Så blir affärssystemet ett stöd i din verksamhetsutveckling.Är du rätt rustad när ditt byggföretag växer?

Har du rätt förutsättningar för att växa ditt företag?För att kunna växa framgångsrikt behöver ledningen fatta rätt beslut på rätt grunder. Tillgången och kvaliteten på verksamhetsinformation kommer vara avgörande för hur väl du lyckas. Detta blir extra tydligt i projektorienterade organisationer, som till exempel bygg, installation och service, där informationen som regel är spridd i en rad olika system runt om i verksamheten.

När projektvolymerna ökar, ökar även riskerna. I den senaste årliga studien The Global Construction Survey som publicerades under 2019 poängteras återigen vikten av rätt teknikstöd för att företagen i branschen ska kunna undvika misstag, förbättra sin kontroll och skapa sig ett försprång. Många företag har dock fortfarande svårt att hantera komplexiteten i projekten på ett bra sätt för att komma tillrätta med förseningar, brister i projektuppföljningen och brända budgetar. Något som i förlängningen också begränsar möjligheterna att växa ditt företag.

Den här guiden vänder sig till dig som leder ett företag inom bygg, installation eller service och står inför nya utmaningar när verksamheten växer. Här belyser vi några av de viktigaste utmaningarna och beskriver hur ett skalbart, branschanpassat och integrerat affärssystem kan bidra till en mer framgångsrik tillväxt som gynnar både din organisation och dina kunder. Trevlig läsning!

Några vanliga utmaningar när företaget växer. I projektorienterade verksamheter kan det vara svårt att få en bra kontroll på hela värdekedjan. Med data spridd i olika system, komplet-terat med manuella rutiner är risken för informationsgap stor. När kund-kraven ökar och processerna blir alltmer integrerade, märks det när verksamhetsuppföljningen haltar.

Detta blir särskilt aktuellt när ditt företag växer, eller genomgår större organisationsförändringar. Komplexiteten ökar, liksom behovet av bättre samordning och kontroll. Kanske handlar det om ett uppköp där fler verksamheter och processer behöver likriktas för att kunna nå de skalfördelar som var målet med affären. Eller så står ditt företag inför en expansion, där ni breddar er med nya typer av verksamheter eller mot nya marknader.

Risken är stor att floran av system växer ytterligare. Det är lätt att fokus i projektorienterade organisationer i första hand riktas mot de operativa, mer verksamhetsnära systemen. Det finns dock en risk att bolaget då bygger in sig i en IT-struktur med många olika system som inte är långsik-tigt hållbar och som kan hämma framtida tillväxt.

Det är viktigt att redan i ett tidigt skede av strategiarbetet skapa rätt förutsättningar för ett framtidssäkert, branschanpassat affärs- och verk-samhetsstöd som kan möta flera behov i din organisation. I detta ligger även att säkerställa att de IT-verktyg som används av personalen – från fältpersonal till projektchef, ekonomi och ledning − är intuitiva och an-passade efter ändamålen. Det kan handla om en sådan enkel sak som processen för tidrapportering. Där en tidrapport parallellt automatiskt ska belasta både enskilda projekt för vidarefakturering och avräknas mot uppföljning av utfört arbetet, samt uppdateras korrekt i lönesystemet. Hos förvånansvärt många företag saknas idag ett sammanhängande IT-stöd för liknande integrerade processer.

Kraven på rapportering ökar från flera håll när ditt företag växer. Ingår ni i en koncern påverkas inte bara uppföljningen i det egna företaget, utan även rapportering och löpande informationsöverföring inom koncernen. Det är en förutsättning att det fungerar på ett effektivt sätt, vilket ofta är en stor utmaning. Med en framgångsrik tillväxt kommer ditt bolag också att kunna attraherar allt större projekt som innebär nya krav, exempelvis partnering som samarbetsform. Det är därför viktigt att redan i ett tidigt stadium säkerställa att ni har en affärssystemslösning att växa med, som kan möta både nuvarande och framtida kundbehov inom din bransch.

Dra nytta av best practice med en branschanpassad standardlösning.Kraven på verksamhetsuppföljning ser annorlunda ut i projektorienterade verksamheter, där planering, styrning och uppföljning i projekten är det centrala. Mer sammanhängande processer och informationsflöden, fler involverade aktörer och led i leveranskedjan ökar komplexiteten. Till det kommer arbetet med att säkerställa att företaget lever upp till de regelverk som gäller inom bygg-, installation och service.

Detta går sällan att hantera fullt ut i ett vanligt affärssystem. Ett affärs-system som är särskilt anpassat för den bransch du verkar i kan däremot hjälpa dig att förbättra och effektivisera processerna i ditt företag. Genom att välja ett standardsystem kan du även dra nytta av best practice och fördefinierade flöden för liknande företag i branschen. Ett branschanpassat standardsystem ger dig och ditt företag bättre förutsättningar att med små medel alltid vara up-to-date. Med ett system där vidareutvecklingen bygger på input från många kunder i samma bransch, med samma utmaningar får du löpande tillgång till ny, förbättrad funktionalitet. Det innebär också att en affärssystemsleverantör som hjälper andra företag inom din bransch, med liknande utmaningar som ditt företag, också kan bli en värdefull kompetenspartner.

Tillgången på realtidsinformation har också blivit en allt viktigare konkurrensfördel, i synnerhet i en så konkurrensutsatt bransch som bygg, installation och service. Rätt information i rätt tid är en central pusselbit för att du ska kunna vara rätt rustad för företagets framtida tillväxt.

Skalbar lösning i molnet ökar tillgängligheten.Allt fler företag väljer att satsa på en molnbaserad standardlösning för att slippa kostsamma uppgraderingar, och alltid vara säkra på att ha tillgång till den senaste funktionaliteten. I regelintensiva branscher som bygg, installation och service kan vissa uppdateringar vara särskilt verksamhetskri-tiska. Genom att köpa systemet som en tjänst, istället för en lokalt instal-lerad programvara, krävs inte någon större insats för att din organisation alltid ska kunna arbeta i den senaste versionen.

För ett företag i tillväxt är det också viktigt att ha ett verksamhetsstöd som går att utvecklas med. Väljer du en molnlösning får du inte bara en skal-bar lösning som du kan utöka och utnyttja allteftersom företagets behov förändras. Det innebär också att du kan spara in på kostnader för drift med tillhörande IT-administration och driftsupport som ofta är en dold kostnad. Att välja ett affärssystem i molnet blir därmed både mer flexibelt och fram-tidssäkert.

Molntrenden ligger i linje med Byggfaktas studie om digitaliseringen i byggsektorn. I studien pekar många på att det både finns konkurrensförde-lar och besparingar att tjäna på ökad digitalisering. Även tillgängligheten till din verksamhetsinformation förbättras. Hela idén med molntjänster är att det ska vara enkelt för alla användare att komma åt applikationer och in-formation i realtid. Oavsett var de befinner sig, när i tiden och vilken enhet de väljer, är tillgängligheten och användarupplevelsen densamma, med en IT-säkerhet på högsta nivå. Molnet öppnar även upp möjligheten att binda ihop olika applikationer som hanterar olika delar i en process. Genom inte-gration med andra system i molnet, så kallade ”cross installations”, går det bland annat skapa automatiska arbetsflöden. Exempel på en sådan moln-tjänst är Microsoft Flow.

Lägre kostnader, bättre samordning i din organisation.I en bransch som bygger på långsiktiga åtaganden i projekt, service och underhåll och med flera parter involverade, är den interna kontrollen av vad som händer över tid extra viktig. Tillgången på korrekta data genom hela värdekedjan är en förutsättning för att kunna säkerställa en bra leve-rans och affärsuppföljning.

Ett integrerat, branschanpassat verksamhetssystem ger en bättre samord-ning, ökar kontrollen och förenklar informationsdelning. När alla kan få till-gång till samma information samtidigt skapas en samsyn och bättre under-lag för beslut. Det gör att du till exempel kan agera snabbt på avvikelser.

För ett företag i tillväxt är fördelarna med att ha ett och samma system för projekt- och affärsuppföljningen flera. Förutom stora kostnads- och effektivitetsbesparingar blir det även lättare att vidareutveckla verksam-heten på ett enhetligt sätt. När alla utgår från samma information och gör på samma sätt blir det i praktiken lättare att växa. Integrerade processer, färdiga mallar och rutiner underlättar när antalet projekt ökar. Det kan även bli en naturlig del i onboarding-arbetet vid exempelvis samman- slagning eller uppköp.

En annan central del är att kunna ge korrekta besked till dina kunder. Många verksamheter inom bygg, service och underhåll är dessutom samhällspåver-kande, vilket gör att även allmänheten behöver få rätt information i rätt tid. Ett integrerat verksamhetssystem som den gemensamma källan för realtids-information, är viktigt av säkerskäl om något allvarligt skulle hända. Exempelvis för att den som ansvarar för drift och underhåll ska ha rätt under-lag för åtgärd. Eller för att kunna analysera vad som hänt om något avviker från plan och förstå hur det påverkar företagets projekt och affärer.

Skalbarhet och projektkontroll ökar affärsnyttan i ditt företag.I ett affärssystem särskilt anpassat för projektorienterade verksamheter är all verksamhetskritisk information integrerad och tillgänglig ur flera perspektiv. En skalbar, branschanpassad lösning som integrerar projekt-kontroll, ekonomistyrning och affärsuppföljning ger bättre kontroll och samordning, såväl i din organisation som för dina kunder. 4PS Construct är ett exempel på ett sådant integrerat affärssystem för bygg, installation och service.

Projektkontrollen i 4PS – nyckeln för affäruppföljning av hela värdekedjan

Med en central projektkontroll direkt kopplad till företagets affärsupp- följning får du bättre kontroll på hela värdekedjan. I Projektkontrollen, som är hjärtat i 4PS Construct, kan du bland annat få kontroll över:

• huvudprojekt• delprojekt• objekt• aktiviteter• kostnadstyp

• kostnadsställe• kontraktsbelopp• PIA (produkter under arbete)• delresultat• förloppsstatus.

Alla data är helt integrerade och tillgängliga i realtid. Det gör det möjligt att titta på informationen från olika perspektiv beroende på om du arbe-tar med affärsuppföljning, ekonomi eller är platschef eller projektledare. Det gör det lättare för alla, inklusive dina kunder att få den information de behöver för att kunna skapa och följa de nyckeltal som är relevanta för projekt- och affärsuppföljningen över tid.

INTEGRERAD PROJEKT- OCH AFFÄRSKONTROLL

för proaktiv verksamhetsstyrning

ProjekteringIntegrerad planering

mot budget

Dokument- hantering

Arbetschefs- formulär

Logg för arbetet på plats

Anbuds- hantering

Fakturering och betalplan

PrognoserSuccesiv

vinstavräkning

Inköp och leveranser

Material, maskiner och timmar

Produktions- budget

Utfall och ÄTA- hantering

Kalkyler och

transaktioner

www.orango.se info@orango.se

Först kommer affärerna. Sedan tekniken.Orango är en av Sveriges främsta specialister på digitala affärsplattformar. Med kontor i Malmö, Stockholm, Göte- borg, Helsingborg, Jönköping, Växjö och Kristianstad hjälper vi företag jobba smartare och göra fler affärer. Fem år i rad har vi rankats som en av Sveriges fem star-kaste leverantörer av verksamhetsnära IT. Tillsammans med våra kollegor i Fellowmind-gruppen är vi idag 1 000 personer i fyra europeiska länder. Vår gemensamma vision är att hjälpa företag i deras digitala transformation som en global partner för Microsoft Business Applications och Digital Workplace. Hör av dig om du vill veta mer!

Per Jorlind per.jorlind@orango.se 0708-76 90 12