slide no 1 14/06/2004baaniv – introduction baan iv c4 mise en production

14/06/2004BAANIV – INTRODUCTION Slide no 1

BAAN IV c4BAAN IV c4mise en productionmise en production


BaanIV c4 BaanIV c4 AGENDAAGENDA

• Date mise en production• Ce qui change• Aperçu de la version Web• Situation par ateliers :

– Développements effectués– Points en suspens– Planning des développements futurs

• Futur


BAAN IV c4BAAN IV c4• DATE DE MISE EN PRODUCTION :

– Proposée : lundi 27/06/2005– Dépend du résultat des tests

• IMPACT :– Arrêt de Baan le vendredi 24 à midi pour permettre le bouclement

dans l’ancien système avant export de la base de données– Arrêt des jobs prévus pour le vendredi après-midi– Utilisateurs du système : anticiper la fermeture et liquider les

tâches en suspens avant midi

• LUNDI 27 : Démarrage dans le nouveau système


BAAN IV c4BAAN IV c4• CE QUI CHANGE DANS LE STANDARD :

– Nouvelle interface (Web) mais interfaces c/s et ascii toujours supportées– Certaines sessions ont été réécrites – Intitulés en anglais pour l’instant -> version française en juillet– Idem pour help files et fonctionalité du calendrier

• SINON :– Structure des tables identique– Fonctionalité : la même que dans le système actuel

• DANS LES SPECIFIQUES : – Un certain nombre d’améliorations et de nouveaux développements ont été

implémentés (détails évoqués dans prochains slides)


BAAN IV c4 – WEBTOPBAAN IV c4 – WEBTOP


BAAN IV c4 – WEBTOPBAAN IV c4 – WEBTOPTouches fonction C/S -> WEB Touches fonction C/S -> WEB

• Page écran c/s

• Page écran Webtop


BAAN IV c4 – WEBTOPBAAN IV c4 – WEBTOP• Page écran (suite)- 1ère ligne de fonctions:

Pointer la souris sur chaque option pour voir la fonctionalité proposée


BAAN IV c4 – WEBTOPBAAN IV c4 – WEBTOP

• Deuxième ligne : pointer la souris sur l’icone pour afficher la fonctionalité proposée:

• Si quelques icônes ont changé, la fonctionalité proposée dans la transaction est identique au c/s


BAAN IV c4 BAAN IV c4 Situation des développements par secteurSituation des développements par secteur

1 - Gestion du stock 2 - Gestion des articles 3 - Gestion des ventes 4 - Gestion des achats 5 - Magasins spécifiques 6 - EDI business 7 - Interfaces avec Baan 8 - Aspects financiers et comptables


BAANIV c4 – Gestion du stockBAANIV c4 – Gestion du stockSituation : développements demandésSituation : développements demandés

Description Détails Sessions concernées

Seuil de livraison directe pour magasin 00(doit être 0 sauf si stock existant)

-modification de l’interface LIMS (Before)-ou script spécifique(cf upd_art_53.sql)

-Interface LIMS

- Script dans /usr/baan/cern/sql

Déclassement des articles -Liste des données de stock pour articles à déclasser (stock par magasin, demandes et commande en cours)-Script pour supprimer automatiquement:-association article/mag-association article/empl.

-nouvelle session édition

-Nouvelle session

Localisation articles du magasin 00 (pour la livraison interne)

Association des articles du 00 à des emplacements correspondant à l’adresse physique (par ex. Groupe 44 = 129-R-001)

-Emplacemens à créer-Articles à associer-transferts de stock à effectuer pour articles avec stock-interface Qualiac/Distribution interne à modifier

DEVELOPPEMENT EN SUSPENS




BAANIV c4 – ArticlesBAANIV c4 – ArticlesSituation : DécisionsSituation : Décisions

Domaine Nature du problème Statut

Numérotation des demandes EDH

Après la migration C4, conserver aux demandes EDH leur référence initiale pour faciliter la traçabilitéContre: trous dans la numérotation

Code signaux Codes signaux à revoir (intitulés, etc..) par FI-LSEnsuite mise à jour des articles (via SQL) par IT-AIS

Pas de nouvelles de FI/LS

Emplacement de quarantaine FI-LS souhaite un emplacement de quarantaine pour certains articles.

Fonctionalité souhaitée à préciser

Incoterms Si incoterme = DDU, possibilité de modifier la destination (en-tête ordre d’achat)

Besoin à confirmer

Problèmes de réseau Bât.73 Pertes de connection répétitives par les utilisateursProposé : statistique sur une semaine par un utilisateur , bilan et aviser expert

Pas de réponse sur la solution proposée

Nomenclatures Gérer des articles issus d’une architecture de composants

Besoin à confirmer

Implémenté dans BaanIV c4


BaanIV c4 – ArticlesBaanIV c4 – ArticlesSituation : développements demandésSituation : développements demandés


Articles de remplacement Dans EDH, proposer au demandeur un article de substitution si l’article souhaité est déclassé

-Nouveau développement à demander à l’équipe EDH

Gestion des articles Ajouter de nouveaux champs dans l’écran de saisie des articles pour afficher les données de stock et la date de fin de contrat

tiitm001m000Deux écrans à modifier

Calcul prix de revient Avant le calcul, production d’une liste des commandes en cours pour faciliter les corrections

Nouvelle session à developperPas de décision FI-LS pour l’instantSpécifications à préciser

Recopie des articles Modifier le programme de recopie pour exclure la recopie de certains champs

En attente d’une liste des champs à ne pas recopier qui doit être fournie par FI-LS

Fait

Fait


BAANIV c4 – VentesBAANIV c4 – VentesSituation : développements demandésSituation : développements demandés


Adresses spécifiques Modifier la session pour contrôler et valider les adresses saisies

tdsls4103s000modification de la forme et du script pour effectuer les contrôles

Impression ordre de vente Possibiliter d’imprimer un ordre de vente tdsls4410m000 – Edition standard à customiser?Besoin à confirmer

Feedback EDH Dans EDH, trier les lignes de feedback par no de ligne afin de faciliter la visibilité pour les utilisateurs

Nouveau développement à demander à l’équipe EDH

Confirmation du désenlogement Envoi d’un mail automatique à l’utilisateur après confirmation du picking (pour le Labo Telecom)

tdsls9202m000Layout du mail à fournir par LTSession à modifier + report mail spécifique

Confirmation partielle d’un picking Ajout d’un nouveau champ dans l’écran de DPA pour permettre d’exclure certaines lignes de picking avant de confirmer (EDI – MP)

cdddev0015m000 + tdsls9202m000Modification structure table cddev011 + modification sessionsAttente confirmation FI-LS

Ecran simplifié pour demandes emportées Mise en place d’une session avec un écran affichant uniquement les champs à renseigner et effectuant les validations habituelles

Développement extérieurPrix = 9600 CHFCodes budgétaires à spécifier (PC Shop, EPool, FI-LS) Epool doit aussi confirmer l’accord pour l’ecran standard (sans ajout supplémentaire)

Fait

Fait

Fait

Fait

???


BaanIV c4 – AchatsBaanIV c4 – AchatsSituation : décisionsSituation : décisions

Domaine Nature du problème Statut

LIMS Atelier à organiser avec M. Krever pour -assurer la formation des utilisateurs -améliorer le niveau de confiance -expliciter certaines propositions INV avec des quantités élevées

Date de l’atelier non encore précisée

Recopie lignes appel d’offre en ordre d’achat

Selon les utilisateurs, cette procédure est lourde et prend du temps.Fonctionalité testée par IT-AIS , environ 1 mn pour effectuer la recopie

Nature du problème à préciser et confirmer par FI-LSRéponse : lié à fréquence utilisation

Edition de commande Les utilisateurs ne souhaitent plus produire le récapitulatif par pays d’origine qui est édité à la fin de la commande

Décision FI-LS de maintenir ce récapitulatif pour assurer la cohérence avec les achats/Qualiac (édition standard)

Contrôle de qualité Définir tous les articles (sauf EDI, PC Shop, LT) avec un contrôle de qualité systématique génère une étape supplémentaire lors de la réception dont la fnalite ne parait pas indispensable.Peut-on abandonner ce contrôle sauf pour les aritcles nécessitant une véfrification extérieure ?

Décision en attente

Fax non transmis – messages d’erreur

Selon FI-LS, certains fax ne passent pas et des messages d’erreur sont générés

Exemples à communiquer par FI-LS

Seuil d’envoi d’une commande par fax

Actuellement, ce seuil est à 5000 CHF Seuil à confirmer par FI/LS

Réapprovisionnement automatique

Mise en place d’une nouvelle fonctionalité permettant, pour des articles paramétrés comme tels, d’automatiser les traitements depuis la génération des INV à l’envoi de la commande par fax au fournisseur

Décision en attente

JOBIMP, JOBMT Mise en place d’une procédure permettant une gestion intégrée des jobs MT et IMP avec génération automatique du Job dans Qualiac

Réunions à organiser avec MT, etc.. et proposition à valider-> approche finalisée


BaanIV c4 – AchatsBaanIV c4 – AchatsSituation : développements demandésSituation : développements demandés


Echéance des contrats Production d’une liste hebdomadaire des contrats arrivant a échéance afin de permettre leur renouvellement dans les délais

Nouvelle session à développer et à systématiserDemande à confirmer par FI-LS

Blocage au niveau des montants Affichage d’un messge d’avertissement si le montant du contrat est dépasséCe message devrait apparaitre au niveau de l’INV; après, c’est trop tard.

Demande à confirmer Fonctionalité à préciser

Relance fournisseurs Générer la liste des reliquats d’achat en même temps que la liste des relances, c’est à dire le mardi matin

Job systématique à replanifier

Recherche d’un lot par le no de lot ou par le certificat

Accès aux lots directement par le no de lot ou le no de certiticat au lieu de article/lot

Deux nouveaux index à ajouter à la table tdltc001

Retour de la confirmation Isofax directement à l’utilisateur

Les confirmations doivent retourner à l’utilisateur Baan et non plus au gestionnaire de produit comme précédemment

Cinq sessions édition Baan à modifier.Solution testée. Mise en place définitive à effectuer

Relance automatique 1-Production d’une liste des commandes devant être livrées dans les 15 jours2-Envoi au fournisseur d’une demande de confirmation des délais

Première partie implémentée et proposée à FI-LSAttente d’une décision et de spécifications pur la deuxième partie

Adresses fournisseurs Gérér tél. et fax au niveau de chaque adresse fournisseur

Modification structure table tccom022Modification session tccom2103m000Impact sur Interface Qualiac

FAITFAIT

FAIT

FAIT

FAIT

FAIT


BaanIV c4 – Magasins spécifiquesBaanIV c4 – Magasins spécifiquesSituation SSM Situation SSM

Domaine Nature du problème Décision - Statut

Machine à conditionner

Cette machine est-elle encore utilisée? Doit-on maintenir les customisations correspondantes

Machine plus utiliséeCustomisations à abandonner

Inventaires selfs Inventaire par pistoletCustomisations dans génération ordres inventaire(sélection des articles par ordre croissant de scem)

Customisations à abandonner

Inventaire SSM IT-LS n’est pas satisfait de la fréquence de rotation des articles SSM dans l’inventaire ni du nombre d’articles proposés par jour

Nouvelles spécifications à fournir par FI-LS:-fréquence-Nombre articles/jour à inventorier

Job systématique ‘SELFS’

Faut-il maintenir un désenlogement self puisque les sorties du SSM sont maintenant gérées par des demandes emportées

Revoir le job ‘SELFS’ et supprimer la partie désenlogement

Futur Maintien d’un conditionnement spécifique pour le SSM? Fonctionalité maintenue

FAIT


BaanIV c4 – Magasins spécifiquesBaanIV c4 – Magasins spécifiquesSituation PC Shop (CH) Situation PC Shop (CH)


Délai de réapprovisionnement

Comment diinuer les délais de réapprovisionnement des articles du PC Shop et éviter les ruptures

Utilisation progressive de la génération des propositions INV pour générer les commandes de réappro sans attendre d’être en rupture

Gestion par lots Comment gérer un seul no de lot par réception tout en gardant la trace des nos de série correspondants pour le suivi des garanties

Nouveau développement à prévoir.Création d’une nouvelle table associée à la table des lots et permettant de saisir plusieurs occurrences pour un no de lot donnéAttente décision PC Shop

Composants et accessoires non définis dans Baan

Ices articles vont-ils être intégrés dans BAAN ? En raison de l’aspect ponctuel , le PC-Shop ne souhaite pas intégrer ces articles dans Baan

Mac Intoshes Intégration dans Baan? Pas d’intégration dans Baan.Articles commandés directement sur le site du fournisseur par les utilisateurs

Location PC Utilisation de la solution implémentée au EPool pour gérer les locations de PC au PC Shop

Solution présentée à examiner par le PC ShopAttente décision pour implémentation éventuelle

Déménagement au 73 en cours


BAANIV c4 – Magasins spécifiquesBAANIV c4 – Magasins spécifiquesSituation Labo Telecom (LT)Situation Labo Telecom (LT)


Gestion des lots Possibilité d’accéder au lot soit par le no de lot , soit par le no de certificat (= no d’appel) et non plus article/lot

Deux nouveaux index à créer sur table tdltc001

Confirmation du picking

Message à envoyer à l’utilisateur pour l’informer de la mise à disposition du matériel + feedback spécifique EDH

Session tdilc9202m000Modifications à ajouter

Perspectives futures Pas de besoins particulkiers exprimés par le Labo Telecom

DONE

DONE


BILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiquesBILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiquesPool électronique (STO)Pool électronique (STO)


Code budgétaires inactivés

Les codes de remplacement existant dans Foundations, faut-il envisager un développement permettant une mise à jour automatique quand le code est inactivé?

En attente décision EPool Problème marginal (09/06/2005)

Saisie des articles Le STO déplore de devoir renseigner 5 écrans pour créer un nouvel article, devoir calculer le prix de revient (?) etc…

Prochaine saisie d’article à faire en commun avec IT-AIS pour identifier les problèmesEn attente EPool

Facture anticipée pour approbation déppenses

Possibilité de produire dans Baan une facture pro-forma avant prélèvement dans le stock

Solution proposée : utiliser le module ‘Devis de Vente’A évaluer par EPool en vue implémentation

Suivi des coûts de maintenantce

Exploiter sous forme de rapports l’information maintenant saisie dans Baan (coûts de réparation, etc…)

Spécifications à fournir par Epool

Nouveaux développements

EPool doit nous faire parvenir une liste de nouveaux développements souhaités

Liste fournie – développements à planifier

Profil de location Possibilité d’utiliser les profils pour gérer des prix de location dégressifs

Fonctionalité non envisagée

Vente d’équipement Etendre la fonctionalité pour proposer aux utilisateurs soit l’achat soit la location d’équipement

Option ne figurant plus dans la stratégie future du EPool

Abandonné

Abandonné

Abandonné

Abandonné

Abandonné


BAANIV c4 – Situation EDIBAANIV c4 – Situation EDIDomaine Nature du problème Décision – Statut

EDI pour PC Shop Le PC Shop envisage de ne plus stocker les PC et de gérer les ventes soit comem livraisons directes soit selon le process EDI

Spécifications à préciser par PC Shop

cXML Remplacement EDI par cXML?, abandon du Gateway EDI Fournisseurs à contacte par FI-LS pour une solution concertée

Bossard Renouvellement du contrat en cours Quid du futur fournisseur

Carbagaz Gérer dans Baan la location des bouteilles de gaz Nouvelle table à créer et mise en place des sessions nécessaires

Angst & Pfister Envoi de la liste de désenlogement par Email au lieu de fax manuel Contacter fournisseur et modifer session de génération de désenlogement (tdilc4201m000)

Farnell Problème de gestion des anomalies Réunion à organiser avec le fournisseur

Radiospares Deux options:-commander directement sur le catalogue du fournisseur-intégrer dans le catalogue un subset du catalogue Radiospares

Discussion en cours avec le fournisseur

Désenlgement partiel Possibilité de confirmer partiellement un pickign EDI (dans le cas ou certaines positions ne peuvent être livrées dans les délais)

Nouveau développement : -nouveau champ dans DPA-modif session tdilc9202m000

Achats directs sur site fournisseur

Le PC Shop notamment indique que les Mac Intoshes peuvent être achetés directement sur le site du fournisseur par le demandeur

Exemple à fournir par PC Shop pour vérification

Synchronisation bouclement magasins /cloture fournisseur

Actuellement, le magasin boucle le dernier week-end du mois et le fournisseur le dernier jour du mois. Ce décallage genère des problèmes dans le traitement de la facture.Problème pour changer la règle du jeu:-FI a besoin de 2 jours pour lancer certaines tâches entre le bouclement magasins et le bouclement général-Dans Baan, le bouclement ne peut encore être automatisé

-Voir avec FI si le délai peut être raccourci-voir avec c4 si une partie du bouclement peut être systématisée

DONE

DONE

DONE

DONE

DONE


BAANIV c4 - Situation interfacesBAANIV c4 - Situation interfacesInterface Nature du problème Décision – Statut

FOUNDATIONS Pas de problème particulier

QUALIAC(Fournisseurs)

Clash en cas de suppression physique d’un fournisseur dans Qualiac Interface à renforcer pour prendre en compte cette possibilité

Supporter no de tel. et de fax. Par adresse et non plus globalement Code à revoir pour intégrer cette nouvelle fonctionalité

QUALIAC(commandes)

Problème de consistance de données char-> varcharWorkaround : tables de transfert Qualiac dupliquées coté Baan

Bug à corriger, tables transfert coté Baan à supprimer

ORIAC Automatisation du bouclement (ou d’une partie)Synchronisation bouclement Baan-bouclement fournisseurs EDI

A envisager après installation C4 si bug financier Baan résoluNb: Nombreux jobs à lancer et vérifier avant le bouclement

CET Pas de problème particulier

CFU Nombreuses demandes de modification faites par FI-LS (selon liste détiallée sur POW) concernant soit l’interface soit directement CFU

Réunion à organiser par FI-LS avec J. Podolec-IT pour planifier les développements demandés

Pourquoi seul le texte français est pris en compte pour les articles?-L’interface ne transfère que les textes en français parce que la plupart des textes articles existent en Français et ne sont pas traduits dans Baan

FI-LS doit vérifier si cette fonctionalité est nécessaire et dans ce cas traduire les textes existants dans Baan

EDH Feedback EDH à revoir:-texte pour livraison interne-texte pour Labo Telecom-texte pour date de livraison prévue-Bug si suppression demande (via en-tête)

Nouveaux développements à prendre en compte

Affichage du feedback (interne EDH) :-pour l’instant inexploitable (lignes mélangées)Nécessité d’ajouter un tri par ligne

Nouveau développement à demander à l’équipe EDH

DONE

DONE

DONE

DONE

DONE


BAANIV c4 – Situation interfaces (2)BAANIV c4 – Situation interfaces (2)

Interface Nature du problème Décision – Statut

CATALOGUE Mise dans le été catalogue d’articles pour lesquels les prix n’ont pas été calculés

Customisation à mettre en place pour empêcher le transfert tout pendant que prix de revient et prix de vente sont vides

LIMS Prise en compte dans Baan des contraintes fournisseur saisies dans LIMS?

Exemple à communiquer par FI-LS

Procédure AFTER à abandonner, modifications portées directement dans Baan

Modification de la session de génération des inv(tdinv3201m000)

Nouveaux articles ne générant pas de propositions JNV Exemple à communiquer par FI-LS

EDI Pas de problème particulier

DONE

DONE


BAANiv C4 – Situation: aspects financiersBAANiv C4 – Situation: aspects financiers

• Le bug des 3% ayant disparu dans c4, il est maintenant permis d’envisager ces améliorations

Problème Nature du problème Décision – Statut

3% à l’entrée Moduler cette surcharge à l’entrée Modulation incompatible avec bug financier actuel Baan – attendre c4

Synchronisation bouclement

Synchroniser bouclement Baan/bouclement Oriac pour faciliter facturation EDI

Non envísagé pour l’instant:-Magasins : trop de jObs à lancer et vérifier avant bouclement-Oriac : traitements à effectuer une fois les magasins bouclés et avant le bouclement général


FUTURFUTUR

• Développements Cern en attente– Calendrier + priorités à définir

• Demandes suspendues:– Ecran simplifié saisie ordres de vente emportés– Achat de la version light de Office integration

• Nouveaux développements :– Gestion du magasin MP par emplacements, gestion du désenlogement

décentralisée– Demandes emportées : flux de plus en plus important d’utilisateurs ->

envisager mise à disposition d’écrans de saisie pour les clients qui pourraient entrer l’information (au besoin avec un écran simplifié), le magasinier opérant seulement la partie désenlogement

• Futures orientations ????

slide no 1 14/06/2004baaniv – introduction baan iv c4 mise en production

Documents

stock et

migration c4

certains articles

nouveau systme page

stock situation

tches en

change dans

trous dans