saisie du plan de formation dans my learning link

Schneider Electric1

- HR Services France - Septembre 2016

Saisie du Plan de Formation dans My LearningLinkGuide utilisateur fonction RH

Septembre 2016

HR Services France

Schneider Electric2


Sommaire

●Introduction● Plan de formation: rôles et responsabilités

● Connexion à My LearningLink

● Accéder au plan de formation

● Modifier un besoin de formation RHBP

● Ajouter un besoin de formation RHBP

● Saisir une FDQC (Formation Diplômante, Qualifiante et Certifiante)

● Saisir une réserve budgétaire

● Récapitulatif du plan de formation et « Soumettre »

● Reporting plan de formation

●Annexes● Typologies de formation

● Contact SIRH - PeopleLink

Schneider Electric3


Introduction

● My Learning Link est le outil global Schneider Electric de gestion de la formation. En France, il permet l’élaboration du plan de formation de vos collaborateurs sous contrat français et/ou expatriés en France*,.

● My LearningLink vous permet de construire votre plan de formation pour la période 01/01 au 31/12 2017. Les données saisies sont stockées dans My Learning Link et constituent votre Plan de formation pour l’année à venir.

● Attention : Toute mobilité réalisée pendant la période de construction du plan de formation (octobre – décembre 2016) ne sera pas mise à jour dans le système. En cas de mutation, les besoins de formation du salarié resteront attachés au manager déclarant.

*Les salariés Français expatriés à l’étranger ne sont pas concernés par le plan de formation France.

Schneider Electric4


Plan de formation : rôles et responsabilitésContributeur au plan Responsable du plan

ManagerAccès du 10 au 31 octobre

RH Business PartnerAccès du 10 octobre jusqu’au 17 novembre

Actions :

Saisir un besoin de formation individuel ou collectif

Saisir une réserve budgétaire

Accéder aux rapports du plan de formation via My LearningLink

Actions :

Se connecter à l’outil à partir du 1er octobre afin de suivre l’avancement des saisies des managers de son périmètre

Modifier, supprimer, ou compléter les besoins de formation individuels & collectifs (si nécessaire)

Modifier, supprimer, ou compléter les réserves budgétaires (si nécessaire)

Extraire les rapports du plan de formation disponibles dans My LearningLink & TDH (site intranet formation France)

Schneider Electric5


Connexion à My LearningLinkPré requis: Privilégier l'utilisation d'Internet Explorer ou de Firefox comme navigateur d’internetNe pas utiliser le lien My LearningLink depuis l’application Lotus Notes

Maintenant avec la fonctionnalité SSO « single sign-on » de My LearningLink, vous n’avez pas qu’a cliquer sur le « Log in » pour vous connecter

Schneider Electric6


Visualisation & modification du plan de formation

Schneider Electric7


Accéder au plan de formation

Managers et RHBP peuvent accéder au plan de formation via le menu « Mon équipe » > « Plans de formation » > « FRA_Plan de formation 2017 »

Attention : Si vous êtes à la fois contributeur au plan (manager) et responsable du plan (RHBP), alors vous trouverez une ligne pour chaque un des rôles.

Ecran du RHBP avec rôle de manager

Ecran du RHBP sans rôle de manager

Schneider Electric8


Plan de formation– RHBP – Responsable du plan

Le RHBP clique sur le nom du manager pour accéder au plan de formation afin de le réviser et/ou le valider.

Le RHBP a la possibilité de compléter ou modifier le(s) plan(s) de formation des manager(s) de son périmètre.

En cliquant sur le nom du plan de formation il accède au détail des besoins individuels, collectifs, réserves budgétaires ou FDQ saisis par le(s) manager(s).

Schneider Electric9


Plan de formation– RHBP

Le RHBP peut visualiser l’ensemble des besoins individuels, collectifs, ainsi que les réserves budgétaires et FDQ prévus par le manager de son périmètre.

1.Pour visualiser la fiche descriptive d’une formation cliquer sur le titre.2.Pour modifier ou supprimer un besoin de formation, cliquer sur le triangle à droit.3.Pour ajouter un besoin de formation, y compris une réserve budgétaire ou une FDQ, suivre le processus d’inscription identique à celui suivi par le manager, détaillé dans les slides suivants.

33

11 22

11

22

33

Schneider Electric10


Plan de formation– RHBP – Modifier un besoin de formation

Le RHBP a la possibilité de modifier les champs suivants :

Statut de validation : Validé ou Refusé qui est équivalent d’une suppressionTypologie PrioritéModifier la réserve Budgétaire – nombre d’utilisateurs estimés

Une fois les modifications effectuées cliquer sur « Enregistrer » et « Fermer »



Plan de formation– RHBP – Supprimer un besoin de formation

Tout besoin supprimé est enregistré dans l’onglet “Historique des suppressions”.Toutes autres modifications (changement de typologie, priorité, etc.) n’y apparaissent pas.

Attention : le manager ne sera pas notifié par le système des modifications faites par le RHBP. Pensez bien à l’avertir lorsque vous faites des suppressions.



Plan de formation– RHBP – Ajouter un besoin de formation

Le RHBP peut ajouter des besoins de formation durant toute la période d’élaboration du plan.

1.Pour saisir un besoin de formation individuel ou collectif, cliquer sur « Ajouter une formation »

2.Pour saisir une Formation Diplômante Qualifiante (FDQ), cliquer sur « Ajouter une formation externe »

3.Pour saisir une réserve budgétaire, cliquer sur « Ajouter une formation externe »

12

1

2

2



Plan de formation– RHBP – Sélectionner une formation

Le RHBP peut effectuer une recherche en filtrant par type de formation :

Toutes les formations Cours en ligne = e-learningEvénement = cours présentielParcours de formation = cursus de formations associant présentiel et/ou e-learning Test Ressources = Certifications Académies

Pour sélectionner un cours dans le catalogue, cliquer sur “Ajouter une formation”.



Plan de formation– RHBP – Sélectionner une formationRechercher une formation dans l’offre :

1.Dans le champ libre saisie , vous pouvez effectuer une recherche par des mots clefs, titres, références (évent ID)

2.Vous avez aussi la possibilité de choisir le type de formation et puis cliquer « Rechercher »

3.Pour visualiser que les cours disponibles en français, nous vous conseillons de sélectionner la langue « Français (France) » en cliquant sur « Affiner la recherche Langues » (se trouve à la fin de la liste)

4.Apres avoir trouvé la formation souhaitée, cochez la case à gauche pour sélectionner et cliquez sur « Ajouter la sélection »

attendre le changement de l'écran pour voir la liste des collaborateurs

1

1

2

2

3

3

55

6

6

4

4



Plan de formation– RHBP – Sélectionner une formation

5.Sélectionnez le collaborateur(s) à qui vous souhaitez attribuer la formation

6.Faites défiler l'écran vers la droite pour choisir la « Typologie » et la « Priorité* » et puis cliquer « Enregistrer »

7.Cliquez « Fermer » pour finir et revenir à l’écran principal

7

7

8

8

9

9

10

* Les formations déclarées en priorité « haute » sont planifiées en priorité sur le 1er semestre Les formations déclarées en priorité « moyenne » seront planifiées tout à long de l’année

10



Plan de formation– l’écran principal

A la fin de la revue du plan de formation, le RHBP ou le manager cliquent sur le bouton « Soumettre » afin de le valider. Attention, cette fonctionnalité doit seulement être utilisée à la fin de la construction du plan de formation.

Attention : Dès lors que le manager clique sur le bouton “Soumettre” un email d’information est adressé automatiquement à son N+1

A tout moment dans l’écran principal le RHBP ou le manager peuvent :

1.voir la liste des formations

2.voir les détails d’une formation en cliquant sur le titre

3.contrôler les collaborateurs qui ont été affectés à chaque formation (+)

4.vérifier le budget total prévu pour la formation

1

1

2

2

3

3

4

4



Cas particulier 1 : Saisir une FDQC en utilisant

« Ajouter une formation externe »



Pour saisir une FDQC, cliquer sur le menu déroulante « Ajouter une formation externe »

Important: Veuillez ne saisir que la 1ère année des nouvelles FQD.NB: Pour les FDQ en cours, les années 2 et 3 seront pré chargées dans le système mais restent soumises à votre validation.

Plan de formation– RHBP– Saisir une Formation diplômante, qualifiante et certifiante (FDQC)

Règles de saisie –champs obligatoires*

•Titre *: Saisir l’intitulé selon le modèle suivant : FDQ_titre de la formation_année de la FDQ

•Description de la formation *: Détail du contenu de la formation + préciser l’année du cursus (Ex: 1ère année d’un cursus de 3 ans)

•Organisme * : Saisir le fournisseur/ l’école qui dispense la formation

•Dates de formation * : Toujours indiquer 01/01/2016 – 31/12/2017

•Coût * : Indiquer le coût estimé pour l’année en cours. Pour les FDQ sur plusieurs années, saisir le cout estimé au prorata du nombre d’années de formation.

•Heures de formation * : Saisir le nombre d’heures de formation estimé au prorata du nombre d’année de formation.

•Fournisseur * : Sélectionner « FDQ_External Provider » dans le menu déroulant

•Catégorie de formation * (nouveauté) (training type) : Présentiel, eLearning, MOOC, Vidéo, Classe virtuelle, Webinar, Reading & Other, test, Non-classifié

•Pièces jointes: Vous pouvez joindre la convention et l’engagement réciproque. Cliquer sur « Enregistrer »



Plan de formation–RHBP– Saisir une Formation diplômante, qualifiante et certifiante (FDQC)

Sur l’écran « Modifier FDQ__Titre de la formation_année de la FDQ » :

1.Sélectionner le collaborateur à qui la formation sera affecté

2.Choisir la typologie « FDQ » dans le menu déroulant et puis cliquer « Enregistrer »

3.Cliquer « Fermer » pour finir et revenir à l’écran principal

4.la FDQ s’affiche avec le montant total déjà calculé

1

3

1

2

2 3



Cas particulier 2 :Saisir une réserve budgétaire en utilisant

« Ajouter une formation externe »



Plan de formation– Rôle RHBP– Saisir une réserve budgétaire

Pour saisir une réserve budgétaire, cliquer sur le menu déroulante « Ajouter une formation externe »

1

1

Préconisations aux RHBPs et Manager :

L’utilisation de réserve budgétaire n’est pas recommandée et doit être limitée aux seuls cas suivants :

•la formation n'existe pas dans l'offre formation (formation spécifique locale) •le besoin n'a pas été identifié (nouvelle embauche, changement dans l'organisation)

Attention : •les réserves budgétaires n'étant pas nominatives, peuvent créer une difficulté supplémentaire sur le contrôle et le suivi de votre plan de formation (non traçables sur les rapports de suivi)

•Pour sa mise en œuvre, tout besoin enregistré en réserve budgétaire devra faire l’objet d’une demande de déploiement via le self service par le manager ou le RHBP l’année suivante, une fois le salarié et/ou la formation identifiés



Plan de formation– RHBP – Saisir une réserve budgétaire Règles de saisie – champs obligatoires*

•Titre de la formation *: Saisir « Réserve Budgétaire »

•Description de la formation *: Saisir les détails relatifs à la réserve budgétaire

•Organisme *: Saisir « Réserve budgétaire »

•Dates de formation *: Indiquer les dates du 01/01/2017 au 31/12/2017

•Coût *: Indiquer le coût par participant de la réserve budgétaire

•Heures de formation *: Saisir le nombre d’heures estimé par participant

•Catégorie de formation * (nouveauté) (training type) : Présentiel, eLearning, MOOC, Vidéo, Classe virtuelle, Webinar, Reading & Other, test, Non-classifié

•Cliquer sur « Enregistrer »

attendre le changement de l'écran pour voir la liste des collaborateurs



Plan de formation – RHBP – Saisir une réserve budgétaire

Sur l’écran « Modifier Réserve Budgétaire » :

1.décocher toutes les cases et sélectionnez uniquement « réserve budgétaire » (à la fin de la liste)

2.modifier le nombre des utilisateurs estimés (double-cliquez sur le champ) et puis cliquer « Enregistrer » . Pour information, le budget total de la réserve budgétaire correspond au cout multiplié par le nombre d’utilisateurs estimés

3.cliquer « Fermer » pour finir et revenir à l’écran principal

4.la réserve s’affiche avec le nombre des utilisateurs estimés et le montant total déjà calculé

1

1 2

2

34

3

4

5

5



Récapitulatif du plan de formation



Plan de formation– Récapitulatif du plan de formation

Le RHBP peut visualiser:

•Les besoins de formation •Les Formations Diplômantes Qualifiantes – FDQ•Les réserves budgétaires•Le coût total du plan de formation*

A la fin de la saisie et validation de son plan de formation, le RHBP clique sur le bouton « Soumettre »

Par cette action le plan est validé.

Attention : Dès lors que le manager clique sur le bouton « Soumettre » un email d’information est adressé automatiquement à son N+1.

1

1

223

3 4

4

5

5

Note : Le plan de formation My Learning Link ne prend en compte que les frais pédagogiques, soit environ 40% du coût d’investissement global de la formation. Pour obtenir une estimation de l’investissement global, il faut multiplier les frais pédagogiques par 2,5 et le comparer à la MS.



Reporting



Plan de formation– Rôle RHBP– Reporting

Le RHBP peut à tout moment lors de l’élaboration du plan de formation suivre l’avancement des plans de formations des managers de son périmètre grâce à des rapports personnalisés ou standard.

Pour cela aller dans le menu Rapports > Rapports.



Plan de formation– Rôle RHBP– Rapport Personnalisé

Afin de visualiser l’avancement des plans de formation des managers de son périmètre, un rapport personnalisé est à la disposition des RHBP (managers du plan).

Pour le trouver, vous devez écrire « FRA_Plan de formation 2017 (Forecast HRBP) » dans le champs de recherche et filtrer par rapports « Partagés avec moi ». Une fois trouvé, cliquer sur « Copier » dans le menu « Actions » et sauvegarder la copie avant de lancer son extraction en format Excel ou .txt



Plan de formation– Rôle RHBP– Rapport Standard

Dans l’onglet Formation sélectionner le rapport “Synthèse des prévisions de formation”.




33

22

11

1. Qui sont les contributeurs au plan ? Sélectionner d’abord le Critère « TP MANAGER » et ensuite votre nom en cliquant sur le champ de recherche

2. Modèle de plan de formation: Sélectionner « FRA_Plan de formation 2017 »

3. Type de demande de formation: Sélectionner « Toutes les langues »

4. Titre du rapport: Saisir le titre de votre choix

5. Traiter le rapport

6. Dans les rapports traités, cliquer sur l’icone Excel afin d’avoir le récapitulatif des besoins en Excel

1. Qui sont les contributeurs au plan ? Sélectionner d’abord le Critère « TP MANAGER » et ensuite votre nom en cliquant sur le champ de recherche

2. Modèle de plan de formation: Sélectionner « FRA_Plan de formation 2017 »

3. Type de demande de formation: Sélectionner « Toutes les langues »

4. Titre du rapport: Saisir le titre de votre choix

5. Traiter le rapport

6. Dans les rapports traités, cliquer sur l’icone Excel afin d’avoir le récapitulatif des besoins en Excel

44

55

66




Le RHBP peut lancer ce rapport à tout moment afin de visualiser l’avancement des plans de formation des managers de son périmètre.



Annexes



Formations diplômantes, qualifiantes et certifiantes

● Les Formations diplômantes et qualifiantes et certifiantes (FDQC) se déroulent en général sur plusieurs années.

● Pour les nouvelles FDQC, vous devez inscrire le salarié dans l’année 1

● Pour les FDQC ayant débuté en 2016 et se poursuivant sur 2017, vous devez inscrire le salarié en année 2

● Pour les FDQC ayant débuté en 2015 et se poursuivant sur 2017, vous devez inscrire le salarié en année 3

● La Typologie à renseigner est toujours Formation Diplômante et Qualifiante



Contacter le Support HR

●Si vous avez besoin d’aide à propos de l'inscription à une formation ou à propos de la navigation dans My LearningLink, merci de contacter le support PeopleLink.

Par écrit :●http://se.peoplelink.schneider-electric.com

Par téléphone:●Appeler 25 25●Appel depuis l’extérieur +33 (0)1 70 48 88 88.

Un conseiller vous répondra du lundi au vendredi entre

8h30 et 17h30.

Sommaire

saisie du plan de formation dans my learning link

Documents