Cloud Services

3/12/2015

SharepointAdmin Quick Start Guide

     

 

ACTIVATION

An  activation  letter  will  be  sent  to  the  email  account  of  your  administrator  contact.    SharePoint  will  be  part  of  your  Cloud  Control  Panel  upon  provisioning.          

• User  ID:    as  assigned  via  your  activation  letter  • Password:    as  assigned    • SharePoint  site  URL:    http://hostedname.net  

 

 

Before  you  begin  please  read  below  

 

DOMAIN NAME SERVICES (DNS) AND SHAREPOINT

Setting  up  a  domain  to  access  SharePoint  can  be  easy  provided  some  thought  and  planning  are  applied  up  front.      

When  you  purchase  a  SharePoint  subscription  through  TelePacific,  you  were  asked  to  provide  a  domain  name  for  your  SharePoint  site.    Your  chosen  domain  name  is  automatically  associated  with  the  new  SharePoint  site  when  we  build  your  services  in  our  Cloud  Services  platform.    Your  domain  also  displays  during  the  Add  a  New  SharePoint  Site  function  in  you  Cloud  Services  Control  Panel.        

As  mentioned  in  the  getting  started  guide,  DNS  is  simply  a  database  that  links  meaningful  names  (known  as  host  names),  such  as  http://www.microsoft.com,  to  a  specific  IP  address,  such  as  192.168.124.1.    This  allows  your  domain  to  “point”  to  a  specific  location  on  the  internet  for  email  and  webhosting  purposes  and  allows  a  given  domain  to  be  used  for  both  email  and  webhosting.  

SharePoint uses the Address Records (A Records) in DNS

A  records  point  the  hostname  to  its  matching  IP  address.  It’s  easier  for  humans  to  remember  alphabets  than  pure  numbers,  the  A  record  is  the  DNS  entry  which  accomplishes  this  task.  A  few  examples  of  A  records  are:  

dnsgoodies.com  206.113.12.227  

test.dnsgoodies.com  209.159.62.152    

 “A”  records  pertain  to  Web  servers  and  web  hosting.    Hosted  Microsoft  SharePoint  acts  like  a  website.    It  can  be  assigned  a  domain  and  an  associated  URL  and  access  to  the  site  is  controlled  by  you.        

     

 

 Many  customers  use  a  primary  dedicated  domain  such  as  www.customername.com  for  their  SharePoint  site  address.    However,  if  your  primary  domain  is  already  being  used  as  access  to  a  primary  web  site  that  perhaps  you  or  someone  else  is  hosting,  then  you  may  have  created  a  subdomain  off  your  primary  domain  such  as  www.share.customerneame.com,    This  subdomain  can  provide  browser  access  to  your  new  Cloud  Services  Hosted  SharePoint  site  just  as  easily  as  a  primary  domain,  provided  you  point  your  domain  or  subdomain  to  the  IP  address  we  assign  you.  This  IP  address  is  found  in  your  Cloud  Services  configuration  and  is  accessible  via  your  Cloud  Services  Control  Panel.    Below  is  an  example  of  the  IP  address  information.    Please  take  a  minute  to  locate  this  information  for  your  account  now  in  the  Control  Panel  and  write  it  down  for  reference  purposes.      

Configure/Point  Your  DNS  to  TelePacific  Cloud  Services:  Schedule  time  to  work  with  your  DNS  administrator  to  change  your  A  records  using  the  information  provided  in  this  section.  Note  that  there  are  two  possible  environments  so  please  refer  to  the  information.  

 DNS  Migration  –  TelePacific  Hosted  DNS:  If  TelePacific  is  your  DNS  provider  TelePacific  will  make  the  changes  to  your  DNS  on  your  behalf  to  point  to  your  SharePoint  Service  (“A”  Record).    To  request  these  changes  please  call  the  TelePacific  Reliability  and  Repair  Operations  Center  (RROC)  at  (1-­‐855-­‐444-­‐8722)  and  let  them  know  the  following  information:  

• Let  the  TelePacific  service  representative  know  that  you  are  a  new  Cloud  Hosted  SharePoint  customer,  and  that  your  DNS  is  currently  hosted  by  TelePacific.  They  will  request  your  account  information  from  you  to  verify  that  you  are  a  TelePacific  customer.  

• Request  that  the  TelePacific  service  representative  open  a  ticket  indicating  that  your  DNS  A  records  need  to  be  pointed  to  the  IP  address  we  provided  you,  and  which  you  located  in  your  configuration  in  the  Cloud  Services  Control  Panel  (see  above)    

 DNS  Migration  Non-­‐TelePacific  Hosted  DNS:    If  your  DNS  provider  is  not  TelePacific:    If  you  use  another  commercial  provider  of  DNS  such  as  Network  Solutions  or  GoDaddy,  you  will  be  responsible  for  making  your  own  changes  to  the  DNS  records  to  point  your  SharePoint  Service  (“A”  Record)  to  the  IP  address  we  provided  you,  and  which  you  located  in  your  configuration  in  the  Cloud  Services  Control  Panel  (see  above).    

Please  proactively  call  your  DNS  provider  if  you  need  help  or  have  questions  about  changing  your  DNS  records.      

     

 

Once  you  have  pointed  your  DNS  to  the  new  IP  address  you  are  ready  to  activate  and  create  and  test  your  SharePoint  site  via  the  Cloud  Services  Control  Panel.    

1. Log  into  the  Control  Panel.  The  Control  Panel’s  main  dashboard  displays:    

   

2. As  illustrated  above,  select  Add  New  Site  from  the  SharePoint  section  of  the  main  dashboard.  The  first  screen  of  the  Create  New  SharePoint  Site  wizard  displays:    

   NOTE:    You  can  also  access  the  Create  New  SharePoint  Site  wizard  by  selecting  the  SharePoint  tab  at  the  top  of  the  screen  and  clicking  the  [Add  New  Site]  button.    

3. Select  a  domain  or  subdomain  from  the  list  (this  is  the  domain  name  you  entered  when  you  purchased  the  SharePoint  subscription)  and  click  the  [Next>>]  button.  

NOTE:    If  you  have  only  one  domain,  then  there  will  be  no  list,  just  the  name  of  the  domain.  

     

 

The  next  screen  of  the  Create  New  SharePoint  Site  wizard  displays:    

 

4. Select  the  subscription  to  which  the  SharePoint  site  will  be  associated  and  click  [Next].  The  next  screen  of  the  Create  New  SharePoint  Site  wizard  displays:    

   This  step  consists  of  selecting  the  type  of  user  that  will  administer  the  new  SharePoint  site:    

Existing  Service  User  –  Select  this  option  if  the  user  had  previously  been  setup  with  either  Exchange  or  SharePoint  service.    The  Service  Users  list  displays.  Select  a  user  and  click  [Next>>].  Go  to  Step  5.  

New  Service  User  –  Select  this  option  if  the  user  has  never  been  setup  with  Exchange  or  SharePoint  service.    

5. For  this  example,  select  New  Service  User  and  click  [Next>>].  The  next  step  of  the  Create  New  SharePoint  Site  wizard  displays:  

 

     

 

   

6. Enter  a  Display  name,  Login,  and  Password  for  the  new  site  administrator.    NOTE:    If  you  want  the  system  to  generate  a  random  password  for  you,  click  the  [Generate  New  Password]  button.    Write  it  down;  system  passwords  are  easy  to  forget.      

7. Click  the  [Next>>]  button  when  finished,  and  the  next  step  in  the  Create  New  SharePoint  Site  wizard  displays:    

   

8. Select  a  Template  from  the  drop-­‐down  list  or  leave  the  default  selected,  which  enables  you  to  select  a  template  when  you  first  log  into  the  new  site.    AND  Enter  a  Storage  quota  in  the  appropriate  field  (MB  or  KB)  and  click  [Next>>].    The  next  step  in  the  Create  New  SharePoint  Site  wizard  displays:    

   

9. Select  a  Language  in  which  to  provision  the  site  (default  is  English).  The  list  of  available  languages  depends  on  the  selected  template.  

   

     

 

 10. Click  [Next].  

The  summary  screen  displays:    

   

11. Review  the  new  site’s  settings  and  click  [Finish].  The  new  site  is  created  and  displays  in  the  list  of  SharePoint  sites  for  the  account.