REPUBLIKA E SHQIPËRISËPREFEKTI I QARKUT ELBASAN

Nr__________Prot. Elbasan më ____.____.2017

.

RREGULLORE E BRËNDSHMEPËR

FUNKSIONIMIN E ADMINISTRATËS SË PREFEKTIT

Elbasan, Shtator 2017

 

PËRMBAJTJA Dispozita të Përgjithshme

 Hyrje

Neni 1. QëllimiNeni 2. Baza LigjoreNeni 3. Misioni dhe veprimtariaNeni 4. Strukturat përbërëse të Institucionit të Avokatit të PopullitNeni 5. Funksionet e larta të drejtimitNeni 6. Sekretari i PërgjithshëmNeni 7. NënprefektëtNeni 8. Sekretari i PrefektitNeni 9. Sektori JuridikNeni 10. Përgjegjësi i Sektorit Neni 11. Specialist JuristNeni 12. Sektori I Financës dhe Shërbimve MbështetëseNeni 13. Përgjesgjësi i SektoritNeni 14. Specialist EkonomistNeni 15. Specialist Neni 16. Specialist i burimeve njerëzoreNeni 17. Specialist I marrëdhënieve me publikun dhe protokoll arkivëNeni 18. Rregullat e përgjithshme të arkivës dhe vulës

2

Neni 19. Sektori i Kompetencave VendoreNeni 20. Përgjegjësi i SektoritNeni 21. Specialist i Turizmit dhe Funksioneve të deleguaraNeni 22. Specialist I Shërbimeve PublikeNeni 23. Specialist përpunim të dhënash statistikëNeni 24. Specialist për Cështjet VendoreNeni 25. Specialist për sigurinë publike dhe shërbimin zjarrfikësNeni 26. Sektori i Zhvillimit UrbanNeni 27. Përgjegjës Sektori Neni 28. Specialist I Koordinim ZhvillimitNeni 29. Specialist I shëbrimeve Publike, Mjedisit,Bujqësisë dhe ShëndetësisëNeni 30. Sektori i Emergjencave CivileNeni 31. Përgjegjës Sektori Neni 32. Specialist I Emergjencës CivileNeni 33. Zyrat e Gjendjes CivileNeni 34. Verifikimi i Ligjshmërisë së Akteve të NJQV-Ve

Neni 35. Verifikimi në vend i akteve të Njësive të Qeverisjes VendoreNeni 36. Koordinimi i marrëdhënieve të institucioneve në nivel lokalNeni 37. Regjistrat e InstitucionitNeni 38. Llojet e akteve administrativeNeni 39.  Procedura e hartimit të akteve administrativeNeni 40. Dokumentet administrative që vijnë në adresë të institucionit të Prefektit të QarkutNeni 41. Siglimi i dokumentaveNeni 42. Dokumentat administrative që nuk evidentohen dhe nuk dorëzohen në Arkiv-Protokoll Neni 43. Përfaqësimi në gjykatë i institucionit të Prefektit të QarkutNeni 44. Përgjegjësitë e funksioneve në marrëdhëniet me njëri tjetrinNeni 45. Dhënia e informacionit zyrtarNeni 46. Pritja e QytetarëveNeni 47. Përditësimi i faqes së internetitNeni 48. Parandalimi i konfliktit të interesitNeni 49. Aktivet e institucionitNeni 50. Menaxhimi i fondit arkivorNeni 51. Administrimi i dosjeve të personelitNeni 52. Trajnimi i punonjësveNeni 53. Vlerësimi i rezultateve në punë të punonjësveNeni 54. Orari zyrtar i punësNeni 55. Hyrje – daljet dhe lëvizjet në ambientet e institucionitNeni 56. Pasqyrimi i prezencës në punëNeni 57. Veshja dhe sjellja etike në punëNeni 58. Administrimi i automjeteve dhe karburantit

3

Neni 59. Rregullat për mirëmbajtjen dhe sigurinë në ambientet e institucionitNeni 60. Organi Këshillues i PrefektitNeni 61. MospajtueshmëriaNeni 62. Strukturat për zbatimin e rregulloresNeni 63. Hyrja në fuqi

4

Hyrje Në zbatim të ligjit nr. 107/2016 “Për Prefektin e Qarkut”, është hartuar kjo rregullore, e cila përbën një akt-normativ të Prefektit të Qarkut, i detyrueshëm për tu zbatuar nga të gjitha strukturat e institucionit.Kjo rregullore do t’i shërbejë institucionit në realizimin e përpjekjeve të tij për të përmbushur prerogativat ligjore si edhe për të siguruar rregulla të qëndrueshme, demokratike dhe stimuluese mbi të cilat do të bazohen marrëdhëniet e përditshme të punës.Rëndësia e miratimit të një rregulloreje të re imponohet nga ndryshimet e të ligjit “Për Prefektin” si dhe nevojës për të patur një rregullim të detajuar që garanton efiçencën, efikasitetin, llogari-dhënënien dhe transparencën, në punën e institucionit të Prefektit të Qarkut.Gjithashtu, qëllimi i saj mbetet zhvillimi i veprimtarisë së Institucionit mbi bazën e parimeve të ligjshmërisë, paanësisë, profesionalizmit në përmbushjen e qëllimeve të tij, në koordinimin e veprimtarisë së organeve të qeverisjes qëndrore në nivel lokal dhe të marrëdhënieve me njësitë e vetëqeverisjes vendore, të parashikuara nga Kushtetuta Shqiptare, ligjit nr.107/2016 “Për Prefektin e Qarkut”, të ligjit 139/2015 “Për Vetëqeverisjen Vendore”si dhe gjithë akteve të tjera ligjore e nënligjore të cilat përcaktojnë të drejta, detyra apo përgjegjësi për Prefektin. Rregullorja paraqet në mënyrë shumë funksionale detyrimet e të gjitha strukturave të brendshme, në kuadrin e plotësimit të detyrës së tyre si të pavarura njëra nga tjetra, si dhe përcakton përgjegjësitë e secilës strukturë në kuadrin e misionit si institucion. Ajo shërben si udhëzues dhe referues kryesor për njohjen, kuptimin dhe realizimin e detyrimeve në kuadrin e strukturës që shërben ose drejton.Në të njëjtën kohë, ajo përcakton kriteret themelore të funksionit dhe nivelin e kërkuar të përgjegjësive funksionale. Në këtë mënyrë rregullorja krijon kushte dhe hapësirën e nevojshme për një veprimtari të lirë brenda kuadrit ligjor të fushës, ku secili ndjen e mban përgjegjësi për kontributin që jep.Rregullorja në mënyrë të natyrshme e vendos veprimtarinë e secilit individ në pozita të normuara brenda kuadrit ligjor të veprimtarisë së strukturës. Ajo vendos strukturën në pozita të përgjegjshme përpara institucionit, duke i dhënë kuptim unitetit të veprimtarisë së tyre ndaj njëra tjetrës në kuadrin e përmbushjes së misionit të institucionit të Prefektit të Qarkut Elbasan.

5

KREU I

Dispozita të përgjithshme

Neni 1Qëllimi

Kjo Rregullore ka për qëllim përcaktimin e rregullave lidhur me:a. Organizimin dhe funksionimin e brendshëm të institucionit të Prefektit të Qarkut;b. Të drejtat dhe detyrimet për të gjithë punonjësit e institucionit në lidhje me përmbushjen e rregullt të detyrave të caktuara konform kuadrit ligjor në fuqi, strukturës organizative, urdhërave dhe rregulloreve, të miratuar nga Prefekti I Qarkut;c. Administrimin e dokumenteve të krijuara apo të ardhura në adresë të institucionit të Prefektit të Qarkut.

Neni 2Baza Ligjore Rregullorja e Brendshme për organizimin dhe funksionimin e institucionit të Prefektit të Qarkut bazohet në ligjin nr.107/2016 “Për Prefektin e Qarkut”, ligjin nr.9367, datë 07.04.2015 “Për parandalimin e konfliktit të interesave në ushtrimin e funksioneve publike”, i ndryshuar, ligjin nr. 9049, datë 10.04.2003, “Për detyrimin dhe kontrollin e pasurive, të detyrimeve financiare të të zgjedhurve të disa nëpunësve publikë”, i ndryshuar, ligjin nr. 9131, datë 08.09.2003 “Për rregullat e etikës në administratën publike”, ligjin nr. 119/2014 “Për të drejtën e informimit”, ligjin nr.153/2013 “Për nënpunësin civil”, i ndryshuar, Urdhrin te kryeministrit nr.5 datë 12.01.2016 “Për miratimin e strukturës dhe organikës së Prefektit të Qarkut Elbasan” si dhe Urdhrin nr., datë “Kodi i Sjelljes së mirë administrative”.

6

Neni 3Misioni dhe veprimtaria 1. Misioni i Prefektit të qarkut është përmbushja e detyrimeve për të garantuar zbatimin e programit politik të Këshillit të Ministrave, në nivel qarku.

Neni 4Strukturat përbërëse të Institucionit të Prefektit  1.Strukturat përbërëse të institucionit të Prefektit të Qarkut janë:a. Nënprefektëtb. Sektori c. Zyra  a. Nënprefektët janë pjesë përbërëse e administratës së Prefektit. Ata caktohen si rregull një nënprefekt ne çdo ish - rreth të qarkut Elbasan, në mbështetje të ligjit ligjit nr.107/2016, “Për Prefektin e Qarkut”. Nënprefektët emërohen dhe shkarkohen nga Ministri i Punëve të Brendshme, me propozim të Prefektit.Për veprimtarinë që kryen për Bashkitë ku është emëruar, nënprefekti përgjigjet drejtpërdrejt tek Prefekti. a. Sektori është strukturë mbështetëse e institucionit të Prefektiti të Qarkut. Ai është më i specializuar për elementët e veçantë të një fushe drejtimi dhe luan rol të rëndësishëm në plotësimin e misionit të strukturës së institucionit të Prefektit të Qarkut.b. Zyra është strukturë mbështetëse e institucionit të Prefektiti të Qarkut. Ajo është e specializuar në një fushe drejtimi dhe luan rol të rëndësishëm në plotësimin e misionit të strukturës së institucionit të Prefektit të Qarkut. 

7

Neni 5Funksionet e larta të drejtimit

Prefekti është autoriteti më i lartë i institucionit. Ai drejton në mënyrë monokratike institucionin dhe e përfaqëson atë.

KREU IIAdministrata e Institucionit të Prefektit të Qarkut Elbasan Neni 6Sekretari i Përgjithshëm

Në përputhje me ligjin nr. 152/2013 “Për Nëpunësin Civil”, i ndryshuar, Sekretari i Përgjithshëm është nëpunësi më i lartë civil dhe drejtuesi më i lartë administrativ në Institucionin e Prefektit të Qarkut Elbasan, përgjigjet për funksionimin e kësaj administrate. Sekretari i Përgjithshëm vepron në varësi direkte nga Prefekti dhe përgjigjet para tij për veprimtarinë e strukturave të Institucionit që ai ka në varësi. Në mungesë të Prefektit të Qarkut, përgjigjet për detyrat që me ligj i ngarkohen Prefektit të Qarkut.

Me autoritetin e tij ligjor dhe me ato kompetenca të deleguara Nga Prefekti, Sekretari i Përgjithshëm është përgjegjës për:

Drejtimin administrativ të institucionit dhe menaxhimin e tij në mënyrë të tillë që formulimi dhe zbatimi i politikës të jetë i mirëkoordinuar dhe veprimtaria e tij të jetë efiçente dhe efektive nga pikëpamja ekonomike dhe e shërbimeve të ofruara.

Përcaktimin e objektivave dhe formulimin e programeve, standarteve dhe procedurave përkatëse për zbatim si dhe sigurimin e përdorimit efiçent të burimeve materiale, njerëzore dhe financiare të nevojshme për realizimin e programeve dhe arritjen e objektivave.

Ndjekjen dhe mbikëqyrjen e të gjitha çështjeve për menaxhimin e burimeve njerëzore të institucionit, në mënyrë të veçantë, për zbatimin e dispozitave e legjislacionit në fushën e sherbimit civil si dhe të çështjeve të tjera, të lidhura me personelin.

Garantimin e të drejtave dhe përgjegjësive të nëpunësve të institucionit të Prefektit të Qarkut, sipas legjislacionin në fuqi.

8

Propozimin për strukturën, organikën dhe kategorizimit të pozicioneve të punës të institucionit të Prefektit të Qarkut.

Përgatitjen, zbatimin, kontrollin e brendshëm financiar, monitorimin, raportimin, kontabilitetin të buxhetit të institucionit.

Bashkërendimin e veprimtarive që lidhen me identifikimin dhe vlerësimin e rrisqeve që vënë në rrezik arritjen e objektivave të institucionit dhe ngritjen e sistemit për menaxhimin e riskut në përpjestim me përmasat e tij.

Raportimin pranë Prefektit për zbatimin e sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit në të gjitha njësitë, strukturat, programet, veprimtaritë dhe proçeset që menaxhohen prej tij, në përputhje me parimet e ligjshmërisë, të menaxhimit të shëndoshë financiar dhe të transparencës.

Propozimin për miratimin e akteve të brendshme administrative, monitorimin dhe përditësimin e sistemeve për menaxhimin financiar dhe kontrollin e institucionit, si dhe marrjen e masave për përmirësimin e sistemeve, në vijim të rekomandimeve të auditimit të brendshëm, auditimit të jashtëm dhe të vlerësimeve e të analizave të tjera.

Propozimin për projekte, strategji dhe programe trajnimi që lidhen me rritjen e cilësisë së drejtimit dhe motivimin e menaxhimin e punonjësve të institucionit.

Ndjekjen e zbatimit nga punonjësit e institucionit të rregullave të Etikës, Rregullores së Brendshme të institucionit, si dhe akteve të tjera administrative të miratuara nga Prefekti.

Përfaqësimin e institucionit në marrëdhëniet me të tretët, në përputhje me delegimet dhe autorizimet e dhëna nga Prefekti.

Mbajtjen e kontakteve të vazhdueshme me nënprefektët për realizimin e detyrave nga aparati administrative pranë tij.

Pergatit dhe merr masa organizative për zhvillimin e mbledhjeve e të takimeve të planifikuara nga Prefketi.

Përgatit dhe merr masa organizative për zhvillimin e mbledhjeve të Organit Këshillues pranë Prefektit të Qarkut.

Përgatit dhe paraqet raporte periodike për veprimtarinë e institucionin të Prefketit të Qarkut dhe çështje të veçanta.

Përveç detyrave dhe përgjegjësive të mësipërme Sekretari Përgjithshëm kryen edhe detyra të tjera, të ngarkuara nga Prefekti.

Neni 7Nënprefekt

Nënprefëkti është pjesë përbëresë e administratës së Prefketit të Qarkut, I cili përfaqëson institucionin në bashkitë ku shtrin jurisdiksionin e tij. Nënprefekti i përgjigjet në mënyrë direkte Prefektit.

Detyrat kryesore të nënPrefektit janë:

9

Monitoron veprimtarine e institucioneve qendrore në nivel vendor, që veprojnë në njësitë vendore që mbulon, marrjen e masave dhe plotësimin e detyrave dhe programit të Qeverisë në zbatim të akteve ligjore e nënligjore që rregullojnë veprimtarinë e tyre.

Organizon takime periodike mujore dhe kur i kërkohet nga Prefekti me drejtuesit e institucioneve qëndrore në nivel vendor që veprojnë në territorin ën jurisdiksion të tij.

Bashkërendon punën me drejtuesit e zyrave të institucioneve qendrore në nivel vendor për realizimin e detyrave të ngarkuara.

Me kërkesën e Prefektit, ai mund të veprojë për të siguruar bashkëpunim me njësi të qeverisjes vendore për kryerjen e funksioneve të përbashkëta ose të deleguara për to.

Raporton sistematikisht te Prefekti për punën që kryhet për plotësimin e detyrave nga administrata civile në njësitë vendore në jurisdiksionin e tij.

Organizon punën për zbatimin e urdherave dhe udhëzimeve të Prefektit. Drejton veprimtarinë e strukturave administrative në jurisdiksionin e tij, që janë në varësi të

drejtpërdrejt të Prefektit. I propozon Prefektit masa për zhvillimin ekonomiko-shoqëror të njësive vendore ku ushtron

funksionet. Për plotësimin e detyrave të tij, nënprefekti lëshon dokumente të firmosura nga ai, sipas

proçedurës së përcaktuar nga Prefekti. Verifikon dhe zgjidh kërkesat dhe ankesat e qytetarëve, shoqatave e komuniteteve. Për rastet

jashtë kompetncës së tij, I propozon Prefektit të Qarkut mënyrën e zgjidhjes së tij. Përgatit programet e punës sipas detyrave të administratës dhe detyrave specifike të ngarkuara

nga Prefekti. Për realizimin e tyre raporton te Prefekti. Nënprefekti drejton dhe merr pjesë në ceremonitë zyrtare shtetërore që zhvillohen në bashkitë qe

mbulon si përfaqesues i autorizuar i Prefektit të Qarkut, si dhe veprimtaritë e organizuara nga organet e vetëqeverisjes vendore kur ësht ëi ftuar prej tyre.

Nënprefekti mund të kryëje dhe detyra jashtë kësaj rregullore në bazë të akteve nënligjore që do të dalin në vazhdimësi.

Neni 8Sekretari i Prefektit

Sekretari i Prefektit ushtron këto detyra: Përcjell drejtpërdrejt ose me telefon urdhërat dhe porositë e Prefektit, të cilat i drejtohen

punonjësve të administratës së Prefektit ose personave të tjerë jashtë kësaj administrate. Pret telefonatat që i drejtohen Prefektit dhe sipas rastit ia përcjell drejtpërdrejt atij, si dhe e

njofton për personat që janë paraqitur për tu takuar me të. Evidenton rradhën dhe orarin e veprimtarive zyrtare të Prefektit, të takimeve të tij me drejtuesit e

institucioneve që kryejnë veprimtari në territorin e qarkut, me drejtuesit e njësive të qeverisjes vendore dhe me personat të tjerë.

Merr çdo ditë nga prefekti dosjen me materjalet e korrespondencës dhe të akteve të NJQV, e cila është parë, shqyrtuar dhe firmosur nga ai, dhe e dorëzon në zyrën e protokoll – arshivës pjesë e Sektorit të Financës dhe Shërbimeve Mbështetëse.

10

Informon prefektin për shtetasit që kërkojnë takim me të. Nëse prefekti i pranon ata në pritje, me urdhër të tij, mban shënime për porositë që jepen për zgjidhjen e problemit, dhe ia përcjell ato njësisë përkatëse të strukturës së administratës së Prefektit.

Zbaton në kohën dhe mënyrën e caktuar nga prefekti, të gjitha porositë dhe urdhërat e tij.

Neni 9Sektori Juridik

Objektivi i këtij sektori është të sigurojë që veprimtaria e administratës së Prefektit të plotësohet në përputhje me proçedurat ligjore duke dhënë asistencën e nevojshme ligjore edhe për sektorët e zyrat e tjera të administratës së Prefektit të Qarkut.

Neni 10Përgjegjësi Sektorit

Përgjegjësi i Sektorit kryen këto detyra: Bën ndarjen e punës brenda njësive përkatëse. Propozon lëvizjen për punë jashtë vendbanimit, të specialistëve që kanë në vartësi, te Sekretari I

Përgjithshëm. Harton periodikisht programin mujor të punës për njësinë përkatëse, ku përfshihet në mënyrë të

detajuar gjithë veprimtaria që do të kryejë sektori gjatë muajit pasardhës. Këto programe bëhen të zbatueshme pasi miratohen nga Sekretari i Përgjithshëm. Gjithashtu harton edhe programin javor të punës, të detajuar, me qëllim rritjen e efikasitetit të punës së çdo punonjësi.

Përfaqëson sektorin në marrëdhëniet me organet e vetëqeverisjes vendore, ministritë dhe institucionet e administratës qëndrore në nivel vendor. Në takimet apo mbledhjet e organizuara nga prefekti me përfaqësuesit e institucioneve të mësipërme, për problemet specifike, përveç përgjegjësit të sektorit/zyrës duhet të jetë edhe specialisti i fushës.

Kryen vlerësimin periodik të specialistëve të sektorit të tij në bazë të ligjit nr.152/2013 “Për Nëpunësin Civil” dhe aktet e tjera ligjore e nënligjore që kanë dalë në zbatim të tij sipas realizimit konkret të punës nga specialisti dhe për çdo ndryshim realizon përshkrimin e pozicionit të punës si dhe realizon të gjitha detyrimet ligjore që rrjedhin nga aktet ligjore të sipërcituara.

Në emër të Prefektit harton kallëzimet për ndjekje penale, në rastet kur specialistët e këtij sektori ose specialistët e sektorëve apo zyrave të tjera të Institucionit të Prefektit konstatojnë fakte që përbëjnë vepër penale për çdo përfaqësues të organit të vetëqeverisjes vendore ose të administratës shtetërore në nivel vendor, sipas Nenit 281 të Kodit të Proçedurës Penale të Republikës së Shqipërisë, me të gjitha ndryshimet.

11

Përgatit materialet dhe ndihmon Prefektin në krijimin e lidhjeve të bashkëpunimit me institucionet homologe brenda dhe jashtë vendit, në interes të komunitetit dhe institucioneve të tjera në territorin e qarkut.

Përgatit projekt – aktet që mund të paraqesë Prefekti për miratim pranë ministrive për zgjidhjen e problemeve që lindin në lidhje me veprimtarinë që ai mbulon.

Siguron dhe sistemon të gjithë bazën e akteve ligjore dhe nënligjore, të kryejë indeksimin e tyre, të bëjë azhornimin e akteve ligjore dhe nënligjore, të sigurojë literaturën e nevojshme juridike.

Verifikon ligjshmërinë e projekt – urdhërave ose projekt – urdhëresave që mund të nxjerrë Prefekti nëpërmjet organit të tij këshillimor ose për zgjidhjen e problemeve që lindin në lidhje me veprimtarinë që ai mbulon.

Përgatit kërkesë – padinë me anën e së cilës kërkohet deklarimi i pavlefshmërisë së aktit përkatës në gjykatën nën juridiksionin e së cilës është organi i vetëqeverisjes vendore, duke njoftuar dhe organin e vetëqeverisjes vendore si dhe ia paraqit prefektit për miratim.

Planifikon grafikun, përgatit programet dhe ia paraqet për miratim Prefektit, për verifikimin e akteve normative drejtpërdrejt dhe sistematikisht në organet e vetëqeverisjes vendore, si dhe organizmat e krijuara pranë tyre, kur nuk është përcaktuar ndryshe në aktet e tjera ligjore ose nënligjore.

Kryen detyrën e Nëpunësit Ndërlidhës për Institucionin e Prefektit të Qarkut Elbasan me Komisionin Qëndror të zgjedhjeve në përputhje me parashikimet e Kodit Zgjedhor.

Përgjegjësi i sektorit juridik në bashkëpunim me specialistin e burimeve njerëzore harton kontratat e punës së punonjësve dhe të bënë ndryshimin e tyre në respektim të kerkesave të ligjit.

Pergjegjesi i sektorit juridik kryen detyrën e anëtarit në komisionin e vlerësimit të ofertave, blerjeve me vlera të vogla që do të zhvillojë institucioni i Prefektit sipas përcaktimeve të bëra nga titullari i autoritetit kontraktor dhe në përputhje me regjistrin e parashikimeve të prokurimeve publike për vitin kalendarik.

Harton kërkesat e sektorit në lidhje me furnizimin me kancelari, në lidhje me furnizimin me karburant si dhe do të kontrollojë administrimin dhe ruajtjen e dokumentacionit, etj, si dhe do të hartoje grafikun e lejeve të zakonshme të nëpunësve të sektorit që ka në varësi.

Organizon takime për konsulenca juridike me Sekretarët e Këshillave të Bashkive dhe me organet e tyre vendimarrëse e ekzekutuese

Neni 11Specialist Jurist

Specialist Juristi i sektorit kryen këto detyra:

I siguron Prefektit ndihmën e duhur juridike për kuptimin dhe zbatimin e ligjeve akteve nënligjore në tërësi dhe për ato që kanë të bëjnë me organizimin funksionimin e organeve të vetëqeverisjes vendore në veçanti.

Ndihmon çdo specialist të administratës së Prefektit në hartimin e shkresave dhe ndjekejn e praktikave.

Ndihmon punonjësit e bashkive/qarkut për aktet e kthyera nga specialistët e institucionit të Prefektit, në rastet kur vëren papajtueshmëri ligjore të aktit.

12

Në rast se vërehet papajtueshmëri në aktin e rishqyrtuar, ose kur vlerësohet se kthimi i aktit të organit të vetëqeverisjes vendore nuk do të jetë i frytshëm, specialist juristi i sektorit juridik së bashku me specialistin e fushës përkatëse që ka konstatuar shkeljen ligjore, i drejtohen përgjegjësit të sektorit juridik për të hartuar kërkesë - padinë, me anën e së cilës kërkohet deklarimi i pavlefshmërisë së aktit përkatës, në gjykatën administrative, nën juridiksionin e së cilës është organi i vetëqeverisjes vendore, si dhe duke bërë njoftimin dhe në organin e vetëqeverisjes vendore.

Specialist juristi, me autorizim me shkrim të Prefektit, përfaqëson Institucionin e Prefektit në proçeset gjyqësore në të cilat Prefekti është palë si dhe ato që mund të delegohen nga ministritë, dhe ndjek ecurinë e tyre në çdo shkallë të gjykimit, në zbatim të ligjeve dhe akteve nënligjore në fuqi.

Në bazë të programeve të hartuara nga përgjegjësit i sektorit juridik dhe të miratuara nga Prefekti, për verifikimin e akteve normative, ushtron verifikime drejtpërdrejt dhe sistematikisht në organet e vetëqeverisjes vendore, si dhe organizmat e krijuara pranë tyre, kur nuk është përcaktuar ndryshe në aktet e tjera ligjore ose nënligjore, jo më pak se një herë në 3 (tre) muaj.

Në rastet e konstatimi gjatë verifikimit, drejtpërdrejt në organet e vetëqeverisjes vendore, se një akt nuk është depozituar tek Prefekti për shprehje ligjshmërie, i kërkon përgjegjësit të sektorit juridik që në emër të Prefektit të nisen proçedurat për kërkimin e pavlefshmërisë së aktit në gjykatën nën juridiksionin e së cilës është organi i vetëqeverisjes vendore, duke njoftuar dhe organin e vetëqeverisjes vendore.

Në rastet kur konstaton shkelje gjatë verifikimit, drejpërdrejt në organin e vetëqeverisjes vendore, i propozon përgjegjësit të sektorit juridik dhe Prefektit mbi masat që duhen marrë.

Përgatit evidencën statistikore mujore dhe vjetore të ligjshmërisë së akteve të organeve të vetëqeverisjes vendore, të cilat Prefekti ia dërgon Ministrive dhe Këshillit të Ministrave, duke respektuar afatin ligjor të përcaktuar prej tyre.

Kryen verifikimet e ankesave që do të paraqiten nga shtetas të ndryshëm dhe institucionet përkatëse qëndrore dhe në nivel vendor duke ezauruar të gjithë proçedurën administrative dhe në përfundim ti kthejë përgjigje brënda afateve ligjore.

Specialist juristi kryen detyrën e anëtarit të komisionit të njësisë së prokurimit publik dhe do të përgatisë të gjitha proçedurat e prokurimeve publike për vitin kalendarik që do të zhvillojë Institucioni i Prefektit sipas përcaktimeve të bëra nga titullari i autoritetit kontraktor dhe në përputhje me regjistrin e parashikimeve të prokurimeve publike për vitin kalendarik.

Kryen detyrën e koordinatorit për të drejtën e informimit për Institucionin e Prefektit.

Neni 12Sektori I Financës dhe Shërbimeve Mbështetëse

Sektori siguron një menaxhim sa më të mirë dhe efektiv të fondeve buxhetore, siguron administrimin dhe ruajtjen e vlerave materiale dhe monetare, përgjigjet për zbatimin e rregullave në organizimin e brendshëm të punës në institucion, përgjigjet për rekrutimet e reja dhe administrimin e vlerësimeve të punës si dhe zbatimin e rregullores se institucionit. Sektori përgjigjet për kryerjen e shërbimeve të nevojshme për ushtrimin e aktivitetit të institucionit dhe nënprefekturave. Mban përgjegjësi për evidentimin dhe përpunimin e

13

dokumentacionit të personelit si dhe korrespodencës së institucionit për qarkullimin e dokumentacionit dhe akteve shkresore me qëllim funksionim normal të Administratës së Prefekturës.

BAZA LIGJORE PËR SEKTORIN E FINANCËS DHE SH.M:

Ligji Nr.9936, datë 26.06.2008 “Për menaxhimin e sistemit buxhetor në Republikën e Shqiperisë” i ndryshuar, akteve të ndryshme nënligjore në fuqi dalë në zbatim të tij.

Ligji Nr.10296, datë 08.07.2010 “Për menaxhimin financiar dhe kontrollin”, VKM-të dhe Udhëzimet në zbatim të tij.

Ligji Nr. 9643, datë 20,11,2006 “Për prokurimin publik” i ndryshuar, VKM-të dhe Udhëzimet në zbatim të tij.

Ligji Nr.107/2016 dt.27.10.2016 “Për Prefektin e Qarkut”. Ligji Nr. 9228, datë 29.04.2004 “Për kontabilitetin dhe pasqyrat financiare”, akteve të

ndryshme nënligjore në fuqi dalë në zbatim të tij. Ligji Nr. 152/2013, “Për nëpunësin civil” i ndryshuar, akteve të ndryshme nënligjore në

fuqi dalë në zbatim të tij. Ligji Nr.7726, datë 29.06.1993 “Për fondin arkivor kombëtar dhe për arkivat”, akteve të

ndryshme nënligjore në fuqi dalë në zbatim të tij. Ligji Nr. 119/2014 “Për informimin publik”, akteve të ndryshme nënligjore në fuqi dalë në

zbatim të tij. Udhëzimit të Ministrit të Financave Nr. 2, datë 06.02.2012 “Për proçedurat standarte të

zbatimit të Buxhetit”. Urdhërit të Ministrisë së Punëve të Brendshme Nr.459, datë 16.08.2013 “Për zbatimin e

Buxhetit të vitit 2013, për Ministrinë e Punëve të Brendshme” si dhe Urdhërave të Prefektit.

Udhëzimit të Ministrit të Financave Nr. 21, datë 25.10.2016 “Për nëpunësit zbatues të të gjitha niveleve”

Udhëzimi nr. 8, datë 29.3.2012, “Mbi procedurat standarde për përgatitjen e programit të buxhetit afatmesëm”;

Udhëzimi nr. 30, datë. 27.12.2011, “Për menaxhimin e aktiveve në njësitë e sektorit publik”, i ndryshuar.

Neni 13Përgjegjësi i Sektorit

Përgjegjësi i Sektorit kryen këto detyra:

Bën ndarjen e punës brenda njësive përkatëse. Propozon lëvizjen për punë jashtë vendbanimit, të specialistëve që kanë në vartësi, tek prefekti,

dhe në mungesë të tij tek sekretari i përgjithshëm.

14

Hartojë periodikisht programin mujor të punës për njësinë përkatëse, ku përfshihet në mënyrë të detajuar gjithë veprimtaria që do te kryejë sektori/zyra gjatë muajit pasardhës. Këto programe bëhen të zbatueshme pasi miratohen nga sekretari i përgjithshëm. Gjithashtu harton edhe programin javor të punës, të detajuar, me qëllim rritjen e efikasitetit të punës së çdo punonjësi.

Përfaqëson sektorin në marrëdhëniet me njësitë e qeverisjes vendore, ministritë dhe institucionet e administratës qëndrore në nivel vendor. Në takimet apo mbledhjet e organizuara nga prefekti me përfaqësuesit e institucioneve të mësipërme, për problemet specifike, përveç përgjegjësit të sektorit/zyrës duhet të jetë edhe specialisti i fushës.

Kryen vlerësimin periodik të specialistëve të sektorit të tij në bazë të ligjit të nëpunësit civil. Përgjegjësi i sektorit të financës në zbatim të Ligji Nr.10296, datë 08.07.2010 “Për menaxhimin

financiar dhe kontrollin” I ndryshuar, është Nëpunësi zbatues (NZ) i njësisë publike. NZ është drejtuesi i strukturës përgjegjëse për financat e njësisë publike në vartësi direkte nga nëpunësi autorizues i njësisë. NZ është punonjësi i administratës publike në Institucion dhe është, përgjegjës për zbatimin e rregullave të menaxhimit financiar.Raporton direkt respektivisht nëpunësit autorizues të njësisë për garantimin e cilësisë së raportimit periodik për vendimmarrjen në funksion të realizimit të objektivave, si dhe të pasqyrave financiare vjetore të njësisë publike në përputhje me kërkesat e legjislacionit në fuqi dhe rregullat e miratuara nga Ministri i Financave.

Garanton para miratimit të shkresave/ urdhrave me karakter financiar, lidhur me ligjshmërinë, rregullshmërinë dhe respektimin e parimeve të ekonomicitetit, eficiencës dhe efektivitetit.

Përgatit dokumentin përfundimtar të buxhetit dhe bashkërendimin e punës gjatë procesit të përgatitjes së buxhetit të njësisë ku punon. Institucioni i prefektit të Qarkut Elbasan bazuar në udhëzimin për zbatimin e buxhetit të cdo viti, ku përcaktohen rregullat, procedurat dhe afatet, që duhet të përmbushin nëpunësit, autorizues dhe zbatues, të të gjitha niveleve, monitoron zbatimin e buxhetit vjetor.

Rishikim të buxhetit të herëpashershëm dhe paraqitjen pranë Institucionit Qendror në rrugë shkresore dhe të argumentuar në kërkesat për shtesë/pakësim fondi apo dhe ndryshim destinacioni përdorimi të fondeve buxhetore.

Çdo kërkesë për fonde shtesë ose rishpërndarje fondesh shoqërohet me analizë ku identifikohet arsyeja, rezultatet e pritshme, kontributi në arritjen e qëllimit dhe objektivave dhe risqet e lidhura, pakësimet e mundshme dhe pasojat.

Identifikimin dhe krijimin e regjistrit të riskut, vlerësimin, kontrollin e risqeve që vënë në rrezik arritjen e objektivave dhe realizimin me sukses të veprimtarisë ekonomike të strukturës drejtuese.

Mbajtjen e sistemit të kontabilitetit, raportimit për vendimmarrjen, në funksion të realizimit të objektivave, kontabilizimin e plotë, të saktë dhe në kohë të të gjitha transaksioneve, si dhe përgatitjen e pasqyrave financiare të njësisë, në përputhje me rregullat e miratuara nga Ministria e Financave.

Mban kontabilitetin në ditarin e shpenzimeve dhe atë bankar. Ruajtjen dhe mbrojtjen e aktiveve dhe të dokumentacionit të njësisë kundrejt humbjeve, vjedhjeve,

keqpërdorimit dhe përdorimit të paautorizuar. Bazuar në udhëzimin plotësues të çdo vitit kalendarik NZ si dhe komisioni I përcaktuar nga

Titullari I Njësisë (NA) merret me përgatitjen e Projekt-Buxhetit e institucionit sipas programeve

15

buxhetore të miratuara dhe pas konfirmimit nga Prefekti me tavane trevjeçare duke u bazuar në nevojat e Institucionit për shpenzime si dhe gjendjen faktike në periudhat e mëparshme.

Verifikon shpenzimet e njësisë në bazë të dokumentacionit të plotë, që vërteton kryerjen e shpenzimit përkatës, sipas ligjit për kontrollin e brendshëm financiar publik.

Nëpunësit zbatues të njësive shpenzuese të qeverisjes së përgjithshme paraqesin në strukturën përgjegjëse të thesarit dokumentacionin justifikues të shpenzimeve për rastet e pagesave ndaj operatorëve ekonomikë, brenda 30 ditëve nga data e faturës origjinale të operatorit ekonomik.

Kryerja e shpenzimeve bëhet vetëm nëse masa e shpenzimit nuk kalon fondet e angazhuara për këtë qëllim.

Shpenzimet, që rezultojnë nga angazhime të marra përsipër gjatë viteve të mëparshme, në përputhje me dispozitat e veçanta të ligjit të buxhetit vjetor, përfshihen në buxhetin e vitit pasardhës.

Shlyerja e angazhimeve, me përfundimin e afatit të parashikuar në paragrafin më lart, realizohet me fondet e miratuara për vitin buxhetor pasardhës, me përjashtim të rasteve kur shpenzimi është kryer përpara mbarimit të vitit buxhetor. Në këtë rast, pagesa kryhet brenda datës 31 janar të vitit buxhetor pasardhës. Kjo periudhë shërben për përgatitjen e dokumentacionit bazë dhe për kryerjen e pagesës.

Nëpunësi zbatues përgatit një raport për Ministrin e Punëve të Brendshme për mbylljen e llogarive të mjeteve monetare dhe të buxhetit vjetor të konsoliduar, brenda ditës së fundit të muajit shkurt.

Nëpunësi zbatues është përgjegjës për ruajtjen dhe arkivimin e dokumenteve financiare, në përputhje me dispozitat ligjore në fuqi.

Kontrollin për minimizimin e risqeve gjatë zbatimit të buxhetit për strukturat që drejton. NZ bazuar në planin vjetor të buxhetit, akorduar nga Ministria e Punëve të Brendshme në nivel

titulli, kapitulli dhe artikulli, përfaqësohet në limitin maksimal të lejuar për t'u shpenzuar nga njësia shpenzuese dhe struktura përgjegjëse për thesarin për këtë arsye ndjek zbatimin e buxhetit sipas limitit. Gjatë detajimit të planit të buxhetit, njesia më parë shpërndan fondet për të paguar detyrimet e prapambetura të viteve të kaluara për të gjitha llojet e shpenzimeve.

Për të gjitha shpenzimet e kryera nëpunësi zbatues kryen kontrollet para pagesës ,kontrollon dokumentet origjinale të mjaftueshme që vërtetojnë kryerjen e shpenzimit dhe kontrollet e tjera të nevojshme dokumentare.Nëpunësi zbatues rakordon me strukturën përgjegjëse për thesarin deri në datën 5 të çdo muaji, mbi shpenzimet mujore/progresive që ka kryer njësia.Formati i raportit përcaktohet nga struktura përgjegjëse për thesarin dhe Ministria e Punëve të Brendshme.

Nëpunësi zbatues i njësisë, me paraqitjen e klientit që ka përfituar shërbimin nga njësia, plotëson titullin për arkëtim me të gjitha fushat dhe referencat sipas formatit të miratuar nga Ministria e Financave në 3 kopje, ku një kopje e mban për vete dhe dy kopje i jepen klientit për t’u paraqitur në sistemin bankar.

Titulli për Arkëtim duhet të përmbajë emrin dhe kodin e njësisë shpenzuese, emrin dhe kodin e strukturës përgjegjëse të thesarit në degën ku vepron, përshkrimin e të ardhurave që priten të arkëtohen, kodin shtatëshifror të llogarisë ekonomike të të ardhurave që priten të arkëtohen, shumën e të ardhurave që priten të arkëtohen.

16

Nëpunësi zbatues rakordon çdo muaj me strukturën përgjegjëse të thesarit në degë për të ardhurat progresive që ka realizuar njësia shpenzuese mbi bazën e raporteve të sistemit informatik financiar të qeverisë.

NZ merret me përpilimin e regjistrit e parashikimit dhe realizimit të prokurimeve bashkë me komisionin e ngarkuar nga titullari, ku përcaktohen zërat që do të preken gjatë vitit dhe në vazhdim.

Çdo muaj, brenda datës 10, dërgojnë në Ministrinë e Brendeshme, në Drejtorinë e Prokurimeve Publike, evidence mbi realizimin e Regjistrit të Prokurimeve Publike të miratuar nga komisioni e Përgatitjes dhe Realizimit të Regjistrit të Prokurimeve Publike sipas Urdhërit të Prefektit.

Çdo muaj, brenda datës 5, dërgojmë në Ministrinë e Brendshme, në sektorin e Financave Publike sipas, evidencave tip të urdhërit te Ministrit te Brendshem nr.459 dt.16.08.2013.

Çdo ditë verifikohen Aktet e ardhura në prefekturë nga NJ.Q.V dhe punohet për verifikim e ligjshmësë së tyre brenda afateve ligjore. Akte këto kryesisht që i përkasin karakterit financiar si ndihmave ekonomike ,ndihmave financiare ,ndryshim përdorim fondi , transferim fondesh etj.

Në fillim të çdo viti, pasi akordohet nga Ministria Transferta e pakushtëzuar ( Buxheti), Zyra e Financës merret me verifikim e ligjshmërisë së buxheteve të NJQV. Pasi konstaton rakordimin e buxhetit ne total te NJQV ku perfshihet Grandi i ardhur për vitin , grandi i trashëguar , të ardhurat e trashëguara si dhe të ardhurat e pritshme për vitin aktual.

Merret me shqyrtimin e ankesave me karakter financiar që i drejtohen Institucionit të Prefektit. Mban lidhje te vazhdueshme me thesarin të cilit i drejtohet për likuidimet e ndryshme dhe me sektoret/zyrat/specialistet e tjerë të Institucionit dhe me Instituconin Qendror.

Pergjegjesi i sektorit në respekt te ligjit nr.152/2013 “Për Nëpunësin Civil” dhe aktet e tjera ligjore e nenligjore qe kane dale ne zbatim te tij ne menyre periodike dhe kur eshte percaktuar me ligj kontrollon nepunesit qe kane ne varesi dhe pergatit vleresimin sipas realizimit konkret te punes nga nepunesi dhe per cdo ndryshim realizon pershkrimin e pozicionit te punes si dhe realizon te gjitha detyrimet ligjore qe rrjedhin nga aktet ligjore te sipercituara.

Mban dhe përgatit regjistrin e aktiveve bashkë me spacialisin e ngarkuar per ketë detyrë.

Neni 14Specialist Ekonomist

Specialisti ekonomist kryen këto detyra: Çdo fillim muaji merret me mbylljen e shpenzimeve të realizuara në muajin paraardhës, si për

pagat, sigurimet shoqërore dhe shpenzimet operative, bën përgatitjen e situacionit. Çdo fillim muaji rakordohet me anë të një akt-rakordimi, të Ardhurat që realizon Institucioni i

Prefektit të Qarkut. Të ardhurat që arkëtohen nga Arkiva,Gjendja Civile, Qeratë etj dhe njofton përgjegjësin për debitorët e krijuar.

Çdo ditë bëhet rakordimi me Gjendjen Civile për gjendjen e pullave të përdorura dhe atyre në gjendje.

Mban kontabilitetin e të ardhurave.

17

Çdo fund muaji në bazë të list-prezencës së përpiluar nga specialisti i burimeve njerëzore dhe të konfirmuar nga Prefekti pregatiten Liste – Pagesat e punonjësve të prefekturës,N/prefekturave,gjithashtu pregatiten dhe Listë-pagesat për sigurimet shoqërore dhe shëndetsore .Mbi bazën e këtyre të fundit plotësohet Formulari i sigurimeve shoqërore, shëndetësore dhe ai i sigurimit suplementar si dhe Formulari i Tatimit mbi te ardhurat sipas formatit online.

Hedh të dhënat në sistemin HRMIS bashkë me specialistin e burimeve njerëzore. Çdo muaj hedh pagën e çdo punonjësi në librin e pagave dhe në fund të vitit kalendarik e

sekreton në arshivën e institucionit. Përgatit Urdhër Shpenzimet për likujdim për ujë, energji, telefon, poste etj dhe i dorëzon tek

përgjegjësi i sektorit për veprime të mëtejshme. Nëse gjitha dokumentat janë të plota dhe të sakta, harton në 3 kopje urdhër-shpenzimin me të gjitha referencat, të cilat ja paraqet për miratim paraprak nëpunësit zbatues. Në rastin e kundërt, rishikon edhe njëherë dokumentat dhe I kthen ato për plotësime personave përgjegjës.

Plotëson formularët për bazën e vlerësueshme dhe pagën neto mesatare dhe e dorëzon për firmë tek përgjegjësi i sektorit.

Plotëson librezat e kontributeve për sigurimet shoqërore dhe shëndetësore dhe e dorëzon për firmë tek përgjegjësi i sektorit.

Përgjigjet për zbatimin e urdhërave dhe udhëzimeve te Prefektit me karakter financiar. Kontrollon dhe bën ruajtjen e dokumentacionit vjetor të sektorit kundrejt humbjeve, vjedhjeve,

keqpërdorimit dhe përdorimit të paautorizuar. Kryen detyra të tjera administrative që dalin gjatë gjatë proçesit të punës, ato që I delegohen nga

Prefekti I Qarkut dhe Ministria e Punëve të Brendshme.

Neni 15Specialist

Specialisti kryen këto detyra: Regjistron në librin e magazinës veprimet që kryhen çdo ditë në Institucion, mban akt- rakordim

me magazinierin dhe nxjerrin gjëndjen e magazinës çdo fillim muaji . Kontabilizimi i magazines. Çdo fund viti,në bazë të urdhërit të Prefektit, merret me inventarizimin , rakordon gjëndjen

fizike me gjëndjen kontabile, nxjerrja jashtë përdorimit dhe kontabilizimi i tyre. Mban dhe përgatit regjistrin e aktiveve dhe amortizimin për çdo aktiv në inventar. Mban dosjet e automjeteve sipas shpenzimeve të kryera nga automjetet çdo muaj. Harton kerkesat e institucionit ne lidhje me furnizimin me kancelari, karburant dhe shpenzime të

tjera sipas natyrës së shpenzimit të nevojitur. Kërkesa për shpenzim i drejtohet nëpunësit autorizues për miratim, për dijeni nëpunësit zbatues.

18

Përgjigjet për zbatimin e urdhërave dhe udhëzimeve te Prefektit me karakter financiar. Përgatit dokumentacionin për llogaritë e punonjësit, hedhjen në sistemin efiling të D.P.Tatimeve

të deklaratave të kontributeve te sigurimeve shoqërore, shëndetësore, tatim page, lëvizjen e punonjësve,tatim në burim dhe deklaratat për taksat kombëtare.

Pëgatit Urdhër Shpenzimet për likujdim e detyrimeve ndaj D.P.Tatimeve çdo fillim muaji. Kontrollon dhe bën ruajtjen e dokumentacionit vjetor të sektorit kundrejt humbjeve, vjedhjeve,

keqpërdorimit dhe përdorimit të paautorizuar. Kryen detyra të tjera administrative që dalin gjatë gjatë proçesit të punës, ato që I delegohen nga

Prefekti I Qarkut dhe Ministria e Punëve të Brendshme.

Neni 16Specialisti i Burimeve Njerëzore

Specialisti i Burimeve Njerëzore kryen këto detyra: Bën plotësimin e dosjeve të personelit me të dhënat përkatëse të karakterit teknik, profesional,

masat disiplinore, të dhëna për vlerësimin periodik të rezultateve individuale në punë, si dhe të dhëna të tjera sipas dispozitave ligjore në fuqi.

Harton database me të dhënat përkatëse të punonjësve sipas dosjeve individuale. Përpilon autorizimet për lëvizjen e punonjësve dhe automjeteve të institucionit, administron fletët e

udhëtimit që shoqërojnë këto lëvizje si dhe konfirmon lëvizjen e punonjësve për shërbimin e kryer sipas objektit të shërbimit.

Studion dhe merr masa për një menaxhim sa më te drejtë të burimeve njerëzore dhe venien e gjithsecilit para përgjegjesive e detyrave që përmban pozicioni i punës.

Kontrollon respektimin e ligjit dhe të rregullave të funksionimit të brendshëm të admininstratës se Prefektit, si dhe ndjek procedurat në lidhje me marrjen e masave disiplinore ndaj punonjesve në kompetencë (në varësi) të Prefektit.

19

Sipas struktures dhe limitit organik te miratuar për administratën e Prefektit nga Kryetari i Keshillit te Ministrave, së bashku me Pergjegjesin e Sektorit Juridik, përgatit për miratim nga Prefekti urdhrat për emërimet sipas kësaj structure dhe procedurës përgjegjëse nga DAP.

Mban rregjistrin themeltar të punonjësve dhe e perditëson atë sipas rastit. Kujdeset për plotësimin e librezave të punës.

Në bashkëpunim me Pergjegjesin e Sektorit Juridik harton kontratat e punës dhe bën ndryshimin e tyre në respektim të kerkesave të ligjit.

Ne bashkëpunim me Pergjegjesin e Sektorit Financiar dhe Shërbimeve Mbështetëse dhe Sektorin Juridik harton urdhrat për pagesen e punës, ku përcakton pagën bazë dhe shtesat për funksion, vjetërsi në punë, veshtiresi, per dëmshmeri të shëndetit dhe shtesat e tjera në perqindje ose me klasa e grupe sipas VKM në fuqi. Gjithashtu bën ndryshimin e tyre sipas kërkesave të ligjit.

Duke u mbështetur në listë – prezencat e përgatitura nga çdo sector/zyrë dhe Nënprefektët, harton listë – prezencën e Institucionit dhe ja kalon nëpunësit zbatues.

Kontrollon pajisjen me karte identifikimi. Hedh të dhënat në sistemin HRMIS bashkë me specialisten ekonimiste që përgatit pagat. Kujdeset dhe mbeshtet bashkepunimin e Institucionit te Prefektit me institucione homologe e

publike per pjesemarrjen dhe organizimin e veprimtarive te ndryshme ne fushen e kualifikimit te personelit.

Harton grafikun e lejeve te zakonshme te personelit kundrejt marrjes te mendimit te Sekretarit te Përgjithshem dhe miratimin e Prefektit.

Kryen detyren e autoritetit pergjegjes per deklarimin e pasurise dhe te konliktit te interesit në zbatim te ligjit nr.9367, datë 7.4.2005 “Për parandalimin e konfliktit të interesave në ushtrimin e funksioneve publike”, i ndryshuar, me ligjin Nr.86/2012 Datë 18.9.2012 Dhe Me Ligjin Nr.45/2014 Datë 24.4.2014 Dhe Udhëzimin Nr. 1 , Datë. 27.6.2014 “Për Krijimin, Funksionimin Dhe Përgjegjësitë E Strukturave Të Autoriteteve Përgjegjëse Për Parandalimin E Konfliktit Të Interesave, Në Institucionet Publike”.

Nënshkruan çdo faturë për shpenzim të kryer nga Institucioni në zbatim të ligjit.10296 “Për menaxhimin dhe kontrollin Financiar”.

Ka përgjegjësinë dhe është person kontakti në mënyrë që të bashkëpunojë në mënyrë të vazhdueshme me Shkollën Shqiptare të Administratës Publike (ASPA), për realizimin e veprimtarive të detyrueshme, të përgjithshme dhe të veçanta të trajnimit, si për nëpunësit në periudhë prove ashtu dhe me urdhër të drejtpërdrejtë të eprorit, kur shihet e nevojshme për formimin e nëpunësit, bazuar në vlerësimin e rezultateve në punë.

Kryen detyra të tjera administrative që dalin gjatë procesit të punës dhe ato që i delegohen nga Përgjegjësi i Sektorit.

Neni 17

20

Specialisti i Marrëdhenieve me Publikun dhe Protokoll Arkivin

Specialisti i Marredhenieve me Publikun dhe Protokoll Arkivin kryen këto detyra: Protokollimi i dokumentacionit të Organeve te Qeverisjeve Vendore. Protokollimi i dokumentacionit nga institucionet Shteterore dhe Private. Hapja e postes dhe protokollimi. Dergimin e Postes sekrete te pahapur te prefekti. Përgatit çdo dite dosjen e materialeve shkresore qe i paraqiten Prefektit per shqyrtim, njoftim ose

firme dhe per Sekretarin e Pergjithshem. Veçon ate pjese te korrespondences qe i drejtohet institucionit, si dhe ate te karakterit sekret (sipas legjislacionit perkates), duke ia percjelle vetem Prefektit pa i hapur.

Shpërndarja nëpër zyra e dokumentacionit të dalë nga Prefekti dhe nga Sekretari i Pergjithshem.

Shpërndarja e dokumentacionit të miratuar për Organet e Qeverisjes Vendore. Përgatitja dhe dergimi i dokumentacionit ne postë. Shenimi në protokoll i dokumentacionit të dorezuar për arkivë. Protokollimi i ankesave të shtetasve. Arkivimi i të gjithë dokumentacionit në arkivë në dosje cdo ditë. Kontrolli i dokumentacionit për përgjigjen e ankesave të shtetasve. Mbledhja e dokumentacionit që nuk është dorëzuar nga zyrat ne perfundim te afateve ligjore. Mban protokollin e korrespondences zyrtare te zakonshme. Grumbullon, sistemon, arkivon, inventarizon të gjithë dokumentacionin dhe mban pergjegjesi

per ruajtjen e fondit arkivor. Punon dhe harton informacione te kerkuara nga pergjegjesi i Sektorit. Vendos në dispzicion te personelit dosje te caktuara ose dokumenta te veçanta te arkivuara më

parë, si dhe kujdeset për kthimin e vendosjen e tyre në dosje. Nis korrespondencen per palet dhe subjektet e tjera me poste ose dorazi kundrejt firmes. Merr masa dhe kujdeset për fotokopjimet e V.K.M-ve, akteve dhe shkresave, si dhe ia percjell

ato personelit sipas perkatësisë. Mbikqyr regjistrimin e shkresave e kerkesave te paraqitura ne Institucionin e Prefektit sipas

objektit te tyre. Mbikqyr regjistrimin e korrespondences se te tre niveleve, shperndarjen dhe arshivimin e

dokumentacionit.

21

Neni 18Rregulla të Përgjithshme të Arkivës dhe Vulës

Mbajtja e protokollit, regjistrimi i shkresave zyrtare të korrespondencës së zakonshme si dhe trajtimi i tyre, bëhet në perputhje me dispozitat përkatëse ligjore dhe normativat në fuqi, në fushën e informacionit dhe arkivës.

Shkresat menjëherë, pasi protokollohen, i kalohen për trajtim Prefektit ose Sekretarit të Përgjithshëm. Më pas u jepen Përgjegjsave të Sektoreve/Zyrave kundrejt nënshkrimit dhe porosisë së lëne në kartelën shoqeruese të praktikes (per konfirmim/kthim apo shprehje) dhe arkivohen brenda afateve kohore.

Te gjitha shkresat qe dalin nga ky institucion nënshkruhen nga Prefekti apo i autoizuari i tij dhe vulosen me vulën e Institucionit të Prefektit. Prefekti me urdhër të veçantë mund t’i delegojë kompetencën për firmë të gjithë kategorive të shkresave, apo një pjesë të tyre Sekretarit të Përgjithshëm. Në mungesë të një urdhëri të tille, për mungesa të përkohshme të Prefektit, shkresat do të firmosen nga Sekretari i Përgjithshëm me shënimin “Në mungesë dhe me Urdhër”.

Vula e Institucionit të Prefektit dhe e Sekretarisë ruhen në kasafortën e Sekretarisë. Specialisti i marrëdhënieve me publikun dhe e Protokoll – Arkivit ngarkohet për ruajtjen dhe

përdorimin e vulës së Prefektit. Me Urdhër të vecantë Prefekti cakton një nënpunës/e që përdor vulën e Prefektit për Çertifikimin

e dokumentave për përdorim jashtë territorit të Repblikës së Shqipërisë. Vula e Institucionit të Prefektit vendoset vetem mbi firmën e Prefekti. Në rastet e përcaktuara në

paragrafin e mësiperm vula vendoset edhe mbi firmën e Sekretarit te Pergjithshem.

Neni 19Sektori Monitorimit të Kompetencave Vendore dhe Funksioneve të Deleguara

Objektivi kryesor i këtij sektori është monitorimi i veprimtarisë së Njësive të Qeverisjes Vendore

brenda kuadrit të fushës së tij të veprimit.

Neni 20

Përgjegjësi i Sektorit

Përgjegjësi i Sektori kryen këto detyra: Bën ndarjen e detyrave brenda njësive përkatëse. Propozon Sekretarit të Përgjithshëm lëvizjen për punë jashtë vendbanimit, të specialistëve që

kanë në vartësi. Harton periodikisht programin mujor të punës për njësinë përkatëse, ku përfshihet në mënyrë të

detajuar gjithë veprimtaria që do te kryejë sektori/zyra gjatë muajit pasardhës. Këto programe bëhen të zbatueshme pasi miratohen nga Sekretari i Përgjithshëm. Gjithashtu harton edhe programin javor të punës, të detajuar, me qëllim rritjen e efikasitetit të punës së çdo punonjësi.

22

Përgatit raporte periodike dhe vjetore për veprimtarinë e sektorit të tij dhe i raporton Sekretarit të Përgjithshëm dhe Prefektit.

Përfaqëson sektorin në marrëdhëniet me njësitë e qeverisjes vendore, ministritë dhe institucionet e administratës qëndrore në nivel vendor.

Kryen vlerësimin periodik të specialistëve të sektorit të tij në bazë të ligjit të nëpunësit civil. Organizon mbledhje me specialistet një herë në javë para se të relatojë tek Sekretari i

Përgjithshëm. Bashkërendon punët me specialist brënda institucionit,veçanërisht me Sektorin Juridik dhe të

Burimeve Njerëzore dhe me Sektorin e Financës dhe Shërbimeve Mbështetëse. Merr pjesë në mbledhjet me drejtorët, si dhe ato me kryetarët e njësive vendore, të cilat

zhvillohen cdo muaj nën drrejtimin e Prefektit. Përgatit bashkë me specialistët e sektorit analizën 6-mujore dhe vjetore për punën e bërë dhe ja

paraqet Sekretarit të Përgjithshëm. Kontrollon ligjshmërinë e akteve të njësive të qeverritjes vendore brenda sferës së tij të veprimit. Përgjegjësi i sektorit në respekt të ligjit nr.152/2013 “Për Nëpunësin Civil” dhe aktet e tjera

ligjore e nënligjore që kanë dalë në zbatim të tij në mënyrë periodike (çdo 6 muaj), kontrollon nepunesit që ka në varesi dhe përgatit vleresimin sipas realizimit konkret te punes nga nepunesi dhe per cdo ndryshim realizon pershkrimin e pozicionit te punes si dhe realizon të gjitha detyrimet ligjore që rrjedhin nga aktet ligjore të sipercituara.

23

Neni 21Specialist për Turizmi dhe Funksione të Deleguara

Specialist për Turizmi, dhe Funksione të Deleguara kryen këto detyra: Siguron dhe administron të gjitha aktet që dalin për zbatim nga Ministria e Zhvillimit Urban dhe

Tuizmit apo institucione të tjera në vartësi të tyre. Mban kontakte me institucionet e qeverisjes qëndrore për realizimin e strategjisë dhe të

politikave kombëtare për turizmin. Ndjek të gjithë projektet që vijnë pranë institucionit të Prefektit në fushën e turizmit. Nën udhëzimet e Prefektit koordinon punën për tërheqjen e inevestimeve nga OJF-t, dhe

organizma të tjerë, pëe zhvillimin e turizmit në Qarkun e Elbasanit. Përpunon materialin e grumbulluar në një tabelë përbledhëse për gjithë Qarkun me elementët e nevojshëm dhe ja paraqet Përgjegjësit të Sektorit.

Kryen funksionin e specialistit të kualifikuar të Prefektit për njohjen dhe kontrollin e zbatimit të legjislacionit që rregullon marrëdhëniet e shtetasve me institucionet e arsimit, kulturës, sporteve, rinisë dhe të këtyre institucioneve me njësitë e qeverisjes vendore. Rëndesi të veçantë i kushton akteve nënligjore që nxjerr MASH dhe MKRS , si dhe institucionet apo organizmat e tjera arsimore-kulturore-sportive për organet e varësisë së tyre ne nivel vendor.Koordinon dhe kontrollon zbatimin e tyre dhe i paraqet Prefektit problemet që kërkojnë ndërhyrjen e ti.

Evidenton dhe ndjek në vazhdimësi gjëndjen dhe kapacitetin e objekteve ku ushtrohet veprimtaria e këtyre institucioneve për çdo njësi të qeverisje vendore të qarkut. I parashtron Prefektit masat që duhen marrë nga organet e qeverisjes vendore dhe nga ministritë e institucionet qëndrore për mbajtjen në funksion të plotë të këtyre objekteve dhe shfrytëzimin e tyre racional.

Kontrollon në bashkëpunim dhe me sektorin e administrimit financiar zbatimin e treguesve të buxhetit të shtetit nga ana e NJQV për turizmin, arsimin , kulturën, sportet etj.

Mban kontakte të vazhdueshme dhe kërkon informacion periodic nga drejtoritë arsimore si dhe nga zyrat respektive në organet e vetëqeverisjes vendore.

Bashkërendon punën me institucionet shtetërore në qark për festimin e festave kombëtare dhe ngjarjeve me rëndësi të veçantë historike.

Mban lidhje dhe ndihmon në bashkëpunimin me “ Komitetin Shtetëror të Kulteve, institucionet fetare në qark , për mbarëvajtjen e veprimtarinë e brëndshme të kulteve.

Përgatit raporte, informacione dhe projekt – vendime për probleme që i përkasin fushës tij të veprimit, dhe ia paraqet ato Përgjegjësit të Sektorit.

Mban lidhje me OJF të ndryshme që veprojnë në territorin e qarkut me qëllim nxitjen dhe sponsorizimin e aktiviteteve ndërkombëtare në sektorin e arsimit, kulturës, rinisë dhe sporteve.

Ndjek sipas rastit zbatimin e detyrave të përcaktuara nga task-forcat e ndryshme të ngritura për sezonin turistik.

24

Ndjek problemet e ndryshme që mund të krijohen në zonat turistike dukë bashkëpunuar me institucionet e tjera për zgjidhjen e tyre, duke bërë të mundur mbar mbarëvajtjen e sezonit turistik.

Neni 22Specialisti i Shërbimeve Publike

Specialisti për Shërbimet Publike kryen këto detyra:

Ndjek nga afër të gjitha shqetësimet që mund të vijnë nga nënprefekturat për menaxhimin e godinave dhe pajisjeve në përdorim dhe ja raporton ato Sekretarit të Përgjithshëm dhe Prefektit.

Njeh dhe zbaton Vendimin nr. 420 date 08.06.2016 “Për miratimin e ceromonialit Shtetëtor R. Sh”. Me këtë vendos llidhje dhe komunikon me organet e qeverisjes qendrore dhe njësitë e qeverisjes vendore për organizimin e ceremonive zyrtare dhe festive.

Kërkon informacion nga Njësitë e Qeverisjes Vendore në lidhje me problematikat në fushën e shërbimeve publike.

Neni 23Specialist Përpunim të Dhënash dhe Statistik

Specialisti Përpunim të Dhënash dhe Statistikë kryen këto detyra: Përgatit raportet mujore dhe vjetore të cilat Prefekti ja dërgon Ministrivë së Punëve të

Brendshme dhe Këshillit të Ministrave, duke respektuar afatin ligjor të caktuar prej tyre. Përgatit materiale jmujore me statistikat mbi punën e institucioneve qëndrore në nivel vendor

dhe të organeve të vetqeverisjes vendore, nga ku dhe raporton Prefektit të Qarkut. Merr pjesë në mbledhjet me drejtorët dhe mban protokollin. Harton material statistikore për gjëndjen ekonomiko-shoqërore në qark për të cilën informon

prefektin. Kërkon të dhëna mbi veprimtarinë dhe përmbushjen e programit të qeverisë nga institucionet

qëndrore në nivel vendor.

Neni 24

Specialist për Çështjet Vendore

Specialisti për Çështjet Vendore kryen këto detyra: Merr informacion të vazhdueshëm lidhur me aktet n/ligjore që dalin në zbatim të ligjit organik

Nr. 139/2015 “Për Vetëqeverisjes Vendore”. Njeh Kartën Europiane të Vetqeverisjes Vendore dhe për këtë qëllim jep suportin e tij pranë

Prefektit.

25

Asiston sa herë është e nevojshme pranë këshillave të qeverisjes vendore në hartimin e rregulloreve për funksionimin e tyre.

Ndihmon në përmirësimin e marrëdhënjeve mes këshillit dhe ekzekutivit në njësitë e qeverisjes vendore, atëherë kur kjo kërkohet dhe është e nevojshme.

Përgatit materialet e nevojshme për Prefektin simbas fushës që mbulon. Bashkërendon për masat e marra për evidentimin dhe hartimin e projekteve që synojnë uljen e

varfërisë dhe rritjen ekonomike. Realizon një mardhenie të ngushtë dhe të qëndrueshme me strukturat e Njësisë Qeverisjes

Vendore përkatëse, duke u bazuar në parimin e konsultimit dhe bashkëpunimit për zgjidhjen e problemeve të ndryshme.

Verifikon ligjshmërine e akteve që vijnë nga organet e vetqeverisjes vendore të cilat ja ciklon Përgjegjësi i Sektorit, në përputhje me procedurat e përshkuar në nenit 34 të kësaj Rregullore, brenda afateve të paracaktuara në ligj.

Ndjek kërkesat dhe ankesat e ndryshme të shtetasve, deri në zgjidhje të tyre, duke propozuar, për rastet që gjykon të nevojshëm, kontroll në institucionin përkatës, për të konsultuar informacionet që mund të ndihmojë në zgjidhjen e ankeses ose plotësimin e kerkeses perkatëse duke informuar rreth konkudimeve Përgjegjësin e Sektorit dhe organet eprore të interesuara në zgjidhje .

Monitoron zbatimin në nivel qarku të politikave sektoriale të Këshillit të Ministrave, në Drejtoritë e linjës vertikale.

Mbledh dhe përpunon informacione mbi funksionimin e strukturave të linjes vertikale për drejtoritë kryesore në nivel qarku dhe përgatit raporte që ja paraqet Përgjegjësit të Sektorit.

Neni 25

Specialist për Sigurinë Publike dhe Shërbimin Zjarrfikës

Specialisti për sigurinë publike dhe Shërbimin Zjarrfikës kryen këto detyra:

Mban kontakte të përditshme me drejtorinë e policisë lidhur me çështjet e sigurisë publik. Bashkëpunon me shërbimin zjarrfikës duke bërë dhe ndërmjetësimet institucionale nëse është e

nevojshme për të zgjidhur sa më shpejt situatat e ndryshme që mund të krijohen. Kërkon informacion periodik drejtorive përkatëse lidhur me fushën e veprimtarisë së tij. Në rast emergjencash civile bashkëpunan ngushtë me specialistët e ketij sektori për të berë të

mundur që situata mos dali jasht kontrollit. Bashkëpunon ngushtë me specialistët e shërbimit zjarrfikës dhe specialistët e bashkive për të

mundësuar një ndërveprim institucional sa më efikas. Pasi ka mbledhur informacionin e duhur nga organet e vetqeverrisjes vendore, informon eprorët

e tijë, në lidhje me gadishmërinë e automjeteve zjarrfikëse, zjarret e ndodhura, dëmet dhe pasojat e tyre në territorin që mbulon.

Mban kontakte të vazhdueshme me përfaqësuesit e Drejtorisë së Policisë së Shtetit në nivel Qarku për çështjet e rendit dhe sigurisë publike.

26

Merr informacion periodik për realizimin e objektivave në fushën e rendit dhe sigurisë publike. Informon titullarin për problemet e trajtuara në këtë drejtim. Bashkëpunon me sektorin e Shërbimit Zjarrfikës pranë Bashkive për rritjen e efiçenvës e

ekipeve dhe mjeteve në situatë zjarri. Merr informacion për hartimin dhe zbatimin e marrëveshjeve për kryerjen e shërbimit zjarrfikës

në favor të bashkive që nuk e disponojnë këtë shërbim. Merr informacion për ngritjen e stacioneve të shërbimit zjarrfikës në bashkitë që nuk e kanë

trashëguar këtë shërbim. Në rast emergjensash civile bashkëpunon ngusht me sektorin e emergjencave civile për të bërë

rë mundur evitimin e daljes jasht kontrolloit të situatës.

Merr informacion të vazhdueshëme për veprimtarinë e kryer nga stacionet e shërbimit zjarrfikës pran bashkive, gjendjen e personelit dhe mjeteve për përballimin e situatave,

Informon titullarin periodikisht për problemet e konstatuara në veprimtarinë e shërbimit sjarrfikës pranë bashkive.

27

Neni 26Sektori i Zhvillimit Urban

Objekti I këtij sekotri është monitorimi i veprimatirisë së organeve të qeverisjes vendore dhe institucioneve qëndrore në nivel vendor për të siguruar një zhvillim urban dhe ruajtje të mjedisit brenda kudrit ligjor e nënligjor në fuqi.

Neni 27Përgjegjësi i Sektorit

Përgjegjësi I Sektorit kryen këto detyra: Bën ndarjen e punës brenda njësive përkatëse. Propozonë lëvizjen për punë jashtë vendbanimit, të specialistëve që kanë në vartësi te Sekretari I

Përgjithshëm. Harton periodikisht programin mujor të punës për njësinë përkatëse, ku përfshihet në mënyrë të

detajuar gjithë veprimtaria që do te kryejë sektori gjatë muajit pasardhës. Këto programe bëhen të zbatueshme pasi miratohen nga sekretari i përgjithshëm. Gjithashtu harton edhe programin javor të punës, të detajuar, me qëllim rritjen e efikasitetit të punës së çdo punonjësi.

Përfaqëson sektorin në marrëdhëniet me njësitë e qeverisjes vendore, ministritë dhe institucionet e administratës qëndrore në nivel vendor. Në takimet apo mbledhjet e organizuara nga prefekti me përfaqësuesit e institucioneve të mësipërme, për problemet specifike, përveç përgjegjësit të sektorit/zyrës duhet të jetë edhe specialisti i fushës.

Kryen vlerësimin periodik të specialistëve të sektorit të tij në bazë të ligjit të nëpunësit civil. Ne zbatim të akteve ligjore për urbanistiken, për ndërtimet, për rezervat ujore, për legalizimet,

ushtron kontroll në organet e qeverisjeve vendore për zbatueshmerinë ligjore. Verifikimet ushtrohen në cdo rast me Urdhër të Prefektit dhe në rastet e shkeljeve në emër të Prefektit i propozon organit kompetent marrjen e masave të parashikuara në këtë legjislacion.

Bashkërendon veprimtarinë e shërbimeve të administratës shtetërore në njësitë administrative të Qarkut Elbasan për respektimin e planeve rregullues, master planeve dhe studimeve të pjesëshme urbane si dhe bashkërendimin e këtyre studimeve me politikat e zhvillimit të qeverisjes qëndrore.

Shqyrton dhe ndjek të gjithë ankesat që vijnë nga shtetas të ndryshëm, në Institucionin e Prefektit, për problemet e urbanistikës, duke marrë informacionin e duhur nga njësitë vendore në lidhje me problemin që ngrihet dhe duke I kthyer përgjigje shtetasve brënda afateve ligjor.

Verifikon në vënd ankesat në fushën e urbanistikes në bazë të urdhërave që nxjerr Prefekti apo kur lind e nevojshme.

Koordinon për tërheqjen e investimeve nga OJF-t, F.Zh.Sh-ja dhe organizma të tjerë, si dhe buxheti i shtetit në këta sektore. Ndjek ritmikisht hapat që duhen bërë në tërheqjen e ivestimeve drejt këtyre objekteve prioritare. Përpunon materialin e grumbulluar në një tabelë përbledhëse për gjithë Qarkun e Elbasanit, me elementët e nevojshëm.

28

Pergjegjesi i sektorit/zyres ne respekt te ligjit nr.152/2013 “Për Nëpunësin Civil” dhe aktet e tjera ligjore e nenligjore qe kane dale ne zbatim te tij ne menyre periodike dhe kur eshte percaktuar me ligj kontrollon nepunesit qe kane ne varesi dhe pergatit vleresimin sipas realizimit konkret te punes nga nepunesi dhe per cdo ndryshim realizon pershkrimin e pozicionit te punes si dhe realizon te gjitha detyrimet ligjore qe rrjedhin nga aktet ligjore te sipercituara.

Neni 28Specialisti i Koordinim- Zhvillimit

Specialisti i Koordinim- Zhvillimit pranë këtij sektori, kryen këto detyra : Kontrollon ligjshmërinë e akteve të NjQV-ve për prokurimet publike , për supervizionet e

investimeve, për studimet e projektimet e objektëve të ndryshme , për miratim projektesh , për miratime të objekteve prioritare të investimeve.

Evidenton dhe përcakton nëpërmjet kontakteve të drejtpërdrejta me kryetarët e bashkive e këshillat përkatës si dhe nëpërmjet akteve të tyre objektet prioritare dhe nevojat për investime. Bashkërendon punën me bashkitë për të evidentuar prioritetet në objektet emergjente.

Bashkërendon punën me sektorin e administrimit financiar në institucionin e Prefektit për kontrollin e dokumentave të investimeve.

Evidenton dhe ndjek realizimin e investimeve që kryhen në territorin e Qarkut Elbasan për cdo njësi të qeverisjes vendore. Njihet që në fillim dhe ndjek ritmikisht gjatë vitit realizimin e planit të investimeve nga buxheti i shtetit, donatorë të huaj si dhe OJF të ndryshme.

Kërkon informacion mujor për investimet nga ana e drejtuesve të administratës shtetërore në nivel lokal. Për këto investime informon Prefektin.

Bashkërendon me organet e qeverisjes vendore për përgatitjen e projektbuxhetit mbi investimet. Harton tabelën përmbledhëse për të gjithë njësitë e qarkut dhe e dërgon ne Ministrinë e

Brëndshme. Bashkërendon punët me drejtorite e ministrive dhe insitucioneve qëndrore në nivel vendor, për

kryerjen e investimeve me efektivitet cilësi dhe afat sipas planit. Me kërkesë të përgjegjësit të sektorit me Urhdër të Prefektit merr pjesë në kontrollet që kryhen

në organet e qeverisjes vendore, për kontrollin e zbatimit të punimeve, duke zbatuar legjislacionin në fuqi.

Bashkëpunon me të gjitha organizatat jofitimprurëse, kur ata kërkojne ndihmën e Insitucionit të Prefektit, për projektet që do të investojnë në territorin e Qarkut Elbasan. Evidenton të gjithë subjektet vendase e të huaja që investojnë e zhvillojnë vempritari ekonomike e aktivitete të tjera sociale brend territorit te Qarkut Elbasan.

Bashkëpunon me Drejtorinë Rajonale të Punës për problemet e Punëve publike. Bashkëpunon me NjQV për evidentimin e resurseve natyrore që disponon treva e Qarkut

Elbasan, si dhe për sensibilizimin për nxitjen e investimeve në to. Përgatit projekt-raportet periodike apo vjetore për problemet e zhvillimit ekonomik e shoqëror,

që Prefekti i dërgon Keshillit të Ministrave, me kërkesa e propozime konkrete për zgjidhjen e tyre.

29

Neni 29Specialist i Shërbimeve Publike, Mjedisit, Bujqësisë dhe Shëndetësisë

Specialist i Shërbimeve Publike, Mjedisit, Bujqësisë dhe Shëndetësisë kryen këto detyra:

Kujdeset , të ndjekë dhe të marrë masa për plotësimin nga të gjitha institucionet shëndetësore në nivel qarku të detyrimeve që këto institucione kanë për shendetin publik në tërësi.

Siguron dhe administron të gjitha aktet që dalin për zbatim nga Ministria e Shëndetsisë apo institucione të tjera në vartësi të tyre.

Bashkëpunon me drejtorinë e Shendetit Publik , Agjensinë Rajonale të Mjedisit dhe institucione të tjera shëndetsore për problemet e shëndetit dhe të ndotjes së mjedisit e sidomos për parandalimin e epidemive , pastrimin dhe përpunimin shkencor të mbetjeve në zona urbane dhe interurbane. Për këto probleme ndikon në bashkërendimin e punës të NJQV-ve , me ministrinë që mbulojnë këto fusha si dhe me institucionet e administratës qëndrore në nivel lakal.

Mban kontakte me Ministrinë e Shendetsisë dhe Agjensinë Kombëtare të Mjedisit për realizimin e strategjisë kombëtare për shëndetin public dhe ruajtjen e mjedisit.

Në bashkëpunim me sektorin e administrimit financiar kontrollon zbatimin e treguesve të buxheteve te NJQV, për shendetsinë dhe ruajtjen e mjedisit.

Merr jesë me autoriziam ose Urdhër të Prefektit në grupet e punës të ngritura në nivel qarku për monitorimin e cilësinë e shërbimeve nga personeli shëndetsor dhe inspektorët e mbrojtjes së mjedisit, bujqësise.

Kontrollon masat e planet që duhet të hartojnë dhe zbatojnë organet e qeverisjes vendore për problemet e shendetit e të mbrojtjes se mjedisit si dhe për parandalimin e ndotjes së ujit, ajrit dhe tokës.

Bashkëpunon me Agjensinë e Basenit Ujor për përgatitjen e materialeve të mbledhjeve të Këshillit të Basenit Ujor.

Ndjek deri në zgjidhjen e tyre ankesat e paraqitura nga qytetarët pranë Institucioni të Prefektit për fushën që mbulon.

Përfaqëson Prefektin në veprimatariëne e Task Forcave të ngritura në nivel qarku apo bashkie.

30

Neni 30Sektori i Emergjencave Civile

Sektori i Ememrgjencave Civile ështe strukturë mbështetëse e Prefektit në përmbushjen e detyrave të tij që rrjedhin nga legjislacioni në fushën e emergjencave civile.

Neni 31Përgjegjësi Sektorit

Organizon veprimtarinë e sekorit duke ndarë përgjithësitë te specialistët. Harton periodikisht programin mujor dhe vjetor të punës për sektorin, ku përfshihet në mënyrë të

detajuar gjithë veprimtaria që do të kryejë sektori në muajin pasardhës dhe e miraton atë tek Sekretari i Përgjithshëm.

Përgatit informacione dhe raporte periodike për veprimtarinë e sektorit të tij dhe ia paraqet Sekretarit të Përgjithshëm.

Propozon lëvizjen për punë jashtë vendbanimit të specialistëve që ka në varësi tek te Sekretari i Përgjithshëm.

Përfaqëson sektorin në marrëdhëniet me Njësitë e Qeverisjes Vendore, Ministritë dhe Institucionet e Administratës Qendrore në nivel vendor.

Kryen vlerësimin periodik të punës për specialistët e sektorit të tij, në bazë të ligjit “Për nëpunësin civil”.

Kryen detyrën e Sekretarit teknik pranë Komisionit të Planifikimit dhe Përballimit të Emergjencave Civile dhe Krizave në nivel Qarku në përputhje me legjislacionin në fuqi, përgatit materialet e nevojshme për mbarëvajtjen e punës, si projekt-urdhëra, udhëzime dhe ia paraqet Prefektit të Qarkut.

Merr masa për funksionimin e Komisionit të Planifikimit dhe Përballimit të Emergjencave Civile dhe Krizave në nivel Qarku, duke siguruar mbledhjen e tij në 1 (një) herë në 3 (tre) muaj në situatë normale dhe sa here të jetë e nevojshme në situatë emergjente.

Harton kalendarin e takimeve me strukturat e emergjancave në nivel Nënprefekturash. Informon në kohën e duhur Prefektin e Qarkut dhe Drejtorinë e Përgjithshme të Emergjencave Civile në lidhje me fatkeqësitë natyrore dhe fatkeqësi të tjera në Qark.

Harton dhe përditëson Planin e Përballimit të Emergjencave Civile dhe Krizave në nivel Qarku, duke pasur parasysh risqet e fatkeqësive të mundshme në territorin e Qarkut dhe e dërgon në Drejtorinë e Përgjithshme të Emergjencave Civile për qëllime planifikimi dhe analizimi.

Koordinon veprimtarinë e organeve, institucioneve dhe strukturave të emergjencave civile që veprojnë në Qark, me qëllim zvogëlimin e riskut nga fatkeqësitë e mundshme natyrore ose humane.

Siguron funksionimin e sistemit të paralajmërimit të hershëm në të gjithë territorin e Qarkut, duke hartuar skemën e lajmërimit.

Merr masat e nevojshme për parandalimin, përballimin dhe rehabilitimin e pasojave nga fatkeqësitë e ndryshme.

31

Përgatit programe masash për periudhën e verës dhe të dimrit, në zbatim të Planit të Përballimit të Emergjencave Civile dhe Krizave.

Inspekton gjendjen e masave parandaluese të marra nga institucionet dhe strukturat që veprojnë në Qark për parandalimin fatkeqësive të ndryshme, dhe informon Prefektin e Qarkut dhe Drejtorinë e Përgjithshme të Emergjencave Civile.

Përpunon, përgatit raporte e informacione periodike lidhur me çështje të reduktimit të riskut ndaj fatkeqësive të ndryshme dhe mbrojtjen civile, dhe i dërgon ato në Drejtorinë e Përgjithshme të Emergjencave Civile për qëllime planifikimi dhe analizimi.

Ndjek detyra tëpërcaktuara në ‘Task-Forca” dhe në organizime të përkohshme që kanë të bëjnë me fushën e Emergjencave Civile dhe Krizave.

Neni 32Specialisti i Emergjencave Civile

Specialisti për Emergjencën Civile kryen këto detyra: Monitoron në mënyrë të vazhdueshme situatën e Emergjencave Civile dhe Krizave në Qark dhe

informon përgjegjësin e sektorit. Grumbullon dhe përpunon të dhëna nga Bashkitë dhe strukturat e tjera që veprojnë në Qark, për

zvogëlimin e riskut nga fatkeqësitë e ndryshme dhe menaxhimin e tyre, duke i hedhur në bazën e të dhënave të sektorit, si dhe informon në mënyrë të vazhdueshme përgjegjësin e sektorit dhe QKO pranë Drejtorisë së Përgjithshme të Emergjencave Civile.

Bashkëpunon me Organet e Njësive të Qeverisjes Vendore, kontrollon dokumentacionin e hartuar prej tyre sipas VKM Nr.329 , dt.16.05.2012 “Për kriteret dhe procedurat e dhënies së ndihmës shtetërore financiare për mbulimin e dëmeve të shkaktuara nga fatkeqësi natyrore ose fatkeqësi të tjera të shkaktuara nga veprimtaria njerëzore” dhe përgatit shkresën përcjellëse të dokumentacionit për Drejtorinë e Përgjithshme të Emergjencave Civile.

Kërkon informacion të vazhdueshëm nga Strukturat e Emergjencave Civile pranë Njësive të Qeverisjes Vendore në lidhje me masat e marra në fushën e Emergjencave Civile.

Në rast situatash emergjente, mban kontakt të vazhdueshëm me Organet e Qeverisjes Vendore, DV të Policisë, Kryqin e Kuq dhe oganizata të biznesit duke informuar në kohë përgjegjësin e sektorit, Prefektin, QKO pranë Drejtorisë së Përgjithshme të Emergjencave Civile.

Në zbatim të VKM Nr.965 , dt.02.12.2015 “Për bashkëpunimin ndërinstitucional të strukturave të drejtimit në rastet e Emergjencave Civile dhe Krizave”, informon në mënyrë të vazhdueshme përgjegjësin e sektorit, Prefektin, dhe QKO të Emergjencave Civile.

Bashkëpunon në hartimin e skemës së lajmërimit, për të mundësuar paralajmërimin e hershëm për parandalimin e situatave emergjente në të gjithë territorin e Qarkut,

Në zbatim të kalendarit të hartuar organizon takimet e strukturave në nivel emergjence

Neni 33Zyrat e Gjendjes Civile

32

Zyrat e Gjendjes Civile , si pjesë e administratës së Prefektit të Qarkut , si dhe zyrat e gjendjeve civile në tre nënprefekturat e Elbasanit, si pjesë e aparatit administrativ prane nënPrefektit, veprojnë duke ju referuar ligjit “Për gjendjen Civile“, “Kodit të familjes në Republikën e Shqipërisë” me ndryshimet përkatëse, si dhe akteve të tjera ligjore dhe nënligjore.

Specialisti i gjendjes civile kryen këto detyra : Zbatojnë metodikat e hartuara nga Drejtoria e Përgjithshme e Gjendjes Civile. Administrojnë arkivin e rregjistrave të gjendjes civile në shkalle qarku/rrethi, sipas përcaktimit të

ligjit “Për Gjendjen Civile”. Lëshojnë certifikata të shërbimit të gjendjes civile në lidhje me dokumentat që administron zyra,

me kërkesë të personit të interesuar ose të gjendjes civile në Bashki. U japin të dhëna institucioneve shtetërore dhe personave juridike e private sipas mënyrës së

percaktuar në ligjin “Për Gjendjen Civile“. Raportojnë perpara Prefektit apo nënPrefektit si dhe drejtorit të përgjithshëm të gjendjes civile

për veprimtarinë e zyrave të gjendjes civile të Prefektit, si dhe të zyrave të gjendjes civile në bashki.

Pranojnë dhe shpërndajnë në zyrat e gjendjes civile në bashki njoftimet që vijnë nga institucionet të tjera shtetërore.

Ushtrojnë kontroll në zyrat e gjendjes civile në bashki dhe i propozon organeve kompetente marrjen e masave të nevojshme.

Bashkëpunojnë e bashkërendojnë punën me zyrat e tjera të gjendjes civile të bashkive për problemet e rregjistrimit të popullsisë.

Administrojnë korrispondencën dhe njoftimet që vijnë nga istitucionet shtetërore për zyrën e gjendjes civile.

Zbaton detyrat e përcaktuara ne Kodin Zgjedhor dhe në aktet ligjore e nënligjore që kanë të bëjnë me proceset zgjedhore.

Përfaqëson Institucionin e Prefketit të Qarkut në proceset gjyqësire ku është palë në cështje të lidhura më veprimtarinë e Zyrës së Gjendjes Civile.

KREU III

Marrëdhëniet E Prefektit Me Organet E Qeverisjes Vendore

33

Neni 34 Verifikimi i Ligjshmërisë së Akteve të NJQV-Ve

Verifikimi i ligjshmërisë së akteve normative të NJQV-ve bëhet sipas proçedurave dhe afateve të përcaktuara në Nenin 16 të ligjit nr. 107/2016 “Për Prefektin e Qarkut”.

1. Të drejtën dhe detyrën për të verifikuar dhe për të kontrolluar shprehjen e Prefektit mbi ligjshmërinë e një akti të NJQV, e ka sektori e cila sipas kësaj rregulloreje apo përcaktimeve në akte të tjera nënligjore, mbulon apo përgjigjet për fushën për të cilën ka dalë akti i NJQ-së. Nëse akti i NJQV-së, për nga përmbajtja e tij, ka të bëjë me dy apo më shumë fusha, apo nëse gjykohet se një sektor nuk mund të konceptojë e vetme shprehjen e Prefektit për ligjshmërinë e aktit të NJQV-së, atëherë ky konceptim do të bëhet nga dy apo më shumë sektorë sipas siglimit nga Sekretari i Përgjithshëm.

2. Aktet e njësive të qeverisjes vendore, depozitohen te Sektori Financës dhe Shërbimëve Mbështetëse, pranë zyrës të protokollit në dy kopje, të cilat protokollohen. Njëra nga kopjet i kthehet njësisë së qeverisjes vendore e vulosur, ndërsa kopja tjetër ndjek proçedurën e mëposhtme, e shoqëruar me kartelën përkatëse.

3. Aktet e NJQV-së I dërgohen nga specialisti i protokoll arshiv Sekretarit të Përgjithshëm. Ky i fundit siglohen dhe bën shënimet përkatëse në kartelën shoqëruese të aktit.

4. Sektori përgjegjës, brenda afatit 10 ditor nga dita e protokollimit, duhet të përgatisë shkresën përkatëse, për shprehjen e Prefektit mbi ligjshmërinë e aktit të NJQV-së duke marrë dhe konfirmimin e Sektorit Juridik. Në rastet kur kemi të bëjmë me bashkëpunim ndërmjet njësive të administratës së Prefektit, shkresa për shprehjen e Prefektit mbi ligjshmërinë e aktit të NJQV, duhet të siglohet nga specialistët e këtyre njësive bashkëpunuese.

5. Brenda afatit 10 ditor, akti i NJQV së bashku me shkresën përkatëse për shprehjen e Prefektit mbi ligjshmërinë e tij, do t’i përcillet Sekretarit të Përgjithshëm nëpërmjet Sektorit të Financës dhe Shërbimëve Mbështetëse, specialistia protokoll arkive. Ky i fundit depoziton për firmë te Prefekti aktin e NJQV, shkresën për shprehjen e Prefektit mbi ligjshmërinë, si dhe kartelën shoqëruese të plotësuar.

6. Pas përfundimit të proçedurave të mësipërme, shkresa përkatëse për shprehjen e Prefektit mbi ligjshmërinë e tij, i dërgohet zyrtarisht NJQV-së, nëpërmjet Sektorit të Financës dhe Shërbimëve Mbështetëse nga specialistja protokoll arkive, brenda afatit 10 ditor.

34

7. Në rast se strukturës përgjegjëse i nevojiten më shumë të dhëna mbi vendimarrjen e Këshillit Bashkiak apo Aktit Normativ të Kryetarit të Bashkisë përpara shprehjes mbi ligjshmërinë i kërkon organit të qeverisjes vendore informacion plotesues brenda afatit 10 ditor. Pas kthim përgjigjes ndiqen procedura e pikave 5 dhe 6 të ketij nëni.

Neni 35 Verifikimi në vend i akteve të Njësive të Qeverisjes Vendore

Sektori Juridik bazuar në nenin 17 të ligjit 107/2016 “Për Prefektin e Qarkut”, në planin e punës së sektorit organizon verifikimë pranë Këshillave Bashkiak.

KREU IV MARRËDHËNIET ME ISTITUCIONET QËNDRORE NË NIVEL VENDOR

Neni 36Koordinimi i marrëdhënieve të institucioneve në nivel lokal

Në kuadër të funksionimit të institucionit të Prefektit për kontrollin dhe bashkërendimin e veprimtarisë së institucioneve qëndrore në nivel vendor, si dhe ndërmjet këtyre të fundit me NJQV, administrata e Prefektit kryen këto detyra:

Mban lidhje të vazhdueshme me institucionet qëndrore në nivel vendor, duke kërkuar prej tyre periodikisht dhe sa herë kërkohet nga prefekti, informacione lidhur me zbatimin e programit të Qeverisë, ushtrimin e funksioneve dhe plotësimin e detyrave të ngarkuara me akte ligjore e nënligjore këtyre institucioneve.

Ushtron kontroll me urdhër të Prefektit në institucionet e administratës qëndrore në nivel vendor, për të verifikuar plotësimin e detyrave të ngarkuara me akte ligjore e nënligjore këtyre institucioneve. Gjithashtu me urdhër të Prefektit ushtron kontroll në këto institucione për zbatimin e buxhetit te shtetit në sektorët që ata mbulojnë. Rezultatet e këtyre kontrolleve ia bën të ditur Prefektit, dhe nëpërmjet këtij të fundit ministrisë apo institucionit qëndror përkatës, duke propozuar në çdo rast masat që duhen marrë për përmirësimin e punës dhe përgjegjësinë individuale të drejtuesve apo punonjësve të veçantë të këtyre institucioneve.

Merr pjesë në mbledhje mujore të Prefektit me institucionet qëndrore në nivel vendor, si dhe përgatit materialet-analizë lidhur me veprimtarinë mujore të këtyre institucioneve dhe për problematikën e ngritur prej tyre, duke i propozuar Prefektit masat që duhen marrë.

35

I propozon Prefektit thirrjen e mbledhjeve me përfaqësues të institucioneve të administratës qëndrore në nivel vendor dhe të njësive të qeverisjes vendore në qark, për trajtimin dhe zgjidhjen e problemeve të përbashkëta, sidomos për të siguruar kryerjen me nivel të shërbimeve që ofrojnë institucionet apo ndërmarrjet me vartësi vertikale në nivel vendor. Përgatit material-analizë për problematikën e këtyre mbledhjeve dhe ia paraqet Prefektit, duke propozuar masat që duhen marrë.

KREU VRREGULLAT E DOKUMENTACIONIT TË INSTITUCIONIT Neni  37Regjistrat e Institucionit 

Regjistrat e Institucionit janë si më poshtë: Regjistri i përgjithshëm i hyrjes dhe daljes së korrespondencës. Regjistri i urdhërave të nxjerra nga Prefekti i Qarkut, në të cilin këto regjistrohen dhe u jepet një

numër, në rrjedhë kronologjike. Regjistri i arkives

KREU VIAktet dhe Dokumentet Administrative Neni 38Llojet e akteve administrative 1. Llojet e akteve administrative në veprimtarinë ekzekutive dhe urdhërdhënëse të Prefektit, që përdoren për përmbushjen e funksioneve të saj, janë: “Urdhëri”, është akti nënligjor i Prefektit të Qarkut me karakter të brendshëm, që vendos rregulla, sjellje të përgjithshme ose rregullon një marrëdhënie konkrete. Urdhri del në bazë dhe në zbatim të Ligjit ose Vendimit të Këshillit të Ministrave “Rregullorja”, është akt nënligjor i miratuar nga Prefekti, që shtjellon rregullat dhe procedurat që do të përdoren në kryerjen e një veprimtarie konkrete.3. Aktet administrative përmbajnë këta elementë të domosdoshëm:  Autoritetin apo organin, që e nxjerr aktin. Bazën ligjore, ku mbështetet. Palët, që u drejtohet. Parashtrimin e përmbajtjes.

36

Nënshkrimin e titullarit.

Neni 39 

1.Sipas porosisë së Prefektit, për përgatitjen e akteve të Prefektit merren sektori/zyra përkatëse, e cila e siglon (në formë konceptimi) bashke me juristin. Para kalimit për miratim tek prefekti, projekt-akti kalon tek Sektori Juridik dhe sekretari i përgjthshëm, të cilët siglojnë.

2.Projekt-akti i kalohet për miratim Prefektit nëpërmjet Sekretarit të Përgjithshëm. Prefekti mund t’ia kthejë atë për plotësime, saktësime sektorit/zyrës përkatëse.3.Aktet e Prefektit bëhen të zbatueshme pasi u bëhen të njohura institucioneve ose personave të interesuar.4.Në rastet kur lindin konflikte ndërmjet një ministrie apo drejtuesit të një institucioni qëndror jashtë sistemit të ministrive dhe Prefektit, për urdhërat dhe udhëzimet që prefekti ka nxjerrë, zgjidhja bëhet në Kryeministri.

Neni 40Dokumentet administrative që vijnë në adresë të institucionit të Prefektit të Qarkut  1. Dokumentet hyrëse (përveç ankesave të cilat janë trajtuar në nenet 28-33 të kësaj rregulloreje) regjistrohen në regjistrin e përgjithshëm të hyrje–daljeve nga specialisti i Arkiv-Protokollit, i cili bën shënimin në to të numrit të protokollit dhe datës së marrjes. Dokumentat i përcillen Sekretarit të Përgjithshëm menjëherë me kartelën shoqëruese dhe sipas përkatësisë shpërndahen brenda 24 orëve në strukturat që kanë lidhje me problematikën e tij, kundrejt firmës.2. Kur në dokumentet hyrëse i Arkiv-Protokollit konstaton mungesa, mbahet procesverbal dhe njoftohet subjekti që e ka dërguar. Zarfet që i adresohen Prefekti i Qarkut “me shënimet personale” i dorëzohen atij të pahapura përkundrejt firmës.3. Brenda afatit të përcaktuar në kartelë, materiali pasi është sigluar nga përpiluesi, përgjegjësi i sektorit, juristi dhe Sekretari i Përgjithshëm,  dorëzohet te Prefekti.4. Nëse në kartelë përcaktohet më tepër se një strukturë apo individ i cili është ngarkuar me trajtimin e shkresës, struktura apo individi që disponon kopjen origjinale të shkresës, pasi merr kontributin e strukturave apo individëve të tjerë, është subjekti i detyruar për të përpiluar shkresat në vazhdim dhe për ti përcjellë për firmë tek autortiteti administrativ.5. Pas nënshkrimit nga Prefeketi, materiali dorëzohet specialiatës së Arkiv-Protokollit.

 Neni 41Siglimi i dokumentave

37

 1. Ekzemplari i dokumentit që mbahet në zyrën e arkiv protokollit dhe trajtohet nga Sekretari i Përgjithshëm, siglohet nga përpiluesi, përgjegjësi i sektorit, juristi dhe Sekretari i Përgjithshëm.4. Në rastet e shkresave të përpiluara nga ana e përgjegjësave të sektorit apo Sekretarit të Përgjithshëm siglimi i konceptimit do të fillojë pikërisht nga ana që kanë hartuar shkrësën, për ekzemplarin e dokumentit që mbahet në sektorin e Arkiv-Protokollit. Neni 42Dokumentet administrative që nuk evidentohen dhe nuk dorëzohen në Arkiv-Protokoll 1. Nuk evidentohen dhe nuk dorëzohen në zyrën e Arkiv-Protokollit, dokumentat me karakter të thjeshtë si për lëvizje automjetesh, dokumente masive të llogarisë, magazinës, fatura mandat pagesa, fletë hyrje-dalje, fletë udhëtimesh dhe dokumente të tjera me natyrë të tillë.2. Këto dokumente ruhen në sektorin përkatës të institucionit të Prefektit të Qarkut dhe mbasi humbasin vlerën operative të ruajtjes nxirren për asgjësim sipas rregullave në fuqi nga vetë sektori. 

 Kreu VII Përfaqësimi Gjyqësor, Bashkëpunimi, Transparenca, Marrëdhëniet e Punës dhe Shërbime të Tjera  Neni 43Përfaqësimi në gjykatë i institucionit të Prefektit të Qarkut 1. Përfaqësimi në gjykatë i institucionit të Prefektit të Qarkut, realizohet nëpërmjet dhënies së autorizimit strukturave përkatëse. Autorizimi për përfaqësimin në gjykatë, lëshohet nga Prefekti.2. Personi përfaqësues në procesin gjyqësor jep menjëherë informacion të hollësishëm Sekretarit të Përgjithshëm në lidhje me ecurinë e procesit si dhe mendimin për të bërë ankim, rekurs ose jo kundër vendimit të gjykatës, i cili ia përcjell këtë informacion Prefektit. 

Neni 44Përgjegjësitë e funksioneve në marrëdhëniet me njëri tjetrin 

38

1. Marrëdhëniet ndërmjet Prefektit, Sekretarit të Përgjithshëm dhe të strukturave të tjera të shërbimit civil të institucionit, rregullohen në përputhje me dispozitat ligjore në fushën e shërbimit civil dhe akteve të tjera në fuqi.2. Marrëdhëniet në mes strukturave paralele janë marrëdhënie bashkëpunimi. Në këto marrëdhënie spikat në rolin drejtues struktura e cila mbulon fushën përkatëse të drejtimit. Ky bashkëpunim zhvillohet gjithnjë në bazë të programeve të punës të miratuar nga Sekretari i Përgjithshëm. Neni 45Dhënia e informacionit zyrtar 1. Çdo kërkesë për infomacion që paraqitet pranë institucionit të Prefektit të Qarkut, duhet të trajtohet me prioritet, duke respektuar dispozitat e ligjit nr.119/2014 “Për të Drejtën e Informimit”.2. Prefekti, në përputhje me ligjin e sipërpërmendur, miraton Programin e Transparencës për Institucionin, i cili mban parasysh interesin më të mirë të publikut në garantimin e njohjes maksimale me informacionin publik, vënien në dispozicion, pa kërkesë, të informacioneve, si dhe modelin e miratuar nga Komisioneri për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale, sipas Nenit 6 të ligjit nr.119/2014.3. Institucioni i Prefektit përditëson herë pas here Programin e Transparencës, në përputhje me pikën 2 të Nenit 5 të ligjit nr.119/2014, nëpërmjet pasqyrimit të detajuar të tij në faqen zyrtare të institucionit si dhe në mjediset e pritjes së publikut.4. Me urdhër të posaçëm të Prefektit përcaktohet koordinatori i institucionit për të drejtën e informimit.

Neni 46Pritja e Qytetarëve

Administrata e Prefektit periodikisht (çdo të premte) apo me porosi të veçantë të Prefektit, nën drejtimin e Sekretarit të Përgjithshëm kur Prefektit nuk është i pranishëm, organizon pritjen e shtetasve për problemet që ata mund të kenë, dhe që kanë lidhje me veprimtarinë e Prefektit.

I raportojnë Prefektit për problemet e ngritura (kur ky i fundit nuk është i pranishëm në to), si dhe për zgjidhjen e mundëshme.Pas trajtimit të problemeve përgatisin materialet përkatëse për zgjidhjen e tyre.

Neni 47Përditësimi i faqes së internetit 

39

1. Të gjitha strukturat e Institucionit të Prefektit të Qarkut, sipas fushave dhe problematikave që mbulojnë, kanë përgjegjësinë për të bashkëpunuar dhe kontribuar në funksionimin, mirëmbajtjen dhe rifreskimin në mënyrë të vazhdueshme të faqes zyrtare të institucionit, nëpërmjet ofrimit të informacioneve të ndryshme në shërbim të publikut.2. Të gjitha informacionet e përgatitura për t’u hedhur në faqen zyrtare të institucionit, do të vlerësohen paraprakisht nga Sekretari i Përgjithshëm në përbërje të së cilit janë të gjithë drejtuesit kryesorë të strukturave të institucionit   Neni 48Parandalimi i konfliktit të interest

1. Garantimi i një vendimmarrjeje të paanshme, transparente, në interesin më të mirë të mundshëm të qytetareve, nëpërmjet parandalimit të konfliktit ndërmjet interesave publikë dhe atyre privatë të një punonjësi apo funksionari të institucionit të Prefektit të Qarkut në ushtrimin e funksioneve të veta, është një nga objektivat kryesorë të punës së institucionit në zbatim të nr.9367, datë 07.04.2015 “Për parandalimin e konfliktit të interesave në ushtrimin e funksioneve publike”, i ndryshuar.2. Me zgjedhjen ose emërimin e tij e në vazhdim, punonjësi ka për detyrë të parandalojë dhe të zgjidhë vetë, sa më parë dhe në mënyrën më të mirë të mundshme, çdo gjendje të konfliktit të tij të interesit. Në rast se punonjësi nuk është i bindur për ekzistencën apo jo të një konflikti interesi të lidhur me të, ai duhet të këshillohet sa më parë me eprorët. Çdo epror duhet të marrë të gjitha masat e nevojshme për të parandaluar dhe zgjidhur rastet e konfliktit të interesit.3. Autoriteti përgjegjës për parandalimin e konfliktit të  interesave në institucionin e Prefektit të Qarkut, është Specialisti i Burimeve Njerëzore

Neni 49Aktivet e institucionit 1. Të gjithë punonjësit e Institucionit të Prefektit të Qarkut të të gjitha niveleve janë përgjegjës për ruajtjen dhe mbrojtjen e aktiveve dhe të dokumentacionit të sektorëve që mbulojnë kundrejt humbjeve, vjedhjeve, keqpërdorimit dhe përdorimit të paautorizuar të tyre, dhe japin llogari në linjë hierarkike deri tek Sekretari i Përgjithshëm i Institucionit.2. Përgjegjësitë për menaxhimin e aktiveve shpërndahen nga Sektretari i Përgjithshëm nëpërmjet një sistemi delegimesh dhe ndarje funksionesh të qarta dhe të dokumentuara. Çdo punonjës i Institucionit të Prefektit të Qarkut duhet të jetë i qartë dhe i informuar plotësisht mbi përgjegjësitë e tij mbi aktivet e institucionit.3. Sektori i Financës dhe Shërbimeve Mbështetrëse duhet të krijojë dhe të përditësojë një regjistër kontabël të të gjitha aktiveve që zotëron apo ka në administrim. Regjistri mbahet në formën e kartelave ose në formë të sintetizuar. Prefekti cakton nëpunësin përgjegjës për krijimin dhe mbajtjen e regjistrit.

40

4. Regjistri i aktiveve të Institucionin, duhet të përfshijë si aktivet afatgjata ashtu edhe aktivet afatshkurtra materiale dhe monetare, si dhe të specifikojë aktivet të cilat gjenden në pronësi të Institucionit.5. Nxjerrja jashtë përdorimit të aktiveve të institucionit të Prefektit të Qarkut, bëhet duke respektuar rregullat dhe procedurat e përcaktuara nga kuadri ligjor dhe nënligjor në fuqi.  Neni 50Menaxhimi i fondi arkivor 1. Me qëllim përcaktimin e vlerës dhe të afateve të ruajtjes së dokumentave që disponohen në arkivën e Institucionit të Prefektit të Qarkut, krijohet Komisioni i ekspertizës së vlerës së ruajtjes së dokumentave, i cili vepron duke respektuar dispozitat e ligjit nr. 9154, datë 6.11.2003, “Për arkivat”, si dhe Normat Tekniko-Profesionale dhe Metodologjike të Shërbimit Arkivor në Republikën e Shqipërisë, të hartuara nga Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave.2. Komisioni i ekspertizës në bazë të “Listës tip të dokumenteve me afatet e ruajtjes” dhe të “Listës së dokumenteve me rëndësi historike/kombëtare”, të shpallura nga Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave, harton listën konkrete të dokumentave me rëndësi historike për institucionin dhe të dokumenteve me afat ruajtje të përkohshme, si dhe përcakton afatet e ruajtjes për këto të fundit.3. Kjo listë pasi shqyrtohet dhe miratohet nga Komisioni i ekspertizës, i dërgohet për miratim përfundimtar Prefektit. Komisioni i vlerësimit, pas kontrollit të dokumentave dhe dosjeve që kanë plotësuar afatin e ruajtjes, në bashkëpunim të ngushtë me të gjithë sektorët përgatit listën e dokumenteve të veçuara për asgjësim.4. Dokumentat/dosjet e përfshira në listën e veçimit asgjësohen pas miratimit të vendimit të Komisionit të ekspertizes nga Prefekti.

Neni 51Administrimi i dosjeve të personelit 1. Dosja e personelit, e cila administrohet nga Sekori i Financës dhe Shërbimeve Mbështetëse, është individuale dhe përmban të dhëna të karakterit teknik, profesional, masat disiplinore, të dhëna për vlerësimin periodik të rezultateve individuale në punë, si dhe të dhëna të tjera,të cilat pasurohen në mënyrë të vazhdueshme.2. Dosja e personelit ka karakter konfidencial. Personat që kanë të drejtë të njihen me këtë dosje janë:

eprori direkt. nëpunësi i burimeve njerëzore që përgjigjet për mbajtjen dhe sistemimin e tyre. nëpunësi/punonjësi, të cilit i përket dosja. Komisioneri i Shërbimit Civil. Sekretari i Përgjithshëm.

41

Prefekti, si dhe institucione të tjera të ngarkuara nga ligji.3. Me ndërprerjen e marrëdhënieve të punës dosja personale i kthehet punëmarrësit dhe institucioni mban një kopje të saj. Institucioni ka detyrimin të kujdeset për ruajtjen e të dhënave personale të nëpunësit, në përputhje me legjislacionin për mbrojtjen e të dhënave personale.4. Sektori i Financës dhe Shërbimeve ka detyrimin që të hedhë të dhënat parësore, informacionin për strukturën dhe organikën e tyre në Regjistrin Qendror të Personelit, i cili menaxhohet nga Departamenti i Administratës Publike. Neni 52Trajnimi i punonjësve 1. Sekretari i Përgjithshëm, në bashkëpunim të ngushtë me Përgjegjësit e Sektorëve, ka përgjegjësinë e organizimit dhe menaxhimit të sistemit të trajnimit për të gjithë nëpunësit e institucionit, si dhe koordinimin e aktiviteteve trajnuese.2. Sektori i Financës dhe Shërbimeve, ka përgjegjësinë që të bashkëpunojë në mënyrë të vazhdueshme me Shkollën Shqiptare të Administratës Publike (ASPA), për realizimin e veprimtarive të detyrueshme, të përgjithshme dhe të veçanta të trajnimit, si për nëpunësit në periudhë prove ashtu dhe me urdhër të drejtpërdrejtë të eprorit, kur shihet e nevojshme për formimin e nëpunësit, bazuar në vlerësimin e rezultateve në punë.3. Përcaktimi i punonjësve të Institucionit që do të marrin pjesë në trajnime, seminare, apo konferenca, që zhvillohen brenda apo jashtë vendit, bëhet nga Prefekti në bashkëpunim me Sekretarin e Përgjithshëm, duke u bazuar në Planin Vjetor të Trajnimit që miratohet nga Sekretari i Përgjithshëm, sipas fushave që mbulojnë punonjësit. 

Neni 53Vlerësimi i rezultateve në punë të punonjësve 1. Procedurat e vlerësimit të rezultateve në punë të nëpunësve civilë në institucionin e Prefektit të Qarkut si dhe kompetencat për vlerësimin e tyre, do të jenë në përputhje me kuadrin ligjor dhe nënligjor në fushën e shërbimit civil.2. Vlerësimi i rezultateve në punë është një proces që përsëritet çdo 6 muaj, brenda vitit kalendarik, dhe shërben për të marrë vendime objektive në lidhje me periudhën e provës, ngritjen në detyrë, lirimin nga shërbimi civil, përparimin në hapat e pagës, si dhe në përcaktimin e nevojave për trajnim dhe zhvillim profesional të nëpunësit civil.3. Kur ka mosmarrëveshje midis zyrtarit autorizues dhe/ose zyrtarëve kundërfirmues dhe raportues lidhur me nivelet e vlerësimit, kjo çështje diskutohet dhe zgjidhet ndërmjet tyre. Nëse nuk bien dakord, vendimi përfundimtar për vlerësimin e rezultateve në punë, në mënyrë të arsyetuar, merret nga zyrtari autorizues. Neni 54

42

Orari zyrtar i punës Kohëzgjatja javore dhe orari ditor i punës përcakohet në bazë të vendimit të Këshillit të Ministrave për nëpunësit civilë dhe punonjësit e tjerë në institucionet e Administratës Publike të nivelit qendror.E Hënë – E Enjte 8.00 – 16.30E Premte8.00 – 14.00

Neni 55Hyrje – daljet, dhe lëvizjet në ambientet e institucionit 1. Të gjithë punonjësit e  institucionit të Prefektit të Qarkut, janë të detyruar të mbajnë në vend të dukshëm kartën identifikuese, gjatë gjithë qëndrimit të tyre në zyrat dhe ambjentet e institucionit, si dhe gjatë lëvizjeve në mjediset e brendshme.2. Karta përbën:Emer MbiemerPozicioninFotografinë Personale2. Të gjithë punonjësit e institucionit të Prefektit të Qarkut, që për çështje pune apo për arsye personale, dalin gjatë orarit zyrtar jashtë institucionit, duhet të njoftojnë përgjegjësin e sektorit, Sekretarin e Përgjithshëm si dhe të bëjnë shënimin përkatës në bllokun e lëvizjeve, i cili mbahet në zyrën e protokollit. 5. Hyrja dhe qëndrimi i personave të jashtëm në ambientet e institucionit të Prefektit të Qarkut, lejohet vetëm për arsye pune, pas paraqitjes së një dokumenti identifikimi pranë nëpunësit të rojes dhe miratimit paraprak të kërkesës për leje hyrje nga Prefekti, Sekretari i Përgjithshëm dhe nëpunësi. 

43

Neni 56Pasqyrimi i prezencës në punë 1. Në funksion të pasqyrimit mujor të prezencës në punë të punonjësve të institucionit të Prefektit të Qarkut, brenda datës 29 të çdo muaji (brenda datës 26 për muajin shkurt), duhet të përgatiten dhe dorëzohen pranë Sektorit së Financës dhe Shërbimeve Mbështetëse listë-prezencat e firmosura nga të gjithë  njësitë/strukturat e institucionit.2. Sektori Financës dhe Shërbimeve Mbështetëseparaqet pranë Sekretari të Përgjithshëm gjithë list-prezencat e paraqituara nga njësitë/strukturat përkatëse.3. Kjo drejtori nuk do të kryejë asnjë veprim financiar (derdhjen e pagës mujore në llogarinë bankare të çdo punonjësi) në rast se nuk i janë dorëzuar listë-prezencat e sigluara nga Sekretari i Përgjithshëm.4. Çdo punonjës i institucionit të Prefketit të Qarkut që për arsye të ndryshme nuk paraqitet në punë, është i detyruar të njoftojë menjëherë eprorin e tij të drejtpërdrejtë dhe Sekretarin e Përgjithshëm për shkakun e mosparaqitjes dhe kohëzgjatjen e saj. Me paraqitjen në punë, punonjësi duhet të dorëzojë menjëherë tek eprori i tij i drejtpërdrejtë dokumentin justifikues (raportin mjekësor apo çdo dokument tjetër që përligj mungesën e kryer), dokument i cili i bashkëngjitet listë-prezencave që përgatiten në fund të çdo muaj.  

Neni 57Veshja dhe sjellja etike në punë 1. Paraqitja në punë e punonjësve të institucionit të Prefektit të Qarkut duhet të jetë e përshtatshme dhe e tillë që të shprehë kujdesin dhe seriozitetin e vazhdueshëm të punonjësve të institucionit për anën e tyre pamore, nivelin e domosdoshëm të pastërtisë personale, si dhe vëmendje në mënyrën e komunikimit dhe të qëndrimit në ambientet e institucionit. Punonjësit e institucionit duhet të plotësojnë kërkesat e domosdoshme të veshjes serioze në ambientet e zyrës, burrat me xhaketë, këmishë dhe kravatë, dhe femrat me veshje të përshtatshme serioze, joekstravagante.2. Punonjësit e Institucionit duhet që gjatë gjithë kohës, të udhëhiqen nga standartet më të larta të profesionalizmit. Atyre u ndalohet çdo veprim apo sjellje e papranueshme për pozicionin e tyre në institucion. Punonjësit e institucionit duhet të ruajnë të paster figurën e tyre morale, duke shmangur sjellje apo veprime të padenja të tilla si, dehja, shpërdorimi i postit zyrtar, marrja e borxheve me mashtrim etj, që cënojnë autoritetin dhe imazhin e institucionit para opinionit publik.  

Neni 58

44

Administrimi i automjeteve dhe karburantit 1. Sektori i Financës dhe Shërbimëve Mbështetëse ka përgjegjësinë e mbajtjes së dokumentacionit të plotë mbi administrimin e mjeteve në pronësi, ku rregjistrohen të gjitha veprimet e kryera mbi konsumin e karburantit, gomave, shërbimet periodike të mirëmbajtjes, riparimet e ndryshme etj.2. Përgjegjës për mirëmbajtjen e automjetit, për dokumentacionin që ka çdo automjet dhe zbatimin e rregullores së qarkullimit rrugor është shoferi që kanë në ngarkim automjetin. Në rastet kur shoferi që kanë në ngarkim automjetet e institucionit është me shërbim, automjetet e institucionit do të përdoren prej nëpunësit që dërgohet me shërbim dhe që disponon dëshmi aftësie për drejtim automjeti.3. Automjetet që janë në dispozicion të institucionit, pas përfundimit të orarit zyrtar do të qëndrojnë në parkimin e institucionit dhe do të përdoren në çdo rast vetëm me Urdhër apo Autorizim të Sekretarit të Përgjithshëm.4. Karta e Karburantit, ashtu si çdo vlerë tjetër materiale, mbahen në magazinë. Dalja nga magazina bëhet me kërkesë të shoferit dhe nëpërmjet një Urdhri furnizimi me karburant i firmosur nga Përgjegjësi i Sektorit të Financës dhe Shërbimeve Mbështetëse.5. Brenda datës 2 të çdo muaji, drejtuesit e automjeteve duhet të dorëzojnë pranë Sektorit të Financës Shërbimeve Mbështetëse., Fletë-udhëtimin e muajit paraardhës, së bashku me Tabelën Mujore të Furnizimit me Karburant. Në rastet e konsumit të pajustifikuar të karburantit, drejtuesit e automjeteve të institucionit mbajnë përgjegjësi financiare dhe administrative.  Neni 59Rregullat për mirëmbajtjen dhe sigurinë në ambientet e institucionit 1. Për sigurinë e institucionit të Prefektit të Qarkut, përgjigjet Sekretari i Përgjithshëm, Sektori Financës dhe Shërbimeve Mbështetëse si dhe cdo punonjës i këtij institucioni. Me mbarimin e orarit të punës, punonjësit e institucionit, duhet të mbyllin grilat, dritaret, sistemin e kondicionimit, pajiseve kompjuterike, zyrat si dhe i sigurojnë ato nga zjarri.2. Punonjësit e institucionit duhet të respektojnë, në mënyrë të veçantë, rregullat e mëposhtme:

Ndalimin e pirjes së duhanit në mjediset e punës, përveç vendeve të përcaktuara. Ndalimin e përdorimit të paisjeve elektrike për ngrohje. Ndalimin e vendosjes së materialeve mbi çelësa, priza apo kuti shpërndarëse të rrjetit

elektrik; Ndalimin e përdorimit të mjeteve të pastrimi të laguara për pastrimin e paisjeve elektrike,

elektronike, prizave, çelsave elektrik etj. Mos-vendosjen në punë të paisjeve e aparaturave që tejkalojnë ngarkesën e llogaritur për

rrjetin elektrik. Mos-vendosjen në punë të aparaturave e paisjeve pa prezenën dhe udhëzimet e personave

kompetent të fushës.

45

Njoftimin menjëherë të personave përgjegjës për defektet e konstatuara në rrjetin elektrik. Stakimin, në mbarim të ditës së punës, nga energjia elektrike të paisjeve dhe aparaturave.

    KREU IVOrgane të tjera të Prefektit Neni 60Organi Këshillues i Prefektit

Organi këshillues është organ që krijohet dhe funksionon pranë Prefektit. Numri i anëtarëve të këtij organi është jo më shumë se 15 veta. Përbërja e tij përcaktohet me urdhër të qeverisjes vendore, drejtori i policisë së qarkut, si dhe drejtues të tjerë të institucioneve të administratës qëndrore në nivel vendor. Organi këshillues mblidhet si rregull njëherë në muaj, për të trajtuar probleme që kanë të bëjnë me përgjegjësitë dhe detyrat e Prefektit në Qarkun Elbasan.Për menyrën e funksionimit të organit këshillues hartohet një rregullore e vecantë e cila miratohet nga vetë ai. Nga ky organ mund të merren vendime, të cilat kanë vlerë këshilluse për Prefektin. Ato bëhen të dytyrueshem për ekzekutim nga ana e administratës së Prefektit vetëm me urdhër të vecantë të Prefektit.Adminstrata e Prefektit me urdhër të tij, ka si detyrë përgatitjen e analizave, rapoteve, apo projekt-vendimeve, të cilat do të trajtohen në mbledhjen e organit konsultativ, sipas fushës apo problematikës përkatëse, për të cilën Prefekti ka thirrur mbledhjen e këtij organi.

Kreu VIII

Dispozitat e fundit

Neni 61Ndyshimi i Rregullores

1. Dispozita e kësaj rregullore kanë përparësi dhe shërbejnë si referim kundrejt cdo urdhëri apo udhëzimi të Prefektit, në lidhje me detyrat e administratës së Prefektit, për sa kohë që janë në fuqi.2. Ndryshimi i kësaj rregullore apo i dispozitave të vecanta të saj mund të bëhet vetëm në rastet e ndryshimit të ligjit apo të akteve nënligjore që rregullojnë pozitën, përgjegjësitë dhe detyrat e Prefektit, apo administratës së tij.

46

3. Ndryshimi i kësaj rregullore apo i dispozitave të vecanta të saj, kur ekzistojnë rastet e mësipërme, bëhet pas trajtimit nga një grup pune i vecantë, që ngrihet dhe funksionon me urdhër të Prefektit, nën drejtimin e sekretarit të përgjithshëm.

Neni 62Mospajtueshmeria Çdo akt nënligjor në formën e urdhrit apo të rregullores që rregullon çështjet e brendshme të institucionit të Prefketit të Qarkutdhe që bie ndesh me këtë rregullore, shfuqizohet.  Neni 63Strukturat për zbatimin e rregullores 1. Të gjithë punonjësit e institucionit të Prefketit të Qarkutjanë të detyruar të zbatojnë të gjithë kërkesat e kësaj rregulloreje. 2. Drejtoria e Financës dhe Shërbimeve ngarkohet për shpërndarjen e kësaj rregulloreje tek të gjitha strukturat e institucionit, pas miratimit nga Prefekti. 

47