presentes.

Brasília, 09 de dezembro de 2019.

Carolina de Oliveira

Redatora

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Sem mais a declarar, os membros titulares da Comissão de Coordenação aprovam o presente

documento em ___/____/2020

Neide Alves Dias De Sordi

Presidente da Comissão de Coordenação Siga/Arquivo Nacional

Carolina de Oliveira

Coordenação Siga/Arquivo Nacional

Camila Carvalho Corte

SubSIGA/Ministério do Desenvolvimento Regional

Adleide Catarina Falcão

SubSIGA/Ministério da Cidadania

Nilsa Paulo de Azevedo

SubSIGA/Ministério da Defesa

Carla Fernandes e Oliveira

SubSIGA/Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos

Regina Maria da Conceição Ibiapina

SubSIGA/Ministério do Meio Ambiente

Filipe Moraes

SubSIGA/Ministério da Economia

Luciana Rodrigues Dutra

SubSIGA/Ministério de Minas e Energia

Debora Aparecida de Lima

SubSIGA/Ministério da Saúde

Luiz Fernando Castelo Fernandes

SubSIGA/Presidência da República

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Anexo 1

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Anexo 2

(o arquivo digital está publicado no sítio do Siga http://siga.arquivonacional.gov.br/index.php/reunioes-da-comissao-de-coordenacao-do-siga?id=417:reunioes-anteriores-da-comissao-de-coordenacao-do-siga&catid=57)

A biblioteca do século XXI:

Reflexões a respeito do presente e do futuro das bibliotecas da administração pública federal

por Jhonathan Santos