sessie 1 communiceren vanuit de sneltrein hanneke mesu en jesse sprokholt
DESCRIPTION
1. Communiceren vanuit de sneltrein Sprekers: Hanneke Mesu/Jesse Sprokholt Zaal: Auditorium, 296 Tijdvak sessie: 2TRANSCRIPT
Communiceren vanuit de sneltrein
Hoe kun je communicatiemiddelen inzetten om de
organisatie tijdig bewust te maken van de
verandering die Epic teweeg brengt?
Jesse Sprokholt en Hanneke Mesu
PHASE 5 PHASE 6PHASE 3 PHASE 4PHASE 2PHASE 0 PHASE 1
Education, Analysis & Design Adoption & Transformation Implementation
Project Definition & Direction Setting
Discovery & Project Scope
Validation
System Build & End-User Adoption
Testing, Training, & Go-Live
Post-Live Support & Optimization
Rollouts & Upgrades
Implementatie Overview
april 2012 mei – juli augustus - december
januari-maart 2013
april -oktober november – januari 2014
continue
• Contract 16 april • Bemensing projectteam
• Training en certificering projectteams • Scope • PID
• Validatiesessies 1 28, 29, 30 augustus • Validatiesessies 2 9,10,11 oktober • Validatiesessies 3 6,7,8 november • Specialisme Analyse Sessies (SAS) •Broomweeks 4, 5 18 en 19 december
• Start Readiness programma • Specialisme Analyse Sessie 3, 4 (SAS) • Inrichten Epic • Workflow Walk Through Maart
• Unit testen • Integratietesten •Training super users september • Training eindgebruikers September –oktober
• Go-Live 27 oktober 2013
• Ondersteuning op werkvloer • Optimalisatie
• Optimalisatie
Education, Analysis & Design Adoption & Transformation Implementation
Project Definition & Direction Setting
Discovery & Project Scope
Validation
System Build & End-User Adoption
Testing, Training, & Go-Live
Post-Live Support & Optimization
Rollouts & Upgrades
Interactie intensiteit
•Enthousiasmeren • Betrokkenheid verhogen
•Informeren en steunen
•Leiderschap aanspreken
•Iedereen maakt kennis
•Verwachtingen managen
•Herpakken
Laag
Midden
Hoog
= intensiteit programma = intensiteit communicatie
• Project initiëren en afbakenen • Team samenstellen • Medewerkers certificeren
• Site visits eerste interactie met de afdelingen
• Kennis van de aanpak ligt bij leverancier en wordt gefragmenteerd gedeeld
• De informatiebehoefte vanuit de organisatie is groot • Net als het ongeloof dat jij het niet weet
Enthousiast van start
Tips voor starters
• Proof of Concept voor publiek • Zorg voor een goede basis, hou het simpel
• Intranet, nieuwsbrief, ervariumsessie • Ben transparant
• Maak jezelf belangrijk. Zorg dat iedereen weet dat dit de allergrootste verandering is die de organisatie ooit heeft meegemaakt
• Laat dit door de RvB uitdragen, bijvoorbeeld in de nieuwjaarstoespraak
Betrokken valideren • Veel demo’s van een klein stukje Epic • Stemmen • Transparant delen van resultaten op intranet
• Eerste bewustwording van komende veranderingen • Orderen staat centraal in Epic • Arts moet veel aan de knoppen
• Veel aanpassingen in de werkwijze
Tips tijdens validatie
• Zorg dat intranet op orde is • Zorg dat de organisatie rondom intranet op orde is • Accepteer de vormgeving en werkwijze van Epic.
Red Red Red
Yellow Yellow Yellow
Green Green Green
Blue Blue Blue
N/A N/A N/A
Total Assessed Total Total
120 Day Counts 90 Day Counts 60 Day Counts
120 Day GLRA 90 Day GLRA 60 Day GLRA
639
79
267
183
134
7
670
72
277
164
110
16
684
50
215
197
212
10
11%
43%26%
17%
3%
Red Yellow Green Blue N/A
12%
40%27%
20%
1%
Red Yellow Green Blue N/A
7%
31%
29%
31%
2%
Red Yellow Green Blue N/A
• Introverte lange projectfase
• Veel inhoudelijk contact met ervaringsdeskundige • Workflow Walkthrough en roadshow met demo
Verwachtingsvol inrichten en testen
Tijd voor iets leuks
• Maak de harde processen wat zachter, kom met iets leuks • Nodig gebruikers van andere Epic ziekenhuizen uit • Gebruik deze periode om de trainingsfase en Go live voor te bereiden
• Go Live Readiness Assesment (GLRA) 120-90-60-30 • Maandelijkse Readiness bijeenkomsten • Readiness teams per afdeling afdeling • Beroep op leiderschap (door RvB)
• Verwachtingsmanagement
Readiness en transparantie
Een verandertraject met keiharde deadlines
• 9000 deelnemers, 20 lokalen en 8 weken • Iedereen aan de knoppen, zeer extraverte periode • Heldere communicatie over het inschrijfproces, wie wordt waar en
wanneer getraind
• Trainingsmateriaal, Quick start guides, tipsheets, e-learnings • Oefenomgeving • Technical Dress Rehearsal en de End User Dress Rehearsal
Kennismaken tijdens training
Tips voor bij de trainingen
• Zorg voor een goede trainingslocatie, ook dit is een communicatiemiddel • Reserveer tijd voor verwachtingsmanagement en detailvragen: parkeren,
catering, en zoek desgewenst een kolfruimte • Investeer in contact met de buurt
• Als het nu niet leeft in de organisatie dan ben je te laat!
Adrenaline tijdens Go live
• Zeer dynamische periode waar veel energie van uitgaat • 24/7 een commandocentrum door Radboudumc en Epic • Overdrachtsmomenten voor floorsupport van buitenaf • Dagelijkse superuser bijeenkomsten
• Korte lijntjes met calamiteitenorganisatie en Raad van Bestuur • Strakke communicatielijnen, communicatie over issues en oplossingen • Tipsheets
• Goede registratie van vragen, foutjes in het systeem
Tips bij Go live
• Er is niets belangrijker dan de Go Live, voor niemand in de organisatie • Snelle en flexibele berichtgeving op homepage intranet
• sfeerimpressie via dagelijkse journaal • berichten op homepage intranet
• Vergeet patiënten en verwijzers niet, voor hen verandert er weinig maar ze moeten zich in deze hectiek veilig blijven voelen
• Doorloop het calamiteitenplan en zorg dat alle telefoonnummers
gecontroleerd zijn • Hou je aan het schema, blijf niet langer. Daarvoor betaal je later de prijs
Herpakken bij nazorg en optimalisatie
• Heb oog voor het welbevinden van het team en zorg dat ze hun enthousiasme terugkrijgen
• Betrek de organisatie bij het maken van keuzes • Wat is een fout, wat is een wens, wat heeft prioriteit
• Echte aanpassingen pas na drie maanden • Men is in het begin zeker niet tevreden met het systeem • Rouwcurve…duurt een jaar
Tips Nazorg en optimalisatie
• Benoem issues, maak prioritering duidelijk en laat voortgang zien • Verwachtingsmanagement belangrijker dan ooit • Vervolgtrainingen • Probeer de tipsheets (>300) zo te ordenen dat ze gevonden worden
Vragen?