INFOCAJA 2.0

15 de Octubre de 2012

INDICE

INTRODUCCIÓN 1

INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN 2

DESCRIPCION Y CARACTERISTICAS DE INFOCAJA 2.0 6

Ingreso al sistema 6

Empleados 6

Formas de pago 8

Descuentos 8

Grupos de productos 9

Modificadores 10

Productos 10

Clientes 11

Categorías 11

Motivos de cancelación 12

Proceso de venta 12

Apertura de la mesa 13

Ingreso de la comanda 13

Cierre de la mesa 15

Pago de la mesa 16

Reportes 17

Cambio de turno 18

Todo control 19

Grupos de ingredientes 20

Unidades de medida 20

Ingredientes 22

Listas de ingredientes 22

Recetas 23

Almacenes 23

Almacenes de salida 24

Proveedores 24

Inventarios 25

Compras 25

GLOSARIO 28

CREDITOS 29

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INTRODUCCIÓN

Infocaja nació de la necesidad de los empresarios restauranteros de tener

un sistema útil, sencillo de usar, funcional y de un precio que es accesible a

cualquier giro de empresa que desee tener un control sobre su negocio.

Si no se tiene un cuidado para llevar un control en tus clientes,

mercancías, precios no se obtendrá la utilidad que se está buscando. Este

programa te ayuda a ganar en tu negocio contra la competencia manteniendo al

margen tus mermas y robos.

En la actualidad se ha dividido el negocio en varias áreas, donde no solo

se controla los ingresos, las compras, los inventarios de la empresa, se tiene

que tener un sistema administrativo integral para contar con la información que

se desee y sobre todo que este a la mano para tomar decisiones de manera

inmediata, por que el mercado así lo demanda.

Del por qué elegir este sistema en tu negocio, aquí vienen algunas ventajas:

Infocaja detecta un mal manejo, aunque se tenga autorización para

hacerlo como mesas eliminadas, productos cancelados ya impresos,

cortesías, cambios de forma de pago de efectivo por tarjeta etc.

Toma al instante decisiones como que producto es el que más se vende o

el producto que ya no está saliendo y debes de quitar de la carta, cual es

el mesero líder en ventas y cual no te sirve, que meseros están cobrando

la propina al cliente.

Ya que tenemos tus ingresos y también tus egresos podrás saber tu

resultado, cuanto estas realmente ganado, esta semana, este mes, por

cada producto, desde que abriste y en segundos.

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Es un sistema de cómputo muy evolucionado con la más alta tecnología, que

de compone de 3 partes principales:

1.- Punto de venta o caja touch screen para captura de meseros, caja de

captura rápida para cajero, caja de cover y modulo comandero.

2.- Sistema TodoControl de administración total, que permite la

administración eficiente de nuestro negocio con el mínimo de personal.

3.- Información en tiempo real e histórico en Internet, conoce el estado de tus

negocios al momento, observa y escucha por medio de cámaras a tu personal

ya tus clientes, entra a la computadora de tu cajero desde tu casa y graba todos

sus movimientos.

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INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN

Requisitos de hardware y equipo para el sistema

Para que el programa pueda operar de manera adecuada es necesario

que el equipo en el cual se va a instalar cuente con ciertos requisitos mínimos de

capacidad los cuales se enlistan a continuación:

Computadora servidor (Equipo donde se guardan las bases de datos del

sistema):

En aquellos lugares en que se utilice más de una computadora es

importante que se adapte una de estas para que opere como servidor, en

aquellos donde se utilice una única caja aplican los mismos requisitos ya que en

ambos casos sobre esta computadora es donde se instalan las bases de datos

donde se guarda la información. Al decir servidor a lo que nos referimos es a

que en ella se van a almacenar las bases de datos para ser alimentadas por las

demás computadoras periféricas así como por ella misma. Es por ello que

requiere tener propiedades un poco mejores en cuanto a capacidad para obtener

de esta un funcionamiento más eficiente.

Desde la computadora servidor se manda la información al servidor de

Internet, es crucial por ello que cuente con la conexión de Internet más eficiente

y con una mayor capacidad ya que de ella depende la velocidad a la cual operan

las demás computadoras que la alimentan.

Los requisitos son:

1) Windows XP con Service Pack 2.

2) Conexión a Internet de banda ancha:

De preferencia Infinitum, existen otras opciones sin embargo es importante

corroborar que permitan el acceso remoto ya que algunas compañías como

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Avantel no lo permiten lo cuál implica que no se puedan realizar asesorías y

resolución de problemas de forma inmediata y gratuita a través de este sistema.

3) Memoria Ram mínima de 1GB.

4) Pentium 4 en adelante.

5) Que utilice procesador Intel (Las computadoras ACER utilizan

CELERON que no es tan eficiente por lo cual no las recomendamos)

6) Que sean computadoras modernas.

7) Tiene que estar en red con impresoras y computadoras con que se

espera exista comunicación.

Puntos importantes a considerar:

1) Infocaja es una empresa especializada en Software, no es su campo ni

su negocio la venta y mantenimiento de equipos de hardware, por lo tanto es

importante aclarar que cualquier falla relacionada con estos, no es un asunto a

tratar con infocaja, sino con técnicos y especialistas en el campo del hardware.

2) Es importante considerar que los equipos deberán estar

apropiadamente conectados bajó una red que permita una comunicación

eficiente entre estos, que tengan un cableado adecuado así como fuentes de

poder confiables y que se encuentren lo más protegidos posibles ya que por el

tipo de ambiente en que se utilizan suelen ser muy vulnerables a accidentes.

Para poder comenzar cualquier instalación es un requisito que ya se cuente con

esta red y exista certeza de que funciona adecuadamente.

3) Existen impresoras que nos son compatibles con ciertos equipos, suele

deberse a la antigüedad de estos. Para poder comenzar con la instalación es un

requisito que exista certeza de esta compatibilidad antes de comenzar con la

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instalación y que se cuenten con pruebas de impresión que demuestren que los

equipos son compatibles entre sí y están correctamente instalados.

4) Los drivers de los equipos tanto de monitores touch-screen como

impresoras deberán de haber sido previamente instalados para poder comenzar

con la instalación.

5) Para el caso de operar con más de una computadora, las bases de

datos se encontrarán ubicadas en la computadora servidor por lo tanto para que

todas las computadoras periféricas puedan operar requieren que el servidor se

encuentre encendido antes de encender las demás computadoras y durante

todo el tiempo de su operación, de lo contrario las terminales enviarán un

mensaje diciendo que no pueden ver al servidor que no se quitará hasta que

este sea encendido.

6) Si se desea utilizar el sistema con huella digital, es muy importante que

nos contacten antes de realizar la compra del aparato biométrico lector de

huellas digitales, únicamente funciona con la marca digital persona no funciona

con ninguna otra marca, esto se debe a que por ser el más robusto y confiable

de los biométricos del mercado Infocaja creo aplicaciones especiales para ese

equipo en especial.

7) Debido a la conexión en red en que se encuentran las máquinas, es

muy importante que el firewall de Windows se encuentre apagado ya que de lo

contrarío no permitirá que la máquina que así lo tenga sea vista en la red

haciendo que las demás computadoras pierdan toda comunicación con esta. En

caso de ser la máquina servidor la que tiene el firewall activado las demás

computadoras no podrán ver las bases de datos ocasionando un error de

sistema semejante al que se genera cuando la computadora servidor se

encuentra apagada.

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8) La configuración de todas las máquinas donde se encuentre instalado

el sistema deberá incluir:

Idioma: Español México

Zona horaria: Guadalajara, Ciudad de México y Monterrey

Hora y fecha: Verificar que sea la correcta siempre y en todas las

máquinas

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DESCRIPCIÓN Y CARACTERISTICAS DE INFOCAJA

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Configuración inicial de infocaja

1) Ingreso al sistema:

Para ingresar al sistema hay que darle

doble clic al icono de Caja-->

Ingresar la contraseña-->

2) Empleados:

En esta pantalla daremos de alta a los empleados

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Del lado izquierdo vemos los usuarios que están registrados y del lado

derecho los campos del registro que tengamos seleccionado. Si queremos

modificar algún registro, únicamente lo seleccionamos del lado izquierdo y

cambiamos sus valores en el lado derecho. Después le damos clic al botón de

Grabar para que se apliquen los cambios.

Para asignar permisos al usuario nos podemos guiar el los perfiles

determinados por el sistema.

Para esto:

A) Asignamos un perfil

B) Damos clic a Permisos

C) Grabamos. Si queremos dar permisos especiales fuera del perfil

normal, podemos modificarlos en esta pantalla

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3) Formas de pago:

Aquí se definen las formas de pago que se aceptan y las comisiones que

pudieran generar cada una de ellas. La comisión se define en %.

4) Descuentos:

Aquí se agregan todos los descuentos que se requieren salgan en el

punto de venta al momento del cobro. Pueden definirse por monto o por

porcentaje.

5) G

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rupo de productos:

Aquí se definen la forma de agrupar los artículos al momento de ingresar

la comanda. Es importante esta parte porque de los grupos dependen los

reportes y la facilidad de los meseros para ingresar las órdenes de los clientes.

Ejemplo: Un grupo puede ser Pastas y dentro de estas puede haber Espagueti

Carbonara, Espagueti Boloñesa, Arroz, Espagueti a la crema, etc.

En esta parte también se define también el comportamiento del grupo en

varios aspectos:

A) Se define en que impresora se va a imprimir la orden. (Previamente

tienen que ser definidas por el técnico).

B) El grupo en la toma de comanda aparece ordenado de acuerdo a este

número. El orden es ascendente y no tiene que ser necesariamente consecutivo.

C) Color del grupo para resaltarlo y diferenciarlo de otros

D) Podemos elegir a qué horas y que días debe aparecer el grupo o no en

la toma de comanda. Esto es útil por ejemplo si queremos que los desayunos

sólo aparezcan antes de medio día o alguna promoción especial en ciertos días,

etc.

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6) Modificadores:

Los modificadores son aquellas modificaciones especiales que en

ocasiones el cliente pide y de las cuales queremos llevar el control. Puede o no,

tener un costo.

7) Productos:

Aquí definimos todos nuestros productos que vamos a poner a la venta.

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8) Clientes:

La opción de clientes permite llevar un registros de ellos para facturación

e incluso para guardar información personalizada en el campo de

Observaciones.

9) Categorías:

Aquí se definen las categorías que serán mostradas en la definición de

los productos en la parte de Categorías (ver PRODUCTOS). Estas categorías

sirven para una clasificación al momento de sacar reportes.

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10) Motivos de cancelación:

Cuando queramos cancelar una comanda o una mesa. El sistema nos

preguntará cuál fue el motivo. Es esta parte definimos todas las posibles

opciones por las cual necesitamos hacer dicha operación.

Proceso de venta

A continuación se dará un ejemplo gráfico de cómo realizar una venta, desde

la apertura de la mesa hasta el pago de la cuenta. Todas las opciones que

vamos a ver a continuación, se acceden desde la pantalla principal en la sección

de botones rápidos que se encuentran en la parte de debajo de la pantalla.

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1) Apertura de la mesa:

Aquí inicia el proceso de servicio al cliente. Ponemos el número de la mesa,

que puede ser el que nosotros queramos, siempre y cuando no exista una

abierta con el mismo número. Después ponemos el número de personas que

hay en la mesa.

Si el pedido es para llevar, se presiona el botón de la motocicleta y en

automático nos va a asignar un “número de mesa” que iniciará con la letra D.

Cuando estemos listos le damos el botón Aceptar.

2) Ingreso de comanda:

Para ingresar la comanda presionamos en el ícono de la mesa a la cual

deseamos agregar la orden. Se nos va a abrir la pantalla de captura de comanda

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Para ingresar la comanda:

A) Seleccionamos el grupo de productos (Ejemplo: Bebidas)

B) Seleccionamos el producto de todos los productos que nos aparecen

(Ejemplo: Cerveza)

C) Si le definimos modificadores a este producto, nos van a aparecer una

ventana con los mismos. En esta ventana hay un botón que dice ESPECIAL.

Aquí podemos poner alguna petición muy especial del cliente y que no este

dentro de las opciones que capturamos originalmente. Al seleccionar los

modificadores, solicitados. Le damos clic a Aceptar.

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D) Nuestro producto se va a ir al lado izquierdo, que es donde se enlista la

comanda. Repetimos el proceso hasta ingresar todas las solicitudes del cliente.

3) Cierre de mesa:

Cuando el cliente solicite la cuenta, cerrar la mesa. Para esto damos clic a la

mesa, y luego al botón “Cierre de Mesa”, a lo inmediatamente no aparece la

cuenta y ticket listo para imprimir

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4) Pago de mesa:

Para pagar la mesa, primero la seleccionamos, y presionamos el botón

“Paga Mesa”. Note que los productos de la comanda del lado izquierdo están en

color amarillo indicando que los productos ya fueron impresos en un ticket para

cobro.

Si el cliente quisiera ordenar alguna cosa mas, simplemente tenemos que

agregarlo a la comanda. El sistema en automático nos preguntará si deseamos

cancelar el ticket impreso a lo que contestaremos que “SI” y entonces la mesa

nuevamente queda abierta.

Al presionar cualquiera de las formas de pago, aparece una ventana en

donde debemos:

A) Capturar el monto que está pagando con esa forma de pago.

B) Capturar la propina en caso de existir.

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C) Presionar el botón de Aceptar Si no se presiona este botón y se da

ENTER, el sistema no lo entenderá como una aceptación del pago, sino que

modificará la cantidad del pago para saldar el 100% de la cuenta.

D) Si deseamos borrar una forma de pago que ya ingresamos la podemos

borrar con este botón podemos agregar varias formas de pago para saldar la

cuenta. En cuanto quede saldada y le demos aceptar a la venta principal de

pago el sistema nos preguntará si deseamos pagar la mesa, le indicamos que si,

y la mesa desaparecerá de la pantalla.

5) Reportes:

Antes de hacer el cierre del día podemos sacar reportes para saber cómo

se distribuyó la venta del día.

Estos son los reportes que podemos encontrar en la opción del menú

“Consultas”

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6) Cambio de turno:

Cuando queramos cambiar de cajero, debemos hacer un cambio de

turno. Esto es con la finalidad de llevar el control de cuánto dinero recibe cada

quien y quien debe responder por él.

El botón se encuentra en la parte de debajo de la pantalla y dice “Cambio

de Cajero”. Al presionarlo nos pedirá el nombre de la persona que entrega y el

nombre de la persona que recibe.

7) Cambio de turno:

Al terminar el día debemos realizar el “Fin de Día”. Con eso le indicamos

al sistema que el día terminó y limpiamos las cuentas para que no se acumulen

con las del día siguiente.

Note que una vez que realice esta operación todos los reportes quedarán

en ceros y no los volverá a poder consultar a menos que sea por el módulo

administrativo de TODO CONTROL, por lo que debe asegurarse de que ya sacó

toda su documentación necesaria para entregar a contabilidad, antes de realizar

el “Fin de día”

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Todo control

Todo control es el programa Administrativo de Infocaja. Con el podemos

costear y controlar nuestro inventario. Para ingresar a e incluso es un programa

diferente aunque la fuente de información es compartida.

Seleccionar el programa Todo control

Aparece pantalla principal

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Recorremos cada una de las opciones que tenemos en el botón de

“Inventarios”. Aquí nos aparece otra ventana divida en dos partes, de la cual

recorreremos cada una de las opciones de la izquierda a continuación.

I. Grupos de ingredientes:

Aquí definimos los grupos de ingredientes que van a contener nuestra

receta. Su función es facilitar la búsqueda de ingredientes a través de estas

agrupaciones. Una clasificación arriba de estos grupos es el Tipo de Grupo que

puede ser Alimentos, Bebidas u Otros.

II. Unidades de medida:

Probablemente esta sea la parte más importante y por ende más delicada

del sistema. Aquí determinamos las equivalencias entre las diferentes unidades

de medida. Es muy importante debido a que tiene un impacto directo en el

inventario.

Primero definimos nuestras unidades de medida

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En la ventana que aparece seleccionamos la otra unidad de medida (se

tuvo que haber dado de alta previamente) a la cual queremos convertir. Por

ejemplo en esta imagen, vemos que se selecciono Kilo en la y en la siguiente se

seleccionó Gramos, a lo que el sistema pregunta ¿Cuántos gramos caben en 1

Kilo?. Aquí ponemos la equivalencia numérica que en este caso sería 1000. (En

1 kilo hay 1000 gramos).

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III. Ingredientes:

Aquí se definen todos los ingredientes que conforman nuestras recetas.

Aparecen varias pestañas. En la pestaña “Generales” definimos el ingrediente, y

en que unidad de medida, se compra, almacena y se usa en la receta.

IV. Lista de ingredientes:

Podemos definir listas de ingredientes para facilitar nuestras compras. (Es

decir podemos definir una lista que se llame “Mercado” y cuando tengamos

planeado ir al mercado, podemos llamar a esta lista y nos traerá un sugerido de

compra de todos los productos que estén grabados en esa lista.

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V. Recetas:

Para definir la receta:

A) Seleccionamos el producto

B) Agregamos los ingredientes en la cantidad requerida

C) Si deseamos podemos agregar una foto del platillo terminado

D) Describimos la elaboración paso por paso

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VI. Almacenes:

Aquí definimos nuestros almacenes.

VII. Almacenes de salida:

Aquí definimos de qué almacén queremos que se descuenten el

inventario dependiendo del grupo, de la familia o de la caja en que venda un

producto

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VIII. Proveedores:

Catálogo de proveedores

IX. Inventarios:

Si le damos clic a botón de inventarios nos abrirá la ventana de

Inventarios físicos. Si queremos iniciar un inventario le damos a botón de

agregar lo que nos abrirá la siguiente ventana Aquí debemos:

A) Asignar un número al documento

B) Grabar el documento. Esto es necesario para que nos permita agregar

artículos

C) Agregar los artículos

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D) Si queremos podemos agregar una lista completa de artículos para

ahorrar tiempo de captura.

X. Compras:

Para realizar una compra, le damos clic al botón y en la pantalla que

aparece:

A) Seleccionamos proveedor

B) Ingresamos en número de documento y el tipo de documento (factura,

remisión, etc.)

C) Ingresamos los montos totales de la factura con su respectivo IVA

D) Grabamos el encabezado del documento para que nos permita

agregar artículos

E) Agregamos los artículos de la compra

F) Podemos seleccionar una lista de ingredientes para ahorrar tiempo

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G) Comprobamos que la diferencia entre lo capturado en el detalle y el

encabezado (C y E) sea igual a 0. De otra forma no nos va a permitir continuar.

H) Grabamos (D) y seleccionamos la forma de Pago.

En la forma de pago únicamente seleccionamos nuestro método de pago y

guardamos.

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GLOSARIO

Comanda: Cuenta o factura de un restaurante:

Drivers: Un Driver, o controlador, es un programa que controla un dispositivo.

Cada dispositivo, ya sea una impresora, un teclado, etc., debe tener un

programa controlador.

Hardware: Conjunto de unidades físicas, circuitos y dispositivos que

componen un sistema informático.

Mermas: Disminución de la cantidad o volumen de algo.

Proveedores: Se aplica a la empresa que se dedica a proveer o abastecer de

productos necesarios a una persona o empresa.

Software: Conjunto de programas que pueden ser ejecutados en un

ordenador.

.

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UNIVERSIDAD AUTONOMA DE SINALOA

UNIDAD ACADEMICA DE LAS CIENCIAS DE NUTRICION Y GASTRONOMIA

LICENCIATURA EN GASTRONOMIA

INFORMATICA APLICADA

INTEGRANTES DEL EQUIPO:

CALDERON LOPEZ FABIOLA

CARDENAS AGUILAR ANA LAURA

FAVELA QUINTERO JESSICA GUADALUPE

QUINTERO CONTRERAS DAVID

FECHA:

CULIACÁN SINALOA 14 OCTUBRE 2012