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SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA OFICINA DE CONTROL INTERNO

SEGUIMIENTO A LAS DIRECTRICES PARA PREVENIR CONDUCTAS IRREGULARES RELACIONADAS CON LA PÉRDIDA DE ELEMENTOS Y DOCUMENTOS PÚBLICOS E

INCUMPLIMIENTO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES Y DE PROCEDIMIENTOS DIRECTIVA 003 DE 2013 DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ

Bogotá D.C. 07 mayo de 2021

En cumplimiento a la Directiva 003 de 2013 del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C, la Oficina de Control Interno presenta el informe de seguimiento y monitoreo a los lineamientos señalados en la norma descrita, conforme a lo establecido en el Plan Anual de Auditoría 2021.

1. OBJETIVO Verificar el cumplimiento de las medidas establecidas en la Directiva No. 003 de 2013 por parte de la Secretaría Distrital de Hacienda, mediante la verificación documental respecto al manejo y protección de elementos, documentos y la aplicación de manuales de funciones y procedimientos, cuya evidencia está documentada en el presente informe, con el fin de emitir recomendaciones u observaciones que contribuyan a optimizar la gestión institucional y salvaguardar la responsabilidad de los servidores de la Entidad. 2. CRITERIOS DEL SEGUIMIENTO ➢ Ley 734 de 2002 por la cual se expide el “Código Disciplinario Único”, en su Artículo

34, del Capítulo Segundo “Deberes”, del Título IV “Derechos, deberes, prohibiciones, incompatibilidades, impedimentos, inhabilidades y conflicto de intereses del servidor público”, señala que Son deberes de todo servidor público: (…) 21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. 22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

➢ Decreto Distrital 284 de 2004, "Por el cual se adoptan las estrategias, metodologías,

técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional en materia disciplinaria para las entidades distritales a las que es aplicable el Código Disciplinario Único".

➢ Directiva 003 de 2013 de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.: “Directrices para prevenir

conductas irregulares relacionadas con incumplimiento al Manual de Funciones y Procedimientos y la perdida de elementos y documentos públicos”.

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3. ALCANCE Consolidación y validación de las evidencias que soportan el cumplimiento de las acciones contenidas en la Directiva 003 de 2013 frente a las “Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos” para el periodo comprendido entre el 1° de noviembre de 2020 y el 31 de marzo de 2021. 4. METODOLOGÍA

Para dar cumplimiento a la Directiva 003 de 2013, y adelantar el correspondiente cumplimiento de las instrucciones Distritales para prevenir conductas irregulares relacionadas con el incumplimiento de los manuales de funciones, de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos, la Oficina de Control Interno de la Secretaria Distrital de Hacienda, realizo el seguimiento correspondiente aplicando: a) precedente normativo, b) técnicas de auditoria autorizadas por régimen legal actualizado, y c) lineamientos legales que responden a las actuales medidas sanitarias con ocasión de la situación epidemiológica causada por el Coronavirus (COVID-19) en Bogotá, D.C, de acuerdo al Decreto Distrital 81/2020 y Circular 24/2020 de la Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., todo con el fin de obtener evidencia suficiente y objetiva en cuanto al grado de conocimiento, implementación y cumplimiento de la directiva de referencia.

A continuación, se relacionan, por cada temática, algunos aspectos sobre los cuales la Secretaria Distrital de Hacienda adelantó gestiones entre noviembre de 2020 y marzo de 2021, encaminadas al cumplimiento de la directiva mencionada.

FRENTE A LA PÉRDIDA DE ELEMENTOS El Área que atiende las consultas elevadas por la Oficina de Control Interno respecto a la pérdida de elementos, conforme a los ítems contenidos en el numeral 1.1. “Frente a la pérdida de elementos” de la citada Directiva, es la Subdirección Administrativa y financiera -SAF, de la Dirección de Gestión Corporativa, remitiendo respuesta mediante memorando 2021IE006591O1 del 15/04/2021, señalando lo siguiente: 1. Teniendo en cuenta la recomendación efectuada en los informes de seguimiento a

la Directiva 003 de 2013, adelantadas por esta Oficina en el año 2020, ¿en qué fecha se realizó y en qué consistió, la última actualización de Procesos, Procedimientos, Guías e Instructivos, referentes a la gestión y manejo de bienes de la Entidad?

Informa la Subdirección Administrativa y financiera -SAF, que la última actualización al procedimiento 40-P02 - Retiro de bienes del inventario, al instructivo 40-I-11 - Toma física de Inventarios y la creación del formato 40-F08 - Solicitud retiro bienes del inventario, se realizó el 1° de abril de 2020. Los demás procedimientos relacionados con la gestión de bienes de la Entidad, registrados en el Sistema Integrado de Gestión-SIG,

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se encuentran en revisión y aprobación de la Oficina Asesora de Planeación y pendientes para la implementación del Sistema Bogdata. Así mismo manifiesta que existe avance en la revisión, ajuste y actualización de los procedimientos relacionados con la gestión de bienes, de acuerdo con las funcionalidades del nuevo sistema de información Bogdata, actividad que se desarrolla de forma dinámica puesto que aún la Unión Temporal-UT del CORE tributario continúa entregando desarrollos. Realizada la verificación por parte de la Oficina de Control Interno se evidencia la actualización del procedimiento 40-P02 Retiro de bienes del inventario, el instructivo 40-I-11 Toma física de Inventarios y la creación del formato 40-F08 Solicitud retiro bienes del inventario, en el sitio: http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPR-40_12_20190321_115259.pdf.

Imagen No. 1 Procedimiento 40-P-02 V10 - Retiro de Bienes del Inventario

Fuente: http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPR-40_12_20190321_115259.pdf.

Imagen No. 2 Instructivo 40-I-11 V1 - Toma Física de Bienes

Fuente: http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPR-40_12_20190321_115259.pdf

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Imagen No. 3 Listado formatos SGC Imagen No. 4 Formato solicitud de retiro de bienes del inventario

Fuente: http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPR-40_12_20190321_115259.pdf

2. En el marco de la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional por

causa del coronavirus Covid-19, ¿qué líneas de acción se han implementado para socializar y capacitar a todos los servidores(as) y contratistas de la Entidad sobre los Procesos, Procedimientos, Guías e Instructivos de la gestión de bienes y sus actualizaciones?

Manifiesta el área que las capacitaciones y divulgaciones relacionadas con el procedimiento de gestión de bienes se realizó el 27 de marzo de 2020, de igual manera se han realizado capacitaciones a los nuevos funcionarios durante las sesiones virtuales de inducción programadas por la Entidad. Adicionalmente, durante la entrega de equipos de cómputo, mobiliario de oficina y elementos de salud ocupacional, incluido los del trabajo en casa debido a las medidas de aislamiento implementadas por la pandemia generada por el virus Covid-19, se les recuerda sus responsabilidades, guías y orientaciones sobre el adecuado manejo de los bienes y se les informa el repositorio virtual de la información del proceso CPR-40 y sus procedimientos.

Imagen No. 5 Pieza comunicativa- Gestión de Bienes

Fuente: Información enviada boletines “Hacienda al Día” https://www.yammer.com/shd.gov.co/#/threads/show?threadId=892395892154368

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3. ¿Cuáles son las políticas de conservación y seguridad de los bienes que forman

parte del mobiliario de las oficinas y puestos de trabajo de la Entidad, así como de los sitios donde se almacenan estos elementos?

La Subdirección Administrativa y Financiera informa que la Entidad cuenta con bodegas de almacenamiento con estanterías que permiten su conservación y control, como medidas de seguridad física se tienen: sistema de control de acceso mediante tarjeta de proximidad con las debidas restricciones para personal no autorizado, circuito cerrado de televisión CCTV que hace parte del esquema de vigilancia y seguridad. De otra parte, se cuenta con los contratos de aseo y cafetería, mantenimiento y de sillas con los cuales se realizan labores de conservación y arreglo de los bienes. Realizada verificación física a las áreas de almacén y depósito, se pudo evidenciar los sistemas de seguridad de ingreso a las mismas, adicionales a las anteriormente informadas, como son candados en la puerta principal de ingreso ubicada en el área de parqueaderos y en las ubicadas al interior que separan la bodega del almacén:

Imagen No. 6 Ingreso principal áreas de Bodega y Almacén

Fuente: Propia, evidencia fotográfica registrada el 29/04/2021

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Imagen No. 7 Rack y cajas de control Sistema controlador de acceso y subestación talanqueras parqueaderos y sótanos

Fuente: Propia, evidencia fotográfica registrada el 29/04/2021

4. ¿Qué acciones se han ejecutado como sistemas efectivos de actualización y control de inventarios?

Al respecto informa el área que se han llevado a cabo las siguientes acciones:

• Levantamiento físico realizado en cada una de las sedes de la Entidad.

• Visitas continuas a los puestos de trabajo de los funcionarios quienes requieren verificación o actualización de inventarios.

• Mediante la actualización de inventarios por traslados requeridos y tramitados mediante el formato 42-F03.

• Actualización de inventarios en cumplimiento del procedimiento la verificación de elementos durante el retiro de los funcionarios mediante el formato Constancia de Entrega.

• Control de inventarios mediante la implementación del nuevo sistema de control de acceso.

• Control de Inventarios mediante la depuración de la base de datos de los funcionarios autorizados para el acceso a las bodegas de almacenaje.

• Control de Inventarios mediante sistema de Circuito Cerrado de Televisión.

• Control de Inventarios mediante cierre mensual y anual de almacén.

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Así mismo destaca que durante el periodo de estabilización del sistema BogData la información relacionada con el nuevo aplicativo de inventarios FI, se ha venido registrando cada vez que el módulo avanza en su desarrollo. La Oficina de control Interno evidenció el uso de sistemas de videovigilancia para el acceso a las áreas de Almacén y bodega, así como de ingreso al parqueadero cubierto y sótanos del Centro Administrativo Distrital-CAD.

Imagen No. 8 Circuito cerrado de televisión Cámaras internas áreas de ingreso

al parqueadero cubierto, de Almacén y Bodega

Fuente: Propia, evidencia fotográfica registrada el 29/04/2021

5. ¿Qué medios de conservación y seguridad, para la salvaguarda de los bienes que

forman parte del mobiliario de las oficinas y puestos de trabajo, se han implementado y de qué manera?

A este respecto informa el área, que principalmente son los realizados por mantenimientos preventivos y correctivos por la Subdirección Administrativa y Financiera a través de los grupos de mantenimiento, servicios y bienes. En cuanto a la salvaguarda se cuenta con el contrato de seguridad y vigilancia contratados con una empresa experta para los diferentes accesos que tiene la entidad y con cámaras de seguridad del CCTV, lo cual permite el control de los movimientos de bienes internos y externos. Además, se cuenta con lo establecido en el procedimiento 42-F03 Autorización de movimientos de elementos devolutivos, consumo y otros.; el cual se debe diligenciar y tramitar de acuerdo con la Guía 42-G-02 SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD numeral 4.5 AUTORIZACIÓN DE MOVIMIENTOS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS, CONSUMO Y OTROS. Así mismo la Secretaria Distrital de Hacienda cuenta con un sistema de control de acceso que permite administrar y registrar el ingreso y salida de los funcionarios en las diferentes dependencias de la Entidad. La Oficina de Control Interno verifico las medidas de seguridad; adicional al sistema de videovigilancia, como es la presencia y acompañamiento por parte del personal adscrito a la empresa de seguridad, PROTEVIS LIMITADA PROTECCIÓN VIGILANCIA

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SEGURIDAD EN REORGANIZACIÓN en los puntos de ingreso al CAD, así como de los molinetes de ingreso mediante uso del carné de acercamiento y en algunos casos con el uso de la huella digital.

Imagen No. 5 Sistema de talanqueras y acompañamiento personal de seguridad puntos de acceso CAD

Fuente: Propia, evidencia fotográfica registrada el 29/04/2021

6. ¿En los contratos de vigilancia suscritos por la entidad, se declara de manera

expresa la obligación del personal de seguridad de custodiar los bienes, así como las responsabilidades en caso de pérdida de elementos? Suministrar el contrato de vigilancia actual suscrito por la Entidad, para salvaguarda de los bienes de las diferentes sedes y dependencias.

La Subdirección Administrativa y Financiera, en la información suministrada, remite copia digital del contrato No. 200252-0-2020 contratista: PROTEVIS LIMITADA PROTECCIÓN VIGILANCIA SEGURIDAD EN REORGANIZACIÓN de vigilancia y seguridad vigente a la fecha, y se expone la información descrita en el Anexo No. 1 de dicho contrato: “ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÌNIMOS que forman parte del contrato No. 200252-0-2020, se establece lo siguiente: 1.1.- ALCANCE El contratista se obliga a prestar los Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada, para la permanente y adecuada protección de los funcionarios, contratistas visitantes, contribuyentes y usuarios de la Secretaría Distrital de Hacienda, áreas comunes del Centro Administrativo Distrital - CAD, Concejo de Bogotá D.C., y de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de las Entidades y de los que fueren responsables. (Subrayado al texto) 7. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA. 7.3. OBLIGACIONES TRANSVERSALES A LA PRESTACION DEL SERVICIO 7.3.5 Recibir para efectos de la ejecución del contrato, por inventario físico todos los bienes muebles, inmuebles,

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elementos devolutivos, equipos de planta física que tenga las entidades, en la fecha de la firma del acta de inicio del contrato, momento a partir del cual será responsable de su guarda y custodia. 7.3.7 Establecer los medios, procedimientos y estrategias para la custodia y control de los bienes muebles de las Entidades contratantes y de terceros entregados por la entidad, toda vez que el contratista, tiene a su cargo la responsabilidad de la custodia y control de estos. En este sentido, dentro de las investigaciones que se realicen el contratista deberá demostrar la existencia de factores imposibles de resistir o prever para exonerarse de la responsabilidad por pérdidas o daños, de lo contrario deberá asumir la responsabilidad de reposición de los bienes muebles perdidos o dañados. 7.3.8 El contratista deberá tener en cuenta el siguiente procedimiento para su reposición: Cancelar dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la comunicación escrita del Supervisor del contrato, el valor de la reclamación correspondiente, que será equivalente al costo de la reposición del bien perdido

El costo de reposición del bien y/o elemento hurtado debe ser el valor por el cual el afectado, sea la entidad o un tercero, recupere el mismo y que satisfaga la necesidad en la fecha de los hechos, sin tener en cuenta el uso, desgaste o depreciación contable. Las entidades contratantes realizarán el trámite de reclamación a través del Supervisor del contrato, los afectados no deberán establecer ninguna negociación unilateral. De lo contrario la Supervisión no se hará responsable. 7.3.9 En el evento de no cancelar el valor de la reclamación en el plazo señalado por el Supervisor, las entidades contratantes adelantarán los trámites necesarios para hacer efectiva la garantía correspondiente”.

Imagen No. 6 Contrato de prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada entre

Protevis Limitada Protección Vigilancia Seguridad en Reorganización y SDH

Fuente: Subdirección Administrativa y Financiera

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7. ¿Durante la ejecución del contrato de vigilancia vigente, se han reportado novedades sobre pérdida de bienes o elementos sujetos a custodia, en alguna de las sedes o dependencias de la Entidad?

La Subdirección manifiesta que han existido reportes errados por parte de los funcionarios hacia el coordinador de vigilancia y la Subdirección Administrativa y Financiera, sobre elementos extraviados, pero luego de las indagaciones, informes e investigaciones de búsqueda de dichos bienes se ha detectado confusión por parte del funcionario, es decir no se ha configurado hechos de hurtos o perdidas.

8. ¿Durante la finalización / liquidación de contratos, se han reportado novedades

sobre pérdida de bienes o elementos asignados?

Informa el área que a la fecha no se han reportado perdidas de bienes devolutivos entregados o bajo tenencia, que sean atribuibles a los contratistas del servicio de vigilancia y seguridad privada.

9. ¿Cuál es la vigencia y cobertura de la actual póliza de seguros de los bienes de la

entidad? Allegar documento.

Informa el área que “en la actualidad se tiene vigente la Póliza SEGURO DE TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES No. 47076 (documento adjunto) expedida por Chubb Seguros Colombia S.A, la cual tiene vigencia hasta el 04 de agosto de 2021: 24:00; cuya cobertura es: Amparar las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad de la SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA, o aquellos que se encuentren bajo su responsabilidad, custodia, tenencia y/o control, y en general los recibidos a cualquier título y/o por los que tenga algún interés asegurable”.

Imagen No. 7 Póliza No. 47076 – Entre Chubb Seguros Colombia S.A. y SDH

Fuente: Subdirección Administrativa y Financiera

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10. Si se ha presentado, ¿cuáles son los elementos reportados como perdidos en cada una de las sedes y dependencias de la Entidad y su frecuencia?

Se informa que en diciembre se presentó la pérdida de un equipo de cómputo portátil y su “docking” en el lugar de residencia de un funcionario en actividades de trabajo en casa, y la pérdida de un celular del piso 7 del CAD; frente a este tema las reposiciones fueron aprobadas por la aseguradora CHUBB SEGUROS y a la fecha están en trámite de reposición. De igual manera informa que la pérdida de elementos tiene una frecuencia muy baja. La Oficina de Control Interno, en la información aportada por la Subdirección Administrativa y Financiera, evidenció los documentos soportes de las denuncias por pérdida del celular marca Huawei modelo P8 ocurrido en la sede del CAD y del computador marca Lenovo, hecho acaecido en el lugar de residencia del funcionario que lo tenía asignado para el desempeño de sus funciones de trabajo desde su lugar de residencia. Así mismo, se constató la Aprobación del siniestro No. 01-516990 relacionado con la pérdida del celular ya referenciado.

Imagen No. 8 Aprobación del siniestro No. 01-516990

CELULAR HUAWEI MODELO P8

Fuente: Subdirección Administrativa y Financiera

11. ¿Qué estrategias de prevención se adelantan para evitar la pérdida de elementos?

¿Se han socializado? En caso afirmativo, indicar la forma y fechas de realización.

Informa el área que se realizan recomendaciones verbales, así como varias publicaciones de recomendaciones para el cuidado de los bienes de la Entidad a treves de la intranet por medio de “Hacienda al día”, la última fecha de publicación fue en octubre 8 de 2020.

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Imagen No. 9 Publicación “Consejos para cuidar los bienes de la entidad”

Fuente: Información enviada boletines “Hacienda al Día”

Imagen No. 10 Publicación “En Hacienda cuidamos nuestros bienes”

Fuente: Información enviada boletines “Hacienda al Día”

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12. ¿Qué riesgos han sido identificados y documentados en el Procedimiento de Gestión de bienes?

El área anexó los riesgos correspondientes a la gestión de bienes con corte a 31 de diciembre de 2020, de otra parte, se informa que el 26 de marzo de 2021 se realizó la revisión de la matriz de riesgos operacionales del proceso CPR-40, la cual se encuentra en proceso de ajustes para su publicación.

Imagen No. 11 Riesgos asociados a la Gestión de bienes con corte al 31/12/2020

Fuente: Subdirección Administrativa y Financiera

Adicionalmente, ante solicitud expresa de la Oficina de Control Interno, se informó que los vehículos oficiales a servicio de la Secretaría Distrital de Hacienda, son los que se relacionan a continuación:

Cuadro No. 1 Vehículos a disposición de la SDH

PLACA MARCA Fecha Ingreso PLACA INVENTARIO

OLN 035 NISSAN 9/02/2018 2073958

OLN 036 NISSAN 12/02/2018 2073960

OLN 037 NISSAN 9/02/2018 2073957

OLN 038 NISSAN 12/02/2018 2073959

OLN 039 NISSAN 12/02/2018 2073961

OLN 040 NISSAN 12/02/2018 2073962

OLN 041 NISSAN 9/02/2018 2073953

OLN 042 NISSAN 9/02/2018 2073954

OLN 043 NISSAN 9/02/2018 2073951

OLN 044 NISSAN 9/02/2018 2073952

OLN 045 NISSAN 9/02/2018 2073956

OLN 046 NISSAN 9/02/2018 2073955

OLN 008 FORD 31/01/2018 2073949

OLN 009 FORD 30/01/2018 2073948

OLN 010 FORD 31/01/2018 2073950

OCK 387 MITSUBISHI 4/04/2013 2054508

Fuente: Subdirección Administrativa y Financiera

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FRENTE A LA PÉRDIDA DE DOCUMENTOS

La Secretaría Distrital de Hacienda tiene diferentes instrumentos archivísticos como son TRD, TVD, PINAR, PDG, inventarios documentales, cuadros de clasificación, tablas de control de acceso, guía del Sistema Integrado de Conservación- SIC, elaborada con base en el Acuerdo 006 de 2014 y la Guía práctica para las entidades del Distrito Capital del Archivo de Bogotá. La actual normativa aplicada es la siguiente:

Cuadro No. 2 Normatividad Archivística

CLASE CONTENIDO TEMÁTICO

LEYES

- Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”

- Ley 1409 de 2010, “Por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones. Artículo 8”

- Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”.

DECRETOS

- Decreto 1083 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, Artículo 2.2.9.1. “Planes de capacitación”.

- Decreto 1080 del 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, artículos 2.83.1.2;2.8.2.9.4 parágrafo 2,2.8.2.11.1 y 2.8.10.14 “

- Decreto 2578 de 2012, “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”

- Decreto 2609 de 2012, Artículo 8°.” Instrumentos archivísticos para la gestión documental. Literal i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos”.

ACUERDOS

- Acuerdo 03 de 2015, “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.

- Acuerdo 006 de 2014, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000”.

- Acuerdo No. 042 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas y se regula el Inventario Único Documental”.

- Acuerdo No. 060 de 2001,” Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”

- Acuerdo 056 de 2000, "Requisitos para la Consulta" del capítulo V, acceso a los documentos de archivo", del reglamento general de archivos”.

- Acuerdo 050 de 2000, "Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".

- Acuerdo No. 007 de 1994, “Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos articulo 48 Normas de consulta. Cada archivo deberá expedir y hacer cumplir el reglamento de servicio y consulta de sus documentos”.

El Área que atiende las consultas de la Oficina de Control Interno respecto a la pérdida de documentos, es la Subdirección de Gestión Documental-SGD, de la Dirección de Gestión Corporativa, dando respuesta mediante memorando 2021IE006557O1 del 15/04/2021, precisando:

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1. En el marco de la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución 385 del 2020, por causa del coronavirus COVID-19:

1.1 ¿Que medidas se han adoptado para la administración, preservación, conservación y archivo de las comunicaciones oficiales producidas y recibidas por la Entidad, en procura de conservar y garantizar la integridad de la información y expedientes documentales?

• El Procedimiento 43-P.07: Administración de Comunicaciones Oficiales, establece las actividades para la gestión de la correspondencia de la entidad y le corresponde su cumplimiento a las dependencias que reciben las comunicaciones externas recibidas (CER), las comunicaciones internas enviadas (CIE) y los acuses de recibo de las comunicaciones externas enviadas (CEE), lo anterior se enfatizó en el documento Pautas sobre el envío de CEE y CIE socializado en “Hacienda Al Día” el 18 de agosto de 2020.

• Además, mediante los memorandos remitidos a todas las dependencias 2020IE022718O1 del 20 de octubre de 2020 y 2020IE024185O1 del 5 de noviembre de 2020, se comunicó sobre el deber de recibir los documentos físicos CER, CIE y acuses de recibo de las CEE, con el objeto de archivarlos en los expedientes.

1.2 ¿Que nuevos riesgos han sido identificados y documentados en la administración de los archivos producidos y/o recibidos por la Entidad y sus respectivos controles?

• El 17 de marzo de 2021, en mesa de trabajo con la Oficina de Análisis y Control de Riesgos, se realizó revisión a la Matriz de Riesgos de la Subdirección de Gestión Documental publicada”, en dicha sesión no se identificaron nuevos riesgos, puesto que, en la matriz publicada, ya se encuentran contemplados los riesgos del proceso.

Nota. Cabe resaltar que se hicieron algunas actualizaciones de forma y se identificó una nueva causa.

1.3 ¿De haberse identificado nuevos riesgos, de que forma se socializaron a todos los servidores(as) y contratistas de la Entidad?

• No se identificaron nuevos riesgos. Es importante destacar que los cambios que se hicieron en la matriz están en proceso de consolidación por parte de la Oficina de Análisis y Control de Riesgos para posterior publicación.

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1.4 ¿Los riesgos asociados a la conservación de los archivos permiten ejecutar acciones preventivas para reducir los efectos de un posible deterioro, pérdida o destrucción de documentos? ¿Que acciones se han adelantado?

• Se remitió a las dependencias memorando 2020IE16854 con asunto “Gestión documental de las áreas en el marco de la emergencia sanitaria” con el propósito de recordar los siguientes aspectos en materia de gestión documental: Se anexa memorando.

a) Tener en cuenta la Circular 047 de 2020 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. “Lineamientos para uso de documentos electrónicos en ambientes de trabajo en casa por la contingencia generada por la emergencia sanitaria COVID-19”.

b) Cumplimiento a las normas archivísticas expedidas tanto a nivel nacional como distrital, las cuales se enmarcan en el proceso CPR-43 Gestión Documental y sus respectivos procedimientos.

c) Importancia del uso de las firmas digitales certificadas que se han entregado a los directivos mediante un dispositivo token en la producción de documentos de las dependencias.

d) Observancia al procedimiento 43-P-13 Organización Documental con el objetivo de garantizar la integridad de los expedientes.

e) Frente a la conservación tanto de los documentos físicos como electrónicos, es responsabilidad de los funcionarios asegurar su integridad, evitando pérdida de información de la entidad y tomando las medidas preventivas que se requieran entre tanto pueden ser llevados a sus respectivos expedientes.

f) Con el objetivo de identificar el impacto en la administración de los documentos de la entidad, se solicitó a las dependencias diligencias matriz “Caracterización de la gestión documental de las áreas en el marco de la emergencia sanitaria”, identificando los casos en los que la generación de los documentos se está haciendo de manera diferente a lo establecido en los procedimientos.

• Entre el mes de diciembre de 2020 y febrero de 2021 se adelantaron mesas de trabajo con las dependencias a fin de validar la información registrada en la matriz de “Caracterización de la gestión documental en el marco de la emergencia sanitaria” y conocer los requerimientos de las dependencias en materia de Gestión documental.

• Se remitió a las dependencias memorando 2021IE003317 con asunto “Requerimientos Gestión Documental vigencia 2021 en el marco de la “Matriz de Caracterización de la Gestión Documental” con el propósito obtener información relevante de las necesidades de las dependencias y brindar orientación en los procedimientos que se deben adelantar en cada uno de los siguientes aspectos:

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a) Capacitación y entrenamiento

b) Solicitud de roles de acceso WCC

c) Digitalización

d) Token firma digital certificada

e) Actualización de tablas de retención documental

f) Volúmenes documentales pendientes de organización física o electrónica

g) Recomendaciones generales para la organización documental de los documentos producidos en medio de la Emergencia Sanitaria.

Se adjuntar Matriz de Caracterización Documental. 2. Para el periodo comprendido entre el 1° de noviembre de 2020 y el 31 de marzo de

2021, ¿se ha denunciado y/o registrado alguna pérdida de documentos?

• Para los documentos custodiados por la Subdirección de Gestión Documental a través de la Oficinas Técnica y de Operaciones del Sistema de Gestión Documental no se reportaron pérdida de documentos en el período comprendido entre el 1° de noviembre de 2020 y el 31 de marzo de 2021.

3. Frente a las estrategias y programas de conservación y preservación de

documentos a largo plazo, y teniendo en cuenta la aplicación del Modelo de Madurez del Sistema Integrado de Conservación – SIC:

3.1 ¿Se tienen identificadas y actualizadas las series y subseries documentales de

retención permanente en las Tablas de Retención Documental de la Entidad?

• Las series y subseries documentales de retención permanente se encuentran actualizadas en la TRD de la entidad, en la medida que se han ido presentando cambios en la estructura y se ha visto la necesidad de actualizar las series acorde con la producción documental de series misionales.

3.2 ¿En que etapa se encuentra el proceso de actualización del Sistema Integral

de Conservación -SIC en lo relacionado con el Plan de Conservación Documental y si el mismo esta conforme a lo establecido en el contrato 200088-0-2020?

• En el marco del contrato 200088-0-2020, se desarrolló la actualización del SIC, siendo parte integral del mismo el Plan de Conservación Documental y el Plan de Preservación digital a Largo Plazo, el cual fue presentado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño y aprobado por la misma instancia mediante Acta 9 del 27/11/2020, de igual manera se recibió concepto técnico de viabilidad técnica del SIC No. 1- 2020 – 34369 por parte del Archivo de Bogotá.

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• A partir de lo anterior se generó la resolución SDH-000194 del 18 de marzo de 2021 mediante la cual se resuelve aprobar la actualización e implementación del SIC.

• Para el 2021 el Plan del Sistema Integrado de Conservación, se encuentra en proceso de ejecución con base en la ruta definida.

3.3 ¿Cuál es el avance de la ejecución del contrato 200099-0-2020, relacionado con el Plan de Preservación digital a Largo Plazo?

• En el marco del contrato 200099-0-2020, se desarrolló la actualización del SIC, siendo parte integral del mismo el Plan de Conservación Documental y el Plan de Preservación digital a Largo Plazo, el cual fue presentado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño y aprobado por la misma instancia mediante Acta 9 del 27/11/2020, de igual manera se recibió concepto técnico de viabilidad técnica del SIC No. 1- 2020 – 34369 por parte del Archivo de Bogotá.

• A partir de lo anterior se generó la resolución SDH-000194 del 18 de marzo de 2021 mediante la cual se resuelve aprobar la actualización e implementación del SIC.

• Para el 2021 el Plan del Sistema Integrado de Preservación, se encuentra en proceso de ejecución con base en la ruta definida.

4. Ante el ingreso de nuevos servidores(as) y contratistas a la entidad, en los

procesos de inducción, ¿se han adelantado capacitaciones relacionadas con el manejo de los documentos, seguridad de la información, procesos y procedimientos de gestión documental?

• En el marco de las Oficinas que dependen de la Subdirección de Gestión Documental, se han adelantado inducciones a los nuevos servidores que ingresan a la entidad, cada oficina en los temas correspondientes a su misionalidad, procedimientos, guías, formatos, TRD del proceso de gestión documental.

Finalmente se resalta la labor adelantada por la Oficina de Operación del Sistema de Gestión Documental frente a diligenciamiento de la Matriz de caracterización de la gestión documental en el marco de la emergencia sanitaria, mediante memorando 2021IE003317 del 26/02/2021, y a las mesas de trabajo realizadas con todas las dependencias de la Entidad desde el mes de diciembre de 2020 a febrero de 2021. Dicha información estuvo encaminada a la planeación de recursos y correcta ejecución del Plan de acción de la dependencia.

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Imagen No. 12 Solicitud Matriz de caracterización de la gestión documental

Fuente: Subdirección de Gestión Documental

El requerimiento de la Oficina de Operación del Sistema de Gestión Documental a cada Área, incluyó brindar información respecto a capacitaciones e inducciones, cargue de documentos, consultas y sistema de correspondencia SAP-CRM, solicitud de roles de acceso al WCC, digitalización de documentos y sus características, token de firma certificada, actualización de Tablas de Retención Documental-TRD, volúmenes documentales pendientes de organización física o electrónica y recomendaciones de organización de documentos producidos en medio de la emergencia sanitaria.

FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE MANUALES DE FUNCIONES Y DE PROCEDIMIENTOS Desde la Oficina de Control Interno de la Secretaría Distrital de Hacienda, se remitió a la Subdirección de Talento Humano un banco de preguntas, que, de manera específica, buscan responder a cada una de las instrucciones distritales impartidas por la Directiva 003 de 2013 frente al incumplimiento de manuales de funciones y de procedimientos. Una vez la Subdirección de Talento Humano remite respuesta, se evidencian las situaciones proyectadas a continuación en torno a cada punto mencionado. 1. Revisar que los manuales de funciones y de procedimientos no sólo manifiesten

las necesidades de cada entidad, sino que sean claros para los servidores responsables de su aplicación.

Los procedimientos asociados a la Subdirección del Talento Humano incorporados en el Sistema de Gestión de Calidad contienen la información que permite la ejecución de las actividades a cargo de los funcionarios del área, así como las actividades y la información requerida por quienes son usuarios de dichos procedimientos.

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Los Manuales de Funciones y de Competencias Laborales cuentan con la aplicación de las recomendaciones para la construcción de las fichas en las funciones esenciales que sugieren que cada día sean más generales y se recomiendan establecer muy pocas funciones. Aun así, dadas las características de la entidad, los Manuales de Funciones y de Competencias Laborales vigentes para la entidad, brindan la claridad para la ejecución de las actividades porque están actualmente redactados, conforme a las funciones de las dependencias.

2. Realizar una estrategia comunicacional, a través de medios físicos o electrónicos, que garanticen el acceso de los servidores a sus manuales de funciones y de procedimientos, así como sus actualizaciones.

Entre el 1° noviembre de 2020 y el 31 de marzo de 2021, no se han llevado a cabo acciones sobre capacitaciones, comunicados y políticas, en el sentido de dar mayor claridad en relación a la aplicación de procedimientos o sobre publicación de actualización de procedimientos, asociados a la Subdirección del Talento Humano, así como tampoco se han gestionado ni realizado capacitaciones a servidores de otras dependencias sobre construcción o aplicación de Manuales de Funciones y de Competencias Laborales o sobre Procedimientos en la entidad.

Aun así, el 26 de marzo de 2021, la Oficina de Control Disciplinario Interno realizó la capacitación virtual en “Faltas y sanciones en procesos disciplinarias” donde se establecieron temas de cumplimiento de derechos y deberes de los servidores públicos, entre otros las causas y clases de faltas disciplinarias. Se considera que dicha capacitación se contextualiza en aspectos relacionados con el actuar de los servidores en el desarrollo de sus funciones.

De igual manera, los nuevos servidores públicos reciben como parte de la inducción específica, la información sobre procesos y procedimientos del Sistema de Gestión Calidad aplicables en sus correspondientes áreas (Formato Memorando de Inducción Especifica 02-F.05), a lo que acto seguido se comunica el nombramiento o encargo respectivo, incluyendo la información del Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales del empleo en que se va a posesionar el servidor.

Imagen No. 13 Listado formatos SGC Imagen No. 14 Formato 02-F.05 Memorando de Inducción Especifica

Fuente: https://www.shd.gov.co/shd/sistema-de-gestion-de-calidad. “listado maestro de documentos”

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Aunado a lo anterior, se relacionan los Manuales de Funciones vigentes para servidores(as) públicos de las Plantas Permanente y Temporal de la Secretaría, garantizando el acceso a dichos documentos y a sus actualizaciones, por medio de la página Web de la entidad en el sitio https://www.shd.gov.co/shd/manual-funciones, y por su publicación en la intranet para acceso a todos los servidores de la entidad por medio del link http://intranet.shd.gov.co/manuales-funciones.

Cuadro No. 3 Resoluciones Manuales de Funciones y Competencias Laborales SDH

RESOLUCIÓN DESCRIPCIÓN

SDH-000060 del 5 de abril de 2019

Por la cual se modifica el manual específico de funciones y competencias laborales para los empleados públicos de la Secretaria Distrital de Hacienda.

SDH-000290 del 10 de noviembre de 2017

Por el cual se modifica el artículo 1° de la Resolución No. SDH- 000101 de 2015.

SDH-000056 del 31 de marzo de 2017

Por la cual se modifica la Resolución No. SDH-000101 del 15 de abril de 2015.

SDH-000422 del 17 de noviembre de 2016

Por la cual se modifica la Resolución No. SDH-000101 del 15 de abril de 2015 - Manual de Funciones y Competencias Laborales de la planta de personal de la Secretaría Distrital de Hacienda

SDH-000089 del 09 de febrero de 2016

Por la cual se modifica la Resolución No. SDH-000101 del 15 de abril de 2015

SDH-000101 del 15 de abril de 2015

Por la cual se establece el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Cargos de la Secretaría Distrital de Hacienda

SDH-000483 del 30 de diciembre de 2009

Por la cual se establecen funciones de carácter transitorio para los empleos trasladados del FONDATT a la Secretaría Distrital de Hacienda referidos en el art. 3º del Decreto 591 del 30 de diciembre de 2009

SDH-000070 del 12 de abril de 2019

Por la cual se ajusta el Manual de Funciones y Competencias Laborales para unos empleos de carácter temporal de la planta de personal de la Secretaría Distrital de Hacienda

SDH-000013 del 29 de enero de 2019

Por la cual se establece el Manual de Funciones y Competencias Laborales para unos empleos de carácter temporal de la planta de personal de la Secretaría Distrital de Hacienda

Fuente: Subdirección de Talento Humano

Así mismo, frente a la actualización de los Manuales de Funciones y Procedimientos, las líneas de acción que se han adelantado de acuerdo a la Circular Interna No.100-001-2020 de 2020 de la Función Pública, respecto a los manuales vigentes para los empleos de la Secretaría Distrital de Hacienda, si responden a lo establecido en el Decreto Ley 785 de 2005 y Decreto Distrital 367 de 2014. Actualmente, se está gestionando el inicio de estudios técnicos para medir las cargas laborales que en cierta forma podrán soportar los estudios de una posible modificación de los Manuales de Funciones y Competencias Laborales, con el fin de adelantar la consecución del presupuesto para la contratación de los estudios técnicos adicionales que conlleven a la revisión de las funciones, la revisión e inclusión de competencias laborales y comportamentales conforme a características de la entidad. Es necesario indicar que, para realizar tal modificación, la entidad deberá evaluar adicionalmente, la conveniencia o no con respecto a las fichas de los empleos que se encuentran ofertados en la Convocatoria 328 de 2015 y 1485 de 2020.

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De otra parte, se informa que se está gestionando la actualización de la ficha del Manual de Funciones y de Competencias Laborales del Jefe de Control Interno de la entidad, de conformidad con el Decreto Nacional 989 de 2020.

3. Verificar que en la estrategia de capacitación diseñada se haga énfasis en la

aplicación rigurosa de los manuales de funciones y de procedimientos.

Dado que entre el 1° noviembre de 2020 y el 31 de marzo de 2021, no se han publicado actualizaciones sobre los procesos de la Subdirección del Talento Humano, tampoco se han realizado capacitaciones en este sentido. De otra parte, en el marco de la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional por causa del coronavirus COVID-19, y de cara a la rigurosa aplicación a los Manuales de Funciones y de Procedimiento, la Subdirección de Talento Humano ha aplicado diversas líneas de acción tenientes a verificar que las actividades desarrolladas por los servidores(as) mediante el trabajo en casa, estén directamente relacionadas con las funciones del empleo y con lo pactado en la Evaluación de desempeño, de acuerdo a la Circular Externa 100-009 de 2020 del Ministerio de Trabajo, de Salud y Protección Social y del DAFP, a través del seguimiento realizado por el jefe de cada dependencia a las actividades desarrolladas por los servidores de conformidad con los compromisos laborales previamente establecidos. Por último, para el año 2020 la Subdirección de Talento Humano realizó siguiendo a las instrucciones impartidas por la CNSC “Comisión Nacional del Servicio Civil” mediante Circular Externa № 0009 del 03 de julio de 2020 y mediante Circular Interna SDH-000012 del 14 de agosto de 2020, la Secretaria Distrital de Hacienda posibilitó el ajuste de los compromisos para que aquellos servidores que no podían dar cumplimiento pudieran desarrollar actividades similares o equivalentes a la naturaleza del cargo que desempeñan.

Imagen No. 15 Circular Externa No. 0009 de 2020

Fuente: Subdirección de Talento Humano

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Imagen No. 16 Circular Interna No. SDH-000012 de 2020

Fuente: Subdirección de Talento Humano

CONCLUSIONES

• La Secretaría Distrital de Hacienda cuenta con procesos, procedimientos y métodos de control cuya finalidad es el adecuado manejo de sus bienes, elementos y documentos.

• Se encuentra actualizada la Matriz de Riesgos en todos los procesos.

• Se evidencia que la entidad cuenta con mecanismos que permiten un adecuado seguimiento a los procedimientos relacionados con la gestión de bienes, así como con su actualización y/o creación de nuevos, en especial dentro del marco de implementación del nuevo sistema de información Bogdata, soportados en planes de capacitación y divulgación durante las sesiones virtuales realizadas por la Entidad.

• Las bodegas de almacenamiento cuentan con las debidas medidas de seguridad y su organización facilita el control y actualización de los inventarios, así como la conservación y seguridad de los elementos.

• Los contratos de vigilancia y la póliza vigente de seguros amparan la pérdida o daño material que sufran los bienes de propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda.

• Los instrumentos y normas archivísticas y de conservación de documentos de la Entidad, están elaborados y aplicados conforme a la normativa vigente.

• Frente al cumplimiento de Manuales de Procesos y Procedimientos se evidenció que la

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Subdirección de Talento Humano facilita el acceso de los servidores públicos a dichos documentos, así como la actualización de los formatos que contienen las especificaciones de las funciones de cada cargo.

• Se evidenció en la página web de la entidad la publicación de los Manuales de Funciones vigentes para los servidores de planta y temporal de la Secretaría Distrital de Hacienda, garantizando de esta forma el principio de publicidad administrativa.

RECOMENDACIONES

• Continuar con capacitaciones periódicas a todos los servidores y contratistas, en el manejo, uso, control y custodia de los bienes dispuestos por la Entidad.

• Incluir en el Plan Institucional de Capacitación-PIC una estrategia preventiva y permanente con énfasis en la responsabilidad disciplinaria por la pérdida de bienes, elementos y documentos y el cumplimiento del manual de funciones, procesos y procedimientos.

• Realizar conciliaciones entre la gestión de recursos físicos y la gestión contable, de modo que el control administrativo y físico de los bienes, esté acorde con los registros contables de la Entidad.

• Adelantar capacitaciones, diálogos y socializaciones a todos los servidores de la entidad, sobre la importancia y correcta aplicación del Manual de Funciones, de Procesos y de Procedimientos, así como sus actualizaciones.

Cordialmente, Allan Maurice Alfisz López Jefe Oficina de Control Interno Secretaría Distrital de Hacienda Distrital

Revisado por: Allan Maurice Alfisz López 07/05/2021

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07/05/2021