Risikostyringfra behovet oppstår til leveranseav kontrakter

NIMA-dagene, torsdag 28. april 2016advokat Kjell Steffner

Noen observasjoner

• Risikoene det er vanskelig å håndtere rapporteres ikke

• ”Glemt”: Noen har identifisert risikoen lenge før den uønskede situasjonen oppstår

• Det er svært enkle feil som velter det som kunne ha blitt en vellykket leveranse

60%av alle feil har sitt opphav i

krav og spesifikasjon

60%av alle feil har sitt opphav i

krav og spesifikasjon

Legal risk management1. Hva er ”risiko”?2. Kontrakten som verktøy3. Juridisk risikoanalyse4. Metode for risikoanalyse av kontrakter5. Klausuler6. Håndtering av bilag7. Fallgruver i gjennomføringen

Bruk risikoanalyse og målrettet innsats i innledende faser, fremfor kostbar opprydding når det skjærer seg.

Essensen

6

Unngå uønskede situasjoner.Iverksett risikoreduserende tiltak.Vær forberedt når det uønskede inntreffer.

Poenget er

7

Hva er risiko?1

Virkningen av usikkerhet på organisasjonens mål på en positiv eller negativ måteVirkningen er en kombinasjon av sannsynlighet for at hendelsen inntreffer og konsekvensen dersom den gjør det.

Risikostyring er aktiviteter for å avdekke og kontrollere risiko i organisasjonen.ISO 31000

Risiko

Sannsynlighet x Konsekvens = RISIKO

10

Kontrakten som verktøy

2

Kontrakten fordeler risiko mellom partene

…naturlig å vurdere risiko både i forkant og underveis

For leverandører• Vurdering av forespørsel• Tilbudsfasen• Forhandling• Kontraktsinngåelse• Leveranse (kjøp/tilpasning)• Drift• Terminering

For kunder• Behovsverifikasjon

– Hva trenger du /skal du egentlig ha?• Kravspesifisering• Konkurransegrunnlag m/kontrakt• Forhandling• Kontraktsinngåelse• Leveranse & aksept• Terminering og overgang til nytt system

(transisjonsaktiviteter / bevaring av data som ikke konverteres)

Juridisk risikoanalyse

3

Legal risk management

Juridisk risikoanalyseEtterlevelse av lovreglerKontrakterImmaterielle rettigheterProsessrisiko

16

juridisk metode

17

Bruk

ved juridisk risikoanalyse(klarlegge rettsregel)

faktum & jus

18

Forholdet mellom

1. Klarlegge faktum2. Klarlegge rettsregel3. Anvende rettsregel på faktum

(subsumsjon)

Vurdering av et mulig, fremtidig

faktum

Sjekklister, policy og kontraktstandarder(+kreativitet, teft og erfaringer)

Metode forkontrakter

4

Systemet kan gjøres veldig avansert og raffinert.Enkle, selvforklarende rutiner gir høy sannsynlighet for etterlevelse.

Lag et enkelt system for risikoanalyser

21

Forhandlingshåndbok &Policy-dokument for klausulerNorm / føringer for hvordan ulike klausuler skal håndteres (kjøpsloven)Hva er akseptabelt?Hva bør reforhandles?Hvor er motstandspunktet?

Begynn med de viktigste klausulene og utvikle underveis

Finn Hva kan skje?

AnalyserSannsynlighet x Konsekvens = RISIKO

Reduser

HåndterOvervåkPlanlegg

fjern, overfør, spre, endre

Gjenta og oppdater

risikoanalysengjennom hele

prosessen

26

Sannsynlighet x Konsekvens = RISIKO

Kategori Poeng VarsleLav 1-3Medium 4-9 ProsjektlederHøy 10-14 LedelseVeldig høy 15-25 Styret

27

1 2 3 4 5

Kons

ekve

ns Veldig alvorlig 5 10 15 20 25 5Alvorlig 4 8 12 16 20 4

Moderat 3 6 9 12 15 3

Liten 2 4 6 8 10 2

Ubetydelig 1 2 3 4 5 1

Veldig lav Lav Moderat Høy Veldig høy

Sannsynlighet

System for risikostyring• Rutiner• Policy• Vertktøy

– Sjekklister– Logg– Notat

Risikostyring• Risikovurdering

• Risikoanalyse• Avdekke farekilder• Identifisere uønskede hendelser• Angi frekvens og konsekvens• Sette opp risikobilde

• Risikoevaluering• Vurdere risiko• Foreslå risikoreduserende tiltak• Vurdere alternative løsninger

• Risikokontroll/-reduksjon• Beslutninger om risikoreduserende

tiltak• Iverksette risikoreduserende tiltak• Følge opp og kommunisere risiko

Basert på IEC 60300-3-9

Klausuler5

Hva bør prioriteres høyest av kontraktklausuler og bilag?

(konsentrer deg om bilagene om du må velge)

31

Formålsparagraf

Tolkningsmoment.Gjør den at kravene fra kunden er ”uendelige”?

Finnes det en negativ avgrensning av det som skal leveres?Skal passe til det formål kjøper hadde, ref. prinsippet i kjl§17(2)(b)

Ansvar33

BegrensningDirekte og indirekte tapTap av dataDagbøter

Bruksrett34

Ikke-eksklusivEvigvarendeVerdensomspennendeOverførbar

Lovvalg og verneting

35

Tvisteløsning i tingretten eller voldgift?Ikke velg voldgift hvis du ikke vet hva det er.

Håndtering av bilag

6

37

Bilag bør gjennomgåsKrav uttømmende og avgrenset? Leveransebeskrivelse presis?Milepæler (dagbotklausulert?)Akseptansekriterier

Sørg for høyt presisjonsnivå• Egne forpliktelser – negativ avgrensning• Forutsetninger tydeliggjort – VIKTIG!• Forbehold• Avhengigheter• Medvirkningsforpliktelse

Forsiktig: Fristende å for leverandører å ”selge” og love mye bilag

Fallgruver i gjennomføringen

7

-Rapporterer bare risikoene som er lettest å håndtere-Overser eller undervurderer faresignalene-Utsetter problemhåndtering

Selektivt utvalg av risikoer?

40

Kontraktsgjennomføring - fallgruver

i. Prosjektledelseii. Kompetanseiii. Endring av forutsetninger underveisiv. Venter til risiko / mislighold er realisert før noe gjøresv. For komplekst eller mangelfull medvirkning fra kundenvi. Forholdet til frister / fravær av fristervii. Tapsbegrensningspliktviii. Informasjonsflyt i egen organisasjonix. Informasjonsflyt i kontraktsmotpartens organisasjon –interessentanalysen (forankring)x. Er de egentlige suksesskriteriene med i kontrakten?

41

Interessentanalyse

42

Utenforliggende forhold kan påvirke akseptSnakker du med de rette folkene?

Oppsummering

43

Umulig/

Vellykket risikoreduksjon• Ikke vær så nøye på om en risiko er juridisk, finansiell,

teknisk eller noe annet.• Det er viktigere å fange og evaluere risikoen enn å

plassere den i riktig kategori.• Sørg for forankring og oppmerksomhet i ledelsen.

Risikoanalyser som ikke leses, etterspørres eller følges opp har liten verdi.

• Opplæring og endringsledelse er viktig. Fine regneark og programvare er ikke nok. Det må skapes oppslutning om ønsket retning. Endringsprosesser må skapes og ledes.

• La risikoanalysene leve gjennom hele prosessen fra et behov oppstår– forhandling, levering og termineres.– Ofte har noen tenkt noe klokt på et tidlig stadium som noen

andre ikke har tid til eller forutsetninger for å tenke på senere.• Vær på vakt mot selektivt utvalg av risikoer. Det er

fristende å ikke rapportere ubehagelige risikoer, særlig hvis de er vanskelig å håndtere.

• Stadig gjentagelse av risikoanalyser er en kilde til suksess.

• Ha en plan hvis risikoen inntreffer.

Vellykket risikoreduksjon(enda mer)

Det beste alternativet til en perfekt kontrakt er skikkelige risikoanalyser og målrettede tiltak

46

LYNX advokatfirma DAHieronymus Heyerdahls gate 1N-0160 Oslo

Flere presentasjoner påhttp://www.slideshare.net/kjellsteffner/

Kjell Steffnerks@lynxlaw.noTlf. 905 11 901