samoocena kontroli zarz…dczej na przyk‚adzie urz™du .— 53%...

Download Samoocena kontroli zarz…dczej na przyk‚adzie Urz™du .— 53% respondent³w uwa¼a, ¼e kierownictwo

Post on 16-Dec-2018

216 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

ZESZYTY NAUKOWE UNIWERSYTETU SZCZECISKIEGO

NR 718 FINANSE. RYNKI FINANSOWE. UBEZPIECZENIA NR 53 2012

MONIKA TOMASZEWSKA

SAMOOCENA KONTROLI ZARZDCZEJ NA PRZYKADZIE URZDU MIASTA

Wprowadzenie

W jednostkach sektora finansw publicznych zachodz cige przemiany wyni-kajce ze zmieniajcych si potrzeb spoecznych, gospodarczych, pozyskiwa-nia rodkw wewntrznych i zewntrznych. Nowe wyzwania stojce przed jednostkami terytorialnymi w Polsce sprawiy, e potrzeba stymulowania roz-woju lokalnego oraz tworzenia i umacniania wizerunku staa si wanym celem aktywnoci marketingowej wadz samorzdowych. Std te nie wystarczy ju zwyke administrowanie, a konieczne jest przejcie roli menedera umiejtnie zarzdzajcego dan jednostk sektora finansw publicznych1. Wspieraniem zarzdzania jednostk zgodnie z intencj ustawodawcy2 ma by wprowadzona kontrola zarzdcza, a take wytyczne dotyczce zasad jej budowania zawarte w standardach kontroli zarzdczej.

Celem artykuu jest przedstawienie samooceny kontroli zarzdczej prze-prowadzonej w Urzdzie Miasta, a take pokazanie korzyci i problemw z niej wynikajcych oraz wycignicie wnioskw z przeprowadzonych bada.

1 S. Makarski, W. Kuniar: Marketing w zarzdzaniu jednostk terytorialn, Wydawnictwo Uniwersytetu Rzeszowskiego, Rzeszw 2009, s. 12.

2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz. 1240 z pn. zm.).

234 Monika Tomaszewska

1. Istota samooceny kontroli zarzdczej

Samoocena kontroli zarzdczej, zwana dalej samoocen, to proces, w ktrym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarzdczej przez pracownikw i kierownictwo jednostki. Jest to narzdzie, ktre w stosunkowo krtkim czasie moe da oglny obraz funkcjonowania kontroli zarzdczej.

Samoocena moe mie szczeglne znaczenie w przypadku tych jednostek, ktre nie dysponuj innymi narzdziami oceny kontroli zarzdczej, np. audytem wewntrznym, lub w ktrych zasoby audytorskie mona uzna za niewystar-czajce. Dziki samoocenie mona uzyska informacje o funkcjonowaniu kon-troli zarzdczej, w szczeglnoci w tych obszarach, w ktrych nie byo adnych dziaa audytorskich czy kontrolnych. Wyniki samooceny mog by jednym ze rde wiedzy o funkcjonowaniu kontroli zarzdczej, bdcych podstaw do podpisania owiadczenia o stanie kontroli zarzdczej.

Wprowadzenie procedur samooceny jest czynnoci integraln z racji swo-jego znaczenia dla oceny funkcjonowania kontroli zarzdczej3. Jego istota to okrelenie w skali roku oczekiwanych efektw i biece sprawdzanie poziomu ich realizacji. Dziki temu moliwe bdzie wprowadzenie dziaa naprawczych i dyscyplinujcych.

Standardy samooceny wymagaj, aby bya ona procesem wyodrbnionym. Samoocena powinna obj zarwno pracownikw, jak i kadr zarzdzajc4. Zgodnie ze standardami kontroli zarzdczej proces ten musi zosta przeprowa-dzony przynajmniej raz w roku, musi by udokumentowany i tak zorganizowany, aby uzyska odpowiednie informacje na temat kontroli zarzdczej w jednostce.

Celem samooceny jest5: sprawdzenie jednostki w odniesieniu do pewnych wymogw, doskonalenie procesw zachodzcych w jednostce, wdraanie nowych standardw funkcjonowania jednostki.

3 P. Walentynowicz: Nowy rodzaj kontroli kontrola zarzdcza w jednostkach sektora finansw publicznych, Poradnik Rachunkowoci Budetowej 2010, nr 8, s. 60.

4 E. Sawiska-Tomtaa: Kontrola zarzdcza w sektorze publicznym, C.H. Beck, Warszawa 2010, s. 81.

5 Skuteczne zarzdzanie ryzykiem a kontrola zarzdcza w sektorze publicznym, red. A. Kumpia-owska, C.H. Beck, Warszawa 2011, s. 137.

235Samoocena kontroli zarzdczej na przykadzie Urzdu Miasta

Mona dokona samooceny za pomoc ankiet (kwestionariuszy)6. Samo-ocena kontroli zarzdczej jest dokonywana wwczas poprzez udzielenie odpo-wiedzi na pytania sformuowane w ankietach.

Naley pamita, i samoocena nie moe by uznawana za substytut innych narzdzi oceny kontroli zarzdczej, np. audytu wewntrznego, a raczej powinna by uwaana jako jedno z narzdzi stosowanych w ramach monitoringu kontroli zarzdczej.

2. Proces samooceny w Urzdzie Miasta

Samoocena kontroli zarzdczej w Urzdzie Miasta przebiegaa w 5 etapach:etap pierwszy opracowanie ankiet,etap drugi wybr osoby odpowiedzialnej za koordynacj samooceny,etap trzeci wyznaczenie czasu przeprowadzenia samooceny,etap czwarty przeprowadzenie samooceny,etap pity analiza i udokumentowanie wynikw.

Termin samooceny wyznaczono na okres od 27 do 30 grudnia 2011 roku. Kwestionariusz skierowany zosta do 68 pracownikw Urzdu. Wszystkich pra-cownikw biorcych udzia w samoocenie poproszono o udzielenie rzetelnych i zgodnych z prawd odpowiedzi. Respondenci zostali poinformowani o anoni-mowoci ankiety, a take o moliwoci elektronicznego wypenienia kwestiona-riuszy. Pytania ankietowe przedstawiono w tabeli 1.

Tabela 1

Kwestionariusz samooceny kontroli zarzdczej w Urzdzie Miasta

Lp. Pytanie TAK NIE NIE WIEM

1.Czy kierownictwo podkrela jak wane jest etyczne zachowanie i jego rola w funkcjonowaniu Urzdu?

2. Czy zna Pani/Pan zasady okrelone w Kodeksie etyki pracownika samorzdowego?

3. Czy zna Pani/Pan cele i standardy kontroli zarzdczej?

4. Czy bierze Pani/Pan czynny udzia w tworzeniu systemu kontroli zarzdczej?

6 A. Bela: Mierniki oceny systemu kontroli zarzdczej w Polsce, PIKW, Warszawa 2011, s. 7.

236 Monika Tomaszewska

Lp. Pytanie TAK NIE NIE WIEM

5.

Czy w jednostce ustalono wymagania w zakresie wiedzy, umiejtnoci i dowiadczenia, konieczne do wykonywania zada na poszczeglnych stano-wiskach pracy (np. zakresy obowizkw)?

6. Czy w jednostce dokonywana jest okresowa ocena pracy pracownikw?

7. Czy uwaa Pani/Pan, e jest kierowany na szkolenia w wystarczajcym stopniu?

8. Czy w jednostce istnieje prawidowy przepyw informacji pomidzy poszczeglnymi komrkami?

9. Kierownictwo ustala realne i moliwe do osignicia cele i zadania

10. Kierownictwo stosuje waciwe rodki motywujce

11. Pracownicy wykonujcy podobn prac otrzymuj wynagrodzenie o zblionej wartoci

12. Czy jest Pani/Pan w stanie wykonywa wyzna-czone zadania w regulaminowym czasie pracy?

13.Czy w jednostce wystpuje nakadanie si odpowiedzialnoci pomidzy komrkami organizacyjnymi/stanowiskami pracy?

14. Czy przekazano Pani/Panu zakres zada i obowizkw w formie pisemnej?

15. Czy przekazane zadania s dla Pani/Pana zrozumiae?

16.Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje nt. stopnia realizacji powierzonych do wykonania zada?

17.Czy pracownikom, ktrzy po raz pierwszy obejmuj kierownicze stanowiska zapewnia si szkolenie z zakresu zarzdzania personelem?

18. Czy podczas Pani/Pana nieobecnoci w pracy (urlop, choroba) wyznacza si zastpstwo?

19. Czy Pani/Pana zdaniem powinny by w jednostce organizowane okresowe narady z pracownikami?

20.

Czy w jednostce funkcjonuje efektywny system wymiany wanych informacji z podmiotami zewntrznymi (z innymi urzdami) majcymi wpyw na osiganie celw i realizacj zada?

21.Czy Pani/Pana zdaniem funkcjonujcy w jednostce system informatyczny waciwie zabezpiecza dane?

22.Czy kierownictwo zachca pracownikw do sygnalizowania problemw i zagroe w realizacji powierzonych im zada?

rdo: opracowanie wasne.

237Samoocena kontroli zarzdczej na przykadzie Urzdu Miasta

Opracowane i przeanalizowane zostay wszystkie pytania, jednak ze wzgldu na ograniczon objto artykuu przytoczone zostan tylko najciekaw-sze odpowiedzi respondentw.

Pytanie 1Czy kierownictwo podkrela jak wane jest etyczne zachowanie i jego rola w funkcjonowaniu Urzdu?odpowied tak 60odpowied nie 10odpowied nie wiem 8

Wykres 1

rdo: opracowanie wasne na podstawie wynikw ankiety.

Pytanie 3Czy zna Pani/Pan cele i standardy kontroli zarzdczej?odpowied tak 46odpowied nie 20odpowied nie wiem 2

Wykres 2

rdo: opracowanie wasne na podstawie wynikw ankiety.

238 Monika Tomaszewska

Pytanie 4Czy bierze Pani/Pan czynny udzia w tworzeniu systemu kontroli zarzdczej?odpowied tak 15odpowied nie 22odpowied nie wiem 7Wykres 3

rdo: opracowanie wasne na podstawie wynikw ankiety.

Pytanie 8Czy w jednostce istnieje prawidowy przepyw informacji pomidzy komrkami?odpowied tak 15odpowied nie 40odpowied nie wiem 13

Wykres 4

rdo: opracowanie wasne na podstawie wynikw ankiety.

Pytanie 9Kierownictwo ustala realne i moliwe do osignicia cele i zadaniaodpowied tak 36odpowied nie 17odpowied nie wiem 15

239Samoocena kontroli zarzdczej na przykadzie Urzdu Miasta

Wykres 5

rdo: opracowanie wasne na podstawie wynikw ankiety.

Pytanie 16Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje na temat stopnia realizacji powierzonych do wykonania zada?odpowied tak 12odpowied nie 53odpowied nie wiem 3

Wykres 6

rdo: opracowanie wasne na podstawie wynikw ankiety.

Pytanie 17Czy pracownikom, ktrzy po raz pierwszy obejmuj kierownicze stanowiska, zapewnia si szkolenie z zakresu zarzdzania personelem?

odpowied tak 2odpowied nie 58odpowied nie wiem 8

Wykres 7

rdo: opracowanie wasne na podstawie wynikw ankiety.

240 Monika Tomaszewska

Pytanie 18Czy podczas Pani/Pana nieobecnoci w pracy (urlop, choroba) wyznacza si zastpstwo?odpowied tak 25odpowied nie 25odpowied nie wiem 18

Wykres 8

rdo: opracowanie wasne na podstawie wynikw ankiety.

Pytanie 21Czy Pani/Pana zdaniem funkcjonujcy w jednostce system informatyczny wa-ciwie zabezpiecza dane?odpowied tak 39odpowied nie 16odpowied nie wiem 13

Wykres 9

rdo: opracowanie wasne na podstawie wynikw ankiety.

3. Wnioski z samooceny kontroli zarzdczej w Urzdzie Miasta

Po przeanalizow

Recommended

View more >