Kurs i saksbehandling i FFK

4. mai 2011Fylkeshuset

Tom Anne-Cathrine Bernt Øivind Marianne

Velkommen til dere:

Siren Storli, Elev- og lærlingeombud

Morgan Degerstrøm, Næringsavdelinga

Liv Inger Raastad, Økonomiavdelinga - lønn

Ida Holsbø, Opplæringsavdelinga

Birgit Smelror, Tannhelseavdelinga

Dagens program

0930 – 1030: Fylkeskommunens oppgaver og politiske og administrative organisering v/Tom Mikalsen, fylkesrådmann

1030 – 1100: Fylkeskommunenes roller og forholdet mellom politikk og administrasjon v/ Marianne Pedersen , kultur- og idrettssjef

1100 – 1110: Beinstrekk, kaffe, frukt1110 – 1140: Ensom rytter eller teamarbeider? Arbeidsmåter i SA v/Bernt Øivind

Bersvendsen, senior1140 – 1215: Felles lunsj i kantina1215 - 1300: Produksjon av saksframlegg til politiske utvalg. Hva, hvorfor og hvordan? Introduksjon til gruppearbeid med utvalgte case v/ Anne-Cathrine Larsen, assisterende fylkesrådmann1300 – 1415: Arbeid i gruppene (kaffepause underveis)1415 – 1445: Oppsummering av gruppearbeid og avslutning

Saksbehandling i FFK

• Hva?

• Hvorfor?

• Hvordan?

Hva er saksbehandling?

1. Utredningsprosessen mot et skriftlig beslutningsgrunnlag

3. Behandling av saken i beslutningsorganet

5. Iverksettinga av vedtaket i saken

Vi saksbehandler til:

• Fylkestinget (4 møter pr år. 50 - 60 saker)• Fylkesutvalget (8 møter pr år. 60 - 70 saker) • KNS (4 møter pr år. 40 – 50 saker)• KU (4. møter pr år. 20 – 30 saker)• Administrasjonsutvalget (3 møter pr år. Inntil 10 saker)• Klagenemda (4 møter pr år. Antall saker…)

Til sammen rundt 200 saker pr år til behandling i politiskeutvalg.

Fullført saksbehandling

• Saksbehandlingen utføres på et lavest mulig kvalifisert nivå. Alle sider ved saken belyses, og den bearbeides fram til og med forslag om vedtak slik at det bare gjenstår for beslutningsorganet å vedta (evt. forkaste) forslaget.

• NB: I FFK innstiller ikke fylkesrådmannen i sakene

Fullført saksbehandling:

• Innebærer stor grad av ansvar på saksbehandleren

• Krever helhetsperspektiv!

• Krever utstrakt samarbeid på tvers, og åpen kommunikasjon underveis i prosessen

Fullført saksbehandling – fordelene:

• Samarbeid• Service• Effektivitet• Kvalitet• Delegering• Personlig utvikling

Rollene

• Saksbehandler• Leder• Fylkesrådmann

• Politiker

Saksbehandleren:

• Ta helhetsperspektiv, tenke som ”fylkesrådmann”• Avklar prinsipielle spørsmål med fylkesrådmannen/

egen leder tidlig i prosessen• Involver alle nødvendige parter• Legg en plan for arbeidet!• Hold frister!

Lederen

• Sørge for at saksbehandleren har/får utvikle riktig kompetanse

• Delegere, men samtidig følge opp, støtte, assistere og informere saksbehandleren underveis

• Gjøre nødvendige grunnleggende avklaringer• Kvalitetssikre i siste instans (før saken går videre

til fylkesrådmannen)

Fylkesrådmannen

• Assisterende fylkesrådmann– Har dialog med politisk sekretariat /politisk ledelse ang

sakskartet– Tar imot ferdige saker fra avdelingene, siste kvalitetssjekk– Vurderer om saken er forsvarlig utredet– Sender evt saken tilbake til avdelingen for ferdigstilling

• Fylkesrådmannen– Vurderer: Står jeg inne for konklusjonen? – Skriver under saken– Evt. sender saken tilbake for ytterligere

utredning/kvalitetessikring

Saksframlegget = beslutningsgrunnlaget!

• BAKGRUNN - Hvorfor fremmes saken?• BESKRIVELSE – Hva dreier saken seg om?

– INNKOMNE UTTALELSER – Oftest ved høringer

• VURDERING – FRM vurderer saken helhetlig og faglig og legger fram ulike alternativer

• KONKLUSJON – FRM konkluderer ifht alternativene

• INNSTILLING – Fylkesorfører/fylkesråd innstiller(ett av alternativene…eller noe helt annet…)

Språk og form

• Kort er bra!• Unngå fremmedord og faguttrykk• Skriv leservennlig men ikke ”tabloid”• Vurder nøye hva som er nødvendige

opplysninger i saken. • Ikke slurv med rettskrivinga!!!• Få gjerne andre til å lese korrektur• Vær nøye med strukturen: Hva er bakgrunn og

hva er beskrivelse? Når beskriver du/ Når vurderer du? Ikke bland sammen

Bakgrunn

• Gjør på noen få linjer rede for sakens hovedproblemstilling

• Begrunn hvorfor saken tas opp til behandling• Evt henvise til tidligere vedtak

HUSK:KortfattetSaksnummer ved henvisning til tidligere vedtakSaken fremmes for at…

Bakgrunn - EksemplerEks. 1:Sak 11/1 NORDNORSK FILMSENTER - LOKALISERING BAKGRUNN Lokalisering av Nordnorsk filmsenter (NNFS) har vært en stadig tilbakevendende sak i den nordnorske filmbransjen. I henhold til fylkestingets vedtak i sak 09/12 er film en av tre satsingsområder i den nordnorske kulturavtalen. Det er gjennomført et utredningsarbeid innen film, der en av hovedanbefalingene var å ta endelige stilling til lokalisering av NNFS. Landsdelsrådet for kultur har bedt styret i NNFS om en holdning til lokaliseringsspørsmålet. Styret har kommet med et enstemmig vedtak. Det er generalforsamlinga til NNFS som avgjør lokaliseringa. Saken fremmes for å avklare Finnmark fylkeskommunes holdning i saken.

Eks 2:Sak 11/10 VALG AV MODELL FOR FREMTIDIG ORGANISERING AV UNGDOMSPOLITISK MEDVIRKNING

BAKGRUNN I FT-sak 08/21 vedtok fylkestinget å opprette ei tre-årig ungdomssatsing. I vedtaket ble det bestemt at ungdomspolitisk utvalg skulle videreføres i sin nåværende form, men at en også skulle invitere til en bred diskusjon om hvordan en best kan ivareta ungdomspolitisk medvirkning og se til andre fylker hvordan de gjør det. Ungdomssatsinga er nå inne i sitt siste år, og denne saken legges frem for at fylkestinget skal ta stilling til hvilken modell for ungdomspolitisk medvirkning en ønsker fremover.

BeskrivelseRegegjør for gjeldende forutsetninger:

– Lovverk?– Nasjonale føringer?– Egne planer?– Andre tidligere relevante vedtak?

Beskriv de faktiske forhold i saken– Avhengig av sakens karakter– Agrenses til de forhold som er nødvendig å beskrive for å

kunne vurdere konsekvenser og fatte beslutning i sakenRedegjør for innkomne høringsuttalelser (evt egen overskrift)

– Dersom det er relevant

HUSK:• Tidligere relevante vedtak• Relevante momenter• Ikke mer info enn nødvendig• Beskriv det som er relevant for vurdering og konklusjon

Vurdering

• Vær fylkesrådmann – se helhet! • Vurder sakens innhold i forhold til relevante rammebetingelser• Se etter alternative løsninger og drøft disse med økonomiske og andre

konsekvenser• Skriv på en måte slik at det tydelig kommer fram at det foretas

veloverveide, faglig begrunnete, helhetlige vurderinger.Bruk formuleringer som: • Fylkesrådmannen mener…• Det er etter fylkesrådmannes vurdering helt klart at…• Fylkesrådmannen konstaterer at… • Utfra en helhetlig vurdering mener fylkesrådmannen at... • Osv… HUSK:• Vurder med utg pkt i kjente rammebetingelser (f.eks økplan, fylkesplan,

RUP etc)• Vær objektiv og kritisk, ikke ”sektorforsvarer”

Konklusjon

• Her gjengis kort hvilket løsningsalternativ fylkesrådmannen anbefaler og hvordan evt kostnader skal dekkes i budsjett

HUSK:• Ikke nye vurderinger• Ikke nye saksopplysninger• Økonomi

Konklusjon - EksemplerEks 1: 10/23 STATSBUDSJETTET 2011. STATENS VEGVESENS FORSLAG TIL RIKSVEGBUDSJETTFYLKESRÅDMANNENS KONKLUSJONFylkesrådmannen velger å konkludere på følgende måte:1. Kostnadene på funksjonskontraktene har hatt en dramatisk økning de siste årene. Dette medfører at midlene til

drift og vedlikehold svekkes betydelig. Dette må kompenseres ved økte budsjettrammer.2. Det er kun HP-rammen i Statens vegvesens forslag for 2011 som vil sikre en minimumsramme til drift,

vedlikehold og investering på riksvegnettet.3. De økte drifts- og vedlikeholdskostnadene medfører at verdien av handlingsprogramrammene er betydelig

redusert. Rammene må økes til et nivå som sikrer at budsjettverdien i handlingsprogrammet 2010–13 opprettholdes. Dette er avgjørende for å nå målsettingen om å redusere forfallet i perioden.

4. Årets vårflom har vist at veginfrastrukturen er sårbar. Det må derfor vurderes å styrke ras- og flomsikringen for å være i forkant av uønskede hendelser.

5. Vegprosjektet E105 er et resultat av infrastruktursamarbeid med Russland. Det er derfor av betydning at dette prosjektet starter opp i 2011 for å sikre at Norge bidrar i vegsamarbeidet.

6. Det er tilfredsstillende med en styrking av den statlige rammen til post 37 E6 Alta vest, selv om medfinansieringen bortfaller.

7. Tiltak på gang- og sykkelvegen langs rv. 93 bør videreføres med en statlig ramme på 9 mill kr, selv om medfinansiering uteblir.

Eks 2: 04/10 OPPREISNINGSORDNING FOR TIDLIGERE BARNEHJEMSBARN I FINNMARK.BISTAND TIL KOMMUNER SOM HAR VALGT STAVANGERMODELLENFYLKESRÅDMANNENS KONKLUSJONI forbindelse med opprettelse av oppreisningsordninger for tidligere barnehjemsbarn iFinnmark bevilger fylkestinget økonomisk støtte til de sju ”Stavangermodell kommunene”med kr 25.000,- pr kommune. Bevilgningen finansieres over disposisjonsfond.

Rutiner:

• For FU/FT: Leder melder inn saken til e-postadressen «FU-FT saker»

• For KU OG KNS-saker: Leder melder inn saken til e-postadressen «utvalgssaker»

• Saksbehandler oppretter saken i P360 med riktig behandlingsmal

• Saksbehandler skriver saken. Konferer med leder (og fylkesrådmannen?) underveis

• Leder kvalitetssikrer saken• Leder leverer ferdig underskrevne saker til

fylkesrådmannen innen fristen

Rutiner:

• Gjør deg kjent med fristene og legg en plan for arbeidet med saken sammen med din leder og evt fylkesrådmannen

• Hold lederen din oppdatert om framdriften og gi beskjed hvis noe ikke går som det skal

• Vær tilgjengelig i dagene etter at saken er levert til fylkesrådmannen, i tilfelle det er nødvendig med noen ”justeringer” i saken

• Perioden mellom frist til FR og frist til FO er kvalitetssikringsperiode og saken kan gå flere runder tilbake til saksbehandler før FR er fornøyd

Hvem skriver under?

• Avdelingsleder og fylkesrådmannen på saker til KU og KNS

• Utviklingssjef/Opplæringssjef/ Avdelingsledere og fylkesrådmannen på saker til FU/FT

• Kun fylkesrådmannen skal ha tittel under navnet (mulig vi endrer på dette)

Frister FU/FTUTVALG TIL FR TIL FO UTSENDING 15. FEBRUAR

 

 21. januar

 27. januar

 2. februar

FU 22. MARSFT 23. – 24. MARS

 

 24. februar

 4. mars

 9. mars

FU 3. MAI

 8. april

 14. april

 18. april

FU 14. JUNIFT 15. – 16. JUNI

   20. mai

     26. mai

    31. mai

 FU 20. SEPTEMBER

 

   26. august

   2. september

    7. september

FU 18. OKTOBERFT 19. – 20. OKTOBER

  23. september

  30. september

   6. oktober

FU 8. NOVEMBER

 20. oktober

 25. oktober

 27. oktober

FU 13. DESEMBERFT 14. – 15. DESEMBER

 18. november

 25. november

 30. november

Frister KU/KNS KNS TIL FR TIL F. RÅD UTSENDING 15. – 16. MARS (H. fest) 

   18. FEBRUAR  

   24. FEBRUAR 

 3. MARS 

 7. – 8. JUNI  (H. våg) 

 16. MAI 

 23. MAI 

 26. MAI 

 14. – 15.  SEPTEMBER (Alta) 

  22. AUGUST 

 26. AUGUST 

 1. SEPTEMBER 

 15. - 16. NOVEMBER (Vadsø) 

   24. OKTOBER 

 28. OKTOBER 

 3. NOVEMBER 

   KOMPETANSE UTV.

TIL FR TIL F. RÅD UTSENDING

 22. – 23. FEBRUAR  

  31. JANUAR 

 4. FEBRUAR 

 10. FEBRUAR 

 24. – 25. MAI  

 2. MAI 

 6. MAI 

 12. MAI 

 27. - 28. SEPTEMBER  

 5. SEPTEMBER 

 9. SEPTEMBER 

 15. SEPTEMBER 

 22. - 23. NOVEMBER   

 26. OKTOBER  

 3. NOVEMBER 

 10. NOVEMBER 

 

Case 1: Bakgrunn:

KRD har sendt på høring NOU 2011:13 Kompetansearbeidsplasser – drivkraft for vekst i hele landet. Finnmark fylkeskommune vil avgi høringsuttalelse i saken og skal behandle denne i FT i juni.

Oppgave:1. Formuler en overskrift for saken2. Lag i stikkordsform en disposisjon for oppbygging av saken. Hva bør være innhold/fokus i hver av overskriftene bakgrunn, beskrivelse, vurdering og konklusjon? 3. Formuler et forslag til fylkesrådmannens konklusjon

Lykke til!

http://info.ffk.no/saksbehandlertips/default.aspx